Algemene ledenvergadering 1 maart 2013

Algemene ledenvergadering 1 maart 2013

Verslag: Locatie:

1

01-‐03-‐2013 aanvang 19.30 clublokaal SCC De Vink , Schijndel

Afwezig met kennisgeving; Leon van Heertum, Corrie Brekelmans, Joke van Hamond, Theo van der Pasch, Jan Bolwerk, Wil van Dorp, Simon Bout, Ronald van Heertum. 1. Opening en mededelingen Peter geeft een terugblik op dit jubileumjaar en bedankt hierbij met name de voorbesprekers en de makers van het Jubileum-‐Clubjaarboek. Cor, Jos en Corrie worden hartelijk bedankt voor de inzet die jullie zij in dit jubileumjaar hebben geleverd. Ze worden bedankt met een bosje bloemen. Ook geeft hij aan dat 2012 ook een jaar was van de fotografische vooruitgang; Verschillende leden hebben zich op fotografisch gebied positief ontwikkeld. Voorbesprekers hebben een zetje in de rug gehad om eens iets anders te proberen en uit de “Veilige modus” te stappen. We hebben het als koudwatervrees ervaren maar gaan door met deze ontwikkelingen om elkaar te prikkelen. Peter bedankt iedereen, die extra inzet heeft geleverd en aan dit geslaagde jaar heeft meegewerkt voor hun inzet en hoopt dat dit alles heeft bijgedragen tot nog meer saamhorigheid dan er al was. 2. Verslag vergadering 2012 Geen opmerkingen. 3. Presentatie Financieel jaarverslag Zie bijlage, De ALV gaat akkoord. 4. Presentatie Verslag kascommissie Zie bijlage. Antoon geef zijn complimenten aan Jos voor zijn inzet en accuratesse. Desalniettemin adviseert hij om het kasboek anders in te richten. Hij wil hierbij graag ondersteuning geven aan onze nieuwe penningmeester Leon van Heertum. 5. Presentatie Begroting 2013

Agenda Algemene ledenvergadering


2

Zie bijlage. De ALV gaat akkoord. 6. Bestuurswijzigingen De Penningmeester heeft zijn periode van 3 jaar ruim volbracht (4 jaar) . Omdat Jos aangeeft geen nieuwe periode meer te willen doen is er een vacature. Leon van Heertum heeft zich aangemeld als kandidaat voor het Penningmeesterschap. De ALV gaat akkoord. Peter van Oorschot heeft te kennen gegeven eind 2013 te willen stoppen. Jos Schouten heeft aangegeven de taken van Peter over te willen nemen. De ALV gaat akkoord. 7. Commissiewijzigingen

Zittende commissie 2012 Wisselende Commissies Selectiecommissie 1. Henk van Oers 2. Guido van Schijndel 3. Jan Voets 4. Peter van Damme Activiteitencommissie 1. Joke van Hamond 2. Marian van den Broek 3. Laura Hoeven Tentoonstellingscommissie 1. Peter van Oorschot 2. Erik van Os 3. Jos Schouten Feestcommissie 1. Jos Schouten 2. Cor van Oorschot Kascommissie 1. Antoon Giezen 2. Jan Bolwerk 3. Wil van Dorp Werkgroepen (vaste commissies)

Nieuwe commissie 2013

1. Guido van schijndel 2. Jan Voets 3. Peter van Damme 4. Gerry vd Westelaken

1. Marian van den Broek 2. Laura Hoeven 3. Joke van Hamond

1. Jos Schouten 2. Peter van Oorschot 3. Antoon Giezen

1. Cor van Oorschot 2. Jos Schouten

1. Antoon Giezen (vast kaslid) 2 Wil van Dorp 3. Paul Deelen



Studiobeheer Gerard Deelen Jan Voets Digi Kerngroep Corrie Brekelmans Ronald van Heertum Website Harrie Dirksen Theo van der Pasch Cor van Oorschot Fotobrief Harrie Dirksen

3

Gerard Deelen Jan Voets

Corrie Brekelmans Ronald van Heertum

Harrie Dirksen Theo van der Pasch Cor van Oorschot

Harrie Dirksen

Jo vraagt wat het bestuur vind van het functioneren van de verschillende commissies. Zijns inziens is m.n. de selectie afgelopen periode in gebreke gebleven door het niet tijdig reageren op de inzenddatum. Peter beaamt dat het deze keer niet goed is gegaan en geeft aan dit in te toekomst te willen voorkomen door het tijdig op de agenda te plaatsen en vooraf de inzamelingsprocedure op te gaan starten. Jo geeft tevens aan dat hij vindt dat de werkzaamheden van activiteitencommissie te veel door het bestuurslid dat hier verantwoordelijk voor is gedaan worden het geen volgens hem de continuïteit in gevaar brengt als dit bestuurslid ermee stopt omdat dan de ervaring bij de andere commissieleden ontbreekt. De leden van de commissie geven aan dat zij voldoende inbreng hebben. De voorzitter besluit dat dit item op de agenda van de bestuursvergadering komt. 8. Organisatie Clubavonden 8.1. klaarzetten, drank/koffie halen, opruimen Er zijn klachten van het bestuur en van kleden dat de werkverdeling zoals afgesproken voor de clubavonden niet goed verloopt. Met name het opruimen na afloop gebeurt steeds vaker door dezelfde personen die zich hier verantwoordelijk voor voelen. De afspraak is dat de clubleden die foto’s tonen de boel na afloop opruimen. 8.2. aanwezigheid van de leden / inzenden van foto’s Het aantal aanwezige leden op de clubavonden is gemiddeld 20-‐25 personen per avond. Het aantal ingezonden foto’s per avond is gemiddeld 12. Er worden diverse opties besproken om meer foto’s te kunnen bespreken;



4

Een buffer aanleggen van foto’s die besproken kunnen worden als er te weinig is ingeleverd wordt afgewezen omdat het organisatorisch lastig uitvoerbaar is en al het werk weer bij dezelfde persoon terecht komt. Het bestuur doet een voorstel om 2 kandidaten van de wachtlijst als lid aan te nemen om de lacune op te vullen. De ALV gaat hiermee akkoord mits het geen consequenties heeft voor de expositie. (Peter heeft inmiddels aangegeven dat dit geen problemen zal opleveren bij de expositie). 8.3. inzamelen consumptiegeld en afrekenen Het handelen van de kleine kas door 1 persoon is niet wenselijk. Het bestuur vindt dat de verplichting om elke clubavond als laatste te kunnen vertrekken een te zware taak is. Het bestuur doet een voorstel om meer vrijwilligers te betrekken bij het ophalen en afreken van het geld voor de consumpties. Karel, Jo, Annemie, Cor en Laura geven zich op om bij toerbeurt deze kas te beheren. Op de komende bestuursvergadering zal een passende procedure worden vastgesteld. 9. Wijzigingsvoorstellen Verenigingsinformatieboek 9.1. Voorstellen van het Bestuur 9.1.1 Projecten bij fotoclub Schijndel. Steeds meer wordt door leden of door externe een beroep gedaan op de medewerking fotografische kennis en kunde van onze leden. Op zich geen probleem dat wij als club participeren in een project. Inmiddels hebben wij geleerd van onze bereidwilligheid om mee te werken aan projecten. Van deze projecten als Schijndel 700, de Schaapskooi, en als laatste het project tentoonstelling (afdrukken) hebben wij geleerd. Het bestuur is van mening, duidelijkheid te moeten verschaffen aan ieder die in een project stapt en wat door het bestuur is geaccordeerd. Onderstaande werkwijze zal definitief verankerd moeten worden binnen onze club, het bestuur wil onderstaand voorstel aan de leden voorleggen om als leidraad te laten gelden voor projecten. Wat moet er gebeuren. Betreft een: Intern Project; Voor elke project zal een projectplan worden opgesteld. Het projectplan dient onderstaande items te omvatten; a. Bij wie zijn de verantwoordelijkheden belegd: het projectteam, al naar gelang de omvang of duur van het project, zal altijd één verantwoordelijk persoon (projectleider) hebben namens



b.

c.

d.

e.

5

de club. Voor het projectteam zal een bestuurslid de vaste Back up zijn. Het bestuurslid hoeft niet de projectleider te zijn. Alle beslissingen die de club-‐ of de clubkas aangaan zullen met hem worden overlegd. Bij wie ligt de financiële verantwoordelijkheid: Voor elke project zal het bestuur, al dan niet, in overleg met het projectteam, de financiële middelen vast stellen. Beschikbaar gestelde financiële middelen moet verantwoord worden en in de clubkas aanwezig zijn. Hoe communiceren we met het bestuur en de leden: Het projectteam zal het bestuur mondeling of schriftelijk, elke bestuursvergadering op de hoogte brengen van de projectstatus. Het projectteam zal zelf, tijdens de clubavonden, verslag doen aan de leden wanneer men dit noodzakelijk acht. Communicatie naar de leden zal via het projectteam plaatsvinden. Hoe de verslaglegging van het team te borgen: Van elke projectteambespreking zal kort verslag worden gemaakt. Toebedeelde taken aan projectteamleden worden vastgelegd in korte verslagen. Elk verslag wordt aan het verantwoordelijk bestuurslid toegezonden. Opmerkingen uit het bestuur worden schriftelijk via het datzelfde bestuurslid aan het projectteam toegezonden. Eindverantwoordelijkheid: Het bestuur is ten allen tijde verantwoordelijk voor het handelen van het projectteam. Zij kan ingrijpen wanneer functioneren van het team ‘herhaaldelijk’ in twijfel wordt getrokken. Dit voorstel wordt opgenomen in het Verenigings Informatie Boek

9.1.2 . print voor de clubavond alleen als de voorbespreker dit nodig vindt In de enquête heeft een ruime meerderheid van de leden aangegeven dat zij geen verplichting meer willen om op elke clubavond een print in passe-‐partout aan te leveren. Dit o.a. vanwege de kosten en de onmogelijkheid om thuis zelf een fatsoenlijke print te kunnen maken. De beamer biedt voldoende resolutie om de foto te kunnen beoordelen. Omdat de voorbesprekers het soms wenselijk vinden om toch een print te hebben vanwege de vorm van de bespreking wordt voorgesteld om de verplichting van een print te laten vervallen tenzij de voorbespreker het voor de vorm van de bespreking het noodzakelijk vindt. In de fotobrief wordt aangegeven of de betreffende voorbespreking een print noodzakelijk vindt. Karel geeft aan dat hij het moeilijk vindt om voor dat hij de foto’s gezien heeft al te bepalen hoe de vorm van de bespreking gaat worden. Organisatorisch is dit echter niet anders te regelen. De ALV gaat hiermee akkoord. 9.1.3. geen passe-‐partoutverplichting Indien een foto moet worden aangeleverd is er geen passe-‐partout verplichting meer. De ALV gaat hiermee akkoord.



6

9.1.4. op de expositie: 1 bord per lid. De ALV gaat hiermee akkoord voor de expositie 2013. De volgende ALV opnieuw in stemming brengen. 9.1.5. op de expositie: minimaal fotoformaat 30x40. 9.1.6. op de expositie: alleen printen op forex formaten 40x60 / 50x50 of de helft van deze formaten; 25x50, 30x40, 20x60. Na discussie over de vrijheid van de fotograaf voor de keuze van het formaat van de opname en de uitvoering wordt het voorstel opnieuw gewijzigd ingebracht. Op de expositie zijn de volgende opties toegestaan 1. Foto’s in lijst formaten 30x40, 40x50 en 50x50, formaat van de foto en kleur passe-‐partout onbepaald. 2. Foto’s op Forex formaten 40x60 / 50x50 of de helft van deze formaten; 25x50, 30x40, 20x60. De borden worden per loting bepaald. 9.2 Voorstel Activiteitencommissie Uit de enquête is gebleken dat iedereen de fotobrief leest en de fotobesprekingen bekijkt. Waar minder of geen behoefte aan is zijn de dingen die door iedereen is gezegd. Er zijn vaak teveel verschillende uitgangspunten, eigen interesses en meningen die te gevarieerd zijn om hier iets van te leren. Wat de activiteitencommissie vooral van belang vindt als je de foto bekijkt is hoe die is gemaakt. Met welke sluitertijd, ISO, diafragma enzovoort. Inderdaad dus weer de exif gegevens. Dan kun je nadien eens uitproberen of jij eenzelfde resultaat kunt bereiken door op deze manier ook een dergelijke foto te maken. Natuurlijk zijn de tips over inkadering, uitsnijden, compositie e.d. die een foto sterker maken ook van belang en moeten ook vermeld worden. Dus alleen dingen waar je iets van leert. Voor diegenen die niet weten waar de exif gegevens te vinden zijn is dit in je camera, of bij het bekijken op de computer door met je rechter muis knop op de foto te klikken en naar eigenschappen te gaan. Of in een fotoprogramma. Mocht iemand hier problemen mee hebben dan graag even op een clubavond aangeven en alles wordt duidelijk uitgelegd. Voorstel om naar een standaard zakelijk verslag te gaan met daarin; -‐ Exif info: Sluitertijd, diafragma. ISO, lens/cameratype -‐ Inhoud -‐ Compositie/kadrering -‐ Scherpte/scherptediepte -‐ Contrast -‐ Aanbevelingen



7

Er wordt een standaard formulier gemaakt voor de verslaglegging. De ALV gaat hiermee akkoord. 10 Contributie / consumpties Zoals bekend heeft de Fotobond een contributieverhoging van € 3,-‐ vastgesteld. Hiermee komt de contributie op € 18,-‐ De Vink heeft in verband met kostenstijgingen de huur van de zaal verhoogd. Tevens moet de BTW verhoging nog doorberekend worden. De zaalhuur moeten wij doorberekenen in de contributie om de zaalhuur voor de expositie te betalen. Huidige contributie € 50,-‐ Verhoging Bond € 3,-‐ Verhoging zaalhuur € 6,-‐ Nieuwe Contributie € 60,-‐ Consumpties; Van de prijs die wij betalen voor een consumptie moet zowel de consumptie als de zaalhuur van die avond betaald worden. Gebleken is dat het afgelopen jaar de inkomsten van de consumpties niet dekkend waren voor deze beide kostenposten. Daar komt bij dat De Vink de prijzen van de consumpties en de zaalhuur heeft verhoogt. De prijzen moeten met € 0,10 of € 0,05 verhoogt worden, de nieuwe prijs wordt dan: Koffie/thee € 1,70 Fris € 1,70 Bier € 2,40 Alc.vrij € 2,00 Palm € 2,80 De ALV gaat hiermee akkoord. 11 Vormgeving Expositie Vervalt; reeds besproken bij 9.1. 12 Rondvraag



8

Paul; wanneer zijn er meer voorbesprekers? Toi geeft aan dat hij en Antoon tot mei nog op cursus zitten. Daarna draaien zij zo snel mogelijk mee. Jan Voets; is het mogelijk om een ‘mobile website’ te maken? Te complex voor de webmaster. Gerard; de studio wordt niet gebruikt. Het bestuur is van mening dat de activiteiten commissie hier aandacht aan moet gaan geven. Karel; geeft nogmaals argumenten aan om regulier foto’s bij de besprekingen te willen. Het bestuur merkt op dat dit onderwerp afgesloten is. Antoon; merkt op dat er zich een nieuwe Fotogroep in de regio heeft genesteld; de Fotogroep De Meierij. Het betreft een fotogroep met voornamelijk natuurfotografen. Karel; vraagt of zijn fotobesprekingen bevallen en wil o.a. sleur vermijden. Peter van Damme verzekert hem dat zijn besprekingen uitstekend bevallen. De ALV ondersteund dit. Cor; vraagt de notulisten nogmaals om ook de mededelingen voorafgaand aan de fotobespreking op te nemen in de notulen zodat dit vastgelegd kan worden in de fotobrief. 13 Sluiting Niets meer aan de orde sluit de voorzitter de vergadering.


Algemene ledenvergadering 1 maart 2013

Recommend Documents