ALGEMEEN OVERZICHT VAN TAKEN ALGEMENE COÖRDINATIE SPEELPLEIN a) Mentorenvergaderingen + beleidsdagen opvolgen en voorbereiden • Voorbereiden (agenda vergadering aanvullen op forum (teruggrijpen naar verslagen vorige vergadering en vorige jaren, overleg met mentor die vergadering leidt) • Opvolgen (verslag overlopen met mentor, to’ do’s jeugddienst in orde brengen, …) b) Opvolgen en ondersteunen werkgroepen (zomer – trivents – communicatie – fuif animatie) • Vergaderingen niet bijwonen (uitzondering, eerste vergadering werkjaar: opmaken planning ed) • Samen met werkgroep duidelijk jaarplanning opmaken: hierin staan de activiteiten, een duidelijke taakverdeling tussen JD en werkgroep en eventuele deadlines bijv. bij brieven • Opvolgen van verslagen (zorg ook dat je steeds verslagen krijgt, mondeling of via mail en hou alles goed bij!!) • Geregeld overleg met de trekkers via telefoon, forum, mail en door pers. aanspreken (planning opmaken – taakverdeling bespreken – kijken hoe het gaat – waar hebben ze hulp nodig - …) • Praktische ondersteuning (materiaal voorzien, aankopen doen, aanvragen doen via college, vervoer regelen, uitnodigingen versturen - …) • Inhoudelijke voorbereiding mentoren, jeugdanimator volgt op c) Jaarwerking opvolgen en ondersteunen (leidingsactiviteiten doorheen het jaar) • Praktische voorbereiding van activiteiten (uitnodigingen opmaken en versturen – materiaal voorzien – aanvragen via college – vervoer regelen …) • Inhoudelijke voorbereiding door mentoren, jeugdanimator volgt op • Aanwezigheid op 1/2de van de activiteiten, andere helft mentoren alleen (jeugdanimator is aanwezig wanneer er minder mentoren beschikbaar zijn om de boel te trekken) Over welke activiteiten gaat dat? midweek, leidingsactiviteiten, werkdoedagen, kinderfuif, kerstmarkt,… → 3 activiteiten die volledig, van begin tot einde, mee getrokken worden door jeugdanimator (zowel inhoudelijk als praktisch): • Info-avond nieuwe moni’s • Speelpleinweekend • Speelpleinfuif → Extraatjes die volledig dienen getrokken worden door mentoren (buiten praktische ondersteuning is er geen inbreng van de animator, ook geen aanwezigheid ) (Als het niet haalbaar is kunnen die activiteiten wegvallen) • Scholenboeken voor zomer (ev. alternatief folder uitdelen) • Incentif (ev. alternatief is briefje) • Doe je zin dag • Oppepdag
d) Voorbereiden en coördineren speelpleinzomer • Praktische voorbereiding en ondersteuning tijdens zomer zelf (materiaal voorzien – overleg TUD – communicatie college – contact naar ouders – papierwerk – administratie - inschrijvingen – fiscale attesten…) • Gezicht naar ouders, moni’s, mentoren en kindjes toe
•
Praktische voorbereiding uitstappen (vervoer – uitnodiging – materiaal …) • Praktische voorbereiding leidingsactiviteiten vrijdag • aanwezigheid op 1/2de van de activiteiten (op die momenten dat het zwaar is voor mentoren of er te weinig mentoren kunnen komen) andere helft niet!! • zeker aanwezig op startBBQ en langste nacht • Niet aanwezig op oppepdag • Niet aanwezig op cafés (tenzij vrijwillig) • Runnersvergaderingen: opvolgen via verslag en door overleg op wo en do • Doorheen speelpleindag praatjes met runners/monitoren, hen enthousiasmeren,… e) Communicatie met mentoren Forum opvolgen Bijwonen van beleidsmomenten Overleg met maandverantwoordelijke (of alternatief) zeker voor en na een mentorenvergadering In het begin van het werkjaar overleg met werkgroeptrekkers: bespreken van hoe het jaar er zal uitzien, eerste planning en taakverdeling opmaken + enkele weken voor activiteit weer belletje of overleg met trekkers om alles in detail te bespreken zodat JA goed kan opvolgen, bijsturen en helpen. Tijdens leidingsactiviteiten praatjes maken, ambiance er in brengen, trekken, gek doen,… de echte animator zijn. Tijdens zomer systeem van runnervergadering (wel verslagje of iets op papier als houvast) en tussendoor praatjes best ok Tussendoor bellen, mailen en persoonlijk contact zomaar moet zeker en vast ook!!! f) Hoofdanimatoren opvolgen samen met mentoren (HA-avond voorbereiden, draaiboeken Ha’s maken, evaluaties maken, opvolgen Ha-ers,…) g) Website Website up to date houden h) Financiën: Begroting opstellen samen met mentoren Uitgaven en inkomsten opvolgen invoeren in financieel boek (vanaf maart een waterdicht systeem met papieren financieel boek en klasseren van rekeningetjes!!!) Rekeningetjes bijhouden en registeren … i) Allerhande mails en vragen rond speelpleinwerking beantwoorden j) Pseudo-uitleendienst k) Monitoren animeren, motiveren, stimuleren, begeleiden… l) Orde container – winkel – archief + zorg materiaal m) Speelpleinvisie ontwikkelen: waar willen ik samen met de mentoren naartoe met ons speelplein k) De speelpleinanimator is de rode draad, hij denkt aan alles en weet de al zijn mentoren en monitoren te verwarmen met speelpleinliefde
ALG. KALENDER JEUDGANIMATOR SEPTEMBER -
-
-
Brief sturen naar mensen die geen plein gaven deze zomer: wil je op de hoogte gehouden worden? Terugblik op zomer in Lomagezien en infoblad Attesten voor terugbetaling cursussen Evaluatie zomer monitoren opvolgen • Concept uitwerken • Uitnodiging opmaken en versturen • Beamer reserveren • Materiaal aankopen • Foto reportage maken Eigen evaluatie van de zomer doen en aandachtspunten noteren voor volgend jaar Evaluaties cursisten doorsturen naar VDS Promo Animator 2 Opruimen archief Klasseren van allerhande speelpleinzaken Opruimen containers Opruimen winkel en ander materiaal etiketten nieuwe monitoren (16 worden en 17 worden in 2008) Voorbereiden beleidsweekend • Dagplanning opmaken • Blokken inhoudelijk voorbereiden + Methodieken uitdenken • Ontspanningsmomenten uitwerken • Briefje mentoren opmaken • Aankopen doen • Beamer en laptop reserveren • vervoer regelen Opnemen van verlof!! OKTOBER
-
-
-
Promo hoofdanimator Jaarplanningen werkgroepen opmaken samen met de trekkers Beleidsweekend (zie apart draaiboekje) o Verslagen van beleidsweekend maken en op forum zetten o Jaarplanning doorgeven aan Hilde voor reservatie materiaal en reservatie zalen Start voorbereiding info-avond nieuwe moni’s (zie apart draaiboekje) o concept + planning uitwerken o monitoren uitnodigen o nieuwkes uitnodigen o materiaal verzamelen o beamer + laptop reserveren Start voorbereiding startavond (zie apart draaiboekje) o concept + planning uitwerken o monitoren uitnodigen
-
o materiaal verzamelen o beamer + laptop reserveren Uitdenken en voorbereiden scholenbezoeken voor nieuwe moni’s (zie apart draaiboekje) NOVEMBER
-
-
Werkgroepen op zoek naar werkgroepleden (belronde): opvolgen Adressenlijsten werkgroepen maken en doorgeven aan trekkers Na eerste werkgroepvergadering samen zitten met werkgroeptrekkers om algemene jaarplanning op te maken zodat JA goed kan opvolgen Opstart voorbereiding kerstmarkt (zie apart draaiboekje) o Concept uitwerken o Brief hulp monitoren opmaken o Brief voor lagere scholen opmaken (college) en verdelen o Materiaal voorzien Startavond Scholenbezoeken Info-avond nieuwe moni’s DECEMBER
-
-
Voorbereidingen fuif o Planning opmaken voor jezelf en overlopen met trekkers fuif + opvolging!!! Kerstmarkt Opstarten WG fuif Dag van de vrijwilliger 5 december Kerstkaartjes opstellen en versturen Voorbereiding werkdoedag 1 (opvolgen en praktische ondersteuning (mee nadenken over wat we kunnen doen + hoe, materiaal voorzien, uitnodiging versturen,...) (zie apart draaiboekje) Eerste stappen voorbereiding speelpleinweekend JANUARI
-
-
Werkdoedag (kerstvakantie) Voorbereidingen fuif Motiveren tijdens examens (briefje/cadeautje/telefoontje/…) Voorbereiden speelpleinweekend o Uitnodiging 1 maand op voorhand + herinnering 14 dagen op voorhand) o Activiteiten o Plaats o Aankopen o Vormigssessies Voorbereiden/opvolgen bedanking oud-mentoren (aanwezigheid op etentje/feestje is vrijwillig!) FEBRUARI
-
Speelpleinweekend Voorbereidingen fuif
-
-
Voorbereidingen kinderfuif o Concept uitwerken o Brief hulp monitoren opmaken o Brief voor lagere scholen opmaken (college) en verdelen o Materiaal voorzien Bedanking oud-mentoren (geen betaalde aanwezigheid) MAART
-
Fuif (aanwezigheid kan, maar niet meer dan 12 uren) Kinderfuif (geen betaalde aanwezigheid) Planning voorbereiding zomer APRIL
-
-
Weekendplaats tiener-, speelplein- en beleidsweekend vastleggen Opstellen van zomer folder o april: opmaken van folder o begin mei in college o half mei naar drukker o eind mei huis aan huis bedeeld in Lochristi Affiche ontwerpen en in juni verspreiden over winkels en aanplakborden Werkingsverslag speelplein schrijven
MEI -
-
-
Opmaken van zomerbrief monitoren • Eind mei: brief opmaken o Wat staat er in die brief: o Welke speelpleindagen kan je komen? o Startbbq o Scholenbezoeken o Vormingen o Popeiland o … • Begin juni: brief versturen Scholenbezoeken opvolgen • Monitoren werken activiteiten en animatie uit (enkel opvolgen) • Eind mei: bellen naar scholen: wanneer hebben ze speeltijd, wanneer gaan ze op schoolreis en deze info doorgeven aan de scholenbezoektrekkers • Half juni: brief opstellen naar scholen om hen te bevestigen wanneer we precies zullen komen • Eind mei: folder scholenbezoeken opmaken (1 voor kleuters + 1 voor lagere school) + in college laten goedkeuren • Half juni: folder kopiëren To-do-lijstje opstellen voor TUD • Lijstje maken met alle noden en dan bespreken met Wim op het plein zelf busvervoer (gewone speelpleindag + uitstappen), ophalen hout (grote camion en veel hout), verhuis Beervelde, aanpssingen
-
-
terrein (bijv. herstelling amfitheater kleuters, extra zand, zwembad, muziekpalen op terrein,...) Opstellen algemene zomernota • Wat moet daar in? o Taken tud o Ophangen affiches o Openingsdagen o Busvervoer o Gebruik camionette en buske o Toegangsprijzen o Enz. Extra opvolgen van animatiedraaiboek, themadagen en plannen decor (moet voor de examens af!! Desnoods bied je zelf hulp) Extra opvolgen tiener en kleuterdraaiboek (moet voor de examens af!! Desnoods bied je zelf hulp) Extra opvolgen leidingsactiviteiten zomer (moet voor de examens af!! Desnoods bied je zelf hulp) Zomerartikel voor Lomagezien en infoblad juni schrijven en doorsturen naar de bevoegde instanties Polsbandjes aankopen bij Max-event Bestelling materiaalmagazijn VDS Briefje opstellen voor het binnenbrengen van attesten van deelname aan cursussen Opvolgen werkgroep zomer (zijn alle uitstappen met de nodige uitnodigingen ed in orde?) JUNI
-
-
-
Materiaal aankopen of bij elkaar zoeken • EHBO • Drank leiding • Tenten • Bestelbon Lejeune (flipperkast) • Planken decor met bestelbon • Zoeken naar afvalhout bouwdorp • Plastiek en stof (werk Jo van Joke) • BBQ voor startBBQ • … Opvolgen examencafé, startBBQ, scholenbezoeken Incentif • Materiaal voorzien • Zorgen dat er genoeg vrijwilligers zijn • Monitorenlijst + adressen klaarleggen • … Opvolgen animatiedraaiboek + decor Afspraken maken met chiro Beervelde Drank en koeken voorzien voor Beervelde Herinneringsbrief over zomer opstellen en versturen naar de monitoren Promo-pakketje schepenen Runnermap samenstellen
-
Richtlijnen uitprinten en lamineren + bladen EHBO uitprinten en lamineren Animatiedraaiboeken laten kopiëren bij Regina en versturen naar de monitoren Runnerhandleidingen herwerken, kopiëren en opsturen naar de monitoren Startkassa’s en inschrijflijsten maken Brieven buren en ouders versturen Afspraken maken met Raf + badge en sleutel overhandigen Inschrijfprogramma klaar maken JULI
Dagelijks •
• • • • • • • • •
Op orde stellen van inschrijfbakken o 2 startkassa’s o 4 lijsten o lege fiches o bandjes o pennen o … Ingeven van de kindergegevens in de computer Ingeven van aanwezigheden in de computer Ingeven van medische problemen van kinderen Geld tellen en inkomsten ingeven in computer Aankopen doen voor de speelpleindag Rekeningen van aankopen invoeren in computer en klasseren Foto’s trekken en foto’s op de computer zetten Uitnodigingen voor uitstappen maken en uitdelen indien nodig Moni’s animeren
Wekelijks • • • • • • • •
Woensdag: overleg met runners (runnervergadering) Vrijdag: Pleizantje (terugblik op afgelopen week + aankondiging van speciale activiteiten in de volgende week) Vrijdag leidingsactiviteit: opvolgen en praktische ondersteuning Donderdag: uitstap tieners en kleuters: opvolgen Vrijdag: vergoedingen moni’s uitbetalen Vrijdag: opvolgen themadagen Foto’s en nieuwtjes op website zetten Bijhouden welke moni er wanneer geweest is + hoeveel geld hij daarvoor kreeg (wet van de vrijwilliger)
Specialekes • Verhuis + inrichten speelplein Beervelde (begin van de zomer) • Verhuis van Beervelde naar Lochristi • Oppepdag • Openspeelpleindag AUGUSTUS Dagelijks
•
• • • • • • • •
Op orde stellen van inschrijfbakken o 2 startkassa’s o 4 lijsten o lege fiches o bandjes o pennen o … Ingeven van de kindergegevens in de computer Ingeven van aanwezigheden in de computer Ingeven van medische problemen van kinderen Geld tellen en inkomsten ingeven in computer Aankopen doen voor de speelpleindag Rekeningen van aankopen invoeren in computer en klasseren Foto’s trekken en foto’s op de computer zetten Uitnodigingen voor uitstappen maken en uitdelen indien nodig
Wekelijks • • • • • • • •
Woensdag: overleg met runners (runnervergadering) Vrijdag: Pleizantje (terugblik op afgelopen week + aankondiging van speciale activiteiten in de volgende week) Vrijdag leidingsactiviteit: opvolgen Donderdag: uitstap tieners en kleuters: opvolgen Vrijdag: vergoedingen moni’s uitbetalen Vrijdag: opvolgen themadagen Foto’s en nieuwtjes op website zetten Bijhouden welke moni er wanneer geweest is + hoeveel geld hij daarvoor kreeg (wet van de vrijwilliger)
Specialekes • •
• • •
•
Grote doe-hersteldag Tienerweekend o Uitnodiging o Materiaal aankopen o Eten regelen o Vervoer regelen o Opvolgen activiteiten o Plaats zoeken o Praktische ondersteuning o Zorgen dat er een overlegmoment komt tussen alle spelenontwerpers o … Langste nacht Joepla-cinema Zee-uitstap o Vervoer regelen (kindjes + materiaal) o Redders regelen o Uitnodiging opmaken o Praktische organisatie …
Tussendoortjes en wilde plannen 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Hoe houden we monitoren gemotiveerd? Opvolgen CD’s + hedendaagse CD’s samenstellen Uitbreiding raceparcours Permanent drinkkraantje op speelplein Monitorenboekje/monitoren handleiding (wet van de vrijwilliger) Aan te vullen met nieuwe wilde plannen
