Agenda Algemene Ledenvergadering F.c. Sophia woensdag 26 augustus 2015 1. Opening: 18:06 Aanwezig: Rits Joosten, Kirsten Shuttleworth, Lorenzo Girardi, Shad Raoef, Tom Meijer, Hanneke Nooijen, Laura Govers, Mark van Doorn, Annemieke van de Koedijk. 2. Welkomstwoord scheidend voorzitter 3. Vaststellen agenda Lorenzo: het aantal leden dat aanwezig is bij de ALV wordt punt 11. 4. Goedkeuren notulen vorige vergadering Unaniem goedgekeurd. 5. Bespreken bestuurlijk jaarverslag Lorenzo gaat er nog even snel doorheen: ten eerste iedereen bedankt, de doelstellingen zoals bij de ALV van vorig jaar gepresenteerd (meeste doelstellingen behaald), overzicht van de activiteiten spreekt voor zich, reiscommissie is opgezet, deze commissie zal bij de volgende ALV hun doelstellingen laten weten en bij de volgende ALV zal dit een agenda punt zijn. Rits denkt dat de lage opkomst van leden bij de ALV komt doordat het vakantie is. Hoe was de relatie tussen de FSR en OLC met Sophia vraagt shad. FSR en Sophia waren niet blij met de wederzijdse houding. Toen de nieuwe voorzitter kwam in de FSR (Eline van den Berg) liep de samenwerking tussen de FSR en Sophia goed. Shad: wie is de komende voorzitter van de FSR? Kelly Baarslag. Hoe ziet de samenwerking eruit vraagt Tom. Jullie kunnen samen iets organiseren of zij kunnen gebruik maken van onze promotiekanalen. Lorenzo bemoedigt om aan het begin van het jaar een hand vanuit Sophia uit te reiken naar de FSR. Kirsten Shuttleworth is de officiële contactpersoon van de FSR met Sophia komend jaar. 18:10 Jason Ray van Leest aanwezig 18:15 Raphaël van Helden aanwezig 6. Bespreken van het financieel jaarverslag Rits heeft niets toe te lichten. Er zijn nog debiteuren. Het nieuwe bestuur moet de debiteuren overnemen. We moeten nog 600 euro ontvangen. Wij hebben nu 1000 euro op de rekening, 1100 betalen en 600 binnen krijgen. We hebben het geld van het gala nog niet terug overgemaakt naar de reisrekening. Er staan meerdere spelfouten in het verslag van de kascommissie. Gaia Klabbers heeft Lorenzo verzekerd dat deze niet van haar komen. Marks scriptie is afgewezen op basis van zijn spelfouten. Op basis hiervan zijn wij zeker dat wij Gaia’s opmerking mogen vertrouwen. 7. Het déchargement van het scheidend bestuur
De twee leden van de stemcommissie zijn Raphaël van Helden en Annemieke van de Koedijk. Uitslag stemming: Lorenzo Girardi
7 ja
Kirsten Shuttleworth
7 ja
Rits Joosten
6 ja, 1 ongeldig
Jason Ray van Leest
7 ja e
Déchargement goedgekeurd, maar ongeldig vanwege het ontbreken van 2/3 van de leden. Dit zal dus nog een keer moeten bij de tweede ALV. 8. Aanstellen nieuw bestuur Raphaël zou graag willen weten waarom het nieuwe bestuur geschikt zou zijn voor hun functies. Shad: ik zou een goede voorzitter zijn, omdat ik al een redelijke tijd hier rondloop op de uni dus ik ken al wel een heleboel mensen. Ik heb al wel ervaring gehad met een team leiden en dingen doen, regelen en daarbij doelen behalen. Hanneke: ik zou een goede secretaris zijn, omdat ik denk ik wel goede notulen kan maken en optijd mijn zaken geregeld kan krijgen zodat de rest van het bestuur optijd dingen krijgen. Bovendien zie ik het wel zitten om nieuwe dingen te bedenken en regelen. Kirsten vroeg verduidelijking op haar redenen: ze bedoelt dat ze goede notulen zou kunnen maken en deze optijd af kan krijgen en op kan sturen naar de rest van haar leden zodat iedereen optijd hun actiepunten zal kunnen maken. Raphaël vroeg aan Hanneke of zij ervaring had. Het antwoord is nee. Laura: Ik heb heel veel ervaring met geld, want ik doe boodschappen. Nee, maar nu even serieus. Ik heb verder niet heel veel ervaring met dit soort dingen, maar ben wel bereid om dingen te leren en ga een cursus volgen. Ik heb in de expocommissie gezeten, maar dat is het wel. Tom: ik ben een heel goed vierde wiel aan de kruiwagen. Ik heb al twee keer in een commissie gezeten dus ik weet goed wat daar goed aan ging en minder goed aan ging dus dat kan ik meenemen in deze functie. Ik wil graag meer events dat geen geld kosten, zoals een smashbrothers event. Raphaël: hoe denken jullie dat de samenwerking gaat verlopen. Shad: goed, tom is een beetje lastig maar voor de rest goed. Tom zei zelf dat die lastig was, maar dusver houdt hij zich goed in. Samenwerking is goed, iedereen doet goed zijn ding en de vergaderingen gaan ook goed. Tom: we moeten wel interculturele cursussen doen, vanwege Shad. Raphaël: want hij is buitenlands. Annemieke van de Koedijk en Raphaël van Helden zijn de stemcommissie. Uitslag stemming: Shad Raoef:
7 ja
Hanneke Nooijen:
7 ja
Laura Govers:
7 ja
Tom Meijer:
7 ja e
Aanstelling nieuwe bestuur goedgekeurd, maar ongeldig vanwege het ontbreken van 2/3 van de leden. Dit zal dus nog een keer moeten bij de tweede ALV. 5 minuten pauze want Kirsten moet naar de wc. 9. Aanstellen nieuwe coördinator Lorenzo: het is meestal iemand van het vorige bestuur, maar is niet noodzakelijk. Shad: we willen Kirsten. Lorenzo: wil Kirsten dat ook? Kirsten accepteert. 10. Bespreken van de jaarplanning 2015-2016 Eventueel ook de financiën en de begroting. Shad: we willen verder gaan met wat Sophia al doet. Vorih jaar zijn er meer academische activiteiten ingevoerd en daar willen wij verder mee gaan, want we willen ook de filosofie meer in F.C. Sophia stoppen. We willen ook manieren vinden om de faculteit meer te betrekken bij sophia en andersom. Bijvoorbeeld door de huiskamerfilosofie terug te halen en de b2 projecten op facultair niveau presenteren. Dat is het vooral: voortzetten van voorgaande jaar en de binding van Sophia en de faculteit te versterken. Shad: willen jullie een zeilreis? Lorenzo: VETO. Jason: je mag het proberen, hoe dan ook of je zeilreis hebt of niet je valt sowieso in het water. Lorenzo: ik heb dit vaker gezegd, maar ik wil het nogmaals melden: doe de zeilreis niet, het is dood, te duur en logistiek niet haalbaar. Bovendien voor komend jaar de enige week waarbij de zeilreis kan is in de meivakantie en dan is de studiereis. Shad: het is duidelijk dat er een negatief beeld heerst over de zeilreis. Lorenzo: vorig jaar stonden we er hetzelfde in (we wilden het proberen), maar het was niet mogelijk. Jason: hoe zit het met jullie plan om samen te werken met andere studieverenigingen? Shad: september zullen de verenigingen gevormd zijn en dan nemen wij contact op. Wij willen naar een paar constitutieborrels. We willen ook samenwerken met andere filosofieverenigingen, door het hele land heen. Lorenzo: we kunnen het daar zo over hebben bij de SSF. Jason: wat voor ideeën had je over gratis evenementen? Tom: smashbrothersevent. Jason: oh leuk, nodig je rits ook uit. Rits: ik ben beter dan jason. Jason: kun je dat typen kirsten wat hij zei? 12. W.v.t.t.k. SSF: lorenzo: omdat jullie plannen hebben om met andere filosofieverenigingen samen te werken in Nederland. Daarvoor was de SSF. Raphaël: komende week ga ik beginnen met het dood maken van de SSF. Niemand reageert meer op dingen, maar er is nog wel een rekening. Rits: mag ik van jullie 12, 33 euro voor de website? Is nog van Jim. Raphaël: we hopen dat enige kosten voor de opheffing nog op de rekening kunnen. Het loopt niet zo soepel en ik heb er niet zoveel zin in. SSF staat ingeschreven bij de KVK. Ik heb van Maxim op een gegeven moment ook niets meer gehoord en dat vind ik ook schrijnend want hij was SSF contactpersoon. Lorenzo: ik heb daar een half jaar geleden ook met Maxim over gehad, maar hij was daar erg onduidelijk over en heeft uiteindelijk niet meer op mij gereageerd. Lorenzo: voor het nieuwe bestuur; ik zou contact houden met Raphaël en kijken of het contact met andere filosofieverenigingen met of zonder overkoepelend contact orgaan mogelijk is. Raphaël: doe het zonder overkoepelend contact orgaan. Het is wel interessant hoe totaal verschillend de vereningingen zijn. In Utrecht zijn ze corporaler.
Shad: maar dan gaan we dus met andere besturen praten over hoe kut SSF was, terwijl zij misschien wel niets met de SSF te maken hebben. Raphaël: de SSF regelde wel de Philosopher’s Rally. Lorenzo: het zou heel jammer zijn als de Philosopher’s Rally verdwijnt. Dus zou wel goed zijn als jullie met de andere verenigingen iets zou kunnen organiseren zoals de Philosopher’s Rally. Raphaël: het is verstandig om daar nu alvast wat groundwork voor te leggen. Ik wil daar best wel advies in geven, als je vragen hebt mag je die best stellen – ik kan geen garantie geven voor een goed antwoord -. In ieder geval maak ik deze week de SSF dood. Als er geld overblijft ga ik dat evenwaardig distributeren onder de verenigingen. Het zullen geen honderden euro’s zijn, tientjes meer. Jason: geen vakantie naar Mexico dus. 11. Het aantal leden dat aanwezig is bij de ALV Lorenzo: dit is eigenlijk al een aantal jaren een issue, maar het wordt een steeds groter issue. Afgezien van het nieuwe bestuur, oude bestuur en de kascommissie zijn er 2 leden. Dat is een probleem. Met elke ALV wordt het minder, misschien is dit een uitzonderlijk geval omdat dit tijdens de vakantie is en niet goed gepromoot is. Hier neem ik ook alle verantwoordelijkheid voor. Vroeger waren er wel 15 á 20 man aanwezig bij de ALV en nu is het een negatief spiraal geworden. De ALV wordt minder serieus genomen door de leden en besturen zelfs. Hierdoor komen leden ook minder. Dit is de enige echte gelegenheid voor leden om inspraak te hebben voor hoe Sophia eruit ziet. In principe kunnen we het zo houden dat de ALV’s niets voorstellen en enkel een formaliteit zijn, maar met de huidige regels is dit omslachtig. Ik zou of zeggen verander de regels of zorg er hetzij meer informele manier door dat meer leden komen naar de ALV’s of neem het op in het regelement dat er meer gepromoot moet worden voor de ALV. Deze ALV zijn geen posters voor en is geen event voor gemaakt op facebook. Ik denk als we dat wel hadden gedaan dan zouden er meer mensen komen. Een ALV met maar 2 leden is niet een ALV te noemen. Hoe dit verandert kan worden maakt niet uit, als er maar verandering in komt. Jason: ik denk dat wat Lorenzo zegt staat in de statuten dat het op een bepaalde manier moet gaan, e maar het kan gewoon verandert worden. Het gaat je gewoon niet lukken 2/3 van de leden naar de ALV te krijgen. Lorenzo: de statuten aanpassen lijkt mij ver gaan, ook het huishoudelijk regelement. Raphaël: ik ben het er heel erg mee eens. Ik denk als meer mensen naar de ALV komen dat er dan meer mensen gaan nadenken over Sophia en dat dan meer mensen denken misschien wil ik ook wel in het bestuur. Het heeft voorheen goed gewerkt, maar het is altijd een beetje een scramble voor mijn gevoel. Lorenzo: hier ben ik het niet mee eens. Ik merk dat er veel leden in het bestuur willen. Er zijn meer mensen die in het bestuur willen, maar de leden zijn minder betrokken. En dat is een vreemde paradox. Raphaël: ik denk dat het heel moeilijk is om mensen naar een ALV te trekken, omdat het nou een beetje een stigma heeft gekregen. Ik denk dat ik daar ook een beetje aan heb mee geholpen. Maar ik denk dat promotie het niet alleen zal doen. Annemieke: kun je de commissies niet verplichten om te komen? Lorenzo: de borrelcommissie, desondanks dat ze redelijk onafhankelijk organiseren, beheert veel geld dus dat is wel een goede optie. De reiscommissie moet er sowieso de volgende keer bij zijn. Niet alle leden van de commissies, maar een afgevaardigde moet komen.
Raphaël: het liefst is iedereen er. Shad: je moet gewoon iedereen verplichten om te komen. Lorenzo: hoe meer mensen komen, zullen meer mensen volgen. Raphaël: er is een verschil in aanpak; iedereen is geacht te komen of alleen het hoofd moet komen. Dat is een verschil. Mark; ik vind het wel overdreven om bijvoorbeeld de lunchcommissie te laten verplichten om te komen. Lorenzo: ja daar moeten we nog even over hebben. Er moet minder luchtig over gedaan worden. ALV’s zijn een klein beetje een aanfluiting geworden en daar moet iets in veranderen. Dat stigma moet verdwijnen. In ieder geval zorgen dat van iedere commissie 1 afgevaardige komt en een verslag heeft geschreven. Voor de rest is het een beetje de mentaliteit veranderen. Als het zo door gaat dan is er dus gewoon bij de volgende ALV zo dat er dan niet eens leden meer bij zullen zijn en dan slaan de stemmingen nergens meer op. Vroeger was het na een ALV naar cultuurcafé even wat drinken. Dat is nu uitgestorven. Die cultuur er weer een beetje in laten komen, dan is ook gewoon leuker. Ik weet niet precies wanneer dat is opgehouden. Raphaël: volgens mij was het in rits’ eerste bestuursjaar opgehouden. Lorenzo: ik zou het aanraden aan het nieuwe bestuur en het oude bestuur om bij de tweede ALV ook weer mee beginnen. Tom: ik zou ook even vertellen aan random mensen waar de ALV voor dient. Lorenzo: ik denk inderdaad dat het ook een kwestie is van wind of mouth. Het is gewoon mensen erop aanspreken. Of in de Sophiakamer mensen aanspreken. Wat voor de volgende ALV een goede trekpleister is, is dat dan de studiereis zal worden gepresenteerd. Ik denk eerlijk gezegd dat als we iets minder luchtig/lacherig doen over ALV’s en zeker nog de besturen (zowel zittend als aankomend) serieuzer ermee omgaan, ook bijvoorbeeld als mensen in commissies willen dat je ze dan uitnodigd voor de ALV’s, om vervolgens naar het cultuurcafé te gaan dat dat heel veel zal helpen. En dat het bestuurlijkjaarverslag ook van iedere commissie een stukje komt te staan. Dan leggen zij ook verantwoording af voor wat ze doen. Daarop aansluitend is de ALV ook een goede gelegenheid om mensen die Sophia hebben geholpen te bedanken. Nu is het een beetje onzin om te doen. Nu gebeurt veranderingen/verbeteringen voor Sophia informeel, maar zal beter zijn tijdens de ALV want dan weten alle leden ervan af. Raphaël: ik denk dat de ALV’s ook zullen helpen dan om leden voor commissies te trekken. Jason: ik sprak gewoon iedereen aan en uiteindelijk heb je commissies. Lorenzo: en daar heeft die nou zijn werk van gemaakt. Raphaël: Ik denk niet dat het (commissieleden bij de ALV’s en hoe we meer leden kunnen krijgen naar de ALV’s) hoeft opgenomen worden in de statuten, maar wel in de draaiboeken. Lorenzo: de statuten zijn inmiddels 25 jaar oud en ze zijn niet meer van deze tijd. Dat lossen we nu op door een soort amendement in het huishoudelijke regelement, maar dat is eigenlijk niet de bedoeling. Ik denk de verplichting van de aanwezigheid van commissieleden bij de ALV kunnen opnemen in het huishoudelijke regelement. Raphaël: 1 persoon op z’n minst, en de rest wordt van verwacht dat ze komen en op aan gekeken als ze niet komen.
Lorenzo: in principe is de commissaris daar nu verantwoordelijk voor en die kan mensen op de vingers tikken als ze niet komen. Raphaël: gaan we dat nu toevoegen, of mag dat niet? Lorenzo: Even denken. Volgens mij moet het ook vóór de eerste ALV bekend worden gemaakt dat er een verandering komt in het huishoudelijke regelement. Raphaël: lorenzo jij zoekt dat uit? Lorenzo: ja, de tweede ALV moet nog gepland worden. Ik zorg ervoor dat de volgende ALV vrij soepel zal verlopen en alle benodigde informatie aanwezig zal zijn. Hebben mensen nog iets te zeggen over de betrokkenheid van de leden bij de ALV en de verplichting van de aanwezigheid van commissieleden bij de ALV? Nee oke, dan gaan we verder. 13. Rondvraag Shad: waarom is overal F.c. Sophia, dat hoort toch niet. Lorenzo: nee het is ook F.C. Sophia, maar ik heb de agenda van vorig jaar overgenomen. Raphaël: je kunt niet overal rekening mee houden. Raphaël: ik wil alvast het oude bestuur bedanken voor geweldige dingen, ook al zijn ze nog niet officieël afgeschreven. En het nieuwe bestuur alvast succes gewenst. Jason: rits, kiki en ik hebben fotoboeken gemaakt. 5 zelfs: 1 voor ons allen en 1 voor in de sophiakamer. Lorenzo wist hier niks vanaf, want dit deden we ook voor lorenzo om hem heel veel plezier en succes te wensen in ierland en zodat die ons niet vergeet. 14. Sluiting: 19:36 Lorenzo: om af te sluiten wil ik iedereen bedanken die Sophia geholpen heeft dit jaar. Ik wil mijn mede bestuursleden bedanken voor een heel aangenaam en leuk jaar en ik deel jullie sentiment in het bestuurlijkjaarverslag. Daarnaast wil ik natuurlijk het aankomend bestuur heel veel succes wensen. Ik denk dat het wel goed gaat komen en jullie ook een heel leuk en goed bestuursjaar zullen hebben. Lorenzo zal de hele tijd aan Shad denken. Ik ben niet aanwezig bij de volgende ALV, ik zal er wel voor zorgen dat die ALV komt. Dit horen jullie binnen 2 weken. Bij deze graag mijn bestuursjaar, studietijd en mijn tijd in nijmegen af willen sluiten.
Iedereen vindt dit sad.
