ADMINISTRATIEF MEDEWERKER SECRETARIAAT EN

Het Agentschap Wegen en Verkeer werft aan met contract van onbepaalde duur:

ADMINISTRATIEF MEDEWERKER SECRETARIAAT EN ARCHIEFBEHEER Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats:

Planning en Coördinatie Mobiliteit en Openbare Werken C1 Medewerker Koning Albert II-laan 20 bus 4 1000 Brussel Vacaturenummer: 24828

Functiebeschrijving/Selectiereglement administratief medewerker secretariaat en archiefbeheer – (24828) - Pagina 1 van 9

Planning en Coördinatie is ingedeeld in volgende pijlers om haar rol optimaal te vervullen: Tactische en operationele planning: PCO staat in voor de tactische en operationele planning met diverse beleidsdocumenten, beleidsinstrumenten en interne controle en organisatiebeheersing. PCO bereidt de tactische en operationele planning van AWV voor, volgt de realisatie op en rapporteert hierover aan de directieraad. Communicatie: Naast het woordvoerderschap van AWV, staat PCO in voor de interne en externe communicatie namens het agentschap en de coördinatie van de communicatie over projecten. Investeringen en Exploitatie: De coördinatie van de opmaak, de ondersteuning en bewaking van de realisatie van de investeringprogramma's en onderhoudsprogramma's en de bijhorende budgetten om het toevertrouwde patrimonium te beheren is een centrale opdracht van PCO. Hierbij is specifieke aandacht voor de winterdienst, veiligheid en preventie, natuur en milieu. HRM-AWV: De uitwerking, opvolging en sturing van het personeelsbeleid voor het agentschap wordt door PCO ingevuld. ICT, Kennis en Datamanagement: Zowel een planmatige en gestructureerde aanpak van ICT binnen AWV als de centrale verzameling en ontsluiting van data en kennis op vlak van kennisbeheer, GIS en CAD worden door PCO aangestuurd en ingevuld. Kwaliteitsmanagement: De directieverantwoordelijkheid voor de opvolging en borging van het ISO 9001:2008 kwaliteitscertificaat wordt door PCO ingevuld. Tot slot wordt in de sectie ondersteunende diensten een aantal ondersteunende taken ten behoeve van de afdeling PCO zelf gerealiseerd . Functiebeschrijving/Selectiereglement administratief medewerker secretariaat en archiefbeheer – (24828) - Pagina 2 van 9

Situering binnen de afdeling Planning en Coördinatie: Als administratief medewerker kom je terecht in de pijler ondersteunende diensten waarbij de focus voornamelijk ligt op de eigen afdeling, binnen team “agenda” onder leiding van de personeelsverantwoordelijke.

De agenda staat in voor het uitvoeren van operationele taken m.b.t. het agendabeheer zoals het registreren van binnenkomende en uitgaande poststukken, verdelen van de post en onderhouden van het klassement. Daarnaast kan de agenda ook instaan voor algemene (administratieve) ondersteunende taken. Verder omvat dit team ook het archiefbeheer en de afstemming van de archivering met de registratie van de poststukken op de agenda.

TAKENPAKKET Als administratief medewerker secretariaat en archief registreer je in de eerste plaats de inkomende en uitgaande (fysieke en elektronische) post. Verder zal deze functie de inkomende post ontvangen, sorteren, eventueel filteren en verdelen, het digitale postregistratiesysteem beheren en documenten klaarmaken voor verzending om bijgevolg de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Voorbeelden van activiteiten  Nakijken of de te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn;  Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken en adresseren);  Briefwisseling van het afdelingshoofd doorsturen;


   

Tijdschriften verspreiden; Toewijzen van de ontvangen post aan de juiste persoon; Digitale postregistratie Verzenden en opvolgen aangetekende zendingen (digitaal)

Hieraan gekoppeld sta deze functie ook in voor de uniforme dossiersamensteling en de kwaliteitsborging ervan binnen de eigen afdeling. Verder zal deze functie beheerder zijn van de dossiers en gegevens in het archief afgestemd op het postregistratiesysteem (PRX). De archiefmedewerker plaatst de stukken in het klassement volgens het geldende classificatiesysteem, maar zal in de loop van de tijd dit systeem optimaliseren en beter afstemmen op het digitaal registratiesysteem. Verder gebeurt er regelmatig een controle of de archiefstukken volgens het classificatiesysteem zijn weggeborgen en indien dit niet zo is, worden de verkeerd geplaatste documenten op de juiste plaats teruggezet. Het is de bedoeling om toe te zien op de netheid en orde binnen het archief en uiteindelijk te streven naar een archief dat opgebouwd is volgens een vastgelegde ordeningsplan of archiefschema zodat gebruikers binnen de afdeling snel en adequaat de eigen dossiers terugvinden. Het is de bedoeling dat bestaand formele en inhoudelijke elementen doorgenomen en geoptimaliseerd worden, zodat er een transparant systeem wordt gecreëerd. Verder wordt er ook verwacht bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. Als administratief medewerker wordt verwacht dat je documenten m.b.t. het eigen werkveld mee zal voorbereiden, opstellen en nazien (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties …). Voorbeelden van activiteiten:  Knelpunten signaleren en nota hieromtrent opmaken, informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen of ter voorbereiding binnen een groter geheel.  Uniform systeem uitvoer m.b.t. dossieropvolging en verwerking De medewerker secretariaat en archief probeert een duidelijk beeld te krijgen van de uit te voeren taken en neemt kennis van de te registreren dossiers en te volgen richtlijnen en regels. Dit kan door o.a.:   

Respecteren van de opgegeven prioriteiten (dossiers naar kabinet hebben voorrang, tenzij andere prioriteiten aangegeven door de dossierbehandelaars) Waarnemen van en zelf uitvoeren van de taken m.b.t. de IN- en UIT te schrijven dossiers Regelmatig met de leidinggevende en/of collega’s praten over de opdracht en overdracht en knelpunten signaleren

Door het verzamelen, invoeren, vervolledigen, actueel houden en administratief verwerken van gegevens wordt ervoor gezorgd dat er dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar zijn. Verder is het de bedoeling om de huidige processen binnen de dossierbehandeling meer en meer te digitaliseren. Om hieraan te werken zal de administratief medewerker het volgende op zich nemen:     

Bestaande systemen en taken optimaliseren, meer digitaliseren en toepassen in de dagelijkse praktijk Ontbrekende gegevens opzoeken Gegevens importeren in een (post)registratiesysteem en een (digitaal) archiefbeheerssysteem toepassen en koppelen aan het huidige registratiesysteem Ontvangst van dossiers en deze bijhouden volgens een systeem Samenstellen van een dossier

Om een vlotte samenwerking te garanderen en het archief af te stemmen op de noden van de interne klanten en een tijdige en correcte dossierbehandeling te verzekeren, zal deze functie de dossierbehandeling mee ondersteunen door o.a. de dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en uitvoeren van de voorziene stappen om een dossier of poststuk te klasseren. Alsook door:


 

Aanvragen om dossiers samen te stellen verwerken Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, …

Van deze functie wordt ook het verrichten enof de opvolging van allerhande operationele, ondersteunende taken verwacht om bij te dragen tot een vlotte werking van de afdeling en deze op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen: Enkele voorbeelden  Dossiers naar Inspectie van Financiën brengen  Telefoons beantwoorden  Fotokopies maken  Eenvoudige informatie opzoeken (bv. Telefoonnummers)  Affiches ophangen  Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan het afdelingshoofd en de leidinggevende  Helpen bij verhuisopdrachten (verplaatsen bureaus, …)  Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes. Tot slot is het belangrijk om werkrelaties te onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens om zo door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Voorbeelden van activiteiten:  Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier  Relevante informatie delen met collega’s  Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten  Samenwerken aan verbeterprojecten


Verwachte competenties: Binnen de Vlaamse overheid, en dus ook binnen het Agentschap Wegen en Verkeer, staat een goede dienstverlening aan de burger centraal. Het zijn de personeelsleden die deze dienstverlening dag in dag uit waarmaken. Om deze reden vinden wij het belangrijk dat al onze personeelsleden beschikken over een aantal waardegebonden en functiespecifieke competenties en deze dagdagelijks gebruiken in hun werkzaamheden. Deze competenties voor administratief medewerker secretariaat en archief zijn:


Profiel

JE DIPLOMA Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs gecombineerd met 1 jaar relevante werkervaring.

TECHNISCHE COMPETENTIES Functiespecifieke kennis - Elementaire kennis van de eigen entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie - Noties van het werkdomein van de dienst - Eenvoudige administratieve vaardigheden - kunnen werken met courante software (Word – Excel - Powerpoint) Strekt tot aanbeveling - Ervaring met archiefbeheer - (Relevante) werkervaring in een administratieve functie - Beschikken over rijbewijs B

HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 6 september 2015. Je CV én motivatiebrief stuur je, met vermelding van het vacaturenummer (24828), bij voorkeur per mail naar [email protected]. Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Personeel en Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je een niveaugelijkwaardigheid te kunnen voorleggen bij inschrijving. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric.

SELECTIEPROCEDURE1    

Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: Screening op basis van curriculum vitae en motivatiebrief (motivatie, technische competenties, ervaring) – (10 september 2015 – onder voorbehoud) eliminerend Fase 2: Verkennende gesprekken indien meer als 7 kandidaten weerhouden op basis van CV (29-30 september 2015 – onder voorbehoud) eliminerend Fase 3: een selectiegesprek met vaktechnische case (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met de jury en computergestuurde test(en) – eliminerend (7 oktober 2015 – onder voorbehoud) eliminerend

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. 1

Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure.


Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie.

ONS AANBOD       

     

De functie is aantrekkelijk wegens de afwisseling in het takenpakket en de vele contacten die je zal hebben. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Wij bieden je 35 dagen vakantie per jaar (vrij op te nemen in overleg met de dienst). Daarnaast krijg je nog 5 vaste vakantiedagen tussen Kerstmis en Nieuwjaar als onze diensten gesloten zijn. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt vergoed door de werkgever. Wie met de fiets naar het werk komt, kan rekenen op een fietsvergoeding van €0.21/ km. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag). Je hospitalisatieverzekering wordt vergoed door je werkgever. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 1873,79 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index – zonder ervaring), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante privé-ervaring of als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden (tot maximum 20 jaar). Je ontvangt bovendien vakantiegeld en een eindejaarstoelage. Op de website www.werkenvoorvlaanderen.be kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. Je kan via de Sociale Dienst aanspraak maken op een aantal bijkomende voordelen zoals korting voor pretparken en culturele evenementen, een Sinterklaasgeschenk voor je kinderen, psychosociale hulp, … Meer informatie vind je op www2.vlaanderen.be/socialedienst/ . Je hospitalisatieverzekering is gratis. Je kan eventueel ook je gezinsleden aansluiten aan voordelige tarieven. Jaarlijks kan je je inschrijven voor een gratis griepvaccin In de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid zijn restaurants, waar personeelsleden tegen democratische prijzen kunnen eten. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.

Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website www.werkenvoorvlaanderen.be

MEER WETEN ? -

Voor extra informatie over de inhoud van de functie en de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met

Valérie De Clercq, personeelsverantwoordelijke Adres : Koning Albert II-laan 20, bus 4, 1000 Brussel Tel. : 02/553.27.73 E-mail : [email protected] Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden. -

Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met

Michiel Smekens, [email protected], intern consultant HRM Adres : Koning Albert II - laan 20, 1000 Brussel Tel. : 02/553 03 94


Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken? Surf naar www.bouwmeeaanvlaanderen.be of werkenvoorvlaanderen.be Voor inhoudelijke informatie over onze activiteiten kan je terecht op www.wegenenverkeer.be


ADMINISTRATIEF MEDEWERKER SECRETARIAAT EN

Recommend Documents