Accounting Information Systems, 6th edition James A. Hall
COPYRIGHT © 2009 South-Western, a division of Cengage Learning. Cengage Learning and South-Western are trademarks used herein under license
Objectives for Chapter 2 y Broad objectives of transaction cycles y Types of transactions processed by each of the three transaction cycles y The basic accounting records used in TPS y The traditional accounting records and their magnetic equivalents y Documentation techniques y Batch and real-time processing and the impact of these technologies on transaction processing
An Overview of Transaction Processing A Final Transaction is… y an economic event that affects the assets and equities of the firm, is reflected in its accounts, and is measured in monetary terms. y similar types of transactions are grouped together into three transaction cycles:
y the expenditure cycle,
y the conversion cycle, and y the revenue cycle.
Relationship between Transaction Cycles Labor
Cash
Materials Physical Plant
Expenditure Cycle
Conversion Cycle
Cash
Finished Goods
Customers
Revenue Cycle
Subsystems
Subsystems
Subsystems
Purchasing/Accounts Payable Cash Disbursements Payroll Fixed Assets
Production Planning and Control Cost Accounting
Sales Order Processing Cash Receipts
Finished Goods
Cash
Each Cycle has Two Subsystems y Expenditure Cycle: time lag between the two due to credit relations with suppliers: y physical component (acquisition of goods) y financial component (cash disbursements to the supplier)
y Conversion Cycle :
y the production system (planning, scheduling, and control of the
physical product through the manufacturing process) y the cost accounting system (monitors the flow of cost information related to production)
y Revenue Cycle: time lag between the two due to credit relations with customers : y physical component (sales order processing) y financial component (cash receipts)
Accounting Records Manual Systems (1) y Source Documents - used to capture and formalize transaction data needed for transaction processing y Product Documents - the result of transaction processing y Turnaround Documents - a product document of one system that becomes a source document for another system
Accounting Records Manual Systems (2) y Journals - a record of chronological entry special journals - specific classes of transactions that occur in high frequency y general journal - nonrecurring, infrequent, and dissimilar transactions y
y Ledger - a book of financial accounts general ledger - shows activity for each account listed on the chart of accounts y subsidiary ledger - shows activity by detail for each account type y
Gambar Formulir Ayat Jurnal (atas) dan Buku Besar (bawah)
Flow of Info from the Economic Events Into the General Ledger Journal Entry Customer's Order
Sales Order
Sales Journal
Post
General Ledger
Post
y
r idia
Accounts Receivable Subsidiary Ledger
bs u S ile ger c on Led c Re eral y l l ica Gen d rio er to e P dg Le
Accounting Records in a Computer-Based System Audit Trail
Source Document Sales Orders
Keying
Balance Sheet AR XXX
1. Compare the AR balance in the balance sheet with the master file AR control account balance.
1
Transaction File Reference File
Sales Orders
4
Master Files Credit File
Update Program Journal
and trace these to transactions in the sales journal (archive file).
Archive File 2
3
AR Subsidiary
Inventory Subsidiary
2. Reconcile the AR control figure with the AR subsidiary account total. 3. Select a sample of update entries made to accounts in the AR subsidiary ledger
General Ledger Control Accounts Accounts Receivable Inventory Cost of Goods Sold Sales
Error File
EXPLANATION OF STEPS IN FIGURE:
4. From these journal entries, identify source documents that can be pulled from their files and verified. If necessary, confirm these source documents by contacting the customers.
Audit Trail Source Document
Journal
Financial Statements
General Ledger
General Ledger
Journal
Financial Statements
Source Document
Accountants should be able to trace in both directions. Sampling and confirmation are two common techniques.
Example of Tracing an Audit Trail Verifying Accounts Receivable Accounts Receivable Control Account-General Ledger
Accounts Receivable Subsidiary Ledger (sum of all customers’ receivables)
Sales Journal
Sales Order Shipping Notice
Cash Receipts Journal
Deposit Slip Remittance Advice
Computer‐Based Systems y The audit trail is less observable in computer-based systems than traditional manual systems. y The data entry and computer programs are the physical trail. y The data are stored in magnetic files.
Types of Files y Master File - generally contains account data (e.g., general ledger and subsidiary file) y Transaction File - a temporary file containing transactions since the last update y Reference File - contains relatively constant information used in processing (e.g., tax tables, customer addresses) y Archive File - contains past transactions for reference purposes
Computer‐Based Accounting Systems y Two broad classes of systems: batch systems y real-time systems y
Batch Processing
y A batch is a group of similar transactions that are accumulated over time and then processed together. y The transactions must be independent of one another
during the time period over which the transactions are accumulated in order for batch processing to be
appropriate. y A time lag exists between the event and the processing.
Batch Processing/Sequential File Sales Orders
Unedited Transactions
Keying
Errors correct errors and resubmit
catches clerical errors
Edit Run Edited Transactions
rearranges the transaction data by key field so that it is in the same sequence as the master file
Sort Run Transactions Old Master (father) AR Update Run
changes the values in the master file to reflect the transactions that have occurred
AR New Master (son)
Transactions (eventually transferred to an archive file)
Steps in Batch Processing/Sequential File y Keystroke - source documents are transcribed by clerks to magnetic tape for processing later y Edit Run - identifies clerical errors in the batch and places them into an error file y Sort Run - places the transaction file in the same order as the master file using a primary key y Update Run - changes the value of appropriate fields in the master file to reflect the transaction y Backup Procedure - the original master continues to exist and a new master file is created
Advantages of Batch Processing y Organizations can increase efficiency by grouping large numbers of transactions into batches rather than processing each event separately. y Batch processing provides control over the transaction process via control figures.
Real‐Time Systems… y process transactions individually at the moment the economic event occurs y have no time lag between the economic event and the processing y generally require greater resources than batch processing since they require dedicated processing capacity; however, these cost differentials are decreasing y oftentimes have longer systems development time
Why Do So Many AIS Use Batch Processing? y AIS processing is characterized by high-volume, independent transactions, such are recording cash receipts checks received in the mail. y The processing of such high-volume checks can be done during an off-peak computer time. y This is one reason why batch processing maybe done using real-time data collection.
Alternatif Data Processing Approach: Modern Systems versus Legacy Systems‐1 y Modern systems characteristics: y client-server based and process transactions in real time y use relational database tables y have high degree of process integration and data sharing y some are mainframe based and use batch processing y Some firms employ legacy systems for certain aspects of their data processing. y Accountants need to understand legacy systems. y Legacy systems characteristics: y mainframe-based applications y batch oriented y early legacy systems use flat files for data storage y later legacy systems use hierarchical and network databases y data storage systems promote a single-user environment that discourages information integration
Modern Systems versus Legacy Systems‐2 Updating Master Files: Primary Keys (PK) and Secondary Keys (SK) (PK)
(SK)
(SK)
Sales Order Number
Account Number
Inventory Number
Record Structure for Sales Orders Transaction File Quantity Sold
Unit Price
Invoice Amount
(PK) Account Number
Record Structure for AR Master File
Name
Address
Current Balance
Credit Limit
(PK) Inventory Number
Last Payment Date
Billing Date
Record Structure for Inventory Master File
Description
Quantity on Hand
Reorder Point
EOQ
Vendor Number
Standard Cost
Total Cost
Database Backup Procedures •Destructive updates leave no backup. •To preserve adequate records, backup procedures must be implemented, as shown below: The master file being updated is copied as a backup. A recovery program uses the backup to create a preupdate version of the master file. Transaction
Master
Update Program
Backup Program
Recovery Program
Backup Master
Documentation Techniques y Documentation in a CB environment is necessary for many reasons. y Five common documentation techniques: y Entity Relationship Diagram y Data Flow Diagrams y Document Flowcharts y System Flowcharts y Program Flowcharts
Entity Relationship Diagram (ERD)… y is a documentation technique to represent the relationship + between entities * in a system. y The REA model version of ERD is widely used in AIS. REA uses 3 types of entities: resources (cash, raw materials) y events (release of raw materials into the production process) y agents (inventory control clerk, vendor, production worker) y
Cardinalities… y represents the numerical mapping between entities: y one-to-one y one-to-many y many-to-many
Cardinalities Entity Salesperson
Relationship
1
1 Customer
Vendor
M
Assigned
Places
Supply
Entity
1
M
M
Car Type
Order
Inventory
Data Flow Diagrams (DFD)… y use symbols to represent the processes, data sources, data flows, and entities in a system y represent the logical elements of the system y do not represent the physical system
Data Flow Diagram Symbols Entity Name
Data Store Name
N Process Description
Direction of data flow
Data Flow Diagram Symbols y Process y Menggambarkan pekerjaan atau aksi yang dilakukan pada
data sehingga data tersebut dapat ditransformasikan, disimpan atau didistribusikan.
y Data Store y Menggambarkan data secara keseluruhan y Dapat menyajikan data dalam bentuk y y y
File folder Computer-based file Notebook
Data Flow Diagram Symbols y Source/Sink y Menggambarkan asal dan/atau tujuan data. y Kadangkala ditunjukkan sebagai external entity. y Digambarkan dengan simbol segiempat. y Namanya menyatakan sebagai apakah external agent tersebut. y Karena eksternal, memiliki banyak karakteristik yang tidak menarik y Data Flow y menggambarkan data yang bergerak dan berpindah sebagai suatu unit dari satu tempat ke tempat lainnya pada sistem. y Digambarkan sebagai tanda panah. y Pilih nama yang berarti untuk menyajikan data.
DFD Integrates Event Table and ERD
Context Diagrams y DFD yang meringkas semua aktifitas pengolahan y View level tertinggi dari suatu sistem y Menunjukkan system boundaries y Skopenya disajikan oleh proses tunggal dan outside agents
CONTEXT DIAGRAM
Logical DFD
Balanced DFDs y Lima slide berikut ini menggambarkan “balanced” data flow diagrams. y Balanced DFDs ada jika data flows external ekivalen. y DFD yang pertama adalah diagram konteks dan yang berikutnya adalah suatu “explosion” dari diagram tersebut ke DFD logik level 0. y Diagram selanjutnya lagi adalah suatu “explosion” dari DFD logical level 1, dst.
A
Source The System
Context Diagram
B
Sink 39 39
Source
2.0
A
C 1.0 Data Store
D
The level 0 DFD
3.0
Sink B 40 40
Diagram 1.0 A
1.2 E
1.1
G
F
1.4 D
1.3
C 41 41
D
File I
3.1 H
Diagram 3.0
3.2 B 42 42
D I 3.1.1 J 3.1.2
Diagram 3.1
H 43 43
Context Diagram of a Food Ordering System
44 44
Level‐0 DFD of a Food Ordering System
45 45
Level‐1 DFD of a Food Ordering System
46 46
Level‐1 DFD of a Food Ordering System
Level‐1 DFD of a Food Ordering System
Evaluating DFD Quality y Mudah dibaca y Secara internal konsisten y Menyajikan sistem secara akurat y Mengurangi overload informasi
Aturan: 7 +/- 2
DFD Diagramming Rules
Unnecessary Data Input: Black Hole
Process with Impossible Data Output: Miracle
Process with Unnecessary Data Input
Process with Impossible Data Output
Documentation of DFD Components Proses pada level terendah harus
digambarkan secara rinci.
Penyimpanan data harus digambarkan
dalam bentuk data elements
Setiap data element harus digambarkan Berbagai pilihan untuk definisi proses
harus ada.
Preparing Data Flow Diagrams y Baca narasi dengan baik – jumlah
baris dan paragraf pada text.
y Siapkan tabel entitas dan aktifitas. y Gambarkan diagram konteks –
gunakan DFD guidelines.
DFD Guidelines 1.
Masukkan dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melaksanakan satu atau lebih aktifitas – aktifitas pengolahan informasi.
2.
Mulai sekarang, masukkan hanya rutin-rutin pengolahan normal, tanpa kecuali rutin-rutin atau error routines, pada diagram konteks, DFD fisik, dan DFD logik level 0.
3.
Masukkan pada dokumentasi sistem semua (dan hanya) aktifitas-aktifitas dan entitas yang dIgambarkan pada narasi sistem – tidak lebih dan tidak kurang.
4.
Saat entitas ganda beroperasi secara identik, gambarkan hanya satu untuk menggambarkan semua entitas.
Causeway Context Diagram Charge customer
Deposit
Bank
Payment Cash receipts on account system
Cash receipts total
General ledger office
DFD Guidelines (cont.) 5.
Untuk lebih jelasnya, gambarkan alur data untuk setiap alur ke dalam dan keluar file. Untuk kejelasan dan untuk membantu menentukan bahwa Anda telah memasukkan semua alur penting, beri label tiap alur dengan nomor aktifitas yang muncul pada alur atau dengan suatu deskripsi dari alur.
6.
Jika suatu file penting secara logik (yaitu, karena suatu penundaan antara proses), masukkan file pada diagrams, baik disebut atau tidak disebutkan di narasi.
DFD Guidelines (cont.) 7.
Kelompokkan aktifitas-aktifitas jika terjadi di tempat yang sama dan pada waktu yang sama.
8.
Kelompokkan aktifitas-aktifitas jika terjadi pada waktu yang sama tetapi di tempat-tempat yang berbeda.
9.
Kelompokkan aktifitas-aktifitas yang berhubungan secara logik.
10. Agar DFD dapat dibaca, gunakan antara 5 dan 7 bubbles.
Causeway Logical Level 0 DFD
DFD Guidelines (cont,) 11.
Suatu data flow seharusnya menuju ke operasi-operasi entity square jika hanya melakukan fungsi-fungsi operasi (yaitu, fungsi-fungsi yang berhubungan dengan pekerjaan seperti penyimpanan barang, pengambilan barang dari shelter, dst) yang dilakukan oleh entitas tersebut. Suatu data flow seharusnya memasukkan entitas bubble jika entitas operasinya adalah melakukan aktifitas pengolahan informasi.
12.
Pada DFD fisik, pembacaan penyimpanan data komputer dan penulisan ke penyimpanan data komputer harus melalui computer bubble.
13.
Pada DFD logik, data flows tidak dapat mengalir dari buble (lingkaran) yang memiliki nomor lebih besar ke buble (lingkaran) yang memiliki nomor lebih kecil.
Document Flowcharts y Flowcharts adalah representasi piktorial dari sistem pengolahan transaksi yang menggambarkan berbagai jenis alur. y Document Flowchart: y menekankan input-input dan output-output hardcopy serta
alurnya melalui unit-unit organisasi.
y Isinya lebih detil daripada DFD. y menggambarkan pemisahan fungsi dari suatu sistem.
y Auditors dan accountants dapat menggunakan flowcharts pada saat menganalisa sistem untuk menunjukkan kelemahan kontrol dan pelaporan.
Common Document Flowcharting Symbols - I Punched Card
Floppy Disk
Keying operation
Manual Operation
Document
Multiple copies of a specific document
Connector between two points on a flowchart Journal or ledger
Common Document Flowcharting Symbols - II Permanent file of documents
Envelope
Information flow Document flow Annotation for additional explanation
Adding machine tape used for batch control
A Sample Document Flowchart Requesting Department
12
Central Supplies Department
A
Goods Requisition Form
1
Goods Requisition Form
A File
System Flowcharts y System Flowcharts menggambarkan alur data dan langkah-langkah pengolahan pada suatu sistem informasi akuntansi. y Simbol-simbol yang digunakan adalah yang sesuai dengan standar konvensi industri Amerika, yaitu sesuai dengan American National Standards Institute (ANSI) y Flowcharting symbols dikelompokkan sebagai simbolsimbol input-output, proses, penyimpanan, simbolsimbol data dan alur informasi, serta simbol rupa-rupa (miscellaneous).
Standard Flowchart Symbols INPUTS
PROCESSING
OUTPUT
DOCUMENTS
COMPUTER PROCESS
CRT DISPLAY
MANUAL KEYING
MANUAL PROCESS
PUNCH CARD
OFFLINE PROCESS
GENERAL PURPOSE INPUTOUTPUT
DISK
TAPE
PAPER
CONNECTORS
START/STOP
ON-PAGE CONNECTOR
OFF-PAGE CONNECTOR
LOGIC FLOW
MISCELLANEOUS ANNOTATIONS
BATCH TOTAL
DATA STORES
GOODS; I.e. inventory shipment
FILING SEQUENCE: A = ALPHABETICAL C = CHRONOLOGICAL N = NUMERICAL TELECOMMUNICATIONS LINK
Common System Flowcharting Routines y Slide-slide berikut ini menunjukkan beberapa cara untuk menunjukkan pengolahan dengan menggunakan system flowcharting. y Perhatikan cara pengesetan kolom-kolom untuk mengkomunikasikan alur aktifitas antara entitasentitas pengolahan.
CLERK
COMPUTER
Input document Data store1
Key input
Edit/validate input Data store 2
Display input or error Resolve errors, if any
Record input
Key corrections; accept input Accepted input
Input document
Masukkan dokumen ke komputer melalui keyboard, edit input, record input
User
Query input
Computer
Process query
Data store(s)
User queries the computer
Display
Computer
Old master data
Input data Update
New master data
Update sequential data store
USER
COMPUTER
Document (Implies manual reconciliation of batch totals) Prepare batch totals
Exception and summary report
Batch totals Record input
Key document Accepted input
Document
Transaction data
Prepare exception and summary report
PREPARATION AND LATER MANUAL RECONCILIATION OF CONTROL TOTALS N
DATA ENTRY CLERK 1
NETWORKED PCs
DATA ENTRY CLERK 2 A
Documents Documents
Key enter
Record input Rekey inputs
Accepted inputs
Input data Verified input
Documents
Verify inputs
A
KEY AND KEY VERIFY INPUTS
Scanning clerk
Computer
Input document
Scan document
Update data
Data store(s)
Masukkan dokumen ke komputer dengan menggunakan scanner.
Scanning Clerk
Input document
Scan document
Computer
Data Entry Clerk
Record image
Input image
Display image of document
Record data
Document image
Key data
Masukkan dokumen ke komputer dengan menggunakan scanner dan manual keying
System flowcharting guidelines 1. Bagilah flowchart ke dalam kolom-kolom; masingmasing satu untuk setiap internal entity dan satu untuk setiap external entity. Berilah label pada setiap kolom. 2. Kolom-kolom flowchart harus dibuatkan lay-outnya sehingga aktifitas-aktifitas flowchart mengalir dari kiri ke kanan, tetapi kolom-kolom tersebut sebaiknya ditempatkan agar dapat meminimalkan garis-garis yang bersilangan (crossed lines) dan konektor (tanda hubung).
System flowcharting guidelines (cont.) 3.
Flowchart logic seharusnya mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Untuk lebih jelasnya, beri tanda panah pada semua flow lines.
4.
Buatlah flowchart dalam satu halaman. Jika tidak dapat, gunakan banyak halaman dengan off-page connectors. Jangan tempelkan, jangan diikat, jangan diberi staple, atau apapun untuk memperkecil flowchart agar menjadi satu halaman.
System flowcharting guidelines (cont.) 5.
Di setiap kolom, setidaknya harus ada satu proses manual, keying operation, atau data store antar dokumen. Jangan hubungkan secara langsung dokumen-dokumen pada kolom yang sama.
6.
Pada saat terjadi persilangan garis organisasi (satu kolom dengan yang lain), tunjukkan suatu dokumen akhir dari kedua garis alur tersebut kecuali jika hubungannya sangat pendek sehingga maksudnya menjadi tidak jelas.
System flowcharting guidelines (cont.) 7.
Dokumen-dokumen atau laporan-laporan yang dicetak di pengolahan data (PD) seharusnya ditunjukkan dulu di kolom PD. Kemudian tunjukkan tujuan dokumen atau laporan ke unit tujuan.
8.
Dokumen-dokumen atau laporan-laporan yang dicetak oleh fasilitas peralatan komputer terpusat di unit organisasi lain (gudang, bagian pengiriman) seharusnya tidak ditunjukkan pada fasilitas komputer.
System flowcharting guidelines (cont.) Pengolahan di dalam unit organisasi pada alat –alat seperti PC atau cash register yang dikomputerisasi seharusnya ditunjukkan pada unit tersebut atau sebagai kolom terpisah dekat dengan unit tersebut, tetapi tidak pada kolom fasilitas komputer pusat. 10. Langkah-langkah pengolahan sekuensial (baik yang dikomputerisasi ataupun yang manual) dengan tanpa penundaan antara proses-proses tersebut dapat ditunjukkan sebagai satu proses atau sebagai urutan proses. 9.
System flowcharting guidelines (cont.) 11. Satu-satunya cara ke unit penyimpanan data komputer adalah melalui segi empat pengolahan komputer. 12. Proses manual tidak diperlukan untuk menunjukkan pengiriman suatu dokumen. Pengiriman dokumen harus dijelaskan dari perpindahan dokumen itu sendiri. 13. Jangan menggunakan proses manual untuk memfile suatu dokumen. Tunjukkan saja dokumen yang akan dimasukkan ke file.
Sales Department Customer Customer Order Prepare Sales Orders
Credit Department
Shipping Department A
Sales Order #1
Sales Order2
Checks Credit
Credit Records
Picks Goods
Stock Records
Sales Order 4 Sales Order3
Signed Sales Order #1
Customer Order Sales Order #1 Sales Sales Order #1 OrderSales #1 Order #1 N
Warehouse
Sales Order2
Picks Goods Sales Order 4 Sales Order3
Signed Sales Order #1
Sales Order2 Distribute SO and File Customer Sales Order Signed Sales Order 4 Order #1 Sales Order3 Sales N Order2
A Customer
Finished Document Flowchart Showing Areas of Activity
N
Program Flowcharts…
illustrate the logic used in programs Program Flowchart Symbols Logical process
Terminal start or end operation Input/output operation
Decision Flow of logical process
LATIHAN Soal 1 Untuk aktivitas-aktivitas berikut ini, gambarkanlah potongan flowchart yang tepat. 1. File pesanan penjualan dan file penerimaan kas digunakan untuk meng –update master file pesanan penjualan. 2. Fungsi akuntansi menerima tiga dokumen : order penjualan, bukti pengiriman dan faktur penjualan. Ketiga dokumen tersebut dibandingkan dan kemudian diarsipkan. Selain itu, fungsi akuntansi juga melakukan pencatatan pada jurnal penjualan.
LATIHAN Soal 2
PT AYO MAJU adalah sebuah perusahaan yang berlokasi di Bekasi. Deskripsi dari sistem pengolahan gaji yang dimiliki oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
Untuk menghitung gaji pegawai, perusahaan menggunakan data yang berasal dari kartu yang berisi data waktu kerja pegawai dari berbagai departemen serta data pegawai yang disiapkan oleh bagian sumber daya manusia (SDM). Data file pegawai/gaji dari bagian SDM selalu diupdate terlebih dahulu sebelum dikirim ke sistem pengolahan gaji pegawai .
Proses pembayaran gaji pegawai akan menghasilkan cek bagi pegawai serta payroll check bagi bank. Data gaji pegawai yang telah diproses akan disimpan kembali pada file employee/gaji pegawai dan akan digunakan untuk mempersiapkan laporan gaji pegawai bagi manajemen serta untuk menghitung pajak untuk yang dibayarkan ke pemerintah.
LATIHAN
Soal 2 Proses untuk pembayaran gaji pegawai juga menghasilkan payroll disbursement voucher. Proses pembayaran pajak kepada pemerintah menghasilkan payrol disbursement voucher dan laporan pajak dan cek untuk pembayaran pajak. Payroll disbursement voucher yang dihasilkan dari proses pembayaran gaji pegawai dan proses pembayaran pajak akan digunakan untuk mengupdate general ledger. Anda diminta: Buat diagram konteks dan DFD level zero dari sistem pengolahan gaji PT AYO MAJU.
