ABSTRAK Erick Dwiyan Saputra, 120103100113 “PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT DAN PENERIMAAN KAS PADA FIM STORE”. Laporan Tugas Akhir, Program Studi Akuntansi, Program Diploma III, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Padjadjaran, dibawah bimbingan Bapak Sony Devano, SE.,M,Ak.,Ak Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem dan prosedur penjualan kredit dan penerimaan kas pada Fim Store yang bergerak dibidang produksi dan penjualan sepatu, yang berlokasi di jalan Dipati Ukur No.84 Bandung. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif, yaitu menggambarkan atau menguraikan secara karakteristik dari suatu gejjala atau masalah yang diteliti serta berusaha menyampaikan fakta-fakta secara sistematis. Teknik pengumpulan data yaitu studi lapangan dengan melakukan survey, pengamatan, wawancara, dan studi kepustakaan. Teknik pengolahan data menggunakan tahapan-tahapan pengembangan sistem yang digunakan dengan cara analisis sistem, desain konseptual, dan desain fisik. Berdasarkan analisis dan hasil penelitian yang dilakukan penulis, dapat diketahui bahwa ada beberapa kelemahan fungsi yang terkait pada dokumen, prosedur, dan pengendalian internalnya yang ada pada Fim Store. Sehingga penulis merekomendasikan penambahan pada fungsi, dokumen, catatan dan prosedur.
Kata kunci : sistem informasi akuntansi, penerimaan kas, penjualan kredit, prosedur, fungsi, dokumen, catatan.
iv
ABSTRACT
Erick Dwiyan Saputra, 120103100113, “DESIGN OF ACCOUNTINGI INFORMATION SYSTEM CREDIT SALES AND CASH RECEIPTS AT FIM STORE”. Final Assignment Report, Accounting Program Studies, Diploma III PAAP, Faculty of Economics and Bussines, The University of Padjadjaran, Supervised by Mr. Sony Devano, SE.,M,Ak.,Ak The purpose of this research is to design and refine sales credit and cash receipt system and procedures in Fim Store, located on Jalan Dipati Ukur No. 84 Bandung. The research method used on this report is descriptive method, which is describing and explaining current problem characteristic, and also inform the fact systematically. Data collecting techniques use in this research are conducting field surveys, observation, interview, and library research. Data processing techniques are using system development stages which are system analysis, conseptual design and phisical design. Based on the analysis, the result of research found that there was some weakness in the associated functions, documents, procedures, and internal control that exist in Fim Store. The writer recommends the addition and improvement in functions, documents, records, procedures, and internal control.
Key words: accounting information system, cash receipt, cash disbursement, procedures, functions, records, documents.
v
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim, Assalamu’alaikum Wr. Wb. Alhamdulillahirrabil’alamin segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat, kasih sayang, hidayah dan karunia-Nya penulis
dapat
menyelesaikan
Laporan
Tugas
Akhir
yang
berjudul
“PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT DAN PENERIMAAN KAS PADA FIM STORE”.Laporan Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan ujian sidang pada Program Studi Akuntansi Program Diploma III Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan tidak luput dari kekurangan yang disebabkan oleh terbatasnya pengetahuan dan pengalaman penulis.Oleh karena itu saran dan kritik sangat penulis harapkan guna menambah wawasan dan pengetahuan penulis. Selain itu penulis juga berharap hasil penelitian ini dapat bermanfaat baik bagi penulis maupun pihak lain. Selama penyusunan Laporan Tugas Akhir ini tidak sedikit kesulitan yang penulis hadapi, akan tetapi berkat rahmat-Nya dan begitu banyak pihak-pihak yang telah memberikan bantuan, saran, bimbingan dan dukungan serta doa yang sangat berarti bagi penulis, sehingga walaupun menemukan berbagai kendala, penulis tetap dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. Dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan rasa penghargaan dan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada : Allah SWT yang telah memberikan curahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir sekaligus menyelesaikan pendidikan penulis di perguruan tinggi.. Penulis tak lupa mengucapkan terimakasih kepada :
vi
1. Bapak Sony Devano, S.E., M.Ak., Ak., selaku dosen pembimbing yang senantiasa meluangkan waktunya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga Laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan. 2. Ibu Dr. Srihadi Winarningsih, S.E., Ak., M.Si., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran. 3. Ibu Sri Mulyani, S.E., M.Si., Ak., selaku Ketua Program Studi Akuntansi Program Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran. 4. Seluruh dosen dan staf pengajar PAAP yang telah memberikan ilmunya kepada penulis, serta seluruh staf SBA, staf perpustakaan, dan karyawan PAAP yang telah membantu penulis dalam proses administrasi selama perkuliahan di PAAP. 5. Bapak Andri Topan, selaku Pemilik Fim Store yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melaksanakan penelitian guna penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. 6. Kedua Orang Tua Penulis tercinta yang selama ini telah memberikan doa, perhatian, kasih sayang dan dukungannya baik moral maupun materil yang tak ternilai, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini 7. Rika rahmania dan Robi Tri Kristanto, kakak kandung dan kakak ipar yang membantu apabila ada kesulitan. 8. Sahabat tercinta Chesa Desinta dan Gita Hermanda yang selalu memberi semangat dan saling bertukar pikiran. 9. Rekan-rekan BEM 2010, khususnya Departemen Kajian Internal yang telah melewati kisah manis dan pahit bersama selama hampir tiga tahun. 10. Keluarga besar BEM PAAP FEB-UNPAD kabinet Perubahan untuk PAAP, cabinet Harmoni, terima kasih atas dukungan dan doa serta perjalanan hidup yang luar biasa. 11. Teman-teman Akuntansi angkatan 2010 yang banyak memberikan bantuan dan berbagi info serta dukungan kepada Penulis. 12. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, terimakasih telah membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
vii
Semoga segala kebaikan, bantuan, dukungan, dan bimbingan yang telah diberikan pada penulis mendapat balasan yang setimpal dari Allah SWT. Akhir kata, penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat berguna baik untuk penulis pada khususnya dan pihak lain pada umumnya. Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Bandung, Mei 2013
Penulis
viii
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ........................................................................................................ iv ABSTRACT…………………………………………………………………..v KATA PENGANTAR ...................................................................................... vi DAFTAR ISI..................................................................................................... viii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xii DAFTAR TABEL…………………………………………………………….xiv DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1 1.1 Latar Belakang Penelitian ............................................................... 1 1.2 Identifikasi Masalah ......................................................................... 3 1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................. 3 1.4 Kegunaan Penelitian ........................................................................ 4 1.5 Metodologi Penelitian ...................................................................... 5 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data ............................................. 5 1.5.2 Teknik Pengolahan Data ................................................ 6 1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................... 8 2.1 Usaha Mikro Kecil dan Menengah ............................................. 8 2.2 Sistem Informasi Akuntansi ........................................................ 8 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ........................... 8 2.2.6 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ............................... 10 ix
2.4
2.2.7 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi ................................ 11 Sistem Pengendalian Intern......................................................... 13 2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern ........................... 13 2.3.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern ................................ 13 2.3.3 Komponen Pengendalian Intern ...................................... 14 2.3.4 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern ........................ 17 Teknik Sistem ............................................................................. 18
2.5
Sistem Penjualan Kredit .............................................................. 22
2.3
2.6
2.5.1
Deskripsi kegiatan Pokok ............................................... 22
2.5.2
Fungsi yang Terkait ........................................................ 23
2.5.3
Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen ................. 24
2.5.4
Dokumen yang Digunakan.............................................. 25
2.5.5
Catatan Akuntansi yang Digunakan ................................ 28
2.5.6
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ................... 29
2.5.7
Unsur Sistem Pengendalian Intern .................................. 31
Sistem Penerimaan Kas ............................................................... 33 2.6.1
Deskripsi Kegiatan Pokok............................................... 33
2.6.2
Fungsi yang Terkait ........................................................ 33
2.6.3
Dokumen yang Digunakan.............................................. 35
2.6.4
Unsur Pengendalian Intern .............................................. 36
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN........................................... 38 3.1
Sejarah Singkat Fim Store........................................................... 38
3.2
Aspek Legalitas Perusahaan.........................................................38
3.3
Struktur Organisasi Fim Store .................................................... 38
3.4
Fungsi dan Tugas Pada Bagian Fim Store .................................. 39 x
3.5
Aktivitas Perusahaan ................................................................... 40
3.5
Produk Yang Dihasilkan ............................................................. 41
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN ......................................... 42 4.1
Sistem Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas pada Fim Store .. 42 4.1.1
Sistem Penjualan Kredit .................................................. 42 4.1.1.1 Fungsi yang Terkait ............................................ 42 4.1.1.2 Dokumen yang Digunakan ................................. 43 4.1.1.3 Prosedur Penjualan Kredit .................................. 44
4.1.2
Sistem Penerimaan Kas ................................................... 49 4.1.2.1 Fungsi yang Terkait ............................................ 49 4.1.2.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan .................... 49 4.1.2.3 Prosedur Penerimaan Kas ................................... 50
4.2
Rancangan Sistem Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas pada Fim Store ………………………………………………………..…53 4.2.1
Rancangan Sistem Penjualan Kredit ............................... 53
4.2.2
Rancangan Sistem Penerimaan Kas ................................ 66
BAB V PENUTUP…………………………………………………………….73 5.1
Simpulan ..................................................................................... 73
5.2
Rekomendasi ............................................................................... 74
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………….75 LAMPIRAN……………………………………………………………………76
xi
DAFTAR TABEL
Table 2.1 Tabel Usaha Miro Kecil dan Menengah………………………………..8
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Flowchart ........................................................................................ 19 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Fim Store......................................................... 39 Gambar 4.1 Purchase Order ............................................................................... 43 Gambar 4.2 Flowchart Penjualan Fim Store ...................................................... 46 Gambar 4.3 Flowchart Bagian Keuangan Fim Store .......................................... 47 Gambar 4.4 Flowchart Bagian Produksi Fim Store ............................................ 48 Gambar 4.5 Catatan Penjualan Fim Store ........................................................... 49 Gambar 4.6 Flowchart Bagian Keuangan saat Pembayaran DP ........................ 51 Gambar 4.7 Flowchart Bagian Keuangan saat Pelunasan .................................. 52 Gambar 4.8 Purchase Order ............................................................................... 54 Gambar 4.9 SPK ................................................................................................. 55 Gambar 4.10 Rancangan Flowchat Bagian Penjualan ........................................ 58 Gambar 4.11 Rancangan Flowchart Bagian Keuangan Saat Pembayaran DP ... 59 Gambar 4.12 Rancangan Flowchart Bagian Keuangan Saat Pelunasan ............. 60 Gambar 4.13 Rancangan Flowchart Bagian Gudang ......................................... 61 Gambar 4.14 Rancangan Flowchart Bagian Gudang Saat Pengambilan............ 62 Gambar 4.15 Rancangan Flowchart Bagian Produksi ........................................ 63 Gambar 4.16 Rancangan Flowchart Bagian Akuntansi Saat Pembayaran DP ... 64 Gambar 4.17 Rancangan Flowchart Bagian Akuntansi Saat Pelunasan ............ 65 Gambar 4.18 Daftar Piutang ............................................................................... 66 Gambar 4.19 Daftar Pelunasan Piutang .............................................................. 67
xiii
Gambar 4.20 Rancangan Flowchart Bagian Akuntansi Saat Pembayaran DP ... 69 Gambar 4.21 Rancangan Flowchart Bagian Kas Saat Pembayaran DP ............. 70 Gambar 4.22 Rancangan Flowchart Bagian Akuntansi saat Pelunasan ............. 71 Gambar 4.23 Daftar Kas saat Pelunasan ............................................................. 72
xiv
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Kartu Kemajuan Bimbingan Lampiran 2 Surat Balasan Survey Lampiran 3 Surat Pernyataan
xv
