AB

Bijzonder bestek van diensten FBO/INV/2013.01/AB

Algemene offerteaanvraag   nr. FBO/INV/2013.01/AB  Studiereis New York 2014 

Administratieve inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Campus Schoonmeersen gebouw B Valentin Vaerwyckweg 1 9000 Gent Mieke Erauw Diensthoofd faculteit Bedrijf en Organisatie Tel: 09 243 22 10 Email: [email protected] Bereikbaarheid vóór zomersluiting faculteiten: tot 10 juli 2013 Bereikbaarheid na zomersluiting faculteiten: vanaf 19 augustus 2013 Technische inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Campus Schoonmeersen gebouw B Valentin Vaerwyckweg 1 9000 Gent Mieke Erauw Diensthoofd faculteit Bedrijf en Organisatie Tel: 09 243 22 10 Email: [email protected] Bereikbaarheid vóór zomersluiting faculteiten: tot 10 juli 2013 Bereikbaarheid na zomersluiting faculteiten: vanaf 19 augustus 2013 Toepasselijke reglementering: 1. Vigerende overheidsopdrachtenwetgeving en uitvoeringsbesluiten. 2. De actuele algemene aannemingsvoorwaarden zijn integraal van toepassing op deze overheidsopdracht (ook indien < 22 000,00 EUR excl. btw) 3. Alle andere wetgeving van toepassing op deze opdracht. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 116, 1ste lid van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 De gestanddoeningstermijn (=geldigheidsduur van de offerte) wordt van 60 op 45 kalenderdagen gebracht.

2/11

I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld.

I.1 Beschrijving van de opdracht De uit te voeren diensten betreffen: Meerdaagse studiereis naar New York van vrijdag 31 januari 2014 tot en met zaterdag 8 februari 2014 van studenten (en enkele begeleiders) van de faculteit Bedrijf en Organisatie. (zie technische bepalingen voor meer details).

I.2 Identiteit van de opdrachtgever Aanbestedende overheid: Hogeschool Gent Kortrijksesteenweg 14 9000 Gent Opdrachtgever: Faculteit Bedrijf en Organisatie Campus Schoonmeersen gebouw B Valentin Vaerwyckweg 1 9000 Gent

I.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van algemene offerteaanvraag.

I.4 Prijsopgave De dienstverlener wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. De opdracht wordt beschouwd als een opdracht volgens prijslijst. De eenheidsprijzen van alle in de inventaris voorziene posten dienen ingevuld te worden. Het in de technische bepalingen van dit bestek aangegeven aantal studenten en begeleiders is slechts een vermoedelijk aantal. De Hogeschool Gent kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een eventuele vermindering of vermeerdering van dit aantal.

3/11

I.5 Kwalitatieve selectie Uitsluitingsgronden -

-

In toepassing van het Koninklijk Besluit van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver geen RSZattest en geen attest niet-faling bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. De inschrijver voegt bij zijn offerte een uittreksel uit het strafregister (te verkrijgen bij de FOD Justitie voor rechtspersonen) of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat de inschrijver niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan.

Kwalitatieve selectiecriteria -

Voornaamste geleverde gelijkaardige diensten gedurende de afgelopen drie jaar zowel qua omvang als qua uitvoeringstermijn: De inschrijver voegt bij zijn offerte een lijst van voornaamste geleverde gelijkaardige diensten gedurende de afgelopen drie jaar zowel qua omvang als qua uitvoeringstermijn. Bij iedere referentie wordt vermeld: o het bedrag van de geleverde diensten o korte omschrijving van de diensten o data en uitvoeringstermijn o publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd zijn. Minimum twee referenties zullen moeten gestaafd worden met getuigschriften van goede uitvoering van de opdrachtgever.

I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands in één origineel exemplaar en één kopie. De inschrijver vult het offerteformulier en de samenvattende opmetingsstaat of de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. Bij de offerte worden eveneens alle andere in dit bestek opgelegde documenten en informatie gevoegd. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in EURO. Eventuele kortingen moeten steeds in de eenheidsprijs verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld.

4/11

I.7 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt per brief of per bode aan de aanbestedende overheid overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven, met vermelding van de datum van openingszitting en de referentie van het bestek “OFFERTE. Algemene offerteaanvraag nr FBO/INV/2013.01/AB – Studiereis New York 2014. 

  Bij verzending per post, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van het adres dat in het bestek is aangegeven en met de vermelding “OFFERTE Algemene offerteaanvraag nr FBO/INV/2013.01/AB – Studiereis New York 2014. Deze tweede omslag moet geadresseerd zijn aan: Hogeschool Gent Faculteit Bedrijf en Organisatie Campus Schoonmeersen gebouw B Valentin Vaerwyckweg 1 9000 Gent In de linkerbovenhoek van de omslag dient “Mieke Erauw, diensthoofd” vermeld te worden. Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes toekomen alvorens hij de zitting opent. Nochtans wordt een offerte die te laat toekomt, in aanmerking genomen voor zover: 1° de aanbestedende overheid aan de dienstverlener nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing, 2° en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven.

I.8 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: Hogeschool Gent Faculteit Bedrijf en Organisatie Campus Schoonmeersen gebouw B Valentin Vaerwyckweg 1 9000 Gent Lokaal B0.14A, gebouw B, Campus Schoonmeersen Datum en uur: 18 september 2013, om 10.00 uur.

I.9 Gestanddoeningstermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 45 kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting voor de opening van de offertes.

5/11

I.10 Wijzigingsberichten Wijzigingsberichten bekend gemaakt op e-notification en/of in het Publicatieblad van de Europese Unie en die betrekking hebben op de opdrachten in het algemeen of enkel op onderhavige opdracht, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver wordt derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij het opmaken van de offerte.

I.11 Volmacht De offerte die door gemachtigden wordt ingediend, vermeldt duidelijk de volmachtgever of de volmachtgevers waarvoor wordt gehandeld. De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. Ze kunnen zich beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.

I.12 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Beschrijving

Gewicht

Prijs

40 / 100

Kwaliteit van het aanbod: kwaliteit en algemene accommodatie van het hotel, 40 / 100 kwaliteit en accommodatie van de kamers, ligging van het hotel, nabijheid van een metrostation, vervoerswijze ter plaatse van het hotel naar de luchthaven en terug,… Klantenservice

20 / 100

De offerte dient voldoende informatie en/of documentatie te bevatten om de voormelde gunningcriteria te beoordelen. Bij het geheel of gedeeltelijk ontbreken ervan kan de offerte geweerd worden wegens onregelmatigheid. Bij de beoordeling van het gunningscriterium prijs wordt enkel rekening gehouden met de geraamde totaalprijs excl. btw en excl. de optionele annulatieverzekering.

I.13 Varianten Er zijn geen vrije, verplichte of facultatieve varianten toegestaan.

I.14 Keuze van de offerte Het bestuur kiest de economisch meest voordelige regelmatige offerte (rekening houdend met de gunningcriteria) na eventuele onderhandelingen. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen kan aanleiding geven tot de wering van de offerte.

6/11

I.15 Vergissingen en leemtes Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemtes vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans minstens TIEN dagen vóór het indienen van de offertes, schriftelijk kennis aan het bestuur, behalve als de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven.

I.16 Wijziging hoeveelheden De inschrijver kan de aangeduide hoeveelheden van de inventaris NIET wijzigen.

I.17 Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met het opdrachtgevende bestuur. Van documenten, die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een beëdigde vertaling eisen.

7/11

II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht.

II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de dienstsen zal gebeuren door de leidend ambtenaar Mieke Erauw, diensthoofd, of haar afgevaardigde. Het toezicht op de uitvoering van de diensten zal gebeuren door: Mieke Erauw Diensthoofd Personeel, Financiën en Infrastructuur Faculteit Bedrijf en Organisatie Campus Schoonmeersen gebouw B Valentin Vaerwyckweg 1 9000 Gent Tel: 09 243 22 10 Email: [email protected]

II.2 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd.

II.3 Prijsherzieningen Op onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing. .

II.4 Uitvoeringstermijn / Duur van de overeenkomst De uitvoeringstermijn voor de studiereis naar New York betreft de periode 31 januari 2014 - 8 februari 2014 (laatste overnachting op 6 februari 2014 met vertrek op 7 februari 2014 en aankomst op 8 februari 2014) (7 overnachtingen).

II.5 Betalingen Betaling is pas mogelijk na facturatie. De factu(u)r(en) dien(t)(en) opgesteld te worden, met duidelijke vermelding van: - de opdrachtgevende directie/dienst/faculteit van de Hogeschool Gent - bestelbonnummer - nummer van het bestek en benaming van de overheidsopdracht - prijs excl. en incl. btw (indien van toepassing) - btw (tarief en bedrag) (indien van toepassing) - btw nr. van de Hogeschool Gent: BE 0255.647.755 - eventueel vereiste informatie of documentatie Facturen dienen per post aan de Hogeschool Gent bezorgd te worden op het facturatieadres vermeld op de bestelbon.

8/11

De betalingen van onderhavige opdracht geschieden binnen de DERTIG (30) KALENDERDAGEN te rekenen vanaf de goedkeuring van de diensten of na datum van ontvangst van de factuur (en alle andere eventueel vereiste documenten) indien van latere datum.

II.6 Geschillen Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent. De voertaal is het Nederlands. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De leverancier vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. Gent, 21 juni 2013

Robert Hoogewijs algemeen directeur

Anita Bernard decaan

9/11

III. Technische bepalingen III.1 Technische vereisten De faculteit Bedrijf en Organisatie van de Hogeschool Gent organiseert een studiereis naar New York voor haar studenten voor de volgende periode. Periode - 31 januari 2014 – 8 februari 2014 (laatste overnachting op 6 februari 2014 met vertrek op 7 februari 2014 en aankomst op 8 februari 2014) (7 overnachtingen). Het reisbureau dient in te staan voor: Boeking Vlucht en aankopen vliegtuigtickets heen en terug: Brussel - New York New York - Brussel voor ongeveer 104 personen: +- 100 studenten en +- 4 begeleiders Alle luchthaventaksen inbegrepen Boeking Hotel en tijdige betaling hotel - Het moet een hotel zijn (geen jeugdherberg of hostel) - Hotel categorie dient opgegeven te worden: nl. drie sterren en het referentiekader op basis waarvan het aantal sterren werd vastgesteld dient vermeld te worden - Ligging: Manhattan, meer bepaald in het gebied ten noorden van Houston Street en ten zuiden van 72nd St. Kamers 7 overnachtingen in een hotel (enkel overnachting): - In vierpersoonskamer: voor 100 studenten - In single-kamers: 4 begeleiders - Vierpersoonskamers: minimum met eigen douche/bad en toilet faciliteiten op de kamer (studenten) - Single-kamers: idem (begeleiders) Vervoer ter plaatse Vervoer van de studenten en begeleiders van de luchthaven naar het hotel en terug. Eenheidsprijzen De inschrijver geeft eenheidsprijzen op voor: - Kostprijs vliegticket Brussel – New York heen en terug voor 1 persoon - Kostprijs per student voor het verblijf in het hotel in een vierpersoonskamer - Kostprijs per begeleider voor het verblijf in het hotel in een singlekamer -

Verplaatsingskosten per persoon voor het vervoer van de luchthaven in New York naar het hotel en terug

De dienstverlener dient zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde.

10/11

Optioneel: de inschrijver dient in zijn offerte eveneens de prijs te vermelden voor een eventuele annulatieverzekering. De Hogeschool behoudt zich het recht voor om deze optie al dan niet te lichten. De Hogeschool Gent staat zelf in voor de reisbijstandsverzekering. De inschrijver mag hiervoor dus geen prijs opgeven en mag de prijs ervan ook niet doorrekenen in de opgegeven eenheidsprijzen of totaalprijs.

!!BELANGRIJK!! De inschrijver kan slechts één offerte indienen. Dit om een prijsvergelijking op gelijke basis mogelijk te maken tussen de verschillende inschrijvers. Dit betekent dat de inschrijver: - in zijn offerte slechts 1 hotel kan aanbieden en enkel voor dit hotel een prijs mag opgeven. Er mag dus geen aanbod gedaan worden van meerdere hotels. Er mogen geen prijzen worden opgegeven voor meerdere mogelijke hotels. Er zal dus een duidelijke keuze gemaakt moeten worden door de inschrijver welk hotel wordt aangeboden en tegen welke prijs. De inschrijver dient in zijn offerte voldoende informatie te voegen ivm.: - de kwaliteit en algemene accommodatie van het hotel - categorie van het hotel (drie sterren en volgens welke standaard deze sterren werden toegekend) - kwaliteit en accommodatie van de aangeboden single-kamers - kwaliteit en accommodatie van de aangeboden vierpersoonskamers - de ligging van het hotel - nabijheid metrostation - vervoerswijze ter plaatse van de luchthaven naar het hotel en terug - service in de luchthaven of ter plaatse. Het ontbreken van deze informatie kan aanleiding geven tot de wering van de offerte wegens onregelmatigheid.

III.2 Bijlagen Bijlage 1: standaard offerteformulier Bijlage 2: standaard inventaris

11/11

BIJLAGE 1 OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MEERDAAGSE STUDIEREIS NAAR NEW YORK VAN VRIJDAG 31 JANUARI 2014 TOT EN MET ZATERDAG 8 FEBRUARI 2014 -

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze opdracht (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH HOOFDELIJK OP ZIJN OF OP HUN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de som van: (in cijfers, exclusief btw) ............................................................................................................ (in letters, exclusief btw) ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

1/2

Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: B.T.W. nummer (alleen in België): Ondernemingsnummer: Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Attesten Bij deze offerte voeg ik of voegen wij: -

Ingevulde en ondertekende standaard inventaris (of indien deze niet als bijlage bij het bestek is gevoegd: eigen opgestelde en ondertekende gedetailleerde prijslijst) Alle in het bestek vereiste attesten in verband met de kwalitatieve selectie Alle nodige informatie en documentatie om de offerte te kunnen beoordelen op overeenstemming met de in het bestek gestelde vereisten Alle nodige informatie en documentatie om de offerte te kunnen beoordelen aan de hand van de gunningcriteria. Alle andere in het bestek gevraagde informatie en documentatie

Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd.

Gedaan te ............................................................................................ De ............................................................................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................ Naam en voornaam: ............................................................................................ Functie: ............................................................................................ (in het geval van een tijdelijke vereniging dienen alle leden van de tijdelijke vereniging mee te ondertekenen)

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is

2/2

BIJLAGE 2: INVENTARIS

Algemene Offerteaanvraag - FBO/INV/2013.01/AB

Studiereis New York Beschrijving

Eenheidsprijs excl. btw Aantal

Prijs vliegticket voor 1 persoon :

104

Prijs hotelverblijf voor 1 student (vierpersoonskamer)

100

Prijs hotelverblijf voor 1 begeleider (single-kamer):

4

Verplaatsingsgskosten per persoon voor het vervoer van de luchthaven in New York naar het hotel en terug

104

Totaal excl. btw : Btw …….(tarief) : Totaal incl. btw : Optioneel: kosten voor een annulatieverzekering

Te .......................................... de ........................................... ........... Functie: ......................................................

Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening: ............................................................................

Totaal excl. btw