ALGEMEEN BESTUUR
Vergadering d.d.: 6 maart 2013 Agendapunt: 7.0 Onderwerp: Aanpassing beleidsregels waardering en afschrijving activa Onderwerp Aanpassing van de te hanteren rekenrente in de beleidsregels voor de waardering en afschrijving van activa. Inleiding Met ingang van 2009 worden bijdragen van eigen personeel en (bouw)rente aan een investering (= nieuw vervaardigingsproject) toegerekend. Met het vaststellen van de beleidsregels was besloten als rekenrente de rekening courant rente (r/c) bij de Nederlandse Waterschapsbank NV (NWB) te hanteren. Dit vanuit de gedachte dat onderhanden investeringen veelal met kort geld worden (voor)gefinancieerd. In de praktijk is als rekenrente altijd de omslagrente gebruikt. Doordat wij deze hogere rekenrente hebben gebruikt, hebben we teveel baten toegerekend aan de exploitatiebegroting. Daarmee zijn feitelijk de tarieven in de jaren 2009-2013 te laag vastgesteld (dus een voordeel voor de ingelanden). Door nu met terugwerkende kracht de hoge rente% van toepassing te verklaren, wordt voorkomen dat de reserves aangesproken moeten worden (= nadeel voor de ingelanden). Voorstel Het voorstel is om 1. De rekenrente in de beleidsregels te wijziging van de “rekening courant rente” in de “omslagrente”; 2. De beleidsregels voor de waardering en afschrijving van activa in zijn geheel opnieuw vast te stellen en 3. De nieuwe regel vast te stellen met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2009. Beoogd effect Het beoogde effect is, de praktijk en de beleidsregels met elkaar in overeenstemming te brengen, en daarmee onrechtmatigheden te voorkomen. Argumenten 1.1 Aanpassing van de beleidsregels Voorgesteld wordt om de beleidsregels, met terugwerkende kracht, aan te passen aan de praktijk en niet andersom. In de in 2008 vastgestelde beleidsregels is opgenomen dat als rentepercentage de r/c rente van de NWB genomen moet worden. De omslagrente voor het jaarplan 2013 bedraagt 3,36% terwijl de rekening courant rente 0,25% – 0,30% bedraagt. We activeren in het jaarplan 2013 1,18 miljoen euro aan (bouw)rente, wat bij toepassing van de r/c rente ongeveer een tiende zou zijn. Met andere woorden; toepassing van de huidige beleidsregels levert een tekort op in de begroting van ongeveer 1 miljoen euro.
1.2. Terugwerkende kracht Door de systematiek van rentetoerekening met terugwerkende kracht tot 1 januari 2009 te wijzigen, wordt voorkomen dat de jaarrekeningen 2009 tot en met 2011 nog gecorrigeerd moeten worden. De aan investeringen toegerekende rente wordt ten gunste gebracht van de exploitatierekening. Een correctie over drie jaar heeft een groot effect op de algemene reserves. Door de terugwerkende kracht kan ook bij het vaststellen van de jaarrekening 2012 gebruik worden gemaakt van de omslagrente. 1.3 Bestendige gedragslijn Vóór de vaststelling van de huidige beleidsregels werd aan investeringen geen rente toegevoegd. De rente werd administratief in de exploitatierekening doorbelast waarbij de omslagrente als rekenrente werd gebruikt. Met de vaststelling van de beleidsregels in 2008 wordt de rente wel geactiveerd en is abusievelijk toepassing van de omslagrente consistent toegepast, in plaats van de r/c rente. Bij een controle in 2012 is deze omissie aan het licht gekomen. Bij nader inzien gaat de voorkeur uit naar het toepassen van de omslagrente. Ook andere waterschappen passen deze rente toe. Het geeft daarmee ook invulling aan een bestendige gedragslijn. Daarnaast staat het elk waterschap vrij om zelf te kiezen welke rekenrente gehanteerd wordt. Risico’s & Kanttekeningen 1.1 Geen aanpassing van de beleidsregels Niet aanpassen van de beleidsregels en handhaven van de huidige werkwijze (gebruik van de omslagrente) kan leiden tot het onthouden van een rechtmatigheidsverklaring. Financiën Toepassing van de huidige beleidsregels levert een begrotingstekort op van ongeveer 1 miljoen euro. Daarnaast een groot effect op de jaarrekeningen 2009 tot en met 2012. Communicatie De wijziging zal aan de accountant worden bekendgemaakt. Bekendmaking van de beleidsregels conform de daarvoor geldende procedure; publicatie en ter inzage legging. Uitvoering Met ingang van de jaarrekening 2012 kan het juiste rentepercentage worden toegepast, conform de (gewijzigde) beleidsregels. Bijlage(n) De volledige beleidsregels voor de waardering en afschrijving van vaste activa, met als enige wijziging de laatste regel in paragraaf 2.
Beleidsregels waardering en afschrijving van vaste activa 2013 Wettelijke basis: De Waterschapswet - Hoofdstuk XV. De administratie en de controle - Artikel 108 Het Waterschapsbesluit - Hoofdstuk 4 Paragraaf 5 - De balans en de toelichting - Artikelen 4.40, 4.41, 4.42 en 4.43 Paragraaf 6 - Waardering, activeren en afschrijven - Artikelen 4.63 t/m artikel 4.68 Definities Verkrijgingsprijs: De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. Artikel 4.66 lid 2 Waterschapsbesluit (BBVW) Vervaardigingsprijs: De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs wordt opgenomen de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. Een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap kan in de vervaardigingsprijs worden opgenomen. Artikel 4.66 lid 3 Waterschapsbesluit (BBVW) Beleidsregels voor de waardering en afschrijving van activa: De bepalingen in paragraaf 6 uit Hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit inzake waardering, activeren en afschrijven zijn onverminderd van kracht. De hier volgende beleidslijnen zijn opgenomen ter verduidelijking en verdere detaillering. §1. Ondergrens van investeringen waar beneden niet wordt geactiveerd
Om aangemerkt te worden als investering moet worden voldaan aan de volgende minimumgrenzen: 1. investeringen in auto(busjes), trekkers, kranen en shovels waarvan de verkrijgingspijs of de vervaardigingsprijs een bedrag van € 20.000 overschrijdt; 2. investeringen in computerapparatuur en -programmatuur, voor zover betrekking hebbende op administratieve processen, moeten per investering een bedrag van € 25.000 overschrijden; 3. investeringen in bedrijfsgebouwen, hun inrichting, de machines, en de werktuigen waarvan de verkrijgingspijs of de vervaardigingsprijs een bedrag van € 50.000 overschrijdt; 4. aanpassingen en verbeteringen aan installaties (inclusief computerapparatuur en programmatuur), gemalen, transportstelsels, waterlopen, waterkeringen en andere kunstwerken moeten een bedrag van € 100.000 overschrijden; 5. de uitvoering van verbeteringsplannen voor een groter gebied en saneringsbaggerwerken moeten minimaal een bedrag van € 100.000 overschrijden.
Kosten van geldleningen met een looptijd langer dan 5 jaar, worden geactiveerd voor de looptijd van de lening, indien die kosten meer bedragen dan € 25.000. Investeringen gelijk aan of kleiner dan de genoemde bedragen worden rechtstreeks ten laste van de exploitatie gebracht. Als investeringen worden aangemerkt alle zaken waarvan het toekomstig nut zich over meerdere jaren uitstrekt. §2. De bijdragen eigen personeel en (bouw)rente
Met ingang van 2009 worden bijdragen van eigen personeel en (bouw)rente aan een investering (= nieuw vervaardigingsproject) toegerekend, met inachtneming van de in de vorige paragraaf gestelde ondergrenzen, aangevuld met de bepaling dat bijdragen eigen personeel alleen worden toegerekend indien zij bestaan uit: • productieve uren van “direct” eigen personeel en • uren van direct vervangend personeel. Hierbij wordt het netto tarief gebruikt, dat wil zeggen het tarief exclusief de kosten van ondersteunende diensten. Uren worden toegerekend vanaf het moment dat zij op een vervaardigingsproject worden geregistreerd. Directe uren zijn de uren die besteed worden aan het product of dienst. Eigen personeel is personeel dat op de loonlijst van het waterschap voorkomt. De uren worden slechts dan meegenomen voor zover het aantal uur niet lager is dan 100. (Bouw)rente wordt berekend vanaf een eerste betaling c.q. de 1e factuur en stopt bij de oplevering en ingebruikname. (Afschrijvingen starten altijd op 1 januari volgend op het jaar waarin het vervaardigingsproject werd opgeleverd, indien ook daadwerkelijk opgeleverd en in gebruik genomen). Als rekenrente wordt de omslagrente gehanteerd of indien er sprake is van objectfinanciering de rente van deze leningen. Artikelen 4.64 en 4.66 lid 3 Waterschapsbesluit (BBVW) §3. De afbakening investering versus onderhoud
Onderhoud is er primair op gericht een activum in goede staat te houden en er voor te zorgen dat dit gedurende zijn gebruiksduur goed blijft functioneren. De kosten van dit onderhoud behoren tot de exploitatielasten en worden niet geactiveerd. Er worden ook regelmatig zodanige onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd dat de gebruiksduur van een object wordt verlengd: het object kan langer functioneren dan waarvan bij de bouw of aankoop vanuit werd gegaan. De uitgaven voor dit ‘levensduurverlengend groot onderhoud’ worden wel geactiveerd. Wat zijn investeringen? Investeringen zijn grote uitgaven die nodig zijn om activa die een meerjarig nut hebben (vaste activa), aan te schaffen of voort te brengen. Een investering wordt als zodanig geclassificeerd indien het totaal van de verkrijgings- dan wel vervaardigingsprijs (inclusief toe te rekenen uren en rente, zie paragraaf 2 boven de in paragraaf 1 genoemde ondergrenzen uitstijgt.
§4. De te hanteren afschrijvingsmethode
Het waterschap Noorderzijlvest hanteert de lineaire afschrijvingsmethode, op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, zonder rekening te houden met een restwaarde. Alleen binnen de categorie “vervoermiddelen, machines, apparaten en werktuigen” wordt voor tractie (auto(busjes), trekkers, kranen en shovels) als restwaarde 10% van de verkrijgingsprijs aangenomen. Voor deze categorie activa bestaat een uitzondering op de in paragraaf 13 genoemde regel dat afschrijvingen op nieuwe investeringen starten op 1 januari volgend op het jaar van oplevering: Afschrijvingen op auto(busjes), trekkers, kranen en shovels starten in het jaar van ingebruikname c.q. oplevering. De afschrijving op de tot 1 januari 2009 geregistreerde activa blijft ongewijzigd. Artikel 4.67 Waterschapsbesluit (BBVW) §5. Het omgaan met subsidies en eventuele bestemmingsreserves
Bruto–investeringsuitgaven moeten worden verminderd met ontvangen subsidiebedragen (lopen via de balans). Gevormde bestemmingsreserves mogen alleen (gespecificeerd) worden gebruikt om de (kapitaal)lasten van nieuwe investeringen te dekken (lopen via de exploitatierekening). Artikel 4.65 lid 2 Waterschapsbesluit (BBVW) §6. Het activeren van immateriële vaste activa
Immateriële vaste activa wordt geactiveerd conform artikel 4.41 van het waterschapsbesluit, zijnde uitgaven die niet leiden tot concrete objecten, maar die wél een meerjarig nut hebben, dan wel uitgaven die bijdragen in de investeringen van derden, met dien verstande dat uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling tevens als overige immateriële vaste activa kunnen worden aangemerkt. Artikelen 4.41, 4.63 en 4.64 Waterschapsbesluit (BBVW) §7. Het afschrijven van uitgaven voor afsluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio
De uitgaven voor het afsluiten van geldleningen met een looptijd langer dan 5 jaar worden lineair afgeschreven in de jaren van de looptijd van de betreffende geldlening, voor zover deze uitgaven meer bedragen dan € 25.000. Overige uitgaven voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Artikel 4.67 lid 4 Waterschapsbesluit (BBVW) §8. Het afschrijven van bijdragen aan investeringen van derden
De afschrijvingsperiode van bijdragen aan investeringen van derden is ten hoogste 5 jaar, tenzij gemotiveerd wordt dat een andere periode passender is. In de praktijk komt dit erop neer dat de afschrijvingsperiode gelijk is aan het aantal jaren dat de betreffende investering in gebruik zal zijn. Artikel 4.67 lid 6 Waterschapsbesluit (BBVW) §9. Het afschrijven op investeringsprojecten die meer dan één jaar vergen
Met ingang van 2009 worden projecten, waarvan de realisatie meer dan één jaar vergt, geactiveerd voor het gerealiseerde, opgeleverde en in gebruikgenomen investeringsdeel, inclusief toe te rekenen eigen uren en rente. Per 1 januari van het jaar daaropvolgend wordt begonnen met de afschrijving.
§10. De te hanteren afschrijvingstermijnen van overige (im)materiële vaste activa
I/M Categorie
1
Afschr.-duur in jaren
M
Bedrijfsgebouwen en Woonruimten
40
M
Beschoeiing
15
I
Bijdragen aan activa in eigendom van bedrijven, overheden en overigen, ten hoogste1
5
M
Bouwkundig deel Watersysteemgemalen
30
M
Bouwkundig deel Zuiveringinstallaties en Slibverwerkingsinstallaties
30
M
Depot Berging Saneringsspecie
15
M
Gronden en Terreinen
Onderbouwen
M
ICT, hard- en software
5
M
Legger en Beheerregister
10
M
Mechanisch deel Transportgemalen
15
M
Mechanisch deel Watersysteemgemalen
15
M
Mechanisch deel Zuiveringinstallaties en Slibverwerkingsinstallaties
15
M
Meerjarige Strategische Beleidsplannen
Looptijd plan
I
Overige Immateriële Vaste Activa
Onderbouwen
M
Overige Materiële Vaste Activa
Gebruiksduur
M
Overige Waterkeringen
25
M
Peilbesluiten en Waterakkoorden
8
M
Primaire Waterkeringen
35
M
Renovatie van Woningen
10
M
Saneringsbaggerwerken
20
M
Stuwen, Duikers en Inlaten
35
M
Technische Installaties in Bedrijfsgebouwen en Woonruimten
15
M
Telemetrie, incl. Electrisch, ten behoeve van de Aansturing van
10
Alleen op basis van een onderbouwde redenering zal bij dit immaterieel actief gekozen kunnen worden voor een afschrijvingstermijn van 10 of 15 jaar.
I/M Categorie
Afschr.-duur in jaren
Gemalen, Zuiveringsinstallaties en eventuele Andere Voorzieningen M
Transportleidingen en Bouwkundig deel Transportgemalen
30
M
Vaarwegen, Bruggen en Havens
25
M
Veiligheidsvoorzieningen, Telefooninstallaties; Kantoormeubilair in Bedrijfsgebouwen en Woonruimten
10
M
Vervoermiddelen, Machines, Apparaten en Werktuigen
7
M
Waterlopen en Eenvoudige Watersysteemkunstwerken
25
M
Wegen
25
I = Immaterieel, M = Materieel Artikel 4.67 Waterschapsbesluit (BBVW) §11. De financiële afwikkeling bij het overgaan op nieuwe afschrijvingstermijnen
Wanneer een waterschap overstapt op andere termijnen heeft dit financiële gevolgen. Een waterschap zou hierbij de handelwijze moeten hanteren die ook geldt bij een formele stelselwijziging op het punt van afschrijvingstermijnen: de boekwaarde van een actief blijft gelijk (= wordt niet gecorrigeerd op basis van nieuwe termijnen) en de jaarlijkse afschrijvingen worden aangepast conform de nieuwe termijnen. Een voorbeeld. Een actief wordt tot nu toe in 10 jaar afgeschreven, is op het moment van stelselwijziging 2 jaar afgeschreven en staat dan dus met boekwaarde van 80% van historische kostprijs op de balans. De nieuwe termijn wordt vijf jaar, dat wil zeggen jaarlijkse afschrijvingen van 20%. Het waterschap schrijft daarna nog in vier jaar af tegen 20% van de historische kostprijs per jaar. Noorderzijlvest kiest ervoor de in paragraaf 10 genoemde afschrijvingscategorieën en –termijnen toe te passen op actief dat met ingang van 2009 wordt geactiveerd. Artikel 4.67 lid 2 Waterschapsbesluit (BBVW) §12. De afschrijving van grond
Op gronden en terreinen (die opgaan in infrastructuur) wordt standaard wél afgeschreven. De afschrijvingstermijn is gelijk aan - en loopt gelijk met - de afschrijvingstermijn van de investering waarvoor de gronden en/of terreinen aangekocht werden, zonder rekening te houden met een restwaarde. De achtergrond voor deze lijn ligt in de redenering dat de waarde van de grond c.q. het terrein wijzigt, omdat ze worden onttrokken aan het economisch verkeer, een andere bestemming en functie krijgen en na verloop van jaren meestal weer slecht verkoopbaar zijn, tenzij er aanzienlijke uitgaven worden gedaan voor het herstel van de grond c.q. het terrein (Bijvoorbeeld; cultuurgrond wordt ondergrond voor een bedrijfsgebouw; afschrijvingstermijn 40 jaar).
§13. De waarderingsgrondslagen
Onder de post immateriële activa worden die activa opgenomen die niet stoffelijk van aard zijn en die niet onder de financiële vaste activa zijn opgenomen. Het betreft vooral uitgaven in verband met onderzoek en ontwikkeling en aan derden betaalde afkoopsommen. Onder de materiële activa worden investeringen opgenomen in verbeteringswerken ten behoeve van de primaire taken van het waterschap (keringen, watergangen, kunstwerken, zuiveringstechnische werken) en investeringen ten behoeve van de ondersteunende taken (bedrijfsgebouwen, tractie en automatisering). Onder de post financiële activa worden de aandelen van de Nederlandse Waterschapsbank en het Monumentenfonds opgenomen en verstrekte hypothecaire leningen. De waardering van de vaste activa vindt plaats op basis van de verkrijgingsprijs c.q. de vervaardigingsprijs (de historische kostprijs). Hierbij wordt rekening gehouden met subsidies en bijdragen van derden. Deelnemingen met risicodragend kapitaal worden gewaardeerd tegen de laagste van de verkrijgingsprijs en de marktwaarde. In juni 2004 is besloten de afschrijving van nieuwe investeringen te laten plaatsvinden op 1 januari volgend op het jaar van oplevering. Vanaf 2004 is deze beleidswijziging doorgevoerd. Artikel 4.65 Waterschapsbesluit (BBVW)
Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van het waterschap Noorderzijlvest, gehouden op 6 maart 2013 te Groningen.
Het Algemeen Bestuur:
drs. L.P. Middel, dijkgraaf
ing. W.F. Brenkman MSc. plv secretaris
Toelichting op de “Beleidsregels waardering en afschrijving vaste activa 2009”. De beleidsregels moeten volgens artikel 108 Waterschapswet in elk geval bevatten: ‘regels voor waardering en afschrijving van activa’. Conform de nieuwe verslaggevingvoorschriften worden de activa van waterschappen op de balans als volgt onderscheiden: de vaste activa worden ingedeeld in immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa, terwijl de vlottende activa een indeling kennen naar voorraden, uitzettingen korter dan één jaar, liquide middelen, kortlopende vorderingen en overlopende activa. In de toelichting op de balans moeten vrijwel alle balansposten nader worden onderverdeeld naar subposten. Omdat ten aanzien daarvan in artikel 13 van de “Beleidsregels Beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Noorderzijlvest” nadere regels worden gesteld, is relevant dat:
de immateriële vaste activa worden ingedeeld in: ‘kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio’, ‘onderzoek en ontwikkeling’, ‘bijdragen in activa in eigendom van derden’ en ‘overige immateriële vaste activa’; de materiële vaste activa ook een verplichte onderverdeling kennen.
De hoofdregel uit de verslaggevingvoorschriften is dat uitgaven voor zaken die langer dan een jaar ten dienste van het waterschap staan, worden geactiveerd. Dit heeft tot gevolg dat de betreffende uitgaven niet in hun totaliteit als kosten in de exploitatierekening worden verantwoord, maar als vaste activa op de balans worden gebracht. Alleen de afschrijvings– en rentelasten die met de uitgaven samenhangen worden gedurende de gebruiksduur jaarlijks ten laste van de exploitatie gebracht. De verslaggevingsregels zijn zeer algemeen en vragen een nadere uitwerking per waterschap, waarbij eigen keuzes gemaakt kunnen worden. De hoofdlijnen van deze eigen keuzes zijn in dit artikel opgenomen. Met artikel 13 van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie, stelt het AB de kaders voor het beleid ten aanzien van het waarderen en afschrijven van activa. Het DB heeft op basis hiervan nader beleid ontwikkeld, wat in de beleidsregels in dit stuk zijn weerslag vindt. Het eerste lid van het hierboven genoemde artikel 13 geeft aan uit welke elementen het beleid ten aanzien van het waarderen en afschrijven van activa in ieder geval bestaat. De vier elementen worden hierna kort toegelicht, waarbij de nummering verwijst naar de nummers in de bovenstaande beleidsregels. (§1) Ondergrens van investeringen waar beneden niet wordt geactiveerd Onverkorte toepassing van de genoemde hoofdregel zou betekenen dat ook kleine uitgaven voor zaken die langer dan een jaar worden gebruikt zouden moeten worden geactiveerd. Gegeven de administratieve last en de mogelijk andere besluitvormingsprocedure (opname van investeringen in meerjarenbegroting en/of begroting geeft nog geen autorisatie tot het doen van de betreffende uitgaven) hanteren waterschappen nogal eens een ondergrens: uitgaven voor zaken die langer dan een jaar mee gaan maar lager zijn dan een bepaald bedrag, worden in één keer ten laste van de exploitatie gebracht. De toelichting op de verslaggevingsregels geeft aan dat indien dit bedrag niet te omvangrijk is en hierbij het materialiteitsbeginsel voor balansposten in acht wordt genomen, dit een verdedigbare oplossing is. Een hoge grens voor het niet hoeven activeren van bepaalde uitgaven kan er toe leiden dat belangrijke beslissingen buiten het gezichtsveld van het AB blijven. Het materialiteitsbeginsel kan het beste aan de hand van een voorbeeld worden geïllustreerd. Als een bepaalde grens strikt zou worden gehanteerd zou bijvoorbeeld het hele wagenpark van een waterschap buiten de balans kunnen blijven, met als gevolg dat de balans en reserves geen goede weergave geven van de financiële positie. Dit mag niet het gevolg zijn van een ondergrens voor het activeren. Ieder waterschap zal met in acht name van het voorgaande
een eigen beleidslijn moeten ontwikkelen. De ondergrens die hiervoor door een waterschap wordt gehanteerd is in onderdeel a van het eerste lid opgenomen. (§2) Bijdragen eigen personeel aan investeringen en (bouw)rente Het principe dat alle uitgaven voor zaken die langer dan een jaar ten dienste van het waterschap staan worden geactiveerd betekent ook dat bijdragen van het eigen personeel aan investeringen en rente over investeringsprojecten in beginsel moeten worden geactiveerd. De passage ‘in beginsel’ geeft aan dat er enige ruimte is om van dit principe af te wijken. Ook in dit geval is deze ruimte er alleen als het om relatief geringe tijdsbesteding of verwaarloosbare rente gaat. De toelichting op de verslaggevingsregels geeft aan dat bijvoorbeeld is voor te stellen dat een waterschap als lijn hanteert dat de weinige uren die verbonden zijn aan de aankoop van een investeringsgoed en het toekennen van bijdragen aan derden (subsidies) niet geactiveerd behoeven te worden. Dezelfde lijn zou kunnen worden gehanteerd voor de voorbereiding en uitvoering van projecten. Bij omvangrijke eigen bijdragen aan met name nieuwbouw zullen uren wel geactiveerd moeten worden. Dit geldt zeker voor de inzet van degenen die een substantiële bijdrage aan projecten leveren, zoals projectleiders. Er kan overwogen worden beperkte bijdragen aan projecten, hetgeen zich bijvoorbeeld bij een intern juridisch advies kan voordoen, niet te activeren. Ten aanzien van rente kan worden opgemerkt dat in ieder geval rente zal moeten worden toegerekend aan langer lopende bouwprojecten. Het ligt niet voor de hand rente toe te rekenen in geval van de aankoop van goederen en diensten. Wanneer een waterschap van het niet activeren van eigen bijdragen overstapt naar het wel activeren van deze bijdragen, krijgt zij met een verschuiving van kosten in de tijd te maken. Op de korte termijn is sprake van lagere kosten: bedragen die nu onderdeel van de exploitatie uitmaken worden geactiveerd en komen gespreid gedurende de afschrijvingsperiode en dus als een lager jaarbedrag in de exploitatie. Voorts is sprake van rentebaten als gevolg van de groei van het eigen vermogen die het gevolg is van het activeren. Op een later moment is sprake van hogere kosten omdat het waterschap ook rente over de geactiveerde uren berekent. Per saldo zal het voor de belastingbetalers geen lastenverzwaring betekenen: op korte termijn is sprake van een lastenverlichting doordat het waterschap lagere kosten heeft en de belastingbetaler zelf een rentevoordeel heeft; op langere termijn zijn er hogere lasten doordat het waterschap ook rente over de geactiveerde uren berekent en deze onderdeel uitmaakt van de belastingen. Het te hanteren rentepercentage kan soms afwijken van het te hanteren vastgestelde rente omslagpercentage. Dit is het geval indien er sprake is van objectfinanciering (financiering die in directe relatie staat tot een investering). Met betrekking tot de toerekening van uren is bepaald dat de directe uren van het eigen personeel tegen het netto tarief zullen worden toegerekend. Omdat niet altijd duidelijk is wat met ‘direct’, ‘eigen’ en ‘netto’ bedoeld wordt is dat in deze beleidsregels verduidelijkt. De bepaling dat de uren slechts aan een actief worden toegerekend indien het aantal niet minder is dan 100, heeft te maken met de minimumbedragen waar investeringen aan moeten voldoen voordat zij geactiveerd worden. Met het gemiddelde netto tarief dat rond de € 50 per uur ligt, komt het element “directe uren van het eigen personeel” op minimaal € 5.000 en daarmee op 10% van de ondergrens voor investeringen. Kosten van personeel van derden worden toegerekend voor de verkrijgingsprijs, uiteraard voor zover deze kosten direct toewijsbaar zijn.
(§3) Afbakening investering – onderhoud
In principe is onderhoud er op gericht een activum in goede staat te houden en er voor te zorgen dat dit gedurende zijn gebruiksduur goed blijft functioneren. De kosten van dit onderhoud behoren tot de exploitatielasten en worden niet geactiveerd. Waterschappen voeren echter ook regelmatig zodanige onderhoudswerkzaamheden uit dat de gebruiksduur van een object wordt verlengd: het object kan langer functioneren dan waarvan bij de bouw of aankoop vanuit werd gegaan. De uitgaven voor dit ‘levensduurverlengend groot onderhoud’ kunnen wel worden geactiveerd. In de uitwerking van het eigen beleid van een waterschap moet helder worden omschreven waar de grens tussen onderhoud en investeren precies ligt; welke onderhoudswerkzaamheden worden als investering aangemerkt en geactiveerd en welke als onderhoud dat in de exploitatie wordt verantwoord? Dit is opgenomen in de beleidsregels.
(§4) Afschrijvingsmethode Door middel van afschrijvingen wordt aangegeven in welke mate een activum in waarde vermindert als gevolg van het gebruik. De verslaggevingsregels geven aan dat op de vaste activa met een beperkte gebruiksduur jaarlijks moet worden afgeschreven. Binnen het afschrijvingsbeleid kan onderscheid worden gemaakt in de afschrijvingsmethode en de afschrijvingstermijnen. Er zijn in de regelgeving geen bepalingen opgenomen omtrent afschrijvingsmethoden, zodat het waterschap zelf een bepaalde methode kan kiezen. De meest voorkomende afschrijvingsmethoden zijn lineair en annuïtair. In het uit te werken beleid zal een waterschap moeten bepalen welke afschrijvingsmethode wordt gekozen. Het Waterschap Noorderzijlvest heeft gekozen voor de lineaire afschrijvingsmethode. Afschrijvingstermijnen Vanaf het tweede lid komen in artikel 13 van de verordening 108 enkele afschrijvingstermijnen aan de orde. De verslaggevingvoorschriften geven aan dat deze termijnen moeten worden gebaseerd op de verwachte gebruiksduur van de betreffende activa. Alleen voor de verschillende soorten immateriële vaste activa zijn nadere regels omtrent termijnen opgenomen. Ten aanzien van de termijnen is ook nog de bepaling uit de voorschriften relevant dat een waterschap zich bij zijn jaarlijkse afschrijvingen niet mag laten leiden door een positief of negatief rekeningresultaat. Zogenaamde resultaatafhankelijke, extra afschrijvingen (versneld of vertraagd afschrijven louter op basis van financiële argumenten) zijn derhalve niet toegestaan. Verandering van afschrijvingstermijnen is slechts toegestaan als gemotiveerd kan worden dat de betreffende activa langer of korter zullen worden gebruikt dan de oorspronkelijk verwachte periode. Het vijfde lid in artikel 13 van de verordening 108 verwijst voor de afschrijvingsmethode en -termijnen van diverse soorten materiële vaste activa naar de beleidsregels in dit document. De afschrijvingsmethode van deze activa is lineair. De opgenomen afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op datgene wat bij waterschappen gebruikelijk is. De Unie heeft de waterschappen gevraagd om de eigen termijnen te vergelijken met de termijnen die in het artikel zijn opgenomen en te bezien: of er voor bestaande investeringen redenen en mogelijkheden zijn om de eigen termijnen in overeenstemming te brengen met de termijnen van de verordening; of bij nieuwe investeringen de termijnen uit de verordening passend zijn. De uiteindelijke termijnen die werden gekozen zijn afgestemd op de specifieke situatie van het waterschap Noorderzijlvest, waarbij als basis de verwachte gebruiksduur van de betreffende activa werd c.q. moet worden gehanteerd. Voor bepaalde activa kan deze per waterschap afwijken van wat in de
modelverordening als voorbeeld is gegeven. Voor wat betreft het waterschap Noorderzijlvest heeft dit alleen betrekking op de categorie ICT, hard- en software. De volgende onderdelen staan niet genoemd in het eerste lid van de nieuwe Verordening beleids- en verantwoordingfunctie geeft aan uit welke elementen het beleid ten aanzien van het waarderen en afschrijven van activa in ieder geval bestaat. De vier elementen worden hierna kort toegelicht, waarbij de nummering verwijst naar de nummers in de bovenstaande beleidsregels.
(§5) Het omgaan met subsidies en eventuele bestemmingsreserves Twee punten waar het oude beleid van het waterschap anders had kunnen luiden dan datgene wat de verslaggevingsregels nu aangeven zijn: • bruto–investeringsuitgaven moeten worden verminderd met ontvangen subsidiebedragen, hetgeen leidt tot de boekwaarde op de balans. Dit betekent dat het niet is toegestaan de bruto–investeringsuitgaven op balans te vermelden, ontvangen investeringssubsidie aan een bestemmingsreserve te doteren en hieruit jaarlijks een bedrag te onttrekken om (een deel van) de afschrijvingen te financieren; • gevormde bestemmingsreserves mogen alleen worden gebruikt om de (kapitaal)lasten van nieuwe investeringen te dekken (verantwoorden als resultaatsbestemming) en niet om geactiveerde investeringsuitgaven op de balans te verminderen. (§6) Het activeren van immateriële vaste activa Anders dan de oude verslaggevingsvoorschriften bevatten de nieuwe regels voorwaarden waaronder bepaalde soorten uitgaven als immaterieel actief kunnen worden geactiveerd. Dit geldt voor uitgaven voor ‘Onderzoek en ontwikkeling’ (artikel 4.63 Waterschapsbesluit) en ‘Bijdragen aan activa in eigendom van derden’ (artikel 4.64).
(§7) Het afschrijven van uitgaven voor afsluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio Voor de kosten voor het afsluiten van geldleningen geeft de regelgeving aan dat de maximale afschrijvingstermijn gelijk is aan de looptijd van de lening. In het derde lid zijn nadere regels opgenomen over het activeren en afschrijven van deze uitgaven, namelijk dat uitgaven voor leningen met beperkte omvang ineens ten laste van het resultaat worden gebracht en dat voor de overige leningen een afschrijvingstermijn geldt die gelijk is aan de looptijd van de betreffende lening. Bij het grensbedrag waar beneden uitgaven voor het afsluiten van geldleningen niet worden geactiveerd zou kunnen worden aangesloten bij het grensbedrag dat voor materiële vaste activa wordt gehanteerd.
(§8) Het afschrijven van bijdragen aan investeringen van derden Het vierde lid in artikel 13 van de verordening 108 gaat over de financiële bijdragen die het waterschap aan investeringen van derden levert, bijvoorbeeld ten behoeve van vergroting van de bergingscapaciteit van het gemeentelijk rioolstelsel, omdat dat de zuivering van afvalwater ten goede komt. Omdat het nut van de gemeentelijke investering voor het waterschap meerdere jaren bestrijkt, kan de bijdrage worden beschouwd als een vast actief en mogen de uitgaven geactiveerd worden als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. De BBVW geven aan dat de afschrijvingsduur ten hoogste vijf jaar bedraagt, tenzij het waterschap motiveert dat een andere periode passender is. Van deze laatste mogelijkheid wordt in deze verordening gebruik gemaakt door als regel te nemen dat de afschrijvingsperiode gelijk is aan het aantal jaren dat de betreffende investering in gebruik zal zijn.
(§9) Het afschrijven op investeringsprojecten die twee of meer jaar vergen Waterschappen realiseren regelmatig grote projecten waarvan de realisatie twee of meer jaren verwijderd ligt van de aanvang. Het is niet realistisch om de uitgaven en toe te rekenen kosten “op te sparen” en pas na de oplevering te starten met de afschrijvingen. Het ligt veel meer voor
de hand om de investering per jaar af te schrijven met ingang van het jaar erop. Indien delen van investeringsprojecten “tussentijds” geactiveerd worden, moeten de totale kosten van dat projectdeel geboekt zijn en moet het deel opgeleverd en in gebruik genomen zijn. (§10) De te hanteren afschrijvingstermijnen van overige (im)materiële vaste activa Wat betreft de afschrijvingstermijnen van de overige materiële vaste activa geldt dat de voorschriften aangeven dat deze moeten worden gebaseerd op de verwachte gebruiksduur van de betreffende activa. Voorts is relevant dat een waterschap zich bij zijn jaarlijkse afschrijvingen niet mag laten leiden door een positief of negatief resultaat van de jaarrekening. Zogenaamde resultaatafhankelijke extra afschrijvingen (versneld of vertraagd afschrijven louter op basis van financiële argumenten) zijn derhalve niet toegestaan. Verandering van afschrijvingstermijnen is slechts toegestaan als gemotiveerd kan worden dat de betreffende activa langer of korter zullen worden gebruikt dan de oorspronkelijk verwachte periode. Het is gebruikelijk dat als onderdeel van het activabeleid van een waterschap vooraf de termijnen vastliggen gedurende welke de diverse soorten vaste activa worden afgeschreven. Met in acht name van de wettelijke bepaling die aangeeft dat de afschrijvingstermijn moet worden gebaseerd op de verwachte gebruiksduur is hier beleidsvrijheid. De in dit artikel getoonde afschrijvingsrubrieken en termijnen zijn nagenoeg geheel conform de termijnen zoals die door de Unie zijn voorgesteld. (§11) De financiële afwikkeling bij het overgaan op nieuwe afschrijvingstermijnen De nieuwe afschrijvingstermijnen en -categorieën treden per 12 januari 2009 in werking en hebben een beperkt. Daarnaast blijven de categorieën en termijnen van het huidig actief ongewijzigd. Er is als gevolg daarvan geen financieel effect dat afgewikkeld moet worden. (§12) De afschrijving van grond Omdat grond in het algemeen zijn waarde behoudt, wordt daarop in de regel niet afgeschreven. Dit betekent dat de algemene lijn is dat gronden en terreinen in principe ongeacht hun verkrijgingprijs altijd worden geactiveerd, dus ook als de verkrijgingprijs lager is dan het grensbedrag uit het eerste lid. Ook cultuurgrond die het waterschap in bezit heeft behoort tot de hier genoemde gronden en terreinen en moet dus worden geactiveerd. Een uitzondering kan gelden voor gronden die opgaan in infrastructuur en daardoor in waarde verminderen. Voorbeelden zijn aangekochte landbouwgronden die voor een deel worden gebruikt om waterlopen te verbreden en terreinen die gedeeltelijk opgaan in de ondergronden van waterkeringen. Door hier wel af te schrijven wordt de waardevermindering tot uitdrukking gebracht.
(§13) De waarderingsgrondslagen Wat betreft de waarderingsgrondlagen voor activa geldt dat in de nieuwe regelgeving de vrijheid uit het verleden om voor bepaalde activa een waarderingsgrondslag te kiezen is ingeperkt. Het gevolg is dat voor activa waardering tegen historische kostprijs wordt voorgeschreven en dat voor materiële en financiële vaste activa alsmede voorraden waardering tegen actuele waarde niet langer is toegestaan.
