5.2.1 Skupina pracovníků Okruh pracovníků Klíč organizace a Nákladové středisko... 8

VŠB-TU

UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA SAP/R3

Ostrava Modul SAP: Proces: Vytvořil: Naposledy změnil: Název souboru:

Oblast: HR (TRV) Řízení cesty Poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům VŠB-TUO Datum: Zdeněk Urbánek 14.01.2008 Datum: Zdeněk Urbánek 17.04.2008 V - Služební cesty.doc

Obsah:

1

ÚVOD ........................................................................................................................................................... 3

2

DOKLAD CESTY ....................................................................................................................................... 3

3

DOKLADOVÁNÍ A SCHVALOVÁNÍ CESTY ....................................................................................... 4

4

ŽIVOTNÍ CYKLUS ZPRACOVÁNÍ DOKLADU CESTY..................................................................... 4

5

OPRÁVNĚNÍ PRO AGENDU SLUŽEBNÍ CESTY V IS SAP ............................................................... 7 5.1 SKUPINY UŽIVATELŮ DLE OPRÁVNĚNÍ .................................................................................................. 7 5.2 OBJEKTY OPRÁVNĚNÍ............................................................................................................................ 8 5.2.1 Skupina pracovníků ......................................................................................................................... 8 5.2.2 Okruh pracovníků............................................................................................................................ 8 5.2.3 Klíč organizace a Nákladové středisko ........................................................................................... 8

6

PODMÍNKY ZPRACOVÁNÍ DOKLADU CESTY ................................................................................. 9 6.1 6.2

INDIKACE PROBLÉMU S OPRÁVNĚNÍM ................................................................................................... 9 INDIKACE PROBLÉMU V PERSONÁLNÍM KMENOVÉM ZÁZNAMU ........................................................... 11

7

PODMÍNKY PŘI POUŽITÍ VLASTNÍHO AUTOMOBILU ............................................................... 15

8

POSTUPY V IS SAP PŘI ZPRACOVÁNÍ DOKLADU CESTY .......................................................... 17 8.1 VYHLEDÁNÍ OČP................................................................................................................................ 18 8.2 OTEVŘENÍ NOVÉ CESTY ...................................................................................................................... 21 8.3 UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ FORMULÁŘE DOKLADU CESTY .................................................................. 22 8.3.1 Přednastavení hodnot do polí formuláře....................................................................................... 22 8.4 ULOŽENÍ DOKLADU CESTY .................................................................................................................. 25 8.5 OTEVŘENÍ EXISTUJÍCÍ CESTY .............................................................................................................. 26 8.6 ZPRACOVÁNÍ DOKLADU VE FÁZI VYSLÁNÍ .......................................................................................... 26 8.6.1 Informace pro zadávání hodnot – tuzemská cesta......................................................................... 26 8.6.2 Náklady hrazené zaměstnavatelem................................................................................................ 27 8.6.3 Úsek cesty...................................................................................................................................... 28 8.6.4 Vložení požadavku na zálohu ........................................................................................................ 29 8.6.5 Oprava chybně zadaného požadavku na zálohu............................................................................ 29 8.6.6 Zaznamenání informace o spolucestujících................................................................................... 30 8.6.7 Zaznamenání informace o přiřazení nákladů a zdroji financování............................................... 30 8.6.8 Poznámky ...................................................................................................................................... 30 8.6.9 Použití silničního motorového vozidla .......................................................................................... 31 8.6.10 Kontrola tiskového výstupu a tisk cestovního příkazu................................................................... 35 8.7 STORNOVÁNÍ DOKLADU CESTY ........................................................................................................... 38 8.8 ZPRACOVÁNÍ DOKLADU VE FÁZI VYÚČTOVÁNÍ ................................................................................... 39 8.8.1 Stravné .......................................................................................................................................... 39 8.8.2 Jízdní výdaje při použití motorového vozidla ................................................................................ 42 8.8.2.1 8.8.2.2 8.8.2.3

Použití silničního motorového vozidla ................................................................................................ 42 Použití soukromého silničního motorového vozidla............................................................................ 44 Nákup PHM zaměstnaneckou kartou .................................................................................................. 47

Odkaz na Intranet VŠB-TUO: https://portal.vsb.cz/intranet/infosys/projekty/projekty-archiv/projekt_sap_zaved/projektova_knihovna

1 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:

8.8.3 8.8.4

Silniční daň.................................................................................................................................... 49 Ostatní cestovní výdaje.................................................................................................................. 49

8.8.4.1 8.8.4.2 8.8.4.3

8.8.5

Poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům VŠB-TUO

Výdaje hrazené v hotovosti ................................................................................................................. 50 Výdaje hrazené kartou......................................................................................................................... 50 Vyúčtování cesty s vnitronáklady........................................................................................................ 51

Přiřazení nákladů a zdrojů financování ........................................................................................ 54

8.8.5.1 8.8.5.2

Přiřazení na úrovni dokladu cesty........................................................................................................ 54 Přiřazení na úrovni položky (druhu výdaje) ........................................................................................ 55

8.8.6 Kontrola vyúčtování, tisk formuláře vyúčtování cesty................................................................... 58 8.8.7 Nastavení statusů cesty.................................................................................................................. 62 8.9 ZPRACOVÁNÍ DOKLADU PRO TUZEMSKOU ČÁST ZAHRANIČNÍ CESTY .................................................. 63 8.9.1 Náhrada za ujeté kilometry – zahraniční část cesty ...................................................................... 67 8.10 ZVLÁŠTNÍ PŘÍPADY CEST .................................................................................................................... 70 8.10.1 Nulová cesta .................................................................................................................................. 70 8.10.2 Neuskutečněná cesta ..................................................................................................................... 71 8.10.3 Přerušená cesta ............................................................................................................................. 73 9

INFORMAČNÍ SYSTÉM ......................................................................................................................... 74 9.1

ZÁKAZNICKÉ REPORTY ....................................................................................................................... 74

9.1.1 ZTR02 - Soukromá vozidla .......................................................................................................... 74 9.1.2 ZCESTY - Přehled služebních cest ................................................................................................ 75 9.2 STANDARDNÍ REPORTY ....................................................................................................................... 75 9.2.1 Statistiky cest................................................................................................................................. 75 9.2.2 Různá vyhodnocení cesty............................................................................................................... 76

Použité zkratky: SC

služební cesta

OČP

osobní číslo z personalistiky, číslo pracovně-právního vztahu

ČDC

číslo dokladu cesty

2 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:

1


Úvod

Tato uživatelská příručka obsahuje postupy při zpracování agendy tuzemských služebních cest a tuzemské části zahraničních služebních cest v IS SAP a je určena těmto cílovým skupinám uživatelů:

-

Pracovníci vysílajících útvarů pro účely vyslání pracovníka na služební cestu a vyúčtování cesty po jejím uskutečnění.

-

Pracovníci ekonomického útvaru pro účely finální kontroly dokladu cesty a zaúčtování dokladu cesty.

-

Pracovníkům ekonomického útvaru, kteří provádějí správu infotypu 9017 s daty o soukromých vozidlech používaných ke služebním účelům.

-

Vedoucím pracovníkům pro účely sledování a vyhodnocování informací z agendy služebních cest.

Příručka neobsahuje informace o postupech při zpracování personálních kmenových dat, vyjma správy IT 9017. Agenda zahraničních služebních cest (zahraniční části cesty) není v současnosti na úrovni modulu TRV (modul řízení cesty) podporována a proto není předmětem této příručky. Účtování zahraničních služebních cest je realizováno v modulu FI (finanční účetnictví).

2 Doklad cesty Informace o služební cestě (dále jen SC) jsou v IS SAP zaznamenány formou dokladu cesty. Každá cesta je jednoznačně identifikována číslem dokladu cesty (dále jen ČDC). Číslování dokladů cest provádí systém automaticky. Číslování dokladů probíhá dle jednoho společného číselného intervalu, který je stanovován pro každý kalendářní rok. Obecný formát čísla dokladu cesty je RRRRNNNNNN , kde RRRR je kalendářní rok a NNNNNN je pořadové číslo dokladu. Doklad cesty se vždy zakládá k jednomu konkrétnímu osobnímu číslu z personalistiky (dále jen OČP), které identifikuje konkrétní pracovně-právní vztah. Jeden zaměstnanec může mít uzavřeno více platných prac-právních vztahů. Vazba číslo dokladu cesty <--> OČP je pevná a po prvním uložení dokladu cesty ji nelze změnit. Z výše uvedeného je zřejmé, že modul Řízení cesty má úzkou vazbu na personalistiku a personální kmenová data. Podmínkou pro založení dokladu cesty je existence personálního kmenového záznamu k pracovně-právnímu vztahu, který opravňuje zaměstnance k vykonání služební cesty. Doklad cesty obsahuje tyto základní informace:

3 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


-

Osobní data zaměstnance

-

Rámcová data cesty (časové a místní údaje, účel cesty)

-

Druh a výše nákladů cesty (cestovní náhrady, náklady hrazené zaměstnavatelem)

-

Druh a výše poskytnuté zálohy

-

Úseky cesty a použitý druh dopravního prostředku

-

Přiřazení nákladů cesty ( Zdroj financování, Nákladové středisko, SPP prvek)

-

Poznámku

3 Dokladování a schvalování cesty Věcný rozsah písemných dokladů souvisejících se služební cestou, stejně jako způsob schvalování dokladů cesty podpisem a okruh osob podepisujících doklady cesty zůstávají beze změny. Změna nastává ve formě a počtu tištěných dokladů. Ke každé uskutečněné cestě se nyní vztahují dva tištěné doklady:

-

Cestovní příkaz ... doklad určený pro fázi vysílání pracovníka na služební cestu. Obsahuje informace požadované při schvalování cesty, včetně informací o požadované výši zálohy. Nově je cestovní příkaz doplněn o oblast pro předávání podkladů pro vyúčtování cesty.

-

Formulář vyúčtování cesty ... doklad určený pro fázi vyúčtování cesty. Obsahuje informace požadované při schvalování skutečných nákladů po uskutečnění cesty a informace nezbytné pro zaúčtování cesty a výplatu cestovních náhrad.

Tyto doklady jsou tištěny z IS SAP. Další změna nastává ve způsobu schvalování použití vlastního automobilu pro služební účely u cest konaných na základě DPP a DPČ. Vzhledem k tomu, že informace, potřebné pro schválení použití vlastního automobilu budou k dispozici v IS SAP, odpadá nutnost sjednávání souhlasu písemnou formou.

4 Životní cyklus zpracování dokladu cesty Doklad cesty je zpracováván postupně v několika po sobě následujících fázích dle skutečného průběhu cesty. Do dokladu cesty je nutno zaznamenat postupně všechny náklady cesty, včetně nákladů hrazených zaměstnavatelem. Vyslání pracovníka pracovníka na cestu Tato fáze zahrnuje činnosti při přípravě a schvalování cesty. Provádí:

Vysílající útvar.

Činnosti v SAP:

Má-li být cesta uskutečněna vlastním autem je

4 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


provedena kontrola splnění všech požadavků při použití vlastního automobilu ke služebním účelům. Všechny informace potřebné ke kontrole jsou k dispozici v infotypu IT 9017. Založení dokladu cesty, do kterého jsou navedeny informace požadované při schvalování cesty, zejména: - rámcová data, - určený druh dopravního prostředku, v případě vlastního automobilu také informace o SPZ - druh a výše poskytované zálohy, - ve formě poznámky informace o zdroji financování a přiřazení nákladů. Uložením dokladu cesty dochází k vygenerování ČDC. Tisk cestovního příkazu – žádosti o schválení cesty. Činnosti mimo SAP:

Schválení cesty (podpis vedoucího).

Příprava cesty – poskytnutí zálohy přes pokladnu VŠB Záloha může být poskytnuta na základě schváleného cestovního příkazu, který musí obsahovat ČDC. Provádí:

Pokladna

Činnosti mimo SAP:

Výplata zálohy na základě schváleného cestovního příkazu, který obsahuje ČDC. Potvrzení výplaty zálohy na cestovním příkazu.

Činnosti v SAP:

Provedení pokladní operace poskytnutí zálohy na tuzemskou SC, hodnota přiřazení = ČDC.

Příprava cesty – úhrada nákladů zaměstnavatelem Tato situace může nastat u dlouhodobě plánované cesty (konference, školení,..), která je spojena s úhradou části nákladů před uskutečněním cesty (konferenční poplatky, letenky, vložné,...). Tyto náklady jsou hrazeny zaměstnavatelem formou faktury, zálohové faktury, převodním příkazem. Náklady cesty, hrazené zaměstnavatelem je nutno do dokladu cesty zaznamenat, a to nejlépe při zpracování dokladu, který se vztahuje k úhradě nákladů (likvidační doklad došlé faktury / zálohy, žádosti o vyslání pracovníka na vědeckou konferenci,...). Provádí: Činnosti v SAP:

Činnosti mimo SAP:

Provádí: Činnosti v SAP:

Vysílající útvar. Založení dokladu, nebo otevření již existujícího dokladu cesty v režimu změny. Navedení nákladů hrazených zaměstnavatelem. Uložení dokladu cesty. Zaznamenání ČDC do dokladu, který slouží jako podklad pro úhradu nákladů. Účtárna. Realizace úhrady nákladů se zanesením informace o ČDC do účetního dokladu.

Nezbytnou podmínkou pro provedení úhrady budoucích nákladů cesty je existence ČDC, ke které se náklady vztahují. Vyúčtování cesty

5 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Tato fáze zahrnuje činnosti, které provádí vysílající útvar v době po uskutečnění cesty. Provádí: Činnosti mimo SAP:

Provádí: Činnosti v SAP:

Činnosti mimo SAP:

Vysílající útvar – pracovník, který absolvoval sl.cestu. Zaznamenání informací o uskutečněné cestě do formuláře pro předávání podkladů pro vyúčtování (dolní polovina Cestovního příkazu). Podpis vyplněného formuláře – nahrazuje podpis zaměstnance na formuláři vyúčtování cesty. Předání vyplněného formuláře, vč. všech dokladů o provedených úhradách pracovníkovi, který provádí vyúčtování. Vysílající útvar – pracovník provádějící vyúčtování. Otevření již existujícího dokladu cesty v režimu změny. Aktualizace rámcových dat dle skutečnosti (datum a čas návratu, délka úseku cesty). Navedení všech druhů výdajů vzniklých v průběhu cesty. Přiřazení nákladu cesty a zdroje financování cesty. Uložení dokladu cesty. Nastavení statusů cesty na hodnoty „Cesta povolena“ a „Zúčtováno“. Tisk formuláře vyúčtování cesty. Odsouhlasení a schválení formuláře vyúčtování cesty, tj. podpisy k položkám „Navedl“ „Zaměstnanec“ „Schválil“. Předání Cestovního příkazu, schváleného formuláře vyúčtování cesty, vč. všech dokladů k dalšímu zpracování na ekonomický útvar.

Účtování cesty Ekonomický útvar zpracuje doklad cesty na základě schváleného Cestovního příkazu a formuláře vyúčtování cesty a příslušných dokladů o úhradě cestovních výdajů. Provádí: Činnosti v SAP:

Činnosti mimo SAP:

Ekonomický útvar. Finální kontrola úplnosti a správnosti dokladu cesty. Zaúčtování cesty. Nastavení statusů cesty na hodnoty ‚Cesta povolena‘ a ‚Převedeno FI‘ Tisk účetního dokladu. Potvrzení o zúčtování cesty, tj. podpis do položky ‚Zlikvidoval‘ na formuláři vyúčtování cesty. Předání všech dokladů cesty do pokladny.

Výplata cestovních náhrad Provádí:

Pokladna.

6 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


5 Oprávnění pro agendu služební cesty v IS SAP 5.1 Skupiny uživatelů dle oprávnění Pro zpracování agendy služebních cest jsou v IS SAP definovány 4 základní skupiny uživatelských oprávnění. Skupina I. – uživatelé s centrálním centrálním oprávněním oprávněním Skupina s nejvyšším oprávněním. Do této skupiny jsou zařazeni pověření pracovníci ekonomického útvaru. Rozsah oprávnění k dokladu cesty:

-

-

zpracování dokladu cesty bez omezení k činnostem a bez omezení k OČP

-

založení, změna, prohlížení, storno dokladu cesty

-

tisk cestovního příkazu a formuláře vyúčtování cesty

-

zaúčtování cesty

-

tisk účetního dokladu

-

storno zaúčtované cesty

nastavení statusů cesty bez omezení, tj. až do úrovně „Cesta povolena“ a „Převedeno FI“

Rozsah oprávnění k personálním kmenovým datům:

-

úplná správa IT9017 – Evidence vozidel (viz. kap. 7)

-

omezená správa IT0017 – Cestovní privilegia (viz. kap. 6.2)

Reporting pro oblast Řízení cesty Skupina II. II. – pověření pracovníci vysílajících útvarů Do této skupiny jsou zařazeni pracovníci vysílajících útvarů, kteří mají oprávnění pro činnosti v SAP při vysílání pracovníka na cestu a vyúčtování cesty. Rozsah oprávnění k dokladu cesty:

-

-

zpracování dokladu cesty s omezením k činnostem a omezením k OČP

-

založení, změna, prohlížení, storno dokladu cesty

-

tisk cestovního příkazu a formuláře vyúčtování cesty

nastavení statusů cesty do úrovně „Cesta povolena“ a „Zúčtováno“

Rozsah oprávnění k personálním kmenovým datům:

-

prohlížení IT9017 – Evidence vozidel (viz. kap. 7)

-

prohlížení IT0017 – Cestovní privilegia (viz. kap. 6.2)

Reporting pro oblast Řízení cesty Skupina III. – vedoucí pracovníci vysílajících útvarů

7 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Do této skupiny jsou zařazeni pracovníci, kteří mají potřebu sledovat detaily jednotlivých cest a dále souhrně sledovat a vyhodnocovat cesty dle různých kritérií. Předpokládanou cílovou skupinou uživatelů jsou tajemníci fakult, tajemníci útvarů, a ostatní vedoucí pracovníci. Rozsah oprávnění k dokladu cesty:

-

zobrazení dokladu cesty omezením k OČP

-

prohlížení tisk výstupů a tisk cestovního příkazu a formuláře vyúčtování cesty

Reporting pro oblast Řízení cesty

Skupina IV. – Pokladní Pracovníci na pokladnách VŠB-TUO, kteří realizují výplatu zálohy na cestu mají oprávnění, aby ve zvláštních případech založili pro konkrétní OČP zálohu s následným vygenerováním dokladu cesty.

5.2 Objekty oprávnění Pro pracovníky vysílajících útvarů, tj. Skupinu II., je rozsah oprávnění dle důležitých objektů oprávnění následující:

5.2.1 Skupina pracovníků Bez omezení. Doklad cesty lze zpracovávat pro všechny skupiny pracovníků, tj. hlavní pracovní poměry, DPP, DPČ, Ostatní (sem patří doktorandi, externisté, emeritní,..).

5.2.2 Okruh pracovníků Bez omezení. Doklad cesty lze zpracovávat pro všechny okruhy pracovníků, tj. např. profesor, docent, odborný asistent, THP, doktorand,...

5.2.3 Klíč organizace a Nákladové středisko Tyto objekty oprávnění stanovují okruh osobních čísel z personalistiky (= okruh pracovněprávních vztahů), ke kterým máte přístup. Tyto objekty oprávnění byly nastaveny individuálně dle požadavků tajemníků fakult. Oprávnění lze obecně nastavit k jednomu nákladovému středisku, k několika nákladovým střediskům, a nebo ke všem nákladovým střediskům v rámci součásti školy (fakulta, celoškolské pracoviště, rektorát, USSS).

8 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Každý pracovně-právní vztah je v IS SAP definován formou personálního kmenového záznamu, který je jednoznačně identifikován svým OČP. Součástí personálního kmenového záznamu je přiřazení k Nákladovému středisku. Doklad cesty lze zpracovávat pouze k takovému OČP, které má ve svém personálním kmenovém záznamu přiřazeno nákladové středisko, ke kterému máte oprávnění.

6 Podmínky zpracování dokladu cesty K tomu, abyste mohli danému pracovníkovi založit cestu, musejí být současně splněny tyto základní podmínky: 1. V IS SAP existuje platný personální kmenový záznam k pracovně-právnímu vztahu, na základě kterého má být cesta vykonána, který opravňuje k vyslání pracovníka na služební cestu. 2. Uživatel, který má zpracovat doklad cesty má k tomu v IS SAP nastaven potřebný rozsah oprávnění.

6.1 Indikace problému s oprávněním Při pokusu o založení dokladu cesty (transakce PR05 – Manažer cestovních nákladů) k OČP, indikuje IS SAP nedostatečné oprávnění takto: a) Při přímém vložení hodnoty OČP do pole Osobní číslo:

Po potvrzení vložené hodnoty (Enter) je chybový stav indikován rudou barvou písma v poli Osobní číslo a zobrazením chybového hlášení

b) Při pokusu o vyhledání OČP pomocí Nápovědy vyhledávání (Match-Code) pro pole Osobní číslo.

9 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Pokud nemáte oprávnění k žádnému OČP pro daného zaměstnance, objeví se pouze hlášení

Pokud máte neúplná oprávnění, takový případ nastane, pokud má zaměstnanec sjednáno více pracovně-právních poměrů k různým nákladovým střediskům a Vaše oprávnění nepokrývá všechna nákladová střediska. Pak se na výstupu z Nápovědy vyhledávání zobrazí neúplný, filtrovaný seznam odpovídající rozsahu Vašeho oprávnění.

a na stavovém řádku se opět zobrazí hlášení Cestu můžete založit pouze k OČP ze seznamu.

10 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


6.2 Indikace problému v personálním kmenovém záznamu Nejčastější příčinou problému je případ, kdy personální kmenový záznam pro dané OČP je neúplný a neobsahuje infotyp IT0017 – Cestovní privilegia, nebo IT0017 již není k aktuálnímu kalendářnímu datu platné. Indikace problému v IS SAP:

Po zadání a potvrzení (Enter) OČP se sice objeví jméno zaměstnance a jeho zařazení do okruhu a skupiny, ale barva písma v poli Osobní číslo se změní na červenou a na stavovém řádku se zobrazí chybové hlášení

Kontrola IT0017 Kontrolu je možno provést pomocí transakce PRMS

Na vstupní obrazovce zadáme OČP přímo, nebo vyhledáním přes Nápovědu vyhledání zadáním hodnoty do výběrových kritérií Příjmení, Jméno.

11 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Ze seznamu vybereme platné OČP.

OČP se vloží do pole Osobní číslo

12 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Po potvrzení (Enter) se zobrazí základní údaje o zaměstnanci a jeho prac-práv. poměru

Pokud je IT0017 založen, pak v seznamu infotypů je označen zelenou fajfkou . U infotypu, který není vůbec založen fajfka chybí. Pro zobrazení obsahu IT0017 je nutno jej vybrat pomocí vybíracího políčka

.

Vybraný záznam je indikován barvou pozadí

13 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Dále stanovíme časové období, ve kterém chceme hodnoty infotypu sledovat. Pro sledování

aktuálního stavu vybereme hodnotu Dnes Nyní aktivujeme funkci Zobrazení – tlačítko

na nástrojové liště.

Pokud je IT0017 k aktuálnímu datu platný, pak se zobrazí jeho obsah.

V opačném případě se zobrazí hlášení

14 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Kdy nastal konec platnosti IT0017 zjitíme tak, že vybereme hodnotu období = Vše

a opět aktivujeme funkci

.

Doklad cesty lze komplexně zpracovat pro OČP, jehož personální kmenový záznam obsahuje časově platný IT0017 a má správně nastaveny parametry Cesty přiřazeny a Služební cesty povoleny

. Oprávnění pro změnu IT0017 mají pracovníci personálního útvaru. Oprávnění pro navádění personálních kmenových dat (vč. IT0017) s omezením na skupinu pracovníků 9 – Ostatní a okruh pracovníků CN – Doktorandi mají pracovníci ekonomického útvaru (paní Pudlová,…).

7 Podmínky při použití vlastního automobilu Předpoklad: OČP (= pracovně-právní vztah) , v rámci kterého se má uskutečnit cesta s použitím AUV, splňuje podmínky dle kapitoly 6. Podmínky Podmínky na straně IS SAP Použití AUV lze zrealizovat pro OČP, jehož personální kmenový záznam obsahuje časově platný infotyp IT9017 - Evidence vozidel k SPZ vozidla, jež má být použito ke služebním účelům. Podmínky dle legislativy a vnitřních předpisů Pracovníka lze vyslat na cestu soukromým silničním motorovým vozidlem (SSMV) při splnění požadavků stanovených legislativou a vnitřním předpisem VŠB-TUO. IS SAP podporuje činnosti při provádění kontroly na splnění takto stanovených požadavků. Informace, nezbytné ke schválení SSMV jsou zaznamenávány a průběžně aktualizovány v infotypu IT9017. Postupy při kontrole v IS SAP Pro zobrazení obsahu IT9017 použijeme transakci PRMS. PRMS Postupujeme analogicky jako při provádění kontroly IT0017 – viz. kapitola 6.2 :

-

Spustit transakci PRMS .

-

Vložit OČP do pole Osobní číslo + Enter.

15 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:

-

Vybrat IT9017

-

Zadat období:


Nad takto zadanými parametry aplikujte funkci prohlížení = Tlačítko

.

K jednomu osobnímu číslu lze evidovat 1 ... n automobilů. Jako první se zobrazí údaje k vozidlu s nejnižší hodnotou v poli Číslo vozidla.

Procházení jednotlivých aut se provádí pomocí Tlačítek

.

Seznam všech aut pro dané osobní číslo je přístupný pomocí Tl.

Úplně a správně vyplněný záznam pro AUV vypadá takto:

16 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Vysvětlivky: … údaj v závorce udává měsíc a rok konce platnosti havarijního pojištění

… číslo ŘP … měsíc a rok konce platnosti ŘP … měsíc a rok posledního zaškolení řidičů referentských vozidel. Oprávnění k zakládání a změně IT9017 mají pověření pracovníci ekonomického oddělení (Skupina oprávnění I. ,paní Pudlová,…). Vysílající útvar předává na ekonomické oddělení informace nezbytné k zakládání, rušení a průběžnému aktualizování záznamů pro IT9017.

8 Postupy v IS SAP při zpracování dokladu cesty Zpracování dokladu cesty realizujeme pomocí transakce PR05

17 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Vstupní obrazovka:

Přístup k dokladům je možný teprve po zadání OČP do vstupního pole Osobní číslo. Tomu odpovídá úvodní hlášení

na stavovém řádku dole. Pokud OČP znáte,

zadejte jej přímo z klávesnice. V opačném případě je možno vyhledat OČP s pomocí funkce

Nápověda vyhledávání (Match-Code) postupem dle kapitoly 8.1. Zpracování dokladu v IS SAP je podmíněno znalostí pracovněprávního vztahu, tj. konkrétního OČP, v rámci něhož je cesta konána.

8.1 Vyhledání OČP OČP lze vyhledat, pokud znáte jméno a příjmení zaměstnance a dále pracovně-právní vztah na základě kterého se cesta koná (hlavní pracovní poměr, DPP + útvar, DPČ + útvar,…). Postup: Aktivace funkce Nápověda vyhledávání (Match-Code)

pro pole Osobní číslo.

18 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Vybrat záložku Organizační přiřazení, která dává všechny potřebné informace pro jednoznačnou identifikaci pracovně-právního vztahu. Seznam všech OČP pro daného zaměstnance získáme po vyplnění výběrového kritéria

Příjmení, Jméno.

K výstupnímu seznamu se dostanete po potvrzení zadaných hodnot (Enter).

… konec platnosti prac-práv. vztahu / OČP … OČP … skupina pracovníků, číselník:

19 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


… okruh pracovníků, číselník:

… nákladové středisko, ke kterému je prac-práv. vztah založen. Mezi Skupinou pracovníků a numerickou hodnotou OČP existuje jistá relace: Skup.prac

OČP:

OČP: Pravidlo

Poznámka

1 7 8 9 9

Počet platných míst 1–6 8 8 8 8

nuly zleva začíná číslem 7 začíná číslem 8 začíná číslem 9 začíná čísly 99

hlavní činnost, částečný úvazek DPČ DPP ostatní doktorandi

Výběr provedeme 2-klikem na příslušném záznamu, nebo výběrem záznamu + Enter. Vybrané OČP se vloží do pole Osobní číslo.

Hodnotu vloženého OČP potvrdíme (Enter). Pokud jsou splněny všechny podmínky pro zpracování dokladu cesty (viz. kapitola 6), zobrazí se jméno a příjmení zaměstnance a informace o zařazení do Skupiny pracovníků a Okruhu pracovníků. Tabulka se naplní všemi cestovními doklady založenými pro dané OČP.

20 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Toto je výchozí stav pro následné zpracování dokladu cesty.

8.2 Otevření nové cesty Otevření cesty se provádí pomocí Tl.


Výběr schématu cesty S platností od 1.3.2008 používat při založení tuzemské cesty jedno univerzální schéma cesty, které umožňuje vytvoření dokladu jednodenní i vícedenní cesty.

Výběr provedeme ze seznamu, který vyvoláme kliknutím na vstupní pole

… Toto schéma neslouží k založení nové cesty, ale pouze pro zpracování a prohlížení starého dokladu, který byl založen jako 1-denní Tuzemská cesta a dále z důvodu sledování starého dokladu cesty v reportech. Následuje otevření formuláře pro navádění dat cesty.

21 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Postupy při navádění dat cesty budou popsány chronologicky dle životního cyklu zpracování dokladu cesty (viz. kap. 4).

8.3 Uživatelské nastavení formuláře dokladu cesty 8.3.1 Přednastavení hodnot do polí formuláře Tato funkce umožňuje uživatelsky přednastavit hodnoty do polí, do kterých je zadávána stále stejná hodnota. Výsledkem je, že po otevření formuláře při zakládání nové cesty jsou do příslušných polí automaticky vloženy přednastavené hodnoty a tato pole již není nutno vyplňovat. Při následném vyplňování formuláře konkrétní cesty lze přednastavené hodnoty změnit. Postup ukážeme na konkrétním příkladu. Cílem je přednastavení hodnot do polí

-

Odkud , Konec (rámcová data)

-

Km (paušální náhrady)

-

nastavení parametru

pro poskytování zálohy přes pokladnu VŠB-TUO.

22 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


1. Postupem dle kapitoly 8.2 provedeme otevření dokladu nové cesty (k libovolnému osobnímu číslu). Uchovávání hodnot polí můžeme provádět postupně po jednotlivých polích, nebo skupinách polí takto: 2. Provedeme nastavení požadovaných hodnot polí pro oblast Rámcová data a Paušální nahrady:

3. Provedeme uchování uživatelsky přednastavené hodnoty pomocí funkce Uchování dat.

Barva písma uchovaného pole se změní na červenou, vzhled formuláře po provedení funkce uchování:.

Na stavovém řádku se zobrazí hlášení

.

4. Před otevřením záložky Zálohy vložíme hodnotu do pole pro datum začátku cesty – povinné pole

5. Otevřeme záložku Zálohy a nastavíme parametr pro poskytování zálohy přes pokladnu VŠB-TUO.

23 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


6. Provedeme uchování postupem dle bodu 3. 7. Doklad cesty opustíme (pomocí Tl. Po aktivaci Tl.

) bez uložení.

se otevře formulář cesty s přednastavenými hodnotami:

24 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Zrušení uchovaných hodnot Zrušení uchovaných hodnot provedeme pomocí funkce Výmaz dat

Na stavovém řádku se objeví hláška

.

8.4 Uložení dokladu cesty Po zadání dat potřebných pro fázi vyslání je nutno doklad uložit pomocí Tl.

na systémové

liště. Při prvním uložením dojde k založení dokladu cesty a přidělení čísla dokladu cesty. Vznikne pevná vazba číslo dokladu cesty – OČP, kterou již nelze změnit. Program Vás automaticky vrátí zpět na vstupní obrazovku a zobrazí informativní hlášení o uložení dokladu cesty a jeho čísle

Právě založená cesta se doplní do seznamu cest (většinou první záznam nahoře). systém provede automatický výběr této cesty (hnědé pozadí).

25 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


8.5 Otevření existující cesty Cestu musíme nejprve vybrat ze seznamu. Otevření cesty za účelem provádí změn dokladu se provede pomocí Tl.

na nástrojové

liště.

Otevření cesty za účelem prohlížení dokladu se provede pomocí Tl.


8.6 Zpracování dokladu ve fázi Vyslání V této fázi navádíme data, která jsou nezbytná pro tisk cestovního příkazu a schválení cesty. Vysvětlivky: P

Povinná položka, bez vyplnění položky nelze uložit doklad cesty.

PV

Povinně-volitelná položka, povinnost z hlediska požadavků na obsah dokladů cesty.

V

Volitelná položka

X

Nevyplňovat vstupní pole, nenastavovat parametr, přeskočit položku.

8.6.1 Informace pro zadávání hodnot – tuzemská cesta. Popiska

Začát. Konec Odkud Konec Místo Stát Region Důvod Km Dr.v. Stravování

Význam

Povin.

Podmínka /

Hodnota Rámcová data datum a čas začátku cesty P datum a čas konce cesty P místo počátku cesty PV místo ukončení cesty PV místo uskutečnění cesty PV stát uskutečnění cesty P CZ Region X účel cesty PV Paušální náhrady délka úseku cesty PV druh vozidla PV parametr – paušální stravování PV přednastaveno

Poznámka

systém doplní automaticky

výběr z číselníku vypnout v případě stanovení stravného ručně

26 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:

Ubytování

DrC-sl.

DrC-sl.

Soukr.auto-dny


parametr – ubytovací paušál

X

přednastaveno

přeskakovat !

zákonný druh cesty

X

Od 1.3.2008 se pole nezobrazuje ! přeskakovat !

druh cesty specifický dle podniku

PV

Od 1.3.2008 se pole nezobrazuje ! výběr z číselníku,

počet dní používání soukromého vozidla

PV

určuje účtování na účty HK automaticky zakládá druh výdaje SIDA - silniční daň

Příklad vyplnění formuláře, 2-denní tuzemská cesta, určený dopravní prostředek R (rychlík), druh cesty specifický dle podniku 1 – zaměstnanci, úhrada z Hl.Č.

8.6.2 Náklady hrazené zaměstnavatelem Informace o nákladech hrazených zaměstnavatelem (viz. kap. 4) a jejich výši vkládáme jako jednotlivé druhy výdaje cesty v záložce Doklady. Musíte použít druh výdaje z Číselníku pro druhy výdajů. K číselníku se dostanete pomocí Nápovědy vyhledávání (Match-Code) pro pole Druh výdaje

27 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Postupujeme tak, že nejprve provedeme výběr druhu výdaje a následně vložíme údaj do pole Částka. Po potvrzení (Enter) si program sám doplní ostatní údaje v řádku. Pro vložení informace o nákladech hrazených zaměstnavatelem použijeme tyto druhy výdajů:

Pro výdaje za sborníky a jiné publikace z konferencí, školení,..apod., za předpokladu, že znáte jejich cenu, použijte samostatný druh výdaje KNIF, popř. KNIH (výdaj v průběhu cesty). Takto zaznamenané informace poslouží pracovníkům Ústřední knihovny k jejich práci – viz Pokyn k nakládání se sborníky příspěvků z odborných akcí .

8.6.3 Úsek cesty Použití dopravního prostředku se do dokladu zaznamenává formou tzv. úseku cesty. Na cestovním příkazu se vytisknou informace o dopravních prostředcích, pro které byl založen úsek cesty. Pro založení Úsek cesty je nutno zadat alespoň 3 povinné údaje:

-

Datum

-

Délku úseku v Km

-

Použitý druh vozidla (= použitý dru dopravního prostředku).

Hodnotu pro Datum navrhuje program automaticky, datum = datum začátku cesty. Tuto hodnotu můžete změnit. Údaje pro první úsek cesty lze zaznamenat v rámci skupiny Paušální náhrady údaje pro první úsek

Po potvrzení (Enter) se aktivuje záložka Úseky cesty (na záložce se zobrazí zelené políčko) a do prvního řádku se zkopírují hodnoty zadané pro první úsek.

28 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Na záložce Úseky cesty lze do úseku přidat další informace, zejména informace o místě začátku a konce úseku

Založení dalších úseků cesty provádíme přidáním dalšího řádku do tabulky na záložce

Úseky cesty .

8.6.4 Vložení požadavku na zálohu V otevřeném dokladu aktivujeme záložku Zálohy a zadáme výši zálohy do pole Částka . V případě, že bude záloha poskytnuta z pokladny VŠB, aktivujeme parametr Pokl. V ostatních případech (výběr zálohy platební kartou, výběr zálohy na pokladně ČSOB) ponecháme parametr Pokl. beze změn.

Zadané údaje potvrdíme – Enter:

Ostatní údaje se doplní automaticky.

8.6.5 Oprava chybně zadaného požadavku na zálohu Uložením dokladu se údaje o záloze zafixují a nelze je již dále měnit. Opravy záloh provádíme pomocí opravných položek. Postup při úplném zrušení zálohy:

po potvrzení opravné položky (Enter):

29 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Zvýšení zálohy o 500 Kč:

Snížení zálohy o 300 Kč:

Opravná položka musí mít parametr Pokl. nastaven stejně, jako již zafixovaná opravovaná položka o záloze !

8.6.6 Zaznamenání informace o spolucestujících Formulář cesty neobsahuje speciální vstupní pole pro zadání této informace. Informace o spolucestujících lze zadat do poznámky.

8.6.7 Zaznamenání informace o přiřazení nákladů a zdroji financování Standardním způsobem zaznamenané informace o přiřazení nákladů a zdroji financování se vytisknou až ve fázi vyúčtování na formuláři vyúčtování cesty (viz. činnosti pro fázi vyúčtování). Pokud požadujete, aby informace o přiřazení nákladů a zdroji financování byla vytištěna již na Cestovním příkaze, tj. ve fázi vysílání zaměstnance na cestu, zaznamenejte tyto informace do poznámky.

8.6.8 Poznámky Formulář cesty obsahuje objekt Poznámka, který se aktivuje pomocí záložky Poznámky. Na Cestovním příkazu se vytisknou první 3 řádky poznámky. Rozsah tisku na formuláři vyúčtování není omezen. Příklad poznámky, která se má vytisknout na cestovním příkazu - fáze vyslání:

30 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


8.6.9 Použití silničního motorového vozidla Z hlediska stanovení náhrady při použití motorového vozidla rozlišuje platný vnitřní předpis VŠB-TUO dva případy:

Podmínky při použití motorového vozidla a postup při kontrole splnění těchto podmínek jsou uvedeny v kapitole 7 . Pro případ dle odstavce b. a odstavce c. požadujeme tisk informace o použitém dopravním prostředku a SPZ vozidla na cestovním příkazu – fáze vyslání. 1. krok: Vložení informace o použitém druh dopravním prostředku Pro případy dle odstavce b. vnitřní směrnice použijeme při založení úseku cesty druh vozidla . Pro tento druh vozidla není definována paušální náhrada za 1 Km.

31 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Pro případy dle odstavce c. vnitřní směrnice použijeme při založení úseku cesty druh vozidla . Pro tento druh vozidla je definována paušální náhrada za 1 Km v aktuální výši dle vyhlášky MF. 2. krok: Vložení informace o SPZ vozidla – fáze vyslání Postup je stejný pro případ b. i c. V záložce Doklady vložíme druh výdaje

. Kurzor necháme umístěný

na poli, do kterého jsme právě vložili hodnotu _PHM a pomocí myši aktivujeme Tl. - Doplňkové informace k dokladu.

Otevře se okno

32 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


SPZ použitého vozidla vybereme pomocí Nápovědy vyhledávání ke vstupnímu poli SPZ

vozidla:

Po provedení výběru SPZ se do příslušných polí vloží hodnoty

-

z infotypu IT9017, a dále hodnota

dle vyhlášky MF.

33 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Údaje o SPZ potvrdíme (Enter). Program stanoví další hodnoty pro záznam s druhem výdaje _PHM:

Tímto postupem máme zajištěno vytištění potřebných informací o použitém dopravním prostředku na cestovním příkazu. Tiskový náhled – případ b. (druh vozidla = T)

34 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Tiskový náhled – případ c.(druh vozidla = P) – pouze detail k použ. dopr. prostředku

8.6.10 Kontrola tiskového výstupu a tisk cestovního příkazu Pro vybranou cestou provedeme tiskový výstup cestovního příkazu pomocí Tl. na nástrojové liště. Otevře se okno pro nastavení uživatelských parametrů tisku.

35 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Prohlížení tiskového náhledu provedeme pomocí Tl.

.

36 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


37 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Tisk cestovního příkazu lze spustit přímo z prostředí tiskového náhledu pomocí Tl.

na

systémové liště. Dle nastavení tiskových parametrů se provede tiskový výstup do spoolu, nebo přímo na tiskárnu. Další možností jak tisknout je pomocí Tl.

, které je umístěno na dolním okraji okna

pro nastavení tiskových parametrů. Návrat zpět z prostředí tiskového náhledu na vstupní obrazovku je pomocí Tl.

- Zpět na

systémové liště.

8.7 Stornování dokladu cesty Jednou uložený doklad cesty již nelze vymazat. Pokud chceme doklad z nějakého důvodu zneplatnit, provedeme jeho storno. Důvodem storna může být například neuskutečněná cesta bez poskytnutí zálohy, chyba v přiřazení OČP, chyba při stanovení schématu cesty (zvolili jsme 1-denní cesta tuzemská a zaměstnanec se vrátil až následující den). Stornovaný doklad cesty nelze zaúčtovat ! Storno provádíme na vstupní obrazovce. Postupujeme v níže uvedené posloupnosti kroků. 1. krok: Výběr cesty ze seznamu (hnědé pozadí řádky).

Výchozí statusy po uložení dokladu cesty jsou

2. krok: Nastavení status pro povolení pomocí Tl.

.

3. krok: Nastavení status pro zúčtování pomocí Tl.

.

Údaje o zúčtovacím období potvrdit (Enter) bez provádění úprav.

38 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


4. krok: Storno dokladu pomocí Tl.

. … statusy stornovaného dokladu.

Nastavením statusů je proces vyúčtování (z pohledu činností v IS SAP) ukončen.

8.8 Zpracování dokladu ve fázi vyúčtování Výchozí situace: Zaměstnanec se vrátil z cesty a předal reálné informace o průběhu cesty a vzniklých cestovních nákladech, předal doklady o provedených úhradách. Postupem dle kapitoly 8.1 a 8.5 provedeme otevření dokladu cesty v režimu změny.

8.8.1 Stravné Náhrady za stravné lze stanovit paušálně, nebo ručně. Program provede paušální výpočet stravného, pokud je nastaven parametr

.

Pokud má být náhrada za stravné stanovena ručně, je nutné parametr pro paušální stravné vypnout

.

Paušální náhrada stravného Stanoví program automaticky na základě časových údajů cesty. Je proto důležité provést aktualizaci data a času začátku a konce cesty. Kontrolu stanovené výše paušálu za stravování můžete provést kdykoli v průběhu zpracování dokladu cesty pomocí Tl.

na nástrojové liště. Zobrazí se aktuální stav formuláře vyúčtování cesty.

39 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Stanovení náhrady za stravné ručně Provedeme pomocí jednotlivého druhu výdaje STRV na záložce Doklady. Do vstupního pole pro druh výdaje vložíme ručně z klávesnice, nebo pomocí Nápovědy vyhledávání druh výdaje STRV.

40 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Výši stravného v Kč zadáme do pole Částka. Vložené údaje potvrdíme (Enter)

Krácení stravného Systém podporuje krácení stravného v procentní výši stanovené pro aktuální období. Krácení je možno realizovat pro každý jednotlivý den cesty, zvláště pro snídani, oběd a večeři. Výchozím podkladem pro stanovení krácení je zadání datumu a času začátku a konce cesty. Podmínkou automatické funkce při stanovení výše krácení a celkové výše náhrady za stravné po krácení je zapnutí funkce paušální náhrady stravného (

).

V opačném případě je nutno stanovit výši náhrady za krácené stravné ručně pomocí jednotlivého druhu výdaje STRV. Informaci o krácení vložíme do poznámky.

41 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Postup při zadávání hodnot pro automatické krácení: Rozsah krácení stanovujeme pomocí záložky Srážky. Příklad: 3-denní cesta, krácení výdajů na oběd za 1. a 2. den cesty:

Vzhled formuláře vyúčtování cesty při aplikaci automatické funkce krácení stravného:

8.8.2 Jízdní výdaje při použití motorového vozidla 8.8.2.1 Použití silničního motorového vozidla Druh vozidla = Při použití silničního motorového vozidla přísluší zaměstnanci náhrada ve výši odpovídající ceně jízdného za hromadný dopravní prostředek (vlak, autobus).

42 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Při zpracování dokladu ve fázi vyslání jsme do dokladu cesty vložili jednotlivý druh výdaje _PHM z důvodu stanovení SPZ vozidla a tisku čísla SPZ na cestovním příkazu. Program na základě toho provedl výpočet náhrad za spotřebované PHM a tuto hodnotu vložil do pole Částka pro druh výdaje _PHM:

Jelikož zaměstnanci náhrada za nákup PHM nepřísluší, provedeme ve fázi vyúčtování vynulování částky na řádce s druhem výdaje _PHM na záložce Doklady.

Tímto způsobem zajistíme, že informace o použití silničního motorového vozidla budou v dokladu cesty zachovány a náhrada za nákup PHM bude nulová. Náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného za vlak, nebo autobus navedeme pomocí druhu výdaje JIZD.

Formulář vyúčtování pak vypadá takto:

43 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


8.8.2.2 Použití soukromého silničního motorového vozidla Druh vozidla = Při použití soukromého silničního motorového vozidla přísluší zaměstnanci náhrada za každý kilometr jízdy a dále náhrada za spotřebované PHM. Výši úhrady za ujeté kilometry má charakter paušální náhrady a program ji vypočítá automaticky podle délky úseku cesty. Aktualizaci délky úseku cesty pro druh vozidla P dle skutečnosti je nutno provést v záložce Úseky cesty, pole Km celkem

Kontrolu částky paušální náhrady za ujeté kilometry můžete provést vyvoláním tiskového náhledu formuláře vyúčtování pomocí Tl.

44 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Výši úhrady za spotřebované PHM stanoví program na základě délky úseku cesty a dále dle z průměrné ceny za 1 litr PHM. Cenu za 1 litr PHM lze stanovit dvojím způsobem. Průměrnou cenou platnou pro daný kalendářní rok dle vyhlášky MF,

nebo skutečnou cenou doloženou dokladem o nákupu PHM. V tomto případě musíme do dokladu vložit informaci o skutečné ceně PHM. Postupem shodným jako při vkládání informace o SPZ vozidla – viz. kap. 8.6.9 si vyvoláme okno s informacemi o použitém automobilu

45 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Informace o množství nakoupené PHM a celkové ceně uvedené na dokladu o nákupu PHM přeneste do polí Množství PHM a Platba za PHM. Příklad 1: jeden doklad, nakoupeno 10 l benzínu za 300 Kč

Příklad 2: dtto jako příklad 1 s využitím informace o ceně za 1 litr PHM:

Prokáže-li zaměstnanec cenu za nákup PHM více doklady, vypočte se cena PHM jako aritmetický průměr . Příklad 3: 2 doklady, první doklad 30 litrů za 900 Kč, druhý doklad 15 litrů za 475 Kč

Údaje o nákupu PHM potvrdíme (Enter). Spočítaná částka za spotřebu PHM se zobrazí v řádce s druhem výdaje _PHM

46 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


8.8.2.3 Nákup PHM zaměstnaneckou kartou Případ úhrady nákupu PHM pomocí zaměstnanecké karty při použití soukromého vozidla je specifický v tom, že hodnota nákupu se nerovná skutečným nákladům cesty za spotřebu PHM. Vyúčtování náhrady za spotřebované PHM provedeme v kombinaci dvou druhů výdajů: KART ... tento druh výdaje spadá do kategorie nákladů hrazených zaměstnavatelem a účtuje o pohledávce za zaměstnancem, která se vyrovnává s bankou. Částka pro tento druh výdaje se vždy musí rovnat částce platby kartou. _PHM ... tento druh výdaje účtuje o cestovní náhradě, která bude vyplacena zaměstnanci (účet 333xxx) a proto automaticky spočítanou částku pro _PHM dle předchozí kapitoly ručně nahradíme částkou, která se rovná rozdílu : Skutečná výše náhrady za PHM dle ujetých kilometrů - Platba kartou.

Je-li platba kartou vyšší, pak částka pro _PHM bude záporná (se znaménkem - ). Příklad: Zaměstnanec uhradil nákup PHM kartou ve výši 1000 Kč, průměrná cena za 1 litr = 32 Kč. Na cestě ujel celkem 300 km. Postupem dle předchozí kapitoly si stanovíme výši úhrady za spotřebované PHM. Vzhled dokladu před provedením ruční korekce částky pro _PHM:

47 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Spočteme rozdíl _PHM - KART : 625,80 - 1000 ,00 = -374,20 Kč a provedeme korekci částky pro _PHM:

Tiskový náhled formuláře vyúčtování cesty:

48 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


8.8.3 Silniční daň Výši silniční daně spočítá program na základě informace o počtu dní použití silničního motorového vozidla ke služebním účelům. Tento údaj zadáváme do pole Soukr.auto-dny

Po potvrzení (Enter) je automaticky vygenerován řádek s druhem výdaje SIDA (silniční daň) a částkou daně.

8.8.4 Ostatní cestovní výdaje Informace o ostatních cestovních výdajích a jejich výši vkládáme jako jednotlivé druhy výdaje cesty v záložce Doklady.

49 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Musíte použít druh výdaje z Číselníku pro druhy výdajů. K číselníku se dostanete pomocí Nápovědy vyhledávání (Match-Code) pro pole Druh výdaje

Postupujeme tak, že nejprve provedeme výběr druhu výdaje a následně vložíme údaj do pole Částka. Po potvrzení (Enter) si program sám doplní ostatní údaje v řádku. Výmaz vybraného řádku provedeme pomocí Tl.

pod tabulkou.

8.8.4.1 Výdaje hrazené v hotovosti Jízdné … k tomuto druhu výdaje přiřadíme celkovou částku všech jízdních výdajů (součet částek ze všech jízdenek). Pro ostatní výdaje hrazené hotově můžeme použít následující druhy výdajů:

8.8.4.2 Výdaje hrazené kartou

Bližší informace o platbách kartou uveďte formou poznámky – záložka Poznámky. Informace o výdajích hrazených zaměstnavatelem naleznete v kapitole 8.6.2 .

50 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


8.8.4.3 Vyúčtování cesty s vnitronáklady Jedná se o případ cesty spojený s poskytnutím služby jiným útvarem školy. Typickým příkladem může být vyslání zaměstnance na konferenci pořádanou jiným útvarem VŠB-TUO, konference se koná mimo prostory (areály) VŠB-TUO. Uskutečněním takové cesty vznikají obecně tři druhy nákladů: 1) Náklady hrazené zaměstnavatelem ve fázi přípravy cesty za externí služby, které poptává vysílající organizace (např. zajištění ubytování) – viz. kapitola 8.6.2. 2) Vnitronáklady za služby poskytované jiným útvarem VŠB-TUO (typicky konferenční poplatek). Pro zaznamenání vnitronákladů v dokladu cesty použijeme tyto druhy výdajů:

3) Cestovní náhrady, které vznikly při uskutečnění cesty a hradil je zaměstnanec (např. jízdné) a dále paušální náhrady(např. stravování). O nákladech dle bodu 1) a 2) účtuje ekonomický útvar (oddělení DČ) na základě schválené žádosti o vyslání na konferenci a dále na základě přijatých faktur (zálohových faktur) od externích poskytovatelů služeb. O nákladech dle bodu 3) účtuje doklad cesty. Do dokladu cesty je nutno zahrnout všechny druhy nákladů souvisejících s cestou. Příklad: Zaměstnanec je vyslán na 2-denní konferenci, kterou pořádá VŠB-TUO. Konference se koná mimo prostory VŠB-TUO. Ubytování pro zaměstnance zabezpečuje externí dodavatel (druh výdaje UBYF). V rámci vložného, které je vnitronákladem vysílajícího útvaru a současně výnosem pořádajícího útvaru, je hrazen konferenční poplatek ve výši 2000 Kč (druh výdaje VLOF), který nezahrnuje stravování. Na konferenci se zaměstnanec dopravuje sám autobusem (druh výdaje JIZD). Doklad cesty odpovídající našemu příkladu:

51 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Formulář vyúčtování cesty:

52 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Doklad cesty v sobě zahrnuje veškeré náklady cesty. Zaúčtování dokladu cesty:

Doklad cesty účtuje pouze o cestovních náhradách vzniklých v průběhu cesty.

53 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


8.8.5 Přiřazení nákladů a zdrojů financování Provádíme po navedení výdajů cesty. Při vkládání hodnot nákladových objektů (NS, SPP) a zdrojů financování nejste omezeni oprávněním. Služební cesty mohou být uskutečňovány k tíži jiných kateder, jiných fakult, jiných projektů a mohou být financovány z různých zdrojů. Doklad, který nemá provedeno přiřazení nákladů a zdrojů financování nelze zaúčtovat! Přiřazení je možno provést na úrovni dokladu cesty a dále individuálně na úrovni jednotlivých druhů výdajů.

8.8.5.1 Přiřazení na úrovni dokladu cesty Provádíme pomocí Tl.

v oblasti Přiřazení nákladů celkové cesty ...

Přiřazení na úrovni dokladu cesty je možno provádět pouze procentuálně. Jednoduché přiřazení účtu Příklad 1: cesta bude ze 100% hrazena z provozních prostředků k tíži NS 870

Příklad 2: cesta bude ze 100% hrazena ze zdroje 1104 k tíži SPP CV8707011

Vícenásobné přiřazení účtu Příklad 3: cesta bude ze 40% hrazena z provozních prostředků k tíži NS 870 a z 60% ze zdroje 1104 k tíži SPP CV8707011

54 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Přiřazení nákladů, včetně částek lze sledovat pomocí Tl.

- tiskový náhled

formuláře vyúčtování cesty.

8.8.5.2 Přiřazení na úrovni položky (druhu výdaje) Provádíme pomocí Tl.

umístěného pod tabulkou pro položkové údaje dokladu cesty.

Přiřazení se vztahuje pouze na vybrané položky ! Přiřazení na úrovni položky dokladu cesty je možno provádět jak procentuálně, tak absolutní hodnou v měně dokladu (Kč). Příklad 4: Ubytování bude hrazeno k tíži NS 879 ze zdroje 1101 Výběr položky

55 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:

Tl.


:

Je přednastaveno přiřazení procentní sazbou, do pole

vkládáme %.

Změnu způsobu přiřazení provedeme pomocí přepínače Přiřazení.

Vzhled okna se změní

56 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:

Do pole


zadáváte částky v korunách.

Tabulka obsahuje historii všech přiřazení, které jme k danému dokladu udělali – bez přiřazení %, popř Kč. Příklad 5: Náklady za ubytování ve výši 650 Kč budou hrazeny ze zdroje 1101 k tíži NS 879.

Zadané hodnoty potvrdíme (Enter) Kontrolu přiřazení nákladů provádíme pomocí Tl.

.

57 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


8.8.6 Kontrola vyúčtování, tisk formuláře vyúčtování cesty Kontrolu vyúčtování provádíme pomocí Tl.

- tiskový náhled formuláře

vyúčtování cesty.

58 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Strana 1

59 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Strana 2

60 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:

Tisk provedeme pomocí Tl.


na systémové liště – obrazovka tiskového náhledu formuláře

cesty.

Zobrazí se okno pro nastavení uživatelských parametrů tisku.

61 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Nastavíme požadovaný počet výtisků. Dalším důležitým parametrem je formát. Pro optimální tisk vyberte pomocí Nápovědy vyhledávání formát X_65_80

Výstup na tiskárnu provedeme pomocí Tl.


8.8.7 Nastavení statusů cesty Po uložení a vytištění formuláře vyúčtování provedeme finální nastavení statusů cesty – předávací statusy pro další zpracování dokladu, tj. zaúčtování cesty na ekonomickém útvaru. Nastavení statusů provádíme na vstupní obrazovce.

62 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Výchozí statusy po uložení dokladu cesty jsou

Při nastavování cílových statusů je nutné dodržet níže uvedené pořadí kroků ! 1. krok: Výběr cesty ze seznamu (hnědé pozadí řádky). 2. krok: Nastavení statusu pro povolení pomocí Tl.

.

3. krok: Nastavení status pro zúčtování pomocí Tl.

.

Údaje o zúčtovacím období potvrdit (Enter) bez provádění úprav.

… toto jsou finální statusy pro předání na zaúčtování. Nastavením statusů je proces vyúčtování (z pohledu činností v IS SAP) ukončen.

8.9 Zpracování dokladu pro tuzemskou část zahraniční cesty Rovněž tuzemskou část zahraniční služební cesty zpracováváme v IS SAP. Pro stanovení výše náhrad za tuzemskou část cesty použijeme univerzální schéma tuzemské cesty.

63 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Vyúčtování takové cesty má svá specifika, následné zaúčtování cesty probíhá podle pravidel pro účtování tuzemských cest. Postupy specifické pro vyúčtování tuzemské části zahraniční cesty si ukážeme na příkladu. Příklad: Zahraniční sl. cesta na 2-denní konferenci v Bratislavě, Slovensko, určený dopravní prostředek = soukromé silniční motorové vozidlo, na úhradu tuzemské části bude poskytnuta záloha ve výši 2000 Kč. Založení cesty Při založení cesty volíme schéma pro tuzemskou cestu

Rámcová data Nevýhodou je, že na formuláři pro tuzemskou cestu nejsou vyčleněny vstupní pole pro informace o překročení hranic. Časové údaje k začátku a konci cesty vložíme do oblasti rámcových dat, informace o překročení hranic budou uvedeny jednak v záznamu pro úsek cesty a dále v poznámce – z důvodu tisku dokladů cesty. V poli Stát ponecháme hodnotu „CZ“, která je stanovena programem a pro zvolené schéma cesty ji nelze měnit.

Poznámka:

Stravné Zaměstnanci vyúčtováváme stravné za dobu strávenou na území ČR. Z tohoto důvodu není možno stanovit výši náhrady paušálně dle časových údajů začátku a konce cesty. Náhrada za stravné se spočítá ručně podle času stráveného na území ČR. Postup:

64 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Deaktivovat parametr pro paušální stanovení stravného

Úhradu za stravné vložíme do dokladu pomocí jednotlivého druhu výdaje STRV na záložce

Doklady. Stanovení výše stravného provedeme způsobem, který je dán legislativou, vnitřními předpisy a pokyny metodiků pro oblast služebních cest.

Náhrada za ujeté kilometry Výši náhrady spočítá program na základě délky úseku cesty a použitého dopravního prostředku. Pokud chceme informace o místě překročení hranice vložit do úseku cesty, pak založíme jeden úsek pro cestu TAM a druhý pro cestu ZPĚT,

nebo založíme pouze jeden sloučený úsek cesty bez informace o místě přechodu hranice.

Náhrada za spotřebu PHM V případě, že jste založili jeden společný úsek cesty (570 km) , výši náhrady stanovíme postupem dle kap. 8.8.2.2 .

V případě, že je pro použití soukromého vozidla stanoveno více úseků cesty, postupujeme následovně:

65 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Vložíme druh výdaje _PHM a pomocí Tl. provedeme výběr SPZ a doplníme informace o ceně PHM dle předložených dokladů o nákupu PHM. Hodnota v poli Částka zůstane prázdná.

Částka za spotřebu PHM bude spočítána pro úseky cesty, kterým bude přiřazeno číslo dokladu pro druh výdaje _PHM … číslo dokladu = 003 Vložíme č. dokladu do úseku cesty pro cestu TAM a ZPĚT:

Program spočítá výši náhrady a vloží ji do pole Částka v řádku pro druh dokladu _PHM:

V dalších činnostech postupujeme při zpracování tuzemské části zahraniční cesty dle kapitol pro tuzemské cesty. Tato příručka neřeší problematiku stanovení rozsahu náhrad, které budou vyúčtovány v rámci tuzemské části zahraniční cesty a rozsahu náhrad, které budou vyúčtovány v rámci zahraniční části cesty.

66 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


8.9.1 Náhrada za ujeté kilometry – zahraniční část cesty V rámci zpracování tuzemské části zahraniční cesty lze do nákladů hrazených v CZK zahrnout náhradu za ujeté kilometry pro úsek cesty vykonaný v zahraničí. Postupujeme analogicky jako v předchozím případě s tím, že: Pro tuzemské úseky cesty chceme poskytnout náhrady za ujeté kilometry a náhrady za spotřebované PHM. Pro zahraniční úsek cesty chceme poskytnout pouze náhrady za ujeté kilometry. Proto je nutné založit alespoň dva úseky cesty, jeden pro tuzemsko a druhý pro zahraničí. Postup si ukážeme na předchozím příkladu zahraniční cesty do Bratislavy. Předpokladem je znalost délky úseku cesty vykonaného v tuzemsku a délky úseku vykonaného v zahraničí. Tyto informace lze běžně odvodit z informací, které nám zaměstnanec předá ve formě vyplněného formuláře „Podklad pro vyúčtování cesty“:

Informace o délce jednotlivých úseků můžeme uvést v poznámce:

Informace o úsecích cesty v tomto případě nezadáváme v rámci skupiny „Paušální náhrady“,

67 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


ale přímo přes záložku „Úseky cesty“ takto: a) rychlejší způsob – bez rozlišení data a místa

b) s uvedením všech údajů

Dále provedeme selektivní přiřazení náhrady za spotřebované PHM pouze úsekům vykonaným na území ČR. Krok 1: Postupem dle kapitoly 8.8.2.2 založíme druh výdaje _PHM, vybereme SPZ a stanovíme sazbu za 1 litr PHM. Program v tomto případě nestanoví částku náhrady automaticky, neboť existuje více než jeden úsek cesty.

Krok 2: Vrátíme se na záložku „Úseky cesty“ a náhradu za spotřebované PHM přiřadíme pouze tuzemskému/tuzemským úsekům cesty. Částka za spotřebu PHM bude spočítána pro úseky cesty, kterým bude na záložce „Úseky cesty“ přiřazeno číslo dokladu pro druh výdaje _PHM … číslo dokladu = 003

68 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Po přiřazení program stanoví částku náhrady za PHM.

Formulář pro vyúčtování pak v vypadá následovně:

69 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


8.10 Zvláštní případy cest 8.10.1 Nulová cesta Zaměstnanec byl řádně vyslán na cestu, byl založen doklad cesty a vytištěn cestovní příkaz, nebyla poskytnuta záloha. Uskutečněním cesty nevznikly žádné cestovní náklady. V tomto případě vyúčtování neprovádíme, pouze vynulujeme náklady cesty a doklad s nulovými náklady uložíme. Paušální náhradu za stravování zrušíme deaktivací příslušného parametru

70 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Jako poslední provedeme nastavení statusu pro povolení cesty, status pro zúčtování ponecháme beze změny. Finální statusy nulové cesty:

Zpracování cesty končí na vysílajícím útvaru, ke zpracování na ekonomický útvar se nepředává.

8.10.2 Neuskutečněná cesta Zaměstnanec byl řádně vyslán (žádost o povolení cesty byla schválena), ale cesta se neuskutečnila. Případ bez poskytnuté zálohy Otevřeme doklad cesty ve změně a provedeme vynulování nákladů postupem dle předchozí kapitoly. Doklad uložíme a následně provedeme nastavení statusu pro povolení na „Cesta povolena“. Status pro zúčtování ponecháme na hodnotě „K zúčtování“ postupem dle kap. 8.8.7.

Formulář vyúčtování netiskneme a neposíláme ke zpracování ne ekonomický útvar. Případ s poskytnutou zálohou Pokud byla zaměstnanci poskytnuta záloha, postupujeme takto: Otevřeme doklad cesty ve změně a provedeme vynulování nákladů postupem dle kapitoly 8.10.1. , vyjma údajů o záloze. Tiskový náhled formuláře vyúčtování cesty:

71 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Doklad uložíme a následně provedeme nastavení statusu pro povolení na „Cesta povolena“. Status pro zúčtování ponecháme na hodnotě „K zúčtování“ postupem dle kap. 8.8.7.

Formulář vyúčtování netiskneme a neposíláme ke zpracování ne ekonomický útvar. Případ s úhradou nákladů cesty zaměstnavatelem Cesta je schválena, zaměstnavatel provedl úhradu nákladů cesty ve fázi přípravy (konferenční poplatky, vložné, nocleh, …). Na tuto, byť neuskutečněnou, cestou jsou již vázány náklady, které nelze dobropisovat, popř. bez možnosti požadovat vrácení uhrazeného poplatku.

72 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Otevřeme doklad cesty ve změně a provedeme vynulování nákladů postupem dle kapitoly 8.10.1, vyjma nákladů hrazených zaměstnavatelem. Cestu uložíme a vyúčtujeme, nastavíme statusy cesty, vytiskneme formulář vyúčtování cesty a postoupíme k dalšímu zpracování na ekonomický útvar. Zde se provede tzv. nulové zaúčtování cesty. Příklad vzhledu formuláře vyúčtování:

8.10.3 Přerušená cesta Při přerušení pracovní cesty, po kterém již nenásleduje výkon práce, je zaměstnavatel povinen uhradit zaměstnanci náhradu prokázaných jízdních výdajů pouze do výše, která by mu náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty zaměstnancem

73 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


nedošlo. Po dobu dohodnutého přerušení cesty zaměstnanci nepřísluší stravné, výdaje za ubytování a další vedlejší výdaje. Při vyúčtování přerušené cesty postupujeme analogicky jako v případě tuzemské části zahraniční cesty, viz. kap. 8.9 .

-

Do časových údajů cesty vložíme skutečné datum začátku a konce cesty.

-

Informaci o přerušení vložíme do poznámky.

-

Náhradu za stravné stanovíme ručně.

-

Při použití soukromého silničního vozidla stanovíme náhrady za ujeté kilometry a spotřebované PHM pouze k úsekům, které se vztahují k pracovní části cesty.

9 Informační systém 9.1 Zákaznické reporty Výskyt v uživatelském menu:

9.1.1 ZTR02 - Soukromá vozidla Tento report umožňuje souhrné sledování a kontrolu údajů o soukromých vozidlech udržovaných v infotypech IT9017. Jeden záznam obsahuje tyto informace:

74 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


Výstup sestavy je automaticky omezen rozsahem oprávnění uživatele k personálním kmenovým datům. Uživatel s oprávněním k jednomu NS uvidí na výstupu pouze soukromá auta registrovaná k osobním číslům (prac-právním vztahům) založeným pro toto NS. Na výběrové obrazovce je možno stanovit výběr dle PrÚ, NS a osobního čísla.

Na úrovni Layoutu je nabídka funkcí v rozsahu standardního reportu typu ALV, tj. funkce pro setřízení, filtrování, sumování, mezisoučty, zakládání vlastních layoutů, export do standardních formátů (.TXT, .XLS, .HTML)..apod.

9.1.2 ZCESTY - Přehled služebních cest

9.2 Standardní reporty

9.2.1 Statistiky cest Ke sledování statistických dat slouží standardní reporty. Výskyt v uživatelském menu:

75 / 76

PŘÍRUČKA SAP/R3:


9.2.2 Různá vyhodnocení cesty Výskyt v uživatelském menu:

76 / 76

5.2.1 Skupina pracovníků Okruh pracovníků Klíč organizace a Nákladové středisko... 8

Recommend Documents