5 klíčových kroků k zajištění sledovatelnosti White paper společnosti Zetes
WWW.ZETES.COM | ALWAYS A GOOD ID
Dosáhnout vynikajících výsledků a konkurenceschopnosti lze jedině s pomocí dobře strukturovaného, správně řízeného a efektivně realizovaného dodavatelského řetězce. Ale:
„Nemůžete řídit to, co nevidíte.“ Chcete zajistit ‚viditelnost‘ Vašeho dodavatelského řetězce? Zde je pět klíčových kroků k zajištění přehledu o Vašich procesech.
2
ZETES WHITE PAPER
Komplexní sledovatelnost je kvůli nárůstu složitosti a náročnějším požadavkům ze strany zákazníků naléhavým cílem v celé řadě výrobních a prodejních dodavatelských řetězců. Podle studie společnosti Aberdeen Group zveřejněné v roce 2013: „Procesy dodavatelského řetězce a schopnost rychlé reakce vyžadují přesnou synchronizaci nabídky a poptávky i pečlivé sladění tří hlavních komerčních toků – pohybu zboží, informací a financí – mezi stále rostoucím počtem logistických a obchodních partnerů s rozšiřující se globální působností.“ „To vyžaduje zajištění sledovatelnosti – definované jako znalost a kontrola nad specifickými informacemi o objednávkách produktů a jejich fyzickém doručení, včetně logistických a přepravních činností, o stavu jednotlivých operací a dosažení dílčích milníků.“
Vlivem globalizace roste počet dodavatelů a zároveň rostou přepravní vzdálenosti, což má za následek vyšší nároky na koordinaci a čas. Objevily se nové prvky dodavatelského řetězce, jako jsou konsolidační střediska, distribuční střediska a poskytovatelé logistických služeb s velmi různorodými typy IT systémů.
„SLEDOVATELNOST (VIDITELNOST) JE NUTNÝM PŘEDPOKLADEM PRO ZAJIŠTĚNÍ SCHOPNOSTI RYCHLE REAGOVAT NA NASTALÉ SITUACE.“ Větší variabilita prodejních kanálů přináší rostoucí nároky zákazníků na okamžitou dostupnost a zajištění včasného a kompletního dodání zboží. Cena selhání dodavatelského řetězce, jako je například zastavení výrobních linek, ztráta prodejů a ztráta zákazníků, je vysoká a nelítostná, zvláště když je Vaše konkurence vzdálená jen ‚několik kliknutí myši‘. Tlak na co nejnižší náklady na logistiku a přepravu ovšem znamenají, že bezpečnostní opatření například ve formě nadměrných záložních zásob jsou neudržitelná.
Dnešní poptávkou řízené sítě vyžadují stále složitější dodavatelské řetězce.
ZETES WHITE PAPER
3
NEVIDITELNÝ DODAVATELSKÝ ŘETĚZEC Průzkum ‚Supply Chain Resilience Survey‘ firmy Business Continuity Institute z roku 2015 zjistil, že 72% firem nemá nástroje pro reportování selhání v rámci dodavatelských procesů v rámci celého podniku a z toho 35% je neeviduje vůbec. 15% firem připisuje nejméně čtvrtinu jejich selhání událostem ve vstupní logistice, 13% nedokázalo tento údaj vyčíslit a téměř třetina firem přiznala, že vůbec neanalyzují dodavatelský řetězec jako celek a nezjišťují důvody selhání. Tato zjištění podporuje i studie KPMG Global Manufacturing Outlook, podle které 37% firem mělo v nejlepším případě pouze omezenou sledovatelnost, a to pouze pro ‚Tier-One‘ dodavatele.
37%
FIREM MĚLO V NEJLEPŠÍM PŘÍPADĚ POUZE OMEZENOU SLEDOVATELNOST, A TO POUZE PRO ‚TIER-ONE‘ DODAVATELE ¹
Nedostatečná sledovatelnost je také příčinou ztráty řady výhod – Gartner v roce 2014 uvedl, že firmy, které přednostně zajistily sledovatelnost v dodavatelském řetězci, ušetřily 20% nákladů na skladové zásoby a také snížili přepravní náklady. Základem je zajistit detailní informace v reálném čase o stavu a výkonu
vlastních procesů, ale také efektivní a bezpečné sdílení těchto informací s jejich dodavateli a zákazníky. S výjimkou těch nejjednodušších dodavatelských řetězců to v dnešní době nelze zajistit pomocí manuálního zpracování a sledování procesů.
POTŘEBA SLEDOVATELNOSTI - VIDITELNOSTI Potřeba sledovatelnosti (viditelnosti) je evidentní. Výrobce může mít desítky či stovky přímých dodavatelů komponent a sestav, které musí být dodány na výrobní linku v předem stanovenou dobu. Pro přední výrobce není problém vše naplánovat, a proto přesně vědí, kdy by měla která sada dílů dorazit do cross-docku, kdy by měla být dodána na montážní linku atd. Ale bez sledování skutečné polohy a pohybů dodávek v reálném čase se dozví o případném problému třeba až v okamžiku, kdy po několika dnech přepravy dorazí sada dílů k výrobní lince a neobsahuje chybějící / očekávané součásti. Produkt nemůže být vyroben, je omezen nebo zastaven běh výrobní linky a náprava může zabrat další týden a zákazník dostane objednaný produkt dva týdny po slíbeném termínu. V oblasti prodeje, zvláště v prostředí s více prodejními kanály, prodejce udržuje vztahy se zákazníky, i když vlastní dodání zajišťují kurýrní firmy. Proto jakákoli chyba či zpoždění při doručení negativně ovlivní vztahy prodejce se zákazníkem a Víte co se (ne)děje ve Vašem dodavatelském řetězci?
1
4
Zdroj: Global Manufacturing Outlook, KPMG, 2015
ZETES WHITE PAPER
oslabí loajalitu zákazníka. Obchodníci proto musí mít možnost sledovat stav každé objednávky s přímou dodávkou. A co je důležitější, musí mít možnost včas odhalit objednávky, které jsou opožděné nebo nekompletní.
UDÁLOSTI A NAČASOVÁNÍ Klíčem k úspěchu je schopnost monitorovat a ověřit správnou realizaci každé události v souladu s plánem, propojit každou událost s příslušnými položkami či baleními a okamžitě odhalit a zobrazit případné problémy či odchylky od plánu. Výrobci ani prodejci se nezajímají o miliony úspěšně provedených akcí, potřebují však okamžitě odhalit odchylky od plánu, aby odpovědné osoby mohly včas zasáhnout a rychle a efektivně vyřešit situaci. Stávající heterogenní systémy mají v tomto ohledu velké mezery. Přestože prodejce může dodavateli zadat objednávku nebo ASN (Advance Shipping Notice) elektronicky a dokonce může sledovat postup dodávky, musí důvěřovat, že dodávka obsahuje správné palety se správným zbožím. Některé systémy mohou podporovat zaznamenání události, ale je obtížné, ne-li nemožné, zjistit jejich příčiny a následky. Příklad: díly mají zpoždění při dodání do výroby, přestože je dodavatel zaslal včas (nebo to tvrdí). Je to pravda? Nebo došlo ke zpoždění vozu v dopravní zácpě? Možná vůz dorazil včas, ale byl hodinu zdržován na příjmu? Či došlo k včasné vykládce zboží, ale zpozdilo se zadání dat do systému o jeho přijetí a tím se zdrželo i jeho zařazení mezi dostupné položky?
PRÁCE S ODPOVÍDAJÍCÍ ÚROVNÍ DAT Snažíme se zajistit sledovatelnost na správné úrovni podrobností či agregace, která odpovídá provozním požadavkům. Obchodní systémy by obvykle měly pracovat s informacemi na nejvyšší úrovni, jako je objednávka nebo dodání kontejneru či palety. V mnoha stávajících systémech je postup vyřizování objednávky či obsah kontejneru přijímán na základě důvěry – ‘toto je obsah, který by tam měl být’ - avšak neexistuje žádné ověření. Pokud na každém klíčovém bodě dodavatelského řetězce můžeme ověřit, že byla provedena požadovaná akce, pak máme jistotu, že při zpracování logistické jednotky budou správně zpracovány i všechny dílčí jednotlivé položky. V případě potřeby můžeme poté logistickou (agregovanou) jednotku podrobněji analyzovat a sledovat ji na úrovni jednotlivých balení a položek. To není tak triviální, jak se může na první pohled zdát, protože celá řada drahých a sofistikovaných systémů jen s obtížemi zvládá situaci, kdy jsou jednotlivé položky agregovány do větší entity. Z praktického hlediska potřebujeme mít možnost pracovat s informacemi na nejvyšší možné úrovni s vědomím, že opravdu zahrnují i informace o všech agregovaných položkách.
Můžete identifikovat nejslabší článek Vašeho dodavatelského řetězce?
ZETES WHITE PAPER
5
VÍCEVRSTVÝ PŘÍSTUP Řešení pro sledovatelnost dodavatelského řetězce by proto měla slučovat hlavní data (například ID položky a její umístění), transakční data (zakázka, objednávka, požadavek) a data událostí (co se stalo a kdy) ve třech vrstvách: 1. Procesní vrstva mapuje procesy, objednávky, instrukce, požadované události a identifikuje body a časy, kdy by měly být tyto údaje ověřeny. Může jít o fyzické přesuny nebo informační události, například vychystání nějaké položky, příjezd nákladního vozu na bránu, vytvoření vychystávacího seznamu či rezervování přepravy. Klíčová otázka: jsou realizovány správné procesy na správných místech tak, aby byl zajištěn sběr správných dat ve správnou chvíli? 2. Vrstva zpracování je kombinace technologií, které sbírají data a ověřují identity a akce na relevantních bodech zpracování. Může jít o fyzické skenování identity, kontrolní vážení, řízení teploty či stažení a ověření dat z určitého systému. Pro tyto účely mohou být použity technologie snímání čárových kódů, RFID, sofistikované kamerové technologie - Vision; případně další koncepty jako ‘Internet of Things’. Důležité je, aby byla použitá technologie vhodná pro dané zpracování. Klíčem k úspěchu je agnostický přístup. K dispozici je široká škála technologií, ale před výběrem té nejvhodnější z nich je nezbytně nutné porozumět souvisejícím procesům. Technologie se navíc rychle mění, takže vrstva zpracování musí poskytovat realistickou garanci pro další rozvoj a vylepšování. 3. Prezentační vrstva zajišťuje vizualizaci důležitých informací – výstrahy, chyby, nesrovnalosti – a jejich efektivní předávání na příslušná místa.
6
ZETES WHITE PAPER
RELEVANTNÍ DATA SPRÁVNÝM LIDEM Je zjevné, že tyto činnosti probíhají současně na mnoha místech a že dané informace mohou potřebovat různí lidé v různých lokacích a to různým způsobem, v závislosti na povaze problému či výstrahy. Navíc některé osoby, které potřebují mít přístup k těmto výstrahám, mohou být v pozici, kdy z finančních či fyzických důvodů nemohou používat drahé IT vybavení. Ale především, informace musí být vybírány a cíleny tak, aby byly zasílány pouze relevantní informace těm účastníkům, kteří je nezbytně potřebují k vyřešení daného problému.
Sledovatelnost však v každé úrovni vyžaduje přesná data, zaznamenaná v relevantních, předem určených bodech dodavatelského řetězce. V konkrétních případech se nároky na jednotlivé fáze dodavatelského řetězce liší, proto existuje poptávka po řadě navzájem propojených oddělených řešení, která lze upravit podle konkrétních potřeb toku dodávek a procesů v prodejnách, skladech, výrobě či transportních operacích.
To vše vyžaduje cloudové řešení, které je přístupné pomocí mnoha metod od přímého napojení podnikových systémů a EDI až po jednoduché webové rozhraní na mobilním zařízení, které bezpečně zobrazí vhodně upravený a formátovaný obsah.
Sdílení relevantních informací s relevantními subjekty v dodavatelském řetězci.
Relevantní události
ZETES WHITE PAPER
7
1
Co nejlepší využití stávajících systémů a procesů – v řadě případů můžete vylepšit své stávající systémy a procesy a zajistit sledovatelnost bez nutnosti velkých změn.
2
Fokus na realizaci procesů – lepší zpracování znamená lepší data, ze kterých lze sestavit informace a znalostní bázi a tyto následně sdílet s ostatními v dodavatelském řetězci.
3
Používejte vhodné technologie – volba závisí na konkrétním procesu, někdy nemusí být potřeba ty nejpokročilejší technologie. Například ruční čtečka čárových kódů může být plně vyhovující pro činnosti probíhající jen jednou denně.
5 KLÍČOVÝCH KROKŮ K LEPŠÍ SLEDOVATELNOSTI
To je sledovatelnost dodavatelského řetězce. Sledujete?
Shrnutí pěti klíčových aspektů pro zajištění sledovatelnosti ve Vašem dodavatelském řetězci:
5
Sdílení relevantních informací s odpovídajícími účastníky – standardní a jednoduchá rozhraní, která od zúčastněných nevyžadují sofistikované EDI či jiné systémy: Cloudové řešení s přístupem z mobilních zařízení prostřednictvím portálů a s informacemi, které poskytnou účastníkům všechny detaily potřebné k řešení situace, ale žádná zbytečná data navíc.
8
ZETES WHITE PAPER
4
Evidujte pouze relevantní data – Výstrahy musí být iniciovány pouze na základě okamžitých kritických informací sbíraných pokud možno přímo v místě jejich vzniku a to pouze pokud jsou v rozporu s plánem (existují i výjimky, například pro zboží podléhající zkáze mohou být směrodatná i hlášení o jeho stavu při setrvávání ve skladu).
