SURAT KEPUTUSAN SENAT MAHASISWA FISIP UNIVERSITAS DIPONEGORO 2017 NO. 01/SK/SM FISIP UNDIP/III/2017 TENTANG PEDOMAN BAKU PENGAWASAN SENAT MAHASISWA FISIP UNDIP TERHADAP ORGANISASI MAHASISWA FISIP UNIVERSITAS DIPONEGORO Dengan Mengharap ridho Tuhan Yang Maha Kuasa Senat Mahasiswa FISIP Universitas Diponegoro
Menimbang : a. Bahwa demi terwujudnya keefektifan pengawasan organisasi mahasiswa FISIP Universitas Diponegoro. b. Bahwa untuk dapat meningkatakan kualitas kinerja organisasi mahasiswa FISIP Universitas Diponegoro.
Mengingat : 1. Pedoman Pokok Organisasi (PPO) Senat Mahasiswa FISIP Universitas Diponegoro 2017. 2. Garis Besar Haluan Kegiatan (GBHK) Senat Mahasiswa FISIP Universitas Diponegoro 2017. 3. Peraturan-peraturan Senat Mahasiswa FISIP Universitas Diponegoro No. 02 Tahun 2017 tentang Tata Tertib Senat Mahasiswa FISIP Universitas Diponegoro.
Memperhatikan : a. Sidang Pleno Senat Mahasiswa FISIP Universitas Diponegoro 2017 tanggal 28 Februari 2017.
Memutuskan : MENETAPKAN : PEDOMAN BAKU PENGAWASAN ORGANISASI MAHASISWA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS DIPONEGORO
Ditetapkan di : Semarang Pukul
: 19.04 WIB
Tanggal
: 1 Maret 2017
PRESIDIUM SIDANG
Presidium I
Presidium II
Presidium III
Rizki Ananda
Fuad Firmansyah
Arum Isnaeny
Disusun dalam rangka mempermudah fungsi pengawasan SM FISIP Undip Terhadap organisasi kemahasiswaan di FISIP Undip
Pedoman SM FISIP UNDIP dalam penilaian kinerja Organisasi Kemahasiswaan di FISIP UNDIP Dalam melaksanakan fungsinya sebagai pengawasan terhadap Organisasi kemahasiswaan di FISIP Undip, maka perlu dibuat standar baku pedoman penilaian terhadap kinerja Organisasi kemahasiswaan. Pedoman ini dimaksudkan dapat mempermudah kinerja SM FISIP UNDIP dalam rangka melaksanakan kerjanya mengawasi Organisasi kemahasiswaan, dengan begitu perlu dibuat penilaian dari berbagai aspek. Penilaian ini juga akan dilengkapi dengan petunjuk dan pedoman, guna mempermudah dalam memberikan penilaian. Rentang nilai yang diberikan berkisar 1-100. Penilaian ini bersifat transparan, tegas dan berdasarkan data yang akurat. Semua aspek memiliki bobot poin tersendiri yang setelah dijumlah akan mendapatkan hasil akhir, kemudian hasil nilai akhir Organisasi Kemahasiswaan akan diakumulasikan dan akan mendapatkan predikat nilai berupa angka. Nilai tersebut akan menjadi pertimbangan untuk Organisasi Kemahasiswaan selanjutnya dalam menyusun program dan sebagai tolak ukur kinerja serta keberhasilan Organisasi Kemahasiswaan. Nilai-nilai tersebut adalah akumulasi dari poin-poin yang dijabarkan dari petunjuk teknis SOP pengawasan
Adapun rincian poin yang akan dinilai sebagai berikut :
1. Program Kerja Organisasi Kemahasiswaan : Poin maksimal 80 Program kerja adalah parameter utama SM FISIP UNDIP dalam melaksanakan penilaian terhadap ormawa . Dimana dalam penilaian program kerja ini akan dibagi menjadi beberapa poin, yang setiap poin akan memiliki nilai masing-masing. A. Kedisiplinan atau ketepatan waktu pelaksanaan program : nilai maksimal 10 Poin ini meliputi apakah program kerja yang dilaksanakan Organisasi Kemahasiswaan mundur jauh dari perencanaan, beserta rasionalisasinya. Ketepatan waktu dalam melaksanakan program kerja merupakan salah satu cerminan kedisiplinan dan keprofesionalan Organisasi Kemahasiswaan. Program kerja yang pelaksanaannya mundur jauh dari perencanaan akan berakibat pada pengurangan nilai. Rentang nilai yang diberikan adalah 0-10. B. Bentuk dan Konsep acara : nilai maksimal 20 Bentuk dan konsep acara akan mempengaruhi kebermanfaatan suatu program yang dilaksanakan. Hal ini juga mencerminkan inovasi yang dilakukan oleh Organisasi Kemahasiswaan. Acara yang inovatif akan menarik banyak peserta dan memberikan kebermanfaatan bagi peserta. Bentuk dan konsep acara dilarang melanggar PPO/GBHK. Rentang nilai yang diberikan adalah 0-20. C. Targetan dan Goal Program: nilai maksimal 20 Targetan merupakan target akhir yang akan dicapai setelah melaksanakan program tersebut. Targetan yang jelas dapat menunjukkan kebermanfaatan program. Sedangkan goal adalah produk akhir yang akan dicapai setelah melaksanakan program kerja tersebut. Rentang nilai yang diberikan adalah 0 -20.
D. Sumber dana dan pemakaian: nilai maksimal 10 Sumber
dana
dan
pemakaian
perlu
diawasi
untuk
mengetahui
pengeluaran-pengeluaran selama acara berlangsung, mengetahui apakah suatu acara surplus atau defisit, dan usaha yang ditempuh Organisasi Kemahasiswaan dalam mendapatkan sumber keuangan. Sumber keuangan juga diawasi untuk mengetahui sumber dana yang jelas, sah, dan halal. Rentang nilai yang diberikan adalah 1β10. E. Pencapaian kualitatif dan kuantitatif program: nilai maksimal 20 E.1 Pencapaian Kualitatif (Internal) Pencapaian kualitatif merupakan kualitas yang dicapai dalam pelaksanaan program kerja, apakah program kerja tersebut berjalan dengan baik, konsep yang matang serta bermanfaat bagi mahasiswa, atau sekedar mengejar acara tersebut terlaksana. Pencapaian kualitatif yang dimaksud adalah bersifat Internal, artinya bahwa program kerja yang dilaksanakan hanya di tujukan kepada anggota organisasinya saja. Maka dari itu, tidak ada targetan kuantitatif, karena penilaian ini berdasarkan substansi acara guna kepentingan organisasi. Rentang nilai yang diberikan adalah 0 - 20 E.2 Pencapaian Kualitatif dan Kuantitatif (Umum) Sedangkan pencapaian kuantitatif (Umum) adalah targetan peserta hadir dalam program tersebut. Jumlah peserta yang hadir adalah salah satu indikator dari keberhasilan acara. Dalam parameter ini, merupakan penggabungan pencapaian Kualitatif dan Kuantitatif tidak hanya memiliki konsep acara dan nilai kebermanfaatan tinggi bagi organisasinya, namun juga ada targetan yang dicapai untuk mahasiswa umum. Rentang nilai yang diberikan adalah 0-20. Sehingga jumlah antara penilaian kualitatif dan kuantitatif adalah 20 (Kualitatif : 10 dan Kuantitatif : 10). Semua nilai dari program akan diakumulasikan dan dibagi jumlah banyaknya program yang dilaksanakan,sehingga menghasilkan nilai akhir rata-rata (contoh: dalam suatu Organisasi Kemahasiswaan ada 5 program kerja yang terselenggara, masing-masing program kerja/proker mendapat nilai 50, 65, 70, 75, 55. Dari total acara tersebut
mendapatkan total nilai: 315, kemudian total nilai dibagi dengan jumlah program: 315/5: maka didapatkan nilai akhir untuk proker: 65.
2. Keaktifan Anggota Organisasi: Nilai maksimal 10 Organisasi kemahasiswaan harus mampu menanamkan jiwa kekeluargaan dalam menjalankan program kerja, sehingga semua pengurus Tiap tiap Organisasi Kemahasiswaan dapat turut serta aktif berpartisipasi dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh seluruh Organisasi kemahasiswaan. Penilaian keaktifan Anggota Organisasi Kemahasiswaan dinilai oleh masing β masing internal pengurus Organisasi kemahasiswaan Tinggi rendahnya , dengan jujur, karena juga sebagai sarana evaluasi organisasi kemahasiswaan, keaktifan anggota akan mempengaruhi penilaian SM FISIP UNDIP terhadap Organisasi Kemahasiswaan. Rentang nilai yang diberikan adalah 0-10. 3. Pelaksanaan program kerja : Nilai maksimal 10 Semua program yang telah direncanakan dan tertera dalam rapat kerja organisasi kemahasiswaan akan dinilai apakah semua program terlaksana semua atau tidak. Apabila ada program yang tidak terlaksana maka akan berpengaruh pada rentang nilai yang diberikan. Rentang nilai yang diberikan adalah 0-10. Seluruh poin yang ada akan diakumulasikan sehingga didapatkan hasil akhir. Hasil akhir adalah nilai yang didapatkan oleh masing masing Organisasi Kemahasiswaan guna mengetahui kondisi dan tingkat kesehatan suatu Organisasi Pedoman pelaksanaan penilaian ini merupakan landasan untuk melaksanakan pengawasan terhadap Organisasi Kemahasiswaan.
TABEL PENILAIAN PROGRAM KERJA ORGANISASI KEMAHASISWAAN Organisasi
:
Nama Proker
:
Tempat/waktu pelaksanaan : Penilaian Kualitatif (Program kerja khusus Internal) No Parameter Penilaian 1.
Kedisiplinan dan ketepatan waktu pelaksanaan program
2.
Bentuk dan Konsep Acara
3.
Tujuan dan Sasaran
4.
Sumber dana dan Pemakaian
5.
Pencapaian kualitatif
Nilai Maksimal
Nilai didapatkan
yang
Total Nilai Ahkir
Penilaian Kualitatif Kuantitatif (Program kerja dengan Target Umum) No Parameter Penilaian 1.
Kedisiplinan dan ketepatan waktu pelaksanaan program
2.
Bentuk dan Konsep Acara
3.
Tujuan dan Sasaran
4.
Sumber dana dan Pemakaian
5.
Pencapaian kualitatif dan kuantitatif program Total Nilai Ahkir
Nilai Maksimal
Nilai didapatkan
yang
TABEL PENILAIAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN Organisasi Kemahasiswaan : Nama Ketua
:
Jumlah Akumulasi Proker yang Terlaksana
:
Jumlah Akumulasi Proker yang di rencanakan saat Raker
:
NO.
Indikator
1.
Program Kerja
2.
KeaktifanAnggotaOrganisasi
3.
Berjalannya semua program kerja yang telah di rencanakan
TOTAL NILAI KONVERSI DALAM BENTUK ANGKA PREDIKAT BIDANG
Nilai Maksimal
Nilai yang dapatkan
di
Lampiran Pedoman Rujukan poin penilaian Pedoman Baku Penilaian dan Pengawasan
1. Proker : nilai maksimal 80 a. Kedisiplinan dan ketepatan waktu pelaksanaan program : nilai maksimal 10 -
Acara tepat waktu (masih dalam hari/tgl/bulan yang sama) Terlambat (1-7 hari) Terlambat (>1-2 minggu) Terlambat (>3-4 minggu) Terlambat lebih dari 1 bulan
: 8-10 : 5-7 : 3-4 : 1 -2 :0
b. Bentuk dan Konsep acara : nilai maksimal 20 - Konsep jelas dan matang (Sesuai Raker RAB, PPO GBHK
: 16-20
-
Konsep jelas, matang sesuai Raker RAB
: 11-15
-
Konsep tidak matang dan kurang persiapan
: 6-10
c. Tujuan dan sasaran : nilai maksimal 20 - Tujuan tepat sasaran (meningkatkan Penalaran Mahasiswa, Minat dan Bakat, Kesejahteraan Mahasiswa, Penelitian dan pengabdian Masyarakat, Sesuai Garis- Garis Besar Haluan Kemahasiswaan)
: 14-20
-
Tujuan kurang tepat sasaran
: 7-13
-
Tujuan Salah sasaran
: 6-0
d. Sumber dana dan pemakaian: nilai maksimal 10 -
Mendapatkan sumber dana dari dana DIPA dan/atau swadaya maupun iuran anggota yang mana sumber dana tersebut masih dalam sumber dan nominal yang realistis,
: 7-10
pemakaian dana serta pertanggungjawabannya jelas, serta menghasilkan keuntungan (surplus), dimana keuntungan dapat digunakan untuk pembiayaan program kerja lainnya -
Mendapatkan sumber dana dari dana DIPA dan/atau swadaya maupu
iuran
anggota,
pemakaian
dana
serta
pertanggungjawabannya jelas, tidak untung dan tidak defisit
-
: 5-6
Mendapatkan sumber dana dari dana DIPA dan/atau swadaya maupu
iuran
anggota,
pemakaian
dana
serta
pertanggungjawabannya tidak jelas, tidak defisit
: 1-4
e. Pencapaian kualitatif dan kuantitatif program: nilai maksimal 20 e.1 Internal 1. Pencapaian kualitatif : berhubungan dengan kualitas acara : Poin maksimal 20 - Berjalan dengan baik, konsep yang matang, dan memiliki nilai kebermanfaatan tinggi bagi mahasiswa : 16-20 - Diluar konsep dan memiliki kebermanfaatan tinggi
: 8-15
- Kurang terkonsep dengan matang dan kurang persiapan
: 0-7
e.2 Umum 1. Pencapaian kualitatif : berhubungan dengan kualitas acara : Poin maksimal 10 - Berjalan dengan baik, konsep yang matang, dan memiliki nilai kebermanfaatan tinggi bagi mahasiswa : 9-10 - Diluar konsep dan memiliki kebermanfaatan tinggi
: 5-8
- Kurang terkonsep dengan matang dan kurang persiapan
: 0-4
2. Pencapaian kuantitatif : berhubungan dengan jumlah peserta: Poin maksimal 10 - Peserta melebihi target atau mencapai targetan
: 9-10
- Peserta <80% targetan
: 7-8
- Peserta <60% targetan
: 5-6
- Peserta <40% targetan
: 3-4
- Peserta <20% target
: 1-2
- Tidak ada peserta sama sekali
:0
2. Keaktifan Anggota Organisasi : Nilai maksimal 10 Data yang akan dihitung menggunakan rumus adalah data keaktifan yang disajikan oleh ketua Bidang yang bersangkutan.
Rumus:
πππ’ππ’πππ π ππ’πππβ ππβππππππ ππππ ππππ π₯ 10 β ππππ ππππ
π½π’πππβ πππππ‘
Catatan : setiap personil nilai maksimal 10 Contoh : dalam sebuah Organisasi ada 20 personil dan diadakan 5 kali rapat, yang mana nilai keaktifan untuk masing-masing personilnya adalah sebagai berikut : Rapat 1
jml kehadiran 18 x 10 Γ· 20
= 9,0
Rapat 2
jml kehadiran 17 x 10 Γ· 20
= 8,5
Rapat 3
jml kehadiran 9 x 10 Γ· 20
= 4,5
Rapat 4
jml kehadiran 12 x 10 Γ· 20
= 6,0
Rapat 5
jml kehadiran 19 x 10 Γ· 20
= 9,5
+
37,5 Maka nilai yang di dapat pada poin ini : 37,5/5 = 7,5 (rentang dari 0-10) 3. Berjalannya semua program yang telah direncanakan: Nilai maksimal 10 Berdasarkan data rencana proker yang ada pada raker, dengan realisasi proker yang berjalan. β Program yang terealisasi Rumus:
x 10 β program yang direncanakan
Contoh: dari total 8 program yang direncanakan UPK Aufklarung, hanya 5 yang terlaksana, maka total nilai yang didapat dari poin iniΝΎ 5/8 x 10 = 6,2 Penilaian Ahkir Total dari keseluruhan nilai akan dijumlahkan, sehingga akan mendapatkan nilai akhir yang rentangnya 0-100. Dimana nilai tersebut akan dikonversikan kedalam bentu angka, yang setiap angka akan memiliki predikat pencerminan kondisi Organisasi β β€ 50 maka Organisasi tersebut akan mendapatkan nilai E, yang berarti sangat buruk, dan Organisasi ini berada dalam kondisi sangat mengkhawatirkan. β > 50 Β β€ 60 maka Organisasi tersebut akan mendapatkan nilai D, yang berarti buruk,dan Organisasi tersebut dalam kondisi mengkhawatirkan β > 60 Β β€ 70 maka Organisasi tersebut akan mendapatkan nilai C, yang berarti cukup, dan Organisasi tersebut berada dalam kondisi cukup baik β > 70 Β β€ 80 maka Organisasi tersebut akanmendapatkan nilai B, yang berarti baik, dan Organisasi tersebut berada dalam kondisi baik. β > 80 maka Organisasi tersebut akanmendapatkan nilai A, yang berarti sangat baik, dan Organisasi tersebut dapat dikategorikan sebagai organisasi dengan tingkat kinerja sangat baik.
