10 Tips voor Extreem Productief Werken Taco Oosterkamp
1
Slimmer werken doe je om tijd te maken voor belangrijke dingen Het lijkt een absurd plan. Ondernemer zijn en dan elke werkdag 1 of 2 uur vrijmaken voor belangrijke dingen. Doe normaal, dat is alleen weggelegd voor mensen die extreem veel geluk hebben. Nou, ik hoor wat je zegt en ik beweer niet dat het simpel
van de Ondernemer 2012. Ik zal me nog even netjes
gaat worden, maar ik ben vast van plan om het
voorstellen voor wie me niet kent. Ik ben Taco
komende jaar een heel aantal ondernemers te helpen om het tegendeel te bewijzen. Met een nieuwe mindset, wat praktische stappenplannen en een iets andere manier van werken kun je dit namelijk zeker bereiken – en nog wel méér ook als je echt fanatiek bent. En ook als het niet simpel is, het wordt wel heel leuk en lucratief. Dit e-book is speciaal bedoeld voor ondernemers die aanwezig waren bij één van mijn sessies tijdens de Week
2
Oosterkamp, ben getrouwd en vader van vier kinderen
me ondertussen op allerlei interessante plaatsen over de
die allemaal heel anders zijn – en ik ben gek op ze alle
hele wereld om mensen blij te maken.
vier. Eén ding wat dan me steeds weer opvalt, in binnen- en Een jaar of 7 geleden richtte ik meereffect op. Het begon
buitenland, is dat ondernemers en managers veel te
als een blog en groeide binnen een paar jaar uit tot het
weinig delegeren en uitbesteden. Ik heb door de jaren
grootste timemanagement trainingsbureau van
heen heel veel ondernemers getraind en gecoacht en ik
Nederland. Waarschijnlijk omdat we er niet alleen over
zie dat veel van hen blijven hangen in rompslomp en
praten, maar ook doen wat we zeggen. Practice what
regelwerk. En helaas geldt voor veel ondernemers: hoe
you preach. Elk jaar weer trainen we tienduizenden
succesvoller je bedrijf wordt, hoe minder tijd je gaat
mensen in ‘Getting Things Done’, het systeem voor time-
besteden aan dat waar je écht goed in bent, wat je
en stressmanagement van David Allen. Toen de
natuurlijke gaven zijn en waar je uiteindelijk de meeste
evaluatiecijfers van mijn medewerkers te hoog werden,
waarde toevoegt in deze wereld.
ben ik zelf maar gestopt met training geven. Dus tegenwoordig schrijf ik vooral. Ik ben bijvoorbeeld
Dat is niet goed, want ik geloof dat ondernemers een
auteur van de bestseller ‘Elke dag je hoofd en inbox
cruciale rol vervullen. Niet alleen in de economie, maar
leeg’, waarin ik uitleg hoe je in Microsoft Outlook je mail
ook ver daarbuiten. Zodra je je eigen bedrijf start, begin
kunt verwerken in de helft van de tijd. Dat boek bracht
je aan een levenslang traject van persoonlijke vorming.
3
Niet dat je dat meteen doorhad ofzo. En natuurlijk, dat traject lukt voor sommige ondernemers beter dan voor
Gelukkig is dat rompslomp-probleem goed op te lossen
andere, maar het herkennen van kansen, ombouwen
en kunnen ondernemers weer gaan doen waar ze écht
van frustraties in nieuwe oplossingen en het stimuleren
goed in zijn. En zo een heleboel waarde toevoegen voor
van andere mensen om er alles uit te halen is wezenlijk
iedereen om hen heen. In Nederland en wereldwijd.
belangrijk voor de hele samenleving.
4
Bedenk eerst welke productiviteits-breakthrough je het meest nodig hebt. Waar moet je beginnen? Als het om productiviteit gaat, zijn er waarschijnlijk wel 200.000 dingen die je zou kunnen verbeteren in je werk en leven. Geloof mij maar. Nodig een productiviteitsconsultant uit om een paar dagen met je mee te lopen en je krijgt een waslijst aan goede suggesties, tips en gewoontes die je zou moeten veranderen. Maar veranderen kost tijd en energie,
Misschien herken je daarin de Theory of Constraints van
doorzettingsvermogen en geld. Dus lijkt het mij het
Eli Goldrath. Zijn boek “Het Doel” is een soort
meest handig als je jezelf eerst afvraagt wat op dit
businessroman, waarin hij uitlegt dat het oplossen van
moment precies de bottleneck is die jouw productiviteit
problemen die niet de feitelijke bottleneck zijn eigenlijk
het meest beperkt. En dat is meteen de eerste tip, die je
zonde is van je tijd. Oorspronkelijk waren zijn ideeën
overal in je bedrijf kunt gebruiken: vraag je eerst af waar
vooral gericht op de productiesector, maar ook in jouw
de bottleneck zit, voordat je iets probeert te verbeteren.
leven als ondernemer kan het je enorm helpen om
5
voldoening te ervaren wanneer je het belangrijkste
Soms is het domweg leuker om een klein probleempje te
probleem als eerste oplost.
fiksen en geeft dat succesje dan de broodnodige energie en flow om je daarna met goede moed te storten op
In mijn eigen ervaring is het trouwens niet áltijd het
grotere problemen. Maar meestal zoek ik dus eerst naar
meest verstandig om eerst de bottleneck aan te pakken.
de bottleneck. Bij mij was projectmanagement de afgelopen weken de bottleneck. Ik merk hoe belangrijk goed projectmanagement is en ik heb er een gloeiende hekel aan om het zelf te doen. Elk uur wat ik besteed aan projectmanagement levert een enorme daling op van mijn persoonlijke productiviteit, niet alleen omdat ik dan niet toe kom aan andere belangrijke dingen, maar vooral omdat het me extreem veel negatieve energie kost. Bij projectmanagement kom ik continu in aanraking met dingen die niet goed gaan, want wees eerlijk: als alles goed zou gaan, hadden we nauwelijks projectmanagement nodig.
6
De opluchting die ik meteen na de eerste briefing met De afgelopen weken heeft één van mijn medewerkers
deze dame had, gaf wel aan hoeveel negatieve energie
een dappere poging gedaan om dat
dit probleem mij had gekost de afgelopen weken. Dat
projectmanagement uit te voeren, maar toen ik
was dus mijn bottleneck. Nog één of twee weken, dan is
dinsdagmiddag alles uit mijn handen moest laten vallen
de nieuwe projectmanager op dreef en ga ik zoeken
en naar kantoor moest rijden om iets hopeloos kleins
naar de volgende bottleneck, die me op dat moment
maar belangrijks te fixen, wat gewoon van tevoren
weer het meeste dwars zit en mijn productiviteit het
getest had moeten zijn, wist ik dat dat jammerlijk is
meest belemmert.
gestrand. Dus heb ik diezelfde dag nog een externe projectmanager ingehuurd voor 1 of 2 uur per dag. Met
Bij productiviteitsbottlenecks zul je merken dat het
haar heb ik goede ervaringen en nu weet ik vrijwel zeker
meestal gaat om dingen die je tijd kosten, of energie, of
dat dit voor mij belangrijke project goed zal worden
je humeur. Als je die op kunt lossen, hou je dus meteen
bewaakt en dat alle deadlines netjes worden gehaald.
meer tijd en energie over voor meer belangrijke dingen.
Maar ik hoef er geen energie meer in te steken om dat voor elkaar te krijgen. En zo werkt het.
Dus als ik een vraag mag stellen: wat is op dit moment de bottleneck in jouw eigen productiviteit?
7
Leer je productiviteitsprofiel kennen en doe er dan ook wat mee. De term “Hollandse ziekte” wordt in de economie gebruikt om teleurstellende macro-economische cijfers te verklaren. Ik denk dat er ook een economischpsychologische versie zouden moeten komen.
De Hollandse ziekte is de pathologische aandoening waarbij grote delen van de bevolking ervan overtuigd zijn dat iedereen hetzelfde is, in alle facetten. Nu ik dit schrijf, vind ik het heel grappig om bij mezelf te merken dat ik meteen de neiging heb om mezelf te gaan verdedigen en uit te leggen dat ik het allemaal helemaal niet zo erg bedoel als dat het lijkt (“Nee, ik ben geen racist of anti-feminist en ik ben er 100% van overtuigd dat ieder mens evenveel waarde heeft en gelijk zou moeten
8
zijn qua medemenselijkheid.”) . Blijkbaar voelt mijn
resultatenrekeningen. Heerlijk vindt ze dat, al die
onderbewuste hoe sterk dit heerst.
structuur.
Het probleem met die Hollandse ziekte is, dat jij als
Ik daarentegen, ik heb er een gloeiende hekel aan! Net
ondernemer vanaf je geboorte opgroeit in een cultuur
als bij projectmanagement weet ik dat de boekhouding
die vertelt dat je hetzelfde bent als ieder ander en dat
goed gedaan moet worden. Maar wat zij leuk vindt om
ieder ander hetzelfde is als jij. Dat is domweg niet waar
te doen, voelt voor mij als een noodzakelijk kwaad, iets
en kan voor nogal wat verwarring zorgen.
wat moet gebeuren maar mij afhoudt van de dingen die ik wel graag doe. Voor mij is het een bezoeking, iets
Elk mens is uniek. Elk mens is anders. Ook iedere
waar ik huizenhoog tegenop zie en me alleen maar met
ondernemer is anders dan elke andere ondernemer. En
moeite doorheen kan slepen.
je teamleden zijn weer heel andere mensen dan jij. Elk van je teamleden is ook weer heel anders dan elk ander
Dus wat gebeurt er, als ik mezelf niet genees van deze
teamlid.
Hollandse ziekte? Mijn brein, die boekhouding verschrikkelijk vindt, denkt dat dat ook geldt voor alle
Laat ik een voorbeeld geven: één van mijn medewerkers
andere mensen op deze aarde. Iedereen is toch
geniet ervan om de boekhouding te doen. Zij buigt zich
hetzelfde? En omdat ik een liefdevol mens wil zijn,
met liefde over bonnetjes, facturen, spreadsheets en
aarzelt mijn brein om die verschrikkelijke klus aan
9
iemand anders over te dragen. Als ik dan uiteindelijk
buiten de werkelijkheid en doe je zowel jezelf als je team
door omstandigheden gedwongen, besluit om dat toch
tekort.
maar te gaan doen, voel ik me continue lichtelijk schuldig.
Ik zei al: elke ondernemer is anders dan elke andere ondernemer. En je teamleden zijn stuk voor stuk weer
Je zit nu te lachen, want je kunt je niet voorstellen dat jij
totaal anders dan jij. En dat moet ook. Voorbeeldje: 80%
ooit zo dom kunt zijn als ik, maar ik durf te wedden dat
kans dat jij als ondernemer een quick-start bent, iemand
we na een coachingsgesprek van een half uur één of
die van afwisseling houdt, moeite heeft met hiërarchie
twee van diezelfde patronen in jouw hoofd boven tafel
en een hekel heeft aan te veel structuur. Guess what?
zouden halen. En bij de meeste ondernemers heb ik daar
Als je medewerkers precies hetzelfde zijn als jij, krijg je
geen half uur, maar slechts 10 minuten voor nodig. Voor
een explosie van energie, de meest geweldige business
de helderheid: ik ben hier al jaren doorheen, heb geen
ideeën en een kerkhof aan onafgemaakte projecten.
moeite meer met delegeren, maar het was wel echt mijn eigen ervaring.
Hoe meer jullie op elkaar lijken, hoe minder makkelijk het is om al het werk wat gedaan moet worden te
En zie waar dat heen gaat? Als je denkt dat iedereen
verdelen over mensen die er echt plezier in hebben om
hetzelfde is als jij, met dezelfde mogelijkheden, dezelfde
dat goed te doen. Diversiteit is extreem belangrijk voor
voorkeuren, dezelfde dromen en ambities, dan sta je
productieve ondernemingen.
10
welke soorten werk en welke werkmethoden het beste En jij bent de ondernemer, de baas. Dus zorg in elk geval
aansluiten op jouw persoonlijkheid.
dat je weet wie jij bent. Daar begint het allemaal mee. Doe wat persoonlijkheidstestjes en plaats jezelf lekker in
En als je dat weet, ga dan op zoek naar mensen die juist
een hokje. Niet omdat jij helemaal samenvalt met die
niet op jou lijken, maar die je het beste aanvullen. Ben je
hokjes, maar puur omdat het je helpt om na te denken
pionier? Zoek dan iemand die houdt van dingen
over jezelf en dingen te leren die je anders niet zo
afmaken. Ben jij de creatieve geest? Zorg dan dat je
makkelijk boven tafel krijgt.
iemand hebt om organisatie- en regelwerk aan uit te besteden. Of projectmanagement natuurlijk…
Ik ben zelf nogal enthousiast over de teamrollen van professor Belbin, maar heb ook veel over mezelf geleerd
Waar zit jouw natuurlijke drive?
door de Meyers-Briggs test, door Birkman en de test van
Boekhouding of productontwikkeling?
Kolbe. Als je een stuk of vier van die tests achter de rug
E-mail of sales?
hebt, weet je precies hoe je ze kunt relativeren, maar
Projectmanagement of trouble-shooting?
heb je waarschijnlijk ook een stuk meer inzicht over
11
Weet wat je wilt. Niet wat je denkt dat je wilt, maar wat je écht wilt. Als je extreem helder hebt wat jouw visie is en wat jouw doelen zijn, wordt het een stuk makkelijker om slimme keuzes te maken. Productiviteit kun je op allerlei manieren meten en
Weten wat je wilt is trouwens niet per se hetzelfde als
hangt erg af van jouzelf en wat je wilt met je bedrijf. Om
weten wat je dénkt dat je moet willen. Het is een stuk
je eigen productiviteit te verhogen, moet je allereerst
eenvoudiger om te weten wat je zou moeten willen, dan
heel goed weten waar je naartoe wilt. Als ondernemer
weten wat je echt wilt. En dat is niet per se een
betekent dat dat je zélf goed moet nadenken over jouw
taalgrapje. Natuurlijk weet je verstand wel wat
visie, missie en doelen voor je bedrijf. Als jij het al niet
verstandig is om te willen, maar daarnaast heb je ook
weet, hoe moeten je medewerkers dan weten welke
nog te maken met je emoties, je onderbewuste, je lijf en
beslissingen ze moeten nemen om productief te zijn?
volgens mij ook je geest, die allemaal inspraak willen hebben in wat jij als complete persoon wilt.
In andere woorden: waar doe je het allemaal voor?
12
We lopen hier
Ik vind het namelijk bijzonder interessant dat ik
natuurlijk het
ondernemers tegenkom die vastomlijnde ideeën hebben
risico om met
over wat ze willen, maar zichzelf daarbij voortdurend
een noodvaart
saboteren en zo hun eigen succes ondermijnen. En als je
de weg af het
een beetje om je heen kijkt, ken jij die mensen ook. Of
moeras van de
misschien loop je zelf wel steeds weer vast in dezelfde
vaagheid in te
zandbank, hoe hard je ook je best doet.
rijden, maar als we samen
Stel dat je werknemer bent, dan kun je op zoek gaan
opletten komt
naar wat jij eigenlijk wilt met je leven en daar een goede
het niet zover en
baan bij zien te vinden. Maar als ondernemer heb je de
kunnen we
unieke kans om jouw organisatie zo te vormen, dat die
volgens mij best
als een goede handschoen om jou heen past. Maar dan
even nadenken
moet je wel eerst weten, wat jij eigenlijk wilt. En dan
over de diepere
helpt het als je verstand en de rest van jezelf af en toe
lagen in elke
met elkaar communiceren en het er langzamerhand
ondernemer.
over eens worden wat dat doel dan precies is.
13
Wat heeft dit met productiviteit te maken? Nou, het
nu al gekregen? Of ben je eigenlijk slaaf van je bedrijf,
helpt bijvoorbeeld een heel eind bij motivatie. Dat
waarin je misschien officieel gezien geen baas meer
woord is afgeleid van het Latijnse ‘movere’, wat zoiets
hebt, maar toch eigenlijk een 9-5 baan hebt met jezelf
betekent als bewegen. Motivatie gaat over in beweging
als leidinggevende slash slavendrijver?
komen, of mensen in beweging krijgen. En het is niet voor niets dat ons woord ‘emoties’ van datzelfde woord
Of ging het je om geld? Wilde je rijk worden? En waarom
afstamt en er zo dicht tegenaan ligt. Zonder emoties
dan? Waar had je al dat geld voor nodig? Is het puur het
geen motivatie.
cijfertje op het scherm wanneer je internetbankieren opstart waar het je om gaat, of was al dat geld alleen
En wie zal ontkennen dat productiviteit gebaat is bij
maar een middel voor iets wat eigenlijk nog belangrijker
motivatie? Natuurlijk heb je je hoofd nodig om na te
voor je is? En dieper? En wat is dat dan? En heb je dat al
denken over wat je gaat doen, maar het helpt een stuk
gekregen door ondernemer te worden?
als er passie en enthousiasme in zit. En als je meer energie hebt, kun je een stuk productiever werken.
Let op: ik heb eigenlijk geen mening over deze dingen. Het zijn ook de vragen die ik aan mezelf stel. Maar ik
Dus: waarom ben je eigenlijk ondernemer geworden?
weet wel dat het een stuk kan helpen om heel af en toe,
Wat was je gevoel erbij? Wat verwachtte je toen je
zeg één keer per jaar, een goed gesprek met jezelf te
begon? Ging het je om vrijheid? En heb je die vrijheid dan
hebben en jezelf af te vragen wat je uiteindelijke doel is
14
en of je daar wel echt dichterbij in de buurt komt. Al is
Bovendien helpt het je om heldere keuzes te maken
het maar omdat dit soort doelen nog best eens wat
over welke dingen je zelf blijft doen en welke dingen je
kunnen variëren door de jaren heen.
gaat delegeren of uitbesteden. Ook dat is productiviteitswinst.
Terug naar productiviteit. Als je echt weet waar je het voor doet, kun je stoppen met al die dingen die daar
Tenslotte zul je merken dat je met een duidelijker en
niets mee te maken hebben. Dat is snel verdiend.
beter kloppende focus makkelijker in beweging komt,
Activiteiten die tijd kosten waar je mee kunt stoppen,
meer motivatie voelt en daardoor kunt werken op de
acuut of langzamerhand, leveren een enorme
toppen van je kunnen.
productiviteitsverbetering op. Vervolgens kun je je gaan concentreren op die
Maar dan is het misschien wel nodig om eerst eens een
activiteiten die je wél dichter in de buurt brengen van
vergaderafspraak te maken met alle delen van jezelf.
jouw doel. Daar heb je nu meer tijd en energie voor, dus zul je daar waarschijnlijk ook sneller resultaat gaan zien.
15
Maak alles wat je wilt doen sneller, leuker en makkelijker. Maar genoeg over jou (en mij). Laten we kijken naar de dingen die je doet. En wel aan de hand van Taco’s Tweede Axioma.
“Als het je te veel moeite kost, doe je het waarschijnlijk niet.” Dat is het leuke van optimaliseren. Heel veel dingen die stomvervelend zijn om te doen, maar die toch moeten gebeuren, kun je met een beetje eenmalige moeite sneller, leuker en makkelijker maken. Kunstenaars en ondernemers hebben één ding gemeen: de meesten van hen hebben een gloeiende hekel aan het netjes bijhouden van bonnetjes en
16
declaratieformulieren. Het woord formulieren alleen
aanleren kost in het begin even wat moeite, maar na een
al… En dus is het aan het eind van de maand weer
maand zit het systeem erin en gaat het net zo
zoeken naar alle benzinebonnetjes, afrekeningen van
automatisch als tandenpoetsen. Als je dan ook nog met
zakenlunches en kwitanties uit de parkeerautomaat.
je secretaresse afspreekt dat zij eens per maand je autosleutels vraagt om dat mapje leeg te maken, per
Kunnen we dat sneller, leuker en makkelijker maken?
slot van rekening heb je haar aangenomen omdat zij wél
Nou, misschien wel. Wat zou de ideale situatie zijn?
plezier heeft in structuur en regelmaat, is het hele
Volgens mij zou dat zijn dat ik na het afrekenen het
probleem de wereld uit voor de rest van je werkzame
bonnetje krijg van de pompstationmedewerker en ‘m
leven.
meteen aan m’n secretaresse kan overhandigen. Hoef ik er nooit meer over na te denken of naar te zoeken.
En datzelfde geldt voor nog zoveel meer dingen. Als het per se moet gebeuren, en je het niet kunt delegeren,
Maar: ik wil m’n secretaresse niet overal mee naar toe
probeer het dan simpel, snel en fun te maken. Zeker
nemen. Dus dat moet één stap ingewikkelder.
voor vervelende taken die vaak terugkomen.
Bijvoorbeeld met een mapje. Een simpel mapje in je dashboardkastje helpt al een boel. Als je het tankstation
Neem archiveren. Waarom denk je dat zoveel mensen
uitloopt hou je het bonnetje in je hand, totdat je het
stapels papier op hun bureau hebben liggen? Volgens
binnen 10 seconden in dat mapje hebt gedaan. Dat
mij zijn er twee redenen: aan de ene kant zijn die stapels
17
niet alleen maar stapels papier, maar ook stapels
tabblad zoeken, alle papieren die daarvoor zitten ook
onverwerkte emoties. Als je namelijk het papier gebruikt
naar links schuiven, hefboom omhoog bewegen, gaatjes
om je te helpen herinneren aan iets wat je nog moet
in het A4'tje netjes oplijnen met het mechaniek, het
doen, en je hebt om welke reden dan ook geen zin om
velletje erop schuiven en dan het hele verhaal
het te doen, dan blijven die papieren liggen en worden
achterstevoren, totdat de ordner weer netjes in de kast
het vanzelf stapels besluiteloosheid.
staat en jij op je stoel zit.
Maar er is nog een reden en die is makkelijker op te
En dan ga ik er nog vanuit, dat er voldoende ruimte is in
lossen: pak eens een stopwatch en meet hoeveel tijd het
die ordner. Als je eenmaal een nieuwe ordner moet
kost om een A4'tje in een ordner te archiveren. Ready,
maken, wordt de ellende nog een heel stuk erger. Hoe
set, go! Zoek de perforator, dan het papier netjes
moet ik ook alweer zo’n rugetiket printen?
inleggen en op de juiste plek gaatjes maken, dan opstaan van je bureaustoel, naar de kast lopen en de
Vervang het systeem door slimme hangmappen en een
juiste ordner eruit pakken. Terwijl ik dit schrijf voel ik,
labelprinter, dan kun je datzelfde A4'tje binnen een
dat ik dit al te veel moeite zou vinden. Maar we zijn nog
seconde of 20 archiveren. Ik heb het geprobeerd: toen
niet klaar! Ordner op je bureau leggen, openklappen,
het archiveren van elk los papiertje me nog 2 minuten
drukspanner losklikken of draadspanner opschuiven en
kostte, deed ik het ook niet.
die dan over de bocht naar links schuiven, het juiste
18
En als je wilt kan het nog simpeler en sneller: laat
situaties, of voor het inleren van nieuw gedrag. De taken
gewoon je hele archief en alle binnenkomende post
die moeten gebeuren, maar je nu nog irriteren kun je
scannen. Als je dat goed laat doen, kun je daarna
liever eerst simpeler en sneller maken en dan kijken of
meteen door je hele archief Googlen. Als dat geen tijd
dat je niet veel beter bevalt.
bespaart! Wat irriteert jou elke dag? En valt dat te fixen? Dus staar je niet blind op discipline. Discipline is vastly overrated. Het is een paardenmiddel voor extreme
19
Zorg voor focus op de manier die voor jou werkt. In de natuurkunde hebben ze een mooie term voor een verschijnsel waar ik als ondernemer ook vaak mee te maken heb: entropie. Als ondernemer kun je op één dag wel duizend dingen
vraag je je af hoe je ooit tijd moet maken om na te
aan je hoofd hebben. Eerst sta je tien minuten te praten
denken over het nieuwe jaarplan.
met een medewerker, dan gaat de telefoon en sta je een klant te woord, of de belastinginspecteur, of een
Hoe mooi het ook is dat je werk zo veelzijdig is, het doet
leverancier, of een concullega. Ondertussen denk je na
wel wat met je productiviteit. Als je dag bestaat uit 4
over je Blackberry, die net nog een geluid maakte alsof
hoofdonderwerpen waar je echt even tijd voor hebt,
er een sms binnenkomt. Zou dat je dochter zijn? En
voelt het anders dan wanneer je diezelfde dag verdeelt
terwijl je erbij wordt geroepen, omdat jij de enige bent
in 200 taartpuntjes die allemaal maar een fractie van je
die een probleem in de productiehal kunt oplossen,
aandacht krijgen.
20
Als het erop aan komt, levert aandacht een stuk meer
productief zijn dan had gekund. Hoewel het voelt alsof
geld of waarde op dan entropie. Zonder aandacht geen
je enorm veel gedaan krijgt!
creativiteit, geen problem-solving en geen echte doorbraken. Als je je aandacht verdeelt over 200 dingen
Met een vergrootglas en de zon kun je een vuur
elke dag zul je niet alleen merken dat je doodop raakt, je
aansteken, doordat je de energie bundelt. Wat zou jij
zult domweg oppervlakkiger werk afleveren. Dat is niet
wel niet kunnen bereiken als je jouw denkenergie zou
erg voor een dag of een paar dagen, maar als dat je
bundelen?
modus operandi is voor een heel jaar, zul je minder Entropie merk je ook bij ondernemers die altijd overal bereikbaar willen zijn. “Mijn deur staat altijd open”, dat soort onzinzinnen. Als je continue bereikbaar bent, ben je dus nooit compleet geconcentreerd. En denk je dat je teamleden echt gaan problemsolven, als ze voor elk wissewasje een beroep op jou kunnen doen? Zorg ervoor dat de weg van de minste weerstand ook voor hen wordt afgesloten.
21
Hoe vaak heb je vandaag al naar kantoor gebeld? Hoe
Het hoeft niet mooi te zijn, als jij je gedachten maar uit je
vaak je mail gechecked? En stel dat je voor een
hoofd krijgt. Terwijl je op een afspraak wacht nog snel
weddenschap één dag zonder telefoon zou moeten, wat
even een opzetje schetsen van een stappenplannetje
zou dat met je doen? Wat zou je voelen? Gewoon fysiek.
voor het volgende project. Ik werk veel met m’n
En wat zegt je dat? Je hoeft geen alcoholprobleem te
computers, heb twee laptops, een iPad, iPhone, twee
hebben om toch knap verslaafd te zijn.
Kindle e-readers en die gebruik ik allemaal regelmatig, behalve de iPad die steeds door m’n kinderen wordt
Beste ondernemer, je smartphone heeft een heel aantal
ingepikt. Maar nog steeds hou ik m’n vulpen in ere,
gadgets die je kunnen helpen met slimmer werken. Ik
schrijf ik elke dag een flink stuk en heb ik ondertussen
geniet bijvoorbeeld van Dropbox en Captio, maar de
tientallen van die schrijfboeken achter slot en grendel
beste app op alle telefoons is nog steeds de “uit” knop.
liggen. En nee, het gaat me niet om de artistieke kwaliteit, maar puur om de inzichten die ik wél met
Doe eens gek en pak ouderwets pen en papier om na te
papier krijg, maar niet digitaal. Probeer het eens.
denken. Neem wel een goedschrijvende pen en investeer in een schrijfboek waar je blij van wordt. Elke
Als het om concentratie gaat, zijn veel ondernemers
dag een paar regels schrijven over wat er gebeurd is die
wantrouwig. Veel van ons zijn extravert aangelegd en
dag en wat je geleerd hebt. Af en toe een schemaatje
hebben moeite met stilzitten. Dat geldt natuurlijk niet
schetsen om een ingewikkeld probleem te doordenken.
voor alle ondernemers, maar een groot percentage van
22
ons had moeite om het tempo op school bij te houden.
kantoor te sluiten, je email, Twitter en Facebook uit te
En niet omdat het te snel ging. En het was ook
zetten en te zorgen dat je niet wordt afgeleid door wat
doodvermoeiend om geïnteresseerd te blijven voor al
er net buiten je raam gebeurt.
die dingen die we daar verplicht moesten leren, maar die geen enkele relatie hadden met ons leven. Logisch dat
Maar tegelijkertijd kan het goed helpen om juist up-beat
we niet zulke goede associaties hebben bij de woorden
muziek áán te zetten, met je voet mee te tikken op de
‘aandacht’, ‘concentratie’, ‘je hoofd erbij houden’. Die
maat of zelfs in de stationsrestauratie te gaan zitten.
woorden klinken toch een beetje als ‘stilzitten’ en ‘saai’.
Zelf schrijf ik dit nu op Schiphol, terwijl honderden
Toch?
mensen langs me lopen, met elkaar praten en de muziek aan staat. Voor mij is het prima.
Maar wat niemand je op school heeft vertelt is dat er twee manieren zijn om je concentratie te verhogen: je
Concentratie en focus hoeft dus helemaal niet saai of
kunt prikkels weghalen, maar je je kunt ook juist prikkels
rustig te zijn. Maar vind vooral uit wat voor jóu werkt.
toevoegen. Welke van de twee precies het beste werkt hangt af van je werk, van jou en van de situatie. Moet je
Hoe en waar kun jij goed werken aan de dingen die jouw
geconcentreerd werken aan een adviesrapport voor een
onverdeelde aandacht verdienen?
klant? Dan is het waarschijnlijk handig om de deur van je
23
Leer werken met Getting Things Done – een superpraktisch systeem waarmee je je hoofd leeg kunt maken. Als iets kan helpen om productiviteit kwijt te raken, dan is het wel informatie. Niet alleen leven we in een tijd van information overload, we hebben ook een probleem met informatie obesitas. Wees eerlijk: als je 20 jaar geleden een kantoorbaan had en 30 brieven per dag kreeg, was het bijzonder. Tegenwoordig kun je gerust 200 emails per dag krijgen. En sommigen daarvan hebben bijlagen van tientallen of honderden pagina’s. Hoe komt een mens nog toe aan z’n normale werk? Maar het is niet alleen maar email; ook andere brokjes
Al die losse informatie zit in je hoofd. En het zit in de
informatie vragen om een zorgvuldige afhandeling. Een
weg van belangrijker werk. Alle afspraken, plannen,
toezegging die je doet in de gang, een telefoongesprek
ideeën, prioriteiten en beloftes van de laatste tijd nemen
terwijl je in de auto zit of een creatief idee als je bij het
elk een paar procent van je hoofd, je gedachten, in
schoolplein op één van je kinderen wacht.
beslag. Wanneer ik of één van mijn collega’s bij meereffect een ondernemer of directeur coach,
24
hengelen we met gemak honderden van die 'open eindjes' naar de oppervlakte. Allemaal rompslomp. Allemaal stukjes data die elk een klein beetje aandacht van je vragen. En het grappige is dat veel van die gedachten onbewust naar boven komen, maar dan op de meest onhandige momenten. Je bent lekker geconcentreerd een voorstel aan het schrijven voor een nieuw project en opeens schiet het door je hoofd dat je de aannemer nog moet bellen. Je loopt door de supermarkt en maakt je ondertussen zorgen over de vergadering morgen. De meeste mensen beseffen niet eens meer hoe vaak ze aan dingen denken waar ze op dat moment toch niets
eindjes hebt, is dat samen heel veel stress. Onnodige stress.
mee gaan doen. Maar elke storende gedachte levert een beetje stress op. En als je maar genoeg van die losse
Bovendien: als je steeds op de verkeerde momenten aan de juiste dingen denkt, kun je nooit erg betrouwbaar zijn
25
in het nakomen van afspraken en beloftes. Wat dan
onthouden, maar ze voor het gemak en
weer niet handig is, want betrouwbaarheid is belangrijk;
betrouwbaarheid opschrijft in een agenda.
per slot van rekening gaat leven en werk in de eerste plaats om mensen en relaties. En mensen zijn er
David stelt daarvoor een paar speciale lijsten voor:
gevoelig voor of je betrouwbaar bent. Ik wel in elk geval.
Eerstvolgende Acties met alle taken voor deze week, je
Als je steeds opnieuw je beloftes breekt, afspraken niet
Agenda alleen maar voor die taken of afspraken die
nakomt, slecht of traag reageert op e-mails, als je geen
tijdgebonden zijn, een Wachten Op lijst met alles waar je
overzicht hebt over je werk, dan schaadt dat de relatie.
nog op wacht, een Later/Misschien lijst met alle taken of
En dat levert ook alweer meer stress op.
ideeën die je later nog eens wilt doen, maar waar je deze week niet aan toe gaat komen, een Archief voor dat
Het beste systeem om daarmee te dealen is volgens mij
waar je geen actie aan hangt maar wat je wel wilt
“Getting Things Done”, van David Allen. Deze
bewaren en een Projectenlijst om alle projecten waar je
Californische business coach leert mensen om al die
nu mee bezig bent in de gaten te houden.
losse eindjes op te slaan in een betrouwbaar systeem buiten hun hoofd. Dat kan gewoon met pen en papier,
De afgelopen jaren heb ik samen met mijn team
maar net zo makkelijk met je computer of smartphone.
tienduizenden mensen geïnspireerd met en getrained in
Eigenlijk gaat het precies op dezelfde manier als dat je
dit systeem. En hoewel ik zelf nogal creatief ben
niet probeert om al je afspraken uit je hoofd te
ingesteld, gebruik ik het nog al jaren fanatiek, omdat het
26
domweg het enige systeem is wat me relatief weinig
herinneren aan al die details. Of lig jij ’s avonds soms
moeite kost en heel veel resultaat oplevert.
wakker over de vraag waar je volgende week donderdagavond verwacht wordt? Nee toch?
Experimenteer bijvoorbeeld eens met een Wachten Op lijst. Dat scheelt meteen 150 losse eindjes die de hele dag
Bovendien: als je nog geen Wachten Op lijst hebt, dan
in je hoofd heen en weer stuiteren. Zodra je
raad ik je sowieso aan om er één te maken om het hele
onderbewuste dat externe systeem gaat vertrouwen,
delegeer-proces een stuk te versoepelen. En delegeren
zoals in dit geval een simpele lijst met alles waar je nog
kan op zichzelf al een enorme boost worden voor je
op wacht, zal het stoppen om je steeds weer te
productiviteit – als je het slim doet.
27
Wring het 10-100-1000 principe uit totdat het om genade smeekt. Elk uur wat je werkt kost iets – en levert hopelijk ook veel op. Als je dat een beetje uitrekent, kun je handige beslissingen maken over waar jij het meest productief bent en wat je misschien beter kunt stoppen, delegeren of uitbesteden. Laten we beginnen met een lagere school sommetje. Neem je salaris uit de BV, tel daar je dividend, autokosten, kantoorkosten en belastingen per jaar bij op. Stel dat dat bedrag uitkomt op 150.000 Euro per jaar. Dan is dat het bedrag wat jij per jaar kost aan je eigen bedrijf. Deel vervolgens dat bedrag door het aantal uren wat je in dat jaar werkt. Ik ga even uit van een gemiddelde 50 uur per week. En laten we dan rekenen met een relaxte
28
40 werkweken per jaar, dan kom je op 2.000 werkuren
portemonnee als je dat niet doet en niet ander werk
per jaar. Voor die anderhalve ton per jaar komt dat erop
gaat doen waar je meer mee kunt verdienen. Vooral als
neer dat jij 75 euro kost per uur.
het toch rotwerk is.
Als beginnend ondernemer ligt je salaris misschien wat
Controlevraagje: wat is het eerste waar je nu aan moet
lager, dan reken je met 40 euro per uur. En dan is het
denken?
dus nog belangrijker om dit principe zo snel mogelijk te
En waarom schiet er meteen ook een excuus in je hoofd
leren kennen en in de praktijk uit te buiten, want voor
om dat niet te delegeren?
jou is het helemaal belangrijk om zoveel mogelijk uren te besteden aan activiteiten waar je heel veel waarde
Maar goed. Help jezelf dus daaraan herinneren en schrijf
toevoegt voor andere mensen en dus voor je bedrijf. Dat
in je agenda bij elk uur het getal “75”. Of als je met een
is de enige logische manier om je winst te laten groeien.
digitale agenda zoals Outlook werkt, maak een duurt-dehele-dag taak aan met de titel “8 x 75 = 600”. Dat zal je
Gaan je ogen al glimmen als het nu tot je doordringt
leren.
hoeveel werk je wel niet kunt uitbesteden voor minder dan 75 euro per uur? Want als jij iets doet, wat dan ook,
De andere kant van de medaille is natuurlijk de vraag
dan kost dat 75 euro per uur. Dus als je dat werk kunt
hoeveel een uur oplevert. Elk uur wat je werkt levert een
uitbesteden voor minder, ben je een dief van je eigen
bepaalde waarde op, anders is het geen werk maar
29
vakantie. Die waarde hoeft helemaal niet persé meteen
telefonische conferentie? En de tijd voor het schrijven
financieel te zijn. Een bedrijf bestaat niet alleen voor
van dit e-book? En de uren van m’n team rond dit hele
geld, er speelt veel meer mee. Maar omdat dit vooral
verhaal? En zometeen de wachttijd tussen de sessies en
een handvat is om beslissingen te nemen, maak ik het je
de reistijd naar Utrecht? En de evaluaties tussendoor?
even gemakkelijk en kijken we nu alleen naar de
Hou me ten goede: ik doe niet zielig, maar al die uren
geldelijke opbrengst van elk uur wat je werkt.
moet ik meerekenen om op een reële opbrengst per uur uit te komen. Anders reken ik mezelf ten onrechte rijk.
Je werkt een uur. Dat kost 75 Euro. En wat levert het op? Als je een factuur kunt sturen naar een klant voor dat
Andersom geldt het ook: het geld wat je verdient met
uur is het helder. Maar kun je dat ook omslaan naar al
een uur werk hoeft niet persé meteen binnen te komen.
die uren voorbereiding? Neem deze sessie tijdens de
Als ik een hoofdstuk schrijf voor m’n nieuwe boek, kost
Week van de Ondernemer. Ik factureer een mooi bedrag
het wel even tijd voordat die opbrengst bij mij terug
voor die zes sessies en als ik die omsla naar de uren dat
komt. Maar een goedgeschreven boek kan ik de loop
ik daarvoor sta te presenteren, hebben we het over een
van de jaren honderdduizenden euro’s opleveren. En
zeer respectabel uurtarief met een heleboel nullen.
m’n boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ heb ik in één
Maar hoeveel blijft daar nog van over per uur als ik mijn
week geschreven. Kun je nagaan hoeveel die uren
reistijd naar Den Bosch voor onze eerste bespreking
achteraf per stuk waard bleken te zijn.
meeneem? En de vergadertijd daar en later nog de
30
Welke uren zijn bij jou veel waard? Brainstormen over
om in te kopen voor werk wat je eenvoudig kunt
nieuwe producten, bij je belangrijkste klanten op bezoek
delegeren of uitbesteden. De boekhouding kan iemand
gaan of tijd besteden aan marketing en
anders doen, de rest van je administratie ook en het
productontwikkeling? Een paar uur 1.000 euro per uur
bijhouden van je website is waarschijnlijk ook niet de
werk komt al een heel stuk in de buurt van een
activiteit waarmee jij persoonlijk de meeste waarde
succesvolle dag. En het grappige is dat hoogrenderend
toevoegt. Dat geldt trouwens ook thuis: als je iemand
werk je waarschijnlijk een stuk minder moeite kost dan
inhuurt om je tuin bij te houden, de was te doen of eten
het meer routinematige werk wat je gewoon heerlijk
te koken, dan komen die uren vrij voor werk wat jij
kunt uitbesteden.
alleen kunt doen.
En wees eerlijk: wil je écht een uur bij de autowasstraat
(Maak het niet te gek trouwens – zodra je jezelf hoort
in de rij staan, als je eenmaal hebt uitgerekend dat je in
zeggen dat je niet meedoet met Monopoly omdat je
diezelfde tijd ook iets kunt doen wat de komende weken
daar te duur voor bent, is het tijd voor enige zelfspot en
1.000 euro gaat opleveren? Dat wordt een dure
relativering.)
wasbeurt dan voor je auto. Dus: extreem delegeren. Een heel handige manier om tijd te besparen voor
Het lijkt zo simpel.
ondernemers is zoeken naar uren die weinig geld kosten
31
Maar een ontelbaar aantal ondernemers in Nederland
Maar als er iets is met de website, is de verleiding om er
vindt fanatiek delegeren knap lastig. En een beetje
zelf ‘even’ naar te kijken al een stuk groter. Dat kan ik
pijnlijk. Wij hebben namelijk zelf met onze eigen handen
namelijk wél. Alleen blijkt in de praktijk ‘even’ nooit echt
het hele bedrijf van de grond af opgebouwd. Bloed,
‘even’ te zijn. Daarom is mijn nieuwste strategie dit
zweet en tranen. En dus kunnen we alles zélf. Sterker
zinnetje: “Sorry, maar ik weet niet hoe dat moet.” Zo
nog: we kunnen het vaak nog een stuk beter dan onze
probeer ik te voorkomen dat ik mijn medewerkers werk
medewerkers ook. Heel vaak snappen die het niet (zei
uit handen neem, wat ze prima zelf zouden moeten
één van mijn medewerkers toen ik dit net voorlas).
kunnen doen of kunnen oplossen. Zelfs als ik het inderdaad beter weet en sneller kan. Maar vooral
En dat maakt het lastig. Want die gedachte is niet persé
probeer ik daarmee mezelf te hersenspoelen, zodat ik
onwaar. En het is sowieso een stuk ingewikkelder om
die neiging om iedereen alles uit handen te nemen ga
dingen te delegeren die je zelf ook kunt. Als mijn auto
afleren. En dat ik steeds meer tijd krijg voor die dingen
problemen heeft met schakelen, gaat ‘ie naar de garage.
die ik moet doen, die ik alleen kan doen, die voor mij
Geen haar op m’n hoofd die erover denkt om zelf de
belangrijk zijn of die alles bij elkaar de meeste waarde
versnellingsbak open te schroeven, daar heb ik namelijk
toevoegen in m’n bedrijf.
totaal geen verstand van. En als je nou niet kunt delegeren omdat je niet voldoende personeel hebt voor al het werk wat moet
32
gebeuren, kun je nog overwegen om werk uit te
lijst boven tafel om te kijken hoe het gaat. Ook mijn
besteden. Bijvoorbeeld aan een Virtual Assistant (die zijn
eigen medewerkers moeten natuurlijk betrouwbaar
er ook in Nederland – kun je gewoon vinden op Google),
communiceren en deadlines halen.
of via internationale websites als www.odesk.com of www.elance.com. Let er dan wel op dat je niet alleen op
En ten slotte gaat het je ook nog eens heel veel tijd
zoek bent naar vakinhoudelijk capabele mensen, maar
schelen als je je medewerkers afleert om werk naar jou
ook naar leveranciers die betrouwbaar communiceren
te ‘delegeren’. Al die mailtjes waarin ze problemen
en goed met deadlines overweg kunnen. Wat ik soms
beschrijven en aan jou vragen hoe ze die moeten
doe is drie mensen tegelijk inhuren voor hetzelfde kleine
oplossen kosten jou veel tijd en zorgen ervoor dat ze
klusje en dan kijken hoe goed en betrouwbaar ze
zichzelf klein houden. Ik probeer mijn mensen strak te
communiceren. Dat kost me 40 dollar extra en levert me
houden op het schrijven van ja/nee mails: “Taco, ik zie
misschien wel tigduizend euro op. Op basis daarvan blijft
dit probleem. Ik stel voor dat we het zus en zo gaan
hopelijk iemand over die langzamerhand steeds grotere
oplossen. Vind je dat okay?”. Op zo’n mailtje hoef ik
opdrachten van me krijgt.
alleen maar “ja” te beantwoorden. Of als ik het een keer niet okay vindt, kan ik ervoor kiezen om wat
En zoals ik al zei: bij delegeren werkt de Wachten Op lijst
uitgebreider antwoord te geven. Scheelt mij uren per
heel goed. Alles wat ik delegeer komt erop terecht en
dag en heeft m’n team de afgelopen jaren geholpen om
tijdens overlegjes of functioneringsgesprekken komt die
33
een stuk verder door te groeien en beter na te denken.
En daar betaal ik ze toch een mooi salaris voor?
34
Maak lachend je inbox leeg in de helft van de tijd. Dit e-book hoort bij een live sessie, en na alle mooie woorden wil ik graag nog even wat laten zien op het podium. Alweer bijna 15 jaar werk ik met Microsoft Outlook voor het ontvangen en versturen van e-mail. In die tijd heb ik een aantal manieren ontdekt om Outlook in de turbo te zetten en veel slimmer te werken. Veel sneller in elk geval dan Gmail. Nu is praktisch elke dag m’n inbox wel één keer leeg en heb ik veel meer rust in mijn hoofd over alles wat speelt. Dat heeft natuurlijk weer veel te maken met de ideeën en principes van David Allen, die ik eerder al noemde. En de beste principes moet je natuurlijk wel combineren
afscheid te nemen van de muis. Vooral voor acties die je
met wat slimme handelingen. “Maak alles sneller, leuker
tientallen of honderden keren per dag doet, zoals bij het
en makkelijker” noemde ik dat hierboven.
verwerken van email.
Ik maak daarvoor veel gebruik van het toetsenbord.
Outlook bevat een enorme hoeveelheid sneltoetsen, die
Werken met de muis (‘muizen’) is namelijk een stuk
je gelukkig echt niet meteen allemaal uit je hoofd hoeft
intensiever dan werken met sneltoetsen en het gaat een
te leren. Met slechts drie sneltoetsen kun je al zo’n 40%
fors stuk langzamer. Handig dus om zoveel mogelijk
snelheidswinst verdienen bij het verwerken van e-mail:
35
Ctrl+Shift+Y voor het kopiëren van een e-mail naar een andere map of takenlijst, Ctrl+Shift+V voor het verplaatsen en Alt+S (of Alt+U voor 2003/2007) voor het opslaan van een item (bijvoorbeeld het opslaan en sluiten van een nieuwe taak of agendaitem). Tijdens m’n sessie zal ik live laten zien hoe dat werkt. En als je een beetje je best doet kun je mijn filmpje met diezelfde demonstratie ook op Youtube vinden.
36
Stop met typen. In elk geval als het nergens op slaat. Typen is traag. En toch moet het in onze moderne informatiesamenleving nog veel gebeuren. Had een directeur vroeger een stenografiste in dienst, vandaag is hij meestal aan zijn eigen typevaardigheid overgeleverd. Als je dat fanatiek aanpakt kun je tempo maken, maar dames en heren, met twee vingers is het nog steeds een beetje behelpen. Iedereen snapt dat je liever een extra cursus marketing,
Maar hoe snel je ook typt, het blijft altijd relatief traag.
psychologie, of speedracing gaat doen, maar een
Dus als je daarin meer kunt automatiseren; des te beter.
typecursus zou voor veel ondernemers meer waarde
Sinds de laatste versie van Dragon NaturallySpeaking is
kunnen opleveren. Reken even mee: als je 50 tekens per
het bijvoorbeeld een serieus alternatief om teksten in te
minuut tikt, doe je 12 minuten over hetzelfde mailtje wat
spreken, in plaats van in te tikken. Zorg wel voor een
ik in 2 minuten al af had. Na tien van dat soort mailtjes
goede headset, maar dan kun je met enige oefening een
heb ik bijna 2 uur tijd meer dan jij om belangrijk werk te
enorme hoeveelheid tekst produceren in erg weinig tijd.
gaan doen. En er is nóg een alternatief. Er zijn allerlei slimme programmaatjes te vinden om hele teksten in te voeren
37
door alleen een afkorting in te tikken. Met Typepad of
En dat is nog maar het begin. Routebeschrijvingen, mini
Fingertips voor Windows, of Typinator voor Apple, is het
projectplannetjes, vragen die je vaak stelt (jnm = “Wil je
eenvoudig om veelvoorkomende frasen simpelweg te
hier alstjeblieft een ja/nee mailtje over sturen?”),
automatiseren. Kies dan een afkorting die voor jou
bedankjes (bvu = “Bedankt voor de update. – Taco”),
eenvoudig te onthouden is en zo’n simpel stukje
dat soort dingen. Voor je het weet type je alleen nog
software kan je enorm veel tijd besparen.
maar echt nuttige, inhoudelijke, creatieve dingen waar je over hebt nagedacht. Hoe onvoorstelbaar is dat?
Ik type bijvoorbeeld “vnv” en op mijn scherm verschijnt: “Mocht je verder nog vragen hebben, dan hoor ik het graag.” Als ik dat schrijf, meen ik dat wél. Ik wil het alleen niet steeds weer opnieuw uittikken. Netto rendement: 54 tekens die ik niet zelf hoef in te tikken.
38
Dat was het voor deze sessie en dit e-book. Ik hoop dat
Morgenochtend weer lekker puzzelen aan het werk wat
je deze tips niet alleen met plezier hebt gelezen, maar er
deze week hopelijk de meeste waarde gaat opleveren.
ook een paar gaat uitproberen in jouw leven. Ik heb net
En ondertussen houdt m’n team keurig de administratie
m’n cappuccino op en ga zo teruglopen naar m’n
bij en loopt de projectplanning weer op rolletjes. Hoe
appartement voor deze week in Buenos Aires.
mooi is het leven als ondernemer?
39
Overwin dit jaar hardnekkige blokkades en ga veel effectiever werken Speciaal voor ondernemers en managers die onder tijdsdruk staan Transformeer je manier van werken, zodat je bedrijf of team veel beter gaat lopen en je binnen een jaar meer omzet, winst of groei naar een hoger niveau bereikt Bepaal zelf wanneer je wilt starten: tussen juli en september 2012
In het aankomende jaar werk je samen met Taco Oosterkamp en zijn team aan een aantal van jouw projecten die je heel praktisch en concreet helpen aan een flinke sprong in persoonlijke groei en bedrijfsomzet. Ga werken met de nieuwste mindset, skills en tools.
40
Ben je ondernemer of manager en geldt dit voor jou? Je bent ambitieus en werkt (veel te) hard, maar vindt dat je toch te weinig resultaten ziet. Je bent razend druk, maar de dingen die je écht wilt, glippen als zand door je vingers. Groei, verandering, een nieuwe koers voor je onderneming of loopbaan –– ze dreigen nooit werkelijkheid te worden. Je wilt creatief zijn, slimmer werken, nieuwe oplossingen bedenken, maar je dagelijkse beslommeringen slokken al je aandacht en energie op. Uitrusten, opladen, de tijd nemen om ergens over na te denken – je komt er simpelweg niet aan toe. Extreem productief worden is een moeilijk proces als je het alleen moet doen. Je begint met goede moed, maar houdt het niet vol, valt terug in je oude patronen en hebt geen stok achter de deur. Als je het maar vaak genoeg opgeeft raak je teleurgesteld in jezelf: het is een beetje als lijnen, stoppen met roken of regelmatig fitnessen. Je weet hoe belangrijk het is, maar op de een of andere manier krijg je het niet voor elkaar, omdat je verslapt of niet weet wat je moeten kiezen uit alles wat er op je af komt om productiever te worden. Dat kan gelukkig beter met professionele begeleiding in dit jaarprogramma. Worstelen met je bedrijf of baan – dat wil je dus niet. Een goedlopend bedrijf of fijne baan moet in staat zijn om voortdurend met je mee te groeien, zodat je een vervullend leven kunt hebben met tijd voor alles wat er écht toe doet, maar dan op een manier waarbij je volop energie hebt om je zakelijke en andere ambities waar te maken.
41
Stel je voor dat je aan het begin van de zomer van 2013 terugkijkt op dit jaar – en dat je ziet hoeveel er is veranderd in je spankracht, teamwork, daadkracht en omzet – allemaal ten goede! Dat je energiek en actief doet wat je je hebt voorgenomen en voortvarend werkt aan groei, in plaats van aan rompslomp.
Tijdens het Jaarprogramma leer je de volgende skills: Extreem Delegeren, waardoor je zelf tijd en energie over hebt om te investeren in belangrijker dingen en je team de kans krijgt om te groeien tot een niveau wat je nooit voor mogelijk had gehouden. Modern Strategieontwerp, waarin verstand en hart op één lijn zitten, zodat je met veel meer innerlijke drive en passie kunt werken. Hoe je de Grote Tips en Tricksbox inzet en tijd en flow verdient door superslim snel te werken. Het concept van Liftkracht, waarmee je elke dag productiever wordt door vloeiend optimaliseren. Rücksichtlose focus, zodat je eindelijk je energie kunt bundelen en de resultaten gaat behalen waar je al jaren op wacht.
42
Het Jaarprogramma is speciaal ontworpen om dit voor jou op te leveren: Elke dag één, twee of nog meer uren overhouden Werken op de toppen van je kunnen Je creatiever en energieker voelen dan ooit Een gevoel van rust en controle, zelfs onder chaotische omstandigheden Enorm daadkrachtig zijn Een reuzensprong maken in omzet of in je loopbaan: Verhoogde productiviteit heeft een direct effect op winstgevendheid
Niet alleen theorie, maar heel concreet stappen zetten Taco Oosterkamp is het voorbeeld van de extreem productieve ondernemer. Als de 'Getting Things Done' expert in Nederland inspireert hij samen met zijn team al jarenlang tienduizenden professionals om slimmer te werken en effectiever met hun tijd om te gaan.
43
Taco schreef de bestseller ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ en adviseerde ondernemers en managers van kleine bedrijven tot en met RvB-leden van multinationals met miljarden euro omzet per jaar, om slimmer en effectiever met hun tijd om te gaan. Dit is jouw kans om nu óók op een heel persoonlijke manier te kunnen profiteren van Taco’s expertise en ervaring. Persoonlijke coaching door Taco was nooit beschikbaar, maar een select groepje ondernemers en managers op zoek naar een doorbraak krijgt die kans nu wél. Door mee te doen en gebruik te maken van Taco’s expertise bespaar je jezelf jarenlange frustratie, leertijd en letterlijk uren per dag.
Het Platinum jaarprogramma ‘De Extreem Productieve Ondernemer/Manager’ begeleidt je om je bedrijf of team veel sneller te laten groeien In het Platinum jaarprogramma voor ondernemers en managers werk je samen met Taco Oosterkamp en zijn team om in één intensief jaar een doorbraak te bereiken.
44
Als deelnemer krijg je het volgende: 2 Tweedaagse seminars met Taco Oosterkamp en Marleen Kruyswijk met allerlei ideeën en reflectie om zelf extreem
productief te kunnen gaan werken. Onderwerpen zijn onder andere: Jouw unieke persoonlijkheid De Brein/Emotie combinatie Modern Strategieontwerp Extreem Delegeren en Flippermanagement Rücksichtlose focus De Grote Tips en Tricksbox Liftkracht
De seminars vinden plaats op mooie locaties en we zorgen voor heerlijk eten en drinken. Een positieve, maar ferme stok achter de deur. Marleen Kruyswijk, of één van onze andere coaches, gaat je vanaf
oktober begeleiden met maandelijkse voortgangsrapportages. Die extra steun gaat je enorm helpen om goede
45
veranderingen door te voeren om veel productiever te werken, ook al omdat je samen met de coach je eigen voortgang en succes documenteert en elke maand tastbare doelen behaalt.
8 Productiviteitsgroeisessies met Taco. Tijdens deze telefonische sessies van steeds een uur in de maanden dat er geen
seminars zijn, kun je feedback vragen of vragen stellen over problemen en uitdagingen die je tegenkomt in je ontwikkeling naar extreme productiviteit. Zo weet je zeker dat je op het goede spoor blijft, kun je profiteren van Taco’s visie op de problemen waar je tegenaan loopt en is er gelegenheid voor coaching.
Mp3’s en transcripties van alle vragensessies. Je hoeft geen sessie te missen, want we nemen ze allemaal op en je krijgt
ook de transcriptie van elke sessie. Ideaal om je te inspireren in de auto, of tijdens de fitness.
Maandelijkse ‘MasterMinds’ bijeenkomsten. Extreem Productief worden lukt niemand in één keer. Dat is een proces,
een houding die je jezelf aanmeet over een langere periode. Daar kun je alle steun bij gebruiken die je nodig hebt. Vandaar dat een van de waardevolste onderdelen van dit programma wordt gevormd door de MasterMinds. In een vaste, kleine groep, kom je vanaf oktober maandelijks telefonisch bij elkaar onder leiding van Marleen Kruyswijk, of een andere door Taco geselecteerde coach. In deze sessie deel je in elkaars successen, zoek je samen naar oplossingen voor
46
uitdagingen waar je tegenaan loopt en vind je steun en inspiratie bij je vaste MasterMinds-buddies. Zo weet je zeker dat je gemotiveerd blijft in jouw proces naar extreme productiviteit.
Een jaar lang deelname aan het speciale forum. Alle deelnemers krijgen de toegang tot het speciale forum om het hele
jaar vragen te kunnen stellen en feedback te vragen. Zo hoef je nooit lang te wachten om verder te kunnen. Online trainingsprogramma. Je krijgt instant toegang tot honderden artikelen die we de afgelopen jaren schreven
over slimmer werken. Hoe je af kunt kicken van ‘brandjes blussen’ Hoe je effectief vergadert Hoe je ervoor zorgt dat je nooit meer iets vergeet De kracht van ja/nee e-mails En nog veel meer…
47
Jaarabonnement Outlook video’s. Je krijgt een jaarabonnement voor onze Outlook video’s website, waar je in 50 korte
filmpjes heel praktisch leert om veel slimmer te werken met het meest gebruikte e-mailprogramma. Dat alleen kan al een uur of twee per dag schelen.
Platinum bonussen (ter waarde van ruim 2.500 Euro) Een toegangskaart voor ‘de meereffect training’ over modern timemanagement in juli of augustus. Zo kun je een goede
start maken met supersnel e-mail verwerken, of kun je je kennis nog eens opfrissen. En natuurlijk mag je deze kaart ook weggeven aan één van je medewerkers, zodat zij veel productiever kunnen gaan werken, wat jou ook weer helpt. Een simpele test die je precies laat zien hoe jij het beste in actie kunt komen. Dat heldert ongetwijfeld allerlei
misverstanden in je team en in je eigen hoofd op en helpt je om te focussen op die manier van werken die voor jou extreem productief is. Dat is namelijk voor iedereen anders. Eén toegangskaart voor de november-editie van het ‘Extreem Productief Event’. Daar ga je weer nieuwe dingen, tools en
skills oppikken.
48
Een virtuele workshop over het slim selecteren van freelancers en VA’s. Je leert hoe je met een contra-intuïtieve aanpak
eenvoudig veel betere mensen kunt vinden.
Je kunt je aanmelden voor het Platinum jaarprogramma door zo snel mogelijk het aanmeldingsformulier op www.extreemproductief.nl in te vullen. Heb je nog vragen? Bel gerust met 0343-421381, of mail naar
[email protected]
49
En speciaal voor 12 ambitieuze ondernemers die niet langer meer de groei van hun bedrijf in de weg willen zitten, hebben we ook nog het Diamond jaarprogramma. Zie www.extreemproductief.nl voor meer informatie over het exclusieve Diamond programma, of bel ons op 0343-421 381.
50
Taco Oosterkamp is dé expert in slimmer werken, oprichter van meereffect en auteur van het boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’. De afgelopen jaren trainde en coachte hij samen met zijn team tienduizenden professionals in Getting Things Done; in Nederland voor zo’n beetje alle banken, ministeries, universiteiten, ziekenhuizen en top 100 bedrijven, maar bijvoorbeeld ook bij de Verenigde Naties in New York. Hij schreef honderden artikelen over slimmer werken voor Lifehacking, Microsoft en meereffect.nl. Als coach werkt hij het liefst met groepen ondernemers en managers, waarbij hij aan de ene kant topmanagers van multinationals adviseert en aan de andere kant startende ondernemers helpt om echt in beweging te komen. Zijn nieuwe programma ‘Extreem Productief’ was binnen een week uitverkocht en gaat dit jaar honderden ondernemers en managers inspireren om één of twee uur per dag vrij te maken voor belangrijke dingen.
Tekst en inhoud © Copyright 2012 Extreem Productief.
Meer weten? Check www.extreemproductief.nl
51
