1. számú Melléklet
AZ ÖNKORMÁNYZATI ASP KÖZPONTOK KIALAKÍTÁSÁVAL KAPCSOLATOS KÖVETELMÉNYEK
A projektek az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósulnak meg.
1. SZÁMÚ MELLÉKLET ................................................................................................... 1 AZ ÖNKORMÁNYZATI ASP KÖZPONTOK KIALAKÍTÁSÁVAL KAPCSOLATOS KÖVETELMÉNYEK ........................................................................................................... 4 1 AZ ÖNKORMÁNYZATI ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉSI MODELLEL ÉS FOLYAMATSZERVEZÉSSEL KAPCSOLATOS ELVÁRÁSOK.................................... 4 1.1 1.2
AZ ÖNKORMÁNYZATI ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉSI MODELL ÉS FOLYAMATSZERVEZÉS CÉLJA ...... 4 AZ ÜGYINTÉZÉSI MODELL KIDOLGOZÁSA ÉS FOLYAMATSZERVEZÉS RÉSZEKÉNT ELVÉGZENDİ FELADATOK......................................................................................................................................................... 5 1.2.1 Leszállítandó termékek...................................................................................................... 5 1.3 KÖVETELMÉNYEK ................................................................................................................................. 6 1.3.1 Általános követelmények .................................................................................................. 6 1.3.2 Hatósági ügyintézés a KR rendszeren keresztül ...................................................... 7 1.3.3 A figyelembe veendı fıbb jogszabályok: ................................................................... 8
2
AZ ASP KÖZPONT ALKALMAZÁSAIVAL KAPCSOLATOS ELVÁRÁSOK ...10 2.1 ÁLTALÁNOS ELVÁRÁSOK ................................................................................................................... 11 2.1.1 Jogszabályi megfelelés .................................................................................................... 11 2.1.2 Elvárások a kialakított architektúrával szemben ................................................... 11 2.1.3 Általános felhasználói követelmények ....................................................................... 12 2.1.3.1 2.1.3.2 2.1.3.3 2.1.3.4 2.1.3.5 2.1.3.6
Felhasználói felület....................................................................................................................... 12 Munkafolyamat támogatás........................................................................................................ 13 Adminisztrációs lehetıségek .................................................................................................... 14 Helyettesítés ................................................................................................................................... 14 Adatbiztonsággal kapcsolatos követelmények:................................................................. 15 Vezetıi ügykövetés ...................................................................................................................... 17
2.2 ELVÁRÁSOK SZAKRENDSZERENKÉNT ............................................................................................... 17 2.2.1 Iratkezelı és workflow alkalmazás ............................................................................. 17 2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.1.3
2.2.2 2.2.2.1 2.2.2.2 2.2.2.3 2.2.2.4
2.2.3 2.2.3.1 2.2.3.2 2.2.3.3 2.2.3.4
2.2.4 2.2.4.1 2.2.4.2 2.2.4.3 2.2.4.4
2.2.5 2.2.5.1 2.2.5.2 2.2.5.3 2.2.5.4
2.2.6 2.2.6.1 2.2.6.2 2.2.6.3 2.2.6.4
2.2.7
Általános leírás .............................................................................................................................. 17 Belsı mőködést támogató funkciók....................................................................................... 18 Integrációs követelmények....................................................................................................... 21
Önkormányzati portál alkalmazás ............................................................................... 23 Általános leírás .............................................................................................................................. 23 Belsı mőködést támogató funkciók....................................................................................... 23 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások.................................................................................... 23 Integrációs követelmények....................................................................................................... 26
Szociális igazgatási alkalmazás .................................................................................... 26 Általános leírás .............................................................................................................................. 26 Belsı mőködést támogató funkciók....................................................................................... 27 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások.................................................................................... 29 Integrációs követelmények....................................................................................................... 30
Adóügyi alkalmazás .......................................................................................................... 31 Általános leírás .............................................................................................................................. 31 Belsı mőködést támogató funkciók....................................................................................... 31 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások.................................................................................... 32 Integrációs követelmények....................................................................................................... 33
Ipari és kereskedelmi igazgatási alkalmazás .......................................................... 34 Általános leírás .............................................................................................................................. 34 Belsı mőködést támogató funkciók....................................................................................... 35 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások.................................................................................... 36 Integrációs követelmények....................................................................................................... 36
Építéshatósági alkalmazás ............................................................................................. 37 Általános leírás .............................................................................................................................. 37 Belsı mőködést támogató funkciók....................................................................................... 37 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások.................................................................................... 39 Integrációs követelmények....................................................................................................... 40
Gazdálkodási alkalmazás ................................................................................................ 41
2
2.2.7.1 2.2.7.2 2.2.7.3
2.2.8 2.2.8.1 2.2.8.2 2.2.8.3 2.2.8.4
2.2.9 2.2.9.1 2.2.9.2 2.2.9.3 2.2.9.4
Általános leírás .............................................................................................................................. 41 Belsı mőködést támogató funkciók....................................................................................... 42 Integrációs követelmények....................................................................................................... 43
Gyámügyi alkalmazás ...................................................................................................... 44 Általános leírás .............................................................................................................................. 44 Belsı mőködést támogató funkciók....................................................................................... 45 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások.................................................................................... 46 Integrációs követelmények....................................................................................................... 46
A testületi munka támogató rendszer ....................................................................... 47 Általános leírás .............................................................................................................................. 47 Belsı mőködést támogató funkciók....................................................................................... 47 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások.................................................................................... 47 Integrációs követelmények....................................................................................................... 48
3 AZ ELEKTRONIKUS KÖZIGAZGATÁSI KERETRENDSZERHEZ VALÓ ILLESZKEDÉS ..................................................................................................................48 3.1 CÉLOK ÉS HÁTTÉR ............................................................................................................................. 48 3.2 TECHNIKAI ÉS SZEMANTIKAI INTEROPERABILITÁSI KÖVETELMÉNYEK ........................................... 49 3.2.1 ASP központok külsı és belsı kapcsolatrendszerei.............................................. 49 3.2.2 Külsı kapcsolatok .............................................................................................................. 51 Csatlakozás a központi rendszerhez........................................................................................................... 51 Csatlakozás a Magyar Államkincstár rendszeréhez............................................................................... 52 Ügyfeleknek küldött dokumentumok használt formátuma ................................................................ 52
3.2.3 3.2.3.1 3.2.3.2 3.2.3.3
Belsı kapcsolatok .............................................................................................................. 53 Iratkezelı és workflow rendszer belsı kapcsolatai .......................................................... 53 Gazdálkodási rendszer belsı kapcsolatai............................................................................. 53 Közös törzsadat kezelés ............................................................................................................. 54
3
Az önkormányzati ASP központok kialakításával kapcsolatos követelmények
A követelmények meghatározásának célja, alkalmazásszolgáltató központok jöjjenek létre:
hogy
biztosítsa,
hogy
olyan
•
amelyek országosan azonos alapelveken nyugvó mőködési modellre épülnek,
•
amelyek megfelelnek a hatályos jogszabályi feltételeknek, az interoperabilitási követelményeknek,
•
amelyek alapvetıen azonos funkcionalitású alkalmazásokat és szolgáltatásokat biztosítanak az azokat igénybevevı önkormányzatoknak.
Ennek érdekében jelen mellékletben meghatározásra kerülnek: •
azok az ügyintézési modellel kapcsolatos elvárások, amelyek ASP központ által lefedett önkormányzati folyamatok terén biztosítják az önkormányzatok hatékony mőködését, az e-közigazgatási szolgáltatások ügymenetbe illesztését;
•
a megvalósítandó szolgáltatás-portfólió minimálisan biztosítandó elemei és azokra vonatkozó fıbb elvárások;
•
az ASP központ külsı rendszerkapcsolatira vonatkozó kötelezı érvényő elvárások és ajánlások;
•
az ASP központ szakrendszerei között létrehozott belsı kapcsolatok, interfészek terén az ajánlott interfész leírások.
Az önkormányzati ASP központok kialakítása és mőködtetése és ezen keresztül az elektronikus közszolgáltatások fejlesztése olyan szabványok, követelmények és eljárásrendek mentén kell, hogy történjen, amelyek biztosítják a különbözı rendszerek közötti adatcsere azonos alapelveken történı megvalósítását. Ennek érdekében jelen pályázatban az elektronikus közszolgáltatások fejlesztéséhez tartozó követelményrendszer és szabályozási környezet alábbi fıbb elemeire támaszkodtunk:
1
•
a nemzeti interoperabilitási keretrendszer szerepét Közigazgatási Keretrendszer követelmény rendszerére,
•
a központi rendszer elemeihez történı illeszkedés feltételrendszerét meghatározó KIB 21. ajánlásra,
•
a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvényre (a továbbiakban: Ket.).
Az önkormányzati elektronikus ügyintézési folyamatszervezéssel kapcsolatos elvárások
1.1
betöltı
Elektronikus
modellel
és
Az önkormányzati elektronikus ügyintézési modell és folyamatszervezés célja
Az önkormányzati elektronikus ügyintézési modell és folyamatszervezés célja egy olyan mőködési modell kialakítása, amelynek eredményeként olyan ASP szolgáltatások kerülnek kialakításra amelyek •
az érvényes jogszabályoknak és jelen dokumentumban meghatározott illetve meghivatkozott követelményeknek megfelelı, helyi önkormányzati hatósági elektronikus ügyintézés kialakításához megfelelı keretet adnak,
•
a csatlakoztatni tervezett önkormányzatok mőködésébe – az önkormányzat méretét és feladatkörének komplexitását is figyelembe véve – egyaránt jól
4
illeszthetıek, ezáltal az egyes önkormányzatok esetében a szolgáltatások bevezetése során elegendı az alkalmazásszolgáltatások konfigurálása és finom hangolása a helyi igényeknek megfelelıen, •
biztosítják a szolgáltatásokat igénybe vevı önkormányzatok számára a hatósági ügyintézés hatékonyságának javítását,
•
segítik az érintett lakosság, vállalkozások és egyéb ügyfelek gyors, hatékony, megbízható, transzparensen követhetı kiszolgálását.
A központ kiépítéshez kapcsolódó költségek elszámolása addig nem kezdhetı meg, amíg nincs szakmai monitoring által is elfogadott ügyintézési és folyamatszervezési modellje az ASP központnak.
1.2
Az ügyintézési modell elvégzendı feladatok
kidolgozása
és
folyamatszervezés
részeként
Az 1.1 fejezetben bemutatott célok elérése érdekében el kell végezni a helyi önkormányzatok által mőködtetett igazgatási folyamatok hatályos jogszabályoknak megfelelı, szükséges mértékő standandizálását és az ASP szolgáltatási modell mőködéséhez való illesztését.
1.2.1 Leszállítandó termékek Önkormányzati hatósági ügyintézési modell győjtemény Olyan, az ASP által biztosított alkalmazások hatókörébe esı általános folyamatmodellt és az egyes eljárások kapcsolódását és specialitását leíró modellt kell kialakítani, amely o
illeszkedik az érvényes jogszabályokhoz, jogszabályokra való egyértelmő hivatkozást,
tartalmazza
a
fontos
o
definiálja az eljáráshoz kapcsolódó, a különbözı mérető és hatáskörő önkormányzatokhoz igazított szerepkörök és feladatok kapcsolatrendszerét,
o
bemutatja az eljárás a 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat szerinti elektronikus 3-as és 4-es szintnek való megfelelés módját,
o
bemutatja az egyes szakrendszerek és alkalmazások külsı és belsı funkcionális kapcsolatait és a kapcsolatok fıbb jellemzıit.
Önkormányzati hatósági ügyintézési utasítás győjtemény A kialakított eljárásokhoz kapcsolódóan el kell készíteni a csatlakoztatandó önkormányzatok számára a szükséges munkautasítások kiindulási változatát, amely a csatlakoztatáskor kerül testreszabásra, véglegesítésre.
Üzletmenet folytonossági terv El kell készíteni azokat a szabályozásokat, amelyek az ASP szolgáltatásainak körébe tartozó e-ügyintézési szolgáltatásokra vonatkozóan megfelelı üzletmenetfolytonosságot biztosítják. Ennek részeként szükséges bemutatni az elektronikus ügyintézés ellehetetlenülése esetén alkalmazandó alternatív ügyintézési módokat, valamint a normál ügymenetre való visszatérést követıen elvégzendı lépéseket.
5
Önkormányzati hatósági ügyintézési mőködési modell A mőködési modell részeként el kell készíteni az ASP szolgáltatásokat megvalósító rendszerelemek részletes funkcionális mőködési leírását. A funkcionális mőködés leírását a felhasználói folyamat szemléletben kell elkészíteni. Be kell mutatni a felhasználó (ügyintézı vagy önkormányzati ügyfél) által végigjárandó folyamatot, azok egyes lépéseit és azt, hogy ezeket a lépéseket hogyan támogatják a rendszerek. El kell készíteni az ASP központ által kezelt adatok magas szintő adatmodelljét és az adatvédelemmel kapcsolatos magas szintő követelményeket.
1.3
Követelmények
1.3.1 Általános követelmények Az eljárások kialakítását úgy kell megvalósítani, hogy azok biztosítsák a 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat szerinti 3. szintő szolgáltatást (kétirányú interakciót biztosító szolgáltatás, amely közvetlen vagy ellenırzött kitöltéső dokumentum segítségével történı elektronikus adatbevitel és a bevitt adatok ellenırzése. Az ügy indításához, intézéséhez személyes megjelenés nem szükséges, de az ügyhöz kapcsolódó közigazgatási döntés /határozat, egyéb aktus/ közlése, valamint a kapcsolódó illetékvagy díjfizetés hagyományos úton történik.). Az ASP központnak lehetıvé kell tennie 4-es szintő szolgáltatásokat is, legalább az elektronikus fizetés terén. Az kialakított modellnek az általános jogszabályi követelményeknek való megfelelésen túl részletesen ki kell térnie, az elektronikus közigazgatást megalapozó, jelen mellékletben részletezett jogszabályoknak való megfelelésre. Az elektronikus közigazgatási szolgáltatások szabályrendszerét úgy kell kialakítani, hogy a kialakított folyamatok kihasználják a modern, hatékony ügyvitel szervezési elvekben rejlı hatékonysági, folyamatgyorsítási és egyszerősítési lehetıségeket. (pl.: automatikus KR irat letöltés, érkeztetés, iktatás, szignálás, elektronikus őrlapokban rögzített adatok automatikus eltárolása adatbázisban, dupla adatrögzítés elkerülése, automatikus döntés, illetve döntés elıkészítés) A kidolgozás során figyelemmel kell lenni a tervezett ASP központ szolgáltatási és alkalmazás portfóliójára is, törekedni kell az alkalmazásokban, azok integrált együttmőködésében rejlı folyamatgyorsítási, hatékonyság javítási lehetıségek kihasználásában. A különbözı településtípusok eltérı feladat- és hatáskörébıl adódó igényeit azokhoz szükség szerint illeszkedı folyamatokkal, funkciókkal kell kiszolgálni. Az igazgatásszervezési modellnek választ kell adnia a különbözı mérető települési önkormányzatok, önkormányzati társulások, kistérségi szervezetek és hivatalaik eltérı igényeire, eltérı mőködésszervezésére, és az alkalmazások szőkített funkciókkal történı igénybevételének lehetıségére. A modell adjon megoldást arra a kérdésre, hogy az egyes folyamatlépéseket és annak elvégzéséhez kapcsolódó szerepköröket miként hangolja össze. Ennek során figyelembe kell vennie az eltérı szervezeti struktúrával és létszámkerettel rendelkezı önkormányzatok mőködését. (Pl.: a kisebb önkormányzatok kisebb létszámmal ás egyszerőbb döntési struktúrával rendelkeznek, ezért a rendszernek úgy kell támogatnia ezt, hogy az alkalmazás használata ne okozzon szükségtelen többletmunkát számukra.) A mőködési modellt és az alkalmazások funkcionális specifikációját, rendszertervét úgy kell kialakítani, hogy az maximálisan támaszkodjon a központi rendszer által nyújtott szolgáltatásokra.
6
Minden olyan esetben, amikor az ügy jellege ezt megengedi, törekedni kell az elektronikus, egykapus ügyintézés elıtérbe helyezésére, és olyan folyamatokat kell kialakítani, amelyek jól látható módon közvetítik az ügyfelek számára az elektronikus szolgáltatások elınyeit. Például, de nem kizárólagosan a következı elınyöket: •
Átláthatóság: az ügyfelek mindig kaphassanak képet arról, hogy az elindított ügyük hol tart.
•
Letagadhatatlanság: az ügyvitelt olyan elvek szerint kell szervezni, hogy az elektronikus ügyintézés lépései letagadhatatlanok legyenek. Az ügyfél minden számára lényeges lépésrıl kapjon értesítést, visszaigazolást (elektronikus úton).
•
Automatizáltság: az ügyintézés azon lépéseit, ahol emberi döntés nem szükséges, automatizálni kell, ezzel is elısegítve az ügyintézés gyorsaságát, az adminisztrációs terhek csökkentését.
•
Hitelesség: az ügyvitelhez kapcsolódó döntések és elektronikus levelezések során biztosítani kell, hogy az ügyben eljáró személyek, és az ügyfél személye hitelesen azonosítható legyen.
1.3.2 Hatósági ügyintézés a KR rendszeren keresztül A Ket. értelmében az elektronikus hatósági ügyintézéssel kapcsolatos alapvetı elvárás, hogy az ügyfelekkel történı hivatalos, írásbeli elektronikus kapcsolattartás a központi rendszer szolgáltatásainak igénybevételével valósuljon meg. Az önkormányzati elektronikus ügyintézési modell és folyamatszervezés keretében ki kell dolgozni az általános ügyviteli folyamatokat, és az egyes eljárásokon belül alkalmazandó lépéseket.
Ügyfél
Önkormányzati KR rendszer rendszer
Az alábbi ábrán az elektronikus, kérelemre induló hatósági ügyintézés általános, magas szintő, egyszerősített mőködési modellje szerepel. Az általános ügyviteli folyamatokat, és az egyes eljárások lépéseit ehhez illeszkedve kell kialakítani.
•
Biztosítani kell, hogy az egyes hatósági eljárásokhoz szükséges információk, dokumentumok és feltételek definiálásra kerüljenek, és a hatósági eljárás megkezdéséhez szükséges nyomtatványokkal együtt mindenki számára, korlátozás nélkül elérhetıek legyenek.
•
Elektronikus, államigazgatási hatósági szolgáltatásain keresztül indítható.
ügyintézés
csak
a
KR
rendszer
7
•
A kialakított rendszernek biztosítania kell mind rendszeresített, mind a hatósági eljárásban nyomtatványok feldolgozhatóságát.
az önkormányzatok által általánosan használható
Önkormányzati rendszer
KR rendszer
Hatósági ügyintézés - ügyirat feldolgozása
Azonosítás hivatali kapun
Ügyiratok letöltése szervezeti postafiókból
Start
Ügyiratok elhelyezése ügyiratkezelı rendszerben
Érkeztetés, szignálás, iktatás
Tájékoztatás ügyfél értesítési tárhelyére
Ügyfél értesítése emailben
Ügyfélértesítés szükséges?
Jóváhagyás, kiadmányozás, Iktatás
Elektronikus válasz?
Expediálás
Postázás
Döntés elıkészítése
Ügyfél
Ügyintézés *
Válasz elhelyezése ügyfél értesítési tárhelyére
email
Észszerő csoportosításokkal élve sablon eljárásokat kell kidolgozni a különbözı mérető és hatáskörő önkormányzatok számára.
•
A kialakított modelleknek be kell mutatniuk az eljárások lépéseit, a szükséges döntési pontokat, a KR rendszerhez való kapcsolatot, az egyes szakrendszerekhez történı kapcsolódást, az automatikusan elvégzendı lépéseket és az ügyféllel töténı kommunikációt és annak módját.
Ügyfél
Önkormányzati KR rendszer rendszer
•
1.3.3 A figyelembe veendı fıbb jogszabályok: •
2004. évi CXL. törvény (Ket.) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól
•
1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl
8
•
12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól
•
13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történı másolat készítésének szabályairól
•
195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézést lehetıvé tevı informatikai rendszerek biztonságáról, együttmőködési képességérıl és egységes használatáról
•
182/2007. (VII. rendszerrıl
•
335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl
•
24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekrıl
•
18/2005. (XII. 27.) IHM rendelet a közzétételi közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról
•
2005. évi XC. törvény az elektronikus információszabadságról
•
305/2005. (XII. 25.) Korm. rendelet a közérdekő adatok elektronikus közzétételére, az egységes közadatkeresı rendszerre, valamint a központi jegyzék adattartalmára, az adatintegrációra vonatkozó részletes szabályokról
•
1993. évi III. törvény a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról
•
62/2006. (III. 27.) Korm. elszámolásának szabályairól
•
63/2006. (III. 27.) Korm. rendelet a pénzbeli és természetbeni szociális ellátások igénylésének és megállapításának, valamint folyósításának részletes szabályairól
•
1990. évi C. törvény a helyi adókról
•
217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás mőködési rendjérıl
•
133/2007. (VI. 13.) Korm. rendelet az üzletek mőködésének rendjérıl, valamint az egyes üzlet nélkül folytatható kereskedelmi tevékenységek végzésének feltételeirıl
•
1990. évi V. törvény az egyéni vállalkozásról
•
2005. évi CLXIV. törvény a kereskedelemrıl
•
80/1999. (VI. 11.) Korm. rendelet a telepengedély alapján gyakorolható ipari és szolgáltató tevékenységekrıl, valamint a telepengedélyezés rendjérıl
•
1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelmérıl
•
252/2006. (XII. 7.) Korm. rendelet a településrendezési és az építészeti-mőszaki tervtanácsokról
•
249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól
•
2007. évi CLXIX. törvény a Magyar Köztársaság 2008. évi költségvetésérıl
•
1990. évi XCIII. törvény az illetékekrıl (Harmadik rész)
•
1952. évi IV. törvény a házasságról, a családról és a gyámságról
•
1997. évi XXXI. törvény a gyermekek védelmérıl és a gyámügyi igazgatásról
10.)
Korm.
rendelet
rendelet
a
az
központi
elektronikus
listákon
egyes pénzbeli
eljárásban
szolgáltató
szereplı
adatok
szociális ellátások
9
2
Az ASP központ alkalmazásaival kapcsolatos elvárások
Az e-közigazgatási Keretrendszerben foglalt szempontok alapján jelen fejezetben meghatározásra kerülnek az önkormányzati ASP központok minimálisan biztosítandó portfóliójával szembeni elvárások. •
Az alkalmazás portfólió elemeinek biztosítaniuk kell a Ket. által elıírt elektronikus ügyintézés lehetıségét azokban az esetekben, amikor az ügy természetébıl fakadóan a folyamatok szervezésével az megvalósítható, illetve azt jogszabályi rendelkezés nem zárja ki.
•
Az alkalmazásokat úgy kell kialakítani, hogy azok biztosítsák 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat 3. szintjének megfelelı szolgáltatási szintet.(„kétirányú interakciót biztosító szolgáltatás, amely közvetlen vagy ellenırzött kitöltéső dokumentum segítségével történı elektronikus adatbevitel és a bevitt adatok ellenırzése. Az ügy indításához, intézéséhez személyes megjelenés nem szükséges, de az ügyhöz kapcsolódó közigazgatási döntés (határozat, egyéb aktus) közlése, valamint a kapcsolódó illeték- vagy díjfizetés hagyományos úton történik.„)
•
Azokban az esetekben, ahol azt az ügy jellege és az ügyféligények indokolják, 4es szintő szolgáltatást kell biztosítani. („Teljes on-line tranzakciót (ügyintézési folyamatot) biztosító szolgáltatás, amikor az ügyhöz kapcsolódó közigazgatási döntés is elektronikus úton kerül közlésre, illetve a kapcsolódó illeték- vagy díjfizetés elektronikus úton is intézhetı.”) Az alkalmazásokat ennek megfelelıen, de legalább a 3-as szint és az elektronikus fizetés együttes lehetıségének biztosításával kell megvalósítani.
•
Az alkalmazás-portfólió minimálisan meghatározott funkcionalitását vagy egymással együttmőködı alkalmazásokkal vagy egy integrált rendszer moduljaiként biztosítani kell.
•
Az alkalmazás-portfólió kialakításakor megengedett, hogy az eltérı településmérethez, a régióban elterjedt megoldásokhoz és ügyféligényekhez illeszkedıen egy-egy szakrendszert akár több alternatív alkalmazás implementálásával valósítson meg az ASP központ. Ez esetben is követelmény, hogy minden alternatív alkalmazás feleljen meg a pályázatban megkövetelt minimális funkcionális követelményeknek.
•
A szakrendszerenként jelen kiírásban rögzített funkcionális követelmények azt rögzítik, hogy az adott szakrendszer, mint szolgáltatás nyújtásakor az ASP központnak milyen funkciókat kell biztosítani az önkormányzatoknak. A szakrendszerenkénti funkció bontás nem kötelezı elıírás arra vonatkozóan, hogy adott funkciót melyik szakrendszerben kell ténylegesen programozás-technikailag implementálni. (Például: A szociális rendszer követelményeinek része házipénztár funkció. Ha egy önkormányzat szociális rendszert vesz igénybe akkor a házipénztár funkciót biztosítani kell számára. Ez történhet úgy is, hogy maga funkció programozástechnikailag egy gazdálkodási rendszer részét képezi.)
A részterületeknél felsorolt eljárásokat az egyes alkalmazásoknak feltétlenül támogatniuk kell, azonban a listák nem tekinthetıek teljes körőnek, iránymutatásként szolgálnak.
10
2.1
Általános elvárások
A felsorolt felhasználói követelmények értelmezhetı – betartása kötelezı.
–
amennyiben
az
adott
alkalmazásnál
2.1.1 Jogszabályi megfelelés A szolgáltatásként nyújtott alkalmazásoknak meg kell felelni a vonatkozó jogszabályoknak, a jogszabályi környezet változásait legkésıbb az adott jogszabály hatálybalépéséig, vagy a jogszabályváltozásban elıírtak szerint le kell követni.
2.1.2 Elvárások a kialakított architektúrával szemben
A felsorolt architektúrális követelmények értelmezhetı – betartása kötelezı.
•
–
amennyiben
az
adott
alkalmazásnál
Felhasználó oldali platformfüggetlenség: o
Operációs rendszer szinten: A szolgáltatónak olyan alkalmazást kell szolgáltatnia, amely operációs rendszer tekintetében a Magyarországon használt PC kliensek legalább 80%-án futtatható.
o
Böngészı szintjén: Az alkalmazások kliens oldalon ne csak egy gyártó szoftvereivel legyenek használhatóak, hanem többféle böngészı (pl.: Internet Explorer, Firefox) alkalmazását is tegyék lehetıvé.
o
Irodai szoftverek szintjén: Az alkalmazások tegyék lehetıvé, hogy többféle irodai programcsomag (MsOffice, OpenOffice) használatával is mőködıképesek legyenek.
•
Terméktámogatás: A szolgáltatásként nyújtott alkalmazásnak a gyártó vagy fejlesztı (ill. a terméktámogatásra a gyártó vagy fejlesztı által felhatalmazott szervezet) által támogatott alkalmazásnak kell lenni.
•
Robosztus architektúra: Az alkalmazások architektúráját úgy kell megtervezni és megvalósítani, hogy az képes legyen a megcélzott számú felhasználó biztonságos és gyors kiszolgálására.
•
Kliens- szerver architektúra: A szolgáltatott alkalmazás lehetıség szerint három vagy több, de minimum két rétegő architektúrára épüljön.
•
Méretezhetıség: Az alkalmazások architektúrájának (hardver és szoftver) biztosítania kell a megcélzott felhasználó számhoz szükséges méretre való felbıvítését
és
a
késıbbi
portfólió
és
ügyfélkör-növekedésbıl
származó
igényeknek való megfelelés lehetıségét. •
Hibatőrı, redundáns kialakítás: A szolgáltató központoknál olyan mértékben szükséges hibatőrı, redundáns infrastruktúrát kialakítani, amely összhangban áll a vállalt szolgáltatási szint (kiemelten a rendelkezésre állás) paraméterekkel.
11
•
Felhasználói interfész: Az alkalmazások felhasználói interfészét mind az ügyintézıi,
mind
pedig
ügyfél
oldali
megjelenésre
vonatkozóan
az
egyes
alkalmazások esetében úgy kell kialakítani, hogy azok biztosítsák az alkalmazás képernyık, oldalak elvárható sebességő, elérhetıségét az általánosan elterjedt, kereskedelmi forgalomban rendelkezésre álló szélessávú internet kapcsolatokon keresztül. •
Válaszidı: A kliens oldali alkalmazás szerver-kliens kommunikációt nem igénylı mőveleteinek (képernyıváltások, adatrögzítés - mezıváltások, adatbevitel, input adatok validálása -, lokálisan rendelkezésre álló adatok megjelenítése mind az ügyintézıi, mind pedig ügyfél oldali megjelenésre vonatkozóan) válaszideje jellemzıen legyen kevesebb, mint 1 másodperc, de nem haladhatja meg a 3 másodpercet. A
szerver-kliens kommunikációt igénylı online tranzakciós mőveletek (kis
adattartalmú,
egyedi
tranzakciók)
válaszideje
az
önkormányzatoktól
elvárt
minimális Internet sávszélesség esetén jellemzıen legyen kevesebb, mint 3 másodperc, de nem haladhatja meg a 6 másodpercet. •
Kapcsolódás a KR rendszerhez Az
architektúrának
maximálisan
támogatnia
kell
a
központi
rendszer
szolgáltatásainak elérhetıségét, integrációját. A rendszerkialakításnál figyelembe kell venni a KR rendszer már megvalósult, és a jelenleg kialakítás alatt lévı funkcionalitásait is oly módon, hogy azok o
a bevezetett KR funkcionalitásra vonatkozóan kötelezıen alkalmazandók,
o
a
folyamatban
lévı
KR
fejlesztésekre
vonatkozóan
azok
késıbbi
integrációját nem kizáró megoldásokat tartalmazzon oly módon, hogy a késıbbi integráció költséghatékonyan, gyorsan biztosítható legyen. •
Az adatok exportálása és importálhatósága A rendszerekben szereplı adatok (ügyféladat, mőködési adat stb.) tulajdonosa az adott szolgáltatást igénybevevı szervezet. Az alkalmazásoknak lehetıvé kell tennie, hogy azokból szabványos, általánosan elterjedt formátumban egyszerően kiexportálhatóak legyenek a nyilvántartott (törzs, ügyintézési, stb.) adatok.
2.1.3
Általános felhasználói követelmények
2.1.3.1 Felhasználói felület •
Ergonomikus
felhasználói
felületek:
Az
alkalmazások
képernyıit,
kezelıfelületét oly módon kell kialakítani, hogy azon a nagy mennyiségő ügyintézés és iratkezelés egyszerően végrehajtható legyen.
Az önkormányzat
ügyfelei felé látszó felületet (pl.: önkormányzati Portál) úgy kell kialakítani, hogy azok egy átlagos internetes / számítógépes ismerettel rendelkezı számára külön oktatás,
tanfolyam
nélkül
értelmezhetı,
használatot
tekintve
egyszerő
és
felhasználó barát legyen. •
Magyar nyelvő felhasználói felület: Az alkalmazások biztosítsanak teljes körő magyar nyelvő környezetet a felhasználói felületen (teljes a magyar ékezetek
12
alkalmazása, magyar nyelvőek a legördülı és hierarchikus menük, a nézetek, a megtekintési listák, a mezınevek, a gombok, a hibaüzenetek, az összes, illetve az aktuális mőveletre vonatkozó súgó információk stb.). •
Egér és billentyőkezelés: Az alkalmazások tegyék lehetıvé a mezık, menük gombok kiválasztását egér és billentyőkezeléssel is.
•
Felületek áttekinthetısége: A beviteli és megjelenítési felületek legyenek átláthatóak, a logikailag összetartozó adatok mezıi külön „tab füleken” kerüljenek elhelyezésre.
•
Egységes kezelıi felületek: Az alkalmazások biztosítsák az egységes kezelıi felületek kialakítását, ezáltal
a felhasználók számára
egyszerővé, magától
értetıdıvé téve az egyes szakrendszerek használatát. •
Egységes hibaüzenetek: Az alkalmazások a hibaüzeneteket egységesen kezelje, azokat azonos módon jelenítse meg.
2.1.3.2 Munkafolyamat támogatás •
Ügyviteli folyamatok támogatása: A felhasználói felületeket, adatcsoportokat a fejlesztık a különbözı ügyek életútjának, az ügyviteli folyamat mozzanatainak megfelelı sorrendben alakítsák ki.
•
Adatbevitel ellenırzés: Az egyes alkalmazásokban az adatbevitelt központilag karbantartott
szótárak,
logikai-
és
formátumellenırzések
támogassák.
Az
alkalmazások tagadják meg a hiányos, logikailag nem megfelelıen kitöltött adatlapok elküldését, a hibák okát – annak kijavításának módját feltüntetve egyértelmő üzenettel - tüntessék fel, és kijavításukig utasítsák vissza az adatlapok elküldését. •
Kötelezıen beviendı adatok ellenırzése: Az egyes alkalmazások legyenek képesek a kötelezıen
beviendı adatok ellenırzésére, az alkalmazásokban
definiálható legyen, hogy az ügyintézés bizonyos fázisaiban mely adatok kitöltése kötelezı. •
Kötelezı mezık jelölése: Az alkalmazások a felhasználó számára egyértelmő módon, egységes módon jelezzék a kötelezıen kitöltendı mezıket.
•
Jogi szabályozásnak megfelelı ügyintézés: Az elvárható mértékig, az alkalmazásba épített belsı kontrolok segítségével, az alkalmazás csak a jogi szabályozásnak megfelelı mőködést engedje meg a felhasználóknak.
•
Adatok átmeneti mentése: Ott ahol ezt az ügy jellege, az adatlap bonyolultsága indokolja az alkalmazások biztosítsák a részben kitöltött adatlapok mentését és késıbbi
folytatásának
lehetıségét,
adjanak
megoldást
az
adatkapcsolat
megszőnését követıen a munka folytatására. •
Adatok
öröklése:
Az
alkalmazások
a
többszörös
adatrögzítés
elkerülése
érdekében biztosítsanak lehetıséget az új ügyek, illetve iratok esetén a már elızıleg felvitt adatok közül meghatározott adatkörök öröklésére.
13
•
Alapértelmezett értékek: Az alkalmazások párbeszédablakainak, mezıinek (szükség esetén akár felhasználói szerepkör, szervezeti egység függıen is) lehessen megadni alapértelmezett értékeket az adatbevitel gyorsítása érdekében.
•
Felhasználói csoportonként eltérı adattartalmú felületek: Az alkalmazások szükség szerint biztosítsanak a különbözı felhasználói csoportok számára eltérı adattartalmú felhasználó
felületeken számára,
keresztül
a
történı
jogosultságaiból
adatmegjelenítést fakadó
adatok
és
teljes
minden körének
megtekintését. •
Vágólap funkció: Az alkalmazások legyenek képesek kezelni az operációs rendszerek által felkínált átmeneti adattároló (vágólap) lehetıségeit a másolbeilleszt mőveletek elvégzéséhez.
•
Billentyőkombinációk: Az alkalmazások biztosítsák az egyes szakrendszerekben használt
azonos
kulcs
mőveletek
azonos
gyorsbillentyőkkel
való
elérését,
gyorsítva ezzel a munkavégzést. •
Tömeges
mőveletek
támogatása:
Az
alkalmazások
a
felhasználói
jogosultságok függvényében nyújtsanak lehetıséget az ügyekkel végzett tömeges mőveletek hatékony végrehajtására. •
Személy által felügyelt automatizált aláírás: Az alkalmazások biztosítsanak olyan,
az
elektronikus
dokumentumok
tömeges
aláírását
lehetıvé
tevı
elektronikus aláírási folyamatot, amely során az aláíró személy azt követıen, hogy az aláírás alapjául szolgáló elektronikus dokumentumok mintaszövegének és a mintaszövegben helyettesítésre kerülı adatok listájának megtekintése lehetıvé vált, a már egyediesített elektronikus dokumentumokat egyenként, automatizált úton minısített elektronikus aláírásával ellátja. •
Adatok rendezése: Az alkalmazások az önkormányzati igényeknek megfelelıen logikus rendben, csak az adott ügyviteli, ügyintézési tevékenységre, funkcióra koncentrálva rendezzék az adatokat. Ezáltal az alkalmazások biztosítsák a kezelı számára az egyszerő eligazodást, a hatékony munkavégzést.
2.1.3.3 Adminisztrációs lehetıségek •
Adminisztrációs
modul:
Az
alkalmazások
rendelkezzenek
adminisztrációs
modullal, amelyen az alkalmazásgazdák az adminisztrációs tevékenységeket ellátják. •
Alkalmazásgazdai funkciók: Az
alkalmazások biztosítsák, hogy azok az
alkalmazás gazdai funkciók, amelyeket a felhasználók nem hajthatnak végre, külön, csak az alkalmazás gazdák részére legyenek elérhetık. •
Közös címtár: Az alkalmazások közös címtár modulon keresztül biztosítsák a felhasználók
különféle
felhasználói
csoportokhoz
rendelését,
szerepköreinek
megadását, helyettesítését. 2.1.3.4 Helyettesítés •
Helyettesítés megvalósítása: Az alkalmazások oldják meg a felhasználók helyettesíthetıségét úgy, hogy ehhez ne legyen szükség a felhasználói azonosítók és jelszavak átadására.
14
•
Helyettesítési beállítások: Az alkalmazások esetében az alkalmazásgazdák definiálhassák azokat a felhasználókat, akik más felhasználókat helyettesíthetnek, így minden felhasználó a saját nevében, a saját azonosítójával végezhesse a munkáját.
•
Helyettesítés
naplózása:
A
helyettesített
felhasználó
nevében
végzett
tevékenységek kerüljenek naplózásra az alkalmazásokban, pontosan jelölve azt, hogy az adott tevékenységet helyettesként végezte a naplózott felhasználó. •
Replikakonfliktus
feloldása:
A
szállító
adjon
megoldást
arra,
hogy
a
helyettesítı és a helyettesített egy idıben is végezhessen adatrögzítést a replikakonfliktus veszélye nélkül.
2.1.3.5 Adatbiztonsággal kapcsolatos követelmények: •
Adatokhoz
való
hozzáférés
szabályozása:
Az
alkalmazások
legalább
szerepkör alapú jogosultságkezelést biztosítsanak, és ez alapján tegyék lehetıvé az egyes feladatkörökhöz tartozó megfelelı jogosultsági szintek kialakítását, amelyek egyben szabályozzák az adathozzáféréseket is. •
Dokumentumokhoz való hozzáférés: Az alkalmazásokban az elektronikus, illetve
digitalizált
csatolt
dokumentumok
hozzáférhetıségét
jogosultsághoz,
szerepkörhöz, szervezeti egységhez, illetve felhasználóhoz rendelve lehessen megadni. •
Több
felhasználói
lehetıséget
a
szerepkör
hozzáférési
betöltése:
jogosultságok
Az
alkalmazások
kezelésénél
egy
biztosítsanak
felhasználó
több
felhasználói szerepkörrel történı felruházására és több szerepkörben végzett feladat ellátásának biztosítására ID váltás nélkül. •
Felhasználó
azonosítás:
Az
alkalmazások
tegyék
lehetıvé
a
jelszavak
felhasználó általi változtatását. Az alkalmazások támogassák a megfelelı policy-k (megfelelı erısségő jelszavak és azok rendszeres cseréje) bevezetését a jelszavak megadásához. Az alkalmazások a jelszavakat csak titkosítva tárolhatják. •
Inaktív idı szabályozhatósága: Az alkalmazásokban szabályozni kell, hogy mekkora az az inaktív felhasználói idı, amely után az adatkapcsolatot meg kell szüntetni, a felhasználót automatikusan ki kell jelentkeztetni az alkalmazásból.
•
Adatbevitel szabályozása: Az alkalmazások biztosítsák, hogy a törzsjellegő adatok esetében az adatbevitel során ne legyen közvetlen adatbázis hozzáférés (kétszintő konfirmáció).
•
Adattárolási elıírások: Az alkalmazások biztosítsák a vonatkozó adatvédelmi törvény elıírásainak megfelelıen a különbözı típusú adatok egymástól való elkülönítését, illetve azok felhasználói és adatbázis szinten történı szükséges szeparációját.
•
Újraindíthatóság: Az alkalmazások rendelkezzenek azzal a képességgel, hogy egy újraindítást szükségessé tevı esemény elıtt az összes folyamatban lévı feldolgozási lépést lezárnak, minden olyan adatot elmentnek, amelyek feldolgozás alatt vannak, valamint az alkalmazások az újraindítás során az adatbázist olyan
15
állapotba hozzák, hogy a leállás ne okozzon semmilyen veszteséget. Elıre nem várt szolgáltatás-kimaradás esetén az adatbázisban tárolt adatok legyenek visszanyerhetık, és az alkalmazás legyen egyszerően újraindítható. •
Adatbázis
és
az
applikáció
sérthetetlensége:
Az
operációs
rendszer
paraméterezése, hangolása, beállításainak optimalizálása az adatbázis és az applikációk biztonságát nem veszélyeztetheti. •
Rendszerszintő
hibaüzenetek
felhasználók
elıl
való
elrejtése:
Az
alkalmazások rejtsék el a rendszer szintő hibaüzeneteket a felhasználók elıl, és automatikusan (pl. e-mailben) értesítsék az informatikai ügyfélszolgálatot a hibáról. •
Kapcsolódó rendszerek hibaüzeneteinek kezelése: Az alkalmazások kezeljék (rejtsék
el,
vagy
dolgozzák
fel)
a
kapcsolódó
alkalmazások,
rendszerek
hibaüzeneteit a felhasználók elıl. A kapcsolódó alkalmazások, rendszerek hibái esetén megjelenı üzenetek a felhasználó számára érthetı, magyar nyelvő szövegek legyenek, melyek tájékoztatják a teendıit vagy lehetıségeit. A tényleges
rendszerszintő
vagy
egyéb
hibákról
a
rendszereknek
az
IT
ügyfélszolgálatot automatikusan tájékoztatniuk kell, illetve a hibákat naplózniuk szükséges. •
Naplózás: Az alkalmazások a mőködés során a felhasználói tevékenységre vonatkozó és az üzemszerő eseményekre vonatkozó naplózási feladatokat is lássanak el. A napló ne csak a szőken vett adatbázis-mőveleteket tartalmazza, hanem
az
alkalmazás
mőveleteinek
naplózása
is
szükséges
(például
rendszerindítás, -leállás, sikeres/sikertelen bejelentkezés stb.) Az alkalmazások folyamatosan naplózzák idırendben az összes feldolgozási lépést, az azok által kezelt és módosított adatok körét, a folyamatot indító felhasználók szerint. Cél, hogy visszamenıleg is követni lehessen az adathozzáféréseket és utólag is ellenırizni lehessen azok jogosságát. A naplók tartalma ne legyen módosítható, valamint
a
naplót
csak
megfelelı
jogosultsággal
rendelkezı
felhasználók
olvashassák. •
Átadás, átvétel bizonylatolása: Az ügyek, illetve iratok alkalmazásokban történı átadása, átvétele, illetve a módosítások adatai – ki és mikor végezte – kerüljenek
automatikusan
bizonylatolásra.
Az
irathoz
kapcsolódó
adatok
módosítása esetén az alkalmazások tárolják az adatok korábbi értékét is. •
Adatok
mentése,
archiválása:
Az
alkalmazások
leállítása
nélkül
legyen
lehetséges az adatok és rendszerek idıszakos (napi, heti, havi, éves), idısoros mentése, teljes körő és inkrementális mentésekkel. A rendszerek tegyék lehetıvé a rendszer és rendszerparaméterek mentését is (sys back-up). •
Adatok és a rendszer visszatöltése: A rendszerek biztosítsák a mentett adatok és a rendszerparaméterek hibamentes, konzisztens visszaállítását.
•
Mentett és archivált adatok kezelése: Az adatok mentésére és archiválásra olyan eljárást és eszközt kell alkalmazni, amely biztosítja a megfelelı gyorsaságú és
szintő
hozzáférést
az
archivált
adatokhoz.
Az
üzemi
adattartalom
16
veszélyeztetése nélkül legyen lehetıség az archív adatok visszatöltésére, az adatokban történı keresésre. •
Adatok
elérhetısége:
Az
elektronikus
adathordozókon
tárolt
adatok,
állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. •
Titkosított csatorna biztosítása: Követelmény, hogy a szolgáltató központok és az önkormányzatok között az adatcsere megfelelıen titkosított csatornákon történjen. Az ASP szolgáltatók elérése alapvetıen kétféle módon történhet: o
Elektronikus kormányzati gerinchálózaton (EKG) keresztül:
Amennyiben az önkormányzatoknak, illetve szolgáltató központnak lehetıségük van csatlakozni a kormányzati gerinchálózatra (EKG), ebben az esetben a biztonságos kapcsolat megoldott
Az önkormányzatok és a szolgáltató központok az EKG-hoz VPN kapcsolaton keresztül is csatlakozhatnak.
o •
Az
Bérelt vonali kapcsolat segítségével
önkormányzatok
adatainak
védelme:
Követelmény
hogy
az
egyes
önkormányzatok adataihoz az ASP központ által kiszolgált többi önkormányzat ne férjen hozzá. Ezt robosztus, iparági legjobb gyakorlatokon alapuló megoldásokkal kell biztosítani, és a jelen követelményekkel kapcsolatos szabályozásokat és garanciákat az ÁSZF-ben rögzíteni kell.
2.1.3.6 Vezetıi ügykövetés •
Vezetıi
ügykövetés:
Az
alkalmazás
biztosítson
lehetıséget
az
ügyintézési
folyamatok elırehaladásának vezetık általi ellenırzésére, azaz az egyes ügyek / ügyiratok aktuális státuszának és a már végrehajtott tevékenységeknek, valamint azok idıigényének nyomon követésére, határidık és betartásuk figyelésére. •
Tranzakciós adatok monitorozása: Az alkalmazás tegye lehetıvé különbözı tranzakciós adatok (pl. az ügyfelek által indított ügyek száma, átlagos ügyintézési idık alakulása, egy ügyhöz kapcsolódó átlagos tranzakció szám, stb.) nyomon követését, ellenırzését.
•
Listák, jelentések készítése: Az alkalmazás biztosítson lehetıséget különbözı, önkormányzat által igényelt lekérdezések, riportok elkészítésére, és a riportok elkészítését
követıen
azok
tetszıleges
idıpontban
történı
lefuttatására,
elmentésére, kinyomtatására.
2.2 2.2.1
Elvárások szakrendszerenként Iratkezelı és workflow alkalmazás
2.2.1.1 Általános leírás Az Iratkezelı és workflow rendszert úgy kell kialakítani, hogy az egyrészrıl megfeleljen a hatályos jogszabályoknak, másrészrıl biztosítsa a változtatás lehetıségét a megfelelı jogkövetés érdekében.
17
Az iratkezelı rendszerekkel kapcsolatos követelményeket elsısorban a következı jogszabályok tartalmazzák: o
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rendelet, a
közfeladatot ellátó szervek
iratkezelésének általános követelményeirıl o
24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekrıl
o
1995.
évi
LXVI.
törvény
a
köziratokról,
a
közlevéltárakról
és
a
magánlevéltári anyag védelmérıl o
2004.
évi
CXL.
törvény
(KET)
a
közigazgatási
hatósági
eljárás
és
szolgáltatás általános szabályairól o
182/2007. (VII. 10.) Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerrıl
o
12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól
o
13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történı másolat készítésének szabályairól
o
195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézést lehetıvé tevı informatikai rendszerek biztonságáról, együttmőködési képességérıl és egységes használatáról
Az iratkezelı rendszer feladata az önkormányzati iratkezelési és általános ügyintézési tevékenységek támogatása, legalább a vonatkozó jogszabályokban elıírt funkcionalitás biztosításával. Ennek érdekében szabványos kapcsolatokon keresztül biztosítania kell az információk áramlását a helyi szakrendszerek között, és a központi rendszer megfelelı funkcióinak használatát. Gondoskodnia kell továbbá az iratok iktatásáról, érkeztetésérıl, tárolásáról, a megfelelı iratminták és sablonok használatáról, az ügyintézési folyamatok támogatásáról és a megfelelı ügykövetésrıl.
2.2.1.2 Belsı mőködést támogató funkciók
Iktató alrendszer Az iktatási funkciót ellátó rendszerrel szembeni elvárások a következık: Az alrendszer gondoskodjon a mindenkori érvényes jogszabályban elıírt adattartalom tárolásáról. Elektronikus dokumentum esetén biztosítsa hivatkozáson keresztül az iratok elérhetıségét a dokumentumtárban,. Az alrendszernek biztosítania kell az elıírt iratkezelési eljárások támogatását. Az alkalmazás biztosítsa a 24/2006 (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendeletben elıírt funkciókat: o
Korlátlan számú iktatókönyv kezelése, megnyitása, lezárása
o
Irattári terv létrehozása, kezelése, módosítása
o
Iratok elektronikus iktatókönyvbe iktatása
o
Elektronikus iratok nyilvántartásba vétele, tárolása, elıhívása
18
o
Vegyes (papír alapú és elektronikus iratokat is tartalmazó) ügyiratok kezelése
o
Iratok metaadatainak tárolása, kezelése
o
Iratok mozgásának nyomon követése
o
Ügyiratok felülvizsgálata, selejtezése
o
Iratok adatainak exportálása, importálása
o
Tárolt iratok megjelenítése, nyomtatása
o
Elektronikus aláírások kezelése
Az iktató alrendszertıl elvárt fıbb funkciók a fent felsorolt jogszabályok alapján: o
Iratok
érkeztetése:
minimálisan
az
érkezett
küldemény
érkeztetési
számának, küldıjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél
a
küldemény
postai
azonosítójának
(különösen
kód,
ragszám) nyilvántartásba vétele o
Iratok iktatása (az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történı ellátása,
a
335/2005.
(XII.
29.)
Korm.
rendelet
IV.
fejezetének
megfelelıen) o
Iratok ügyintézıhöz, csoporthoz rendelése (szignálás a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet IV. fejezete szerint)
o
Kiadmányozás (a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet IV. fejezete szerint)
o
Expediálás
támogatása
(335/2005.
(XII.
29.)
Korm.
rendelet
IV.
fejezetének megfelelıen) o
Kapcsolat a Hivatali Kapuval (iratok letöltése és kimenı iratok elhelyezése) a KIB 21. ajánlásnak megfelelıen
o
Ügyfél értesítések küldése (pl. az ügy felelıs ügyintézıjérıl)
o
Kézbesítés regisztrálása, e-tértivevények kezelése
o
Iktatási
vonatkozású
metaadatok
tárolása
(elektronikus
iktatókönyv
funkció) o
Iratok fellelhetıségi helyének tárolása (papíralapú és dokumentumtárban tárolt elektronikus iratok is)
o
Irat életciklus workflow kezelése (érkeztetés, elektronikus visszaigazolás, iktatás, szignálás, kiadmányozás, expediálás, elektronikus tájékoztatás, archiválás, irattárba helyezés, selejtezés, levéltárba adás a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet szerint)
o
Határidı-figyelés
(az
ügytípushoz
tartozó
válaszadási
határidık
betartásának ellenırzése) A Moreq2 ajánlással összhangban szükséges az iratkezelı rendszer egyes funkcióinak (iktatás, tárolás, irat- és metaadat-lekérdezés) más rendszerek számára történı hozzáférhetıvé tétele.
19
Dokumentumtárolás A dokumentumtár feladata az elektronikus iratok (kitöltött őrlapok, elektronikusan érkezett dokumentumok és szkennelt iratképek) és az azokhoz tartozó tartalmi vonatkozású metaadatok tárolása. A dokumentumtár funkció megvalósítható az iratkezelı rendszerben (az iktatási funkciókkal összevontan), de ebben az esetben is biztosítani kell a jogszabály, illetve iratkezelési szabályzat alapján nem iktatandó elektronikus iratok (pl. határozatok munkaváltozatai, belsı munkaanyagok, stb.) tárolásának és kezelésének lehetıségét is. A dokumentumtár biztosítja a szakrendszerek számára az elektronikus iratokhoz való hozzáférést. A dokumentumtár az alábbi információkat tárolja: o
A dokumentum tartalmára utaló metaadatok, amelyek alapján kereshetık a dokumentumok.
o
Dokumentumtörténet, aktuális és korábbi verziók
A dokumentumok biztonságos tárolást igénylı verziói (iktatott, kiadmányozott változatok, vitatott munkaanyagok, stb.) a központilag biztosított dokumentumtárban helyezendık el.
Elektronikus kézbesítés Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a kimenı dokumentumok (pl. határozatok) elektronikus
aláírására,
elektronikus
kézbesítésére,
ügyfél
által
elérhetı
biztonságos elektronikus tárban való elhelyezésére, és az ügyfél általi átvétel, elolvasás visszaigazolására.
Iratminták, sablonok kezelése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget forma levelek, irat minták nyilvántartására, továbbá az irat / fogalmazvány készítési feladat során azok mezıinek (pl. ügyfél neve, címe) iratonkénti, illetve tömeges automatikus kitöltésére, az iratok tartalmának automatikus kitöltést követı módosítására (pl. indoklással), az iratok ügyirathoz rendelt elmentésére, automatikus, tömeges iktatására és az iratok egyedi, vagy tömeges nyomtatására.
Ügytípushoz rendelt iratminták, sablonok kezelése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget ügytípus függıen forma levelek, irat minták nyilvántartására, továbbá az irat / fogalmazvány készítési feladat során azok mezıinek (pl. ügyfél neve, címe) iratonkénti, illetve tömeges automatikus kitöltésére, az iratok tartalmának automatikus kitöltést követı módosítására (pl. indoklással), az iratok ügyirathoz rendelt elmentésére, automatikus iktatására és az iratok egyedi, vagy tömeges nyomtatására.
Speciális adatok nyilvántartása A rendszer egyéb szakrendszeri alkalmazás hiányában, vagy éppen az annak való adatátadás (pl. szociális rendszernek TB szám átadása) érdekében biztosítson lehetıséget az egyes ügytípusokba tartozó ügyiratokhoz - az iktatási adatokon túl - további speciális adatok hozzárendelésére, azok rendszerben történı rögzítésére
20
és nyilvántartására (pl. születési dátum, adószám, TB szám, anyja neve stb.), valamint szükség esetén az egyes ügyintézési lépésekben a meghatározott speciális adatmezık kitöltésének megkövetelésére.
Digitalizálás Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a beérkezı küldemények scannelésére, digitalizálására, és a küldemények elektronikus másolatának elektronikus dokumentumtárba helyezésére és kezelésére, valamint azok külsı szervezeteknek szabványos interfészeken történı átadására (a funkció segítségével a teljes ügyintézési folyamat a kézbesítést megelızıen az igényelt kézbesítési formától függıen legyen papír-mentesíthetı).
Postázás Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a hivatali iratok postai úton történı kiküldésének elektronikus támogatására az alábbi fı funkciókkal: o
Automatikus boríték címzés az iktatási adatok alapján és a címzés borítékra nyomtatása (megfelelı nyomtató szükséges)
o
Tértivevény automatikus kitöltése a címzett adatokkal és nyomtatása
o
RAG szám kiosztása
o
Postai feladójegyzék készítése
o
Ügyfél
által
átvett
küldemények
átvételének
nyilvántartásba
vétele
(tértivevények feldolgozása)
Elıre definiált ügyintézési folyamat támogatás Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a rendszeren belül ügyintézési folyamatok definiálására, és elıre definiált ügyintézési folyamattal rendelkezı ügytípusok (telekadó, rendkívüli segély stb.) és ügyszakaszok (elsı fok, fellebbezés stb.) esetében az ügyiratok ügyintézık közti automatikus, dokumentált átadására, illetve annak követésére az elıre definiált ügyintézési lépéseknek és a lépések tervezett végrehajtási határidejének megfelelıen.
Ad-hoc ügyintézési folyamat támogatás Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az elıre nem definiált ügyintézési lépésekkel rendelkezı ügyek esetében, hogy az ügyintézık meghatározzák az adott ügyintézés következı lépéseit és azok ellátásának felelıseit, majd a rendszer nyomon követi, naplózza a végrehajtott tevékenységeket.
2.2.1.3 Integrációs követelmények Integráció szakrendszerekkel Az iratkezelı rendszer összekapcsolása a Hivatal (az igénybe vevı ügyfél önkormányzat vagy társulás szervezetei) által használt egyéb szakrendszerekkel (például a bejövı iratok iktatási adatainak automatikus szakrendszernek történı átadása az iratkezelı rendszer által, illetve ellenkezı irányban a kimenı iratok iktatási adatainak automatikus iratkezelı rendszernek történı átadása a
21
szakrendszer által), a dupla kézi inkonzisztencia elkerülése érdekében.
adatrögzítés
és
az
ebbıl
származó
Ügykövetés Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az ügyintézési folyamatok elırehaladásának vezetık általi ellenırzésére, azaz az egyes ügyek / ügyiratok aktuális státuszának és a már végrehajtott tevékenységeknek, valamint azok idıigényének nyomon követésére. Biztosítsa a Ket.-ben elıírt kötelezı szabvány válaszokat és állapotjelzéseket.
Integráció a központi rendszerrel Az iratkezelı rendszernek biztosítania kell a központi rendszerrel való szabványos elıírt kapcsolatot a KIB 21. ajánlásban foglaltak szerint, és az elektronikus tértivevényrıl szóló elıírások figyelembevételével.
Integráció pénzügyi alkalmazással Az iratkezelı rendszernek a pénzügyi rendszerrel való integrációja keretében, az iratkezelı rendszer tegye lehetıvé a gazdálkodási rendszerrel kapcsolatos jóváhagyási folyamatok kezelését, a gazdálkodással kapcsolatos iratok dokumentumok kezelését, tárolását, archiválását. A kötelezettségvállalások alapját képezı szerzıdések adatait ne legyen szükséges duplán nyilvántartani a pénzügyi és iratkezelı rendszerben is, hanem az adatok automatikusan átadhatóak, átvehetıek legyenek a rendszerek között.
Interfészek o
Szakrendszerek és iratkezelı rendszer közti interfész: A szakrendszerek és iratkezelı rendszer között olyan interfészeket kell kifejleszteni, amelyek technikai és szemantikai szinten is biztosítják az iratkezelı rendszerek és a szakrendszerek közötti szabványos kommunikációt. Az interfészeknek egyrészt biztosítaniuk kell, hogy a szakrendszerben készülı kimenı iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerben eltárolásra kerüljenek, az iktató rendszer az irathoz iktatószámot generáljon és átadja azt a szakrendszernek, másrészt, hogy a beérkezett iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerbıl átadásra kerüljenek a szakrendszernek. Iratkezelı rendszer interfész szemantikai specifikációja a 2. számú segédletben található. A kialakított interfészek leírását az önkormányzatok rendelkezésére kell bocsátani annak érdekében, hogy lehetıség legyen más, nem a szolgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazásokkal történı integrációra.
o
Központi rendszer és iratkezelı rendszer közötti interfész: Az interfésznek technikai és szemantikai szinten is biztosítania kell az iratkezelı rendszerek és a központi rendszerek közötti szabványos kommunikációt a KIB 21. ajánlás alapján.
22
o
2.2.2
Törzsadat kezelés: A törzsadat-kezelésre vonatkozó részletes ajánlások az 1. számú segédletben találhatók.
Önkormányzati portál alkalmazás
2.2.2.1 Általános leírás Az önkormányzati portál feladata - az Internetrıl nyilvánosan elérhetı módon - a szervezetre, valamint az általa nyújtott szolgáltatásokra, ügyintézésre vonatkozó információk strukturált, kereshetı formában történı biztosítása az ügyfelek számára. A portál kialakítását a KIB 19. számú „A közigazgatás szervezetei által mőködtetett honlapok tartalmi és formai követelményeire” ajánlásnak figyelembe vételével kell megvalósítani. A portálnak biztosítania kell, hogy az önkormányzatok eleget tudjanak tenni a rájuk vonatkozó közzétételi kötelezettségnek, amelyet többek között a következı jogszabályok szabályozzák: • 2005. évi XC. törvény az elektronikus információszabadságról • 18/2005. (XII. 27.) IHM rendelet a közzétételi listákon szereplı adatok közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról A portálnak lehetıvé kell tennie, hogy az önkormányzatok biztosítani tudják az elektronikus ügyintézést mind a lakossági, mind pedig az üzleti ügyfelek részére, mind a hatósági, mind a helyi ügyekre vonatkozóan. Az elektronikus ügyintézésre vonatkozó fıbb jogszabályok: • 2004. évi CXL. törvény (Ket.) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól • 182/2007. (VII. 10.) Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerrıl • 305/2005. (XII. 25.) Korm. rendelet a közérdekő adatok elektronikus közzétételére, az egységes közadatkeresı rendszerre, valamint a központi jegyzék
adattartalmára,
az
adatintegrációra
vonatkozó
részletes
szabályokról
2.2.2.2 Belsı mőködést támogató funkciók Intranet portál Az alkalmazás biztosítson lehetıséget egy Hivatali Intranet kialakítására, amely segítségével a Hivatal a portál jogosultsági rendszerének megfelelıen belsı információkat, híreket, dokumentumokat (szabályzatokat, utasításokat) oszthat meg a Hivatal munkatársaival.
2.2.2.3 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások
Helyi ügyek elektronikus ügyintézése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget ügytípusokhoz rendelten Internetes őrlapok definiálására,
illetve
szakrendszeri
alkalmazásokban
készített
őrlapok
lekérdezésére, eltárolására, és azok ügyfél általi elektronikus kitöltésére és
23
hivatalnak történı elektronikus benyújtására ügyfélkapu, vagy elektronikus aláírás általi
azonosítást
követıen,
ezzel
biztosítva
az
elektronikus
ügyindítás,
dokumentum benyújtás (pl. kérelem, adóbevallás benyújtás) lehetıségét.
Kistérségi szolgáltató központok támogatása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a települések számára a helyben indított, de a jegyzıi hatáskörök kistérségi koncentrációja miatt érdemben nem helyben, hanem a kistérségi központban intézett ügytípusok esetében az ügyek helyben történı elindítására és azok adatainak kistérségi központhoz való továbbítására a települési felhasználói igények figyelembevételével.
Idıpont elıjegyzés Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a Hivatal alkalmazottai ügyfélfogadási rendjéhez igazodóan Internetes idıpont elıjegyzés rögzítésére, illetve annak módosítására, lemondására.
Adózási információk Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az ügyfelek helyi adózási információinak, egyenlegének Interneten keresztüli biztonságos lekérdezésére.
Ügykövetés A küldemények elektronikus benyújtását követıen az alkalmazás biztosítson lehetıséget az ügyfelek számára az ügyintézési folyamat Interneten keresztüli nyomon követésére, az ügyeik aktuális ügyintézési státuszának Interneten keresztüli megismerésére.
Ügyleírások karbantartása Az
alkalmazás
biztosítson
lehetıséget
ügytípusokhoz
rendelten
ügyleírások
készítésére és szerkesztésére, valamint Internetes publikálására.
Elektronikus fizetés Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az elektronikus beadvány beküldés mellett az ügyintézéshez kapcsolódó fizetési kötelezettségek, illetékek elektronikus befizetésére is.
Hírek, hírarchívum Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a portálon települési hírek elhelyezésére, valamint azok meghatározott idıt követı archiválásra és az archív hírek visszakereshetıségére.
24
Dokumentumtár Az
alkalmazás
dokumentumok
biztosítson (helyi
lehetıséget
rendeletek,
a
jogosult
közgyőlési
felhasználók
elıterjesztések,
számára
tájékoztatók,
pályázatok stb.), egyéb állományok portálon való strukturált szerkezetben történı elhelyezésére, és portálról történı letöltésére.
Térkép megjelenítés Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a lakosság és a vállalkozók számára a település térképének megjelenítésére, házszám alapú kereshetıségére és a térképen különbözı turisztikai, közlekedési, közszolgálati (oktatás, egészségügyi intézmények, közintézmények) rétegek megjeleníthetıségére.
Települési információk publikálása Az
alkalmazás
biztosítson
felhasználók
számára,
segítségével
szöveges,
lehetıséget
hogy
a
táblázatok,
a
portálon illetve
megfelelı
jogokkal
szabványos képekkel
rendelkezı
szerkesztıfunkciók
illusztrált
információkat
helyezzenek el és azok jóváhagyást követıen a publikus Interneten keresztül elérhetıek legyenek.
Fórum Az alkalmazás biztosítson lehetıséget különbözı közéleti témákban Internetes fórumok indítására, fórum hozzászólások rögzítésére, és a fórum tagok, valamint hozzászólások adminisztrálására.
Egyéb biztosítandó funkció Amennyiben a kedvezményezett igényli, az alkalmazásnak biztosítania kell az alábbi funkciókat: • Ügyintézıi kérdésfeltevés: A közvetlen e-mail váltás helyett az alkalmazás biztosítson lehetıséget arra, hogy az ügyfelek az ügyintézıknek a rendszeren keresztül tehessenek fel kérdéseket, és azokat az ügyintézık a rendszeren keresztül válaszolják meg. • Véleménynyilvánító szavazás: Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a portálon Internetes szavazások lebonyolítására és azok eredményeinek publikálására. • Apróhirdetések: Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a portálon lakossági apróhirdetések elhelyezésére, valamint azok adminisztrálására.
25
2.2.2.4 Integrációs követelmények
Integráció az iratkezelı alkalmazással: A portál rendszer integrációja az iratkezelı rendszer workflow funkciójával tegye lehetıvé, hogy • Az ügyfelek által elektronikusan beküldött őrlapokat az iktató rendszer automatikusan
érkeztesse,
iktassa
és
kiszignálja
az
egyik
felelıs
ügyintézıre • Az ügyfél nyomon követhesse az ügyintézés folyamatát • Az
ügyfélnek
az
iratkezelı
rendszeren
keresztül
elektronikusan
is
kézbesíteni lehessen az iratokat, valamint • Amennyiben lehetıség van rá, az alkalmazások a törzsadatokat közösen használják
Integráció ügyfélkapuhoz A rendszernek biztosítania kell a megfelelı integrációt a központi rendszer ügyfélkapu alkalmazásával az ügyfelek azonosítása és a hatósági ügyek szabályos, a hatályos jogszabályoknak és elıírásoknak megfelelı ügyintézése érdekében. Nyomtatványok kitöltésére elsıdlegesen az ÁNYK használata a preferált, de az online őrlapok is megengedettek. A kitöltött dokumentumok továbbítását minden esetben a KR rendszeren keresztül kell biztosítani. Ennek során a kitöltött dokumentumok a hatóságok hivatali kapuján keresztül érkeznek az iratkezelı rendszerbe. Amennyiben a hatósági ügyek kezelésére internetes őrlapok kerülnek bevezetésre, úgy megfelelı technológiai megoldással biztosítani kell az ÁNYK formátumnak megfelelı őrlapformátum leképezését, majd annak elıírások szerinti továbbítását a hatóság felé a KR rendszeren keresztül.
Interfészek A ügyfélkapuval történı integráció interfészeit a KIB 21. ajánlásában leírtak szerint kell megvalósítani. A kialakított egyéb interfészek leírását az önkormányzatok rendelkezésére kell bocsátani annak érdekében, hogy lehetıség legyen más, nem a szolgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazásokkal történı integrációra.
2.2.3
Szociális igazgatási alkalmazás
2.2.3.1 Általános leírás A szakrendszernek biztosítania kell a hatályos jogszabályoknak megfelelıen a szociális igazgatási eljárások elektronikus támogatását. Biztosítsa továbbá az átlátható mőködést, szolgáltasson megfelelı információkat a szociális ügyek kezelésérıl. A megfelelı interfészek segítségével kapcsolódjon az iktató és workflow rendszerhez, illetve az érintett szakrendszerekhez (pl.: gazdálkodási szakrendszer). A szociális szakrendszer mőködését befolyásoló fıbb jogszabályok:
26
o
2004. évi
CXL. törvény (Ket.)
a
közigazgatási
hatósági
eljárás és
szolgáltatás általános szabályairól o
1993. évi III. törvény a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról
o
63/2006. (III. 27.) Korm. rendelet a pénzbeli és természetbeni szociális ellátások
igénylésének
és
megállapításának,
valamint
folyósításának
részletes szabályairól o
62/2006. (III. 27.) Korm. rendelet az egyes pénzbeli szociális ellátások elszámolásának szabályairól
2.2.3.2 Belsı mőködést támogató funkciók
Kérelmezık és segélyezési adataik nyilvántartása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a szociális ellátást kérelmezık és a velük egy háztartásban élık adatainak kezelésére, a korábbi segélyezési adataik, ügyeik, irataik nyilvántartására, aktuális segélyezési adatok kezelésére, és szükség esetén azok akár kötegelt, tömeges módosítására.
Ellátási formák kezelése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az összes rendszeres és nem rendszeres, pénzbeli és természetbeli ellátási forma és ügytípus, illetve adataik, irataik és azok mellékleteinek kezelésére, nyilvántartására a szociális témájú jogszabályoknak és a helyi rendeleteknek megfelelıen.
Adatszolgáltatás A rendszer biztosítson lehetıséget az összes jogszabályban elıírt külsı szervek felé történı adatszolgáltatás, elszámolás automatikus elkészítésére. Például: • 1206-os KSH statisztika • ’NYENYI’ adatszolgáltatás • Közgyógyellátottak jelentés a MEP felé • MEP jelentés a megállapított és megszüntetett jogosultságokról • MÁK visszaigénylı lapok
Őrlap szerkesztés, generálás Az alkalmazás szükség esetén biztosítson lehetıséget az összes vonatkozó, alkalmazásban kezelt ügytípus esetében az ügytípusokhoz kapcsolódó elektronikus ügyintézési őrlap generálásához szükséges állományok és elektronikus tájékoztató dokumentumok készítésére, módosítására, nyilvántartására, és elektronikus ügyintézési rendszernek történı átadására az elıírt interoperabilitási szabványoknak megfelelıen, annak érdekében, hogy az interfészek segítségével az elektronikusan kitöltött őrlapok adatait az alkalmazás automatikusan importálni tudja, fel tudja dolgozni.
27
Határozatszerkesztés, iratminták, sablonok kezelése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az összes ellátási forma esetében határozat minták nyilvántartására és azok mezıinek (pl. ügyfél neve, címe) iratonkénti, illetve tömeges automatikus kitöltésére, az iratok tartalmának automatikus kitöltést követı módosítására (pl. indoklással), iratok elektronikus tárolására, és az iratok egyedi, vagy tömeges nyomtatására.
Listák, jelentések készítése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget különbözı, önkormányzat által igényelt lekérdezések, riportok elkészítésére, és a riportok elkészítését követıen azok tetszıleges idıpontban történı lefuttatására, elmentésére, kinyomtatására.
Munkafolyamat támogatás Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a szociális ügyintézés teljes munkafolyamatának, ügyintézési lépéseinek támogatására. Az alkalmazás biztosítson lehetıséget továbbá az elıre beállított ügyintézési folyamatok alapján, az egyes ügyintézési lépéseket követıen az iratok, ügyiratok, feladatok következı ügyintézınek/kiadmányozónak történı elektronikus átadására. Az alkalmazás támogassa elıre beállított ügymenetek mentén a szociális ügyintézés folyamatát a kérelem beadásától a döntések, határozatok elıkészítésén, határozatok véleményezésén és elfogadásán keresztül az ellátás utalásáig (egyedi és tömeges, kötegelt feldolgozás esetén is).
Környezettanulmány készítése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a környezettanulmányok rendszeren belüli elkészítésére és azok nyilvántartására.
Kérelmek automatikus feldolgozása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget elıre rögzített, paraméterezett feltételrendszer alapján a kérelmek automatikus elbírálására, adjon javaslatot a jogosultságra, illetve a megítélhetı összegre vonatkozóan.
Keretfelhasználás nyilvántartás A rendszer biztosítson lehetıséget az éves költségvetés szociális keretösszegeinek rögzítésére és az éves keretfelhasználás nyomon követésére.
Vezetıi ügykövetés Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az ügyintézési folyamatok elırehaladásának vezetık általi ellenırzésére, azaz az egyes ügyek / ügyiratok aktuális státuszának és a már végrehajtott tevékenységeknek, valamint azok idıigényének nyomon követésére.
Átutalás Az alkalmazás utalására.
biztosítson
lehetıséget
a
megítélt
juttatások
automatikus
28
Utalványozás támogatása automatizmussal Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a segélyezési döntések alapján a megítélt juttatásokról kötegelten, illetve egyedileg utalványok automatikus elkészítésére és azok kinyomtatására.
Egyéb biztosítandó funkció Pénztárkezelés: Az alkalmazás tartalmazzon házipénztári funkciót a készpénzben kifizetett juttatások nyilvántartására és elszámolására.
2.2.3.3 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások
Az elektronikus ügyintézésben minimálisan megvalósítandó eljárások listája • Adósságkezelési támogatás • Ápolási díj kérelem • Átmeneti segély • Fellebbezés szociális ügyekben • Főtéstámogatás • Gyermekétkeztetési térítési díjkedvezmény • Gyógyszertámogatás - gyógyszerutalvány • Idıskorúak járadéka • Közgyógyellátási igazolvány • Lakásfenntartási támogatás • Lakbértámogatás • Lakcímváltozás bejelentés • Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás • Rendszeres szociális segély • Segélyezésben részesülés / nem részesülés igazolása • Súlyos mozgáskorlátozott személy közlekedési támogatása • Személygépkocsi átalakítási támogatás • Szerzési támogatás • TB igazolvány • Temetési segély • Beiskolázási segély • Esetenkénti segély • Gyógyszersegély támogatás
29
• Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény • Segítséggel élık személygépkocsi átalakítási támogatása • Segítséggel élık személygépkocsi szerzési támogatása • Születési támogatás • Temetési segély
2.2.3.4 Integrációs követelmények
Integráció iratkezelı rendszerrel A szociális rendszer integrációja az iratkezelı rendszerrel a kérelmek iktatási adatainak szociális rendszerbe történı átemelése, illetve az elkészített határozatok és iktatási adatainak szociális rendszerbıl iratkezelı rendszerbe történı átadása és az iratok automatikus (egyedi és tömeges) iktatása, valamint, amennyiben lehetıség van rá, a törzsadatok közös használata érdekében.
Integráció gazdálkodási rendszerrel A szociális rendszer integrációja a gazdálkodási rendszerrel az utalványok automatikus pénzügyi rendszerbe rögzítése és a házipénztárral való elszámolás érdekében.
Integráció az önkormányzati portállal A szociális rendszer integrációja az iratkezelési és workflow rendszerrel az elektronikus ügyindítás, dokumentum benyújtás és az ügyintézési folyamat státuszának ügyfél általi Interneten keresztüli nyomon követhetısége érdekében.
Integráció ÁFSZ Foglalkoztatási és Szociális Adatbázissal Javasolt biztosítani a szociális rendszer integrációját az ÁFSZ Foglalkoztatási és Szociális Adatbázissal a következı funkciók biztosítása érdekében: •
aktív korúak ellátására jogosultakról adatközlés a kirendeltség felé
•
folyamatos elektronikus adatkapcsolat keretében tájékoztatás, adattovábbítás, adatrögzítés, határozatok megállapításának rögzítése
Interfész leírás A szociális igazgatási alkalmazásnak kapcsolódnia kell az iratkezelı és workflow alkalmazáshoz, a gazdálkodási rendszerhez, a közös törzsadatkezeléshez és az önkormányzati portálhoz. A kialakított interfészek leírását az önkormányzatok rendelkezésére kell bocsájtani annak érdekében, hogy lehetıség legyen más, nem a szolgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazásokkal történı integrációra. o
Szociális rendszerek és iratkezelı rendszer közti interfész: Az interfésznek technikai és szemantikai szinten is biztosítania kell az iratkezelı rendszer és a szociális rendszer közötti szabványos kommunikációt. Az interfésznek egyrészt biztosítania kell, hogy a szakrendszerben készülı kimenı iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerben eltárolásra kerüljenek, az iktató rendszer az irathoz
30
iktatószámot generáljon és átadja azt a szakrendszernek, másrészt biztosítania kell, hogy a beérkezett iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerbıl átadásra kerüljenek a szociális rendszernek. Iratkezelı rendszer interfész szemantikai specifikációja a 2. számú segédletben található.
o
Gazdálkodási rendszer és szociális rendszer közötti interfész: Az interfésznek biztosítani kell a rendszerek közötti együttmőködést. Az interfészre vonatkozó részletes ajánlások a 3. számú segédletben találhatók.
o
Törzsadat kezelés: A törzsadat-kezelésre vonatkozóan biztosítani kell a közös törzsadat-kezelést - a hatályos adatvédelmi szabályok betartása mellett - úgy, hogy redundáns adatbázisok ne jöjjenek létre az egyes szakrendszerekben. A törzsadat-kezelésre vonatkozó részletes ajánlások az 1. számú segédletben találhatók.
2.2.4
Adóügyi alkalmazás
2.2.4.1 Általános leírás Az alkalmazás feladata, hogy biztosítsa a helyi adóügyek teljes körő ügyintézésének támogatását, tegye lehetıvé az adóbevallási kötelezettségek teljesítésével kapcsolatos ügyek elektronikus úton történı intézését. A szakrendszer kialakítását befolyásoló fıbb jogszabályok: •
2004. évi
CXL. törvény (Ket.)
a
közigazgatási
hatósági
eljárás és
szolgáltatás általános szabályairól •
1990. évi C. törvény a helyi adókról
•
217/1998.(XII.30) Korm. rendelet az államháztartás mőködési rendjérıl
2.2.4.2 Belsı mőködést támogató funkciók
Iratminták, sablonok készítése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a szokásos irodai szoftverekkel szerkeszthetı iratminták nyilvántartására és azok mezıinek (pl. ügyfél neve, címe) iratonkénti, illetve tömeges automatikus kitöltésére, az iratok tartalmának automatikus kitöltést követı módosítására (pl. indoklással), iratok elektronikus tárolására, és az iratok egyedi, vagy tömeges nyomtatására.
ONKADO funkcionalitás Az alkalmazás biztosítson az ONKADO rendszerrel azonos, illetve a Pénzügyminisztérium által elıírt követelményeknek megfelelı funkcionalitást, mint például: •
Törzsadatok kezelése
•
Kivetések kezelése, karbantartása
•
Határozatok késztése
31
•
Lajstrom kezelés
•
Gépjármőadó kezelése
•
Adók könyvelése (könyvelési tételek kezelése, analitikák stb.)
•
Pénzforgalommal kapcsolatos ügyek rendezése
•
Behajtási tevékenység támogatása
•
Csoportos beszedés kezelése
•
Idıszakos adatok kezelése
•
Idıszakos zárások kezelése
•
APEH kapcsolatok kezelése
Őrlap szerkesztés, generálás Az alkalmazás szükség esetén biztosítson lehetıséget az összes vonatkozó, alkalmazásban kezelt ügytípus esetében az ügytípusokhoz kapcsolódó elektronikus ügyintézési őrlap generálásához szükséges állományok és elektronikus tájékoztató dokumentumok készítésére, módosítására, nyilvántartására, és elektronikus ügyintézési rendszernek történı átadására az elıírt interoperabilitási szabványoknak megfelelıen, annak érdekében, hogy az interfészek segítségével az elektronikusan kitöltött őrlapok adatait az alkalmazás automatikusan importálni tudja, fel tudja dolgozni.
Vezetıi ügykövetés Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az ügyintézési folyamatok elırehaladásának vezetık általi ellenırzésére, azaz az egyes ügyek / ügyiratok aktuális státuszának és a már végrehajtott tevékenységeknek, valamint azok idıigényének nyomon követésére.
2.2.4.3 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások
Adóegyenleg lekérdezés Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az ügyfélkapun keresztüli jogosultság ellenırzést követıen az ügyfelek, illetve felhatalmazottaik számára a helyi adó egyenlegük megtekintésére.
Ügyiratok fogadása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az iratkezelı rendszeren keresztül lakossági és üzleti ügyfelek által benyújtott ügyiratok fogadására és kezelésére.
Adóbevallások fogadása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a hatáskörébe tartozó helyi adókkal kapcsolatos bevallások kezelésére, fogadására.
Az elektronikus ügyintézésben minimálisan megvalósítandó eljárások listája
32
• Adóigazolás • Építményadó • Fizetési halasztás és részletfizetés • Pótlék és bírság törlési kérelem • Termıföld bérbeadásából származó jövedelemadó - bérbeadó • Termıföld bérbeadásából származó jövedelemadó - kifizetı • Adóbejelentkezés - Magánvállalkozások • Adóbejelentkezés - Vállalkozások • Idegenforgalmi adó • Iparőzési adó • Iparőzési adó - ıstermelık és családi gazdaságok • Meghatalmazás - bevallás • Meghatalmazás - online egyenleg információ • Telekadó • Vállalkozók kommunális adója • Adó- és értékbizonyítvány • Magánszemélyek kommunális adója
2.2.4.4 Integrációs követelmények
Integráció pénzügyi rendszerrel Az adóügyi rendszer integrációja a pénzügyi rendszerrel az adóbevételek, befizetések nyilvántartásának és könyvelésének egyszerősítése érdekében.
Integráció iratkezelı és workflow rendszerrel Az adóügyi alkalmazás integrálása az iratkezelı rendszerrel biztosítsa az adóügyi alkalmazásban készített kivetési iratok, határozatok egyenkénti, illetve tömeges automatikus iktatását, elektronikus aláírását és tömeges postázását. Az adóügyi alkalmazás integrálása a workflow rendszerrel biztosítsa, hogy az ügyfelek által elektronikusan benyújtott bevallások adatai automatikusan rögzítésre kerüljenek az adóügyi rendszerben és az ügyfelek elektronikusan is leróhassák adófizetési kötelezettségüket.
Interfész leírás o
Adóügyi rendszer és iratkezelı rendszer közti interfész: Az interfésznek technikai és szemantikai szinten is biztosítania kell az iratkezelı rendszer és a szociális rendszer közötti szabványos kommunikációt. Az interfésznek egyrészt biztosítania kell, hogy a szakrendszerben készülı kimenı iratok iktatási adatai az iratkezelı
33
rendszerben eltárolásra kerüljenek, az iktató rendszer az irathoz iktatószámot generáljon és átadja azt a szakrendszernek, másrészt biztosítania kell, hogy a beérkezett iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerbıl átadásra kerüljenek az adóügyi rendszernek. Iratkezelı rendszer interfész szemantikai specifikációja a 2. számú segédletben található. A kialakított interfészek leírását az önkormányzatok rendelkezésére kell bocsájtani annak érdekében, hogy lehetıség legyen más, nem a szolgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazásokkal történı integrációra.
o
Adóügyi rendszer és gazdálkodási rendszer közötti interfész: Az interfésznek biztosítani kell a rendszerek közötti együttmőködést. Az interfészre vonatkozó részletes ajánlások a 3. számú segédletben találhatók. A kialakított interfészek leírását az önkormányzatok rendelkezésére kell bocsájtani annak érdekében, hogy lehetıség legyen más, nem a szolgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazásokkal történı integrációra.
o
Törzsadat kezelés: A törzsadatkezelésre vonatkozóan biztosítani kell a közös adatkezelést -a hatályos adatvédelmi szabályok betartása mellettúgy, hogy redundáns adatbázisok ne jöjjenek létre az egyes szakrendszerekben. A törzsadatkezelésre vonatkozó részletes ajánlások az 1. számú segédletben találhatók.
2.2.5 Ipari és kereskedelmi igazgatási alkalmazás 2.2.5.1 Általános leírás Az alkalmazás feladata, hogy biztosítsa az önkormányzati hatáskörbe utalt ipari és kereskedelmi igazgatási ügyek teljeskörő ügyintézésének támogatását, tegye lehetıvé a területtel kapcsolatos ügyek elektronikus úton történı intézését.
A szakrendszer kialakítását befolyásoló fıbb jogszabályok: •
2004.
évi
CXL.
törvény
(KET)
a
közigazgatási
hatósági
eljárás
és
szolgáltatás általános szabályairól •
133/2007. (VI. 13.) Korm. rendelet az üzletek mőködésének rendjérıl, valamint az egyes üzlet nélkül folytatható kereskedelmi tevékenységek végzésének feltételeirıl
•
1990. évi V. törvény az egyéni vállalkozásról
•
2005. évi CLXIV. törvény a kereskedelemrıl
•
80/1999. (VI. 11.) Korm. rendelet a telepengedély alapján gyakorolható ipari
és
szolgáltató
tevékenységekrıl,
valamint
a
telepengedélyezés
rendjérıl
34
2.2.5.2 Belsı mőködést támogató funkciók
Társas és egyéni vállalkozások nyilvántartása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a település társas és egyéni vállalkozásai adatainak, valamint a kapcsolódó engedélyezési és egyéb ügyek és iratok adatainak nyilvántartására, kezelésére.
Ipari és kereskedelmi engedélyezési eljárások támogatása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az összes ipari, kereskedelmi tevékenységhez kapcsolódó ügytípus kezelésére, adatainak, iratainak és azok mellékleteinek nyilvántartására a vonatkozó jogszabályoknak megfelelıen.
Őrlap szerkesztés, generálás Az alkalmazás szükség esetén biztosítson lehetıséget az összes vonatkozó, alkalmazásban kezelt ügytípus esetében az ügytípusokhoz kapcsolódó elektronikus ügyintézési őrlap generálásához szükséges állományok és elektronikus tájékoztató dokumentumok készítésére, módosítására, nyilvántartására, és elektronikus ügyintézési rendszernek történı átadására az elıírt interoperabilitási szabványoknak megfelelıen, annak érdekében, hogy az interfészek segítségével az elektronikusan kitöltött őrlapok adatait az alkalmazás automatikusan importálni tudja, fel tudja dolgozni.
Határozatszerkesztés, iratminták, sablonok kezelése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az összes vállalkozási ügytípus esetében határozat minták nyilvántartására és azok mezıinek (pl. ügyfél neve, címe) iratonkénti, illetve tömeges automatikus kitöltésére, az iratok tartalmának automatikus kitöltést követı módosítására (pl. indoklással), iratok elektronikus tárolására, és az iratok egyedi, vagy tömeges nyomtatására.
Munkafolyamat támogatás Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a vállalkozói ügyek teljes munkafolyamatának, ügyintézési lépéseinek támogatására a kérelem beadásától a döntések, határozatok elıkészítésén, határozatok véleményezésén keresztül azok jóváhagyásáig és ellenırzéséig. Az alkalmazás biztosítson lehetıséget elıre beállított ügyintézési folyamatok alapján az egyes ügyintézési lépéseket követıen az iratok, ügyiratok, feladatok következı ügyintézınek/kiadmányozónak történı elektronikus átadására.
Vezetıi ügykövetés Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az ügyintézési folyamatok elırehaladásának vezetık általi ellenırzésére, azaz az egyes ügyek / ügyiratok aktuális státuszának és a már végrehajtott tevékenységeknek, valamint azok idıigényének nyomon követésére.
Listák, jelentések készítése
35
Az alkalmazás biztosítson lehetıséget különbözı, önkormányzat által igényelt lekérdezések, riportok elkészítésére, és a riportok elkészítését követıen azok tetszıleges idıpontban történı lefuttatására, elmentésére, kinyomtatására.
2.2.5.3 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások
Az elektronikus ügyintézésben minimálisan megvalósítandó eljárások listája • Mőködési engedély • Szórakoztató játékgépek mőködtetésének engedélyezése • Telepengedély • Fogyasztóvédelmi bejelentések - vásárlói panaszok • Ipari és Kereskedelmi tevékenységhez kapcsolódó hatósági bizonyítvány • Magánszállásadói tevékenységet folytatók nyilvántartásba vétele • Mozgóbolt és Mozgóárusítás iránti mőködési engedély kiadása iránti eljárás • Mőködési engedély módosítása iránti kérelem • Panaszbejelentés vendéglátó- és kiskereskedelmi egységekre • Szeszes italok alkalmi árusításának engedélyezése
2.2.5.4 Integrációs követelmények
Integráció iratkezelı rendszerrel Az ipari kereskedelmi igazgatási rendszer integrációja az iratkezelı rendszerrel a vállalkozói kérelmek, küldemények iktatási adatainak ipari kereskedelmi igazgatási rendszerbe történı átemelése, illetve az elkészített határozatok és iktatási adatainak ipari kereskedelmi igazgatási rendszerbıl iratkezelı rendszerbe történı átadása és az iratok automatikus (egyedi és tömeges) iktatása, valamint, amennyiben lehetıség van rá, a törzsadatok közös használata érdekében. Az ipari kereskedelmi igazgatási rendszer integrációja workflow rendszerrel, az elektronikus ügyindítás, dokumentum benyújtás, illetékek elektronikus befizetése és az ügyintézési folyamat státuszának ügyfél általi Interneten keresztüli nyomon követhetısége érdekében.
Integráció gazdálkodási rendszerrel Az ipari kereskedelmi igazgatási rendszer integrációja a gazdálkodási rendszerrel az illeték befizetések nyilvántartásának automatizálása érdekében.
Interfész leírás
36
o
Ipari és kereskedelmi igazgatási rendszer és iratkezelı rendszer közti interfész: Az interfésznek technikai és szemantikai szinten is biztosítania kell az iratkezelı rendszer és a szociális rendszer közötti szabványos kommunikációt. Az interfésznek egyrészt biztosítania kell, hogy a szakrendszerben készülı kimenı iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerben eltárolásra kerüljenek, az iktató rendszer az irathoz iktatószámot generáljon és átadja azt a szakrendszernek, másrészt biztosítania kell, hogy a beérkezett iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerbıl átadásra kerüljenek az ipari és kereskedelmi rendszernek. Iratkezelı rendszer interfész szemantikai specifikációja a 2. számú segédletben található. A kialakított interfészek leírását az önkormányzatok rendelkezésére kell bocsájtani annak érdekében, hogy lehetıség legyen más, nem a szolgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazásokkal történı integrációra.
o
Ipari és kereskedelmi igazgatási rendszer és gazdálkodási rendszer közötti interfész: Az interfésznek biztosítani kell a rendszerek közötti együttmőködést. Az interfészre vonatkozó részletes ajánlások a 3. számú segédletben találhatók. A kialakított interfészek leírását az önkormányzatok rendelkezésére kell bocsájtani annak érdekében, hogy lehetıség legyen más, nem a szolgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazásokkal történı integrációra.
o
Törzsadat kezelés: A törzsadatkezelésre vonatkozóan biztosítani kell a közös adatkezelést - a hatályos adatvédelmi szabályok betartása mellett úgy, hogy redundáns adatbázisok ne jöjjenek létre az egyes szakrendszerekben. A törzsadatkezelésre vonatkozó részletes ajánlások az 1. számú segédletben találhatók.
2.2.6 Építéshatósági alkalmazás 2.2.6.1 Általános leírás Az alkalmazás feladata, hogy biztosítsa az önkormányzati hatáskörbe utalt építéshatósági ügyek teljeskörő ügyintézésének támogatását, tegye lehetıvé a területtel kapcsolatos ügyek elektronikus úton történı intézését.
A szakrendszer kialakítását befolyásoló fıbb jogszabályok: •
2004.
évi
CXL.
törvény
(KET)
a
közigazgatási
hatósági
eljárás
és
szolgáltatás általános szabályairól •
1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelmérıl
•
252/2006. (XII. 7.) Korm. rendelet a településrendezési és az építészetimőszaki tervtanácsokról
2.2.6.2 Belsı mőködést támogató funkciók
Munkafolyamat támogatás Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az építéshatósági ügyek teljes munkafolyamatának, ügyintézési lépéseinek támogatására. Az alkalmazás
37
biztosítson lehetıséget elıre beállított ügyintézési folyamatok alapján az egyes ügyintézési lépéseket követıen az iratok, ügyiratok, feladatok következı ügyintézınek/kiadmányozónak történı elektronikus átadására.
Építéshatósági statisztikák elkészítése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a kötelezı építéshatósági statisztikák elkészítésére, illetve az ezek elkészítéséhez szükséges adatok ügyhöz rendelt nyilvántartására.
Listák, jelentések készítése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget különbözı, önkormányzat által igényelt lekérdezések, riportok elkészítésére, és a riportok elkészítését követıen azok tetszıleges idıpontban történı lefuttatására, elmentésére, kinyomtatására.
Tulajdoni lapok nyilvántartása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az ingatlan tulajdoni lapok adatainak nyilvántartására. (Jogszabály lehetıvé teszi, hogy a Földhivatalok az önkormányzatok rendelkezésre bocsássák az ingatlan-nyilvántartás adatait. Az alkalmazás biztosítsa ezen adatok feldolgozását és felhasználóbarát hozzáférhetıvé tételét.)
Építéshatósági ügyek nyilvántartása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az építéshatósági ügytípusok kezelésére, speciális adatainak, iratainak és azok mellékleteinek nyilvántartására a vonatkozó jogszabályoknak megfelelıen.
Őrlap szerkesztés, generálás Az alkalmazás szükség esetén biztosítson lehetıséget az összes vonatkozó, alkalmazásban kezelt ügytípus esetében az ügytípusokhoz kapcsolódó elektronikus ügyintézési őrlap generálásához szükséges állományok és elektronikus tájékoztató dokumentumok készítésére, módosítására, nyilvántartására, és elektronikus ügyintézési rendszernek történı átadására az elıírt interoperabilitási szabványoknak megfelelıen, annak érdekében, hogy az interfészek segítségével az elektronikusan kitöltött őrlapok adatait az alkalmazás automatikusan importálni tudja, fel tudja dolgozni.
Határozatszerkesztés, iratminták, sablonok kezelése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az építéshatósági ügytípusok esetében irat, határozat, értesítés, végzés, megkeresés, stb. minták nyilvántartására és azok mezıinek (pl. ügyfél neve, címe) automatikus kitöltésére, az iratok tartalmának automatikus kitöltést követı módosítására (pl. indoklással), az iratok elektronikus tárolására, nyomtatására.
Városrendezési terv nyilvántartása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a település rendezési tervének nyilvántartására és a rendezési tervek adott területre vonatkozó adatainak helyrajzi szám függı lekérdezése.
38
Vezetıi ügykövetés Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az ügyintézési folyamatok elırehaladásának vezetık általi ellenırzésére, azaz az egyes ügyek / ügyiratok aktuális státuszának és a már végrehajtott tevékenységeknek, valamint azok idıigényének nyomon követésére.
Helyszíni szemlék tervezése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a Hivatalnak a lefolytatandó helyszíni szemlék idıpont és helyszín alapú megtervezésére és a helyszíni szemlék, illetve azok jegyzıkönyveinek ügyirathoz rendelésére.
Illetékbefizetések nyilvántartása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az illetékköteles építéshatósági ügyek illetékbefizetéseinek nyilvántartására, lehetıség szerint az illetékbefizetési adatok automatikus feldolgozásával és ügyhöz rendelésével.
2.2.6.3 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások
Az elektronikus ügyintézésben minimálisan megvalósítandó eljárások listája • Bontási engedély • Elvi építési engedély • Építési engedély • Fennmaradási engedély • Használatbavételi (lakhatási) engedély • Cégtábla, reklámtábla, egyéb hirdetı berendezés engedélyezése • Építésügyi bírság, fapótlási díj részletfizetésének engedélyezése, befizetés igazolása • Építésügyi hatósági engedéllyel elvégzett munkák bejelentése • Építésügyi hatósági engedélyek érvényességének meghosszabbítása • Hatósági bizonyítvány kiadása építésügyi hatósági ügyben • Kivitelezés megkezdésének bejelentése • Tájékoztatás építési elıírásokkal kapcsolatban • Társasházak közös képviselıinek bejelentése
39
2.2.6.4 Integrációs követelmények
Ügyféltörzs Az alkalmazás a hatályos adatvédelmi szabályok betartása mellett biztosítson lehetıséget az építéshatósági ügyek ügyféladatainak nyilvántartására, kezelésére, építéshatósági ügyekhez, iratokhoz rendelésére.
Integráció iratkezelı rendszerrel Az építéshatósági rendszer integrációja az iratkezelı rendszerrel a kérelmek, küldemények iktatási adatainak építéshatósági rendszerbe történı átemelése, illetve az elkészített itatok és iktatási adatainak építéshatósági rendszerbıl iratkezelı rendszerbe történı átadása és az iratok automatikus (egyedi és tömeges) iktatása, valamint, amennyiben lehetıség van rá, a törzsadatok közös használata érdekében.
Integráció az iratkezelési és workflow rendszerrel Az építéshatósági rendszer integrációja az rendszerrel az elektronikus ügyindítás, dokumentum benyújtás illeték elektronikus befizetése, az ügyintézési folyamat státuszának ügyfél általi Interneten keresztüli nyomon követhetısége, és az iratok elektronikus kézbesítése érdekében, azon építéshatósági ügyekben, amelyben az elektronikus ügyintézés lehetséges és engedélyezett.
Integráció térinformatikai rendszerrel Az építéshatósági rendszer integrációja a térinformatikai rendszerrel az ingatlanok térképi megjelenítése, adatainak lekérdezése, valamint a telekszomszédok és adataik lekérdezése érdekében.
Integráció pénzügyi, gazdasági rendszerrel Az építéshatósági rendszer integrációja a pénzügyi rendszerrel az illetékbefizetések nyilvántartásának automatizálása, illetve a duplikált pénzügyi nyilvántartások manuális kezelésének elkerülése érdekében.
Interfész leírás o
Építéshatósági rendszer és iratkezelı rendszer közti interfész: Az interfésznek technikai és szemantikai szinten is biztosítania kell az iratkezelı rendszer és a szociális rendszer közötti szabványos kommunikációt. Az interfésznek egyrészt biztosítania kell, hogy a szakrendszerben készülı kimenı iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerben eltárolásra kerüljenek, az iktató rendszer az irathoz iktatószámot generáljon és átadja azt a szakrendszernek, másrészt biztosítania kell, hogy a beérkezett iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerbıl átadásra kerüljenek az építéshatósági rendszernek. Iratkezelı rendszer interfész szemantikai specifikációja a 2. számú segédletben található.
o
Építéshatósági rendszer és gazdálkodási rendszer közötti interfész: Az interfésznek biztosítani kell a rendszerek közötti együttmőködést. Az
40
interfészre találhatók.
o
2.2.7
vonatkozó
részletes
ajánlások
a
3.
számú
segédletben
Törzsadat kezelés: A törzsadatkezelésre vonatkozóan biztosítani kell - a hatályos adatvédelmi szabályok betartása mellett - a közös adatkezelést úgy, hogy redundáns adatbázisok ne jöjjenek létre az egyes szakrendszerekben. A törzsadatkezelésre vonatkozó részletes ajánlások az 1. számú segédletben találhatók.
Gazdálkodási alkalmazás
2.2.7.1 Általános leírás A gazdálkodási rendszer feladata az önkormányzatok, illetve a polgármesteri hivatalok gazdálkodási tevékenységének támogatása. A gazdálkodási rendszer fı funkciói az alábbiak: • Költségvetés tervezés • Elıirányzatok és elıirányzatonként a szabad keretek nyilvántartása • Keretlekötések és kötelezettségvállalások nyilvántartása • Számlák
befogadása,
nyilvántartása,
utalványozása,
utalványozás
ellenjegyzése • Kifizetések (pl. segély) nyilvántartása a szakrendszerekbıl indított kérés alapján (utalványozás) • Bevételi elıírások nyilvántartása • Számlázás, díjfizetési kötelezettségek nyilvántartása • Ügyfelek fizetési kötelezettségeinek és azok teljesítésének nyilvántartása (szakrendszerbıl érkezı adatok alapján) • Házipénztár kezelése • Kontírozás • Könyvelés • Beszámolók készítése • Fıkönyvek egységes kezelése • Eszköz és készletgazdálkodás • Kimutatások, jelentések készítése, vezetıi információk biztosítása
Az önkormányzatok gazdálkodási jogszabályok vonatkoznak:
tevékenységére
a
következı
fontosabb
• 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról (helyi önkormányzatokra vonatkozóan 62-83. §) • 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás mőködési rendjérıl
41
• 249/2000.
(XII.
24.)
Korm.
rendelet
az
államháztartás
szervezetei
beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól • 2007. évi CLXIX. törvény a Magyar Köztársaság 2008. évi költségvetésérıl • 1990. évi XCIII. törvény az illetékekrıl (Harmadik rész)
2.2.7.2 Belsı mőködést támogató funkciók Elıirányzatok nyilvántartása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az önkormányzat, illetve önkormányzati intézmények költségvetésének hierarchikus elıirányzat felépítésben történı nyilvántartására, követésére.
Költségvetés tervezés Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a költségvetés tervezési és módosítási folyamatok támogatására, az elıirányzat módosítások átvezetésére.
Keretlekötések és kötelezettségvállalások nyilvántartása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a különféle típusú keretlekötések nyilvántartására elıirányzat szintő bontásban oly módon, hogy biztosított legyen a keretlekötések eredményeként a megfelelı fedezet az adott kötelezettségvállalások finanszírozásához.
Pénzügyi adatok nyilvántartása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a számlák befogadására, kibocsátására, nyilvántartására, utalványok kiállítására és kezelésére, pénzforgalmi információk analitikus nyilvántartására, valamint biztosítson naprakész információkat a kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó aktuális teljesülésekrıl (teljesítési igazolásokról) számlákról, utalványozási állapotokról és banki forgalomról és valósítsa meg a pénzforgalom és elıirányzat-felhasználás összerendelését.
Bevételi elıírások nyilvántartása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a bevételi elıírások nyilvántartására és kezelésére.
Listák, jelentések készítése Az alkalmazás biztosítson lehetıséget különbözı, önkormányzat által igényelt lekérdezések, riportok elkészítésére, és a riportok elkészítését követıen azok tetszıleges idıpontban történı lefuttatására, elmentésére, kinyomtatására.
Eszközgazdálkodás Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a szervezet eszközgazdálkodásába került immateriális és tárgyi eszközök hatályos jogszabályoknak megfelelı analitikus nyilvántartására és az ehhez kapcsolódó feladatok ellátására, és az eszközökben történt változások automatikus fıkönyvi feladására.
42
Házipénztár funkció Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a szervezet házipénztárában zajló kézpénzforgalom, be és kifizetések, nyilvántartására és nyomon követésére.
Számlák és bevételi bizonylatok kiállítása Az alkalmazás biztosítson lehetıséget számlák, egyéb bevételi bizonylatok kiállítására, nyilvántartására, és ezek alapján az elıirányzatokhoz kapcsolódó befizetések rögzítésére.
Kontírozás Biztosítsa a naplókba rögzített pénzügyi bizonylatok könyvelési információkkal történı kiegészítését. Biztosítson automatikus és manuális kontírozási lehetıséget. Biztosítson újrakontírozási lehetıséget. Tegye lehetıvé a hibalisták kezelését. Biztosítsa a megadott feltételeknek megfelelıen a kontírozott tételek fıkönyvbe történı feladását.
Könyvelés Biztosítsa a gazdasági események rögzítését a kontírozás alapján. Biztosítsa a könyvelési tételek különbözı típusú naplókban (vevı, szállító, bank, pénztár, vegyes, nyitó, záró) történı kezelését. Biztosítson lehetıséget részleg- és munkaszámokra történı könyvelésre. Biztosítson lehetıséget másodlagos könyvelésre az 5-ös, vagy 6-os és 7-es számlaosztályokban (költséghely, illetve költségviselı könyvelés bármely kombinációjában). A 249/2000. számú Kormányrendelet elıírásainak megfelelı fıkönyvi számlatükör alkalmazása mellett legyen lehetıség egyedi -alábontott- fıkönyvi számla struktúra is létrehozására és alkalmazására.
Beszámolók készítése Biztosítsa az éves beszámolók teljes körő kezelését. Tegye lehetıvé paraméterezhetı mérleg- és eredmény-kimutatások, egyedi kimutatások, mutatószámok kiegészítı mellékletekhez, pénzforgalmi kimutatás készítését. Biztosítson lekérdezési lehetıségeket és paraméterezhetı kimutatásokat és riportokat az egyes tárgyidıszaki feladások közötti, vezetıi kontrolling tevékenységek támogatására.
Készletgazdálkodás Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a raktárkészletek kezelésére, bevételezésre, kiadásra, a készletváltozások fıkönyvi modulba történı feladására, készlet igények összegyőjtésére és összesítésére.
2.2.7.3 Integrációs követelmények
Integráció folyószámla kezelı rendszerrel A pénzügyi rendszer integrációja a banki folyószámla kezelı rendszerrel az önkormányzati bankszámla forgalmi adatok (befizetések és kifizetések) és a pénzügyi rendszer nyilvántartásainak összehangolása és ellentmondásmentességének biztosítása érdekében.
43
Integráció szakrendszerekkel A pénzügyi rendszer integrációja pénzügyi, eszköz-nyilvántartási funkciókkal rendelkezı alkalmazásokkal a duplikált nyilvántartásokból fakadó inkonzisztencia és manuális többletmunka elkerülése érdekében.
Integráció iratkezelı rendszerrel A pénzügyi rendszer integrációja az iratkezelı rendszerrel a szerzıdések, megrendelések adatainak pénzügyi rendszerbe történı átemelése, valamint, amennyiben lehetıség van rá, a törzsadatok közös használata érdekében.
Interfész leírás o
gazdálkodási rendszer és iratkezelı rendszer közti interfész: Az interfésznek technikai és szemantikai szinten is biztosítania kell az iratkezelı rendszer és a szociális rendszer közötti szabványos kommunikációt. Az interfésznek egyrészt biztosítania kell, hogy a szakrendszerben készülı kimenı iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerben eltárolásra kerüljenek, az iktató rendszer az irathoz iktatószámot generáljon és átadja azt a szakrendszernek, másrészt biztosítania kell, hogy a beérkezett iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerbıl átadásra kerüljenek a gazdálkodási rendszernek. Iratkezelı rendszer interfész szemantikai specifikációja a 2. számú segédletben található. A kialakított interfészek leírását az önkormányzatok rendelkezésére kell bocsájtani annak érdekében, hogy lehetıség legyen más, nem a szolgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazásokkal történı integrációra
o
Szakrendszerek és a gazdálkodási rendszer közötti interfész: Az interfésznek biztosítani kell a rendszerek közötti együttmőködést. Az interfészre vonatkozó részletes ajánlások a 3. számú segédletben találhatók. A kialakított interfészek leírását az önkormányzatok rendelkezésére kell bocsátani annak érdekében, hogy lehetıség legyen más, nem a szolgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazásokkal történı integrációra.
o
Törzsadat kezelés: A törzsadatkezelésre vonatkozóan biztosítani kell a közös adatkezelést - a hatályos adatvédelmi szabályok betartása mellett úgy, hogy redundáns adatbázisok ne jöjjenek létre az egyes szakrendszerekben. A törzsadatkezelésre vonatkozó részletes ajánlások az 1. számú segédletben találhatók.
o
MÁK interfész: A mindenkor hatályos K11 eljáráshoz kapcsolódó interfész specifikáció, amely a MÁK honlapjáról elérhetı.
2.2.8 Gyámügyi alkalmazás 2.2.8.1 Általános leírás Az alkalmazásnak biztosítania kell a hatályos jogszabályok betartásával, a szociális igazgatás területén, az önkormányzati hatáskörbe tartozó ügyek
44
kezelésének támogatását, a területtel kapcsolatos ügyek elektronikus úton történı intézését.
A szakrendszer kialakítását befolyásoló fıbb jogszabályok: •
2004. évi
CXL. törvény (Ket.)
a
közigazgatási
hatósági
eljárás és
szolgáltatás általános szabályairól •
1952. évi IV. törvény a házasságról, a családról és a gyámságról
•
1997.
évi
XXXI.
törvény
a
gyermekek
védelmérıl
és
a
gyámügyi
igazgatásról
2.2.8.2 Belsı mőködést támogató funkciók Adatszolgáltatás: A rendszer biztosítson lehetıséget a jogszabályban elıírt külsı szervek felé történı adatszolgáltatás automatikus elkészítésére. Pl.: o
Statisztikai adatlap a szabálysértést és bőncselekményt elkövetett kiskorúakról
o
1210-es KSH statisztika
o
’NYENYI’ adatszolgáltatás
Gyámügyekben érintett személyek nyilvántartása: Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a gyámügyekben érintett személyek adatainak, valamint a személyekhez kapcsolódó gyámügyek, iratok nyilvántartására, kezelésére.
Őrlap szerkesztés, generálás: Az alkalmazás szükség esetén biztosítson lehetıséget az összes vonatkozó, alkalmazásban kezelt ügytípus esetében az ügytípusokhoz kapcsolódó elektronikus ügyintézési őrlap generálásához szükséges állományok és elektronikus tájékoztató dokumentumok készítésére, módosítására, nyilvántartására, és elektronikus ügyintézési rendszernek történı átadására az elıírt interoperabilitási szabványoknak megfelelıen, annak érdekében, hogy az interfészek segítségével az elektronikusan kitöltött őrlapok adatait az alkalmazás automatikusan importálni tudja, fel tudja dolgozni.
Határozatszerkesztés, iratminták, sablonok kezelése: Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az összes gyámügyi ügytípus esetében határozat minták nyilvántartására, és azok mezıinek (pl. ügyfél neve, címe) iratonkénti, illetve tömeges automatikus kitöltésére, az iratok tartalmának automatikus kitöltést követı módosítására (pl. indoklással), iratok elektronikus tárolására, és az iratok egyedi, vagy tömeges nyomtatására.
Gyámügyi eljárások kezelése: Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az összes gyámügyi eljárás kezelésére, adatainak, iratainak és azok mellékleteinek nyilvántartására a vonatkozó jogszabályoknak megfelelıen.
Listák, jelentések készítése: Az alkalmazás biztosítson lehetıséget különbözı, önkormányzat által igényelt lekérdezések, riportok elkészítésére, és a riportok elkészítését követıen azok tetszıleges idıpontban történı lefuttatására, elmentésére, kinyomtatására.
45
Vezetıi ügykövetés: Az alkalmazás biztosítson lehetıséget az ügyintézési folyamatok elırehaladásának vezetık általi ellenırzésére, azaz az egyes ügyek / ügyiratok aktuális státuszának és a már végrehajtott tevékenységeknek, valamint azok idıigényének nyomon követésére.
Munkafolyamat támogatás: Az alkalmazás biztosítson lehetıséget a gyámügyi ügyintézés teljes munkafolyamatának, ügyintézési lépéseinek támogatására. Az alkalmazás biztosítson lehetıséget elıre beállított ügyintézési folyamatok alapján az egyes ügyintézési lépéseket követıen az iratok, ügyiratok, feladatok következı ügyintézınek/kiadmányozónak történı elektronikus átadására. Az alkalmazás támogassa elıre beállított ügymenetek mentén a gyámügyi ügyintézés folyamatát a kérelem beadásától a döntések, határozatok elıkészítésén, határozatok véleményezésén keresztül azok elfogadásáig és végrehajtásuk ellenırzéséig.
2.2.8.3 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások
Az elektronikus ügyintézésben minimálisan megvalósítandó eljárások listája • Tartásdíj megelılegezés • Gondnoki számadás • Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás megállapítása
2.2.8.4 Integrációs követelmények
o
Gyámügyi rendszer és iratkezelı rendszer közti interfész: Az interfésznek technikai és szemantikai szinten is biztosítania kell az iratkezelı rendszer és a szociális rendszer közötti szabványos kommunikációt. Az interfésznek egyrészt biztosítania kell, hogy a szakrendszerben készülı kimenı iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerben eltárolásra kerüljenek, az iktató rendszer az irathoz iktatószámot generáljon és átadja azt a szakrendszernek, másrészt biztosítania kell, hogy a beérkezett iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerbıl átadásra kerüljenek a gyámügyi rendszernek. Iratkezelı rendszer interfész szemantikai specifikációja a 2. számú segédletben található. A kialakított interfészek leírását az önkormányzatok rendelkezésére kell bocsájtani annak érdekében, hogy lehetıség legyen más, nem a szolgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazásokkal történı integrációra.
o
Gyámügyi rendszer és gazdálkodási rendszer közötti interfész: Az interfésznek biztosítani kell a rendszerek közötti együttmőködést. Az interfészre vonatkozó részletes ajánlások a 3. számú segédletben találhatók. A kialakított interfészek leírását az önkormányzatok rendelkezésére kell bocsátani annak érdekében, hogy lehetıség legyen más, nem a szolgáltató ASP-tıl igénybevett alkalmazásokkal történı integrációra.
46
o
Törzsadat kezelés: A törzsadatkezelésre vonatkozóan biztosítani kell a közös adatkezelést - a hatályos adatvédelmi szabályok betartása mellett úgy, hogy redundáns adatbázisok ne jöjjenek létre az egyes szakrendszerekben. A törzsadatkezelésre vonatkozó részletes ajánlások az 1. számú segédletben találhatók.
2.2.9 A testületi munka támogató rendszer 2.2.9.1 Általános leírás A testületi munka támogató rendszer feladata, hogy biztosítsa az önkormányzat közgyőlési döntéshozatali munkafolyamatainak támogatását a munkaanyagok keletkezésétıl, a jogi és szakmai bírálatokon és a bizottsági elfogadáson át, egészen a közgyőlés döntéshozataláig.
2.2.9.2 Belsı mőködést támogató funkciók Bizottsági, kiküldése
Közgyőlési
/
képviselı
testületi
meghívók
elkészítése,
A rendszer legyen alkalmas munkatervek készítésére, annak részeként megjelenı különféle ülések nyilvántartására, karbantartására. Legyen képes a bizottsági, közgyőlési és képviselı testületi meghívók elkészítésére és kiküldésére. Biztosítsa az ülések tervezett napirendi pontjainak kezelését, frissítését.
Elıterjesztés készítése A rendszer biztosítsa az elıterjesztések rögzítését, jóváhagyatását. Legyen képes a rendszerben rögzített beterjesztések szőrhetı listázására, továbbá az elıterjesztéshez kapcsolódó döntések dokumentálására.
Testületi munka nyomon követése A rendszer biztosítsa, hogy a képviselık az elıterjesztések elektronikus dokumentációihoz az üggyel kapcsolatos korábbi állásfoglalásokkal, döntési változatokkal, egyéb elızményekkel együtt bármikor hozzáférhessenek, és tegye lehetıvé a munkafolyamatok aktuális lépésének és a dokumentumok változásainak követését.
Véleményezés, állásfoglalások elkészítése A rendszer tegye lehetıvé az elıterjesztések és egyéb munkaanyagok csoportmunka keretében történı véleményezését, biztosítsa a változások kezelését, valamint a dokumentum és csatolmányaik kereshetıségét.
2.2.9.3 Ügyfelek felé irányuló szolgáltatások
Jegyzıkönyvek, határozatok közzététele: Tegye lehetıvé, hogy a lakosság nyomon követhesse az egyes elıterjesztések folyamatát és megtudhassa, hogy az ıt érintı ügy mikor kerül megvitatásra. A rendszer biztosítsa az elıterjesztések és jegyzıkönyvek és határozatok szövegszerő publikálását az internetes portálon..
47
2.2.9.4 Integrációs követelmények
3 3.1
o
Testületi munka támogató rendszer és iratkezelı rendszer közti interfész: Az interfésznek technikai és szemantikai szinten is biztosítania kell az iratkezelı rendszer és a testületi munka támogató rendszer közötti szabványos kommunikációt. Az interfésznek egyrészt biztosítania kell, hogy a szakrendszerben készülı kimenı iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerben eltárolásra kerüljenek, az iktató rendszer az irathoz iktatószámot generáljon és átadja azt a szakrendszernek, másrészt biztosítania kell, hogy a beérkezett iratok iktatási adatai az iratkezelı rendszerbıl átadásra kerüljenek a testületi munka támogató rendszernek. Iratkezelı rendszer interfész szemantikai specifikációja a 2. számú segédletben található.
o
Testületi munkatámogató rendszer és az Önkormányzati Rendeletek Tára közti interfész: A rendszernek biztosítani kell a megfelelı kapcsolatot az Önkormányzati Rendeletek Tárával és biztosítani kell a szükséges dokumentumok eljuttatását, vagy az ahhoz történı on-line hozzáférést.
Az Elektronikus Közigazgatási Keretrendszerhez való illeszkedés Célok és háttér
Az E-közigazgatási Keretrendszer célja azoknak a szabványoknak, követelményeknek és elıírásoknak a meghatározása, amelyek biztosítják az elektronikus közigazgatás teljes fejlesztéséhez és üzemeltetéséhez az egységes technikai, szemantikai, IT biztonsági, alkalmazásfejlesztés-módszertani platformot. A Pályázóknak az ebben a fejezetben részletezett módon, és feltételek szerint kell alkalmazni a keretrendszer elıírásait.
Az Elektronikus Közigazgatási Keretrendszer fıbb részei: •
Technikai és szemantikai interoperabilitási követelmények meghatározása
•
Folyamatleíró módszertan és eszközrendszer kidolgozása
•
Alkalmazásfüggı IT biztonsági követelmények meghatározása
•
Fejlesztési módszertan és alkalmazásfejlesztési keretrendszer
•
Projektmenedzsment módszertan és szakmai monitoring kialakítása
•
Szabványtár mőködtetési és gondozási rendszerének kialakítása Elérhetısége:http://kovetelmenytar.complex.hu
A Keretrendszer egyes részei együttesen biztosítják, hogy az e-közigazgatási szolgáltatások egységes platformon valósuljanak meg és a megvalósult rendszerek szabványosan és egységesen tudjanak egymással együttmőködni.
48
3.2
Technikai és szemantikai interoperabilitási követelmények •
A kialakított mőködésre vonatkozóan kötelezı elvárás, hogy valamennyi külsı kommunikációs kapcsolatában az ASP feleljen meg az e-közigazgatási Keretrendszer kapcsán kidolgozott elıírásoknak.
•
A kialakított rendszer belsı mőködésére vonatkozóan az e-Közigazgatási Keretrendszerbıl származó elvárások olyan ajánlásoknak tekintendıek, amelyek megvalósításával elıre mutató módon lehet felkészülni a keretrendszer kapcsán várható jövıbeli követelményekre.
Az önkormányzati alkalmazások technikai és szemantikai interoperabilitásnak megvalósítása során a következı szempontoknak kell megfelelni: •
A központi közigazgatási alkalmazások és az önkormányzati alkalmazások közötti együttmőködést úgy kell megvalósítani, hogy az hatékonyabb közigazgatási mőködést biztosítson.
•
Egymással együttmőködésre képes rendszereket kell biztosítani az önkormányzatok számára a hatékonyabb önkormányzati ügyintézés és magasabb színvonalú ügyfélkiszolgálás (többek között CLBPS 3-4 szintő elektronikus ügyintézés biztosítása) érdekében.
•
Az alkalmazások között szabványos interfészeket kell alkalmazni.
Az e-közigazgatási keretrendszer részeként megfogalmazott architektúra ajánlást az 1. számú segédlet tartalmazza.
önkormányzati
Az ajánlás többek között tartalmazza: •
A helyi önkormányzatok polgármesteri hivatalai által tipikusan használt önkormányzati alkalmazások referencia alkalmazás architektúrájának áttekintı bemutatását
•
Az alkalmazás architektúra referencia modell alapján az alkalmazásokban tárolt törzsadatok közül a javasoltan közösen használandó törzsadatok kezelésének szabályait
•
A javasolt architektúra referencia modell és a közös törzsadat-kezelési szabályok alapján a tipikus önkormányzati alkalmazások közötti, illetve önkormányzati alkalmazások és más közigazgatási szervek rendszerei közötti legfontosabb általános támogató interfészek szemantikai (adattartalom, adatformátumok) definiálását
3.2.1 ASP központok külsı és belsı kapcsolatrendszerei
ASP központ mőködıképességéhez elengedhetetlen, hogy rendelkezzen azokkal külsı kapcsolatokkal, melyek biztosíják az önkormányzati hatáskörbe utalt hatósági ügyek kezelésének (jogszabályi feltételeknek megfelelı) hátterét.
49
KR
APEH
SzH Szakhatóságok
ASP MÁK
Ügyf.
@
lakosság, vállalkozások
ALKALMAZÁSOK szociális gazdasági adó iratkezelı
DB
internet
Önk.1
Önk.n
Körj.
K.kp.
Önkormányzatok
Önkormányzatok
Körjegyzıségek
Kistérségi központok
Az ASP által biztosított alkalmazásoknak folyamatosan meg kell felelniük a hatályos jogszabályoknak és biztosítaniuk kell a különféle hatóságok, egyéb kormányzati hivatalok és központi szervek felé a mőködéshez szükséges elıírt elektronikus adatkapcsolatot. Az alkalmazásszolgáltató központ a szolgáltatott alkalmazások esetében biztosítani kell, hogy az alkalmazások egymással, a KR rendszerrel, a MÁK kapcsolódó rendszereivel integráltan mőködjenek. Az integrált mőködéshez az alkalmazásoknak szabványos, dokumentált interfész felületekkel kell rendelkeznie. •
A kialakított mőködésre vonatkozóan kötelezı elvárás, hogy valamennyi külsı kommunikációs kapcsolatában az ASP feleljen meg az e-közigazgatási Keretrendszer kapcsán kidolgozott elıírásoknak.
•
A kialakított rendszer belsı mőködésére vonatkozóan az e-Közigazgatási Keretrendszerbıl származó elvárások olyan ajánlásoknak tekintendıek, melyek megvalósításával elıre mutató módon lehet felkészülni a keretrendszer kapcsán várható jövıbeli követelményekre.
50
Ügyfél kapu
Központi Rendszer Hivatali kapu
BEDSZ
Kormányzati portál
EKG
Önkormányzati ASP Ügyintézı szakrendszerek
cégbíróságok földhivatalok
MÁK
Iratkezelı és workflow
szakhatóságok más önkormányzat
Lakossági és Vállalati ügyfelek
(adó, szociális, építéshatósági, gyámügyi)
Közös törzsadat kezelés
portál
Külsı közig. kapcsolatok
Támogató Rendszerek (gazdálkodási, személyügyi, Térinformatikai)
3.2.2 Külsı kapcsolatok A külsı kapcsolatokra vonatkozó követelmények kötelezı érvényőek. Csatlakozás a központi rendszerhez Az önkormányzati hatósági ügyek elektronikus úton történı megvalósításának alapfeltétele a központi rendszerhez történı csatlakozás. Az ügyfélkapuhoz, illetve a központi rendszerhez való csatlakozás feltételrendszerét és követelményeit a KIB 21. számú ajánlása tartalmazza. Az ügyfél-azonosítást szükségessé tevı, közigazgatási elektronikus szolgáltatások elektronikus aláírást nem használó ügyfelek számára csak az Ügyfélkapun történı belépéssel, és az ott végzett azonosság-ellenırzés után vehetık igénybe. Az elektronikus közszolgáltatások igénybe vevıje számára a központi rendszeren keresztül intézhetı, jogszabályban meghatározott ügyek elektronikus úton történı intézésének és a korlátozott hozzáféréső nyilvántartásokhoz való elektronikus hozzáférését a központi rendszer azonosítási szolgáltatásának igénybevételével kell biztosítani. Az elektronikus közszolgáltatások igénybevételéhez szükséges közhiteles, elektronikusan vezetett nyilvántartásokat, illetve adatbázisokat a központi rendszeren keresztül közvetlenül elérhetıvé kell tenni az érintettek, illetıleg az adat kezelésére jogszabály vagy az érintett felhatalmazása alapján jogosultak számára.
51
A központi rendszer elemei •
az elektronikus kormányzati gerinchálózat,
•
a kormányzati portál,
•
az ügyfélkapu,
•
a hivatali kapu,
•
a szervezeti postafiók,
•
az elektronikus tárhely és a központi rendszer cím,
•
a központi archiválási szolgáltatás,
•
a központi ügyfélszolgálat (ügyfélvonal).
A csatlakozás érdekében biztosítani kell a hivatali kapun keresztül csatlakoztatni kívánt informatikai rendszerek és eszközök elızetes biztonsági auditját. A szakvélemények alapján a megfelelést a Nemzeti Hírközlési Hatósággal kell regisztráltatni.
A központi rendszer szolgáltatásként biztosítja •
a központi rendszerhez való csatlakozásra kötelezettekkel való hiteles elektronikus kapcsolattartást, az ehhez kapcsolódó központi rendszer címet és elektronikus tárhelyet;
•
az azonosítási szolgáltatásokat;
•
a központi rendszerhez szolgáltatásokat.
csatlakozott
szervezetek által
ingyenesen
nyújtott
Az elektronikus közszolgáltatások hitelessége, minısége, üzembiztonsága és a kezelt adatok biztonsága érdekében a központi rendszer részét képezı, illetve ahhoz csatlakozó rendszerek jogszabályban megállapított egységes biztonsági, valamint a rendszerek együttes mőködését biztosítani képes szabályok szerint mőködnek.
Az elektronikus tértivevény Az központi rendszerhez történı csatlakozás megvalósítása során biztosítani kell, hogy a kialakított
interfész
képes
legyen
eleget
tenni
a
hivatalos
iratok
elektronikus
kézbesítésérıl és az elektronikus tértivevényrıl szóló 2009. évi LII. törvényben foglaltaknak, amely meghatározza a hivatalos iratok közigazgatási és más hatósági eljárásokban történı elektronikus kézbesítésének módját.
Csatlakozás a Magyar Államkincstár rendszeréhez A Magyar Államkincstár rendszerei felé a K11 eljárás szerint kell a 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendeletben foglalt jelentési kötelezettségeket teljesíteni.
Ügyfeleknek küldött dokumentumok használt formátuma Az ügyfelekkel történı kommunikáció, dokumentumok fogadása és küldése során csak az elıírt formátumok használata megengedett.
52
Hatósági ügyintézés keretében az ügyfelek által a hivatal részére küldött dokumentumok formátuma az ÁNYK nyomtatványkitöltı által biztosított formátum. Ez a formátum biztosítható az ÁNYK program használatával, vagy olyan eljárással, amely képes ilyen formátumú dokumentum elıállítására. A csatolt dokumentumok alkalmazható fájlformátumát az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló 12/2005. (X. 27.) IHM rendelet alapján kell meghatározni. A hatóság a rendeletben foglaltak alapján meghatározhatja lejárásokban használható dokumentum formátumokat.
az
egyes
hatósági
A hatóság alapvetıen az ügyfél számára a benyújtottal megegyezı formátumú elektronikus dokumentumot küldhet, amennyiben az ügyfél elızıleg a hatóság által a jogszabálynak megfelelı, az adott eljáráshoz közzétett listán szereplı formátumú beadványt nyújtott be a hatóság részére.
3.2.3 Belsı kapcsolatok
A belsı mőködésére vonatkozóan az e-Közigazgatási Keretrendszerbıl származó elvárások olyan ajánlásoknak tekintendıek, melyek megvalósításával elıre mutató módon lehet felkészülni a keretrendszer kapcsán várható jövıbeli követelményekre.
3.2.3.1 Iratkezelı és workflow rendszer belsı kapcsolatai
Az iratkezelı rendszer workflow funkciójának biztosítani kell, hogy a jogszabályi elıírásoknak megfelelı iratkezelés folyamatvezérlése automatikusan megvalósuljon. Ehhez kapcsolódóan a belsı kapcsolatokban biztosítani kell az ügyiratkezelı rendszer és az egyes szakrendszerek szabványos interfészekkel történı integrációját. A rendszernek gondoskodnia kell egyrészrıl az ügyiratok megfelelı továbbításáról a különféle szakrendszerek felé, másrészrıl fogadnia kell az ügyiratokat a szak- és támogató rendszerektıl. Az iratkezelı rendszer interfész-specifikációját a 2. számú segédlet tartalmazza.
3.2.3.2 Gazdálkodási rendszer belsı kapcsolatai Az önkormányzat operatív gazdálkodási folyamatainak, tranzakcióinak támogatására kialakított rendszernek biztosítania kell az egyes szakterületek pénzügyi tranzakciót igénylı ügyeinek támogatását. Ennek érdekében biztosítani kell az egyes szakrendszerekkel való együttmőködést. A 3. számú segédletben meghatározott ajánlás tartalmazza a gazdálkodási rendszer szakrendszerek felé nyújtott szolgáltatásait és a kapcsolódó interfészleírásokat. Az ajánlás hatókörébe tartozó interfész szolgáltatások:
53
Elıirányzat-foglalás
Pénzügyi tranzakciók
Kötelezettség-vállalás
Utalványozás (kifizetés kérése)
Bevételi elıírások fogadása
Bevételi utalványok (beszedési megbízás)
Támogató funkciók
Bankszámla-lista
Fedezetvizsgálat Elérhetı elıirányzatok listája
Fizetési tranzakció megtörténtének ellenırzése
3.2.3.3 Közös törzsadat kezelés
Az önkormányzati alkalmazások egységes alapjainak kialakítása érdekében a hatályos adatvédelmi szabályok betartása mellett az alábbi közös adattárakat kell kialakítani: •
Címtár: A címtár feladata az önkormányzat szervezetének, munkatársainak, az önkormányzati felhasználók adataink nyilvántartása, valamint a jogosultságok ellenırzésének támogatása definiált csoportok, szerepek használatával.
•
Ügytípus törzs: Az ügytípus törzs feladata, hogy egységes szerkezetben tartalmazza az önkormányzatnál alkalmazott ügyek jellemzıit.
•
Címnyilvántartás: A címnyilvántartás feladata az önkormányzathoz tartozó közterületek, létezı címek adatainak törzsadatbázisban történı nyilvántartása a vonatkozó jogszabályoknak megfelelıen.
Az egyes szakrendszereket úgy kell kialakítani, hogy ne tartalmazzon önálló törzsadatbázist olyan adatokra vonatkozóan, amelyek a közös törzsadatbázisból elérhetık (illetve oda rögzíthetı és lekérdezhetı). A törzsadatok kezelésére és a rendszer kialakítására vonatkozó ajánlások a 1. számú segédletben kerültek rögzítésre.
54
