dossier: inkoop in profiel van de inkoper 3.0 Bonnen stempelen? Die tijd is voorbij 16 Een pleidooi voor de assortimentscoördinator

Nummer 3 . mei 2011

13 Vind de weg door het doolhof van telecontrol

16 Een pleidooi voor de assortimentscoördinator

19 Pieter Luttik over verder kijken dan je neus lang is

dossier: inkoop in

2021 profiel van de .0 3 inkopseter mpelen? Bonnen voorbij Die tijd isina 20 > pa g

multicare intensive care

THE NEW ICU STANDARD | KNOW-HOW TO CARE! wissner-bosserhoff Nederland · Keerweer 42 · 3316 KA Dordrecht · Tel.: +31 (0) 78 652 18 50 · Fax: +31 (0) 78 652 18 55 · E-mail: [email protected] · www.wi-bo.com wissner-bosserhoff Belgium · Egide Walschaertsstraat 15/15 · 2800 Mechelen · Tel.: +32 (0) 15 21 08 41 · Fax: +32 (0) 15 29 14 64 · E-mail: [email protected] · www.wi-bo.be

mei 2011

inhoud

Inkoop in 2021 We schrijven 2021. Waar staat inkoop in de zorg over tien jaar? InSkoop werpt een blik in de toekomst.

6

›

Redactie Peter Bierhaus, Karen Feenstra, Suus van Geffen, Diederik Wieman (Axioma) en Melchior Meijer Grafische vormgeving Richard Wouters (Axioma) Redactieadres Axioma Custom Media Postbus 176, 3740 AD Baarn Tel: (035) 548 81 40 Fax: (035) 542 58 20 E-mail: [email protected] Redactieraad Meindert Engwerda (Flevoziekenhuis) Guus van den Tweel (St Jansdal) Annemiek ten Brink (Tergooiziekenhuizen) Jan Bos (LNAG) Addie Bouwman Wiebeke Sittrop (NEVI) Karen Feenstra (Axioma)

Telecontrol, een doolhof? De voordelen van telecontrol lijken vanzelfsprekend, maar in de zorg wordt het nog niet veel toegepast.

›

Concept & realisatie Axioma Custom Media Tel: (035) 548 81 40 In opdracht van NEVI ISSN 1572-1051

13

Advertentie-exploitatie Axioma Custom Media afdeling sales Tel: (035) 548 81 54 Adverteren in inSkoop Sluitingsdata van nr.4 - 2011 Reserveren: 13-05-2011 Aanleveren: 20-05-2011 Abonnementen Springer Media b.v. Postbus 246 3990 GA Houten Tel: (030) 638 37 36

V/A Pieter Luttik is assortimentscoördinator in het AMC en speelt een coördinerende rol in een groot standaardisatietraject. “We moeten verder kijken dan onze neus lang is.”

›

19

De inkoper 3.0 De inkoper anno 2021 is niet langer een administrateur, maar een empathische professional met gedegen marktkennis, die denkt vanuit het perspectief van de klant.

›

InSkoop is een uitgave van Axioma Custom Media en verschijnt zes keer per jaar. Leden van NEVI Zorg kunnen inSkoop ontvangen bij hun lidmaatschap. Een ‘los’ jaarabonnement bedraagt € 62,- (incl.BTW). Wilt u een ‘los’ abonnement afsluiten? Stuur een e-mail naar: [email protected]. Het abonnement wordt per kalenderjaar verlengd tenzij het twee maanden voor afloop van het kalenderjaar schriftelijk wordt opgezegd. Mutaties en/of opzeggingen van abonnementen van leden van de verenigingen, bij: NEVI : [email protected] VHIG : www.vhig.nl NVLO : www.nvlo.nl

en verder

20

Nieuws Actualiteiten uit de zorginkoop

4

Inkopen en verkopen Hoe verandert de relatie tussen inkoper en leverancier?

10

LNAG Over het nut en de noodzaak van de assortimentscoördinator 

16

mei 2011

3

nieuws Is u iets opgevallen binnen uw vakgebied? Mail het naar [email protected]

Hogere kosten dan in 2010 ›Per 1 mei jl. is Jan Telgen benoemd tot voorzitter van NEVI Publiek en lid van het algemeen bestuur van NEVI. Hij volgt daarmee Beppie Wijntjes op. Jan Telgen is verbonden aan de Universiteit Twente en Significant. Hij ontving in 2010 de Hans Ovelgonne Award.

Zorgmanagers in de Verenigde Staten kijken niet alleen naar budgetten en uitgaven. Op de vraag wat volgens hen het komend jaar de grootste invloed zal hebben op de supply chain, antwoordt meer dan 42% informatietechnologie, patiëntveiligheid, infectie­preventie en effectiviteitsonderzoek. Van de respondenten denkt 46% dat de kosten dit jaar hoger zullen uitvallen dan in 2010. Bron: Procurement Leaders

›Inmiddels is ook in de zorg de markt-

werking ingetreden, maar het rendement van de zorg is vooral maatschappelijk. Dat zegt Barbara Baarsma, hoogleraar en directeur SEO Economisch Onderzoek. Baarsma zal tijdens het Jaarcongres Zorgmarkt op 1 juni een lezing geven over dit onderwerp.

›Michel van Schaik, directeur Zorg bij de

Rabobank is “mordicus tegen” de financiering van zorgbouwprojecten door lokale overheden. Hij vindt de kans namelijk te groot dat zorginstellingen financieringen krijgen voor plannen zonder een goed businessplan. Bron: Cobouw

›Maar liefst 41 ziekenhuizen hebben zich aangesloten bij een gezamenlijk inkooptraject voor orthopedisch materiaal. Dat is bijna de helft van de ziekenhuizen in Nederland. Inkooporganisatie Intrakoop begeleidt het traject. Bron: Skipr

›Om de ziekenhuiszorg goed en betaalbaar te houden, worden ziekenhuizen vanaf 2012 meer beloond naar hun prestaties. Edith Schipper, minister van VWS, heeft besloten het systeem van DBC-zorgprestaties te vervangen door een kleiner en transparanter systeem.

Hoe transparant zijn ziekenhuizen? Zorginstellingen voldoen aardig aan de maatschappelijke roep om openheid, vooral als het aankomt op het gevoerde beleid. Transparan­t ie over gemiddelde wachttijden, verpleegduur, sterftecijfers en beoordelingssystemen van specialisten en andere zorgmedewerkers is echter voor verbetering vatbaar. Tot die conclusie komt Ernst & Young, na het beoordelen van de jaarverslagen van 2009 van de honderd grootste zorginstellingen. Dit de top 10 van meest transparante ziekenhuizen: 01 Martini Ziekenhuis Groningen 02 Onze Lieve Vrouwe Gasthuis Amsterdam 03 Maasstad Ziekenhuis Rotterdam 04 Zorggroep Noorderbreedte Leeuwarden 05 Sint Franciscus Gasthuis Rotterdam 06 Academisch Ziekenhuis Maastricht 07 Mondriaan Heerlen 08 Stichting Diakonessenhuis Utrecht 09 Stichting Holding Isala klinieken Zwolle 10 Koraal Groep Sittard

10

TOP

Zo zit het dus met de zorg

Zorg, marktwerking en marketing; dat zijn de drie thema’s van het boek Ontwikkelingen in de zorgmarkt. De auteurs leggen de zorg langs een onconventionele meetlat, gebruikmakend van een door hen bedachte zorgkubus. Door dit kubusdenken brengen ze complexe vraagstukken terug tot de essentie, verduidelijken ze problemen en bieden daarmee een basis voor beleidsvormen. Lezers vinden in het boek drie pijlers. De eerste is die van de ontwikkeling van de zorgsector, die steeds meer verweven raakt met andere sectoren. Daarnaast bieden de auteurs een integrale, analytische benadering van de sector en tot slot presenteren ze nieuwe – en soms confronterende – inzichten. Het boek eindigt met een aantal vragen, conventies, conclusies, dilemma's en aanbevelingen. ›

Bron: zorgmarkt.net

Ontwikkelingen in de zorgmarkt Een strategische analyse | Theo Poiesz en Jo Caris | Kluwer | ISBN 9789013069402 | € 48,75

4

mei 2011

column Maarten Erasmus Msc MBA werkt als managing consultant bij Emeritor, the procurement solutions company.

Agenda Contract- en leveranciers­ management 26 | 05 | 2011 Kosten: € 1295 (leden) / € 1485 (niet-leden) Locatie: Golden Tulip in Arnhem-Velp Meer informatie: www.nevi.nl

NEVI Inkoopdag 21 | 06 | 2011 Kosten: € 475 (leden) / € 545 (niet-leden) Locatie: Congrescentrum NBC in Nieuwegein Meer informatie: www.nevi.nl

Duurzaam inkopen 06 | 06 | 2011 Kosten: € 599 (leden) / € 690 (niet-leden) Locatie: Holiday Inn in Eindhoven Meer informatie: www.nevi.nl

Meer interessante bijeen­komsten op www.nevi.nl

Eerste Hulp Bij Prikrichtlijn Als de schattingen van de Europese Commissie kloppen, vinden er jaarlijks een miljoen prikaccidenten plaats in Europa. Dat aantal moet drastisch om­laag. Daarom heeft de EU een richtlijn aangenomen, zodat het risico op verwondingen bij gezondheidspersoneel wordt verkleind. Deze verwondingen kunnen immers leiden tot besmetting met onder andere hepatitis en HIV. De richtlijn moet vanaf mei 2013 worden nageleefd door

alle organisaties en bedrijven in de gezondheidszorg. Becton, Dickinson and Company, een producent van medische technologieën, heeft een veiligheidsdossier samengesteld dat zorgorganisaties meer inzicht biedt in de achtergrond van de richtlijn. Bovendien helpt het organisaties de richtlijn te implementeren. Het dossier is gratis te downloaden via www.bd.com/nl. ›

Een blik in de glazen bol De dood van Nostradamus is nauwkeurig voorspeld. En wel door Nostradamus zelf. Op 1 juli 1566 zei hij: “Bij de opkomst van de zon zult gij mij niet meer in leven zien.” Hij stierf de volgende dag, vlak voor zonsopgang. In onze tijd was hem dat waarschijnlijk niet gelukt. Mogelijk was hij na zijn dood weer tot leven gewekt, in comateuze toestand. En na twee weken hersendood verklaard. Daarop was hem de kunstmatige ademhaling en voeding afgenomen en zou hij, afhankelijk van zijn conditie, na enkele etmalen zijn laatste adem hebben uitgeblazen. Wat is in onze tijd het moment van dood? Voorspellen wordt alsmaar moeilijker, vooral als het om de medische wereld gaat. Hoe vager de toekomst, hoe meer voorspellingen, lijkt het wel. De een denkt zus en de ander denkt zo. “ICT helpt niet om de productiviteit te verhogen, omdat de zorg nu eenmaal handwerk is.” En ondertussen wordt het ziekenhuis tot aan de nok volgestouwd met high tech. Ik denk er ook anders over. Mijn stelling is: E-procurement is in de zorg sneller in te voeren, omdat er zo veel handwerk voor nodig is. Voor wat het waard is. Als de dokter zegt dat iemand nog drie maanden te leven heeft en het wordt drie jaar, dan heet dat een wonder! Wat mij betreft mogen we wel wat kritischer worden op de voorspellingen in de zorg. We zijn Nostradamus niet.

mei 2011

5

coverstory FREDO SCHOTANUS universitair docent en consultant

De wereld anno NASA heeft een permanente basis op de maan als springplank naar Mars en de euro bestaat niet meer. Het is 2021. Waar staan inkopers in de zorg op dat moment?

V

raag het tien verschillende wetenschappers en je krijgt tien verschillende antwoorden. Een blik in de toekomst werpen, is altijd lastig. Toch weten we van veel zaken nu al dat ze vaststaan. De vergrijzing is onherroepelijk, net als de veranderende zorgvraag die daar een gevolg van is. Technologie, zowel ziekenhuisapparatuur als automatisering, wordt steeds belangrijker. Ook globalisering en – niet te vergeten – transparantie zullen in 2021 net zo actueel zijn als nu. Dat het komt, is zeker, maar hoe verandert het de rol van de inkoper? Dr.ir. Fredo Schotanus, universitair docent aan de Universiteit van Twente en consultant bij adviesbureau Significant, spreekt zijn verwachtingen uit over diverse thema’s. Complexe Technologie “Innovaties slokken het grootste deel van het inkoopbudget op. Het ziekenhuis is een technologisch complexe biotoop met apparatuur die nu nog ontwikkeld moet worden, robots die werk uit handen nemen, et cetera. Hoe complexer de omgeving, hoe lastiger het is om te benchmarken. Switchen van leveranciers heeft verstrekkende gevolgen. Afhankelijkheid van leveranciers wordt groter. De vraag hoe je ze scherp houdt, wordt dus ook belangrijker. Dat kan bijvoorbeeld door afspraken te maken op prestatie- en of service level niveau. Niet de apparatuur staat centraal, maar wat je er mee kan en wil doen. Er wordt niet afgerekend op basis van een lange lijst met eisen – technisch – maar op basis van output en outcome – functioneel. Hoeveel patiënten per dag of per week? Hoeveel gezondheidswaarde? Leveranciers zorgen voor de meest geschikte apparatuur om die output en outcome te realiseren.”

6

mei 2011

de reactie van drie generaties inkopers

Junior: "Transparantie zal een belangrijk punt zijn." Medior: "De winstmarges van de industrie zijn nu meer dan riant." ■ Senior: "De financiering van de zorg is nog niet helder." > Op pagina 9 ■  ■  

dossier 2021 Congres 17 juni: Social Media, tijdelijk of onvermijdelijk? www.ggd.nl

2021

Op www.tzt2020.nl wordt de toekomst van de thuiszorg verkend.

Globalisering en Transparantie “Landen als China en India hebben de traditionele productielanden van medische apparatuur voorbijgestreefd”, zegt Schotanus. “In plaats van goedkope kopieën te leveren, komen deze landen met de nieuwste ontwikkelingen tegen aanvaardbare prijzen. Inkopers hebben een mondiale scoop en dat is niet alleen leuker en interessanter, het loont ook. Bij miljoeneninvesteringen kun je het je niet meer veroorloven om alleen in Europa, Japan of de VS in te kopen.” Ook transparantie wordt steeds belangrijker, aldus de universitair docent. “Ziekenhuizen zijn meer gericht op eigen specialismen en concurreren veel sterker met elkaar. Althans, aan de voordeur. Aan de achterkant – achter de schermen – wordt volop samengewerkt. Inkopers kopen slim gezamenlijk in, maar niet alles gaat gezamenlijk. Ze weten namelijk haarfijn op welke terreinen ze vanwege hun onderscheidend vermogen of specialisme wél individueel willen inkopen. Nederland telt twee of drie grote Group Purchasing Organisations (GPO's, red.). Daarin volgen we het Amerikaanse voorbeeld. Die GPO's zijn gezamenlijk goed voor een kwart van de totale zorginkoop.” Het 1-merk ziekenhuis Als het om merkentrouw gaat, heeft Schotanus een duidelijk beeld voor ogen: “Er is in 2021 een ziekenhuis met één leverancier in zee gegaan voor alle benodigde apparatuur in het ziekenhuis, inclusief al het onderhoud ervan. Wat de leverancier zelf niet produceert, regelt hij bij andere aanbieders. De inkoper van het ziekenhuis is sparringpartner van de leverancier en stuurt op output en outcome. Alles draait om betere zorg, kostenbesparingen en efficiency.” Tactisch, strategisch inkopen en Financiering Het volgende onderwerp op Schotanus’ lijst is de techniek. “De operationele inkoop is vrijwel volledig geautomatiseerd en behoeft nauwelijks aandacht. De focus ligt bijna volledig op tactisch en strategisch inkopen en het managen van de supply chain. Daar kan de inkoper zijn tijd en aandacht aan besteden.” Ook over financiering – een heikel punt in de zorg – heeft Schotanus een duidelijke mening. “Ziekenhuizen zijn beursgenoteerd of ze worden gefund door private equity. De druk op de rentabiliteit is groot. Slim inkopen is essentieel voor ziekenhuizen, net als samenwerken met leveranciers: door win-winsituaties te creëren, halen inkopers › het maximale uit de markt.”

Zo denkt de politiek erover Kim Putters is Eerste Kamerlid voor de PvdA en hoogleraar management van instellingen in de gezondheidszorg aan de Erasmus Universiteit. “Er zijn meer keuzemogelijkheden, ook meer financiële mogelijkheden. De nadruk zal over tien jaar meer op de patiënt liggen. Ook het zelfmanagement van patiënten zal groter zijn bij chronische aandoeningen. Dat is maatschappelijk wenselijk en medisch mogelijk. Ik verwacht verder dat het zorgaanbod over tien jaar anders gestructureerd zal zijn. Concentratie en specialisatie zullen doorzetten. Je kunt dan denken aan circa veertig basisziekenhuizen en een aantal gespecialiseerde instellingen voor complexe zorg. Daartussenin komen dan ‘anderhalvelijns’-zorginstellingen. De besturing van ziekenhuizen zal ingrijpend veranderen. Er zullen meer variaties in eigenaarschap komen; patiëntgroepen die aan het roer staan, ouders of huisartsen. Het PvdA-standpunt neemt de patiënt als uitgangspunt en bouwt de zorg daaromheen. Je moet niet te krampachtig met kostenbeheersing omgaan, want zorg is ook een investering. Ik vind dat we de zorgtoeslag zo snel mogelijk moeten inwisselen voor inkomensafhankelijke premies. Dan doe je recht aan het feit dat gezondheid in toenemende mate afhankelijk is van je sociaal-economische achtergrond. Meer privaat kapitaal vind ik ook wenselijk. Pensioenfondsen zouden in het publieke domein kunnen investeren. Winst uitkeren aan aandeelhouders? Wat mij betreft niet. Je investeert omdat je de zorg beter wil maken, niet jezelf. Je hebt daar dus een ander soort kapitaalverschaffers voor nodig. Zijn die er niet, dan gaan de premies omhoog. Het zijn allemaal keuzes die we samen moeten maken.”

mei 2011

7

Infection Management

Ook bij spoedeisende situaties helpt HARTMANN Infection Management patiënten en verplegend personeel optimaal te beschermen tegen infecties.

Afdekmaterialen

Operatiemutsen en maskers

Disposable instrumenten

Operatie handschoenen

Operatiejassen

OK verbandstoffen

Procedure-trays

Onderzoekshandschoenen

www.paulhartmann.nl

Dossier 2021 Meediscussiëren over innovatie in de zorg? Ga dan naar de Linkedin Group zorginnovatieplatform.

www.ziekenhuizentransparant.nl Maakt zorg inzichtelijk voor consumenten

De reactie van drie inkopers: junior, medior en senior “Transparantie zal een belangrijk punt zijn” Antje van der Harst (25) is tactisch inkoper bij ZuidOostZorg.

jun ior

“Deze toekomstvisie gaat vooral over ziekenhuizen en daar liggen de zaken toch anders. De investeringen zijn bijvoorbeeld veel groter dan in de verpleging en verzorging. Technologie zal bij ons ook minder een rol spelen. Ik zie nog niet zo snel een robot het werk van een mens overnemen. Globali­ sering geldt ook maar in geringe mate voor ons. Het is over tien jaar aan de orde, niet direct, maar via tussenpersonen of vaste leveranciers. Trans­ parantie zal wel een belangrijk punt zijn. De concurrentie is groot en cliënten zullen dan – meer dan nu – zelf keuzes kunnen en mogen maken. De afdeling inkoop zal veel meer samenwerken. Met collegainstellingen bijvoorbeeld, maar om verbeteringen en besparingen te kunnen realiseren, zul je ook leveranciers in die processen moeten betrekken. Dat de operationele inkoop tegen die tijd volledig decentraal plaatsvindt, geloof ik ook. Tactische en strategische inkoop zijn dan gecentraliseerd en iedereen houdt zich daar ook aan. Met contract- en leveranciersmanagement zijn we nu al goed bezig. Over tien jaar is dat optimaal doorgevoerd en kunnen we prestaties meten en samen vaststellen waar leveranciers op moeten worden beoordeeld.”

“De winstmarges van de INDUSTRIE zijn nu meer dan riant” Dennis Mostert (35) is Manager Inkoop Zorgservice XL, het inkoop- en logistiek bedrijf van het HagaZiekenhuis (Den Haag), de Reinier de Graaf Groep (Delft) en het Sint Franciscus Gasthuis (Rotterdam)

med ior

“Een aantal zaken speelt nu al. Orbis en Rijnstate maken al afspraken met leveranciers: houd alles state of the art op basis van mijn profiel. In Engeland sluiten leveranciers dertigjarige contrac-

ten voor levering en onderhoud met ziekenhuizen. Bij verbruiksgoederen verwacht ik die ontwikkeling ook. Over tien jaar moet het gewoon zijn dat je de inkoop voor ‘familiaire’ productgroepen uit handen geeft aan één grote leverancier, die een veel sterkere onderhandelingspositie heeft. Globalisering zie ik ook gebeuren. Landen als China, Indonesië en Taiwan produceren kwalitatief steeds betere verbruiksgoederen en apparaten. Er zal een discussie ontstaan over wat medische producten mogen kosten. De winstmarges van de industrie zijn nu meer dan riant en staan in geen verhouding tot de eventuele ziekenhuiswinst. Overheid en zorgverzekeraars zullen zich daar meer mee gaan bemoeien. Het thema voor inkopers zal verschuiven van vooral kostenen risicobeheer naar Healthcare Economics. Je bent een onderdeel van de healthcare-keten, waarin overheid en zorgverzekeraars de juiste spelers op de juiste positie willen hebben. Transparantie is daarom van het grootste belang.”

“De financiering van de zorg is nog niet helder” Ger van Meijgaarden (64) is tactisch inkoper bij het Hofpoort Ziekenhuis in Woerden.

sen ior

“Als het gaat om maatschappelijk verantwoord inkopen, is er nog veel te halen, met name op facilitair gebied. Over tien jaar moeten we daar honderd procent actief mee bezig zijn. Een ander belangrijk aspect is de positionering van de inkoopfunctie. Alle ziekenhuizen samen zijn qua inkoop goed voor vijf procent van ons bruto nationaal product. Over tien jaar worden de inkoopbeslissingen op bestuursniveau gemaakt, omdat het om enorme bedragen gaat en omdat ondernemingsstrategie dan zal prevaleren. Inkopers zitten dan aan tafel met directies of raden van bestuur, om gerichte inkoopdoelstellingen uit te voeren en op bestuursniveau te adviseren. Dat betekent dus meer verantwoordelijkheid voor de inkoper, maar ook een hoger afbreukrisico. Afhankelijkheid van leveranciers zie ik niet gebeuren. Ziekenhuizen zullen meer gaan samenwerken, waardoor het inkoopvolume toeneemt. De financiering van de zorg is ook nog lang niet helder. Investeerders staan niet in de rij omdat er nu nog teveel onzekerheden zijn. Misschien is over tien jaar alles op zijn plek gevallen en zoeken investeerders dan de zorg wel op.”

Facts & figures De levensverwachting bij geboorte

in 2050 bedraagt voor vrouwen

88.1 jaar 83.8 jaar en voor mannen

(bron: RIVM)

De verwachte

volumegroei tot 2030 in de ziekenhuiszorg neemt

4.7% jaarlijks toe met

(bron: RIVM)

De zorgsector ziet binnen vijf jaar

20%

van haar medewerkers vertrekken. De vergrijzing is bijna niet op te vangen met de reguliere instroom op de arbeidsmarkt

In 2030 hebben we

2 keer zoveel

ziekenhuispatiënten als nu

mei 2011

9

inkoper en leverancier Eric Weijgers (EW), inkoper Admiraal De Ruyter Ziekenhuis

Jan Siderius (JS), managing director Negometrix

De gesprekspartners:

[2]

[1] [3]

[5] [4] Onder druk van de marktwerking en bezuinigingen in de zorg verandert de relatie tussen inkoper en leverancier. Waar zitten die veranderingen? Een tussenpersoon, twee inkopers en een leverancier buigen zich over vijf kwesties. 10

mei 2011

1

Steeds vaker regelen zorginstellingen gezamenlijke inkooporganisaties. Goede zaak? JS “Ik denk dat die wisselend succesvol zijn. Als de inkooporganisatie een lagere prijs wil, zal een leverancier dat alleen overwegen als er wat tegenover staat, bijvoorbeeld zekerheid in afname of alle gelijke contracten gedurende een paar jaar.”

EW “Dat is op dit moment voor ons niet de oplossing voor snelle besparingen. Sinds de fusie behalen wij goede besparingen door standaardisatie van pakketten. Een combinatie van standaardisatie én rekening moeten houden met een inkoopcombinatie zou vertragend werken in ons standaardisatieproces. Een extra besparingsslag door middel van aansluiting bij een inkooporganisatie is zeker een volgende stap.”

Over inkopen, verkopen

trend Linda Koenst (LK), Acount Manager 3M Nederland B.V.

Jolanda van Bommel (JvB), inkoper Máxima Medisch Centrum

“

Als de politiek niet méér geld aan zorg uit wil geven, kan het bedrijfsleven de gezondheidszorg misschien op niveau houden

JvB “Inkooporganisaties kunnen zeker positief werken. Als je je verenigt en één strategie volgt, ben je eerder gelijkwaardig aan de leverancier. Het gaat niet alleen om massa, je kunt ook afspraken maken over het marktsegment en je harder tegen prijsverhogingen opstellen.” LK “Essentieel is dat er binnen de instelling commitment is. De raad van bestuur moet de inkooporganisatie volledig steunen, want het kan leiden tot veranderingen wat betreft voorkeursleveranciers. Gebruikers kunnen dan niet meer zelf beslissen over de producten waarmee ze werken.”

2

”

onderbemand zijn. Dat zijn redenen waarom een instelling lang bij dezelfde leverancier blijft wanneer iedereen tevreden is. Dat zint de inkoper niet altijd, maar het is wel de realiteit.” LK “Uiteindelijk willen gebruikers de producten waar ze efficiënt mee kunnen werken. Voor leveranciers is het belangrijk om de processen van de gebruiker goed te kennen, zodat wij optimaal kunnen inspelen op die behoefte. Er is over het algemeen meer besparing uit het proces te halen dan uit een product.”

4

Leggen kleinere leveranciers het in de toekomst af wegens te hoge kosten? JS “De medische wetenschap verandert voortdurend; er komen steeds nieuwe ideeën en daardoor nieuwe markten. Het is niet gezegd dat een heel grote leverancier altijd de beste papieren heeft. Er komen steeds weer kleine leveranciers bij. De markt is in beweging.” EW “Kleine leveranciers zijn vaak specialistisch en dat betekent hogere prijzen. Met de bezuinigingen die wij als inkopers moeten realiseren, zullen zij het moeilijk krijgen. Totdat het patent van hun producten afloopt, hebben zij het voor het zeggen. Daarna gaan de meeste inkopers naar grote leveranciers, want dat scheelt weer een leverancier. Wel zijn kleine, specialistische leveranciers vaak innovatief, dus goed voor de patiënt. Het invoeren van een kleine leverancier met een specialty moet in de organisatie verantwoord worden door middel van een business case, waarvoor een terugverdientijd van een jaar staat.” LK “Kleine leveranciers hebben zeker bestaansrecht, maar dan moeten ze manieren vinden om de markt efficiënt te bedienen. De meeste ziekenhuizen zitten niet te wachten op allemaal kleine leveranciers. Ook lopen ze het risico overgenomen te worden door een grote leverancier.”

Is een verregaande samenwerking tussen instellingen en leveranciers een optie? EW “Als de politiek besluit niet méér geld aan zorg uit te geven, moeten we misschien aan het bedrijfsleven gaan vragen om de gezondheidszorg op niveau te houden. Misschien gaan leveranciers investeren in ziekenhuizen en worden ze bijna mede-aandeelhouder. Ik vind dat geen goede ontwikkeling. Het streven is naar een zo optimaal mogelijke samenwerking met leveranciers op basis van gelijkwaardigheid. Of je dit altijd partnership mag noemen is de vraag, want hoe ‘belangrijk’ is een plaatselijk ziekenhuis in de ogen van een multinational met een wereldwijde strategie?” JvB “Er moet wat veranderen. Ik zie het richting partnership gaan omdat de kosten echt naar beneden moeten. Voordeel van zo’n langdurige samenwerking kan zijn dat we het niet hebben over prijsverhogingen, maar over kostenreductie.” LK “Partnership is de beste oplossing. Je moet naar elkaar uitspreken dat je met elkaar verder wilt, iets opbouwen en de deuren voor elkaar openzetten. Voor ziekenhuizen geldt dat het een voordelige manier kan zijn van onze kennis benutten, als dat in de package deal zit. Voor leveranciers betekent het dat we de beste oplossingen ter beschikking kunnen stellen. Dat is uiteindelijk het beste voor de patiënten.”

Zorginstellingen blijven te lang bij één leverancier. Hoe zit dat met concurrentie? JS “Een inkoper in de zorg moet rekening houden met hoogopgeleide, autonome gebruikers in hun semi-overheidsinstelling. Daarnaast hebben afdelingen vaak geen tijd om nieuwe producten van een andere leverancier te testen, omdat ze

Hoe kun je, ondanks alle financiële problemen, toch innovatief en scherp zijn? JS “Kijk naar Negometrix: inkopers kunnen zich beter informeren. Voor kleine leveranciers is het een voordeel dat ze toegang tot het systeem hebben en door een inkoper kunnen worden meegenomen.”

3

5

en hoe dat verandert

JvB “Innovatie moet voordeel opleveren voor leverancier én zorginstelling. Wij hebben al partnerships met enkele grote leveranciers. Dat heeft voor ons als voordeel dat wij gemakkelijk producten kunnen testen.” LK “Wij zullen nieuwe producten blijven ontwikkelen. Nu wordt bij zorginstellingen de inkoper nog vaak op de kosten per product afgerekend. Er wordt te weinig naar het grote geheel gekeken. In een samenwerkingsverband kunnen we vaak aantonen dat we besparen op de integrale kosten. We willen meedenken om kosten aan te pakken. Er zijn mogelijkheden genoeg om een verbeterslag te maken op het gebied van e-ordering en logistiek. We willen ziekenhuizen en andere zorginstellingen graag laten zien wat we kunnen. Essentieel daarvoor is dat ze niet bang zijn om leveranciers toe te laten in hun processen.” ■

Meer lezen over dit onderwerp?

In het boek Prestatieinkoop gaan auteurs Jeroen van de Rijt en Sicco Santema uitgebreid op dit thema in via onder meer een inkoopproces uit de praktijk, echte cases en vanuit de theorie. Prestatieinkoop – Wie steekt er boven het maaiveld uit?, Jeroen van de Rijt en Sicco Santema, ISBN 978-90-77951-11-8

mei 2011

11

Bureaustoel 5100M

Zadelkruk Amazone

Labstoel 4402 Pur Pro

Van Beek Medical BV uit Sneek

gespecialiseerd in laparoscopisch instrumentarium

heeft nu ook zeer concurrerende

Ports met Power Injection

zitten met zorg

Voor meer informatie bezoekt u onze recent vernieuwde website

w w w.VanBeekMedical.nl Van Beek Medical BV Zeilmakersstraat 31J 8601 WT Sneek T: 0515-431965 E: [email protected]

Vraag gratis de catalogus aan via [email protected]

Postbus 240 8600 AE Sneek M: 06-51201339 W: www.vanbeekmedical.nl

kijk op: scoremedi.nl

Adverteren in inSkoop Uw product onder de aandacht brengen van inkopers? Op zoek naar een inkoper om uw team te versterken? U bereikt uw doelgroep via inSkoop, hét vaktijdschrift voor inkopers en assortiments­ coördinatoren in de zorg. Magazine inSkoop is een uitgave van de Sectie Zorg, onderdeel van NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement) Doelgroep • managers inkoop en logistiek in de cure en care sector • assortimentscoördinatoren • leidinggevenden op OK’s • ziekenhuishygiënisten Verschijning 6 keer per jaar Oplage 850 exemplaren

Lezersonderzoek

78%

p leest va n de doelgroe ere ied e zin he t maga r voo n va er ke tot achter

84%

n raa dt inSkoop aa r haa of n zij bij colleg a’s



Inko pers waa rderen inSkoop me t een

7.0

Weten wat de advertentiemogelijkheden zijn? T (035) 548 81 54 E [email protected]

innovaties Tekst: Gert Jan Nagtegaal, hoofd Inkoop bij een topklinisch ziekenhuis

Het doolhof dat telecontrol heet

T

De voordelen van telecontrol lijken vanzelfsprekend en de technologie raakt inmiddels uitontwikkeld. Een brede toepassing in de zorg wordt echter vooralsnog belemmerd door de samenhang tussen wetgeving, normeringen en onduidelijkheid over de waarde van patiëntendata. Hoe lukt het wel? elecontrol is het op afstand volgen – monitoren – en soms besturen. Een alledaags voorbeeld hiervan zijn de matrixborden boven de snelwegen. Met camera’s wordt de verkeersdoorstroming gevolgd (monitoren) en bij stagnaties wordt een rijbaan geblokkeerd of de toegestane snelheid verlaagd (besturing). In de zorg kunnen we bijvoorbeeld een MRI op afstand door de leverancier laten volgen. Gaan bepaalde parameters teveel afwijken, dan kan de leverancier op afstand ingrijpen. Dit kan ongeplande stilstand voorkomen of – als de parameters goed blijven – preventief onderhoud doen opschuiven en zo kostenbesparing opleveren. Hier is telecontrol gericht op het goed functioneren van de apparatuur. Het kan ook gericht zijn op de patiënt, bijvoorbeeld iemand met een pacemaker. De data van de pacemaker worden ’s nachts – met een zendertje naast het bed – via internet overgebracht naar een datacenter van de leverancier. De cardioloog kan vervolgens via internet zien hoe de toestand van de patiënt is. Voordelen: de patiënt weet dat hij permanent in de gaten wordt gehouden en ›

mei 2011

13

innovaties bij de verzameling van patiëntgegevens krijgt een zorginstelling te maken met de Wbp en de WGBO.

de polibezoeken kunnen beter worden afgestemd. Naast de gemoedsrust voor de patiënt is dat dus ook weer een potentiele kostenbesparing in de zorg.

Over de auteur

Gert Jan Nagtegaal is werktuigbouwkundig en bedrijfskundig ingenieur en heeft ruime ervaring opgedaan als controller, inkoopmanager en hoofd Planning & Control. Dit zowel bij (internationale) profit en not for profit organisaties. Op dit moment is hij hoofd Inkoop bij een topklinisch ziekenhuis.

Een werkbare situatie in

5

stappen

14

mei 2011

Databeveiliging We ontkomen niet meer aan telecontrol. Maar het verzamelen van patiëntendata heeft wel consequenties. In de zorg hebben we direct te maken met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO). De zorginstelling is verantwoordelijk voor de geheimhouding, dus de beveiliging, van deze data. Databeveiliging kunnen we op drie manieren benaderen: op organisatieniveau, op technisch niveau en op fysiek niveau. Op organisatieniveau: leveranciers die voldoen aan de Sarbanes-Oxley wet (SOx) of aan de Statement on Auditing Standards (SAS) no. 70 geven een verdedigbare borging op organisatieniveau om telecontrol-contracten mee af te sluiten. SOx is in de Verenigde Staten verplicht voor beursgenoteerde ondernemingen. De vergelijkbare SAS70-verklaring wordt wereldwijd door accountants afgegeven aan niet-beursgenoteerde ondernemingen. De SOx en SAS70 betreffen integriteit, betrouwbaarheid en aansprakelijkheid van de bedrijfsvoering. Een ISO9001-certificering is een eerste stap daarin. Op technisch niveau: hierbij gaat het om de opname, transport, bewerking en verwerking,

Via dataversleuteling kan aan de beveiligingsvoorwaarden worden voldaan. NEN normen 7510 en 8028 geven hierover goede richtlijnen.

opslag en rapportage van de patiëntendata. Naast de ‘hoe-vraag’, zoals via satelliet, internet of het mobiele netwerk, gaat het om de technische beveiliging. De leverancier is vaak niet de eigenaar van het transportmiddel en de dataketen is hier in termen van beschikbaarheid en beveiliging dan ook het kwetsbaarst. Dataversleuteling is vooralsnog het middel om aan de beveiligingsvoorwaarden te voldoen. Alhoewel nog in ontwikkeling, geven de NEN normen 7510 en 8028 hierover goede richtlijnen. Op fysiek niveau: dit zijn de concreet zichtbare zaken zoals wachtwoorden op computers, toegangspasjes tot de werkruimten en de brandbeveiliging. Vaak ‘dankbare’ onderwerpen bij audits! Kortom, er zijn nogal wat (organisatie)aspecten die u bij een inkoopcontract moet verifiëren en vastleggen: de aansprakelijkheid voor (veilige) patiëntendata ligt immers bij de instelling! ■

Hoe kunnen we deze aspecten vanuit inkoop gestructureerd regelen en vastleggen? We lopen aan tegen een proven technology, waarbij wet- en regelgeving zeer sterk kaderend zijn voor toepassingen in de gezondheidszorg. De normeringen om verantwoord aan de wetgeving te voldoen, zijn nog in ontwikkeling. Welke contractclausules helpen de instelling om verantwoorde telecontrolcontracten af te sluiten? De verschillende belangen, kenniskaders en aansprakelijkheden tussen patiënt, instelling en leverancier pleiten voor twee type contracten: één contract tussen patiënt en instelling (betrek daarbij de afdeling patiëntenvoorlichting) en één tussen instelling en telecontrol-leverancier. In vijf stappen kunt u tot een verantwoorde overeenkomst komen met uw telecontrol-leverancier: 1 Vanuit de pre-kwalificatie: check of de leverancier voldoet aan SOx of SAS70. 2 Check of de leverancier werkt conform – de intenties van – NEN 8028 en NEN 7510. 3 Bouw een dossier op waaruit blijkt dat u uw leveranciers periodiek audit of laat auditen op naleving van de wetgeving en normeringen. 4 Neem een clausule op die de aansprakelijkheid voor de databeveiliging en mogelijke ‘asset-waarde’ expliciet benadrukt. Dit geldt uiteraard expliciet voor het domein van de patiëntendata. Eén vorm hiervan is een direct opeisbare en verrekenbare significante boete als data anders wordt gebruikt dan uit de intentie van de overeenkomst blijkt en de leverancier onverlet volledig aansprakelijk stelt voor de gevolgschade. 5 Neem een clausule op die de leverancier verplicht om direct een melding te doen als de data – in geval van een calamiteit – buiten de Europese Economische Ruimte (EER) komt en welke maatregelen de leverancier treft om dit te herstellen. De EER geeft het telecontrolcontract nog enige dekking: zodra patiëntendata echter buiten de EER komt, gaat het beheervermogen fors omlaag. Indien u vanuit inkoop deze vijf stappen heeft ingeregeld in uw telecontrol-contracten, dan heeft u voor uw organisatie de aansprakelijkheid ‘voor vandaag’ verantwoord geregeld.

advertentie

lnag Arie de groot assor timentscoördinator in het Leids Universitair Medisch Centrum en voorzitter van het LNAG

Inkopen voor een scherpe prijs is één ding, zorgen dat het product veilig en van goede kwaliteit is, is een noodzakelijke tweede. Dat laatste staat bovenaan de takenlijst van de assortimentscoördinator. Hij is in vele ziekenhuizen dan ook niet meer weg te denken.

Nuttig, zo’n assortiments­coördinator?

V

16

mei 2011

ijftien jaar geleden had niemand er nog van gehoord. Nu heeft een kwart van de Nederlandse ziekenhuizen zo’n medewerker in dienst: de assortimentscoördinator. Hij – of zij – en de inkoper vullen elkaar naadloos aan als het gaat om de beste kwaliteit voor de beste prijs. Jan Bos is assortimentscoördinator in het Universitair Medisch Centrum Groningen en bestuurslid van het Landelijk Netwerk Assortimentscoördinatoren Gezondheidszorg (LNAG). “De assortimentscoördinator komt samen met de gebruikers tot een programma van eisen voor een bepaald product. Men zet daarbij duidelijk in op kwaliteit. De inkoper richt zich vervolgens op het zo scherp mogelijk inkopen van het gewenste product en het opstellen van het inkoopcontract. Vervolgens is de assortimentscoördinator weer aan zet: borgen dat gebruikers worden opgeleid en in samenwerking met de afdeling Logistiek zorgen dat producten op de juiste plaats in het ziekenhuis terechtkomen. De assortimentscoördinator fungeert als spil tussen inkoper, gebruiker en leverancier. Hij is de spin in het web.”

Wat wil de gebruiker Die uitdrukking laat Janny Bisschop, assortimentscoördinator bij de Isala Klinieken in Zwolle en secretaris bij het LNAG, ook meerdere keren vallen. “We hebben veel contacten met eindgebruikers, kennen hun wensen en eisen, we beschikken over uitgebreide marktkennis en handelen klachten af. Steeds meer mensen weten ons inmiddels te vinden.” Ze geeft het voorbeeld van Resultaats Verantwoordelijke Eenheden (RVE’s), waar inmiddels steeds meer ziekenhuizen mee werken. “Per specialisatie – oncologie, chirurgie – hebben we een RVE, met daarin een arts, een budgetbeheerder, een inkoper en een assortimentsbeheerder. De assortimentsbeheerder is mijn aanspreekpunt. Door deze korte en strakke lijnen maak je de verantwoordelijkheden duidelijk en wordt het inkoopproces korter, inzichtelijker en efficiënter.” Maar de besparing zit uiteraard in meer zaken. Arie de Groot, voorzitter van het LNAG en assortimentscoördinator in het Leids Universitair Medisch Centrum, geeft het alom bekende voorbeeld van een medewerker die aan het bureau van de assortimentscoördinator staat en een medisch apparaat wil van fabrikant X. “De vraag is natuurlijk waarom het apparaat per se van die fabrikant moet zijn. Het is aan de assortimentscoördinator om erachter te komen wat de interne klant nu precies nodig heeft. Daarom is een goed programma van eisen ook zo belangrijk. Vaak wordt het uiteindelijk een ander apparaat of product dan waar de gebruiker om had gevraagd, omdat dat beter aansluit bij de specifieke wensen en eisen van de gebruiker.” Laaghangend fruit De assortimentscoördinator biedt dus tal van voordelen. Inmiddels zien steeds meer ziekenhuizen dan ook het nut in van zo'n medewerker. Bos: “We hebben vanuit het LNAG jarenlang het

assortimentscoördinator jan bos assortimentscoördinator in het UMC Groningen en bestuurslid bij het LNAG

Janny Bisschop assortimentscoördinator bij de Isala Klinieken in Zwolle en secretaris bij het LNAG

belang van de assortimentscoördinator over het voetlicht geprobeerd te brengen en nu zien we dat onze inspanningen hun vruchten beginnen af te werpen. We krijgen geregeld informatieverzoeken van ziekenhuizen die meer willen weten over de functie, over welke voordelen de functie oplevert en over de implementatie ervan in het ziekenhuis.” Waarom echter nog niet elk ziekenhuis een assortimentscoördinator heeft, is de drie LNAGbestuursleden een raadsel. Bos: “Het argument is vaak dat het aanstellen van een assortimentscoördinator niet nodig is, omdat de inkoper dat werk al doet. Daarnaast is het meestal een geldkwestie, want je hebt het natuurlijk wel over een formatieplaats. Mijn tegenargument is dan dat de assortimentscoördinator zichzelf kan terugverdienen.” Janny Bisschop merkt op dat ook het eerste argument – de inkoper doet het werk al – lang niet altijd klopt. “Ik zie bij ons in het ziekenhuis vaak ‘laaghangend fruit’: producten die ooit ergens op één afdeling werden gebruikt, maar inmiddels een enorme afname hebben. Dat betekent dat je met de leverancier om tafel moet en nieuwe prijsafspraken kunt maken. De inkoper heeft vanuit zijn rol vaak geen zicht op dat laaghangend fruit. Daarom is het samenspel tussen assortimentscoördinator en inkoper ook zo belangrijk.” Opleiding Ook buiten het ziekenhuis heeft de assortimentscoördinator een toegevoegde waarde. De Groot: “We worden geregeld gevraagd om zitting te nemen in een adviesgroep, bijvoorbeeld door de RIVM, de IGZ of de NEN, voor onze inhoudelijke deskundigheid.” Ook leveranciers weten de assortimentscoördinator steeds beter te vinden. De Groot: “Zij hechten grote waarde aan onze bijdrage aan het research & development-traject, omdat we de praktijkkant goed kennen en weten wat de eindgebruiker belangrijk vindt. Door tege-

“

moet te komen aan onze verzoeken en adviezen, vergroot de leverancier de kans op een betere toepassing en beter gebruik van het product.” De assortimentscoördinator mag dan inmiddels voor vol worden aangezien, het LNAG heeft nog wel wat zaken op het wensenlijstje staan. De Groot: “We denken na over een opleidingspakket voor de assortimentscoördinator. Ons idee is om modules van bijvoorbeeld NEVI te clusteren. Zo is er bijvoorbeeld de tweedaagse NEVI-cursus ‘Programma van eisen, wat nu?’. Door daar andere modules aan toe te voegen, ontstaat een opleidingspakket. Daarmee kunnen we gradaties toekennen aan de kennis en het niveau van de assortimentscoördinator.” ■

40 In Nederland werken

assortimentscoördinatoren, verspreid over

22 ziekenhuizen

De ‘geboorte’ van de assortimentscoördinator In 1996 organiseerde 3M een bijeenkomst voor ziekenhuismedewerkers die zich bezighielden met het assortiment van medische hulpmiddelen. Zij wisselden van gedachten over hun werkzaamheden. Zo spraken ze onder andere over hoe te beslissen over het verkleinen van het assortiment, AOC-codering, training en opleiding, Europese aanbestedingen, weerstanden tegen veranderingen en het omzeilen van procedures. Er werd besloten tot een vervolg op de bijeenkomst, wat leidde tot de start van de functie van assortimentscoördinator. Zij hebben verschillende achtergronden, zoals lab, verpleging, anesthesie en spoedeisende hulp. Met de start van de nieuwe functie ontstond ook het Landelijk Netwerk Assortimentscoördinatoren Gezondheidszorg. In 2006 heeft het LNAG zich aangesloten bij de Nederlandse Vereniging van Inkoop en Logistiek (NVILG) en nu valt het onder NEVI Zorg.

De assortimentscoördinator fungeert als spil tussen inkoper, gebruiker en leverancier. Hij is de spin in het web

”

Facts & figures

7

ziekenhuizen zijn bezig met het aanstellen van een assortiments­ coördinator of hebben belangstelling

Alle

academische ziekenhuizen

hebben een assortimentscoördinator

23 ouder dan

assortimentscoördinatoren zijn

50 jaar mei 2011

17

w eu Ni Voor meer informatie www.heijnemanmedical.nl

Eén systeem. Eén partner. Totaal leverancier voor de CSA.

s-1 1

11-02-2011 13

Voltooien. Systeemoplossingen voor de onreine en reine zijde. Flexibel. Voor kleine, grote en zeer grote hoeveelheden instrumenten en toebehoren. Innovatief. Gepatenteerd reinigingsproces voor complexe en kritisch instrumentarium. Zeker. Uitgebreide dienstverlening van de hoogste Miele kwaliteit. Nieuw. XXL-karrenwasinstallatie en sterilisatoren.

Reinigen/Desinfecteren Steriliseren Documenteren Garanderen

Voor meer informatie: www.miele-professional.nl Telefoon: (0347) 37 88 83

vraag / antwoord

Kick Smeets

spraakmakers

Pieter Luttik:

“Kijk verder dan je neus lang is” Pieter Luttik verruilde in 2010 zijn functie van senior inkoper in het AMC Amsterdam voor die van assortimentscoördinator, in datzelfde ziekenhuis. Het AMC is bezig met een groot standaardisatietraject, waar Luttik een coördinerende rol in speelt.

V/A

Vanwaar de overstap naar de functie van assortimentscoördinator? “Drie jaar geleden ging de vorige assortimentscoördinator weg en die vacature werd toen niet vervuld. Ik ben de werkzaamheden erbij gaan doen, omdat ik er affiniteit mee heb; in het verleden coördineerde ik namelijk het assortiment van de IC. Vanwege de hoeveelheid werk zijn de inkoop- en assortimentswerkzaamheden echter bijna niet te combineren. Daarom hebben we besloten ze te splitsen en toen heb ik de overstap gemaakt van senior inkoper naar assortimentscoördinator.” Wat zijn de speerpunten van jouw functie? “We zijn begin 2011 begonnen met een groot standaardisatietraject, dat is geïnitieerd door de divisievoorzitters en de raad van bestuur van het AMC. Het traject wordt dus breed gedragen, het is geen feestje van de afdeling Inkoop. Er zijn vier projectgroepen, waarvan ik van eentje de projectleider ben. Daarnaast bemoei ik me gevraagd en ongevraagd met de andere drie groepen. Ik voorzie ze van informatie, geef sturing en speel een coördinerende rol.” Spitst het traject zich alleen toe op de producten? “Nee, behalve dat we productanalyses doen, houden we ook de hele keten tegen het licht, zodat we op dat vlak eveneens kwalitatieve en financiële voordelen behalen. De logis-

tieke dienst is bijvoorbeeld ook bij het standaardisatietraject betrokken.” Wat zijn de valkuilen van zo’n traject? “Mensen hebben snel de neiging zich te beperken tot dat stukje van het assortiment waar ze bekend mee zijn. Ik vind het belangrijk dat we divisieoverstijgend te werk gaan en verder kijken dan onze neus lang is. We kopen niet in voor Jantje of Pietje, maar voor het hele AMC. Een concreet voorbeeld zijn voerdraden; het gebruik daarvan beperkt zich natuurlijk niet tot die ene divisie. Het kan weliswaar zijn dat een andere divisie andere voerdraden gebruikt, maar dan nog is het belangrijk om bij elkaar te gaan zitten, met elkaar te overleggen en elkaar te informeren. Dat laatste is ook een valkuil trouwens: communicatie. Je moet goed communiceren, niet alleen om mensen te informeren over wat je doet, maar ook om mensen te overtuigen van het nut en de noodzaak van zo’n verandering. Veranderingen leveren nogal eens weerstand op.” Wanneer moet het traject zijn afgerond? “De bedoeling is de standaardisatie eind dit jaar klaar te hebben, hoewel het eigenlijk nooit echt eindigt. Standaardisatie is immers een continu proces.” ■

mei 2011

19

de inkoper anno 2021

de Inkoper 3.0 Lange tijd was een inkoper in de zorg een administrateur die offertes aftikte en bonnen stempelde. We werpen een blik in de toekomst: de inkoper van het jaar 2021 is een empathische professional met gedegen marktkennis, die denkt vanuit het perspectief van de klant.

V

roeger begon je als assistent inkoper, dan werd je inkoper, vervolgens senior inkoper, om, als je geluk had of goed je best deed, te eindigen als hoofd inkoop. Inkopers bij zorginstellingen waren introverte administrateurs, die vaak met gemak dertig jaar achter hetzelfde bureau zaten. Dat weinig dynamische beeld is in rap tempo aan het ver-

De inkoper van 2021 verenigt een mix van eigenschappen en competenties in zich. NEVI brengt momenteel de staat van de inkoopprofessional anno nú en voor in de nabije toekomst in kaart. Vergeleken met het inkoopprofielenonderzoek uit 2000 heeft de inkoper zich enorm ontwikkeld. Hieronder alvast enkele highlights uit dat onderzoek, over de nieuwe rollen die de moderne inkoper in de zorg kan spelen:

20

mei 2011

1

anderen. In nieuwe functieprofielen zie je nieuwe termen opduiken: ‘regisseur’, ‘analyticus’, ‘relatiemanager’, ‘strateeg’ en ‘bruggenbouwer’. “De inkoper 3.0 is meer dan een bespaarder en een onderhandelaar”, zegt Alexander Arsath Ro’is, programmamanager bij NEVI. “Hij of zij heeft een commerciële rol en dat blijft zo, maar hij treedt

Regisseursrol

de inkoper vormt de verbindende factor. Hij bepaalt en voert een inkoopbeleid uit, in nauwe samenwerking met de interne klant en de externe leverancier. Hij fungeert als intermediair. Hij is de casemanager van het inkoopproces, zorgt dat de juiste spelers betrokken zijn en ziet toe op kansen en bedreigingen.

>

profiel en opleiding De inkoper 'nieuwe stijl' hoeft niet per se een inkoopachtergrond te hebben. Specialistische kennis is net zo belangrijk.

Alexander arsath ro'is is programmamanager bij NEVI

meer en meer op als intermediair tussen medisch specialisten, stakeholders en leveranciers. Hij is betrokken bij de hele aanschaf en is een volwaardige gesprekspartner van de raad van bestuur.” In discussie Hoe kun je als inkoper een regisserende rol hebben in de hiërarchische setting van een ziekenhuis? Stel, een hoofd interventiecardiologie werkt al jaren met cathlab-apparatuur van een bepaalde producent. Hij is gewend aan dat merk, hij heeft gedurende vele jaren een band opgebouwd met de leverancier. Dan kom jij als inkoper nieuwe stijl met meer verstand van zaken dan die cardioloog gewend is en je ziet dat zijn voorkeur niet zuiver rationeel is. Er zijn betere en ook nog eens goedkopere alternatieven. Overstappen op de productlijn van een concurrerende leverancier zou de instelling een forse besparing opleveren. Stap je dan op de man of vrouw af om dat te vertellen? Die dokter ziet je aankomen! Wie heeft er hier

2

twaalf jaar gestudeerd? “De ouderwetse inkoper zal dat inderdaad niet in zijn hoofd halen”, zegt Arsath Ro’is. “En de inkoper kan natuurlijk nooit op de stoel van de arts gaan zitten. Maar zijn kracht is dat hij de leveranciersmarkt zo goed kent, dat hij de arts iets te bieden heeft. Zijn taak is met de medicus in dialoog te gaan en hem laten twijfelen over zijn huidige apparatuur. De inkoper heeft geen macht, dus moet hij overtuigen.” Per se merk X De inkoper wordt geholpen door de toenemende roep om transparantie. Arsath Ro’is: “Steeds vaker eisen raden van bestuur bij een grote aanschaf een gedegen verantwoording. Om even bij de cardioloog te blijven; stel dat hij voor een procurement board (waarin vaak rvb-leden zitten, red.) moet uitleggen waarom hij zijn cathlab per se wil heruitrusten of aanvullen met de spullen van een bepaalde fabrikant. ‘Omdat ik er verstand van heb, het al twintig jaar zo doe en een

3

Projectmanagersrol

de inkoper plant, coördineert, monitort en stuurt bij. Hij treedt op als de accountmanager voor de inkoopafdeling, zorgt dat de business geen kopzorgen hebben over ‘dat lastige aanbestedingsproces’ en ontzorgt daarbij vooral.

>

fijne band heb met de firma X’, maakt op zo’n commissie van deskundigen weinig indruk. Als de arts volledige transparantie moet verschaffen, liggen de kaarten plotseling heel anders. Dan komt het brede inzicht van een gespecialiseerde, actief meedenkende inkoper plotseling heel goed van pas. Die inkoper focust op prijs-kwaliteit, natuurlijk, maar doet dat primair vanuit het perspectief van de medicus en het ziekenhuis. Hij brengt in kaart wat de medicus van het product eist en tast vooral ook goed af hoe hij of zij denkt. Empathie is een kerncompetentie. Samen kunnen ze vervolgens gaan zoeken naar de oplossing die zowel voor de arts als de zorginstelling het gunstigst is. Als een inkoper erin slaagt zo’n bondgenootschap te smeden, ont› staat er een soort magie. Ik heb er

Business intelligence rol

de inkoper weet hoe de leverancier zijn geld verdient, kent de producten en marges en weet beter dan zijn interne klant hoe de markt echt werkt.

mei 2011

> 21

Boter bij de vis Het Spaarne Ziekenhuis had wel wat wensen bij de nieuwe aanbesteding voeding: ontzorging in het traject, een uitstekende kwaliteit van het dagverse assortiment... En kostenbesparing, vanzelfsprekend. “Met Intrakoop kregen we het allemaal. Letterlijk: ze adviseerden ons kosteloos. En echt, in je eentje kun je dit nooit zo goed doen. Intrakoop heeft een enorme kennis van de markt, neemt alle administratieve rompslomp over en zorgt ervoor dat je bespaart. Wij hebben nu tien tot vijftien procent minder kosten. Met minimaal dezelfde kwaliteit. Da’s toch boter bij de vis?” Freekje Savenije, leidinggevende hotelservices Spaarne Ziekenhuis

Samen maken we goede zorg beter betaalbaar Bij uw zorgorganisatie telt elke euro. U wilt de totale kosten van middelen en diensten zo ver mogelijk terugdringen. Intrakoop ondersteunt u daarbij. Denkt u na over innovatieve inkoopprocessen, inkoopstrategieën en raamovereenkomsten? Intrakoop heeft ze al voor u bedacht en in het leven geroepen. Of we ontwikkelen ze samen met u. Zodat u kunt kiezen uit de inkoopoplossing die het beste bij uw organisatie past. We rusten niet voordat we de gunstigste voorwaarden voor u uit het vuur hebben gesleept. Dat zit in onze genen; we kunnen niet anders. Samen met u doen we er alles aan, om goede zorg beter betaalbaar te maken.

www.intrakoop.nl

profiel en opleiding

i

in nederland zijn inmiddels acht mensen aangesteld als hoogleraar Inkoop.

vriendschappen voor het leven uit zien voortkomen. Overigens raken we hier aan nog een belangrijke competentie: presentatievermogen. Vaak zijn het de inkoper en de interne klant die een aanbesteding verdedigen.” Doelbewust een vrouw Een dergelijke, bijna symbiotische samenwerking vereist een hoge mate van professionaliteit. De oude, puur procedurele paden moeten worden verlaten. Lukt dat een beetje in Nederland? “We bevinden ons op een kruispunt”, antwoordt Arsath Ro’is. “Binnen de afdelingen wordt behoorlijk wat strijd gevoerd. De ouderwetse inkoper die 35 jaar aan hetzelfde bureau op één bepaalde manier heeft gewerkt, staat niet per definitie te juichen bij deze volstrekt nieuwe invulling van het vak. Toch zie je landelijk een trend naar professionalisering. Berenschot en NEVI hebben recent onderzoek gedaan naar de inkoopvolwassenheid in de zorg. Daaruit blijkt dat de inkopers er als groep veel beter voor staan dan ze zelf dachten.” Een grote uitdaging is het aantrekken van getalenteerd personeel dat aan het nieuwe inkoopprofiel voldoet. De arbeidsvoorwaarden in de zorg vormen daarbij een potentiële barrière. “De semipublieke sector blijft qua beloning achter bij het bedrijfsleven, maar ook daar komt verandering in”, weet Arsath Ro’is. “De cao’s bieden meer ruimte. Je ziet nu salarisschalen die nog niet zo lang geleden ondenkbaar waren. Onlangs trok bijvoorbeeld het AMC iemand van buiten aan – een strategisch zwaargewicht – en koos vanwege de grote nadruk op het empathisch vermogen doelbewust een vrouw. Omdat er in deze functie direct gerapporteerd wordt aan de raad van bestuur zijn dit type arbeidsvoorwaarden inmiddels al nagenoeg gelijkwaardig aan de private sector.”

Hoe

Meer informatie: www.nevi-opleiding.nl

de toekomstige afdeling inkoop een grote rol weggelegd voor zij-instromers. “De inkoper nieuwe stijl hoeft niet per se een inkoopverleden te hebben. Natuurlijk zal elke afdeling inkoop altijd een basis van hard core inkoopmensen hebben. Maar steeds vaker worden mensen aangetrokken uit de medische hoek. Een medisch technicus kan erachter komen dat hij het geweldig zou vinden om zijn

“

Binnen de inkoopafdelingen wordt behoorlijk wat strijd gevoerd

”

ziekenhuis aan de allerbeste apparatuur te helpen. Ook maken managers van leveranciers de overstap naar de zorg. Zulke mensen vormen letterlijk een brug tussen twee werelden. Ze zijn goud waard, ieder inkoopteam zou zo iemand moeten hebben. NEVI zette een speciale opleiding voor zij-instromers op (NEVI 3, red.). We hebben er heel hoge verwachtingen van.” ■

Inkoper nieuwe stijl Vanwege de enorme meerwaarde van specialistische kennis ziet Arsath Ro’is op

4

5

Bedrijfs-/organisatiekundige rol

de inkoper weet hoe de hazen lopen, kent de in- en externe organisatiestructuur en -cultuur. Hij weet daarom op slimme wijze zijn doelen te bereiken, die goed zijn voor de gehele organisatie en niet alleen voor inkoop.

>

word je de inkoper van 2021?

In de inkoop leiden steeds meer wegen naar Rome. Volgens Alexander Arsath Ro’is zullen steeds meer professionals van buiten – uit een zorgspecialisme, uit het bedrijfsleven (leveranciers of de medische industrie!) en uit de consultancy – instromen. Er is dus niet één zaligmakende opleiding voor de super-inkoper van 2021. Mensen met gerichte inkoopaspiraties kiezen natuurlijk een bedrijfseconomische hbo- of universitaire opleiding. Nederland kent inmiddels acht inkoophoogleraren. Het vak is hot en volop in ontwikkeling. Bij NEVI kun je kiezen uit diverse avond- en dagopleidingen. Het vlaggenschip is NEVI 3: de Masterclass Strategic Purchasing & Supply Management. Deze opleiding geeft invulling aan het volledige beroepsprofiel van de inkoopmanager. Wie deze opleiding met succes afrondt, kan: › een strategisch inkoopbeleid uitzetten dat aansluit op de strategische prioriteiten van de organisatie; › het geformuleerde inkoopbeleid intern verkopen en op de relevante managementniveaus draagkracht ontwikkelen; › de organisatorische consequenties van de voorgestelde beleidsvoornemens voorzien en doorzien; › de ontwikkelde plannen effectief communiceren en uitvoeren; › de grenzen van de mogelijkheden in het eigen functioneren herkennen, benoemen en ondervangen.

Relatiemanagersrol

de inkoper netwerkt, onderhandelt en brengt partijen samen. De relatiemanager heeft een uitgesproken mensenkennis, kan goed communiceren en is sociaal vaardig: de empathicus. Vooral vrouwen blijken dit in zich te hebben.

mei 2011

23

Wilt u meer informatie? Scan deze QR-code met uw mobiele telefoon! Of kijk op tintelingen.nl

@KerstmanNL

www.tintelingen.nl