Dokters website en applicatie Documentatie deel 2: het beheer
De loginpagina
Figuur 1: Het loginscherm
Het beheer van de site is beveiligd. Elke dokter krijgt zijn persoonlijke logingegevens zodat enkel hij zijn agenda kan beheren De dokter dient zijn login en paswoord in te geven, en er kan een taal gekozen worden nl – fr - engels. Helemaal onderaan staat een smartphone logotje. Door hier op te klikken komt de dokter in een mobiele versie van de agenda. Uitleg over de mobiele versie vindt u aan het einde van dit document
De agenda
Figuur 2: De standaard agenda pagina
Na het inloggen komt de dokter in het beheer van de website en webapplicatie. Bovenaan staan grote knoppen voor de belangrijkste taken: patiënten, agenda, doktersbriefjes, de nieuwsbrief… De knoppen die niet zichtbaar zijn kunnen bereikt worden door middel van de pijlen links en rechts Daar boven staan er kleiner menutabs om de inhoud van de website te beheren en opties in te stellen. Links onder het hoofdmenu staan de submenus die afhankelijk zijn van de gekozen pagina. Bij de agenda kan men alle acties die van belang zijn voor de agenda kiezen: items toevoegen, verlofdagen beheren… De standaard pagina is de agenda. Hierop ziet men bovenaan in het groot de datum van de gekozen dag. Standaard zal de agenda op vandaag staan. Onder de huidige datum staan links naar de vorige en volgende dagen. Links en rechts daarvan staan knoppen om 1 dag, 1 week of 1 maand vooruit of achteruit te gaan. Vervolgens staat de titel: Agenda. Daarnaast staat een printer icoontje. Dit brengt een printvriendelijke versie van de agenda tevoorschijn.
Links van de titel staat een uitklap menu. Hiermee kan de dokter kiezen om enkel afspraken met patiënten, vertegenwoordigers of privéafspraken te zien. De andere afspraken worden niet helemaal verborgen maar worden veel minder duidelijk in beeld gebracht. Zo kan de dokter wel nog alle informatie zien, maar valt de gevraagde informatie extra op.
Figuur 3: Het overzicht van afspraken
Afspraken verschijnen in het uurrooster. Bij elke afspraak staat de vermelding of het een patiënt, vertegenwoordiger of privéafspraak betreft. Als het een thuisbezoek is, wordt dit ook vermeldt. Verder staat de naam van de betrokken persoon vermeld. Er zijn ook knoppen om de afspraak te bewerken, naar de patiënten fiche te gaan of de afspraak te verwijderen. Geannuleerde afspraken verschijnen ook nog in de lijst, met een duidelijke vermelding.
Figuur 4: Het detail van een afspraak
Door op de afspraak te klikken schuift de afspraak open en kan je bijkomende informatie zien zoals opmerkingen die bij de afspraak zijn geplaatst en of neergeschreven.
Het weekoverzicht
Figuur 5: Het weekoverzicht
Op de pagina van het weekoverzicht krijgt de dokter een overzicht van alle afspraken in de huidige week, met een kolom per dag. Afspraken worden aangegeven door blokjes in het vak van het uur waarin ze vallen. Deze afspraak vakjes zijn kleurgecodeerd Rood: gewone afspraak met patiënt op de praktijk Blauw: thuisbezoek Paars: afspraak met vertegenwoordiger Groen: privéafspraken Door op een afspraak te klikken komt een detail tevoorschijn
Figuur 6: Het detail van een afspraak in het weekoverzicht
In dit detail staat alle informatie van de afspraak: uur, type (patiënt, vertegenwoordiger, privé), of het een thuisbezoek is, de naam van de patiënt of omschrijving van de afspraak, de opmerkingen van de afspraak en wanneer de afspraak is toegevoegd. Voorts is er ook een link om de afspraak te bewerken, en rechts boven staat een kruisje om de afspraak te sluiten. Door het detail van een andere afspraak open te klikken, zullen de huidige open details automatisch sluiten.
Een afspraak maken/bewerken
Figuur 7: Een afspraak toevoegen
Een afspraak maken kan door links in het submenu de keuze Afspraak toevoegen te kiezen Als een afspraak toegevoegd wordt, wordt gevraagd zowel de datum als het uur in te vullen. De datum is automatisch vooraf ingevuld met de datum van vandaag. Door op de datum te klikken komt een keuzemenu waarbij de datum kan aangeklikt worden. Bij Automatische herhaling kan gekozen worden om de afspraak op regelmatige basis terug te laten komen: elke week, om de twee weken… Standaard is een afspraak eenmalig. Vervolgens kan een type gekozen worden: vrij voor afspraak, patiënt, vertegenwoordiger of privé. Bij alle opties behalve Vrij voor afspraak komen meer opties beschikbaar.
Figuur 8: De pagina om afspraken toe te voegen en bewerken
Het veld Persoon/Omschrijving wordt gebruikt om aan te geven waarover de afspraak gaat. In het geval van een patiënt dient de dokter daar de naam van de patiënt te typen. Tijdens het typen zal een keuzemenu met patiënten tevoorschijn komen. Als de dokter in dit keuzemenu op de naam van een patiënt klikt, zal de naam helemaal ingevuld worden, maar de afspraak zal ook aan deze patiënt gekoppeld worden. In het geval van een vertegenwoordiger of privéafspraak kan de dokter hier zelf een tekst naar keuze invullen. Om het veld leeg te maken kan de dokter op de X klikken. Dan wordt niet enkel het veld leeggemaakt, maar de afspraak zal ook niet meer aan een patiënt gekoppeld worden tot er een nieuwe geselecteerd wordt. Voorts kan de dokter aangeven of het een thuisbezoek betreft en opmerkingen plaatsen bij de afspraak. Er is ook een apart vak waar opmerkingen kunnen geplaatst worden na afloop van de afspraak, zoals de uitkomst van een onderzoek.Om de afspraak toe te voegen, of wijzigingen op te slaan, klikt de dokter op de knop Opslaan, onderaan de pagina.
Vakantie periodes
Figuur 9: Het overzicht van de vakantieperiodes
De ingegeven vakantieperiodes kunnen beheerd worden via het submenu Vakantie periodes. Het overzicht toont alle reeds ingegeven periodes gesorteerd op startdatum. Verder wordt ook de einddatum en de beschrijving getoond. Naast elke periode staat een icoon met een potloodje om te bewerken en een icoon met een stopteken om de periode te verwijderen. Onderaan het overzicht staat een knop Vaktantie periode toevoegen om bijkomende periodes toe te voegen. Als vakantieperiodes toegevoegd worden, zullen op de data die in de ingegeven periode vallen geen afspraken kunnen gemaakt worden via de website, wel via het beheer. Als een herhalende afspraak in een vakantieperiode valt, zal ze automatisch verplaatst worden naar de eerste werkdag na de vakantieperiode. Het is dan aan de dokter om met de patiënt af te spreken en eventueel te bekijken of er een andere afspraak nodig is.
Een vakantieperiode toevoegen of bewerken
Figuur 10: De pagina om een vakantieperiode toe te voegen of te bewerken
Bij elke vakantieperiode dient de dokter een start- en einddatum in te geven. Deze mogen uiteraard op de zelfde dag vallen, als er maar één dag verlof is. Door op de datumvelden te klikken krijgt de gebruiker een keuzemenu waarin een datum kan aangeklikt worden. Onder de datumvelden staan beschrijvingsvakken voor alle talen waarin de website beschikbaar is. Hierin kan de dokter wat uitleg zetten over de verlofperiode, bijvoorbeeld ‘Jaarlijks verlof’. Deze uitleg kan opmaak krijgen door middel van de teksteditor. Om de periode toe te voegen of te wijzigen klikt men onderaan de pagina op de Opslaan knop.
De weekplanning
Figuur 11: Het overzicht van de weeklplanning
De planning is het gedeelte waarin de dokter kan aangeven wanneer hij beschikbaar is voor consultatie met of onder afspraak. Bij elke rij in het overzicht staat over welke dag van de week het gaat, om welke tijd het begint, eindigt en welk type het is. Bij elke rij kan met de iconen gekozen worden om te bewerken of verwijderen. Onderaan de pagina staat de knop Item toevoegen om nieuwe items toe te voegen.
Een planning item toevoegen of bewerken
Figuur 12: Een planning item toevoegen of bewerken
Bij elk item op de planning dient de gebruiker een start- en eind uur te kiezen. Bij Beschikbaarheid kan gekozen worden uit volgende opties 1. Consultatie zonder afspraak 2. Beschikbaar voor afspraken: patiënten komen enkel op afspraak. De tijdstippen in dit tijdsblok zullen beschikbaar zijn om via de website afspraken vast te leggen 3. Beschikbaar voor afspraken (verlengd): de tijdstippen in dit tijdsblok zullen beschikbaar zijn om via de website afspraken vast te leggen, maar enkel indien de voorgaande tijdsblok helemaal vol zit. De tijdsblokken worden één voor één vrij gegeven. Als de blok loopt van 18:00 tot 19:00, en er is enkel een afspraak om 18:00 vastgelegd, zal enkel 18:15 beschikbaar zijn via de website. Van zodra dat moment bezet is met een afspraak, zal 18:30 beschikbaar worden. Opmerking: in dit voorbeeld, werken we met een tijdsinterval van 15 minuten, zie verder waar dit beheerd kan worden 4. Beschikbaar voor thuisbezoek: de tijdstippen in dit tijdsblok zullen beschikbaar zijn om via de website afspraken vast te leggen, specifiek met het als doen thuisbezoeken. 5. Niet beschikbaar
Als laatste kan de gebruiker kiezen voor welke dag dit tijdsblok van toepassing is.
Om tijdsblok toe te voegen of te wijzigen klikt men onderaan de pagina op de Opslaan knop.
Overzicht aanvragen vertegenwoordigers
Figuur 13: De directe aanvragen voor afspraak vertegenwoordigers
Voor de medici die wensen te werken via een afspraak aanvraag via mail en daartoe voorzien formulier, krijgt men links onder deze menutabs direct in het overzicht de realtime aanvragen-afspraken vertegenwoordigers die daar komen gepositioneerd te staan voor verdere verwerking en of bevestiging of deze afspraak kan doorgaan. Door het klikken op een aanvraag krijgt de dokter niet enkel de informatie in de aanvraag te zien, maar ook de opties om de aanvraag te negeren, of ze om te zetten in een afspraak.
Aanvraag afspraak per vertegenwoordiger bekijken en bevestigen
Figuur 14: Aanvragen vertegenwoordiger verwerken
Bij het aanklikken van een aanvraag , vouwt deze aanvraag open met daarin alle gegevens bedrijf of vertegenwoordiger – vandaar uit kan u onmiddellijk naar de settings verder om deze afspraak aanvraag een tijdstip te gaan toekennen en te bevestigen, het mailverkeer loopt automatisch wat betreft bevestiging en of annulatie.
Patiënten
Figuur 15: Het patiënten overzicht
Hier krijgt men een overzicht van alle patiënten aanwezig in de database met alle ingelezen gegevens via kaartlezer en passpoort – men kan steeds eenvoudig de patiënt gegevens wijzigen door het opnieuw inlezen van de passpoort – de historiek of de fiche van de patiënt steeds consulteren – gegevens patiënt afprinten op een vignet indien gewenst – patiënt gegevens manueel aanpassen.
Figuur 16: De historiek van een patiënt
Op het overzicht van de historiek van een patiënt ziet men De eerst volgende afspraken, de vaste (weerkerende) afspraken en voorbije afspraken, alsook een overzicht van de gemaakte doktersbriefjes
Figuur 17: Een patiënt toevoegen of wijzigen
Op de pagina om patiënten toe te voegen of te wijzigen, kan men kiezen om handmatig alle gegevens in te geven, of de identiteitskaart in te lezen als de dokter over een kaartlezer beschikt. Het volstaat de kaart in de kaartlezer te steken en op de knop Identiteitskaart inlezen te klikken. Opgelet: Het inlezen van identiteitskaarten vereist Java. Indien nodig kan u Java downloaden en installeren op http://www.java.com. Het is om veiligheidsredenen aangeraden steeds de allernieuwste versie van Java te installeren. Indien u een oude versie van Java heeft, kan het zijn dat deze automatisch uitgeschakeld wordt om u te beschermen. Om de gegevens op de slaan, klikt u op Wijzigen
Een patiënt zoeken
Figuur 18: Het zoekveld voor patiënten is steeds zichtbaar
Op alle pagina’s staat steeds rechts boven een zoekvak om patiënten te zoeken. Als u de naam begint te typen, zal u een keuzemenu krijgen met gevonden resultaten. Door daar op een resultaat te klikken, gaat u meteen naar een pagina waar u kan kiezen om deze patiënt te wijzigen of zijn historiek op te vragen.
Doktersbriefjes
Figuur 19: Het overzicht van de doktersbriefjes
Onder het onderdeel Doktersbriefjes kan men zowel de attesten voor afwezigheid als de voorschriften beheren. In het doktersbriefjes overzicht zie je alle recente briefjes, gesorteerd op datum, met daarbij de naam van de patiënt en de keuze om het briefje te printen, wijzigen of verwijderen. Onderaan staat een knop om nieuwe briefjes toe te voegen.
Een doktersbriefje toevoegen/wijzigen
Figuur 20: Een doktersbriefje toevoegen/wijzigen
Op de pagina om doktersbriefjes toe te voegen of wijzigen kan de dokter alle nodige informatie ingeven. In het veld patiënt kan de dokter de naam van de patiënt typen. Er komt een keuzemenu met passende resultaten, waaruit gekozen kan worden Er wordt een start en einddatum voor de geldigheid van het attest gevraagd. Door in één van deze velden te klikken, komt een keuzemenu voor het selecteren van de gewenste datum. Ook voor de datum waarop de bezigheden van de patiënt hervat kunnen worden werkt op deze wijze. Onderaan de pagina kan gekozen worden om het briefje op te slaan of af te drukken. Als gekozen wordt voor afdrukken, zal het briefje eerst op worden geslagen. Vervolgens wordt het printbare briefje getoond.
Het overzicht van voorschriften
Figuur 21: Het overzicht van voorschriften
Ook in het submenu links op de doktersbriefjes pagina, staan de knoppen naar de voorschriften. In het overzicht van de voorschriften staat de datum van het voorschrift, de naam van de patiënt en links om het voorschrift af te drukken, te bewerken of te verwijderen. Onderaan de pagina staat een knop om een nieuw voorschrift aan te maken.
Het aanmaken/wijzigen van voorschriften
Figuur 22: De pagina om voorschriten aan te maken en te wijzigen
Om voorschriften aan te maken is de naam van de patiënt nodig. Van zodra in dit vak getypt wordt, komt een keuzemenu met resultaten tevoorschijn. Hieruit kan een patiënt geselecteerd worden. Ook moet er een datum geselecteerd worden. Door in het datumvak te klikken komt een keuzemenu voor de datum tevoorschijn. Ten slotte moet ook de inhoud van het voorschrift opgegeven te worden.
Het afdrukken van een voorschrift
Figuur 23: Het voorschrift om af te drukken
Als gekozen wordt om voorschriften af te drukken, krijgt men een PDF bestand met daarom de naam van de patiënt, het voorschrift en de datum. Deze PDF is gemaakt om afgedrukt te worden op standaard formaat voorschriften met voorgedrukte informatie en kaders.
Foto’s
Figuur 24: Het overzicht van foto's
Het overzicht van de foto’s toont welke foto’s gebruikt worden voor de slideshow op de homepagina van uw website. U kan nieuwe foto’s toevoegen door op Selecteer bestanden te klikken. Van zodra u de gewenste bestanden hebt aangeduid, zal een lijst van bestandsnamen op de pagina getoond worden. Klik vervolgens op Bestanden uploaden. De foto’s worden dan automatisch één voor één geüpload. Als dit proces klaar is, zal de pagina herladen en kan u alle foto’s zien. Foto’s die te groot zijn worden automatisch verkleind naar het goede formaat en indien nodig bijgesneden. Door met de muis over een foto te bewegen worden extra mogelijkheden zichtbaar: de volgorde omhoog of omlaag aanpassen of verwijderen. De knop Een afbeelding bewerken brengt u naar Pixlr, een gratis online programma om uw foto’s te bewerken.
Mails
Figuur 25: Het overzicht van de mails
Voor sommige functionaliteiten worden mails gestuurd naar de patiënt, vertegenwoordiger of dokter. De tekst van deze e-mails kan beheerd worden in het onderdeel Mails Het overzicht geeft de tag van de mail weer, alsook de opties om de mail te wijzigen of verwijderen. De tag is een unieke tekst die door My-Websitebuilder in de code gebruikt wordt om aan te roepen en mag dus enkel door MWB veranderd worden. De tag geeft ook aan waarover de tekst gaat.
Figuur 26: De pagina om de tekst van een mail te bewerken
Dok
De Webapplactie is ook mobiel voorzien
Figuur 16: De applicatie en website zijn ook mobiel voorzien om afspraken te maken
De webapplicatie is ook voorzien dat deze kan gebruikt worden op zowel Smartphone – Iphone – Ipad om afspraken te maken en de website te consulteren.
