‘ Jaarverslag Stichting BeSt 2014’ September 2013-Augustus 2014
Inhoudsopgave Doelstelling............................................................................................................................... 3 Activiteiten en resultaten ....................................................................................................... 4 Structuur Stichting BeSt.......................................................................................................... 7 Taken van functionarissen ................................................................................................. 7 Raad van Advies................................................................................................................ 10 Uitvoerende organen ........................................................................................................ 10 Toekomst ................................................................................................................................ 10 Begroting................................................................................................................................. 12 Toelichting begroting ........................................................................................................ 12
Doelstelling Stichting Betrokken Student (Stichting BeSt) is een initiatief van het Rotterdamsch Studenten Corps (RSC) en de Rotterdamsche Vrouwelijke Studenten Vereeniging (RVSV). De doelstelling van Stichting BeSt is: ‘Het leveren van een maatschappelijke meerwaarde voor de stad Rotterdam en in het bijzonder deelgemeente Kralingen. Deze meerwaarde beslaat enerzijds de ontwikkeling en uitvoering van eigen projecten door de Stichting en haar commissies en anderzijds het geven van bijstand, al dan niet financieel, aan projecten van andere personen en/of instellingen’ Het initiatief van Stichting BeSt komt voort uit het idee iets te willen doen voor de mensen in de samenleving (voornamelijk Rotterdam), die minder bedeeld zijn. Daarnaast is het als studentenvereniging van belang een andere kant van de studentenwereld te laten zien en de maatschappelijke betrokkenheid van onze leden te tonen. De statutaire vestigingsplaats van Stichting BeSt is Rotterdam.
Activiteiten en resultaten De pijlers van de stichting zijn: jeugd, gehandicapten, cultuur en Rotterdam. Projecten, activiteiten en subsidieaanvragen worden gespiegeld aan deze pijlers en bepalen daarmee de uitstraling van Stichting BeSt. Begroting en werkelijke kosten 2013 – 2014 Stichting Best Opbrengsten Opbrengst collecte Rentebaten
Totaal
2013/2014 Begroot € 53.500,00 € 1.000,00
€ 54.500,00
Werkelijk
Kosten
€ 58.443,00 Unlimited festival € 1.833,00 Social Mission Sinterklaasintocht Havenzicht Christmas in Kralingen Vrije projecten Subsidies
Werkelijk
Begroot € 19.000,00 €
€ 10.000,00 € 250,00 € 4.500,00 € 1.975,00 € 6.775,00
€ 19.000,00 € 38.299,00 € 173,00 € 3.860,00 €
6.900,00
€ 700,00 € € 75,00 € € 500,00 €
412,00 360,00 800,00
Bankkosten CBF certificaat Representatie Overige kosten (kantoor + porto) Collectekosten
€ 500,00 €
1.144,00
€ 2.500,00 €
2.406,00
Lustrum voorziening
€ 5.000,00 €
-
Onvoorzien
€ 2.725,00
€ 60.276,00 Totaal
€ 54.500,00 € 73.354,00
Toelichting op activiteiten en begroting en werkelijke kosten 2013 - 2014 Stichting BeSt heeft verschillende uitvoerende organen die namens haar activiteiten organiseren. De kosten en baten van de evenementen die dit jaar georganiseerd werden zijn:
Kosten De intocht van Sinterklaas in Rotterdam (organisatie door de SNIC) De jaarlijkse intocht van Sinterklaas in Rotterdam wordt georganiseerd vanuit Stichting BeSt. Stichting BeSt draagt bij aan de organisatie door financiële steun en het leveren van enthousiaste vrijwilligers. De optocht was druk bezocht en de kinderen genoten van alle lekkernijen. Door een niet begrote BTW post zijn de kosten ongeveer €18.000,- hoger uitgevallen dan begroot. Na consultatie door een externe
partij is een en ander aangepast zodat deze problematiek zich met ingang van september 2014 niet voor zal doen. Christmas in Kralingen (organisatie door de BeSt Commissie) De jaarlijkse kerstmarkt die op het grasveldje voor de RVSV en het RSC in Kralingen wordt georganiseerd. Er waren rond de 500 bezoekers. Jong en oud uit de buurt integreerden en beleefden een plezierige dag. Er waren verschillende kraampjes waar gegeten en gedronken kon worden, onder andere broodjes knakworst (halal), warme chocolademelk, erwtensoep en poffertjes. Ook konden kinderen met de Kerstman op de foto, was er een sleebaan, konden kinderen ijspegelvangen, de Hermes House Band trad op, er was een springkussen en een kinderboerderij inclusief kerststalletje en er konden kerststukjes gemaakt worden. Afgelopen jaar is Christmas in Kralingen ver onder het budget gebleven. Unlimited Festival (organisatie door de BeSt Commissie) Dit is een jaarlijkse muziekspektakel voor gehandicapten. Het is een feestdag voor lichamelijke- en geestelijk gehandicapte mensen, waar 1000 bezoekers op afkomen. Onder leiding van professionele hulp en met speciaal ingehuurde acts zoals Monique Smit en Tim Douwsma, Nielson, de Hermes House Band en dj Alain was het weer een onvergetelijke dag. Naast de acts kon er genoten worden van suikerspinnen, popcorn en poffertjes. Er was een ballonnenclown aanwezig, er kon geschminkt worden bij een schminkstation, een goochelaar liet zijn kunsten zien, er was een springkussen en een kinderboerderij, waar geknuffeld kon worden met dieren. Het Unlimited festival is binnen de begroting gebleven. Paasbingo bij Havenzicht Dit jaarlijks terugkerende project wordt gehouden in Havenzicht, een opvangcentrum voor daklozen. Rond de dagen van Pasen wordt er altijd door Stichting BeSt een bingo verzorgt voor de bewoners van Havenzicht. De prijzen die te winnen waren, bestonden uit hoeden, douchegels, snoepgoed en tabak. De hoofdprijs was een winterjas. De kosten zijn onder het begrote bedrag gebleven. Subsidies Het is voor instellingen en individuen mogelijk een subsidieaanvraag in te dienen bij het bestuur. Op basis van de pijlers, wordt er beoordeeld of aanvragen gehonoreerd worden. De Stichting heeft dit jaar aan 12 instanties subsidies uitgekeerd. Doordat er geen vrije projecten zijn georganiseerd, is er door het bestuur besloten om meer aan subsidiebijdragen uit te geven. In totaal is hier €6.900,- aan besteed. Vrije projecten Het Stichting Best bestuur zet elk jaar een eigen project neer wat naast de jaarlijkse evenementen wordt georganiseerd. Dit jaar zijn er geen vrije projecten georganiseerd en is dit geld gestoken in subsidiebijdragen.
Collecte kosten Deze post bestaat uit de kosten die bij de jaarlijkse collecte voor de Stichting horen. Dit zijn bijvoorbeeld de pietenpakken waarin gecollecteerd wordt. Dit jaar is onder het begrote bedrag gebleven. Overige kosten Deze post bestaat uit kantoor- en portokosten, kosten voor de Kamer van Koophandel en promotiemateriaal zoals spandoeken en ballonnen die worden gebruikt tijdens de evenementen. Ook worden hier de kosten voor de website en de domeinnaam van de Stichting in meegenomen. Afgelopen jaar zijn deze kosten aanzienlijk boven het daarvoor begrote bedrag uitgestegen. Voor de begroting van aankomend jaar zal hier rekening mee worden gehouden. Bankkosten Dit zijn de bankkosten van de Rabobank- en van Lanschot rekeningen. Deze kosten zijn lager uitgevallen dan begroot. CBF aanvraag Dit zijn de kosten die komen kijken bij de aanvraag van het CBF keurmerk. Deze waren te laag ingeschat. Representatie Dit zijn kosten die het bestuur en haar commissies maken ten behoeve van de stichting. Deze kosten zijn boven de begroting uitgestegen. Lustrum 2014 voorziening Dit jaar zijn er geen gelden aan de lustrumvoorziening toegevoegd, omdat andere posten hoger uitvielen dan verwacht.
Opbrengsten De collecte (organisatie door de Collectecommissie) Dit is de jaarlijkse collecte in Rotterdam ten tijde van Sinterklaas. In het Rotterdam centrum en in de buurt Kralingen is er dit jaar gecollecteerd. In totaal is er €58.443,opgehaald. Dit was meer dan in eerste instantie was begroot. Rentebaten Op deze post worden de rente bedragen geboekt van de Rabobank- en van Lanschot rekeningen.
Structuur Stichting BeSt Stichting Betrokken Student is een initiatief van het Rotterdamsch Studenten Corps (RSC) en de Rotterdamsche Vrouwelijke Studenten Vereeniging (RVSV). Vanuit het bestuur van het RSC en het bestuur van de RVSV nemen leden 1 jaar zitting in het bestuur van Stichting BeSt. De functies in het Stichting BeSt bestuur zijn als volgt vast gelegd:
Voorzitter: L.R. Spigt President van het RSC of Praeses van de RVSV (om het jaar) Vice-voorzitter: A.V.M. Heukensfeldt Jansen President van het RSC of Praeses van de RVSV (om het jaar) Secretaris I: R.H. van der Leer Vice-Praeses van de RVSV Secretaris II: M.W. Lasonder Secretaris van het RSC Penningmeester I: N. Cohen Quaestrix Vereniging RVSV Penningmeester II: S.C. Timmermans Penningmeester Vereniging RSC
Taken van functionarissen Voorzitter Vergaderingen: de voorzitter belegt iedere 2 weken een vergadering waarvoor hij/zij een agenda maakt en de punten doorneemt die aan de orde zijn geweest. Hierbij wordt gekeken naar vorderingen van de Best Commissie, van eigen projecten en van de financiële situatie op dat moment. Vergunningen: De voorzitter regelt de vergunningen voor commissies of voor eigen projecten, omdat hij/zij eindverantwoordelijk is voor de stichting. De voorzitter onderhoudt het contact met de Raad van Advies. Relevante nevenfunctie De voorzitter van Stichting BeSt is gedurende zijn/haar zittingsperiode President van het RSC of Praeses van de RVSV.
Vice-voorzitter Media/Pers: De Vice-voorzitter onderhoudt contact met de media. Dit is vooral voor de projecten Christmas in Kralingen, Unlimited Festival en eigen projecten. Vergunningen collecte: De Vice-voorzitter is verantwoordelijk voor het aanvragen van vergunningen voor de jaarlijkse collecte van Stichting BeSt. Project BeSt Bestuur: De Vice-voorzitter is verantwoordelijk voor het project van het BeSt Bestuur. Relevante nevenfunctie De voorzitter van Stichting BeSt is gedurende zijn/haar zittingsperiode president van het RSC of Praeses van de RVSV. Secretaris I Subsidieaanvragen: vier keer per jaar belegt de secretaris I een vergadering met alle leden van het stichtingsbestuur om de subsidieaanvragen door te spreken. De subsidieaanvragen worden bij ontvangst ingevoerd in een bestand en beoordeeld op de pijlers. Degenen die evt. in aanmerking komen worden besproken op de vergadering. De secretaris I & II schrijven halfjaarlijks afwijzing- en toekenningbrieven naar de aanvragers. CBF certificaat: de secretaris I is verantwoordelijk voor het CBF certificaat. Zij onderhoudt het contact hierover. Best Commissie: beide secretarissen zijn aanwezig bij elke Best commissie vergadering om ze te helpen met hun grote projecten en om te weten wat er precies speelt. Daarnaast kunnen zij de financiën in de gaten houden en eventueel correcties aanbrengen. SNIC: hoewel de Sint Nicolaas Commissie een zelfstandig werkend orgaan is, is het van belang om in de gaten te houden hoe deze commissie zijn werk doet. Relevante nevenfunctie De secretaris I van Stichting BeSt is gedurende haar zittingsperiode ook Vice-Praeses van de RVSV. Secretaris II Notulen: van vergaderingen maakt de secretaris II de notulen, werkt deze uit en verstuurd ze naar alle leden van het stichtingsbestuur. Best Commissie: beide secretarissen zijn aanwezig bij elke Best commissie vergadering om ze te helpen met hun grote projecten en om te weten wat er precies speelt. Daarnaast kunnen zij de financiën in de gaten houden en eventueel correcties aanbrengen
SNIC: hoewel de Sint Nicolaas Commissie een zelfstandig werkend orgaan is, is het van belang om in de gaten te houden hoe deze commissie zijn werk doet. Website: de secretaris II zorgt dat de website up-to-date is Relevante nevenfunctie De secretaris II van Stichting BeSt is gedurende zijn zittingsperiode ook secretaris van het RSC. Penningmeester I Inboeken: Penningmeester I is verantwoordelijk voor het inboeken en houdt de financiële situatie van Stg. BeSt in de gaten. Uitgaven: Penningmeester I moet goedkeuring geven aan de uitgaven die het Stichtingsbestuur, de SNIC of de Best commissie wil doen. Best Commissie: Penningmeester I is verantwoordelijk voor de uitgaven van de Best commissie. Penningmeester I controleert de begrotingen en bepaald met de Best commissie welke uitgaven gedaan mogen worden. Collecte: de penningmeester I ontfermt zich over de geldstromen. Relevante nevenfunctie De penningmeester I van Stichting BeSt is gedurende haar zittingsperiode ook quaestrix vereniging van de RVSV. Penningmeester II Financieel Raamwerk: De penningmeester II heeft het lange termijnplan voor Stg. BeSt op het oog en weet wat we uit kunnen geven in een jaar zonder dat we later in de problemen komen. Collecte: penningmeester II ontfermt zich over de geldstromen en is verantwoordelijk voor het afstorten van het geld. Best Commissie: Penningmeester II kan advies geven over het geld dat de Best commissie uit mag geven. Relevante nevenfunctie De penningmeester II van Stichting BeSt is gedurende zijn zittingsperiode ook penningmeester vereniging van het RSC.
Raad van Advies De Raad van Advies (RvA) van Stichting BeSt bestaat uit een vast aantal leden. Dit zijn 3 (oud) RSC’ers en 2 (oud) RV’ers. Dit zijn leden die enerzijds tijd hebben om iets voor de RvA en dus voor BeSt te kunnen doen, en anderzijds verstand van zaken hebben. Dit komt dus neer op personen die al ervaring hebben met dergelijke organisaties of die in voorgaande jaren in het Stichtingsbestuur hebben gezeten.
De taak van de RvA bestaat uit drie onderdelen: - Het adviseren van het Stichtingsbestuur: Bij vragen kan het Stichtingsbestuur zich altijd wenden tot leden van de Raad van Advies. - Het controleren van het Stichtingsbestuur: Het bestuur van de stichting zal halverwege het bestuursjaar verantwoording moeten afleggen aan de RvA. Het zal dan moeten uitleggen wat het tot nu toe gedaan heeft en wat het in het 2e gedeelte van het jaar gaat doen. - Het goedkeuren van de projecten: Het bestuur van de Stichting zal zich moeten buigen over de projecten die het Stichtingsbestuur wil gaan ondernemen. De RvA zal de definitieve go moeten geven.
Uitvoerende organen Sint Nicolaas Commissie: Een op zichzelf staande commissie, verantwoordelijk voor de intocht van Sinterklaas in Rotterdam. De kosten voor de intocht worden gedekt door een subsidie van de gemeente en een restbijdrage van Stichting. BeSt. Collecte Commissie: Organiseert de collecte ten tijde van Sinterklaas. Leden van het RSC en de RVSV collecteren in zwarte pietenpakken. Met het opgehaalde geld worden projecten georganiseerd en bekostigd door Stichting Best. BeSt Commissie: Uitvoerend orgaan van Stichting BeSt dat evenementen organiseert, deze zijn standaard: - Christmas in Kralingen. - Activiteit met de bewoners van Havenzicht. - Unlimited Festival.
Toekomst Komend jaar zal Stichting BeSt haar activiteiten gaan organiseren zoals afgelopen jaar. Het Stichtingsbestuur zal er naar streven om het geld wat binnen is gehaald tijdens de collecte ook allemaal uit te geven aan goede doelen. De uitvoerende organen zullen samen met het Stichting BeSt bestuur deze projecten op zich nemen.
Het Stichtingsbestuur komt één keer per 2 weken bij elkaar. In deze vergadering worden de aankomende projecten, financiële situatie, subsidieaanvragen en zelf te ontwikkelen projecten besproken. Daarnaast komt het Stichtingsbestuur en de Raad van Advies 5 keer per jaar samen. Tijdens deze vergaderingen geeft de RvA advies aan het bestuur, controleert en geeft goedkeuring voor de projecten. Daarbij heeft het bestuur ook gekeken naar een project dat blijvend is met oog op de naamsbekendheid van de Stichting.
Begroting Stichting Best 2014/2015 Opbrengsten Opbrengst collecte Rentebaten
Totaal
€ €
€
54.000,00 1.270,00
55.270,00
Kosten Unlimited festival Social Mission Sinterklaasintocht Havenzicht Christmas in Kralingen Vrije projecten Subsidies
€ € € € € € €
19.000,00 10.000,00 250,00 4.500,00 1.975,00 6.731,50
Bankkosten CBF certificaat Representatie Overige kosten (kantoor + porto) Collectekosten
€ € €
450,00 375,00 500,00
€ €
1.225,00 2.500,00
Lustrum voorziening
€
5.000,00
Onvoorzien
€
2.763,50
Totaal
€
55.270,00
Toelichting begroting Kosten Unlimited festival Voor het Unlimited festival wordt 19.000,- begroot. Subsidiebijdragen Elk jaar begroot Stichting Best een bedrag voor subsidiebijdragen. De subsidies kunnen worden aangevraagd op de website van de Stichting. Deze subsidies worden uitgegeven aan personen of instanties die onder de 4 pijlers van de Stichting vallen; hulpbehoevend, cultuur, jeugd en de stad Rotterdam. Christmas in Kralingen Volgend jaar zal weer de kerstmarkt georganiseerd worden op het grasveldje voor de RVSV en het RSC in Kralingen. Hiervoor zal €4500,- worden begroot. Sinterklaasintocht
De jaarlijkse Sinterklaas intocht in de stad Rotterdam wordt door Stichting Best georganiseerd. Hier wordt jaarlijks €10.000,- voor begroot vanuit de Stichting. Vrije projecten Het Stichting Best bestuur zet elk jaar een eigen project neer wat naast de jaarlijkse evenementen wordt georganiseerd. Dit project valt ook altijd onder de vier pijlers van de Stichting; jeugd, hulpbehoevend, cultuur en de stad Rotterdam. Hier wordt dit jaar een bedrag van €1.975,- voor begroot. Havenzicht activiteiten Rond Pasen zal de jaarlijkse bingo in het daklozen opvangcentrum Havenzicht worden georganiseerd. Hiervoor worden een aantal cadeaus gekocht. Hier wordt €250,- voor begroot. Collecte kosten Deze post bestaat uit de kosten die bij de jaarlijkse collecte voor de Stichting horen. Dit zijn bijvoorbeeld de pietenpakken waarin gecollecteerd wordt. We begroten hier €2.500,- voor. Porto Dit zijn de kosten die worden uitgegeven aan postzegels. Kantoor Op deze post worden de kosten zoals papier, enveloppen en kopieerkosten geboekt. Overige kosten Deze post bestaat uit kosten voor de Kamer van Koophandel en promotiemateriaal zoals spandoeken en ballonnen die worden gebruikt tijdens de evenementen. Ook worden hier de kosten voor de website en de domeinnaam van de Stichting in meegenomen. Bankkosten Dit zijn de bankkosten van de Rabobank- en van Lanschot rekeningen. CBF aanvraag Dit zijn de kosten die komen kijken bij de aanvraag van het CBF keurmerk. Representatie Dit zijn kosten die het bestuur en haar commissies maken ten behoeve van de stichting. Ook wordt het eten van de Raad van Advies hiervan betaald. Lustrum 2014 voorziening Jaarlijks zal er een bijdrage aan de lustrum 2014 voorziening worden gedaan. Hierdoor zal er met het lustrum van Stichting BeSt in 2014 mogelijk zijn om een groot project te doen.
Opbrengsten Collecte gelden Jaarlijks wordt er een collecte door Stichting Best georganiseerd in december. We gaan ervan uit dat er dit jaar €54.000,- zal worden opgehaald tijdens de collecte. Rentebaten Op deze post worden de rente bedragen geboekt van de Rabobank- en van Lanschot rekeningen.
