Dit is de presentatie zoals gegeven op 14 januari 2014 ten behoeve van de groepen welke voornemens zijn mee te doen met de avondvierdaagse. De toegevoegde notities zijn een samenstelling van het vertelde verhaal en de opmerkingen uit de zaal.
1
Stichting Avondvierdaagse Haarlem en omstreken is ontstaan uit een aantal Haarlemse wandelsportverenigingen. Zij bundelde op deze wijze hun krachten om de gezamenlijke organisatie van de avondvierdaagse ter hand te nemen. Oorspronkelijk had elke vereniging haar eigen “Wijk”. Vandaag de dag zijn de wandelsportverenigingen ter ziele of leiden zij een bestaan in de kantlijn. De Stichting Avondvierdaagse Haarlem e.o. bestaat echter nog steeds. Het bestuur wordt gevormd door ongeveer 10 personen, die het gehele jaar bezig zijn met de voorbereidingen van het volgende evenement. Tijdens het evenement komen nog een kleine 100 extra vrijwilligers helpen. Niemand wordt betaald. Ook het secretariaat is in handen van een vrijwilliger met een reguliere baan. Daardoor kan het gebeuren dat het secretariaat overdag slecht te bereiken is. Meest handige wijze van communicatie is de E-mail.
2
Het organiseren van de avondvierdaagse is een grote klus. De administratie is vaak het lastigste. Iedereen wil uiteraard aan het einde de juiste medaille ontvangen. Vooraf nadenken hoe deze administratie wordt opgezet kan achteraf een hoop problemen schelen. Zorg ook voor draagvlak binnen de school. Het is ondoenlijk om een schoolgroep met een beperkt aantal mensen te organiseren. Indien de leerkrachten mee kunnen helpen met de administratie o.i.d. scheelt dat al een hoop. Per klas een aanspreekpunt is natuurlijk helemaal mooi. Ga uit van tenminste 2 leiders per subgroep, en betrek deze mensen bij de organisatie. Vooraf bedenken hoe u als groep herkenbaar bent tijdens het evenement geeft de mogelijkheid om T-shirts te regelen of een mooi spandoek. Ook tijdens de eerste avonden is herkenbaarheid belangrijk. Het helpt de organisatie om verloren gelopen kinderen die geheel overstuur zijn toch terug bij de juiste groep te krijgen. Vertel ons wat uw plannen zijn met betrekking tot verzameltijden en plaatsen. Wij kunnen dan meehelpen uw deelnemers bij uw groep te krijgen. Ook kunnen we voorkomen dat twee groepen gelijktijdig op dezelfde plaats wensen te verzamelen, of limonade te drinken. Dat leidt meteen tot het punt van “Regievoering”. Wij worden regelmatig gevraagd of er dingen zijn geregeld. Tot op heden organiseren we slechts de routes en de veiligheid. Wellicht komt er een moment waarop wij gaan bepalen wanneer welke groep verzamelt en vertrekt. Bij de laatste avond kan dit ook handig zijn. Dit werkt alleen als ALLE groepen zich hieraan willen conformeren. Dit jaar willen we wel inventariseren wie waar verzamelt en hoe laat men vertrekt. Ook de laatste avond willen we wat meer organiseren om het soepeler te laten verlopen. Daarbij staan jullie eigen plannen centraal.
3
U heeft al uw deelnemers geadministreerd en dan moet er nog worden ingeschreven bij de Avondvierdaagse. Dat kan via de inschrijfformulieren. Wij willen per (sub-) groep weten hoeveel deelnemers er zijn en hoeveel van welke medaille er moeten zijn. Er zijn weer een aantal adressen bereid gevonden de inschrijvingen aan te nemen. Ondanks het feit dat sommige adressen bij winkels zijn, kunt u alleen contant betalen. Zou u namelijk de pin-mogelijkheid van de winkel gebruiken, dan wordt het door de belastingdienst gezien als omzet, en dan moet de winkelier er belasting over betalen. Indien u toch giraal wenst te betalen, neemt u dan contact op met de penningmeester. Er wordt dan een maatwerkoplossing gemaakt. De inschrijving is niet definitief. Bij de start en zelfs op woensdag kunnen nog deelnemers aan (sub-)groepen worden toegevoegd. Daarvoor geldt wel een hoger tarief van € 6,50 Ook kunnen op deze dagen nog veranderingen worden doorgegeven in de medailles. Deelnemers die herinneren dat ze een ander cijfer verdienen dan eerder opgegeven kunnen nog gewijzigd. Deze wijzigingen geeft u, bij voorkeur bij terugkomst op het startbureau door aan de betreffende medewerker. Op donderdag is deze mogelijkheid er niet meer. “Verkeerde” medailles kunnen bij de finish wel 1 op 1 geruild worden bij de ruilkraam.
4
U kunt uw groep opdelen in subgroepen. Dat heeft veel voordelen: 1. Elke leider (of groepje leiders) heeft slechts een beperkt aantal kinderen in de gaten te houden. 2. De medailles worden ook per subgroep in zakken gedaan, waardoor deze makkelijker en sneller uit zijn te delen. 3. Eventueel kunnen subgroepen een eigen stempelkaart krijgen en zelfstandig de avondvierdaagse volbrengen. Hoeveel leiders er per subgroep meegaan is een stukje eigen inzicht. Een verhouding van 1 leider op 3 à 4 kinderen in de jongste groepen wordt aangehouden. Bij de oudste kinderen kan het zelfs oplopen tot 1 leider per 12 à 15 kinderen. (wel altijd twee leiders per groep!) Een subgroep bestaat uit tenminste 10 deelnemers.
5
Voor we de straat op gaan is het nuttig om alle (subgroep-)leiders een korte instructie te geven. Daarin kunt u afspreken welk gedrag u accepteert van uw deelnemers en wanneer u (of de schoolleiding) verwacht dat er wordt ingegrepen. Hoe dan ook; eenmaal op straat moet de leiding ook de leiding zijn. Wij verwachten dat de leiding er alles aan doet om de deelnemers veilig over de parcoursen te laten gaan zonder overlast voor de straten waar we te gast zijn. Bovendien zal de leiding het goede voorbeeld moeten geven. - Opvolgen van de aanwijzingen in de parcoursen. - Stoppen voor rood licht. - Gebruik maken van de stoep. - Oversteken op de aangewezen plaatsen. (Zebra’s of door verkeersregelaars beveiligde plaatsen) - Aanwijzingen van de verkeersregelaars opvolgen en ondersteunen. Wij verwachten dat ook van die gezellige vader die slechts 1 avond meeloopt. We hebben niets aan het gezellige thee-kransje dat achter de kinderen aansjokt en vooral aandacht heeft voor de smartphone of die leuke gymleraar die meeloopt.
6
In 2014 zullen een paar zaken veranderen. Meest belangrijke zijn de openingstijden van de startlokaties in Haarlem. In navolging van Spaarndam en Heemstede zullen de startbureaus pas om 18.00 uur open gaan, en kan er gestart worden tot 19.00 uur. Hierdoor hebben onze vrijwilligers net dat halfuurtje meer om tijdig aanwezig te zijn en de routes te bemensen. De langste afstand (15km) zal alleen in Haarlem West worden aangeboden. Het deelnemersaantal in Spaarndam was zo laag dat het niet meer de moeite loont om daar mee verder te gaan. Overigens is de 15 km alleen voor deelnemers van 14 jaar of ouder. De intochtroute was onderwerp van discussie. De Tempelierstraat is een gevaarlijke straat om door te gaan, met veel (bus-)verkeer. In overleg met de politie komt er echter geen wijziging, daar er geen goede alternatieven zijn. Wat wel veranderd: De Haarlemse deelnemers vertrekken de laatste avond ALLEMAAL vanuit Haarlem West. Schalkwijk en Noord blijven gesloten. Dit scheelt voor zowel ons als u een hoop extra organisatie. Voor de deelnemers is het makkelijker terug te komen. Haarlem West ligt op 20 minuten wandelen van de Grote Markt.
7
Als we het hebben over regie-voering, dan kan dat beginnen bij de start op de eerste 3 avonden. Wij kunnen de groepen een verzamelplaats en tijd toewijzen in de buurt van het startbureau. Daarmee kunnen we voorkomen dat twee groepen gelijktijdig op dezelfde plaats willen verzamelen, en als gevolg daarvan wellicht op de straat moeten gaan staan. In de praktijk zal het er op neer komen dat we vastleggen en naar elkaar communiceren wat er afgelopen 50 jaar als gewoonte is ingeslepen. Eigenlijk heeft iedereen al een eigen plaatsje. Echter; zodra een groep nieuwe leiding krijgt die daar niet van op de hoogte is, of als er een compleet nieuwe groep zich aanmeldt, kunnen er irritaties ontstaan, die we kunnen voorkomen. Eventueel verschillende starttijden kunnen de verkeersituaties ook veiliger maken. Vaak zijn juist in de buurt van de startbureaus enkele grotere wegen die vrij snel in de route moeten worden overgestoken. Een gespreide stroom wandelaars is voor de verkeersregelaars en voor het overige verkeer plezieriger. Als laatste de al eerder genoemde informatie naar wandelaars. Wij krijgen vaak op de eerste avond veel vragen waar welke school zich verzamelt. Dit zijn wandelaars die de informatie vanuit de school niet hebben ontvangen of onvoldoende hebben onthouden. Wij willen ze graag op weg helpen.
8
Momenteel worden de limonadeposten naar eigen inzicht geplaatst. Problemen daarmee zijn niet vaak voorgekomen, maar er zijn wel voorbeelden waarbij een slecht geplaatste post de complete stroom deelnemers blokkeerde of zelfs gevaar voor overig verkeer opleverde. De organisatie kan aan de hand van de routes en de bekendheid die we daarmee hebben geschikte limonadeposten zoeken en toewijzen. Daarbij is natuurlijk wel van belang dat we weten op welke manier de groepen de posten willen hebben. Willen jullie per afstand een post, en hoever op de route ongeveer? Als wij al weten hoe laat de groep vertrekt, kunnen we inschatten hoe laat een groep bij haar post arriveert. Dat geeft ons ook de mogelijkheid om de plaatsen zodanig in te delen dat het niet gebeurt dat een groep een andere groep die limonade aan het drinken is moet passeren, en daarmee wellicht de rijbaan op moet.
9
Rondom de Westergracht is het een drukte van belang op de laatste avond. Verschillende verkeersmaatregelen worden genomen om de veiligheid van de deelnemers te optimaliseren. De van Oosten de Bruijnstraat wordt geheel afgesloten. Ook de Jan Stuytstraat en de straten tussen de Westergracht en de Jan Stuytstraat zijn afgesloten voor verkeer. De omwonenden zijn daarvan op de hoogte. Parkeren kan op het parkeerterrein bij de Albert Heijn, maar beter is het nog om met de fiets te komen. Ook is het goed mogelijk om de auto alvast in de buurt van de Grote Markt te zetten en wandelend naar Geel-Wit te komen. Via Zijlstraat , Raaks en Leidsevaart is het maar 20 minuten lopen. Wij raden het af om te proberen kinderen zo dicht mogelijk bij het startpunt met de auto af te zetten. De kruising Westergracht / van Oosten de Bruijnstraat is GEEN geschikt punt om kinderen af te zetten. Parkeer eerst de auto en loop het laatste stukje. Veiliger voor u en veiliger voor de andere deelnemers.
10
Veel vragen hebben we gehad of we kunnen regelen dat scholen achter bepaalde band aan kunnen. Dat kan wel, maar vergt wel een samenwerking met iedereen. Per band kunnen ongeveer 600 deelnemers aansluiten. Aan de hand van de inschrijvingen kunnen wij die puzzel wel in elkaar steken. Dat betekent in concreto dat we pas op zondag / maandag voor de start van de avondvierdaagse de resultaten kunnen tonen. Uw eigen plan is natuurlijk ook van belang. Wilt u met de gehele school binnenkomen of eerst de 5km en later de 10km groep? Hoe laat wilt u binnenkomen? Het laat zich raden dat we niet allemaal achter de eerste band aan kunnen. Uiteindelijk zal er een groep als laatste binnen worden gehaald. Ook loopt het helemaal in de soep als er een groep besluit af te wijken van de planning, omdat de band waar ze achter gepland zijn ze niet aanstaat of omdat er toch nog gewacht moet worden op meester Peter, die te laat is…. Of andersom… een groep die besluit een band eerder te nemen. Indien jullie de regie overlaten aan ons, dan houden we ons ook aan de afspraken. Voordelen van regievoering: 1. Betere doorstroming van de Westergracht / van Oosten de Bruijnstraat. 2. Helderheid over de aankomsttijd op de Grote Markt. 3. Helderheid over de verzameltijd voor de intocht. 4. Geen gedrang meer.
11
Wij hebben een calamiteitenplan. Daarin staan een groot aantal scenario en de wijze waarop wij die gaan oplossen. Belangrijk daarbij is de communicatie naar elkaar. Vandaar dat we graag telefoonnummers hebben van de leiders die daadwerkelijk met de groepen meelopen. Het plan behelst o.a. oplossingen bij plotseling afgesloten wegen bij ongelukken of zo. Er moet dan per direct een alternatieve route worden opgezet. Er zijn slechts enkele weersomstandigheden die de avondvierdaagse stoppen. Heftig onweer of enorme wind en storm. Dan denken we wel aan windsnelheden waarbij wandelen onmogelijk is. Indien u eerder besluit dat deelnemen niet verantwoord is, is dat uw eigen keuze, die we respecteren. Bij afgelasting zult u uw eigen deelnemers moeten informeren. Bedenk vooraf hoe u dat kunt doen. Ook zult u een eigen calamiteitenplan moeten hebben voor het geval er leiding uitvalt of de limonadepost heeft een lekke band…… Er zijn vast nog wel andere scenario’s te bedenken.
12
Kinderen die worden verloren of worden gevonden zijn de grootste uitdaging van de avondvierdaagse. We hebben een paar simpele regels. 1. Een gevonden kind hoort meestal bij een groep die al verder op is. Het is zeer onwaarschijnlijk dat een kind zijn groep zover vooruit is dat het verloren is. 2. Communicatie is van belang. Vindt u een kind, dan neemt u direct contact op met het startbureau. Wij zoeken contact met de groepsleiding. 3. In de meeste gevallen zullen wij vragen het kind mee te nemen op de route. Wij vragen de groepsleiding van het kind om even te wachten en het kind weer te herenigen bij de groep. De EHBO is in te roepen via het startbureau. Een contacttelefoonnummer staat op de routebeschrijving. Overigens pogen we om voldoende EHBO-ers te krijgen zodat er ook gepatrouilleerd wordt..
13
Vanuit de groep kwam slechts één vraag naar voren. Of wij iets kunnen doen om de finish in Spaarndam een beetje aan te kleden. Deze vraag is doorgestuurd naar de lokale organisatie. De volgende bijeenkomst hadden we gepland op 1 mei. Dat is in de meivakantie. Met de aanwezigen is 17 april als nieuwe datum overeengekomen.
14
15
