PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
Disusun oleh Nama : Kiki Fatmala NIM
: 120412403010
Prodi : S1 Pend. Administrasi Perkantoran
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan Puji Syukur Alhamdulilah ke hadirat Allah SWT, atas perkenan-Nya, penulis dapat menyajikan modul berjudul “Pengantar Administrasi Perkantoran” tentang memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor. Modul ini dibuat dengan harapan dapat meningkatkan kualitas pemahaman peserta didik terhadap materi azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor. Selain itu modul “Pengantar Administrasi Perkantoran” ini disajikan sebagai alternatif sumber referensi bagi para peserta didik yang menekuni matapelajaran atau sedang menyelesaikan tugas akhir yang berkaitan dengan ilmu Administrasi Perkantoran. Demikian pula, modul ini kiranya bermanfaat bagi semua kalangan yang menaruh atensi di bidang administrasi perkantoran. Modul ini diharapkan mampu memberikan wawasan pengetahuan dan pemahaman bagi para pembaca dalang ruang lingkup mengolah sebuah organisasi, perusahaan, atau instansi pemerintah, dengan merujuk pada kaidah-kaidah fungsi administrasi perkantoran secara efektif dan dinamis. Berbagai sumber referensi dasar dan esensial yang relevan dari buku pengantar administrasi perkantoran lainnya sengaja dipilih dan digunakan untuk memperkuat landasan teori dan membangun kerangka penyajian yang komperehensif, agar lebih mudah dipahami dan dapat memenuhi harapan pembaca. Pada akhirnya, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian dan penyempurnaan modul ini.
Malang, November 2014
Penulis
i
Daftar Isi Cover Kata Pengantar Daftar Isi Deskripsi Singkat
i ii iv
A. Petunjuk Belajar A.1 Petunjuk Belajar Untuk Pendidik ..................................................
1
A.2 Petunjuk Belajar Untuk Peserta Didik ..........................................
1
B. Kompetensi Inti, Kompetensi Dasar, Dan Indikator B.1 Kompetensi Inti .............................................................................
2
B.2 Kompetensi Dasar..........................................................................
2
B.3 Indikator .........................................................................................
2
C. Materi Pembelajaran C.1 Pengertian Tata Ruang Kantor ......................................................
3
C.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang ..........................
3
C.3 Merancang Tata Ruang Kantor .....................................................
4
C.4 Bentuk Tata Ruang Kantor ............................................................
4
C.5 Azas Pokok Dan Prinsip Tata Ruang Kantor ................................
5
C.6 Tujuan Tata Ruang Kantor ...........................................................
5
D. Informasi Pendukung E. Paparan Isi Materi E.1 Pengertian Tata Ruang Kantor ......................................................
6
E.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang ..........................
7
E.3 Merancang Tata Ruang Kantor ......................................................
9
E.4 Bentuk Tata Ruang Kantor ............................................................
10
E.5 Azas Pokok Dan Prinsip Tata Ruang Kantor ................................
12
E.6 Tujuan Tata Ruang Kantor ............................................................
14
F. Rangkuman F.1 Rangkuman Isi Modul ...................................................................
16
G. Latihan G.1 Pilihan Ganda ................................................................................
18
ii
H. Tugas H.1 Kasus Tata Ruang Kantor ............................................................
22
I. Penilaian I.1 Kunci Jawaban .............................................................................. Glosarium Daftar Pustaka
23 24 26
iii i
MEMAHAMI AZAS, TUJUAN, DAN JENIS TATA RUANG KANTOR Deskripsi Singkat Kantor merupakan tempat atau suatu lingkungan yang menjadi tempat organisasi untuk beraktivitas dalam mencapai tujuanya. Suatu gedung atau bangunan yang disebut kantor sangat identik dengan yang namanya ruang kerja atau ruang perkantoran karena di area itulah segala kegiatan administrasi perkantoran diadakan. Kantor dapat diartikan sebagai ruangan yang didalamnya digunakan untuk aktivitas-aktivitas organisasi, tidak mengherankan bawasanya setiap kator mempunyai tata ruangan yang berbeda antara satu dengan yang lain. Produktivitas suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung akan dipengaruhi oleh penataan ruang kerja, baik dalam arti positif maupun negatif. Oleh karena itu, pemilihan ruang kerja harus menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen, karena akan mempengaruhi produktivitas sebuah organisasi. Mengingat hal tersebut, desain kantor yang efektif sekaligus efisien mutlak diperlukan, yang semuanya tergantung pada tiga hal, yaitu peralatan, arus kerja, dan pegawai. Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja atau tata ruang dengan sebaik-baiknya. Tata ruang sendiri merupakan penentuan mengenai kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menciptakan susunan yang praktis dari faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. Karena dengan adanya tata ruang kantor dapat menjadikan pekerjaan di kantor menjadi lebih efektif dan efeisen yang mana dapat memberikan kenyamanan bagi para pegawai yang bekerja di ruang kantor sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Oleh karena itu pada modul ini akan dibahas lebih lanjut lagi mengenai azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor.
iv
A. PETUNJUK BELAJAR A.1 Petunjuk Belajar untuk Pendidik (Guru) 1) Menyediakan bahan-bahan bacaan pada berbagai tingkat kesukaran. 2) Menyediakan bermacam-macam topik untuk dipelajari oleh peserta didik. 3) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk mempelajari topiktopik yang akan dibahas. 4) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk menyusun tujuan pembelajaran. 5) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk belajar dengan menggunakan atau sesuai dengan kebiasaan belajarnya. 6) Mendorong peserta didik untuk mencari dan menemukan sumbersumber informasi. 7) Membantu peserta didik dalam merencanakan proses belajar. 8) Merencanakan dan melaksanakan pre-tes diagnostik untuk menentukan apa yang telah diketahui oleh peserta didik. 9) Jika peserta didik ternyata telah menguasai suatu topik dalam pembelajaran, maka selanjutnya berikan alternatif topik lain untuk dipelajarinya. 10) Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan . 11) Mendorong peserta didik yang mengalami kesulitan belajar untuk berlatih dengan menggunakan metode-metode lainnya sehingga mereka
dapat
menemukan
cara
kerja
yang
sesuai
dengan
kemampuannya. 12) Memberikan tugas untuk dikerjakan secara berkelompok. 13) Memberikan tes akhir (post-test) untuk mengukur keberhasilan peserta didik. A.2 Petunjuk Belajar untuk Peserta didik (Siswa) 1) Mempelajari materi memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor dengan seksama, sehingga isi materi ini dapat dipahami dengan baik. 1
2) Membuat rencana pembelajaran yang terdapat dalam modul dan mengkonsultasikannya jika mendapatkan kesulitan. 3) Mengerjakan latihan-latihan yang ada dengan tepat. Agar tercapai hasil yang maksimal. 4) Jika belum menguasai level materi yang diharapkan, ulangi lagi pada kegiatan belajar sebelumnya atau bertanyalah kepada guru yang mendampingi kegiatan pembelajaran yang bersangkutan.
B. KOMPETENSI INTI, KOMPETENSI DASAR, DAN INDIKATOR B.1 Kompetensi Inti Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. B.2 Kompetensi Dasar Memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor. B.3 Indikator 1) Peserta didik dapat menjelaskan dan memahami tentang tata ruang kantor dan keuntungan-keuntungan dari tata ruang kantor yang baik. 2) Peserta didik dapat menjelaskan dan menyebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang. 3) Peserta didik dapat menjelaskan tata cara penyusunan ruang kantor (merancang tata ruang kantor). 4) Peserta didik dapat menjelaskan dan menyebutkan bentuk-bentuk tata ruang kantor. 5) Peserta didik dapat menjelaskan azas-azas pokok dan prinsip-prinsip tata ruang kantor. 6) Peserta didik dapat menjelaskan tujuan tata ruang kantor.
2
C. MATERI PEMBELAJARAN C.1 Pengertian Tata Ruang Kantor Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. C.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang (Cahaya, Warna, Udara, Suara) 1. Cahaya Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai. Karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas menjadi lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan tata usaha disebabkan oleh penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau gelap atau pegawai-pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan. 2. Warna Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. 3. Udara Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Udara di Indonesia terlampau panas dan lembab, sehingga orang tidak dapat memancarkan panas dari tubuhnya dengan sebaik-baiknya. Udara yang panas membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang bersemangat. 4. Suara Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaklah diperhatikan letak alat-alat gaduh. Usaha3
usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat-alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan-lapisan penyerap suara. C.3 Merancang Tata Ruang Kantor Untuk merancang tata ruang kantor dibutuhkan Space planning atau perencanaan penyusunan letak ruangan-ruangan atau unit-unit tempat kerja suatu kantor dengan setepat-tepatnya demi memperlancar komunikasi kerja pegawai serta mempermudah koordinasi dan pengawasan. Adapun langkah – langkah dalam merancang tata ruang kantor adalah sebagai berikut. 1. Mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. 2. Membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala tertentu. 3. Membuat guntingan-guntingan kertas/karton dengan skala tertentu yang menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya. 4. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntinganguntingan kertas tersebut pada denah ruangan. 5. Menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya dengan berpedoman kepada rancangan atau pola yang sudah dibuat. C.4 Bentuk Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor terbuka, menurut susunan Ruangan kerja, tata ruang kantor ini dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.Tata ruang kantor tertutup adalah tata ruang kantor untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar – kamar. Sedangkan Tata ruang kantor gabungan merupakan kombinasi antara tata ruang terbuka dan tertutup.
4
C.5 Azas Pokok dan Prinsip Tata Ruang kantor 1. Asas mengenai jarak terpendek. Suatu tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin. 2. Asas mengenai rangkaian kerja. Menempatkan para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. 3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang. Mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. 4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Ruangan dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar. Prinsip Tata Ruang Kantor meliputi pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus, meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya, menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya, kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan, dan sebagainya. C.6 Tujuan Tata Ruang kantor Tujuan
pokok
menata
ruang
kantor
ialah
untuk
menciptakan
penyempurnaan kemampuan atau daya menghasilkan atau juga kemampuan memberi keuntungan, pengendalian tata laksana dan pemeliharaan ruangan, di samping sekaligus mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja para pegawai.
D. INFORMASI PENDUKUNG Kesulitan penataan ruang kantor sering dialami oleh beberapa organisasi. Hal ini biasanya disebabkan oleh langkanya pegawai yang mempunyai keterampilan dan keahlian di bidang merancang tata ruang kantor. Menata ruuangan perkantoran tidaklah mudah dan murah, oleh karena itu dibutuhkan pertimbangan yang seksama terhadap bagaimana pemanfaatannya 5
dalam hubungannya dengan penempatan perlengkapan dan menentukan serta membagi ruangan kerja bagi para pegawai, sehingga tercipta tata ruang yang berdaya guna dan berhasil guna.
E. PAPARAN ISI MATERI E.1 Pengertian Tata Ruang Kantor Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout . Tata ruang kantor adalah pengaturan office furniture, office machine, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut : Menurut George Terry menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200). Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117). Sedangkan menurut Soedjadi (1990) mengatakan bahwa yang dimaksud dengan layout ialah pengaturan dan penataan yang setepattepatnya letak mesin, perlengkapan, dan perabotan kantor di mana ruang dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya. Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan bahwa tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. Maka dari itu, adanya layout yang secara tepat adalah penting untuk dilaksanakan. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya : 6
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. 2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya. 4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162). E.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang (Cahaya, Warna, Udara, Suara) 1. Cahaya Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai. Karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak cepat menjadi lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan tata usaha disebabkan oleh penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau gelap atau pegawai-pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan. Cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan menjadi 4 :
Cahaya langsung Cahaya ini memancar lansung dari sumbernya ke permukaan meja. Bila menggunakan lampu biasa (pijar), cahaya bersifat tajam. Bayangan yang ditimbulakannya sangat jelas. Cahaya ini menimbulkan kelelahan pada mata. Jadi penerangan lampu cahaya langsung sebetulnya tidak baik untuk digunakan.
Cahaya setengah langsung Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu. Cahaya tersebar keseluruh ruangan sehingga tidak begitu tajam tetapi cahaya tetap langsung jatuh ke permukaan meja sehingga memantul kearah mata pekerja. Hal ini kurang memuaskan tetapi lebih baik dari pada cahaya langsung.
7
Cahaya setengah tak langsung Cahaya ini terjadi akibat pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan sebagian lagi dari tudung kaca. Cahaya ini sudah cukup baik dari pada cahaya setengah langsung. Sifat bayangbanyangnya sudah tidak begitu tajam.
Cahaya tak langsung Penerangan lampu terbaik adalah cahaya tak langsung. Sifat cahaya ini sudah lunak dan tidak akan menimbulkan kelelahan pada mata. Karena cahaya ini tersebar keseluruh ruangan dan tidak menimbulkan bayangan .
2. Warna Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Para ahli membedakan 3 warna pokok yaitu :
Merah : warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan bekerja.
Kuning : warna yang menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan saraf, perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
Biru : warna adem yang menggambarkan keluasan dan ketentraman.
3. Udara Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Tubuh manusia secara terus menerus mengeluarkan panas agar dapat hidup terus, untuk dapat memancarkan panas perlulah udara disekelilingnya mempunyai suhu yang lebih rendah dari pada suhu badan manusia. Udara di Indonesia terlampau panas dan lembab, sehingga orang tidak dapat memancarkan panas dari 8
tubuhnya dengan sebaik-baiknya. Udara yang panas membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang bersemangat. Di Indonesia nilai kelembapan udaranya rata-rata lebih daripada 70%. Mengenai besarnya suhu udara, hal ini berbeda dari satu tepat ketempat lain . Adapun untuk mengatasi suhu udara dapat dilakukan dengan :
Memasang AC (AirConditioning)
Membuat ventilasi udara
Pakaian kerja dari bahan dingin dan mudah menyerap keringat.
4. Suara Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaklah diperhatikan letak alat-alat gaduh. Usahausaha lain yang dapat dijalankan dalam ruangan yang memakai alatalat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisanlapisan penyerap suara. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya pada mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian suara-suara dari mesinmesin yang gaduh tidak mengganggu suasana ruangan kerja yang aman atau hening.
E.3 Merancang Tata Ruang Kantor Tentang efisiensi pemanfaatan ruang dan lantai tempat kerja sebenarnya tidak dapat dipisahkan penentuannya dari letak susunan ruanngan-ruangan atau unit-unit kerja lainnya dari seluruh instansi. Untuk merancang tata ruang kantor dibutuhkan Space planning atau perencanaan penyusunan letak ruangan-ruangan atau unit-unit tempat kerja suatu kantor dengan setepat-tepatnya demi memperlancar komunikasi kerja pegawai serta mempermudah koordinasi dan pengawasan. Adapun langkah – langkah dalam merancang tata ruang kantor adalah sebagai berikut. 1. Langkah pertama adalah mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. 9
Dengan cara ini akan dapat diketahui urutan – urutan pelaksanaan pekerjaan mulai langkah pertama pekerjaan itu dilakukan sampai pekerjaan itu selesai. Dari urutan-urutan pelaksanaan pekerjaan itu dapat diketahui juga jumlah pegawai yang diperlukan dan sekaligus dapat diketahui jumlah meja kerja yang diperlukan. 2. Bedasarkan hasil kajian tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka langkah selanjutnya yaitu membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala tertentu. Pada denah ini harus dicantumkan juga dimana letak pintu, jendela, tiang, tangga, penerangan, air conditioning (AC), dan sebagainya. 3. Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja dan peralatan lainya secara baik, terlebih dahulu harus dibuat guntinganguntingan kertas/karton dengan skala tertentu yang menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya. 4. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntinganguntingan kertas tersebut pada denah ruangan. Guntingan-guntingan kertas/karton itu sedemikian rupa hingga menggambarkan susunan yang paling baik yaitu semua syarat-syarat dalam teknik tata ruang seperti diuraikan diatas sudah dipenuhi, dan disesuaikan dengan arus pekerjaan yang harus dilaksanakan. Setelah susunan terbaik dapat diketahui, kemudian gunting-gunting kertas itu di rekatkan kepada denah ruangan. Rancangan ini merupakan pola bagi langkah berikutnya. 5. Terakhir menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal menempatkan
peralatan
tersebut
dengan
berpedoman
kepada
rancangan atau pola yang sudah dibuat.
E.4 Bentuk Tata Ruang Kantor Menurut Harry L. Wylie dalam bukunya Office Manajement Handbook (1958), membedakan tata ruang menjadi dua macam yaitu tata ruang yang terpisah-pisah dan tata ruang yang terbuka. Sedangkan menurut para ahli yang lain tata ruang dibedakan menjadi tiga yaitu tata ruang kantor terbuka, tata ruang kantor tertutup, dan tatar uang kantor gabungan. 10
1. Tata Ruang Kantor Terbuka Menurut susunan ruangan kerja, tata ruang kantor ini dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka. Konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, dan peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone (2002) menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antar pegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat. Wah (1998) juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif. Tata ruang terbuka mempunyai beberapa keuntungan diantaranya :
Memungkinkan pengawasan lebih efektif terhadap pelaksanaan kerja pegawai.
Lebih memudahkan hubugan antar pegawai karena tidak adanya sekat – sekat yang membatasi.
Lebih memudahkan penyebaran cahaya dan sirkulasi udara.
Memudahkan penyesuaian bila terjadi perubahan seperti penambahan dan pengurangan pegawai atau penambahan dan pengurangan perabotan kantor.
Relatif lebih murah dari segi biaya dan lebih mudah didalam pembuatannya.
Tata ruang terbuka juga mempunyai beberapa kelemahan diantaranya:
Sulitnya privasi atau menjaga hak pribadi karyawan.
Seringnya timbul gangguan dari aktivitas lebih yang dilakukan oleh salah satu karyawan.
Sulitnya menjaga kerahasiaan pekerjaan, bila pekerjaan bersifat rahasia. 11
2. Tata Ruang Kantor Tertutup Tata ruang kantor tertutup adalah tata ruang kantor untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar – kamar. Banyak keuntungan dari tata ruang kantor tertutup diantaranya sebagai berikut :
Terjaganya rahasia kerja pegawai karena ia berada di ruangan tersendiri.
Tidak terganggunya aktivitas pegawai dan aktivitas lebih karyawan lain.
Menimbulkan kesan positif pada relasi karena perusahaan dianggap lebih menghargai pegawai.
Memudahkan pemeliharaan peralatan dan perabotan kantor
Adapun kelemahan dari tata ruang tertutup adalah sebagai berikut :
Biaya tata ruang menjadi relatif mahal.
Ruangan yang tersedia hanya dapat dimanfaatkan untuk sedikit pegawai saja.
Hubungan pribadi antar pegawai menjadi kurang erat karena masing - masing dibatasi oleh ruang – ruang sehingga menyulitkan pegawai mengadakan komunikasi langsung.
Pengawasan kerja pegawai relatif lebih sulit dilakukan.
3. Tata Ruang Kantor Gabungan Kombinasi antara tata ruang terbuka dan tertutup. Untuk tetap menjaga wibawa pimpinan maka dibuatlah satu ruang kerja untuk seorang pimpinan. Adapun para pegawai ditempatkan dalam satu ruang kerja sehingga sistem pengawasan lebih mudah untuk dilakukan. E.5 Azas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor 1. Azas Pokok Tata Ruang Kantor Ada 4 asas pokok tata ruang kantor: a. Asas mengenai jarak terpendek. Dengan tidak mengabaikan hal – hal khusus, suatu tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin. 12
Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat – alat. b. Asas mengenai rangkaian kerja. Tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang. Tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi, sedapat mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sulit atau tidak memakan biaya yang besar. Demikian beberapa pedoman yang harus dijadikan pedoman apabila hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk kerja perkantoran baik perusahaan maupun lembaga pendidikan. 2. Prinsip Tata Ruang Kantor a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus. b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi pemborosan waktu. c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek. d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya. 13
e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan. f.
Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan. h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya. i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas. E.6 Tujuan Tata Ruang Kantor Tujuan pokok menata ruang kantor ialah untuk menciptakan penyempurnaan kemampuan atau daya menghasilkan atau juga kemampuan memberi keuntungan, pengendalian tata laksana dan pemeliharaan ruangan, di samping sekaligus mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja para pegawai. Pengaturan tata ruang yang baik, akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian, komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah, serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja. Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah: 1. Menempatkan bersama-sama pegawai atau kelompok pegawai menurut keeratan hubungan pekerjaan mereka. 2. Menyempurnakan hubungan kerja (komunikasi) dan arus jalannya pekerjaan; 3. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan; 4. Menyempurnakan faktor-faktor lingkungan, ketentraman. keamanan dan keselamatan ; 5. Menentukan dan membagi ruangan atas dasar keperluan-keperluan yang wajar sesuai dengan rencana penyusunan staf;
14
6. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat; 7. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien; 8. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya; 9. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung; 10. Mengusahakan adanya keleluasan bagi:
Gerakan pegawai yang sedang bekerja;
Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu;
Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.
15
F. RANGKUMAN Tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. Adapun faktor – faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain : cahaya, warna, udara, dan suara. Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor terdiri dari :
Mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut.
Membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala tertentu dan mencantumkan letak pintu, jendela, kursi, meja, dll.
Membuat guntingan-guntingan kertas/karton dengan skala tertentu yang menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya.
Menjejerkan guntingan-guntingan kertas tersebut pada denah ruangan. Guntingan-guntingan kertas/karton itu sedemikian rupa hingga menggambarkan susunan yang paling baik .
Menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal menempatkan peralatan tersebut dengan berpedoman kepada rancangan atau pola yang sudah dibuat.
Secara umum bentuk tata ruang kantor dibagi menajadi tiga (3). Tata ruang kantor terbuka merupakan tata ruang kantor yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka. Tata ruang kantor tertutup adalah tata ruang kantor untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar – kamar. Sedangkan tata ruang kantor gabungan adalah kombinasi antara tata ruang terbuka dan tertutup. Ada empat (4) asas pokok tata ruang kantor. Asas mengenai jarak pendek merupakan asas yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin. Asas mengenai rangkaian kerja merupakan asas yang menempatkan para pegawai dan alat – 16
alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas mengenai penggunaan segenap ruang merupakan asas yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Sedangkan asas mengenai perubahan susunan tempat kerja merupakan asas yang menerapakan perubahan pada ruang kerja dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar. Beberapa prinsip tata ruang kantor diantaranya pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus, pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan, kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan, hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas, dan meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Penataan tata ruang kantor yang baik, semuanya tidak terlepas dari tujuan
pokok
menata
ruang
kantor
yaitu
untuk
menciptakan
penyempurnaan kemampuan atau daya menghasilkan atau juga kemampuan memberi keuntungan, pengendalian tata laksana dan pemeliharaan ruangan, di samping sekaligus mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja para pegawai.
17
G. LATIHAN G.1 Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan menyilang (X) pada huruf a, b, c, atau d pada lembar jawaban. 1. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan adalah ..... a. Admnistrasi b. Pengorganisasian c. Manajemen d. Perencanaan 2. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi dari .... a. Kantor b. Gedung c. Kelas d. Ruang 3. Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak adalah pengertian tata ruang kantor menurut... a. William Spriegel b. Ernest Davies c. George R. Terry d. Dra. Suparto 4. Yang tidak termasuk kedalam keuntungan-keuntungan pengaturan tata ruang kantor yang baik adalah... a. Meningkatkan penghamburan tenaga dan waktu para pegawai b. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien c. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan 18
d. Memberikan kenyamanan pada pegawai saat bekerja 5.
Berikut faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor, adalah... a. Cahaya, Udara, Air b. Warna, Air, Cat tembok c. Udara, Warna, Air d. Suara, Udara, Cahaya
6. Warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan bekerja disimbolkan oleh warna... a. Kuning b. Merah c. Biru d. Ungu 7. Udara yang panas membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang bersemangat. Untuk mengatasi suhu udara dapat dilakukan dengan cara... a. Memasang AC b. Menghilangkan ventilasi udara c. Memakai pakaian yang tebal d. Menutup jendela dengan rapat 8. Salah satu cara untuk mengurangi suara gaduh di dalam kantor adalah... a. Menyalakan musik b. Berbicara dengan nada tinggi c. Melapisi dinding dengan penyerap suara d. Mengetik dengan tenaga maksimal 9. Langkah pertama yang harus dilakukan ketika merancang tata ruang kantor adalah... a. Membuat denah ruangan b. Menentukan letak meja c. Membuat pola susunan ruangan d. Mempelajari jenis pekerjaan yang akan dilakukan
19
10. Pada saat membuat denah ruangan, perlu dicantumkan letak......pada denah. a. Telphone, Meja, Dokumen b. Pintu, Jendela, Kursi c. Tangga, ATK, Tiang d. Penerangan, Lemari, Meja 11. Secara umum tata ruang kantor dibagi menjadi... a. 3 b. 2 c. 1 d. 4 12. Tata ruang kantor untuk bekerja yang dipisah-pisah dalam kamarkamar merupakan susunan dari tata ruang... a. Tata ruang kantor terbuka b. Tata ruang kantor semi terbuka c. Tata ruang kantor tertutup d. Tata ruang kantor gabungan 13. Keuntungan dari tata ruang kantor terbuka adalah.... a. Terjaganya rahasia kerja pegawai b. Tidak terganggunya aktivitas pegawai c. Memudahkan pemeliharaan peralatan kantor d. Memberikan pengawasan lebih efektif terhadap pelaksanaan kerja pegawai 14. Kelemahan dari tata ruang kantor tertutup adalah... a. Sulitnya privacy atau menjaga hak pribadi karyawan b. Biaya tata ruang relatif mahal c. Sulitnya menjaga kerahasiaan pekerja d. Sering timbulnya gangguan 15. Dalam suatu perusahaan untuk tetap menjaga wibawa pimpinan maka seharusnya menggunakan tata ruang kantor... a. Terbuka b. Tertutup 20
c. Gabungan d. Terpisah 16. Tata ruang kantor yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan merupakan penerapan dari asas... a. Asas mengenai rangkaian kerja b. Asas mengenai jarak pendek c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja 17. Asas pokok tata ruang kantor yang memungkinkan proses penyelesaian pekerjaan secepat mungkin adalah... a. Asas mengenai penggunaan segenap ruang b. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja c. Asas mengenai rangkaian kerja d. Asas mengenai jarak pendek 18. Salah satu prinsip dari tata ruang kantor adalah... a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam
garis vertikal b. Aliran pekerjaan harus kompleks c. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang besar d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai
yang menggunakannya 19. Berikut yang tidak termasuk dalam tujuan tata ruang kantor adalah... a. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien b. Menempatkan bersama-sama pegawai atau kelompok pegawai
menurut keeratan hubungan pertemanan mereka c. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung d. Menentukan dan membagi ruangan atas dasar keperluan-keperluan
yang wajar 20. Menciptakan daya menghasilkan, pengendalian tata laksana dan pemeliharaan ruangan, serta untuk meningkatkan semangat kerja para pegawai merupakan tujuan pokok dari... 21
a. Tata ruang kantor b. Prinsip tata ruang kantor c. Perencanaan tata ruang kantor d. Asas tata ruang kantor
H. TUGAS
Kasus Tata Ruang Kantor Di ruang kantor Kecamatan “A” secara umum ruang kerja pegawai sempit serta penataan perabot-perabot kantor yang belum teratur. Hal ini mengakibatkan gerak lambat para pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Selain itu, pada kantor ini luas gang atau jarak antar meja sangat dekat, dan warna pada ruangan terlalu menyilaukan mata. Banyak ruangan, terutama yang tidak mempunyai sistem pengaliran udara yang cukup, sehingga suasana di dalam ruangan terasa panas, pengab dan sesak. Hal ini masih ditambah dengan masalah banyaknya pegawai yang ada dibandingkan dengan luasnya ruangan itu sendiri ditambah pula dengan banyaknya berkas-berkas serta peralatan yang tidak tersusun secara teratur, dan mungkin sudah tidak diperlukan lagi. Hal ini berdampak pada ruang gerak para pegawai dalam melakukan aktivitas pekerjaannya. Di satu pihak, kegiatan atau tugas dari kantor “A” terus menerus berkembang mengakibatkan bertambahanya jumlah pegawai, jumlah dan jenis perabotan, dokumen-dokumen kantor serta kebutuhan akan luas ruangan juga bertambah.
Unutk perluasan bangunan rasanya sudah
mendekati maksimum, mengingat situasi luas tanah yang tersedia, serta biaya pemeliharaan kompleks kantor “A” dirasakan berat, dan semakin berat dari tahun ke tahun, terutama akibat konstruksinya yang berupa konstruksi kayu serta keadaan tanah yang belum stabil. Pertanyaan: 1. Bagaimana saran serta pendapat Anda tentang masalah hubungan kerja di antara pejabat yang satu dan pejabat lain dalam lingkungan kantor 22
“A” tersebut, berhubung dengan letak meja antar pegawai yang terlalu dekat ? Berikan pula solusi! 2. Jelaskan kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh pegawai-pegawai dalam mengatur ruangan kerja dan bagaimana pemecahannya. 3. Masalah pokok apakah yang dihadapi kecamatan “A” ? 4. Diskusikan secara berkelompok : apakah tata ruang di Kecamatan “A” sudah sesuai dengan prinsip tata ruang yang baik? Hasil diskusi kelompok disajikan di hadapan kelompok lain untuk mendapat masukan!
I. PENILAIAN I.1 KUNCI JAWABAN 1. C
11. A
2. A
12. D
3. C
13. B
4. A
14. A
5. D
15. C
6. B
16. D
7. A
17. B
8. C
18. C
9. D
19. A
10. B
20. A
Catatan : Setiap soal memiliki skor 5
Jumlah soal yang benar Nilai =
Jumlah soal keseluruhan
X 100
23 3
GLOSARIUM Air Conditioner
: Alat pendingin
Asas
: Dasar ( sesuatu yang menjadi tumpuan berpikir atau berpendapat)
Cahaya
: Sinar atau terang (dari sesuatu yang bersinar seperti matahari, bulan, lampu) yang memungkinkan mata menangkap bayangan benda-benda disekitarnya
Cahaya Langsung
: Cahaya yang memancar langsung dari sumbernya
Efektif
: Ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya)
Efisiensi Kerja
: Kemampuan menjalankan tugas dengan baik (tidak membuang waktu, tenaga, dan biaya)
Gaduh
: Rusuh, Kekacauan, Keributan
Kesilauan
: Perihal Keadaan (cahaya terlampau terang)
Komunikasi
: Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami
Layout
: Susunan, Tataruang, Rancangan
Office
: Kantor
Office Furniture
: Benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha (meja, kursi, lemari, dan sebagainya)
Office Machine
: Alat-alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengelolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik
Peralatan Kantor
: Alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha (mesinmesin kantor, ATK)
Procedur
: Tata cara yang tepat
Relatif
: Tidak mutlak
Space Planning
: Penyusunan perencanaan letak ruangan-ruangan
Suhu
: Ukuran kuantitatif terhadap temperatur
24
Udara
: Campuran berbagai gas yang tidak berwarna dan tidak berbau yang memenuhi ruang
Ventilasi
: Pertukaran udara, perputaran udara secara bebas di dalam ruangan
25
Daftar Pustaka As, Kausar. 2007. Modul 4 Teknik Tata Ruang Kantor. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga Tim Pusat Diklat Pegawai. 2008. Pengetahuan Perkantora. Jakarta: Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan. Artaning,
Haelevi.
2013.
Tata
Ruang
Kantor.
(online:
http://artaning.blogspot.com/2013/06/25/asas-asas-tata-ruang-kantor/, diakses 27 Oktober 2014, pukul 18.37). http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-tata-ruang-kantor/, (online: diakses 22 Oktober 2014, pukul 18.06).
26
