Directoraat - C en eraal Rijkswaterstaat. W O Functionele Werkgroep Verontreiniging Oppervlaktewateren. Workshop. "Corn rn u n icat i e rond

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

Directoraat- Ceneraal Rijkswaterstaat W

O Functionele Werkgroep Verontreiniging Oppervlaktewateren

Workshop "Cornrnunicatie rond uitvoeringsdocurnenten" Van uitvoeringsdocument naar uitvoeringsbesluit

Op 30 maart en 25 april door FWVO-cluster D

Auteurs: De heer J.J.H. Heeren Mevrouw L. Bakker De heer W.C. Kalkman Rijkswaterstaat Directie Noord-Holland en Rijkswaterstaat Directie Zuid-Holland

W

O O1.O5 Mei 2001

Workshop 'Communicatie rond uitvoeringsdocurnenten"

2

Voonuoord ..................................................................................

De voorliggende notitie bevat tips en tools voor het maken van een communicatieplanvoor de aanpak van diffuse bronnen in de regio. Het document geeft handvatten om een communicatieplan op t e zetten. Belangrijk hierbij is het vermogen om je te verplaatsen in de belangen van de doelgroep. In de workshop "communicatie rond uitvoeringsdocumenten"zijn deze tips en tools aangereikt en toegepast op een aantal cases. Wie concreet werkt aan het terugdringen van diffuse verontreinigingen heeft altijd te maken met veel partijen; ieder met zijn of haar eigen zienswijze, prioriteiten en verantwoordelijkheden. Om in de praktijk iets t e bereiken kun je niet volstaan met het aangeven van technische mogelijkheden maar zul je de ander moeten overtuigen van het belang van de inspanning. Je moet kunnen aangeven waar je naar toe wilt. Soms is het nodig om anderen eerst het probleem uit te leggen, in een andere situatie kun je meteen maatregelen en acties aangeven. Hoeveel je moet uitleggen en waar je moet beginnen is afhankelijk van de belangen van de organisatie waarmee je contact hebt. Communicatie is je verplaatsen in de belevingswereldvan de doelgroep die je met een boodschap wilt bereiken. Daarbij moet je uitgaan van een concreet communicatiedoelzoals bijvoorbeeld het krijgen van begrip of het overdragen van informatie. Deze notitie is een hulpmiddel voor het maken van een communicatieplan.

Ir. C. Venema (voorzitter W V O )

Workshop "Communicatie rond uitvoeringsdocumenten"

3

Workshop 'Communicatie rond uitvoeringsdocumenten"

4

Inhoudsopgave

..............................................

...........................................

voowoord Inhoudsopgave 1

inleiding

2 2.1 2.2

Actoreninventarisatie 9 Belang van samenwerken 9 Actorenanalyse en activiteitenmatrix in relatie tot een projectstructuur 13

3

inhoud uitvmingsdocumenten Scheepvaart Bestrijdingsmiddelen Koperen waterleidingen

15 15 15 16

Status uitvoeringdocument

17 17 17 17 17 18 18

3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

..........................

Procedure Naam Beheer Planning Vorm L3

.......................................................

Bijlagen 21 23 27 29

1 Uitwerking per regionale directie 2 Afwegingmethodiek

3 Actoreninventarisatie naar inhoud 4 Adoreninventarisatie naar betrokkenheid

~~

____________


5 ..


6

1 inleiding ..........................................................................................

Aanleiding voor de workshop Deze workshop is een uitwerking van de memo "Communicatie over diffuse verontreiniging van oppervlaktewater" die geaccordeerd is op de FWVO cluster D vergadering van 23 november 2000.Deze memo behandelt de actuele problemen op het gebied van communicatie en welke acties nodig zijn om deze problemen op t e lossen. Uit de memo blijkt dat: het EmissieBeheersPlan (EBP) zorgt voor het benodigde draagvlak voor de aanpak van diffuse verontreiniging; de uitvoeringsdocumenteneen heldere boodschap bevatten ten aanzien van het probleem van diffuse verontreiniging. Beide producten (EBP en uitvoeringsdocumenten) moeten gecommuniceerd gaan worden. Relatie EBP en communicatie: Het EBP moet concreet uitgewerkt gaan worden in een Plan van Aanpak. In de uitwerking wordt aangegeven hoe de RD de gekozen prioritaire stoffen en bronnen die uit het EBP volgen gaat aanpakken. De uitvoeringsdocumenten kunnen daarbij ais bouwstenen dienen. Aanbevolen wordt een multidisciplinair projectteam in t e stellen en in het projectplan voor het opstellen van een uitvoeringsdocument en tevens op te nemen dat comrnunicatiedoelenworden geforrnuleerd.

Doel van de workshop Het doel van deze workshop is een aanzet t e geven voor communicatie en samenwerking als werkmethode. De (concept) uitvoeringsdocumenten "Koperen waterleidingen", "Bestrijdingsmiddelen op verharding" en "Scheepvaart" zullen daarbij als cases dienen. De workshop heeft twee doelen: I.geven van inzicht in het belang van communicatie en samenwerking als werkmethode (zie hoofdstuk 2 ) ; 2. vaststellen van de bruikbaarheid van de uitvoeringsdocumentenzowel qua inhoud als qua uitwerking van communicatie en samenwerking (zie hoofdstuk 3). Tijdens de workshop is tevens nagedacht over de status van de uitvoenngsdocumentenen zijn aspecten ais procedure, beheer en planning aan de orde gekomen en uitgewerkt (zie hoofdstuk 4).


7


a

2 Actoren inventarisatie ................. ..........................................................................

Cluster D stimuleert, bewaakt en rapporteert de voortgang van het landelijk adieprogramma diffuse bronnen. Uitvoeringsdocumenten geven een inventarisatie van de aard en omvang van de bron, de trends en ontwikkelingen, prestaties en nalevinggedrag, actoren en mogelijke maatregelen en de rol van de verschillende instrumenten. In dit hoofdstuk wordt duidelijk gemaakt wat het belang is van communicatie en samenwerking, vooral met betrekking tot diffuse bronnen. Er wort een basis gelegd voor het kunnen opstellen van een plan van aanpak hiervoor. Bijlage 1 geeft schematisch weer met welk uitvoeringsdocumenteen RD bezig is en wat er speelt. Aspecten die bij het onderwerp communicatie en samenwerkihgeen belangrijke rol spelen of vragen die je kunt stellen zijn de volgende: Hoe maken we van ons goede gedrag een voorbeeld voor de regio? Hebben we als overheid zelf wel een goed gedrag? Als je goed gedrag wilt stimuleren, dan moet je dat zelf goed regelen. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van zelf een bijdrage leveren aan projecten. Hoe draag je goed gedrag uit? Hoe kunnen we samen met andere overheden invulling geven aan de voorbeeldfunctie? Hoe kunnen we onze waterkwaliteit verbeteren zonder zelf "de knoppen" te bedienen? Wat willen we van andere overheden, omdat we in het kader van waterkwaliteit veel t e maken hebben met andere deze overheden? Hoe stimuleer je andere overheden? Hoe kunnen we onze energie effectief inzetten gezien de verschillende niveaus waarop oplossingen gevonden moeten worden (nationaal, regionaal, internationaal, lokaal) en gelet op de verschillende actoren die hierbij een rol spelen?

2.1 Belang van samenwerken e

e

0

De reden voor communicatie en samenwerking is het gebruik willen maken van de kennis van anderen of het uitdragen van je eigen kennis. Aspecten waarom het zou kunnen gaan, zijn: problemen inzichtelijk maken; bijdragen in de middelen; committent/creëren van draagvlak; het vinden van creatieve oplossingen; zoeken van kennis of specialismen buiten je eigen kring.

Daar tot nu toe veel van deze aspecten een minder belangrijke rol speelden, kon veelal met eigen instrumentarium(vergunningverlening en handhaving) en met eigen kennis gewerkt worden aan de aanpak van emissies. Nu de


9

aandacht meer moet verschuiven naar diffuse bronnen en eventuele andere aspecten van (waterlbeheer om tot verbetering van de waterkwaliteit te komen, verschuift ook het te gebruiken instrumentarium en de benodigde kennis en zijn ook andere partijen nodig om tot maatregelen t e komen. Bovenstaande redenen om samen te werken behelzen derhalve een veranderende rol van de overheid en in dit geval Rijkswaterstaat. Vanuit de workshop worden als mogelijke veranderingen aangedragen dat Rijkswaterstaat in haar "onderhandelingen" meer verschuift van het eisen van zaken naar het vragen van zaken, dat Rijkswaterstaat zich niet te zakelijk moet opstellen en dat Rijkswaterstaat meer erkenning moet verkrijgen. Voor wat betreft het laatste punt - verkrijgen van/werken aan erkenning - wordt gesteld dat Rijkswaterstaat in haar rol als gesprekspartner: 0 Gelijkwaardig is aan haar andere gesprekspartner(s); 0 Respect uitdraagt en respect krijgt; 0 Zich niet te formeel opstelt, maar meer met "de benen op tafel" gesprekken voert; 0 Niet direct gaat onderhandelen. Vanuit het Emissie Beheersplan (EBP) wordt naar de waterkwa//e/Ygekeken. Dit betekent echter ook dat binnen de interne organisatie gekeken moet worden naar samenwerking op het gebied van waterkwantiteit zoals watersysteemkennis. Om "problemen" binnen diffuse bronnen op te lossen, beschikt RWS zelf niet over de sleutels om daadwerkelijk oplossingen te vinden of uit te voeren. Derhalve is samenwerken juist binnen diffuse bronnen van belang. Echter, samenwerken kan betekenen dat er soms concessies gedaan moeten worden aan je eigen doelstellingen. Het verdient daarom aanbeveling om je doelstelling niet voor 100% vast te stellen, maar om deze gedurende het proces (van samenwerken) vast t e stellen. Het probleem dat je wilt aanpakken is van tevoren al wel bepaald, maar hoeft door anderen nog niet t e zijn geaccepteerd als probleem of ten zijn geaccepteerd met dezelfde prioriteit. Ook hier moet rekening mee worden gehouden.

Partners Om samen t e werken heb je partners nodig. Om deze in beeld te brengen is het van belang om zelf een actoreninventarisatie te doen. Om actoren t e bepalen, moet eerst gekozen worden vanuit welke invalshoeken een probleem benadert kan of dient te worden. Vanuit deze invalshoeken/systematiek kunnen je actoren bepaald gaan worden. Het bepalen van actoren kan niet uitputtend genoeg zijn, probeer niemand over het hoofd te zien. Daarnaast is het van belang om je actoreninventarisatieaan te passen aan de regio waarbinnen je opereert. Actoren worden meer concreet wanneer de actoreninventarisatieverder wordt uitgewerkt door het benoemen van de aard en rol die zij hebben. Met de hiervoor beschreven systematiek wordt voorkomen dat er gaten in je analyse vallen. Als hulpmiddel kan worden gekeken naar bijlage 3: Actoreninventarisatie naar inhoud. De beschreven systematiek is toegelicht aan de hand van het voorbeeld de aanpak van Koper (Cu). Als mogelijke invalshoeken inclusief mogelijke actoren zijn naar voren gekomen: Bestuurlijk: de partijen binnen waterakkoorden, convenanten, plannen/structuur-/beheersplannen; 0 Technisch: installatiebedrijven,doe-het-zelf-branche,architecten; Juridisch: VROM, EU, gemeenten;


10

0 0 0 0 0 0

Financieel; Communicatief; Overheden: waterschappen, gemeenten, provincie; Belangenorganisaties; Drinkwaterbedrijven; Communaal: waterschappen, gemeenten, provincies; RWS.

Zoals uit bovenstaande overzicht blijkt is het mogelijk dat vanuit de verschillende invalshoeken, dezelfde actoren naar voren komen. Naast het bepalen van je actoren aan de hand van de invalshoeken, kun je ook direct beginnen met het bepalen van je actoren. Het verdient aanbeveling om je inventarisatie met een groep mensen uit te voeren. Op deze wijze zullen meer invalshoeken en potentiële actoren bepaald kunnen worden. Wat niet uit het oog moet worden verloren is dat NW-4 al veel handvatten biedt. Gedurende de diverse stadia van het proces voer je opnieuw een inventarisatie uit, omdat voortdurend je scope verandert. Dit is echter wel afhankelijk of je je probleemstelling concreet of abstract heb geformuleerd. Het probleem koper is op zich een abstracte probleemstelling, waardoor het bepalen van actoren moeilijk is. Indien de probleemstelling was geformuleerd als zijnde de aanpak van koperen leidingen, is je bereik al smaller. M.b.v. de actorenanalyse heb je een beeld gekregen wie de actoren zijn waar je mee te maken hebt, maar er is hiermee niet bepaald hoe je deze actoren moet betrekken. Daarvoor is de zgn. "Schietschijftechniek" ontwikkeld (zie ook figuur 1). Er zijn drie cirkels voor de mate en vier kwadranten voor de aard van betrokkenheid van de actoren. Als hulpmiddel kan gekeken worden naar bijlage 4: Actoreninventarisatienaar betrokkenheid.

hguur 7: irchietrdvjf'ter ondenfeun/ngom te

bepalen hoe adoren befrokken moeten worden. Per h e fn'anYare, verienmhpfae, Op/OSr/ngdf/h' ujfvoerenáe fae) kun je een s&je&h)f /nvu//en mef de acforen die voor die fare be/angnj&zvn.

Workshop "Communicatierond uitvoeringsdocumenten"

11

Voor de verschillende stadia van het proces om tot maatregelent e komen, kun je per fase (startíase, verkenningsfase, oplossingsrichting, uitvoerende fase) een schietschijf invullen met de actoren die voor die fase belangrijk zijn. Voorbeeld: Startíase, RIZA denkt mee als expert, het afdelingshoofd moet beslissen of er een go of no-go is, als toekomstig gebruiker moet de belangenorganisatieop de hoogte zijn en als toekomstig uitvoerder moet ook de gemeente op de hoogte zijn (zie figuur 2). I

fikuur 2 Voorbee/d /ngevu/de she&ch#f, REA denkf mee a/s exped hef afdehhgshoofdmoef beshksen o f er eengo o f no-go ij, als toekomshg gebm2er moef de be/angenorgan/sat/eop de hoogfe zi/n en a/s foekomsf/g uifvoerder moet ook de gemeente op de hoogfe zi/h

lalissen

Experi!

Uitvoerders

Paar belangrijke punten hierbij: eenmaal in één van de cirkels kunnen actoren er niet meer buiten geplaatst worden (met andere woorden: ze blijven minstens meeweter); 0 beslisser is vooral in de startíase een meewerker.

0

Meeweten

Meedenken

Startfase

Verkenning

Oplosslngsfomulering

Uitvoering

Workshop " Communicatie rond uitvoeringsdocumenten"

12

Meewerken

Meebcsllssm

De schietschijf is bedoeld voor doelgroepen/actorenterwijl de matrix bedoeld is voor de activiteiten/middelen (zie ook tabel 1). De schietschijf vermeld of de experts, beslissers, gebruikers en uitvoerders meewerkers, meedenkers of meeweters zijn. De matrix vormt de projectarchitectuur,opgedeeld in een start-, verkennings-, probleem/oplossings- en uitvoeringsfase. Tabe/ 7: Voorbee/d van ihgevdde maìbx voor de staHae en de verkennihgsfae met activiteiten &e in deze f a e thwshoren. Het isgerkht op actoren en hun rol en pos/?iè in de betreflende fae. in dit voorbee/dis de matrix nog niet ui&espp//ilrfnaar de kolommenmeewetee meedenken, meewerken en meebedssen.

Tot de startfaseactívitelten Tot de verkennlngsfaseacüviteitenbehoren:

behoren: Intern commitment Beleidsruimte Probleemstelling Procesarchitectuur Middelen en mensen

Actoreninventarisatie Opnieuw bezien project team Bestuderen beleidsdocumentatie Vaststellen nulsituatie "Benen op tafel" over probleem/oplossing Inventariseren relatie met andere projecten Witte vlekken invullen Analyse Rapporteren opdrachtgever en concept voorleggen Brainstorm-sectie, naar oplossingsrichtingtoekomen

2.2 Actorenanalyseen actlviteitenmatrlx In relatie tot een projectstructuur

Veelal wordt een project gestart met het samenstellen van een projectteam en het aanstellen van een projectteamleider. Vervolgens vindt een inhoudelijke verkenning plaats die bestaat uit het analyseren van onder andere: regioplatform diffuse bronnen; 0 strategisch plan diffuse bronnen; monitoringscijfers; EBP; uitvoeringsdocumenten. Als het projectplan is afgebakend (kosten, middelen, e.d.) vindt een inventarisatievan de actoren plaats. Dit wordt verwerkt in een procesarchitectuurwelke besproken wordt met de opdrachtgever. Van hieruit kan een stroomschema gemaakt worden waarin: 0 beslismomenten staan; 0 producten geformuleerd worden; probleem/doelstellingomschreven wordt; 0 een risicoanalyse gemaakt word (hiervoor kan bijvoorbeeld internetsite www .risman.nl geraadpleegd worden .) Directie Zuid-Holland heeft een afwegingmethodiek ontwikkeld dat aangeeft of het waard is om een bepaald probleem aan te pakken. Deze afwegingmethodiek staat weergegeven in bijlage 2. Door het invullen van het e schema in figuur 3 ontstaat "de projectarchitectuur". Dit schema dient met behulp van de matrix en de schietschijf in- en aangevuld te worden. Veelal bestaan de fasen uit een divergerend gedeelte bij aanvang (steeds meer informatie en andere input) en een convergerend gedeelte richting het einde van de betreffende fase (selectie en uitwerking van de verkregen input en informatie). In het schema (figuur 3) is dit divergeren en convergeren weergegeven als zogenaamde "wybertjes". Een illustratie van dit proces is weergegeven in figuur 4.

Workshop "Communicatie rond uitvoeringsdocurnenten"

13

figuur 3: schema om ie komen fot de projecfarchifecfuu/: De ingevu/de mahx en sdiefrdqf heden be/angn/ke /nformat/e voor hef /hvu//en van hef sdema.

Periode

Met wie? ...............

+oduden

...............

................

...............

................

............... ...............

................

Wiviteitetl

................

Starffase

Verkenning

............... Oploaingsfomwlering

Uioering

k

Probleem diffuse bronnen

figuur 4.. akemene fermen van hef proces van divergeren naar convergeren

Bronnen geïnventariseerd Verkenning

\\

I

/

2 bronnen aanpakken (selectie)

Bronbepaling (gekozen bronnen)

h

instrumenten om de

Oplossingsrichting

(selectie)

/ \

Uitvoering


14

Plan van aanpak om instrumenten in te zetten

3 Inhoud uitvoeringsdocumenten .............................................................................................

Bij de bespreking van de uitvoeringsdocumentenzijn de onderstaande algemene vragen aan de orde gekomen. Hoe compleet moet nu een uitvoeringsdocumentzijn (verschil tussen 20 en 50 bladzijden)? Moet de essentie voldoende zijn? Kan iedereen de achterliggende documenten er zelf bijhalen? Is een verwijzing in het uitvoeringsdocumentvoldoende? Waak echter voor een t e summier verhaal. Hoe gaat het beheer van een uitvoeringsdocument?Tijdens het gebruik wordt het uitvoeringsdocument steeds uitgebreid. Wat wordt overtollige informatie? Wat te doen met nieuwe bevindingen? E t cetera. Wat kan er in een uitvoeringsdocumentstaan? Is een landelijke aanpak/beleid mogelijk of gaat het per directie? Wat is de status van een uitvoeringsdocumentt.o.v. landelijk/regionaal beleid? De antwoorden op de vragen met betrekking tot de procedurele en statusaspecten van uitvoeringsdocumentenworden gegeven in hoofdstuk 4. Dit hoofdstuk geeft antwoord op de inhoudelijke aspecten van de uitvoeringsdocumenten. Na uitvoerige discussie over de uitvoeringsdocumenten scheepvaart, bestrijdingsmiddelenen koperen waterleidingen wordt het volgende opgemerkt:

3.1 Scheepvaart 1. Het uitvoeringsdocument vermeldt dat scheepvaart een bron van vervuiling vormt. Hiervoor wordt geen cijfermateriaal gebruikt ter onderbouwing. Is scheepvaart echt een probleem en zo ja, hoe groot is dit probleem dan? Een

stukje helderheid wordt hierin gemist. Opgemerkt wordt dat het RIZA verschillende factsheets over diverse bronnen in de maak heeft die informatie geven over de kwaliteit van het cijfermateriaal. Deze cijfers kunnen gebruikt worden ter onderbouwing van de uitvoeringsdocument. 2. Het uitvoeringsdocument richt zich alleen op de biocidehoudende verfsoorten en gaat niet in op alle soorten coatings. Voorgesteld wordt om voor een bredere aanpak t e kiezen waardoor ook bijvoorbeeld PAK'S aan de orde kunnen komen. 3. In een uitvoeringsdocument moet de link met het EBP vermeld worden.

3.2 Ecstrljdingsmiddelen In het uitvoeringsdocurnent moet een duidelijke splitsing in afspraken tussen RWS en derden gemaakt worden; Er zijn te weinig beïnvloedingsmogelijkhedenomschreven, bijvoorbeeld richting gemeenten. RWS beleid moet harder omschreven worden.


15

RWS strategie moet duidelijker beschreven worden. Een overzicht in de vorm van bijvoorbeeld een uitklaptabel waarin alle acties/interventies en de keuze van beïnvloedingsfactorenstaan opgesomd ontbreekt.

3.3 K o p m waterleidingen 0

Dit uitvoeringsdocument kan breder aangepakt worden. Er bestaat geen link naar andere bouwmetalen of insteek naar gemeenten, bouwbedrijven et cetera. Afgesproken wordt dat een uitvoeringsdocumentbouwmaterialen een bredere aanpak geeft en koper en zink tegelijk kan behandelen. Positie RWS kan uitgebreider omschreven worden ook de samenwerking met het regioplatform diffuse bronnen behoeft strategisch gezien meer aandacht. Belangrijk bij dit document is dat RWS niet zelf de knoppen bedient. Prioritering ontbreekt. Welke bronaanpak is het meest effectief? Welk probleem pak je als eerste aan? Uitwerking instrumentarium tot uitvoeringsniveau ontbreekt; meer concrete acties beschrijven. Afweging over positieve invloeden van koper ontbreekt (beschreven in o.a. LCA); koper is bijvoorbeeld bacteriedodend (legionella). Dit biedt een voordeel boven kunststof waterleidingen. Wat zijn de effecten van de alternatieven? Geef (eventueel door een verwijzing) een kostenafweging.

Het commentaar wordt in de uitvoeringsdocumentenverwerkt. Er wordt afgesproken dat er een uitvoeringsdocumentbouwmetalen wordt geschreven. Dit omdat de beperkingtot koperen waterleidingen een t e specialistisch gebied is en veel raakvlakken kent met de andere toepassingen en metalen zoals zinken dakgoten en koperen en zinken dak- en gevelbekleding.

N.B.: Op'27 juni heeft een symposium plaatsgevondenover bouwmetalen door het RIZA en de Unie van Waterschappen. Het uitvoeringsdocumentzal uit drie verschillende onderdelen samengesteld moeten zijn, t e weten: I.Rapport Cebiedsgericht Emissiebeleid: uitwerking voor bouwmetalen; 2. Symposium van 27 juni; 3. UitvoeringsdocumentKoperen waterleidingen.


16

4 Status uitvoeringsdocument .........................................

....................................................

In dit hoofdstuk staan de procedureleen statusaspecten rond uitvoeringsdocurnentenomschreven. 4.1 Procedure De procedure om een uitvoeringsdocumentt e accorderen is de volgende: 1. Schrijven van het eerste concept; 2. Beoordelen door experts; 3. Bespreken tweede concept in FWVO-D; 4. Werkconferentie (facultatief); 5. Detaillering: - Controle betrouwbaarheid (gegevens RIZA) - Controle strategische paragraaf door vakdeskundige 6. Derde concept vaststellen in FWVO-D. Benoemen welke onderdelen geaccordeerd moeten worden door FWVO of POWA; 7. Ter vaststelling in FWVO. De uitvoeringsdocumenten scheepvaart, bestrijdingsmiddelenen koperen waterleidingen bevinden zich in fase 5 Detaillering. 4.2 Naam In beginsel werd de naam 'position paper' gebruikt voor de documenten. Er is echter geconstateerd dat de naam uitvoeringsdocument de lading beter dekt. N.B.: Verder worden er twee belangrijke kenmerken opgemerkt van de uitvoeringsdocurnenten: I . In een uitvoeringsdocument kunnen alleen acties worden opgenomen op het gebied van uitvoering. 2. Er kan aangegeven worden dat verandering van beleid wenselijk is. Er kunnen beleidswensen aangegeven worden. 4.3 Beheer Het beheer van de uitvoeringsdocumenten zal komen t e liggen bij het secretariaat van cluster D van de FWVO. Deze archiveert de binnengekomen wijzigingen of aanvullingen op het uitvoeringsdocument. Eén keer per jaar zal er in het W V O - D een bespreking komen over alle documenten en n.a.v. het dossier zal besloten worden of een uitvoeringsdocument aangepast moet worden. Na twee jaar worden de uitvoeringsdocumenten als instrument geëvalueerd. 4.4 Planning Uitvoeringsdocument onkruidbestrijding op verhard oppervlak in juni; Uitvoeringsdocument scheepvaart in september; Uitvoeringsdocument bouwmetalen in november.


17

Eerste concept: Uitvoeringsdocurnentlandbouw in juni; Uitvoeringsdocurnent ladingresten in juni; 0 Uitvoeringsdocurnentafstromend wegwater in september (in FWVO-D vergadering in juni inhoud bespreken). 0

4.5 vorm

De uitvoeringsdocurnentenmoeten komen in een losbladige map waar op- en aanvullingen bij kunnen. In deze map wordt tevens het communicatieplan, verslag van de workshops en de link met het EBP bijgevoegd. Verder zal het stuk op internet verschijnen. 4.6 U

De werkgroep L3 houdt zich bezig met instrumentontwikkeling (de oude instrumentenkoffer). Door de RD worden emissiebeheersplannen (EBP’s) opgesteld. Hierin zijn prioritaire stoffen en bronnen bepaald. De uitvoeringsdocumentenzijn bedoeld om voor deze (diffuse) bronnen van een plan naar de uitvoering te komen. Hiertoe geeft het uitvoeringsdocument een palet aan instrumenten. L3 wil het proces van plan naar uitvoering ondersteunen door twee pilotprojecten uit te voeren bij directies. Het voorstel is om één project te nemen waar de voorbeeldfunctie van Rijkswaterstaat zelf centraal staat en een tweede project te kiezen waar de uitvoering door derden centraal staat. De meerwaarde van L3 ligt met name in de niet technologische toetsing van het project. Potentiële projecten zijn: Onkruidbestrijding in de provincie Limburg; 0 Koperen waterleidingen in de provincie Noord-Holland; Bouwmetalen in Regioverband bij DON. L3 komt met een projectvoorstel naar de regionale directies. 0

Workshop “Communicatierond uitvoeringsdocumenten”

18

Bijlagen

Workshop “Communicatie rond uitvoeringsdocumenten”

19


20

Bijlage 1 Uitwerking per regionale directie

...........................................

..................................................

DIRECIIE

UIWOERINGSDOCUMENT

OmSCHWWNC

Zuid-Holland

Onkruidbestrijding

. Een van de grootste probleemstoffen

(met name voor de drinkwaternorm);

. Vooral toepassing bestrijdingsmiddelen in de landbouwsector;

. Voorbeeldfunctie doordat natte dienstkring geen chemische bestrijdingsmiddelen meer gebruiken; . Streven naar geen overschrijding MTR. Zeeland

Scheepvaart

. Eén van de grootste bronnen; . Voorbeeldfunctie; . April 2001 start project, beginnen

met overheidsvaartuigen;

. Stimuleren gebruik van metaal- en biocidevrije scheepsverven; . Betrokkenen: DZL, DZH,

verffabrikanten. regioteam, werven, VNSI. Noord-Brabant

Onkruidbestrijding

. Overschrijding MTRNR; . Voorbeeldfunctie eigen mensen; . Samenwerken met andere overheden o.g.v. voorbeeldfunctie; . EBP: samen met de regio een

projectplan opstellen. Noord-Holland

. MTR overschrijding koper; . Waterleiding grote bron; . Klasse 314 bagger (o.a.) door koper; . Projectpilot gestart voornamelijk

Koper

gericht op voorlichting de problematiek;

. Brochures zijn gemaakt voor o.a. gemeentes, woningbouwverenigingen, burgers, et cetera; . Publicatie in vakbladen; . Onderzoek naar toepasbaarheid kunststof waterleiding (RIZA). Limburg

Onkruidbestrijding

. Wordt in regio project opgestart

. Voor 2006 op wegen, plantsoenen niet chemische onkruidbestrijding;

. Werkmethode: 1) draaiboek; 2) maatwerkplan; 3) voorbeeldprojecten;

4) project communicatie


21

Oost-Nederland

Scheepvaart

. Probleemstoffen TBT, koper en

PAK'S;

. Scheepvaart grote bron; . Milieuzorg eigen vloot komt

moeizaam tot stand;

. Er wordt meer gehandhaafd op SAV; . Planning komende jaren: stimulering milieuzorg. aanpak emissies scheepshuiden en recreatievaart. Utrecht

. MTR-overschrijding;

Koper

. Grote bron voor Noord-Holland.

Ilsselmeergebied

Koper

. Waterleiding grote bron met name

door de groei van economie en bevolking; . Probleem in Noordelijke randmeren, Markermeer en Ilselmeer. Noord-Holland

Scheepvaart

. MTR-overschrijding TBT (factor 60);

. Scheepvaart grote bron; . Binnen directie schepen geen TBT en provincies Friesland en Groningen geven aandacht aan TBT; Mogelijke activiteiten: aanpak baggerschepen, werven, veerboten, chartervaart en havenbeheerders.


22

~

Bijlage 2 Afwegingsmethodiek

..........................................................................................

Deze afwegingmethodiek bouwt voort op de landelijke prioritering van waterproblemen en aan te pakken bronnen. Om tot een prioriteitsweging van de projecten te komen, heeft het projectteam wegingsfactoren toegekend aan de criteria: stoffen, bronnen en overige aspecten. Afwegingsmethode

Bij de prioriteitswegingvan stoffen, bronnen en overige aspecten is de volgende methode gehanteerd (WF= Wegingsfactor). Prìodeì&weg/ng van de sfoffen: WF&* Tabe/ 2.wegingdoffen en wafesydemen

Prioriteit Stof la Ib IC

, ,W ,F 4 3 2

I1 III

O

+ WF,a-.-m

Aantal Watersystemen 5-6 3-4 1-2

W Fwatersyrtemm 1 O -1

1

De prioriteit van de stof wordt vastgesteld aan de hand van een prioriteringsgrondslag. Pnòrìfer/ng-~gronds/ag van de stoffen Prioriteit I

waarde > 5" MTR 2 MTR < waarde < 5 * MTR MTR c waarde < 2" MTR VR c waarde c MTR waarde c VR

a. b. C.

Prioriteit II Prioriteit III

Prìorìteì&weg/ng van de bronnen.. WFhnm Tabe/ 4.. wegkg bronnen

Prioriteit Bron I II

WFbronnen 2

111

O

1

De prioriteit van de bron wordt vastgesteld aan de hand van de prioriteringsgrondslag. Priorì~e~ffg~gronds/ag van de bronnen Tabe/5pnonfenn@gronds/ag bronnen

Prioriteit I Prioriteit II Prioriteit 111


bronnen die meer dan 10% bijdragen aan de belasting bronnen die 1 - 10% bijdragen aan de belasting bronnen die minder dan 1% bijdragen aan de belasting

23

Prioriteii3waarde van de stof-bron re/atie: fwF,,, + WFwat& x IMF-,, De uiteindelijke prioriteitswaarde kan worden vastgesteld wanneer ook het derde onderdeel, de overige aspecten, wordt meegewogen. Het projectteam hanteert voor deze 8 aspecten de volgende wegingsfactoren: Tabel6.weghg oveuge aspecten

Aspecten 1) voorbeeldfunctie 2) niet genormeerde stoffen 3) landelijke afstemming 4) vraag/opdracht 5) internationaleafspraken 6 ) samenwerking 7) beleidsontwikkelingen 8) laaghangend fruit

WF4-

4 4

3 3 3 3 2 1

Per project wordt bekeken welke aspecten van toepassing zijn. Van alle voor dat project geldende aspecten worden de wegingsfactoren bij elkaar opgeteld.

Prioriteitswaardeoverige aspecten: WF-,.,

=farpeCr7

+ aspen‘2+ .. + apeCr81

De uiteindelijke prioriteitswaarde welke kan worden toegekend aan een project volgt uit de onderstaande formule.

Verantwoording

Bij de toepassing van de afwegingsmethode krijgen stoffen met prioriteit III (
Workshop “Communicatierond uitvoeringsdocumenten”

24

De weging van de overige aspecten is gebaseerd op een overleg van het projectteam, waarin waarden zijn toegekend aan deze aspecten. Deze waarden zijn vastgesteld op basis van de mate waarin deze aspecten belangrijk worden gevonden. Deze methodiek komt voort uit de aanpak diffuse bronnen van het projectteam diffuse bronnen van de directie Zuid-Holland.


25


26

Bijlage 3 Actoreninventarisatie naar inhoud

.............................................................................................

Doel Bij interactieve trajecten is het van belang om zeer zorgvuldig af te wegen wie wanneer om welke reden bij het project betrokken wordt. De eerste stap is het krijgen van een zo volledig mogelijk beeld van de belanghebbende partijen en eventuele experts, die over bruikbare kennis beschikken. Zo volledig mogelijk, omdat niets vervelender is dan achteraf te moeten constateren dat er een doelgroep over het hoofd is gezien. Deze actoreninventarisatiereduceert de kans daarop. Inzet 0 In de startfase: om een globaal beeld te krijgen vanuit welke invalshoeken je het onderwerp kunt bekijken, voor het voorkomen van blinde vlekken. 0 In de verkenningsfase: om een compleet beeld t e krijgen van belanghebbendendie je bij het project moet betrekken. 0 In de beleidsformuleringsfase: om op basis van de gemaakte keuzes te bepalen wie relevant zijn in deze fase.

Toelichting De oefening is gericht op het verkrijgen van zoveel mogelijk personen, organisaties of doelgroepen. De oefening verloopt in drie stappen. De eerste twee stappen betreffen invalshoeken en subinvalshoeken. Pas in de derde stap gaat het om concrete personen en organisaties. Werkwijze Een groep van circa 10 personen is werkbaar voor deze inventarisatie. Dit kan het projectteam zijn, aangevuld met enkele anderen. Meestal lukt het stap 2 en 3 in één keer t e doen. Verstandig is om de resultaten eerst te ordenen/clusteren en dan stap 4 t e doen. Schrijf de resultaten op flipovers. Dit kan op twee manieren: 0 Maak bij stap 1 rijen onder elkaar, en maak hierbij onderverdelingen bij stap 3. 0

Schrijf de invalshoekenals een 'spin' rond het onderwerp (stap 2 ) en hang hieraan weer 'spinnetjes' (stap 3).

Stap voor stap 1. Wijs een voorzitter aan. 2. Benoem invalshoeken van waaruit je naar het probleemíonderwerpkunt kijken. Let op: 0 Houd het breed, noem in dit stadium nog geen concrete personen, maar groepen of organisaties. 0 Alles wat iedereen roept is goed. o Reken op ongeveer 15 goed t e onderscheiden invalshoeken. 3. Benoem subinvaishoeken: o Kijk waar categorieën nog onder te verdelen zijn. o Reken op ongeveer 30 tot 50 uiteindelijke invaishoeken. 4. Noem spraakmakende personen per subinvalshoek. 5. Check het resultaat: 0 Hebben we alle schakels uit de beleidsketen?

Workshop "Communicatie rond uitvoenngsdocumenten"

27

Hebben we de uiteindelijke 'slachtoffers' van het beleid? Hebben we ook de interne omgeving? Hebben we ook de mensen 'achter de koepelorganisaties'? Tips Zorg voor een gevarieerde samenstelling van de groep, zodat uit allerlei hoeken inbreng komt. Overweeg de (gedelegeerd) opdrachtgever mee te laten doen, zodat deze later kan bevestigen dat de lijst van geconsulteerde personen zorgvuldig is samengesteld en dekkend is. Vul de actoreninventarisatieaan met een extra vraag bij een brainboxsessie waarbij je de deelnemers vraagt in het wilde weg namen t e spuien van personen/organisaties die zij zouden betrekken bij het project Verzamel de naw-gegevens van de actoren: zo'n database is in het vervolg van het project goud waard! Het resultaat van de inventarisatieis een voorlopige lijst van namen; deze kunnen m.b.v. actorenanalyse ingedeeld worden naar de rol in het project Niet alleen actoren worden geïnventariseerd, ook factoren kunnen beïnvloeden, moeten in kaart worden gebracht.


28

Bijlage 4 Actoreninventarisatie naar betrokkenheid

............................................................................

Doel Actoreninventarisaties leveren vaak een lange lijst op van namen en organisaties die een relatie hebben met het project. Onderstaand schema kan het projectteam helpen de lijst te ordenen door: 0 Te bepalen wat het belang van deze actoren bij het project is. 0 Na te denken over de mate waarin de verschillende actoren bij het project betrokken moeten worden. Inzet In de startfase mag de actoreninventarisatieen de daaropvolgendeindeling van de actoren niet ontbreken. De toekenning van de juiste rol aan betrokkenen is immers essentieel voor de opbouw van het hele proces. Aan begin van iedere volgende fase kan de exercitie herhaald worden, omdat de rol van die actoren per fase kan verschillen. Toellchtlng Het schema verenigt twee manieren waarop actoren zijn in te delen.

De 'taartpunten' geven de verdeling op basis van het belang van actoren bij het project: 0 Beslissers: actoren die beslissingen nemen over het project. 0 Gebruikers: actoren die het resultaat gebruiken of er de gevolgen van ondervinden. 0 Uitvoerders: de actoren die een rol spelen in de uitvoering van het beleid. 0 Leveranciers: actoren die mensen, middelen of deskundigheid beschikbaar stellen aan het project. De cirkels die de punten doorsnijden geven de rol die de actoren in het project zullen spelen. Het middelpunt van de cirkels vormt het projectteam. De cirkels geven aan op welke 'afstand' de actoren zich van het projectteam bevinden. Hier is sprake van een driedeling: 0 Meewerkers (de eerste cirkel rond het project): hier komen de actoren die daadwerkelijk mee zullen werken aan het project, bijvoorbeeld door een aantal interviews t e doen in de verkenningsfase. 0 Meedenken (de tweede cirkel): dit zijn de actoren waarvan het projectteam een bepaalde inhoudelijke inbreng wil krijgen, bijvoorbeeld de personen die in de verkenningsfase geïnterviewd gaan worden. 0 Meeweters (de buitenste cirkel): de actoren in deze cirkel spelen geen actieve rol in het project, maar ze moeten wel op de hoogte gehouden worden van de vorderingen, bijvoorbeeld door een nieuwsbrief. Werkwijze De bedoeling is dat alle actoren een plaats krijgen in het schema. Dit kan het best gedaan worden met de projectgroep en eventuele andere betrokkenen. Bij het indelen spelen twee overwegingen een belangrijke rol: 0 Hoe bepalend is de actor voor het welslagen van het project? Een grote invloed kan een reden zijn om een actor dicht bij het project t e betrekken, zodat deze zich eerder zal committeren aan de uitkomsten.


29

Zijn alle 'taartpunten' (beslissers, gebruikers, et cetera) vertegenwoordigd? Een lege 'taartpunt' kan wijzen op een witte vlek in de actoreninventarisatie. Reden om deze nog eens t e herhalen.

1. 'Maak eer; inventarisatie van alle mogelijke betrokkenen. Dit kan door gebruik t e maken van die op infosheet Technieken ## 1 beschreven methode

voor actoreninventarisatie, of door de vier parten van onderstaand model als uitgangspunt te nemen. 2 . Schrijf de namen of organisaties op Post-it memobriefjes. 3. Wijs een workshopleider aan die de briefjes gaat plakken. 4. Teken het schema over op een flipover. 5 . Bespreek nu per briefje welke rol de genoemde personen of organisaties in het project zal gaan spelen: nemen ze zitting in het projectteam, denken ze mee, of houden we ze alleen op de hoogte? 6. Plak het memobriefje daar in het schema waar het hoort. 7. Werk het schema uit in de lijsten van medewerkers, meedenkers et cetera.

Houd de vaart erin, discussieer niet t e lang maar geef de memo's desnoods een voorlopig plekje met een rode stip ter herinnering. Plak memo's die niet meteen een plaats krijgen zolang zichtbaar in de marge, zodat ze niet vergeten worden. Maak van tevoren duidelijk voor welke fase in het project de verdeling wordt gemaakt. De mate van betrokkenheid van actoren kan namelijk verschillen per fase. Bijvoorbeeldpersonen die in de verkenningsfase geïnterviewd zijn (dus 'meedenkers' waren), worden in het vervolg op de hoogte gehouden (zijn 'meeweters' bij de beleidsformulering). Soms zijn doelgroepen te splitsen. Bijvoorbeeld als een vertegenwoordiger van een belangenorganisatiegevraagd wordt om mee te denken, en de achterban op de hoogte gehouden moet worden. Maak in zo'n geval gewoon meerdere post-its. Voeg schema bij het projectplan. De verdeling van actoren vormt een goed uitgangspunt voor het opstellen van een communicatieplan. Niet alleen actoren worden geïnventariseerd, ook factoren die het project kunnen beïnvloeden, moeten in kaart worden gebracht.

Ontleend aan: "Professioneel projecten leiden"


30

Directoraat - C en eraal Rijkswaterstaat. W O Functionele Werkgroep Verontreiniging Oppervlaktewateren. Workshop. "Corn rn u n icat i e rond

Recommend Documents