Directie UAW
in de startblokken
Twitteren
Weg met de
vaste werkplek!
met Floor Martens
Op dinsdag is iedereen er
Flexibel werken bij SZW Speciale uitgave | zomer 2011
“Voor het werk is het af en toe knap lastig”
De afdeling Wetgeving zit bij de eerste lichting premièregangers. Sinds april 2010 experimenteren de vijftien medewerkers met flexibel werken. Afdelingshoofd Jill Bangert weet inmiddels wat werkt en wat niet. De medewerkers hebben BlackBerry’s en TOA’s gekregen waarmee ze vanuit huis kunnen inloggen. Tegelijk zijn afspraken gemaakt over het flexibel werken. Feilloos agendabeheer bijvoorbeeld. En dat mensen elders de echt plaatsonafhankelijke klussen doen.
Welkom!
De stemming over flexibel werken is gematigd positief. “Mensen vinden het een aardig initiatief, maar hebben het gevoel dat het niet echt past bij deze organisatie. Ik vind het zelf voor het werk ook af en toe knap lastig. Er komen heel veel stukken langs, gewoon in een map, zoals ministerraadsadviezen die we moeten schrijven. Die stukken geef ik dan aan de medewerkers die op dat moment op kantoor werken.”
Drie van de zeventien medewerkers van de afdeling Wetgeving werken regelmatig thuis of ergens anders. De rest werkt op kantoor, Dit magazine is voor alle SZW’ers en geïnteresseerdeZeer collega’s binnen positief is Jill Bangert over de mobiele het afdelingshoofd incluis. “Het werk van de Rijksoverheid. Je vindt hierin informatie over fl exibel werken bijBlackBerry wil ik nooit meer onze afdeling leent zich niet goed voor 100% telefoons. “Die kwijt.2010 Ik benvolgt qua de plaats en tijd veel ruimer ankelijk werken. komen te en sinds SZW. plaatsonafh De Arbeidsinspectie werkt alErjaren flexibel bereikbaar en kan vaak mensen bij ons langs, of we even een rest van SZW fasegewijs. In 2011 staat de teller op 24 afdelingen die nu ook een medewerker om zes uur ’s avonds bellen of om acht uur ’s tekst willen checken. Alleen als heel SZW ermeeflbezig zijn. Managers en medewerkers makenochtends. per afdeling of Ja, van mij mogen ze alle vaste teleexibel werkt, kunnen wij dat ook doen.” team Wat zelf Jill afspraken over hoe ze fl exibel gaan werken. De bedoeling foons weghalen.”isEn nu ze toch bezig is: “Geef als groot voordeel ziet, is dat ze met medewerkers alle2013 voorzieningen meer mogelijkheden dat eind iedereen binnen SZW de eerste stappenalleheeft gezet. een verstelbaar bureau en een Ipad. Het zijn allemaal middelen die het hebben om te werken op de momenten die flexibel werken gemakkelijker maken.” hun uitkomen.
In dit magazine
Al anderhalf jaar flexibel
Flexibel werken: hoe ver zijn we? Het MT SZW heeft voor een gefaseerde invoering van flexibel werken gekozen. In 2010 zijn de eerste zes afdelingen gestart die graag flexibel wilden werken en in 2011 • Teams en leidinggevenden dat 24 volgden er nog eens 18. Inbewaken totaal werken zeafdelingen elkaar genoeg zienNa ende zich verbonden flexibel. zomer van 2011 voelen methet elkaar dede organisatie. evalueert MT en SZW invoering tot dan toe en zal bepalen wat de volgende stap• We maken allemaal volop gebruik van pen zijn. Een aantal directies en afdelinalle mogelijke vormen van ondersteuning gen hebben al laten weten dat ze ook graag en communicatie om informatie uit te aan de slag willen.te houden. wisselen en contact
Spelregels flexibel werken
“Laten we een bar maken”, riep Pieter Idenburg gekscherend tijdens de aftrap over flexibel werken•inFlexibel april 2011. Pieter directeur van de en werken is flisexibel: mede werker directie Commu nicatie, 55ft e. “Mijn medeleidinggevende maken samen afspraken over wat zij vinden dat flexibel werken werkers staan positief tegenover flexibel werken. en hoe dat gaan doen. De Logisch, inhoudt ze doen het vaakzeallang. Maar tijdens afspraken kunnen per medewerker verde kick-off waren er ook vragen. Ze willen elkaar schillen omdat taken en verantwoordelijknamelijk wel blijven zien. En hoe regel je dat als heden verschillen. je je collega’s niet meer automatisch op de gang tegenkomt?” Pieter wist er wel raad op. “Ik kan • De arbeidsduur (contracturen) en de me voorstellen dat weveranderen in het nieuwe pand een standplaats niet. Maar bar maken waar medewerkers van de verschilwaar en wanneer er wordt gewerkt, lende directies elkaar ontmoeten, maar waar je is flexibel. ook mensen van buiten tegenkomt. Zo creëer je als ministerie een open sfeer. En hethoe is leuk, • Teams bespreken met elkaar ze op eenplezier gezonde manier balans tussen je wilt toch hebben opde je werk?” werk en privé bewaken. Dat doen medewerker en leidinggevende ook 1-op-1.
SZW als
Dehouden invoering van in flexibel werken • We steeds het oog dat is maatwerk: alle teams krijgengoed begeleiding. Het we gevoelige informatie blijven beveiligen. projectt eam S@men Flexibel kijkt samen met de directie naar de meest passende • We hebben voorjaren elkaars aanpak. Derespect komende zetten we nog invulling vanstappen. flexibel werken. een aantal Daarbij houden we rekening met het samenwonen met VWS. SZW wordt flexibel.
ontmoetingsplek
Op dinsdag is iedereen er 4 Zo stuur je flexibele werknemers aan 6 Ik vind dit gewoon een leuk avontuur 8 Flexibel werken scheelt stress 9 Twitteren met Floor Martens 10 Ik kijk niet meer naar de klok 11 Ondertussen in B 2.01: Ric de Rooij en Johan Maas over flexibel werken 12 Weg met de vaste werkplek 14 Al anderhalf jaar flexibel 16 SZW als ontmoetingsplek 17 Zelf aan de slag 18
“
10 tips van Marion Berndsen
Zo stuur je flexibele medewerkers aan
”
“De stemming over flexibel werken is erg positief. Het werkt! De helft van de mensen werkt regelmatig een dag vanuit huis. We hebben duidelijke afspraken gemaakt. Op dinsdag is iedereen er. Je houdt je bureau leeg. En je zet altijd in de agenda waar je werkt en op welk telefoonnummer je bereikbaar bent.”
“Mensen kunnen me mailen, bellen of pingen”
“
Op dinsdag is iedereen er Naam >> Marieke Spijkerboer Baan >> hoofd Staf IWI Geeft leiding aan >> 13 mensen Flexibel sinds >> maart 2011
4
”
“We zijn op werkbezoek geweest bij de IND. Want wat betekent flexibel werken voor je huisvesting? Volgend jaar gaan we verhuizen naar de Anna. De kans is groot dat we dan minder ruimte tot onze beschikking hebben. De IND laat zien dat je helemaal niet in een kantoortuin terecht hoeft te komen als je flexibel werkt. Ze vertelden ook dat ze vaak in de open ruimtes vergaderen waarbij spontaan mensen zich aansluiten en meepraten. Dat wil ik ook.” “Flexibel werken is goed voor de teamgeest. Je hebt op een andere manier een gesprek met elkaar. Er ontstaat saamhorigheid. Verder geloof ik erin dat de productie omhoog kan gaan. Mensen werken met meer plezier. Ze voelen vrijheid en verantwoordelijkheid. Als manager vind ik het een voordeel dat ik, zo ik dat al niet deed, gedwongen word om te sturen op resultaten.” “Nee, ik werk niet thuis. Ik heb heel veel afspraken dus overdag is het onmogelijk om vanuit huis te werken. Niet dat je als manager altijd aanwezig moet zijn. Dat Hoe geef je leiding aan flexibele diekunnen niet lett erlijk om benmedewerkers ik ook niet. Mensen me mailen of bellen je heen werken? Marion Berndsen, manager bijmeer de of pingen. Ik zou hetinspectie leuk vindenNoord als pingen gewoonte wordt.” Arbeidsinspectie, is niet anders gewend. De Arbeidsinspectie werkt al
tien jaar tijd- en plaatsonafhankelijk. Tien tips voor SZW-managers die bang zijn om de controle te verliezen. 6
5
”
“
10 tips van Marion Berndsen
Zo stuur je flexibele medewerkers aan
”
TIP 1 Maak resultaatgerichte afspraken “Ik maak duidelijke afspraken met mijn mensen over de resultaten. Dat is een voorwaarde voor flexibel werken. Een inspecteur moet gemiddeld op jaarbasis honderd projectmatige inspecties, tien ongevallen en zes klachten behandelen. Maar je kunt ook denken aan afspraken over wanneer bepaalde stukken klaar moeten zijn.” TIP 2 Heb vertrouwen in je mensen “Zorg dat je als manager je medewerkers goed kent. Een gevoel van wederzijds vertrouwen is belangrijk als mensen flexibel werken. Zelf ga ik er altijd vanuit dat mijn mensen te vertrouwen zijn. Pas als ik signalen krijg dat dit niet terecht is, ga ik het gesprek aan.” TIP 3 Laat de controle los “Ik merk dat het voor SZW-managers moeilijk is om die controle los te laten. Maar je kunt niet alles controleren, dat moet je helemaal niet willen.”
Hoe geef je leiding aan flexibele medewerkers die niet letterlijk om je heen werken? Marion Berndsen, manager inspectie Noord bij de Arbeidsinspectie, is niet anders gewend. De Arbeidsinspectie werkt al tien jaar tijd- en plaatsonafhankelijk. Tien tips voor SZW-managers die bang zijn om de controle te verliezen. 6
TIP 4 Stel prestatie-indicatoren op voor het team “Prestatie-indicatoren geven een beeld van hoe een team functioneert. Daarin leg je bijvoorbeeld vast hoe lang de doorlooptijd is bij het onderzoeken van een klacht of ongeval. Ik krijg eens per twee weken een overzicht en analyse van planning & control. Aan de hand daarvan praat ik met de teamleiders.” TIP 5 Organiseer persoonlijk overleg “Ik geef rechtstreeks leiding aan tien teamleiders en daar spreek ik iedere zes weken
persoonlijk mee af. Dan duiken we dieper in de cijfers en stel ik vragen over het functioneren van het team.” TIP 6 Geef zelf het goede voorbeeld “Als manager hoef je echt niet altijd aanwezig te zijn. Ik werk fulltime maar ik zit gemiddeld drie dagen per week in Utrecht op kantoor. Ik ben telefonisch goed bereikbaar en onderhoud het contact via telefoon en mail.” TIP 7 Organiseer meetings voor het hele team “Mensen hebben behoefte om elkaar te zien. Ik werk hier als manager bewust aan. Dat geldt ook voor de teamleiders. Er is tweewekelijks teamoverleg, er zijn landelijke dagen en teamuitjes.”
“
TIP 8 Bel je mensen gewoon mobiel “In workshops hoor ik dat managers én medewerkers soms schromen om hun collega’s mobiel te bellen. Ik kan me daar niets bij voorstellen. Een medewerker heeft toch juist een mobiel om bereikbaar te zijn? Je moet het ook niet erg vinden als iemand niet opneemt. Je hebt toch afspraken gemaakt?” TIP 9 Zet een streep door vergadergewoontes “Starten met flexibel werken betekent dat je ingesleten vergadergewoontes vaarwel zegt. Ik vergader bijvoorbeeld regelmatig via videoconferentie.” TIP 10 Zorg voor goede randvoorwaarden “Niets is zo irritant als een systeem dat ineens down gaat. Het succes van flexibel werken staat of valt met goede techniek.”
I
I
N F
M “F a o g b c e
M “I le e v
M “A v
“
“
Malti Ghisaidoobe:
Flexibel werken scheelt stress
”
In de startblokken
Ik vind dit gewoon een leuk avontuur Naam >> Martin van der Goes | Baan >> directeur UAW (3 afdelingen) Flexibel werken >> vanaf najaar 2011 Mijn motivatie “Flexibel werken is een ontwikkeling waar je als vanzelf in meegaat. Verder doe ik mee omdat we op termijn in een kleiner gebouw gaan werken. En de derde reden is dat flexibel werken voor mensen ideaal is om te combineren met zorgtaken. Ik vind het een leuk avontuur.” Mijn wens “Ik hoop dat we meer virtueel kunnen overleggen. De vraag is dan wel: hoe vaak zien we elkaar nog in levende lijve, mits de kwaliteit van het virtueel overleg goed is?” Mijn eigen gedrag “Als je erin gelooft, moet je zelf het goede voorbeeld geven. Dat zal ik dus zeker doen.
”
Ik hoor dat managers vinden dat ze altijd aanwezig moeten zijn, maar dat vind ik niet. Deeltijdwerkers zijn ook niet altijd aanwezig en daar doen we ook niet moeilijk over.”
“Dit is ideaal om te combineren met zorgtaken” Mijn doel “Nu worden we betaald naar het aantal uren dat we per week in een gebouw zitten, straks gaat het veel meer om de resultaten. Er komt een dag dat ik tegen mijn DG kan zeggen: ‘Morgen blijf ik tot half 11 in bed en werk ik van 12 tot 5 en ’s avonds van 8 tot 12 uur.’ Nu is dat nog even wennen.”
Malti Ghisaidoobe, secretaresse bij P&O, heeft sinds kort een TOA-token en een mobiele telefoon omdat de hele afdeling P&O onlangs flexibel is gaan werken. “Makkelijk hoor: ik was gisteren al bijna thuis maar kon gewoon nog even de telefoon opnemen”, vertelt Malti. Met de TOA kan ze vanuit huis inloggen op het SZW-systeem. “Ik kijk bijvoorbeeld zondagavond alvast wat ik moet doen voor de agenda van Marianne Witlox, hoofd P&O, die week. Dan ben ik al voorbereid en hoef ik niet zo te haasten op maandagochtend: zo prettig!” Een ander voordeel vindt Malti dat het makkelijker is om door te werken. “Als ik nu bijvoorbeeld naar de dokter moet, kan ik daarna thuis verder werken en dat scheelt een hoop stress.” Haar flexibele collega’s kan ze makkelijk bereiken en vinden: “Iedereen geeft in zijn agenda aan waar en of hij werkt: dat is heel handig. En als ik het niet zeker weet, vraag ik het gewoon.”
99
Floor Martens (29) is consultant sociale innovatie bij Agentschap SZW. Ze is groot voorstander van flexibel werken en enthousiast over social media. Via initiatieven als Seats2meet/Seats2share probeert ze haar collega’s over de streep te trekken. Net leuke cursus train de trainer #socialmedia #tdt. Nu spullen pakken en met vriendinnen weekendje weg #zinin
“
Robert Crommelin:
Ik kijk niet meer naar de klok
”
Schrijfdag. Laptop, heerlijke koffie en lekker muziekje, al om half 8 gereed. Geen treinreis vandaag dus veel meer energie en vrijheid #thuisaankeukentafel. Vanmiddag afspraak en heerlijke lunch @s2m Wat is er toch zo leuk aan #socialmedia? Ik zie het als een mogelijkheid om mensen te #verbinden. In dit kader twee mooie #ted filmpjes: Virtueel koor http://tinyurl.com/6auhwhz en De kracht van kwetsbaarheid http://tinyurl.com/2besfwh Op LinkedIn gepolst waarom innovatie bij de overheid moeilijk tot stand komt. Krijg zelfs reacties uit Canada en VS! #oververbindengesproken Waarom is flexibel werken nog niet de norm bij SZW? #durftevragen Interessant: De Ambtenaar als ZZP’er http://daazzp.wordpress.com/home/ #ynnovate #ambtenaar20 #slimmerwerken #in
“
Lees je in! • Easycratie, de toekomst van werken en organiseren, Martijn Aslander en Erwin Witteveen • Society 3.0, Ronald van den Hoff • Get social, online netwerken voor beginners, Jeanet Bathoorn
Twitteren met Floor Martens @MartensFloor Utrecht Energiek verbinder van mensen >> Social media trainer >> Sociale innovatie adviseur >> Organisator van evenementen >> UitjeHokje denker http://flavors.me/floormartens Following 328
Followers 210
iemand van een andere afdeling komt, loopt hij naar degene die er is. We zijn nog niet gewend om collega’s te bellen.” Een ander nadeel vindt Robert dat de grens tussen werk en privé vervaagt. “Als je thuis werkt, ga je makkelijker langer door, er is
“Of ik al begonnen ben met flexibel werken? Ja hoor, ik sta elke dag te laat op. Nu heet dat flexibel werken”, lacht Robert Crommelin, jurist bij WBJA. “Even serieus. Ik begin regelmatig later en dat vang ik aan het eind van de dag op, dan werk ik door tot een uur of zes.” Robert is gewend om flexibel te werken. “Je merkt dat het in je bloed gaat zitten. Het grote voordeel is dat je meer gericht bent op je werk en minder op het maken van uren. Je kijkt niet meer naar de klok maar naar het werk dat op je bord ligt.”
“Je merkt dat het in je bloed gaat zitten” zoveel te doen. Aan de andere kant zijn er klussen die ik thuis nooit moet doen omdat de kans op vluchtgedrag dan te groot is. Vervelende klussen doe ik dus bij SZW. Anders ga ik stofzuigen of de was doen.”
Nadelen ziet Robert ook. “Dit is een zwaardere last voor de mensen die gewoon aanwezig zijn bij SZW. Als er 11
“ ” Ondertussen in B2.01
Johan: Johan:“Ik “Ikben benblij blijdat datwe webij bijSZW SZWde detijd tijd nemen nemenom omflflexibel exibelwerken werkengoed goedin inte tevoeren. voeren. Tipping Tippingpoint pointvoor voorverandering? verandering?Dat Datisisde de invoering invoeringvan vande deTOA. TOA.Nu Nukunnen kunnenwe weop opeen een fatsoenlijke fatsoenlijkemanier manierbuiten buitenkantoor kantoorwerken. werken. En Ende deTOA TOAdoet doethet hetgewoon, gewoon,dat datvind vindik ikook ook belangrijk. belangrijk.”” Ric: Ric:“Ik “Ikhou houvan vangadgets. gadgets.Een EenBlackBerry… BlackBerry…Daar Daar word wordik ikvrolijk vrolijkvan. van.Jij Jijhebt hebttoch tochook ooknog nogde de typemachine typemachinemeegemaakt? meegemaakt?Het Hetisisnu nuallemaal allemaal zoveel zoveelmakkelijker.” makkelijker.” Johan: Johan:“Maar “Maarflflexibel exibelwerken werkenisismeer meerdan dan technologie. technologie.Het Hetgaat gaatvooral vooralover overHRM HRMen en natuurlijk natuurlijkook ookover overhuisvesting.” huisvesting.” Ric: Ric:“Dat “Datvind vindik ikjuist juiststerk sterkaan aanhet hetconcept conceptvan van SZW. SZW.Wij Wijbenaderen benaderenflflexibel exibelwerken werkenintegraal. integraal. Technologie, Technologie,huisvesting, huisvesting,verantwoordelijkverantwoordelijkheid heiden ensamenwerken. samenwerken.Het Hetheeft heeftallemaal allemaalmet met elkaar elkaarte temaken.” maken.” Ric: Ric:“Waarom “Waaromwe wedit ditdoen? doen?Flexibel Flexibelwerken werken past pastin indeze dezetijd. tijd.En Enhet hetpast pastbij bijons onsministerie. ministerie. Daarom Daaromstimuleren stimulerenwe wedit. dit.Bovendien, Bovendien,als alsSZW SZW promoten promotenwe wehet hetnieuwe nieuwewerken werkenbij bijbedrijven bedrijven en enorganisaties. organisaties.Dan Danisishet hetwel welheel heelduf dufals alsjeje het hetzelf zelfniet nietdoet.” doet.” Johan: Johan:“Voor “Voormij mijisishet hetnieuwe nieuwewerken werkeniets ietsdat dat jejeoverkomt. overkomt.Net Netals alsde deinvoering invoeringvan vaninternet internet indertijd. indertijd.Het Hetisiseen eenonomkeerbaar onomkeerbaarproces. proces. We Wenoemen noemende deafdelingen afdelingendie diebeginnen beginnenmet met flflexibel exibelwerken werkenom omdie diereden redengeen geenpilots, pilots, maar maarpremièregangers. premièregangers.Een Eenpilot pilotkun kunjejeterugterugdraaien, draaien,bij bijeen eenpremière premièrestart startde defifilm.” lm.”
Vrijdagmiddag Vrijdagmiddag16.00 16.00uur. uur.Ric Ricde deRooij, Rooij,pSG, pSG,en enJohan JohanMaas, Maas, directeur directeurBedrijfsvoering, Bedrijfsvoering,praten pratenelkaar elkaarbij bijover overflflexibel exibel werken. werken.Hoe Hoever verisisSZW SZWen enhoe hoever verzijn zijnze zezelf? zelf? 12 12
Ric: Ric:“Ik “Ikzie ziedat dathet hetballetje balletjede degoede goedekant kant oprolt. oprolt.Er Erzijn zijnnu nuallerlei allerleiafdelingen afdelingendie diede de open openruimtes ruimtesopzoeken, opzoeken,die dieplaatsonafh plaatsonafhanankelijk kelijkwerken, werken,die diemet metelkaar elkaarresultaatgeresultaatgerichte richteafspraken afsprakenmaken.” maken.” Johan: Johan:“En “Enwij wijjagen jagenmensen mensenniet nietde deopen open ruimtes ruimtesin. in.We Webieden biedeneen eenpassende passendewerkwerkomgeving: omgeving:bij bijSZW, SZW,thuis thuisof ofwaar waardan danook. ook. Mensen Mensenvinden vindengegarandeerd gegarandeerdeen eenwerkplek. werkplek. En Enze zehebben hebbende dekeuze keuzehoe hoeze zeflflexibel exibelwerken.” werken.”
Ric: Ric:“Het “Hetheeft heeftmet meteigen eigenverantwoordelijkverantwoordelijkheid heidte temaken makenen endat datvind vindik ikheel heelbelangrijk.” belangrijk.” Johan: Johan:“Ik “Ikdenk denkdat datflflexibel exibelwerken werkenvooral vooral voor voormanagers managerseen eenomslag omslagis. is.De Demanager manager krijgt krijgteen eenrol roldichtbij, dichtbij,op opafstand. afstand.Loslaten Loslatenisis lastig, lastig,dat datheb hebjejeniet nietin inéén ééncursus cursusgeleerd. geleerd. Dat Datmerk merkik ikzelf zelfook. ook.Ik Ikgeef geefmijn mijnmensen mensende de ruimte ruimteom omflflexibel exibelte tewerken. werken.Maar Maarals alsik ikeen een slechte slechtedag dagheb, heb,ga gaik ikineens ineensweer weeralle allenota’s nota’s uitpluizen uitpluizenen enloop loopik iklangs langsom omze zete te bespreken.” bespreken.” Ric: Ric:“Het “Hetisisbelangrijk belangrijkom omjejeals alsmanager managerte te realiseren realiserendat datniet nietiedere iederemedewerker medewerkerhetzelfhetzelfde deis. is.Met Metzelfstandige zelfstandigemedewerkers medewerkersmaak maakjeje productieafspraken. productieafspraken.Maar Maarer erzijn zijnook ookmensen mensen die dieniet nietaan aanhet hetwerk werkgaan gaanals alsze zethuis thuiswerken.” werken.” Johan: Johan:“Of “Ofmensen mensendie dieniet niette testuiten stuitenzijn zijnen en dag dagen ennacht nachtdoorwerken. doorwerken.Die Diemoet moetjejetegen tegen zichzelf zichzelfbeschermen.” beschermen.” Johan: Johan:“Kun “Kunjij jijje jevoorstellen voorstellendat datjejevanuit vanuit huis huismet metde deminister ministeroverlegt overlegtvia viaeen een video videoverbinding?” verbinding?” Ric: Ric:“Op “Optermijn termijnwel. wel.De Deontwikkelingen ontwikkelingengaan gaan zo zosnel! snel!Nu Nugeven gevenwe wede deminister ministereen eenstapel stapel dossiers dossiersmee meein inde deweekendtas. weekendtas.In Inde detoetoekomst komstgaat gaatdat datvia viaeen eentablet tabletzoals zoalsde deiPad. iPad. Hoewel Hoewelik ikniet nietdenk denkdat datwe weeen eenpapierloos papierloos ministerie ministeriekrijgen.” krijgen.” Ric: Ric:“Weet “Weetjejewat watmij mijopvalt opvaltbij bijSZW? SZW?Dat Datde de telefoon telefoonzo zoweinig weinigmeer meergebruikt gebruiktwordt. wordt.We We zijn zijnheel heelsterk sterkin inonline onlinecontact. contact.Zelfs Zelfsin inhet het weekend.” weekend.” Johan: Johan:“Ik “Ikkijk kijkin inhet hetweekend weekendook ookmijn mijnmail mail door. door.De Detechniek techniekverleid verleidjejetot totbetrokkenheid.” betrokkenheid.” Ric: Ric:“Ik “Ikhoud houdzelfs zelfsin inde devakantie vakantiemijn mijnmailmailverkeer verkeerbij. bij.Dat Datvind vindik ikhandig, handig,dan danhoef hoefik ik me meniet nietmeer meerin inte telezen lezenals alsik ikterug terugkom.” kom.” Johan: Johan:“Maar “Maarik ikvind vindhet hetook ookgoed goedals alsmenmensen senop opvakantie vakantiegaan gaanen enzeggen: zeggen:ik ikzet zetmijn mijn BlackBerry BlackBerryuit.” uit.” Ric: Ric:“Natuurlijk, “Natuurlijk,het hetisisje jeeigen eigenkeuze.” keuze.”
Nee, Nee,thuiswerken thuiswerkendoen doende demedewerkers medewerkersvan vande de afdeling afdelingUitkeringen Uitkeringennauwelijks. nauwelijks.Daarvoor Daarvoormoet moeter er teveel teveelpersoonlijk persoonlijkoverlegd overlegdworden wordenmet metde debeleidsbeleidsdirecties, directies,collega’s collega’sof ofde deminister. minister.Toch Tochzijn zijnde devijft vijftien ien medewerkers medewerkersvoorjaar voorjaar2011 2011gestart gestartmet metflflexibel exibelwerwerken. ken.Afdelingshoofd AfdelingshoofdAnnemarie AnnemarieSipkes Sipkeslegt legtuit uithoe hoe zij zijflflexibel exibelwerken werkeninvoert. invoert.
“
1.1.Wat Watisisjouw jouwdroom? droom?“Ik “Ikzie zieeen eenvloeroppervlakte vloeroppervlaktevoor voorme medie die flflexibel exibelisisingedeeld. ingedeeld.Er Erzijn zijncomputerruimtes, computerruimtes,denkkamers, denkkamers,stiltestilteplekken plekkenen enoverlegruimtes. overlegruimtes.Medewerkers Medewerkerszoeken zoekeneen eenwerkplek werkplekdie die past pastbij bijhet hetwerk werkdat datze zeop opdat datmoment momentgaan gaandoen. doen.Zelf Zelfwerk werkikikmet met mijn mijnlaptop laptopaan aande de‘keukentafel’, ‘keukentafel’,voor vooriedereen iedereenzichtbaar zichtbaaren en aanspreekbaar.” aanspreekbaar.”
Weg met de vaste werkplek
Tips Tipsvan vanAnnemarie AnnemarieSipkes Sipkesvoor voormanagers managers 1.1.Volg Volgeen eensturingsworkshop sturingsworkshopom omjejeeigen eigen leidinggeven leidinggevenweer weeronder onderde deloep loepte tenemen. nemen. 2.2.Organiseer Organiseereen eenoffi officieel cieelstartmoment. startmoment. 3.3.Durf Durfverschil verschilte temaken makentussen tussenmedewerkers medewerkers die diemeer meeren enminder minderruimte ruimteaankunnen. aankunnen. 4.4.Houd Houder errekening rekeningmee meedat datflflexibel exibelwerken werken mensen mensenonzeker onzekerkan kanmaken. maken. 5.5.Loop Loopniet niette tever vervoor voorde detroepen troepenuit. uit.
“Ik “Ikdenk denkdat datik ikmeer meergesprekken gesprekkenga gavoeren. voeren. Ik Ikga gaook ookonderscheid onderscheidmaken” maken” 14 14
”
2.2.Hoe Hoever verzijn zijnjullie? jullie?“Ha, “Ha,we wezijn zijnnet netgestart. gestart.We Wehebben hebbenafgesproafgesproken kendat datwe weallemaal allemaalgaan gaanwerken werkenmet meteen eenBlackBerry. BlackBerry.En Endat datwe we plaatsonafh plaatsonafhankelijk ankelijkwerken. werken.Verder Verderhebben hebbenwe weeen eenplan plangemaakt gemaakt voor vooreen eenandere andereindeling indelingvan vanonze onzewerkruimtes.” werkruimtes.” 3.3.Alle Allemuren mureneruit? eruit?“Ja, “Ja,dat datzou zouikikhet hetliefst liefstwillen, willen,maar maardat datkan kan fifinancieel nancieelniet. niet.In Inons onsplan planschrappen schrappenwe weeen eendriepersoonskamer. driepersoonskamer. Daarvoor Daarvoorisiseen eenandere andereindeling indelingnodig. nodig.Er Erzullen zullenmeer meermensen mensenop op een eenkamer kamerachter achtereen eencomputer computerwerken, werken,waardoor waardoorer erruimte ruimtekomt komt voor voorandere anderesoorten soortenwerkruimtes.” werkruimtes.” 4.4.Wat Watvinden vindende demedewerkers medewerkerservan? ervan?“Ze “Zestaan staaner erin inprincipe principeposipositief tieftegenover, tegenover,maar maarze zehebben hebbennatuurlijk natuurlijkwel welvragen. vragen.Het Hetmoeilijkste moeilijkste isishet hetidee ideedat datjejejejeeigen eigenplek pleken enjejevaste vastekamergenoten kamergenotenmoet moetopgeopgeven. ven.En Enwaar waarlaat laatjejejejespullen spullenals alsjejegeen geenvaste vastewerkplek werkplekmeer meerhebt?” hebt?” 5.5.Hoe Hoestuur stuurjijjijhierop? hierop?“Flexibel “Flexibelwerken werkendwingt dwingtjejeom omeen eennieuwe nieuwe voelspriet voelsprietteteontwikkelen. ontwikkelen.We Wemoeten moetenlos losvan vanhet hetouderwetse ouderwetseidee idee dat datjejemedewerkers medewerkershun hunwerk werkgoed goeddoen doenals alsjejeze zevan van99tot tot55achter achter hun huncomputer computerziet zietzitt zitten. en.IkIkdenk denkdat datikikmeer meergesprekken gesprekkenga gavoeren. voeren. IkIkga gaook ookonderscheid onderscheidmaken makentussen tussenmedewerkers medewerkersdie diehet hetprima primazelf zelf aankunnen aankunnenen enmedewerkers medewerkersdie diehulp hulpnodig nodighebben, hebben,zoals zoalsstarters starters bijvoorbeeld.” bijvoorbeeld.” 6. 6.Wat Wathad hadjejeachteraf achterafanders andersgedaan? gedaan?“Ik “Ikliep lieptetever vervoor voorde detroetroepen penuit. uit.Achteraf Achterafhad hadikikvan vanmeet meetafafaan aanmoeten moetenpraten pratenmet metalle alle betrokkenen, betrokkenen,mensen mensenmeenemen meenemenin inhet hetproces.” proces.”
A
“Voor het werk is het af en toe knap lastig”
De afdeling Wetgeving zit bij de eerste lichting premièregangers. Sinds april 2010 experimenteren de vijftien medewerkers met flexibel werken. Afdelingshoofd Jill Bangert weet inmiddels wat werkt en wat niet. De medewerkers hebben BlackBerry’s en TOA’s gekregen waarmee ze vanuit huis kunnen inloggen. Tegelijk zijn afspraken gemaakt over het flexibel werken. Feilloos agendabeheer bijvoorbeeld. En dat mensen elders de echt plaatsonafhankelijke klussen doen.
Welkom!
De stemming over flexibel werken is gematigd positief. “Mensen vinden het een aardig initiatief, maar hebben het gevoel dat het niet echt past bij deze organisatie. Ik vind het zelf voor het werk ook af en toe knap lastig. Er komen heel veel stukken langs, gewoon in een map, zoals ministerraadsadviezen die we moeten schrijven. Die stukken geef ik dan aan de medewerkers die op dat moment op kantoor werken.”
Drie van de zeventien medewerkers van de afdeling Wetgeving werken regelmatig thuis of ergens anders. De rest werkt op kantoor, Dit magazine is voor alleincluis. SZW’ers“Het en werk geïnteresseerde collega’s binnen Zeer positief is Jill Bangert over de mobiele het afdelingshoofd van de Rijksoverheid. vindtzich hierin over flexibel werken bijBlackBerry wil ik nooit meer telefoons. “Die onze afdelingJeleent nietinformatie goed voor 100% kwijt.2010 Ik ben quade plaats en tijd veel ruimer plaatsonafh ankelijk werken. komen te en sinds SZW. De Arbeidsinspectie werkt alErjaren flexibel volgt bereikbaar en kan nu ook een medewerker vaak mensen bij ons langs, of we even een rest van SZW fasegewijs. In 2011 staat de teller op 24 afdelingen die om zes uur ’s avonds bellen of om acht uur ’s tekst willen checken. Alleen als heel SZW ermeeflbezig Managers en medewerkers per afdeling of mij mogen ze alle vaste teleJa, van exibelzijn. werkt, kunnen wij dat ook doen.”maken ochtends. team zelf hoe zeziet, flexibel werken.foons De bedoeling weghalen.”isEn nu ze toch bezig is: “Geef Wat afspraken Jill als grootover voordeel is datgaan ze met medewerkers alle2013 voorzieningen meer mogelijkheden dat eind iedereen binnen SZW de eerste stappenalle heeft gezet. een verstelbaar bureau en een Ipad. Het zijn allemaal middelen die het hebben om te werken op de momenten die flexibel werken gemakkelijker maken.” hun uitkomen.
In dit magazine
Al anderhalf jaar flexibel
Flexibel werken: hoe ver zijn we? Het MT SZW heeft voor een gefaseerde invoering van flexibel werken gekozen. In 2010 zijn de eerste zes afdelingen gestart die graag flexibel wilden werken en in 2011 • Teams en er leidinggevenden dat 24 volgden nog eens 18. Inbewaken totaal werken zeafdelingen elkaar genoeg zienNa ende zich verbonden flexibel. zomer van 2011 voelen methet elkaar dede organisatie. evalueert MT en SZW invoering tot dan toe en zal bepalen wat de volgende stap• We maken allemaal volop gebruik van pen zijn. Een aantal directies en afdelinalle mogelijke vormen van ondersteuning gen hebben al laten dat zeuitook en communicatie om weten informatie te graag aan de slag willen. wisselen en contact te houden.
Spelregels flexibel werken
“Laten we een bar maken”, riep Pieter Idenburg gekscherend tijdens de aftrap over flexibel werken •inFlexibel april 2011. Pieter isexibel: directeur van de en werken is fl mede werker leidinggevende maken samen afspraken directie Commu nicatie, 55ft e. “Mijn medeover wat zij vinden dat flexibel werken werkers staan positief tegenover flexibel werken. inhoudt en hoe dat gaan doen. De Logisch, ze doen het vaakzeallang. Maar tijdens afspraken kunnen per medewerker verde kick-off waren er ook vragen. Ze willen elkaar schillen omdat taken en verantwoordelijknamelijk wel blijven zien. En hoe regel je dat als heden verschillen. je je collega’s niet meer automatisch op de gang tegenkomt?” Pieter wist er(contracturen) wel raad op. “Ik • De arbeidsduur enkan de me voorstellen dat we in het nieuwe pand een standplaats veranderen niet. Maar bar maken waar van degewerkt, verschilwaar enmedewerkers wanneer er wordt lende directies elkaar ontmoeten, maar waar je is flexibel. ook mensen van buiten tegenkomt. Zo creëer • Teams bespreken met elkaar ze op je als ministerie een open sfeer. En hethoe is leuk, eenplezier gezonde manier balans tussen je wilt toch hebben op de je werk?” werk en privé bewaken. Dat doen medewerker en leidinggevende ook 1-op-1.
SZW als
Dehouden invoering van in flexibel werken • We steeds het oog dat is maatwe gevoelige informatie werk: alle teams krijgengoed begeleiding. Het blijven beveiligen. projectt eam S@men Flexibel kijkt samen met de directie naar de meest passende • We hebben voorjaren elkaars aanpak. Derespect komende zetten we nog invulling van fl exibel werken. een aantal stappen. Daarbij houden we rekening met het samenwonen met VWS. SZW wordt flexibel.
ontmoetingsplek
Op dinsdag is iedereen er 4 Zo stuur je flexibele werknemers aan 6 Ik vind dit gewoon een leuk avontuur 8 Flexibel werken scheelt stress 9 Twitteren met Floor Martens 10 Ik kijk niet meer naar de klok 11 Ondertussen in B 2.01: Ric de Rooij en Johan Maas over flexibel werken 12 Weg met de vaste werkplek 14 Al anderhalf jaar flexibel 16 SZW als ontmoetingsplek 17 Zelf aan de slag 18
Opleiding en training Heb je behoefte aan extra opleiding of training bij flexibel werken? De Academie biedt de diverse cursussen, werkvormen, on-the-job-begeleiding, etc. Onderwerpen lopen uiteen van het slimmer organiseren van je werk, sociale cohesie in teams, de balans werk en privé, tot beter samen werken en de ‘cursus Blackberry’. Kijk voor de geplande trainingen op het Opleidingspaspoort onder de categorie: flexibel werken. Daarnaast is leren-op-maat mogelijk: voor jou individueel en voor teams en afdelingen. Neem voor meer informatie contact op met de Academie, 070 333 4334, of:
[email protected].
Zelf aan de slag Meer weten over flexibel werken? Wil je zelf met je team aan de slag? Mark Timmer, projectleider S@men Flexibel, is graag bereid aan te schuiven bij het MT of werkoverleg of een ander moment om vragen te beantwoorden: 070 333 55 16,
[email protected]. Je kunt ook een bericht achterlaten op Yammer van SZW https://www.yammer.com/minszw.nl of scan de QR-code om daar te komen.
© Ministerie van SZW | augustus 2011 Postbus 90801 | 2509 LV Den Haag
De invoering van Flexibel Werken wordt bij SZW ondersteund door de directie Bedrijfsvoering in samenwerking met de Ontwikkelagenda.
