Digitaliseringsplan Erfgoedcentrum DiEP

Digitaliseringsplan Erfgoedcentrum DiEP

Definitieve versie 4 april 2011 (vastgesteld PGVO 6 april 2011) In opdracht van Erfgoedcentrum DiEP te Dordrecht Karin van der Heiden | PARKC, Utrecht

Inhoud

1 2. 3. 4.

5 6. 7.

8.

2

Vooraf ............................................................................................................................................ 3 Inleiding ........................................................................................................................................ 4 De collectie van DiEP .................................................................................................................... 5 Te digitaliseren collectie ............................................................................................................... 7 3.1 Toelichting op de te digitaliseren collecties ........................................................................... 8 Wijze van digitaliseren................................................................................................................ 10 4.1 Toelichting op digitaliseren .................................................................................................. 10 4.2 Digitalisering per deelcollectie .............................................................................................. 13 4.3 Beschrijving van het digitaliseringsproces........................................................................... 21 4.4 Juridische beperkingen bij digitalisering .............................................................................. 24 Planning ...................................................................................................................................... 25 Risicofactoren ............................................................................................................................ 26 Digitaliseringskosten ................................................................................................................. 27 7.1 Inleiding op de kosten .......................................................................................................... 27 7.2 Digitaliseringskosten ........................................................................................................... 28 Digitaliseren op aanvraag .......................................................................................................... 29 8.1 Toelichting op scanning on demand ................................................................................... 29 8.2 Inzage tegen vergoeding....................................................................................................... 30 8.3 Tot slot ................................................................................................................................... 32

Vooraf In de komende jaren wordt een nieuwe publieksfunctie voor Erfgoedcentrum DiEP in Het Hof ontwikkeld. Omdat daar naast de studiezaal niet in een depot is voorzien, wordt een groot deel van de collectie gedigitaliseerd. Het onderhavige plan beschrijft op welke wijze dat gebeurt, hoeveel tijd en middelen daarmee gemoeid zijn en met welke incidentele en structurele kosten rekening moet worden gehouden. Dit plan sluit aan bij het projectplan digitalisering van mei 2010 en vervangt het daarin opgenomen digitaliseringsplan. Reden daarvoor is dat er sinds mei 2010 nieuwe prioriteiten zijn gesteld ten aanzien van de te digitaliseren collectie, de wijze van digitaliseren en de wijze waarop de digitale collectie wordt beheerd.

Leeswijzer In de inleiding worden de uitgangspunten waarop dit plan is gebaseerd uiteengezet, vervolgens wordt in hoofdstuk twee de collectie van DiEP beter bekeken. In hoofdstuk drie worden de uitgangspunten voor digitalisering toegelicht em opgesomd welke archieven en collecties worden gedigitaliseerd. De wijze van digitalisering is onderwerp van hoofdstuk vier waarin ook zichtbaar wordt gemaakt welke factoren van belang zijn voor de omvang en de kosten voor opslag van de digitale collectie. Hierin is ook een paragraaf opgenomen over de juridische beperkingen die relevant zijn bij digitaal beschikbaar stellen van collecties. Hoofdstuk vijf is gewijd aan de doorlooptijd van het digitaliseringsproject en in het volgende hoofdstuk worden de risico’s benoemd en de mogelijkheden om daarop te sturen. De kosten worden uitgewerkt in het zevende hoofdstuk en tot slot worden in hoofdstuk acht de mogelijkheden van scanning on demand op een rij gezet.

3

1

Inleiding

Erfgoedcentrum DiEP in Dordrecht heeft in de afgelopen periode ambities ontwikkeld ten aanzien van de dienstverlening aan het publiek en de presentatie van de collecties en archieven. Om deze te realiseren wordt een aanzienlijk deel van de collectie gedigitaliseerd en bijbehorende digitale dienstverlening ontwikkeld. Ook wordt er gewerkt aan functionaliteit om de digitale collectie via verschillende kanalen (website, studiezaal en mobile devices etc.) beschikbaar te stellen. De mogelijkheden strekken zich ver buiten de muren van DiEP uit, niet de instelling staat centraal maar de mogelijkheden die de collectie in samenhang met de stad en andere collecties biedt om het verhaal van en over Dordrecht en haar bewoners te presenteren. Uitgangspunt is om de dienstverlening aan het publiek minimaal op peil te houden en zelfs te verbeteren. Bij de keuze welke archieven en collecties worden gedigitaliseerd en op welke wijze deze beschikbaar worden gesteld zijn daarom de volgende uitgangspunten geformuleerd: • de meest geraadpleegde documenten worden gedigitaliseerd • documenten worden gedigitaliseerd voor presentatie en raadpleging • andere documenten kunnen worden gedigitaliseerd op aanvraag. De realisatie van deze uitgangspunten wordt in het vervolg van dit plan toegelicht. Consequenties voor dienstverlening Het verbeteren van de dienstverlening is een belangrijk uitgangspunt voor de beslssing om een deel van de collectie te digitaliseren. Om deze digitale collectie te kunnen raadplegen wordt in de komende projectperiode een virtuele studiezaal ingericht (zie projectplan mei 2010). Dat houdt in dat de meest geraadpleegde stukken in principe alleen nog digitaal beschikbaar worden gesteld en niet (of alleen in uitzonderlijke gevallen) op een studiezaal ter inzage worden gegeven. Inzage in archieven die niet digitaal beschikbaar zijn, kan natuurlijk ook nog altijd. Deze kunnen op verzoek gedigitaliseerd worden of fysiek geraadpleegd op de studiezaal. Voor sommige diensten zal DiEP een vergeoding gaan vragen, bijvoorbeeld voor het thuis kunnen inzien of downloaden van gedigitaliseerde archiefdocumenten. De vergoeding wordt zodanig dat het archiefonderzoek niet in de weg hoeft te staan. De virtuele studiezaal (of onderzoeksruimte) biedt meer mogelijkheden om kennis te verzamelen, te delen en te verrijken dan nu het geval is. De digitalisering van de meest geraadpleegde archieven maakt belangrijke historische bronnen van Dordrecht en de regio toegankelijk voor een veel groter publiek.

4

2.

De collectie van DiEP

De collectie van Erfgoedcentrum DiEP bestaat op dit moment uit circa 7 kilometer en groeit jaarlijks met archieven (overheid en particulier), bibliotheek, beeldmateriaal (foto’s, negatieven, prenten, kaarten en affiches etc.), audiovisueel archief, kranten maar ook bouwhistorische- en archeologische objecten. De collectie biedt toegang tot het geheugen van Dordrecht en de regio. Het erfgoedcentrum bewaart belangrijke en interessante objecten uit het verleden voor huidige en toekomstige generaties. De toegang tot de collectie is gerealiseerd door middel van beschrijvingen ( inventarissen) op internet. Nadere toegangen zijn beschikbaar voor verschillende genealogische bronnen. Van sommige (delen van) collecties of (delen van de) archieven zijn analoge of digitale reproducties aanwezig. Via de website van DiEP wordt de bezoeker naar de applicatie archieven.nl geleid waar de bronnen doorzoekbaar zijn.

5

Onderstaande overzicht toont de omvang en de huidige toegankelijkheid van de collecties en archieven van DiEP. Archieven

Omvang

Toegankelijkheid

Overheidsarchieven Dordrecht en regio Particuliere archieven Bedrijfsarchieven Kerkelijke archieven Middeleeuws archief Film Geluid Videobanden TROM DVD TRV Dordt

4.5 km

100 % via inventarissen op internet

2 km

65 % via inventarissen op internet

250 m en 2.500 rollen 150 m 20 m en 3.000 charters 900 stuks 600 stuks 100 stuks

50 % via inventarissen op internet 90 % via inventarissen op internet 100 % via inventarissen op internet 25 % via een database 65 % via een database op internet Niet toegankelijk Niet toegankelijk

Affiches

10.000 stuks

2% via een kaartsysteem

Prenten, foto's en tekeningen Glasnegatieven

50.000 stuks 65.000 stuks

40 % via de Beeldbank en 50 % via kaartsysteem op studiezaal 60% via de Beeldbank

Bibliotheek

40.000 stuks

95 % op titel via een database op internet

Kranten

400 meter

Bouwhistorie

600 stuks

100 % op meso-niveau (datum) via plaatsingslijst op internet 100 % via een database en internet

Archeologie

8.000 stuks (specials) en 2.000 dozen (bulk) 5.000 stuks

Collectie van de Firma Lips

6

550 stuks

80 % via een database en internet

100 % via internet

3.

Te digitaliseren collectie

De geplande verhuizing van de studiezaal naar Het Hof is aanleiding voor de digitalisering van een significant deel van de collectie en de ontwikkeling van een digitale studiezaal. De voornaamste reden is dat er in het Hofkwartier niet is voorzien in een toereikend en klimaatbeheerst depot. Dat hoeft eigenlijk ook niet want met het Jade heeft DiEP een uitstekende archiefbewaarplaats. Digitalisering biedt bovendien de gelegenheid om de belangrijkste bronnen voor de stad en regio virtueel zichtbaar te maken en de gemeente Dordrecht digitaal op de kaart te zetten.

Uitgangspunten Niet alles wordt gedigitaliseerd, bij de selectie voor de te digitaliseren collecties zijn de volgende criteria toegepast: Bestaande en te verwachten raadpleegfrequentie van de bronnen Het belang van de bronnen voor de historische ontwikkeling van Dordrecht en de regio Materieel behoud en de kwetsbaarheid van de fysieke bronnen Vervolgens is een fasering vastgesteld op basis van de volgende prioriteiten. 1. Direct gedigitaliseer worden: Bronnen die veelvuldig geraadpleegd worden (t.b.v. beschikbaarstelling) Bronnen die bijzonder representatief zijn en geschikt voor verschillende presentaties (t.b.v. presentatie) Bronnen waarvan vanwege kwetsbaarheid de toegankelijkheid nu beperkt wordt (t.b.v. preservering) Dit leidt tot een te digitaliseren collectie van 623,5 meter archieven, 51.000 stukken beeldmateriaal en 500 videobanden. Deze worden gedurende de projectperiode 2011-2014 gedigitaliseerd. 2. Digitaliseren op termijn – op aanvraag Bronnen worden gedigitaliseerd op aanvraag van gebruikers (scanning on demand) of ten behoeve van specifieke projecten (projectbasis) Voor deze bronnen wordt geen selectie vooraf gemaakt maar er wordt op aanvraag van de gebruiker – tegen betaling – gedigitaliseerd of ten behoeve van een nieuwe presentatie of een project.

7

3.1

Toelichting op de te digitaliseren collecties

Hieronder wordt toegelicht welke collecties worden gedigitaliseerd en om welke reden.

Genealogische bronnen Genealogische bronnen worden zeer veel geraadpleegd, ruim de helft van de archiefbezoekers zijn bezig met een genealogisch onderzoek en deze groep maakt veelvuldig gebruik van bronnen op internet. Genealogische bronnen worden via verschillende sites beschikbaar gesteld, de eigen website van DiEP, via de gezamenlijk toegangen archieven.nl, genlias.nl en (binnenkort via de opvolger) wiewaswie.nl. Notariële archieven bieden een bijzondere bron voor historisch en genealogisch onderzoek. In het kader van dit digitaliseringstraject is ervoor gekozen om alleen de index, de repertoria, te digitaliseren. De onderliggende stukken kunnen op aanvraag van de onderzoeker worden gedigitaliseerd. - burgerlijke stand 1811-1965 170 m - bevolkingsregisters 1811-1940 90 m - DTB boeken 1572-1811 8m - Gaardersarchieven 1695-1805 6m - burgerboeken 1658-1799 0,25 m - Repertoria notariële akten 1589-1925 20 m Totaal genealogische bronnen

294,25 meter

Huizenonderzoek De bronnen voor huizenonderzoek, tekeningen en dossiers worden intensief geraadpleegd door een specifieke groep (professionele) onderzoekers. Omdat er van deze bronnen geen reproducties beschikbaar zijn – zoals bij de genealogische bronnen - is de afhandeling van de gebruikersvraag intensief voor studiezaalmedewerkers. Digitaliseren biedt meer en betere toegankelijkheid tot deze bronnen zonder de tussenkomst van studiezaalmedewerkers. - kadastrale leggers 1832-1980 15 m - bouwvergunningen 1853-1909 5m - bouwdossiers en vergunningen 1900-1980 250 m Totaal huizenonderzoek

270 meter

Oude archieven De oude archieven bieden een bijzondere bron voor historisch onderzoek naar de stad Dordrecht en haar bewonders. Digitalisering vergroot de toegankelijkheid van deze bronnen. De charters bevatten de topstukken van de collectie van Ergoedcentrum DiEP. Vanwege de kwetsbaarheid worden deze bijzondere bronnen gedigitaliseerd zodat de toegankelijkheid en de mogelijkheden voor presentatie gewaarborgd zijn. - klepboeken 1383-1811 1,5 m - keurboeken 13de eeuw -1790 4m - aktenboeken 1403-1532 0,25 m - thesauriersrekeningen 1284-1600 3m - charters 1200-1600 1000 stuks

8

Totaal oude archieven

8,75 meter en 1000 stuks

Kerkarchieven -

attestaties

1725-1860

Totaal kerkarchieven

0,5 m

0,5 meter

Beeld De beeldcollectie vormt een belangrijke bron voor onderzoekers en biedt veel mogelijkheden voor aantrekkelijke publiekspresentaties. - gem. prentenverzameling 1550-2010 25.000 stuks - overige beeldcollecties 1850-2000 25.000 stuks Totaal collectie beeld

50.000 stuks

Bewegend beeld en geluid - audiovisueel De videocollectie biedt achtegrondinformatie bij verschillende lokale thema’s. Het dreigende verval van het materiaal (video) maakt digitalisering noodzakelijk om deze bron te behouden. - Videobanden 1980-1996 500 stuks Totaal videobanden

500 stuks

Kranten Kranten vormen een rijke historische bron die veelvuldig voor verschillende soorten onderzoek wordt geraadpleegd. Digitalisering maakt de fysieke raadpleging van de kwetsbare kranten overbodig. Boveniden wordt de toegankelijkheid groter doordat de inhoud door middel van OCR fulltext doorzoekbaar wordt gemaakt. - kranten 1869-2005 50 m Totaal kranten

Totaal

9

50 meter

623,5 meter archieven, 51.000 stuks, 500 videobanden

4.

Wijze van digitaliseren

Het digitaliseren van de onder 3 beschreven archieven en collecties wordt uitbesteed aan externe digitaliseringsbedrijven. Deze hebben de expertise om de gewenste kwaliteit te bereiken en de voorzieningen om grote hoeveelheden te verwerken. Met het uitbesteden aan verschillende bedrijven wordt kan geprofiteerd worden van de expertise op de verschillende soorten objecten. Bovendien is de totale omvang van de te digitaliseren collectie te groot om door één partij binnen de projectperiode gedigitaliseerd te krijgen. Voorafgaand aan de opdracht worden per collectie en per uitvoerde de specifieke eisen voor de digitalisering afgesproken.

4.1 Toelichting op digitaliseren Eisen De eisen die Erfgoedcentrum DiEP stelt aan de kwaliteit van de digitalisering sluit in grote mate aan op de eisen die door DEN zijn beschreven in DE BASIS voor vervaardiging ten behoeve van beschikbaarstelling. Maar de omvang van de digitale collectie en de hoge kosten die (duurzame) opslag met zich meebrengt, dwingen tot het maken van keuzes ten aanzien van de kwaliteit. Immers hoe hoger de gestelde kwaliteitsnormen hoe hoger de kosten voor opslag. Uitgangspunt voor de kwaliteitseisen is daarom het gebruiksdoel en alleen in bijzondere gevallen meer dan dat, bijvoorbeeld wanneer preservering of bijzondere presentatie het doel is.

Doel Het primaire gebruiksdoel van de digitale collectie is raadpleging, archiefonderzoek via de virtuele studiezaal, vanaf een beeldscherm of in print. Leesbaarheid van het kleinst betekenisvolle detail is de belangrijkste kwaliteitseis voor de digitale reproductie van de tekstuele documenten. Voor beeldmateriaal (prenten, foto’s) en de charters is het belangrijk dat het maken van hoogwaardige reproducties – ten behoeve van presentatie of publicatie – mogelijk is. De kwaliteitseisen liggen in dit geval hoger.

DE BASIS voor digitaliseren Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) heeft nationaal beleid voor efficient en duurzaam digitaliseren ontwikkeld en heeft daarvoor in DE BASIS de volgende uitgangspunten geformuleerd: • Digitaliseren gebeurt eenmalig, het resultaat is een moederbestand (master) waarvan de nodige afgeleiden kunnen worden gemaakt. • Er wordt een open standaard als bestandsformaat gekozen om belemmeringen voor toekomstig gebruik en beschikbaarheid te verminderen. • De kwaliteit van de master moet aan minimale eisen, vastgelegd in DE BASIS voor vervaardiging, voldoen om ook te kunnen blijven voldoen aan toekomstig publieksgebruik. • Digitaliseren is geen vervanging. DE BASIS voor vervaardiging biedt geen richtlijn voor substitutie, daar worden andere, hogere, eisen aan de kwaliteit gesteld.

10

• •

Er wordt metadata over de vervaardiging vastgelegd. Er worden unieke bestandsnamen aan de digitale kopieën (images) gegeven.

Voor grootschalige digitaliseringsprojecten blijkt echter dat niet alle uitgangspunten van DE BASIS in de praktijk haalbaar zijn. Met name de uitgangspunten ten aanzien van de kwaliteit van de digitale afbeelding leidt tot hoge kosten voor de opslag van grote digitale bestanden. Het Stadsarchief Amsterdam heeft onderzoek gedaan naar kwaliteit van digitale bestanden, gebleken is dat lagere resolutie en meer compressie nog steeds goed leesbare documenten opleveren. De bestanden worden dan beduidend minder zwaar maar er kan nog volledig worden voldaan aan het belangrijkste gebruiksdoel; het mogelijk maken van archiefonderzoek via beeldscherm.

Kosten voor opslag Bij digitalisering worden twee soorten kosten onderscheiden: - De incidentele kosten: voor het vervaardigen van de digitale bestanden. - De structurele kosten: voor het in stand houden en beschikbaar stellen van de digitale bestanden. Deze kosten worden vooral zichtbaar in de kosten voor opslag. De kennis over de kosten van digitalisering en de wijze van berekenen is nog volop in ontwikkeling. Jammer genoeg is er nog weinig overeenstemming over de verschillende definities en de samenstelling van de kosten. Daarbij komt dat de technologie en de markt volop in beweging is. We weten dat kosten voor opslag zullen dalen maar daar staat tegenover dat de hoeveelheid digitale data navenant zal stijgen. Hoe die verhouding uitpakt de komende jaren is lastig te voorzien maar de kosten voor opslag zullen een grote rol spelen bij beslissingen in digitaliseringsprojecten. Er worden drie soorten opslag onderscheiden: Archiefopslag: hoogwaardige kwaliteit bestanden die actief duurzaam toegankelijk worden gehouden. Vergelijkbaar met een e-depotkwaliteit. Hiervoor wordt niet gekozen. Statische opslag: de beschikbare hoge kwaliteit masterbestanden worden niet actief maar statisch opgeslagen. Dat wil zeggen dat ze worden bewaard zoals ze worden aangeleverd door het digitaliseringsbedrijf. Opslag voor beschikbaarstelling: het opslaan van de afgeleidde bestanden op een in- of externe server. Via (een van) deze server(s) worden de bestanden online beschikbaargesteld aan de gebruikers.

Kwaliteit Uit ervaring weten we momenteel dat de duurzame opslag van hoogwaardige kwaliteit digitale objecten jaarlijks ca 25% van de oorspronkelijk digitaliseringskosten bedraagt. 1 Het niet actief – duurzaam - bewaren van moederbestanden (masters) in een beveiligde omgeving, zoals een digitaal depot, verlaagt de structurele kosten voor opslag. Hier kan goed voor gekozen worden omdat de originele documenten aanwezig blijven (er vindt geen substitutie plaats). 1

De digitale feiten: Onderzoek naar de omvang en kosten van gedigitaliseerd cultureel erfgoed (2009), Stichting DEN, Den Haag

11

Aan de opslag voor beschikbaarstelling zijn kosten verbonden, maar die zijn veelal lager omdat er minder hoge eisen worden gesteld. Het risico van verlies van de gebruiksversie van de digitale bestanden kan worden verkleind door de digitale collectie dubbel - en op verschillende locaties - op te slaan. In uiterst geval kan natuurlijk ook opnieuw worden gedigitaliseerd, de originelen zijn immers nog beschikbaar. De kosten voor de opslag – ook voor beschikbaarstelling – worden bepaald door de hoeveelheid bytes waaruit de digitale collectie is opgebouwd. Hoe kleiner de individuele bestanden hoe minder Gigabytes er nodig zijn voor opslag. Bijkomend voordeel van kleinere bestanden is dat deze sneller via internet getransporteerd worden. We bekijken hieronder hoe de omvang van een digitaal bestand gevormd wordt.

Omvang digitaal bestand De grootte wordt bepaald door drie factoren: - de resolutie, het aantal pixels per inch (PPI) - de bitdiepte, de hoeveelheid kleurinformatie per pixel, de kleurdiepte bepaald hoeveel nuance zichtbaar is (zo is bitdiepte 1 zwart/wit, 8 grijs en 24 kleur) - de compressie, de manier van compressie: o een afbeelding, met kwaliteitsverlies (lossy), ondersteund door JPEG en PDF, o zonder kwaliteitsverlies (lossless) ondersteund door TIFF, PDF en GIF. Voor de digitalisering van de collectie van DiEP wordt gekozen voor de best mogelijke kwaliteit – gebaseerd op het gebruiksdoel – die met een zo klein mogelijke bestandsomvang gerealiseerd kan worden.

12

4.2

Digitalisering per deelcollectie

Per deelcollectie is aangegeven welke delen worden gedigitaliseerd, hoe de materiële samenstelling is, wat het doelgebruik is en welke formaten daarvoor geschikt zijn.

Genealogische bronnen Bevolkingsregisters Archief- en inventarisnummer

Datering Omvang Werk vooraf Materiële bijzonderheden Maximaal formaat Toegang

Digitalisering Doel Eis Formaat

256-257; 583-584; 610-612; 614; 627-631; 639; 643; 649652; 660; 666-667; 697; 720; 788-791; 880; 891; 898; 905; 911; 913; 920; 925; 932; 979; 981; 988; 996; 1003; 1008; 1012; 1027; 1029 en 1035 1811 – 1940 90 m’ Bestaande indices invoeren in MF Betreft delen; materieel verzorgd 90 % gebonden en < 10 % losse (gezins)kaarten A3 10 % geen toegang (oudste boeken). 20 % toegang in MF (Zwijdrecht en Dordrecht). Overige huidige toegang in klappers.

Archiefonderzoek Leesbaarheid kleinst betekenisvolle detail tekst 200 ppi bitdiepte 24

Burgerboeken Archief- en inventarisnummer Datering Omvang Werk vooraf Materiële bijzonderheden Maximaal formaat Toegang

3_1974 – 3_1978 1658 – 1799 0,25 m’ Deel invoeren in MF Betreft gebonden delen; materieel verzorgd A4 Index op papier



13

Burgerlijke stand Archief- en inventarisnummer

Datering Omvang Werk vooraf Formaten Toegang

256-257; 583-584; 610-612; 614; 627-631; 639; 643; 649652; 660; 666-667; 697; 720; 788-791; 880; 891; 898; 905; 911; 913; 920; 925; 932; 979; 981; 988; 996; 1003; 1008; 1012; 1027; 1029 en 1035 1811 – 1965 170 m’ Bestaande indices invoeren in MF A3 Index op papier



Doop-, trouw- en begraafboeken Archief- en inventarisnummer

Datering Omvang Werk vooraf Materiële bijzonderheden Maximale formaat

Uit archief 11; 506; 515; 559; 593; 597; 604; 634; 644; 663; 672; 679; 683; 685; 700; 721; 804; 808; 812; 819; 883; 894; 901; 908; 916; 922; 928; 935; 977; 984; 991; 1000; 1005 en 1025 1572 – 1811 8,00 m’ Deel indices invoeren in MF Betreft delen; materieel verzorgd A3



Gaardersarchieven Archief- en inventarisnummer

Datering Omvang Werk vooraf Materiële bijzonderheden Maximaal formaat Toegang

14

Uit archief 560; 594; 598; 605; 637; 645; 664; 702; 722; 723; 724; 725; 726; 813; 820; 885; 896; 903; 910; 918; 923; 930; 937; 978; 993 en 1006 1695 – 1805 6,00 m’ Bestaande indices invoeren in MF Betreft delen; materieel verzorgd A3 Index op papier



Notariële archieven – repertoria Archief- en inventarisnummer Datering Omvang Werk vooraf Materiële bijzonderheden Formaten Toegang


De repertoria uit archief 20; 505; 524; 558; 592; 603; 642; 662; 671; 675; 682; 714; 727; 818; 882; 915; 970 en 1024 1589 – 1925 20 m’ Indices op bestanddelen uit archief 20 invoeren in MF Betreft vooral gebonden delen, materieel verzorgd ± A4 Tot 1840 index op naam, na 1840 met korte beschrijving (soort akte) moet ingevoerd worden in MF


Huizenonderzoek Bouwvergunningen Archief- en inventarisnummer Datering Omvang Nota bene

Formaten

209_33 – 209_141 1853 – 1909 4,50 m’ + 0,5 m’ tekeningen Voorlopers van bouwdossiers. Bevat alfabetische en numerieke indices Tekeningen conserveren Vooral delen; materieel verzorgd, tekeningen nog verzorgen (platten) Dossiers ± A4, tekeningen max A1

Digitalisering Doel Eis Formaat dossier Formaat tekeningen

Archiefonderzoek Leesbaarheid kleinst betekenisvolle detail tekst en beeld 300 ppi bitdiepte 8 200 ppi bitdiepte 16

Werk vooraf Materiële bijzonderheden

15

Bouwvergunningen Archief- en inventarisnummer Datering Omvang Werk vooraf

Formaten

752_1 – 752_27482 Circa 1900 – 1980 250 m’ Controleren volgorde van alle dossiers en beschrijven dossiers uit archief 209 (B en G) in MF Bevat calques (circa 10 %); tekeningen moeten worden geconserveerd en/of worden gevlakt Dossiers A4 tekeningen max A0

Digitalisering Doel Eis Formaat dossier Formaat tekeningen

Archiefonderzoek Leesbaarheid kleinst betekenisvolle detail tekst en beeld 300 ppi bitdiepte 8 200 ppi bitdiepte 16

Materiële bijzonderheden

Kadastrale leggers Archief- en inventarisnummer

Datering Omvang Materiële bijzonderheden Inplanning Formaten

Uit archief 532; 585; 587; 647-648; 653-656; 659; 696; 753; 796; 824-826; 829; 835; 837; 839; 841; 900; 950; 1017; 1019; 1036; 1048; 1053; 1057; 1070; 1085; 1090-1091 en 1096 1832 – circa 1980 15 m’ Betreft delen; materieel verzorgd 2011 – 2012 A3



Oude archieven Aktenboeken Archief- en inventarisnummer Datering Omvang Werk vooraf Materiële bijzonderheden Formaten Toegang

16

1_13 – 1_15 1403 – 1532 0,25 m’ Deel indices invoeren in MF Betreft delen; materieel verzorgd Max. A3 Index uit jaren ’50



Keurboeken Archief- en inventarisnummer Datering Omvang Werk vooraf Materiële bijzonderheden Formaten Toegang

1_12 en 1_649 – 1_686, 2_3 – 2_10, 3_28 – 3_31a 13e eeuw – 1790 4,00 m’ 1_12 invoeren in MF Betreft delen; materieel verzorgd A3 Index nog invoeren in MF



Klepboeken Archief- en inventarisnummer Datering Omvang Werk vooraf Materiële bijzonderheden Maximale formaat

1_4 – 1_11, 3_14 – 3_27, 4_427 1383 – 1811 1,50 m’ Deel indices invoeren in MF Betreft delen; materieel verzorgd A4



Thesauriersrekeningen Archief- en inventarisnummer Datering Omvang Werk vooraf Materiële bijzonderheden Maximale formaten Toegang

17

1_419 – 1_483, 3_2596 – 3_2616 en 3_2947 – 3_2970 1284 – 1600 3,00 m’ Indices invoeren in MF Betreft delen; materieel verzorgd A3 Index invoeren in MF



Charters Archiefnummer Datering Omvang Nota bene Werk vooraf Materiële bijzonderheden Formaten Toegang Digitalisering Doel Eis Formaat

1; 3; 21; 23; 24 e.v 1200 – 1600. Circa 1.000 stuks Digitalisering uit oogpunt van behoud Uitzoeken van de inventarisnummers. Deel nog beschrijven (75 stuks) In een aantal gevallen moet ook de achterzijde worden gedigitaliseerd; materieel verzorgd wisselend 25x35 cm / 70x100 / 150 x 75 Niet compleet

Archiefonderzoek, reproduceerbaarheid en preservering Leesbaarheid kleinst betekenisvolle detail tekst 300 ppi bitdiepte 24 Masters in JPEG ongecomprimeerd, afgeleiden PDF/JPEG1:15

Kerkarchieven Attestaties Archief- en inventarisnummer Datering Omvang Werk vooraf Materiële bijzonderheden Formaten Toegang

27_239 – 27_242 en 27_246 – 27_247 1725 – 1860 0,50 m’ Deel indices invoeren in MF Betreft delen; materieel verzorgd A4 enkel, A3 dubbel Index uit jaren ’50



18

Bewegend beeld - audiovisueel Videobanden Archiefnummer Datering Omvang Nota bene Werk vooraf Digitalisering Doel Eis Formaat

549 Circa 1980 – circa 1996 Circa 500 stuks (nog onbekend aantal uren) Betreft Umatic- en videobanden van de TROM Selectie van de te digitaliseren banden

Archiefonderzoek, reproduceerbaarheid en preservering 1:1 reproductie voor master, zonder nabewerking Master: datarate van minimaal 50 Mbps zoals D10 0f MPEG-2 Presentatie: MPEG4

Beeldcollectie Gemeentelijke Prentverzameling Archiefnummer Datering Omvang Nota bene Werk vooraf

Materiële bijzonderheden

Formaten


19

552 Circa 1550 – 2010 Circa 25.000 stuks Betreft foto’s, unica en serica van verschillende formaten Kaartsysteem moet in de Beeldbank worden ingevoerd. De objecten moet worden genummerd. 10%-15% moet nog beschreven. Alle objecten moeten vooraf worden opgezet op zuurvrij karton. In ongeveer 10% van de gevallen is restauratie nodig 15.000 klein ca. 25 x 35 cm 5.000 middel ca. 50 x 70 cm 5.000 groot ca. 70 x 100 cm

Archiefonderzoek en reproduceerbaarheid Leesbaarheid kleinst betekenisvolle detail tekst 300 ppi bitdiepte 24 klein formaat 200 ppi bitdiepte 24 middel en groot formaat Masters in JPEG ongecomprimeerd, afgeleiden PDF/JPEG1:15

Overige beeldcollecties Archief- en inventarisnummer Datering Omvang Nota bene Werk vooraf Materiële bijzonderheden

Formaten Toegang Digitalisering Doel Eis Formaat

100; 294; 623; 686; 878; 947; 971; 1063-1068; 1095; 10991100; 1112-1113 en 1115 Circa 1850 – 2000 Circa 25.000 stuks Betreft vooral foto’s of negatieven De objecten moeten worden geselecteerd en genummerd Alle objecten moeten vooraf worden opgezet op zuurvrij karton. In ongeveer 10% van de gevallen is restauratie nodig 20.000 stuks klein ca. 25 x 35 5.000 stuks groot ca. 100 x 70 Geen

Archiefonderzoek en reproduceerbaarheid Leesbaarheid kleinst betekenisvolle detail beeld 300 ppi bitdiepte 24 klein formaat 200 ppi bitdiepte 24 groot formaat Masters in JPEG ongecomprimeerd, afgeleiden PDF/JPEG1:15

Kranten Kranten Archief- en inventarisnummer Datering Omvang Nota bene Werk vooraf Materiële bijzonderheden Maximale Formaten Toegang

569_75 – 569_311 en 569_1501 – 569_2034 1869 – 2005 50 m’ De kranten moeten ook OCR ondergaan Controleren of de kranten moeten worden losgesneden Deels ingebonden (60 %) – groot formaat A1 OCR



20

4.3 Beschrijving van het digitaliseringsproces Betrokken partijen Bij het digitaliseringsproces zijn betrokken: • De projectleider en opdrachtgever • De medewerkers van collectiebeheer en publieksactiviteiten • De leveranciers van materialen • De externe digitaliseringsuitvoerder Kaders • De kaders voor kwaliteit van de digitalisering zijn in dit digitaliseringsplan gesteld. • De kaders voor veiligheid van de fysieke archiefstukken worden gesteld door de medewerker restauratie en de depotbeheerder. • De kaders voor publiciteit worden gesteld door de projectleider digitalisering in samenwerking met de pr en communicatiemedewerker. Resultaat Elk deelproject digitalisering is succesvol afgerond wanneer: • De archiefstukken op de gewenste kwaliteit zijn gedigitaliseerd, de digitale bestanden voor het publiek beschikbaar zijn en de beschikbaarheid voldoende bekend is gemaakt, of • De archiefstukken op de gewenste kwaliteit zijn gedigitaliseerd, de digitale bestanden voor het publiek beschikbaar zijn en daarnaast ook betekenisvol zijn opgenomen in een aansprekende digitale presentatie. De uitvoering van het digitaliseringspoces Bij uitvoering van het digitaliseringsplan worden – per collectie - de volgende stappen doorlopen.

1. Selectie en afbakening van de te digitaliseren objecten De totale ‘te digitaliseren’ collectie is in dit digitaliseringsplan voor de VO fase beschreven. Voor er met de uitvoering wordt begonnen, wordt per collectie en archief nog eens goed naar de afbakening – welke delen wel en niet – gekeken en wordt deze definitief vastgesteld.

2. Aanbesteden en selecteren van digitaliseringsbedrijven Onderzoek welke bedrijven aan de eisen en wensen kunnen voldoen en stel de voorwaarden voor de aanbesteding vast. Volg de aanbestedingsprocedure.

3. Materiaalanalyse De materiële eigenschappen van de collectie, de objecten en de documenten worden beschreven. Wat zijn de betekenisdragende elementen van de te digitaliseren objecten en in welke mate beïnvloeden ze het digitaliseringsproces? Het Geheugen van Nederland heeft voor deze analyse formulieren opgesteld.

21

4. Inventarisatie van metadata Vastgesteld wordt welke beschrijvende metadata en toegangen beschikbaar zijn, in welke vorm en op welke wijze deze kan worden gekoppeld aan de digitale kopieën. Ook wordt vastgesteld aan welke eisen de bestandsnaam van de digitale objecten moet voldoen om een eventuele automatische koppeling van de bestaande beschrijving met het digitale object mogelijk te maken. Om de relatie tussen de analoge originele objecten en de digitale reproducties vast te leggen wordt een concordantietabel opgesteld.

5. Stel scaninstructies op Beschrijf – al of niet in samenwerking met de geselcteerde uitvoerder - welke ‘targets’ nodig zijn om de digitaliseringsapparatuur te ijken. Definieer met welke instellingen de objecten worden gedigitaliseerd (resolutie, kleurdiepte, bestandsformaat). Stel (eventueel samen) een lijst met scaninstructies vast.

6. Contractvorming DIEP – Scanbedrijf Leg de afspraken per uitvoerder en per deelproject vast. Besteedt aandacht aan de kwaliteitseisen, de verdeling van de werkzaamheden voor eventuele vooren nabewerking, het transport en de verzekering van de te digitaliseren collectie. Leg vast op welke wijze de relatie tussen het analoge origineel en de digitale reproducties tot stand wordt gebracht en welke handelingen hiervoor door het bedrijf moeten worden uitgevoerd.

7. Digitalisering De objecten en documenten worden gedigitaliseerd, eventueel nabewerkt (croppen, splitsen) en ter beschikking gesteld aan DIEP. De digitale kopieën krijgen unieke bestandsnamen die worden gekoppeld aan de beschrijving van de originelen. Dit gebeurt bij voorkeur automatisch waarbij het van belang is dat het databasesysteem daartoe in staat is

8. Kwaliteitscontrole a. Bij kleine deelprojecten wordt op basis van een vooraf vastgesteld protocol de kwaliteit van de digitale kopieën (images) gecontroleerd. Problemen met digitale kopieën die niet aan de eisen voldoen worden opgelost. b. Bij grote hoeveelheden is een controle achteraf lastig en is het zinvoller om samen met de uitvoerder een protocol op te stellen waarbij de kwaliteistcontrole wordt geïntegreerd in het digitaliseringsproces en waar mogelijk te automatiseren. Belangrijke factoren bij het digitaliseren van grote hoeveelheden zijn volledigheid (is elk origineel gescand) en de continue kwaliteit van de reproducties (eis is leesbaarheid). Hoe eerder een fout wordt opgemerkt hoe makkelijker deze is opgelost, dus liever controleren als de collectie nog bij de digitaliseerder ligt dan wanneer de collectie alweer terug is in het depot. Het verdient de voorkeur om de focus meer te leggen op de controle van het proces dan op de individuele scans, als het proces goed is dan is de kans groot dat kwaliteit van de scans dat ook is.

9. Presentatie De digitale kopieën worden door DiEP online geplaatst, al of niet met contextuele presentatie voor een bepaalde doelgroep.

22

10. Archivering De digitale reproducties voor presentatie worden op twee servers opgeslagen waarvan er één gekoppeld is aan de database voor beschikbaarstelling. De andere dient als reserve. Alleen van de beeldcollectie en de chartes worden ook de Masters op (in- of externe) servers bewaard. Alle overige moederbestanden kunnen statisch worden bewaard op de schijven waarmee (en wanneer) ze door de digitaliseerder zijn aangeleverd.

11. Terugplaatsen van originelen in archief Als het digitaliseringsproces is afgerond worden de originele stukken teruggeplaatst in het externe depot. Het is de bedoeling dat ze niet meer voor raadpleging worden opgevraagd.

12. Evaluatie Sluit elk digitaliseringsproject af met een korte evaluatie zodat de gevolgde aanpak en resultaten voor de toekomst bruikbaar blijven.

23

4.4

Juridische beperkingen bij digitalisering

Hoewel binnen de archiefwet is vastgelegd dat archiefbescheiden openbaar zijn, is het online beschikbaar stellen van archiefdocumenten niet altijd zonder meer toegestaan. De belangrijkste wettelijke beperkingen worden veroorzaakt door de Wet op de Bescherming van Persoonsgegevens en de Auteurswet.

Wet Bescherming Persoonsgegevens Is aan de orde bij het publiceren van persoonsgegevens van levende personen, bijvoorbeeld in bouwdossiers en genealogische gegevens. Publicatie hiervan is niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming van de betreffende persoon/personen.

Auteurswet Is aan de orde bij de publicatie van alle oorspronkelijke werken jonger dan 70 jaar (beelden, teksten, etc). Deze oorspronkelijke werken waarvan de auteursrechten bij de maker berusten (die toestemming moet verlenen voor publicatie, al of niet tegen een vergoeding) kunnen aanwezig zijn in de collectie affiches, Gemeentelijke Prentenverzameling, bewegend beeld (video), kranten en handschriften. Behalve alle niet-overheidsdocumenten kunnen de archiefstukken die nà 1940 zijn vervaardigd, alleen online gepubliceerd worden nadat afspraken zijn gemaakt met rechthebbenden of organisaties die de rechthebbenden vertegenwoordigen. Het grootste deel van de collecties en archieven die worden gedigitaliseerd zijn ouder dan 1940. Bij delen van de genealogische bronnen en huizenonderzoek, bij kranten en de collecties (bewegend) beeld kunnen juridische beperkingen gelden. Per collectie wordt bepaald welke maatregelen genomen kunnen worden. Dat zijn bijvoorbeeld: - persoonsgegevens onzichtbaar maken - rechthebbenden achterhalen – of overeenkomst sluiten met een organisatie die de rechthebbenden vertegenwoordigt - inzage beperken tot de computers op de studiezaal van DiEP.

24

5

Planning

Het digitaliseringsproject maakt deel uit van het Hofproject dat gedurende 2011-2014 wordt gerealiseerd. De planning voor de digitalisering van de collectie op zichzelf en is niet afhankelijk van de twee overige deelprojecten (verbouwing en inrichting), noch van de realisatie van de virtuele studiezaal. Zodra met digitaliseren is begonnen en zodra de virtuele studiezaal gereed is kan de digitale collectie beschikbaar worden gesteld. Op basis van het aantal meters en aantal opnamen per meter en de scancapaciteit per week kan een globale doorlooptijd worden berekend voor het scannen van de verschillende collecties. Vooren nabewerking is hierbij niet meegerekend. Omdat het waarschijnlijk is dat de collectie door verschillende leveranciers wordt gedigitaliseerd is de totale doorlooptijd afhankelijk van het aantal beschikbare leveranciers en de capaciteit die zij kunnen leveren. Dat wordt in de aanbestedingsfase duidelijk

Collectie Bevolkingsregisters Burgerboeken Burgerlijke stand DTB boeken Gaardersarchieven Notariële repertoria Bouwvergunningen documenten Bouwvergunningen tekeningen Bouwdossiers documenten Bouwdossiers tekeningen kadastrale leggers Aktenboeken Keurboeken Klepboeken Thesauriersboeken Charters Attestaties Kranten Beeldcollectie

Doorlooptijd scannen in weken 28 1 51 4 5 9 1 1 54 28 5 1 4 2 3 1 1 27 10

De capaciteit van DiEP voor het gereedmaken en aanleveren van de collecties aan digitaliseringsbedrijven is van cruciaal belang voor de planning. Alleen al voor de adminsitratieve gereedmaken en de handling van de archieven moet gerekend worden op 3 uur per strekkende meter. Voor 623 meter moet dus minimaal 1.870 uren ingepland worden voor voorbereiding adminstratie en terugplaatsen ingepland.

25

6.

Risicofactoren

Factor Onzekerheid over de omvang van de te digitaliseren collecties - aantal pagina’s - gewenste scans - afmetingen originelen

Risico Kosten kunnen hoger of lager worden

Sturing Materiaalanalyse vooraf en digitaliseren met fixed price

Onbekendheid met de samenstelling van de collectie en de fysieke conditie van het archiefmateriaal

Kosten kunnen hoger of lager worden en planning kan uitlopen wanneer onverwacht conserveringswerkzaamheden moeten worden gedaan. Project loopt vertraging oplopen als de te digitaliseren collectie niet op vastgestelde tijden voor het transport naar de uitvoerder gereed is. Project loopt vertraging op wanneer de uitvoerders de verschillende deelprojecten niet binnen de gestelde tijd kunnen uitvoeren Voortgang van het project is afhankelijk van tijdige af- en aanvoer van collecties en digitale reproducties.

Materiaalanalyse vooraf, digitaliseren met fixed price. Afspraken maken over minimale kwaliteit originelen

Beschikbaarheid van menskracht intern

Beschikbaarheid van uitvoerende partijen

Logistiek

26

Proces en werkzaamheden zo goed mogelijk in kaart brengen en eventueel tijdelijk extra mensen van buiten inplannen Werk verdelen over verschillende partijen en sturen met de planning.

Zorgen voor voldoende ruimte in planning van mensen en middelen. Daarbij hoort ook digitale opslagruimte en de bijbehorende infrastructuur (hard- en software, bandbreedte).

7.

Digitaliseringskosten

7.1

Inleiding op de kosten

De kosten van een digitaliseringsproject bestaan globaal uit de kosten voor het digitaliseren en de kosten voor het digitaal beschikbaar stellen. De eerste betreft een incidentele uitgave, de tweede post betreft structurele uitgaven voor de opslag op een via internet benaderbare server. Daarnaast zijn er nog de personele lasten en de kosten van eventuele investeringen in hard- en software. De verschillende posten worden in een volgende paragraaf toegelicht.

Eenmalige kosten digitalisering – scannen en nabewerken De kosten voor het produceren van digitale reproducties zijn afhankelijk van de eisen die gesteld worden aan de wijze van vervaardiging en de gewenste kwaliteit. De prijs per scan varieert binnen de volgende marges: Per digitale opname Hoge resolutie/reproduceerbaarheid Leesbaarheid Leesbaarheid autofeed scan

1,5 – 7,5 euro (o.a. afhankelijk van origineel) 0,20 – 0,40 euro ca. 0,10 euro

Nabewerking Splitsen en croppen OCR-en Indexeren van digitale bestanden

0,05 per opname 0,03 – 0,05 per document 0,10 per bestand

De kosten voor de archieven en collecties van DiEP zijn uitgewerkt in bijlage 1. Daarnaast moet rekening worden gehouden met personele inzet voor werkzaamheden in het kader van: • voorbereiding van selectie tot het transport, en • retourplaatsen van de originelen en uploaden van de images en koppelen van metadata. De werkzaamheden werden in voorgaande paragrafen beschreven.

Structurele kosten digitalisering De belangrijkste structurele kosten zijn die voor de online beschikbaarstelling van de digitale bestanden. Voor de prijs van 1 TB opslag in een gecontroleerde omgeving, inclusief bijkomende ICT kosten wordt uitgegaan van een bedrag van 7.500 euro per jaar, dit bedrag is gebaseerd op ervaring in het Stadsarchief Amsterdam. De structurele kosten voor opslag zijn gebaseerd op aannames ten aanzien van de hoeveelheid en de omvang van de te digitaliseren archiefstukken om te komen tot een gemiddelde bestandsgrootte per deelcollectie. Ook wordt ervan uitgegaan dat alle collecties online beschikbaar worden gesteld. Er zijn geen beschikbare modellen voor het berekenen van de kosten

27

voor opslag van Audiovisueel materiaal. Een veelgebruikte methode is om deze – wanneer dat juridisch mogelijk is – via online services zoals youtube of vimeo beschikbaar te stellen. De berekening voor benodigde opslag voor online beschikbaarstelling per deelcollectie en de bijbehorende kosten zijn uitgewerkt in bijlage 2.

7.2

Digitaliseringskosten

De begroting voor digitalisering is verwerkt in de totale begroting die als bijlage 4 is bijgevoegd. Hieronder wordt een samenvatting van de kosten voor het ditaliseringsproject weergegeven. Omschrijving Incidentele kosten digitalisering Materiaalanalyse t.b.v. aanbesteding Aanbesteden grootschalige digitalisering Digitalisering collectie Overige materiële kosten, ruimte en transport Verbetering toegang en presentatie bouwhistorie en archeologie Investering en ontwikkelingskosten digitale opslag

€ 20.000,00 € 15.000,00 € 1.756.000,00 € 15.000,00 € 35.000,00 € 180.000,00 € 2.021.000,00

Omschrijving Indicatie structurele kosten na het project ICT ondersteuning (personele kosten) online beschikbaarstelling en opslag digitale collectie

€ 35.000,00 € 65.000,00 € 100.000,00

Toelichting op de begroting 1. Kosten voor het digitaliseren zijn opgebouwd uit: € 900.000 voor extern scannen en nabewerken en € 594.000 personele lasten. Daarboven is een percentage 10% geteld om de risico’s van de schattingen op te vangen en € 112.000 voor incidenteel meerwerk ten behoeve van presentaties. 2. De structurele kosten betreffen de kosten voor online beschikbaarstelling van de data waarbij wordt gerekend met een bedrag van € 7.500 per TB per jaar en de inzet van een extra medewerker die ondersteuning biedt bij het beheer van de collectie op ICT gebied. 3. Bij investeringen en ontwikkelingskosten wordt bedoeld de aanschaf en de inrichting van een server (2x) voor de digitale collectie en de ontwikkelingenskosten voor aanpassingen aan de (backoffice) infrastructuur die de digitalisering moet ondersteunen.

28

8.

Digitaliseren op aanvraag

Digitaliseren vergroot de toegankelijkheid van de veelgeraadpleegde en representatieve delen in de collectie van DiEP. Bezoekers blijken dat erg te waarderen, digitale toegankelijkheid helpt het vergroten van het moderne en toegankelijke imago van DiEP. Digitaliseren leidt tot extra service en een beter dienstverlening voor de bezoekers van DiEP. Het vragen van een vergoeding voor extra service is zou dus niet onredelijk mogen zijn. Voor het VO is de functie van scanning on demand – of digitaliseren op aanvraag – onderzocht. Hieronder worden de mogelijkheden uiteengezet.

8.1

Toelichting op scanning on demand

In de afgelopen jaren is de functionaliteit scanning on demand door een paar archiefdiensten ontwikkeld, namelijk in het Stadarchief Amsterdam, Het Utrechts Archief en Regionaal Archief Leiden. De technische randvoorwaarden zijn door drie verschillende leveranciers uitgewerkt. Alleen in Amsterdam is inmiddels genoeg ervaring opgedaan om betrouwbare resultaten te kunnen delen. Wat houdt scanning on demand in? Het principe van scanning on demand of ‘digitaliseren op verzoek’, bestaat uit twee componenten: - een productieproces waarbij op aanvraag van de gebruiker wordt gedigitaliseerd. De klant bepaalt de priotiteiten en betaalt een vooraf vastgesteld bedrag dat zijn zelden de werkelijke kosten. - een principe dat alle gebruikers betalen voor het digitaal downloaden (of in detail inzien) van archiefstukken, ongeacht of dit al gedigitaliseerd is of nog moet worden. De drempel om een vergoeding te vragen voor het beschikbaar stellen van digitale stukken wordt steeds lager. Wel blijft het uitgangspunt dat te allen tijden de mogelijkheid bestaat om de informatie ook kostenloos te kunnen inzien, daarvoor kan men – zoals nu ook het geval is – naar de studiezaal komen. Bij het digitaliseren op verzoek bepaalt de gebruiker welke papieren dossiers of objecten gedigitaliseerd worden. Dit is een ontwikkeling waarbij beter op de wensen van de gebruiker ingespeeld wordt. De gebruiker betaalt een redelijk tarief – niet kostendekkend – en de gedigitaliseerde stukken zijn daarna voor iedereen beschikbaar. In principe kunnen alle openbare inventarisnummers voor scanning on demand worden aangevraagd, tenzij blijkt dat materiële staat digitalisering niet toelaat, of wanneer er auteursrechtelijke- of andere juridische beperkinen zijn. De digitale reproducties kunnen vervolgens kostenloos op de studiezaal worden bekeken en tegen betaling buiten de studiezaal (thuis). Wanneer een stuk eenmaal digitaal beschikbaar is, kan het niet meer origineel geraadpleegd worden.

29

Bij het Stadsarchief Amsterdam is de conclusie dat digitaliseren op aanvraag duidelijk in een behoefte voorziet. De ervaring van het Stadsarchief leidt tot de volgende aandachtspunten: 1. De ervaring is dat de prijs per scan zo laag mogelijk moet worden gehouden om klanten niet af te schrikken. Daarom wordt pragmatisch gedigitaliseerd; grootschaligheid en kwaliteit zijn volledig afgestemd op gebruiksdoel. 2. De interne organisatie, bepalend voor de workflow, en de interne infrastructuur (informatiesystemen), moet een soepel productieproces ondersteunen.2 3. Om een constante hoeveelheid archiefstukken te kunnen digitaliseren moeten de informatiesystemen en metadatamodellen open en flexibel zijn. 4. In Amsterdam wordt wekelijks 15.000 scans op aanvraag geproduceerd. Deze hoeveelheid per week blijkt goed goed werkbaar, zowel voor het proces in huis, als voor de digitaliseerder. Gemiddeld is dit 200 inventarisnummers per week, of ongeveer 1,5 meter archief. Daarvoor is 6 uur logistieke begeleiding van personeel nodig. 5. Belangrijk punt is dat de levertijd kort blijft, een levertijd langer dan twee weken is eigenlijk al niet meer acceptabel. De inkomsten van de archiefbank in Amsterdam bedroegen het afgelopen jaar (2010) € 100.000, zonder de transactiekosten, en kwamen voornamelijk uit de genealogische bronnen.3 De inkomsten uit de beeldbank zijn hierbij niet meegeteld, beeldbank en archiefbank zijn in Amsterdam gescheiden systemen. Is scanning on demand geschikt voor DiEP? Erfgoedcentrum DiEP kiest ervoor om binnen het digitaliseringsproject al een belangrijk deel van de collectie te digitaliseren, dat deel behelst al de meest geraadpleegde bronnen. Het is daarom de vraag of er voldoende vraag is naar overige materiaal om digitaliseren on demand rendabel te maken. Alleen bij een constante stroom van bijvoorbeeld 10.000 opnamen (of meer) per week, kunnen de kosten voor een externe digitalisering en afhandeling laag blijven, het is niet waarschijnlijk dat die hoeveelheid middels aanvragen bereikt wordt.

8.2

Inzage tegen vergoeding

Het tweede component van scanning on demand, het tegen betaling toegang bieden tot gedigitaliseerde archiefstukken, kan wel door DiEP worden ingevoerd. Inzien van archiefdocumenten blijft op de studiezaal kostenloos maar voor de service om thuis of elders de

2

Digitalisering vereenvoudigd, Stadsarchief Amsterdam Interview met Marc Holtman, projectleider digitaliseringsprojecten Stadsarchief Amsterdam maart 2011 3

30

stukken te bekijken - of te reproduceren - wordt een vergoeding gevraagd. Je kunt dat vergelijken met het vragen van een vergoeding voor het kopieëren op de studiezaal. In de afgelopen jaren is door meerdere archiefdiensten een betaalsysteem ingevoerd voor het downloaden van archiefdocumenten en de gebruikers lijken hier snel aan te wennen. Die maakt per onderzoek de afweging tussen reistijd- en kosten en de kosten voor de raadpleging vanuit de comfort van zijn of haar eigen huis. Omdat archiefonderzoek soms meerdere archiefstukken vergt, moet de prijs wel redelijk blijven, ook weer vergelijkbaar met een kopie op de studiezaal. De aanschaf van grotere hoeveelheden scans kan betaalbaar blijven door uit te gaan van de verkoop in staffels of kredieten. Daarmee wordt de prijs per scan lager naarmate de hoeveelheid hoger wordt. Voor het betalen van de scans moet een betaalfunctionaliteit worden geïmplementeerd waarbij het de voorkeur heeft dat deze zowel de aanvragen uit de beeldbank als de archieven kan afhandelen. Welke bronnen blijken lucratief? Genealogische bronnen en bronnen voor huizenonderzoek zijn interessant voor een grote groep gebruikers. Beeldmateriaal blijkt het meest aantrekkelijk voor gebruikers. Voor beide soorten hebben gebruikers geen tot weinig moeite met het betalen van een vergoeding.4 Bijna 90% van de digitale archiefdocumenten die in Amsterdam worden verkocht (beeldbank niet meegerekend) bestaat uit genealogische bestanden. Het is genealogen goed uit te leggen dat voor het digitaliseren en beschikbaar stellen van deze bestanden een redelijke vergoeding wordt gevraagd. Zeker wanneer de metadata – waarin de belangrijkste informatie ook wordt vermeld – kostenloos beschikbaar blijven. Voor beeldmateriaal blijkt de drempel om te betalen nog lager te liggen. Voor het gebruik van materiaal uit beeldbanken wordt al langer en door meer archiefdiensten een (vaak bescheiden) gevraagd. Bouwdossiers en tekeningen zijn voor een professionele groep gebruikers een belangrijke bron van informatie. De dossiers worden nu al veelvuldig gekopieerd en deze gebruikers zullen het gemak van de digitale beschikbaarheid waarderen en minder snel opkijken van een vergoeding, mits deze niet te veel afwijkt van de huidige prijs voor reproducties. Een kleinere groep historische onderzoekers is geïnteresseerd in de inventarissen van de archieven en zal die tegen betaling thuis willen inzien. Conclusie De selectie van te digitaliseren archiefbronnen die door DiEP is geformuleerd sluit goed aan bij de wensen van archiefonderzoekers en ligt in de lijn van de mogelijkheden om vergoeding te kunnen vragen voor het inzien van de digitale reproducties.

4

Blijkt uit ervaring in Stadsarchief Amsterdam en onderzoek van A. Stern in: Alles digitaal! Wens of noodzaak? Kosten en baten grootschalige digitalisering bij een archiefinstelling, Alfred G. Stern 2008 Bachelorscriptie Informatiedienstverlening en -management (IDM) 31

8.3 Tot slot Aan digitalisering zijn incidentele en structurele kosten verbonden maar daarnaast zijn er ook baten die voortkomen uit het digitaal beschikbaar stellen van de archieven en collecties. Deze zijn onder te verdelen in: kostenbesparing, inkomsten uit vergoeding, presentatie en beeldvorming. Kostenbesparing Omdat er geen twee depots meer in functie worden gehouden, betekent digitalisering een besparing op de kosten voor onderhoud. Inkomsten uit vergoeding Er zullen inkomsten komen uit het vragen van een vergoeding voor bekijken of downloaden van digitale digitale reproducties. De transactiekosten worden volledig bij de gebruiker doorberekend (via iDeal of PayPal). Beeldvorming Deze baten zijn niet goed in harde cijfers uit te drukken maar mogen niet ongenoemd blijven. De waardering van gebruikers van digitale bronnen is groot, het levert goede beeldvorming op. Presentatie De ervaring leert dat elke nieuwe bron een nieuwe vraag oplevert en tot nieuwe mogelijkheden voor gebruik leidt. De digitale media bieden de mogelijkheid om de collectie in nieuwe samenwerkingsverbanden en voor nieuwe gebruikers op verschillende manieren te presenteren (long tail). Het Stadsarchief Amsterdam heeft in 2010 op de digitalisering van archiefdocumenten € 100.000 omgezet. Een verdubbeling van het bedrag dat DiEP nu aan leges binnenkrijgt ligt daarom zeker in de lijn der verwachting.

32

Digitaliseringsplan Erfgoedcentrum DiEP

Recommend Documents