Digitalisering en vervanging van afgesloten bouwvergunningendossiers Gemeente Venlo Programma van eisen
Venlo, november 2011
INHOUD
Inleiding
p. 3
Verklarende woordenlijst
p. 4
Conformiteitenlijst
p. 5
I
Algemeen
p. 5
II.
Transport en tijdelijke bewaring in de archiefruimte
p. 8
III. Personele inzet
p. 11
IV
Voorbereiding en scangereed maken
p. 12
V
Backlog, kwaliteitscontrole en validatie
p. 14
VI
Beschikbaarstelling en dienstverlening (scanning on demand)
p. 16
VII Vernietiging
p. 18
VIII Audits
p. 19
IX
p. 20
Bijlage:
Zorg- en geheimhoudingsplicht
Archiefregeling 2009 Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden 22 januari 2008
2
Inleiding Het college van Burgemeester en Wethouders heeft in 2006 het besluit genomen om de gemeentelijk organisatie geleidelijk te laten doorontwikkelen naar een directiemodel. Het organisatie-ontwikkelingstraject is afgerond. Het college beoogt hiermee een organisatie neer te zetten die, onder sterke regie, een krachtige en samenhangende aanpak kan bieden van bestuurlijke opgaven zoals die zijn neergelegd in het college akkoord. Andere sporen die gericht zijn op het neerzetten van een sterke gemeente zijn investeringen in ICT, de verbetering van de dienstverlening naar de burger en de bouw van een nieuw stadskantoor. ICT vervult een belangrijke rol bij de verbetering van de dienstverlening en de inrichting van een klantencontactcentrum waarbij de medewerkers aan de front office zoveel mogelijk de klantvraag direct afhandelen en informatie in digitale vorm door de back office wordt aangeleverd. De afhandeling van zaken zal zoveel mogelijk digitaal plaatsvinden. Het nieuwe stadskantoor is ingericht volgens het concept van flexibele werkplekken. Op de kantoren zal men dus zo min mogelijk werken met papieren dossiers. Wanneer de informatiehuishouding digitaal is ingericht kunnen de medewerkers van de gemeente altijd en overal hun werk doen en zijn niet langer afhankelijk van plaats en tijd. Digitalisering van (archief)documenten en gegevens is een belangrijke voorwaarde om dit te realiseren. De gemeente start met de digitalisering cq backlog van de afgesloten bouwvergunningendossiers. Dit versnelt de beschikbaarheid van deze dossiers op werkplekken van medewerkers. Ook de dienstverlening naar de burger verbetert aanmerkelijk want het beschikbaar stellen van papieren dossiers is arbeidsintensief, tijdrovend en vraagt veel administratieve ondersteuning. De fysieke opslag van de analoge bouwvergunningendossiers is daarnaast erg kostbaar. De kosten worden na beëindiging van het project aanmerkelijk gereduceerd omdat de gemeente Venlo de analoge dossiers na digitalisering en machtiging van Gedeputeerde Staten laat vernietigen. De Archiefwet 1995 geeft hiervoor het wettelijke kader. De bouwvergunningendossiers worden opgenomen in een te bouwen E-depot van de gemeente Venlo. Ter voorbereiding op de backlog dienen de analoge bouwvergunningendossiers scangereed gemaakt worden. Daar waar de scanactiviteiten plaatsvinden dient ook de opslag van analoge dossiers te worden gerealiseerd. We lenen geen analoge dossiers meer uit. De raadpleging gebeurt aan de hand van scanning on demand. Na backlog en machtiging tot vervanging worden de analoge dossiers volgens de geldende procedures vernietigd. De Gemeente Venlo heeft ervoor gekozen om de backlog onder te brengen bij de WAA-groep N.V. te Venlo (hierna te noemen: opdrachtnemer). De WAA-groep N.V. mag bepaalde zoniet alle werkzaamheden laten verrichten door een onderaannemer. De WAA-groep N.V. dient de bijgevoegde conformiteitenlijst als onderdeel van het programma van eisen in te vullen. De conformiteitenlijst vormt de checklist waarop de WAA-groep N.V. aangeeft of en hoe zij aan het programma van eisen voldoet. Indien akkoord wordt gegaan met de gestelde eis, dient in de kolom akkoord, onvoorwaardelijk ‘ja’ ingevuld te worden.
3
Verklarende woordenlijst Archiefruimte:
Audit: Backlog: Bouwvergunningendossier:
Calamiteitenplan:
E-depot:
Handboek Vervanging:
Opdracht: Opdrachtgever: Opdrachtnemer: Onderaannemer: Overeenkomst:
PDF-formaat:
Scanning on demand: Scanproces:
Substitutie: Vier-ogen principe
Een ruimte die bestemd of aangewezen is voor de tijdelijke bewaring van archiefbescheiden van overheidsorganen in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Visitatie ter beoordeling en kwaliteitscontrole. Backscanning van afgesloten analoge bouwvergunningendossiers. Analoge of digitale dossier waarin procesgerelateerde archiefbescheiden behorende bij het werkproces: verlenen van een bouwvergunning Een plan dat tot doel heeft het voorkomen en beperken van schade tijdens een noodsituatie waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan. Een elektronisch depot waarin de gemeente Venlo haar digitale of gedigitaliseerde documenten langdurig, duurzaam en betrouwbaar opslaat, beheert en toegankelijk maakt. Een handboek behorende bij het machtigingsverzoek tot vervanging van de analoge dossiers waarin o.m. de te vervangen documenten, het scanproces, de kwaliteitsprocedures en de technische inrichting zijn beschreven Een concrete bestelorder. Gemeente Venlo, afdeling Gebouwde Omgeving. De wederpartij bij een overeenkomst met of bij een opdracht van de opdrachtgever. De WAA-groep N.V. De wederpartij bij een overeenkomst met of bij een opdracht van de opdrachtnemer. Iedere rechtsbetrekking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer met betrekking tot het uitvoeren van werkzaamheden of het verrichten van diensten. Een standaard voor de uitwisseling en opslag van elektronische documenten die in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten kunnen worden. Beschikbaarstelling van dossiers in digitale vorm. Werkproces waarbij analoge documenten digitaal worden gemaakt. Het werkproces omvat de voorbereiding, het scangereed maken, de backlog, de validatie, de kwaliteitscontroles en de release. Vervanging van een analoog document door een digitaal document dat dezelfde informatie bevat als het origineel. Wijze van kwaliteitscontrole waarbij de medewerkers nooit hun eigen werk eindcontroleren.
4
Conformiteitenlijst I Algemeen Eis
Omschrijving
E1
De opdrachtnemer verplicht zich op basis van een op te stellen overeenkomst tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer de tijdelijk te plaatsen bouwvergunningendossiers op grond van de Archiefwet 1995 in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren en te houden gedurende het scanproces;
E2
De opdrachtnemer heeft het recht om bepaalde zoniet alle werkzaamheden te laten verrichten door een onderaannemer. Bij onderaannemerschap is er vooraf overleg en schriftelijke goedkeuring van de opdrachtgever noodzakelijk. Bij de opdrachten aan derden (onderaanneming/diensten en leveringen) past opdrachtnemer het inkoopkader van de gemeente Venlo toe.
E3
De opdrachtnemer geeft bij onderaannemerschap aan binnen welke termijn de opdrachtnemer alle werkzaamheden zelfstandig zal uitvoeren;
E4
De opdrachtnemer heeft slechts het recht om bepaalde zoniet alle werkzaamheden te laten verrichten door een onderaannemer met in achtneming van de in dit programma geformuleerde eisen;
E5
De opdrachtnemer geeft aan onder welke voorwaarden een contract wordt aangegaan met een onderaannemer en legt de keuze ter beoordeling en goedkeuring voor aan de opdrachtgever. De opdrachtgever kan de keuze van het onderaannemerschap weigeren;
E6
De opdrachtnemer heeft niet het recht bepaalde zoniet alle werkzaamheden te laten verrichten door een onderaannemer zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever;
E7
Bij onderaannemerschap moeten werkzaamheden worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer geeft aan welke werkzaamheden door de opdrachtnemer en welke eventueel door de onderaannemer worden verricht. De opdrachtnemer legt bij onderaannemerschap de verdeling van werkzaamheden ter beoordeling en goedkeuring voor aan de opdrachtgever;
Akkoord Ja en toelichting
5
E8
De opdrachtnemer stelt bij onderaannemerschap een verklaring op waarin hij verklaart dat de onderaannemer zich volledig garant stelt voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten overeenkomst voortvloeien;
E9
De opdrachtnemer dient zijn verplichtingen ten aanzien van de overeenkomst met betrekking tot de werkzaamheden na te komen binnen de bij overeenkomst gestelde termijn;
E10
De opdrachtgever is gerechtigd om voorafgaande aan de uitvoering van de opdracht en tijdens de duur van de overeenkomst, van de opdrachtnemer zekerheid te verlangen voor de nakoming van de verplichtingen;
E11
De opdrachtgever autoriseert de medewerkers die de contacten onderhouden met de opdrachtnemer;
E12
De opdrachtnemer benoemt één contactpersoon. Deze is gemachtigd om namens de opdrachtnemer afspraken te maken met de opdrachtgever. De opdrachtnemer wijst een vervanger aan die bij afwezigheid namens deze optreedt. De contactpersoon of de vervanger is bereikbaar tijdens kantooruren: 08.00u. t/m 18.00u.;
E13
De archiefruimte en de kantoorruimte waar de backlog plaatsvindt met daarin de hardware zijn alleen toegankelijk voor bevoegden d.w.z. voor hiertoe vanuit de uitoefening van hun functie geautoriseerde medewerkers;
E14
De opdrachtnemer reikt een kwaliteitsplan aan waarin de kernpunten zijn vermeld hoe de kwaliteitsborging plaatsvindt; Het kwaliteitsplan bevat kernpunten ten aanzien van de procedures m.b.t.: -
de omgang met de analoge en gedigitaliseerde archiefbestanden. het transport en de opslag. het scanproces. de dienstverlening i.c. scanning on demand of fysieke uitlening. de regeling van bevoegdheden en geheimhoudingsplicht. calamiteitenplan. beveiliging van de archiefruimte waar de analoge dossiers tijdelijk zijn geplaatst en de klimatologische maatregelen. de periodieke audits.
NB ten aanzien van de kwaliteitscontrole van het scanproces is het volgende van belang. Aangezien sprake is van 6
vervanging van de analoge dossiers dient de kwaliteitscontrole zwaarder te worden aangezet ter verkrijging van machtiging tot substitutie. Hiervoor dienen de onderstaande acties te worden ondernomen: -
-
-
Het nieuwe origineel dat ontstaat na backlog wijkt inhoudelijk niet af van het analoge document. De kwaliteitscontrole tijdens het scanproces gebeurt a.h.v. het vier-ogen-principe. De eindcontroleur is steeds een ander dan de persoon die dossiers voorbereidt, scangereed maakt of scant. Uitgangspunt moet zijn dat het proces zo is ingericht dat medewerkers nooit hun eigen werkzaamheden eind controleren. De opdrachtgever bepaalt de aanvaardbare afwijkingen. Deze worden i.s.m. de opdrachtnemer vastgelegd. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen zware afwijkingen, dit zijn afwijkingen die nooit aanvaarbaar zijn, en lichte afwijkingen, dit zijn afwijkingen die tot op zekere hoogte aanvaardbaar zijn. Bij onvoldoende kwaliteit wordt steeds het hele document opnieuw gescand. Er worden logboeken bijgehouden zodat duidelijk is dat door de op die dag werkzame personen gewerkt hebben volgens de aangegeven richtlijnen. Dit maakt correctie op routinematige handelingen mogelijk. De opdrachtnemer wijst de eindverantwoordelijke aan voor het gehele scanproces. Als deze oordeelt dat de kwaliteit voldoende is, is het nieuwe digitale origineel definitief goedgekeurd. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot de ruimten waar de werkzaamheden plaatsvinden.
E15
De diverse werkzaamheden deel uitmakende van het scanproces leggen een druk op de organisatie en kunnen de doorlooptijd van het project nadelig beïnvloeden. De opdrachtnemer geeft aan op welke wijze deze een optimale doorlooptijd garandeert waarbij dit niet ten koste gaat van de kwaliteit van het digitale eindproduct. De opdrachtnemer legt vast hoe gehandeld wordt bij eventuele storingen van de hardware en de wijze waarop het onderhoud op de gebruikte apparatuur is geregeld;
E16
De opdrachtnemer levert de technische specificaties van de tijdens de digitalisering gebruikte hard- en software en informatie, de beschrijving van de technische inrichting van het scanproces alsmede de gehanteerde parameters en bestandsformaten volgens de Beleidsregel digitale vervangingarchief (zie bijlage) ten behoeve van het ‘handboek Vervanging’ dat door de opdrachtgever wordt samengesteld ter verkrijging van de machtiging tot vervanging;
7
II Transport en tijdelijke bewaring in de archiefruimte Eis
Omschrijving
E17
De opdrachtnemer beheert de tijdelijk in bewaring gegeven bouwvergunningendossiers vanaf het moment van de fysieke overdracht. Hij is verantwoordelijk voor het zorgvuldige transport, de plaatsing en de inbewaringgeving van de volgende series analoge bouwvergunningendossiers: De
bouwvergunningendossiers bouwvergunningendossiers bouwvergunningendossiers bouwvergunningendossiers bouwvergunningendossiers bouwvergunningendossiers bouwvergunningendossiers bouwvergunningendossiers
Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente
Akkoord Ja en toelichting
Venlo 1903-1945 (40 m1) Venlo 1945-2000 (434 m1) Venlo 2001-2010 (351 m1) Tegelen 1903-1929 / 1930-2000 (129 m1) Belfeld 1903-1937 / 1938-2000 (36 m1) Arcen en Velden 1903-1939 / 1940-2009 (70 m1) Maasbree afdeling Blerick 1903-1940 (10 m1) Grubbenvorst 1922-2000 (14 m1)
series dienen separaat per serie in de archiefruimte te worden geplaatst;
E18
De opdrachtnemer draagt zorg voor de bewaring gedurende de duur van het project;
E19
De verhuizing naar de archiefruimte van de WAA-groep N.V. Venlo wordt voorbereid in samenspraak met de opdrachtgever. De opdrachtgever stelt de opdrachtnemer 1 maand vóór de daadwerkelijke verhuizing en inbewaringgeving van de analoge bouwvergunningendossiers op de hoogte. De opdrachtnemer wordt in de voorbereidingsfase betrokken bij de administratieve voorbereiding;
E20
De opdrachtgever zal een definitief overzicht samenstellen van de series bouwvergunningendossiers die worden aangeboden voor de tijdelijke opslag; Hier plaatsingslijst genoemd. Het overzicht vermeldt de naam/omschrijving van de bestanden, de periode, de omvang en de te verwachten raadpleegfrequentie;
E21
De opdrachtgever zorgt ervoor dat de extern te plaatsen archiefbestanden zijn voorzien van kenmerken i.c. doosopschriften, inventarisnummers, en dossierbeschrijvingen;
E22
De fysieke overdracht vindt plaats na controle op de volledigheid van de series bouwvergunningendossiers; 8
E23
De opdrachtgever wijst de medewerkers aan die toezien op de gevolgde procedure ten aanzien van de fysieke overdracht van de bouwvergunningendossiers;
E24
De fysieke overdracht kan plaatsvinden in meerdere transporten;
E25
Rekening houdend met het belang van de bouwvergunningendossiers worden deze zonder tussenstop in grotere partijen getransporteerd naar de archiefruimte van de WAA-groep N.V. Venlo; Als richtlijn voor de organisatie van de verhuizing kan verwezen worden naar ‘Organisatie van archiefbeheer bij verhuizing’ van juni 2008 (no. 2065) van de uitgave Archiefbeheer in de praktijk (Kluwer);
E26
De procedure ten aanzien van de tijdelijke fysieke overdracht is als volgt: (1) Binnen twee werkdagen neemt de opdrachtnemer contact op met de beheerder van de in bewaring te geven archiefbestanden (2) De betreffende archieven worden door de opdrachtnemer bezichtigd. (3) Behoudens uitzonderingen of speciale verzoeken wordt binnen twee weken een start gemaakt met het afvoeren van het betreffende archief naar de archiefruimte van de WAA-groep N.V. (4) Indien nodig zorgt de opdrachtnemer ervoor dat alle losse archiefbestanden alsnog worden voorzien van archiefdozen (5) De opdrachtnemer draagt zorg voor het transportklaar zetten (6) De opdrachtnemer controleert de ontvangst van de archiefbestanden aan de hand van de inventarislijst en tekent voor ontvangst; (7) De opdrachtnemer verzorgt het transport van de bouwvergunningendossiers naar de archiefruimte van de WAAgroep N.V. (8) De opdrachtnemer draagt zorg voor de juiste plaatsing in de verrijdbare stellingen (9) De opdrachtnemer stelt een proces verbaal op van de fysieke overdracht;
E27
Het proces verbaal van de fysieke overdracht wordt ondertekend door de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Het proces verbaal geeft aan dat de tijdelijke beheersverantwoordelijkheid van de archiefbestanden is overgegaan van de opdrachtgever op de opdrachtnemer waarmee de opdrachtgever een overeenkomst is aangegaan;
E28
De opdrachtnemer meldt dat de archiefbestanden na plaatsing voor opvraag beschikbaar zijn;
E29
De opdrachtgever stelt in overleg met de opdrachtnemer de termijn vast waarbinnen gereclameerd kan worden van de eventuele tekortkomingen. Hierna wordt geacht dat de tijdelijke bewaring van de bouwvergunningendossiers correct is opgeleverd en akkoord bevonden door de opdrachtgever;
9
E30
De opdrachtnemer stelt bouwvergunningendossiers;
de
opdrachtgever
in
kennis
van
een
mogelijke
herplaatsing
van
de
E31
De opdrachtnemer beheert de tijdelijk opgeslagen bouwvergunningendossiers en slaat deze op volgens de voorschriften en onder de juiste condities, zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, nr. 276), het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, nr. 671) die op 1 januari 1996 in werking is getreden. De regels zijn nader uitgewerkt in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Min. Van OCW sept. 2001) en de handleiding bij de Regeling Archiefruimten en Archiefbewaarplaatsen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs 2003;
E32
De ruimte waar de archieven bewaard worden is voorzien van een thermometer en een hygrometer. De meetapparatuur wordt regelmatig gecontroleerd op de juiste werking en aanwijzing;
E33
De opdrachtnemer stelt de opdrachtgever per kwartaal op de hoogte van de meetresultaten;
E34
De opdrachtnemer of de onderaannemer beschikt over een calamiteitenplan, waarin is opgenomen op welke wijze moet worden gehandeld in geval van bijvoorbeeld brand of wateroverlast;
E35
De opdrachtnemer waarschuwt de opdrachtgever bij calamiteiten en geeft aan welke maatregelen zijn of worden genomen om de calamiteit op te heffen;
E36
De bouwvergunningendossiers worden in archiefdozen in de archiefstellingen geplaatst;
E37
Er worden geen archiefdozen op de grond geplaatst;
10
III Personele inzet Eis
Omschrijving
E38
De opdrachtnemer selecteert geschikt personeel dat wordt ingezet bij het scanproces. Het personeel wordt ingezet op alle onderdelen i.c. de voorbereiding, het scangereed maken, de kwaliteitscontrole, de validatie en de metadatering. Hij mag daarbij gebruik maken van derden;
E39
De opdrachtnemer legt de namen, de functieomschrijvingen en de bevoegdheden van de geautoriseerde medewerkers schriftelijk vast en reikt de opdrachtgever hiervan een afschrift aan;
E40
De opdrachtnemer waarborgt de vertrouwelijke omgang met de dossiers;
E41
De opdrachtnemer instrueert het personeel. Hij kan daarbij gebruik maken van instructies door derden;
Akkoord Ja en toelichting
11
IV Voorbereiding en scangereed maken Eis
E42
Omschrijving
De opdrachtnemer bereidt het scangereed maken voor. Het betreft de hierna te noemen activiteiten: -
E43
Akkoord Ja en toelichting
ontvangst van te scannen documenten en het aanleveren van de analoge dossiers op een centraal punt. ontnieten, ontdoen van plastic, zipclips en andere hechtmiddelen, gelijmde kaften of spiraalbanden. controleren en melden of de te scannen documenten volledig en leesbaar zijn. controleren en melden of sprake is van schade en schimmelvorming. separatie van gelijmde documenten (Arabische gom). lossnijden van formulieren. uitvlakken van tekeningen en documenten en deze eventueel voorzien van transparante insteekhoezen ter voorkoming van inscheuren. herstel van eenvoudige schade;
De opdrachtnemer maakt de dossiers scangereed: Het betreft de hierna te noemen werkzaamheden: -
controle van de voorbereiding. selectie van documenten die wel of niet voor backlog in aanmerking komen aan de hand van door de opdrachtgever aangereikte richtlijnen en procedures. controle op en verwijderen van duplicaten. in juiste volgorde leggen en categoriseren van documenten die voor backlog in aanmerking komen. aanmaak en printen van barcoderingen op voorbladen en batchbladen (scheidingsvellen);
E44
De opdrachtgever stelt in overleg met de opdrachtnemer vast welke documenten wel en welke niet voor scanning in aanmerking komen;
E45
De opdrachtgever stelt in overleg met de opdrachtnemer vast wat de categorieën zijn waarbinnen digitale documenten worden gegroepeerd;
E46
De opdrachtnemer stelt in overleg met de opdrachtgever de kwaliteitsprocedure vast voor de voorbereiding en het scangereed maken van de analoge dossiers. Eén van de aspecten die hierbij wordt meegenomen is het dagelijks bijhouden van logboeken zodat duidelijk is dat door de op die dag werkzame personen in de voorbereiding en scangereed maken gewerkt is volgens de richtlijnen; 12
13
V Backlog, kwaliteitscontrole en validatie Eis
Omschrijving
E47
De opdrachtnemer scant de analoge bouwvergunningendossiers volgens geldende eisen en richtlijnen ter verkrijging van machtiging tot vervanging. Het scannen omvat de volgende werkzaamheden: -
Akkoord Ja en toelichting
controle van de aangebrachte onderverdeling in de documenten die voor backlog in aanmerking komen. het daadwerkelijk scanproces zelf waarbij de documenten door een A8/A3 of A0+-scanner worden getransporteerd (scannen in zwart/wit, grijstinten en kleur, dubbelzijdig). herscannen indien nodig. verwijderen van blanco pagina’s en batchbladen. recognition (herkenning) i.c. het uitlezen van de barcodes. kwaliteitscontrole van het digitale dossiers;
Nb. Zie bijlagen Archiefregeling 2009 en de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden 2008
E48
De opdrachtnemer maakt gebruik van scanapparatuur waarmee A8 tot A3 en A0 tot A0 plusformaten kunnen worden gedigitaliseerd. Deze scanapparatuur voldoet aan bepaalde door de opdrachtgever aangegeven technische eisen (t.a.v. scansnelheid, instellingen voor beeldkwaliteit, kleurgebruik, bestandsformaten etc.);
E49
Bij de backlog spelen betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en digitale duurzaamheid een rol. De opdrachtnemer garandeert de authenticiteit en betrouwbaarheid van het gedigitaliseerde document. Dat wil zeggen dat de weergave van een digitaal document volledig en geheel in overstemming is met de oorspronkelijke vastlegging en de functie die het behoorde te vervullen. De opdrachtnemer garandeert de integriteit van het gedigitaliseerde document. Dat wil zeggen dat het document bij raadpleging dezelfde vorm, inhoud en structuur heeft als op het tijdstip van opmaak. De opdrachtgever garandeert de digitale duurzaamheid dit is de garantie dat het gedigitaliseerde document in een format is opgeslagen waarin het gedurende de volledige periode dat het moet worden bewaard beschikbaar is en kan worden geopend;
14
E50
De opdrachtnemer past OCR toe. Dit betekent dat de documenten tekstueel doorzoekbaar worden gemaakt;
De opdrachtnemer controleert de kwaliteit van de digitale opnamen. De opdrachtgever stelt in overleg met de opdrachtnemer de kwaliteitsprocedure vast voor de backlog. In deze kwaliteitsprocedure komen de volgende aspecten aan de orde: -
-
controle op de juistheid van de reproductie d.i. de controle op de leesbaarheid, de volledigheid en op de natuurgetrouwe weergave van het origineel. scanning van afwijkende formaten. scanning van tekeningen op schaal tbv reprinting. beeldkwaliteit, bestandsformaten, kleurgebruik en kleurherkenning. bepaalt wie de kwaliteitscontroles uitvoert en wie verantwoordelijk is voor de eindcontrole. legt vast wie geautoriseerd zijn om toegang te hebben tot de scanstraat en de omgeving waarin deze is geplaatst. beschrijft wat de aanvaardbare afwijkingen zijn waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen zware afwijkingen, afwijkingen die nooit aanvaardbaar zijn, en lichte afwijkingen, afwijkingen die tot op zekere hoogte aanvaardbaar zijn. bepaalt wat te doen bij onvoldoende kwaliteit. houdt logboeken bij zodat duidelijk is dat door de op die dag werkzame personen tijdens het scannen en controleren gewerkt is volgens de gestelde richtlijnen.
E51
De opdrachtnemer valideert de digitale opnamen d.i. het toekennen van de eerste metadata op basis waarvan het digitale dossiers kan worden herkend en teruggevonden. De opdrachtgever stelt in overleg met de opdrachtnemer vast wat de metadata zijn;
E52
De opdrachtgever stelt in overleg met de opdrachtnemer vast op welke wijze het digitale dossier wordt gereleased d.i. het vrijgeven van het digitale dossier om opgenomen en geregistreerd te worden in het Record Management Systeem en/of het door de gemeente te ontwikkelen gecertificeerd E-depot;
E53
De opdrachtnemer bergt de analoge documenten na backlog op in het analoge dossier en completeert het dossier in de oorspronkelijke orde. Het dossier wordt daarna gesloten en teruggeplaatst in de archiefruimte van de WAA;
15
VI Beschikbaarstelling en dienstverlening (scanning on demand) Eis
Omschrijving
E54
De opdrachtnemer draagt zorg voor de beschikbaarheid van de bij de WAA-groep NV opgeslagen analoge bouwvergunningendossiers;
E55
De opdrachtnemer zorgt ervoor dat de analoge bouwvergunningendossiers in de juiste volgorde in de stellingen worden geplaatst zodat kan worden voldaan aan de snelle afhandeling van een verzoek om raadpleging of backlog;
E56
De opdrachtnemer zorgt er voor dat de in tijdelijk bewaring gegeven bouwvergunningendossiers, bij uitsluiting van anderen, op verzoek van de opdrachtgever aan een daartoe door de opdrachtgever schriftelijk gemachtigde ter inzage wordt gegeven. Gedurende de periode van inzage draagt de opdrachtgever de verantwoordelijkheid voor het ter inzage verstrekte gedeelte van het archief (vanaf ondertekening);
E57
Het registratiesysteem van de opdrachtgever vormt de basis voor het geautomatiseerde registratiesysteem van de opdrachtnemer en ondersteunt een optimale dienstverlening;
E58
De opdrachtnemer levert scanning on demand-diensten. De opgevraagde analoge bouwvergunningendossiers worden binnen 4 uur middels scanning on demand aangeleverd. Bij de dienstverlening on demand wordt het gevraagde archiefbestand voor zover nodig volledig gescand en in digitale vorm aangereikt;
E59
De opdrachtnemer verstuurt de gescande bouwvergunningendossiers in pdf-formaat naar het door de opdrachtgever aangegeven e-mailadres of stelt de documenten beschikbaar via een webadres;
E60
Indien de scanning on demand niet tijdig kan worden ingeregeld worden de dossiers analoog aangeleverd via de gangbare procedure zoals deze reeds zijn vastgelegd tussen opdrachtgever en opdrachtnemer: -
Akkoord Ja en toelichting
Verzoeken om uitleen van fysieke archiefbestanden of dienstverlening on demand worden slechts na opdracht van de opdrachtgever door de opdrachtnemer in behandeling genomen. De opdrachtnemer accepteert en garandeert dat aanlevering van de analoge bouwvergunningendossiers 16
-
-
-
-
plaatsvindt op door de opdrachtgever aangewezen balies en tijdens kantooruren. De opdrachtnemer zorgt voor het lichten van de archiefbestanden, het bijhouden van de uitleenadministratie en bij analoge raadpleging, de signalering en rappellering en het verzenden van de archiefbestanden naar de vooraf afgesproken balie. De geleende analoge archiefbestanden worden na raadpleging door de opdrachtnemer bij de aangewezen balies opgehaald en zorgvuldig teruggeplaatst. De opdrachtnemer wordt daarvan tijdig schriftelijk in kennis gesteld. De koerier tekent voor de ontvangst. Er wordt gebruik gemaakt van door de opdrachtnemer te leveren transportkisten. Tevens ontvangt de opdrachtgever een transportkist voor de retourzending. De transportkisten worden verzegeld. De opdrachtnemer zorgt voor een veilig transport van analoge bouwvergunningendossiers naar de plaats die door de opdrachtgever worden aangewezen en visa versa en waarborgt een vertrouwelijke omgang van de inhoud van de archiefbestanden. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de uitleenadministratie binnen de Gemeente na ondertekening van de ontvangst. Hij signaleert het eventuele doorlenen en houdt de mutaties bij. De opdrachtnemer voert de werkzaamheden uit conform de wettelijke (veiligheids-) voorschriften, zoals genoemd in de Arbowet 1998 en het Arbobesluit;
E61
De WAA levert op verzoek van de Brandweer of de Regionale Politie het analoge dossier in geval van calamiteiten. Omtrent deze dienstverlening en afhandeling van het spoedeisend aanvragen van dossiers zal i.s.m. de opdrachtgever een nader overeen te komen procedure worden uitgewerkt;
E62
De opdrachtgever handhaaft de vigerende procedures ten aanzien van de registratie van verzoeken om informatie en bijhouden van de afhandeling;
E63
De opdrachtnemer ontvangt een overzicht met op te vragen archiefbestanden uit het registratiesysteem. Dit overzicht vermeldt de omschrijving van de archiefbestanden, een nummer en de vindplaats. De opdrachtgever wijst de medewerkers aan die optreden als contactpersonen tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer ten aanzien van de dienstverlening en stelt hiervan een overzicht samen. De opdrachtgever en opdrachtnemer bewaren de overzichten en houden de mutaties daarin bij;
17
VII Vernietiging Eis
Omschrijving
E64
De opdrachtgever geeft aan de opdrachtnemer de opdracht tot vernietiging van de analoge bouwvergunningendossiers volgens de vigerende gemeentelijke procedure. Een machtiging van Gedeputeerde Staten tot substitutie en backlog volgens de richtlijnen en procedures zijn voorwaarden om tot daadwerkelijke vernietiging over te gaan;
E65
De opdrachtgever kan besluiten om bepaalde documenten uit te sluiten van vernietiging. Deze documenten dienen door de opdrachtnemer geordend in een dossieromslag aangereikt te worden, voorzien van het unieke dossiernummer van het bouwvergunningendossier;
Akkoord Ja en toelichting
18
VIII Audits Eis
Omschrijving
E66
De opdrachtnemer accepteert dat er periodieke audits worden uitgevoerd. De opdrachtgever toetst de uitvoering van het scanproces en de behaalde kwaliteit;
E67
De audits hebben mede tot doel om mogelijke verbeteringsvoorstellen te doen ten aanzien van het scanproces, de tijdelijke opslag, de dienstverlening, de vernietiging en de handhaving van de wet- en regelgeving;
E68
De opdrachtgever kan sancties opleggen naar aanleiding van de bevindingen van de audits;
Akkoord Ja en toelichting
19
IX Zorg- en geheimhoudingsplicht Eis
Omschrijving
E69
De opdrachtnemer is gehouden de bij hem in beheer zijnde archiefbestanden onder zich te houden en in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren;
E70
De opdrachtnemer zal er voor zorgen dat de bij haar in bewaring gegeven archiefbestanden niet ter inzage worden gegeven tenzij met toestemming van de opdrachtgever;
E71
De opdrachtnemer alsmede de in dienst zijnde medewerkers zijn gehouden alle door de opdrachtgever verstrekte of in bewaring gegeven archiefbestanden vertrouwelijk te behandelen;
E72
De opdrachtnemer neemt de geheimhoudingsverplichting in acht en zorgt er voor dat zijn medewerkers de geheimhoudingsverplichting naleven; bij gebleken overtredingen van de geheimhoudingsplicht kan de opdrachtgever tegen de contractant maatregelen treffen, de medewerker van de leverancier weigeren of het contract ontbinden;
E73
De opdrachtnemer verplicht zich alle bedrijfsinformatie van de opdrachtgever welke bekend is geworden aan de opdrachtnemer als gevolg van de uitoefening van haar dienstverlening te allen tijde geheim te houden;
E74
De veiligheid en vertrouwelijkheid van de archiefbestanden worden gewaarborgd met autorisaties. De opdrachtnemer geeft aan wie geautoriseerd is en toegang heeft tot de bouwvergunningendossiers en zorgt ervoor dat er strikt wordt omgegaan met toegang tot de archiefruimte en de werkruimte waar de scanwerkzaamheden plaatsvinden en de autorisatie;
E75
De medewerkers die geautoriseerd zijn om de archiefbestanden te lichten en welke worden ingezet bij het scanproces zijn in het bezit van een verklaring van goed gedrag, afgegeven door het Ministerie van Justitie en hebben een contractuele geheimhoudingsplicht;
E76
De opdrachtnemer en bij onderaanneming de onderondernemer ondertekenen een verklaring tot geheimhouding.
Akkoord Ja en toelichting
20
Bijlage:
Archiefregeling 2009 Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden
21
