Digitaliseren bouwdossiers gemeente Amsterdam

Stadsarchief

Digitaliseren bouwdossiers gemeente Amsterdam presentatie voor SOD-collega’s

24 juni 2014

Wat cijfers… inwoners Amsterdam stadsdelen gemeentelijke diensten ambtenaren hectare nationaliteiten burgemeesters fietsen bomen electrische oplaadpunten parken trams ponten markten bloemenmarkten winkels antiekwinkels diamantslijperijen grachten bruggen houten ophaalbruggen magere brug

811.185 7 28 12.900 21.939 178 1 881.000 220.000 650 40 216 9 32 1 6073 165 24 165 1281 8 1

rondvaart- en salonboten waterfietsen woonboten 16-18e-eeuwse gebouwen Koninklijk Paleis historische gevelstenen standbeelden en sculpturen windmolens musea galeries schilderijen van Rembrandt Nachtwacht schuttersgalerijen schilderijen van Van Gogh wassen beelden bij Madame Tussauds diersoorten in Artis draaiorgels carillons historische kerkorgels hotelbedden

110 120 2500 8863 1 654 302 8 75 141 22 1 1 207 140 900 4 9 42 54.857

Stadsarchief Amsterdam  Archiefbewaarplaats van de gemeenten Amsterdam en Amstelveen  50 kilometer papier; aanwas ca. 700 meter p/jaar  38 TB digitale informatie; groei ca. 5 TB p/jaar  100.000 bezoekers  800.000 unieke webbezoekers

Bouwdossiers in Amsterdam

 Oorspronkelijk ca. 5 kilometer papieren bouwdossiers vanaf ca. 1900  Beheer door stadsdelen en de (nu voormalige) Dienst Milieuen Bouwtoezicht (DMB)  Veel geraadpleegd  Veel belanghebbenden: BWT (of VTH – Vergunningen, Toezicht en Handhaving) Gemeentebelastingen Brondocumenten voor BAG Burgers, politie en brandweer, makelaars, notarissen, projectontwikkelaars, architecten, bouwbedrijven, historici  Bouwdossiers vertegenwoordigen een grote waarde; inhoudelijk en financieel. Vb: Aanleg Noord-Zuidlijn

Bouwdossiers in Amsterdam

Sinds 2005 plannen voor digitalisering:    

Efficiënt voor vergunningverlening en handhaving Betere dienstverlening voor burgers en belanghebbenden Eenmalige opslag en meervoudig gebruik Minder risico op verlies van stukken. Kopiëren van gevraagde stukken wordt eenvoudiger en goedkoper  In principe kan ook een digitale omgevingsvergunning worden gearchiveerd in het digitale bouwdossier  De wettelijk verplichte overbrenging naar het Stadsarchief van de bouwdossiers in de vorm van metadata en scans,) kan gerealiseerd worden.  Uitgangspunt is vervanging: ruimtebesparing in archiefbewaarplaats

Bouwdossiers in Amsterdam

 Aanbesteding scanopdrachten per ‘kavel’ van een paar honderd (strekkende) meter bouwdossiers die binnen een bepaalde periode gescand moeten worden.  Kavels zijn aan verschillende scanbedrijven (marktpartijen) gegund. De ervaringen zijn teleurstellend. Samengevat: Scanbedrijven leveren niet de afgesproken kwaliteit. Na sluiten overeenkomst proberen scanbedrijven afspraken over kwaliteit en prijs in hun voordeel aan te passen. Het vergt veel energie en tijd om geleverd te krijgen hetgeen is afgesproken.

Bouwdossiers in Amsterdam

- Er op vertrouwen dat het scanbedrijf de afgesproken kwaliteit levert is in de praktijk niet haalbaar. Om afgesproken kwaliteit geleverd te krijgen moeten de scans uitgebreid gecontroleerd worden. Dat is arbeidsintensief en kost geld. - Een boetebeding opnemen helpt, maar levert veel discussies met scanbedrijven op omdat deze onder de boete, per afgekeurde scan, proberen uit te komen.

Scanstraat

 Na opstellen businesscase heeft SAA besloten zelf een scanstraat in te richten. Leunt op de gedachte van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen  Project scanstraat is een reïntegratieproject en een samenwerkingsverband met DWI en Pantar (=sociale werkvoorziening)  Convenant afgesloten met stadsdelen: zij brengen deze scanopdrachten onder bij de scanstraat  Exploitatie (en dus kostprijs scans) is gebaseerd op projectduur van minimaal 3 en maximaal 5 jaar  Verwachte besparing t.o.v. uitbesteding: ca. 1 miljoen

Scanstraat

Het proces in hoofdlijnen:  Voorbereiding (schonen, herinrichten, registreren, barcoderen)  In scanstraat wordt het aanbod ingelezen in de software van het scanvolgsysteem, dat de kans op fouten marginaliseert  Controle van de technische kwaliteit van scans is geautomatiseerd  Visuele controle achteraf

Vragen voor dit moment