Rapport Gemeentelijke Ombudsman
Onjuiste waardebepaling WOZ Gemeente Amsterdam Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam
23 april 2014 RA140733
Samenvatting Een man gaat in het voorjaar van 2012 in bezwaar tegen een WOZ-waardebeschikking, omdat deze plots veel hoger uitvalt dan de waardebeschikking van het voorgaande jaar. De Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam (DBGA) handelt zijn bezwaar niet binnen de gestelde termijn af en de man schakelt daarom de hulp van een adviesbureau in dat namens hem als gemachtigde optreedt. In de daaropvolgende periode verloopt de bezwaarprocedure zeer moeizaam. Uit onderzoek van de ombudsman is gebleken dat de dienst bij de waardebepaling over het jaar 2012 heeft verzuimd de overwegingen, zoals aangedragen en gehonoreerd in een (eerdere) bezwaarschriftprocedure tegen een WOZ-beschikking over het jaar 2011, mee te nemen. De bezwaarschriftprocedure zelf is zeer rommelig verlopen. Niet alleen blijft DBGA de man in plaats van de gemachtigde benaderen, ook wordt een gebrekkig besluit op zijn bezwaarschrift genomen en worden zijn klachten over de gang van zaken niet juist opgepakt. De ombudsman overweegt dat met een deugdelijke administratieve huishouding een groot deel van deze gang van zaken voorkomen had kunnen worden. Met name de inrichting van de automatisering laat kennelijk te wensen over, waardoor er ruimte ontstaat voor fouten.
Datum : 23 april 2014 Rapportnummer: RA140733 Pagina : 2/8
Aanbeveling De ombudsman verzoekt de wethouder Financiën te bevorderen dat DBGA de administratieve en geautomatiseerde processen zodanig inricht dat overwegingen aangedragen en gehonoreerd in een eerdere bezwaarschriftprocedure worden meegenomen in de waardebepaling voor het daaropvolgende jaar, dit ter voorkoming dat burgers ieder jaar een bezwaarschrift moeten indienen met dezelfde argumenten. Amsterdam, 23 april 2014
Arre Zuurmond Gemeentelijke Ombudsman
Datum : 23 april 2014 Rapportnummer: RA140733 Pagina : 3/8
Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 18 september 2013 schriftelijk ingediend en betreft de Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam.
Bevindingen aanleiding de behandeling van een bezwaarschrift In 2011 stelt DBGA de WOZ-waarde van verzoekers woning vast op € 219.000,-. Verzoekers bezwaarschrift, gericht tegen voorgenoemde waardevaststelling, wordt gegrond verklaard en de waarde wordt met € 22.000,- verlaagd naar € 197.000,-. Op 29 februari 2012 stelt DBGA de WOZ-waarde vast op € 216.000,-. Uit niets blijkt dat de verlaging van 2011 bij de berekening van de hoogte van deze nieuwe waardebeschikking is meegenomen. Verzoeker dient daarom op 2 april 2012 via de website van DBGA een bezwaarschrift in en deelt bij voorbaat mee gehoord te willen worden indien de dienst besluit zijn bezwaar niet te honoreren. Omdat verzoeker aan het einde van het jaar nog niets van DBGA heeft vernomen, schakelt verzoeker de hulp in van een adviesbureau dat namens hem als gemachtigde optreedt. Er volgen diverse telefonische contacten waarin de gemachtigde de dienst vraagt om verzoekers bezwaar te behandelen. Desondanks gebeurt dit niet. Verzoeker wordt uiteindelijk op 25 januari 2013 door een medewerker van de dienst gebeld. De medewerker wil met verzoeker overleggen over de waarde. Verzoeker voelt zich overvallen door het telefoontje, onder meer omdat hij verwachtte dat de dienst alles met de gemachtigde zou afhandelen. Hij maakt tijdens het telefoongesprek opnieuw zijn wens kenbaar om middels een hoorzitting gehoord te worden. De medewerker gaat hiermee akkoord en men spreekt af dat er een hoorzitting zal worden gehouden op 1 februari 2013. Verzoeker wordt nog dezelfde dag opnieuw gebeld door de medewerker. De medewerker spreekt in op verzoekers voicemail en doet hem een aanbod: ‘Als de WOZ-waarde van €197.000,- wordt geaccepteerd, kan het dossier worden gesloten’. Indien verzoeker het hier niet mee eens is, dient hij zelf de dienst te bellen, aldus de medewerker. Verzoeker besluit, na overleg met de gemachtigde, het aanbod te negeren en de hoorzitting van 1 februari 2013 af te wachten. Verzoeker en de gemachtigde melden zich op 1 februari 2013 bij het kantoor van DBGA. Dan blijkt dat er geen hoorzitting gepland staat. Ze worden te woord gestaan door een medewerker die aangeeft noch inhoudelijke dossierkennis te hebben noch specialist te zijn op het gebied van waardebepaling WOZ. De betrokken medewerker hoort het relaas van beiden aan en haalt de chef erbij. De chef stelt voor om dan alsnog direct een hoorzitting te houden. Verzoeker en diens gemachtigde geven aan bezwaar hiertegen te hebben, nu zowel eerdergenoemde medewerker als de chef geen kennis van het dossier heeft. Men besluit gezamenlijk om een nieuwe hoorzitting in te plannen. Op 4 februari 2013 stuurt de gemachtigde een brief waarin hij zich beklaagt over de hierboven omschreven gang van zaken en het bezwaarschrift van verzoeker (d.d. 2 april 2012) verder aanvult. In de brief verzoekt de gemachtigde tevens om een vergoeding van de gemaakte proceskosten in het kader van de bezwaarprocedure en wordt de dienst in gebreke gesteld. Op 15 februari 2013 vindt de hoorzitting plaats. De dienst deelt tijdens de hoorzitting mee dat het hoorgesprek louter betrekking heeft op de bezwaarprocedure in het kader van de WOZwaardebeschikking en dat daarom het verzoek om proceskostenvergoeding en de ingebrekestelling
Datum : 23 april 2014 Rapportnummer: RA140733 Pagina : 4/8
apart zullen worden behandeld. Op 25 februari 2013 wordt het bezwaar gegrond verklaard. De uitspraak wordt naar verzoeker, maar niet naar diens gemachtigde verzonden. De WOZ-waarde wordt ditmaal met € 26.000,- verlaagd naar € 190.000,-. De dienst biedt daarnaast excuses aan voor de gang van zaken. de behandeling van een ingebrekestelling Verzoekers gemachtigde stelt de dienst per (eerdergenoemde) brief van 4 februari 2013 in gebreke. Omdat zowel een ontvangstbevestiging als een inhoudelijke reactie uitblijft, sommeert de gemachtigde op 13 maart 2013 de ingebrekestelling in behandeling te nemen. Op 4 april 2013 neemt de dienst een besluit. De uitspraak luidt dat er recht is op een vergoeding van € 80,-. Op 15 mei 2013 dient de gemachtigde een bezwaarschrift in tegen deze uitspraak. Op 28 juni 2013 volgt een beslissing op het bezwaar en kent de dienst uiteindelijk de maximale dwangsom ad € 1.260,- toe. de behandeling van een verzoek om proceskostenvergoeding Per brief van 4 februari 2013 dient gemachtigde een verzoek in om vergoeding van de proceskosten. Tijdens de hoorzitting van 15 februari 2013 en per brief van 13 maart 2013 wordt het verzoek herhaald. Per brief van 3 mei 2013 deelt de dienst de gemachtigde mee dat in het besluit op het bezwaarschrift jegens de WOZ waardebeschikking (d.d. 25 februari 2013, verzonden naar verzoeker) per abuis is verzuimd om in te gaan op het verzoek om proceskostenvergoeding. In dezelfde brief wordt het verzoek alsnog afgewezen. De dienst stelt dat uit de gegevens van de Kamer van Koophandel blijkt dat onder de activiteiten van de gemachtigde niet het verlenen van rechtsbijstand valt. Een bezwaarclausule ontbreekt. Omdat de gemachtigde niet op de hoogte is van de uitspraak op het bezwaarschrift (d.d. 25 februari 2013), vraagt hij om opheldering hierover. De dienst reageert op 22 mei 2013 en verwijst naar de brief van 3 mei 2013. Daarbij stuurt de dienst een kopie van de uitspraak op het bezwaarschrift en wordt de gemachtigde verzocht om zelf beide stukken bij elkaar te voegen. Per brief van 29 mei 2013 wijst de gemachtigde de dienst op het feit dat niet bekend is op welke wijze in bezwaar kan worden gegaan tegen de afwijzing van het verzoek om proceskostenvergoeding. Tegelijkertijd verzoekt hij de dienst deze brief te behandelen als een bezwaarschrift, en indien de dienst om formele redenen besluit het bezwaar niet-ontvankelijk te verklaren hem dit binnen tien dagen mede te delen. Een reactie blijft uit en per brief van 29 juli 2013 herhaalt hij zijn bezwaren. De gemachtigde hoort opnieuw een tijdlang niets en besluit daarom zelf te gaan bellen. Na diverse doorschakelingen verneemt hij van een medewerkster dat hij op 19 of 20 augustus door de behandelend ambtenaar teruggebeld zal worden. Dit gebeurt echter niet. de behandeling van een klacht De gemachtigde verzoekt de dienst in de brief van 4 februari 2013 zijn grieven over de behandeling van het bezwaarschrift tegen de WOZ-waardebeschikking als formele klacht te behandelen. Tijdens de hoorzitting van 15 februari 2013, in het kader van de bezwaarprocedure, wordt hem toegezegd dat er een schriftelijke reactie op zijn klacht zal volgen. Omdat een inhoudelijke reactie uitblijft, verzoekt de gemachtigde per brief van 13 maart en 3 april 2013 de dienst alsnog zijn klacht af te handelen. Op 10 juni 2013 nodigt de dienst gemachtigde en verzoeker uit om op 11 juli 2013 gehoord te worden. Tijdens de hoorzitting biedt de dienst excuses aan voor de gang van zaken en belooft verbetering. In de klachtafdoeningsbrief van 18 juli 2013 laat de dienst weten dat de gemachtigde nog nader geïnformeerd zal worden over het besluit met betrekking tot de proceskostenvergoeding. Dit gebeurt echter niet.
Datum : 23 april 2014 Rapportnummer: RA140733 Pagina : 5/8
Omdat hij zich niet kan vinden in de gang van zaken, wendt de gemachtigde zich namens verzoeker tot de Gemeentelijke Ombudsman. klachtomschrijving Het onderzoek van de ombudsman richt zich op: • de behandeling van een bezwaarschrift tegen een WOZ-waardebeschikking; • de behandeling van een ingebrekestelling; • de behandeling van een verzoek om proceskostenvergoeding; • de behandeling van een klacht. reactie van DBGA de behandeling van verzoekers bezwaarschrift Verzoekers bezwaarschrift tegen de WOZ-beschikking 2012 had voor 31 december 2012 afgedaan moeten worden. Dat is niet gebeurd. De oorzaak van de termijnoverschrijding is gelegen in het feit dat het bezwaarschrift in de werkvoorraad van een extern ingehuurde taxateur terecht is gekomen. Toen duidelijk werd dat het bezwaarschrift ook bij de taxateur van DBGA in behandeling was hebben zij hun bevindingen op elkaar afgestemd en het bezwaar afgehandeld. Verzoeker heeft in zijn bezwaarschrift aangegeven gehoord te willen worden. De taxateur heeft in dat kader telefonisch contact met verzoeker opgenomen teneinde hem uit te nodigen voor een hoorzitting op 1 februari 2013. Verzoeker heeft op dat moment de taxateur te kennen gegeven eerst de zaak met zijn gemachtigde te willen bespreken. De taxateur heeft dezelfde dag opnieuw contact met verzoeker opgenomen en een waardevoorstel gedaan om de zaak te snel af te ronden. Daarbij is verzoeker verzocht om over dit voorstel contact met de taxateur op te nemen. Toen verzoeker hieromtrent (telefonisch) een afspraak wilde maken bij DBGA is hij per abuis doorgeschakeld naar de algemene afsprakenbalie. Daar is, in plaats van een hoorzitting in verband met het bezwaarschrift, een algemene afspraak ingepland op 1 februari 2013. Tevens had de taxateur contact op moeten nemen met gemachtigde in plaats van verzoeker. Dit is niet gebeurd omdat bij de registratie van het bezwaarschrift de (pas later bij de procedure betrokken) gemachtigde niet door het geautomatiseerde systeem van DBGA is onderkend. De WOZ-waarde van de woning naar het prijspeil 1 januari 2011 is eind december 2011 door de taxateur vastgesteld. De WOZ-waarde voor belastingjaar 2012 is beschikt met dagtekening 29 februari 2012. De uitspraak op het bezwaarschrift tegen de WOZ-beschikking 2011 heeft als dagtekening 12 maart 2012. De werkwijze van de dienst is doorgaans dat een WOZ-waarde niet wordt beschikt als er nog een bezwaar van een voorgaand jaar in behandeling is. Juist omdat de overwegingen uit het bezwaar meegenomen dienen te worden in de waardebepaling voor het daarop volgend jaar. De woning had in het systeem voor herwaardering geblokkeerd moeten worden, zodat de taxateur de woning niet op dat tijdstip van een waarde had moeten voorzien, maar pas na afhandeling van het bezwaarschrift. de behandeling van een ingebrekestelling Gemachtigde heeft per brief van 4 februari 2013 het bezwaarschrift van verzoeker aangevuld. In de brief werd tevens door gemachtigde meegedeeld dat er recht bestaat op vergoeding van de proceskosten op grond van artikel 7:15 van de Awb en dat deze kosten later zou worden gespecificeerd. Gelet op de gebruikte bewoordingen zag de dienst aanleiding om de brief ook aan te merken als een ingebrekestelling. Op dit gedeelte van de brief is op 4 april 2013 een besluit genomen waarbij een dwangsom ad € 80,00 werd uitgekeerd. Daarbij ging de dienst uit van de uitspraak op het bezwaarschrift van 25 februari 2013. Op 15 mei 2013 is hiertegen bezwaar aangetekend – en is aangevoerd dat de uitspraak van 25 februari 2013 niet ‘volledig’ was, nu in de beschikking niet op het
Datum : 23 april 2014 Rapportnummer: RA140733 Pagina : 6/8
verzoek om proceskostenvergoeding is gereageerd. In reactie op bezwaar is op 28 juni 2013 alsnog besloten de maximale dwangsomvergoeding uit te keren, nu bleek dat de volledige beschikking pas op 22 mei 2013 aan gemachtigde werd toegezonden. de behandeling van een verzoek om proceskostenvergoeding De dienst heeft verzuimd om in de beslissing op het bezwaarschrift in te gaan op het verzoek om proceskostenvergoeding. Het verzoek is uiteindelijk per beschikking van 22 mei 2013 alsnog afgewezen omdat uit de gegevens van de Kamer van Koophandel, het door gemachtigde gebruikte briefpapier en de op het internet beschikbare informatie over zijn bedrijf is gebleken dat de gemachtigde niet beroepsmatig rechtsbijstand verleent in belastingzaken. Zo blijkt uit het briefpapier dat gemachtigde zich bezig houdt met Marketing en Management Consulting. De dienst twijfelt er niet aan dat gemachtigde beroepsmatig bezig is geweest, maar niet op het gebied van de rechtsbijstand. de behandeling van een klacht Uitgangspunt van DBGA was om tijdens de hoorzitting van 15 februari 2013 alle grieven te bespreken en daar waar mogelijk op te lossen. Gebleken is echter dat de taxateur tijdens de hoorzitting heeft aangegeven dat er afzonderlijk op de klacht, zoals verwoord in de brief van 4 februari 2013, zou worden gereageerd. DBGA heeft verzuimd de klacht separaat te registreren, waardoor de klacht niet in behandeling is genomen. Na rappelleren door gemachtigde werd de klacht in juni opgepakt. Op 11 juli 2013 heeft er in het kader van de klachtbehandeling een hoorzitting plaatsgevonden. Verzoeker is toen opnieuw in de gelegenheid gesteld om zijn ongenoegen kenbaar te maken. DBGA heeft uitleg gegeven over de procedures en excuses aangeboden. Op dat moment is duidelijk geworden dat DBGA geen antwoord had gegeven op de brief van gemachtigde dd. 29 mei 2013, waarin hij in ‘bezwaar’ wenst te gaan tegen het besluit van 22 mei 2013 – waarin tevens kenbaar is gemaakt geen proceskostenvergoeding toe te zullen kennen. Gemachtigde heeft tijdens de hoorzitting een afschrift van deze brief overhandigd. Toegezegd werd dat een onderzoek zou worden ingesteld door de klachtencoördinator. Na intensief zoeken is het origineel van deze brief niet in het archief van DBGA teruggevonden. Nadien is besloten om de brief van 29 mei 2013 alsnog in behandeling te nemen. In de brief van 29 mei 2013 wordt gereageerd op een onderdeel (de proceskostenvergoeding) van de totale uitspraak op het bezwaarschrift (inzake de WOZ-waardebeschikking 2012). Een reactie op een uitspraak is naar de mening van DBGA een potentieel beroepschrift en op grond van artikel 6:15 Awb geldt hiervoor een doorzendplicht. DBGA heeft op 16 september 2013 besloten om de brief aan de rechtbank Amsterdam door te zenden. Dit is ook aan gemachtigde meegedeeld. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoeker en DBGA gestuurd naar teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. Van deze gelegenheid is alleen door verzoeker gebruik gemaakt. De reactie van verzoeker leidde niet tot een aanvulling of wijziging van de bevindingen.
Datum : 23 april 2014 Rapportnummer: RA140733 Pagina : 7/8
Beoordeling Behoorlijkheid De ombudsman beoordeelt of het bestuursorgaan zich in de door hem onderzochte aangelegenheid behoorlijk heeft gedragen1. Indien naar het oordeel van de ombudsman de gedraging niet behoorlijk is, vermeldt hij in het rapport welk vereiste van behoorlijkheid is geschonden2. Uit dit onderzoek is gebleken dat DBGA in strijd met het vereiste van voortvarendheid heeft gehandeld. Het vereiste van voortvarendheid houdt in dat de gemeente zo snel en slagvaardig mogelijk handelt. De wettelijke termijnen zijn uiterste termijnen. De gemeente streeft waar mogelijk kortere termijnen na. Gebleken is dat DBGA de termijn voor de afhandeling van het bezwaarschrift ruimschoots heeft overschreden, dat de uiteindelijke beslissing op het bezwaarschrift niet volledig was en daarenboven naar verzoeker in plaats van gemachtigde is verzonden. Deze gang van zaken was het gevolg van een administratieve fout waardoor een WOZ-waardebeschikking is verzonden, terwijl nog een bezwaarprocedure liep tegen de WOZ-waardebeschikking van het voorgaande jaar. Was dit niet gebeurd, dan had de gehele bezwaarprocedure voorkomen kunnen worden. Wat betreft het verzoek om proceskostenvergoeding het volgende. Het komt de ombudsman voor dat in deze zaak in het systeem geen deugdelijke koppeling is gemaakt tussen het verzoek om proceskostenvergoeding en de behandeling van het bezwaarschrift. Daardoor is in de beslissing op bezwaar verzuimd om op het verzoek te reageren, met als gevolg een chaotische behandeling van de ingebrekestelling. De motivering voor de afwijzing van het verzoek om proceskostenvergoeding acht de ombudsman niet onbehoorlijk.
Overwegingen De ombudsman overweegt dat met een deugdelijke administratieve huishouding deze gang van zaken voorkomen had kunnen worden. Met name de inrichting van de automatisering laat kennelijk te wensen over, waardoor er ruimte ontstaat voor fouten die allerlei kettingreacties binnen de procedures teweeg brengen. Gezien het voorgaande stelt de ombudsman voor het administratieve systeem zo in te richten dat het onmogelijk wordt gemaakt om (nieuwe) WOZ-waardebeschikkingen te creëren indien ten aanzien van een waardebeschikking van het voorgaande jaar nog een bezwaar in behandeling is. De hiervoor omschreven blokkering dient derhalve geautomatiseerd te worden, om vergissingen zoveel mogelijk uit te sluiten. Dit voorkomt bovendien dat burgers ieder jaar opnieuw, met dezelfde overwegingen, een bezwaarschrift moeten indienen en dat de dienst deze ieder jaar opnieuw in behandeling moet nemen. Dit zorgt niet alleen voor frustratie bij de burger, maar kost de dienst zelf ook onnodig veel capaciteit. De ombudsman merkt verder op dat DBGA lang de tijd heeft om op een bezwaarschrift te beslissen alvorens opnieuw (voor het nieuwe jaar) een nieuwe waardebeschikking genomen moet worden. Reeds in zijn rapport ‘Wat is het waard? Afhandeling WOZ-bezwaren deugt niet’ concludeerde de ombudsman dat er problemen zijn met de doorlooptijden waardoor duizenden burgers in de problemen komen, onder andere met de aangifte inkomstenbelasting. Voor wat betreft de behandeling van het bezwaarschrift geldt verder dat binnen het administratiesysteem in één oogopslag duidelijk dient te worden of en bij wie een bezwaarschrift in
1 2
artikel 9:27 lid 1 Algemene wet bestuursrecht artikel 9:36 lid 2 Algemene wet bestuursrecht
Datum : 23 april 2014 Rapportnummer: RA140733 Pagina : 8/8
behandeling (dossierbehandelaar) is – om te voorkomen dat twee verschillende medewerkers bezig zijn met eenzelfde dossier. Het systeem dient daarbij evengoed ‘extern’ ingehuurde partijen te onderkennen. De dienst dient verder na te gaan op welke wijze het administratiesysteem zo opgezet kan worden dat het in staat is een gemachtigde te onderkennen die zich in een later stadium bij de bezwaarprocedure heeft gevoegd.
Aanbeveling De ombudsman verzoekt de wethouder Financiën te bevorderen dat DBGA de administratieve en geautomatiseerde processen zodanig inricht dat overwegingen aangedragen en gehonoreerd in een eerdere bezwaarschriftprocedure worden meegenomen in de waardebepaling voor het daaropvolgende jaar, dit ter voorkoming dat burgers ieder jaar een bezwaarschrift moeten indienen met dezelfde argumenten.
