Dienst Financiële zaken Jaarverslag 2011
DIENST FINANCIËLE ZAKEN
Meer dan alleen beheersing
Jaarverslag 2011
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4.
Voorwoord diensthoofd Verslag van de dienst (incl. realisatie activiteiten in 2011) Bedrijfsvoering Vooruitblik naar 2012
1
1. Voorwoord diensthoofd Voor u ligt het jaarverslag 2011 van de dienst Financiële Zaken. In het jaarplan 2011 hebben we speerpunten en streefwaarden voor 2011 benoemd, gebaseerd op onze 3 kernwaarden: 1. de medewerker centraal 2. de klant centraal en 3. de bedrijfsvoering voldoet op alle gebieden aan geldende wettelijke en professionele standaarden De medewerker centraal Alle medewerkers hebben deelgenomen aan het personeelsonderzoek. Afspraak was om op basis van de uitkomst van het onderzoek een plan op te stellen voor de komende periode teneinde bij het eerstvolgende onderzoek overal minimaal een 3 (uitgaande van een 5-puntsschaal) te scoren. Die score werd reeds nu behaald. Een formeel plan is dan ook niet opgesteld. Niettemin wordt ‘continu’ gestreefd naar verbetering op dit punt. De klant centraal In 2011 zijn alle processen rondom de Edictis procedures beschreven en is een aanvang gemaakt met het beschrijven van de processen rondom het betalingsverkeer en de memoriaalboekingen. Daarnaast is, in samenwerking met de dienst P&O, een project gestart voor het vinden van een opvolger van het salarispakket Edukaat. Het streven om medio 2012 een nieuw pakket gekozen te hebben zodat we in de 2e helft 2012 kunnen schaduwdraaien en met ingang van 2013 reeds kunnen overstappen is behaald. In mei is de keuze gevallen op AFAS. Bedrijfsvoering voldoet aan de standaarden In het belastingplan 2010 is de komst van de werkkostenregeling aangekondigd. De regeling dient uiterlijk in 2014 doorgevoerd te zijn. In 2010 is een projectorganisatie opgezet die de invoering van de werkkostenregeling ging voorbereiden. Al snel werd duidelijk dat de werkkostenregeling voor ROC West-Brabant gunstiger uitviel dan het bestaande regime. In 2011 is dan ook vanuit de salarisadministratie, de financiële administratie en de dienst P&O, alles op alles gezet om de regeling per 1 januari 2012 in te voeren. Dit streven is gehaald. Inmiddels wordt de werkkostenregeling toegepast. Hiermee zijn we landelijk voorloper in ROC land. Verder zijn in 2011 nadere stappen gezet om te komen tot een betrouwbaardere en ruimere (meer jaren omvattende) meerjarenbegroting. Als resultante daarvan is het mogelijk geweest om in de begroting 2012 tevens een doorkijk te geven naar 2013 en 2014 bij gelijkblijvend overheidsbeleid/ bekostigingssystematiek. In 2011 zijn de eerste gegevens inzake Focus op Vakmanschap en de nieuwe bekostigingssystematiek 'vrijgekomen'. Het in kaart brengen van de consequenties hiervan voor ROC West-Brabant is één van de focuspunten in 2012.
Ingrid van Toren Hoofd dienst Financiële Zaken
2
2. Verslag van de dienst Financiële Zaken Strategie In december 2010 is de strategische agenda voor de periode 2010 – 2015 vastgesteld. De daarin opgenomen kernwaarden, welke het kompas vormen bij ons handelen als medewerker en organisatie, zijn voor de dienst FZ vertaald naar: 1. De medewerker centraal 2. De klant centraal 3. De bedrijfsvoering voldoet op alle gebieden aan geldende wettelijke en professionele standaarden We stellen onze expertise ten dienste van onze klanten. Hierin zijn onze medewerkers een cruciale schakel in het geheel. Naast de benodigde expertise verlangen we van onze medewerkers een dienstverlenende houding, het vermogen tot samenwerken en betrokkenheid. Dit moet zich onder meer uiten in klantvriendelijkheid, een pro-actieve houding en op de hoogte zijn en blijven van wat er speelt, ook buiten de eigen dienst. Duidelijkheid en transparantie zijn randvoorwaarden van beloftes en verwachtingspatronen. Onze activiteiten leiden tot een optimale bedrijfsvoering binnen ROC West-Brabant.
3
Realisatie speerpunten en streefwaarden voor 2011 Voor 2011 zijn speerpunten benoemd. Onderstaand worden die speerpunten weergegeven alsmede de mate waarin deze speerpunten zijn gerealiseerd. De medewerker centraal In 2011 vindt het tweede personeelsonderzoek plaats. Streven is een 100% deelname aan dit onderzoek te bewerkstellingen, daarna de uitkomsten te vergelijken met de resultaten uit 2008 en tezamen met de medewerkers een plan op te stellen voor de komende periode teneinde de volgende keer op alle aspecten minimaal een voldoende (een 3 als sprake is van een 5-punts schaal) te halen. Het tweede personeelsonderzoek heeft plaatsgevonden. Vanuit de dienst FZ is een 100% deelname gerealiseerd. Op alle aspecten is minimaal een voldoende gescoord (een 3 als sprake is van een 5-punts schaal). Daarmee is de doelstelling die we onszelf gesteld hadden voor de volgende periode reeds gerealiseerd. We zullen op dezelfde lijn doorgaan teneinde overal een voldoende te blijven scoren.
De klant centraal Be(her)schrijven van procedures We willen de dienstverlening aan onze klanten verder optimaliseren. In het kader van het ontzorgen van de Colleges en scholen ligt de focus op het effectiever en efficiënter inrichten van ondersteunende processen. Voor 2011 ligt de focus op het be(her)schrijven van de procedures inzake betalingsverkeer, de memoriaalboekingen en de Edictis procedures. We hebben de dienstverlening aan de Raad van Bestuur verder geoptimaliseerd. Voorbeeld daarvan is het klantvriendelijker maken van de rapportage MIS-Financiën. We kunnen daar - in samenwerking met IT Workz - nog verdere stappen in zetten. Dit gaat opgepakt worden in 2012. In het kader van het ontzorgen van de Colleges en scholen lag de focus op het effectiever en efficiënter inrichten van ondersteunende processen. Ultimo 2011 zijn de processen rondom aanmelden, plaatsen, inschrijven, uitwisseling Bron, uitschrijven, afmelden en facturatie verder gestandaardiseerd/ beschreven. Het standaardiseren/ beschrijven van de processen rondom het betalingsverkeer en de memoriaalboekingen is in de eerste maanden van 2012 opgepakt.
Nieuw salaris/HRM pakket We gaan – in samenwerking met de dienst P&O - aanvangen met een project teneinde een opvolger van het salarispakket Edukaat te vinden. Edukaat is vanaf 2014 niet meer beschikbaar. Om onze medewerkers ook nadien salaris uit te kunnen betalen is het noodzakelijk een ander pakket aan te schaffen. Om de klant geen hinder van deze overstap te laten ondervinden willen we medio 2012 reeds beschikken over een nieuw pakket. Zo kunnen we gedurende de tweede helft van 2012 schaduwdraaien en met ingang van 1 januari 2013 reeds definitief overstappen.
4
Dit traject wordt opgepakt tezamen met de dienst P&O. De dienst P&O heeft behoefte aan een HRM pakket. Insteek is om een pakket aan te schaffen dat enerzijds tegemoet komt aan de behoefte van beide diensten en anderzijds zo veel mogelijk efficiency winst oplevert voor de organisatie. Hier is in 2011 voortvarend aan gewerkt. Het traject is uiteindelijk vanuit RSA verder opgepakt. De eisen en wensen zijn in kaart gebracht en een Europees aanbestedingstraject is opgestart. Recent is de keus gevallen op AFAS voor de personeels- en salarisadministratie.
De bedrijfsvoering voldoet op alle gebieden aan geldende wettelijke en professionele standaarden Doorrekenen huisvestingsplannen nieuwbouw De eerste beleidsperiode van ROC West-Brabant stond sterk in het teken van het optimaliseren van de huisvesting, te beginnen in het VMBO. In de komende beleidsperiode is het MBO aan de beurt. Het gaat hier om forse investeringen die hun impact hebben op de kengetallen solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit. ROC West-Brabant is een financieel gezonde organisatie en wil dat ook blijven. Het is dan ook noodzakelijk de impact van deze investeringen in kaart te brengen en te toetsen of de voorgestane investeringen passen binnen de gestelde kaders. In 2011 zullen de meest recente plannen worden doorgerekend. In 2011 moesten de plannen – veelal door externe ontwikkelingen - diverse malen bijgesteld worden. In 2011 heeft dan ook geen herziene doorrekening plaatsgevonden. Dit staat voor 2012 gepland. Meerjarenperspectief Er zullen meerdere scenario’s uitgewerkt worden waarbij additionele toekomstige situaties, welke eveneens het resultaat beïnvloeden, meegewogen zullen worden. Hierbij kan gedacht worden aan: • De aangekondigde bezuinigingen op de onderwijsbegroting • De daling van het aantal deelnemers gegeven de demografische ontwikkelingen • De uitstroom van de baby-boomers In januari 2012 heeft als voorbereiding op het kiezen en uitwerken van scenario’s, een studiemiddag plaatsgevonden.
Wettelijke en fiscale vereisten In het belastingplan 2010 is de komst van de werkkostenregeling aangekondigd. Het betreft een ingrijpende wijziging rondom het vergoeden van kosten aan medewerkers. Uiterlijk in 2014 moet deze regeling zijn doorgevoerd. Na een eerste beoordeling is in 2010 besloten de werkkostenregeling in 2011 nog niet in te voeren. Tegelijkertijd is actie ondernomen om een projectorganisatie op te zetten die de invoering van de werkkostenregeling voorbereid. Hierbij waren de afdelingen salarisadministratie en financiële administratie betrokken alsmede de dienst P&O. Streven is invoering per 1 januari 2012. Het streven om de werkkostenregeling per 1 januari 2012 in te voeren is gehaald.
5
Inmiddels wordt de werkkostenregeling toegepast. Hiermee zijn we landelijk voorloper in ROC land.
Bovenstaande beschrijving van de speerpunten en de mate van realisatie omvat tevens de realisatie van de activiteiten binnen de dienst financiële zaken. Hier is dan ook geen separate paragraaf gewijd.
6
3. Bedrijfsvoering Financiën
Realisatie
Begroot
OVERIGE BATEN Totaal Overige opbrengsten
98.346
85.000
Totaal OVERIGE BATEN
98.346
85.000
SOM DER BATEN
98.346
85.000
PERSONELE LASTEN Loonkosten Personeel derden Overige personeelskosten
830.842 0 3.396
897.000 5.000 32.000
Totaal PERSONELE LASTEN
834.238
934.000
OVERIGE LASTEN Beheer en Administratie Inventaris- en apparatuurkosten Overige beheerskosten
241.160 20.165 -57
272.000 20.500 1.000
Totaal OVERIGE LASTEN
261.268
293.500
1.095.506
1.227.500
SALDO BATEN EN LASTEN
-997.160
-1.142.500
SALDO EXPLOITATIE
-997.160
-1.142.500
BATEN
A
LASTEN
SOM DER LASTEN
B
A: Opbrengsten i.v.m. het voeren van de salarisadministratie voor de BV’s en AVO scholen B: Betreft met name de kosten voor het salarispakket Edukaat
In de begroting van de loonkosten was rekening gehouden met een functioneel applicatiebeheerder voor Edictis binnen de dienst financiële zaken. Hier is geen invulling aan gegeven. Verder is ziekteverzuim intern opgevangen en zijn de scholingskosten (en daarmee de bijbehorende reiskosten) achtergebleven op de begroting.
7
Het achterblijven van de kosten voor beheer- en administratie komt door lagere kosten voor het salarispakket Edukaat enerzijds en het feit dat er minder advieskosten zijn gemaakt dan begroot anderzijds.
Personeel Binnen de dienst Financiële Zaken (kortweg FZ) zijn een 3-tal afdelingen te onderscheiden, te weten: 1. de deelnemersadministratie 2. de financiële administratie 3. de salarisadministratie De dienst FZ bestaat ultimo 2011 uit 20 medewerkers (14,9 wtf).
Diensthoofd 1 (0,9 wtf)
Coördinator deelnemers administratie 1 (1 wtf)
Teamleider financiële administratie 1 (1 wtf)
Teamleider salarisadministratie 1 (0,9 wtf)
Medewerker 2 (1,2 fte)
Medewerkers 3 (2,5 wtf)
Medewerkers 11 (7,4 wtf)
Stand van zaken per 31-12-2011 (excl. 1,0 wtf Bapo)
De deelnemersadministratie centraal omvat 3 medewerkers (2,2 wtf). De financiële administratie bestaat uit een 4-tal medewerkers (3,5 wtf). Binnen de salarisadministratie zijn 12 medewerkers werkzaam (8,3 wtf) die de salarisadministratie voor alle medewerkers binnen Stichting ROC West-Brabant hebben verzorgd. Alle medewerkers hebben een vast contract. Teneinde de kennis op peil te houden zijn diverse cursussen/ workshops gevolgd. Scholing richt zich niet alleen op het bijhouden van ontwikkelingen op het vakgebied, maar ook op het volgende van innovatieve ontwikkelingen die kunnen leiden tot efficiency en/of kwaliteitsverbetering. Met alle medewerkers wordt eens in de 2 jaar een functioneringsgesprek gevoerd. In 2011 hebben gesprekken plaatsgevonden met de medewerkers van de afdeling salarisadministratie.
8
Wtf en bapo verloop afgelopen 4 jaar Het wtf respectievelijk bapo-verloop binnen de dienst was (naar de stand per 1-1 en excl. bapo) in de afgelopen 4 jaar als volgt:
DA FA SA
ult. 2008 1,0 4,6 9,0
Wtf verloop ult. ult. 2009 2010 1,0 1,6 4,6 4,4 8,7 8,4
ult. 2011 2,2 4,4 8,3
14,6
14,3
14,9
14,4
Wtf verloop
DA FA SA
ult. 2008 0,0 0,3 0,0 0,3
Bapo-verloop ult. ult. 2009 2010 0,0 0,0 0,3 0,5 0,2 0,4 0,5
ult. 2011 0,0 0,5 0,5
0,9
Bapo verloop
Deelnemersadministratie In 2011 is de bezetting verder gegroeid met 0,6 wtf tot 2,2 wtf. Dat wordt volledig veroorzaakt door overname van werkzaamheden die daarvoor decentraal door anderen werden verricht. Ook de toename in 2010 vloeide voort uit het overnemen van werkzaamheden die voorheen elders werden uitgevoerd. In totaal gaat het om werkzaamheden waarop in de oude situatie 1,8 wtf was ingezet. Per saldo is dus sprake van een besparing. Financiële administratie De bezetting is in 2011 gelijk gebleven. Ten opzichte van 2009 is de bezetting teruggelopen met 0,2 wtf. Dit hangt samen met het benutten van Bapo rechten. De werkzaamheden zijn ten opzichte van 2009 echter toegenomen. Zo vergen de werkzaamheden rondom de centrale bedrijfsgroepen circa 0,2 wtf en zijn er werkzaamheden die enkele jaren geleden nog door de Raad van Bestuur zelf werden uitgevoerd (terecht) belegd binnen de dienst. Ook de toename van het aantal BV’s bracht extra werkzaamheden met zich mee. De bezetting staat dan ook onder druk. In de begroting van 2012 is rekening gehouden met een (tijdelijke) uitbreiding van de formatie met 0,6 wtf. Salarisadministratie De bezetting binnen de salarisadministratie is ten opzichte van 2009 met 0,7 wtf gedaald. Het is gelukt om met deze kleinere bezetting toch alle werkzaamheden uit te voeren
9
1,0
ondanks dat het medewerkersbestand op Stichtingsniveau in die jaren op peil is gebleven. In principe is dus sprake van een gerealiseerde besparing.
Leeftijdsopbouw Ultimo 2011 is de leeftijdsopbouw van de 20 medewerkers als volgt:
10
4. Vooruitblik naar 2012 Naast onze reguliere activiteiten ontplooien we in 2012 activiteiten die voortvloeien uit onze strategie en kwaliteitsdoelstellingen. Deze activiteiten richten zich derhalve op: 1. personeelsontwikkeling 2. financieel gezond blijven 3. optimalisatie van de processen Personeelsontwikkeling Gegeven RSA richt de voorgestane scholing van onze medewerkers zich in 2012, naast het bijhouden van ontwikkelingen op het vakgebied, expliciet op: • het volgen van innovatieve ontwikkelingen die kunnen leiden tot efficiency en/of kwaliteitsverbetering • het werken met aangepaste (optimale) procedures • om/ bijscholing in verband met aangescherpte kwaliteitseisen Financieel gezond blijven ROC West-Brabant is een financieel gezonde organisatie en wil dat ook blijven. In 2011 zijn de plannen rondom de voorgestane investeringen in nieuwbouw ten behoeve van het MBO zo vaak gewijzigd dat een nieuwe doorrekening niet heeft plaatsgevonden. In 2012 zullen de meest recente plannen alsnog worden doorgerekend teneinde te toetsen of de voorgestane investeringen passen binnen de gestelde kaders. Daarnaast staat een doorrekening gepland van scenario’s waarbij additionele toekomstige situaties, welke eveneens het resultaat beïnvloeden, meegewogen worden. Optimalisatie van de processen Financiële administratie In het kader van het ontzorgen van de Colleges zal in 2012 de focus liggen op het effectiever en efficiënter inrichten van de ondersteunende processen. Dit zal plaatsvinden onder de vlag van het project RSA. Salarisadministratie In 2011 is aangevangen met het vinden van een opvolger van het salarispakket Edukaat. Dit traject is – onder de vlag van het RSA project - opgepakt tezamen met de dienst P&O. De dienst P&O heeft immers behoefte aan een HRM pakket. Insteek is om een pakket aan te schaffen dat enerzijds tegemoet komt aan de behoefte van beide diensten en anderzijds zo veel mogelijk efficiency winst oplevert voor de organisatie. Om de klant geen hinder van deze overstap te laten ondervinden is het streven nog steeds medio 2012 reeds te beschikken over een nieuw pakket.
11
