DICTU, DE IV-ENABLER VOOR DEFENSIE "NIEUWE STIJL" Auteur: Nico Tempelman
Aan de basis van de Defensie ICT Uitvoeringsorganisatie (DICTU) staat het IVbeleidsplan van Defensie uit 2002. Dat plan toont aan dat een dergelijke organisatie in feite de ontbrekende schakel is tussen de defensieonderdelen (de 'klant') en de leverancier van ICT-diensten. Via DICTU moeten vooral de gewenste standaardisatie en het terugdringen van de aanschaf- en beheerkosten van ICT-diensten en -middelen worden gerealiseerd.
De keuze voor een Defensie ICT Uitvoeringsorganisatie is door de politieke eis om bij Defensie fors te bezuinigen, alleen maar bevestigd. Dit artikel licht dat nader toe en gaat in op de verschillende functies die DICTU vervult. Defensie gaat er in de nabije toekomst anders uit zien, zowel in de primaire sfeer, een bestuursstaf met Operationele Commando's, als secundair in de ondersteuning. Dit laatste wordt reeds ingevuld door de nieuwe gezamenlijke Directie Materieel Organisatie (DMO) en het Commando Diensten Centra (CDC), de nieuwe naam voor het
INTRODUCTIE DEFENSIE ICT UITVOERINGSORGANISATIE Door: kolonel ir. L.P. Booman In dit nummer van Intercom zijn drie artikelen opgenomen van de Defensie ICT Uitvoeringsorganisatie. Dhr. Nico Tempelman gaat in op de rol van deze nieuwe loot aan de defensiestam. Luitenant-kolonel Martin van Riemsdijk zet uiteen hoe de DICTU is ontstaan en welke ontwikkelingen worden verwacht voor de nabije toekomst. Een artikel over het project MULAN is van de hand van Kapitein-luitenant ter zee Jan v.d. Tonnekreek. Met deze laatste bijdrage is tevens het startsein gegeven van een serie bijdragen over projecten die door de DICTU worden gerealiseerd. In de komende uitgaven van Intercom leest u dus meer over de defensiebrede IV-projecten!
INTERCOM 2004-2
Defensie Interservice Commando (DICO). Succes voor Defensie "nieuwe stijl" kan echter alleen worden bereikt indien de bedrijfsvoering wordt ondersteund door een daarop toegesneden informatievoorziening. Waar mogelijk betekent dat de invoering van ERP-software. P&O 2000+ is zo'n ERPpakket. Dit nieuwe P&O-systeem zal binnenkort de vele deelsystemen die nu in gebruik zijn en die allen een 'eigen' beheer kennen, vervangen. In de kern gaat het hierbij om standaardisatie en gecentraliseerd beheer. In navolging van best practices bij andere organisaties zal dit leiden tot een grotere doelmatigheid. In de toekomst dienen de operationele commandanten zich, meer dan in het verleden, volledig te kunnen richten op hun primaire taak. Het gaat om optimale inzetbaarheid, met ondersteuning van DMO en CDC, op basis van nieuwe afspraken die centraal worden gecoördineerd. Het is duidelijk dat hiermee wordt afgeweken van de voormalige verhoudingen, waarin de bevelhebbers verantwoordelijk waren voor de eigen middelen en dat konden invullen met een eigen budget. Op het snel groeiende gebied van de informatievoorziening zagen we dat de keuze voor dezelfde ICT-standaarden een onbereikbaar ideaal vormde. Elk defensieonderdeel had zijn eigen toepassingen en liet zelf software ontwikkelen, waarbij de afstemming met andere onderdelen vaak te wensen overliet. Het logisch gevolg is dat er binnen Defensie duizenden applicaties in gebruik zijn, die vaak als maatwerk zijn ontwikkeld en veel beheercapaciteit vergen. De consolidatie van IV-systemen ten tijde van de Millennium-overgang en bij de invoering van LAN2000, hebben binnen Defensie voor een sanering van het totaal aan applicaties gezorgd. Maar dat was niet genoeg en bleek bovendien maar een tijdelijke rem op de groei te zijn. Anno 2004 begint daar echt verandering in te komen, gelet op de politiek gedreven ambitie om Defen-
sie om te vormen tot één bedrijf, met een eenduidige en vooral efficiënte bedrijfsvoering. Hierbij blijven de eigen culturen weliswaar behouden, maar Defensie is niet meer de overkoepelende naam waaronder KL, KLu, KM, KMar, DICO en CO op zichzelf staande organisaties zijn, elk met eigen behoeften en eigen capaciteiten om middelen te verwerven en te beheren. Binnen Defensie wordt een 'integrale werkplek' gedefinieerd, met enkele varianten en, afhankelijk van de op die werkplek benodigde applicaties, een uniforme prijs. Het functioneel en technisch beheer van elke werkplek wordt uitgevoerd door DICTU, respectievelijk de Defensie Telematica Organisatie (DTO). Commandanten schaffen dus niet meer zelf hard- en software aan, maar geven aan welke diensten ze willen afnemen. De feitelijke invulling daarvan is een zaak voor de beleidsmaker (DIO), de enabler (DICTU) en de leverancier. De standaard defensiewerkplek wordt dus beleidsmatig bepaald door de DIO, krijgt invulling onder leiding van de DICTU, in samenspraak met de defensieonderdelen, en wordt geleverd door - in dit geval - de DTO, als leverancier van vitale producten en diensten. Het bovenstaande laat zich als volgt toelichten. Defensie hanteert als uitgangspunt dat de ICT-dienstverlening zo efficiënt mogelijk moet geschieden. Dit laat echter onverlet dat er twee situaties worden onderkend: – Voor de zogenaamde 'vitale IV', waar het functioneren van Defensie afhankelijk van is, geldt DTO als dedicated interne dienstverlener. – Voor niet-vitale IV heeft DTO weliswaar een offerterecht, maar wordt in beginsel verworven via een openbare aanbesteding. Tot slot nog iets over de organisatie DICTU. Deze is opgebouwd uit drie afdelingen: de Defensiebrede Project Organisatie (DPO), de Functioneel Beheer Organisatie (FBO) en de Smart Buyer Organisatie (SBO). Het jeugdige DICTU - pas echt operationeel vanaf 1 november 2003 - heeft de rol van 'aannemer' als het gaat om de uitvoering van het defensie ICT-beleid en moet zorgen voor de standaardisatie van IV pro-
15
ducten en diensten. In z'n algemeenheid geschiedt dat via projecten onder leiding van projectmanagers binnen DPO. De afdeling FBO zorgt voor de invulling van defensiebreed functioneel beheer van alle applicaties en werkplekken. Dat gebeurt in nauw overleg met DTO, de (toekomstig) eigenaar van de ICT-infrastructuur en technisch beheerder. SBO, de naam zegt het al, is de slimme verwervingsinstantie, waarbij het gaat om de best mogelijke voorwaarden en tarieven voor de ICT-middelen en -diensten die Defensie nodig heeft.
"Een klein, maar typerend voorbeeld van onze aanpak, is de afsluiting van één totaalcontract voor mobiele telefonie voor heel Defensie", zegt CDRA drs. W.Ph.G. (Willem) Voogt, de directeur van DICTU. "De verwachting is dat dit contract medio mei zal worden getekend tussen Defensie en de meest gunstige aanbieder (provider) van mobiele telefonie. Dat zal op jaarbasis een miljoenenbesparing opleveren."
DE DEFENSIE ICT-UITVOERINGSORGANISATIE Door: luitenant-kolonel Martin C. van Riemsdijk MBT, Projectleider Reorganisatie bij de directie DICTU
De informatievoorziening bij Defensie wordt reeds enkele jaren door de sinds september 2001 geformeerde Directie Informatievoorziening en Organisatie (DIO) centraal richting gegeven in beleid en planning met het zgn. IV-programmamanagement. Hierover heb ik eerder gepubliceerd in Intercom 2002-2. Gemeenschappelijk (defensiebreed), gezamenlijk (joint) en "Van de plank" (COTS, MOTS, GOTS) zijn hierbij trefwoorden.
professionele klant namens de defensieonderdelen te benaderen. Alle uitvoerende processen voor realisatie en instandhouding van de (defensiebrede) IV zullen op termijn bij DICTU worden ondergebracht. DICTU is dus een nieuwe organisatie die wordt samengesteld uit alle functionele beheerelementen van de krijgsmachtdelen te beginnen met de concentratie van het beheer van de personele IV. Bijkomend effect is dat het technisch beheer over gaat naar de Defensie Telematica Organisatie.
DOEL Doel van DICTU is het defensiebreed concentreren van IV-deskundigheid. Hierdoor worden alle uitvoerende processen voor realisatie en instandhouding, zoals contractmanagement (verwerving), functioneel beheer en projectenrealisatie, van de informatievoorziening defensiebreed geregisseerd, begeleid en gerealiseerd. DICTU wordt ingericht als resultaatverantwoordelijke eenheid die, met het IV-beleidsplan als randvoorwaarde en het defensiebrede IV programmamanagement als leidraad, in staat is alle defensieonderdelen tijdig te voorzien van de voor de bedrijfsvoering en de commandovoering noodzakelijke informatievoorziening. Hierbij wordt rekening gehouden met toekomstige ontwikkelingen gericht op het invoeren van het baten-lastenstelsel (als vervanging van het reeds jaren bestaande kas-verplichtingenstelsel van de overheid). Met een op zijn taak toegesneden DICTU moet Defensie in staat zijn om leveranciers op IV-gebied, intern en extern Defensie, als
16
UITGANGSPUNTEN Beheer Beheer kent een indeling naar applicatiebeheer, functioneel beheer en technisch beheer. Technisch beheer en applicatiebeheer worden in het algemeen door de leverancier uitgevoerd, in tegenstelling tot functioneel beheer dat altijd door of uit naam van de eigenaar wordt uitgevoerd. De beleidsverantwoordelijken bij de Centrale Organisatie zoals gedefinieerd in de Aanwijzing DGFC IV-besturing, zijn in principe eigenaar van de respectieve functionele IV. Er zijn dus vier eigenaren: voor personele IV de Hoofddirecteur Personeelsbeleid, voor materieellogistieke IV de Hoofddirecteur Materieel (sinds 1 april 2004 tevens Directeur Defensie Materieelorganisatie -DMO), voor financiële IV de Directeur Generaal Financiën en Control (DGFC) en voor de operationele IV de Chef Defensiestaf. Het functionele beheer van IV-diensten en producten dat nu nog op diverse plaatsen en bij alle defensieonderdelen wordt uitgevoerd, zal worden geconcentreerd en ge-
centraliseerd met een structuur die is gebaseerd op de programma-indeling van het IVbeleidsplan. De groei van voornamelijk FBO met "aan te klikken" beheerelementen wordt geleid door de uitvoering van het IVbeleidsplan dat richting geeft voor de komende periode van ca. 8 jaren.
DEFENSIEBREED DICTU is dienstverlenend namens de defensieonderdelen en staat daarom aan de "klant-zijde". Dat uit zich in concentratie van de vraag en een zakelijke opstelling richting IV-leveranciers. DICTU streeft naar een optimale bijdrage aan de doelmatigheidswinst ten behoeve van de gehele Defensie organisatie. Doelmatigheidswinst zal enerzijds volgen uit een reductie van het aantal VTE-en en anderzijds uit professioneler, slagvaardiger, slimmer en meer defensiebreed verwerven van IV diensten. Een belangrijke factor achter de toegevoegde waarde die DICTU de defensieonderdelen levert, is de clustering en opbouw van (schaarse) IV/ICT-kennis en competenties. Zo wordt op termijn kennis van projectmanagement ("Projects in Controlled Environments": PRINCE-2) en van informatiebeveiliging bij DICTU geconcentreerd en is een kenniscentrum Enterprice Resource Management (ERP) in opbouw. Daarnaast wordt natuurlijk veel kennis op het gebied van de functionele IV (dus op de gebieden personele IV, materieellogistieke IV en financiële IV) vanwege de verpaarsing bij DICTU samengevoegd. Concentratie is de eerste stap naar integratie van de IV bij Defensie.
INTERCOM 2004-2
HOE WAS HET TOT VOOR KORT? De uitvoering van het IV-beleidsplan lag tot voorkort geheel bij de krijgsmachtdelen, soms geheel zelfstandig (lees: gemandateerd) en soms onder regie van de Hoofddirecteur Materieelbeleid (HDM) conform de richtlijnen voor het Defensie Materieelproces (DMP-proces), waarbij IV-control werd uitgevoerd door de DIO. Hierbij werd de Defensie Telematica Organisatie (DTO) van zes kanten "bestookt" voor het leveren van al dan niet defensiebrede IV goederen en diensten. Zo ook externe leveranciers. Deze situatie is dus niet doelmatig omdat meerdere oplossingen in gebruik zijn voor (veelal) hetzelfde probleem. Aan deze werkwijze is met de oprichting van DICTU in principe een einde gekomen. DICTU voorziet defensiebreed in IV-diensten door middel van bundeling van de gebruikersvraag conform het IV-beleidsplan van de DIO. DICTU spreekt dus eenduidig namens de gebruiker zowel met interne leveranciers als DTO als met externe zoals HP, Getronics, IBM, Oracle, CGE&Y, LogicaCMG en natuurlijk vele andere. Smart Buyer Functie Tot voor kort werden IV-diensten nog op diverse plaatsen en manieren door defensieonderdelen ingekocht. Interviews met de betrokken IV-verantwoordelijken die hebben plaatsgevonden in juli en augustus 2002 geven hiervan het volgende beeld: – IV verwerving wordt versnipperd en niet samenhangend uitgevoerd: Defensie benut haar "economy of scale" onvoldoende. – Contracten raken "uit beeld" en worden stilzwijgend verlengd terwijl betreffende IV-diensten niet meer (doelmatig) worden gebruikt. Met andere woorden, monitoring en besturing van contracten zijn activiteiten die veelal nauwelijks of versnipperd uitgevoerd worden binnen Defensie. – Er is een wisselend en soms onvoldoende inzicht in gemaakte afspraken en verrichte leveringen: tussen DTO en Defensie ontstaan vele disputen over de financiële afwikkelingen. – Risico's ten aanzien van tijdigheid, kwaliteit en kosten van levering van IV-diensten zijn onduidelijk. – Binnen de defensieonderdelen zijn SBOtaken versnipperd; er zijn vrijwel geen functionarissen die een aanzienlijk deel van hun tijd besteden aan SBO-taken. Functioneel beheer Voor alle IV-programma´s geldt op dit moment dat elk defensieonderdeel, binnen de IV-richtlijnen van Defensie, hier op eigen wijze invulling aan geeft. Zo zijn er verschillen in de organisatievorm,
INTERCOM 2004-2
die varieert van grote beheerafdelingen met daaraan gekoppelde ondersteunende diensten tot beheerafdelingen die slechts uit één medewerker bestaan. Er zijn daarnaast verschillen in de procesgang: er zijn beheerafdelingen die gekozen hebben voor een ITIL-structuur, anderen voor een zgn. Looijen-structuur en in een enkel geval is er geen duidelijk beheerconcept herkenbaar (vooral bij kleinere afdelingen). Dit houdt per definitie in dat er sprake is van een andere procesgang. In de IV-beleidsplannen behorende bij deze programma´s is geen sprake van een eenduidige uitwerking van de scope. Dit resulteert in een uiteenlopend aanbod van producten en diensten en afhankelijkheden. Vaak zijn hier verschillende leveranciers bij betrokken. (Juist de inzet van DICTU zal het uiteenlopende aanbod kanaliseren waardoor, op termijn, een meer doeltreffende en doelmatige organisatie van de IV zal ontstaan.) IV-projecten Als onderdeel van de inmiddels ontwikkelde Defensie IV-architectuur is op beleidsniveau vastgesteld dat IV gerelateerde activiteiten altijd moeten voldoen aan eisen als: gemeenschappelijk, gezamenlijk en "Van de plank, tenzij". Met het behoeftestellingsproces conform Aanwijzing nr. 101 (onderwerp: behoeftestellingen, Defensie Materieelproces fase A) van de Chef Defensiestaf wordt per geval bezien hoe hieraan in single service management uitvoering wordt gegeven. Dit houdt in dat in enkele gevallen taakspecialisatie bij krijgsmachtdelen is gecreëerd. Daarnaast zijn behoeftestellingen van de krijgsmachtdelen niet altijd gemeenschappelijk gemaakt waardoor, ook op IV gebied, verschillende oplossingen zijn gerealiseerd voor (ongeveer) gelijke behoeftestellingen.
TOEKOMSTIGE SITUATIE Algemeen De huidige decentrale realisatie en ook het decentrale functioneel beheer behoeft concentratie waardoor op beduidend doelmatiger wijze IV-realisatie en -beheer plaats kan vinden. De taakstelling van DICTU concentreert zich op het gehele traject van voorzien-in in (defensiebrede) IV tot en met instandhouding en afstoting. DICTU vormt daarmee het uitvoerend organisatie-element in de keten IV-beleid, IV-planning, IV-uitvoering en IV-control/evaluatie. Het complete scala van uitvoeringsaspecten van de defensiebrede IV-programma´s zal daarom opgedragen worden aan DICTU. Dit betekent dat alle aspecten inzake het voorzien in defensiebrede IV (advies behoeftestelling, voorstudie, studie, verwer-
vingsvoorbereiding, realisatie, beheer/onderhoud, exploitatie en afstoting) door DICTU worden uitgevoerd. In de huidige periode wordt de overgang gemaakt van krijgsmachtdeel specifieke IV naar defensiebrede IV. Dat impliceert dat in de toekomst de realisatie en instandhouding van de IV defensiebreed zal zijn. De FBO van DICTU zal dan ook navenant groeien met het stijgen van het aandeel van de defensiebrede IV in de portfolio. DICTU wordt ingericht als een resultaatverantwoordelijke eenheid waarbij rekening wordt gehouden met toekomstige ontwikkelingen gericht op de invoering van een baten-lastenstelsel. Hiërarchisch wordt DICTU onder het bedrijfsvoeringsregime gesteld van Commandant Commando DienstenCentra (voorheen DICO) en onder functionele aansturing van de DIO. Smart Buyer Organisatie van DICTU De Directeur DICTU treedt op als IV-verwervingsautoriteit en voert het beheer over de contracten met DTO en andere IV-leveranciers. Deze verantwoordelijkheid wordt uitgevoerd binnen de SBO. SBO bestaat uit circa 35 functies, variërend van verwervers en contractmanagers tot relatiemanagers. Het relatiemanagement is cruciaal voor de werkwijze van DICTU: deze component zorgt voor directe afstemming met de gebruikers inzake het service level management van de diverse IV-contracten. Doordat DTO voorheen per krijgsmachtdeel het accountmanagement uitvoerde, zal nu slechts één accountmanager voor defensie overblijven die dus zaken doet met DICTU. Relatiemanagement door DICTU is dus iets anders dan accountmanagement door DTO! Functioneel Beheerorganisatie van DICTU FBO richt zich op het uitvoeren van functioneel beheer ten behoeve van, op termijn, alle IV-programma´s. Door het inrichten van één centrale beheerorganisatie voor Defensie wordt een organisatie opgezet waarmee een verbeterde ICT-ondersteuning voor de gemeenschappelijke Defensie bedrijfsvoering wordt gerealiseerd. De organisatie wordt procesmatig ingericht op basis van de ITIL Best Practices, een algemeen erkende inrichting van IV en ICT organisaties. FBO kent nu in aanvang ca. 80 functies grotendeels bestaand uit beheer van de diverse P&O-gerelateerde applicaties. Binnenkort volgt uitbreiding met beheerelementen voor militairmedische IV en beheer van ICT-infra (o.a. LAN2000). Operationele IV wordt (nog) niet door DICTU functioneel beheerd: krijgsmachtdelen doen dat zelf bijvoorbeeld bij het C2Support Centrum van het MatLogCo.
17
Defensie Projectenorganisatie van DICTU DPO houdt zich bezig met het uitvoeren van de individuele projecten alsmede het zeer intensief borgen van alle aspecten van samenhang (product, tijd, geld en kwaliteit) over de projecten heen ten behoeve van alle IV-programma´s (projectregie of multiprojectvoering). Deze synergie wordt gerealiseerd op basis van de defensiebrede IV-architectuur en komt o.a. tot uitdrukking in het beschrijven van koppelvlakken. Door het inrichten van één centrale IV projectenorganisatie voor Defensie wordt een organisatie opgezet waarmee een significant verbeterde integratie over (bijna) alle IV projecten ontstaat. Voor operationele IV, zoals MILSATCOM en TITAAN, geldt nog de "oude regeling", waarbij een krijgsmachtdeel de behoefte in single service management uitvoert. DPO kent nu nog een beperkt aantal vaste functies zoals een multiprojectencoördinator, een projectcontroller, administratieve ondersteuning en enkele senior adviseurs op de gebieden informatiebeveiliging, ICT-infrastructuur en IV-architectuur. Daarnaast is er een vlottend bestand projectmanagers met toegevoegde medewerkers voor het vormen van projectteams die de opgedragen IV en ICT-projecten uitvoeren. Binnenkort wordt deze afdeling uitgebreid met de nodige projectmanagementcapaciteit. Belangrijke projecten die nu reeds bij DICTU in uitvoering zijn, zijn MULAN (=vervanging LAN2000), Integrale Werkplekdiensten, Basisvoorziening Betrouwbare Communicatie, intranet Defensie, Vervanging Smartcard Defensie en Div-online.
FASERING VAN DE REORGANISATIE Fase 1 betreft het oprichten van DICTU. Dat betekent dus het inrichten van DICTU met een staf en de afdelingen FBO, DPO en SBO. De concentratie van IV-beheer begint met het functionele beheer van personeelsinformatiesystemen (P-systemen) die door de uitrol van het nieuwe defensiebrede systeem P&O2000+ zullen vervallen. Voor de KL betekent dit dat de afdeling IPM van de DP&O ca. 50 functies verbonden aan het beheer van P&O-systemen van de landmacht in 2003 aan DICTU heeft overgedragen. Vooruitlopend aan de formele reorganisatie zijn de personeelsleden die de beheertaken verbonden aan deze functies uitvoeren per 1 juli 2003 gedetacheerd bij DICTU-in-oprichting. DICTU zal in de Prins WillemAlexander kazerne te Gouda worden gevestigd. Per 1 januari 2004 is NATCO opgeheven en heeft DICTU de vrij gekomen ruimte ingenomen.
18
Per 1 november 2003 is DICTU formeel opgericht en is het personeel geplaatst dat van de krijgsmachtdelen is overgenomen. Nieuwe burgerfuncties zijn reeds gepubliceerd en zullen omstreeks mei 2004 geheel zijn gevuld. De beheerelementen voor functionele IV op de gebieden materieellogistiek, financiën, militair medische IV en ICT-infrastructuur (kantoorautomatisering LAN2000 en KMNet) zullen met de volgende reorganisatiefasen worden overgenomen door DICTU. Operationele IV maakt deel uit van de kerntaken van de krijgsmachtdelen en zal waarschijnlijk voorlopig niet bij DICTU worden ondergebracht. Fase 2 van DICTU start binnenkort met het uitbrengen van het zgn. beleidsvoornemen tot reorganisatie. Hierin zijn de nieuwe aan DICTU toe te voegen beheerelementen genoemd en zijn randvoorwaarden opgenomen waaraan de reorganisatie moet voldoen. Zo zal worden vastgelegd welke onderdelen van defensie betrokken worden bij dit reorganisatietraject en welk medezeggenschap vertegenwoordigd zal zijn in de (voor dit traject) samen te stellen Buitengewone Gemeenschappelijke Medezeggenschapscommissie (BGMC). Naar verwachting zal de medische IV (het GDBK van de land- en luchtmacht en GIFKOM van de marine), de ICT-infra en mogelijk ook de materieellogistieke IV bij DICTU worden ondergebracht. Daarnaast zal de interne inrichting voor functioneel beheer en de projectenorganisatie worden aangepast. Fase 3 (de laatste reorganisatiefase) van DICTU, waarin waarschijnlijk de financiële IV zoals het GVKKA wordt opgenomen, zal medio 2005 aanvangen met het uitbrengen van een beleidsvoornemen. In deze fase worden bovendien de omvang van de organisatie en de noodzakelijke capaciteiten afgemeten aan de behoefte voor de periode na 2007.
VERBINDINGSDIENSTFUNCTIES? Er zijn natuurlijk diverse op beheer van IV en ICT gebaseerde functies die actieve kennis van automatisering noodzakelijk maken. Daarnaast is kennis van operationele IV en ICT (meer dan) gewenst om de defensiebrede IV-producten voorzieningen ook geschikt te maken en te houden voor ondersteuning van militaire operaties. Omdat het gros van de functies niet gekoppeld is aan de inzet van militaire capaciteit, zijn volgens de richtlijnen alle functies in principe "burger tenzij..". Vanwege de algemene ondersteuning op IV-gebied binnen het gehele defensiedomein is kennis van de militaire or-
ganisatie voor een aantal functies wel noodzakelijk. Dit geldt natuurlijk voor alle krijgsmachtdelen. Dat betekent dat voor IT-deskundigen, militair en burger, diverse op functioneel beheer gerichte functies beschikbaar zijn. Naar`verwachting zullen ca. 20% van de functies door militairen worden vervuld. Vanzelfsprekend kunnen militairen van de verbindingsdienst gekwalificeerd zijn in automatisering en zijn dan vaak herkenbaar aan de gouden "I" boven de linker borstzak. Voor verbindingspersoneel met algemene kennis op het gebied ICT en met operationele ervaring is minder emplooi: de zgn. W/D-code 42 (=verbindingsdienst) komt (nog) niet voor in de organisatietabel! In de projectenafdeling DPO die binnenkort sterk wordt uitgebreid, zullen toch enkele officiersfuncties worden gecreëerd waarvoor kennis en ervaring van operationele verbindingen belangrijk zijn. Door het samenvoegen van reeds bestaande IV-beheerorganisaties op het gebied P&O zijn van de KL reeds ca. 50 functies (burger en militair) in DICTU opgenomen. Binnenkort worden met de realisatie van fase 2 de functies bij het GDBK te Amersfoort, de sectie Informatiemanagement van voorheen de Landmachtstaf (nu deel van het MatLogCo) en waarschijnlijk het IV-bedrijf te Gouda eveneens aan DICTU toegevoegd. Het IV-bedrijf beheert de matlog-IV van de KL. Dat betekent dus dat afgerond ca. 100 functies van de KL worden overgenomen. Met inbegrip van de functies van de andere krijgsmachtdelen kan DICTU groeien tot ca. 380 functies voor burgers en militairen. Maar pas op! Aan het einde van fase 3 zal DICTU zijn (afgesproken) bijdrage van ten minste 65 functies geleverd moeten hebben aan de verkleining van de krijgsmacht, zoals is opgedragen door de Minister en Staatssecretaris. De Secretaris-Generaal van het ministerie beschikt over het projectbureau SAMSON dat de totale reductietaakstelling van 11.700 functies nauwlettend regisseert. DICTU zal, behoudens consequenties als gevolg van wijzigingen in de taken, dus inkrimpen tot een formatiesterkte van 315 functies.
AFSLUITING DICTU staat met de voorgenomen groei natuurlijk in het middelpunt van de belangstelling. De DICTU-organisatie groeit, terwijl de krijgsmachtdelen verder inkrimpen. De IV en ICT wereld staat zeker niet stil, sinds in het jaar 2000 het defensiebrede IVprogrammamanagement is ingesteld. Toch blijkt dat personeel niet staat te trappelen om bij DICTU te komen werken. Tijdens de detachering vooruitlopend op het
INTERCOM 2004-2
formele reorganisatietraject zijn er steeds veel vragen die natuurlijk worden beantwoord. Daarnaast houdt men toch koudwatervrees bij de overgang naar DICTU. Jammer, want de kop in het zand steken en wachten "tot de reorganisatiebui over is", helpt niet. De defensiebrede reorganisaties die nu gaande zijn, zetten alles op zijn kop en zeker ook alle IV en ICT-organisaties, ook bij de Koninklijke landmacht.
FBO: SBO: DPO: DICTU : DGFC: DIO: P&O: HDM: CDC: DTO: CDS:
Functioneel Beheer Organisatie Smart Buyer Organisatie Defensie Projecten Organisatie Defensie ICT-Uitvoeringsorganisatie Directeur-Generaal Financien & Control Directie Informatisering en Organisatie Personeel & Organisatie Hoofddirecteur Materieelbeleid Commando DienstenCentra (voorheen Defensie Interservice Commando) Defensie Telematica Organisatie Chef Defensiestaf
"DICT U?" "JA GRAAG! IK GA IMMERS VOOR PAARS." Van Dale: dicten (dact, gedact), zeer sterk ww; gez: het op doelmatige en doeltreffende wijze realiseren van IV-dienstverlening en ICT.
MULAN Door: Kapitein-luitenant-ter-zee J. v.d. Tonnekreek, projectteam MULAN
De Defensie ICT Uitvoeringsorganisatie (DICTU) is vorig jaar opgericht om namens de defensieonderdelen in de behoefte aan IV-diensten te voorzien. Eén van de eerste praktische opdrachten is om een integrale werkplek in de statische en deployed "kantooromgeving" te realiseren. Het project MULAN gaat zorgen voor de uniforme aansluiting van alle werkplekken op de ICT-infrastructuur van Defensie en raakt daarmee alle gebruikers. MULAN komt er nu snel aan; dit artikel geeft een beschrijving van het project.
HET WAAROM Reeds enkele jaren wordt binnen Defensie gewerkt aan de introductie van een defensiebrede werkplek, die zoveel mogelijk is gestandaardiseerd. Het project LAN2000 heeft reeds tot een belangrijke mate van standaardisatie geleid. Met uitzondering van de Koninklijke Marine en de Directie Gebouwen Werken & Terreinen, beschikt elk defensieonderdeel nu grotendeels over LAN2000 werkplekken. In 2001 is een herijking van LAN2000 uitgevoerd. Daarbij is vastgesteld dat de standaardisatie nog verder kan worden doorgevoerd en dat het zinvol is alle organisatieonderdelen aan te sluiten op dezelfde infrastructuur. Enerzijds wordt zo, door de exploitatiekosten van de werkplek te verlagen, de doelmatigheid gemaximali-
INTERCOM 2004-2
seerd, anderzijds resulteert dit in een verbetering van de informatie-uitwisseling, en daarmee defensiebreed in een betere samenwerking. Maar er zijn meer redenen om te gaan vernieuwen. Momenteel wordt gebruik gemaakt van het besturingssysteem Windows NT als basis voor alle functionaliteit die de netwerkgebonden werkplek biedt. Dit besturingssysteem is verouderd, waardoor het steeds vaker voorkomt dat (nieuwe) functies en nieuwe informatiesystemen niet gebruikt kunnen worden. De ontwikkelingen voor de nabije toekomst - de komst van betere beveiliging, TITAAN, MMHS (Military Message Handling System), P&O2000+ , ERP en de komende jaren wellicht ook de vernieuwing van de DIV (documentaire informatievoorziening) -
stellen veel hogere eisen, zowel technisch als functioneel, aan de ICT-werkplek. De veroudering van het besturingssysteem is overigens niet zozeer technisch van aard. LAN2000 werkplekken vallen niet spontaan uit en er zijn nog voldoende experts beschikbaar voor onderhoud en probleemoplossing, maar er ontstaan al wel problemen. Zo wordt de vervanging van ORACLE-databases bemoeilijkt door het huidige besturingssysteem. Dergelijke databases worden gebruikt in diverse logistieke, personele en financiële informatiesystemen, die op korte en langere termijn worden vervangen door ERP en P&O2000+. Sinds de bezuinigingstaakstelling voor Defensie staat er steeds meer druk op het verlagen van de DTO-tarieven voor de defensieonderdelen. En ook de maatregelen tegen bureaucratisering en het opheffen of verkleinen van de staven vergen de toepassing van moderne ICT. Het project SAMSON stelt de geïntegreerde informatievoorziening als een absolute randvoorwaarde dat slechts kan worden ingevuld met een uniforme elektronische werkplek.
19
BEGINFASE Aanpassingen aan de bestaande infrastructuur dienen beheerst te worden uitgevoerd vanuit een gemeenschappelijke en gezamenlijke visie. In 2001 is daartoe het project MULAN gedefinieerd. Eerst stond dit acronym voor Midlife Upgrade LAN; later, toen de keuze voor vernieuwing werd gemaakt, is dat gewijzigd in "Mijn Uniforme Logische Aansluiting op het Net". Eind 2002 is door de centrale Directie Informatie en Organisatie (DIO) een zogenaamde DMP-procedure in gang gezet, budget gealloceerd en vervolgens, voorjaar 2003, is binnen de DICTU, toen nog in oprichting, het project MULAN gestart. Inmiddels heeft het projectteam MULAN een Project Initiatie Document (PID) opgesteld, waarin als scope van het project is beschreven: Vanuit nieuwe standaarden en normeringen t.a.v. ICT-Infra, het laten ontwikkelen en implementeren van Windows XP (client) & Windows2003 (server) operating system, in de vorm van MULAN V2.1x, voor alle statische & deployed netwerkgebonden werkplekken van het NUWAN (Nieuw Uniform WAN, het defensiebrede netwerk dat ontstaat door samenvoeging van LAN2000, KLUIM, KMNet en LAN2000/DGW&T). Aanvullend op MULAN worden applicaties (opgenomen in de Defensie Applicatie Portfolio(DAP)) beschikbaar gesteld (gescript & getest) en geïmplementeerd op alle defensielocaties in Nederland & permanente buitenlandse locaties. Met deze projectafbakening wordt ook helder waar MULAN niet voor verantwoordelijk is, zoals het uitrollen van hardware, de inrichting van stand-alone werkplekken, de ontwikkel- en beheeromgevingen, licenties, enz.
RANDVOORWAARDEN EN AFHANKELIJKHEDEN Er zijn enkele belangrijke randvoorwaarden voor het slagen van het project: – Serverconsolidatie Hierbij worden grote aantallen decentrale servers (ruim 1500, op ongeveer 200 locaties), nu overal in het land geplaatst, gecentraliseerd, geconcentreerd en heringericht op een beperkt aantal servers, naar schatting 300 tot 400, op 3 serverfarms. Doel van de consolidatie van het serverpark is het verlagen van de kosten voor exploitatie en beheer. – Upgrade NAFIN (NIEUWNET) Dit project vervangt het IP-netwerk NAFNET en moet zorgen voor voldoende bandbreedte om de serverconsolidatie te faciliteren. De schakellaag van NAFIN wordt door reguliere vervanging ge-upgrade om de hogere bandbreedte van het IP-netwerk te kunnen gebruiken.
20
Het MULAN projectteam met, als teken van multi-functionaliteit en jeugdig elan, de Russische mascotte "Maroeska" die ook in het MULAN-logo is verwerkt.
Omdat een groot deel van de infrastructuur eind jaren negentig reeds is vernieuwd, loopt het project tevens aan tegen overgebleven, verouderde bekabelingen (LAN's) en koppelingen, waar direct actie op moet worden genomen. De wederzijdse afhankelijkheden van de projecten MULAN, Serverconsolidatie, NIEUWNET en de vervanging van de NAFIN schakellaag zorgen zeker nog voor extra uitdagingen. Door de jaren heen is een wildgroei aan applicaties op de verschillende netwerken ontstaan, waardoor de directe kosten per werkplek sterk zijn toegenomen en de samenwerking tussen alle gebruikers binnen Defensie niet optimaal kan worden genoemd. Dit is ook te beschouwen als een verhoging van de indirecte kosten. Elke component zorgt immers niet alleen voor licentiekosten, maar ook voor installatiekosten (scripten, voorheen het zogenaamde packagen) en onderhoud (m.n. registratie gebruikers, abonnementen op nieuwe versies en functioneel beheer). Om een eind te maken aan de enorme diversiteit aan applicaties is door de DIO bepaald dat nog slechts 600 applicaties worden gehandhaafd. Daarvoor is het project DAPR (Defensie Applicatie Portfolio Reductie) geïnitieerd, dat momenteel de vereiste sanering doorvoert, uiteraard in nauw overleg met de defensieonderdelen. De overgebleven applicaties zullen door het project MULAN worden meegenomen in de uitrol. Voor deze uitrol dienen de applicaties eerst nog "MULAN compliant" te worden gemaakt en te worden gescript (ingepakt).
IMPLEMENTATIE Voorafgaand aan de implementatie van MULAN bij alle defensieonderdelen vindt een proefimplementatie plaats binnen DTO en DICTU. Vervolgens worden de geconstateerde knelpunten in de draaiboeken en de techniek opgelost en pas daarna vindt de defensiebrede uitrol plaats. De datum van aanvang van de (proef)implementatie is, ten tijde van het schrijven van dit artikel (eind maart), nog niet definitief vastgesteld. Dit hangt voornamelijk af van het moment waarop de applicaties worden aangeboden aan het projectteam MULAN. Volgens planning wordt de Defensie Applicatie Portfolio begin april 2004 opgeleverd. Dan moet duidelijk zijn welke applicaties gereed gemaakt moeten worden en kan ook de daarvoor benodigde tijd worden ingeschat. Naar verwachting kan vervolgens begin mei de Masterplanning en de startdatum van de defensiebrede implementatie bekend worden gesteld.
TENSLOTTE Ongeveer een jaar na de proefimplementatie zal de volledige invoering van MULAN een feit zijn. De eindgebruikers beschikken dan over een werkplek die is opgezet als een moderne Windows (XP) omgeving, zonder exotische applicaties, maar met voldoende mogelijkheden om de bedrijfsvoering op de gewenste wijze te ondersteunen. MULAN levert hiermee een bijdrage aan het langere termijn doel: de integrale werkplek Defensie, effectief en betaalbaar.
Voor vragen over MULAN kunt u contact opnemen met de projectsecretaris, kap R. de Vreeden, telefoonnummer 0182-552428 (MDTN *06 548 52428)
INTERCOM 2004-2
