Deze veranderingen zijn van invloed op alle leveranciers aan de GSK-bedrijven die u terug kunt vinden in deze lijst

Geachte leverancier, GSK stapt over op elektronische facturering Als onderdeel van GSK's lopende beleid om de efficiëntie en service aan de klanten en leveranciers voortdurend te verbeteren, stappen wij over op elektronische facturering. In het Verenigd Koninkrijk ontvangen wij meer dan 90% van onze facturen op elektronische wijze en GSK heeft recentelijk succesvolle campagnes afgerond binnen Europa en Azië. We zijn nu bezig om met de hulp van Tungsten Network alle overgebleven papieren facturen en e-mailfacturen over te zetten naar ons e-Invoicing-proces. Als leverancier van GSK bent u opgenomen in ons lanceringprogramma voor elektronische facturering. GSK is een samenwerkingsverband aangegaan met Tungsten Network (gebouwd op OB10 e-Invoicing) om uw overgang naar elektronische facturering te vergemakkelijken. Dit betekent dat vanaf 25 mei 2015 al uw facturen voor GSK elektronisch verstuurd moeten worden via Tungsten Network. Deze veranderingen zijn van invloed op alle leveranciers aan de GSK-bedrijven die u terug kunt vinden in deze lijst. Leveranciers kunnen uit twee serviceopties kiezen. De Geïntegreerde oplossing geeft leveranciers de mogelijkheid om hun bestaande boekhoudsystemen te automatiseren. Het Webformulier is een veilig, online portal waar facturen snel en gemakkelijk ingevoerd kunnen worden. Bekijk de veelgestelde vragen bij dit pakket voor meer informatie over deze twee serviceopties. Om de deadline van 25 mei te halen, wordt u vriendelijk verzocht rekening te houden met de volgende mijlpalen en verwachtingen: Evenement

Toezeggingsdeadline

Lanceringdatum

Campagnedeadline

Datum

Maandag 13 april 2015

Zo spoedig mogelijk Maandag 25 mei 2015

Wat betekent deze deadline? Leveranciers die kiezen voor de Geïntegreerde oplossing dienen de algemene voorwaarden van Tungsten Network vóór deze datum ondertekend te hebben om de configuratie te kunnen voltooien vóór de deadline van de campagne. Leveranciers die kiezen voor het Webformulier dienen zich vóór deze datum online te hebben geregistreerd. Tungsten Network e-Invoicing en Factuurstatusservice zijn nu al live, registreer uzelf dus vandaag nog om zo snel mogelijk gebruik te kunnen maken van de voordelen van deze service. Het is aan te raden voor leveranciers om zich zo snel mogelijk te registreren en de service te gebruiken, maar vanaf deze datum moeten alle leveranciers live zijn als onderdeel van dit nieuwe proces.

Dit zijn een aantal voordelen van het Tungsten Network:  Snelle, gegarandeerde factuurlevering aan GSK binnen 24 uur - word sneller betaald. De standaard betalingstermijnen van GSK gelden vanaf ontvangst van de factuur, omdat de vertragingen met papieren facturen zijn weggenomen.  Beter overzicht - u kunt op elk moment inloggen om de status van uw factuur te bekijken en deze te volgen tot aan de betaling.  Minder fouten - Tungsten controleert uw facturen op foute berekeningen en andere veelvoorkomende fouten. Er is een kleine toeslag verbonden aan het gebruik van Tungsten Network, maar we menen dat die gecompenseerd wordt door de voordelen van elektronisch factureren, het voordeel van een snellere betaling, het online kunnen volgen van facturen tot aan betaling, en de besparing van tijd, papier en frankeerkosten. Ik heb Tungsten gevraagd om de komende dagen contact met u op te nemen om u te helpen met de volgende stappen. Als u ondertussen direct contact met Tungsten wilt opnemen, dan kunt u hen e-mailen op [email protected] of een bezoek brengen aan www.tungsten-network.com/GSK. Als u vragen hebt voor GSK, stuur dan een e-mail naar het bovenstaande adres en geef uw e-mail het onderwerp "FAO GSK Procurement Team" zodat uw vraag bij de juiste personen terechtkomt. Bij voorbaat dank voor uw support aan dit belangrijke initiatief. We ontvangen uw facturen in de zeer nabije toekomst graag via Tungsten Network. Hoogachtend,

Nick Cooper Vice President CBS Finance Services

Richard Hollingsworth Head of Procurement, Europe CBS Procurement Services

Elektronische facturering - Veelgestelde vragen Waarom moet ik Tungsten Network gebruiken om mijn facturen te versturen? Binnenkort zal dit de enige manier zijn waarop GSK verzending van leveranciersfacturen accepteert. Is facturering via Tungsten Network een vereiste om zaken te doen met GSK? Ja, GSK faseert de verwerking van papieren facturen geleidelijk uit om te profiteren van de voordelen die elektronische facturatie voor zowel ons als voor onze leveranciers heeft. Welke voordelen biedt het gebruik van Tungsten Network mij?  Veilige en gegarandeerde factuurverzending, geen facturen meer die zoekraken bij de post  Snellere verwerking van uw facturen, waardoor wij kunnen zorgen voor een tijdige betaling  Geen vertragingen meer als gevolg van ontbrekende informatie, post die op het verkeerde bureau terechtkomt of menselijke tussenkomst  ANY-TO-ANY DATACONVERSIE-technologie: het is niet nodig aanvullende software of hardware te installeren  Hogere transparantie bij de verwerking en beter cashflowbeheer dankzij continue toegang en rapportage  Btw-conform, ongeacht waar de facturen verzonden of ontvangen worden  Gemakkelijk en kostenefficiënt facturen versturen - op elk gewenst moment Wat is Factuurstatusservice? Factuurstatusservice is een fantastische functie van Tungsten Network waar alle leveranciers van GSK gratis hun voordeel uit kunnen halen. Zodra u zich hebt geregistreerd, kunt u snel en gemakkelijk de status van uw facturen online bekijken, inclusief statussen zoals "Ontvangen", "Goedgekeurd" en "Betaald" - belangrijke gegevens zoals uiterste betaaldatum en betaaldatum zullen ook getoond worden. U hoeft geen tijd en geld meer te spenderen aan het bellen met GSK of het Response Centre. Is elektronische facturatie een vereiste voor nieuwe tenders en leveranciers? Ja. Elektronische facturering via Tungsten Network wordt onderdeel van het evaluatieproces voor nieuwe leveranciers en tenders. Bij nieuwe contracten neemt GSK algemene voorwaarden op in contracten voor toekomstige handel, die vereisen dat leveranciers het Tungsten Network gebruiken. Heb ik deze service nodig, ook als mijn rekeningen nu al op tijd worden betaald? Ja. Wanneer u gebruikmaakt van de Tungsten-service, garanderen wij u dat we u op tijd blijven betalen. Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? Terwijl u met Tungsten werkt aan het voltooien van uw registratie, blijven wij gewoon uw papieren facturen verwerken. We hebben een uiterste datum bepaald van 25 mei 2015, waarop leveranciers worden geacht te zijn overgegaan op het netwerk. Als u uw facturen eenmaal via het Tungsten Network verstuurt, dient u het verzenden van papieren facturen te beëindigen. Zijn er kosten verbonden aan deze service? Kiest u voor de geïntegreerde oplossing, dan is er sprake van een jaarlijkse vergoeding en een vergoeding per transactie. Bekijk het bijgevoegde document Opties voor de huidige prijzen. Kiest u voor het webformulier, dan hoeft u geen opstart- of lidmaatschapstarief te betalen om gebruik te maken van deze dienst. U betaalt dan eenvoudigweg een transactietarief per factuur. U zult tijdens de registratie ook 52 gratis transacties ontvangen. Wat valt er onder het abonnementstarief voor de geïntegreerde oplossing? Het abonnementstarief omvat de kosten die Tungsten moet maken om u op te nemen in hun netwerk en de algemene kosten van het onderhouden van uw account. Dit is een vast jaarlijks bedrag, ongeacht het aantal klanten dat u bedient via het netwerk. Waarom betaalt GSK deze tarieven niet? Om gebruik te maken van het Tungsten Network betalen zowel u als GSK een toeslag, aangezien we beiden van de service zullen profiteren. Op dit ogenblik betaalt GSK geen kosten aan leveranciers voor de productie van uw papieren facturen. Houd er rekening mee dat u kosten zult besparen voor papier, printen en frankering wanneer u op elektronische facturering overstapt. Onze analyse toont aan dat de overstap op elektronisch factureren bij onze leveranciers tot besparingen zal leiden door hun processen te stroomlijnen en de tijd tot betaling van de factuur significant te reduceren. GSK wil haar leveranciers graag binnen de termijnen van de algemene voorwaarden betalen en voldoen aan de Better Payment Practice Code (Code Betere Betaalpraktijk). Voert GSK betalingen uit met behulp van Tungsten Network? Tungsten is geen platform voor betalingsverkeer. GSK zal haar huidige betalingsmethode blijven gebruiken. Ben ik verplicht om een overeenkomst met Tungsten Network aan te gaan? Ja, indien u ervoor kiest om de geïntegreerde oplossing te gebruiken, dient u een speciale overeenkomst met Tungsten te ondertekenen. Indien u ervoor kiest het webformulier te gebruiken, dient u de verstrekte Algemene Voorwaarden te aanvaarden.

Moet ik speciale software installeren? Nee. Er is geen speciale software nodig. Tungsten biedt een gebruiksvriendelijke oplossing. De ANY-TO-ANY DATACONVERSIE-technologie legt geen gegevensindelingen op, maar accepteert facturen in elke indeling en van elk bestandstype. Ik stuur bepaalde factuurgegevens al rechtstreeks naar andere klanten; kan ik EDI/XML-facturen rechtstreeks naar GSK versturen? EDI en XML zijn voor Tungsten slechts gegevensindelingen; u kunt derhalve deze voorkeursindeling gebruiken om de gegevens naar Tungsten te versturen wanneer u kiest voor de geïntegreerde oplossing. GSK accepteert geen elektronische gegevens rechtstreeks van leveranciers, aangezien we één enkel samengevoegd factureringsbestand van Tungsten krijgen, dat alle facturen van al onze leveranciers bevat. Ik heb al de mogelijkheid om facturen via het internet aan mijn klanten ter beschikking te stellen, waardoor ze in staat zijn om een afbeelding van de factuur op het web te bekijken. Kan ik deze optie gebruiken in plaats van Tungsten Network? Nee, het Tungsten Network zorgt ervoor dat GSK de door u gestuurde gegevens ontvangt in een indeling die rechtstreeks kan worden ingeladen in de software van onze boekhouding en die, indien van toepassing, aansluit op een document voor goederenontvangst. Het aanbieden aan GSK van een afbeelding van de factuur of de mogelijkheid om de gegevens in een vaste indeling te downloaden, voldoet niet aan de bedrijfsprocessen en eisen van GSK. Wat moet ik doen indien ik geen systeem heb dat elektronische facturen kan aanmaken? U kunt naar de beveiligde website van Tungsten gaan en online facturen creëren, waarbij u gebruik maakt van het webformulier. Installatie van software is niet nodig. U hebt alleen een internetverbinding en een standaard browser nodig. Kan ik Tungsten Network gebruiken om elektronische facturen naar al mijn klanten te sturen? Ja. Zodra u zich hebt aangemeld bij het Tungsten Network, kan Tungsten u toestemming verlenen om elektronische facturen te sturen naar alle andere klanten die lid zijn van het netwerk, inclusief andere eenheden van GSK. Als u Tungsten al gebruikt, voeg de onderstaande accounts dan toe aan uw klantenlijst. Ik ben van plan om mijn factureringssoftware binnenkort te vernieuwen, kan ik daarop wachten? Ons doel is dat alle leveranciers per 25 mei 2015 zijn geregistreerd en hun facturen via Tungsten versturen. Het Tungsten Network accepteert alle inkomende bestandstypen, dus u kunt een abonnement op het netwerk nemen en uw facturen verzenden, en wanneer u klaar bent om uw nieuwe software gebruiken, hoeft u Tungsten alleen maar te informeren over de veranderingen in de uitvoer van factuurgegevens. Tungsten zal vervolgens de noodzakelijke wijzigingen doorvoeren in het netwerk, zodat u verzekerd bent van een soepele overgang en een probleemloze verzending van facturen. Kan Tungsten met technisch personeel werken dat geen Engels spreekt? Indien u hulp nodig hebt in uw taal bij het instellen van uw account, bel dan naar +44 (0) 870 165 7430 en vraag om hulp in de volgende talen: Nederlands, Frans, Duits, Italiaans, Pools, Portugees en Spaans. Tungsten heeft bovendien lokale klantenservicenummers in de volgende landen: Australië +61 (0)1800035399 België +32 (0)24031011 Denemarken +45 (0)80885818 Finland +358 (0)800118871 Frankrijk +33 (0)170708100 Duitsland +49 (0)69222220290 Ierland +353 (0)12477709 Italië +39 0236006340 Maleisië +60 (0)1800813158 Nederland +31 (0)207121385 Nieuw-Zeeland +64 (0)800448121 Singapore +65 (0)8001204757 Spanje +34 (0)914141472 Zweden +46 (0)850578418 Verenigd Koninkrijk +44 (0)8701657430 Is er meer informatie beschikbaar over de Tungsten-service? Ja, ga hiervoor naar www.tungsten-network.com/GSK Hoe kan ik meer te weten komen als ik een Koper wil worden? Ja, ga hiervoor naar www.tungsten-network.com

Elektronische facturering en een overzicht van de opties Meld u nu aan bij Tungsten Network en profiteer van de volgende voordelen:       

Veilige en gegarandeerde factuurverzending: geen papieren facturen meer die zoekraken in de post Tijdige betaling: uw klanten kunnen uw facturen sneller verwerken Geen vertragingen meer: facturen kunnen niet worden verstuurd met ontbrekende informatie of op het verkeerde bureau belanden en er is geen noodzaak tot handmatig ingrijpen Beveiligde internetverbinding: eenvoudig facturen versturen zonder dat u extra software of hardware hoeft te installeren 24/7 toegang en rapportage: profiteren van hogere verwerkingstransparantie en een verbeterd cashflowbeheer Naleving van belastingwetgeving: gegarandeerde naleving van wettelijke en fiscale eisen Gemakkelijk en kostenefficiënt factureren op ieder moment

Tungsten biedt twee basismethodes voor het verzenden van facturen en creditnota's. U kunt ofwel een gegevensbestand rechtstreeks naar Tungsten Network versturen via onze Geïntegreerde Oplossing of facturen online aanmaken door gebruik te maken van het Webformulier via het portaal. Dit document legt uit hoe elektronisch factureren werkt en welke opties u hierbij hebt.

Hoe het werkt

Door te controleren op dubbele facturen en ervoor te zorgen dat uw facturen de door uw klant vereiste informatie bevatten, verzekeren wij u van een geautomatiseerde, rechtstreekse verwerking en tijdige KENNISGEVING: De informatie in dit document is eigendom van Tungsten en is bedoeld voor gebruik door medewerkers, zakenpartners en klanten. Deze informatie mag op geen enkele manier worden gekopieerd, gedupliceerd of gebruikt, en mag niet worden doorgegeven aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tungsten.

1/3

© Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is een handelsmerk van Tungsten Corporation Plc en is wettelijk beschermd. Tungsten-logo™.

betaling van uw facturen. Via het portaal heeft u toegang tot het archief en verschillende rapportagefuncties. Lees dit document zorgvuldig door voordat u besluit of de Geïntegreerde Oplossing of het Webformulier (verzending via het portaal) de beste optie is voor uw bedrijf om facturen te verzenden.

1. Geïntegreerde Oplossing: versturen van een opgehaald gegevensbestand De Geïntegreerde Oplossing biedt u een volledig geautomatiseerd proces waarbij de factuurgegevens direct uit uw factureringssysteem worden opgehaald en rechtstreeks naar de financiële systemen van uw kopers worden verstuurd. Dit betekent:    

Wij verwerken facturen in vrijwel elk coherent bestandsformaat en zetten de gegevens om conform de eisen van uw klant U hoeft geen extra software of hardware te installeren U kunt al uw facturen in één gegevensbestand versturen Zodra u eenmaal op het netwerk bent, kunt u eenvoudig verbinding maken met andere klanten en facturen aan hen versturen

Kosten van de Geïntegreerde Oplossing Elke Geïntegreerde Oplossing-account ontvangt 520 gratis factuurtransacties per contractjaar. Nadat u deze transacties hebt gebruikt, zullen de onderstaande prijzen van toepassing zijn. Wij zullen de gratis facturen opnieuw aanvullen tot 520 zodra uw lidmaatschap wordt verlengd.

Jaarlijks lidmaatschap

€1.250*

1-520

Gratis

Kosten per factuurtransactie voor extra facturen 1 – 20 facturen per maand

€1

21 – 250 facturen per maand

€0,80


€0,60


€0,44

5001+ facturen per maand

€0,32

* Exclusief verbindingskosten klant. De kosten van het jaarlijks lidmaatschap omvatten het aanmaken en onderhouden van uw account voor één enkele fiscale entiteit. Let op: transacties worden maandelijks in rekening gebracht op basis van volume.

KENNISGEVING: De informatie in dit document is eigendom van Tungsten en is bedoeld voor gebruik door medewerkers, zakenpartners en klanten. Deze informatie mag op geen enkele manier worden gekopieerd, gedupliceerd of gebruikt, en mag niet worden doorgegeven aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tungsten.

2/3


Aan de slag met de Geïntegreerde Oplossing Zodra uw klant u uitnodigt om bij Tungsten Network te registreren, neemt een van onze medewerkers contact met u op om het registratieproces met u door te lopen.

2. Webformulier: versturen van elektronische facturen via het portaal Het Webformulier is bedoeld voor bedrijven die jaarlijks een beperkt aantal facturen aan hun klanten versturen. Het portaal biedt u een beveiligde verbinding en zorgt ervoor dat uw facturen binnen enkele uren aan uw klanten worden verzonden. Hierdoor kunnen zij uw facturen snel verwerken en u tijdig betalen.

Kosten voor het gebruik van het Webformulier Nadat leveranciers zich hebben geregistreerd voor deze optie ontvangen ze automatisch 52 gratis transacties. Na afloop van de periode (één jaar na de registratiedatum), zullen wij uw account gratis vernieuwen, en hebt u wederom toegang tot 52 gratis facturen die u kunt gebruiken voor de volgende 12 maanden. Als u alle 52 gratis facturen hebt gebruikt en er meer nodig hebt tijdens de periode van 12 maanden, dan dient u extra transacties te kopen (in willekeurige aantallen na een minimum van 25 facturen) tegen een prijs van €2 per factuur. U kunt transacties kopen wanneer u ze nodig hebt. Eventuele betaalde maar ongebruikte factuurtransacties zullen 12 maanden na aankoop vervallen. Als u betaald hebt voor uw account, zult u nog steeds 52 gratis facturen ontvangen voor elke periode.

Jaarlijkse transactiekosten per factuur 1 - 52 facturen per jaar

Gratis

Elke factuur (minimale aankoop van 25)

€2

* Betaalmogelijkheden: U kunt betalen met PayPal of creditcard. We accepteren Visa, MasterCard en Visa Debit.

Aan de slag met het verzenden van het Webformulier via het portaal In het kader van uw uitnodiging om u te registreren bij het netwerk ontvangt u een e-mail met instructies hoe u zich kunt registreren. Zodra uw registratie is voltooid, sturen wij u per e-mail uw inloggegevens zodat u kunt beginnen met het versturen van elektronische facturen via Tungsten Network. Kijk voor meer informatie over Tungsten, elektronisch factureren en de opties waaruit u kunt kiezen op www.tungsten-network.com of stuur een e-mail naar [email protected].

KENNISGEVING: De informatie in dit document is eigendom van Tungsten en is bedoeld voor gebruik door medewerkers, zakenpartners en klanten. Deze informatie mag op geen enkele manier worden gekopieerd, gedupliceerd of gebruikt, en mag niet worden doorgegeven aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tungsten.

3/3


Deze veranderingen zijn van invloed op alle leveranciers aan de GSK-bedrijven die u terug kunt vinden in deze lijst

Recommend Documents