VOORAF Deze handleiding maakt u wegwijs in de Bios2-webapplicatie om uw adres-, bibliotheeken jaargegevens in te voeren. Deze handleiding wil geen (inhoudelijke) beschrijving van de webapplicatie geven, het gegevensmodel en de definities per veld kunt u downloaden op het startscherm. Met vragen en opmerkingen kunt u terecht bij: • Maarten Vandekerckhove – [t] 02 553 42 29 [e]
[email protected] • Wouter Van den Driessche – [t] 02 553 41 18 [e]
[email protected] • Christine Bussche – [t] 02 553 42 10 – [e]
[email protected]
ALGEMEEN Uw pc moet verbonden zijn met internet (minstens Internet Explorer 5 of een gelijkwaardige browser) en indien u de gegevens wil exporteren naar Excel moet minstens Excel 2000 zijn geïnstalleerd. Gebruik steeds de tabtoets om naar het volgende veld te gaan. De velden met een * zijn verplichte velden. Bij een groot aantal velden staat een vraagtekentje. Als u de muis hierop zet kunt u de helptekst lezen die bij dit veld hoort. Soms staat er ook een vraagtekentje naast de titel, dan slaat de helptekst op alle velden die bij deze rubriek horen. Opgelet: na bepaalde tijd (± 30 minuten) wordt de applicatie afgesloten. Op dat moment verliest u alle niet-bewaarde gegevens. Het is dus raadzaam om steeds, bv. voor u iets gaat opzoeken, op bewaren te klikken. Om de toepassing af te sluiten, klikt u op ‘uitloggen’ rechts bovenaan de pagina. Bewaar steeds voor u uitlogt, anders bent u de niet-bewaarde gegevens kwijt.
1
STARTEN U start de Bios2-toepassing op door via uw internetbrowser het webadres www.vlaanderen.be/bibliotheekstatistieken in te tikken. U kunt dit ook doen via de website www.vlaanderen.be/lokaalcultuurbeleid waar u op de pagina ‘bibliotheken > gegevensregistratie’ op de link Bios2-gegevensinvoer klikt. Zo belandt u op de inlogpagina van Bios2, waar u uw gebruikersnaam en uw paswoord kunt invoeren. Deze werden u door de Vlaamse overheid – team Lokaal Cultuurbeleid bezorgd. U kunt bij het team ook terecht om ze opnieuw op te vragen. Vervolgens klikt u op de knop ‘aanmelden’.
2
STARTPAGINA Op deze pagina vindt u de mogelijkheid om te klikken op gegevens invoeren en raadplegen of om de historiek (de gegevens van de vorige werkjaren) te raadplegen. Deze pagina bevat eveneens een rubriek ‘Bericht(en)’. Hier vindt u berichten die het team Lokaal Cultuurbeleid richt aan alle bibliotheken. Als u op een bericht klikt, opent er zich een nieuw venster met meer uitleg over dit bericht. Onder de rubriek ‘Hoe gebruik ik Bios2?’ kunt u het gegevensmodel en de gegevensset met toelichting per veld downloaden.
3
NAVIGEREN Bovenaan elk invoerscherm kunt u klikken op ‘startpagina’, ‘overzicht gegevens’ en ‘uitloggen’. Links vindt u telkens een menu met de verschillende luiken en rubrieken. Het luik en de rubriek waarin u werkt staat steeds opengevouwen. U vindt er tevens de mogelijkheid om de pagina te exporteren en te printen. Rechts bovenaan staat een rode pijl om snel naar de volgende of de vorige pagina te gaan. Ter illustratie:
4
DRIELEDIGE STRUCTUUR Een luik adresgegevens, een luik bibliotheekgegevens en een luik jaargegevens. De luiken adresgegevens en bibliotheekgegevens zijn semi-vaste gegevens. Dit betekent dat u deze gegevens slechts eenmaal invult en daarna jaarlijks moet controleren en bevestigen. De gegevens blijven dus bewaard in de databank. De adres- en bibliotheekgegevens moet u steeds actueel houden, elke wijziging (bv. telefoonnummer, openingstijden, tarieven, …) moet onmiddellijk worden aangepast. De jaargegevens moeten jaarlijks voor 1 juni volledig zijn ingevuld en beschrijven de situatie op 31 december van het voorgaande jaar.
5
BEWAREN EN BEVESTIGEN BIJ ADRES- EN BIBLIOTHEEKGEGEVENS U moet niet alle gegevens in één keer invullen, door op de knop bewaren te klikken blijven de reeds ingevulde velden bewaard. U kunt de gegevens pas bevestigen als alle verplichte velden van die pagina zijn ingevuld. De adres- en bibliotheekgegevens moet u bevestigen per pagina. Onderaan elke pagina staat een knop bevestigen en een knop bewaren. De knop bevestigen verdwijnt van zodra u de gegevens voor die pagina hebt bevestigd. Ook nadat u op bevestigen hebt geklikt, kunt u deze gegevens nog aanpassen bij wijzigingen. Let wel, verplichte velden kunt u na bevestiging niet meer leegmaken, alleen nog overschrijven. Op de pagina met het overzicht van de gegevens, kunt u de status van elke pagina controleren. Het overzicht met de statussen van de adres- en bibliotheekgegevens verdwijnt van zodra u alle adres- en bibliotheekgegevens hebt bevestigd. Ter illustratie:
U kunt pas de jaargegevens invullen nadat u de adres- en bibliotheekgegevens hebt ingevuld en bevestigd (het eerste jaar) of bevestigd (de volgende jaren).
6
BEWAREN EN BEVESTIGEN BIJ JAARGEGEVENS Ook bij deze rubriek hoeft u niet alle gegevens in één keer in te vullen, ook niet per scherm of per rubriek. Als u op de knop bewaren klikt, blijven de ingevoerde data netjes bewaard. Op de overzichtspagina, naast de rubriektitel, vindt u de status van die rubriek. In het begin staat die op ‘niet afgewerkt’. Als alle onderdelen in een bepaalde rubriek volledig zijn ingevuld (althans de verplichte velden) en zijn bewaard, verandert deze status naar ‘afgewerkt’. Van zodra de status op ‘afgewerkt’ staat, vindt u naast de status de knop ‘bevestigen’. Bevestigen doet u hier dus niet per pagina, maar op de overzichtspagina per rubriek. Als u bij de jaargegevens een rubriek bevestigt, wordt deze geblokkeerd. Opgelet, u kunt deze gegevens nadien niet meer wijzigen, wel nog raadplegen. Wij kunnen in onze module opvolgen welke bibliotheek welke rubrieken heeft bevestigd, dan kunnen wij beginnen met nakijken. Als de gegevens zijn nagekeken en volgens ons ook correct zijn, keuren wij die rubriek goed. Bij u verschijnt er dan naast die welbepaalde rubriek de status ‘goedgekeurd’. Als de gegevens volgens ons niet kloppen, contacteren wij u en geven wij aan die rubriek de status ‘niet goedgekeurd’. Op deze manier worden de velden van deze rubriek opnieuw invulbaar. Nadat u de gegevens hebt aangepast, klikt u op bevestigen. Ter illustratie:
7
ADRESGEGEVENS Als de reeds door ons ingevulde gegevens niet langer correct zijn (bv. door een verhuizing), kunt u dit melden door op de mailto-link te klikken, dan opent zich automatisch een e-mailvenster met adres en onderwerp reeds ingevuld zodat u op een snelle, efficiënte manier de wijziging kunt doorgeven. Op het scherm ‘identificatie van de hoofdbibliotheek’ ziet u een veld ‘aantal ingevoerde bedieningspunten’. Dit veld wordt automatisch ingevuld zodra u bedieningspunten hebt toegevoegd.
8
Bedieningspunten: op de pagina ‘Andere bedieningspunten’ kunt u bedieningspunten toevoegen en verwijderen. Om te verwijderen vinkt u het betreffende bedieningspunt aan en klikt u op de knop verwijderen. Als u een bedieningspunt toevoegt, is het belangrijk om eerst het ‘soort’ bedieningspunt in te vullen. Dit omdat de pagina zich dan automatisch vernieuwt, als u bv. bij ‘soort’ mobiel kiest, verdwijnen de adresvelden.
BIBLIOTHEEKGEGEVENS De eerste rubriek bij dit luik is ‘rechtsvorm’. Deze rubriek wordt door ons ingevuld. Wij vragen u om de gegevens na te kijken, als ze kloppen klikt u op bevestigen, als ze niet kloppen klikt u op de mailto-link om het ons te melden. Openingstijden: per dag kunt u maximaal drie tijdsblokken invoeren: voormiddag van 8u tot 13u, namiddag van 13u tot 18u en avond vanaf 18u tot 23u. Binnen deze blokken vult u dan per dag telkens de reële openingstijden in via uitvallijsten waarbij u uren en kwartieren (00, 15, 30 of 45) aanduidt. Als de bibliotheek om 16u30 opent en om 19u sluit, vult u namiddag (begin 16:30 – eind 18:00) en avond (begin 18:00 – eind 19:00) in.
9
JAARGEGEVENS Berekenen: algemene totalen worden pas berekend als u op ‘bewaar’ klikt, dit om te veel verspringingen op de schermen te vermijden. (bij personeel, collectie en bij financiën) Berekenen op schermen waar niet alle velden verplicht zijn, waar met subtotalen wordt gewerkt: bij de rubriek audiovisuele materialen en bij de rubriek uitgaven zijn voor sommige onderdelen alleen subtotalen verplicht in te vullen. Als u alleen de subtotalen kunt invullen, kunt u de knop ‘bereken’ niet gebruiken. Als u de detailvelden wél kunt invullen, moet u niet zelf de subtotalen berekenen en invullen maar klikt u op de knop ‘bereken’ naast het veld subtotaal. Zo wordt dit subtotaal automatisch voor u weergegeven. (bij collectie en bij financiën)
10
11
De rubriek ‘specifieke dienstverlening’ is een semi-vaste rubriek. Dit betekent dat de gegevens van het vorige werkjaar bewaard blijven in de databank zodat u voor het huidige werkjaar uiteraard moet nakijken of de gegevens nog hetzelfde zijn, eventueel wijzigingen aanbrengt en dan op bewaren klikt. U moet dus niet alle velden opnieuw invullen. De eerste subrubriek hierbij is ‘de bibliotheek heeft een aangepaste dienstverlening voor’. Dit gedeelte bestaat uit een aantal ja/nee en een aantal ja/nee/nvt (niet van toepassing)velden. Bij ‘gevangenen’ bv. is ook nvt opgenomen, omdat niet overal gevangenissen zijn.
Bij de rubriek ‘samenwerking’, het onderdeel ‘de bibliotheek werkt samen met’ is bij enkele ja/nee-velden eveneens ‘nvt’ voorzien.
12
OVERZICHT NIET INGEVULDE VELDEN Op het scherm ‘Overzicht gegevens’ staat naast het luik Jaargegevens ‘[overzicht niet ingevuld]’ in het rood. Klikt u hierop, dan krijgt u een overzicht van alle verplichte velden die nog niet zijn ingevuld. De velden zijn opgesomd per rubriek en worden in het rood aangeduid als ze nog niet zijn ingevuld. Als u alle verplichte velden hebt ingevuld, verschijnt in het groen de boodschap ‘alle verplichte velden van dit onderdeel zijn ingevuld’. Door op de titel van de rubriek te klikken, komt u onmiddellijk terecht op de pagina met de nog niet ingevulde velden.
13
EXPORTEREN Export van een volledig luik naar een Excelbestand Dit kunt u doen van op de pagina ‘overzicht gegevens’. Op deze manier worden de verschillende rubrieken verdeeld over verschillende werkbladen. Als u dit de eerste keer doet, krijgt u volgend scherm:
Dit is normaal. Als u eenmalig deze instellingen aanpast volgens de instructies die worden gegeven, krijgt u niet meer de boodschap dat het exporteren van de gegevens is mislukt, maar de vraag of een active-X besturingselement mag worden uitgevoerd. Als u op deze vraag bevestigend antwoordt, opent Excel zich automatisch en zijn de subrubrieken verdeeld over de verschillende werkbladen. Alle velden worden weergegeven met veldtitel en ingevulde waarde. Export van een pagina Elke pagina kan afzonderlijk worden geëxporteerd, hierbij hebt u de keuze tussen een export naar excel, naar csv (comma-seperated values, een kommagescheiden bestand dat gemakkelijk kan worden geïmplementeerd in verschillende programma’s) of naar xml (eXtensible Markup Language, dit is een standaard voor het definiëren van formele markup-talen voor de representatie van gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst).
14
We raden u aan om de bestanden eerst op te slaan om ze daarna te kunnen openen met het meest geschikte programma: voor csv gebruikt u best Wordpad of Excel, voor xml Internet Explorer of een andere browser.
15
PRINTEN Print deze pagina Deze link vindt u links in de menu. Als u hierop klikt, opent zich een printvriendelijk voorbeeld en meteen ook het afdrukmenu met de op uw computer ingestelde printer.
16
