Demo website KORENONLINE

Demo website KORENONLINE Een ledenadministratie voor uw koor

www.uwkoor.nl/ledenadmi © 2010 - Gert Uphoff i.s.m. KNZV-Limburg en Byte

Ledenadministratie V2.5 d.d. 1-11-2010

Gert Uphoff Jaargang 1945 Informaticus (1959 !) Adviseur communicatie / informatie KNZV-Limburg Bedenker en beheerder www.korenonline.nl

2

Ledenadministratie Toepassing via het www (wereldwijd ...) Installatie door webmaster Is uw webmaster door het bestuur tevens als beheerder aangewezen?

Noodzakelijk: PHP en MySQL Eventueel installeert Gert Diverse toegangscodes noodzakelijk (zoals: ftp, phpadmin)

3

Wat eerst? Wachtwoord admin aanpassen Autorisaties gebruikers vastleggen Codetabel aanpassen Gert Uphoff heeft volledige toegang Kan op elk gewenst moment beëindigd worden. Maar is dan minder flexibel in het geven van support.

4

Het Hoofdmenu Elke letter duidt op een functie Niet elke functie is voor elke gebruiker beschikbaar Bestuur bepaalt wie wat mag De beheerder kan overal bij 5

samenhang Aan relaties gerelateerd

De letterblokjes

Ledeninformatie

Onderhoud / beheer

Donateur informatie

Relaties

Aan financieel systeem gerelateerd Spaarkas systeem leden Ontvangsten van donateurs M.u.v. het hoofdmenu hebben de letterblokjes op schermen een belangrijke functie: klik er op om de betreffende deelgegevens te kunnen inzien (of onderhouden). 6

Ledenadministratie Bestuur Penningmeester Spaarkas Donateurs Postregister Muziekpartituren

Wat mag een gebruiker ?

Klik op de gebruikersnaam onder Aanmeldgegevens om rechten te wijzigen. 7

Wat mag een gebruiker ?

Donateur administratie (uitgebreide versie) 8

Wat mag een gebruiker ?

Lid muziekcommissie 9

Wat mag een gebruiker ?

De Secretaris mag veel meer 10

Flexibel te bepalen Ken een functie wel of niet toe aan een gebruiker Bepaal per toegekende functie (letter) of de gebruiker de gegevens mag: Wijzigen Stel de betreffende functieletter in zonder de toevoeging van de letter

Uitsluitend inzien Voeg achter de functieletter de letter 11

toe.

Per functie bepaalt een letter, al dan niet gevolgd door de letter , wat die gebruiker mag. De

staat dus voor uitsluitend inzien en komt achter de letter De letter uitsluitend toekennen aan diegene die geautoriseerd is om het gehele systeem te beheren!

12

Gebruiker aanmaken

Het juist toekennen van de lettercombinaties is belangrijk. Wie is beheerder van een gegeven? Alleen die mag muteren. De anderen uitsluitend inzien. Of misschien wel helemaal niets met die functie. 13

Gebruiker aanmaken Bestuur bepaalt wie wat mag De beheerder (

) maakt toegang aan

De gebruiker krijgt automatisch een email De gebruiker moet, via link in mail, bevestigen De gebruiker verandert z.s.m. het wachtwoord Via zijn hoofdmenu: Wijzig mijn gegevens

14

De codetabel

Vooraf alle codes goed bepalen. Wijzigingen naderhand kunnen grote gevolgen hebben ! 15

Basisgegevens ledenadministratie Let op: Mappaden t.o.v. de root van uw website. 16

100 groep: Partijnamen

Dit betreft leden Rustend lid: 100, 300 of 400 groep ? Klik links boven op Nieuwe code om een code toe te voegen Klik op een codenummer om deze te wijzigen of te verwijderen Verplichte codes kunnen niet verwijderd worden 17

200 groep: Bestuursleden

Dit zijn bestuursleden Dirigent: 200, 300 of 400 groep ? Zijn niet noodzakelijk ook lid ! 18

300 groep: Overige relaties

U kunt relaties dus groeperen.

19

400 groep: Bijzondere titels

Zijn niet noodzakelijk ook lid 20

9000 groep: Financieel

Rekening 2999 is uitsluitend voor systeemdoeleinden !!!

Moet aansluiten met het rekeningschema Later meer 21

Relaties: de basis voor veel

22

Klik op de naam om relatiesoort aan te passen; Klik op een van de icoontjes om de(gegevens) van die functie te bereiken. Relatiegegevens wijzigen ? Klik op de ! 23

Klik op een van de icoontjes om de (gegevens) van die functie te bereiken. Abonnee ? Kan dus ook ingesteld worden! Relatietype wijzigen ? Klik op Type relatie instellen 24

Instellen relatietype

25

Instellen leden

Let op de notatie van de diverse datums en van het banknummer! Partijnummer: uniek nummer binnen de partij (nummer partijmap?) Tip: 3 cijferig partijnummer met als eerste cijfer het laatste cijfer van de partijcode uit de codetabel 26

Instellen Leden Partijnummer: uniek nummer binnen de partij (nummer partijmap?) Tip: 3 cijferig partijnummer met als eerste cijfer het laatste cijfer van de partijcode uit de codetabel Een voorbeeld: In de codetabel heeft u gedefinieerd dat de tenoren codenummer 103 hebben U heeft 27 leden die tenor zijn U kent hen de partijnummers 301 t/m 327 toe

Belangrijk Als iemand geen actief lid meer is dan dient u het partijnummer op nul in te stellen !

27

Instellen bestuursleden

28

Postregister Klik op de kopteksten om er op te sorteren. Klik op printer icoon om pdf aan te maken.

Standaard vanaf eerste huidige kwartaal; de datum kan ingesteld worden. Toevoegen bijlage: pas nadat u de basisgegevens hebt ingevoerd. 29

Postregister Geef elk bestuurslid leesrechten. Verspreiden van register is dan overbodig

30

Collectieve mail Grondig testen door afzender.

Samenhang met uw codetabel !

Vul onderwerp in.

Met en/of condities

Bijlagen telkens opnieuw instellen !!!

html/mysql mogelijkheden

31

Muziekpartituren

Catalogus functie (partieel ook mogelijk) Actuele partituren in partijmap Digitale bestanden per partituur Partituren in extern archief

32

Partituur nummer: belangrijk

Alfabetisch: heeft sorteerconsequenties Maar eenvoudig te rubriceren; b.v.: VERDI028 KERST016 VPOLEN025 P001

Componist Gelegenheid Volksmuziek Verkapt numeriek

Noodzakelijk voor koppeling met digitale bestanden (mp3, pdf, etc. etc.) 33

1 11 111 2 3 33

Uitgebreide zoekfunctie

34

Resultaat zoekopdracht

Klik op PM icoon om als actuele partituur aan te merken. De punt achter het nummer betekent: in extern archief. Links naar websites via klikken op in de kolom Bijzonderheden 35

Invoerscherm catalogus

Webinfo via b.v. Wikipedia of YouTube. Voorbeelden: http://nl.wikipedia.org/wiki/Componisten http://www.youtube.com/watch?v=Tbp3TYbGyKE 36

actuele partituren

Dit zijn dus de partituren die de leden op dit moment in hun partijmap dienen te hebben. 37

actuele partituren

Toont het overzicht

Tip: Eens per periode een nieuwe lijst starten waardoor u een archief met ingestuurde werken opbouwt 38

Beheren van Digitale bestanden

Toont het overzicht

De bestandsnamen dienen te beginnen met het catalogusnummer gevolgd door een teken. (KERST001-StilleNacht.mp3). Geen spaties of bijzondere tekens in de bestandsnamen ! 39

Financiële administratie geen boekhoudpakket eenvoudig in het gebruik

belangrijke beslissing: behandeling donateurs wel of niet historie bijhouden

belangrijk principe: spaarkas gebruiken maakt financieel handelen met lid inzichtelijk

belangrijk uitgangspunt: basis = exploitatie in december/januari dus wat extra werk

40

geen boekhoudpakket

Codetabel inrichten belangrijk moet aansluiten bij rekeningschema

Rekeningschema samenstellen belangrijk uitgebreid voorbeeld al ingevoegd

Beginsaldi inbrengen belangrijk in de handleiding staat een goed voorbeeld

41

het Rekeningschema Groepsnummers D.w.z. nummers eindigend op een 0

1000-serie Financiële rekeningen één bankrekening (1001) en de memoriaal rekening verplicht

2000-serie Tussenrekeningen 2000 groep: gereserveerd voor reserves 2500 groep: gereserveerd voor voorraden 2990 groep: speciale functie: laten zoals het is geïnstalleerd !

3000-serie Spaarrekeningen Leden 4000-serie Kostenrekeningen 8000-serie Opbrengstrekeningen U mag nooit op een groepsnummer boeken. Maar de naam van elke rekening mag u wijzigen. 42

naam en nummer van een rekening Klik in het rekeningschema op de naam om het nummer of de naam van die rekening aan te passen

Als u het nummer aanpast worden al uw mutaties automatisch omgenummerd. Rekeningen met (historische) mutaties kunnen niet verwijderd worden !!!

43

naam en nummer van een rekening Klik op het bedrag om naar de mutatie te gaan

Klikken op rekeningnummer of afschriftnummer toont dat exemplaar!

44

Drie soorten mutaties

Algemene mutatie Ontvangst van donateurs Ontvangst van een lid

45

Algemene mutatie Tip: Toon in een apart venster het rekeningschema

U kunt niet van een 1000 rekening naar een 1000 rekening boeken. Daar zijn twee mutaties voor nodig via het Memoriaal. Zie de handleiding. 46

Ontvangst donateur U gaat geen historische informatie per donateur bijhouden

Dit is de eenvoudige methode Zet de indicatie donateur bij een relatie aan Misschien moet u de relatie wel eerst invoeren

Ken gebruikers uitsluitend de functie

toe

Natuurlijk voor zover u ze inzage wilt geven

Boek uw ontvangsten als een algemene mutatie 47

Ontvangst donateur U wilt historische informatie per donateur bijhouden

Dit is de uitgebreide methode Zet de indicatie donateur bij een relatie aan Misschien moet u de relatie wel eerst invoeren

Bij een ontvangst zoekt u de relatie op in het relatiesysteem! of via Mutatie invoeren bij Klik in het resultaat scherm op de letter 48

Ontvangst donateur Klik in het nieuwe scherm op Nieuwe betaling invoeren Vul de mutatie verder in U kunt in het hoofdmenu een totaaloverzicht opvragen

U kunt registreren wie de donateur heeft aangebracht 49

Ontvangst van een lid Waarom zo

Spaarkassysteem voor (verplicht) sparen Geld is niet van de vereniging Ook niet bij vooruitbetaling van meerdere maanden contributie

Aan lid verantwoording afleggen Op elk gewenst moment. Een maal per jaar een jaaropgave.

Snelle manier van muteren Systeem komt met een voorstel op basis van laatste betaling door lid.

50

Ontvangst van een lid Organisatorische tips

Separate bankrekening overwegen Automatische incasso stimuleren Taak voor een tweede Penningmeester ? Tip: Zet saldi op een depositorekening Tip: Rente deposito aanwenden voor speciale doelen

51

Ontvangst van een lid duidelijke overzichten Rekening afschrift is er sowieso Jaarafschrift met alle mutaties en saldi Voor alle leden maar ook tussentijds per lid opvraagbaar

Overzicht actuele saldi voor penningmeester via het hoofdmenu 52

Ontvangst van een lid

Spaarkassysteem: nummer toekennen Stel juiste waarden bij

in

Contributie vanaf en t/m maand Vul bankrekening van het lid in geen punten Open een spaarkas nummer wordt een 3000 rekening 53

Inbrengen beginbalans

Boek nooit zelf op rekening 2999 54

Mutatie invoeren Kies Spaarkasstorting in het hoofdmenu Er verschijnt een zoekscherm

Gebruik het zoekscherm om het lid op te zoeken Tip: gebruik laatste 3 cijfers van het banknummer om te zoeken

Klik op de Naam van het lid Desnoods kunt u alsnog een spaarkas nummer toekennen. Klik op Nieuw 55

Mutatie invoeren Het systeem toont een voorstel met: Datum laatste afschrift van 100X rekening (uit de codetabel) Nummer laatste afschrift van 100X rekening (uit de codetabel) Nummer spaarrekening (uit de codetabel) Spaarkas nummer lid uit Bedrag laatst ontvangen betaling op rekening uit Toelichting met maandnummer Pas desnoods aan en klik op OK Klik op Nieuwe mutatie om de volgende te zoeken 56

contributie innen Het systeem controleert of de maandrun reeds heeft plaatsgevonden. Vul de rubrieken in. Razendsnelle afboeking bij leden met een spaarkas. Rekening houdend met de rubrieken Contributie van en t/m uit de ledenadministratie. Terugdraaien complete runs mogelijk. Systeem rapporteert resultaat. 57

Jaarafsluiting 1. Zorg er voor dat de rekeningen 1009 (Memoriaal) en 2995 t/m 2998) een saldo van € 0,= hebben. 2. Voed de rekening 2996 met die bedragen die eigenlijk op het volgend jaar betrekking hebben. Boek b.v. ook kosten, waarvan u de rekening volgend jaar pas krijgt, die echter op dit jaar betrekking hebben. 3. Sluit het jaar af. U ontvangt op uw scherm een gedetailleerd verslag. 4. Boek alle bedragen op rekening 2997 weg met als datum de eerste van het volgende jaar. Kunt u bij 2 al doen.

58

Belangrijkste overzichten in pdf formaat Handleiding Administratie V2.5 Toelichting mail/merge bestanden Ledenlijst (2 jaar) Verjaarskalender Presentielijst Kort financieel verslag (2 jaar) Volledig financieel verslag (3 jaar) Jaaropgave spaarfonds deelnemers Postregister (flexibele vanaf datum) Catalogus partituren (ook partieel, sortering flexibel) Partituren in partijmappen

Voor Joomla websites zijn een aantal extra overzichten mogelijk. 59

Opvraagbare bestanden Excel

Word

Totale relatie bestand

Etiketten sjabloon (met voorbeeld )

Code tabel

Registratieformulier

Ledenadministratie

Om goed met deze twee Word bestanden om te kunnen gaan is ervaring met mail/merge van Word of vergelijkbaar programma erg belangrijk. Kies in Word F1 voor hulp.

Etiketten abonnees Financiële mutaties (2 jaar) Rekeningschema Spaarkas mutaties (2 jaar) Etiketten t.b.v. jaaropgave leden

De excel bestanden zijn overigens prima te gebruiken voor back-up en mail/merge doeleinden.

NAW-gegevens donateurs Gegevens partituren

Tip: maak er een gewoonte van deze bestand vanuit Excel te openen en niet door het bestand zelf te openen. 60

slotopmerkingen Lastig Invoeren van datum: 2010-04-14: vervelend Begrippen Functie, Bestuurder, Spaarkas worden aanvankelijk als verwarrend ervaren. Beperkte controles: niet “monkey-proof”

61

slotopmerkingen VRAGEN Mail uw vraag naar [email protected] Vermeld in uw onderwerp s.v.p. altijd de naam van uw koor. Omschrijf uw probleem nauwkeurig. M.u.v. vakantieperiodes veelal binnen 24 uur antwoord. Lees uw mail dus regelmatig. © 2010 - Gert Uphoff i.s.m. KNZV-Limburg en Byte

Ledenadministratie V2.5 d.d. 1-11-2010 62