delivers.cz s.r.o. Vento: Sklady

delivers.cz s.r.o. Vento: Sklady

1

OBSAH 1. ÚVOD ........................................................................................................................................................... 3 2. Sklady ........................................................................................................................................................... 3 3. Skladové jednotky ........................................................................................................................................ 4 3.1 PŘEVODY JEDNOTEK ............................................................................................................................................ 5 4. Dodavatelé a výrobci .................................................................................................................................... 6 5. Nastavení systému ....................................................................................................................................... 6 6. Suroviny ....................................................................................................................................................... 8 6.1 KATEGORIE SUROVIN ........................................................................................................................................... 8 6.2 VLASTNOSTI SUROVIN.......................................................................................................................................... 9 6.3 NOVÁ SUROVINA .............................................................................................................................................. 10 6.4 DETAIL SUROVINY ............................................................................................................................................. 12 6.5 SEZNAM SUROVIN............................................................................................................................................. 15 7. Skladové doklady ....................................................................................................................................... 16 7.1 KATEGORIE DOKLADŮ ........................................................................................................................................ 18 7.2 TYPY DOKLADŮ ................................................................................................................................................ 19 7.3 MĚNA DOKLADŮ .............................................................................................................................................. 19 8. Práce s doklady .......................................................................................................................................... 19 8.1 NOVÝ DOKLAD ................................................................................................................................................. 19 8.2 DETAIL DOKLADU.............................................................................................................................................. 21 8.2.1. VLOŽENÍ POLOŽEK NA DOKLAD ........................................................................................................................ 22 8.2.2. ROZPRACOVANÝ DOKLAD S POLOŽKAMI............................................................................................................. 23 9. Objednávky ................................................................................................................................................ 25 10. Inventury .................................................................................................................................................. 27 10.1 INVENTURNÍ SOUPIS ........................................................................................................................................ 27 10.2 NOVÁ INVENTURA .......................................................................................................................................... 28 10.3 DETAIL INVENTURY ......................................................................................................................................... 31 10.4 SEZNAM INVENTUR ......................................................................................................................................... 33 11. Seznamy a přehledy ................................................................................................................................. 34 11.1 PŘEHLED DOKLADŮ ......................................................................................................................................... 34 11.2 PŘEHLED OBJEDNÁVEK..................................................................................................................................... 36 11.3 STAV SKLADU................................................................................................................................................. 38 11.4 PŘEHLED POHYBŮ ........................................................................................................................................... 40 11.5 PŘEHLED NÁKUPNÍCH CEN ................................................................................................................................ 41 11.6 HODNOTY SKLADŮ .......................................................................................................................................... 42 11.7 HODNOTY POHYBŮ ......................................................................................................................................... 43 12. Alergeny ................................................................................................................................................... 44 13. Uživatelé, oprávnění................................................................................................................................. 46 14. FAQ .......................................................................................................................................................... 47

2

1. ÚVOD Manuál poskytuje základní popis skladového hospodářství systému Vento, které je dostupné v administrační části systému. V případě dotazů týkajících se tohoto popisu nebo další funkcionality systému Vento kontaktujte prosím oddělení zákaznické podpory společnosti HotelTime, a.s. na telefonním čísle HOTLINE +420 604 200 006 nebo prostřednictvím emailové adresy [email protected]. Manuály systému jsou dostupné v záložce hlavní nabídky administrace systému Vento Manuály. Nejčastěji vyhledávaná témata Inventury

10. Inventury

Příjemky, výdejky, odpisy, převodky

8. Práce s doklady

Postup při úvodním nastavení

14. FAQ

Pojmy POS - prodejní místo (pokladna / kasa, mobilní terminál / mobilní číšník) Administrace systému Vento – internetová aplikace pro správu systému Vento Bon – objednávka na výdejním místě Inventura – porovnání stavu skladu Inventurní soupis – předpis pro sčítání stavu skladu Surovina – skladová položka Kalkulace – prodejní položka (klapka), která může i nemusí obsahovat suroviny

2. SKLADY Druhy skladů je možné nastavit v systému uživatelsky přesně podle potřeb provozu. Za každý sklad lze provádět inventury, tisknout inventurní soupisy, vyhledávat jejich stavy a hodnoty. Systém umožňuje dále zvolit z dostupných skladů hlavní sklad jako předvolbu pro skladové doklady a stejně tak lze ke každé surovině přiřadit hlavní sklad. Vytvoření nových skladů provedete v záložce hlavní nabídky Sklad – Sklady – tlačítko Nový sklad. Editace / smazání skladu lze provést v záložce hlavní nabídky Sklad – Sklady. Nastavení hlavního skladu provedete v záložce hlavní nabídky Nastavení – Systém – volba Hlavní sklad.

3

Obrázek 1 - Seznam skladů

Nový sklad – stiskem tlačítka Nový sklad dojde k otevření formuláře pro vytvoření nového skladu. Kód – kód skladu. Název – název skladu. Hlavní – označení hlavního skladu. Ikona

slouží k editaci skladu.

Pomocí ikony lze sklad ze systému smazat za podmínek, že sklad neobsahuje žádnou skladovou položku nebo není nastaven jako hlavní sklad.

3. SKLADOVÉ JEDNOTKY Skladovými jednotkami se rozumí měrné jednotky skladových položek. Fixně je v systému daný kus (ks), ostatní jako např. litry (l), kilogramy (kg) se dají nastavit uživatelsky podle potřeb daného provozu. Měrné jednotky dále využívají skladové položky (suroviny), ve kterých je skladové množství evidováno. Tato jednotka se obvykle používá i v prodejní položce (kalkulaci) a je využívaná v inventurách. Nastavení jednotek provedete v záložce hlavní nabídky Sklad – Jednotka - stiskem tlačítka Nový převod. Pro případy, kdy dodavatel dodává surovinu v balení / platech / sudech / basách je pro zjednodušení a urychlení práce se skladovými doklady možné nastavit převod jednotky. Převod jednotky umožňuje provádět skladové pohyby surovin v odlišných jednotkách, než je výchozí jednotka suroviny. Více o převodech jednotek naleznete v kapitole 3.1 Převody jednotek. Skladové jednotky podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

4

3.1 Převody jednotek Převod jednotek zjednodušuje práci zejména při skladových pohybech surovin. Nicméně převod lze uplatnit i v prodejních kalkulacích.Nejčastěji se využívá při naskladňování položek, kdy dodavatel dodává např. celá balení / plata / sudy / basy. Do skladových dokladů tak lze vložit např. 1 sud výčepního piva a surovina se automaticky naskladní jako 50 l. Převody jednotek lze definovat v záložce hlavní nabídky Sklad – Převody jednotek – stiskem tlačítka Nový převod Editace / smazání převodu lze provést v záložce hlavní nabídky Sklad – Převody jednotek. Př. Výčepní pivo chceme na skladu evidovat v litrech, poměrově v litrech ho také prodáváme, ale dodavatel přiváží výčepní pivo v sudech. 

Výčepní pivo jako surovina bude využívat měrnou skladovou jednotku litry (l).



Příjemky budou evidovat sudy, tzn. při naskladnění vložíme např. 1 sud výčepního piva a systém automaticky naskladní 50 l.

Nejčastější převody jednotek: 1 basa – 20 ks 1 plato – 30 ks 1 láhev – 0,7 l 1 sud – 50 l Nový převod

Obrázek 2 - Nový převod

5

Zdrojová jednotka – zdrojová jednotka, kterou budeme využívat (např. sud / plato / basa). Cílová jednotka – cílová jednotka, kterou systém zdrojovou jednotku přepočítá (např. l / ks / lahev). Převod – množství, které bude použito pro cílovou jednotku. Uložit – stiskem tlačítka Uložit dojde k uložení zadaných parametrů do systému. Zpět – stiskem tlačítka Zpět dojde k návratu uživatele na předchozí stránku bez uložení zadaných hodnot.

4. DODAVATELÉ A VÝROBCI Systém Vento umožňuje evidovat dodavatele včetně např. kontaktních údajů, fakturačních údajů nebo výše provize. Dodavatelé dále figurují např. v surovinách, kdy výrazně usnadňují práci se skladovými doklady. Dodavatele využívají také sestavy jako např. Stav skladu nebo Přehled nákupních cen, kde lze efektivně sledovat nákupní ceny. Pro interní potřeby je možné dodavatele zařadit do kategorií, které lze uživatelsky vytvořit. Nastavení dodavatelů provedete v záložce hlavní nabídky – Adresář – Dodavatelé – stiskem tlačítka Nový dodavatel. Editace / smazání dodavatelů provedete v záložce hlavní nabídky – Adresář – Dodavatelé. Vytvoření / editace kategorie dodavatelů provedete v záložce hlavní nabídky – Adresář – Kategorie dodavatelů. Dodavatelé podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Výrobci v systému slouží pro bližší specifikaci suroviny a zadávají se v jejím detailu. Více o nastavení surovin naleznete v kapitole 6. Suroviny.

5. NASTAVENÍ SYSTÉMU Nastavení systému umožňuje flexibilně nastavit sklad pro daný provoz. Lze tak definovat např. předvolby pro vkládání skladových dokladů a hlavně algoritmus průměrné skladové ceny. Algoritmus průměrné skladové ceny určuje nákupní cenu surovin, která figuruje např. ve foodcostu (nákladovost produktů), inventurách, skladových dokladech nebo reportech. Nastavení systému provedete v záložce hlavní nabídky Nastavení – Systém. Nastavení systému podléhá příslušným uživatelským oprávnění, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Hlavní sklad Nastavení systému umožňuje vybrat hlavní sklad, který se pro zjednodušení práce předvyplní při vytváření skladových dokladů. Posun data příjemky Při vytváření příjemky lze nastavit posun v datu příjemky např. 1 den zpětně. Může se využívat např. pro případy, kdy se příjemky do systému vkládají s denní zpožděním.

6

Skladové dokumenty s / bez DPH Volba Skladové dokumenty zadávat s DPH usnadňuje práci se skladovými doklady, kdy se jako výchozí nabízí vkládání / zobrazení položek s / bez DPH. Inventurní soupis Volba umožňuje zobrazovat či nezobrazovat systémové skladové množství surovin na inventurním soupisu, který slouží jako předpis pro fyzické sčítání skladu. Předvyplnit jednotkovou cenu příjemek Volbou lze předvyplnit jednotkovou cenu surovin v příjemkách a to: Nevyplňovat – políčko ceny zůstane prázdné. Referenční cena – referenční cena z detailu suroviny. Více o detailu surovin naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Poslední příjemka – cena položky v poslední zadané příjemce. Průměrná nákupní cena – průměrná nákupní cena podle nastavení systému, pro více informací pokračujte v kapitole. Algoritmus průměrné skladové ceny Stěžejním nastavením systému je algoritmus průměrné skladové ceny, která dále figuruje např. v reportech systému případně inventurách. 

za celou historii – průměrná cena za celou historii pohybů suroviny na příjemkách celková naskladněná cena / celkový počet ks = jednotková nákupní cena



za posledních x dní – průměrná cena suroviny na příjemkách za poslední dny, lze vložit libovolný počet dní celková naskladněná cena za x dní / celkový počet ks = jednotková nákupní cena



nepřepočítávat – nákupní cena z detailu suroviny



plovoucí průměr – průměrná skladová cena suroviny podle příjemek a aktuálního počtu ks na skladě v časovém horizontu naskladnění cena naskladnění celkem v časovém horizontu podle ceny a množství naskladnění / aktuální počet ks na skladě = jednotková nákupní cena

Př. Výpočtu plovoucího průměru Voda neperlivá naskladněna v tomto pořadí s následující cenou: Datum

Cena/ks

Ks

1.2.2014

10 Kč

10

1.3.2014

11,5 Kč

20 7

1.4.2014

12 Kč

30

Aktuální počet na skladě 52 ks, výpočet plovoucího průměru bude: Datum

Cena/ks

Ks

Výpočet

1.2.2014

10 Kč

10

10x

2 = 20 Kč

1.3.2014

11,5 Kč

20

11,5x

20 = 230 Kč

1.4.2014

12 Kč

30

12x

30 = 360 Kč

Celková cena naskladnění

610 Kč

Průměrná skladová cena/ ks

610 Kč / 52 ks = 11,73 Kč

6. SUROVINY Suroviny neboli skladové položky se používají ve skladových dokladech a je možné je dále volitelně vkládat do prodejních kalkulací, aby docházelo k jejich automatickému odečítání při prodeji kalkulace na POS. Pro usnadnění práce se skladovými doklady doporučujeme suroviny zařadit do kategorií (6.1 Kategorie surovin) a přiřadit k nim např. dodavatele (4. Dodavatelé a výrobci). V případě využívání číselníků surovin lze rozlišovat kód a název suroviny. Novou surovinu lze vložit přes záložku hlavní nabídky Suroviny – tlačítko Nová surovina, více informací naleznete v kapitole 3.5 Nová surovina. Seznam surovin naleznete v záložce hlavní nabídky Suroviny – Seznam surovin. Více o seznamu surovin naleznete v kapitole 6.5 Seznam surovin. Odečítání surovin ze skladu automaticky při prodeji kalkulace na terminálech POS je možné za předpokladu nastavení výdejních míst, skladu s provázáním typem bonu kalkulace přímo v lokalitě systému. V každé prodejní kalkulaci je možné zadat konkrétní skladové množství pro odečtení ze skladu. Při prodeji kalkulace (odeslání objednávky) se automaticky vytvoří Prodejka, kterou lze dále sledovat v historii pohybů suroviny. Více informací o nastavení POS naleznete v záložce hlavní nabídky Manuály – Nastavení POS. Práce se surovinami podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

6.1 Kategorie surovin Před vkládáním surovin do systému je vhodné si definovat tzv. kategorie surovin. Kategorie surovin umožňují třídit / filtrovat / používat suroviny v rámci určitých kategorií a usnadňují / zpřehledňují tak práci uživatele. Lze používat i hierarchickou strukturu – nadřazené kategorie surovin, např. nadřazená kategorie surovin Nápoje s podkategoriemi Nealko, Pivo, Víno a Destiláty. Nastavení kategorií surovin (kategorií skladu) se provádí v záložce hlavní nabídky Suroviny - Kategorie surovin. Přiřazení kategorie k surovině provedete v detailu suroviny, více informací naleznete v kapitole 6.3 Nová surovina.

8

Kategorie surovin podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

Obrázek 3 - Kategorie surovin

Nová kategorie skladu – stiskem tlačítka Nová kategorie skladu dojde k otevření formuláře pro zadání nové kategorie. Ikona

slouží k vložení nové kategorie surovin, jejíž nadřazená kategorie je uvedena na stejném řádku.

Ikona

slouží k zobrazení všech surovin, které používají uvedenou kategorii.

Pomocí ikony Ikona

lze do systému vložit novou surovinu, která bude zařazena do odpovídající kategorie.

slouží k editaci kategorie surovin.

Pomocí ikony

lze kategorii surovin ze systému smazat a to v případě, že neobsahuje podkategorie.

Panel nástrojů Třídit kategorie - volba pro pořadí kategorií Kategorie skladu – odkazuje zpět na výpis kategorií, nachází-li se uživatel v podkategoriích.

6.2 Vlastnosti surovin Vlastnostmi surovin lze vyjádřit jejich bližší popis, který je možné nastavit dále v detailu suroviny. Systém umožňuje vlastní nastavení těchto parametrů a jejich charakter. Použití je velmi individuální a záleží na konkrétním provozu, které údaje potřebují uživatelé do detailu suroviny dále zadávat. Zobrazení vlastností je možné pouze v detailu konkrétní suroviny. Typ vlastnosti může být např. výběr z čísel, řetězec, text, datum a čas, ano / ne, výčet hodnocení, URL mapa, URL www. Nastavení vlastností provedete v záložce hlavní nabídky Suroviny – Vlastnosti surovin – Seznam vlastností. 9

V případě nastavení nového typu výčtu pro nastavení vlastnosti s typem výčet zvolte - Seznam výčtů. Více o nastavení nové suroviny naleznete v kapitole 3.6 Nová surovina. Vlastnosti surovin podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

6.3 Nová surovina Před vkládáním nových surovin doporučujeme nastavení kategorií surovin a dodavatelů, které dále usnadňuje práci se skladovými položkami. Více informací o nastavení kategorií naleznete v záložce kapitole 3.1 Kategorie surovin, více o dodavatelích naleznete v kapitole .4. Dodavatelé a výrobci. Novou surovinu lze vložit v záložce hlavní nabídky Suroviny – Nová surovina. Vložení nové suroviny a editace surovin podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Povinné údaje pro vložení nové suroviny jsou kód, název a jednotka skladu, ostatní údaje jsou nepovinné. V surovině lze definovat také individuální vlastnosti surovin. Více o vlastnostech surovin naleznete v kapitole 6.2 Vlastnosti surovin.

Obrázek 4 - Nová surovina

Údaje položky Kód – kód suroviny např. číslo nebo zkrácený text názvu. Podle kódu lze suroviny dále v systému vyhledávat jak pro účely vkládání na doklady, tak např. do prodejních kalkulací. Název – název suroviny. 10

Sazba DPH – sazba DPH 0% / 15% / 21%. Stav položky – stav položky Na skladě / Objednáno / Na cestě , má pouze informativní charakter v detailu suroviny. Sklad Koeficient čisté váhy – procentuální koeficient (%) čisté váhy suroviny, využívá dále prodejní kalkulace, kde se k surovině automaticky připočte i např. nastavené procento odpadu (kosti, odřezky atd.) a hrubé množství se odečte ze skladu. Hlavní sklad – hlavní sklad suroviny. Jednotka skladu – měrná jednotka suroviny, více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky. Sklad varování – minimální množství suroviny na skladě, v případě vyčerpání suroviny pod toto množství se barevně rozliší ve stavu skladu a lze ji snadno vyhledat dále podle parametru ve filtrování stav pod minimum skladu. Více o stavu skladu naleznete v kapitole 11.3 Stav skladu. Sklad objednávka – minimální množství suroviny pro rychlou volbu vložení docházejících surovin na příjemku. Více o přidání docházejících položek naleznete v kapitole 8.2 Detail dokladu. Zařazení položky Kategorie – kategorie suroviny, více o kategoriích surovin naleznete v kapitole 6.1 Kategorie surovin. Doporučený parametr při vkládání nové suroviny. Ceny Nákupní cena – nákupní cena, automaticky se vkládá hodnota po skladovém pohybu u dané suroviny (obvykle příjemka). Cena se vypočítává podle nastavení algoritmu průměrné skladové ceny, více o nastavení naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Referenční cena – referenční cena,kterou lze využívat např. jako výchozí při vkládání surovin na příjemku. Více o nastavení předvoleb příjemky naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Vlastnosti Vlastnost číslo – volitelné doplňující údaje v detailu suroviny, více v kapitole 6.2 Vlastnosti surovin. Vlastnost text - volitelné doplňující údaje v detailu suroviny, více v kapitole 6.2 Vlastnosti surovin. Vlastnost URL www - volitelné doplňující údaje v detailu suroviny, více v kapitole 6.2 Vlastnosti surovin. Dodatečné informace Výrobce – výrobce, možnosti výběru výrobce ze seznamu výrobců (Adresář – Výrobci). Dodavatel – dodavatel, výběr ze seznamu dodavatelů (Adresář – Dodavatelé). Doporučený parametr při vkládání nové suroviny. Více o dodavatelích naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Doba expedice – doba expedice, plní pouze informativní funkci v detailu suroviny. Hmotnost – hmotnost, plní pouze informativní funkci v detailu suroviny. 11

Čárkový kód – čárový kód. EAN kód – EAN kód. Uložit – stiskem tlačítka Uložit dojde k uložení nové suroviny do systému. Uložit a nový – stiskem tlačítka Uložit a nový dojde k uložení nové suroviny do systému a následně se uživateli nabídne formulář k vložení další suroviny. Zpět – stiskem tlačítka Zpět dojde k přechodu uživatele na předchozí stránku bez uložení změn. Poznámka – poznámka k surovině, plní pouze informativní funkci v detailu suroviny.

6.4 Detail suroviny Detail suroviny zobrazuje aktuální stav suroviny na skladech, aktuální nákupní cenu a pomocí pravého panelu nástrojů lze např. rychlou volbou vytvořit ze suroviny prodejní kalkulaci (nejčastěji se využívá u nápojů). V detailu suroviny lze také přiřadit alergeny, které surovina obsahuje. Tato informace se dále podle nastavení přenáší do seznamu prodejních kalkulací, které surovinu obsahují. Více o nastavení alergenů naleznete v kapitole 12. Alergeny. Z detailu suroviny si lze zobrazit také historii operací suroviny, kde jsou zaznamenány veškeré skladové pohyby konkrétní suroviny, pro více informací pokračujte v kapitole. Zobrazení surovin, u nichž je aktuální skladová hodnota pod minimem, nebo mají nulovou / zápornou hodnotu naleznete v sestavě Stav skladu, více informací v kapitole 11.3 Stav skladu. V přehledu se zobrazují veškeré zadané suroviny v systému a rozšířený filtr umožňuje jejich snadné vyhledávání. Detail suroviny lze zobrazit v záložce hlavní nabídky Suroviny – Seznam surovin – klik na název suroviny nebo ikonu

.

12

Obrázek 5 - Editace suroviny

Detailní popis parametrů suroviny naleznete v kapitole 6.3 Nová surovina. Panel nástrojů Zařazení do kategorií – tato funkce umožní zařadit / změnit kategorii suroviny. Více o kategoriích surovin naleznete 6.1 Kategorie surovin. Alergeny – pomocí této funkce zařadíte / editujete alergeny suroviny. Více o nastavení alergenů naleznete v kapitole 12. Alergeny. Historie operací – historie operací zobrazuje veškeré skladové pohyby dané suroviny, více informací níže. Historii skladových pohybů všech surovin naleznete v Přehledu pohybů, více o přehledu v kapitole 11.4 Přehled pohybů. Předchozí položka – předchozí surovina v seznamu surovin. Následující položka – následující surovina v seznamu surovin.

13

Historie operací

Obrázek 6 - Přehled pohybů suroviny

Filtrovací podmínky Skladová položka – kód a název skladové položky. Sklad – sklad pro zobrazení pohybů. Pohyb (od – do) – datum a čas pohybu suroviny od – do. Typ dokumentu – typ skladového dokladu, více o typech skladových dokladů 7.2 Typy dokladů, více o inventurách 10. Inventury. Stránkování – volba pro stránkování výsledků, v případě většího množství výsledků se zobrazí ve stránkách. Pohyby (barevně odlišený řádek zobrazuje nižší skladové množství, než je nastavené množství minimum sklad z detailu suroviny) Datum – datum a čas pohybu suroviny. Sklad – sklad, kde byl pohyb proveden. Operace – interní systémové číslo operace pohybu suroviny. Kód – kód suroviny s aktivním proklikem do detailu suroviny. Název – název suroviny. Množství – množství suroviny pohybu. MJ – měrná jednotka suroviny, více o skladových jednotkách 3. Skladové jednotky. Zůstatek – zůstatek suroviny na skladě po provedení pohybu. Celkem bez DPH – cena pohybu celkem bez DPH. 14

Skladový doklad – typ a číslo dokladu pohybu suroviny. Ikona

slouží pro detail skladového dokladu, v němž byl pohyb suroviny proveden.

Pozn. barevně odlišený řádek označuje překročení minimálního skladového množství z parametru v detailu suroviny Sklad varování.

6.5 Seznam surovin Seznam surovin zahrnuje veškeré existující suroviny v systému. Ve filtrovacích podmínkách lze dále zobrazovat jednotlivé kategorie surovin, dodavatele či stav suroviny. Seznam lze vytisknout nebo exportovat do MS Excel. Seznam surovin lze zobrazit přes záložku hlavní nabídky Suroviny – Seznam surovin. Zobrazení seznamu podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

Obrázek 7 - Seznam surovin

Filtrovací podmínky Kód – kód suroviny. Název – název suroviny. Kategorie – kategorie suroviny s možnosti zobrazení podkategorií, více o kategoriích surovin naleznete v kapitole 3.1 Kategorie surovin. Dodavatel – dodavatel z detailu suroviny, více o dodavatelích naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Stav – stav suroviny z detailu suroviny, více o surovině naleznete v kapitole 3.6 Nová surovina. Stránkování – stránkování výsledků vyhledávání. Vyhledat – stiskem tlačítka Vyhledat dojede vyhledání výsledků podle zadaných parametrů.

15

Nová surovina – stiskem tlačítka Nová surovina se otevře formulář pro zadání nové suroviny. Seznam položek Kód – kód suroviny. Název – název suroviny. Sazba DPH – sazba DPH. Stav – stav suroviny z detailu suroviny, více o surovině naleznete v kapitole 3.6 Nová surovina. Dodavatel – dodavatel z detailu suroviny, více o dodavatelích naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Nákup bez DPH – průměrná skladová cena bez DPH podle nastavení systému, více o nastavení systému naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Nákup s DPH – průměrná skladová cena včetně DPH. Celkem – množství suroviny v součtu za všechny sklady. Kalkulací – počet prodejních kalkulací, které surovinu obsahují. Ikona slouží pro nastavení alergenů, které surovina obsahuje. Více o nastavení alergenů naleznete v kapitole 12. Alergeny. Ikona

slouží pro zobrazení seznamu kalkulací.

Ikona směruje na historii skladových pohybů suroviny. Více o přehledu skladových pohybů suroviny naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Ikona

slouží k editaci suroviny.

Pomocí ikony

lze surovinu smazat, nepoužívá-li jí některá z prodejních kalkulací.

7. SKLADOVÉ DOKLADY Veškeré skladové pohyby jsou v systému zaznamenány pomocí dokladů nebo inventur v navazující číselné řadě. Skladové doklady lze libovolně vkládat zpětně, editovat / mazat a to vždy v období od poslední ukončené inventury do aktuálního data. Inventura za zadané období doklady nevratně uzamyká. Popis vytvoření a editace dokladu včetně popisu panelu nástrojů naleznete v kapitole 8.2 Detail dokladu. Popis typu skladových dokladů naleznete v kapitole 7.2 Typy dokladů. Položkami dokladu se rozumí suroviny. Vkládání surovin na doklad se provádí přes panel nástrojů v detailu dokladu a to buď jednotlivě nebo hromadně (více o práci s dokladem naleznete v kapitole 8. Práce s doklady). Předvolba pro vkládání položek na doklady s nebo bez DPH lze nastavit v nastavení systému, více o nastavení v kapitole 5. Nastavení systému.

16

Práce se skladovými doklady podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Detail skladového dokladu

Obrázek 8 - Detail dokladu

Hlavička Číslo dodejky – číslo dodejky (vkládá se ručně při vytváření dokladu). Název / popis – název dokladu (vkládá se ručně při vytváření dokladu). Datum – datum naskladnění. Měna dokladu – měna dokladu CZK / EUR, více o měně dokladu naleznete v kapitole 7.3 Měna dokladů. Vytvořil – datum vytvoření dokladu (uživatel). Sklad Sklad – sklad dokladu. Počet položek – počet položek, tj. jednotlivých surovin na dokladu. Celkem bez DPH – částka celkem za suroviny v dokladu bez DPH (je-li DPH v surovinách uvedeno). Celkem s DPH – částka celkem za suroviny v dokladu s DPH. Dodavatel Jméno / firma – název dodavatele, více o nastavení dodavatelů naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Tel. - telefon, je – li uveden v kartě dodavatele více o nastavení dodavatelů naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci.

17

E-mail – e-mail, je – li uveden v kartě dodavatele více o nastavení dodavatelů naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Rekapitulace DPH Sazba – sazba daně položek dokladu – vychází z vložených položek. Základ – základ daně. DPH – DPH. Celkem – celkem včetně DPH. Položky dokladu Kód – kód suroviny s aktivním proklikem do detailu suroviny, více o skladových položkách naleznete v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad. Název – název suroviny, více o skladových položkách naleznete v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad. Mn. – množství suroviny na dokladu (může být např. sud / plato / basa), více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky. MJ – měrná jednotka, více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky. Sazba – sazba daně suroviny na dokladu (může se lišit od DPH v detailu suroviny, je uživatelsky editovatelná). Cena/J bez DPH – cena za jednotku bez DPH. Celkem bez DPH – cena za jednotku bez DPH * množství suroviny. Cena/J s DPH – cena za jednotku s DPH. Celkem s DPH – cena za jednotku s DPH * množství suroviny. Sleva bez DPH – výše aplikované slevy suroviny (slevu je možno aplikovat při vkládání položek jednotlivě případně při editaci položky). Skl. mn. – množství suroviny, které bude upraveno na skladě. Skl J – výchozí jednotka suroviny. Pomocí ikony

lze položku dokladu ze systému smazat.

7.1 Kategorie dokladů Kategorie dokladů slouží pro interní rozlišení jednotlivých dokladů. Podle kategorie lze dále vyhledávat a zobrazuje se také v přehledu skladových pohybů. Novou kategorii dokladů a její editace / smazání lze provést v záložce hlavní nabídky Sklad – Kategorie dokladů. Práce se skladovými doklady podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

18

7.2 Typy dokladů Skladové doklady v systému rozlišujeme: Příjemka – vytváří se ručně a slouží k naskladnění surovin. Výdejka – vytváří se ručně a slouží k výdeji surovin. Převodka – vytváří se ručně a slouží k převodu surovin mezi sklady. Prodejka – vytváří se ručně nebo automaticky při provedení prodeje na POS a odečítá suroviny ze skladu. Odpis – vytváří se ručně a slouží k odepsání / výdeji surovin.

7.3 Měna dokladů Systém umožňuje vytvářet doklady kromě domácí měny CZK také v EUR. V přepočtu surovin do cizí měny se používá podle nastavení systému příslušný kurz platný pro období data dokladu (tj. datum z hlavičky dokladu) a to kurz platný v momentu vložení položek na doklad.

8. PRÁCE S DOKLADY Doklady je možno v systému vytvořit, uložit jako rozpracované bez ovlivnění skladu nebo uložit a upravit tak sklad. Datum upravení skladu se řídí datem uvedeným v hlavičce dokladu, lze tak vkládat doklady i zpětně vždy však za období od poslední ukončené inventury do současnosti. Inventura nevratně uzamkne doklady, u takových dokladů se dále v systému zobrazuje ikona . Uzamknout doklady lze i ručně a tato funkce umožňuje zabránit editaci dokladu do okamžiku ručního odemčení. Pro zjednodušení práce v systému lze z detailu dokladů vytvářet logicky navazující skladové doklady jako např. vytvořit z objednávky příjemku nebo z příjemky převodku. Více o panelu nástrojů naleznete v kapitole 8.2 Detail dokladu. Práci s doklady výrazně usnadňuje nastavení systému, které umožňuje např. výchozí nastavení skladu na dokladech, nastavení příjemek a jiné. Více o nastavení naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Práce se skladovými doklady podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

8.1 Nový doklad Veškeré doklady lze v systému vytvořit ručně, prodejky vznikají ale i automaticky při prodeji na POS, obsahují – li prodejní kalkulace suroviny. Systém umožňuje nastavení předvoleb pro nové doklady a to zejména příjemky. Lze tak definovat např. výchozí sklad při vytváření dokladů, zda zadávat položky na skladové doklady s nebo bez DPH, jakou cenu má systém předvyplnit při vkládání nových položek na příjemky atd.. Více o nastavení naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Vytvoření dokladu provedete v záložce hlavní nabídky Sklad – Nový pohyb – zvolte typ dokladu. Vytvoření dokladu podléhá příslušným uživatelským oprávnění, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

19

KROK 1 Vytvoření dokladu Povinné údaje pro vytvoření dokladu jsou sklad, datum a měna, ostatní údaje nejsou nepovinné.

Obrázek 9 - Nový doklad

Sklad – sklad, předvyplní se automaticky v případě odpovídajícího nastavení systému, více o nastavení naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Dodavatel – výběr dodavatele. Číslo dodejky – číslo dodacího listu. Popis / název –bližšího popis nebo název dokladu. Poznámka – místo pro poznámku. Datum – datum a čas, k jakému datu se má sklad upravit – vždy datum od poslední ukončené inventury. Kategorie dokumentu – kategorie dokladu, více o kategoriích dokladu naleznete v kapitole 7.1 Kategorie dokladů. Měna – měna CZK / EUR. Vytvořit příjemku – stiskem tlačítka Vytvořit příjemku / výdejku / převodku / prodejku / odpis dojde k vytvoření dokladu. KROK 2 Vložení položek na doklad Po vytvoření dokladu systém automaticky přechází do kroku Přidat položky, je tedy možné ihned na doklad zadávat položky, hromadné vložení položek na doklad se provádí přes funkcí v pravém panelu nástrojů Přidat položky hromadně. Více o práci s dokladem naleznete v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad.

20

KROK 3 Uložení dokladu a úprava skladu Po přidání položek na doklad je možné doklad uložit a tím i upravit sklad. Sklad se upravuje vždy k datu uvedeném v hlavičce dokladu. Uložení dokladu provedete přes pravý panel nástrojů Uložit doklad a upravit sklad. Bližší popis rozpracovaného dokladu naleznete v kapitole 8.2.2. Rozpracovaný doklad s položkami.

8.2 Detail dokladu V kapitole naleznete detailní popis práce s dokladem. Základní popis skladového dokladu naleznete v kapitole 7. Skladové doklady. Práce se skladovými doklady podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.


Panel nástrojů dokladu Editovat hlavičku – editace hlavičky dokladu umožňuje upravit sklad (pouze v případě neobsahuje – li doklad položky) dodavatele / číslo dodejky / název / poznámku / datum upravení skladu / kategorii dokumentu / měnu (pouze v případě neobsahuje – li doklad položky), více o hlavičce dokladu naleznete v kapitole 8.1 Nový doklad. Zamknout – ruční uzamčení dokladu, přehled ručně uzamčených / odemčených dokladů naleznete v přehledu dokladů při výběru parametru filtrování Stav zámku. Více o Přehledu dokladů naleznete v kapitole 11.1 Přehled dokladů. Přidat položky – umožňuje přidání položek do dokladu jednotlivě, více o přidání položek naleznete v kapitole 6.2.1. Vložení položek na doklad. Přidat položky hromadně – umožňuje zobrazení seznamu surovin a vložení položek na doklad hromadně, více o přidání položek naleznete v kapitole 6.2.1. Vložení položek na doklad. Práci při vyhledávání surovin výrazně usnadňují nastavené kategorie suroviny a dodavatel suroviny. Více o nastavení surovin naleznete v kapitole 6.3 Nová surovina.

21

Přidat docházející položky – umožňuje vložit suroviny, u nichž je menší množství na skladu než je nastavené množství v detailu suroviny Sklad varování. Množství suroviny se řídí nastaveným množstvím v detailu suroviny Sklad objednávka. Více o nastavení surovin naleznete v kapitole 6.3 Nová surovina. Export: Excel – možnost exportování dokladu do MS Excel. Tisk – možnost vytištění dokladu. Vytvořit převodku – umožňuje vytvoření převodky, postup je identický s vytvořením nového dokladu, systém navíc automaticky nabídne množství k převedení, které je možné i ručně upravovat. Více o vytvoření nového dokladu naleznete v kapitole 8.1 Nový doklad. Stornovat doklad – smaže doklad a upraví sklad, obsahoval – li doklad položky.

8.2.1. Vložení položek na doklad Přidat položky na doklad je možné provést jednotlivě nebo hromadně. Přidání položek jednotlivě vyhledává podle názvu suroviny, přidání položek hromadně lze zobrazit suroviny podle kategorie / dodavatele. Výše slevy se u položek zadávají při přidání položek na doklad jednotlivě - tlačítko Přidat položku nebo v editace položek dokladu.

Obrázek 11 - Přidat položky hromadně

Hlavička (více o hlavičce 8.1 Nový doklad) Číslo dodejky – číslo dodejky. Název / popis – název / popis dokladu. Datum – datum, ke kterému bude upraven sklad. Měna dokladu – měna dokladu CZK / EUR. Vložení kategorie surovin

22

Kategorie surovin – kategorie surovin s možností zaškrtnutí volby včetně podkategorií. Dodavatel – výběr z adresáře dodavatelů, automaticky se vyplní v případě nastavení dodavatele v hlavičce dokladu. Pouze sklad Hlavní sklad – volba pro zobrazení položek pouze na konkrétním skladu (zahrnuje i položky, které jsou na skladu rovny 0 nebo v záporném množství). Zadat ceny – výběr zadání cen s nebo bez DPH, převyplní se parametr z nastavení systému, více o nastavení systému naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Zobrazit suroviny – stiskem tlačítka Zobrazit suroviny dojde k zobrazení výsledků ze seznamu surovin podle zadaných parametrů. Kód – kód suroviny. Název – název suroviny. Naskladněno – aktuální stav suroviny na skladě. Množství – místo pro vepsání množství suroviny na doklad, výběr jednotky. Více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky. Cena/J s DPH – místo pro vepsání ceny za jednotku s / bez DPH. V případě příjemky se může předvyplnit cena suroviny podle nastavení systému (např. podle poslední příjemky). Více o nastavení systému naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. Panel nástrojů Vložit položky a zkontrolovat – položky se uloží do dokladu jako rozpracováno, sklad se upravuje až po stisknutí tlačítka Uložit doklad a upravit sklad v detailu dokladu. Více o uložení dokladu naleznete v kapitole 8.2.2. Rozpracovaný doklad s položkami. Vložit položky a zadat další – položky se uloží a systém přesměruje na nové zadávání surovin. Tisk – tisk dokladu. Zpět – vrátí o krok zpět bez uložení.

8.2.2. Rozpracovaný doklad s položkami Rozpracované doklady obsahují skladové položky, u nichž nebyl upraven sklad. Obvykle tomuto kroku předchází vložení položek na doklad viz. předchozí kapitola 6.2.1. Vložení položek na doklad. Aby došlo k upravení skladu je třeba doklad uložit pomocí tlačítka na pravém panelu nástrojů Uložit doklad a upravit sklad.

23


Hlavička (více o hlavičce 8.1 Nový doklad) Číslo dodejky – číslo dodejky. Název / popis – název / popis dokladu. Datum – datum, ke kterému bude upraven sklad. Měna dokladu – měna dokladu CZK / EUR. Položky (více o přidání položek 6.2.1. Vložení položek na doklad) Kategorie – kategorie dokladu. Vloženo položek – počet vložených položek dokladu. Celkem bez DPH – cena za vložené položky celkem bez DPH. Celkem s DPH – cena za vložené položky celkem s DPH. Nová položka Výše slevy – místo pro vepsání slevy položky (% / Kč) Vyhledávat v kategorii – vyhledávání kategorie surovin. Pouze sklad Hlavní sklad – vyhledávání surovin pouze na konkrétním skladu. Dodavatel – výběr z adresáře dodavatelů, automaticky se vyplní v případě nastavení dodavatele v hlavičce dokladu. Kód / název suroviny – vyhledávání názvu, pro vyhledávání je třeba vepsat min. 3 znaky, které název / kód suroviny obsahuje. Položky rozpracovaného dokladu 24

Název – název suroviny, více o skladových položkách naleznete v kapitole 6. Suroviny. Mn. – množství suroviny na dokladu (může být např. sud / plato / basa, více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky). MJ – měrná jednotka (více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky). Sazba – sazba daně suroviny na dokladu (může se lišit od DPH v detailu suroviny, vkládá se ručně při přidání položek na doklad). Cena/J bez DPH – cena za jednotku bez DPH. Celkem bez DPH – cena za jednotku bez DPH * množství suroviny. Cena/J s DPH – cena za jednotku s DPH. Celkem s DPH – cena za jednotku s DPH * množství suroviny. Sleva bez DPH – výše slevy suroviny, slevu lze vložit k surovině při vložení položek jednotlivě nebo editací položky přes ikonu

.

Skl. mn. – množství suroviny, které upraví sklad. Vyčlenit z fin. rozdílů – fn pro vyčlenění z fin. rozdílů, surovina nebude figurovat v ceně celkem v dokladu. Ikona

slouží k editaci položky.

Pomocí ikony

lze položku dokladu smazat.

Panel nástrojů Uložit doklad a upravit sklad – uloží položky do dokladu a upraví sklad k datu uvedeném v hlavičce dokladu. Přidat položky hromadně – umožní přidat položky na doklad hromadně, více informací k přidání položek naleznete v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad. Vložení surovin kalkulace – umožní vložit suroviny kalkulací, nejčastěji se uplatňuje u odpisů / výdejů. Zrušit zadané položky – zruší položky z rozpracovaného dokladu. Export: Excel – umožní export do MS Excel. Tisk – umožní tisk rozpracovaného dokladu. Zpět – vrátí na detail dokladu.

9. OBJEDNÁVKY Objednávka v systému slouží jako evidenční doklad objednaného zboží, který usnadňuje např. předávku směny mezi skladníky nebo slouží jako podklad pro objednávku u dodavatele. V případě dodání objednávky systém umožňuje rychlou volbou z objednávky vytvořit příjemku. Postup vytvoření objednávky je totožný s vytvoření skladového dokladu 8.1 Nový doklad, stejně tak vložení položek na doklad 8.2.1. Vložení položek na doklad. Detail uloženého dokladu je totožný s ostatními skladovými doklady 7. Skladové doklady obsahuje navíc volbu v panelu nástrojů Objednávka dodána. Tato volba umožní 25

rychlé vytvoření příjemky z objednávky. Detailní popis vytvoření příjemky z objednávky naleznete v kapitole níže. Zobrazení surovin, u nichž je aktuální skladová hodnota pod minimem, nebo mají nulovou / zápornou hodnotu naleznete ve 11.3 Stav skladu. V přehledu se zobrazují veškeré zadané suroviny v systému a rozšířený filtr umožňuje jejich snadné vyhledávání. Novou objednávku lze vytvořit v záložce hlavní nabídky Sklad – Nová objednávka. Přehled objednávek lze zobrazit v záložce hlavní nabídky Sklad – Přehled objednávek – Aktivní objednávky / Vyhledávání. Více o přehledu objednávek naleznete v kapitole 11.2 Přehled objednávek. Práce se skladovými doklady podléhá příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Vytvoření příjemky z objednávky

Obrázek 13 - Vytvoření příjemky z objednávky

Hlavička (více o hlavičce 8.1 Nový doklad) Číslo dodejky – číslo dodejky. Název / popis – název / popis dokladu, automaticky systém doplní text „Příjemka z objednávky č.xxxxxxx. Datum – datum, ke kterému bude upraven sklad. Měna dokladu – měna dokladu CZK / EUR. Zdroj objednávka Číslo objednávky – číslo objednávky z hlavičky objednávky. Název / popis - název / popis. Datum – datum objednávky.

26

Sklad – sklad. Položky dokladu Kód – kód suroviny. Název – název suroviny. Naskladněno Hlavní sklad – aktuální stav na skladu z hlavičky dokladu. Sazba DPH – sazba DPH. Cena / j. bez DPH – cena za jednotku bez DPH editovatelná položka. Cena / j. bez DPH – cena za jednotku bez DPH informativní. Zdrojový doklad k dispozici j. – počet objednaných položek. Počet – počet dodaných položek (rychlá volba pro vyplnění objednaného počtu klikněte na ikonu

).

Panel nástrojů Vložit položky a zkontrolovat – položky se uloží do dokladu jako rozpracováno, sklad se upravuje až po stisknutí tlačítka Uložit doklad a upravit sklad v detailu dokladu. Tisk – tisk. Zpět – vrátí o krok zpět bez uložení.

10. INVENTURY Inventurou se rozumí porovnání skladového množství v systému s reálným stavem surovin na skladech. Inventura se v systému zadává vždy za období od poslední inventury do libovolného data max. však do aktuálního dne. Pro usnadnění zadávání zjištěného stavu surovin na skladech slouží inventurní soupis, který lze vytisknout a předat na jednotlivá oddělení pro vyplnění stavu surovin. Do inventury lze vložit položky a uložit ji jako rozpracovanou, podobně jak je tomu u ostatních skladových dokladů. Po provedení ukončení inventury je úprava skladu konečná a nevratná, oprava lze provést až další inventurou. Inventurní soupis naleznete v záložce hlavní nabídky Sklad – Inventurní soupis. Více o inventurním soupisu naleznete v kapitole 10.1 Inventurní soupis. Seznam inventur a zadávání nové inventury provedete v záložce hlavní nabídky Sklad – Inventury. Více o nové inventuře naleznete v kapitole 10.2 Nová inventura. Inventury podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

10.1 Inventurní soupis Inventurní soupis usnadňuje zadávání zjištěného stavu surovin za skladu do inventury. Soupis se zobrazuje vždy za konkrétní sklad a umožňuje např. vyfiltrovat položky s nulovou hodnotou na skladu (záporné množství suroviny se zobrazí vždy). Soupis lze jednoduše vytisknout a to buď pouze názvy surovin bez aktuálního množství suroviny na skladě nebo včetně skladového množství. Více o nastavení zobrazení množství v inventurním soupisu naleznete v kapitole 5. Nastavení systému. 27

Obrázek 14 - Inventurní soupis

Sklad – sklad. Kategorie surovin – výběr z kategorií surovin s možností zobrazení podkategorií. Filtrovat nulové – volba umožní nezobrazovat položky, u nichž je skladové množství rovno 0. V případě, že je položka v záporném množství, systém ji v soupisu zobrazí. Zobrazit –po stisknutí tlačítka Zobrazit se zobrazí výsledky vyhledávání podle zvolených kritérií. dtgkod – kód suroviny. dtgnazev – název suroviny. dtgmnozstvi – množství suroviny aktuálně na skladě. Tisk – umožní zobrazené výsledky vytisknout.

10.2 Nová inventura Inventura se v systému zadává vždy za období od poslední inventury do libovolného data max. však do aktuálního dne. Do inventury lze vložit položky a uložit ji jako rozpracovanou, podobně jak je tomu u ostatních skladových dokladů. Po ukončení inventury je úprava skladu konečná a nevratná, případná oprava lze provést až další inventurou. Do inventury lze vkládat jednotlivé suroviny vícekrát, není tedy nutné položky před vložením sčítat, máte-li více zdrojů stavu skladu. Vždy poslední vložená surovina v inventuře zobrazuje aktuální korekci skladu, berou se tedy v potaz i suroviny v inventuře již zadané. Ukončením inventury dojde k uzamčení veškerých skladových dokladů za období inventury a stavy surovin se upraví. V historii pohybů surovin se dále tato korekce zobrazuje jako Inventura č. xxxx. Při vkládání většího množství položek do inventury doporučujeme průběžně ukládat položky do rozpracované inventury z důvodu možného vypršení časového limitu pro přihlášení uživatele z bezpečnostních důvodů.

28

Inventury podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. Novou inventuru zadáváte v záložce hlavní nabídky Sklad – Inventury – tlačítko Nová inventura Krok 1 - založení inventury V prvním kroku je třeba vytvořit inventuru na skladu a vybrat datum a čas, ke kterému bude inventura ukončena, tzn. datum a čas ke kterému se upraví množství surovin na skladě. V případě, že uživatel nezvolí uzamčení skladu, bude možné na sklad za období inventury přidávat skladové doklady.

Obrázek 15 - Nová inventura

Sklad – výběr skladu. Datum inventury – výběr data a času inventury. Uzamknout sklad – uzamkne sklad, znemožní vkládat na sklad další skladové dokumenty za období inventury. Vytvořit a zadat položky – po stisknutí tlačítka Vytvořit a zadat položky se založí nová inventura. Zpět – po stisknutí tlačítka Zpět dojde k návratu uživatele na předchozí stránku.

Krok 2 - vložení množství surovin do inventury Do založené inventury začněte vkládat suroviny. Nejčastěji se pro tento účel využívá hromadné přidání položek pomocí funkce v pravém panelu nástrojů Přidat položky hromadně. Postup vkládání položek je totožný s vkládáním položek na ostatní skladové doklady (více v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad) s tím rozdílem, že se vyplňuje pouze zjištěné množství. Vložení surovin do inventury provedete pomocí funkce v pravém panelu nástrojů Vložit položky a zkontrolovat nebo Vložit položky a zadat další. Pozor, vyplněné množství 0 je validní hodnotou, tzn. v případě, že se surovina na skladu nenachází a její stav je v systému minusový, inventura by opravila skladové množství na 0.

29

Obrázek 16 - Vložení položek do inventury

Hlavička Název / popis – nevyužívá se pro účely inventury. Datum – datum, ke kterému bude inventura ukončena, tj. datum a čas, ke kterému se upraví množství zadaných suroviny na skladě. Sklad – sklad. Měna dokladu – měna. Vložení kategorie surovin Kategorie surovin – kategorie surovin s možnosti zaškrtnutí volby včetně podkategorií. Dodavatel – výběr z adresáře dodavatelů. Pouze sklad Hlavní sklad – volba pro zobrazení položek pouze na konkrétním skladu (zahrnuje i položky, které jsou na skladu rovny 0 nebo v záporném množství). Zobrazit suroviny – stiskem tlačítka Zobrazit suroviny dojde k zobrazení výsledků ze seznamu surovin podle zadaných parametrů. Položky Kód – kód suroviny. Název – název suroviny. Množství – zjištěné množství suroviny na skladě. Cena/J bez DPH – průměrná skladová cena. Panel nástrojů

30

Vložit položky a zkontrolovat – položky se uloží do inventury jako rozpracováno, samotné ukončení inventury se provádí v detailu inventury pomocí funkce Ukončit inventuru. Vložit položky a zadat další – položky se uloží a systém přesměruje na nové zadávání surovin. Tisk – tisk. Zpět – vrátí na detail inventury bez uložení.

10.3 Detail inventury Krok 3 – kontrola a ukončení inventury V rozpracované inventuře je vhodné nyní provést kontrolu. Došlo – li k doplnění skladových dokladů do období inventury doporučujeme využívat funkci v pravé panelu nástrojů Aktualizovat rozdíly, která je zohlední ve skladové korekci. Je vhodná také opětovná kontrola data a času současně se skladem inventury a zkontrolovat zadané položky. Posledním krokem je ukončení inventury, které 

uzamkne skladové doklady na skladu v období inventury, tzn. do data inventury v hlavičce,



upraví množství surovin na skladu k datu inventury, tzn. k datu z hlavičky inventury,



inventura se uloží a nebude možné ji znovu editovat nebo vkládat jakékoliv skladové pohyby / doklady za období do data inventury, tzn. data v hlavičce inventury.

Obrázek 17 - Detail inventury

Hlavička Název / popis – nevyužívá se pro účely inventury. Datum – datum, ke kterému bude inventura ukončena, tj. datum a čas, ke kterému se upraví množství zadaných surovin. Sklad – sklad.

31

Měna dokladu – měna dokladu. Položky Kategorie – nevyužívá se pro účely inventury. Vloženo položek – počet vložených položek. Celkem bez DPH – cena skladové korekce bez DPH. Celkem s DPH – cena skladové korekce s DPH. Nová položka Vyhledávat v kategorii – výběr z kategorií. Pouze sklad Bar - zobrazení výsledků pouze na příslušném skladu. Dodavatel – výběr z dodavatelů. Kód / název suroviny – místo pro vyhledání suroviny pro vložení surovin jednotlivě, pro systémové vyhledání zadejte 3 znaky, které obsahuje název nebo kód suroviny. Hromadné vložení surovin se nachází v pravém panelu nástrojů funkce Přidat položky hromadně. Položky Pořadové číslo – pořadové číslo surovin v inventuře. Ikona

– historie pohybů suroviny.

Název – název suroviny. Mn. nalezené – fyzicky zjištěné množství na skladu. MJ – skladová jednotka (více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky). Sazba – DPH suroviny. Cena/J bez DPH – skladová cena jednotky bez DPH (více o výpočtu skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Celkem bez DPH – skladová cena celkem za počet jednotek bez DPH (více o výpočtu skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Cena/J s DPH – skladová cena jednotky s DPH (více o výpočtu skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Cena celkem s DPH - skladová cena celkem za počet jednotek s DPH (více o výpočtu skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Korekce skladu – rozdíl mezi zjištěným množství suroviny na skladu a stavem suroviny v systému k datu inventury. Vyčlenit z fin. rozdílů – funkce pro vyčlenění z fin. rozdílů, surovina nebude figurovat v celkové ceně celkem.

32

Ikona


Pomocí ikony


Panel nástrojů Ukončit inventuru – uloží položky a upraví sklad k datu uvedeném v hlavičce inventury. Přidat položky hromadně – umožní přidat položky do inventury hromadně, více informací k přidání položek na doklady naleznete v kapitole 8.2.1. Vložení položek na doklad. Vložení surovin kalkulace – umožní vložit suroviny poměrově (např. podle porcí) z prodejních kalkulací. Zrušit zadané položky – zruší položky z rozpracované inventury. Aktualizovat rozdíly – aktualizuje ztráty / přebytky zadané položky, používá se např. v případech kdy uživatelé během zadávání inventury doplnili na sklad další skladové doklady. Export: Excel – umožní export do MS Excel. Tisk – tisk. Zpět – vrátí uživatele do seznamu inventur.

10.4 Seznam inventur Seznam inventur shromažďuje všechny rozpracované a ukončené inventury v systému. Rozpracované inventury je možné editovat / mazat, ukončené inventury nelze uživatelsky dále editovat / mazat ze systému. Seznam inventur naleznete v záložce hlavní nabídky Sklad – Inventury. Inventury podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

Obrázek 18 - Seznam inventur

33

Filtrovací podmínky Sklad – výběr skladu. Datum (od – do) – datum inventury od – do. Zobrazit dokončené – volba pro zobrazení i dokončených inventur. Nová inventura – stisknutím tlačítka Nová inventura se nabídne formulář pro založení nové inventury. Vyhledat – po stisknutí tlačítka Vyhledat dojde k vyhledání výsledků podle zadaných parametrů. Položky ID – systémové číslo inventury. Sklad – sklad. Datum inventury – datum inventury, kdy byl upraven sklad. Konec – datum ukončení inventury uživatelem. Vytvořil – uživatel, který inventuru ukončil. Upr. pol. – množství upravených položek v inventuře. Ztráty bez DPH – výše zjištěných ztrát v průměrné skladové ceně položek bez DPH. Přebytky bez DPH – výše zjištěných přebytků v průměrné skladové ceně položek bez DPH. Celkem bez DPH – součet ztrát a přebytků bez DPH. Ikona

slouží k zobrazení detailu inventury.

Ikona


Pomocí ikony


11. SEZNAMY A PŘEHLEDY V souvislosti se sklady disponuje systém Vento hned několika seznamy a přehledy. Je tak možné zobrazit si nejen přehled všech dokladů, nebo pohybů na skladech, ale i např. stav skladu ke konkrétnímu dni a to i k datu v minulosti. Zároveň je možné nahlížet do přehledu nákupních cen nebo stavu skladu včetně možnosti filtrování docházejících surovin. Seznamy a přehledy skladu naleznete v záložce hlavní nabídky Sklad. Seznamy a přehledy podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

11.1 Přehled dokladů V přehledu dokladů se nacházejí veškeré uložené nebo rozpracované skladové doklady. Lze si tak zobrazovat konkrétní typy dokladů nebo přehled všech skladových dokladů kromě inventur. Přehled lze exportovat do MS Excel a lze ho vytisknout. 34

Přehled dokladů je k dispozici v záložce hlavní nabídky Sklad – Přehled dokladů. Více o typech dokladů naleznete v kapitole 7.2 Typy dokladů. Více o seznamu inventur naleznete v kapitole 10.4 Seznam inventur. Seznamy a přehledy podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

Obrázek 19 - Přehled dokladů

Filtrovací podmínky Sklad – výběr skladu. Datum (od – do) – datum a čas dokladu (z hlavičky dokladu, tj. datum, ke kterému byl upraven sklad). Číslo dokladu – číslo dokladu. Číslo dodejky – číslo dodejky z hlavičky dokladu. Kategorie dokumentu – kategorie skladového dokladu, více o kategoriích dokladů naleznete v kapitole 7.1 Kategorie dokladů. Dodavatel – dodavatel. 35

Typ dokumentu – typ dokladu, více o typech dokladů naleznete v kapitole 7.2 Typy dokladů. Stav zámku – možnost filtrování dokladů ve stavu: odemčeno (doklad ručně uzamknutý a následně odemčený), odemčeno / zamčeno uživatelem (ručně odemčené a uzamčené doklady), zamčeno - uživatel (ručně uživatelsky uzamčené doklady), zamčeno – inventura (doklady v období ukončených inventur), zamčeno – systém (systémově uzamčené doklady). Stránkování – volba pro zobrazení většího počtu výsledků ve stránkách. Vyhledat – po stisknutí tlačítka Vyhledat dojde vyhledání výsledků podle zvolených parametrů. Doklady Ikona

- zobrazuje uzamčené doklady.

Číslo – systémové číslo dokladu. Datum – datum hlavičky dokladu, tedy datum upravení skladu. Typ dokladu – typ dokladu, více o typech dokladů naleznete v kapitole 7.2 Typy dokladů. Sklad – sklad, který doklad upravuje. Dodejka – číslo dodejky z hlavičky dokladu. Dodavatel – dodavatel, více o dodavatelích naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Popis – popis dokladu z hlavičky dokladu. Kategorie – kategorie dokladu. Cena bez DPH – součet skladových položek dokladu bez DPH. Cena s DPH – součet skladových položek dokladu s DPH. Ikona

slouží k zobrazení detailu dokladu. Více o detailu dokladu naleznete v kapitole 8.2 Detail dokladu.

Ikona slouží k zobrazení rozpracovaného dokladu. Více o rozpracovaném dokladu naleznete v kapitole 8.2.2. Rozpracovaný doklad s položkami.

11.2 Přehled objednávek Přehled objednávek umožňuje vyhledávání aktivních objednávek a zadaných objednávek v systému. Aktivní objednávky zobrazují pouze nedodané objednávky. Přehled lze exportovat do MS Excel a lze ho vytisknout. Objednávka v systému slouží jako evidenční doklad objednaného zboží, který usnadňuje např. předávku směny mezi skladníky nebo slouží jako podklad pro objednávku u dodavatele. V případě dodání objednávky systém umožňuje rychlou volbou z objednávky vytvořit příjemku. Více o objednávkách naleznete v kapitole 9. Objednávky. Přehled objednávek je k dispozici v záložce hlavní nabídky Sklad – Přehled objednávek. Seznamy a přehledy podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. 36

Obrázek 20 - Přehled objednávek

Filtrovací podmínky Sklad – výběr skladu. Datum (od – do) – datum a čas objednávky - z hlavičky dokladu. Číslo dokladu – číslo dokladu. Číslo dodejky – číslo dodejky z hlavičky dokladu. Kategorie dokumentu – kategorie skladového dokladu, více o kategoriích dokladů naleznete v kapitole 7.1 Kategorie dokladů. Dodavatel – dodavatel. Typ dokumentu – typ dokladu, více o typech dokladů naleznete v kapitole 7.2 Typy dokladů. Stav zámku – možnost filtrování dokumentů ve stavu: odemčeno (doklad ručně uzamknutý a následně odemčený), odemčeno / zamčeno uživatelem (ručně odemčené a uzamčené doklady), zamčeno - uživatel (ručně uživatelsky uzamčené doklady), zamčeno – inventura (doklady v období ukončených inventur), zamčeno – systém (systémově uzamčené doklady). Stránkování – volba pro zobrazení většího počtu výsledků ve stránkách. Vyhledat – po stisknutí tlačítka Vyhledat dojde vyhledání výsledků podle zvolených parametrů. Doklady Ikona

- zobrazuje uzamčené doklady.

Číslo – systémové číslo dokladu. Datum – datum z hlavičky dokladu.

37

Sklad – sklad. Dodavatel – dodavatel. Popis – popis z hlavičky dokladu. Kategorie – kategorie dokladu. Cena bez DPH – součet skladových položek dokladu bez DPH. Cena s DPH – součet skladových položek dokladu s DPH. Ikona

slouží k zobrazení detailu dokladu. Více o objednávce naleznete v kapitole 9. Objednávky.

11.3 Stav skladu Stav skladu slouží jako přehled stavu všech vložených surovin v systému s možností náhledu zpětně. Podle zvoleného skladu zobrazuje aktuální množství surovin na skladě a průměrnou nákupní cenu s / bez DPH. Díky rozšířenému filtru lze vyhledávat položky nulové / se záporným množstvím nebo pod nastavené skladové minimum. Efektivně tak lze vyhledávat docházející položky pro objednávky u dodavatelů. Přehled lze exportovat do MS Excel a lze ho vytisknout. Stav skladu je k dispozici v záložce hlavní nabídky Sklad – Stav skladu. Suroviny, u nichž je v detailu vyplněna hodnota pro varování sklad a jejich aktuální hodnota klesla pod nastavené množství, se ve stavu skladu zobrazují na řádku barevně odlišené. Více o nastavení surovin naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Finanční hodnoty skladu lze zobrazovat přehledem Hodnoty skladů, více v kapitole 11.6 Hodnoty skladů. Seznamy a přehledy podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

Obrázek 21 - Stav skladů

38

Filtrovací podmínky Sklad – sklad. Stav ke dni – výběr data a času zobrazení stavu, v případě nevyplnění systém automaticky zobrazuje stav k momentu zobrazení. Kód suroviny – kód suroviny s aktivním prolinkem do detailu suroviny, více o surovinách naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Název suroviny – název suroviny, více o surovinách naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Kategorie surovin – kategorie suroviny s možností zobrazení podkategorií, více o kategoriích surovin naleznete v kapitole 6.1 Kategorie surovin. Počet položek – stav surovin na skladě – zobrazit vše (vše), filtrovat nulové (nezobrazovat suroviny s hodnotou 0), zobrazit pouze nulové (pouze s hodnotou 0), zobrazit pouze záporné (pouze se minusovou hodnotou), zobrazit pod minimum sklad (pouze suroviny s překročenou nastavenou hodnotou pro varování sklad). Dodavatel – dodavatel, více o dodavatelích naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. Stránkování – volba pro zobrazení většího počtu výsledků ve stránkách. Vyhledat – po stisknutí tlačítka Vyhledat dojde vyhledání výsledků podle zvolených parametrů. Položky Kód - kód suroviny, více o surovinách naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Název suroviny – název suroviny, více o surovinách naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Množství – množství suroviny na skladě. MJ – měrná skladová jednotka suroviny, více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky. Sazba – sazba DPH suroviny, více o surovinách naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Cena/J bez DPH – skladová cena jednotky bez DPH (více o výpočtu průměrné skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Cena/J s DPH – skladová cena jednotky s DPH (více o výpočtu průměrné skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Celkem bez DPH – skladová cena celkem za počet jednotek bez DPH (více o výpočtu průměrné skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Cena celkem s DPH - skladová cena celkem za počet jednotek s DPH (více o výpočtu průměrné skladové ceny naleznete v kapitole 5. Nastavení systému). Ikona

slouží pro zobrazení historie pohybů dané suroviny.

39

11.4 Přehled pohybů Přehled pohybů souhrnně zobrazuje skladové pohyby všech surovin za zadané období podle skladu. Pro přehled pohybů konkrétní suroviny lze využívat v systému její historii, pod ikonou nebo v detailu suroviny, více o historii pohybů suroviny naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Přehled lze exportovat do MS Excel a lze ho vytisknout. Přehled pohybů je k dispozici v záložce hlavní nabídky Sklad – Přehled pohybů. Seznamy a přehledy podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

Obrázek 22 - Přehled pohybů

Filtrovací podmínky Sklad – sklad. Pohyb (od – do) – datum a čas pohybu. Název suroviny – název suroviny, místo pro vepsání 1 a více písmen, které obsahuje název suroviny. Typ dokumentu – typ dokladu, více o typech dokladu naleznete v kapitole 7.2 Typy dokladů. Stránkování - volba pro zobrazení většího počtu výsledků ve stránkách. Vyhledat – po stisknutí tlačítka Vyhledat dojde vyhledání výsledků podle zvolených parametrů. Položky Ikona

označuje plusový skladový pohyb např. příjem zboží, inventurní korekci přebytku.

Ikona

označuje minusový skladový pohyb např. výdej zboží, prodejka, inventurní korekci ztráty.

Datum – datum a čas pohybu.

40

Operace – systémové označení pohybu. Kód – kód suroviny. Název – název suroviny. Množství – množství pohybu suroviny MJ – měrná skladová jednotka, více o skladových jednotkách naleznete v kapitole 3. Skladové jednotky. Celkem bez DPH – cena za počet jednotek celkem bez DPH, cena položky na dokladu, např. u prodejky průměrná skladová cena suroviny podle nastavení systému, více o nastavení systém naleznete 5. Nastavení systému. Skladový doklad – typ a číslo skladového dokladu. Ikona

slouží k zobrazení detailu dokladu.

11.5 Přehled nákupních cen V přehledu nákupních cen naleznete údaje o nákupních cenách surovin na příjemkách za zadané období. Rozšířený filtr umožňuje filtrování jednotlivých dodavatelů, filtrování podle názvu suroviny nebo kategorie surovin. Přehled lze exportovat do MS Excel a lze ho vytisknout. Přehled nákupních cen je k dispozici v záložce hlavní nabídky Sklad – Přehled nákupních cen. Seznamy a přehledy podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

Obrázek 23 - Přehled nákupních cen

Filtrovací podmínky Datum naskladnění (od - do) – datum naskladnění. Dodavatel – dodavatel, více o dodavatelích naleznete v kapitole 4. Dodavatelé a výrobci. 41

Kód – kód suroviny. Název – název suroviny. Kategorie – kategorie suroviny s možností zobrazení podkategorií, více o kategoriích surovin naleznete v kapitole 6.1 Kategorie surovin. Stránkování - volba pro zobrazení většího počtu výsledků ve stránkách. Vyhledat – po stisknutí tlačítka Vyhledat dojde vyhledání výsledků podle zvolených parametrů. Položky Kód – kód suroviny s aktivním prolinkem do detailu suroviny. Více o surovinách naleznete v kapitole 6. Suroviny. Název – název suroviny. Datum naskladnění – datum a čas úpravy skladu, tj. datum z hlavičky dokladu. Příjemka č. – číslo příjemky s aktivním prolinkem do detailu skladového dokladu. Více o detailu dokladu naleznete v kapitole 8.2 Detail dokladu. Dodavatel – dodavatel, nemá – li doklad dodavatele, systém zobrazí informaci bez dodavatele. Naskladněno – počet naskladněných surovin, měrná jednotka podle výchozí jednotky suroviny z detailu suroviny. Více o detailu suroviny naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. Cena / j.bez DPH – cena za jednotku bez DPH z detailu dokladu. Cena celkem bez DPH – cena za počet naskladněných položek bez DPH.

11.6 Hodnoty skladů Přehled Hodnoty skladů slouží pro zobrazení aktuální naskladněné hodnoty / ceny surovin na skladě a to i zpětně k datu v minulosti. Přehled lze exportovat do MS Excel nebo ho vytisknout. Hodnoty skladů jsou k dispozici v záložce hlavní nabídky Sklad – Hodnoty skladů. Seznamy a přehledy podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

42

Obrázek 24 - Hodnoty skladů

Filtrovací podmínky Zobrazit k datu – datum a čas, v případě nevyplnění se zobrazuje vždy aktuální stav k momentu zobrazení. Zobrazit – po stisknutí tlačítka Zobrazit dojde k zobrazení výsledků podle zvolených parametrů. Položky Sklad – sklad. Celkem bez DPH – hodnota skladu bez DPH.

11.7 Hodnoty pohybů Přehled hodnoty pohybů zobrazuje detailní rozpis pohybů na jednotlivých skladech podle typu dokladu, případně jeho kategorie. Přehled lze exportovat do MS Excel a lze ho vytisknout. Hodnoty pohybů jsou k dispozici v záložce hlavní nabídky Sklad – Hodnoty pohybů. Seznamy a přehledy podléhají příslušným uživatelským oprávněním, více o oprávnění uživatelů administrační části systému Vento naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění.

43

Obrázek 25 - Hodnoty pohybů

Filtrovací podmínky Pohyb (od –do) – datum a čas pohybu. Zobrazit – po stisknutí tlačítka Zobrazit dojde k zobrazení výsledků podle zvolených parametrů. Položky Sklad – sklad. Typ dokladu – typ dokladu, více o typech dokladu naleznete v kapitole 7.2 Typy dokladů. Kategorie – kategorie dokladu, více o kategoriích dokladu naleznete v kapitole 7.1 Kategorie dokladů. Celkem bez DPH – cena celkem bez DPH.

12. ALERGENY V návaznosti na legislativní předpis ČR pro označování alergenových složek pokrmů je k dispozici v systému možnost provázání surovin / prodejních kalkulací s konkrétními alergeny. Podle nastavení surovin v prodejních kalkulací / nastavení kalkulace lze dále v seznamu prodejních kalkulací zobrazovat výčet alergenů. Nastavení alergenů provedete v záložce hlavní nabídky Nastavení – Alergeny. Přiřazení alergenů k surovině provedete v seznamu surovin ikona , případně v detailu suroviny – pravý panel nástrojů Alergeny. Více o detailu suroviny naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny.

44

Obrázek 26 - Alergeny

Alergeny mohou kalkulace přebírat ze surovin. V případě, že prodejní kalkulace neobsahují suroviny, umožňuje systém nastavit alergeny ručně přímo v kalkulaci. Individuální nastavení alergenů kalkulace lze provést v záložce hlavní nabídky Kalkulace – Seznam kalkulací – ikona

, nebo případně v detailu kalkulace – pravý panel nástrojů Alergeny.

Zobrazení kalkulací, které obsahují alergeny provedete v záložce hlavní nabídky Kalkulace – Seznam kalkulací – filtrovací podmínka Alergen - kód / název.

Obrázek 27 - Seznam kalkulací

Filtrovací podmínky Název kalkulace – název kalkulace nebo písmeno, jenž obsahuje.

45

Kategorie – kategorie kalkulace s možností zobrazení podkategorií. Typ bonu – typ bonu. Zobrazit – stav kalkulace (vše / aktivní / neaktivní / nulová cena za porci / nulová nákladová cena). Alergeny – zobrazení alergenů kód / název. Stránkování - volba pro zobrazení většího počtu výsledků ve stránkách. Název surovin – název surovin nebo písmeno, jenž obsahuje. Vyhledat – po stisknutí tlačítka Vyhledat dojde vyhledání výsledků podle zvolených parametrů. Položky Název – název kalkulace. Typ bonu – typ bonu. Sazba DPH – sazba DPH. Náklad porce bez DPH – nákladová cena 1 porce bez DPH. Prodej porce s DPH – prodejní cena 1 porce s DPH. Porcí – norma, počet porcí kalkulace. Surovin – počet surovin, které kalkulace obsahuje. Tlačítek – počet vložených tlačítek do obrazovek POS. Aktivní – označení pro aktivní kalkulace, parametr z detailu kalkulace. Alergeny – zobrazení kódu / názvu alergenu podle nastavení filtru viz výše. Ikona

umožní rychlé nastavení alergenů u kalkulace.

Ikona

zobrazí detail kalkulace / položky kalkulace s prodejní cenou.

Ikona

slouží k editaci hlavičky kalkulace, např. názvu, typu bonu, alternativní ceny a dalších parametrů.

Ikona

slouží k smazání kalkulace.

13. UŽIVATELÉ, OPRÁVNĚNÍ Systém Vento rozlišuje 2 typy uživatelů a to: 

uživatele administrace systému Vento,



uživatele POS - číšníky.

Nastavení uživatelů administrační části systému je možné nastavovat v záložce hlavní nabídky – Nastavení – Uživatelé.

46

Nastavení uživatelů POS (pokladen) lze nastavit v záložce hlavní nabídky POS – Číšníci a je třeba takového uživatele pro úspěšné přihlášení do pokladny také přiřadit k příslušné lokalitě. Více informací k uživatelům POS naleznete v manuálu Manual_k_nastaveni_POS, který je k dispozici v záložce hlavní nabídky Manuály. Definice oprávnění uživatelů administrace systému je možná individuálně zvlášť pro každého uživatele. Založení nového uživatele administrace systému provedete v záložce hlavní nabídky Nastavení – Uživatelé – tlačítko Nový uživatel. Editace stávajících uživatelů administrace včetně jejich oprávnění je možná v záložce hlavní nabídky Nastavení – Uživatelé – ikona

.

Smazání uživatele administrace provedete v záložce hlavní nabídky Nastavení – Uživatelé – ikona

.

Pro více informací k oprávnění kontaktujte prosím oddělení zákaznické podpory společnosti HotelTime, a.s. na telefonním čísle HOTLINE +420 604 200 006 nebo prostřednictvím emailové adresy [email protected].

14. FAQ 1. Jaký je doporučený postup při úvodní nastavení skladů? Záleží samozřejmě na typu provozu a systému Vaší práce, ale velmi zjednodušeně by úvodní nastavení mohlo vypadat takto: 1. Vytvořte sklady (za každý sklad lze dělat inventura, separátně se sleduje stav, vkládají skladové doklady a nastavuje se pro něj výdejní místo pro prodej kalkulací na POS). Více o skladech 2. Sklady. 2. Nastavte si kategorie / podkategorie surovin (usnadní práci na skladových dokladech a vyhledávání). Více o kategoriích 6.1 Kategorie surovin. 3. Nastavte si dodavatele (usnadní práci na skladových dokladech, vyhledávání a sledování nákupních cen). Více o dodavatelích 4. Dodavatelé a výrobci. 4. Proveďte nastavení alergenů (alergeny se mohou propisovat do kalkulací, které budou obsahovat suroviny a lze si zobrazovat jejich seznam) více o alergenech 12. Alergeny. 5. Nastavte si systém podle potřeby, např. výpočet průměrné skladové ceny, vkládání příjemek a jiné. Více o nastavení 5. Nastavení systému. 6. Vložte suroviny a přiřaďte k ním kategorie, dodavatele a alergeny. Více o surovinách 6. Suroviny. 7. Vložte počáteční stav skladu , nejčastěji se pro tento účel využívá příjemka. Více o práci s doklady 8. Práce s doklady V případě, že jste využívali jiný systém a přejete si importovat data (nejčastěji seznam surovin / kalkulací) do Venta, obraťte se na zákaznickou podporu společnosti HotelTime, a.s. na telefonním čísle HOTLINE +420 604 200 006 nebo prostřednictvím emailové adresy [email protected]. 2. Jak mám vyplnit v inventuře surovinu, která se již na skladu nenachází? Nejdříve si ujasněte, zda je třeba surovinu do inventury zahrnovat, tzn. je – li předmětem inventury. 

V případě, že se jedná o položku, která se momentálně nevyužívá, není třeba ji do inventury jako položku vkládat. 47



V případě, že je stále předmětem inventury a její nalezené množství je 0 (nula), pak se tato položka vloží do inventury s množstvím 0 (nula). Množství 0 (nula) u suroviny v inventuře způsobí, že se po ukončení inventury stav položky na skladu upraví na hodnotu 0 (nula) a to i v případě, má-li položka na skladu v systému zápornou / kladnou hodnotu. Mohlo by tak dojít ke korekci skladu, která se promítne i ve finančním souhrnu inventury, není – li položka vyčleněna z finančních rozdílů.

Více o inventurách naleznete v kapitole 10. Inventury. 3. Je podmínkou, aby byly suroviny součástí prodejních kalkulacích? Systém nepodmiňuje vložení surovin do kalkulací, nicméně jedná se o doporučený způsob používání systému. Vložené suroviny v prodejních kalkulací výrazně usnadňují práci se skladem a při odpovídajícím nastavení usnadňují také sledování alergenů, které daný pokrm / nápoj obsahuje. V neposlední řadě suroviny tvoří nákladovou cenu prodejní kalkulace, která je předmětem hned několika reportů v systému. Více o nastavení surovin naleznete v kapitole 6. Suroviny. 4. Dohledávám rozdíl, kde najdu přehled pohybů suroviny? Přehled skladových pohybů surovin naleznete v záložce hlavní nabídky Sklad – Přehled pohybů. Více o přehledu naleznete v kapitole 11.4 Přehled pohybů. Hledáte – li pohyb konkrétní suroviny, pak využijte Přehled pohybů suroviny historii operací – ikona . Např. v záložce hlavní nabídky Suroviny – Seznam surovin. Více o přehledu pohybů konkrétní suroviny naleznete v kapitole 6.4 Detail suroviny. 5. Jak mohu ukončenou inventuru upravit? Ukončení inventury je v systému nevratné, úprava se dá provést pouze další inventurou. Nedošlo – li k ukončení inventury, vložené položky suroviny se dají v inventuře editovat / mazat. Více o inventurách naleznete v kapitole 10. Inventury. 6. Nemám dostatečná oprávnění, jak je nastavit? Nastavení oprávnění uživatelů se provádí v záložce hlavní nabídky Nastavení – Uživatelé. Oprávnění se definuje individuálně pro každého uživatele zvlášť. Více o oprávnění naleznete v kapitole 13. Uživatelé, oprávnění. 7. Je podmínkou používat dodavatele? Použití dodavatelů není v systému podmíněno, nicméně jejich použití je doporučené. Výrazně se usnadňuje práce se skladovými doklady, lépe se rozlišují např. suroviny se stejným názvem a zároveň se dá lépe sledovat nákupní cena suroviny. 8. Prodávám rozlévaná vína, mohu naskladňovat v lahvích? Ano, systém disponuje funkcí Převod jednotek. Je tedy možné např. víno naskladnit v lahvích a následně ho prodávat po decilitrech nebo skleničkách. Více o převodu jednotek naleznete v kapitole 3.1 Převody jednotek. Př. surovina Bílé víno Výchozí jednotka suroviny bude l (litr). 48

Pro naskladnění v lahvích nastavíme převod jednotek lahev = 0,7 l Pro prodej v dc (decilitrech) není třeba nastavovat další převod, jelikož se jedná stálé o díl litru, tedy 0,2 l. Pro prodej skleniček nastavíme převod jednotek sklenička = 0,2 l 9. Mohu nepoužívané suroviny ze systému smazat? Ano, nepoužívá-li je žádná prodejní kalkulace. V případě, že je některá z prodejních kalkulací používá, je pro jejich smazání nutné nejdříve odstranit suroviny z kalkulace a poté smazat ze seznamu surovin. Historie pohybů suroviny v přehledech je neměnná.

49

delivers.cz s.r.o. Vento: Sklady

Recommend Documents