Delftse Vakantie Activiteiten Jaarverslag

2015 Delftse Vakantie Activiteiten Jaarverslag

Omdat ieder kind recht heeft op een zorgeloze vakantie

Inhoud Voorwoord 1. Activiteiten ........................................................................................................................................... 1 2. Het KinderZomerFeest ......................................................................................................................... 3 3. Vrijwilligers ........................................................................................................................................... 7 4. Onze kinderen .................................................................................................................................... 11 5. De Vakantiebank ................................................................................................................................ 13 6. Sportpark Biesland ............................................................................................................................. 14 7. Promotie en publiciteit ...................................................................................................................... 15 8. Financiële verantwoording ................................................................................................................ 17 8.1 Staat van baten en lasten ............................................................................................................. 18 8.2 Toelichting baten .......................................................................................................................... 19 8.3 Toelichting lasten ......................................................................................................................... 22 8.4 De balans ...................................................................................................................................... 27 8.5 Blik op de toekomst: investeringen .............................................................................................. 27 Nawoord................................................................................................................................................. 28 Bijlage – Stichtingsgegevens 2015 ......................................................................................................... 29

Voorwoord Het doel van het KinderZomerFeest van Stichting Delftse Vakantie Activiteiten is in één zin te omschrijven. Wij vinden dat ieder kind recht heeft op een zorgeloze vakantie. Wij zetten ons er hard voor in om dat te kunnen realiseren. In het jaar 2015 hebben wij ons gericht op verschillende speerpunten; allereerst zijn we een samenwerking aangegaan met de Vakantiebank, ook het verbeteren van het oudercontact stond hoog op de agenda. In 2016 is ook het contact met (lokale) samenwerkingspartners intensiever geworden. De samenwerking met de Vakantiebank heeft er voor gezorgd dat we ons weer zijn gaan richten op het oorspronkelijke doel van de stichting: het verzorgen van een zorgeloze vakantie voor kinderen uit minder bedeelde gezinnen. Dit jaar hebben wij dit voor 70 kinderen van de Vakantiebank kunnen bewerkstelligen. Komend jaar willen wij dit aantal verder aanvullen met kinderen van de Vakantiebank, maar ook met kinderen die net niet voldoen aan de criteria van de Vakantiebank. Hoe we deze kinderen kunnen bereiken staat voor komend jaar op de agenda. Uiteraard past in dit voorwoord een woord van dank aan onze sponsoren, subsidieverstrekkers, samenwerkingspartners en aan particulieren die hebben geschonken, want zonder al deze mensen zouden we niet zijn wat we nu zijn. Via deze weg willen we ook al onze vrijwilligers bedanken. Hun betrokkenheid en hun inzet voor de kinderen is geweldig. Zonder deze fantastische mensen zouden wij onze doelstelling(en) niet kunnen behalen. Aan alle hoofdleiding die dit jaar, na jarenlange inzet, afscheid hebben genomen van de DVA, willen wij onze dank uitspreken. En tot slot een speciaal woord van dank aan onze oudvoorzitter Frans Linthorst, die ons heeft geholpen om de DVA op een professioneler spoor te zetten. En aan Joey Derwort die zich elf jaar lang heeft ingezet voor de DVA en er met al zijn enthousiasme en expertise voor gezorgd heeft dat de stichting niet aan haar einde kwam in 2013, maar juist een fantastische doorstart kon maken. Met trots en veel plezier lichten wij in dit verslag toe waar wij het afgelopen jaar mee bezig zijn geweest en hoe de activiteiten zijn verlopen.

Michelle Hoogland Voorzitter Stichting Delftse Vakantie Activiteiten

Januari

2016

1. Activiteiten “Ik ben er al voor het derde jaar omdat ik het zo onwijs gezellig vind” ~Ian (17 jaar), groepsleiding 6/7~ Tot en met 2013 organiseerde Stichting Delftse Vakantie Activiteiten in de eerste twee weken van de zomervakantie ‘de DVA’. Door het jaar heen waren er geen andere activiteiten. Toen er in 2014 door het jaar heen meerdere activiteiten bijkwamen is er besloten om de activiteiten in de zomervakantie ‘Het grote KinderZomerFeest’ te noemen. Dit zogenaamde KZF is nog steeds de activiteit die de meeste kinderen trekt en waar de meeste voorbereidingstijd in gaat zitten, maar er is meer! Met meerdere activiteiten door het jaar heen willen we onze bijdrage blijven leveren in Delft. Pasen Op tweede Paasdag is er voor de tweede keer een activiteit georganiseerd voor alle kinderen uit de wijk Buitenhof. In buurthuis ‘The Culture’ waren alle kinderen welkom om te knutselen en een speurtocht te doen. Zij waren van tevoren uitgenodigd door flyers die uitgedeeld werden op de basisscholen in de buurt. Op de activiteit zijn tussen de 30 en 40 kinderen af gekomen en het was een groot succes! De kinderen hadden zo een leuke dag met andere kinderen uit de buurt én werden geattendeerd op het bestaan van onze stichting. Koningsdag Op Koningsdag hadden we in de binnenstad van Delft een kraam tot onze beschikking. Hier konden kinderen knutselen en geschminkt worden. Doordat deze kraam niet op een hele geschikte plek stond was deze activiteit een minder groot succes dan het jaar ervoor. Wel is er geflyerd en zijn ouders gewezen op het feit dat het KZF er weer aan zat te komen in de zomer. Uit de afgenomen ouderenquêtes tijdens het KZF is wel gebleken dat er ouders waren die door de flyer op Koningsdag achter het bestaan van het KZF zijn gekomen. Dus helemaal zinloos was deze dag zeker niet!

Delftse Vakantie Activiteiten

1

Jaarverslag 2015

Zeilen met de Vakantiebank 2015 is het jaar waarin we een intensieve samenwerking met de Delftse Vakantiebank zijn aangegaan. Hier wordt in hoofdstuk 5 verder op in gegaan. Naast alle kinderen die gratis deel konden nemen aan het KZF is er door DVA, de Vakantiebank en stichting Leven in Delft een heel geslaagde zeildag georganiseerd voor maar liefst 24 kinderen van de Vakantiebank. Zij konden zonder dat het hen geld kostte een hele zaterdag zeilplezier beleven in Brielle. Het busvervoer, de activiteit en de lunch werden door ons verzorgd. Deze activiteit was voor ons heel waardevol omdat we zo precies de groep kinderen bereiken die we zo graag willen bereiken: de kinderen voor wie een dagje eropuit gaan geen vanzelfsprekendheid is.


2

Jaarverslag 2015

2. Het KinderZomerFeest “Het is heel erg gezellig! De spellen zijn afwisselend en alle leiding is aardig” ~Kirsten (10 jaar) & Faith (11 jaar)~

Totaal aantal kinderen: 3537 Gemiddeld aantal kinderen per dag: 354 Hoogste aantal kinderen op één dag: 442 Aantal gedoneerde dagkaarten voor de Vakantiebank: 203 Aantal Vakantiebank inschrijvingen: 70 Aantal hoofdleiding + bestuur: 18 Aantal leiding: 69 In totaal hebben 3537 kinderen een vakantiedag beleefd. Om hoeveel verschillende kinderen het gaat is niet bij ons bekend, dit willen we volgend jaar wel inzichtelijk hebben. Gemiddeld zijn er 354 kinderen per dag geweest. Op de rustigste dag waren het 300 kinderen en op de drukste dag 442. Deze verschillen zijn ontstaan door de verschillende weersomstandigheden per dag en het feit dat woensdagen altijd rustiger zijn i.v.m. ouders die dan vaak niet hoeven te werken. De kinderaantallen zijn inclusief de 14 kinderen per dag die naar de groep ‘speciale kinderen’ zijn gegaan. Naast de kinderen zijn er 69 jonge vrijwilligers tussen de 16 en 26 jaar oud die de kinderen hebben begeleid. De hoofdleiding bestaat uit 12 jongeren tussen de 18 en 26 jaar oud en het bestuur uit 6 personen.


3

Jaarverslag 2015

Thema Het grote KinderZomerFeest dat dit jaar plaatsvond van 13 juli t/m 24 augustus stond volledig in het teken van “Reizen door de Tijd”. Een gemeenschappelijk thema zorgt voor saamhorigheid en een rode draad door alle activiteiten heen. Bij de ingang van het sportpark stond een grote tijdmachine met daarnaast twee “echte” mensen uit het tijdperk van die dag. Mensen uit de prehistorie, ridders, hippies, robots, ze zijn allemaal voorbij gekomen. Als de kinderen door de tijdmachine gingen kwamen ze in het tijdperk van die dag terecht. De speurtochten, spellen en knutsels waren allemaal gebaseerd op het tijdperk van de dag. Leeftijdsgroepen Om activiteiten aan te kunnen bieden die goed aansluiten bij de kinderen zijn de kinderen verdeeld in vijf leeftijdsgroepen. Zo zijn de activiteiten op het juiste niveau en is het mogelijk om groepsleiding in te zetten die het best op hun plek zijn bij kinderen van een bepaalde leeftijd. De jongste kinderen van 4 en 5 jaar oud hadden het clubhuis van DKC tot hun beschikking, de kinderen van 6/7 en 8/9 het clubhuis van Excelsior en de kinderen van 10/12 bezetten het clubhuis van DES. Het clubhuis van RC Delft werd vooral gebruikt voor de lunch. Iedere leeftijdsgroep heeft zijn eigen clubhuis waarin activiteiten worden gedaan, de tassen worden bewaard en waar ze verzamelen voordat er bijvoorbeeld een tocht naar de Delftse Hout begint. Omdat er maar vier clubhuizen zijn heeft de groep speciale kinderen een grote legertent als ‘clubhuis’. De indeling van de leeftijdsgroepen is als volgt:  Leeftijdsgroep 4-5 jaar  Leeftijdsgroep 6-7 jaar  Leeftijdsgroep 8-9 jaar  Leeftijdsgroep 10-12 jaar  Speciale kinderen 6-18 jaar


4

Jaarverslag 2015

Activiteiten Om het aanbod van activiteiten gevarieerd te houden en voor elk kind wat wils erin te hebben zijn er door de dag heen verschillende onderdelen: Algemene activiteiten Hierbij gaat het vooral om spellen in groepsverband, waarbij meedoen belangrijker is dan winnen. Denk hierbij aan speurtochten, levend stratego, levend bingo, dierengeluidenspel, vossenjacht, puzzeltochten en waterpret. Ook wordt er geknutseld zodat er voor iedereen iets te doen is wat hij/zij leuk vindt.

Sportieve activiteiten (Sport & Evenementen Haaglanden) Activiteiten die het verdienen om even extra uitgelicht te worden zijn de sportieve activiteiten. Wij vinden het heel belangrijk dat kinderen, hoe jong of oud ze ook zijn, sportief bezig zijn. Dit is voornamelijk omdat bewegen gezond is, maar een mooie bijkomstigheid is dat kinderen zo leren om om te gaan met het spelen in een team, winnen, verliezen en omgaan met anderen. Sport & Evenementen Haaglanden ondersteunt ons hier al een aantal jaar in. De actieve medewerkers van SEH bieden op professioneel niveau sportactiviteiten aan. Dit wil zeggen dat zij door hun opleiding en ervaring de sporten op de juiste manier kunnen aanbieden. De kinderen hebben dit jaar weer heel veel sporten mogen beoefenen. Zoals Hockey, korfbal, voetbal, rugby maar ook Taekwondo.


5

Jaarverslag 2015

Speciale activiteiten Deze activiteiten zijn voor de meeste kinderen het hoogtepunt van het KinderZomerFeest. We organiseren o.a. een workshopdag. Op deze dag kunnen de kinderen zich ieder inschrijven voor een aantal workshops. Ze hadden onder meer keuze uit een kook-workshop, beauty, cupcakes versieren, dansen, stressballen maken, ballondieren maken, schminken en bloempotten schilderen. Een aantal van de workshops werd door professionals gegeven, maar het grootste gedeelte werd uitgelegd en begeleid door onze eigen leiding. Velen van hen beoefenen een sport en ieder van hen heeft wel een talent of hobby en dat werd ten volle benut op deze dag. Het hoogtepunt was dit jaar weer de Kermisdag. Dit is de afsluitende dag van de zomeractiviteiten. Er zijn verschillende knutselkraampjes waar bijvoorbeeld buttons kunnen worden gemaakt . Er zijn springkussen en er kan worden genoten van popcorn en suikerspinnen. Het grootste succes was dit jaar Circus Kabel. Alle kinderen kregen een kleine goochelcursus en daarna mochten zij zelf de acrobaat uithangen op grote loopballen, de evenwichtsbalken, op éénwielers en nog veel meer!

Externe activiteiten De externe activiteiten zijn de dagjes weg. De financiële middelen om dit voor iedere leeftijdsgroep met de bus te doen ontbreken, maar in de buurt valt er ook een hoop te beleven! De kleuters zijn naar de Papaver geweest. De kinderen van 10-12 zijn meerdere keren de Delftse Hout in gegaan, onder andere om lekker te zwemmen. Ook de kinderboerderij is weer bezocht. De speciale kinderen zijn een dagje gaan zwemmen, dat blijft toch het uitje van het jaar!


6

Jaarverslag 2015

3. Vrijwilligers “Mijn kinderen maken thuis ruzie over wie de liefste juf heeft” ~Een moeder~ De DVA draait intern geheel op vrijwilligers. Onder de vrijwilligers valt het bestuur, de hoofdleiding en de leiding. Deze drie groepen zullen verderop toegelicht worden. Er zijn vrijwilligers het hele jaar actief en er zijn er die specifiek worden aangenomen voor de twee weken zomerpret. Het feit dat zo'n tachtig Delftse jongeren zich tegen een geringe onkostenvergoeding ieder jaar weer zo inzetten, blijft ons blij verrassen. Het laat zien dat de DVA er niet alleen voor de kinderen in Delft is, maar ook voor de jongeren. Het is leuk voor de kinderen om begeleid te worden door een jonge en actieve groep. Maar het is vooral een uitdaging voor de jongeren om met elkaar in bestuurlijke, organisatorische, financiële, ontwikkelende en uitvoerende zin het hele project elk jaar weer tot een goed einde te brengen. Ook dit jaar zijn alle vrijwilligers weer in het bezit van een V.O.G. (Verklaring Omtrent Gedrag). Alle leiding was dit jaar te herkennen aan opvallende, blauwe vrijwilligersshirts. Hierdoor is het voor kinderen en ouders duidelijk te zien bij wie ze terecht kunnen. De hoofdleiding draagt oranje shirts, behalve dat dit er erg vrolijk uit ziet, is dit ook een duidelijk herkenningspunt voor leiding, ouders en kinderen.


7

Jaarverslag 2015

Vrijwilligers Het Grote KinderZomerFeest 2015 Groepsleiding Speciale Kinderen

Groepsleiding Leeftijdsgroep 4-5



Groepslei ding Leeftijd sgroep 10-12

Hoofdle iding & Bestuur

Bedankt voor jullie enthousiasme, inzet en geweldige bijdrage aan het KinderZomerFeest. … natuurlijk ook veel dank aan alle kamphulpen, flexers en dagjeshelpers en iedereen die niet op de foto’s staat, hopelijk zien we jullie allemaal terug in 2016! Bestuur Het bestuur is het hele jaar door bezig met het voorbereiden van het KinderZomerFeest en de andere activiteiten van de stichting. Hierbij gaat het niet zozeer om de uitvoering maar wel om het binnenhalen van fondsen, sponsoren, het onderhouden van contact met het sportpark en de vakantiebank. Daarnaast worden belangrijke beslissingen genomen door het bestuur en wordt er ieder jaar bepaald welke kant we op willen gaan met de stichting. Voor dit jaar was dat vooral dat we ons veel meer willen richten op de doelgroep voor wie


8

Jaarverslag 2015

vakanties niet vanzelfsprekend is. Daarom zijn wij een intensieve samenwerkingen aangegaan met de Vakantiebank. Daarover later meer. Het bestuur van 2015 bestaat uit: Voorzitter: Voorzitter in opleiding: Secretaris: Penningmeester: Externe contacten: Interne coördinatie:

Frans Linthorst Michelle Hoogland Saskia van Amerongen Yency Rodenburg Joey Derwort Jelle ten Bokkel Huinink

De interne coördinator heeft als voornaamste taak om het team van hoofdleiding aan te sturen en te begeleiden. Hoofdleiding De hoofdleiding is begeleider van de verschillende leeftijdsgroepen, de leiding van de speciale kinderen en de kamphulpen worden allemaal begeleid en aangestuurd door de hoofdleiding. Deze is het hele jaar bezig met het voorbereiden en opzetten van de verschillende programma's en verantwoordelijk voor een goed verloop hiervan. Onder de hoofdleiding vallen ook de hoofdleiding externe contacten, hoofdleiding promotie en de Begeleiders Leiding Ouders en Kinderen (BLOK-ers). De hoofdleiding van 2015 zag er als volgt uit: Externe contacten: Promotie: BLOK: BLOK: Programma 4/5: Programma 4/5: Programma 6/7: Programma 6/7: Programma 8/9: Programma 8/9: Programma 10/12: Programma 10/12: Programma Speciale Kinderen:

Sander Dekker Esther van Amerongen Michelle Hoogland Gabriela van Staden Thomas van Ringen Bouke ten Bokkel Huinink Ymke ten Bokkel Huinink Jessica van der Wilk Chantal de Hoog Joyce Kraus Lotte Hollestelle Steve Pottuijt Jilly Hartigan

Groepsleiding De groepsleiding is de leiding die de kinderen van 4 t/m 12 jaar begeleidt tijdens het programma in de zomer. Zij worden na de sollicitatiegesprekken ingedeeld bij de leeftijdsgroep waarbij hun kunnen, ervaringen en talenten het meest tot hun recht komen. Onder die groepsleiding valt ook een zestal (gespecialiseerde) vrijwilligers die zich bezig houden met de begeleiding en stimulering van de groep speciale kinderen. De leiding was dit jaar erg gemotiveerd, en de opkomst bij de leidingactiviteiten erg hoog. Ook wist alle leiding


9

Jaarverslag 2015

precies wat er van hem of haar verwacht werd en was de kwaliteit en de inzet van de leiding erg hoog. Leiding speciale kinderen Onder de speciale kinderen vallen de kinderen die wat extra aandacht nodig hebben. Deze kinderen komen voor een groot deel van de Herman Broerenschool, maar er zitten ook kinderen bij met bijvoorbeeld een extreme vorm van autisme of ADHD. Deze groep draait zo veel mogelijk mee met het reguliere programma. Indien nodig en gewenst kunnen zij hier van afwijken. Ook is er een speciale ruimte waarin de kinderen zich kunnen terugtrekken als zij behoefte hebben aan rust. De begeleiding is gericht op socialisatie en integratie met de andere kinderen. Deze groep bestaat uit 20 deelnemers in de leeftijd van 6 t/m 22 jaar. Kamphulpen De kamphulpen hebben heel veel taken tijdens het KZF. Ieder clubhuis heeft een eigen kamphulp, zij worden aangestuurd door de hoofdleiding van de leeftijdsgroepen. De kamphulpen zijn ieder verantwoordelijk voor hun eigen clubhuis en voor het voorbereiden en klaarzetten van de lunch. Het klaarzetten van spellen, inschenken van limonade en zorgen dat het clubhuis er aan het eind van de dag weer stralend uitziet behoort allemaal tot hun takenpakket.


10

Jaarverslag 2015

4. Onze kinderen “Kinderen die hier eigenlijk niet willen zijn gaan toch altijd met een glimlach naar huis” ~Wytske (20 jaar), groepsleiding 10/12~ Omdat heel veel kinderen echt vanaf vier jaar oud meedoen met het KinderZomerFeest kennen we ze goed en het is fantastisch om ze ieder jaar, een stuk groter en wijzer, terug te zien. Daarom zien we deze kinderen ook echt als ‘onze’ kinderen van de DVA. De opkomst tijdens het KZF was dit jaar hoger dan de afgelopen jaren. De eerste dag waren er bijvoorbeeld 100 kinderen meer dan de eerste dag vorig jaar en er waren op de drukste dag maar liefst 442 kinderen. Dit is erg goed opgevangen door onze organisatie, zo zijn er zo snel mogelijk extra vrijwilligers opgetrommeld om de kinderen de benodigde aandacht te geven. Het gaat hierbij om kinderen van 4 t/m 12 jaar oud uit Delft en omgeving. Wat we hierbij heel belangrijk vinden is dat er kinderen uit alle milieus bereikt worden. Zo richten we ons op modale gezinnen, maar vooral ook op de kinderen voor wie een vakantie niet zo vanzelfsprekend is. Op het KinderZomerFeest komen deze groepen samen zodat ze elkaar leren waarderen en accepteren. Naast de groep van 4 t/m 12 jarigen is er ruimte voor een groep Speciale Kinderen. Deze kinderen zijn 7 t/m 18 jaar oud en hebben ten behoeve van een beperking extra aandacht nodig. Dit kan zijn door een verstandelijke beperking, een extreme vorm van ADHD/ADD, epilepsie e.d. Ook deze groep proberen zo veel mogelijk bij het algemene programma te betrekken. Deze kinderen hebben als extraatje een rustige hoek waar ze zich terug kunnen trekken en er zijn meer begeleiders.


11

Jaarverslag 2015

Vervoer Omdat de subsidie voor busvervoer is komen te vervallen is er in 2014 heel veel tijd en energie gestoken in het opzetten van een fietsplan met bakfietsen van de kinderopvang en kinderen die onder begeleiding meefietsten naar het KZF hebben we moeten constateren dat het fietsplan te omslachtig was. Ook constateerden we dat veel van de minderbedeelde kinderen geen fiets hadden en zo alsnog buiten de boot vielen. Door ons nu te focussen op het busvervoer voor de vakantiebankkinderen konden wij de doelgroep voor wie vervoer echt noodzakelijk was bedienen en hebben we de overige ouders hun kinderen zelf laten brengen met de auto of fiets. Ouders bleken dit geen probleem te vinden want er kwam dit jaar een recordaantal kinderen opdagen. Dit bewijst dat de kinderen ook blijven komen zonder georganiseerd vervoer. Daarom kunnen we ons volgend jaar gaan focussen op de groep die net buiten de Vakantiebank valt. Deze kinderen hebben vaak ook geen mogelijkheid tot zelfstandig vervoer, maar dit is wel een groep die wij graag een leuke vakantie willen aanbieden.

Lunch In 2014 is er in samenwerking met Albert Heijn Delft begonnen met het verzorgen van gratis lunch voor alle kinderen en vrijwilligers. Dit heeft ons toen relatief weinig geld gekost omdat AH een groot deel sponsorde. In 2015 hebben wij weer 10 dagen lang de lunch verzorgd. Dit jaar ging dat moeizamer omdat er minder gesponsord werd en het vervoer van de lunch en het koel bewaren van de lunch een probleem was. Uiteindelijk is het wel gelukt om alle kinderen en vrijwilligers iedere dag van een gezonde lunch te voorzien. Dit heeft ons wel aan het denken gezet om het lunchplan volgend jaar eventueel te herzien.


12

Jaarverslag 2015

5. De Vakantiebank “Ik vind het het leukst dat ik iedere dag kan voetballen” ~Jonas (6 jaar)~ Een belangrijk nieuw element is de samenwerking met de Delftse Vakantiebank. In 2014 hebben wij helaas moeten constateren dat de een belangrijk deel van onze doelgroep, de kinderen die niet op vakantie kunnen omdat daar thuis geen geld voor is, minder bereikt werd doordat wij geen ophaalservice met de bus meer konden verlenen. Door de samenwerking met de Vakantiebank en Connexion hebben we dit jaar kunnen realiseren dat er 70 kinderen twee weken lang gratis werden opgehaald in hun woonwijk en gratis deel konden nemen aan het KinderZomerFeest. We zorgen ervoor dat er niet wordt benadrukt welke kinderen via de Vakantiebank komen omdat wij het heel belangrijk vinden dat alle kinderen en gezinnen als gelijk worden gezien en behandeld. Donatiekaarten Om te kunnen realiseren dat alle voedselbankkinderen kosteloos konden deelnemen is de Donatiekaartenactie opgezet. Omdat wij in de begroting niet hadden meegenomen dat wij deze groep gratis wilde laten deelnemen is er op het laatste moment een actie opgezet om geld in te zamelen. Via de website konden ouders en andere belangstellenden één of meerdere dagkaarten doneren voor de 'vakantiebankkinderen'. Het is fantastisch om te zien hoeveel mensen hier warm voor liepen en daardoor zijn er in totaal 203 dagkaarten gedoneerd. Dit is een actie die in 2016 zeker terug gaat keren.


13

Jaarverslag 2015

6. Sportpark Biesland “Door de Roze-groep met speciale kinderen is er echt voor ieder kind een plekje bij het KinderZomerFeest” ~Katy (24 jaar), leiding speciale kinderen~ Sinds 2014 is Sportpark Biesland de thuislocatie van het KinderZomerFeest. Er zijn vier clubhuizen namelijk die van sportvereniging DES, Excelsior, Rugby club Delft en DKC. Alle leeftijdsgroepen hebben dus ieder een clubhuis voor zichzelf. De groep speciale kinderen maakt gebruik van een aantal kleedkamers in het clubhuis van DES en van een grote legertent naast het clubhuis. Er is heel veel ruimte om buiten te spelen op de sportvelden, die geheel omringd zijn door hekken. Het Delftse Hout ligt pal achter het sportpark, dus er is nog steeds de mogelijkheid om het bos in te gaan. Nu er in 2014 al een KinderZomerFeest had plaatsgevonden op het Sportpark was het dit jaar makkelijker voor het bestuur en de hoofdleiding om te weten waar we aan toe waren. Hoeveel kinderen passen er in het clubhuis, hoeveel ruimte en materialen hebben we. Ook de ouders en kinderen wisten waar ze ons konden vinden. Ook dit jaar willen wij de voorzitter van het sportpark, Roel Swaap, en alle besturen van de clubhuizen bedanken voor de gastvrijheid. Dat wij gebruik mogen maken van deze locatie is nog steeds één van de voornaamste redenen dat het KinderZomerFeest heeft kunnen uitgroeien tot wat het nu is.


14

Jaarverslag 2015

7. Promotie en publiciteit “Hier zijn ook heel veel van mijn vriendinnen en mijn zus Roos, dat is leuk” ~Sophie (6 jaar)~ Door goede promotie was 2015 een recordjaar qua kinderaantallen. Op de drukste dag waren er in totaal 442 kinderen aanwezig op Sportpark Biesland. Er is dit jaar veel aan promotie gedaan, onder andere:  flyeren bij de avond4daagse;  advertenties in lokale kranten;  een interview op Stadsradio Delft;  in de Delftse Bibliotheek (DOK) is dit jaar een speurtocht uitgezet voor alle kinderen die de bieb bezochten. Website www.dvadelft.nl staat vol met alle informatie die ouders nodig hebben om hun kinderen goed voorbereid deel te kunnen laten nemen aan het KinderZomerFeest. We hebben van ouders teruggekoppeld gekregen dat de website zeer gebruiksvriendelijk is en dat alle vragen erop beantwoord worden. Facebook Rondom het KinderZomerFeest is www.facebook.com/dvadelft.nl enorm gaan groeien. Doordat we veel berichten en foto’s plaatsen heeft de pagina inmiddels 545 ‘vind-ik-leuks’. De pagina richt zich vooral op ouders en vrijwilligers maar wordt ook regelmatig ingezet voor promotionele doeleinden en om in contact te komen met samenwerkingspartners. Doordat facebook heel interactief is vinden we het een heel fijne manier van contact onderhouden met de betrokkenen.


15

Jaarverslag 2015

Samenwerkingspartners Tijdens en rondom het KZF hebben we samengewerkt met lokale partijen zoals ijssalon de Lelie, AH Delft, Set in Motion, Gamma, ABN Amro, de Papaver, Sportpark Biesland en Connexxion. We hebben gemerkt dat het heel waardevol is om samen te werken met lokale partijen omdat zij daadwerkelijk betrokken zijn bij de stad Delft. Zij leveren graag een bijdrage, vooral als het gaat om het welzijn van de Delftse kinderen. Deze manier van samenwerken beviel heel goed en smaakt naar meer. Ouderochtenden Promotie en publiciteit is niet alleen om mensen buiten de organisatie te bereiken, maar ook voor mensen binnen de organisatie. Dit jaar hebben we, na het succes van vorig jaar, twee ouderochtenden georganiseerd. Alle ouders met deelnemende kinderen bij het KinderZomerFeest konden een kijkje nemen en meedoen met een spel. Ook hebben wij ouders gevraagd om een enquête in te vullen over het KinderZomerFeest. Hierdoor kregen wij teruggekoppeld wat de ouders en kinderen er nou echt van vinden. Het was erg leuk om te horen hoe enthousiast de ouders waren over onze groep en onze organisatie. De ouderochtenden zullen het komende jaar zeker weer georganiseerd worden.


16

Jaarverslag 2015

8. Financiële verantwoording Het jaar 2015 geldt als een historisch jaar binnen de stichting Delftse Vakantie Activiteiten. Niet alleen hebben er verschillende kenmerkende ontwikkelingen plaatsgevonden op het gebied van uitvoering, organisatie, bestuur en samenwerking, maar vooral ook op financieel vlak. 2015 zal de DVA-historie ingaan als het eerste jaar, waarin de stichting zonder gemeentelijke gelden rond moest zien te komen. In 2012 kondigde gemeente Delft per brief aan dat de subsidie in drie jaar tijd afgebouwd zou worden naar nul euro. De gemeentelijke subsidie was al jarenlang de grootste inkomstenbron van de stichting. De subsidie (zo’n € 40.000 per jaar) zorgde ervoor dat deelnemerskosten laag konden blijven. Mede door dit ingrijpende bericht werd de noodzaak tot hervorming steeds duidelijker. Het bestuur heeft ondanks het teleurstellende bericht veel moeite gedaan om de gemeente te overtuigen van het maatschappelijk belang van de stichting, maar de vele pogingen mochten niet baten. De boodschap van de gemeente was glashelder: “Jullie hoeven niet te rekenen op financiële steun van ons.” Stichting DVA werd slachtoffer van gemeentelijke bezuinigingen in een tijd van financiële malaise. Zo is er een start gemaakt met het zoeken naar alternatieve financiële middelen. De deelnemerskosten zijn een stukje gestegen en er werden voor het eerst fondsen benaderd. In 2013 werd nog 66% van de gemeentelijke subsidie (zijnde € 28.380) ontvangen. Dit verlies werd gecompenseerd met een enkele donatie van fondsen, terwijl in 2014 nog slechts 33% van de gemeentelijke subsidie (zijnde € 14.190) werd ontvangen. Nu moest het verlies van inkomen worden gecompenseerd door meerdere fondsen. En dit alles gebeurde in een onzekere tijd voor de stichting: het verlies van de locatie, verlies van de opslagruimte, een intrede van een grotendeels nieuw bestuur, het wegvallen van de financiële basis en andere kostenbesparende besluiten die genomen moesten worden. De toekomst van de DVA leek in die tijd alles behalve rozengeur en maneschijn. Anno 2015 kijkt het bestuur meer dan tevreden terug op de afgelopen jaren. De stichting heeft zich verrijkt met kennis over de fondsenwereld en een tamelijk groot netwerk opgebouwd. Daarnaast is de financiële tak binnen de stichting zich gaan ontwikkelen en hebben ook daar hervormingen plaatsgevonden. Tot slot, de belangrijkste ontwikkeling op het gebied van de financiën is het volgende: bewustwording. Het vraagt veel creativiteit van een bestuur om een vastgeroestte organisatie, bijna geheel leunend op de gemeentelijke steunpilaar, weer geheel op eigen benen te krijgen na het wegvallen van die pilaar. Maar dat is ons toch gelukt in 2015! Natuurlijk betreurt het bestuur de beslissing van de gemeente, maar het heeft ook de ogen geopend en andere wegen zichtbaar gemaakt.


17

Jaarverslag 2015

8.1 Staat van baten en lasten

Definitieve begroting

Resultaat

Inschrijvingen vooraf

7.500

9.000

Inschrijvingen op locatie

8.000

12.245

Donaties voor voedselbankkinderen

-

1.631

2015 (in euro’s) Baten

Donatie ABN Amro Delft

500

500

Donatie Bengelbeurs

2.500

3.250

Subsidies fondsen

41.138

29.207

Overige baten

-

700

Inkomsten voor lunch

-

1.025

Inkomsten vrijwilligerskleding

-

830

Totaal baten

59.638

58.388

Bestuurskosten

3.250

2.596

Lasten Hoofdleiding

5.400

4.778

Interne activiteiten

750

733

Leiding (vrijwilligers)

10.500

8.852

Transportkosten

2.150

2.508

Organisatiekosten

10.650

9.932

Materiaalkosten

4.000

10.717

Huisvestingskosten

2.500

1.500

Lunchkosten kinderen

-

2.655

Programmakosten

18.150

10.882

Afschrijvingen

900

1.650

Onvoorzien

1.000

813

Totaal lasten

59.250

57.615

Saldo

388

773

Noot: In de staat van baten en lasten zijn twee kolommen opgenomen: de definitieve begroting en het resultaat. De definitieve begroting is bij aanvang van boekjaar 2015 opgesteld met de verwachte baten en lasten voor 2015. Omdat de lasten afhankelijk zijn van de baten (en deze bestaan grotendeels uit externe subsidiëring en donaties) is ook een budgettaire begroting opgesteld, die constant werd bijgesteld naar aanleiding van toezeggingen van fondsen. Deze budgettaire begroting, die constant werd bijgesteld en uiteindelijk de leidraad was voor de uitvoering, is hier niet opgenomen.


18

Jaarverslag 2015

8.2 Toelichting baten De baten zijn grofweg op te delen in drie categorieën:  Deelnemerskosten/ouderbijdrage: hieronder verstaan we inkomsten die worden gegenereerd uit de kaartverkoop bij de inschrijvingen voor het KinderZomerFeest. Deze inkomsten worden gezien als een eigen bijdrage van de stichting, niet extern.  Grote donaties en subsidiëring: hieronder verstaan we donaties en subsidies van grote organisaties, zoals fondsen. Dit zijn externe gelden, waarvan de stichting voor het grootste deel afhankelijk is.  Overige inkomsten: hieronder vallen de donaties voor de lunch, de inkomsten verworven uit vrijwilligerskleding die zelf werd bekostigd door de vrijwilligers, de donatiekaarten voor de voedselbankkinderen en de overige baten. Deelnemerskosten KZF 2015 Er bestaan (nog altijd) deelnemerskosten die gebonden zijn aan de deelname aan het KinderZomerFeest. De kosten bestaan uit een geringe ouderbijdrage die zo laag mogelijk wordt gehouden om zo de drempel tot deelname zo klein mogelijk te maken en te houden. De deelnemerskosten dekken bij lange na niet de kosten per kind, maar vormen voor de stichting wel een zelf verworven financiële basis om te kunnen werken. De overige kosten moeten nog altijd worden gedekt door externe subsidiëring van fondsen en andere donaties. Inschrijvingen vooraf Ouders kunnen enkele maanden voorafgaand aan het KinderZomerFeest hun kind(eren) inschrijven via een webformulier op de website van de stichting, waarna betaald kan worden middels i-DEAL. Op deze manier heeft de organisatie vroegtijdig een idee hoe veel kinderen deel zullen nemen en kan de organisatie beginnen met het indelen van de deelnemers. Omdat er sprake is van vooruitbetaling helpt dit de stichting om voorafgaand aan het KZF tijdig over voldoende liquide middelen te beschikken. Via de inschrijvingen op de website was het voor ouders nu alleen nog mogelijk (net als vorig jaar) om een of meerdere weekkaarten aan te schaffen. De prijs van de weekkaart is gelijk gebleven met vorig jaar en bedroeg € 30. Uitgaande van het resultaat van 2014 (ca. € 8.500) met een kleine veiligheidsmarge werd verwacht dat de baten van de voorinschrijvingen zo rond de € 7.500 zouden zijn. Er was rekening gehouden met een kleine terugloop, aangezien de stichting in 2015 voor het eerst helemaal niet meer zou voorzien in vervoer naar het sportpark. Het aantal voorinschrijvingen was echter veel hoger dan verwacht: er zijn precies 300 weekkaarten à €30 verkocht. Dit zorgt voor een overschot van € 1.500 op het resultaat, ten opzichte van de verwachting. Wij denken dit mede te hebben bereikt door de intensivering van promotie en de verhoogde naamsbekendheid binnen Delft en omgeving. Een prestatie om trots op te zijn.


19

Jaarverslag 2015

Inschrijvingen op locatie Kinderen die slechts enkele dagen mee willen met het KinderZomerFeest in plaats van een gehele week kunnen zich alleen inschrijven op het sportpark zelf. ’s Ochtends vroeg konden ouder en kind zich melden bij de inschrijftent om aldaar een inschrijfformulier in te vullen en te betalen. De inschrijvingen en betalingen werden verricht door de hoofdleiding met de functie ‘Begeleiding Leiding, Ouders en Kinderen (BLOK)’ en de penningmeester van de stichting. In 2014 was het voor het eerst mogelijk om te pinnen bij de betaling. Dit is toen zeer goed bevallen en was ook dit jaar weer mogelijk. Zo was in 2014 ‘slechts’ 42% van de betalingen via de pin, in 2015 was ‘al’ 45% van de betalingen via de pin. Ouders hebben veelvuldig te kennen gegeven het prettig te vinden dat deze service wordt aangeboden. Daarnaast heeft de stichting veel minder contant geld op locatie. Nu was het alleen nog mogelijk om een kaartje aan te schaffen voor dezelfde dag; het was nog niet mogelijk om vooruit te betalen. Ook dit bleek een breed gedragen wens van de ouders. Het is dan ook een doel om bij het KZF 2016 wel deze mogelijkheid te bieden. De prijs van een dagjeskaart bedroeg net als vorig jaar € 7. Voor de begroting is uitgegaan van het resultaat van 2014 (ca. € 9.000), verminderd met een kleine veiligheidsmarge. Dit jaar hebben er buitengewoon veel dagjeskinderen deelgenomen aan het KZF, waardoor er sprake was van een overschot van ruim € 4.000 op het resultaat, ten opzichte van de verwachting. Net als met de voorinschrijvingen denken wij dat dit positieve resultaat vooral te danken is aan de intensivering van de promotie, evenals positieve mond-tot-mondreclame. Donaties voedselbankkinderen/vakantiebankkinderen Deze grote groep kinderen ging gratis mee, maar zorgde wel voor extra kosten (net als ieder ander kind), waarop wij niet hadden gerekend. Voorgaande jaren werd er een gelimiteerd budget beschikbaar gesteld vanuit het rooms-katholiek stadsdiaconaat, voor een gelimiteerd aantal vakantiebankkinderen, dat hierdoor gratis meekon. Dit jaar was er geen sprake van een beperking. Om deze kosten toch gedeeltelijk te kunnen dekken, hebben wij een eigen crowdfundactie in het leven geroepen. Uiteindelijk zijn 203 dagkaartjes à 7 euro gedoneerd en daar zijn wij super trots op! Deze post was niet te vinden op de definitieve begroting, aangezien de actie pas later (ca. april 2015) is bedacht en ten uitvoer is gebracht. Donaties ABN Amro en Bengelbeurs Het promoteam en de penningmeester hebben deze twee organisaties warm gekregen om een aanvullende donatie te doen aan de stichting. De ABN Amro heeft € 500 gedoneerd met als doel te investeren in herkenbare kleding voor de vrijwilligers. De Bengelbeurs heeft een speciale actie uitgevoerd en de opbrengst ervan gedoneerd aan de stichting ten behoeve van het KinderZomerFeest 2015. Dankjulliewel daarvoor!


20

Jaarverslag 2015

De donatie van de ABN Amro was al bekend voordat de begroting werd opgesteld en is daarom onveranderd gebleven in het resultaat. De donatie van de Bengelbeurs was afhankelijk van hoe veel hun actie op zou leveren. Dit viel positief uit en was meer dan verwacht, waardoor er een klein overschot ontstaat op het resultaat. Subsidies fondsen Tot voorkort zorgde de gemeente Delft nog voor het overgrote deel van de baten. Anno 2015 is de gemeente als subsidieverstrekker echter verleden tijd en hebben wij ons moeten richten tot andere bronnen van inkomsten. Deze hebben wij gevonden in de vorm van Fonds 1818, stichting Boschuysen, stichting Hulp aan Delftse jongeren, stichting Zonnige jeugd, het Weeshuis Doopsgezinden, stichting Kinderzorg Den Haag – Rotterdam, stichting Stalpaert van der Wiele en de verschillende Delftse Rotaryclubs. Dankzij deze organisaties was het dit jaar weer mogelijk om een fantastisch geslaagd KinderZomerFeest te organiseren met lage deelnemerskosten. Ontzettend bedankt! In de definitieve begroting is er voor ca. 40.000 euro (ongeveer het bedrag dat gesubsidieerd werd door de gemeente) geld aangevraagd bij de verschillende fondsen. De praktijk bleek echter dat niet alle aangevraagde gelden werden toegekend of slechts gedeeltelijk werden toegekend. In de budgettaire begroting zijn deze tekorten verrekend. Overige baten De overige baten bestaan uit kleine sponsorbedragen. Zo hebben we ca. € 100 mogen ontvangen van Bierhuis de Klomp uit Delft en heeft de collecte van het Oranjefonds, gelopen door onze leiding, € 257,37 opgeleverd. Daarnaast zijn er nog andere kleine bijdragen geweest, zoals het geld dat overbleef van de leidingborrels en donaties van bestuursleden om de vergaderkosten te drukken. Inkomsten voor de lunch Het bestuur ging ervan uit de stichting dit jaar zelf ook kosten zou moeten maken aan de lunch, aangezien de actie bij Albert Heijn dit jaar kleinschaliger was. Er is dit jaar iets meer dan € 1.000 opgehaald met de statiegeldactie. Er was geen informatie bekend over deze post bij het opstellen van de begroting, waardoor er dus niets voor is begroot. Inkomsten vrijwilligerskleding Dit jaar heeft de stichting geïnvesteerd in kleding voor vrijwilligers. De kleding werd verstrekt in bruikleen en diende aan het einde van het KinderZomerFeest weer te worden ingeleverd bij de organisatie. Er was echter ook een optie voor de vrijwilligers om de kleding over te nemen, waardoor hier ontvangsten uit voortvloeiden. Omdat de aanschaf van de kleding wel verwerkt is in de kosten, zijn alle ontvangsten met betrekking tot de kleding terug te vinden onder de baten (en kunnen zo tegen elkaar weg worden gestreept). Ook hier was aanvankelijk niets voor begroot.


21

Jaarverslag 2015

8.3 Toelichting lasten Hieronder zullen alle posten die betrekking hebben op de lasten worden besproken. Er wordt toegelicht welke kosten vallen onder de betreffende post en hoe het resultaat zich verhoudt tot de verwachting. Bestuurskosten De post bestaat uit de drie volgende sub-posten: onkostenvergoeding bestuursleden, de bestuursvergaderingen en de secretariaatskosten. Onder het kopje vrijwilligersvergoedingen wordt nader ingegaan op de onkostenvergoeding voor het bestuur. De bestuursvergaderingen vonden grotendeels plaats in een externe ruimte. De stichting heeft telkens de eerste twee drankjes betaald, de overige consumpties waren voor eigen rekening. Dit is een kleine verandering ten opzichte van 2014 en de jaren daarvoor, waarbij de stichting altijd alle kosten van de vergaderingen op zich nam (ca. € 750 per jaar). Het betreft hier een kostenbesparing van ca. € 400, aangezien de bestuursvergaderingen nu ca. € 350 hebben gekost. De secretariaatskosten bedroegen ongeveer € 250 en bestonden voornamelijk uit printkosten, activiteiten bij de Kamer Van Koophandel en de post. Kosten m.b.t. de hoofdleiding De hoofdleiding vergadert ook periodiek. De kosten hiervoor bedroegen ca. € 180, inclusief de evaluatievergadering in september, samen met het bestuur. Er was € 500 begroot. Buiten de vergaderingen is er een post voor hoofdleidingactiviteiten (inclusief bestuur). Deze activiteiten betreffen teambuildingactiviteiten en een afscheidsactiviteit voor vertrekkende hoofdleiding. De opzet van dit potje is dat de stichting voor een deel bijdraagt aan de activiteiten. Er is altijd sprake van een eigen inleg van de hoofdleiding (en soms is er alleen sprake van eigen inleg). Het bestuur acht het van belang dat er een potje bestaat voor dit soort activiteiten, als tegemoetkoming voor de vrijwilligers die het hele jaar door werkzaam zijn voor de stichting. Daarnaast bevordert dit soort activiteiten de samenwerking tussen deze vrijwilligers. Er is iets minder dan € 700 uitgegeven van de begrote € 1.000 voor hoofdleidingactiviteiten. Ook de hoofdleiding ontvangt een onkostenvergoeding. Hierover vindt u meer onder het kopje vrijwilligersvergoedingen. Interne activiteiten Onder interne activiteiten valt het geheel aan activiteiten dat door stichting is georganiseerd voor interne mensen. De jaarlijkse kick-off valt hieronder, waarbij de aanwezige hoofdleiding en bestuursleden worden voorzien van een natje en een droogje. De kick-off werd dit jaar afgesloten met een nieuwjaarsreceptie voor alle vrijwilligers die hebben meegewerkt aan het KinderZomerFeest 2014. Ook zij moesten worden voorzien van een drankje. Tot slot valt ook de instructiedag voor de leiding van het KinderZomerFeest 2015 onder deze post. Hierin voorzag de stichting de leiding en hoofdleiding van drinken en een snack. Het doel van deze activiteiten is om de vrijwilligers vroegtijdig te enthousiasmeren. Het resultaat is dat de vrijwilligers zich betrokken (blijven) voelen en zich voor 200% inzetten voor het plezier en de


22

Jaarverslag 2015

veiligheid van de kinderen. Kortom, een kleine post, waarbij de verwachting nagenoeg gelijk was aan het resultaat. Kosten m.b.t. de leiding Voor de werkzaamheden die zij tijdens het KinderZomerFeest verrichten, ontvangen zij een kleine onkostenvergoeding. Hierover vindt u meer onder het kopje vrijwilligersvergoedingen. Daarnaast worden er ook activiteiten georganiseerd voor deze grote groep, de zogeheten leidingactiviteiten. Deze activiteiten staan in het kader van teambuilding en worden georganiseerd door de hoofdleiding. Het bestuur acht dit soort activiteiten van groot belang. Ze dragen bij aan het smeden van een band tussen de vrijwilligers die prestatieverhogend werkt. Daarnaast is het een (verdiende) afleiding van de dagelijkse, veel vragende werkzaamheden. Het betreffen vier avonden in de twee weken dat het KinderZomerFeest plaatsvindt. De stichting voorziet in dit geval in aankleding van de activiteit (in het geval de activiteit plaatsvindt op eigen terrein) en in natje en een droogje voor de aanwezige vrijwilligers. In een bijzonder geval kan ook worden gekozen om een teambuildingactiviteit extern te doen. De laatste activiteit is traditiegetrouw een eindfeest voor alle vrijwilligers met een bijzonder thema. De stichting voorziet in dat geval in de huur van de accommodatie (besloten feest), de muziek en een welkomstdrankje voor de vrijwilligers. De rest is op eigen kosten. De leidingactiviteiten waren begroot op € 2.000: twee kleine activiteiten, een middelgrote activiteit en een grote activiteit (het eindfeest). Het resultaat bedroeg ca. € 1.900. Transportkosten Dit jaar werd de bussenservice geherintroduceerd voor de kinderen van de Vakantiebank. De bussenservice werd voor een gereduceerd tarief mogelijk gemaakt door Connexxion Tours. De kosten lagen iets hoger dan verwacht: er was rekening gehouden met ca. € 2.000, maar dit werd uiteindelijk € 2.500, wat neerkomt op € 250 euro per dag per bus (10 dagen, 1 bus). Daarnaast was er een klein potje beschikbaar voor reiskosten, gemaakt door vrijwilligers voor stichting-gerelateerde zaken, zoals het netwerkbijeenkomsten of andere workshops. Van dit potje is heel weinig gebruik gemaakt (slechts € 8 van de verwachte € 150) Organisatiekosten Deze kostenpost bestaat uit de volgende onderdelen: - Bankkosten/telefoonkosten/boekhoudkosten/abonnementskosten - Verzekeringen - Publiciteitskosten - De investering voor de vrijwilligerskleding - Representatiekosten - Deskundigheidsbevordering - Kosten voor de huur van de pinautomaat


23

Jaarverslag 2015

De verzamelpost voor bank, telefoon etc. bedroeg € 830. Door gesprekken met de ABN Amro was het mogelijk om over te stappen naar een goedkopere bankrekening. In 2014 waren de bankkosten nog € 653,85, in 2015 waren deze nog maar € 230,06. Verder zijn de abonnementen op verschillende bladen met betrekking tot fondswerving en bijbehorende lidmaatschappen ongeveer gelijk gebleven. Daarnaast is de start met een nieuw, duur boekhoudsysteem uitgesteld, waardoor de lasten veel lager uitvallen dan verwacht. De evenementenverzekering bedroeg dit jaar wederom € 895. Er is € 500 uitgegeven aan deskundigheidsbevordering en ongeveer € 450 aan representatiekosten. De publiciteitskosten waren binnen deze post het grootst: € 3.753. Het plaatsen van persberichten blijft, ondanks de bedongen kortingen, een dure zaak, maar in de ogen van het bestuur van essentieel belang. Dit was meer dan aanvankelijk was begroot. Daarnaast is er voor iets minder dan € 1.000 geïnvesteerd in divers duurzaam promomateriaal, aangezien een positief verloop van de baten dat toeliet. Tot slot is er ook voor € 2.268 aan vrijwilligerskleding uitgegeven. De daadwerkelijke investering bedroeg € 2.268 - € 830 (inkomsten verworven uit de verkoop van kleding) = € 1.438. Met dank aan Pintip Pinverhuur, dat ons een warm hart toedraagt, krijgen wij een behoorlijke korting op de huur van een pinautomaat tijdens het KinderZomerFeest. De totale kosten bedroegen ca. € 230. Al met al valt deze post iets duurder uit dan aanvankelijk verwacht. Materiaalkosten Aanvankelijk was hier € 4.000 voor begroot. De post is op te delen in twee categorieën: gezamenlijk materiaal t.b.v. het KZF (€ 3.000) en materiaal voor de stichting (€ 1.000). Er is uiteindelijk veel meer besteed aan gezamenlijk materiaal dan gedacht (€ 4.746 t.o.v. de verwachte € 3.000). Doordat de hoofdleiding zo veel mogelijk de handen ineen heeft geslagen, hebben zij minder uitgegeven aan individuele programma’s en is de post gezamenlijk materiaal iets gestegen. Daarnaast zijn er enkele (grote) investeringen gedaan: er is geïnvesteerd in goede printers voor de stichting, die ook gebruikt kunnen worden tijdens het KinderZomerFeest. Daarnaast is er geïnvesteerd in eigen luchtkussens. Dat betekent dat de stichting deze niet meer hoeft te huren (kosten: bijna € 900 voor twee weken) en deze het hele jaar lang kan gebruiken bij activiteiten. Tot slot is er ook geïnvesteerd in een degelijke geluidsinstallatie voor tijdens het KinderZomerFeest en andere activiteiten. Al met al is deze post veel hoger uitgevallen dan aanvankelijk gedacht. De investeringen waren mogelijk door een enorme toename van de baten (de kaartverkoop bracht veel meer inkomsten dan aanvankelijk gedacht). Huisvestingskosten De huisvestingskosten bestonden uit de huur die moest worden betaald voor het gebruik van de vier clubhuizen tijdens het KinderZomerFeest. De huur bedroeg € 300 per clubhuis. Daarnaast werd er € 300 betaald als onkostenvergoeding voor de toezichthouder van het sportpark, zoals contractueel overeengekomen met het sportpark.


24

Jaarverslag 2015

Lunchkosten kinderen De lunchkosten waren niet opgenomen in de definitieve begroting. In de budgettaire begroting is een deel van het programmageld gebruikt om dit gat op te vangen. De lunch werd massaal ingekocht bij de Albert Heijn in de Choorstraat. Deze heeft zelf ook nog ongeveer € 350 gesponsord en in mindering gebracht van de kassarekening. Dat betekent dat de lunchkosten voor ca. 350 kinderen en ca. 80 vrijwilligers per dag ongeveer € 3.000 kost. Met de sponsoring van Albert Heijn komen de lunchuitgaven neer op € 2.655. Daarnaast is € 1.025 opgehaald met de statiegeldactie. De daadwerkelijke lasten voor de stichting komen dan neer op € 2.655 – € 1.025 = € 1.630. Programmakosten Deze post is de grootste en tevens de belangrijkste post. Het geld dat met deze post gemoeid is vloeit direct door naar de kinderen. Met dit geld worden de programma’s voor de kinderen in elkaar gezet. Kosten betreffen aankleding, sport en spelmateriaal, knutselmateriaal, workshops en kosten die gemoeid zijn met uitstapjes. De kosten van de programma’s zijn behoorlijk goedkoper uitgevallen dan aanvankelijk verwacht. Er werd doorgaans gezocht naar goedkope, maar net zo leuke alternatieven en kortingsmogelijkheden, waardoor de kosten enorm gedrukt werden. Daarnaast hoefde er niet heel veel nieuw materiaal geïnvesteerd te worden, aangezien er in 2014 veel duurzaam materiaal werd aangeschaft. Ook de gegeven workshops waren gratis of tegen gereduceerd tarief. Een goede prestatie vindt het bestuur! Hiermee zijn de eerste stappen in de goede richting gezet om het KinderZomerFeest met minder financiën tot een net zo groot succes te laten worden. Afschrijvingen Sinds 2014 is de stichting gaan investeren in bepaalde zaken van grotere waarde. Het betreffen o.a. duurzaam speelmateriaal, een laptop voor het bestuur en twee grote tenten die worden gebruikt bij de inschrijvingen. Deze tenten moesten helaas dit jaar nog afgeschreven worden, aangezien een van de tenten onbruikbaar is geraakt door weersomstandigheden. Hierdoor vallen de afschrijvingen hoger uit dan verwacht. Onvoorzien Hieronder vallen enkele onvoorziene kosten zoals vervangkosten van kapotgegaan materiaal en de onvoorziene kosten die Avalex ons in rekening bracht voor het legen van het afval tijdens het KinderZomerFeest.


25

Jaarverslag 2015

Onkostenvergoeding vrijwilligers Sinds de oprichting van de stichting is het gebruikelijk dat haar vrijwilligers (in ieder geval de bestuursleden) een onkostenvergoeding krijgen. In het begin van het boekjaar is daar nogmaals door het bestuur kritisch naar gekeken. Er is een protocol opgesteld waarin staat omschreven wat het doel is van de onkostenvergoeding en wie er aanspraak op kunnen maken. Kort samengevat neemt het bestuur de volgende zaken in acht: de werkzaamheden vragen veel tijd, energie en verantwoordelijkheid. Daarnaast moet een vrijwilliger vrije dagen opnemen om de werkzaamheden uit te kunnen voeren tijdens het KinderZomerFeest, of de vrijwilliger is niet in staat vakantiewerk met een salaris uit te voeren. Dit kan als ontmoediging worden gezien. Door het aanbieden van een onkostenvergoeding hoopt het bestuur die ontmoediging weg te nemen. Daarnaast vindt het bestuur het belangrijk dat de vrijwilligers in enige mate worden beloond voor het werk dat ze doen in de vorm van een kleine vergoeding. De hoogte van de onkostenvergoeding is gebaseerd op het totale tijdsbestek dat de vrijwilliger besteedt aan werkzaamheden voor de Stichting en de mate van verantwoordelijkheid die een draagt. Aantal vrijwilligers en bijbehorende onkostenvergoeding Het hele jaar lang: Bestuur: € 400 voor het hele jaar Uitgaande van gemiddeld 4 uur per week door het jaar heen en gedurende het KZF 2,5 week (à 50 uur per week) komt dat neer op € 1,23 per uur. Hoofdleiding: € 300 voor het hele jaar (gemiddeld € 0,82 per dag) Uitgaande van gemiddeld 4 uur per week door het jaar heen en gedurende het KZF 2,5 week (à 50 uur per week) komt dat neer op € 0,93 per uur. Tijdens de twee weken KinderZomerFeest: Kamphulpen: € 62,50 per week (gemiddeld 12,50 per dag, € 1,56 per uur) Leiding: € 62,50 per week (gemiddeld 12,50 per dag, € 1,56 per uur) Aantallen en kosten:

Bestuur Hoofdleiding Kamphulpen Leiding Onbetaalde leiding Totaal

Verwacht aantal 5 13 4 gem. 61 per dag 0 83

Verwachte kosten € 2.000 € 3.900 € 500 € 7.625 €

0

€ 14.025


Resultaat aantal 5 13 4 gem. 55 per dag gem. 5 per dag 82

26

Resultaat kosten € 2.000 € 3.900 € 500 € 6.300 €

0

€ 12.700

Jaarverslag 2015

8.4 De balans Er is in 2015 een start gemaakt met het opstellen van een inventarislijst. Er is in de afgelopen jaren nooit een balans geweest, aangezien er nauwelijks sprake was van een inventaris. Aangezien daar inmiddels wel sprake van is, is deze inventarislijst en een bijbehorende balans daarom nog in ontwikkeling. Er wordt verwacht dat deze in de loop van het boekjaar 2016 gereed zullen zijn. De balans zal dan ook worden opgenomen in het financieel jaarverslag. 8.5 Blik op de toekomst: investeringen Door een efficiëntere en kostenbesparende werkwijze bij de uitvoering is er over het algemeen minder geld uitgegeven dan aanvankelijk gedacht. Daarnaast is er een surplus ontstaan door de kaartverkoop, die veel meer heeft opgebracht dan verwacht. Tezamen was het mogelijk om een aantal ongeplande investering te doen, met een blik op de toekomst. Er is een investeringsplan opgezet met het doel te investeren in zaken waar de stichting langere tijd de vruchten van plukt en die zorgen voor een reductie van toekomstige kosten. Hieronder volgt een kleine opsomming van de gedane investeringen:  10 portofoons, die gebruikt worden bij de organisatie van activiteiten. Dit verhoogt de bereikbaarheid van hoofdleiding en daarmee ook de veiligheid van de kinderen. Daarnaast is dit een kostenbesparing, aangezien er veel minder onderling gebeld hoeft te worden;  5 professionele megafoons, die het vergemakkelijken om activiteiten te organiseren voor grotere groepen;  2 goede printers voor de stichting;  Een mascotte voor promotonele doeleinden en als ‘gezicht’ van de stichting;  Divers promotiemateriaal: duurzame flyers, beachflags en banners;  2 luchtkussens. Deze gaan minimaal 5 jaar mee. Hiermee bespaart de stichting de jaarlijks te betalen huur tijdens het KinderZomerFeest;  1 professionele geluidsinstallatie, waarmee de activiteiten muzikaal ondersteund worden;  Divers duurzaam sport en spel materiaal.


27

Jaarverslag 2015

Nawoord Het schrijven van het jaarverslag is een heel mooie manier om terug te blikken op een heel geslaagd 2015. Daarom kan ik ook zeggen dat ik alles met een grote glimlach geschreven heb. Het terugkijken van de foto’s maakt zoveel positieve herinneringen los dat de drang om volgend jaar minstens zoiets als dit jaar neer te zetten alleen nog maar groter wordt. In dit jaarverslag hebben we geprobeerd om zo transparant mogelijk te zijn en te verantwoorden waarom we bepaalde organisatorische en financiële keuzes hebben gemaakt. Mocht u nog vragen of suggesties hebben neem dan vooral contact op via [email protected]. We hopen dat u ook in 2016 weer deel uit maakt van een fantastisch jaar waarin we als stichting voort willen bouwen op wat we in 2015 hebben neergezet. Ieder jaar proberen we te groeien. Niet alleen in kinderaantallen, maar vooral ook in professionaliteit, kennis, netwerk en ervaring om zo nog beter te kunnen doen wat wij als stichting het liefste doen: kinderen die dat zo hard nodig hebben een zorgeloze vakantie bezorgen.

Saskia van Amerongen Secretaris Stichting Delftse Vakantie Activiteiten

Wilt u het hele jaar op de hoogte blijven van alles wat Stichting Delftse Vakantie Activiteiten doet? Kijk dan op: www.facebook.com/dvadelft www.dvadelft.nl


28

Jaarverslag 2015

Bijlage – Stichtingsgegevens 2015 Naam : Opgericht :

Stichting Delftse Vakantie Activiteiten 12 juni 1981

Postadres :

Postbus 594 2600 AN Delft

Bank :

NL65 ABNA 0644246812 t.n.v. Stichting D.V.A.

Ingeschreven bij de kamer van koophandel te Delft onder nummer: 41145639 Het bestuur van 2015 bestond uit: Voorzitter: Voorzitter in opleiding: Secretaris: Penningmeester: Externe contacten: Interne coördinatie:

Frans Linthorst Michelle Hoogland Saskia van Amerongen Yency Rodenburg Joey Derwort Jelle ten Bokkel Huinink

De hoofdleiding van 2015 bestond uit: Externe contacten Sander Dekker Promotie: Esther van Amerongen BLOK: Michelle Hoogland BLOK: Gabriela van Staden Programma 4/5: Thomas van Ringen Programma 4/5: Bouke ten Bokkel Huinink Programma 6/7: Ymke ten Bokkel Huinink Programma 6/7: Jessica van der Wilk Programma 8/9: Chantal de Hoog Programma 8/9: Joyce Kraus Programma 10/12: Lotte Hollestelle Programma 10/12: Steve Pottuijt Programma Speciale Kinderen: Jilly Hartigan Buiten deze groep heeft de Stichting een erevoorzitter in de persoon van Aelse Ruiter.


29

Jaarverslag 2015

Delftse Vakantie Activiteiten Jaarverslag

Recommend Documents