DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI UPLATŇOVÁNÍ HLEDISKA ROVNÝCH PŘÍLEŽITOSTÍ ŽEN A MUŽŮ A PODPORA SLAĎOVÁNÍ PRACOVNÍHO A SOUKROMÉHO ŽIVOTA

PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE PROGRAMU

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI (malé a velké granty) UPLATŇOVÁNÍ HLEDISKA ROVNÝCH PŘÍLEŽITOSTÍ ŽEN A MUŽŮ A PODPORA SLAĎOVÁNÍ PRACOVNÍHO A SOUKROMÉHO ŽIVOTA DOMÁCÍ NÁSILÍ A NÁSILÍ ZALOŽENÉ NA POHLAVÍ

NORSKÉ FONDY 2009–2014 NADACE OPEN SOCIETY FUND PRAHA, WWW.OSF.CZ (Verze 1 / 2014, platnost od 1. 1. 2014)

1

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI

OBSAH ÚVOD4 1. ZÁKLADNÍ INFORMACE O PROGRAMU 1.1. Definice pojmů 1.2. Seznam zkratek

5 5 8

2. O PROGRAMU 2.1. Nadace Open Society Fund Praha – zprostředkovatel programu 2.2. Norské fondy 2.3. Program Dejme (že)nám šanci 2.4. Výše finančních prostředků a jejich rozdělení 2.4.1. Malé a velké granty 2.4.2. Rozdělení finančních prostředků mezi programové oblasti 2.4.3. Rozdělení finančních prostředků na malé a velké granty 2.4.4. Grantové výzvy 2.5. Právní rámec a závazné dokumenty

9 9 9 9 10 10 10 11 11 12

3. OPRÁVNĚNOST ŽADATELE/PARTNERA 3.1. Oprávněnost žadatele 3.2. Partnerství a oprávněnost partnerů 3.3. Partnerství se subjektem z Norska

13 13 13 15

4. OBSAH A ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI O GRANT 4.1. Příprava projektového záměru 4.2. Zpracování žádosti o grant 4.2.1. Obecná pravidla 4.2.2. Horizontální a průřezová témata 4.2.3. Cílové skupiny 4.2.4. Očekávané výsledky, výstupy a monitorovací indikátory 4.2.5. Udržitelnost projektu 4.2.6. Harmonogram realizace 4.2.7. Komunikační plán 4.2.8. Zpracování rozpočtu

16 16 17 17 18 18 19 23 23 24 24

5. PŘEDKLÁDÁNÍ ŽÁDOSTÍ O GRANT – NÁLEŽITOSTI A PODMÍNKY 5.1. Formulář 5.2. Přílohy 5.3. Formální náležitosti 5.4. Uzavření výzvy a způsob doručení žádosti 5.5. Konzultace k žádostem

25 25 25 26 27 27

6. VYPLNĚNÍ ŽÁDOSTI V DATABÁZI GRANTYS 6.1. Přístup a přihlášení do Grantysu 6.2. Vyplnění formuláře v databázi Grantys 6.2.1. Popis projektu a základní informace o žadateli 6.2.2. Vložení příloh 6.3. Finalizace a tisk žádosti

28 28 28 28 33 33

7. HODNOCENÍ ŽÁDOSTI 7.1. Kontrola formálních náležitostí a oprávněnosti žadatele/žádosti 7.1.1. Formální náležitosti 7.1.2. Oprávněnost žadatele/žádosti 7.1.3. Vyrozumění žadatelů o výsledcích kontroly 7.2. Odborné hodnocení 7.2.1. Hodnoticí kritéria 7.2.2. Jednání hodnoticí komise a zasedání správní rady 7.3. Vyrozumění žadatelů o výsledku hodnocení

34 34 34 34 35 35 35 36 37

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI 8. SMLOUVA O POSKYTNUTÍ GRANTU 8.1. Uzavření smlouvy o poskytnutí grantu 8.1.1. Přílohy smlouvy 8.1.2. Podpora projektu v režimu de minimis

38 38 38 39

9. ÚČETNICTVÍ A FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU 9.1. Finanční toky (systém plateb) 9.1.1. Platby na úrovni příjemce grantu 9.1.2. Schválení plateb Nadací OSF 9.1.3. Vykazování výdajů partnera projektu 9.1.4. Kontrola nepřekrývání výdajů 9.1.5. Kontrola přímých výnosů projektu 9.2. Vedení účetnictví příjemce grantu / partnera projektu

40 40 40 41 41 42 42 43

10. ZPŮSOBILOST VÝDAJŮ 10.1. Výše grantu a spolufinancování projektu 10.1.1. Spolufinancování formou in-kind (platí pro NNO) 10.1.2. Vyloučené zdroje spolufinancování 10.1.3. Zajištění spolufinancování během realizace projektu 10.2. Způsobilé výdaje 10.2.1. Investiční výdaje 10.2.2. Odpisy 10.2.3. Nepřímé výdaje 10.2.4. Odpočet DPH 10.3. Nezpůsobilé výdaje 10.4. Přímé výnosy projektu 10.5. Veřejná podpora 10.5.1. Bloková výjimka 10.5.2. Podpora de minimis 10.5.3. Ověřování veřejné podpory během realizace projektu 10.6. Povinnosti příjemce grantu v oblasti veřejných zakázek

44 44 44 44 45 45 47 47 47 48 49 49 50 51 52 53 53

11. PRŮBĚH REALIZACE PROJEKTU A JEHO MONITORING 11.1. Změny v projektu 11.1.1. Podstatné změny 11.1.2. Nepodstatné změny 11.2. Monitorování projektu 11.2.1. Zprávy o projektu a jejich schvalování 11.2.2. Podrobný popis příloh a jejich dokladování

54 54 54 55 56 56 58

12. KONTROLNÍ MECHANISMY PROJEKTU 12.1. Kontroly na místě 12.2. Externí audit 12.2.1. Závěrečný audit 12.2.2. Externí audit z podnětu Nadace OSF 12.3. Další typ kontrol na místě 12.4. Nesrovnalosti 12.4.1. Šetření nesrovnalostí 12.5. Řešení stížností

64 64 65 65 65 65 65 65 66

13. PUBLICITA PROJEKTU (KOMUNIKAČNÍ MANUÁL) 13.1. Komunikační plán projektu 13.2. Názvosloví a základní informace pro komunikaci 13.3. Povinnosti příjemce grantu v komunikaci 13.4. Další doporučení

67 67 67 68 70

14. FOND BILATERÁLNÍ SPOLUPRÁCE PROGRAMU DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI

72

15. ARCHIVACE 15.1. Pravidla archivace

73 73


ÚVOD Tuto Příručku jsme koncipovali jako praktického průvodce pro žadatele i pro příjemce grantu v programu Dejme (že) nám šanci, který je financován z Norských fondů a který spravuje Nadace Open Society Fund Praha. V Příručce naleznete obecné informace k programu, jeho právní rámec a popis základních pravidel. Žadatele budou nejvíce zajímat náležitosti, instrukce a užitečné tipy k vypracování formuláře žádosti o grant. Důležité je též věnovat pozornost pravidlům programu, které pomohou při formulaci cílů, volbě aktivit a sestavování rozpočtu a dalších povinných příloh, ale i při realizaci podpořeného projektu. Příjemci grantu pak budou Příručku potřebovat i pro ukončení svého projektu, a to při sepisování závěrečné zprávy či zprávy o udržitelnosti. Příručka vás postupně odkazuje na formuláře a dokumenty, které budete potřebovat při přípravě žádosti nebo při administraci projektu. Tyto formuláře a dokumenty najdete na webových stránkách www.dejmezenamsanci.cz v části Pro žadatele či části Pro příjemce. Ačkoliv je naší snahou se s vámi v této Příručce podělit o všechny důležité informace, data a instrukce, může se stát, že zde nenajdete odpovědi na všechny otázky, nebo že si nebudete jistí, jak některá pravidla v praxi aplikovat. Na vaše otázky rádi odpovíme. Budeme je také pečlivě evidovat, a pokud by jejich frekvence naznačovala, že je třeba nějakou část Příručky aktualizovat, učiníme tak bez zbytečných odkladů. Informace o aktualizacích Příručky po jejím schválení naší správní radou naleznete na webových stránkách programu. Zde je pro vás rovněž k dispozici dokument FAQ – Často kladené dotazy, ve kterém průběžně aktualizujeme informace či doporučení k programu. Přejeme Vám hodně zdaru při přípravě projektových žádostí a těšíme se na vaše projekty. Za realizační tým Barbora Hořavová Manažerka programu Dejme (že)nám šanci Nadace Open Society Fund Praha

Příručka je vypracována v souladu s dokumentem Nařízení o implementaci Finančního mechanismu Norska 2009–2014 (dále jen Nařízení, dostupné na webových stránkách programu), který stanovuje obecná pravidla pro realizaci programu i projektů. V případě nejednoznačné interpretace této Příručky rozhodují ustanovení ve formulaci v Nařízení. Tato Příručka vstupuje v platnost dne 1. 1. 2014, nejpozději však následující den po schválení znění Příručky výkonným ředitelem Nadace Open Society Fund Praha. Veškeré změny či doplnění Příručky musí být předem schváleny nejpozději 5 pracovních dní před datem uvedení změny v platnost.

4


1. ZÁKLADNÍ INFORMACE O PROGRAMU 1.1. DEFINICE POJMŮ

Dejme (že)nám šanci / Let’s Give (Wo)men a Chance – podtitul programu s oficiálním názvem CZ 12 Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života / Domácí násilí a násilí založené na pohlaví, který zprostředkovatel používá pro medializaci a webové stránky programu www.dejmezenamsanci.cz (anglické znění viz MoU, Annex B, G. Programme Area no 28 & 29, Programme 1). Dohoda o programu / Programme Agreement – dohoda mezi Ministerstvem zahraničních věcí Norska a Národním kontaktním místem nastavující implementaci programu. Dárcovská země (donor) – v rámci Finančních mechanismů Norska je dárcovskou zemí Norsko. Fond bilaterální spolupráce – fond finančních prostředků speciálně vyčleněných na podporu a rozvoj vzájemné spolupráce mezi subjekty z České republiky a Norska v programových oblastech (tzv. projekty spolupráce). Finanční mechanismus Norska – finanční mechanismus, jehož prostřednictvím přispívá Norské království v letech 2004–2009 a 2009–2014 ekonomicky slabším zemím v Evropském hospodářském prostoru na investiční a rozvojové projekty v prioritních oblastech, jako je např. ochrana a obnova kulturního dědictví, ochrana životního prostředí, podpora soudnictví, zdravotnictví či péče o dítě aj. a dále na rozvoj vzájemných bilaterálních vztahů. Grant / Project grant – nevratný finanční příspěvek poskytnutý zprostředkovatelem programu na realizaci projektu na základě smlouvy o poskytnutí grantu. Grantová výzva (výzva k předkládání žádostí o grant) – dokument zveřejněný zprostředkovatelem programu definující podmínky pro předkládání žádostí o grant. Grantys – on-line databázový systém zprostředkovatele pro příjem žádostí o grant, průběžných a závěrečných monitorovacích zpráv příjemců grantu. Hodnotitel – zajišťuje expertní hodnocení a bodování jednotlivých žádostí o grant v programu Dejme (že)nám šanci. Hodnoticí komise – orgán zajišťující hodnocení a doporučení k podpoře žádostí o grant v programu Dejme (že)nám šanci. In-kind (forma nefinančního plnění) – náklady ve formě nefinančního plnění představují služby, jež příjemci grantu / partnerovi projektu poskytne třetí strana (fyzická nebo právnická osoba) zdarma bez nároku na odměnu a které se přímo váží k realizaci projektu. V programu Dejme (že)nám šanci se konkrétně jedná o náklady na dobrovolníky.

Kancelář finančních mechanismů (KFM) / Financial Mechanism Office – kancelář, která pomáhá Výboru pro Finanční mechanismus EHP a Ministerstvu zahraničních věcí Norska při řízení Finančních mechanismů EHP / Norska 2009–2014. Administrativně se jedná o součást Evropského sdružení volného obchodu, která je zodpovědná za každodenní implementaci Finančních mechanismů EHP / Norska 2009–2014; dále vykonává funkci kontaktního místa. Malý grant (tzv. malé grantové schéma) – finanční prostředky určené na podporu projektu ve výši 124 000–6 199 999 Kč.

5

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Memorandum o zajištění implementace / Programme implementation agreement – dokument uzavřený mezi zprostředkovatelem a Národním kontaktním místem, který vymezuje zodpovědnosti a povinnosti vyplývající z článku 5.8. Nařízení o implementaci Finančního mechanismu Norska 2009–2014. Memorandum o porozumění o implementaci Finančního mechanismu Norska 2009–2014 (MoP) / Memorandum of Understanding on the Implementation of the Norwegian Financial Mechanism 2009–2014 – smlouva mezi Norskem a Českou republikou, která stanovuje základní podmínky implementace Finančního mechanismu Norska v ČR a vymezuje vzájemně dohodnuté programové oblasti, jejich zaměření a výši podpory. Ministerstvo zahraničních věcí Norska (MZVN) / Norwegian Ministry of Foreign Affairs – instituce, která řídí Finanční mechanismus Norska v období 2009–2014 a rozhoduje ve věci přidělení finanční pomoci v souladu s Nařízením o implementaci Finančního mechanismu Norska 2009–2014. Monitorovací indikátory – v programu Dejme (že)nám šanci jsou jako monitorovací indikátory vykazovány výstupy projektu (konkrétní měřitelné výstupy, které vzniknou v rámci jednotlivých aktivit). Národní kontaktní místo (NKM) / National Focal Point – národní veřejný subjekt, určený přijímajícím státem jako subjekt zodpovědný za dosažení cílů Finančních mechanismů EHP / Norska 2009–2014 a implementaci Memorand o porozumění. Funkci NKM vykonávají oddělení 5801 – Centrum pro zahraniční pomoc – realizace, monitorování a hodnocení a oddělení 5804 – Centrum pro zahraniční pomoc – příprava a koordinace v rámci odboru mezinárodních vztahů Ministerstva financí České republiky. Nařízení o implementaci Finančního mechanismu Norska 2009–2014 (dále jen Nařízení) / Regulation on the implementation of the Norwegian Financial Mechanism 2009–2014 – obecná pravidla pro Finanční mechanismus Norska 2009–2014. Nestátní nezisková organizace (NNO) – organizace charakteru právnické osoby, která nebyla zřízena nebo založena za účelem podnikání a je nezávislá na místní, regionální a centrální vládě, veřejných subjektech, politických stranách a komerčních organizacích. Náboženské instituce a politické strany se za nestátní neziskové organizace nepovažují. Oprávněný žadatel – subjekt, který je oprávněn požádat o grant v rámci grantové výzvy vyhlášené zprostředkovatelem programu. Oprávnění žadatelé jsou definováni v jednotlivých výzvách a v Příručce pro žadatele a příjemce. Partner projektu – veřejný nebo soukromý, komerční nebo nekomerční subjekt, stejně jako nestátní nezisková organizace, který je právnickou osobou na území nebo má působnost na území České republiky, Norska a přijímajících států Norských fondů a který je aktivně zapojen do implementace projektu a účinně k jeho implementaci přispívá. Pravidla Fondu bilaterální spolupráce (dále jen Pravidla) – návodný dokument pro žadatele o grant a příjemce grantu, ve kterém jsou uvedeny všechny náležitosti a pravidla pro čerpání finančních prostředků z Fondu bilaterální spolupráce na tzv. projekty spolupráce. Programová oblast – program Dejme (že)nám šanci se skládá ze dvou programových oblastí: 1) Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života (Mainstreaming Gender Equality and Promoting Work-Life Balance) a 2) Domácí násilí a násilí založené na pohlaví (Domestic and Gender-Based Violence). Projekt – časově ohraničené ekonomicky nedělitelné práce, plnící přesnou technickou funkci a jasně stanovené cíle určené v programu, pod který daný projekt spadá. Projekty spolupráce – projekty realizované příjemci grantů, na které byl poskytnut grant z Fondu bilaterální spolupráce.

6

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Průběžná monitorovací zpráva projektu (PZP) / Interim Monitoring Project Report – dokument vypracovaný příjemcem grantu podle stanovené formy za sledované období 6 měsíců realizace projektu obsahující a) informace o postupu projektu, dosažení výsledků a případných nesrovnalostech (věcná část zprávy a b) informace o způsobilých výdajích projektu, žádost o průběžnou platbu s přehledem očekávaných výdajů a potvrzení o spolufinancování (finanční část zprávy). Přehled výdajů projektu (PVP)/ Summary of incurred expenditures – finanční přehled vypracovaný příjemcem grantu podle stanovené formy obsahující informace o způsobilých výdajích projektu za každé 2 měsíce realizace projektu. Příjemce grantu (= konečný příjemce)/ Project Promoter – veřejný nebo soukromý, komerční nebo nekomerční subjekt, stejně jako nestátní nezisková organizace, jehož zodpovědností je v souladu se smlouvou o poskytnutí grantu implementovat projekt podpořený z Finančního mechanismu Norska. Přijímající země – země, která v souladu se svými národními potřebami a prioritami uzavřela dohodu s dárcovskými státy o souboru programů a rozsahu spolupráce a která na základě této dohody čerpá finanční prostředky z Fondů EHP a Norska. Fondy EHP a Norska jsou určeny na podporu 146 programů v 15 přijímajících zemích; Česká republika je jednou z přijímajících zemí. Regranting – prostředky určené přímo na financování jednotlivých projektů v rámci programů, které jsou dále rozděleny na malé granty (tzv. malé grantové schéma) a velké granty. Smlouva o poskytnutí grantu / Project contract – smlouva uzavřená mezi zprostředkovatelem programu a příjemcem grantu, která upravuje implementaci konkrétního projektu, určuje podmínky poskytnutí grantu, práva a povinnosti zúčastněných stran. Spolufinancování projektu – finanční prostředky, kterými se podílí příjemce grantu či partner projektu na spolufinancování projektu ve stanovené výši a určeném podílu. Za tyto zdroje se považují i takové prostředky, které příjemce grantu či partner projektu získal z jiného zdroje. Je-li příjemcem grantu nestátní nezisková organizace, je možné spolufinancování do stanovené procentuální výše zajistit i formou nefinančního plnění (tzv. in-kind). Velký grant – finanční prostředky určené na podporu projektu ve výši 6 200 000 – 15 000 000 Kč. Závěrečná monitorovací zpráva projektu (ZZP) / Final Monitoring Project Report – dokument vypracovaný příjemcem grantu po ukončení projektu podle stanovené formy obsahující informace o realizaci projektu, dosažených výstupech a výsledcích projektu (věcná část zprávy) a informace o celkových způsobilých nákladech projektu, žádost o závěrečnou platbu a potvrzení o spolufinancování (finanční část). Zprostředkovatel programu (ZP) / Programme Operator – veřejný nebo soukromý, komerční nebo nekomerční subjekt, stejně jako nestátní nezisková organizace, jehož zodpovědností je připravit a implementovat program. Nadace Open Society Fund Praha (dále Nadace OSF) byla vybrána ve výběrovém řízení na zprostředkovatele programu Dejme (že)nám šanci. Způsobilé výdaje – výdaje vynaložené na stanovený účel a v rámci období stanoveného v právních aktech o přidělení grantu, které jsou v souladu s Nařízením a dalšími pravidly stanovenými MZVN, KFM, NKM nebo zprostředkovatelem pro daný program. Žadatel – subjekt, který předkládá žádost o grant. Žádost o grant (projektová žádost) – dokument vypracovaný žadatelem ve stanovené formě, kterým žádá zprostředkovatele programu o grant na realizaci projektu. Žádost o zálohovou platbu – dokument vypracovaný příjemcem grantu ve stanovené formě, jehož prostřednictvím žádá zprostředkovatele programu o předfinancování projektu na základě smlouvy o poskytnutí grantu.

7

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Žádost o průběžnou platbu – dokument vypracovaný příjemcem grantu ve stanovené formě, jehož prostřednictvím žádá zprostředkovatele programu o průběžnou platbu na základě průběžné monitorovací zprávy projektu (finanční části s vyúčtováním způsobilých výdajů projektu za dané monitorovací období). Žádost o závěrečnou platbu – dokument vypracovaný příjemcem grantu ve stanovené formě, jehož prostřednictvím žádá zprostředkovatele programu o závěrečnou platbu na základě závěrečné monitorovací zprávy projektu.

1.2. SEZNAM ZKRATEK EHP

Evropský hospodářský prostor

EK

Evropská komise

KFM

Kancelář finančních mechanismů

Metodika

Metodika finančních toků, kontroly a certifikace programů financovaných z Finančních mechanismů Evropského hospodářského prostoru a Norska v programovém období 2009–2014

MF

Ministerstvo financí ČR

MI

Monitorovací indikátor (y)

MoU

Memorandum o porozumění

MPSV

Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR

MZVN

Ministerstvo zahraničních věcí Norska

Nařízení

Nařízení o implementaci FM Norska 2009–2014

NKM

Národní kontaktní místo

NNO

Nestátní nezisková organizace

Pokyn NKM pro ZP (Pokyn)

Pokyn Národního kontaktního místa pro zprostředkovatele programů financovaných z EHP a Norských fondů 2009–2014

Pravidla

Pravidla Fondu bilaterální spolupráce

Příručka

Příručka pro žadatele a příjemce (malé a velké granty)

ZP

Zprostředkovatel programu

8


2. O PROGRAMU 2.1. NADACE OPEN SOCIETY FUND PRAHA – ZPROSTŘEDKOVATEL PROGRAMU

Posláním Nadace Open Society Fund Praha je rozvíjet hodnoty otevřené společnosti a demokracie. Nadace Open Society Fund Praha má více než 20 let zkušeností a patří mezi pět největších nadací v České republice. Financuje a sama také realizuje projekty, které usilují o systémové změny na celostátní úrovni, i projekty, které přispívají k řešení konkrétních lokálních situací. Podporuje aktivní občany, kteří ovlivňují dění ve svém bezprostředním okolí i své zemi.

Nadace Open Society Fund Praha se zaměřuje na čtyři klíčové oblasti: efektivní a transparentní veřejná správa v rámci Fondu Otakara Motejla, vzdělávání dětí a mladých lidí, rovné příležitosti žen a mužů a prevence domácího násilí v programu Dejme (že)nám šanci a aktivní role České republiky v Evropské unii. Mimo to pořádá soutěž Novinářská cena, jež každoročně oceňuje kvalitní českou žurnalistiku. Je také zkušeným administrátorem grantů v oblasti obecně prospěšných aktivit. Administruje například podporu z Nadačního fondu Hyundai, který přispívá na komunitní projekty v Moravskoslezském kraji, a od roku 2012 je zprostředkovatelem Norských fondů v oblasti rovných příležitostí a domácího násilí. Nadace Open Society Fund Praha byla vybrána jako zprostředkovatel Norských fondů na základě výsledku výběrového řízení s názvem “Zprostředkovatel programu – Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpor a slaďování pracovního a soukromého života / Domácí násilí a násilí založené na pohlaví” (zahájeného dne 5. 3. 2012 podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů a na základě Smlouvy o smlouvě budoucí o zajištění implementace programu uzavřené mezi NKM a Zprostředkovatelem ke dni 3. 7. 2012). Program je v České republice realizován na základě Memoranda o porozumění o implementaci Finančního mechanismu Norska pro léta 2009–2014 ze dne 16. června 2011 uzavřeného mezi Norským královstvím a Českou republikou, zastoupenou Ministerstvem financí ČR.

2.2. NORSKÉ FONDY1

Prostřednictvím Norských fondů přispívá Norsko ke snižování ekonomických a sociálních rozdílů a k posílení vzájemné spolupráce v Evropě. V současném programovém období (v původním termínu období 2009–2014) přispívá Norsko částkou 1,7 miliardy eur. Podporuje především ochranu životního prostředí, výzkum a stipendia, rozvoj občanské společnosti, péči o zdraví, děti, rovnost žen a mužů či zkvalitnění justice. Podpora je určena pro nevládní organizace, výzkumné a akademické instituce, veřejný i soukromý sektor ve 12 nových členských státech Evropské unie. Součástí aktivit, které poběží do roku 2016, je i rozsáhlá spolupráce institucí z těchto zemí s norskými subjekty.

Česká republika získá v tomto období z Norských fondů 70,4 milionů eur a dalších 61,4 milionů eur z Fondů EHP, do nichž přispívá kromě Norska i Island a Lichtenštejnsko. Do roku 2016 bude z těchto fondů v Česku financováno patnáct programů. Všechny musí respektovat lidská práva, řádnou správu finančních prostředků, udržitelný rozvoj a rovné příležitosti žen a mužů. Důraz je kladen také na začlenění menšin nebo zlepšení situace Romů. Finanční prostředky lze čerpat i z globálního fondu pro podporu důstojné práce a tripartitního dialogu, který přímo spravuje norská agentura Innovation Norway.

2.3. PROGRAM DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI2

Program Dejme (že)nám šanci podporuje rovné příležitosti žen a mužů v pracovním i osobním životě a prevenci a pomoc obětem domácího násilí v České republice. Je financován z Norských fondů a spravuje ho Nadace Open Society

1

Oficiálním názvem grantového schématu je Finanční mechanismus Norska, název určený pro komunikační účely však zní Norské fondy – tento název je tedy v textu dále užíván.

2

Oficiální název programu zní CZ 12 Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života / Domácí násilí a násilí založené na pohlaví, pro veškeré komunikační účely je však dále používán název program Dejme (že)nám šanci.

9

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Fund Praha, která v letech 2013‒2016 rozdělí na takto zaměřené projekty 137 milionů korun. Prostředky poskytne také na spolupráci českých a norských organizací a sdílení norských zkušeností. Podpořené projekty by měly pomoci rozšířit pružnou pracovní dobu a další formy flexibilních pracovních úvazků pro rodiče předškolních dětí, zajistit dostupnost služeb péče o děti ve věku 0‒6 let nebo zvýšit povědomí o genderových tématech a provést audity veřejných politik z pohledu rovnosti žen a mužů. Přispějí také k rozvoji služeb pro osoby ohrožené domácím násilím a násilím na ženách a mužích a prevenci či snížení výskytu násilí. Důležitou součástí programu je podpora a rozvoj vzájemných bilaterálních vztahů České republiky s Norskem, konkrétně posilování partnerství mezi českými subjekty a partnery z Norska při přípravě a realizaci projektů a vzájemná výměna zkušeností. Program Dejme (že)nám šanci se dělí na tyto programové oblasti: ▶▶ Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života ▶▶ Domácí násilí a násilí založené na pohlaví Očekávané výsledky programu/projektů jsou následující: 1. Zlepšení rovnováhy mezi pracovním, soukromým a rodinným životem 2. Posouzení a realizace veřejných politik a praxí z pohledu rovnosti žen a mužů (gender mainstreaming) 3. Zvyšování povědomí o genderových tématech a výzkum v této oblasti 4. Posílení spolupráce organizací, kterí se zabývající rovností žen a mužů 5. Snížení výskytu násilí na ženách a mužích 6. Snížení výskytu domácího násilí Očekávané výstupy programu a monitorovací indikátory (výstupy projektu) jsou uvedeny v kapitole 4.2.4. Příručky.

2.4. VÝŠE FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ A JEJICH ROZDĚLENÍ

Na realizaci projektů v obou programových oblastech (tzv. regranting) připadá 135 174 186 Kč (5 450 572 €), finanční prostředky na regranting jsou dále rozděleny dle programových oblastí a jednotlivých výsledků programu (viz dále).

2.4.1. MALÉ A VELKÉ GRANTY V obou programových oblastech lze podat žádost o: ▶▶ malý grant (tzv. malé grantové schéma) ve výši 124 000 Kč – 6 199 999 Kč; ▶▶ velký grant ve výši 6 200 000 Kč – 15 000 000 Kč. Velké granty budou zaměřeny na podporu zejména partnerských projektů klíčových hráčů v dané oblasti, předpokládá se spolupráce NNO, krajů, akademických institucí a firem. Cílem podpory projektů je dosažení výrazných změn v obou programových oblastech. Malé granty jsou určeny na podporu projektů smysluplně doplňujících velké granty, výzva bude určena zejména pro NNO, které v obou oblastech hrají významnou roli. 2.4.2. ROZDĚLENÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ MEZI PROGRAMOVÉ OBLASTI Programová oblast

Alokace (Kč)

Z toho malé granty

%

Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života

60 828 423 Kč

13 838 400 Kč

45 %

Domácí násilí a násilí založené na pohlaví

74 345 763 Kč

16 913 600 Kč

55 %

135 174 186 Kč

30 752 000 Kč

100 %

Celkem

10

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI 2.4.3. ROZDĚLENÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ NA MALÉ A VELKÉ GRANTY Programová oblast

Velké granty

Malé granty

Kč

€

Kč

€

46 990 023 Kč

1 894 759 €

13 838 400 Kč

558 000 €

1. Zlepšení rovnováhy mezi pracovním, soukromým a rodinným životem

12 687 283 Kč

511 584 €

3 736 368 Kč

150 660 €

2. Provádění gender mainstreamingu ve veřejných politikách a praxích

12 687 283 Kč

511 584 €

3 736 368 Kč

150 660 €

3. Zvyšování povědomí o genderových tématech a výzkum v této oblasti

12 687 333 Kč

511 586 €

3 736 368 Kč

150 660 €

4. Posílení sítě organizací zabývajících se rovností žen a mužů

8 928 124 Kč

360 005 €

2 629 296 Kč

106 020 €

57 432 163 Kč

2 315 813 €

16 913 600 Kč

682 000 €

1. Snížení výskytu násilí na ženách a mužích

28 716 069 Kč

1 157 906 €

8 456 800 Kč

341 000 €

2. Snížení výskytu domácího násilí

28 716 094 Kč

1 157 907 €

8 456 800 Kč

341 000 €

104 422 186 Kč

4 210 572 €

30 752 000 Kč

1 240 000 €

135 174 186 Kč

5 450 572 €

Výsledky 1. Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života

2. Domácí násilí a násilí mezi pohlavími

CELKEM programové oblasti CELKEM regranting

2.4.4. GRANTOVÉ VÝZVY Finanční prostředky rozdělí Nadace OSF ve dvou grantových kolech: 1. velké granty ve výši 4 210 572 eur a malé granty ve výši 868 000 eur – první čtvrtletí 2014; 2. malé granty ve výši 372 000 eur – čtvrté čtvrtletí 2014.

11


2.5. PRÁVNÍ RÁMEC A ZÁVAZNÉ DOKUMENTY

Nastavení programu a jeho implementace vychází z následujícího právního rámce: ▶▶ Dohoda mezi Evropskou unií a Norským královstvím o Finančním mechanismu Norska na období 2009–2014; ▶▶ Memorandum o porozumění o implementaci Finančního mechanismu Norska pro léta 2009–2014 mezi Norským královstvím a Českou republikou uzavřené dne 16. 06. 2011; ▶▶ Nařízení o implementaci Finančního mechanismu Norska 2009–2014, které přijalo MZVN včetně všech příloh a doplňujících pokynů, vydaných MZVN (dále jen Nařízení); ▶▶ Dohoda o programu mezi MZVN a NKM o realizaci a finančním příspěvku k Programu CZ 12 Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života / Domácí násilí a násilí založené na pohlaví včetně příloh; ▶▶ Rozhodnutí o poskytnutí dotace z Národního fondu v rámci FM Norska 2009–2014 pro CZ 12 uzavřené mezi Ministerstvem financí ČR a Nadací Open Society Fund Praha; ▶▶ Smlouva o zajištění implementace programu „Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života / Domácí násilí a násilí založené na pohlaví“ uzavřené mezi NKM a Nadací Open Society Fund Praha; ▶▶ Memorandum o zajištění implementace uzavřené mezi NKM a Nadací Open Society Fund Praha; ▶▶ Pokyn Národního kontaktního místa pro zprostředkovatele programů financovaných z EHP a Norských fondů 2009–2014; ▶▶ Pokyn NKM pro způsobilé výdaje EHP a Norských fondů 2009–2014; ▶▶ Pokyn NKM k veřejným zakázkám malého rozsahu financovaných z EHP a Norských fondů 2009–2014; ▶▶ Metodika finančních toků, kontroly a certifikace programů financovaných z Finančních mechanismů EHP / Norska v programovém období 2009–2014, která byla schválena Vládou ČR – Usnesení č. 505; ▶▶ platná legislativa ČR a EU relevantní pro implementaci programu a projektů financovaných z grantu programu; ▶▶ další pravidla a pokyny přijaté MZVN, KFM, NKM, CO a AO relevantní pro implementaci programu; ▶▶ schválený finální návrh programu; ▶▶ schválený Manuál zprostředkovatele programu Dejme (že)nám šanci.

12


3. OPRÁVNĚNOST ŽADATELE/PARTNERA 3.1. OPRÁVNĚNOST ŽADATELE

Oprávněnými žadateli o grant jsou soukromé a veřejné subjekty, komerční, nekomerční a nevládní neziskové organizace, které jsou právnickými osobami na území České republiky (viz podrobný seznam níže). Žadatel o grant musí splňovat podmínku alespoň dvouleté historie v době podání žádosti o grant. a. Obce a města, příspěvkové organizace obcí a měst, svazky obcí – zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 131/2000 Sb., o hl. městě Praze, zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů; b. Kraje, příspěvkové organizace krajů – zákon č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů ve znění pozdějších předpisů; c. Česká republika – organizační složky státu, státní příspěvkové organizace – § 3 zákona č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů; d. Státní podniky – zákon č. 77/1997 Sb., o státním podniku, ve znění pozdějších předpisů; e. Státní organizace – zřízené zvláštním zákonem – např. Správa železniční dopravní cesty, státní organizace dle zákona č. 77/2002 Sb., o akciové společnosti České dráhy; státní organizaci Správa železniční dopravní cesty a o změně zákona č. 266/1994 Sb., o drahách, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 77/1997 Sb., o státním podniku, ve znění pozdějších předpisů; státní vysoké školy a univerzity, zákon č. 569/1991 Sb., o Pozemkovém fondu ČR apod.; f. Veřejné výzkumné instituce – zákon č. 341/2005 Sb. o veřejných výzkumných institucích ve znění pozdějších předpisů; g. Spolky – dříve občanská sdružení, ústavy a sociální družstva (nestátní neziskové organizace – NNO) – zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník; h. Obecně prospěšné společnosti (NNO) – zákon č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech a o změně a doplnění některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů; i. Zájmová sdružení právnických osob (NNO) – § 20f zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník; j. Církve a náboženské společnosti a organizace (NNO) – zákon č. 3/2002 Sb., o svobodě náboženského vyznání a postavení církví a náboženských společností a o změně některých zákonů, zákon o církvích a náboženských společnostech, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 455/1991 Sb. o živnostenském podnikání – živnostenský zákon; k. Nadace a nadační fondy (NNO) – zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník; l. Obchodní společnosti – zákon č. 90/2012 o obchodních korporacích; m. Družstva – zákon č. 90/2012 o obchodních korporacích; n. Společenství vlastníků jednotek – zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník; o. Sociální partner – např. odborový svaz, zaměstnavatelská organizace.

Oprávněnými žadateli jsou rovněž mezivládní organizace s působností na území ČR. Oprávněným žadatelem není OSVČ (osoba samostatně výdělečně činná). Podmínkou udělení grantu je nekomerční účel projektu a nezávislost na politických stranách. Projekty či jejich aktivity nesmí vést, ať již přímo či nepřímo, k propagaci náboženství a víry. Žadatel musí být přímo zodpovědný za realizaci projektu, na který žádá grant, nesmí vystupovat jen jako zprostředkovatel.

3.2. PARTNERSTVÍ A OPRÁVNĚNOST PARTNERŮ

Žadatel může předkládat žádost o grant samostatně, nebo společně s partnerskými organizacemi. Smyslem partnerství je zajištění úzké vzájemné spolupráce různých typů organizací, které disponují odlišnými zkušenostmi s řešením proble-

13

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI matiky v dané oblasti (vymezené jak regionálně, tak tematicky), při realizaci projektu či jeho části. Maximální počet partnerů projektu není stanoven. Partnerství je smluvní vztah mezi dvěma a více subjekty (veřejnými či soukromými), který je založen na společné odpovědnosti za realizaci projektu. Partneři se společně podílejí na projektu ve fázi zpracování projektové žádosti, ve fázi jeho realizace i ve fázi ukončení projektu. Partneři se podílejí rovněž na zajištění udržitelnosti projektu. Náklady na partnerství jsou způsobilým nákladem projektu podávaného v rámci malých i velkých grantů v obou programových oblastech. Žadatel dokládá partnerství při podání žádosti prohlášením o partnerství s každou partnerskou organizací, a to buď v českém jazyce v případě partnerství s českým subjektem, nebo v anglickém jazyce v případě partnerství se subjektem z Norska či ostatních přijímajících zemí. V případě přidělení grantu je nutné uzavřít smlouvu o partnerství, která bude předložena Nadaci OSF ještě před podpisem smlouvy o poskytnutí grantu. Oprávněnými partnery projektů malých i velkých grantů jsou: ▶▶ soukromé a veřejné subjekty, komerční, nekomerční a nevládní organizace, které jsou právnickými osobami na území / s působností na území České republiky (viz seznam výše v kapitole 3.1. Příručky); ▶▶ soukromé a veřejné subjekty, komerční, nekomerční a nevládní organizace, které jsou právnickými osobami na území / s působností na území Norska; ▶▶ soukromé a veřejné subjekty, komerční, nekomerční a nevládní organizace, které jsou právnickými osobami na území / s působností na území přijímajících zemí podporovaných z Norských fondů (tj. Bulharsko, Estonsko, Kypr, Litva, Lotyšsko, Maďarsko, Malta, Polsko, Rumunsko, Slovensko, Slovinsko); ▶▶ mezivládní organizace s působností na území výše uvedených zemí. V rámci projektu jsou možné dva typy partnerství: ▶▶ partner s finančním příspěvkem – tento typ partnera přijímá prostřednictvím příjemce grantu část grantu na realizaci věcných projektových aktivit; ▶▶ partner bez finančního příspěvku – tento typ partnera se podílí na realizaci věcných aktivit projektu, např. formou konzultací, odborné garance apod., ale není mu poskytován žádný finanční příspěvek za účast na realizaci projektu. Podmínky spoluúčasti partnerů na realizaci projektu: 1. Účast partnerů v projektu musí být opodstatněná a nezastupitelná. 2. Povaha právních vztahů mezi příjemcem a jeho partnery není založena na poskytování služeb; spolupráce nemá charakter dodavatelsko-odběratelského vztahu. Partnerství nesmí mít komerční (ziskový) charakter. 3. Veškeré smluvní vztahy mezi příjemcem grantu a partnery včetně postavení jednotlivých partnerů, jejich úlohy v projektu a vymezení aktivit, odpovědnosti a úpravy vzájemných práv a povinností při realizaci projektu jsou upraveny ve smlouvě o partnerství. 4. Při realizaci projektu je partner zavázán smlouvou o partnerství stejnými podmínkami ve vztahu k Nadaci OSF (resp. Norským fondům) jako příjemce grantu. 5. Partnerovi nesmí v důsledku realizace projektu vznikat přímé výnosy (příjmy generované z projektu).

14


3.3. PARTNERSTVÍ SE SUBJEKTEM Z NORSKA

Prioritou Norských fondů je posílení spolupráce českých a norských organizací a firem. Promyšlené a funkční partnerství s relevantním subjektem z Norska je při hodnocení žádostí v programu Dejme (že)nám šanci bodově zvýhodněno (blíže v kapitole 7. Příručky). Spolupráce či partnerství s organizací či firmou z Norska není však nezbytnou podmínkou žádosti o grant.

Norské partnerské organizace při podání žádosti doloží prohlášení o partnerství v anglickém jazyce. V případě přidělení grantu je pak nutné uzavřít smlouvu o partnerství, která bude předložena Nadaci OSF ještě před podpisem smlouvy o poskytnutí grantu. K vyhledávání partnerů je možné využít databáze norských organizací zveřejněných na: ▶▶ www.dejmezenamsanci.cz ▶▶ www.ngonorway.org/bilateral-partnerships/finding-partners

15


4. OBSAH A ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI O GRANT 4.1. PŘÍPRAVA PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU

Tato část Příručky je věnována přípravě projektového záměru. Doporučujeme vám ji prostudovat ještě před vyplňováním elektronické žádosti v Grantysu. Věnujte pozornost našim radám a doporučením, dodržujte navrhovanou časovou posloupnost. Na přípravě žádosti spolupracujte s kolegy a kolegyněmi, kteří se na realizaci projektu budou podílet. Zapojte též vaše projektové partnery. 1. Popište stručně stávající situaci v oblasti, kam směřujete váš projekt, a z ní plynoucí potřeby změny. Změny mohou být následující: zkvalitnění či rozšíření stávajících služeb / činností; vytvoření nových služeb / činností. Přesvědčivě tedy zformulujte, proč je vhodné se zabývat právě tímto problémem právě teď. 2. Promyslete a přesně definujte a kvantifikujte cílovou skupinu projektu (viz kapitola 4.2.3. Příručky). Když si zmapujete výchozí situaci, nastává čas si přesně vymezit cílovou skupinu, pro kterou jsou projektové aktivity určeny. Zvažte, zda a jaká je po vaší službě či změně u definované skupiny poptávka. Bude mít o aktivity zájem? Jak ji namotivujete, aby se aktivit účastnila v plánovaném rozsahu? 3. Zformulujte cíl projektu. Cíl popisuje, k čemu realizací projektu směřujete. Odpovězte si na otázku, jakou pozitivní změnu chcete svým projektem iniciovat oproti stávající situaci a jak dosáhnete zamýšlené změny. Cíl projektu musí být dosažitelný v daném čase za daných podmínek. Musí být formulován tak, aby po ukončení projektu bylo možné posoudit, zda došlo k jeho naplnění. 4. Jaké budou výsledky projektu? Popište v bodech skutečnosti popisující budoucí stav po realizaci projektu. Výsledky jsou pozitivní změna, ke které realizace projektu vede; vypovídají o budoucí udržitelnosti projektu. Výčet očekávaných výsledků programu, a tedy i projektů, naleznete v kapitole 4.2.4. Příručky. 5. Jaké budou monitorovací indikátory – ověřitelné výstupy projektu? Popište je. Výstupy projektu definují, co vše je třeba udělat a zajistit k dosažení cíle projektu. Pokud výstupy realizujeme, povedou k výsledkům a ty k cíli projektu. Výstupy projektu jsou hmotné i nehmotné statky, které vzniknou v rámci jednotlivých aktivit a které jako stupně vedou k výsledkům. Jsou natolik konkrétní, že se dají kvantifikovat. Výstupy mohou být: proškolení lektoři, nově vytvořené metodiky, vybavené třídy, zveřejněné informační materiály atd. V programu Dejme (že)nám šanci jsou na výběr předem definované ověřitelné výstupy projektu – tzv. monitorovací indikátory (viz tabulka základního nastavení programu v kapitole 4.2.4. Příručky). Pokud aktivity projektu povedou i k dalším výstupům, které nejsou uvedeny v tabulce, můžete definovat i své vlastní výstupy. 6. Jaké budou aktivity projektu? Aktivity projektu jsou jednotlivé dílčí činnosti, které vedou k realizaci výstupů. Aktivity jsou procesy, nikoli hmotné nebo nehmotné produkty (na rozdíl od výstupů). Na úrovni aktivit již dokážeme zcela přesně kvantifikovat vše potřebné k dosažení výstupů. Proto je podrobné definování aktivit podkladem pro rozpočet projektu a také pro určení podílu a odpovědností jednotlivých pracovníků zapojených do realizace projektu. Pozor – každá aktivita musí vést k nějakému výstupu (aktivita je například „školení lektorů“, ta vede k výstupu „proškolení lektoři“)! 7. Vytvořte si stručně logickou linii projektu DEFINOVANÁ POTŘEBA – CÍL – VÝSLEDEK – VÝSTUPY – AKTIVITY. Popisem situace například je: „učitelé základních škol při výuce stále reprodukují genderové stereotypy“ – z něj plyne definovaná potřeba „lepší povědomí učitelů základních škol o genderových stereotypech“ – ta vede k cíli „zlepšit informovanost učitelů základních škol o genderových stereotypech“ a ten vede k výsledku „zavedení nového vzdělávacího programu“, ten k výstupům projektu „proškolení učitelé“, „vypracovaná metodika“... a ty k aktivitám „školení učitelů“, „zpracování a ověření metodiky“ apod. Často se stává, že žadatelé přesně vědí, co všechno chtějí v rámci projektu realizovat (tzn., že znají aktivity), a teprve následně se snaží nesourodým aktivitám vymyslet společný jmenovatel v podobě cíle a dalších charakteristik. Tento postup je nesprávný, vede k tomu, že je projekt celkově nekonzistentní a že žadatelé nejsou

16

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI schopni formulovat výstupy a výsledky projektu. Proto vždy doporučujme postupovat dle logické posloupnosti popsané výše. 8. V tuto chvíli si projděte znovu tabulku základního nastavení programu Dejme (že)nám šanci (programové oblasti, očekávané výsledky, výstupy programu a monitorovací indikátory). Tabulku naleznete v kapitole 4.2.4. Příručky a na www.dejmezenamsanci.cz/zadatele-o-grant/formulare-pro-zadatele/. Ověřte, zda je váš projektový záměr v souladu alespoň s jedním z očekávaných výsledků a výstupů programu a zda naplňuje alespoň jeden monitorovací indikátor. Pokud ne, žádost v programu Dejme (že)nám šanci nepodávejte. Je to ztráta vašeho času a kapacit. Zvažte, jestli se pro vás nehodí lépe jiný z programu EHP / Norských fondů (např. CZ 3 Fond pro NNO) nebo jiný způsob financování. 9. Připravte si základní finanční rozvahu. Nastudujte si pravidla pro uznatelnost výdajů, pravidla pro investice. Nezapomeňte promyslet vaše možnosti spolufinancování, ověřte, jakou minimální míru spolufinancování jste povinni zajistit (viz kapitola 10.1. Příručky). 10. Připravte si základní časovou rozvahu. Ověřte, že plánované období realizace je v souladu jak s doporučeným datem pro zahájení projektu (do projektu není možné zpětně zahrnovat již realizované aktivity či výdaje), tak maximální možnou délkou realizace dle dané výzvy i pravidel velkých či malých grantů. Naplánujte jednotlivé aktivity tak, aby na sebe logicky navazovaly. Promyslete kapacitu realizačního týmu ve vztahu k časovému harmonogramu aktivit. Časové rozvržení musí odpovídat reálným potřebám projektu. 11. Promyslete, zda máte dostatečné personální, prostorové a jiné kapacity uvnitř organizace a zda je třeba je případně navýšit, nebo jinak změnit. Zvažte, s jak velkými projekty máte zkušenosti. Plánujete-li realizovat projekt s výrazně větším rozsahem a vyšším rozpočtem, zvažte zapojení partnerů, případně zapojení zkušeného externího projektového manažera. 12. Popřemýšlejte, zda by zapojení partnerů projektu bylo funkční a efektivní, případně zda by přispělo k rozdělení zátěže spolufinancování. Partnera zapojte pouze tehdy, je-li to pro realizaci projektu a jeho financování smysluplné a prospěšné. Pokud se pro zapojení partnera rozhodnete, zapojte ho již do přípravy projektového záměru. 13. Zamyslete se nad udržitelností výsledků projektu. Navrhněte konkrétní činnosti, které udržitelnost napomohou zajistit. Zvažte také, jaká bude jejich finanční udržitelnost, či jak ji případně s předstihem řešit. 14. Zamyslete se nad překážkami realizace projektu. Kdo nebo co vám může v řešení problému zabránit? Identifikujte a analyzujte rizika, která mohou realizaci vašeho projektu ohrozit. Popřemýšlejte, jak můžete rizikům předcházet, případně je minimalizovat. Navrhněte vhodná opatření.

4.2. ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI O GRANT

Máte-li připraveny a pečlivě promyšleny všechny základní kroky uvedené v předchozí kapitole, projekt považujete za realizovatelný v rámci vaší organizace (nebo v partnerství), a skutečně patří do programu, pak můžete začít se zpracováním žádosti o grant.

V následujících kapitolách se budeme věnovat podrobněji horizontálním tématům, cílovým skupinám, očekávaným výsledkům a monitorovacím indikátorům projektu, komunikačnímu plánu, udržitelnosti projektu a zpracování rozpočtu. 4.2.1. OBECNÁ PRAVIDLA Projekt by měl být formulován stručně, jasně a výstižně. Důkladně zvažte, jaké informace a v jaké struktuře do žádosti uvedete. Snažte se na žádost dívat také z druhé strany – ze strany hodnotitele, který bude vaši žádost posuzovat. Ptejte se, zda jsou v žádosti uvedeny všechny důležité informace, zda jsou logicky uspořádané a nejsou zbytečně rozvláčné. Přílišný rozsah textu může vést k tomu, že důležité informace zapadnou. Nezapomínejte na to, že hodnotitel se o vaší organizaci a projektovém záměru dozví právě a jen to, co mu v žádosti sdělíte. Vhodným vodítkem k tomu, zda jste na něco nezapomněli, je kapitola 7.2.1. Příručky – Hodnoticí kritéria.

17

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI 4.2.2. HORIZONTÁLNÍ A PRŮŘEZOVÁ TÉMATA HORIZONTÁLNÍ TÉMATA PROGRAMU

Projekty v programu Dejme (že)nám šanci mají v souladu s Memorandem o porozumění o implementaci Finančního mechanismu Norska 2009–2014 mezi Norskem a Českou republikou přispívat k naplňování společných demokratických hodnot. Tyto hodnoty, které jsou v souladu se základními hodnotami Evropské unie a Rady Evropy a které jsou vymezeny EHP a Norskými fondy jako horizontální témata, musejí být nedílnou součástí všech projektů. Projekty mají svými aktivitami přispívat k podpoře tolerance a dodržování základních lidských práv, potlačováníprojevů nenávisti, rasismu, extremismu, homofobie a antisemitismu, boji proti násilí na ženách, sexuálnímu obtěžování a obchodování s lidmi. Vaše projekty tedy musí mít na uvedená témata pozitivní či neutrální vliv. V žádosti dle reality uveďte, jaký vliv má váš projekt na horizontální témata (je-li třeba, specifikujte dle jednotlivých témat) a stručně svoje stanovisko zdůvodněte. PRŮŘEZOVÁ TÉMATA PROGRAMU

V žádosti se dále povinně vyjadřujete k dopadu vašeho projektu na následující průřezová témata vymezená Norskými fondy: ▶▶ řádná a transparentní správa; ▶▶ ekonomická udržitelnost; ▶▶ sociální udržitelnost; ▶▶ dopad na životní prostředí; ▶▶ rovnost žen a mužů. Uveďte, jaký vliv má váš projekt na uvedená témata; svoje stanovisko stručně zdůvodněte. Máte-li připravena nějaká konkrétní opatření, která přispějí k pozitivnímu dopadu na průřezová témata, popište je. Problematika horizontálních a průřezových témat je zohledňována při hodnocení projektů podporovaných z Norských fondů. Pokud by měly vaše projekty na uvedená témata negativní vliv (byť i jen na jedno z témat), nemohou být v rámci programu Dejme (že)nám šanci podpořeny. K naplňování těchto oblastí se budou příjemci grantu vyjadřovat v průběžných a závěrečných monitorovacích zprávách projektu. 4.2.3. CÍLOVÉ SKUPINY Popis cílové skupiny projektu by měl podat přesnou a jednoduchou informaci o tom, komu je projekt určen, na koho je zaměřen a co mu přináší. Nezbytné je popsat cílovou skupinu minimálně v těchto aspektech: ▶▶ definice – jde o jednoduchou charakteristiku cílové skupiny (např. státní úředníci, soudci, žáci ZŠ apod.); ▶▶ regionální vymezení – obsahuje informace o geografickém vymezení oblasti, v níž se cílová skupina vyskytuje (např. obyvatelé části obce, celé obce, více obcí, regionu apod.); ▶▶ kvantifikace – určuje velikost cílové skupiny vyjádřenou v počtu jedinců, přesnost se bude lišit dle velikosti a zaměření projektu; ▶▶ potřeby – odůvodňují zaměření projektu a jeho potřebnost vzhledem k aktuální situaci cílové skupiny; ▶▶ přínos – vysvětluje, jak realizace projektu přispěje k naplňování výše definovaných potřeb cílové skupiny, jak zlepší její situaci. Prioritou Norských fondů jsou projekty, které zohledňují specifické potřeby Romů a usilují o inkluzi Romů do společnosti. Taktéž program Dejme (že)nám šanci uvítá všechny projekty, které se na tato témata zaměří, plánují přímo pracovat s cílovou skupinou Romů, jsou realizovány ve spolupráci s odborníky či institucemi, které se zabývají inkluzí Romů, nebo se věnují medializaci programových témat v rámci romské komunity. Norské fondy dále podporují projekty, které zohledňují specifické potřeby dalších znevýhodněných skupin (LGBT, senioři a děti).

18

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI 4.2.4. OČEKÁVANÉ VÝSLEDKY, VÝSTUPY A MONITOROVACÍ INDIKÁTORY TABULKA ZÁKLADNÍHO NASTAVENÍ PROGRAMU

1. Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života

Programová oblast

Očekávané výsledky programu/projektu

1. Zlepšení rovnováhy mezi pracovním, soukromým a rodinným životem

Výstupy programu

Monitorovací indikátory (výstupy projektu)

Zavedení flexibilních pracovních režimů pro zaměstnance

2. Počet lidí využívajících nově flexibilní pracovní režimy Vznik služeb péče o děti předškolního věku

2. Posouzení a realizace veřejných politik a praxí z pohledu rovnosti žen a mužů (gender mainstreaming)

3. Zvyšování povědomí o genderových tématech a výzkum v této oblasti

4. Posílení spolupráce organizací, které se zabývají rovností žen a mužů

1. Počet organizací, které zavedly opatření pro flexibilní pracovní režimy svých zaměstnanců / Počet nových co-workingových center, která pomáhají rodičům předškolních dětí v návratu do zaměstnání

Provedení analýzy veřejných politik a postupů z pohledu rovnosti žen a mužů

3. Počet nově vzniklých služeb péče o děti předškolního věku nebo zajištění kontinuity a udržitelnosti dalšího fungování služeb již zavedených 4. Počet nově provedených analýz veřejných politik z pohledu rovnosti žen a mužů na národní a/nebo regionální úrovni 5. Počet přijatých veřejných či místních politik a postupů, které při realizaci využívají rovného přístupu k ženám a mužům (gender mainstreaming)

Zavedení genderového mainstreamingu do fungování subjektů veřejné správy

6. Počet organizací, které nově prošly genderovým auditem

Uspořádání informačních kampaní a provedení/publikace výzkumu v oblasti rovnosti žen a mužů

8. Počet kampaní, informačních akcí, včetně publikace tištěných materiálů k tématu rovnosti žen a mužů a jejich distribuce

Posílení genderového mainstreamingu v rámci vzdělávacích institucí

Rozšíření kapacity a rozvoj jednotlivých organizací, které podporují rovnost žen a mužů

7. Počet organizací, které nově začlenily výsledky genderového auditu do svých organizačních a koncepčních materiálů

9. Počet provedených nebo publikovaných studií či výzkumů v oblasti rovnosti žen a mužů 10. Počet učebních materiálů a osnov uplatňujících genderovou perspektivu 11. Počet aktivit zaměřených na eliminaci genderové segregace ve vzdělávání 12. Počet případů nově vzniklé či posílené spolupráce mezi organizacemi a výzkumnými a vzdělávacími institucemi, firmami, sociálními partnery, samosprávou, státní správou, politickými stranami atd., které se zabývají rovností žen a mužů 13. Počet organizací zabývajících se rovností žen a mužů, u kterých došlo k rozšíření kapacity 14. Počet mediálních výstupů na téma rovnost žen a mužů publikovaných během jednoho roku a založených na spolupráci několika organizací

Podpora aktivit sdružení organizací, které se zabývají rovností žen a mužů 15. Počet nových tematických projektů v oblasti rovnosti žen a mužů, na nichž se podílí a spolupracuje několik organizací

19


2. Domácí násilí a násilí založené na pohlaví

Programová oblast

Očekávané výsledky programu/projektu

5. Snížení výskytu násilí na ženách/mužích

Výstupy programu

Monitorovací indikátory (výstupy projektu)

16. Počet zavedených podpůrných/preventivních služeb pro Lepší podpora osob osoby ohrožené a postižené násilím na ženách/mužích ohrožených a postižených násilím na ženách a mu- 17. Počet vytvořených či posílených (interdisciplinárních) partnerství a spolupráce různých zainteresovaných stran, žích které se zabývají násilím na ženách/mužích 18. Počet publikovaných/realizovaných výzkumů, kampaní či informačních akcí na téma násilí na ženách/mužích

Posílení a rozvoj prevence násilí na ženách/mužích

6. Snížení výskytu domácího násilí

19. Počet vzdělávacích modulů pro studenty na téma násilí na ženách/mužích

Lepší podpora osob ohrožených a postižených domácím násilím (včetně dětí, seniorů, LGBT a Romů) a podpora práce s násilnými osobami Vytvoření a posílení prevence výskytu domácího násilí

20. Počet nových a rozvoj stávajících služeb na ochranu osob ohrožených a zasažených domácím násilím (včetně dětí, seniorů, LGBT a Romů) 21. Počet násilných osob zahrnutých do terapeutických a resocializačních programů 22. Počet provedených nebo publikovaných studií či výzkumů v oblasti domácího násilí 23. Počet nových vzdělávacích či monitorovacích materiálů zaměřených na realizaci změny

Pokud jste si v souladu s nastavením programu Dejme (že)nám šanci vytvořili logickou linii projektu od definovaných potřeb k aktivitám (viz kapitola 4.1. Příručky), tak máte připraveny i ověřitelné výstupy, tzv. monitorovací indikátory i očekávané výsledky projektu (viz tabulka výše). Zpracovávají se do samostatné přílohy Plán výsledků a monitorovacích indikátorů projektu (ke stažení na webových stránkách programu www.dejmezenamsanci.cz/zadatele-o-grant/ formulare-pro-zadatele/). Očekávané výsledky a monitorovací indikátory vás budou provázet jak celým procesem přípravy, tak realizací projektu. Jsou součástí žádosti o grant a v případě schválení projektu je tabulka přílohou smlouvy o poskytnutí grantu mezi příjemcem grantu a Nadací OSF. Je nezbytné, abyste v souladu s plánovanými aktivitami zvolili vhodné monitorovací indikátory projektu, které realisticky kvantifikujete a abyste navrhli konkrétní (a pro vás snadno přístupný) způsob dokladování. Jejich plnění je monitorováno v rámci předkládaných průběžných a závěrečných monitorovacích zpráv, případně zprávy o udržitelnosti (pouze u některých typů projektů). Při volbě očekávaných výsledků a monitorovacích indikátorů též vycházejte z aktuální situace vaší organizace. Zejména zvažte: ▶▶ možnosti a kapacity lidských zdrojů: Máme pro tento typ činnosti dostatečný počet zaměstnanců? Odpovídá jejich odborná kvalifikace potřebám projektu? ▶▶ umístění projektu: V jakém regionu chceme projekt realizovat? Známe tento region? Jsme v tomto regionu pro cílovou skupinu uznávanou autoritou? ▶▶ finanční možnosti: Odpovídají finanční vymezení grantů potřebám projektu? Je povinná míra spolufinancování pro nás zvladatelná? ▶▶ udržitelnost výsledků a výstupů projektu: Až skončí podpora z Norských fondů, jak zajistíme udržitelnost projektu? ▶▶ relevantní konkurenci: Nabízí již jiný subjekt v plánovaném místě stejné nebo podobné aktivity pro totožnou cílovou skupinu?

20

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI MONITOROVACÍ INDIKÁTORY

Výstupy projektu jsou v programu Dejme (že)nám šanci označovány termínem monitorovací indikátory. Jsou to hmotné i nehmotné statky, které jako stupně vedou k výsledkům. Jsou natolik konkrétní, že se dají kvantifikovat. Konkrétní měřitelný výstup realizace projektu je zcela ve vaší kompetenci. Zapamatujte si, že: ▶▶ výstupy se vztahují vždy k období realizace projektu; ▶▶ výstupy projektu vyúsťují do výsledků projektu a ty pak vyúsťují do výsledků programu; ▶▶ více výstupů projektu může vést k jednomu výsledku programu/projektu; ▶▶ plnění výstupů ovlivňuje příjemce grantu. Při zpracování žádosti si dle konkrétních plánovaných aktivit: a. vybíráte z již stanovených monitorovacích indikátorů (viz tabulka výše) a b. je-li relevantní, definujete vlastní monitorovací indikátory. Naplňování očekávaných výsledků a monitorovacích indikátorů je důležité průběžně sledovat a vyhodnocovat. Příjemce grantu bude o jejich naplňování informovat Nadaci OSF prostřednictvím průběžných a závěrečných monitorovacích zpráv projektu. Nebude-li se dařit plánované monitorovací indikátory naplňovat podle původního záměru, je důležité včas navrhnout nápravná opatření formou změn a projednat je s Nadací OSF (podrobně v kapitole 11.1. Příručky). Nebudou-li plánované monitorovací indikátory naplněny v okamžiku ukončení projektu, nebudou související projektové výdaje (v odpovídajícím poměru) považovány za způsobilé. V konečném důsledku by tedy mohlo dojít ke snížení grantu. VÝSLEDKY PROJEKTU

Výsledek projektu vzniká jako souhrnný efekt realizace projektu, který není vždy ze 100 % ovlivnitelný příjemcem grantu. Zapamatujte si, že: ▶▶ příjemce grantu výsledky prokazuje na konci projektu, resp. v období udržitelnosti; ▶▶ výsledky vždy musí vycházet z výstupů projektu (viz tabulka výše); ▶▶ výsledky jsou ovlivněny i vnějšími vlivy. O dosažení výsledků projektu bude příjemce grantu Nadaci OSF informovat prostřednictvím závěrečné monitorovací zprávy, případně zprávy o udržitelnosti.

!

Mezi uznatelné monitorovací indikátory nepatří nákup drobného hmotného majetku (např. PC, publikací apod.), výjimku tvoří pouze nákup DHM nad 170 000 Kč bez DPH.

OČEKÁVANÉ VÝSLEDKY A VÝSTUPY PROGRAMU

Jak již bylo uvedeno, výstupy a výsledky projektů musí být nastaveny tak, aby korespondovaly s výstupy a výsledky programu Dejme (že)nám šanci. Při volbě výstupů projektu, tzv. monitorovacích indikátorů, z předem definované nabídky i při formulaci vašich vlastních pečlivě ověřte, zda skutečně povedou k vámi plánovanému výsledku projektu (viz tabulka výše). PŘÍLOHA ŽÁDOSTI: PLÁN VÝSLEDKŮ A MONITOROVACÍCH INDIKÁTORŮ PROJEKTU

Volbě výsledků a monitorovacích indikátorů (případně jejich formulaci) věnujte dostatek času, hrají zásadní roli při rozhodování hodnotitelů i členů hodnoticí komise o udělení grantu. Nepodceňujte uvedení jednotek u monitorovacích indikátorů. Pokud chybí, nemusí být z kontextu vždy zřejmé, jestli číslo znamená např. počet zařízení nebo počet nových tříd atd. Program Dejme (že)nám šanci nepodporuje projekty, které jsou primárně zacíleny na zajištění provozu již stávajících zařízení, tzn. že do výstupů je nutné uvést vždy počet výstupů dosažených nově díky projektu. Výchozí hodnotou v těchto případech tedy nebude nula, ale bude odpovídat reálnému stavu v době podání žádosti o grant.

21

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI PŘÍKLAD VYPLNĚNÍ ČÁSTI PŘÍLOHY OVĚŘITELNÉ MONITOROVACÍ INDIKÁTORY

Výchozí hodnota

Plánovaná hodnota

Nově vzniklá služba péče o děti předškolního věku (MI č.3)

0

0

1

školka ▶▶ doklady o uskutečněném výběrovém řízení na prostory školky (oskenované s podpisy v pdf) ▶▶ doklady o uskutečněném výběrovém řízení na vybavení (oskenované s podpisy v pdf) ▶▶ fotodokumentace před vybavením prostor školky ▶▶ fotodokumentace po vybavení prostor školky ▶▶ faktury

Zajištění kontinuity a udržitelnosti dalšího fungování služeb již zavedených (MI č.3)

0

20

25

Počet míst pro děti

▶▶ doklady o uskutečněném výběrovém řízení na rekonstrukci prostor školky (oskenované s podpisy v pdf) ▶▶ fotodokumentace před i po rekonstrukci prostor školky ▶▶ doklady o počtu přijatých dětí před zahájením projektu ▶▶ doklady o počtu příjatých dětí při ukončení projektu

Marketingový plán

3

0

1

dokument

▶▶ marketingový plán v pdf

Nově vytvořená pracovní místa v novém zařízení

2

0

3

osoba

▶▶ ▶▶ ▶▶ ▶▶

Proškolení pracovníci příjemce grantu

2

0

3

osoba

▶▶ doklady o absolvování školení (osvědčení nebo certifikát v pdf) ▶▶ faktury od dodavatele školení

Propagační letáky (MI č.8)

4

0

500

kus

▶▶ 2 ks letáku budou přiloženy k nejbližší průběžné zprávě ▶▶ faktury

Webové stránky s nabídkou služeb školy

4

0

1

kus

▶▶ printscreen webových stránek v jpg

Monitorovací indikátor

Jednotka

Aktivita

Do sloupce Monitorovací indikátor vpište jak zvolené předdefinované indikátory, případně doplňte indikátory vlastní. Do sloupce Aktivita uveďte číslo aktivity, pod kterým ji uvádíte v žádosti v položce Grantysu C4. Dílčí aktivity, a provažte je na monitorovací indikátor, ke kterému se aktivita vztahuje. Nulu vyplňujete v případě, že k vytvoření tohoto indikátoru vedou všechny aktivity. Sloupec Výchozí hodnota vyplňujte dle reálného stavu v době podání žádosti – pokud např. bude cílem vašeho projetu navýšení kapacity vašeho předškolního zařízení, uveďte současný počet dětí.

Způsob doložení

podklady vyhlášeného výběrového řízení životopisy nových pracovníků v pdf seznam otázek pro pohovor v pdf pracovní smlouvy se zaměstnanci školky

* řádky lze libovolně přidávat, do výčtu nezapomeňte zahrnout i vlastní monitorovací indikátory; v uvedeném příkladu jsou předdefinované i vlastní indikátory.

22

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI PŘÍKLAD VYPLNĚNÍ ČÁSTI PŘÍLOHY OČEKÁVANÉ VÝSLEDKY PROJEKTU

V tabulce je uvedeno všech 6 programových výsledků – vyplňte pouze ty řádky, které jsou relevantní pro váš projekt – ostatní můžete vymazat. Do sloupce Výchozí stav popište stručně a maximálně konkrétně situaci před zahájením projektu (je-li možné, kvantifikujte) a do sloupce Dosažený stav na konci projektu stručně popište výsledek vašeho působení (je-li možné, kvantifikujte). Zvažte, jak dosažení výsledku doložíte – zvolte takové zdroje, které vznikají mimo vaši organizaci a které jsou zpracovávány/aktualizovány periodicky).

Očekávaný výsledek projektu (zvolte jeden či více, nevyužité řádky vymažte)

Výchozí stav

Dosažený stav na konci projektu

Způsob doložení

Zlepšení rovnováhy mezi pracovním, soukromým a rodinným životem

Počet flexibilních pracovních úvazků (10 osob)

Počet flexibilních pracovních úvazků (50 osob)

▶▶ kopie pracovních smluv, kde jsou jasně stanoveny podmínky flexibility (oskenované s podpisy)

Posouzení a realizace veřejných po- Počet připomínkovaných Počet litik a praxí z pohledu rovnosti žen dokumentů v obci XY připomínkovaných a mužů (gender mainstreaming) (0 dokumentů) a projednaných dokumentů v obci XY (4 dokumenty)

▶▶ kopie připomínkovaných a projednaných dokumentů (oskenované) ▶▶ zápisy z jednání obce XY, kde jsou patrné závěry nad projednávanými dokumenty (oskenované s podpisy)

4.2.5. UDRŽITELNOST PROJEKTU Pro posouzení žádosti je také podstatné, jak bude zajištěna udržitelnost projektu (výstupů a aktivit) po jeho ukončení. Při přípravě žádosti o grant je proto důležité udržitelnost dostatečně promyslet. V žádosti popište, jak bude zajištěno využívání výstupů, a tím i pokračování výsledků, v budoucnosti. Tedy zda v rámci projektu bude vytvořeno potřebné zázemí, kapacity a vše potřebné pro efektivní fungování těchto výstupů. Podstatná je také informace, jak plánujete tyto vytvořené skutečnosti udržet a zároveň zajistit jejich další využívání. Například, vytvoříte-li výstup (produkt), k jehož zajištění budete potřebovat externí experty, jde o méně udržitelnou činnost, než když je v rámci projektu vytvořen vlastní fungující tým s potřebnou odborností. Popřemýšlejte též a popište, jak bude váš projekt po ukončení podpory z Norských fondů financován; zda opět z veřejných prostředků nebo soukromých, případně bude-li generovat příjmy. Je-li to relevantní, popište, zda plánujete pokračovat ve spolupráci s partnery projektu a jak. K zajištění udržitelnosti projektu se příjemce grantu vyjadřuje v závěrečné monitorovací zprávě. V programu Dejme (že)nám šanci se sleduje a reportuje udržitelnost pouze u investičních výdajů, tj. pokud příjemce grantu uplatňuje plnou výši investičních výdajů a uplatňuje odpisy i po ukončení projektu. V takovém případě je příjemce grantu povinen předkládat zprávu o udržitelnosti projektu, a to po období 5 let počínaje následujícím rokem po schválení závěrečné monitorovací zprávy projektu (viz kapitola 10.2.1. Investiční výdaje). 4.2.6. HARMONOGRAM REALIZACE Harmonogram realizace projektu je samostatnou přílohou žádosti, kterou nahrajete jako elektronickou přílohu do Grantysu a současně ji přiložíte potvrzenou a vytištěnou k žádosti (viz kapitola 6.2.2. Příručky). Formulář je uveden na webových stránkách programu. Do této přílohy zaznamenejte, kdy a v jaké návaznosti budou jednotlivé aktivity realizovány. První měsíc označuje zahájení realizace projektu. Celkovou dobu realizace zvolte dle typu projektu (malý či velký grant) a dle informací uvedených ve výzvě. Časový harmonogram naplánujte realisticky v souladu s popisem jednotlivých aktivit.

23

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI 4.2.7. KOMUNIKAČNÍ PLÁN Součástí žádosti je také komunikační plán projektu, který nahrajete jako elektronickou přílohu do Grantysu. Popište, jakých cílů chcete v komunikaci dosáhnout a jaké skupiny chcete oslovit, jaké jednotlivé aktivity a způsoby komunikace plánujete a jakým způsobem budete v případě získání grantu informovat o průběhu a výsledcích projektu, případné bilaterální spolupráci s norskými subjekty a také o existenci a smyslu podpory z Norských fondů a Nadace Open Society Fund Praha. V případě podpory projektu se komunikační plán stane přílohou smlouvy o poskytnutí grantu. 4.2.8. ZPRACOVÁNÍ ROZPOČTU Rozpočet je důležitou a povinnou součástí žádosti o grant. Formulář pro vypracování detailního rozpočtu projektu je uveden na www.dejmezenamsanci.cz/zadatele-o-grant/formulare-pro-zadatele/. Podrobný rozpočet nahrajete jako elektronickou přílohu do Grantysu a současně jej přiložíte potvrzený a vytištěný k žádosti. V případě opomenutí odevzdání rozpočtu či jeho podání na jiném formuláři bude vaše žádost v rámci formální kontroly vyřazena z dalšího hodnocení. Jednotlivé položky rozpočtu (s výjimkou nepřímých výdajů) musejí být prokazatelně navázané na projektové aktivity a tato návaznost musí být jasná v kvalitativní i kvantitativní rovině. Pro posouzení efektivnosti rozpočtu je potřebné, aby byla stanovena jednotková cena dané položky, počet položek (odpovídající rozsahu činností v popisu aktivit), a teprve na základě tohoto propočtu stanovena celková cena položky. Pro stanovení výše mezd a cen IT techniky je třeba řídit se doporučeními uvedenými v přílohách na webu programu. Mzdy a ceny vyšší než je doporučená horní hranice jsou možné v opodstatněných a odůvodněných případech, které je nutné v žádosti o grant dostatečně zdůvodnit.

!

Pokud je projekt realizován s partnerem/partnery, platí pro jeho projektové výdaje stejná pravidla.

Příjemce grantu musí při realizaci projektu dodržet dva základní limity: ▶▶ celková výše investičních výdajů nesmí překročit stanovenou výši, resp. procento z celkových způsobilých nákladů projektu; ▶▶ celková výše nepřímých výdajů nesmí překročit určený podíl ze způsobilých neinvestičních nákladů projektu (dle metodiky uvedené v kapitole 10.2.3. Příručky). Obě podmínky musí být dodrženy nejen při podání žádosti o grant, ale i při samotné realizaci projektu a jeho závěrečném vyúčtování. Rozpočet projektu je nutné vyplnit jako samostatnou přílohu žádosti o grant (viz kapitoly 6.2.2. Vložení příloh a 10. Způsobilost výdajů). Při vyplňování zachovejte pořadí kapitol, do rozpočtu uveďte všechny položky rozpočtu vašeho projektu, tj. včetně položek, které plánujete hradit z jiných zdrojů (spolufinancování). Pro položky můžete libovolně přidávat řádky dle potřeby, vyplňujte pouze bílé buňky (v šedých buňkách jsou přednastavené vzorce). Rozpočet projektu je členěn na tyto kapitoly: 1. Osobní náklady 2. Cestovní náklady 3. Zařízení 4. Nákup služeb 5. Stavební úpravy 6. Výdaje vyplývající přímo ze smlouvy Dle celkových přímých způsobilých nákladů projektu nezapomeňte doplnit výši nepřímých výdajů, výši investičních nákladů, případné příjmy projektu a požadovanou výši grantu. Zkontrolujte, zda zadané údaje odpovídají limitům programu (viz kapitola 2.4.3. Příručky).

24


5. PŘEDKLÁDÁNÍ ŽÁDOSTÍ O GRANT – NÁLEŽITOSTI A PODMÍNKY Výzvy k předkládání žádostí o grant jsou vždy uveřejněny na webových stránkách programu (www.dejmezenamsanci.cz) v českém a anglickém jazyce, dále na webových stránkách Nadace OSF (www.osf.cz). Každá výzva obsahuje informace o podporovaných aktivitách, výsledcích a monitorovacích indikátorech, stanovuje maxima a minima grantu na jeden projekt, obsahuje termín, do kdy lze předkládat žádosti atd. Na webu programu jsou dále k dispozici ke stažení všechny potřebné přílohy a formuláře v aktuálních verzích.

5.1. FORMULÁŘ

Žadatelé předkládají žádost o grant v předepsaném formátu v elektronické verzi prostřednictvím on-line databáze Grantys na adrese granty.osf.cz. Žádosti a jejich přílohy budou zpracovány v českém jazyce, vyjma názvu projektu, stručné anotace cílů projektu, případně prohlášení partnera v případě partnerů z Norska nebo přijímajících zemí, které jsou zpracovány v anglickém jazyce. Náklady projektu budou uvedeny v Kč. Žádost je dále nutné odevzdat v tištěné podobě, a to: ▶▶ 1x originál žádosti o grant podepsaný oprávněným zástupcem žadatele (za oprávněného zástupce je považován statutární zástupce organizace, statutární orgán atd. nebo jiná oprávněná či pověřená osoba, která doloží k žádosti notářsky ověřenou plnou moc od relevantního orgánu žadatele); ▶▶ 1x kopie podepsané žádosti o grant; ▶▶ všechny povinné přílohy v jednom vyhotovení (v originále či v kopii, v tištěné či elektronické podobě dle tabulky na následující straně).

!

Žadatel může předložit v daném grantovém kole nejvýše 3 žádosti o grant a být zároveň partnerem v maximálně 3 dalších projektech.

Podrobné pokyny pro zpracování žádosti o grant v databázi Grantys v souladu s danou výzvou obsahuje kapitola 6. Příručky.

5.2. PŘÍLOHY

Povinné i nepovinné přílohy žádosti o grant se vkládají v elektronické formě do databáze Grantys a dle instrukcí uvedených v tabulce na následující straně je nutné také některé z nich odevzdat v tištěné podobě v jednom originále spolu s žádostí o grant. S výjimkou Prohlášení o partnerství s norským či jiným zahraničním partnerem musí být přílohy v českém jazyce. Povinné přílohy: ▶▶ Rozpočet projektu – v elektronické podobě se vždy podává ve formátu xls ▶▶ Harmonogram projektu ▶▶ Komunikační plán projektu ▶▶ Plán výsledků a monitorovacích indikátorů projektu ▶▶ Prohlášení o partnerství – jen je-li projekt realizován v partnerství ▶▶ Čestné prohlášení / Potvrzení o spolufinancování ▶▶ Čestné prohlášení o čerpání de minimis ▶▶ Stručné profesní životopisy koordinátora či koordinátorky a osob podílejících se na realizaci projektu – pokud bude z projektu hrazena mzda zaměstnanců (žadatele i partnerů projektu, jsou-li jeho zaměstnanci součástí realizačního týmu); ▶▶ Doklad o právní subjektivitě žadatele/partnerů – stanovy, statut, nadační listina s doložkou o registraci apod.; z přílohy musí být zřejmé, kdo je oprávněn za organizaci jednat a podepisovat;

25

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ▶▶ Výroční zpráva žadatele/partnerů za poslední dva roky nebo její ekvivalent obsahující přehled aktivit organizace, pokud výroční zpráva neobsahuje účetní závěrku organizace, je nutné ji předložit zvlášť. Nepovinnou přílohou je jakýkoliv další dokument, který dle povahy projektu, případně uvážení žadatele napomůže k posouzení žádosti nebo orientaci hodnotitelů v dané problematice (např. logický rámec projektu). DOKLADOVÁNÍ ŽÁDOSTI O GRANT A JEJÍCH PŘÍLOH

Dokument/příloha

Forma

Počet výtisků

Podpis oprávněného zástupce a razítko

Žádost o grant

originál + jeho kopie

1+1

ANO, na poslední straně žádosti

Rozpočet projektu

originál

1

ANO, na posledním listu rozpočtu

Harmonogram projektu

originál

1

ANO

Komunikační plán projektu

originál

1

ANO

Plán výsledků a monitorovacích indikátorů projektu

originál

1

ANO

Prohlášení o partnerství

originál

1

ANO (+ nutný podpis a razítko partnera)

Čestné prohlášení / Potvrzení o spolufinancování

originál

1

ANO

Čestné prohlášení o čerpání de minimis

originál

1

ANO

Stručné životopisy realizačního týmu (žadatele i partnerů)

elektronicky

1

NE

Doklad o právní subjektivitě (žadatele i partnerů)

elektronicky

1

NE

Výroční zpráva za poslední 2 roky (žadatele i partnerů)

elektronická podoba odkaz na www

1 za každý rok NE

5.3. FORMÁLNÍ NÁLEŽITOSTI

Před dokončením žádosti doporučujeme zkontrolovat žádost podle následujícího seznamu formálních náležitostí: ▶▶ Žádost je zpracována v českém jazyce v databázi Grantys; ▶▶ Žádost je dodána v tištěné podobě v 1 originálu a 1 kopii vyhotovení; ▶▶ Tištěná verze žádosti je podepsaná oprávněným zástupcem žadatele s řádně uvedeným datem odevzdání; ▶▶ Vytištěná žádost je shodná s on-line verzí žádosti podanou v databázovém systému Grantys; ▶▶ Tištěná verze žádosti včetně příloh je pevně svázána; ▶▶ On-line verze žádosti v systému Grantys obsahuje všechny povinné přílohy; ▶▶ K žádosti je přiložen Podrobný rozpočet projektu na odpovídajícím formuláři, který je vyplněný dle pokynů v kapitole 4.2.8. Příručky; výdaje jsou správně rozdělené na přímé a nepřímé; ▶▶ K žádosti je přiložen Plán výsledků a monitorovacích indikátorů projektu, kde je uveden adekvátní způsob doložení a nastavení ověřitelných výstupů a očekávaných výsledků projektu v souladu s pokyny v kapitole 4.2.4. Příručky; ▶▶ K žádosti je přiloženo Prohlášení o partnerství (je-li relevantní); ▶▶ K žádosti jsou přiloženy všechny ostatní povinné přílohy: Harmonogram projektu, Komunikační plán projektu, Čestné prohlášení / Potvrzení o spolufinancování a Čestné prohlášení o čerpání de minimis; ▶▶ K žádosti je přiložena výroční zpráva žadatele (a partnerů, je-li relevantní) za poslední dva roky nebo její ekvivalent; ▶▶ K žádosti jsou přiloženy stanovy či registrace žadatele (a partnerů, je-li relevantní); ▶▶ K žádosti jsou přiloženy životopisy koordinátora a osob podílejících se na realizaci projektu; ▶▶ V žádosti jsou vyplněny všechny povinné údaje.

26


5.4. UZAVŘENÍ VÝZVY A ZPŮSOB DORUČENÍ ŽÁDOSTI

Každá grantová výzva zůstane otevřena k předkládání žádostí nejméně 2 měsíce od data svého vyhlášení. Žádosti bude možné vyplňovat v databázi Grantys ode dne vyhlášení výzvy do 12:00 hodin dne uzavření výzvy. Žádost a přílohy je možno v systému připravovat postupně.

!

Žádost doporučujeme předložit dříve a neponechat její finalizaci na den, kdy je výzva uzavřena. Zadávání žádosti do systému Grantys na poslední chvíli by mohlo způsobit technické potíže přetížením systému, což by mohlo zapříčinit nedodržení stanoveného termínu odevzdání žádosti.

Datum a konkrétní hodina uzavření výzvy jsou specifikovány v každé výzvě. Po odeslání žádosti do systému Grantys obdrží žadatel automatické e-mailové oznámení o registraci žádosti včetně přiděleného registračního čísla. Tištěné verze žádosti musí být doručeny v uvedený den uzavření výzvy do kanceláře Nadace OSF, a to osobně do 16 hodin nebo odeslány poštou na adresu Nadace Open Society Fund Praha nejpozději v den uzavření výzvy. Rozhodujícím termínem je poštovní razítko na obálce. Žádosti doručené s datem poštovního razítka po termínu uvedeném ve výzvě budou vyřazeny z dalšího hodnocení. Na obálku žadatel uvede tiskacím písmem následující údaje: Název programu: Dejme (že)nám šanci Číslo grantové výzvy: Úplný název žadatele: Adresa žadatele: Název projektu:

Nadace Open Society Fund Praha Hradecká 92/18 Praha 3 130 00

5.5. KONZULTACE K ŽÁDOSTEM

Podrobné informace k žádosti o grant jsou uvedeny v této Příručce. Před vyplňováním žádosti doporučujeme dále přečíst dokument FAQ — Často kladené dotazy. Oba dokumenty jsou dostupné na webových stránkách programu www.dejmezenamsanci.cz/zadatele-o-grant/formulare-pro-zadatele. Konzultace pro potřeby zpracování žádostí budou poskytovány e-mailem nebo telefonicky od prvního dne vyhlášení výzvy. Telefonické dotazy budou zodpovězeny nejpozději 2 dny před uzavřením výzvy, dotazy technického charakteru pak po celou výzvu. E-mailové dotazy mohou být zaslány nejpozději do 5 pracovních dní před uzavřením výzvy, odpověď bude zaslána do 3 pracovních dní po obdržení dotazu, nejpozději do 2 dní před uzavřením výzvy. Informace ke konzultacím včetně kontaktních údajů budou vždy konkretizovány v příslušné výzvě.

!

Kontaktní osoby Nadace OSF podávají informace o podmínkách výzvy, ale nesmějí žádost zpracovávat, ani pomáhat s vyplňováním žádostí – je tak zajištěn rovný přístup ke všem žadatelům.

27


6. VYPLNĚNÍ ŽÁDOSTI V DATABÁZI GRANTYS Žádosti jsou vyplňovány prostřednictvím on-line databáze Grantys na adrese granty.osf.cz a jsou podávány současně v elektronické verzi přes webové rozhraní a vytištěné, podepsané oprávněným zástupcem žadatele (1 originál + 1 kopie). Shoda elektronické a tištěné verze je nutnou formální náležitostí žádosti.

6.1. PŘÍSTUP A PŘIHLÁŠENÍ DO GRANTYSU

Pro vyplnění formuláře musíte být zaregistrováni do databáze Grantys. Proto si vytvořte v Grantysu uživatelský účet pro svoji organizaci; každý subjekt se registruje do Grantysu jen jednou, i kdyby podával více žádostí. Registrace je tedy platná pro celou organizaci – všichni pracovníci téhož žadatele, kteří budou používat Grantys, používají stejné přihlašovací jméno a heslo. Pokud bude organizace žádat opakovaně, využívá stále stejný uživatelský účet. Při prvním přihlášení do Grantysu přes granty.osf.cz zvolíte možnost Zaregistrovat a zadáte IČ. Pokud systém dle zadaného IČ nenajde odpovídající záznam, znamená to, že vaše organizace není v systému dosud přihlášena; musíte se tedy nejprve zaregistrovat. V nabízeném formuláři vyplňte název subjektu, IČ a jednu platnou e-mailovou adresu, na kterou vám budou doručeny přihlašovací údaje. Ostatní údaje můžete vyplnit později. Pokud již byla vaše organizace v systému Grantys dříve zaregistrována, nabídne systém zaslání přístupových údajů na některou ze zaregistrovaných e-mailových adres (stejným způsobem se postupuje, když žadatel heslo ztratí). Nejsou-li zaregistrované kontakty již aktuální, vyžádáte si jejich aktualizaci prostřednictvím kontaktů uvedených na webové stránce.

6.2. VYPLNĚNÍ FORMULÁŘE V DATABÁZI GRANTYS

Při přihlášení do Grantysu se vám zobrazí úvodní stránka, na kterou se můžete později vrátit kliknutím na logo Grantysu vlevo nahoře. Grantys umožňuje uložení rozpracovaných dat (žádostí). Při práci v Grantysu je tedy potřeba rozpracovanou žádost průběžně ukládat. Systém sice udržuje uživatele přihlášené poměrně dlouho (až 5 hodin od poslední aktivity), může však dojít k odhlášení (např. při technických problémech s připojením) a následné ztrátě neuložených dat. Po odhlášení ze systému pak zůstávají uložena všechna data, která byla odeslána na server (přes odkazy Uložit nebo Odeslat). Po novém přihlášení je možné v práci pokračovat.

Na úvodní stránce Grantysu jsou sekce Organizace, Lidé a Projekty. Všechny sekce jsou organizovány obdobně – sekce Organizace obsahuje kromě kontaktů také charakteristiku organizace, jejích členů nebo zaměstnanců a také se zde přidávají přílohy, které se týkají organizace jako takové, včetně čísla účtu organizace. Další sekce obsahují více položek (dle počtu rozpracovaných či podaných projektů, kontaktů z organizace apod.); každou z nich je možné otevřít odkazem detail (vpravo). Detailní pohled obsahuje přehled údajů k danému záznamu (organizace, lidé nebo projekt). Kvůli přehlednosti stránky se formulářová pole zobrazují zkrácená, najetím myší nad příslušné pole si zobrazíte celý text. Kliknutím do pole přejdete na stránku, kde se dá příslušný text vložit nebo upravit. Pomocí odkazů lze jít více do hloubky (např. z detailu organizace na detail adresy nebo z detailu projektu na vložení souborů). 6.2.1. POPIS PROJEKTU A ZÁKLADNÍ INFORMACE O ŽADATELI Odkazem Podat novou žádost na úvodní stránce se dostanete na seznam aktuálních grantových výzev Nadace OSF. Kliknutím na název výzvy se vám otevře formulář žádosti, kde je nutné v tuto chvíli vyplnit alespoň název projektu a kontaktní e-mail – od tohoto okamžiku je možné žádost uložit a později se k ní vrátit. Uložením formuláře se dostanete na stránku s detailním zobrazením uloženého projektu. Dále v sekci Projekty je uveden přehled všech projektů vaší organizace – od rozpracovaných žádostí až po uzavřené či realizované projekty. Kliknutím na řádek projektu se znovu dostanete na stránku s detailním zobrazením dříve založeného projektu.

28

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Některé části žádosti nejsou přístupné z formuláře žádosti v modu editace (to je to první, co po založení žádosti uvidíte), ale dostanete se k nim z detailu projektu – po uložení žádosti nebo ze seznamu projektů na úvodní stránce. Jedná se o tyto údaje: tabulku Rozpočet v sekci Finance, místo pro vložení příloh projektu (řádek Přílohy) a místo realizace (řádek Místa, který se dá dále rozkliknout do částí Mapa a Rozsah působnosti). Dále jsou zde dvě pole, která jsou používána pro komunikaci Nadace OSF s příjemci grantu: řádek Události a Zprávy (žadatel je tedy nevyplňuje). Vše v sekci Další informace. Pouze z detailu projektu jsou také přístupná všechna pole v sekci Rozšířený popis. V žádosti vyplňte: Název projektu Měl by být výstižný, originální, ale hlavně krátký! Nesmí chybět! Název projektu v anglickém jazyce Uveďte název projektu v anglickém jazyce. Měl by být výstižný, originální, ale hlavně krátký! Nesmí chybět! Číslo Nevyplňujte, číslo je přiděleno administrátorem po přijetí žádosti o grant. Zaměření Nevyplňujte, programová oblast je již nastavena. Výzva Nevyplňujte, je již nastaveno. Kontakt Uveďte zástupce vaší organizace, který bude komunikovat s Nadací OSF ve všech záležitostech týkajících se projektu. Pokud potřebujete do výběru přidat novou osobu, učiňte to v sekci Lidé, přístupné z úvodní stránky Grantysu. Následně tuto osobu v žádosti vyberte ze zobrazeného seznamu. Projektový e-mail Výhradně na tuto adresu bude zasílána elektronická korespondence, týkající se veškeré administrativy podané žádosti i případné realizace podpořeného projektu. Zvolte adresu, kterou denně používáte! Při formální kontrole je nutné reagovat obratem! Datum zahájení Předpokládaný termín, od kdy chcete projekt realizovat (musí splňovat podmínky výzvy). Datum ukončení Předpokládaný termín, kdy chcete projekt ukončit (musí splňovat podmínky výzvy). VÁŠ PROJEKT V KOSTCE

A1. Anotace Popište krátce váš projekt: problém, kterým se chcete zabývat, cíle a výstupy projektu. Anotaci nepodceňujte, podle ní si hodnotitelé utvoří první dojem o vašem projektu. Nesrozumitelná, příliš dlouhá, příliš krátká nebo myšlenkově nekonzistentní anotace tak může snížit hodnocení vašeho projektu. A2. Anotace v angličtině Přeložte anotaci projektu uvedenou v poli A1 do anglického jazyka. TÉMA PROJEKTU A JEHO CÍL

B1. Výchozí stav; problém a jeho příčiny Popište stručně výchozí stav. Uveďte, jaký problém bude projekt řešit a jaké jsou jeho příčiny. Zdůvodněte naléhavost řešení dané situace vaším projektem.

29

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI B2. Cíle projektu Uveďte, jaké změny chcete projektem dosáhnout? Co je hlavním cílem projektu? Uveďte hlavní rozdíly, jak se realizací projektu změní výchozí situace popsaná výše. B3. Způsob řešení problému Popište, jak budete výchozí situaci a identifikovaný problém řešit a jak dosáhnete zamýšlené změny, výsledků projektu. B4. Monitorovací indikátory (výstupy projektu) V části G2 budete vybírat ze zadaných projektových monitorovacích indikátorů, některé můžete formulovat sami. Zde je prostor na popis vazby zvolených indikátorů na plánované projektové aktivity. AKTIVITY A STRATEGIE PROJEKTU

C1. Zdůvodnění realizace projektu Zdůvodněte, proč je vhodné se nyní zabývat výše popsaným problémem. Zdůvodněte volbu navrhované metodologie. Popište očekávaný přínos projektu vzhledem k cílům programu Dejme (že)nám šanci. C2. Partnerství v projektu Vyplňte v případě, je-li projekt realizován v partnerství s českými organizacemi či organizacemi z ostatních přijímajících zemí. Pokud máte partnerskou organizaci z Norska, vyplňte pole G7. Uveďte informace o partnerovi/partnerech a doplňte jeho/jejich stručnou charakteristiku relevantní pro tento projekt. Popište jeho/jejich přínos pro předkládaný projekt. Prohlášení o partnerství je povinnou přílohou žádosti a vkládá se do Grantysu v sekci Další informace. C3. Analýza rizik Analyzujte rizika, která mohou realizaci projektu ohrozit. Navrhněte vhodná opatření, která identifikovaným rizikům mohou zabránit, případně je minimalizovat. C4. Aktivity Vyjmenujte a výstižně popište všechny aktivity, které plánujete v rámci projektu realizovat. Neplánujte velký počet aktivit, zamyslete se nad jejich logickou návazností. Formulujte jejich cíl, zamyslete se, jak navrhované aktivity přispějí k dosažení změny a plánovaných monitorovacích indikátorů projektu; jaké vyžadují zdroje a jak poznáte, že byly úspěšné a opravdu přispěly k řešení problému. Každou aktivitu očíslujte; stejné číslování poté použijte v povinné příloze Plán výsledků a monitorovacích indikátorů projektu. C5. Strategie projektu Popište logickou linii projektu. Jakým způsobem budou jednotlivé aktivity a monitorovací indikátory propojeny? Jak přispějí k naplnění výstupů programu a výsledků programu/projektu? Tabulku s logickým rámcem můžete připojit jako nepovinnou přílohu do Grantysu v sekci Další informace. C6. Inovativnost projektu Vyplňujte pouze, pokud je váš projekt skutečně inovativní. Popište, v čem se liší od předchozích projektů a aktivit (vašich či cizích) ve stejné oblasti. C7. Udržitelnost projektu Popište, jaký očekáváte dlouhodobý dopad projektu na oblast či problém, kterými se zabýváte. Jak bude zajištěno využívání výstupů, a tím i pokračování výsledků, v budoucnosti? Jsou výstupy projektu dlouhodobě udržitelné? Jak jejich udržitelnost zajistíte? KOMUNIKACE O PROJEKTU A JEHO MEDIÁLNÍ DOSAH

D1. Komunikace s cílovými skupinami Stručně popište, jak budete o projektu, jeho cílech a výstupech informovat vaše cílové skupiny či veřejnost. Podrobný komunikační plán s podrobným popisem aktivit a také plán jejich realizace je povinnou přílohou žádosti a vkládá se do Grantysu v sekci Další informace.

30

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ZDROJE: ČAS, LIDÉ, FINANCE

E1. Časový rozvrh projektu Stručně popište základní časový rozvrh projektu, především rozvržení aktivit a datum zahájení/ukončení realizace. Harmonogram projektu s podrobným popisem časové návaznosti jednotlivých aktivit je povinnou přílohou žádosti a vkládá se do Grantysu v sekci Další informace. E2. Lidé Uveďte, kdo bude tvořit realizační tým s odkazem na jednotlivé aktivity. Uveďte, kdo další se bude na realizaci projektu podílet. Životopisy členů realizačního týmu jsou povinnou přílohou žádosti a vkládají se na stránce Organizace. E3. Finanční zajištění – Celková částka (Kč) Uveďte částku, která vám po vyplnění přílohy Rozpočet projektu vyjde jako suma v řádku „Celkové náklady projektu“. Podrobný rozpočet projektu (včetně souhrnu a výše spolufinanování) je povinnou přílohou žádosti a vkládá se do Grantysu v sekci Další informace. E4. Finanční zajištění – Požadovaná částka (Kč): Uveďte částku, kterou jste uvedli do přílohy Rozpočet projektu v řádku „ Z toho požadovaná výše grantu“. E5. Finanční zajištění – Jiné zdroje Vyjmenujte zdroje spolufinancování (předpokládané či potvrzené, včetně formy in-kind). E6. Číslo účtu Vyplňte číslo bankovního účtu, na který bude v případě schválení žádosti vyplacen grant. E7. Kód banky Vyplňte kód banky bankovního účtu uvedeného v poli E6. FINANCE

Rozpočet Zpracujte detailní rozpočet projektu, který je samostatnou přílohou žádosti a nahrává se jako elektronická příloha do Grantysu. V této části žádosti doplňte pouze celkové částky za jednotlivé kapitoly (1. Osobní náklady, 2. Cestovní náklady, 3. Zařízení, 4. Nákup služeb, 5. Stavební úpravy a 6. Výdaje vyplývající ze smlouvy o poskytnutí grantu). PRO NAŠI I VAŠI INFORMACI

F1. Zpětná vazba Jak jste se dozvěděli o konání tohoto grantového kola? F2. Budoucnost Chcete se řešené oblasti věnovat i po uplynutí doby realizace tohoto projektu? Pokud ano, co by vám v tom pomohlo? DALŠÍ INFORMACE

Přílohy Zde vložte povinné přílohy žádosti o grant. Události Nevyplňujte, tato položka se netýká žádosti o grant. Zprávy Nevyplňujte, tato položka se netýká žádosti o grant. Místa Rozklikněte a doplňte místo realizace (město, kraj, stát).

31

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ROZŠÍŘENÝ POPIS

G1. Výsledek programu Zvolte výsledek programu, který naplní váš projekt (lze vybrat i více výsledků). G2. Monitorovací indikátory (definované) V souladu s vybranými výsledky programu zvolte monitorovací indikátory (lze vybrat i více indikátorů). Ověřte, že vybrané monitorovací indikátory naplňují zvolené programové výsledky v G1 (viz tabulka v kapitole 4.2.4. Příručky). G3. Monitorovací indikátory (vlastní) V souladu s vybranými výsledky programu máte možnost definovat i vlastní monitorovací indikátory (k monitorovacím indikátorům již definovaným). Ověřte, že vámi navržené monitorovací indikátory naplňují zvolené programové výsledky v G1 (viz tabulka v kapitole 4.2.4. Příručky). G4. Horizontální témata Podle reality stručně a výstižně popište, jaký vliv má váš projekt na naplňování horizontálních témat programu Dejme (že)nám šanci (podpora tolerance a dodržování základních lidských práv, potlačování projevů nenávisti, rasismu, extremismu, homofobie a antisemitismu, boji proti násilí na ženách, sexuálnímu obtěžování a obchodování s lidmi), blíže kapitola 4.2.2. Příručky). Je-li třeba, specifikujte dle jednotlivých témat. G5. Průřezová témata Podle reality stručně a výstižně popište, jaký vliv má váš projekt k naplňování průřezových témat Norských fondů, kterými jsou řádná správa, udržitelný rozvoj a rovnost pohlaví (uvedených v kapitole 4.2.2. Příručky). Je-li třeba, specifikujte dle jednotlivých témat. Máte-li připravena nějaká konkrétní opatření, která přispějí k pozitivnímu dopadu na průřezová témata, popište je. G6. Cílové skupiny projektu Vyjmenujte a definujte cílové skupiny projektu. Je-li to relevantní, vyjmenujte všechny znevýhodněné skupiny (Romové, LGBT, senioři, uprchlíci), které váš projekt zahrnuje. Výstižně popište, jaký bude přínos projektu pro vybranou cílovou skupinu, případně pro znevýhodněné skupiny, a jak lze tento přínos ověřit. G7. Bilaterální partnerství v projektu Vyplňte pouze v případě, je-li projekt realizován v partnerství s norskou organizací/organizacemi. Uveďte informace o partnerovi/partnerech a doplňte jeho/jejich stručnou charakteristiku relevantní pro tento projekt. Popište přínos partnera pro projekt. Prohlášení o partnerství v AJ je povinnou přílohou žádosti a vkládá se do Grantysu v sekci Další informace. G8. Zkušenosti žadatele s řízením projektu Stručně popište zkušenosti vaší organizace s realizací projektů podobného rozsahu. Vyjmenujte všechny významné projekty, které byly (během posledních 5 let) nebo jsou v rámci organizace v současnosti realizovány. G9. Odborná kapacita žadatele Stručně popište odborné zkušenosti vaší organizace a předpoklady pro realizaci předkládaného projektu ve vztahu k programové oblasti. Nemá-li vaše organizace tyto zkušenosti, je možné uvést relevantní zkušenosti partnera/partnerů, případně odborníků – budoucích členů realizačního týmu (tito však musí být v době podání žádosti v pracovně právním vztahu u žadatele či partnera). G10. Strategické a relevantní dokumenty Vyjmenujte strategické a koncepční dokumenty, z kterých vychází váš projekt. Ve vztahu k programové oblasti zahrňte též všechny strategické a koncepční materiály, na kterých se vaše organizace podílela nebo podílí. G11. Veřejná podpora Zaškrtněte ANO, pokud váš projekt naplňuje prvky veřejné podpory. Soulad s veřejnou podporou se posuzuje u každé-

32

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ho projektu jako celku (tedy nikoliv pouze u jednotlivých projektových aktivit). Sami posuďte, zda váš projekt zakládá veřejnou podporu, či ne (a dle toho v žádosti zaškrtněte příslušné pole). G12. Veřejná podpora – řešení Pokud váš projekt naplňuje prvky veřejné podpory a v poli G11. jste zaškrtli ANO, navrhněte způsob řešení (tj. udělení podpory v režimu blokové výjimky či v režimu de minimis). G13. De minimis: Zaškrtněte ANO pouze v případě, že žádáte o podporu v režimu de minimis. K žádosti rovněž doložte Čestné prohlášení k čerpání de minimis (s přehledem dosud udělených podpor de minimis v eur). 6.2.2. VLOŽENÍ PŘÍLOH Přílohy (viz seznam v kapitole 5.2. Příručky) se v elektronické formě vkládají do Grantysu odkazem Přidat v řádku Soubory nebo Přílohy na stránkách jednotlivých sekcí (Organizace, Lidé a Projekty). Po kliknutí na odkaz se otevře dialog pro vložení souboru z vašeho počítače. Vícestránkové dokumenty se vkládají vždy jako jeden soubor. Přílohy, které mají povahu oficiálního dokumentu, naskenujte a vložte do webové aplikace Grantys ve formátu pdf. Přílohy vztahující se k organizaci se vkládají do souborů na stránce Úvod v sekci Organizace: ▶▶ kopie stanov, statutu nebo nadační listiny či dokladu o registraci; ▶▶ výroční zpráva za poslední dva roky nebo její ekvivalent; ▶▶ životopisy koordinátora a osob podílejících se na projektu. Přílohy vztahující se přímo k projektu se vkládají do souborů na stránce Žádost/Projekt v sekci Další informace. Formuláře pro všechny tyto přílohy jsou ke stažení na www.dejmezenamsanci.cz.

!

Vyvarujte se nestandardních formátů! Přílohy zpracovávejte jako texty a tabulky v MS Office (.doc i.docx,. xls i.xlsx) i OpenOffice (.odt,.ods) a.pdf. Obrázky vkládejte prosím ve formátu.jpg nebo.gif.

6.3. FINALIZACE A TISK ŽÁDOSTI

Po vyplnění všech povinných polí žádosti o grant a vložení všech povinných příloh žádost finalizujte kliknutím na odkaz Odeslat žádost do nadace, který je na konci stránky. Po odeslání se žádost automaticky převede do stavu odeslaný; poté již nebude umožněno ji měnit. Finalizaci žádostí v Grantysu je třeba dokončit do termínu uzavření výzvy (tj. v den uzávěrky do 12:00 hodin). Po tomto termínu systém Grantys neumožní žádost finalizovat; neodeslané (nedokončené) žádosti jsou automaticky vyřazeny z hodnocení. Po finalizaci žádosti v Grantysu vygenerujete kliknutím na odkaz Tisk žádosti na konci elektronického formuláře soubor se žádostí ve formátu MS Word 2007 (s příponou docx). Poté žádost jednou vytiskněte, orazítkujte a nechte ji podepsat oprávněným zástupcem.

To, že se automaticky změní stav vaší žádosti po finalizaci v Grantysu do stavu odeslaný, neznamená, že žádost úspěšně prošla kontrolou formálních náležitostí a oprávněnosti žadatele/žádosti. Tato kontrola není prováděna automaticky Grantysem, ale pracovníky Nadace OSF. Pokud žádost postoupí po této kontrole do fáze odborného hodnocení, změní se stav žádosti na přijatá. V opačném případě na zamítnutá žádost.

33


7. HODNOCENÍ ŽÁDOSTI Nadace OSF po přijetí žádosti zajistí její kontrolu a hodnocení dle postupu uvedeného níže.

7.1. KONTROLA FORMÁLNÍCH NÁLEŽITOSTÍ A OPRÁVNĚNOSTI ŽADATELE/ŽÁDOSTI

Kontrola formálních náležitostí a oprávněnosti žadatele/žádosti je zahájena v kanceláři Nadace OSF následující pracovní den po uzavření výzvy a ukončena nejpozději do 10 pracovních dní.

7.1.1. FORMÁLNÍ NÁLEŽITOSTI V této fázi Nadace OSF ověřuje, zda žádosti předložené v rámci dané výzvy splňují všechny formální náležitosti popsané v kapitole 5.3. Příručky. Pokud žádost nesplňuje jednu či více z následujících formálních náležitostí, žádost je vyřazena z dalšího hodnocení: ▶▶ Žádost je zpracována v českém jazyce v systému Grantys; ▶▶ Vytištěná žádost je shodná s on-line verzí žádosti podanou v systému Grantys; ▶▶ K žádosti je přiložen podrobný rozpočet projektu na odpovídajícím formuláři. V případě, že žádost nesplňuje formální náležitosti mimo výše uvedený výčet (např. žádost není úplná, chybí povinné přílohy či informace specifikované ve výzvě a v Příručce), vyzve koordinátor nejpozději do 10 pracovních dní od uzávěrky e-mailem žadatele k doplnění chybějících dokumentů či odstranění formálních nedostatků žádosti, a to pouze za předpokladu, že nesplněná kritéria jsou nejvýše 4. Žadatel je povinen požadované informace či dokumenty doplnit do 3 pracovních dní (3x 24 hodin) od odeslání e-mailové výzvy k doplnění. Pro evidenci přijetí je pak relevantní datum doručení požadovaného doplnění do kanceláře Nadace OSF, případně doplnění do systému Grantys. Pokud žadatel nedodá na základě výzvy k doplnění požadované dokumenty ve stanoveném termínu, žádost je vyřazena z dalšího hodnocení.

!

Aby byl proces hodnocení co nejrychlejší a úspěšné žádosti mohly být podpořeny co nejdříve, využíváme v maximální míře pro vzájemnou komunikaci a informování e-mail. Do žádosti tedy vyplňte kontaktní e-mail, který pravidelně kontrolujete!

7.1.2. OPRÁVNĚNOST ŽADATELE/ŽÁDOSTI Přijaté žádosti posuzuje Nadace OSF zároveň z hlediska oprávněnosti žadatele/žádosti podle následujících kritérií: ▶▶ Žadatel je oprávněný; ▶▶ Partner/partneři jsou oprávnění; ▶▶ Projekt se jednoznačně vztahuje k programové oblasti, jejímu zaměření a aktivitám v souladu s výzvou; ▶▶ Cílová skupina projektu je uvedena a správně definovaná; ▶▶ Požadovaná výše grantu je v souladu se stanovenými podmínkami ve výzvě (tj. odpovídá limitům malých a velkých grantů); ▶▶ Požadovaná výše grantu nepřesahuje stanovené % z celkových nákladů projektu (dle kategorizace příjemců grantu); ▶▶ Délka trvání projektu nepřesahuje stanovené maximum ve výzvě; ▶▶ Výše investičních nákladů nepřesahuje stanovené % z celkových nákladů projektu či jejich maximální částku stanovenou ve výzvě; ▶▶ Výdaje uvedené v podrobném rozpočtu projektu jsou způsobilé; ▶▶ Spolufinancování je doloženo (jako potvrzené či předpokládané zdroje); ▶▶ Žadatel správně vyhodnotil znaky veřejné podpory a navrhnul vhodné řešení. V případě, že žádost nesplňuje jedno či více z výše uvedených kritérií, je vyřazena z dalšího hodnocení.

34

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI 7.1.3. VYROZUMĚNÍ ŽADATELŮ O VÝSLEDCÍCH KONTROLY Koordinátor informuje žadatele e-mailem o výsledku kontroly formálních náležitostí a oprávněnosti žadatele/žádosti (tj. zda žádost postoupila do fáze odborného hodnocení či byla vyřazena z dalšího hodnocení z formálních důvodů) nejpozději do 20 pracovních dní od uzavření výzvy. Pokud byla žádost z dalšího hodnocení vyřazena z důvodu nesplnění formálních náležitostí či oprávněnosti žadatele/žádosti, má žadatel možnost se odvolat a požádat o přehodnocení rozhodnutí, a to do 5 pracovní dní od vyrozumění o výsledku kontroly. O výsledku odvolání rozhoduje výkonný ředitel Nadace OSF; žadatel je informován e-mailem do 5 pracovních dní od data odvolání.

7.2. ODBORNÉ HODNOCENÍ 7.2.1. HODNOTICÍ KRITÉRIA Pro odborné hodnocení projektu jsou stanovena hodnoticí kritéria s bodovým ohodnocením. Maximální počet bodů je 100. Aby mohla být žádost podpořena, musí dosáhnout alespoň 60 bodů. Zároveň platí, že nedosažení prahové hodnoty počtu bodů (průměr obou hodnocení), byť u jediného bodového kritéria, je důvodem k nedoporučení návrhu projektu, a to i přes celkové vysoké bodové ohodnocení návrhu projektu. KRITÉRIA A BODY PRO HODNOCENÍ ŽÁDOSTÍ:

Celkem bodů

Prahová hodnota

20

10

10

Cíle projektu jsou jasně formulované a jsou dosažitelné.

5

Cílová skupina je definována v souladu s prioritami programu a cíli projektu (zohlednění specifických potřeb menšin atd.).

5

25

13

10

Oslovení cílové skupiny a metody zapojení do aktivit odpovídají její charakteristice.

5

Časový harmonogram je realistický a odpovídá aktivitám.

4

Rizika jsou identifikována; navržená opatření jsou vhodná.

3

Komunikační plán je nastaven dle pravidel programu.

3

20

15

20

15

7

Rozpočet je přehledný a srozumitelný, má návaznost na aktivity.

6

Rozpočet je hospodárný a efektivní, náklady jsou oprávněné.

9

15

5

Zkušenosti s řízením projektů žadatele či partnera jsou odpovídající.

5

Odborná kapacita žadatele či partnera odpovídá charakteru projektu.

5

Do realizace projektu je zapojen partner z Norska.

5

Kritéria 1. Zaměření projektu Obsah projektu odpovídá výzvě a cílům programu.

2. Metodologie Aktivity jsou dostatečně popsány; jejich volba odpovídá cílům projektu.

3. Projektové indikátory Zvolené indikátory odpovídají cíli i aktivitám projektu, jsou realistické, měřitelné, efektivní. 4. Rozpočet projektu

5. Zkušenosti žadatele, partnera a jeho kapacita

35


Kritéria 6. Horizontální témata Projekty dodržují horizontální témata a programové priority Norských fondů. 7. Udržitelnost projektu Udržitelnost projektu je správně identifikována a zdůvodněna; navrhované činnosti směřující k udržitelnosti projektu jsou zvoleny vhodně. Celkem bodů

Celkem bodů

Prahová hodnota

2

1

2

3

1

3

100

HODNOCENÍ

Každou žádost, která nebyla vyřazena z formálních důvodů, přidělí Nadace OSF losem dvěma hodnotitelům z dané programové oblasti, kteří posoudí kvalitu návrhu projektu z odborného hlediska. Hodnotitel musí odmítnout zpracování odborného hodnocení v případě, že je (nebo hrozí, že by byl) v konfliktu zájmů, jak je uvedeno v čl. 6.6. Nařízení. Každý z hodnotitelů v souladu s pokyny pro externí hodnotitele posoudí projekt dle předem stanovených hodnoticích kritérií (viz výše) a přidělí mu bodové ohodnocení, které písemně odůvodní. V závěrečném komentáři uvede slabé a silné stránky projektu a řádně je zdůvodní. Výsledné bodové hodnocení je aritmetickým průměrem bodových hodnocení obou hodnotitelů. Pokud se u jednoho projektu hodnotitelé ve svém stanovisku výrazně rozcházejí (rozdíl v bodovém ohodnocení projektu je vyšší než 30 % bodové hodnoty hodnotitele s vyšším hodnocením), musí Nadace OSF zadat vypracování třetího hodnocení (výběr hodnotitele proběhne losem). V případě, že projekt je hodnocen i třetím hodnotitelem, bude rozhodující aritmetický průměr dvou hodnocení, která jsou si bodově blíže. 7.2.2. JEDNÁNÍ HODNOTICÍ KOMISE A ZASEDÁNÍ SPRÁVNÍ RADY Druhým stupněm v hodnoticím procesu je jednání hodnoticí komise, která projednává jednotlivé žádosti o grant a jejich hodnocení připravená hodnotiteli. Hodnoticí komise je jmenována správní radou Nadace OSF; jedná se o externí orgán složený z nezávislých odborníků na danou programovou oblast. Hodnoticí komise má nejméně tři členy (maximální počet členů není stanoven), přičemž minimálně jeden člen musí být nezávislý na Nadaci OSF. Členem komise může být i člen správní rady Nadace OSF. Rozhodnutí hodnoticí komise, zda projekt doporučit k podpoře, či zamítnutí, musí být přijato nadpoloviční většinou hlasů přítomných členů; usnášeníschopnost je dána přítomností minimálně 3 členů komise. Hodnoticí komise může navrhnout tzv. nápravná opatření, ve kterých doporučuje např. úpravy / vyřazení aktivit včetně souvisejících úprav rozpočtu, nemůže se však jednat o zásadní úpravy cíle a účelu projektu. Výstupem z jednání hodnoticí komise je pořadník projektů, ve kterém doporučuje správní radě Nadace OSF: ▶▶ projekty k podpoře; ▶▶ projekty k podpoře se změnami – v takovém případě je žadatel vyzván k vypořádání tzv. nápravných opatření, aby mohla být žádost o grant schválena; ▶▶ projekty na rezervní seznam3; ▶▶ projekty k zamítnutí.

3

V odůvodněných případech může hodnoticí komise přesunout projekt do rezervního seznamu (např. překryvy dopadů projektů, tj. obdobné služby pro stejnou cílovou skupinu ve stejném regionu). Hodnoticí komise v těchto případech zvolí ten projekt, který považuje za kvalitnější, přičemž vezme v úvahu jak své odborné znalosti, tak zejména znalosti situace cílové skupiny v dotčeném regionu apod. Projekt s nižším bodovým ohodnocením, případně projekt, který nebude hlasováním podpořen, bude zařazen do rezervního seznamu jako projekt náhradní (s uvedením konkrétního projektu, kterému se stává náhradníkem). V tomto případě musí být žadateli spolu s výsledkem hodnocení žádosti sděleno i zdůvodnění hodnoticí komise pro toto rozhodnutí.

36

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Třetím stupněm je zasedání správní rady Nadace OSF. Ta na základě pořadníku projektů a doporučení hodnoticí komise rozhodne o podpoře konkrétních projektů a výši přiděleného grantu. Výstupem zasedání správní rady je finální seznam projektů k podpoře (beze změn / se změnami), včetně seznamu rezervního.

7.3. VYROZUMĚNÍ ŽADATELŮ O VÝSLEDKU HODNOCENÍ

Nadace OSF zašle žadatelům vyrozumění o výsledku hodnocení do 10 pracovních dní od konečného rozhodnutí, nejpozději však do 20 týdnů od uzávěrky výzvy.

Vyrozumění je zasíláno elektronicky. Součástí vyrozumění je i bodové hodnocení žádosti a v případě zamítnutí také stručné zdůvodnění. U podpořených projektů je přílohou vyrozumění návrh smlouvy o poskytnutí grantu. V případě podpory projektů se změnami musí žadatel do uvedené lhůty přepracovat projekt tak, aby odpovídal požadavkům správní rady. Žadatel se nemůže proti konečnému rozhodnutí správní rady o podpoře/zamítnutí projektu odvolat. Žadatel je povinen potvrdit přijetí podmínek grantu do 10 pracovních dní od obdržení vyrozumění. Smlouvy o poskytnutí grantu budou podepsány nejpozději do 24 týdnů od uzávěrky. Seznam podpořených projektů bude po podpisu smluv zveřejněn na webu programu.

37


8. SMLOUVA O POSKYTNUTÍ GRANTU 8.1. UZAVŘENÍ SMLOUVY O POSKYTNUTÍ GRANTU

Úspěšným žadatelům je s vyrozuměním o rozhodnutí správní rady Nadace OSF (resp. výsledku hodnocení žádosti) elektronicky zaslán návrh smlouvy o poskytnutí grantu včetně příloh. Návrh smlouvy je v souladu s se zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Ve smlouvě jsou zohledněny povinnosti příjemce grantu vyplývající z podmínek programu a Norských fondů, včetně povinnosti příjemce jednat v souladu s Dohodou o programu. Ve smlouvě je rovněž uvedena výše povinného spolufinancování příjemce grantu, období způsobilosti nákladů, metodika výpočtu nepřímých nákladů atd.

V případě partnerství v projektu je příjemce grantu povinen předložit Nadaci OSF před podpisem smlouvy o poskytnutí grantu podepsanou smlouvu o partnerství mezi příjemcem grantu a partnerem projektu. Smlouva musí být uzavřena s každým partnerem projektu, v případě partnera z Norska nebo přijímajících zemí musí být uzavřena v anglickém jazyce. Náležitosti smlouvy o partnerství jsou uvedeny na www.dejmezenamsanci.cz/prijemci-grantu/dokumenty-a-formulare/. Návrh projektu (uvedený v žádosti o grant) a související přílohy mohou být případně upraveny na základě doporučení hodnoticí komise, které bylo potvrzeno správní radou. Může se jednat o následující úpravy: ▶▶ aktivit, případně jejich zrušení; ▶▶ rozpočtu, případně jeho snížení; ▶▶ očekávaných výsledků a monitorovacích indikátorů projektu či způsobu jejich prokazování tak, aby lépe odrážely realizaci projektu. Žadatel je povinen potvrdit přijetí podmínek grantu a zaslat zkontrolovanou a eventuelně doplněnou smlouvu (včetně relevantních příloh) elektronicky zpět koordinátorovi do 10 pracovních dní od obdržení vyrozumění. Smlouvu a přílohy upravené na základě připomínek žadatele zasílá Nadace OSF ve 2 vyhotoveních žadateli k podpisu oprávněným zástupcem žadatele (v případě, že nebude domluvena osobní schůzka v Nadaci OSF s oprávněným zástupcem žadatele za účelem podpisu smlouvy). V případě, že Nadace OSF neobdrží podepsanou smlouvu do 10 pracovních dní ode dne odeslání vytištěného dokumentu, má se za to, že žadatel podepsání smlouvy o poskytnutí grantu odmítl a tudíž od podpisu smlouvy odstupuje. Doručené smlouvy o poskytnutí grantu podepsané žadateli (příjemci grantu) podepisuje výkonný ředitel Nadace OSF, jeden originál smlouvy je archivován v sídle Nadace OSF, druhý originál smlouvy je zaslán zpět příjemcům grantu. Smlouva o poskytnutí grantu je uzavřená a platná dnem podpisu oběma smluvními stranami a může být vypovězena oběma smluvními stranami pouze za podmínek uvedených ve smlouvě; může být měněna jen písemně formou číslovaných dodatků. Návrhy na dodatky (např. z důvodu podstatné změny projektu či změny administrativního rázu) může předložit příjemce grantu nebo Nadace OSF. Způsob navrhování podstatných změn ze strany příjemce grantu, které vedou ke změnám nebo doplnění smlouvy o poskytnutí grantu, je popsán v kapitole 11.1.1. Příručky. 8.1.1. PŘÍLOHY SMLOUVY Přílohy smlouvy o poskytnutí grantu tvoří zejména: ▶▶ schválená žádost o grant (návrh projektu); ▶▶ schválený podrobný rozpočet; ▶▶ schválený harmonogram; ▶▶ schválený komunikační plán; ▶▶ plán výsledků a monitorovacích indikátorů projektu; ▶▶ smlouva o partnerství (pouze v případě partnerství); ▶▶ čestné prohlášení o čerpání de minimis; ▶▶ čestné prohlášení k DPH.

38

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI 8.1.2. PODPORA PROJEKTU V REŽIMU DE MINIMIS Žadatel (příjemce grantu), který žádá o podporu v režimu de minimis, musí před podepsáním smlouvy o poskytnutí grantu předložit čestné prohlášení o čerpání de minimis včetně přehledu dosud udělených podpor de minimis v eurech. Pro přepočet výše podpory poskytnuté v jiných měnách, než je euro, se použije kurz Evropské centrální banky, který byl platný v měsíci vydání rozhodnutí o poskytnutí grantu (tj. kurz vyhlášený v části C Úředního věstníku ES v den před posledním pracovním dnem v předchozím měsíci), viz Úřední věstník Evropské unie: eur-lex.europa.eu/JOIndex.do?ihmlang=cs. Ve smlouvě o poskytnutí grantu bude zahrnuta přesná výše podpory v režimu de minimis. Nadace OSF tento údaj obratem po podpisu smlouvy zaznamená do Centrálního registru podpor malého rozsahu. Poskytnutí podpory v režimu de minimis nemá vliv na procentuální výši podpory – představuje tedy 60–90 % celkových způsobilých nákladů projektu v závislosti na kategorizaci příjemce.

39


9. ÚČETNICTVÍ A FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU 9.1. FINANČNÍ TOKY (SYSTÉM PLATEB)

Finanční toky mezi Nadací OSF a příjemcem grantu jsou realizovány během projektu principem první zálohové platby, dále pak průběžnými platbami na základě žádostí o platbu (které příjemce předkládá Nadaci OSF společně s průběžnou monitorovací zprávou v periodě 6 měsíců) a závěrečné platby po ukončení projektu na základě závěrečné monitorovací zprávy. Platby jsou prováděny v Kč. Pro přepočet plánovaných výdajů v eurech na Kč použije žadatel v žádosti o grant či příjemce grantu (vyplňuje-li plán čerpání na další monitorovací období) fixní kurz programu 24,80 CZK/EUR. Pro přepočet v projektu uskutečněných výdajů v cizí měně na Kč použije příjemce grantu aktuální denní kurz ČNB (pro účely zápisu), resp. pevný kurz stanovený organizací. Pro uskutečnění zálohového principu pro financování investičních výdajů je povinen příjemce grantu smluvně zavázat dodavatele k zajištění bankovní záruky podle § 313 až 322 zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku. V opačném případě budou investiční výdaje propláceny zpětným způsobem na základě uskutečněných výdajů.

9.1.1. PLATBY NA ÚROVNI PŘÍJEMCE GRANTU ZÁLOHOVÁ PLATBA

Na základě smlouvy o poskytnutí grantu zabezpečuje Nadace OSF předfinancování první zálohovou platbou na bankovní účet příjemce grantu bezhotovostním převodem, a to do 10 pracovních dní od doručení smlouvy o poskytnutí grantu podepsané oprávněným zástupcem příjemce. Výše platby je uvedena ve smlouvě o poskytnutí grantu, je stanovena dle schváleného rozpočtu projektu a celkové výše grantu. Pohybuje se v rozmezí 25 – 40 % smluvně přidělené výše grantu, maximálně však do výše 2 milionů Kč v závislosti na délce trvání projektu a harmonogramu čerpání projektu. PRŮBĚŽNÁ PLATBA

Další průběžnou platbu provádí Nadace OSF na základě průběžné monitorovací zprávy a žádosti o platbu předložené v požadovaných termínech. Počet průběžných plateb se odvíjí od počtu průběžných monitorovacích zpráv. Finanční prostředky jsou vypláceny do 10 pracovních dní od schválení zprávy. Součet první zálohové platby a všech průběžných plateb nepřesáhne 90 % poskytnutého grantu. Dle kategorizace příjemce grantu jsou průběžné platby vypláceny následovně: a. u příjemců se statutem NNO: Průběžné platby jsou poskytovány zálohově dle odhadu předpokládaných výdajů v dalším monitorovacím období (viz plán čerpání na další monitorovací období, který je součástí průběžné monitorovací zprávy); b. u ostatních příjemců: Průběžné platby jsou poskytovány podle skutečného čerpání způsobilých výdajů a zároveň mohou být poskytnuty až po vyčerpání finančních prostředků ze zálohové platby (příjemce tedy může podat v rámci průběžné monitorovací zprávy žádost o platbu teprve tehdy, pokud jsou skutečně čerpané výdaje projektu za reportované období vyšší než poskytnutá zálohová platba). ZÁVĚREČNÁ PLATBA

Závěrečnou platbu (tj. 10 % grantu, resp. do maximální % výše grantu dle schválených způsobilých nákladů projektu) obdrží příjemce grantu od Nadace OSF až po předložení žádosti o závěrečnou platbu a po schválení závěrečné monitorovací zprávy projektu, a to do 10 pracovních dní po jejím schválení.

40

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Pokud jsou u příjemců se statutem NNO celkové schválené způsobilé náklady projektu nižší (než v žádosti plánované) a v důsledku toho byla překročena maximální procentuální výše grantu (a tedy vyplacena vyšší částka, než na kterou má příjemce podle stanovené maximální procentuální výše grantu nárok), je příjemce v souladu se smlouvou o poskytnutí grantu povinen vrátit přeplatek na účet Nadace OSF, a to do 10 pracovních dní od doručení vyrozumění o schválení závěrečné monitorovací zprávy (včetně výpočtu výše přeplatku). Výpočet závěrečné platby: 1. schválené celkové způsobilé náklady projektu; 2. snížené o následující částky: a. veškeré zálohové a průběžné platby; b. jakékoliv finanční prostředky poskytnuté na financování projektu z jiných zdrojů než z Finančních mechanismů EHP a Norska; c. celkové úroky získané do data vypracování závěrečné monitorovací zprávy (v případě vedení samostatného projektového účtu). 9.1.2. SCHVÁLENÍ PLATEB NADACÍ OSF Nadace OSF může žádost příjemce grantu o průběžnou/závěrečnou platbu: ▶▶ schválit – v takovém případě provede Nadace OSF platbu na bankovní účet příjemce prostřednictvím bezhotovostního převodu do 10 kalendářních dnů od schválení průběžné/závěrečné monitorovací zprávy projektu; ▶▶ snížit o nezpůsobilé výdaje – v případě pochybností ohledně způsobilosti vynaložených výdajů je příjemce vyzván k dopracování nebo přepracování průběžné/závěrečné monitorovací zprávy ve lhůtě 5 – 10 pracovních dní dle závažnosti a rozsahu oprav. Pokud v případě průběžné monitorovací zprávy nepředloží dopracování nebo přepracování ve stanovené lhůtě (příjemce má možnost pouze dvou termínů k opravě), bude částka průběžné platby adekvátně snížena či platba nebude schválena (viz dále). Pokud příjemce následně prokáže, že výdaj je v souladu se způsobilostí výdajů, může jej zahrnout do následující monitorovací zprávy. Pokud nepředloží dopracování nebo přepracování ve stanovené lhůtě v případě závěrečné monitorovací zprávy, bude čerpání sníženo o nezpůsobilé výdaje; ▶▶ neschválit v případě zjištění nesrovnalosti při realizaci projektu – v případě, že příjemce nedoloží či neprokáže způsobilost vynaložených výdajů či budou zjištěny nesrovnalosti při realizaci projektu, rozhodne Nadace OSF pozastavit či neschválit další platbu příjemci grantu. V případě průběžné monitorovací zprávy bude moci příjemce po nápravě zjištěných nesrovnalostí a doložení požadovaných dokladů požádat o platbu až po uplynutí dalších 6 měsíců v rámci následující monitorovací zprávy. V případě, že příjemce nezajistí nápravu zjištěných nesrovnalostí do termínu podání závěrečné monitorovací zprávy projektu, jedná Nadace OSF v souladu s ustanoveními uvedenými v kapitole 12.4. Příručky. Všechny schválené žádosti o platbu jsou zaznamenány v databázi Grantys. 9.1.3. VYKAZOVÁNÍ VÝDAJŮ PARTNERA PROJEKTU Příjemce grantu vykazuje způsobilé výdaje parnera projektu společně se svými výdaji v rámci soupisky výdajů, za projekt tedy předloží jednu souhrnnou tabulku vyúčtování. Partner projektu vykazuje způsobilé výdaje vzniklé při realizaci projektových aktivit příjemci grantu na základě smlouvy o partnerství; příjemce eviduje tyto způsobilé výdaje partnera ve svém účetnictví. Období, za které se předkládají způsobilé výdaje, bude vzájemně dohodnuto podle aktuálních potřeb mezi příjemcem a partnerem, nejpozději však tak, aby příjemce byl schopen prokázat způsobilé výdaje partnera v průběžných a závěrečných monitorovacích zprávách projektu. V případě odlišného statutu příjemce grantu a partnera ve vztahu k možnosti nárokovat si vrácení DPH se postupuje takto: ▶▶ pokud příjemce MÁ a partner NEMÁ možnost nárokovat si vrácení DPH – partner vykazuje způsobilé výdaje včetně DPH (resp. bez rozlišení), příjemce mu je v této výši refunduje. Z hlediska příjemce se nejedná o úhradu DPH, což platí jak pro rozpočtování výdajů, tak pro jejich vykazování;

41

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ▶▶ pokud příjemce NEMÁ a partner MÁ možnost nárokovat si vrácení DPH – partner nesmí vykazovat zaplacenou DPH jako způsobilý výdaj, příjemce mu refunduje jen výdaje bez zaplacené DPH. 9.1.4. KONTROLA NEPŘEKRÝVÁNÍ VÝDAJŮ Povinnost dodržet nepřekrývání výdajů bude příjemci grantu stanovena ve smlouvě o poskytnutí grantu. Pod pojmem nepřekrývání výdajů se rozumí zejména: ▶▶ zamezení dvojitého financování výdajů v rámci EHP / Norských fondů (tj. zahrnutí výdajů financovaných z Norských fondů do dvou anebo více žádostí o platbu a do dvou anebo více vyúčtovaní); ▶▶ zamezení vykazování výdajů ve finančním vyúčtování současně v rámci projektu realizovaného z EHP / Norských fondů a v rámci jiného projektu příjemce financovaného z jiných zdrojů. Nepřekrývání výdajů u příjemce grantu bude ověřovat Nadace OSF kontrolou: ▶▶ originálů účetních dokladů projektu, které musí být označeny: „Financováno z programu Dejme (že)nám šanci“ (ověřováno při kontrole průběžných a závěrečných monitorovacích zpráv); ▶▶ celého účetnictví příjemce/partnera během kontroly na místě a externích auditů. 9.1.5. KONTROLA PŘÍMÝCH VÝNOSŮ PROJEKTU Příjemci grantu mají ve smlouvě o poskytnutí grantu stanovenou povinnost evidovat veškeré přímé výnosy z projektu. Pod pojmem přímé výnosy projektu se rozumí veškeré příjmy, které vznikly příjemci/partnerovi při realizaci projektu. Jedná se zejména o: ▶▶ inkasované úroky na bankovním účtu nebo podúčtu (pouze v případě, má-li příjemce grantu / partner bankovní účet zřízený výhradně pro účely projektu financovaného z programu Dejme (že)nám šanci); ▶▶ tržby z prodeje zboží nebo majetku vytvořeného v průběhu projektu (např. publikace); ▶▶ tržby z prodeje služeb poskytovaných v průběhu projektu (např. poradenská služba). O přímé výnosy projektu je snížena částka celkových způsobilých nákladů projektu pro výpočet grantu z programu Dejme (že)nám šanci na daný projekt. Kontrolu reportování přímých výnosů projektu bude vykonávat Nadace OSF kontrolou: ▶▶ průběžných a závěrečných monitorovacích zpráv; ▶▶ celého účetnictví příjemce/partnera během kontroly na místě a externích auditů.

42


9.2. VEDENÍ ÚČETNICTVÍ PŘÍJEMCE GRANTU / PARTNERA PROJEKTU

Příjemce grantu je povinen vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s právními předpisy ČR.

Příjemci, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni své příjmy a výdaje vést buď odděleným účetním systémem, nebo mít vedeny transparentně s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu (např. analytické účty, účetní střediska, zakázky apod.). Příjemci, kteří nevedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést, v případě grantu z programu Dejme (že)nám šanci, daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů ve znění pozdějších předpisů rozšířenou o tyto požadavky (které jsou uvedeny ve smlouvě o poskytnutí grantu): 1. příslušný doklad musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (s výjimkou písmena f); 2. předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost; 3. při kontrole poskytne příjemce na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu; 4. uskutečněné příjmy a výdaje jsou vedeny s jednoznačnou vazbou k příslušnému projektu, ke kterému se vážou; všechny originály účetních dokladů jsou označeny slovním spojením: „Financováno z programu Dejme (že)nám šanci“. Účetnictví projektu je vedeno v elektronické podobě. Účetní doklady musí obsahovat specifikaci pořizovaného zboží, služeb nebo prací i specifikaci toho, kdo zboží nebo služby nakoupil (pokud se nejedná o zjednodušený daňový doklad). Příjemci grantu musí být schopni průkazně všechny operace dokladovat při následných kontrolách a auditech. ODPISY

V případě odpisů a nepřímých výdajů je datem uskutečnění / skutečného zaplacení výdaje datum jejich zanesení do účetnictví. Toto zanesení musí být doložitelné, průkazné a kontrolovatelné. ZÁLOHOVÉ PLATBY DODAVATELŮM

Zálohové faktury přijaté od dodavatelů jsou povoleny, ale nejsou způsobilým výdajem. Jako způsobilý výdaj lze uplatňovat pouze vyúčtování zálohových plateb.

43


10. ZPŮSOBILOST VÝDAJŮ 10.1. VÝŠE GRANTU A SPOLUFINANCOVÁNÍ PROJEKTU

V programu Dejme (že)nám šanci lze podat žádost o: ▶▶ malý grant ve výši 124 000 Kč – 6 199 999 Kč (50 00 – 249 999 €); ▶▶ velký grant ve výši 6 200 000 Kč – 15 000 000 Kč (250 000 – 604 839 €).

Z prostředků Norských fondů není možné projekt financovat stoprocentně, rozpočet musí být spolufinancován. Spolufinancování je minimální podíl z celkových způsobilých nákladů projektu, který musí poskytnout příjemce grantu na realizaci projektu. Jedná se o finanční prostředky, kterými se podílí příjemce grantu (a/nebo partneři projektu) na spolufinancování projektu ve stanovené výši, resp. v určeném podílu tak, jak je stanoveno smlouvou o poskytnutí grantu mezi příjemcem a Nadací OSF. Nastavení spolufinancování je shodné pro malé i velké granty. Minimální výše povinného spolufinancování je stanovena na základě právní subjektivity žadatele (příjemce grantu) následovně: ▶▶ 10 % pro příjemce se statutem nestátní neziskové organizace (NNO); ▶▶ 20 % pro veřejné instituce (např. státní instituce, územní samosprávný celek), církve a náboženské společnosti a organizace a mezivládní organizace; ▶▶ 40 % pro ostatní právnické osoby. 10.1.1. SPOLUFINANCOVÁNÍ FORMOU IN-KIND (PLATÍ PRO NNO) Příjemci grantu se statutem neziskové organizace mohou požadavek spolufinancování zajistit částečně za pomoci služeb formou nefinančního plnění, tzv. in-kind. Konkrétně se jedná o náklady na dobrovolníky, přičemž vklady in-kind mohou tvořit maximálně 50 % z podílu spolufinancování. Tyto náklady se musí přímo vázat k realizaci projektu, musí být nutné a přiměřené. Maximální opodstatněné sazby na den pro tento druh osobních nákladů budou stanoveny podle aktuální průměrné (medián) výplaty dané Českým statistickým úřadem nebo podle kvalifikovaného odhadu dané pozice v neziskovém sektoru (více na webových stránkách programu). 10.1.2. VYLOUČENÉ ZDROJE SPOLUFINANCOVÁNÍ K zajištění povinného spolufinancování projektu je možné použít jakékoliv zdroje s výjimkou: ▶▶ zdrojů získaných z EHP a Norských fondů; ▶▶ zdrojů získaných z jakýchkoliv nástrojů pomoci, pocházejících ze společného rozpočtu EU; ▶▶ zdrojů získaných z Programu švýcarsko – české spolupráce; ▶▶ v případě NNO dobrovolnické práce v rozsahu převyšujícím 50 % celkového objemu spolufinancování; ▶▶ jakýchkoliv jiných forem příspěvků v naturáliích. Při zajištění povinného spolufinancování, s respektováním výše uvedeného omezení, je také potřeba brát v potaz, že projekt musí být prezentován jako projekt realizovaný v rámci Norských fondů. Podmínky, za kterých je spolufinancování pro projekt poskytnuto, nesmí být v rozporu s pravidly publicity platnými pro Norské fondy (blíže kapitola 13. Příručky).

44

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI 10.1.3. ZAJIŠTĚNÍ SPOLUFINANCOVÁNÍ BĚHEM REALIZACE PROJEKTU ▶▶ Příjemce grantu MÁ statut neziskové organizace: ▶▶ Celkový poměr podílu grantu a spolufinancování musí být zajištěn nejpozději při závěrečném vyúčtování projektu. Podíl grantu na celkových způsobilých nákladech příjemce grantu nesmí při závěrečném vyúčtování překročit výši stanovenou ve smlouvě o poskytnutí grantu. ▶▶ Spolufinancování je možné částečně zajistit za pomoci služeb formou nefinančního plnění, tzv. in-kind (tj. nákladů na dobrovolníky) – maximálně 50 % z celkového podílu spolufinancování. Tyto náklady nevstupují do účetnictví příjemce. ▶▶ Příjemce grantu NEMÁ statut neziskové organizace: Každý výdaj projektu je financován v poměru podílu grantu a spolufinancování. Příjemce v této souvislosti dokládá Nadaci OSF, že při vynaložení prostředků na svůj projekt poskytuje výši podílu spolufinancování stanovenou ve smlouvě o poskytnutí grantu, resp. příjemci je proplácena z každého výdaje pouze ta výše prostředků z programu, která byla v právním aktu dojednána. Plnění spolufinancování je sledováno jak v průběžných monitorovacích zprávách projektu, tak při závěrečném vyúčtování, a to zejména, zda podíl grantu na celkových způsobilých nákladech příjemce grantu nepřekročil při závěrečném vyúčtování výši stanovenou ve smlouvě o poskytnutí grantu. Příjemce grantu vykazuje již v průběhu projektu do finanční části průběžných zpráv výdaje včetně jejich odlišení podle zdrojů financování. Dále podává při závěrečném vyúčtování projektu Čestné prohlášení / Potvrzení o spolufinancování, z jakých zdrojů byl projekt spolufinancován. Toto prohlášení slouží jednak k ověření celkových výdajů spolufinancování, které byly příjemcem uváděny v průběžných a závěrečných monitorovacích zprávách a rovněž jako výchozí podklad pro auditora projektu za účelem kontroly výdajů spolufinancování při povinném závěrečném auditu projektu.

10.2. ZPŮSOBILÉ VÝDAJE

Příjemce grantu je povinen dodržovat principy způsobilosti výdajů v souladu s Nařízením a Pokynem NKM pro způsobilé výdaje EHP a Norských fondů 2009–2014, který obsahuje podrobnou definici způsobilých a nezpůsobilých výdajů (oba dokumenty jsou dostupné na webu programu). Za způsobilé výdaje projektu jsou považovány výdaje, které jsou vydány při realizaci projektu příjemcem grantu či partnerem projektu a splňují následující podmínky: ▶▶ výdaj byl zahrnut a schválen v rozpočtu žádosti o grant: výdaje, které nejsou uvedené v rozpočtu žádosti o grant, resp. nebyly schváleny v rámci žádosti o změnu rozpočtu, nejsou způsobilé; ▶▶ výdaj musí být nezbytný pro realizaci projektu, musí bezprostředně souviset s realizací aktivit projektu; ▶▶ výdaj vznikl a byl uhrazen ve stanoveném časovém rozmezí pro realizaci projektu uvedeném ve smlouvě o poskytnutí grantu; ▶▶ výdaj musí být uskutečněn, zaznamenán na bankovních účtech nebo musí být doložen výdajovými pokladními doklady příjemce, být identifikovatelný a kontrolovatelný a musí být doložený účetními doklady ve smyslu § 11 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, resp. originály jiných dokladů ekvivalentní průkazní hodnoty. Výjimku z podmínky doložitelnosti účetními doklady představují nepřímé/režijní výdaje neboli veškeré způsobilé výdaje, které příjemce grantu nemůže přímo identifikovat a odůvodnit v jejich účetním systému jako výdaje, které vznikly v přímé souvislosti se způsobilými přímými výdaji projektu; ▶▶ výdaj musí být přiměřený (musí odpovídat cenám v čase a místě obvyklým) a musí být vynaložen v souladu s principy hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti; ▶▶ výdaj musí být vydán v souladu s českými právními předpisy, zejména zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.

45

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI VÝČET ZPŮSOBILÝCH VÝDAJŮ

▶▶ osobní náklady na realizaci projektu – osobní výdaje zaměstnanců přidělených na projekt (na základě pracovní smlouvy či dodatku, DPP/DPČ), které jsou schváleny v žádosti o grant, případně další výdaje za zaměstnance (zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, atd.), odměny (za podmínky, že jsou odměnou za splnění mimořádného úkolu na projektu). Výdaj musí odpovídat nominálním mzdám a zákonným odvodům, hrazeným zaměstnavatelem (sociální a zdravotní pojištění). Dále platí, že zaměstnanec nemůže v organizaci příjemce grantu a zároveň v organizaci partnera projektu pracovat na více než 1,5 úvazek, přičemž se do tohoto úvazku počítají všechny pracovní úvazky (činnosti) zaměstnance v organizaci příjemce grantu nebo partnera bez ohledu na zapojení do projektu. Nezáleží na formě pracovního poměru – do úvazku se kalkuluje úvazek z pracovní smlouvy, ale i z dohody o pracovní činnosti nebo o provedení práce. Osobní výdaje na realizaci projektu se sledují kumulativně po dobu trvání projektu, nárokovaná částka nesmí přesáhnout schválený rozpočet. Za způsobilé výdaje se považují mzdové výdaje, náhrady za dobu trvání nemoci, náhrady svátků a dovolené a povinné úrazové pojištění zaměstnanců. ▶▶ cestovní náklady – do cestovních výdajů se započítávají pracovní cesty členů realizačního týmu projektu v souvislosti s realizací projektu. Způsobilými výdaji za jízdné se považují výdaje za veřejnou dopravu (jízdenka za veřejnou dopravu, místenka, lehátko, lůžko, letenka, jízdenka místní hromadné dopravy), výdaje související s použitím soukromého vozidla. Taxi lze použít pouze ve výjimečných a odůvodněných případech, pouze když nelze použít jinou přepravu. Cestovní náhrady při cestě českých zaměstnanců se řídí zákoníkem práce v platném znění a vyhláškami MPSV a MF, které stanoví výši cestovních náhrad pro daný rok (výdaje na ubytování, stravné, zahrnující kapesné). Cestovní náhrady při cestě zahraničních pracovníků do ČR se stanoví dle sazeb EU pro „per diems“ a pokrývají výdaje na ubytování, stravné a jízdné v ČR. ▶▶ nákup služeb – nákup služeb zahrnuje výdaje spojené se zajišťováním dodavatelských služeb, výdaje na publicitu, výdaj na povinný závěrečný audit projektu, dále pak výdaje na služby, které nemůže zajistit příjemce grantu / partner projektu jako výdaje na pojištění majetku, školení, semináře a konference schválené v rozpočtu žádosti o grant. ▶▶ zařízení, vybavení, stavby – jedná se o výdaje na nové stavby nebo technické zhodnocení stávajících, pořízení nemovitého majetku, nákup nového či použitého vybavení či zařízení hmotné povahy, výdaje na nehmotný majetek, dlouhodobý majetek – odepisovaný (hmotný či nehmotný), krátkodobý majetek – neodepisovaný, spotřební zboží a provozní materiál. Nákup dopravních prostředků je způsobilý pouze ve výjimečných a řádně zdůvodněných případech. K pořízení majetku dále kapitola 10.2.1 a 10.2.2. Příručky. ▶▶ nepřímé výdaje – režijní výdaje – jedná se o nezbytné výdaje spojené s realizací projektu, které nejsou přímo spojené s konkrétní aktivitou projektu, např. nájem kanceláří, nákup vody, paliv, energie atd. (metodika výpočtu nepřímých výdajů je uvedena dále). ▶▶ daň z přidané hodnoty – DPH je způsobilý výdaj pouze v případě, kdy plátce nemůže uplatnit nárok na odpočet daně na vstupu. Způsobilost výdajů musí být prokázána příjemcem grantu / partnery projektu a všechny účetní případy musí být doloženy účetními doklady a náležitostmi. Při podávání průběžných a závěrečných monitorovacích zpráv musí příjemce doložit v kopii doklady na výdaje projektu nad 10 tisíc Kč, při závěrečném auditu projektu je příjemce povinen doložit všechny doklady projektu (tj. i doklady partnera/partnerů projektu). OBDOBÍ ZPŮSOBILOSTI VÝDAJŮ PROJEKTU

Období je stanoveno ve smlouvě o poskytnutí grantu (uzavřené po schválení žádosti mezi Nadací OSF a příjemcem grantu). Období je odvozeno od data zahájení a data ukončení realizace projektu. Předpokládané datum zahájení projektů je stanoveno v dané grantové výzvě. Maximální délka projektu je vždy stanovena s ohledem na datum vyhlášení grantové výzvy, resp. datum zahájení projektu, musí však splňovat podmínku ukončení realizace projektu nejpozději do 30. dubna 2016.

46

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Minimální délka realizace projektů: ▶▶ malé granty: 6 měsíců; ▶▶ velké granty: 12 měsíců. Maximální délka realizace projektu (orientační): ▶▶ malé granty v 1. výzvě: 15 měsíců; ▶▶ malé granty ve 2. výzvě: 11 měsíců; ▶▶ velké granty: přibližně 22 měsíců. Veškeré způsobilé výdaje projektu se musí vztahovat k období realizace projektu a musí být proplaceny nejpozději do 30 kalendářních dní od data ukončení projektu. 10.2.1. INVESTIČNÍ VÝDAJE Investiční výdaje mohou tvořit maximálně 10 % celkových způsobilých nákladů projektu, současně je stanoven horní limit pro investiční výdaje ve výši 1 milionu Kč. Pokud příjemce grantu uplatňuje investiční náklady pouze do výše odpisů po dobu trvání projektu, pak není povinen po ukončení projektu zpracovávat zprávy o udržitelnosti. Pokud příjemce grantu uplatňuje plnou výši investičních nákladů, přičemž uplatňuje odpisy i po ukončení projektu, pak je povinen předkládat zprávu o udržitelnosti projektu po období 5 let počínaje následujícím rokem po schválení závěrečné monitorovací zprávy projektu. Po dobu 5 let po ukončení projektu musí prostor nebo zařízení financované z programu sloužit svému původnímu (v projektu popsanému) účelu, což bude příjemce grantu dokládat ve zprávách o udržitelnosti projektu. V případě ukončení činnosti dříve než za 5 let je příjemce povinen oznámit tuto skutečnost Nadaci OSF, která je následně povinna oznámit tuto skutečnost NKM s ohledem na případné vrácení části finančních prostředků dárci programu (který rozhodne, zda musí příjemce grantu zařízení, případně část investovaných finančních prostředků, vrátit). 10.2.2. ODPISY U projektů, kde ze strany Nadace OSF byla v souladu s Nařízením schválena výjimka z odpisů dlouhodobého hmotného či nehmotného majetku (majetku, jež je odepisován), je v případě pořízení tohoto majetku způsobilým výdajem projektu celková pořizovací cena majetku. Příjemce grantu či partner projektu je v případě této výjimky povinen zajistit: ▶▶ uchování vlastnictví k pořízenému majetku po dobu nejméně 5 let po ukončení projektu, přičemž majetek bude po tuto dobu využíván v souladu s účelem projektu; ▶▶ pojištění majetku proti škodám způsobeným požárem, krádeží a dalšími obvyklými druhy pojistného nebezpečí po dobu minimálně 5 let po ukončení projektu; ▶▶ řádnou údržbu pořízeného majetku, na kterou ročně vyčlení příslušnou částku. Výše uvedené podmínky budou rovněž stanoveny ve smlouvě o poskytnutí grantu. Nadace OSF může posoudit a zmírnit plnění výše uvedených podmínek pouze v případě, že pořízený majetek v době po ukončení projektu již nelze využít pro plnění účelu projektu. 10.2.3. NEPŘÍMÉ VÝDAJE Nepřímé výdaje jsou veškeré způsobilé výdaje, které nemůže příjemce grantu nebo partner projektu přímo identifikovat jako náklady projektu, ale které mohou být definovány a obhájeny v účetnictví jako výdaje, které vznikly v přímé souvislosti se způsobilými přímými výdaji projektu. Nepřímé výdaje projektu představují přiměřený podíl veškerých režijních výdajů příjemce grantu nebo projektového partnera a nezahrnují žádné způsobilé přímé výdaje. Nepřímými výdaji projektu jsou obvykle mzdy režijních pracovníků, energie, nájem apod.

47

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Výši nepřímých výdajů v projektech lze určit pomocí jedné z následujících metod: ▶▶ výpočet nepřímých výdajů alikvotně – nepřímé výdaje jsou založené na aktuálních nepřímých výdajích žadatele (příjemce grantu) a partnerů projektu, kteří uplatňují analytický účetní systém a stanovují své nepřímé výdaje jako alikvotní část svých celkových režijních výdajů. Nepřímé výdaje by měly představovat spravedlivé rozdělení celkových režijních výdajů žadatele (příjemce grantu) či partnera projektu, nesmí však přesáhnout maximální limity stanovené pro vykazování nepřímých výdajů paušálem (viz tabulka metodika výpočtu nepřímých výdajů níže). Příjemce grantu je povinen doložit při jejich vykazování způsob výpočtu (např. vzorec), na základě kterého je vypočítána poměrná, alikvotní část připadající na projekt a tento výpočet uvést do formuláře průběžné i závěrečné monitorovací zprávy projektu, popřípadě na jednotlivé doklady; ▶▶ vykazování paušálem – žadatel (příjemce grantu) a partner projektu mohou v případě neexistence analytického účetního systému zvolit jednotnou pevnou sazbu nepřímých výdajů až do výše 20 % z celkových přímých způsobilých nákladů, ze kterých jsou vyňaty přímé způsobilé výdaje na subdodávky a výdaje na zdroje poskytnuté třetími stranami, které se nepoužívají v prostorách příjemce grantu či partnera projektu. U nepřímých výdajů vykazovaných paušálem nemusí příjemce grantu nebo projektový partner předkládat účetní doklady, nicméně je povinen je předložit na vyžádání Nadace OSF a ostatních subjektů dle smlouvy o poskytnutí grantu. Nepřímé výdaje jsou propláceny na základě jejich vyčíslení ve finanční části průběžné či závěrečné monitorovací zprávy a jejich celková výše při podání žádosti o závěrečnou platbu nesmí přesáhnout % stanovené vzhledem k celkovému objemu neinvestičních výdajů projektu a uvedené ve smlouvě o poskytnutí grantu. METODIKA VÝPOČTU NEPŘÍMÝCH VÝDAJŮ:

Výše neinvestičních nákladů projektu (ponížená o výdaje na subdodávky a zdroje poskytnuté třetími stranami) = X

Maximální podíl nepřímých výdajů v %

X ≤ 1,5 mil. Kč

20

1,5 mil. Kč < X ≤ 3 mil. Kč

16

3 mil. Kč < X

12

10.2.4. ODPOČET DPH Finanční prostředky programu poskytnuté na základě smlouvy o poskytnutí grantu na schválený projekt nejsou předmětem daně a nezahrnují se do obratu pro registraci. Pokud žadatel plánuje prokazatelně poskytovat (či příjemce grantu prokazatelně poskytuje) své služby v rámci realizace projektu bez úplaty, nemá nárok za přijatá zdanitelná plnění (nakoupené zboží a služby) na odpočet DPH. DPH je potom způsobilým výdajem projektu. ▶▶ Plátce DPH: Způsobilým výdajem je výdaj včetně DPH v případě, že plátce nemá nárok na odpočet a při splnění obecných podmínek způsobilosti výdajů. V případě existence nároku na odpočet daně v poměrné výši, tj. pokud plátce DPH přijatá zdanitelná plnění použije jak pro uskutečnění své ekonomické činnosti, tak pro účely s ní nesouvisející (poměrná činnost odpovídá rozsahu použití pro ekonomickou činnost), je za způsobilý výdaj považována alikvotní část daně z přidané hodnoty, která není považována za poměrnou část nároku na odpočet. ▶▶ Neplátce DPH: Daň z přidané hodnoty je považována za způsobilý výdaj za předpokladu splnění základních principů pro uznání způsobilých výdajů a za podmínky, že se daň z přidané hodnoty vztahuje k plněním, která jsou sama považována za způsobilá.

!

Plátce DPH nesmí současně nárokovat odpočet DPH a současně zahrnout toto DPH do způsobilých výdajů projektu.

48


10.3. NEZPŮSOBILÉ VÝDAJE

Za nezpůsobilé se považují výdaje, které: ▶▶ nebyly uvedeny a schváleny v žádosti o grant; ▶▶ nebyly vynaloženy v souladu s účelem projektu; ▶▶ nevznikly v časovém rozmezí pro realizaci projektu; ▶▶ nebyly uhrazeny v době způsobilosti výdajů projektu a nejsou dokladovány příslušnými účetními doklady, není-li uvedeno jinak; ▶▶ nebyly zaznamenány na bankovních účtech příjemce grantu / partnera nebo nejsou doloženy výdajovými pokladními doklady; ▶▶ jsou v jiných ohledech v rozporu s pravidly uvedenými v této Příručce. Nezpůsobilými výdaji konkrétně jsou: ▶▶ úroky z úvěrů; ▶▶ debetní úroky; ▶▶ pokuty, penále, finanční tresty; ▶▶ kurzové ztráty; ▶▶ rezervy na možné budoucí ztráty a dluhy; ▶▶ nedobytné pohledávky; ▶▶ ta část pořizovací ceny nemovitosti (pozemek), která je vyšší než 10 % celkových způsobilých výdajů na projekt; ▶▶ ta část pořizovací ceny nemovitosti (stavba), která je vyšší než cena zjištěná znaleckým posudkem; ▶▶ správní poplatky (výpis z katastru nemovitostí, výpis z obchodního rejstříku apod.); ▶▶ jiné výdaje čistě finančního rázu, např. poplatky za bankovní služby, poplatek za zřízení účtu; ▶▶ poplatek za vedení účtu (výjimkou je poplatek za vedení samostatného projektového účtu, v případě, že si ho příjemce grantu zřídí); ▶▶ poplatek za bankovní převody (vyjma těch, které se týkají projektových výdajů); ▶▶ daň z přidané hodnoty s nárokem na odpočet daně; ▶▶ výdaje na právní spory; ▶▶ daně (silniční daň, daň z nemovitostí, daň darovací, daň dědická, apod.); ▶▶ ostatní sociální výdaje na zaměstnance, ke kterým nejsou zaměstnavatelé povinni dle zvláštních právních předpisů (příspěvky na penzijní připojištění, životní pojištění, dary k životním jubileím, příspěvky na rekreaci apod.); ▶▶ výdaje, které byly nebo budou nárokovány jako způsobilé v rámci jiných dotačních programů.

10.4. PŘÍMÉ VÝNOSY PROJEKTU

Projekt může generovat přímé výnosy, nemůže však vést k dosažení zisku. Ačkoliv přímé výnosy projektu mohou pokrýt část způsobilých výdajů projektu, nemohou nahradit povinné spolufinancování projektu (neboť dle Nařízení nejsou přímé výnosy oprávněným zdrojem spolufinancování).

V případě, že projekt generuje přímé výnosy, je nutné (nejpozději v rámci závěrečného vyúčtování) zvolit jednu z uvedených variant využití: a. příjemce grantu může těmito přímými výnosy pokrýt způsobilé výdaje projektu (realizované nad rámec schválených celkových způsobilých nákladů projektu) nebo b. o tyto přímé výnosy bude ponížena výše grantu (v případě plánovaných přímých výnosů se výše grantu sníží již v žádosti, v případě neplánovaných přímých výnosů se výše grantu sníží při závěrečném vyúčtování projektu).

49


10.5. VEŘEJNÁ PODPORA

Veřejná podpora je forma podpory, která je poskytnuta způsobem, který narušuje nebo může narušit hospodářskou soutěž tím, že je zvýhodněno určité podnikání nebo odvětví výroby v míře, jíž může být dotčen obchod mezi členskými státy EU. Veřejnou podporu upravují: ▶▶ Články 107 až 108 Smlouvy o fungování EU; ▶▶ Nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o založení ES na podporu de minimis; ▶▶ Nařízení Komise (ES) č. 800/2008 ze dne 6. srpna 2008, kterým se v souladu s články 87 a 88 Smlouvy o založení ES prohlašují určité kategorie podpory za slučitelné se společným trhem (obecné nařízení o blokových výjimkách); ▶▶ Rámec Společenství pro státní podporu výzkumu, vývoje a inovací č. 2006/C 323/01, regulující oblast podpory výzkumu, vývoje a inovací; ▶▶ Zákon č. 215/2004 Sb., o úpravě některých vtahů v oblasti veřejné podpory a o změně zákona o podpoře výzkumu a vývoje (novela č. 236/2012 Sb., účinná od 1. 7.2012); ▶▶ Vyhláška č. 207/2005 Sb. o formě a obsahu plnění informační povinnosti k poskytnuté veřejné podpoře; ▶▶ Vyhláška č. 465/2009 Sb., o údajích zaznamenávaných do centrálního registru podpor de minimis; ▶▶ Zákon č. 319/2006 Sb., o některých opatřeních ke zprůhlednění finančních vztahů v oblasti veřejné podpory, který určuje pravidla nakládání s veřejnou podporou. Obecný zákaz poskytování veřejné podpory platí, jsou-li splněny kumulativně níže uvedené znaky veřejné podpory, a pokud příslušná legislativa nestanoví jinak. ČTYŘI ZÁKLADNÍ ZNAKY VEŘEJNÉ PODPORY:

1. je poskytována z veřejných zdrojů; 2. narušuje nebo může narušit hospodářskou soutěž; 3. zvýhodňuje určité podniky nebo určitá odvětví podnikání; 4. ovlivňuje obchod mezi členskými státy Evropské unie. Pojmem podnik se rozumí jakákoliv entita, která vykonává ekonomickou činnost, bez ohledu na její právní status. Ekonomickou činností se rozumí nabízení služeb na trhu; neziskovost v konkrétním případě nehraje roli. Ke zvýhodnění dochází už tehdy, kdy podpora snižuje náklady, které by musel příjemce poskytnout ze svého rozpočtu. Výjimka z obecného zákazu poskytování veřejné podpory může být povolena na základě tzv. blokových výjimek, nebo může být podpora naplňující znaky veřejné podpory poskytnuta v omezeném rozsahu, v režimu tzv. podpory de minimis (viz dále). Kombinace podpory blokové výjimky a podpory de minimis není možná. Podpora projektů zakládajících veřejnou podporu není v rámci Norských fondů vyloučena, podléhá ale všeobecně platným pravidlům a omezením týkajících se veřejné podpory. V žádosti o grant je žadatel povinen sám posoudit, zda jím předkládaný projekt zakládá veřejnou podporu či ne (a dle toho v žádosti zaškrtne příslušné pole). Pokud žadatel uvede, že projekt zakládá veřejnou podporu, navrhne způsob řešení (tj. udělení podpory v režimu blokové výjimky či v režimu de minimis). Žadatel k žádosti rovněž dokládá čestné prohlášení o čerpání de minimis (s přehledem dosud udělených podpor de minimis v eur).

!

Soulad s veřejnou podporou se posuzuje u každého projektu jako celku, tedy nikoliv pouze u jednotlivých projektových aktivit.

50

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI 10.5.1. BLOKOVÁ VÝJIMKA V průběhu roku 2014 se očekává změna řady předpisů, jimiž se řídí poskytování veřejné podpory, zejména jejich zjednodušení a vyjasnění pojmů. Vzhledem k tomu, že účinnost některých klíčových předpisů, jako například nařízení de minimis a obecné nařízení o blokových výjimkách, končí k 31. 12. 2013, budeme sledovat aktuální vývoj v této oblasti. Očekává se mj. prodloužení obecného nařízení o blokových výjimkách (GBER) do 30. 6. 2014, nové by měly vejít v platnost s účinností od 1. 7. 2014. V rámci programu je možné poskytovat příjemcům grantu veřejnou podporu na základě Nařízení Komise (ES) č. 800/2008 ze dne 6. srpna 2008, kterým se v souladu s články 87 a 88 Smlouvy o založení ES prohlašují určité kategorie podpory za slučitelné se společným trhem (obecné nařízení o blokových výjimkách), v současnosti se jedná o články 107 a 108 Smlouvy o fungování EU, konkrétně se jedná o následující blokové výjimky: ▶▶ podpora pro znevýhodněné a zdravotně postižené pracovníky a pracovnice; ▶▶ podpora nově založeným malým podnikům; ▶▶ investiční podpora a podpora zaměstnanosti pro malé a střední podniky; ▶▶ podpora pro podniky nově založené ženami-podnikatelkami; ▶▶ podpora na poradenské služby ve prospěch malých a středních podniků; ▶▶ podpora na výzkum, vývoj a inovaci; ▶▶ podpora na vzdělávání. PODPORA PRO ZNEVÝHODNĚNÉ A ZDRAVOTNĚ POSTIŽENÉ PRACOVNÍKY A PRACOVNICE PODLE ODDÍLU 9 ČL. 40–42 NAŘÍZENÍ Č. 800/2008

Podpora je určena na nábor znevýhodněných pracovníků a pracovnic v podobě subvencování mzdových výdajů. Výše podpory nepřesáhne 50 % způsobilých nákladů. Znevýhodněným pracovníkem se rozumí každá osoba, která splňuje jednu či více z následujících podmínek: a. během předchozích 6 měsíců neměla pravidelné placené zaměstnání; b. získala střední vzdělání ukončené maturitou nebo odbornou kvalifikaci; c. je starší 50 let; d. žije jako svobodná dospělá osoba s jednou nebo několika závislými osobami; e. pracuje v odvětví nebo profesi v některém členském státě, kde je nerovnováha mezi zastoupením mužů a žen alespoň o 25 % vyšší než průměrná nerovnováha mezi zastoupením mužů a žen ve všech hospodářských odvětvích v daném členském státě a která patří do příslušné menšiny; f. je příslušníkem etnické menšiny v členském státě a která potřebuje rozvíjet své jazykové a odborné vzdělání nebo pracovní zkušenosti, aby zlepšila své vyhlídky na získání přístupu k trvalému zaměstnání. Podpora je určena pro zaměstnávání zdravotně postižených pracovníků v podobě subvencování mzdových výdajů. Výše podpory nepřesáhne 75 % způsobilých nákladů. Zdravotně postiženým pracovníkem podle čl. 2 odst. 20 nařízení č. 800/2008 je každá osoba, která je: a. uznána za zdravotně postiženou podle vnitrostátních právních předpisů; b. postižena uznaným omezením, které je způsobeno fyzickým, mentálním nebo psychologickým poškozením. PODPORA NA UHRAZENÍ DODATEČNÝCH NÁKLADŮ NA ZAMĚSTNÁVÁNÍ ZDRAVOTNĚ POSTIŽENÝCH PRACOVNÍKŮ

Způsobilými výdaji jsou výdaje jiné než mzdové podle předchozího bodu, které jsou dodatečné k těm, jež by vznikly příjemci grantu při zaměstnávání pracovníků, kteří nejsou zdravotně postiženi, za dobu, během níž je dotyčný pracovník zaměstnáván. Způsobilými jsou tyto výdaje: ▶▶ výdaje na přizpůsobení provozovny; ▶▶ výdaje na zaměstnání asistentů za dobu odpracovanou výhradně formou pomoci zdravotně postiženým pracovníkům;

51

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ▶▶ výdaje na přizpůsobení, nebo na pořízení zařízení a na pořízení a ověření počítačového programového vybavení, které mají používat zdravotně postižení pracovníci, včetně přizpůsobených a pomocných technologických zařízení, které jsou doplňkové k těm, jež by vznikly příjemci grantu při zaměstnávání pracovníků, kteří nejsou zdravotně postiženi; ▶▶ jestliže příjemce grantu poskytuje chráněné zaměstnání, výdaje na výstavbu, vestavbu nebo rozšíření dotyčného provozu a všechny správní a dopravní výdaje, které vyplývají ze ▶▶ zaměstnávání zdravotně postižených pracovníků. PODPORA NA PORADENSKÉ SLUŽBY VE PROSPĚCH MALÝCH A STŘEDNÍCH PODNIKŮ PODLE ODDÍLU 5 ČL. 26 NAŘÍZENÍ Č. 800/2008

Způsobilými výdaji jsou výdaje na poradenské služby poskytnuté externími poradci. Tyto služby nemají charekter stálé nebo pravidelné činnosti ani nesouvisejí s obvyklými provozními náklady podniku na služby. Výše podpory nepřesáhne 50 % způsobilých nákladů. Malým a středním podnikem se rozumí podnik, který splňuje kritéria stanovené v příloze 1 Nařízení č. 800/2008. PODPORA NA VÝZKUM, VÝVOJ A INOVACI PODLE ODDÍLU 7 ČL. 30 NAŘÍZENÍ Č. 800/2008

Podpořená část výzkumného a vývojového projektu musí zcela spadat do kategorie základní výzkum podle čl. 31 odst 2 písmena a). Výše podpory nepřesáhne 100 % způsobilých nákladů. PODPORA NA VZDĚLÁNÍ PODLE ODDÍLU 8 ČL. 38–39 NAŘÍZENÍ Č. 800/2008

Podpora je určena na specifické nebo obecné vzdělávání, které je v souladu s definicí podle čl. 38 odst 1) nebo odst. 2). Výše podpory nepřesáhne: a. 25 % způsobilých nákladů u specifického vzdělání; b. 60 % způsobilých nákladů u obecného vzdělání. Podporu lze zvýšit až na 80 % způsobilých nákladů a to: a. o 10 %, je-li vzdělávání poskytováno zdravotně postiženým nebo znevýhodněným pracovníkům; b. o 10 %, je-li podpora poskytnuta středním podnikům; c. o 20 %, je-li podpora poskytnuta malým podnikům. Způsobilými výdaji na vzdělávání v rámci projektů, které podporují vzdělávání, jsou: ▶▶ osobní náklady školitele; ▶▶ cestovní náklady školitelů a školených osob, včetně ubytování; ▶▶ ostatní běžné výdaje na materiál a vybavení přímo spojené s projektem; ▶▶ opotřebení nástrojů a zařízení v rozsahu způsobeném výlučným používáním pro projekt vzdělávání. 10.5.2. PODPORA DE MINIMIS De minimis (neboli podpora malého rozsahu) představuje takovou podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami „de minimis“ (tj. jinými dotacemi v režimu „de minimis“) poskytnutými jednomu příjemci za dobu předchozích tří let přesáhnout výši odpovídající částce 200 000 eur. Za tříleté období se považují fiskální roky používané k daňovým účelům. Tento finanční strop platí bez ohledu na formu či účel podpory de minimis poskytnuté v předchozím tříletém období. Režim de minimis upravuje Nařízení Komise č. 1998/2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o založení ES. Žadatel, který žádá o podporu v režimu de minimis (postup posouzení viz níže), musí před podepsáním smlouvy o poskytnutí grantu předložit čestné prohlášení o čerpání de minimis včetně přehledu dosud udělených podpor de minimis (viz kapitola 8.1.2. Příručky).

52

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Nadace OSF při posouzení žádosti dospěje k následujícím závěrům (s uvedenými důsledky pro výši grantu): a. projekt nezakládá veřejnou podporu – žadatel je oprávněn žádat o výši grantu dle kategorizace žadatele; b. projekt zakládá veřejnou podporu, aktivity spadají do blokové výjimky – žadatel je oprávněn žádat o grant: ▶▶ ve výši upravené v souladu s aktuálními podmínkami udělování blokových výjimek; ▶▶ je povinen dodržet v žádosti další podmínky stanovené v blokové výjimce; c. projekt zakládá veřejnou podporu, aktivity nespadají do blokové výjimky, lze využít režimu de minimis – žadatel je oprávněn žádat o poskytnutí podpory v režimu de minimis do maximální možné výše grantu dle kategorizace žadatele (musí být však dodržena podmínka nepřekročení limitu 200 000 eur / 3 roky); d. projekt zakládá veřejnou podporu, aktivity nespadají do blokové výjimky, nelze využít režim de minimis – žadateli nelze poskytnout grant.

!

Za soulad s veřejnou podporou v průběhu projektu, případně i po jeho skončení, je zodpovědný příjemce grantu.

10.5.3. OVĚŘOVÁNÍ VEŘEJNÉ PODPORY BĚHEM REALIZACE PROJEKTU Nadace OSF ve smlouvách o poskytnutí grantu zavazuje příjemce grantu k povinnosti dodržovat principy veřejné podpory a k zodpovědnosti za správné čerpání finančních prostředků z Norských fondů. Během realizace projektů Nadace OSF i nadále posuzuje soulad s veřejnou podporou prostřednictvím zpráv o realizaci projektu či kontrol na místě. Posouzení veřejné podpory je vždy bráno v úvahu i při posuzování žádosti o změny aktivit, a to jak při jejich úpravách či při zařazování nových, původně neplánovaných aktivit.

10.6. POVINNOSTI PŘÍJEMCE GRANTU V OBLASTI VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK

Příjemce grantu je povinen při zadávání veřejných zakázek postupovat v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a dodržovat obecné zásady Smlouvy o fungování EU, a dále v souladu s Metodikou a Pokynem NKM k veřejným zakázkám malého rozsahu financovaných z EHP a Norských fondů 2009–2014. Nadace OSF je oprávněna kontrolovat plnění Metodiky a Pokynu na úrovni projektů.

53


11. PRŮBĚH REALIZACE PROJEKTU A JEHO MONITORING Projekt musí být realizován v souladu se smlouvou o poskytnutí grantu a pravidly programu Dejme (že)nám šanci, které vycházejí zejména z Nařízení. Průběh projektu je sledován jak ze strany Nadace OSF, tak interně – ze strany příjemce grantu. Cílem je sledovat, jak projekt naplňuje vytyčené, smluvně zakotvené monitorovací indikátory a jak směřuje k naplňování cíle a očekávaných výsledků, jak probíhá finanční čerpání rozpočtu a jak se daří dodržovat časový harmonogram. Pokud je při průběžném monitoringu zjevné, že dochází nebo může dojít k odchylkám od schváleného projektu, respektive hrozí nedodržení podmínek stanovených ve smlouvě, je možné navrhnout a realizovat nápravná opatření formou: ▶▶ podstatné změny projektu; ▶▶ nepodstatné změny projektu.

11.1. ZMĚNY V PROJEKTU 11.1.1. PODSTATNÉ ZMĚNY Za podstatnou změnu projektu je považována změna v aktivitě či aktivitách projektu, rozpočtu, financování či jiných oblastech projektu, které výrazněji mění charakter a obsah projektu oproti schválené žádosti; případně dochází-li k dalším významným změnám legislativního charakteru. Podstatná změna projektu nesmí být příjemcem grantu provedena před jejím schválením! Podstatnou změnou projektu je: ▶▶ změna právní formy příjemce grantu (mající vliv na statut – kategorizaci příjemce vzhledem k odlišnému procentu povinné výše spolufinancování); ▶▶ změna právní formy / názvu subjektu příjemce grantu (která souvisí s transformací subjektu původního příjemce a vzniku nástupnické organizace, a zároveň nemá vliv na statut – kategorizaci příjemce grantu); ▶▶ změna příjemce grantu – pouze ve výjimečných a dostatečně odůvodněných případech je možné, aby se novým příjemcem grantu stal stávající partner projektu za podmínky převzetí všech práv a povinností původního příjemce grantu (tzn., že se změní „statut“ realizátorů projektu, nikoliv projekt, a rovněž není možné, aby projekt realizoval nový příjemce grantu, který nebyl uveden v žádosti o grant); ▶▶ změna partnera projektu – v případě partnerství; ▶▶ změna týkající se ověřitelných monitorovacích indikátorů nebo výsledků projektu; ▶▶ podstatná změna rozpočtu, např.: ▶▶ přesun finančních prostředků mezi kapitolami rozpočtu přesahující 10 % (resp. 500 000 Kč) objemu způsobilých výdajů kapitoly dle schváleného rozpočtu (přičemž uvedený limit se týká obou dotčených kapitol, tj. kapitoly, ze které se prostředky přesouvají a kapitoly, do které se prostředky přesouvají); ▶▶ navýšení objemu investičních výdajů o více než 100 000 Kč od schválené výše investičních nákladů projektu; ▶▶ přesun finančních prostředků mezi jednotlivými výsledky projektu dle schváleného rozpočtu (tyto přesuny se týkají pouze projektů, které vykazují aktivity ve více výsledcích programu); ▶▶ změna začátku realizace projektu; ▶▶ změna data ukončení projektu – nárokovat navýšení poskytnutých prostředků podpory není možné ani v případě prodloužení projektu (do maximální možné doby trvání podle toho, zda se jedná o malý/velký grant); změna data ukončení projektu musí být spojena s revizí časové způsobilosti výdajů konkrétního projektu.

!

Pochybuje-li příjemce grantu o charakteru změny, tak vždy postupuje, jako by šlo o změnu podstatnou!

Žádost o podstatnou změnu projektu se předkládá průběžně v období realizace projektu, a to minimálně 40 kalendářních dní před její realizací, nejpozději však 60 kalendářních dní před termínem ukončení projektu. Nadace OSF návrh změny zváží, případně jej po diskusi s příjemcem grantu upraví nebo si vyžádá další vysvětlení či podklady.

54

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Přijaté změny projektu mohou vést k úpravám struktury rozpočtu, tedy např. k přesunům mezi kapitolami, ke snížení celkového rozpočtu v souvislosti s rozsahem a charakterem navrhovaných podstatných změn, avšak navýšení celkových způsobilých nákladů v rozpočtu projektu není možné. Důsledkem změny právní formy příjemce grantu může být zvýšení podílu povinného spolufinancování, tj. snížení grantu. Příjemce grantu připraví žádost, kterou e-mailem zasílá Nadaci OSF. Žádost obsahuje především: ▶▶ věcný návrh změny, tzn. její popis a zdůvodnění (ve vztahu k cíli projektu); ▶▶ termín účinnosti změny; ▶▶ popis, jak změna ovlivní aktivity projektu, případně monitorovací indikátory projektu. Žádost dále může obsahovat tyto přílohy (jsou-li relevantní): ▶▶ rozpočet se změnami (zahrnující přesuny v rozpočtu); ▶▶ harmonogram se změnami (zahrnující posuny v harmonogramu); ▶▶ případně další přílohy dle charakteru změny. V případě, že se podstatná změna týká i partnerů projektu, musí být návrh podstatných změn před jejím předložením Nadaci OSF schválen všemi partnery projektu, a to v písemné formě s podpisem oprávněného zástupce partnera/partnerů. Rozhodnutí o schválení/neschválení změny učiní výkonný ředitel Nadace OSF do 1 měsíce od předložení žádosti. Příjemce grantu je pak písemně vyrozuměn nejpozději do 5 pracovních dní od rozhodnutí. Pokud výkonný ředitel Nadace OSF navrhovanou změnu schválí, vydá odpovídající úpravu nebo doplnění smlouvy o poskytnutí grantu. Tento číslovaný dodatek smlouvy nabývá účinnosti dnem podpisu oběma stranami. V případě neschválení žádosti je vždy příjemci grantu zasláno vysvětlení. Jestliže příjemce grantu provede podstatnou změnu projektu před jejím odsouhlasením Nadací OSF, nebude tato změna uznána jako platná a veškeré související výdaje budou považovány za nezpůsobilé. Pokud tak budou provedeny 2 a více podstatných změn bez předchozího odsouhlasení, rozhoduje správní rada Nadace OSF o odnětí grantu. 11.1.2. NEPODSTATNÉ ZMĚNY Za nepodstatnou změnu je považována změna, která se týkájí pouze dílčích úprav projektu, nedotkne se povinností uvedených ve smlouvě o poskytnutí grantu a nebude v rozporu s požadavky hodnoticí komise, která projekt doporučila k podpoře. Nepodstatnou změnou projektu je: ▶▶ nepodstatná změna rozpočtu, např.: ▶▶ přesun finančních prostředků mezi kapitolami rozpočtu nepřesahující 10 % (resp. méně než 500 000 Kč) objemu způsobilých výdajů kapitoly dle schváleného rozpočtu, ze/do které jsou prostředky přesouvány; ▶▶ přesun finančních prostředků mezi jednotlivými položkami uvnitř kapitoly rozpočtu, vytvoření nebo zrušení nové položky v důsledku těchto přesunů4 (za položku rozpočtu je považován řádek rozpočtu, který není kapitolou); ▶▶ navýšení objemu investičních výdajů nepřesahující 100 000 Kč od schválené výše investičních nákladů projektu (pokud již nebylo schváleno v rámci podstatné změny); ▶▶ změna harmonogramu realizace projektu týkající se jednotlivých aktivit (nejedná se o zkrácení či prodloužení celkové doby realizace projektu); ▶▶ změna smlouvy příjemce grantu s partnerem projektu mající charakter nepodstatné změny – např. přesun prostředků na realizaci aktivit příjemce/partnera (příjemce je povinen doložit Nadaci OSF kopii nové smlouvy o partnerství a popsat tuto změnu ve věcné části nejbližší monitorovací zprávy projektu); ▶▶ změna ve statutu plátce DPH – příjemce grantu nebo partner se stal/přestal být plátcem DPH (ve vztahu k aktivitám projektu); ▶▶ další změny, které se týkají pouze dílčích úprav projektu.

4

Vytvoření či zrušení položky je možné provést pouze za podmínky, že neznamená začátek nové aktivity nebo ukončení či zrušení stávající aktivity; vytvoření či zrušení položky doporučujeme předem konzultovat s koordinátorem.

55

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Nadace OSF i v případě těchto změn příjemcům grantu doporučuje jejich oznámení ještě před jejich realizací. V případě, že příjemce grantu tyto změny neoznámí před jejich realizací (z jakéhokoliv důvodu), je povinen o takové změně písemně informovat Nadaci OSF ihned, jakmile tato změna nastala, nejpozději však do 5 pracovních dní od její realizace. Je však nutné si uvědomit, že se v tomto případě vystavuje riziku, že již realizované změny nebudou Nadací OSF schváleny – realizované výdaje pak mohou být identifikovány jako nezpůsobilé. Oznámení o nepodstatné změně především obsahuje: ▶▶ zdůvodnění, proč ke změně dojde/došlo (ve vztahu k cílům projektu); ▶▶ termín účinnosti změny; ▶▶ případně další dokumentaci dle charakteru změny. Příjemce grantu se v průběhu realizace projektu může setkat s nepodstatnými změnami, které nezakládají povinnost předchozího schválení. Tyto změny je ale povinnen oznamovat Nadaci OSF neprodleně. Jedná se o následující změny: ▶▶ změna oprávněného zástupce / osoby – příjemce grantu je povinen do 5 pracovních dní zaslat oznámení o změně osoby oprávněné jednat jménem příjemce grantu spolu s podklady, které tuto změnu prokazují; ▶▶ změna kontaktních údajů příjemce grantu – sídla, poštovní adresy, telefonního čísla; ▶▶ změna kontaktní osoby projektu a manažera projektu.

!

Nezapomeňte každou schválenou nepodstatnou změnu stručně popsat ve věcné části nejbližší monitorovací zprávy projektu (průběžné či závěrečné)!

11.2. MONITOROVÁNÍ PROJEKTU

Cílem monitoringu je průběžné sledování, sběr dat a informací o projektech. Monitoring dále slouží k včasnému odhalování jak problémů, které by mohly zapříčinit nenaplnění cílů, plánovaných výsledků a monitorovacích indikátorů projektu, tak chyb a nesrovnalostí v projektovém financování.

Prostřednictvím pravidelného předkládání zpráv a monitorování průběhu projektů a jejich financování Nadace OSF dále sleduje, zda podpořené projekty přispívají k celkovým cílům Norských fondů a konkrétním výsledkům a cílům programu Dejme (že)nám šanci a zda jsou ve všech fázích realizace v souladu s Nařízením, Dohodou o programu, platnými národními právními předpisy i právními předpisy EU. Průběžný monitoring realizovaných projektů zahrnuje: ▶▶ zprávy o realizaci projektu; ▶▶ kontroly na místě realizace projektu; ▶▶ kontroly prostřednictvím telefonu, e-mailu či jiných způsobů komunikace; ▶▶ ex-ante analýzu rizik a ex-ante kontroly. 11.2.1. ZPRÁVY O PROJEKTU A JEJICH SCHVALOVÁNÍ Příjemce grantu předkládá ve smluvně daných termínech následující zprávy: ▶▶ přehled výdajů projektu (PVP); ▶▶ průběžnou monitorovací zprávu projektu (PZP); ▶▶ závěrečnou monitorovací zprávu projektu (ZZP); ▶▶ zprávu o udržitelnosti výsledků projektu (je-li relevantní). V průběžných a závěrečných monitorovacích zprávách popisuje příjemce grantu věcnou a finanční část realizovaného projektu v daném monitorovacím období, resp. celého projektu. Věcná část zprávy a jednotlivé části finanční zprávy mají u průběžných i závěrečné monitorovací zprávy stejný formát, ale liší se v rozsahu požadovaných informací.

56

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Příjemce grantu vyplňuje zprávy elektronicky do jednotlivých příloh (specifikace viz dále), jejichž finální verzi nahrává do databáze Grantys. Vyplněné formuláře věcné a finanční zprávy a související přílohy kopíruje rovněž na CD/CD-Rom. CD je potřeba vždy označit registračním číslem a názvem projektu, názvem příjemce grantu a číslem monitorovací zprávy. Příjemce musí zároveň doručit na adresu Nadace OSF jednu verzi věcné a finanční zprávy v listinné podobě podepsanou oprávněným zástupcem příjemce. V tištěné verzi jsou dále zasílány podklady dokládající realizaci komunikačního plánu a všechny profesionálně tištěné výstupy projektu. Rozhodujícím datem pro splnění termínu předložení zprávy je datum doručení listinné verze zprávy do kanceláře Nadace OSF. Všechny zprávy se podávají v českém jazyce. Všechny monitorovací zprávy musí příjemce grantu archivovat v souladu s pravidly programu po dobu uvedenou v kapitole 15. Příručky. V případě neschválení průběžné či závěrečné monitorovací zprávy bude zpráva navrácena zpět příjemci grantu k přepracování, a to ve lhůtě 5 pracovních dní od odeslání výzvy. Pokud ani poté nebude možné zprávu schválit, Nadace OSF ji opět navrátí příjemci grantu k přepracování, nyní ve lhůtě 5–10 pracovních dní (podle závažnosti a rozsahu oprav) od odeslání výzvy. Přesnou lhůtu pro vypořádání druhé výzvy stanoví koordinátor. Pokud ani poté nebude možné zprávu z důvodů přetrvávajících nedostatků schválit, bude to považováno za nedosažení ověřitelných monitorovacích indikátorů či výsledků projektu a Nadace OSF bude považovat související náklady za nezpůsobilé. Pokud příjemce grantu nepředloží zprávy ve stanovené lhůtě, bude se jednat o zjištění nesrovnalosti a Nadace OSF bude postupovat v souladu s postupy pro řešení nesrovnalostí (viz kapitola 12.4. Příručky). PŘEHLED VÝDAJŮ PROJEKTU (PVP)

Přehled výdajů projektu obsahuje informace o způsobilých výdajích projektu za každé 2 měsíce jeho realizace. Příjemce grantu tento finanční přehled předkládá vždy do 30 kalendářních dní po ukončení dvouměsíčního období (v případě, že projekt nezačal prvním dnem kalendářního měsíce, obsahuje první přehled informace za tento první – neúplný – kalendářní měsíc a další 2 úplné kalendářní měsíce). Pro přehled výdajů projektu zpracovává příjemce grantu listy Soupiska výdajů a Mzdové výdaje ve formuláři přílohy Finanční zpráva. Příjemce grantu tímto postupně vytváří soupisku výdajů, kterou v půlročním intervalu odevzdává v rámci průběžné monitorovací zprávy. Přehled výdajů projektu se vyplňuje pouze v elektronické formě – relevantní příloha se nahrává do databáze Grantys (do části Další informace – Události), bez kopií a bankovních výpisů dokladů. PRŮBĚŽNÁ MONITOROVACÍ ZPRÁVA PROJEKTU (PZP)

Průběžnou monitorovací zprávu příjemce grantu předkládá do 30 kalendářních dní za každých 6 měsíců realizace projektu (v případě, že projekt nezačal prvním dnem kalendářního měsíce, obsahuje první přehled informace za tento první – neúplný – kalendářní měsíc a dalších 6 úplných kalendářních měsíců). Zpráva obsahuje věcnou a finanční část (podrobný přehled formulářů, povinných příloh, jejich popis a dokladování naleznete v kapitole 11.2.2). Při vyplňování zprávy je třeba postupovat podle instrukcí uvedených ve formuláři zprávy s důrazem na stručnost a zejména výstižnost. Věcná část obsahuje informace o postupu projektu, dosažení výsledků a případných změnách či nesrovnalostech za sledované období. Finanční část obsahuje informace o způsobilých výdajích projektu za sledované období (včetně jejich dělení na výdaje hrazené z Norských fondů a výdaje hrazené z ostatních zdrojů – spolufinancování). ZÁVĚREČNÁ MONITOROVACÍ ZPRÁVA PROJEKTU (ZZP)

Příjemce grantu předkládá závěrečnou monitorovací zprávu do 60 kalendářních dní po ukončení projektu. Zpráva obsahuje věcnou a finanční část (podrobný přehled formulářů, povinných příloh, jejich popis a dokladování naleznete v kapitole 11.2.2). Věcná část obsahuje informace o celkové realizaci projektu, naplnění cíle projektu, dosažení výsledků, monitorovacích indikátorů projektu a případně o změnách či nesrovnalostech. Finanční část obsahuje informace o způsobilých výdajích projektu za celé období realizace (včetně jejich dělení na výdaje hrazené z Norských fondů a výdaje hrazené z ostatních zdrojů – spolufinancování).

57

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ZPRÁVA O UDRŽITELNOSTI VÝSLEDKŮ PROJEKTU

Pokud příjemce grantu uplatňuje plnou výši investičních výdajů, pak je povinen předkládat zprávu o udržitelnosti projektu po období 5 let počínaje následujícím rokem po schválení závěrečné monitorovací zprávy projektu, a to vždy do 2 měsíců po skončení každých 12 měsíců, které následují po schválení závěrečné monitorovací zprávy. Tato zpráva obsahuje: ▶▶ popis udržitelnosti – fungování projektu po jeho realizaci a výhled po celou dobu udržitelnosti; ▶▶ aktuální stav výsledků projektu a výstupů programu včetně vysvětlení jejich vývoje od předchozí zprávy a odkazu na relevantní dokumenty; ▶▶ popis ošetření relevantních rizik v době udržitelnosti; ▶▶ přehled kontrol projektu v době udržitelnosti od všech relevantních kontrolních subjektů včetně výsledků kontroly a nápravných opatření příjemce grantu. 11.2.2. PODROBNÝ POPIS PŘÍLOH A JEJICH DOKLADOVÁNÍ Vzory jednotlivých zpráv a příloh jsou ke stažení na www.dejmezenamsanci.cz/prijemci-grantu/dokumenty-a-formulare/ Stručný popis pro jejich vyplňování je uveden zde v Příručce a v poznámkách daného dokumentu. VĚCNÁ ČÁST MONITOROVACÍ ZPRÁVY

Formulář textové zprávy (pro PZP a ZZP) Při vyplňování zprávy je třeba postupovat podle instrukcí uvedených ve formuláři s důrazem na stručnost a výstižnost. Příjemce grantu ve zprávě vykazuje veškeré relevantní informace o: ▶▶ postupu projektu (v případě PZP); ▶▶ realizovaných aktivitách (průběžné či závěrečné vyhodnocení); ▶▶ případných změnách či nesrovnalostech za sledované období; ▶▶ plnění harmonogramu; ▶▶ plnění publicity projektu; ▶▶ činnosti partnera/partnerů projektu (je-li relevantní). Povinné přílohy věcné části: ▶▶ doklady o realizaci monitorovacích indikátorů dosažených v reportovaném období – může se jednat o prezenční listiny, interní metodiky, fotografie, nebo o dokumenty ve formátu pdf (tyto doklady o výstupech není třeba tisknout, stačí je doložit elektronicky na CD). Fotografie se vždy ponechávají v obrazovém formátu (nevkládají se např. do wordovského dokumentu apod.). Pro doklady o realizaci monitorovacích indikátorů dosažených v daném období je třeba na CD vytvořit složku „MI“ a v ní jednotlivé podsložky nesoucí název prokazovaných výstupů. K závěrečné monitorovací zprávě o realizaci projektu se souhrně přikládá CD s podklady dokládající realizaci všech monitorovacích indikátorů za celé období projektu; ▶▶ doklady prokazující plnění publicity projektu – doklady o plnění publicity se odevzdávají v elektronické podobě na CD, v tištěné podobě se dokládají pouze profesionálně tištěné výstupy. Výstupy je třeba řádně označovat logy programu a větou o podpoře (více v kapitole 13. Příručky); ▶▶ další podklady dokládající realizaci projektových aktivit – jedná se například o pozvánky a programy seminářů či konferencí, elektronickou fotodokumentaci apod; ▶▶ žádost o schválení podstatné změny projektu – pouze k PZP (je-li relevantní) – podstatnou změnu je nutné konzultovat předem s koordinátorem, aby bylo možné předejít zbytečnému vracení formuláře kvůli nedostatkům v odůvodnění;

58

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ▶▶ čestné prohlášení o splnění výsledků a monitorovacích indikátorů projektu včetně jejich přehledu – pouze k ZZP – v prohlášení je třeba zhodnotit výsledný stav, popsat, zda a proč se liší od původního plánu, zda byly změny komunikovány s Nadací OSF v průběhu realizace, případně zda k nim došlo v samotném závěru projektu. V případě, že došlo k odchylce od původního plánu (viz příloha smlouvy), je nutné ji řádně zdůvodnit, a to vždy ve vztahu k cíli a výsledku projektu. Příjemce grantu se však v těchto případech vystavuje riziku, že nebudou související výdaje považovány za uznatelné; v konečném důsledku pak může dojít ke snížení grantu. FINANČNÍ ČÁST MONITOROVACÍ ZPRÁVY

Formulář finanční zprávy Příjemce grantu používá po celou dobu realizace i pro závěrečné vyúčtování projektu pro vykazování výdajů svých i všech projektových partnerů formulář Finanční zpráva (příloha PZP i ZZP). Příjemce zde tedy předkládá za projekt souhrnný přehled. Tato příloha má dvě varianty dle právní formy příjemce grantu – pro NNO a pro ostatní příjemce. Po schválení žádosti o grant uvede příjemce grantu do relevantní přílohy, konkrétně do listu schválený rozpočet, finální verzi rozpočtu (který byl přílohou smlouvy o poskytnutí grantu) a vyplní následující údaje (údaje se automaticky propojí do ostatních listů tabulky): ▶▶ registrační číslo projektu; ▶▶ název projektu; ▶▶ název příjemce grantu; ▶▶ schválená procentuální výše grantu. Realizované výdaje za jednotlivá monitorovací období uvádí příjemce do listů soupiska výdajů a mzdové výdaje (vždy s odpovídajícím číslem dle pořadí monitorovací zprávy, např. za první monitorovací období soupiska výdajů 1 atd.) a dále vyplní list výkaz práce. V případě realizace projektu s partnerem obsahují soupiska výdajů a mzdové výdaje také způsobilé výdaje partnera/partnerů projektu. Po vyplnění soupisky výdajů a mzdových výdajů doplní příjemce souhrny za jednotlivé položky rozpočtu do listu přehled čerpání způsobilých výdajů projektu a list žádost o platbu. U NNO musí vyplnění žádosti o platbu předcházet zpracování plánu čerpání na další monitorovací období v listu schválený rozpočet (sloupce L-M).

!

Nevpisujte žádné hodnoty či údaje do šedých buněk, ve kterých jsou přednastavené vzorce.

Povinné přílohy finanční části ▶▶ Soupiska výdajů Příjemce do soupisky ve dvou měsíčních intervalech postupně zpracovává přehledy výdajů projektu, které pak vytvoří soupisku půlroční finanční zprávy. Příjemce tedy odesílá přehled výdajů po 2 měsících, po 4 měsících, třetí přehled po 6 měsících se stává součástí soupisky výdajů dané průběžné/závěrečné monitorovací zprávy. V případě, že příjemce zapomněl uvést v přehledu některé výdaje vztahující se k projektu, může je uvést v následné, nejpozději však závěrečné monitorovací zprávě. Příjemce do soupisky doplní tyto údaje (které se propojí do listů mzdové výdaje a výkaz práce): ▶▶ číslo monitorovací zprávy; ▶▶ sledované období. Jednotlivé výdaje do soupisky je třeba vkládat v pořadí dle schváleného rozpočtu, tj. nejprve výdaje spadající do kapitoly 1 (Osobní výdaje), poté výdaje spadající do kapitol 2, 3, 4, 5 atd. Do soupisky je nutné uvádět všechny jednotlivé výdaje

59

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI projektu za každou položku v daném monitorovacím období, tj. včetně výdajů hrazených z jiných zdrojů (spolufinancování). Výjimkou jsou pouze mzdové výdaje, které jsou podrobně rozepisovány v samostatném listu a do soupisky se tudíž uvádí jen součet za danou položku rozpočtu (např. 1.1.1. Koordinátor projektu) v daném monitorovacím období. V soupisce lze libovolně přidávat řádky (pozor – je nutné zkopírovat též vzorce). Způsobilost výdajů na straně partnera posuzuje příjemce, který je za jejich uznatelnost zodpovědný Nadaci OSF. Nepřímé výdaje se v případě vykazování paušálem vypočítají dle procenta schváleného ve smlouvě o poskytnutí grantu a vykázaných přímých nákladů za dané období automaticky. V případě výpočtu nepřímých výdajů alikvotně doplní příjemce celkovou výši a dle toho se automaticky vypočítá aktuální % nepřímých výdajů. V případě, že příjemce grantu / partner projektu nemá nárok na proplacení DPH, uvádí do sloupce E – Částka uvedená na dokladu v Kč částku výdaje včetně DPH a do sloupce F. Částka zahrnutá k proplacení za projekt pouze částku výdaje bez DPH. Na finální soupisku uvede příjemce grantu místo, datum, jméno a příjmení oprávněného zástupce. Soupisku vytiskne a zajistí podpis oprávněného zástupce a razítko organizace. Dokladování projektových výdajů: ▶▶ účetní doklady výdajů nad 10 000 Kč (bez DPH) – příjemce grantu dokládá prosté kopie všech výdajů projektu, které dosáhnou částky 10 000 Kč (bez DPH). Doklady je nezbytné ofotit a naskenovat jednotlivě (aby byl viditelný celý doklad bez překrytí) a kopii / naskenovaný soubor nazvat číslem, pod kterým je výdaj uveden v soupisce (sloupec A). Každý prvotní doklad je nutné označit větou „Financováno z programu Dejme (že)nám šanci“ (může být na dokladech psaná ručně nebo natištěná, doporučujeme pořídit razítko projektu), tj. například v případě cestovného označte jednotlivé jízdenky, nikoliv jen cestovní příkaz. V případě, kdy příjemce realizuje z programu Dejme (že)nám šanci více projektů, je nutné doplnit i registrační číslo projektu; ▶▶ bankovní výpisy / doklady o úhradě – ke všem výdajům nad 10 000 Kč dokládá příjemce grantu kopie bankovních výpisů či jiný doklad o jejich úhradě (výdajový doklad apod). Na originálu výpisů se vždy označí jednotlivé úhrady číslem dokladů, pod kterým je výdaj uveden v soupisce (sloupec A); ▶▶ dokumenty k realizovanému výběrovému řízení – dokumenty mají závaznou podobu, šablony jsou k dispozici na webových stránkách programu. Dokumenty k realizovanému výběrovému řízení je nutné odevzdat vždy s podpisy (stačí prosté kopie), nestačí pouze zdrojový soubor (např. doc). Velmi doporučujeme konzultovat výběrová řízení včetně znění výzvy k podávání nabídek prostřednictvím e-mailu s koordinátory. ▶ Mzdové výdaje Do listu Mzdové výdaje uvádí příjemce grantu všechny zaměstnance – členy realizačního týmu projektu, a to včetně pracovníků, se kterými je uzavřena DPP či DPČ. Mzdové výdaje za každého zaměstnance se vyplňují po jednotlivých odpracovaných měsících za projekt celkem. Za každého zaměstnance vznikne na řádku mezisoučet položky rozpočtu souhrn za dané monitorovací období, který se pak uvádí do soupisky výdajů na příslušný řádek (např. mezisoučet položky rozpočtu č. 1.1.1.). Příjemce vykazuje pouze ty mzdové výdaje, které byly uhrazeny v období vykazovaného monitorovacího období (např. soupiska za období 1. 1. – 30. 6. 2012 zahrnuje mzdy za červen pouze v případě, že byly uhrazeny do 30. 6., mzdy proplacené až v následujícím měsíci je nutné zahrnout do další monitorovací zprávy). Stejně tak pracovní výkazy je nutné doložit za ty měsíce, které příjemce aktuálně vykazuje v soupisce výdajů. Údaje v listu mzdové výdaje ve sloupci P (Způsobilé osobní výdaje) v řádku mezisoučet položky rozpočtu se automaticky doplňují do listu soupiska výdajů, sloupec F (za podmínky dodržení přesného formátu tabulky).

60

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Dokladování mzdových výdajů: ▶▶ pracovní smlouvy, dodatky pracovních smluv a náplně práce členů realizačního týmu – z pracovních smluv nebo jejich dodatků musí být patrné, kdo, na jaký úvazek, na jak dlouho a za jakou mzdu pracuje v rámci projektu. Text smlouvy nebo dodatku by měl obsahovat název programu Dejme (že)nám šanci a číslo (název) projektu v závorce za názvem pracovní pozice. Názvy pracovních pozic musí být ve shodě se schváleným rozpočtem (pokud je třeba je změnit, je nutné to uvést jako nepodstatnou změnu do věcné části PZP). Spolu s pracovními smlouvami je nutné doložit také náplň práce, podle které je pak kontrolován výkaz práce; ▶▶ bankovní výpisy / doklady o úhradě – ke všem mzdovým výdajům dokládá příjemce grantu kopie bankovních výpisů či jiný doklad o jejich úhradě (výdajový doklad apod). Na originálu výpisů se vždy označí jednotlivé úhrady číslem dokladů, pod kterým je výdaj uveden v soupisce (sloupec A); ▶▶ náklady in-kind – náklady na dobrovolníky, kteří pracovali v projektu, může příjemce grantu (pouze NNO) uplatnit až do výše poloviny povinného spolufinancování. Výkaz pro dobrovolníky je k dispozici na www.dejmezenamsanci.cz/prijemci-grantu/dokumenty-a-formulare/, včetně přehledu doporučených sazeb pro tyto pozice. Při závěrečném vyúčtování uvede příjemce grantu částku připadající na náklady inkind do listu Přehled čerpání a doloží je čestným prohlášením s výkazem odpracovaných hodin a podpisem dobrovolníka. ▶ Výkaz práce Do výkazu práce se uvádí popis vykonané činnosti na projektu za konkrétní měsíc v daném monitorovacím období, včetně počtu hodin. V případě uplatňování mzdy více zaměstnanců je třeba tento list nakopírovat podle počtu osob realizačního týmu projektu – každá osoba musí mít výkaz v samostatném listu, a to i v případě pracovníků, se kterými je uzavřena DPP či DPČ. Při vyplňování je třeba dát pozor, aby zde nebyly uváděny činnosti spadající svým charakterem do nepřímých výdajů (typicky administrativa, vedení pokladny, nákupy, kopírování apod.). V případě pracovníka, jehož mzda je hrazena z nepřímých výdajů, není nutné dokládat jeho výkaz práce. Pracovní výkazy se odevzdávají ke mzdovým výdajům uvedeným v listu mzdové výdaje, včetně dobrovolníků. Dokladování výkazů práce: ▶▶ Podepsané výkazy práce je nutné dodat vytištěné (prosté kopie) a naskenovat je na doprovodné CD. ▶ Přehled čerpání způsobilých výdajů Příjemce na základě soupisky výdajů doplní do Přehledu čerpání souhrn částek za jednotlivé položky rozpočtu do sloupce F. Aktuálně prokazované výdaje v Kč (z Norských fondů) a K. Spolufinancování. ▶ Plán čerpání na další monitorovací období (zpracují pouze NNO) V případě, že příjemce grantu je NNO, vyplní plán čerpání na další monitorovací období (sloupce N-P v listu schválený rozpočet). Na základě plánu čerpání bude NNO proplacena další zálohová platba až do výše 90 % grantu. ▶ Změny prováděné příjemcem Je-li relevantní, vyplní příjemce realizované změny do listu schválený rozpočet (sloupce J-L). Změny v rozpočtu musí být v souladu s pravidly programu. ▶ Žádost o průběžnou/závěrečnou platbu Příjemci grantu se statutem NNO vyplňují žádost o průběžnou platbu na základě plánu čerpání na další monitorovací období, žádost o závěrečnou platbu pak na základě závěrečného vyúčtování projektu. Ostatní příjemci vyplňují žádost o platbu na základě vykázaných výdajů po odečtu zálohové platby. ▶ Čestné prohlášení o spolufinancování (pouze k ZZP) V závěrečném vyúčtování předloží příjemce grantu čestné prohlášení o spolufinancování, kde uvede výši a zdroj finančních prostředků určených na spolufinancování projektu podpořeného z programu Dejme (že)nám šanci. Prohlášení se dokládá i za partnery projektu (je-li relevantní).

61

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ▶ Výrok auditora (pouze k ZZP) V závěrečném vyúčtování předloží příjemce grantu výrok auditora k projektu (v originále). Formulář pro auditora je k dispozici na www.dejmezenamsanci.cz/prijemci-grantu/dokumenty-a-formulare/. PROKAZOVÁNÍ ZPŮSOBILÝCH VÝDAJŮ (V ÚČETNICTVÍ PŘÍJEMCE GRANTU / PARTNERA PROJEKTU):

Výdaj

Doklad

Úhrada

Mzdové výdaje

▶▶ ▶▶ ▶▶ ▶▶

▶▶ výdajový pokladní doklad ▶▶ bankovní výpis

Zákonné odvody na sociální a zdravotní pojištění placené zaměstnavatelem

▶▶ způsobilá výše je vypočtena v rámci mzdových výdajů

▶▶ bankovní výpis

Ostatní zákonné výdaje zaměstnavatele, zejm. zákonné úrazové pojištění

▶▶ doložení sazby a výpočtu ze způsobilých mezd a vypočtené částky

▶▶ bankovní výpis

Cestovní náklady, spotřeba PHM

▶▶ cestovní příkaz ▶▶ zpráva o průběhu pracovní cesty ▶▶ vnitřní předpis zaměstnavatele o pracovních cestách


Služby

▶▶ účetní/daňové doklady se zřejmou identifikací předmětu plnění pro ▶▶ výdajový pokladní doklad posouzení způsobilosti, pokud nelze přesně posoudit způsobilost dle ▶▶ bankovní výpis identifikace předmětu plnění daného účetního dokladu s realizací projektu, doložit jiné relevantní doklady (např. dodací list, popř. předávací protokol), ▶▶ příslušné objednávky, smlouvy ▶▶ doklady k zadávacímu řízení, pokud bylo realizováno ▶▶ podrobný výkaz o provedené činnosti, počet normostran / rozsah v hodinách u překladů/tlumočení ▶▶ příp. výpočet alikvotní částky (poměr použití pro projekt)

Materiál

▶▶ účetní/daňové doklady se zřejmou identifikací předmětu plnění pro posouzení způsobilosti pokud nelze přesně posoudit způsobilost dle identifikace předmětu plnění daného účetního dokladu s realizací projektu, doložit jiné relevantní doklady (např. dodací list, popř. předávací protokol) ▶▶ příslušné objednávky, smlouvy ▶▶ doklady k zadávacímu řízení, pokud bylo realizováno ▶▶ příp. výpočet alikvotní částky (poměr použití pro projekt)

Investiční výdaje ▶▶ zabezpečení výstavby ▶▶ dokumentace stavební části stavby ▶▶ technologická zařízení ▶▶ nákup nehmotného majetku (patenty, know-how, licence) ▶▶ nákup drobného dlouhodobého majetku ▶▶ ostatní investiční výdaje ▶▶ vedlejší pořizovací výdaje

▶▶ výdajový pokladní ▶▶ účetní/daňové doklady se zřejmou identifikací doklad ▶▶ předmětu plnění pro posouzení způsobilosti, pokud nelze přesně posoudit způsobilost dle identifikace předmětu plnění daného účetního ▶▶ bankovní výpis dokladu s realizací projektu, doložit jiné relevantní doklady (např. dodací list, popř. předávací protokol) ▶▶ příslušné objednávky, smlouvy ▶▶ majetková evidence (např. protokol o zařazení majetku do užívání, inventární karta, kniha majetku, apod.) ▶▶ doložení vlastnictví (výpis z registru nemovitostí) ▶▶ protokol o předání/převzetí díla, dále, pokud již bylo vydáno, také kolaudační rozhodnutí, znalecký posudek k použitému zařízení ne starší 6 měsíců před datem registrace žádosti ▶▶ kopie zápisů z kontrolních dnů v případě staveb ▶▶ doklady k zadávacímu řízení

pracovní smlouvy, popř. DPP/DPČ platový výměr, popř. jiné doložení výše mzdy/platu pracovní náplň výkaz práce / docházkový list / mzdový list

62


DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Způsob doručení zpráv Zpráva je považována za úplnou, pokud je do stanoveného termínu jejího podání: ▶▶ vyplněna elektronicky v databázi Grantys včetně všech relevantních příloh (ve formátu.xls,.doc nebo.pdf); ▶▶ doručena do kanceláře Nadace OSF tištěná verze zprávy (shodná s elektronickou verzí v databázi Grantys) včetně relevantních příloh (dokladů) v řádně popsané obálce. Na obálku příjemce grantu uvede následující údaje: Název programu: Dejme (že)nám šanci Úplný název příjemce grantu: Adresa příjemce grantu: Název projektu: Registrační číslo projektu: Přehled výdajů projektu / průběžná / závěrečná zpráva*

Nadace Open Society Fund Praha (jméno koordinátora) Hradecká 92/18 Praha 3 130 00

* Příjemce grantu vybere typ zprávy

!

Rozhodujícím datem pro splnění termínu předložení zprávy je datum doručení zprávy do kanceláře Nadace OSF, nikoliv datum podání zásilky na poště.

63


12. KONTROLNÍ MECHANISMY PROJEKTU Nadace OSF zajišťuje kontrolu fyzické realizace projektů v souladu s Nařízením, Metodikou a souvisejícími postupy a manuály a smlouvou o poskytnutí grantu tak, že ověřuje stav realizace projektu, dodržování harmonogramu, stav průběžného čerpání, efektivitu skutečně vynaložených výdajů na realizaci projektů vykázaných příjemci grantu a jejich zaúčtování dle pravidel programu (oddělená účetní evidence) se zohledněním relevantních principů dle zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě. Příjemce grantu, případně jeho projektový partner, u něhož bude kontrola na místě provedena, je informován zpravidla v předstihu 5 pracovních dní o datu a obsahu plánované kontroly. V případě mimořádné kontroly z důvodu podezření na nesrovnalost může být tato lhůta zkrácena. Kontroly projektů jsou zajišťovány formou kontrol na místě, případně pověřením externího auditora.

12.1. KONTROLY NA MÍSTĚ

V průběhu realizace každého projektu proběhne u příjemců grantu standardně jedna kontrola na místě, tzv. monitorovací návštěva, a to v období 7.–10. měsíce realizace. V případech, kdy z průběžné komunikace a monitoringu vyplyne, že realizace projektu neprobíhá standardně a že realizační tým potřebuje podporu, může Nadace OSF naplánovat další kontroly. Kontrol na místě se účastní programový tým Nadace OSF či osoba pověřená manažerem programu. V rámci monitorovacích návštěv je ověřována realizace projektů, která spočívá v kontrole: a. věcné části projektu: ▶▶ dodání spolufinancovaného zboží, uskutečněné práce a poskytnutých služeb; ▶▶ průběhu realizace projektu s ohledem na harmonogram a realizované výdaje; ▶▶ ověření naplňování monitorovacích indikátorů; ▶▶ zabezpečení publicity apod. b. finanční části projektu: ▶▶ správnosti vedení účetnictví ve vztahu k projektu; ▶▶ zaúčtování dodaného zboží, práce a služeb v účetnictví příjemce grantu (v případě partnerství též evidenci výdajů partnera/partnerů projektu); ▶▶ nepřekrývání výdajů u příjemce; ▶▶ realizace veřejných zakázek; ▶▶ zajištění archivace všech relevantních dokumentů týkajících se projektu. Kontroly na místě nabídnou příjemcům grantu dále prostor pro individuální konzultace k pravidlům programu, smluvním podmínkám, realizaci projektu či k případným plánovaným změnám. Zástupci Nadace OSF se mohou v rámci monitoringu účastnit projektových aktivit či mediálních prezentací projektu. Na základě vykonané kontroly na místě bude vypracována zpráva o výsledku kontroly realizace projektu, která je zaslána příjemci grantu. Příjemce má právo se k této zprávě vyjádřit. Zjistí-li se během kontrol, že při čerpání prostředků došlo k nesrovnalosti, bude Nadace OSF postupovat v souladu s pravidly programu a Norských fondů (viz kapitola 12.4. Příručky).

64


12.2. EXTERNÍ AUDIT 12.2.1. ZÁVĚREČNÝ AUDIT Příjemce grantu má povinnost realizovat závěrečný audit projektu provedený externím auditorem, který je uveden v seznamu auditorů na stránkách Komory auditorů ČR. Auditované období musí být shodné s obdobím realizace. Náklady na externí audit jsou způsobilým výdajem projektu. 12.2.2. EXTERNÍ AUDIT Z PODNĚTU NADACE OSF Nadace OSF může provést audit u jakéhokoliv podpořeného projektu v kterékoliv fázi realizace, a to prostřednictvím externího auditora. Příjemce grantu je povinen k tomuto průběžnému auditu poskytnout na základě smlouvy o poskytnutí grantu potřebnou součinnost. Auditor bude realizovat finanční audity projektů ve smyslu zákona č. 93/2009 Sb., o auditorech a o změně zákona č. 165/1998 Sb., ve znění pozdějších předpisů a ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Auditor předloží své závěry a doporučení Nadaci OSF, která o výsledku dále informuje příjemce grantu, a to do 30 kalendářních dní od jeho uzavření. Náklady na realizaci auditů v těchto případech hradí Nadace OSF.

12.3. DALŠÍ TYP KONTROL NA MÍSTĚ

Ve výjimečných případech je Ministerstvo financí ČR (konkrétně pracovníci Certifikačního orgánu) oprávněno provádět kontrolu na místě u příjemce grantu nebo u projektového partnera v rámci svých certifikačních aktivit. Kontrolovaný subjekt je povinen pracovníkům Certifikačního orgánu poskytnout při kontrole dostatečnou součinnost a vyžádanou dokumentaci.

12.4. NESROVNALOSTI

Nesrovnalostí se rozumí jakékoliv jednání nebo opomenutí, které má za důsledek neoprávněné čerpání či užití prostředků grantu – zejména podvod, zpronevěra, uvedení záměrně klamavých či nepřesných údajů, porušení povinností vyplývajících ze smlouvy o poskytnutí grantu, porušení podmínek řádného využití grantu ve smyslu nehospodárnosti či netransparentnosti výdajů, atd.

Řešení nesrovnalostí zahrnuje evidenci, šetření a hlášení podezření na nesrovnalost a potvrzených nesrovnalostí, jejich další monitoring a ve stanovených případech také vymáhání prostředků dotčených potvrzenou nesrovnalostí. Za řešení nesrovnalostí na úrovni příjemce grantu je zodpovědná Nadace OSF. 12.4.1. ŠETŘENÍ NESROVNALOSTÍ Podezření na nesrovnalost je konstatováno na základě vlastního oznámení příjemce grantu či zjištění Nadace OSF v rámci monitoringu a kontroly. Podezření na nesrovnalost podléhá ohlašovací povinnosti: subjekt, který zjistí podezření na nesrovnalost, je povinen o této skutečnosti bezodkladně informovat Nadaci OSF. Nadace OSF při šetření nesrovnalosti na úrovni příjemce grantu postupuje následovně: ▶▶ v případě, že se nejedná o nesrovnalost, případ uzavře a informuje o výsledku šetření CO; ▶▶ v případě, že se jedná o závažné porušení smlouvy o poskytnutí grantu, odpovídá Nadace OSF za řádné vyčíslení částky, k níž se vztahuje nesrovnalost; o výsledku šetření informuje CO a zašle příjemci grantu žádost o vrácení neoprávněně použitých finančních prostředků; ▶▶ v případě, že se jedná o nesrovnalost spočívající v podezření na spáchání trestného činu, postoupí Nadace OSF šetření nesrovnalosti NKM, které předá případ ve smyslu § 8 zákona č. 141/1961 Sb., trestního řádu, orgánům činným v trestním řízení; ▶▶ v případě, že se jedná o nesrovnalost spočívající v podezření na porušení zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, postoupí Nadace OSF šetření nesrovnalosti NKM, které předá případ k dalšímu šetření Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže.

65


12.5. ŘEŠENÍ STÍŽNOSTÍ

Příjemci grantu mají možnost podat proti postupu Nadace OSF při administraci projektu písemnou stížnost, a to do 15 pracovních dní od okamžiku, kdy se příjemce o tomto postupu prokazatelně dozvěděl písemným vyrozuměním.

Příjemci grantu adresují své stížnosti (námitky) výkonnému řediteli Nadace OSF. Ten stížnost řeší v prvé instanci a do 10 pracovních dní od přijetí stížnosti provede její prošetření a o výsledku a eventuálních přijatých opatřeních informuje příjemce (do 5 pracovních dní od ukončení prošetření). V odůvodněných případech, kdy se jedná o složitější šetření, se doba na prošetření stížnosti prodlužuje o 5 pracovních dní. V případě, že příjemce není s řešením své stížnosti v prvé instanci uspokojen, obrací se na správní radu Nadace OSF, která do 10 pracovních dní od přijetí stížnosti ověří způsob jejího prošetření. Jako podklad obdrží správní rada od výkonného ředitele informaci o postupu a výsledku řešení stížnosti z jeho strany či případné další materiály týkající se této záležitosti. O výsledku a eventuálních přijatých opatřeních informuje správní rada příjemce grantu do 5 pracovních dní od ukončení prověření. Stížnosti na nesoulad s principy dobré správy implementace programu hlásí příjemce grantu písemně přímo NKM.

66


13. PUBLICITA PROJEKTU (KOMUNIKAČNÍ MANUÁL) Příjemce grantu je povinen zabezpečit publicitu a informovanost o projektu a o podpoře z Norských fondů. Tato povinnost je uložena ve smlouvě o poskytnutí grantu jako nedílná součást podmínek poskytnutí grantu. Podpora z Norských fondů prostřednictvím Nadace Open Society Fund Praha musí být zdůrazněna během všech činností realizace projektu: při jeho zahájení, v průběhu realizace i při jakékoli prezentaci projektu, například v médiích, na internetu, v interních a výročních zprávách o realizaci projektu, během konferencí a seminářů apod.

13.1. KOMUNIKAČNÍ PLÁN PROJEKTU

Cílem komunikačního plánu, který je povinnou přílohou žádosti, je informovat o existenci a smyslu podpory z Norských fondů a Nadace Open Society Fund Praha, průběhu a výsledcích projektu, případně bilaterální spolupráci s norskými subjekty, a to v souladu s Přílohou 4 Nařízení.

V případě podpory projektu se komunikační plán stane přílohou smlouvy o poskytnutí grantu. O realizovaném projektu musí být informována co nejširší cílová skupina na národní, regionální a/nebo lokální úrovni (všichni důležití aktéři). Příjemce grantu bude zdůrazňovat roli Norských fondů a Nadace Open Society Fund Praha a dbát na to, aby poskytnutá podpora byla využívána transparentně. Komunikační plán musí obsahovat minimálně následující informace: a. cíle a cílové skupiny komunikace, a to včetně hlavních aktérů na národní, regionální a/nebo lokální úrovni a veřejnosti; b. strategii a obsah jednotlivých kroků včetně vyjmenování aktivit, způsobů komunikace a načasování; c. alespoň tři akce zaměřené na informování o průběhu a výsledcích projektu (například seminář nebo konference s hlavními zainteresovanými stranami, tisková konference nebo jiná akce pro novináře, akce k zahájení a/nebo ukončení projektu); u grantů, které nepřesáhnou částku 500 000 eur (12 400 000 korun), stačí dvě akce zaměřené na informování o průběhu projektu; d. kroky, které povedou k uveřejnění informací o projektu na internetu, a to buď prostřednictvím samostatného webu projektu, nebo stránky napojené na již existující web: ▶▶ průběžná aktualizace informací o projektech; ▶▶ projekty, které obdrží grant ve výši minimálně 50 000 eur (1 240 000 korun), budou mít webovou stránku projektu v češtině; ▶▶ projekty, které obdrží grant ve výši minimálně 150 000 eur (3 720 000 korun), nebo budou mít partnera z Norska, budou mít webovou stránku v češtině i angličtině; e. informace na webu budou obsahovat údaje o projektu, o tom, jak postupuje a jaké přináší výsledky, o spolupráci s norskými organizacemi, fotodokumentaci, kontaktní údaje, loga Nadace Open Society Fund Praha a Norských fondů s příslušnými odkazy na jejich webové stránky a větu: „Projekt podpořila Nadace Open Society Fund Praha z programu Dejme (že)nám šanci, který je financován z Norských fondů.“; f. údaje o tom, kdo za danou organizaci zajišťuje a je zodpovědný za PR projektu, a to včetně kontaktu na danou osobu případně také uvedení organizační struktury, ze které vyplývá, pod jakou sekci či oddělení PR spadá; g. způsob hodnocení efektivity a dopadu PR, a to jak z hlediska zviditelnění samotného projektu, tak i Norských fondů a Nadace Open Society Fund Praha, cílů a výsledků, a také úlohy Norska jako dárcovské země.

13.2. NÁZVOSLOVÍ A ZÁKLADNÍ INFORMACE PRO KOMUNIKACI

▶▶ Označení pro dárce a zprostředkovatele Oficiálním názvem grantového schématu je Finanční mechanismus Norska (v angličtině Norwegian Financial Mechanism), v komunikaci a v PR je však příjemce grantu povinen užívat pro dárce programu označení Norské fondy (v angličtině Norway Grants). Zprostředkovatelem programu je Nadace Open Society Fund Praha (v angličtině Open Society Fund Prague).

67

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ▶▶ Označení pro program Oficiální název programu zní „CZ 12 Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života / Domácí násilí a násilí založené na pohlaví“. Příjemce grantu však bude v komunikaci a PR používat „program Dejme (že)nám šanci“ (v angličtině Let´s Give (Wo)men a Chance Program). ▶▶ Základní sdělení Základní sdělení, kterým bude příjemce grantu informovat o podpoře svého projektu, zní: „Projekt podpořila Nadace Open Society Fund Praha z programu Dejme (že)nám šanci, který je financován z Norských fondů.“ ▶▶ Základní odstavec pro rozsáhlejší materiály Základní odstavec, který bude příjemce grantu uvádět v rozsáhlejších informačních materiálech (publikace, brožury, webové stránky, tiskové zprávy aj.), zní: „Projekt podpořila Nadace Open Society Fund Praha z programu Dejme (že)nám šanci, který je financován z Norských fondů. Prostřednictvím Norských fondů přispívá Norsko ke snižování sociálních a ekonomických rozdílů a posílení vzájemné spolupráce v Evropě. Podporuje především ochranu životního prostředí, výzkum a stipendia, rozvoj občanské společnosti, péči o zdraví, děti, rovnost žen a mužů či zkvalitnění justice. Program Dejme (že)nám šanci podporuje rovné příležitosti žen a mužů v pracovním i osobním životě a prevenci a pomoc obětem domácího násilí v České republice. Spravuje ho Nadace Open Society Fund Praha, která od roku 1992 rozvíjí hodnoty otevřené společnosti a demokracie v České republice.“ V angličtině tento odstavec zní: “The Project is being supported by the Open Society Fund Prague from the Let’s Give (Wo)men a Chance programme, financed from Norway Grants. With Norway Grants, Norway contributes towards a reduction in economic and social disparity and the strengthening of mutual cooperation in Europe. It promotes, above all else, environmental protection, research and scholarships, civil society development, health care, children, gender equality and an improvement in the efficiency of justice. The Let’s Give Women a Chance programme promotes equal opportunities for women and men both in their work and personal lives as well as prevention and help for victims of domestic and gender-based violence in the Czech Republic. It is operated by the Open Society Fund Prague, which has been developing values of open society and democracy in the Czech Republic since 1992.” Další informace o Nadaci Open Society Fund Praha, Norských fondech a programu Dejme (že)nám šanci pro použití v informačních materiálech jsou k dispozici v kapitole 2. Příručky a na webových stránkách programu. ▶▶ Odkazy na webové stránky Nadace Open Society Fund Praha: www.osf.cz Norské fondy: eeagrants.org Program Dejme (že)nám šanci: www.dejmezenamsanci.cz

13.3. POVINNOSTI PŘÍJEMCE GRANTU V KOMUNIKACI

Volba vhodných prostředků a opatření pro zajištění publicity projektu a jejich věcné a organizační zajištění závisí na rozhodnutí příjemce grantu. Příjemce však zajistí, že jsou tyto prostředky v souladu s odevzdaným komunikačním plánem (příloha žádosti o grant) a následujícími pravidly, které vycházejí z Přílohy 4 Nařízení, a že jejich cílem je zasažení co nejširší cílové skupiny, včetně klíčových zainteresovaných stran na dané úrovni (tedy na lokální, regionální, nebo celostátní úrovni).

68

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Pro příjemce grantu je povinné zajistit následující: ▶▶ Akce zaměřené na informování o průběhu a výsledcích projektu Realizovat alespoň tři, případně dvě (dle výše grantu), takto zaměřené akce dle schváleného komunikačního plánu (například seminář nebo konference s hlavními zainteresovanými stranami, tisková konference nebo jiná akce pro novináře, akce k zahájení a/nebo ukončení projektu). ▶▶ Webové stránky projektu Uveřejnit informace o projektu na internetu, a to buď prostřednictvím samostatného webu projektu, nebo stránky napojené na již existující web: ▶▶ průběžně aktualizovat informace o projektech na webu (novinky z projektu zveřejňovat bez prodlev); ▶▶ informace na webu budou obsahovat údaje o projektu, o tom, jak postupuje a jaké přináší výsledky, o spolupráci s norskými organizacemi, fotodokumentaci, kontaktní údaje, loga a odkazy na web Nadace OSF a Norských fondů, odkaz na web programu Dejme (že)nám šanci a sdělení: „Projekt podpořila Nadace Open Society Fund Praha z programu Dejme (že)nám šanci, který je financován z Norských fondů.“; ▶▶ projekty s norským partnerem a projekty s grantem vyšším než 150 000 eur (3 720 000 korun) budou mít všechny informace o projektu i v angličtině. ▶▶ Umístění log a sdělení na výstupech a materiálech Uvádět na veškeré tištěné i elektronické výstupy a materiály projektu (např. plakáty, pozvánky aj.) loga Nadace Open Society Fund Praha a Norských fondů včetně sdělení (viz výše); v případě elektronických výstupů také příslušné odkazy na jejich webové stránky a odkaz na web programu Dejme (že)nám šanci. Mimo to uvede příjemce grantu také základní odstavec (viz výše) na všechny rozsáhlejší tištěné a elektronické výstupy (webové stránky, na zadní stranu publikací či brožur, na konec tiskových zpráv apod.). ▶▶ Vizibilita Nadace OSF a Norských fondů na projektových akcích Zajistit vizibilitu Nadace OSF a Norských fondů na všech akcích konaných v rámci projektu, jako jsou semináře, konference, výstavy, tiskové konference aj. (například promítáním log na pozadí, či umístěním banneru obsahujícího loga). ▶▶ Billboard na stavbu či rekonstruovaný objekt V případě, kdy příjemce grantu obdrží grant ve výši minimálně 50 000 eur (1 240 000 korun) a financuje z něj stavbu nebo rekonstrukci objektu či infrastruktury, je povinnen zajistit, aby byl na místě realizace umístěn billboard o podpoře Nadace Open Society Fund Praha a Norských fondů, který bude do šesti měsíců po dokončení projektu nahrazen trvalou pamětní deskou. ▶▶ Informovat Nadaci OSF o významných akcích Informovat Nadaci OSF o všech významných akcích projektu (konference, semináře apod.) s dostatečným předstihem, nejpozději však 15 dní před konáním akce (v případě tiskových konferencí a tiskových zpráv nejpozději 3 dny před konáním akce) tak, aby Nadace OSF mohla o nich dále informovat prostřednictvím svých komunikačních kanálů a aby se její zástupce mohl akce zúčastnit. ▶▶ Poskytnout projektové fotografie a publikace ▶▶ Poskytnout Nadaci OSF minimálně 10 fotografií z různých fází realizace a akcí projektu v tiskové kvalitě (velikost větší než 1 MB / 300 dpi) a případně videa o projektu. Nadace OSF si vyhrazuje právo publikovat ve svých materiálech a na svých kanálech výsledky podpořených projektů včetně fotografií a videí; ▶▶ Doručit Nadaci OSF poštou či osobně čtyři kusy jakékoli publikace vytištěné v rámci projektu a e-mailem elektronickou verzi této publikace. Nadace OSF si vyhrazuje právo publikovat elektronickou verzi publikace na svých webových stránkách.

69

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ▶▶ Informace o průběhu projektu formou článku Na vyžádání Nadace OSF napsat blog, komentář či jiný článek o průběhu projektu. Nadace OSF si vyhrazuje právo publikovat tento materiál na svých webových stránkách a jiných kanálech, či ho nabídnout k uveřejnění médiím. Všechny informační a PR materiály vytvořené příjemcem grantu musejí být v souladu s Design-manuálem programu Dejme (že)nám šanci, který podrobně specifikuje technické požadavky týkající se použití log, billboardu, pamětních desek, plakátů, publikací, webových stránek a audiovizuálních materiálů. Manuál je k dispozici na webových stránkách programu. Všechna upozornění na informační aktivity a dotazy ohledně PR a komunikace projektu směřuje příjemce grantu na koordinátory.

!

Nesplní-li příjemce grantu podmínky publicity dle daných pravidel, budou považovány související projektové výdaje za nezpůsobilé!

13.4. DALŠÍ DOPORUČENÍ

Věnujte pozornost tipům a doporučením pro profesionální zajištění propagace vašeho projektu dle pravidel programu: ▶▶ Informační materiály Ve všech informačních materiálech (letáky, plakáty, brožury, tiskové zprávy aj.) se zaměřte na dosažené výstupy a úspěchy. Popište je srozumitelně a co nejjednodušeji, vyhněte se frázím používaným v neziskovém sektoru. V tiskových zprávách nezapomeňte uvést loga a sdělení o podpoře z Norských fondů prostřednictvím Nadace OSF a pošlete je s předstihem ke konzultaci do Nadace OSF; vyhnete se tak případným problémům s identifikací chybně aplikovaných pravidel publicity. ▶▶ Fotografie a videa Fotografujte, či případně natáčejte videa o průběhu projektu a jednotlivých akcích. Fotografie a videa můžete použít na svých webových stránkách, sociálních sítích, v brožurách a jiných materiálech. Pro tištěné materiály potřebujete fotografie v tiskové kvalitě (alespoň 1 MB, či 300 dpi). Fotografie a videa posílejte do Nadace OSF, aby mohly být dále šířeny informace o úspěších vašeho projektu. U fotografií nezapomeňte vždy uvést jméno autora. ▶▶ Reklamní předměty Budete-li v rámci projektu zadávat výrobu reklamních předmětů (například propisky, hrnky, trička, USB disky, kalendáře aj.), nezapomeňte uvést logo a odkaz na web Norských fondů. Bude-li na předmětu více místa, uveďte také logo a případně i odkaz na web Nadace OSF a web programu Dejme (že)nám šanci. ▶▶ Webové stránky Na webových stránkách aktualizujte informace o průběhu vašeho projektu a zveřejňujte zde fotografie a jinou dokumentaci. Pokud informace o projektu umístíte na váš již existující web, zajistěte, aby byl na titulní stránce tohoto webu viditelný a snadno přístupný odkaz na informace o projektu. Nezapomeňte uvést loga a odkazy na webové stránky Norských fondů a Nadace Open Society Fund Praha a odkaz na web programu Dejme (že)nám šanci. ▶▶ Sociální sítě Informujte o projektu a podpoře Nadace OSF a Norských fondů na vašich sociálních sítích (Facebook, Twitter, Youtube, Google+ aj.).

70

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI ▶▶ Facebook: Lajkujte stránky Norských fondů: www.facebook.com/EEANorwayGrants Lajkujte stránky Nadace OSF, kde budeme upozorňovat i na novinky z programu Dejme (že)nám šanci: www.facebook.com/nadace.osf ▶▶ Twitter: Sledujte účet Norských fondů: twitter.com/EEANorwayGrants Sledujte účet Nadace OSF: twitter.com/nadaceOSF A budete-li na Twitteru informovat o podpořeném projektu, odkažte na Norské fondy (@EEANorwayGrants) a Nadaci OSF (@nadaceOSF). ▶▶ YouTube: Nezapomeňte pod video uvést text o podpoře Norských fondů a Nadace OSF a pošlete video do Nadace OSF. Sledujte kanál Norských fondů: www.youtube.com/user/EEANorwayGrants Sledujte kanál Nadace OSF: www.youtube.com/user/osfpraha

71


14. FOND BILATERÁLNÍ SPOLUPRÁCE PROGRAMU DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Prioritou Norských fondů je posílení spolupráce mezi Českou republikou a Norskem. České organizace a firmy mohou vytvářet partnerství s norskými subjekty v rámci svých projektů, na které získaly malý či velký grant z programu Dejme (že)nám šanci. Pro tyto organizace (tedy úspěšné žadatele o grant, kteří se stali příjemci grantu) je dále určen Fond bilaterální spolupráce programu Dejme (že)nám šanci (dále fond), ze kterého lze získat další grant na tzv. projekty spolupráce. Projekty spolupráce se v dané programové oblasti zaměřují na rozvíjení a posilování spolupráce, sdílení a přenos znalostí, technologií, zkušeností a osvědčených postupů mezi příjemci grantu a subjekty z Norska v tématech programu. Granty z Fondu bilaterální spolupráce jsou určeny jak na financování bilaterálních aktivit a iniciativ, které nebyly zahrnuty do projektu podpořeného z malých či velkých grantů, tak na nové aktivity či menší spolupráci s norskou organizací s ohledem na aktuální vývoj a potřeby příjemce grantu. Oprávněnými žadateli o grant na projekty spolupráce jsou tedy příjemci malých a velkých grantů, oprávněnými partnery projektů spolupráce jsou subjekty, které jsou právnickou osobou na území/s působností na území České republiky a Norska. Podmínkou žádosti o grant na projekt spolupráce je spolupráce s norským partnerem/expertem či aktivita, která je realizována v Norsku. Z Fondu bilaterální spolupráce mohou být podpořeny následující aktivity či iniciativy, které posilují bilaterální vztahy mezi Českou republikou a Norskem, například: ▶▶ studijní a pracovní cesty; ▶▶ pracovní bilaterální setkání; ▶▶ účast na mezinárodních akcích; ▶▶ sběr dat či příprava studií a analýz; ▶▶ organizace seminářů, konferencí, workshopů; ▶▶ prezentační nebo propagační iniciativy. Délka projektů Délka projektů spolupráce není stanovena. Projekt spolupráce může být realizován v průběhu implementace nebo i v období po ukončení projektu (který je financován z malého či velkého grantu programu), jeho realizace však musí být ukončena nejpozději do 30. 4. 2016. Výše grantu Maximální výše grantu na projekt spolupráce je stanovena na 124 000 Kč (5 000 eur), přičemž výše cestovních nákladů na osobu nesmí přesáhnout 49 600 Kč (2 000 eur). Projekty spolupráce jsou hrazeny z Fondu bilaterální spolupráce v plné výši 100 %, příjemci grantu pro ně tedy nemusí zajišťovat spolufinancování (na rozdíl od projektů realizovaných v rámci malých a velkých grantů).

!

Žádosti o grant na projekty spolupráce lze podávat průběžně od zveřejnění výsledků první grantové výzvy programu do konce roku 2015 (resp. do vyčerpání prostředků ve Fondu).

Další informace o Fondu a Pravidla Fondu bilaterální spolupráce (včetně podmínek pro podání žádostí o grant a jejich hodnocení) jsou zveřejněny na webových stránkách programu www.dejmezenamsanci.cz/zadatele-o-grant/spoluprace-s-norskem v českém a anglickém jazyce, dále na webových stránkách Nadace OSF (www.osf.cz), NKM (www.eeagrants. cz) a Norských fondů (eeagrants.org).

72


15. ARCHIVACE Příjemce grantu je povinen na základě smlouvy o poskytnutí grantu a v souladu s Nařízením uchovat veškeré dokumenty související s realizací projektu v souladu s právními předpisy České republiky, zejména s § 44a odst. 9 z. č. 218/2000 Sb. minimálně po dobu 10 let počínaje 1. lednem následujícího roku po schválení závěrečné zprávy programu ze strany MZVN. Příjemce grantu je povinnen archivovat následující dokumenty: ▶▶ žádost o grant, včetně příloh, vyrozumění Nadace OSF o schválení; ▶▶ smlouvu o poskytnutí grantu a její přílohy; ▶▶ korespondenci s Nadací OSF; ▶▶ originál zápisu z kontroly na místě, případně zprávy z dalších kontrol/auditů; ▶▶ dokumentaci související se zadáváním zakázek; ▶▶ prvotní doklady nepřímých výdajů; ▶▶ kopie průběžných monitorovacích zpráv a závěrečné monitorovací zprávy projektu včetně žádostí o platbu; ▶▶ tištěné, případně materiální výstupy projektu (vždy 1 originál); ▶▶ jiné relevantní dokumenty specifikované v Příručce.

15.1. PRAVIDLA ARCHIVACE

Příjemce grantu i projektoví partneři se při archivaci řídí následujícími pravidly: ▶▶ vždy vykonávat porovnání zálohovaných dat s originálem – verifikace; ▶▶ zajistit trvalost uložených dat s ohledem na použitá média v průběhu stanovené ▶▶ archivační doby; ▶▶ každé médium po archivaci označit datem, názvem a popisem jeho obsahu; ▶▶ dokumentace musí být vedena přehledně a zároveň musí být lehce dosažitelná. Plnění pravidel archivace je součástí kontroly na místě projektu.

Ukládání a archivace se řídí zejména těmito právními předpisy: ▶▶ zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; ▶▶ zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů; ▶▶ zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů; ▶▶ zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů; ▶▶ zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů; ▶▶ vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví; ▶▶ vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

!

Na základě legislativy ČR je nutné některé typy dokumentů uchovávat déle, než je stanoveno s legislativou Norských fondů, např. mzdové listy až po dobu 30 let.

Při zániku subjektu příjemce grantu nebo jeho projektových partnerů v období před uplynutím lhůty pro archivaci převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel, nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého. Je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení (viz Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě). O této skutečnosti musí být informována Nadace OSF.

73

PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE PROGRAMU

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI (malé a velké granty) NORSKÉ FONDY 2009–2014

©N adace Open Society Fund Praha www.osf.cz www.dejmezenamsanci.cz 2014

74

DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI UPLATŇOVÁNÍ HLEDISKA ROVNÝCH PŘÍLEŽITOSTÍ ŽEN A MUŽŮ A PODPORA SLAĎOVÁNÍ PRACOVNÍHO A SOUKROMÉHO ŽIVOTA

Recommend Documents