DC
30
Deelnemen aan een vergadering
1 Inleiding Als helpende zorg en welzijn zul je regelmatig deelnemen aan een vergadering. Bijvoorbeeld omdat cliënten besproken worden, of omdat taken verdeeld worden. Wat een vergadering is en hoe je als deelnemer zo goed mogelijk mee kunt doen, lees je in dit thema.
De inhoud van dit thema: 2 Wat is een vergadering? 3 De agenda 4 Vergaderdoelen 5 Taken van de voorzitter 6 Tips voor de praktijk
1
Wist je dat: • heel lang vergaderen meestal geen zin heeft; • jij als helpende ook een zinvolle bijdrage kunt en moet leveren in vergaderingen; • na 75 minuten de concentratie van de deelnemers vermindert; • ook voor vergaderen geldt: KISS: Keep It Short and Simple; • een goeie voorzitter een voorwaarde is voor een goede vergadering; • je op zijn tijd mee moet praten in een vergadering, daarvoor ben je er namelijk ook bij; • herhalingen weinig zin hebben.
HZW DC 30 Deelnemen aan een vergadering
1
2 Wat is een vergadering? Een vergadering is een naam voor overleg met een groepje collega’s of andere deelnemers in een organisatie. Als helpende zorg en welzijn kun je met verschillende vergaderingen te maken krijgen. Hieronder zie je enkele voorbeelden. •
Overleg met collega’s over het vakantierooster in een verzorgingshuis.
•
Overleg over de voortgang van jouw werk bij een mevrouw waar jij werkt in de thuiszorg.
•
Overleg over de sportmiddag die georganiseerd wordt in de instelling voor verstandelijk gehandicapten.
•
Zorgoverleg in een verpleeghuis.
•
Overleg over een sinterklaasmiddag in de kinderopvang.
We noemen een vergadering pas een vergadering als er: • een agenda is • een voorzitter is • deelnemers zijn • een schriftelijk verslag wordt gemaakt: notulen
2
2
HZW Digitale Content
3 De agenda Een agenda is een lijstje met punten dat besproken moet worden in een vergadering. Hoewel er in iedere organisatie verschillende punten op de agenda staan, kom je altijd de volgende zes punten tegen op een agenda: Opening en agendabepaling
De voorzitter opent de vergadering. Hij controleert of iedereen de uitnodiging en de agenda ontvangen heeft. Soms had je nog bepaalde stukken tekst moeten lezen als voorbereiding op de vergadering. De voorzitter vraagt dan of je die stukken tekst gehad hebt. Bespreking notulen van de vorige vergadering
De voorzitter vraagt of iedereen akkoord gaat met het verslag (de notulen) van de vorige vergadering. Mededelingen
Dit is informatie die alleen maar meegedeeld wordt. Je hoeft er verder niet over te praten met elkaar. Hoofdpunten
Dit zijn de hoofdpunten op de agenda. Die zijn bij ieder bedrijf verschillend. Daarover gaat de volgende paragraaf. Rondvraag
Iedere deelnemer krijgt een gespreksbeurt om vragen te stellen aan anderen in de vergadering. Bijvoorbeeld over de afloop van een afspraak uit een vorige vergadering. De rondvraag is voor korte, kleine dingen. Afsluiting
De voorzitter sluit de vergadering. Hij doet dit door: • de afspraken (door de notulist, dat is de persoon die het verslag maakt) te laten samenvatten; • de volgende vergaderdatum af te spreken. Je zou kunnen zeggen dat de punten 1 t/m 3 het ‘voorgerecht’ vormen, punt 4 het ‘hoofdgerecht’ en de punten 5 en 6 het ‘nagerecht’. De hoofdpunten hebben verschillende doelen. Daarover gaat de volgende paragraaf.
HZW DC 30 Deelnemen aan een vergadering
3
4 Vergaderdoelen Het bespreken van een hoofdpunt in een vergadering, kan één of meer van de volgende doelen hebben: • informatie uitwisselen; • discussiëren; • beslissen; • taken verdelen. Als je in een vergadering iets met elkaar moet oplossen, moet je deze vier doelen allemaal halen. Het besprekingsschema: we gaan eerst • informeren, dan • discussiëren, dan • beslissen, dan • taken verdelen
3
Circus bij Pippie
Peuterspeelzaal Pippie bestaat tien jaar. Dat moet gevierd worden. Helpende Latifa zit in een groepje van zeven collega’s, dat een feestelijke activiteit voorbereidt. Deze ‘commissie’ heet ‘Pippie tien jaar’. Ze kiezen een voorzitter, Wendy. Als ze de volgende keer bij elkaar komen, kiest Wendy een bepaalde volgorde om te vergaderen: Informatie uitwisselen
Wendy legt uit dat Pippy tien jaar bestaat. Het bestuur heeft € 2000 beschikbaar gesteld. Het is de bedoeling dat er een activiteit voor peuters en ouders komt, waardoor Pippie wat extra naamsbekendheid krijgt. Dat is de opdracht van het bestuur. Wendy vraagt of hierover nog vragen zijn. Die zijn er niet. De informatie over de opdracht is dus duidelijk.
4
HZW Digitale Content
Discussiëren
Wendy vraagt de deelnemers zoveel mogelijk ideeën aan te dragen voor een feestelijke activiteit. Deze ideeën moeten natuurlijk wel passen binnen de opdracht van het bestuur. Alle deelnemers dragen een idee aan. In de discussie daarna zeggen de deelnemers wat ze van elkaars ideeën vinden. Zo wordt duidelijk wat de sterke en minder sterke punten van ieders ideeën zijn. Wendy zet de ideeën op een groot stuk papier, met enkele voor- en nadelen erachter. Beslissen
Als de voor- en nadelen van alle ideeën duidelijk zijn, wordt er een beslissing genomen. Ze praten tot iedereen het er over eens is: het wordt een circusmiddag. Een beslissing kan op verschillende manieren genomen worden. Bij Pippie praten de deelnemers net zo lang tot iedereen de beslissing o.k. vindt. Dit heet met een mooi woord consensus. In andere instellingen wordt in een vergadering een beslissing genomen door een meerderheid van stemmen. Taken verdelen
De deelnemers van de vergadering verdelen de taken voor de circusmiddag. Iedreen krijgt een opdracht om iets te gaan doen voor de circusmiddag. Latifa gaat vragen wat het huren van een circustent kost. Ze spreken ook af dat ze er volgende week - als ze weten wat het kost - verder over praten.
Informeel overleg
HZW DC 30 Deelnemen aan een vergadering
5
5 Taken van de voorzitter We leggen hier kort iets uit over de voorzitter, want het succes van een vergadering hangt voor een groot deel af van de voorzitter. Een voorzitter moet ervoor zorgen: • dat de deelnemers uitgenodigd worden; • dat er een agenda is; • dat iemand de afspraken opschrijft; • dat duidelijk is wat het doel is bij de bespreking van een bepaald punt; • dat iedereen aan het woord komt; • dat deelnemers niet afdwalen; • dat de agenda afgewerkt wordt; • dat deelnemers niet zitten te ‘hakken’ op elkaar; • dat de afspraken nog even samengevat worden; • dat de vergadering afgesloten wordt. De voorzitter is dus heel belangrijk. Toch kan een vergadering alleen een succes worden als de deelnemers meedoen. Daarover vind je tips in de volgende paragraaf.
Vergaderen. Wie zit voor?
6
HZW Digitale Content
6 Tips voor de praktijk Hoe moet jij je als helpende zorg en welzijn gedragen in een vergadering?
Bereid je voor De voorbereiding van een deelnemer is een voorwaarde voor succes. Waaruit bestaat de voorbereiding? •
de uitnodiging en agenda lezen;
•
de notulen van de vorige vergadering lezen;
•
voorbereidende stukken tekst lezen en van commentaar voorzien.
Doe mee Hoewel de één meer spreekt dan de ander moet iedere deelnemer een bijdrage leveren. Als er géén bijdrage is, wat is dan het nut van je aanwezigheid? Meedoen bestaat uit: •
meedenken,
•
luisteren en anderen uit laten praten;
•
vragen wat je niet snapt;
•
meepraten.
Houd je aan de vergaderafspraken De voorzitter wil een agendapunt op een bepaalde manier bespreken. Hij spreekt bijvoorbeeld met de deelnemers af dat er eerst een discussie is en dat er pas daarna wordt besloten. Houd je hieraan. Dat betekent ook: houd je zowel bij het onderwerp van dát agendapunt, als bij het doel van de bespreking van dat onderwerp.
Voorkom herhalingen Als mensen klagen dat vergaderingen te lang duren, heeft dat vaak te maken met onnodige herhalingen. Voorkom herhalingen; ze voegen meestal niks toe. Liever één keer duidelijk zijn, dan steeds herhalen.
HZW DC 30 Deelnemen aan een vergadering
7
Onderbouw je mening Als jij iets vindt, wil de ander ook weten of dat wel klopt. De ander wil dat jij jouw mening onderbouwt. Door je mening te onderbouwen, laat je zien dat je niet zómaar iets zegt. Vooral bij de discussie in een vergadering is het onderbouwen heel belangrijk. Dus: je moet laten zien hoe je aan je mening komt. Dat kan door feiten te noemen. Een feit is iets dat vaststaat. Niet: “Meneer Noppers eet bijna niks” Wel: “Meneer Noppers heeft vanochtend alleen een appel gegeten.” (feit) Niet: “Mevrouw Bekmesci vindt het denk ik niet leuk, die activiteitenruimte.” Wel: “Mevrouw Bekmesci heef me verteld dat ze zich niet prettig voelt in de activiteitenruimte.” (feit)
8
HZW Digitale Content
