Dossiervorming en informatie-uitwisseling Inleiding Op een school wordt allerlei informatie verzameld en opgeslagen van zowel de leerlingen als van de op school werkzame personeelsleden. Ter bescherming van de privacy van die personen bestaat de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Deze wet is ook van toepassing op scholen. Volgens deze wet moet aangegeven worden op welke wijze en met welk doel persoonsgegevens opgeslagen worden. Bovendien moet aangegeven worden op welke wijze zorg gedragen wordt voor een goed beheer van deze gegevens. In dit document wordt allereerst beschreven onder welke voorwaarden de persoonsgegevens in het algemeen beheerd dienen te worden. In het tweede deel wordt aangegeven hoe dit schoolspecifiek is uitgewerkt. Deel III beschrijft de wijze waarop informatie-uitwisseling plaatsvindt. Deel IV heeft betrekking op de personeelsdossiers en Deel V handelt over de inzage en correctierecht van betrokkenen. Een exemplaar van het beleid inzake "dossiervorming en informatie-uitwisseling " ligt voor ouders/leerkrachten ter inzage op school. Een samenvatting is opgenomen in de schoolgids.
Deel I Algemene uitgangspunten De wet. bescherming persoonsgegevens De wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) bevat privacy spelregels die in de plaats komen van de eerdere regels uit de Wet persoonsregistraties (Wpr). Het bestuur is verantwoordelijk in de zin van de Wbp, omdat het bestuur het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Instellingen (scholen), directeuren, etc. zijn intern beheerder in de zin van de Wbp. Beiden dienen te handelen overeenkomstig de regels van de Wbp. Voor de meest gebruikelijke verwerkingen op school (personeel, leerlingen/oud personeel, oud leerlingen) is relevant dat voor die verwerkingen volgens het Vrijstellingsbesluit Wbp er een vrijstelling van de meldingsplicht van de verwerking (bij het College bescherming persoonsgegevens of functionaris voor de gegevensverwerking) geldt als dat gebeurt in overeenstemming met de bepalingen van dat besluit. Voor personeel is dat artikel 7 Vrijstellingsbesluit; voor leerlingen; artikel 29; voor oud personeel/leerlingen: artikel 41. Persoonsgegevens mogen slechts verwerkt worden voor een bepaald doel ( bijvoorbeeld “wettelijke plicht” die voortvloeit uit WPO, besluiten, circulaires, etc.) moeten zorgvuldig worden verwerkt, mogen alleen zover verwerkt worden als nodig voor het doel en moeten afdoende beveiligd worden. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld ras, religie, gezondheid (artikel 16-24 Wbp) moet extra zorgvuldig plaatsvinden en mag slechts in bepaalde situaties. Het dossier 1. Gegevens die (in)direct te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon zijn persoonsgegevens. 2. Onder “dossier” wordt volgens Van Dale verstaan: “Een bundel stukken die op eenzelfde zaak betrekking hebben met name processtukken”. Voor de school verstaan wij hieronder:“alle geschreven en ongeschreven bescheiden zoals verslagen (zowel op papier als digitaal) en beelden (foto en videofragmenten) van leerlingen en personeelsleden”.
Niet alle aantekeningen over een leerling behoeven ook noodzakelijkerwijs tot het dossier te behoren. Er wordt daarom een scheiding aan gebracht die als volgt wordt gehanteerd: Officiële dossiergegevens. Persoonlijke werkaantekeningen van de leerkracht / (ambulante) begeleider / IB-er over deze leerling zijn geen persoonsgegevens in de zin van de Wbp1. Alle toetsresultaten, rapporten, verslagen, notities,en andere bestanden in de digitale leerlingenadministratie (Parnassys), die direct verbonden zijn aan de naam van de leerling, vormen onderdeel van het leerling-dossier. 4. In de praktijk is er op school voor elke leerling een (hang)map dat als dossier wordt aangemerkt. Ook de geschreven gegevens over een leerling die niet in die map zijn opgeslagen, maar elders worden bewaard, behoren tot dat dossier. Alles wat over het kind wordt geschreven, dient correct te worden weergegeven en kan door de school verantwoord worden. Vanaf 2009 wordt gewerkt met een digitaal administratie en LOVS (Leerling Ontwikkelings VolgSysteem). Dit heeft tot gevolg dat het papieren leerlingen dossier gaande weegs vervangen wordt door een digitaal dossier. Vooralsnog blijven officiële en getekende stukken (bv inschrijfformulier, overdracht bao-bao, onderzoeksverslagen e.d.) nog opgeslagen in het papieren dossier. Het is mogelijk dat ook een digitale kopie in het digitale LOVS wordt toegevoegd. 5. De Wbp geeft betrokkene - degene waarvan de gegevens verwerkt worden - het recht op inzage. Voor kinderen jonger dan 16 jaar is dat de wettelijke vertegenwoordiger (ouder). Hoe dat recht wordt verleend kan door de school zelf worden bepaald. Dat kan zijn fysiek inzage geven of een overzicht aanreiken. Men dient het recht op inzage in beginsel binnen 4 weken te verlenen. 6. Aandachtspunt: bij inzage “beveiligen”: Bij het inzage geven dient men er zeker van te zijn dat aan de juiste en daartoe gerechtigde persoon inzage wordt gegeven en dat de inzage wordt bewaakt. 3.
Uitgangspunten voor de dossiervorming: Voor het aanleggen van dossiers gelden voor de school (maar ook voor de personeelsadministratie op het administratiekantoor) de volgende uitgangspunten: 1. Het doel kan zijn onder meer het gerechtvaardigd belang van de school of ter uitvoering van een wettelijke plicht (voorgeschreven verwerking ingevolge de Wet Primair Onderwijs (WPO), andere wetten, besluiten, circulaires). Gegevens mogen dan verwerkt worden voor zover nodig voor dat doel. 2. Toestemming vragen kan, maar hoeft niet als voor die verwerking op basis van wet of regelgeving een verplichting bestaat. Bijvoorbeeld: verwerking van leerling-gegevens verplicht ingevolge bekostigingsbesluit. 3. De gegevens dienen afdoende te worden beveiligd; benoemen / weten wie met welke gegevens werkt. 4. De “cliënt” heeft het recht om gesignaleerde fouten te laten corrigeren. 5. De dossiergegevens mogen nimmer voor een ander doel worden gebruikt of ter beschikking te worden gesteld, dan waarvoor zij zijn verzameld.
1
Toelichting: Persoonlijke werkaantekeningen zijn geen persoonsgegevens in de zin van de Wbp, ook al zijn deze persoonlijke werkaantekeningen in de map opgeborgen, zij behoren - als daarover de juiste afspraken zijn gemaakt - niet tot het dossier. Deze aantekeningen zijn en blijven het geestelijk eigendom van de opsteller.
2
Deel II dossiervorming op basisschool **** De in deel I genoemde algemene uitgangspunten zijn voor basisschool **** op de volgende wijze uitgewerkt:
Beheer van dossiers Leerlingendossier: Op onze school worden op diverse manieren gegevens van leerlingen bewaard. Daarbij gaat het om zowel papieren als elektronisch opgeslagen materiaal. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen actieve en (nog) niet actieve leerlingen. Actieve leerlingen Voor alle op onze school ingeschreven actieve leerlingen is een hangmap samengesteld. De hangmap bevat voor alle leerlingen: Het inschrijfformulier Kopie van de toewijzing van het Burgerservicenummer (Onderwijsnummer) Kopieën van leerlingenrapporten van alle leerjaren die de leerling op onze school heeft doorlopen Overdrachtsformulieren/overdrachtsnotities, waarop aantekeningen staan die besproken zijn bij de overdracht naar een volgende groep Toestemmingsformulier verstrekking naw gegevens aan andere ouders Toestemmingsformulier gebruik van foto’s Voor een aantal leerlingen bevat het leerlingendossier ook (indien van toepassing) Onderwijskundige rapporten van de school van herkomst, indien de leerling afkomstig is van een andere school Onderzoeksrapporten. Dit kan zowel intern onderzoek extern onderzoek betreffen. Gespreksverslagen van oudergesprekken Verslagen van afspraken die met ouders zijn gemaakt Handelingsplannen van voorgaande jaren Ontwikkelingsperspectief Recent (relevant) toetsmateriaal) Resultaten van de entreetoets (groep 7); resultaten eindtoets basisonderwijs Schooladvies voortgezet onderwijs Correspondentie voortgezet onderwijs De hangmappen worden beheerd door de IB-er ( eventueel ondersteund door een administratieve kracht) onder eindverantwoordelijkheid van de directeur. De informatie is daarnaast voor groepsleerkrachten te raadplegen. Het digitale dossier bestaat uit gegevens die in het schooladministratieprogramma Parnassys zijn opgeslagen. Hierin worden de gegevens van het inschrijfformulier verwerkt.. De inschrijfgegevens worden digitaal uitgewisseld met BRON. (Basisregister Onderwijs). De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gebruikt deze gegevens ten behoeve van de bekostiging van de scholen en verder wordt BRON gebruikt om relevante informatie te verstrekken aan: * Scholen * Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) 3
* Gemeenten * Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) * Inspectie van het Onderwijs * Ministerie van OCW. Daarnaast worden in dit leerlingvolgsysteem Parnassys ook de leerling-resultaten vastgelegd. Het gaat dan om zowel resultaten van methodegebonden toetsen, als om resultaten van de niet methode gebonden toetsen. Vanaf 2009 ( dit is het moment waarop wij zijn overgestapt naar een nieuwe LOVSsysteem) worden ook rapporten, onderzoeksverslagen, handelingsplannen. Ontwikkelingsperspectieven, gespreksverslagen, notities,en andere relevante bestanden in het systeem vastgelegd. Er is voor gekozen om een groeimodel te waarbij het digitale dossier in de loop der tijd wordt opgebouwd. De gegevens van voor 2009 zijn over het algemeen terug te vinden in het papieren dossier. Het programma Parnassys is een webbased programma, dwz dat het programma en de gegevens op een extern worden gehost. Het programma is via een beveiligde internetverbinding te benaderen. Het programma is door middel van wachtwoorden op verschillende niveaus te onderhouden en te raadplegen. De groepsleerkrachten kunnen leerling-gegevens raadplegen en invoeren en onderhouden. De IB-ers en de directeur kunnen daarnaast ook wijzigen, zij hebben in het systeem beheerderbevoegdheid.. Inschrijven/ uitschrijven in het systeem gebeurt door de beheerder evenals het uitwisselen van informatie met BRON. Relevante leerling-gegevens (absentie, toetsresultaten, gespreknotities, handelingsplannen, e.d) worden door de groepsleerkracht ingevoerd . Op groepsniveau voert de IB-er groepsnotities in. De bedoeling is dat ook groepsplannen in het systeem ingevoerd gaan worden. De technische mogelijkheden zijn daarvoor op dit moment nog niet toereikend. Zodat het groepsplan nog op groepsniveau wordt vastgelegd. Het groepsdossier (klassenmap) bevat de planning en het rooster van de groep voor een bepaalde periode. Daarnaast kan meer specifiek per vak sprake zijn van een groepsplan. Groepsplannen bestrijken een periode van maximaal 3 maanden en worden zowel tussentijds als aan het eind geëvalueerd. Op dit moment is het nog niet mogelijk om in Parnassys groepsplannen vast te leggen. De klassenmap bevat toetsresultaten van de leerlingen (zowel methode gebonden als de niet methode gebonden toetsen) die in het lopende schooljaar zijn verkregen. Tevens bevat de klassenmap ook de andere cijfers/waarderingen van het lopende schooljaar. Voor zover deze nog niet in het digitale dossier zijn verwerkt. De status van de klassenmap is dus vooral dat van een werkdossier dat door de groepsleerkracht wordt beheerd. In deze klassenmap kunnen naast genoemde zaken ook persoonlijke werkaantekeningen gemaakt worden gelijk. Het werkdossier (inclusief de persoonlijke aantekeningen) Dit werkdossier behoort niet tot het leerlingendossier! Omdat het groepsdossier in belangrijke mate informatie verschaft over de stand van zaken wat betreft de voortgang van het onderwijsleerproces, is de klassenmap voor eventuele vervangers en IB-ers en directeur beschikbaar.. De meeste gegevens worden daar tijdelijk in het groepsdossier bewaard totdat zij definitief in het digitale systeem worden opgeslagen. Met het gebruik notities in Parnassys is het gebruik van de groene leerlingenkaart beëindigd. De uitgangspunten die werden gehanteerd bij de leerlingenkaart blijven echter van toepassing. De notities bevatten relevante kindgegevens2. Deze notities wordt na afloop van een schooljaar gehanteerd in de overdracht naar de volgende groep. 2
Zaken die onder notities vermeld dienen te worden zijn : Afspraken met ouders Opmerkelijk verzuim Afspraken met I.B.er Frequent te laat komen Huiswerkafspraken Sociaal gedrag Voortgang afspraken Opvallend gedrag
4
Gezondheid Allergieën Opname ziekenhuis Bijzondere thuissituatie
Tenslotte worden alle actieve leerlingen een aantal keer per jaar besproken in het IB-overleg tussen groepsleerkracht en IB-er. Afspraken en acties worden vastgelegd in het IB dossier. Dit is het werkdossier van de IB-er. Hierin staan In het IB-dossier bevinden zich daarnaast voor een aantal kinderen: handelings- of begeleidingsplannen en onderzoeksmateriaal. Handelingsplannen en begeleidingsplannen worden in Parnassys gemaakt. Het opstellen en uitvoeren en evalueren van deze plannen is de verantwoordelijkheid van de groepsleerkracht. De IB-er ziet toe op de uitvoering. Niet actieve leerlingen Alle nieuwe leerlingen die in de loop van het schooljaar in stromen hebben een hangmap. Hierin zit: Het inschrijfformulier Het dossier kan daarnaast door de betrokken ouders verstrekte informatie bevatten. Ondertekende handelingsplannen Leerlingen die de school verlaten hebben Deze categorie leerlingen is onder te verdelen in schoolverlaters die naar het voortgezet onderwijs gaan en zij die de school verlaten om naar een andere school voor basisonderwijs te gaan en zij die naar een speciale school voor basisonderwijs gaan. Schoolverlaters voortgezet onderwijs De leerlingendossiers van deze leerlingen worden gedurende een periode van 5 jaar bewaard in het archief. Per leerling wordt bewaard: Het inschrijfformulier Kopieën van leerling-rapporten van alle leerjaren die de leerling op onze school heeft doorlopen Resultaten van de entreetoets (groep 7); resultaten eindtoets basisonderwijs Schooladvies voortgezet onderwijs Correspondentie voortgezet onderwijs Onderzoeksverslagen Overdrachtsformulieren Het archief wordt beheerd door de directeur Deze wordt daarbij ondersteund door IB-ers en eventueel een administratieve kracht). Deze informatie is daarnaast toegankelijk voor de groepsleerkracht van groep 8. Verhuizers naar een andere school voor basisonderwijs /speciale school voor basisonderwijs Van deze leerlingen worden de volgende zaken gedurende 5 jaar bewaard: Het inschrijfformulier Bericht van inschrijving van de nieuwe school Overdrachtsformulieren Dit archief wordt beheerd door de directeur (. De informatie is daarnaast toegankelijk voor de IB-er. Alle andere relevante informatie wordt (tezamen met het onderwijskundig rapport) aan de ouders meegegeven, t.b.v. de nieuwe school.
externe begeleiding (GGZ,PAB e.d.)
Bijzonder gedrag tijdens gym
5
Bezoek rapportgesprekken
Deel III informatie-uitwisseling Informatie-uitwisseling tussen scholen Wanneer een kind onze school verlaat, wordt door de nieuwe school verzocht om informatie. Op dit moment is een systeem van elektronische gegevensuitwisseling in voorbereiding. Wat dit in de praktijk gaat betekenen is nog niet duidelijk. Wanneer dit systeem in gebruik genomen gaat worden, zal in dit document beschreven worden hoe de informatie en welke informatie van leerlingen overgedragen worden en welke rol de ouders daarbij spelen. Wanneer het een verhuizing betreft geven wij een Onderwijskundig rapport tbv verhuizing bao-bao aan de ouders mee. Dit is het onderwijskundig rapport tbv verhuizing uit Parnassys. Hierin wordt naast algemenen informatie over het kind aangegeven welke methoden wij gebruiken en op welke wijze het kind zich daarmee heeft ontwikkeld en uiteraard worden de resultaten van de niet-methode gebonden toetsen vermeld. Het is de bedoeling dat de ouders de informatie op de nieuwe school afgeven. Ouders zijn daarmee volledig op de hoogte van de inhoud van de informatie die wordt verstrekt. In de overgang van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs wordt eveneens gebruik gemaakt van een gestandaardiseerd Onderwijskundig Rapport. Dit rapport bestaat uit meerdere delen. Deel A wordt voor alle kinderen ingevuld en bevat naast de N.a.w.-gegevens ook het schooladvies en de wens van de ouders. Afhankelijk van de bij het kind gesignaleerde belemmerende, neutrale of stimulerende factoren dienen 1 of meerdere bijlagen door de school te worden ingevuld. Ouders dienen hun visie op de constateringen van school te geven en het ingevulde formulier ondertekend terug te geven aan de school. Op verzoek van de school voor voortgezet onderwijs stuurt de basisschool dit formulier op.
Extern onderzoek t.b.v. individueel onderzoek Regelmatig vinden leerlingenonderzoeken plaats door externe onderzoeksinstanties. Daarbij zijn twee varianten denkbaar. Onderzoek op initiatief van de ouders, of een onderzoek op initiatief van de school in samenspraak met de ouders. Deze onderzoeksbureaus vragen in beide gevallen leerlinggegevens op van de betreffende leerling. Indien voor de school duidelijk is dat het onderzoeksbureau met toestemming van de ouders informatie opvraagt zal de school deze rechtstreeks ( eventueel met een toelichting) aan de onderzoeker verstrekken. Wanneer een onderzoek op initiatief van de school wordt uitgevoerd, vraagt de school toestemming om op de hoogte te worden gebracht van de onderzoeksresultaten. Wetenschappelijk onderzoek Soms wordt aan scholen gevraagd mee te werken aan wetenschappelijk onderzoek. Indien het gaat om onderzoek gaat van individuele leerlingen zal de school alleen informatie verstrekken met toestemming van de ouders. Wanneer het gaat om wetenschappelijk onderzoek ( bijv cohorten onderzoek) kan de school alleen informatie verstrekken, wanneer de gegevens volledig geanonimiseerd zijn. In dat geval is er geen toestemming nodig van de ouders. Verstrekken van NAW-gegevens De school draagt er zorg voor dat de naw-gegevens van kinderen niet verstrekt worden aan derden. Uitzondering hierop zijn de leerlingenlijsten van de kinderen in de eigen klas. Ouders dienen daarvoor wel expliciet toestemming te geven. De gegevens van kinderen van ouders die geen toestemming geven komen niet op de lijst voor.
6
Deel IV personeelsdossier op basisschool Personeelsdossier: Op onze school worden op diverse manieren gegevens van personeel bewaard. Daarbij gaat het om zowel papieren als elektronisch opgeslagen materiaal. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen zittend personeel en oud personeel.
Zittend personeel Van alle personeelsleden is een hangmap samengesteld. Deze hangmap bevat: Kopie van een legitimatiebewijs Kopie van akte van benoeming Kopie van relevante diploma's en certificaten Kopie verklaring omtrent het gedrag (origineel wordt door OSG beheerd) Verklaring omtrent het gedrag van gedetacheerd personeel en vrijwilligers
Verslag van functioneringsgesprekken (maximaal 5 jaar oud) Verslag beoordelingsgesprek (indien van toepassing) Verslag omtrent het functioneren (indien van toepassing)
Relevante informatie van Arbodienst Relevante correspondentie USZO /UWV Aanvraag ouderschaps/zwangerschapsverlof/buitengewoon verlof
Het elektronisch dossier bestaat uit gegevens die in het schooladministratieprogramma zijn opgeslagen. Hierin worden de personeelsgegevens verwerkt. Het programma is door middel van wachtwoorden zodanig ingesteld dat het enkel voor de directeur toegankelijk is. Het beheer van zowel het papieren als het elektronische dossier is in handen van de directeur. Voormalig personeel Kopie van een legitimatiebewijs Kopie van akte van benoeming Kopie akte van ontslag Na 5 jaar worden deze gegevens vernietigd.
7
Deel V Inzage en correctierecht van dossiers
De betrokkene - degene waarvan de gegevens verwerkt worden - heeft het recht op inzage. Voor kinderen jonger dan 16 jaar is dat de wettelijke vertegenwoordiger (ouder). Een verzoek tot inzage geschiedt schriftelijk bij de directeur. Binnen 5 werkdagen wordt inzage verleend in het betreffende dossier. Dat kan zijn fysiek inzage geven of een overzicht aanreiken. Inzage geschiedt ten alle tijden op school. De leerkrachten en ouders hebben het recht om gesignaleerde fouten te laten corrigeren.
Bescherming privacy
De dossiergegevens mogen nimmer voor een ander doel worden gebruikt of ter beschikking te worden gesteld, dan waarvoor zij zijn verzameld. De school stelt met uitzondering van wettelijke verplichtingen zonder toestemming van betrokkenen geen gegevens beschikbaar aan derden. (De school is o.a. verplicht om informatie te verstrekken aan de onderwijsinspectie, de leerplichtambtenaar van de gemeente, en de GGD) We vind er een periodieke uitwisseling van digitale gegevens met BRON plaats. Voor situaties waarin ouders gescheiden zijn, geeft de school aan de niet met het bevoegd gezag belaste ouder een kopie van het rapport mee. Voor deze ouder bestaat de mogelijkheid een afspraak te maken met de groepsleerkracht, naar aanleiding van dit rapport. Een uitzondering op deze regel is mogelijk wanneer dat in het belang is van het kind. Dit ter beoordeling van de directie van de school. Opname van persoonlijke gegevens in de schoolgids gebeurt alleen na toestemming van de betrokkene. De school verstrekt geen leerlingenlijsten aan andere ouders, tenzij ouders daar schriftelijk toestemming voor geven. Op school kunnen t.b.v. schooldoeleinden (schoolgids, website van de school) foto- en videoopnames gemaakt worden. Ouders worden er in de schoolgids op gewezen dat zij eventuele bezwaren hier tegen bij de directie kenbaar kunnen maken. Geadresseerde post wordt geopend en ingeboekt door een administratief medewerker/ directeur.. Alleen als vertrouwelijk aangeduide post gaat rechtstreeks naar de geadresseerde.
Bewaartermijn
Dossiergegevens dienen volgens de Wbp zolang bewaard te blijven als nodig is voor het doel. Leerlingengegevens dienen op basis van het Bekostigingsbesluit tot 5 jaar na het verlaten van de school te worden bewaard. Daarna wordt dit dossier vernietigd. Summiere en minder persoonlijke gegevens zoals geboortedatum van bijvoorbeeld oud-leerlingen en personeelsleden mogen langer worden bewaard.
Vastgesteld december 2011
8
