Declaratievoorschrift overige kosten Universiteit Twente
Financieel Economische Zaken (FEZ), januari 2015
Kenmerk: Datum: 23 januari 2015 Auteur: D.S. Mazereeuw
Inleiding Binnen de Universiteit Twente is behoefte ontstaan om inzichtelijk te maken hoe de ingediende declaraties en vergoedingen van kosten op een correcte wijze in de financiële administratie verwerkt kunnen worden. Daarnaast zijn instellingen voor hoger onderwijs vanaf 2012 verplicht om voor de hele organisatie geldende voorschriften te hebben voor het declareren van vergoedingen. Declaraties worden door OC&W gedefinieerd als vergoedingen voor gemaakte kosten of geleverde diensten. Het gaat daarbij om reis‐ en verblijfkosten (zowel binnen‐ als buitenland), representatiekosten (waaronder lunch‐ en dinerkosten) en overige kosten. Hierin betreft het kosten die door de medewerker zelf zijn voorgeschoten alsmede kosten die rechtstreeks door de UT zijn betaald. Dit document is bedoeld om de huidige voorschriften inzake de declaratie van overige kosten te inventariseren, te verhelderen en daar waar nodig aan te vullen met het oog op de interne en externe verantwoording. Declaraties vormen momenteel namelijk een gevoelig onderwerp, met name omdat er binnen de UT wordt gewerkt met publiek geld. Daarom is het noodzakelijk om declaratievoorschriften op te stellen en duidelijke normen te stellen.
Financieel Economische Zaken (FEZ), januari 2015
Artikel 1 Begripsbepalingen a. Budgethouder: degene die belast is met het beheer van het budget van het organisatieonderdeel waar de medewerker werkzaam is. b. College: het College van Bestuur van de universiteit. c. Medewerker: degene die een dienstverband heeft met de universiteit. d. Universiteit: Universiteit Twente. e. Webportal: de website http://webapps.utwente.nl/myapps/nl/myappsservlet waarop de digitale declaratieformulieren te vinden zijn.
Artikel 2 Toepasselijkheid 1. Er is sprake van overige kosten als de medewerker met toestemming van de budgethouder kosten maakt in verband met de aanschaf van goederen of diensten die nodig zijn voor de functievervulling. 2. De volgende kosten zijn geen overige kosten in de zin van dit voorschrift vanwege de aparte inkoopcontracten: reis- en verblijfkosten in het kader van een dienstreis; verhuiskosten, pensionkosten en reiskosten woon-werkverkeer; kosten van kantoorartikelen en meubilair; kosten van laptops, tablets, pc’s, mobiele telefonie en andere apparatuur; kosten van catering op de Campus (loopt direct via Sodexo of The Gallery); kosten van vertaalwerk Nederlands-Engels en het redigeren van Engelse teksten. m.u.v. wetenschappelijke artikelen en papers; kosten van inhuur van derden. Voor deze kosten zijn aparte declaratieformulieren geplaatst op de webportal van de universiteit.
Artikel 3 Algemene bepalingen 1. De aanschaf van goederen of diensten die nodig zijn voor de functievervulling, wordt bij voorkeur rechtstreeks aan de universiteit gefactureerd. 2. Is facturering aan de universiteit niet mogelijk, dan komen overige kosten die de medewerker zelf heeft betaald in aanmerking voor vergoeding. 3. Als de universiteit voor bepaalde zakelijke kosten een maximum bedrag hanteert, dan is de in lid 2 bedoelde vergoeding nooit hoger dan dit bedrag. 4. Overige kosten worden uitsluitend vergoed voor zover deze daadwerkelijk zijn gemaakt. De medewerker moet dit aantonen met bewijsstukken. 5. Ontvangt de medewerker van derden een tegemoetkoming in overige kosten, dan wordt deze in mindering gebracht op de vergoeding van de universiteit. 6. Goederen die de medewerker heeft aangeschaft voor de functievervulling en die door de universiteit zijn vergoed, zijn eigendom van de universiteit.
Financieel Economische Zaken (FEZ), januari 2015
Artikel 4 Autorisatie 1. De budgethouder beoordeelt de noodzaak van gemaakte kosten en neemt daarbij de normen van redelijkheid en billijkheid in acht. 2. De budgethouder ziet toe op naleving van afspraken die de universiteit door aanbesteding is overeengekomen met leveranciers.
Artikel 5 Declaratie 1. De medewerker declareert overige kosten die hij zelf heeft betaald en waarvoor hij niet langs andere weg een (vaste) vergoeding ontvangt van de universiteit, binnen 3 maanden na aanschaf van de goederen of diensten in de webapplicatie “declaratie buitenland en overige kosten”. 2. De medewerker voegt bij de declaratie een factuur toe van de overige kosten. 3. Heeft de declaratie betrekking op overige kosten die zijn gemaakt in het kader van een opleiding of studie die de medewerker volgt in opdracht of met toestemming van de universiteit dan wel een educatief verlof of sabbatical leave, dan voegt de medewerker bij de declaratie een afschrift toe van het besluit waarin is vastgelegd welke kosten voor vergoeding in aanmerking komen . 4. Bij niet tijdig declareren vervalt de aanspraak op vergoeding van de overige kosten. Een eventueel hiervoor verstrekt voorschot wordt in dat geval verrekend met andere declaraties en/of het salaris van de medewerker.
Financieel Economische Zaken (FEZ), januari 2015
Artikel 6 Representatiekosten 1. Overige kosten voor de aanschaf van kleine attenties/cadeaus voor medewerkers bij speciale gelegenheden (bijv. geboorte en huwelijk), vallen onder de rubriek “representatiekosten”. Bij de aanschaf van kleine attenties/cadeaus neemt de medewerker de Voorschriften speciale gelegenheden & omstandigheden UT in acht, inclusief de daarin opgenomen maximumbedragen. 2. Overige kosten voor de aanschaf van relatiegeschenken voor externe contactpersonen, vallen onder de rubriek representatiekosten. Voor deze kosten geldt een maximumbedrag van € 50,- per geschenk per persoon. 3. Overige kosten van lunches en diners die worden aangeboden aan externe zakelijke contacten, vallen onder de rubriek representatiekosten. Hierbij geldt voor lunches een maximumbedrag van € 25,- per persoon (incl. btw) en voor diners een maximumbedrag van € 50,- per persoon (incl. btw). Fooien worden uitsluitend vergoed in landen waar dit in het maatschappelijk verkeer als normaal wordt beschouwd. 4. De kosten van lunches en diners die de medewerker gebruikt in het kader van een dienstreis, zijn geen overige kosten in de zin van dit voorschrift. Deze kosten worden gedeclareerd en vergoed in overeenstemming met de Vergoedingsregeling dienstreizen UT. 5. Overige kosten in verband met het lidmaatschap van een vakvereniging of netwerkorganisatie vallen onder de rubriek representatiekosten.
Artikel 7 Scholingskosten 1. Overige kosten in verband met het volgen van een cursus, opleiding of studie en het bijwonen van een congres of seminar, vallen onder de rubriek scholingskosten. 2. Reis- en verblijfkosten in verband met scholing zijn geen overige kosten in de zin van dit voorschrift. Deze kosten worden gedeclareerd en vergoed in overeenstemming met de Vergoedingsregeling dienstreizen UT.
Artikel 8 Diverse kosten Alle overige kosten die niet onder de in artikel 6 en 7 genoemde rubrieken vallen worden in het declaratieproces aangemerkt als diverse kosten.
Artikel 9 Werkkostenregeling De werkkostenregeling is een nieuwe fiscale regeling voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Declaraties dienen te voldoen aan de voorwaarden van de werkkostenregeling. Deze voorwaarden zijn op te vragen bij de afdeling HR via http://www.utwente.nl/oput/nieuws/uitstel_werkkostenregeling/.
Artikel 10 Slotbepalingen 1. In bijzondere gevallen, waarin strikte toepassing van dit voorschrift tot kennelijke onbillijkheid zou leiden, kan het College hiervan afwijken. Het College kan in dat geval een bijzondere regeling treffen met de medewerker. 2. Dit voorschrift treedt in werking op 1 februari 2015. Alle bestaande centrale en decentrale declaratievoorschriften voor overige kosten komen per die datum te vervallen. Het voorschrift geldt voor alle eenheden van de universiteit.
Financieel Economische Zaken (FEZ), januari 2015
