Declaratiehandleiding Universiteit Leiden Op grond van de Regeling dienstreizen en overige kosten Universiteit Leiden kunt u voor de universiteit gemaakte zakelijke kosten (waaronder de kosten van dienstreizen) declareren. In deze declaratiehandleiding wordt aangegeven welke zakelijke kosten gedeclareerd kunnen worden. Daarbij geldt dat de budgethouder of leidinggevende in principe bepaalt of de kosten terecht ten behoeve van de uitoefening van de functie bij de universiteit zijn gedaan. Uitgangspunt is dat alleen werkelijke kosten mogen worden gedeclareerd (tot eventueel vastgestelde maximale bedragen) en dat bij de declaratie de originele bonnen worden bijgeleverd. De originele bonnen (waaronder de openbaar vervoer bewijzen (treinkaartjes, OV-transactieoverzichten) dient u minimaal een jaar te bewaren. Bij een eventuele controle van de belastingdienst is het FSSC gemachtigd deze bij u op te vragen. Declareren is mogelijk tot 3 maanden na afronding van het boekjaar waarin de uitgaven zijn gedaan en dient plaats te vinden middels de declaratiemodule in uw self service portal.
Arbo voorzieningen http://www.vgm.leidenuniv.nl/gezondheid/computerwerk/beeldschermbril.html
Op grond van ‘Regeling vergoeding beeldschermbril’ kan een beeldschermbril worden vergoed. Overige verstrekkingen i.v.m. verplichtingen van de werkgever o.g.v. de Arbeidsomstandighedenwet zijn toegestaan, zonder dat de werknemer hierdoor een aanmerkelijke privébesparing geniet. Uitbetaling zal door tussenkomst van uw personeelsadministratie via FSSC Salarisadministratie plaatsvinden.
Beroepsvereniging (contributie) http://medewerkers.leidenuniv.nl/p-en-o/salarisvergoedingen/keuzemodel/keuzemogelijkheden/verrekening-van-beroepskosten.html Komt voor vergoeding in aanmerking indien sprake is van beroepskosten (d.w.z. redelijkerwijs noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking). Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen lidmaatschap van een beroeps register enerzijds en lidmaatschap ven een beroepsvereniging anderzijds. Voor zover de kosten niet door de universiteit direct vergoed worden, kan gebruik worden gemaakt van de vergoeding op grond van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden.
Boetes Boetes worden in beginsel niet vergoed door de universiteit. Indien bij uitzondering een vergoeding voor de kosten van een boete wordt betaald aan een werknemer, dan dient de directeur Bedrijfsvoering daaraan vooraf akkoord te verlenen. Uitbetaling zal door tussenkomst van uw personeelsadministratie via FSSC Salarisadministratie plaatsvinden.
Dagbladen Dagbladen (los en/of abonnement) worden niet verstrekt of vergoed, maar kunnen ter beschikking worden gesteld, wanneer dit bijdraagt aan een behoorlijke vervulling van uw functie.
Dienstreizen Binnenland en buitenland http://medewerkers.leidenuniv.nl/financien/dienstverlening/declaraties-reizen-overig.html Onder deze link krijgt u antwoord op de volgende vragen: -
Hoe en waar kan ik een voorschot aanvragen? Hoe en waar kan ik mijn gemaakte onkosten te declareren? Welke kosten mag ik declareren? Waar dien ik mijn vliegtickets en hotelovernachtingen te boeken? Ben ik in voldoende mate verzekerd? Is in het land van bestemming een reizigersadvies van toepassing? Wat zijn de declaratiemogelijkheden voor personeel niet in dienst van de Universiteit Leiden?
Uitgangspunt bij dienstreizen is dat u van het openbaar vervoer gebruik maakt. Slechts wanneer dat niet mogelijk (o.a. gezondheidsredenen) of doelmatig is kan hiervan worden afgeweken.
Fiets voor woon-werkverkeer http://medewerkers.leidenuniv.nl/p-en-o/salarisvergoedingen/keuzemodel/keuzemogelijkheden/verrekening-van-fiets-voor-woon-werkverkeer.html De kosten van de aanschaf van een fiets voor woon-werkverkeer komen voor vergoeding in aanmerking. U krijgt niet alle kosten vergoed maar door de inzet van bruto inkomen profiteert u van een fiscaal voordeel. Voor meer informatie zie bovenstaande link. De kosten voor de aanschaf van een fietsenstalling (jaar)kaart worden niet vergoed.
Geschenken en kleine verstrekkingen Geschenken en kleine verstrekkingen kunnen aan de medewerkers worden gegeven tot een bedrag van maximaal € 25. Voorbeelden van geschenken en kleine verstrekkingen zijn: - cadeaubon - geschenk bij geboorte - kerstpakket - verjaardagscadeau Bij het invullen van de declaratie dient u expliciet aan te geven voor wie het geschenk bestemd was.
ICT middelen Apparatuur (printer, laptop, tablet etc.) worden ter beschikking gesteld door het ISSC.
Internet Indien u de internetverbinding thuis voor meer dan 10% voor uw werk gebruikt dan kunt u 50% van de vaste kosten van de internetaansluiting vergoed krijgen, met een maximum van € 15,00 netto per maand. Deze kosten worden op aanvraag vergoed op basis van de regeling tegemoetkoming kosten internetgebruik Universiteit Leiden. http://medewerkers.leidenuniv.nl/p-en-o/salaris-vergoedingen/vergoedingen/tegemoetkoming-kosten-internetgebruik.html
Kantoorartikelen http://www.organisatie.leidenuniv.nl/inkoop/medewerkers/inkoopprojecten/kantoorcomputer/veelgestelde-vragen-over-kantoorartikelen.html Kantoorartikelen kunnen in beginsel niet gedeclareerd worden. U kunt deze via uw secretariaat bestellen bij Staples. Is het artikel ook bij Staples niet verkrijgbaar dan kan een leverancier naar keuze worden ingeschakeld.
Kleding Aan werknemers wordt geen dienstkleding vergoed of verstrekt, maar dienstkleding kan aan werknemers ter beschikking worden gesteld indien deze kleding uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen (bijv. lab jassen, overalls), op het werk achterblijft of is voorzien van een logo van minimaal 70cm2. Declareren van aangeschafte dienstkleding is slechts bij hoge uitzondering mogelijk en kan alleen indien de declaratie wordt voorzien van een schriftelijk akkoord van BV/FEZ (
[email protected]).
Literatuur Abonnementen op tijdschriften e.d. dienen rechtstreeks aan de universiteit gefactureerd te worden en kunnen dus niet gedeclareerd worden.
Maaltijden Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter kunnen worden vergoed. Daaronder vallen in ieder geval: maaltijden met klanten (met een zakelijk karakter) maaltijden tijdens reizen (vergoeding conform de Regeling dienstreizen) Vergoeding van de verstrekte fooien zonder brondocumentatie bedraagt maximaal 10% van de rekening. Voor Maaltijden verstrekt bij overwerk geldt een aparte procedure.
Meubilair http://www.organisatie.leidenuniv.nl/inkoop/medewerkers/inkoopprojecten/meubilair/contactgegevensleveranciers.html De vaste leveranciers voor meubilair zijn: -
Eromes B.V. Gispen International Koninklijke Ahrend
Zelf aangeschaft (kantoor)meubilair bij bijvoorbeeld Ikea, Leen Bakker enz. zal niet worden vergoed.
Overige kosten http://medewerkers.leidenuniv.nl/financien/dienstverlening/declaraties-reizen-overig.html De gemaakte kosten met een aantoonbaar zakelijk karakter welke in deze leeswijzer niet separaat zijn vermeld, kunnen worden gedeclareerd middels het invullen van het declaratieformulier in uw self service portal (reizen en onkosten >> declaratie indienen). De volgende kosten kunnen niet worden gedeclareerd c.q. worden niet vergoed: - De kosten met betrekking tot de aanschaf van laptop, tablet (iPad), pc’s, mobiele telefoon en andere apparatuur. Dergelijke apparatuur dient besteld te worden bij het ISSC. - Bovenstaande geldt ook voor kantoormeubilair en –artikelen.
Parkeren http://organisatie.leidenuniv.nl/vastgoed/parkeerbeleid/parkeerbeleid.html
Parkeerkosten worden niet vergoed. De vergoeding door de universiteit van kosten van parkeren bij de plaats van de werkzaamheden en bij dienstreizen met eigen vervoer, is opgenomen in de vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer. De aanschaf van een jaar parkeer kaart (€ 150,-) voor parkeerterreinen van de universiteit wordt niet vergoed. Ook de parkeerkosten gemaakt op een luchthaven worden in beginsel niet vergoed.
Personeelsfeesten en overige sociale gebeurtenissen Kosten worden vergoed, zolang passend binnen de richtlijnen geldend binnen de eigen eenheid. Op de factuur/declaratie dient uitdrukkelijk vermeld te worden dat het een personeelsfeest of sociale gebeurtenis betreft.
Promotiekosten Promovendi kunnen hun drukkosten voor het vervaardigen van hun proefschrift vergoed krijgen. Bij het declareren dient rekening gehouden te worden met onderstaande aandachtspunten:
Alleen de werkelijk gemaakte drukkosten worden vergoed Op de declaratie moet duidelijk staan aangegeven dat de reeds van UBL ontvangen tegemoetkoming ad. € 500,- is verrekend Faculteiten/instituten hebben eigen regelingen voor het vergoeden van promotiekosten. Zorg ervoor dat de declaratie conform de (lokale) regeling is.
Representatiekosten Representatiekosten zijn alle kosten die gemaakt worden door medewerkers van de Universiteit Leiden voor het onderhouden van externe contacten; dat wil zeggen zakelijke relaties, die niet bij de Universiteit Leiden werkzaam zijn. Voorbeelden van representatiekosten zijn: -
Lunch/diner met één of meer externe zakelijke contacten Bloemen voor zakelijke contacten Relatiegeschenken ter gelegenheid van een afscheid, installatie of jubileum van een extern contactpersoon Cadeaubonnen – zie VVV bonnen in deze leeswijzer
Representatiekosten kunnen alleen gedeclareerd worden indien de originele bonnen/facturen overlegd kunnen worden.
Reiskosten woon-werk verkeer http://medewerkers.leidenuniv.nl/p-en-o/salaris-vergoedingen/vergoedingen/reiskosten-woonwerkverkeer.html Reiskosten woon-werkverkeer kunnen niet via een declaratieformulier gedeclareerd worden. Deze dienen via uw dienst P&O te worden aangevraagd. Indien u zakelijke kilometers declareert verzoeken wij u vriendelijk een uitdraai uit de ANWB routeplanner bij te voegen. Voor meer informatie verwijzen we naar de website of uw personeelsadministratie bij uw eenheid.
Scholingskosten http://medewerkers.leidenuniv.nl/p-en-o/salaris-vergoedingen/keuzemodel/keuzemogelijkheden/verrekening-van-studieen-opleidingskosten.html -
Alle opleidingsaanvragen lopen via de personeelsadministratie van uw eenheid. Alleen kosten die u zelf maakt voor uw studie of opleiding komen voor vergoeding in aanmerking; door de inzet van bruto inkomen profiteert u van een fiscaal voordeel. De studie of opleiding moet gericht zijn op een goede functievervulling nu en in de toekomst, op uw loopbaanontwikkeling of het op peil houden van vakkennis.
Taxikosten Taxikosten mogen in beginsel niet gedeclareerd worden. Indien vervoer met openbaar vervoer niet mogelijk is dan kunnen met hoge uitzondering taxikosten vergoed worden. U dient de reden expliciet in de declaratie te vermelden.
Telefoons en GSM Een telefoon wordt uitsluitend ter beschikking gesteld via het ISSC. Kosten van een abonnement zijn niet declarabel. Deze wordt geleverd door de universiteit.
Verhuiskosten http://medewerkers.leidenuniv.nl/p-en-o/salarisvergoedingen/vergoedingen/verhuiskostenvergoeding.html Voor meer informatie over verhuiskosten verwijzen wij u naar de website of de personeelsadministratie bij uw eenheid.
Verzekering (reis) http://medewerkers.leidenuniv.nl/nieuws/po-nieuws-17-december-2013.html#dienstreizen-met-ingangvan-1-januari-2014-collectief-verzekerd Het College van Bestuur heeft met ingang van 1 januari 2014 bij Centraal Beheer Achmea een reisverzekering afgesloten voor de dienstreizen van medewerkers van de universiteit. U hoeft dus niet meer zelf een zakenreisverzekering af te sluiten als u naar het buitenland gaat. De kosten voor een zelf afgesloten reisverzekering worden niet vergoed.
Vergoeding voor werkzaamheden derden http://medewerkers.leidenuniv.nl/financien/dienstverlening/declaraties-pnil.html Het is niet toegestaan om door een derde uitgevoerde werkzaamheden uit privé middelen voor te schieten en deze achteraf te declareren. Dit in verband met de fiscale verplichtingen rondom de administratieve vastlegging. Indien een natuurlijk persoon declareert kan dit kosten of vergoeding voor werkzaamheden (“loon”) betreffen. Voor spelregels rondom het inhuren van derden verwijzen wij u naar de afdeling P&O. U dient in ieder geval rekening te houden met de volgende spelregels: Indien betrokkene niet in dienst is van de Universiteit Leiden kan het FSSC de declaratie betalen. Het BSN-nummer moet bekend zijn en het moet om incidentele betalingen gaan. Krijgen deze een structureel karakter dan beschouwt de fiscus dit als een fictief dienstverband en moet betrokkene alsnog aangesteld of gedetacheerd worden. Bij meer dan 10 dagdelen op jaarbasis is hiervan al sprake. Wij zijn verplicht om aan belastingdienst een overzicht op te geven. Indien natuurlijke personen (rechtstreeks) worden ingehuurd dan dient een overeenkomst van opdracht te worden opgesteld. Voorafgaand aan de werkzaamheden dient de natuurlijke persoon een zogenaamde Verklaring Arbeidsrelatie te overhandigen. Deze kan worden aangevraagd bij de belastingdienst. De persoon in kwestie krijgt een VAR als hij zelfstandig diensten verricht, zonder een rechtstreekse gezagsverhouding. Een VAR moet voldoen aan de volgende eisen: -
de werkzaamheden op de verklaring dienen overeen te komen met de werkzaamheden die voor de opdrachtgever worden verricht de VAR moet voor de periode waarin deze persoon een dienst verleent geldig zijn.
Voorschot aanvragen http://medewerkers.leidenuniv.nl/financien/dienstverlening/declaraties-reizen-overig.html Ten behoeve van nog te maken onkosten kunt u, onder strikte voorwaarden, een voorschot aanvragen. Een voorschot dient met behulp van het formulier in uw self service portal te worden aangevraagd (zie bovenstaande link). Ter verantwoording en afrekening van een ontvangen voorschot dient u de declaratie voor de (buitenlandse) dienstreis binnen 6 na beëindiging of annulering daarvan in te dienen.
VVV bonnen http://medewerkers.leidenuniv.nl/financien/dienstverlening/kasinformatie.html VVV bonnen zijn te verkrijgen bij het FSSC (zie website). Zelf aangeschafte VVV bonnen mogen in beginsel niet gedeclareerd worden. Elke aanvraag dient voorzien te zijn van een duidelijke motivatie (reden aanvraag), aantal coupures en totaalbedrag per persoon (met een max. van € 100,‐). Let op dat elke VVV bon verstrekt aan een medewerker door de belastingdienst gezien wordt als loon. Wees dus zeer terughoudend met het verstrekken van een VVV bon.
Proefpersonen: ter verantwoording dient u een lijst in te leveren met de namen van de proefpersonen aan wie u de VVV‐bonnen uitgeeft. Indien deze lijst nog niet beschikbaar is wordt het bedrag als voorschot geboekt en dient u binnen 4 weken uw verantwoording in te dienen. De ontvanger van de VVV‐bonnen is verantwoordelijk voor uitgifte aan de juiste (proef)persoon. Voor meer informatie verwijzen wij naar de website.
Versie 2: januari 2014
Aan deze leeswijzer kunnen geen rechten worden ontleend. Hiervoor wordt verwezen naar de cao NU en de lokale regelingen van de Universiteit Leiden. De posten opgenomen in de leeswijzer zijn niet limitatief.
