DECEmbEr 2008 | jaargang 1
Roeland Buitelaar, Stork Industry Services, over IT als enabler Business en IT en de rol van informatiemanagement IND zoekt nieuwe wegen in aanbesteding
IT & Partnership
6
De röntgenfoto voor de nodige transparantie.
Kunt u met vertrouwen openheid van zaken geven?
En dit zowel aan in- als externe belanghebbenden? Zult u daarbij niets over het hoofd zien?
Met Cognos ontgaat u niets. Dit verzekeren wij u. Cognos biedt u namelijk transparantie in de resultaten van uw organisatie. Organisatiebreed, op detailniveau en in de juiste context. U beschikt altijd en overal over 100 procent betrouwbare informatie, die u de nodige transparantie biedt om de meest kansrijke beslissingen te nemen. En zo uw prestaties op veel verschillende terreinen te verbeteren. Onze 23.000 klanten wereldwijd zijn daar de getuigen van. Dus om alle lagen van uw organisatie te doorzien, en zo uw performance te verbeteren, kunt u zich geen betere röntgenfoto wensen dan de oplossingen van Cognos. Vertrouw op Cognos. Ga naar www.cognos.nl of bel voor meer informatie of een afspraak 030-602 88 00.
Copyright © 2007 Cognos Incorporated. All rights reserved.
Thema: IT & Partnership
Meestal is een hard offertetraject, een samenwerking op basis van uurtje-factuurtje of het uitvechten van meningsverschillen bij de rechter niet de weg die leidt tot optimale resultaten voor de bedrijfsvoering. Veel IT-managers zoeken dan ook naar een vorm van partnership met hun leveranciers en vooral: de klant. Dit nummer belicht IT & partnership vanuit verschillende gezichtspunten, zowel dat van de klant als dat van de leverancier.
12 Een goed huwelijk tussen business en IT… De samenwerking tussen business en IT is als een huwelijk, ook als ze in een ‘klant-leverancier’- (demand-supply-)verhouding tot elkaar staan. In de praktijk vinden organisaties het niet eenvoudig om tot een juiste balans te komen. Aan de hand van praktijkvoorbeelden laat de auteur zien hoe demand en supply dichter bij elkaar kunnen komen. Informatiemanagement speelt als ‘huwelijksadviseur’ hierbij een belangrijke rol.
Geen kleine lettertjes meer Regelmatig lezen we in de media over mislukte IT-projecten, projecten die aanzienlijk meer kosten dan begroot en bedrijfsschades ontstaan door problemen in een IT-project. Leveranciers hebben in zulke gevallen de neiging elkaar de zwarte piet toe te schuiven. Toch zijn er nog steeds aanbieders die het ‘one stop shop’-concept omarmen. Hoe gaan zij om met aansprakelijkheden en geschillen?
4 t i j d s c h r i f t
i t
m a n a g e m e n t
IND kiest nieuwe wegen in aanbesteding In 2006 besloot de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) tot een grootscheepse vernieuwing van de informatievoorziening, om beter te kunnen inspelen op de dynamiek van veranderende wet- en regelgeving en maatschappelijke en politieke inzichten op het terrein van het vreemdelingenbeleid. Voor het aanbestedingstraject koos de IND voor een nieuwe en nog weinig gebruikte optie in de Wet aanbesteding: de concurrentiegerichte dialoog.
18 26
Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes meer, Geen kleine lettertjes
inhoud
10 24 40 46 50
Videoconferencing als managed service Easynet gaat in navolging van spelers als Cisco en HP videoconferencing aanbieden. De toenemende reiskosten, samen met de dalende kosten van bandbreedte en de betere kwaliteit van beeld en geluid, maken het volgens het bedrijf tot een goed moment om nu in videoconferencing te stappen.
ICT Academy van start Uit recent onderzoek binnen de CIO-community is gebleken dat de functie van de IT-manager de komende jaren sterk gaat veranderen. Om de IT-manager te helpen deze omwenteling tot een succes te maken, is de ICT Academy van start gegaan. In een viertal ‘Master Trainingen’ bieden experts en CIO’s hun kennis en ervaring aan. Hoe business-minded is IT-servicemanagement? De relatie tussen business en IT kan beter, concludeerden de deelnemers aan de ronde tafel van Tijdschrift IT Management. ‘Denk niet in termen van het schuiven van dozen.’
Stork Industry Services Informatie Manager Roeland Buitelaar over zijn interessante taak: standaardiseren waar het kan, met inachtneming van specifieke lokale omstandigheden en de eisen die het beleid van customer intimacy stelt.
50 Dienstverlening naar hoger niveau Voor IT-dienstverleners is er sinds 2005 de internationale kwaliteitsstandaard ISO/IEC 20000. Veel IT-managers laten de standaard links liggen omdat ze als een berg opzien tegen het papierwerk en de audits. Een gemiste kans…
Thema: IT & Partnership Aanbesteding bij IND Huwelijk business en IT Geen kleine lettertjes
12 18 26
Case Stork Industry Services
46
Column Spanjers Te gast: Forrester
16 57
Nieuws Kort nieuws Videoconferencing ICT Academy Conferentie Qliktech
8 10 24 30
Redactioneel Van TITM
6
Rondetafel Service management
40
Rubrieken KPI van de maand De mens achter de IT-manager Research Ik en mijn klant Gadgets
9 36 39 54 63
Servicepagina Agenda, abonneeservice en publiceren 66 Vak ISO 20000 Scrum/Prince2
50 58
Verslag Event Passion4ICT
64
D e c e m b e r
2 0 0 8 5
Op de drempel van een nieuw jaar kijk ik het liefst vooruit, onder meer naar de nieuwe jaargang van TITM. Toch ook eerst even achterom kijken, naar een jaar dat we gerust hectisch mogen noemen.
Ruim een jaar geleden bestond TITM nog niet. Ik kwam in gesprek met uitgever Rob Beijleveld, die net als ik rondliep met plannen om een tijdschrift te lanceren. En dat geheel tegen de trend in – de meeste andere uitgevers consolideren alleen nog maar…
In het overleg tussen uitgever, hoofdredacteur, vormgever, fotograaf en vele andere betrokkenen ontstond geleidelijk het magazine dat u nu kent als TITM. In het voorjaar van 2008 stónd het ontwerp en bleek dankzij een uitgebreid netwerk in de ITwereld de inhoud evenmin een probleem.
In mei, tijdens de eerste editie van het Jaarcongres IT Transformation – ook al een boreling van 2008 – werd TITM ten doop gehouden.
De naam ‘TITM’ is misschien wat apart, maar zal bij het voornamelijk mannelijke IT-managementpubliek wel tussen de oren blijven zitten.
van TITM Edwin Erckens, manager IT bij Heineken Nederland, was bereid het eerste nummer in ontvangst te nemen. Hij prijkte dan ook zelf op de cover.
38%
40
40
32%
20
18%
18%
20 10%
1
2
3
1: Modelleren 2: Implementatieaanpak 3: Procesverbetering
4
0
5
9%
8%
6%
0
21% 17%
15%15%
1
2
3
4
5
0%
6
1: Modelleren 2: Connectie IT Alignment & Governance 3: Organisatie rondom IT Alignment 4: Communicatie 5: Scope & SOA 6: Costmanagement 7: Outsourcing
4: Procesmanagement & Governance 5: Compliance
4%
4% 0%
7
8
2%
0% 0%
9 10 11 12 13 14
8: Marktontwikkelingen 9: IT Alignment in de praktijk 10: Partnership 11: Skills 12: Value measurement & Competence 13: Compliance 14: Collaboration
Spannend moment: het eerste lezersonderzoek. Gepaste vreugde bij ICT Media toen bleek dat de waardering van u, lezers, hoog was en varieerde van ‘goed’ tot ‘zeer goed’!
Belangstellenden uit de IT-managementdoelgroep kunnen zich als abonnee aanmelden via www.titm.nl. Van deze mogelijkheid maken enkele honderden managers per maand gebruik.
40
38%
40
35%
38%
37%
33%
25%
20
0
15%
13%
0%
1
2
17%
20
10%
3
1: Opstellen van een strategisch plan 2: Costmanagement 3: Koppeling organisatie beleid
4
5
6
7
4: Quality-management 5: IT & Verandermanagement 6: IT & Sustainability 7: IT & Architectuur
0
1
2
3
Hiermee was het jaar nog niet compleet. Tijdens de CIO Day zag ICT Academy het licht. In 2009 worden 4 tal van mastertrainingen voor de lezers van dit blad georganiseerd. U vindt ze in de agenda op pagina 66.
1: Business Balanced Scorecard 2: Planning van Performance Management 3: Implementatie van Performance Management 4: Ontwerpen van Performance Management
Genoeg teruggekeken. Het komende jaar zal TITM zich blijven profileren, de vleugels verder uitslaan en vooral: u als IT-manager op maat bedienen! Op pagina 66 vindt u de thema’s en onderwerpen die wij volgend jaar zullen belichten.
A rnoud van Gemeren (
[email protected]) hoofdredacteur
D e c e m b e r
2 0 0 8 7
kort
nieuws
it
cus ligt hierbij volgens Bull op belangrijke doelen zoals het implementeren van operationele processen en adoptie van efficiënte topologie via een juiste balans tussen virtualisatie en consolidatie. Daarnaast is er aandacht voor de inzet van energiezuinige technologieën die gebruikmaken van de nieuwste server- en storage-ontwerpen. BSM kan volgens de leverancier worden geïntegreerd in grote, zakelijke beheerplatformen zoals Bull Open Master, HP OpenView, CA Unicenter en IBM Tivoli via Common Information Model (CIM) en Simple Network Management Protocol (SNMP). (www.bull.nl)
Niet tevreden, toch uitbesteden
>>>Een derde van de bedrijven die ICTactiviteiten uitbesteedt aan lagelonenlanden, is hier ontevreden over. Toch willen steeds meer bedrijven hun ICT in het buitenland onderbrengen. Dat blijkt uit de ICT Barometer van onderzoeks- en adviesbureau Ernst&Young, die eind november werd gepubliceerd. Hiervoor worden elke twee maanden zeshonderd managers en professionals geraadpleegd. Uit het onderzoek blijkt dat het percentage bedrijven dat zijn ICT wil uitbesteden desondanks is gegroeid van 20 vorig jaar naar 27 procent dit jaar. De bestedingen aan outsourcing zullen in vijf jaar naar verwachting stijgen van 18 naar 28 procent.
Virtualiseren en consolideren
>>>Bull introduceert een softwaretoepassing voor het operationele beheer van homogene en heterogene IT-omgevingen: Bull System Manager (BSM). Dit product sluit aan bij Bull’s Bio Datacenterinitiatief door de mogelijkheid heterogene serveromgevingen te beheren vanuit één centraal punt. Het Bio Datacenter is een ‘nieuwe aanpak voor datacenters’. De fo-
&
Voor het onderzoek ‘Topmanagement en IT Trendonderzoek 2009’ hebben ruim 150 IT-managers binnen het bedrijfsleven en de publieke sector hun mening gegeven over hun verwachtingen voor komend jaar. Het volledige onderzoek is te vinden op: http://managementscope.nl/scopist/4-ict/ it-onderzoek-2009.
Mailencryptie voor de gateway
Topmanagers over de IT-organisatie van 2009
>>>Alle doemverhalen ten spijt: veel ITmanagers verwachten geen structurele daling te zien van hun interne budget. Bij 71 procent van de organisaties blijft het budget ten minste gelijk of groeit het zelfs in de komende twaalf maanden. Desalniettemin stijgt de interne druk om de prestaties op te voeren. Vier op de tien managers geven aan dat de IT-organisatie zowel wordt afgerekend op kostenreductie als op een bijdrage aan innovatie binnen de business. Dit blijkt uit het jaarlijkse on-
>>>Trend Micro, leverancier van beveiligingsoplossingen, breidt zijn productlijn van e-mailencryptietoepassingen uit met Trend Micro Email Encryption Gateway 5.0 (TMEEG). Met deze nieuwste aanvulling kunnen (middel-) grote bedrijven hun e-mailcommunicatie versleutelen op de internetgateway. Conventionele e-mailencryptietechnologieën zijn vaak complex, gebruiksonvriendelijk en tijdrovend, zo stelt Trend Micro. Deze technologieën vereisen registratie en regelmatige verspreiding van certificaten voorafgaand aan de uitwisseling van versleutelde e-mails. Trend Micro Email Encryption Gateway gebruikt IdentityBased Encryption (IBE) en in-the-cloud beheer van encryptiesleutels. Op deze manier voorkomt de oplossing uitdagingen met de huidige Public Key Infrastructuretechnologie (PKI), zoals registratie vooraf, sleutelbeheer en administratie. (www.trendmicro-europe.com)
Al addin Knowledge Systems ontdekte ‘ac tiefste criminele server ooit’ ( w w w. al addin.com/airc /default. aspx) /// SURFnet: helf t particulieren en organisaties l aat gegevens achter op oude computers ( w w w.surfnet.nl /Documents/indi -2008 - 010 - 020.pdf) /// Ecofont: het eerste milieubewuste lettert ype ( w w w.ecofont.nl)
TITM’S TATM’S 8 t i j d s c h r i f t
derzoek ‘Topmanagement en IT Trendonderzoek 2009’ van DigitalBoardroom en Management Scope. De belangrijkste trends in het kort: • Minder grote en nieuwe projecten • Korte terugverdientijd voor projecten • Minder gebruik van detachering en externe consultants • Aantal arbeidsplaatsen aan klantzijde (voorlopig) op peil • Meer uitbesteden van diensten • Verder centraliseren IT-dienstverlening • Hardwarevirtualisatie en -consolidatie van hard- en softwareplatforms
i t
m a n a g e m e n t
CRM-pakket te huur
Archie Europe, leverancier van software voor relatiebeheer en CRM, heeft zijn toepassingen nu ook in abonnementsvorm beschikbaar gemaakt. Op basis van een maandelijkse vergoeding beschikt de klant over software zowel als onderhoud. Archie kan gehuurd worden voor een periode van één, twee of drie jaar. Daarbij wordt de software bij de klant zelf geïnstalleerd. Overigens kan de software ook extern gehost worden, bij een hosting provider naar keuze. (www.archie.nl)
bedraagt, aldus Orange. Dit werken kan verschillende vormen aannemen: van projectteams op klantlocaties, buitendienstmedewerkers en helpdeskmedewerkers die vanuit huis werken. Secure My Device is een aanvulling op mobiele diensten van Orange Business Services zoals Business Everywhere. De beveiligingstoepassing kan op maat gemaakt worden en bevat verschillende opties, bijvoorbeeld voor centrale monitoring en reporting, uitrolmogelijkheden, patching, beveiligingsregels en kostencontrole. (www.orange-business.com)
Online zoekproces beheren
Orange beveiligt mobiele werkplek
Orange Business Services lanceerde onlangs Secure My Device. Het gaat hier om een beveiligingstoepassing voor computergebruik op afstand en mobiel gebruik van het bedrijfsnetwerk. Deze nieuwe dienst moet misbruik van telecomtoepassingen buiten de bedrijfsmuren tegengaan. Analisten stellen dat het aantal medewerkers dat vanaf een mobiele werkplek werkt binnen drie jaar een miljard
Met minder moeite het online zoekproces op de website beheren en analyseren wat websitebezoekers vragen. Dat vormt het uitgangspunt van de nieuwe versie 5 van Q-go. Q-go levert interactieve, online applicaties gebaseerd op natural language search-technologie. In tegenstelling tot traditionele keyword search, wordt gebruik gemaakt van een set grammaticale en semantische algoritmes. Deze zorgen er volgens de leverancier voor dat ook vage, ongestructureerde zinnen en zoektermen worden begrepen. Q-go versie 5 is een applicatie die zowel zoekvragen en antwoorden beheert als rapportages biedt over de vragen die klanten online stellen. In Q-go versie 5 zijn de verschillende beheerapplicaties en rapportages geïntegreerd in een managementcockpit. Een tweede noviteit is de geïntegreerde workflow. Gebruiker zien de relevante taken en berichten en kunnen de status ervan volgen. Dit is ook mogelijk vanuit de managementcockpit. (www.q-go.nl)
kpi van de maand TITM publiceert in samenwerking met KPI Library maandelijks een interessante KPI. Cijfers geven we er niet bij, aangezien deze per organisatie en branche kunnen verschillen. In deze rubriek gaat het om de systematiek van de KPI zelf.
kpi van de maand >>>Tevredenheid met geleverde diensten van leveranciers. Deze KPI geeft de tevredenheid aan van ‘stakeholders’ met de levering van diensten door leveranciers. Meetfrequentie: per maand. Bron: periodieke enquête; drilldown: business unit, leverancier, categorie van de dienst (bijvoorbeeld applicatie of infrastructuur) en dienst. ‘Stakeholders’ kunnen zich zowel binnen IT als de business units bevinden, afhankelijk van de geleverde dienst. De tevredenheid wordt uitgedrukt in een numeriek getal op basis van de uitkomsten van enquêtes. Het streven is uiteraard een zo hoog mogelijke tevredenheid, binnen de gestelde randvoorwaarden als kosten en de specificaties van de diensten. Om een totaalbeeld van de kwaliteit van de geleverde diensten te krijgen dient het tevredenheidsonderzoek tevens afgezet te worden tegen objectieve statistieken, zoals het aantal gemelde incidenten en het aantal succesvol geïmplementeerde veranderingen. Aangeraden wordt om ook intern geleverde diensten op deze manier te toetsen, zodat de kwaliteit hiervan afgezet kan worden tegen de kwaliteit die leveranciers bieden. Over KPI Library
http://kpilibrary.com is een wereldwijde community die zich bezighoudt met KPI-definities en best practices rond performancemanagement. KPI Library telt meer dan duizend KPI’s en heeft op dit moment dertigduizend geregistreerde gebruikers. Het lidmaatschap is gratis. KPI Library is opgezet door Mirror42, een Nederlands bedrijf dat software ontwikkelt voor CIO’s en IT-executives.
/// Fujitsu Siemens Computers introduceert zijn eigen Green IT- l abel ( w w w.fujitsu -siemens.com/ greenl abel) /// Microsof t l anceert E xchange Online en Office SharePoint Online, voor Nederl andse bedrijven vanaf maart 2009 beschikbaar ( w w w.microsof t.com/online). /// HTC introduceert smartphone met WiMA X voor breedband internetten /// Nieuwe tool biedt remote beheer van Bl ackberry’s ( w w w.logmein.nl) /// Videoconferencing komt naar huiskamer-t v ( w w w.e yecrown.com)
d e c e m b e r
2 0 0 8 9
nieuws
Videoconferencing als managed service Easynet gaat in navolging van spelers als Cisco en HP videoconferencing aanbieden. De toenemende reiskosten samen met de dalende kosten van bandbreedte en de betere kwaliteit van beeld en geluid maken het volgens het bedrijf tot een goed moment om nu in videoconferencing te stappen. tekst Koen Vervloesem
B
ij de British Sky Broadcasting-groep, waartoe het bedrijf zelf behoort, past men het systeem al met succes toe, aldus COO Denis Planat: “Sinds de introductie in maart hebben we onze reiskosten met 20 procent kunnen reduceren, terwijl het aantal uren dat we vergaderden niet gedaald is.” De originele vraag naar zo’n
10
t i j d s c h r i f t
systeem kwam van NDS Group, dochteronderneming van Murdochs News Corporation. NDS had jaarlijks voor tientallen miljoenen dollars reiskosten, terwijl de medewerkers nu niet meer reizen tenzij er een uitzonderlijke reden voor is.
Complex
Volgens Easynet CEO David Rowe vereist een complexe technologie zoals high-definition videoconferencing dat zij als i t
m a n a g e m e n t
managed service aangeboden wordt: “Interne afdelingen hebben niet de nodige ervaring en zijn ook niet gewend om klantgericht te denken.” Easynet biedt als serviceprovider op zijn MVM-systeem (Managed Virtual Meeting) 24/7 technische en operationele ondersteuning met dezelfde SLA’s als op zijn netwerk. MVM heeft een ‘concierge service’ die gebruikmaakt van Easynets Video Network Operating Centre
(VNOC). Dit centrum handelt voor de gebruikers alles af, van het reserveren van een vergadering tot ondersteuning bij problemen. Deelnemers aan de vergadering kunnen ook documenten delen. Dit alles gebeurt natuurlijk geëncrypteerd.
Voordelen
Easynet ziet een aantal belangrijke voordelen in zijn MVM-systeem. “Je kan er heel wat reiskosten mee besparen,” begint de CEO, “maar je moet uiteraard de kosten van een videoconferencingsysteem kunnen rechtvaardigen. Stel jezelf daarom de vragen: hoeveel reizen onze medewerkers en hoeveel kost dat? Hou er echter ook rekening mee dat zakenreizen jaar na jaar meer kosten en dat steeds meer bedrijven met vestigingen of outsourcing in het buitenland beginnen. Gewoonlijk is een videoconferencingsysteem binnen de acht tot twaalf maanden terug te
verdienen.” Het MVM-systeem kan echter ook ingezet worden om de communicatie binnen het bedrijf efficiënter te laten verlopen. Tot de nieuwe moge-
Gebruik moet omhoog om investering te rechtvaardigen lijkheden horen bijvoorbeeld sollicitaties via videoconferencing voor functies die het laten overvliegen niet rechtvaardigen, of telepresencevergaderingen tussen afdelingen die omwille van de bedrijfspolicy, te weinig tijd of te weinig geld niet kunnen vliegen. Planat gelooft ook dat er op termijn een standaard kan komen
die de videoconferencingsystemen van verschillende producenten interoperabel maakt. “Dat zou pas interessant zijn: dan kun je er ook televergaderingen met andere bedrijven mee uitvoeren.” En natuurlijk trekt Easynet ook de groene kaart: minder vliegen betekent minder vervuiling.
Gebruik omhoog voor lagere kosten
Voor systemen voor hogedefinitie-videoconferencing in speciale zalen, liggen de kosten tussen 200.000 en 550.000 euro. Hiervoor krijg je een voorgeconfigureerde zaal en een realtime MPLS-netwerk dat volledig beheerd wordt. “Om deze investeringen te rechtvaardigen moet het gebruik omhoog”, merkt Gartner-analist Scott Morrison op. “Meer dan 90 procent van de videoconferencingcapaciteit in ondernemingen blijft ongebruikt.” De mogelijkheden kunnen volgens
de analist nog heel wat gepromoot worden, bijvoorbeeld door een standaardformulier voor het plannen van vergaderingen, waar je de keuze krijgt tussen vliegen in business class, vliegen in economy class en videoconferencing. Er zijn op dit moment volgens Morrison wereldwijd zo’n 1.500 immersive-telepresence-eenheden van verschillende fabrikanten uitgerold. De kosten per uur gebruik, per eindpunt ligt bij een normaal gebruik van 6 procent op 560 euro, terwijl dit bij een gebruik van 33 procent nog maar 100 euro bedraagt en bij 67 procent nog maar 50 euro, rekent Morrison voor. Een hotel of zakencentrum dat videoconferencing aanbiedt onder een pay-per-usevoorwaarde, zoals de Marriott-keten, zit op 230 euro per uur. Een significant deel van de kosten zit ook in de benodigde netwerkinfrastructuur, zoals een realtime
MPLS-netwerk. Niet toevallig is dat ook een specialiteit van Easynet. “Je kunt de kwaliteit van videoconferencing niet garanderen als je zelf het netwerk niet controleert”, legt Bruno Stultjens uit, marketing & sales director Benelux.
Markt moet nog groeien
Managing director Benelux Dirk Peeters wijst er op dat Easynet al een tijdje aan het evolueren is naar grotere klanten: “We hebben nog altijd MKB’s in ons portfolio, maar toch meer en meer grotere bedrijven, zoals Levi’s, Suez, Agip en Tele Atlas.” MVM is dan ook op dit soort bedrijven gericht, maar hoeveel klanten Easynet denkt binnen te halen, weet Peeters niet te voorspellen: “Deze markt moet nog groeien, maar we verwachten dat ze de komende jaren echt zal versnellen.” Koen Vervloesem is journalist.
D e c e m b e r
2 0 0 8 11
it &
partnership
>>>Quickscan
• IT-vernieuwing • Aanbesteding • Dialoogvorm
decLeeuw, 12 tA i rnold j d s h r i (l)f en t Jan i tHeuthorst, m a n IND: a g “We e mhebben e n t gemerkt dat we uit de markt goede oplossingsrichtingen kregen aangereikt.”
IND kiest nieuwe wegen in aanbesteding
In 2006 besloot de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) tot een grootscheepse vernieuwing van de informatievoorziening, om beter te kunnen inspelen op de dynamiek van veranderende wet- en regelgeving en maatschappelijke en politieke inzichten op het terrein van het vreemdelingenbeleid. Voor het aanbestedingstraject koos de IND voor een nieuwe en nog weinig gebruikte optie in de Wet aanbesteding: de concurrentiegerichte dialoog. tekst: Arnoud van Gemeren foto’s: Eric Fecken
W
e spraken met Arnold de Leeuw, programmamanager, en Jan Heuthorst, programmacontroller bij de IND.
Complete vernieuwing
De vernieuwing van de informatievoorziening heeft een brede scope: het gaat om de herinrichting van de bedrijfsprocessen en de overstap van bedrijfseigen applicaties naar standaardpakketten op het terrein van ERP, CRM, workflowmanagement en dergelijke. Papieren dossiers worden in de toekomst niet meer gebruikt.
Kortom, een moderniseringsslag om flexibeler en klantgerichter te kunnen werken.
Samen met de markt
Gegeven de omvang en de complexiteit van de aanbesteding was het voor de IND niet mogelijk hiervoor een nauwkeurig bestek op te stellen. De vraag was namelijk niet eenvoudig te definiëren en daardoor viel de oplossing niet eenduidig in een bestek vast te leggen. Daaruit volgde dat het voor marktpartijen evenmin eenvoudig was hierop adequaat te reageren. De efficiëntste manier om de vraag wel scherp te krijgen, was om dit samen met de markt te doen. Deze manier van
werken wordt aangeduid als concurrentiegerichte dialoog (zie kader). Arnold de Leeuw hierover: “Op deze manier ga je niet direct in zee met een partij, maar geef je de markt de kans om als markt te opereren. Het gaat erom alle marktpartijen een eerlijke kans te geven. Op de aanbesteding is een set regels van toepassing, die garandeert dat het proces transparant verloopt.”
Met deze dialoog is de drempel minder hoog
Selectiefase
De basis voor de aanbesteding was een al eerder ontwikkelde architectuur die kort gezegd beschrijft hoe de processen en de informatievoorziening van de IND er in 2012 zouden kunnen uitzien. Dit is een visie, D e c e m b e r
2 0 0 8 13
We willen dat leveranciers vanuit hun eigen kracht denken
14
t i j d s c h r i f t
een ideaalplaatje om de koers op te kunnen uitstippelen. De eerste stap van de aanbesteding is de selectiefase waarin mogelijke aanbieders worden geselecteerd. Jan Heuthorst, programmacontroller en adviseur bij Quint Wellington Redwood, voor de IND de regiepartner van deze aanbesteding en implementatie: “We wilden ons beperken tot kandidaten die een dergelijk groot en complex proces aan zouden kunnen.” “Onze selectie-eisen waren juist met het oog daarop vrij zwaar, zodat zich uiteindelijk vijf partijen hebben aangemeld”, licht Arnold de Leeuw toe. “Daaruit hebben wij er drie gekozen om de concurrentiegerichte dialoog mee aan te gaan. Bewezen relevante ervaring in soortgelijke projecten was daarbij een belangrijk criterium.” Hierbij valt te denken aan specifieke ervaring met soortgelijke systemen of migratieprojecten bij overheden, i t
m a n a g e m e n t
mogelijk zelfs bij andere immigratiediensten, zoals sommige partijen konden bieden.
Rolverdeling
De IND selecteerde uiteindelijk één aanbieder voor het gehele traject. Inschakelen van meerdere partijen zou er immers toe leiden dat de IND in feite zelf als system integrator of hoofdaannemer zou moeten optreden, rollen die de IND niet ambieert. De geselecteerde aanbieder wordt aangeduid als ‘het consortium’, een combinatie van Accenture en Ordina, waarbij de laatste partij als penvoerder optreedt. Het consortium neemt het op zich de processen op basis van de architectuur te herontwerpen en in te richten. Daarbij heeft het consortium de vrijheid zelf de standaardapplicaties te selecteren, ook weer binnen het raamwerk van de gehanteerde architectuur. De IND stelt ten aanzien van de applicaties
alleen de eis dat dit bewezen softwarepakketten zijn die de mogelijkheid bieden een service oriented architecture in te richten. De IND is zelf verantwoordelijk voor de technische infrastructuur – onder te brengen in een nieuw datacenter – waartoe met DTO (Defensie Telematica Organisatie) wordt samengewerkt. Quint ondersteunt de IND met het voeren van regie en ziet er op toe dat de aanbesteding op het juiste spoor blijft en voortgang boekt. Tevens wordt gewerkt aan de ontwikkeling van een regie- ofwel demandsupplyorganisatie. Arnold de Leeuw: “Quint bemoeit zich niet met de inhoudelijke kant van de oplossing waarmee de marktpartijen komen, maar brengt zijn ervaring met eerdere aanbestedingen in om de procesgang te garanderen en er voor te zorgen dat de dialoog op de juiste manier gevoerd wordt. Denk daarbij ook aan de belangrijke principes van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. In feite zorgt Quint ervoor dat de IND een deskundig opdrachtgever is, vanaf de offertefase tot en met de beheerfase.”
Ervaringen
IND is positief over de concurrentiegerichte dialoog. “We hebben gemerkt dat we uit de markt goede oplossingsrichtingen kregen aangereikt”, zegt Arnold de Leeuw. “Het beste uit de markt komt boven. Het is ook een geschikt proces om de eigen organisatie te betrekken bij de ontwikkeling die je gaat doormaken. De organisatie wordt, door regelmatige terugkoppeling van tussentijdse uitkomsten, als het ware meegenomen in de aanbesteding.” Hij ziet nog een voordeel: “Bij een klassieke aanbesteding moet je het bestek helemaal uitgewerkt hebben en er zeker van zijn dat je je doelen goed
hebt geformuleerd. Het is dan vaak een heel traject om een akkoord op het bestek te krijgen. Je zit er immers aan vast! Met deze dialoog is de drempel in dat opzicht minder hoog. Men hoeft niet direct een fiat voor het hele project te geven, maar kan snel starten, kennismaken met de oplossingen van de verschillende leveranciers en zo meegroeien.” Jan Heuthorst: “De migratie van de oude naar de nieuwe bedrijfsapplicaties bijvoorbeeld is heel complex. Bedenk dat in het systeem maar liefst 1129 verblijfsdoelen worden onderkend en dat een vreemdeling zodoende in verschillende processen kan ‘zitten’. Dan is het niet zo eenvoudig de oude functionaliteit te ontvlechten door de persoon en de bijbehorende zaken te scheiden. Vanuit de organisatie werd dan ook kritisch gekeken naar de oplossingen die de marktpartijen presenteerden. Het is namelijk een harde eis dat er na de migratie niets misgaat. Het mooie van de concurrentiegerichte dialoog is dat we die kritiek konden meenemen in onze gedachtewisseling met de aanbieders.”
Communicatie
Het is zaak om zeer helder met de aanbieders te communiceren, zeker bij de complexe vraagstelling waarvan bij de IND sprake is. Arnold de Leeuw: “De wettelijke eis dat elke partij dezelfde informatie krijgt, is daarbij nog de grootste opgave. Je zit immers met elke partij afzonderlijk aan tafel; bij schriftelijk communiceren, zoals bij een klassieke aanbesteding, zou dat wat eenvoudiger gaan.” De aanbieders op hun beurt moeten vragen durven stellen en zich bloot durven geven, waarvan bij een traditionele aanbesteding nauwelijks sprake is. “Je hebt dan wel een RfP- of bid-meeting,” licht Jan Heuthorst toe, “maar daarbij
durven partijen nauwelijks de relevante vragen te stellen, uit angst dat ze hun oplossing weggeven. Nu hebben we tijdens de dialoog zo’n duizend vragen gehad en beantwoord.”
Belangen marktpartijen
Van de deelnemers aan de dialoog wordt een investering in tijd en ook geld gevraagd. Ze gaan een proces in waaruit slechts één van hen als winnaar tevoorschijn zal komen. Hoe staan zij hier tegenover? Jan Heuthorst: “Bij de eerste sessies waren partijen wel
Concurrentiegerichte dialoog De concurrentiegerichte dialoog is bedoeld voor het aanbesteden van bijzonder complexe overheidsopdrachten waarbij de aanbesteder niet vooraf maar pas in dialoog met ondernemers de specificaties van het werk kan bepalen. De aanbesteder last de dialoogfase in na de selectie van ondernemers die zich hebben aangemeld. […] De dialoog is vertrouwelijk. Na beëindiging van de dialoog schrijft iedere deelnemer aan de dialoog zich in met de eigen oplossing of oplossingen die hij in samenspraak met de aanbesteder heeft geformuleerd. (Bron: Ministerie van Economische Zaken – www.minez. nl > Markt en consument > Aanbesteding > Regelgeving BAO en BASS > Concurrentiegerichte dialoog.)
degelijk beducht dat hun oplossingen en ideeën later door een concurrent zouden kunnen worden gebruikt. Ze schoten mij als procedureleider hierover aan. Dan moet je uitleggen dat de dialoogvorm is gekozen omdat de oplossing niet voor de hand ligt en door de IND dus niet kan worden voorgeschreven. De IND
beschrijft het ‘wat’ – hoe de problematiek er uitziet – en de leverancier het ‘hoe’ – hoe zijn oplossing er uitziet.” Arnold de Leeuw: “De partij die zich het meeste blootgeeft, haalt het meeste uit de gesprekken en begrijpt vervolgens de uitdagingen waar de IND voor staat het beste. Het is een paradox: wie het meest weggeeft, boekt de meeste winst.” “Wij willen dat leveranciers, door zelf met de oplossing te komen, vanuit hun eigen kracht denken en in hun oplossing geloven”, vult Jan Heuthorst aan. “Daarmee voorkom je dat men moet werken met een oplossing die niet uit de eigen koker komt.”
Adviezen
Arnold de Leeuw heeft, terugkijkend op de dialoogfase, enkele nuttige adviezen voor het toenemend aantal organisaties dat serieus overweegt de concurrentiegerichte dialoog als aanbestedingsinstrument in te zetten. “Het is zeker een heel interessante vorm van aanbesteding, waarbij je je moet realiseren dat het hoge eisen stelt aan je eigen organisatie. Met name het handhaven van de aanbestedingseisen, zoals non-discriminatie, is moeilijker dan bij een klassieke aanbesteding.” “Het is ook duidelijk dat je erg veel vraagt van de markt, terwijl een overheidsinstelling als de IND ook een specifieke verantwoordelijkheid heeft jegens die markt. Je moet dit instrument zorgvuldig inzetten, om netjes met leveranciers om te gaan. Het mag volgens de wet ook alleen worden ingezet bij zeer complexe aanbestedingen. Juist om die reden hebben we sterk gestuurd op de doorlooptijd, om partijen niet nodeloos op kosten te jagen. We hebben één keer een week uitstel genomen, maar overigens aan het einde van het traject helemaal op schema onze beslissing genomen.”
A rnold de Leeuw, programmamanager bij de IND.
Jan Heuthorst, programmacontroller bij de IND en adviseur bij Quint Wellington Redwood.
D e c e m b e r
2 0 0 8 15
column
Upgradeterreur Je kent ze wel, bedrijven die hun bestaan ontlenen aan het creëren van een probleem dat er niet is, en vervolgens een passende oplossing bieden. De Gillette Safety Razor technology uit 1895 scheert nog weinige gezichten, Fusion Power is duidelijk beter. Het scheren gaat gladder dan voorheen. Op 1 januari 2000 en 1 januari 2002 zijn we onze onschuld verloren in de klant-leverancierrelatie. We raakten overtuigd van de irreële angst dat de gevolgen niet te overzien zouden zijn wanneer we niet een millennium- of euro-upgrade doorvoerden. En inderdaad, door de grote inzet van honderden softwarebedrijven bleven we gevrijwaard van problemen. Ik kon me toen bijna niet voorstellen dat die softwarehuizen bij gebrek aan handel zelf een dreiging bedacht hadden. Of dat een groot deel van de uitgevoerde upgrades in feite reguliere upgrades waren die zonder de jaartelling of euro binnen het onderhoudscontract zouden vallen. En dat er consultants zijn geweest die onder mijn neus dagenlang niets deden of aan opdrachten van andere klanten werkten, simpelweg omdat er geen probleem was dat opgelost moest worden. Inmiddels is het lang genoeg geleden om in ieder geval openlijk aan de goede bedoelingen van de softwarehuizen te mogen twijfelen. Leveranciers wachten met je onder druk te zetten totdat je je in een ongemakkelijke positie bevindt en nemen dan hun kansen waar. Voorafgaand waarschuwen ze wel, maar op een milde manier, zonder je het gevoel te geven dat ze zichzelf indekken. Stel dat je software installeert om je performanceproblemen in kaart te brengen, en je hebt niet in de gaten dat daardoor de procedure cache flag van een cruciale database omgezet wordt. Een tijdje later zakt de performance in elkaar, want de database herkent repeterende queries niet en de cache loopt vol. Standaardstoringsreactie is het terugdraaien van de laatste verandering, je laat de software de-installeren. Maar dat werkt niet goed en de procedure cache flag blijft ongewijzigd. Wanneer de problemen blijven aanhouden, informeer je je klanten en laat je een herstart doorvoeren. Het probleem lijkt opgelost, maar vier uur later zakt de performance weer in. Je laat een call uitzetten bij de leverancier van de performancesoftware, en het kan even duren voordat die call geëscaleerd wordt. Er volgt dan een gevecht tussen deze leverancier en de leverancier van de database. Leverancier 1 adviseert een major upgrade met
16 t i j d s c h r i f t
i t
m a n a g e m e n t
een downtime van een dag en geen garantie op verbete-ring. Hij zoekt niet verder wanneer de upgrade niet heeft plaatsgevonden. Dan maar terug naar leverancier 2, de leverancier van de database. Na aandringen neemt hij de call verder in behandeling en vuurt een onophoudelijke lijst van known issues op je af die stuk voor stuk zo griezelig zijn dat je je afvraagt waarom deze niet eerder aan je bekend zijn gemaakt. Na dagen van performanceproblemen dwingt leverancier 2 je het hele proces uit handen te geven. Alles beter dan honderden boze klanten te woord staan die zo langzaamaan hun geduld verliezen. Je moet een kostbare upgrade in soft- en hardware doorvoeren, met de bijbehorende langetermijnservicecontracten. Je hebt geen alternatieven en je gaat akkoord. Je moet stil zitten wanneer je geschoren wordt, voor het beste resultaat. Ik twijfel of ik mijn antivirussoftware voor 43 euro een jaar moet verlengen. Laat ik het zekere maar voor het onzekere nemen. Na een paar keer verveeld wegklikken van de in intensiteit toenemende waarschuwingen rechtsonder pak ik zuchtend de creditcard uit de la.
door Ronald Spanjers
Ronald Spanjers was financieel en IT-manager bij het Catharina Ziekenhuis in Eindhoven, en is nu wetenschappelijk onderzoeker bij de Universiteit van Tilburg.
Ni e te uw Pa e pe rs!
W
hi
Wij hebben bijna €80 miljoen euro besteed aan onderzoek naar oplossingen voor de serverproblemen van morgen White Paper #141 (WP-141)
Data Center Projects: Project Management
w
Nieu
White Paper #141
€5500
"Avoiding Costs From Oversizing Data Center and Network Room Infrastructure"
w
Nieu
White Paper #37
€9500
"The Seven Types of Power Problems"
White Paper #18
€5500
w White Paper #40
GRATIS
€9500
"Monitoring Physical Threats in the Data Center"
White Paper #102
€5500
GRATIS
"Network-Critical Physical Infrastructure: Optimizing Business Value"
w
Nieu
White Paper #117
€9500
GRATIS
White Paper #6 (WP-6)
Determining Total Cost of Ownership for Data Center and Network Room Infrastructure
"Determining Total Cost of Ownership for Data Center and Network Room Infrastructure" White Paper #6
GRATIS
White Paper #102 (WP-102)
Monitoring Physical Threats in the Data Center
White Paper #117 (WP-117)
Network-Critical Physical Infrastructure: Optimizing Business Value
GRATIS
"Cooling Audit for Identifying Potential Cooling Problems in Data Centres"
Nieu
GRATIS
€9500
White Paper #40 (WP-40)
Cooling Audit for Identifying Potential Cooling Problems in Data Centres
White Paper #18 (WP-18)
The Seven Types of Power Problems
"Ten Steps to Solving Cooling Problems Caused by High-Density Server Deployment" White Paper #42
GRATIS
White Paper #37 (WP-37)
Avoiding Costs From Oversizing Data Center and Network Room Infrastructure
White Paper #42 (WP-42)
Ten Steps to Solving Cooling Problems Caused by High-Density Server Deployment
"Data Center Projects: Project Management"
€9500
GRATIS
White Paper #82 (WP-82)
Physical Security in Mission Critical Facilities
"Physical Security in Mission Critical Facilities"
w
Nieu
White Paper #82
€5500
GRATIS
Waarom niet een paar minuten bij ons besteden? We hebben met duizenden klanten gesproken, van Birmingham tot Beijing, en hebben gehoord welke mooie en minder mooie maatregelen zij hebben genomen in de planning van hun datacenter. In veel gevallen leidden omzetdalingen en budgetreducties ertoe dat er helemaal geen plan meer was.
Kennen u en uw medewerkers de top tien van te vermijden planningsfouten? De makkelijkste manier om zonder een cent uit te geven de koeling te verbeteren? Dit en meer kunt in vinden in onze nieuwste selectie white papers. Profiteer van onze waardevolle onderzoeksresultaten en bespaar uzelf onnodige kosten en hoofdpijn.
m
te Sys ack r fo al R enti ents Ess uirem ration e Req t Gen es Nex Centr Data
Essential Cooling System Requirements for Next Generation Data Centres
Ess e Sys ntial for tem Re Power N Data ext G quire Cen enera ments tres tion
Wh it Pap e er #4
Download uw Whitepapers nu GRATIS binnen 90 dagen! Maak gelijktijdig kans op de nieuwste APC Power Ready Messenger Bag! Kijk op onze website op http://promo.apc.com en gebruik toegangscode 71567v Tel +31 (0)800 0203244 s &AX