DE BOEKHOUDING VAN DE KLEINE ONDERNEMING
WETTELIJKE BEPALINGEN VOLGENS DE BOEKHOUDWET
De wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van ondernemingen bepaalt het volgende voor de kleine ondernming : Artikel 5 : De natuurlijke personen die koopman zijn, de vennootschappen onder firma en de gewone commanditaire vennootschappen waarvan de omzet over het laatste boekjaar, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde, een door de Koning bepaald bedrag niet overschrijdt, behoeven geen boekhouding te voeren volgens de voorschriften van de artikelen 3 en 4, indien zij alle verrichtingen zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde inschrijven in ten minste drie dagboeken zodanig ingericht dat in bijzonderheden kunnen worden gevolgd: 1° in het eerste, de mutaties in de liquide middelen in contanten of op rekening, met omschrijving van de verrichtingen en afzonderlijke vermelding van onttrekkingen van gelden anders dan ten behoeve van hun bedrijf, alsmede de dagelijkse saldi in contanten; 2° in het tweede, de inkoop- en invoerverrichtingen en de ontvangen diensten met vermelding van het bedrag en van de wijze en de dag van betaling; 3° in het derde, de verkoop- en uitvoerverrichtingen en de geleverde diensten met vermelding van het bedrag en van de wijze en de dag van inning alsmede de onttrekkingen in natura anders dan ten behoeve van hun bedrijf. Van de onttrekkingen bedoeld in 1° en 3° kunnen dagelijks de totale bedragen worden ingeschreven. Het bedrag, de wijze en de dag van betaling of van inning behoeven niet te worden vermeld in de dagboeken bedoeld in het eerste lid, 2° en 3°, indien deze gegevens voorkomen op de inkoopfacturen of op het dubbel van de verkoopfacturen, dan wel op de volledige staten die in de vorm van een rekening leveranciers of rekening klanten worden bijgehouden. -------------------Het eerste lid aldus gewijzigd en het derde lid toegevoegd bij artikel 4 van het koninklijk besluit nr. 22 van 15 december 1978.
Artikel 6
Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar zij moet verwijzen. Voor verrichtingen van verkoop en dienstverlening in het klein waarvoor geen factuur vereist is, kan de boeking geschieden door middel van een dagelijkse, gezamenlijke inschrijving. De Koning stelt nadere regels betreffende de stukken ter verantwoording van de dagelijkse, gezamenlijke inschrijvingen, bedoeld in het vorige lid. De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en zeven jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard. -------------------Art. 6 : Lid 4 gewijzigd bij art. 55, W 08.06.2008 (B.S., 16.06.2008), met ingang van 26.06.2008.
Artikel 7
§ 1. De boeken worden per blad genummerd; ze vormen elk in hun soort een doorlopende reeks; ze dragen de vermelding van hun soort, hun plaats in de reeks en de naam, de firma of de bijzondere naam van de onderneming. § 2. De boeken worden op zodanige wijze gehouden dat de materiële continuïteit ervan, evenals de regelmatigheid en de onveranderlijkheid van de boekingen zijn verzekerd. De Koning stelt nadere regels voor het houden en bewaren van de boeken. Hij kan de werkwijze voorgeschreven in artikel 4, derde en vierde lid, vervangen of toestaan dat ze, onder de voorwaarden die Hij bepaalt, wordt vervangen door een andere die de materiële continuïteit van de boeken evenals de regelmatigheid en de onveranderlijkheid van de boekingen waarborgt. -------------------Art. 7: gewijzigd bij art. 5 van het koninklijk besluit nr.22 van 15 december 1978 gewijzigd bij art. 4 van de wet van 1 juli 1983 vervangen door art. 8, bij art. 7, W.07.05.1999 Artikel 8
§ 1. De boeken worden naar tijdsorde bijgehouden, zonder enig wit vak of enige weglating. In geval van correctie moet het oorspronkelijk geschrevene leesbaar blijven. § 2. De ondernemingen moeten hun boeken bewaren gedurende zeven jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. -------------------Art. 8 : Gewijzigd bij art. 5, W 01.07.1983. § 2 gewijzigd bij art. 56, W 08.06.2008 (B.S., 16.06.2008), met ingang van 26.06.2008. Artikel 9
§ 1. Elke onderneming verricht, omzichtig en te goeder trouw, ten minste eens per jaar de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen om op een door haar gekozen datum de inventaris op te maken van al haar bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook, die betrekking hebben op haar bedrijf, en van de eigen middelen daaraan verstrekt. De inventarisstukken worden ingeschreven in een boek. De stukken die wegens hun omvang bezwaarlijk kunnen worden overgeschreven, worden in dat boek samengevat en erbij gevoegd. § 2. De inventaris wordt ingericht overeenkomstig het rekeningenstelsel van de onderneming. De Koning kan maatstaven voor de waardering van de inventaris bepalen. Deze paragraaf geldt niet voor de in artikel 5 bedoelde ondernemingen. -------------------Art. 9 : ingevoegd bij art. 8, W.07.05.1999
Het gaat hier om (gebonden) boeken, die niet door losse bladen kunnen vervangen worden. Een aanvaardbaar alternatief is de boekhouding te houden in een spreadsheet (computer) en de bladen daarvan uit te printen en onlosmakelijk te kleven in het overeenkomstige verplichte boek.
Inzonderheid moet aandacht geschonken worden aan het thesaurieboek (artikel 5,1°) waarin alle financiële verrichtingen (banken, kas) moeten worden ingeschreven met dagelijkse vermelding van het saldo in contanten. In het aankoopdagboek en het verkoopdagboek moet per factuur aantekeningen worden gemaakt van de wijze en de dag van betaling, respectievelijk ontvangst. Artikel 9 bepaalt dat er naast de drie boeken genoemd in artikel 5 ook nog een inventarisboek moet worden gehouden waarin jaarlijks de bezittingen, tegoeden en schulden worden opgenomen. Het niet naleven van de bepalingen van artikel 5 en 9 zal gevolgen hebben ingeval van faillissement van de onderneming : Artikel 16
Met geldboete van vijftig euro tot tienduizend euro worden gestraft de natuurlijke personen die koopman zijn en de bestuurders, zaakvoerders, directeurs en procuratiehouders van rechtspersonen, die wetens de bepalingen overtreden van de artikelen 2 en 3, eerste en derde lid, van de artikelen 4 tot 9 of van de ter uitvoering van artikel 4, zesde lid, van artikel 9, § 2 , van artikel 7, § 2 en van de artikelen 10 en 11 genomen besluiten. Zij worden gestraft met gevangenisstraf van een maand tot een jaar en met geldboete van vijftig tot tienduizend euro of met één van die straffen alleen, als zij met bedrieglijk opzet hebben gehandeld. De natuurlijke personen die koopman zijn, op wie artikel 5 van toepassing is, en de zaakvoerders, directeurs of procuratiehouders van vennootschappen waarop datzelfde artikel 5 van toepassing is, worden wegens overtreding van de bepalingen van de artikelen 5 en 9 en van die van de artikelen 6, 7 en 8 en van de besluiten ter uitvoering daarvan, in zover zij betrekking hebben op de boeken waarvan sprake is in de artikelen 5 en 9 alleen dan met de in het eerste lid gestelde straffen gestraft, wanneer de onderneming failliet is verklaard.
FISCALE VERPLICHTINGEN MET BETREKKING TOT DE BOEKHOUDING
De verplichting tot het houden van boeken van inkomende, uitgaande facturen en financiële verrichtingen wordt verder bepaald door de fiscale wetgeving, inzonderheid dan het BTW – wetboek welke bepaalde minimum indeling voorschrijft van de boeken voor inkomende en uitgaande facturen. De verplichtingen waaraan deze boeken moeten voldoen kan men terugvinden in de website van de FOD Financiën – Fisconet – BTW – Handleiding BTW – Hoofdstuk XII – afdeling 5 : de boekhouding. Bijzondere bepalingen gelden bovendien voor handelaars welke geen facturen moeten uitreiken en hun inkomsten verkrijgen door middel van “contante ontvangsten”. Zij moeten een dagboek van ontvangsten houden per uitbatingszetel en dit boek moet steeds op die
uitbatingszetel ter beschikking zijn, zonder uitzondering. De ontvangsten moeten gedetailleerd worden genoteerd of verwijzen naar controleerbare verantwoordingsstukken. Naargelang de activiteit bestaat inzake de BTW de verplichting om ontvangstbewijzen uit te reiken (restaurants, car-wash bedrijven ….). Het niet naleven van deze verplichtingen en het niet zonder uitstel inschrijven van het dagboek van ontvangsten kan bij onaangekondigde controle tot ernstige fiscale moeilijkheden aanleiding geven.
Tekst in verband met dagboek van ontvangsten (BTW handleiding / Fisconet / Belasting op de Toegevoegde Waarde) : Nummer 459 Dagboek van ontvangsten. A. Handelingen met particulieren. Het dagboek van ontvangsten moet, per bedrijfszetel, worden gehouden door belas-tingplichtigen die aan de normale regeling van de belasting zijn onderworpen voor de handelingen die zij verrichten met natuurlijke personen die ze bestemmen voor hun privé-gebruik, waarvoor zij niet gehouden zijn een factuur uit te reiken en waarvoor zij ook geen factuur hebben uitgereikt (z. nrs. 431 en 432). Dit dagboek dient om, per bedrijfszetel, het totaal van de ontvangsten in te schrijven met betrekking tot de handelingen, verricht in het kader van de economische activiteit, waarvoor geen factuur moet worden uitgereikt en tevens niet werd uitgereikt. De belastingplichtigen die over meerdere bedrijfszetels beschikken, moeten bovendien een centralisatieboek bijhouden waarin zij op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de ontvangsten inschrijven van dat tijdvak, ingeschreven in de verschillende dagboeken van ontvangst. Het dagboek van ontvangsten en het centralisatieboek mogen niet op losse bladen worden gehouden (z. nr. 456 en K.B. nr. 1, art. 15, § 1, tweede lid). Het dagboek van ontvangsten dient de handelingen op te nemen verricht tijdens een periode van twaalf maanden (K.B. nr. 1, art. 15, § 1, vierde lid). B. Inschrijving per BTW-tarief. In de mate van het mogelijke moet bij de inschrijving van de ontvangsten een onderscheid worden gemaakt per BTW-tarief. Is het onmogelijk dat onderscheid te maken op het moment zelf van het verrichten van een handeling, dan mag de belastingplichtige zijn ontvangsten zonder het onderscheid te maken per tarief inschrijven. Hij is er dan echter toe verplicht naderhand zijn ontvangsten per tarief uit te splitsen om zijn periodieke aangifte te kunnen invullen. De administratie heeft verschillende methodes van uitsplitsing ontworpen (z. aanschr. 101/1970). Bovendien worden, naargelang het geval, in het enig dagboek van ontvangsten of in het centralisatieboek, op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de maatstaf van heffing en van de overeenkomstige belasting met betrekking tot de periode ingeschreven. Voor de berekening van het bedrag van de ontvangsten "exclusief BTW", vertrek-kend van de ontvangsten "BTW inbegrepen", voor een bepaald tarief, moet : a) de in de totale ontvangst begrepen BTW worden berekend door die totale ontvangst te vermenigvuldigen met de breuk :
BTW-tarief 100 + BTW-tarief (bijvoorbeeld, voor het 6 pct.-tarief is de breuk 6/106) b) het verschil worden berekend tussen de totale ontvangst voor dat bepaald tarief en het in a) berekende bedrag van de belasting. Wanneer de uitkomst een fractie van een euro met meer dan twee decimalen bevat, moet die fractie op de hogere of de lagere cent worden afgerond, naargelang de derde decimaal 5 bereikt of 5 niet bereikt. C. Dagelijkse inschrijving of gedetailleerde inschrijving. In de regel moeten, per bedrijfszetel, de inschrijvingen in het dagboek van ontvangsten van dag tot dag worden gedaan voor het totaal der ontvangsten van die dag. Evenwel moeten de ontvangsten die voortkomen van de levering van goederen waarvan de prijs per in de handel gebruikelijke eenheid meer bedraagt dan 250 EUR, BTW inbegrepen, het voorwerp uitmaken van een afzonderlijke inschrijving met vermelding van de aard van de verkochte goederen. Deze inschrijving mag worden vervangen door een dagelijkse globale inschrijving wanneer de verantwoordings-stukken die moeten worden opgesteld, benevens de ontvangst, de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden (art. 15, § 4, van het K.B. nr. 1). D. Rekeningen en ontvangstbewijzen. De hotel- en restauranthouders en exploitanten van een installatie voor het wassen van autovoertuigen moeten eveneens, per bedrijfszetel, de nummers van de rekeningen of van de ontvangstbewijzen welke in de loop van de dag werden gebruikt, van dag tot dag, in het dagboek van ontvangsten inschrijven, na de hiervoor voorziene inschrij-vingen (z. nr. 447/10). E. Bewaring. Het dagboek van ontvangsten met betrekking tot de in de bedrijfszetel verrichte hande-lingen alsook de verantwoordingsstukken die erop betrekking hebben met inbegrip van, in voorkomend geval, de dubbels van de rekening of van de ontvangstbewijzen, dienen zich op die bedrijfszetel te bevinden tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het genoemd dagboek werd afgesloten (K.B. nr. 1, art. 14 § 2). F. Gebruik van een kasregister. De belastingplichtigen mogen voor de registratie van handelingen waarvoor overeenkomstig de BTWreglementering geen factuur moet worden uitgereikt, gebruik maken van een kasregister. Onder welbepaalde in de administratieve beslissing nr. ET 103.018 van 27 juni 2002 en van 2 juni 2003 opgesomde voorwaarden, mogen de belastingplichtigen de gegevens van de door hen verrichte handelingen uitsluitend op digitale wijze bewaren en worden zij ontheven van de verplichting tot het bijhouden van een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel (Beslissing niet van toepassing op de belastingplichtigen die gehouden zijn aan hun klant een rekening of een ontvangstbewijs uit te reiken; de op laatstgenoemden toepasselijke regeling inzake de bewaring van kastickets maakt het voorwerp uit van de beslissing nr. E.T. 103.592 van 2 juni 2003 - z. nr. 447/13, 5°).
Deze nota geeft slechts een overzicht van de verplichtingen van de kleine ondernemer en is gezien de omvang van de verplichtingen niet noodzakelijk volledig. Nadere informatie of toelichting bij de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen van de kleine onderneming kan u bekomen op eenvoudige aanvraag verkrijgen op ons kantoor.
