De weg naar een Bring Your Own Device Beleid. IT Culinair Oktober 2012
René Voortwist Adviseur Ictivity Begeleidt organisaties bij veranderings-trajecten in ICT omgevingen. Begeleidt relaties, bij het opstellen van Plannen van Eisen voor de aanbesteding van nieuwe ICT componenten. Presenteert over ICT gerelateerde onderwerpen. Trainer (softskills) en coach.
Eigendomsrecht is recht tot gebruik en tot misbruik; zonder het recht om te misbruiken geen eigendom. G. J. P. J. Bolland Nederlands taalkundige en filosoof (1854-1922)
Standaardisatie....
Medewerkers hebben tegenwoordig thuis modernere en snellere spullen dan op het werk
Waarom mag ik mijn iMac, MacBook, iPad, iPhone, Galaxy Tab, Blackberry etc. etc. etc. niet voor mijn werk gebruiken?
Dit verandert zo langzamerhand van een vraag in een eis!
BYOD:
Big Yummy Orange Dairy Buy Yourself Out Diagnostics
Baby Your Own Dairy Better You On Deck
Begin Your Own Department Bounce Your Own Ducks Back Yard Ostrich Device
Burn Your Own Dahlias Bright Yellow Octopus Daily Burn Your Own Diaper
BYOD
Bring Your Own Device: Het geauthoriseerde gebruik van apparatuur die eigendom is van medewerkers voor zakelijke doeleinden.
We hebben de neiging om de oplossing in de techniek te zoeken.....
Terwijl we eerst een goed BYOD BELEID nodig hebben!
Het komende half uur gaat dus niet over techniek!
1. BYOD Aspecten
2. BYOD Stappenplan
= Taai!
1. BYOD Aspecten
Het aantal smartphones en tablets in zakelijke omgevingen verdubbelt in twee jaar tijd!
Wetenswaardigheden
Dit betekent dat bijna een kwart (23 procent) van alle smartphones en tablets wereldwijd een zakelijke toepassing kent!
Wetenswaardigheden
Meer dan de helft van werknemers gebruikt persoonlijke toestellen zakelijk!
Wetenswaardigheden
Driekwart bedrijven is bewust met BYOD bezig!
Wetenswaardigheden
Aspecten: Arbo Fiscaal Juridisch
Wettelijke verplichting Werkgever heeft wettelijk de verplichting en verantwoordelijkheid te zorgen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden voor de werknemers. Ook plaatsonafhankelijk conform HNW.
Arbo
Verantwoordelijkheden Werkgever BYOD Voor het zakelijk gebruik van prive apparatuur gelden dezelfde vereisten die aan (beeldscherm) werken worden gesteld. (norm arbeidsinspectie)
Arbo
Verantwoordelijkheden Werkgever BYOD Werkgever leeft de regelgeving uit de Arbeidstijdenwet en Arbeidsomstandighedenwet (Arbo-Wet) na. (ergonomische beginselen)
Arbo
Verantwoordelijkheden Werkgever BYOD Werkgever is verplicht werknemers te informeren over risico’s die aan het gebruik van prive apparatuur verbonden zijn. (Risico Inventarisatie & Evaluatie).
Arbo
Verantwoordelijkheden Werkgever BYOD Een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) is een inventarisatie van de risico's binnen een bedrijf met betrekking tot de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de werknemers. Sinds 1 januari 1994 is de RI&E verplicht voor alle werkgevers (behalve ZZP).
Arbo
Jurisprudentie (2006) Uitspraak van het Gerechtshof in Amsterdam: Wergever aansprakelijk na RSI thuiswerkende werkneemster. Schending van de zorgplicht door de werkgever van groter gewicht dan nalaten van de werknemer.
Arbo
Verantwoordelijkheden Werkgever BYOD De trend is dat de regelgeving steeds soepeler wordt. Desondanks is het voor werkgever nooit zeker of voldoende aan de zorgplicht is voldaan.
Arbo
Dus platgeslagen: • • •
De werkgever is verantwoordelijk voor de werkplek (BYOD of niet) en de arboregels. De werkgever moet de werknemer informeren omtrent risico's. De aansprakelijkheid voor de werkgever kan worden geminimaliseerd maar er zijn géén garanties!
Arbo
Kosten Invoer van BYOD heeft impact op de kosten : • Verschuiving directe naar indirecte kosten. • Vervallen inkoopvoordeel. • Vervallen BTW aftrek.
Fiscaal
Vergoedingen: BYOD raakt de vergoedingensfeer : • (Gedeeltelijk) vergoeden van privé apparatuur en licenties. • (Gedeeltelijk) vergoeden van gebruikskosten / abonnementen. • (Gedeeltelijk) vergoeden van onderhoudskosten.
Fiscaal
Werkkostenregeling: Met ingang van 1 januari 2014 is de WerkKostenRegeling (WKR) verplicht voor alle werkgevers. Invoer van BYOD dient 'WKR proof' te gebeuren.
Fiscaal
Werkkostenregeling: 1,4% (1,6% per 1/1 2013) van de totale fiscale loonsom (vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen voor werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte loonbelasting (eindheffing) van 80%!
Fiscaal
Werkkostenregeling: De WKR kent gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Dit zijn voorzieningen en verstrekkingen (loon in natura) die binnen de WKR niet ten koste gaan van de 'vrije ruimte'.
Fiscaal
WKR en computers: Apparatuur die op de werkplek achterblijft valt onder de nihil-waardering. Apparatuur die mee naar huis gaat valt onder de nihil-waardering wanneer >90% zakelijk gebruik. Voor mobiele telefoon of smartphone >10% zakelijk gebruik.
Fiscaal
WKR en computers: Nihil-waarderingen gelden alleen voor verstrekkingen en ter beschikking stellingen. Wanneer werknemer de kosten voor een device zelf betaalt en bij de werkgever declareert, geldt de nihil-waardering niet.
Fiscaal
WKR en BYOD: In de praktijk zal de vrije ruimte grotendeels door andere vergoedingen en verstrekkingen worden ingenomen.
Fiscaal
Dus platgeslagen: • 1,4% vrije ruimte voor BYOD binnen WKR. • Nihil-waardering voor verstrekte apparatuur: • Devices die op de werkplek blijven. • Devices mee naar huis >90% zakelijk gebruik. • Smartphones mee naar huis >10% zakelijk gebruik. • Zelf betaalde devices: géén nihil-waardering. • Gebruikskosten en abonnementen vallen volledig onder de 1,4% vrije ruimte.
Fiscaal
Wettelijke verantwoordelijkheden Werkgever is wettelijk verantwoordelijk voor het gebruik van apparatuur voor zakelijke doeleinden. Geldt ook voor privé apparatuur van werknemer.
Juridisch
Wettelijke verantwoordelijkheden De werkgever is aansprakelijk voor (bijna) alle schade die de werknemer lijdt, maar ook voor schade die derden lijden door wat de werknemer doet. (Binnen de uitvoering van de arbeidsovereenkomst )
Juridisch
Wettelijke verantwoordelijkheden De werknemer is naar de werkgever of derden toe nooit aansprakelijk, tenzij opzet of bewuste roekeloosheid. (Binnen de uitvoering van de arbeidsovereenkomst )
Juridisch
Controlemogelijkheden Werkgevers mogen niet de apparatuur van werknemers monitoren (privacy). Pas bij een redelijk vermoeden van wangedrag mag de werkgever observeren.
Juridisch
Controlemogelijkheden Voor monitoring moet een duidelijke rechtvaardigingsgrond zijn, én er moet geen ander middel zijn om die grond te kunnen realiseren. Dit moet vooraf in een ICT-reglement of bedrijfsbeleid vastgelegd.
Juridisch
Controlemogelijkheden Werkgevers mogen wél instructies geven over beveiliging. Zolang de instructies redelijk zijn kan de werkgever deze eenzijdig opleggen.
Juridisch
Controlemogelijkheden De instructies mogen gekoppeld zijn aan technische maatregelen zoals een scan.
Juridisch
Dus platgeslagen: • Werkgever is aansprakelijk is voor (bijna) alle schade die de werknemer lijdt en die derden lijden door wat de werknemer doet, zolang werkzaamheden binnen de uitvoering van de arbeidsovereenkomst vallen. • Bij een redelijk vermoeden van wangedrag mag de werkgever monitoren. • Werkgevers mogen wél instructies geven over de beveiliging. Bij redelijke instructies zijn kan de werkgever deze eenzijdig opleggen. • Die instructies mogen gekoppeld zijn aan technische maatregelen (scan).
Juridisch
Volgen jullie 't nog??
Dusss: De werkgever is verantwoordelijk voor de werkplek en aansprakelijk voor de acties van werknemers!
Advies: • • • •
Werkplek - arbo! Informeer over risico's! WKR regeling! Beveiligingspolicies zijn ok (MDM), monitoren niet!
2. BYOD Stappenplan
De realisering van een BYOD beleid is een project!
Benoem een Projectleider! (geen IT'er)
Maak een Plan van Aanpak en een planning.
Controleer na iedere stap op juridische aspecten.
Directie, RvB, College...
Stap 1
Past BYOD bij de bedrijfsdoelstellingen en kernwaarden?
Stap 1
Wat moet BYOD opleveren?
Stap 1
Voor wie is BYOD van toepassing?
Stap 1
Go / NoGo
Stap 1
Inventariseren gebruikers eisen en wensen. Eigen
Stap 2
Spullen dingen
Gebruiken
Enquetes en interviews.
Stap 2
Matchen met doelstellingen Directie, RvB, College..
Stap 2
Uitwerken beleid door HRM.
Stap 3
Afspraken, richtlijnen en verantwoordelijkheden.
Stap 3
Werktijden.
Stap 3
Onderhoud - support
Stap 3
Juridische aspecten!
Stap 3
Gebruikers overeenkomst!
Stap 3
Bewustwording, training!
Stap 3
Bewust omgaan met data!
Stap 3
Uitwerken financiële aspecten door finance.
Stap 3
Vergoedingen, WKR!
Stap 3
Toetsing beleid aan ondernemingsraad (OR).
Stap 3
Communicatie- en adoptieplan.
Stap 3
Beleid!
Pas nu komt de techniek!
Als alternatief voor BYOD is er ook nog Choose Your Own Device. Maar liever geen On Your Own...
Hoe kan Ictivity u helpen?
Standaard projectaanpak!
1 - Plan van Aanpak. 2 - Beleidstemplate. 3 - Techniek.
Tijdswinst! Volledigheid! Kwaliteit!
Ontzorgen!
Het leven is te kort om zelf iets te doen wat men tegen betaling ook door anderen kan laten verrichten. William Somerset Maugham Engels schrijver 1874-1965
Dank u!
@rvoortwist René Voortwist
[email protected] René Voortwist
