01 okt 2015
De toekomstige organisatie van Stichting Wijksport Voorzitterstafel
B&W gemeente Wijk bij Duurstede
Stichting Wijksport
Bestuur Wijksport
Werkorganisatie Wijksport
Hierna volgt een puntsgewijze weergave van een nieuwe organisatiestructuur (“governance”) van stichting Wijksport. Het voorstel is opgesteld door een zestal vertegenwoordigers van verenigingen, die daartoe op de bijeenkomst (op 29 juni 2015) van alle verenigingen zijn gemandateerd. Het voorstel wordt nu voorgelegd aan alle verenigingen ter instemming. Met dit voorstel wordt geprobeerd een paar zaken recht te zetten: • De stichting is er vóór de verenigingen, de verenigingen herkennen zich in de stichting. Bij die relatie moet rekening worden gehouden met fiscale begrenzingen. • De gemeente houdt een verantwoordelijkheid op afstand en blijft een jaarlijkse exploitatiebijdrage leveren, maar treedt niet meer op als toezichthouder • De verenigingen, de stichting en de gemeente staan samen voor een goed sportaanbod op het sportpark Marienhoeve. Het sportpark is een gemeenschapsvoorziening, tot stand gebracht met geld van de gemeenschap. Hoofdpunten • De verenigingen zetten samen een voorzitterstafel op. • De voorzitterstafel draagt leden voor het dagelijks bestuur voor. Omdat het bestuur fiscaal zelfstandig moet zijn wordt het benoemen van het bestuur opgedragen aan het bestuur zelf. Dat heet coöptatie. • Bestuur blijft bestuur, en is geen management. Het bestuur houdt afstand van de uitvoeringsorganisatie. • Er komt een sportparkmanager die het dagelijkse management doet. Daarmee wordt het beheer geprofessionaliseerd. . Met dit voorstel worden een paar doelen bereikt: • Een groter sportpark met meer faciliteiten vraagt een professionelere uitvoeringsorganisatie, sterker financieel management en een bestuur dat op afstand kan besturen • Nu er weer nieuwe faciliteiten bij zijn gekomen moet de financiële situatie opnieuw tegen het licht worden gehouden, en zijn er nieuwe afspraken nodig tussen gemeente en sportpark over bijdragen en exploitatierisico’s.
Voorzitterstafel
Stichting Wijksport
Bestuur Wijksport
B&W gemeente Wijk bij Duurstede
Sportpark manager
Werkorganisatie Wijksport
Voorzitterstafel Samenstelling • Voorzitterstafel bestaat uit voorzitters (of plv voorzitters) van alle verenigingen (niet van commerciële huurders) • Voorzitters kiezen gezamenlijk uit hun midden een voorzitter, telkens voor twee jaar. • Elk lid heeft één even zware stem stem Bevoegdheden • Tafel draagt leden van het bestuur voor. De feitelijke benoeming geschiedt door het bestuur zelf middel coöptatie. (Aandacht voor stemprocedure. Voorstel, om te voorkomen dat voorzitters louter op eigen kandidaat stemmen, om elke voorzitter meerdere stemmen uit te laten brengen zodat kandidaten met breed draagvlak vanzelf boven komen drijven)
• • •
•
Tafel kan bestuur van de stichting verzoeken om zaken toe te lichten Tafel laat zich gevraagd en ongevraagd door bestuur van de stichting bijpraten over gang van zaken. Tafel wordt door bestuur van de stichting gevraagd te adviseren over begroting (waar in opgenomen onderhoudsplanning en tarieven accommodaties), meerjarenbegroting (waar in opgenomen investeringsplanning) en rekening; De penningmeesters van de verenigingen adviseren en ondersteunen de voorzitterstafel alvorens over begroting, meerjarenbegroting of rekening wordt geadviseerd.
Vergaderfrequentie indicatie • 4 maal per jaar
Voorzitterstafel
Stichting Wijksport
Bestuur Wijksport
B&W gemeente Wijk bij Duurstede
Sportpark manager
Werkorganisatie Wijksport
Bestuur Samenstelling • Bestaat uit zeven leden (voorzitter en zes leden), • Het bestuur benoemt zelf nieuwe leden (coöptatie) • Voorzitter staat volledig los van alle verenigingen, wordt benoemd voor periode van 1 jaar. • Leden hebben geen bestuursfunctie bij een sportvereniging. Leden worden benoemd voor periode van 2 jaar • Elk jaar treedt de helft van het aantal leden terug • Voorzitter en leden zijn herbenoembaar; er moet nog een keuze worden gemaakt of een maximale termijn zal gelden (bv. 3 x2 jaar?). • Voorzitter en leden verdelen taken onderling; één lid is vast aanspreekpunt voor de sportparkmanager Bevoegdheden • Bestuurt op afstand, op visie en beleid; operationele leiding ligt elders (sportparkmanager) • Benoemt, beoordeelt en ontslaat sportparkmanager en overige medewerkers werkorganisatie • Praat voorzitterstafel gevraagd en ongevraagd bij over gang van zaken • Voorzitter bestuur kan voorzitterstafel vragen om bijeen te komen als een onderwerp dat is zijn ogen vraagt • Stelt begroting vast (waar in opgenomen onderhoudsplanning en tarieven accommodaties), stelt meerjarenbegroting vast (waar in opgenomen investeringsplanning) en stelt rekening vast • Vraagt advies begroting, meerjarenbegroting en rekening aan voorzitterstafel • Voert overleg met gemeente in verband met exploitatiebijdrage (subsidierelatie ), zorgt voor nakoming subsidieverplichtingen jegens gemeente (rapportage aan gemeente over begroting, meerjarenbegroting en rekening en levert eventueel tussentijdse informatie) Vergaderfrequentie indicatie: maandelijks
Voorzitterstafel
Stichting Wijksport
Bestuur Wijksport
B&W gemeente Wijk bij Duurstede
Sportpark manager
Werkorganisatie Wijksport
Sportparkmanager Positie • Benoemd door bestuur voor onbepaalde tijd (?) • Heeft één vast aanspreekpunt in bestuur Bevoegdheden • Voert operationele leiding over sportparkmedewerkers • Doet voorstellen aan bestuur over beoordeling, beloning, aanstelling of ontslag medewerkers werkorganisatie • Praat bestuur bij over gang van zaken • Is aanspreekpunt voor verenigingen over alle zaken betreffende het sportparkmanagement • Zorgt voor een adequaat financieel management • Zorgt voor maximering van exploitatiemogelijkheden en gebruiksmogelijkheden, onderhoudt contact met mogelijke nieuwe huurders of gebruikers van binnen en buiten de gemeente • Zorgt voor een goede PR naar buiten, weet de mogelijkheden van het sportpark naar buiten uit te dragen • Zorgt dat de activiteiten aansluiting vinden bij het welzijns- en sportbeleid van de gemeente • Stelt concept-begroting (waar in opgenomen onderhoudsplanning en tarieven accommodaties), concept-meerjarenbegroting (waar in opgenomen investeringsplanning) en concept-rekening voor aan bestuur. • Overlegt met verenigingen over mogelijkheden om via zelfwerkzaamheden exploitatielasten (en tarieven) te beperken • **Nader afspraken maken over financiële en contractuele bevoegdheden binnen de begroting
Voorzitterstafel
Stichting Wijksport
Bestuur Wijksport
B&W gemeente Wijk bij Duurstede
Sportpark manager
Werkorganisatie Wijksport
Gemeente Wijk bij Duurstede Positie • Is grondeigenaar, financier en verpachter van het sportpark • Is garantsteller voor leningen en daarmee ook risicodrager • Heeft een belang bij duurzame instandhouding van het sportpark ten behoeve van de gemeenschap • Heeft een subsidierelatie met stichting Wijksport in de vorm van een exploitatiebijdrage • Is rechtsopvolger bij opheffen of faillissement Bevoegdheden • B&W maakt met bestuur van de stichting prestatieafspraken, en voert overleg op basis daarvan over de jaarlijkse exploitatiebijdrage (subsidierelatie). • B&W verleent jaarlijkse exploitatiebijdrage binnen de door gemeenteraad vastgestelde begroting en op basis van de overeengekomen en geleverde prestaties • B&W toetst of voorwaarden exploitatiebijdrage zijn nagekomen, waaronder rapportage aan de gemeente binnen een eenduidige financiële cyclus. Daarbij hoort een jaarlijkse begroting, een meerjarenonderhoudsprogramma- en meerjarenbegroting, en een jaarrekening. B&W krijgt deze van de stichting in tijd afgestemd op het proces van de gemeentelijke begroting en rekening • B&W kan het betalingsritme van de exploitatiebijdrage koppelen aan de geleverde prestaties • De relatie tussen B&W en de stichting is geregeld in de erfpachtovereenkomst, de mantelovereenkomsten en de subsidie/exploitatieregeling. • B&W en de stichting werken de voorgaande punten verder uit (in overeenkomsten) Vergaderfrequentie indicatie • Tenminste 2 maal per jaar bij begroting en rekening overleg bestuur stichting met B&W
Voorzitterstafel
Stichting Wijksport
Bestuur Wijksport
B&W gemeente Wijk bij Duurstede
Sportpark manager
Werkorganisatie Wijksport
Organisatieprincipes Tarieven • Jaarlijks worden door het bestuur tarieven voor het gebruik of onderhoud van de accommodaties vastgesteld; deze tarieven moeten de werkelijkheid (binnen de meerjarenbegroting, dus rekening houdend met afschrijvingen en reserveringen) benaderen, maar voorkomen moet worden dat daarvoor een te grote administratieve inspanning wordt gevraagd. Het zijn dus inschattingen. • Er worden nadere regels afgesproken over onderhuur of medegebruik van eigendom van de stichting. Overeenkomsten met onderhuurders of medegebruikers van eigendom van de stichting worden aangegaan door de stichting. Bevoegdheden • Gezamenlijke zaken worden beheerd door en namens de stichting; alle verenigingen zijn verplicht bij te dragen aan de gezamenlijkheid, als ware het een vereniging van eigenaren. • Een verenigingen die exploitatie van het eigen eigendom zelf wil doen kan dat binnen de ruimte die het betreffende opstal- en erfpachtrecht en de huurovereenkomst biedt. Er is in dat geval geen gedwongen winkelnering. Een eventueel BTW voordeel wordt dan niet behaald. • Het bestuur van de stichting kan voorstellen doen om de totale exploitatiekosten te verlagen door zaken van de gezamenlijkheid in zelfwerkzaamheid uit te voeren. • Bij het vorige punt horen afspraken over het niveau van onderhoud, want er moet zekerheid zijn voor duurzame instandhouding. Het bestuur van de stichting bepaalt in overleg met de voorzitterstafel de randvoorwaarden, bijvoorbeeld instandhouding conform het MJOP, of conform leveringsvoorwaarden/garantiebepalingen
Voorzitterstafel
Stichting Wijksport
Bestuur Wijksport
B&W gemeente Wijk bij Duurstede
Sportpark manager
Werkorganisatie Wijksport
Organisatieprincipes vervolg Risico’s • Stichting Wijksport draagt het risico voor een normale exploitatie en zorgt voor meerjarig sluitende resultaten. • Bij bijzondere risico’s met exogene component (demografische ontwikkelingen waardoor aantal sporters scherp daalt, vertrek grote gebruiker) treden B&W van de gemeente Wijk bij Duurstede en het bestuur van Stichting Wijksport met elkaar in overleg. • Stichting Wijksport en de gemeente Wijk bij Duurstede werken samen verder uit in hoeverre de Stichting een reserve op moet gaan bouwen om exploitatieresultaten te kunnen verevenen, of dat door de gemeente zelf een vereveningsfaciliteit ter beschikking wordt gesteld om positieve en negatieve resultaten uit te kunnen vlakken.
Voorzitterstafel
Stichting Wijksport
Bestuur Wijksport
B&W gemeente Wijk bij Duurstede
Sportpark manager
Werkorganisatie Wijksport
Tijdpad op hoofdlijnen en bij benadering • 1 januari 2016 nieuwe structuur gaat van start • Uiterlijk 4 december 2015 instemming besturen verenigingen, daarna benoeming bestuursleden stichting • Uiterlijk 13 november 2015 convenant tussen gemeente en stichting over financieel kader (exploitatiebijdrage versus meerjarenbegroting), geborgd in gemeentelijke begroting • •
10 november begrotingsvergadering gemeenteraad ?? oktober nogmaals bijpraten gemeenteraad
• 26 oktober 2015 principe-besluit voorzitters over nieuw structuur, raad van toezicht is aanwezig
• 21 oktober 2015 definitief inzicht in meerjarenbegroting en financiële kaders •
6 oktober indien gewenst laatste informatie voor gemeenteraad inbrengen in begrotingsdebat
• 5 oktober 2015 presentatie voorstel aan voorzitters
