Werkzaamheden In deze paragraaf worden de verschillende werkzaamheden beschreven die nodig zijn bij de implementatie en de ondersteuning van VRE’s. Binnen de UBL zijn de volgende medewerkers betrokken bij het leveren van de dienst rond VRE’s: -
Vakreferenten (VR) Functioneel beheerder 1 (FB1) Webmaster (WM) VRE Programma Manager (PM)
De persoon die de hoofdverantwoordelijkheid draagt voor een specifieke taak wordt aangeduid met een asterisk.
Acquisitie Beschrijving
Binnen de UBL worden er verschillende activiteiten georganiseerd die moeten leiden tot meer bekendheid van het VRE-programma. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om het organiseren van informatiebijeenkomsten. In het kader van Faculty Liasion kunnen onderzoekers die recentelijk een subsidie hebben ontvangen voor een nieuw project ook actief worden benaderd met de vraag of zij belangstelling hebben voor een VRE.
Benodigheden
Overzicht van beoordelingscriteria
Betrokken medewerkers
VR*, FB1
Intake Beschrijving
Als een onderzoeksgroep heft aangegeven dat er belangstelling bestaat voor een VRE wordt er een intakegesprek ingepland. In bepaalde gevallen kan een team direct om een VRE vragen. In andere gevallen hebben onderzoekers tijdens gesprekken in het kader van de Faculty Liaison aangegeven dat zij bepaalde problemen ondervinden waarvoor een VRE mogelijk een oplossing kan bieden. Tijdens de intake wordt er een semi-gestructureerd interview gehouden, aan de hand van een vragenlijst. In bepaalde gevallen kan het nuttig zijn om gebruik te maken van een demonstratieportal. De intake heeft twee hoofddoelen: (1) vaststellen of een VRE inderdaad een oplossinging biedt voor de problemen die de onderzoekers beschrijven en (2), wanneer dit zo is, een overzicht maken van de functionele eisen van de
onderzoekers. Benodigheden
Vragenlijst, template voor functionele eisen, demonstratieportal
Product
Verslag van de meeting met overzicht van functionele eisen. De eisen worden geprioriteerd.
Betrokken medewerkers
VR*, FB1
Aanvraag nieuwe VRE en beoordeling Beschrijving
Het verslag van het intake-gesprek voorgelegd aan de VRE-programma manager. Door het sectorhoofd wordt vervolgens een beslissing genomen over de vraag of de VRE mag worden aangemaakt. Hierbij kan er gebruik worden gemaakt van een vooraf opgestelde lijst met criteria. De onderzoekers ontvangen in alle gevallen informatie over de uitslag van de beoordeling
Benodigd
Verslag intake-gesprek; Lijst met selectiecriteria
Product
GO / NO GO voor VRE
Betrokken medewerkers
PM*, VR
Planning Beschrijving
Bij een positief besluit van de programmamanager wordt de implementatie van de nieuwe VRE ingepland. Met de betrokken onderzoeksgroep worden de verwachtingen t.a.z. van de duur van de testfase besproken. De planning wordt afgestemd met de functioneel beheerders. De lijst met functionele eisen wordt opnieuw beoordeeld, en, indien nodig, bijgesteld. Er worden hiernaast afspraken gemaakt over de naam van de VRE, de gewenste URL, en de communicatie tussen de onderzoeksgroep en de UBL. De vakreferent heeft in deze fase vooral een coördinerende rol.
Product
Definitieve lijst met functionele eisen; gecommuniceerde deadlines voor in productiename.
Betrokken medewerkers
VR*, FB1, WM
Aanmaak nieuwe VRE Beschrijving
De FB2 dient bij het ISSC een verzoek in voor de aanmaak van een nieuwe VRE
Benodigd
Naam van de VRE; Gewenste URL; E-mailadres van de VRE-coordinator.
Product
SharePoint Team-Site
Betrokken medewerkers
WM*
Configuratie Beschrijving
De nieuwe VRE wordt geconfigureerd aan de hand van het eerder opgestelde pakket van eisen. Wanneer de lijst is geprioriteerd volgens het MoSCoW principe moeten in ieder geval de functionaliteiten die code ‘M’ en ‘S’ hebben gekregen worden gerealiseerd. Alle teamleden moeten eveneens in de omgeving worden geauthoriseerd.
Benodigd
Overzicht functionele eisen
Product
SharePoint Team-Site
Betrokken medewerkers
WM*
Demonstratiesessie Beschrijving
Er wordt een sessie georganiseerd waarbij de belangrijkste functionaliteiten worden uitgelegd via een praktische demonstratie. Idealiter is het voltallige onderzoeksteam aanwezig. Tijdens de bijeenkomst geeft de vakreferent normaal gesproken uitleg over de inhoudelijke aspecten en over de inbedding in het onderzoeksproces, en geeft de functioneel beheerder een demonstratie van de technische aspecten van de VRE.
Benodigd
Standaardpresentatie; draaiboek voor demonstratiesessie
Product
Indien van toepassing: lijst met afspraken die voortkomen uit demonstratiesessie
Betrokken medewerkers
VR*; FB1
Testen Beschrijving
De onderzoekers testen de VRE, en werken aan een goede structuur voor hun documenten en onderzoeksdata. De onderzoekers ontvangen tijdens deze periode ondersteuning van de vakreferent en de functioneel beheerder 1. Indien nodig worden er aanvullende configuratie- of ontwikkelwerkzaamheden
uitgevoerd door de webmaster. De functioneel beheerder 1 fungeert tijdens deze fase als het eerste aanspreekpunt. De vakreferent wordt zo veel mogelijk op de hoogte gehouden van de resultaten van het testen Product
Kort verslag van testfase
Betrokken medewerkers
WM*; FB1; VR
Inhoudelijk begeleiding tijdens het onderzoeksproject Beschrijving
Na de afronding van de testfase kan de VRE ook daadwerkelijk worden ingezet voor het onderzoeksproject. Tijdens het gebruik van de VRE kunnen er nog extra vragen opkomen. Vanuit de UBL wordt er tijdens het gehele onderzoeksproject ondersteuning geboden. De Functioneel Beheerder 1 is ook in deze fase het eerste aanspreekpunt.
Betrokken medewerkers
FB1*; WM; VR
Aanvullende configuratie Beschrijving
Wanneer er bepaalde problemen aan het licht komen, of wanneer er nieuwe functionele eisen worden geformuleerd kan dit leiden tot nieuwe configuratiewerkzaamheden. Deze worden, in overleg met de vakreferent en onderzoekers uitgevoerd door de webmaster. Wanneer er ingrijpende ontwikkelwerkzaamheden nodig zijn moet dit worden overlegd met de programma-manager.
Betrokken medewerkers
WM*; FB1; VR
Migratie naar data-archief Beschrijving
Bij het einde van het onderzoeksproject kan worden besloten om de inhoud van bepaalde document libraries te archiveren en om deze beschikbaar te stellen aan vakgenoten. Er is een standaardmethodiek ontwikkeld voor de overzetting van bestanden naar DANS. Onderzoekers kunnen bestanden zelfstandig archiveren. De Functioneel Beheerder 2 biedt ondersteuning bij eventuele problemen. Vakreferenten kunnen hiernaast adviseren over wat wel en wat niet moet worden gearchiveerd,
Product
Gearchiveerde bestanden
Betrokken medewerkers
VR*, WM
Verwijderen VRE Beschrijving
Als de inhoud van de VRE is veiliggesteld kan de VRE worden verwijderd. De FB2 dient bij het ISSC een aanvraag in om de VRE te verwijderen. Het onderzoeksteam wordt over de gehele gang van zaken goed geïnformeerd.
Product
Verwijderde VRE
Betrokken medewerkers
WM*
De genoemde stappen worden kort samengevat in het onderstaande diagram.
Afbeelding 1. VRE levenscyclus.
