1.3 De opmerkingen 1.3.1 Hoe heeft u de overgang van uw oude systeem naar het AFS ervaren, in ogenschouw nemende dat in zijn algemeenheid aan een nieuw systeem gewend moet worden? -- terug naar de gesloten vragen Ik had niet verwacht zo een grote stap terug te gaan. Hiervoor werkte ik al met enterprise one. De daarbij ontwikkelde rapporten in crystal werken niet meer. Er geen totale dump en vrijheid om op maat rapporten te maken. Verder zijn goede rapporten uit enterprise one niet overgenomen. Voorbeeld een rapport op financierings bron. Ook rapporten op maat voor onder andere de projectenadministratie is er niet meer. deze is heel belangrijk voor controles op voortgang etc. Daarnaast zijn de rapporten * € 1.000 niet echt bruikbaar. correcties etc gebeuren op niveau tot 2 cijfers achter de komma. ik hoop dat hier wat aan gedaan gaat worden. AFS is veel complexer en arbeidsintensiever. De overgang verliep niet zo vlot. Bij de conversie waren namen van grootboekrekeningen verschoven ten opzichte van de nummers. Verlies van functionaliteiten is groot Voor een kleine organisatie is het werken met AFS waarbij autorisaties ingericht zijn dmvm diverse rollen niet goed werkbaar. Een te korte voorbereidingstijd. In de productie bleek het crediteurenboek niet te kunnen werken met costobjects, wat aangeraden was door AFS-beheer. De hulp van AFSbeheer was zeer beperkt bij het live gaan, terwijl er 40 uur hulp was toegezegd. We morsten het zelf maar uitzoeken. Dat deden we ook, maar dat kostte veel tijd. En als er indërdaad iets fout was, was die tijd voor niets gebruikt. AFS gaat ervan uit dat elke organisatie alleen de eigen administratie voert. zijn nog niet over Met dien verstande dat de Helpdesk overbelast was/is De gebruikerscursussen werden gegeven lang voordat AFS echt uitgerold werd. Kennis was bij ingebruikname van AFS alweer weggezakt. We konden pas vlak voor 1 juli in AFS. Er was geen enkele testfase. We konden niet testen of alle modules wel werkten en/ of de data er goed in zaten. Daar was geen tijd voor. Dus op 1 juli zaten we in AFS en daar moest je het meedoen. We zitten nu alleen maar te corrigeren. De standaardrapporten zijn slecht, rommelig en niet overzichtelijk. Tot op dit moment hebben we geen goede rapporten om operationele data er snel uit te halen. 10
1.3.2 Hoe heeft u de begeleiding van het Centraal Implementatie Team van het programma AFS ervaren? -- terug naar de gesloten vragen vijf deskundige waren niet in staat om problemen tijdig op te lossen. hierdoor is bijvoorbeeld de module tijdschrijven niet goed uitgelegd. Onkunde over de inrichting en werking van het systeem; derhalve verkeerde adviezen en slechte trainingen Als eindgebruiker sata je niet in contact met het team Teveel problemen bij de organisatie laten. Te weinig meedenken. Te snel zeggen dat er weerstand is. Er was geen weerstand, maar boekhouders kunnen niet zonder meer een ERP systeem aan. Te vaak ook gezegd: dat hoeven jullie niet te weten en de informatie kwam dan ook niet. Zelfs als je iets niet hoeft te weten, kan het toch prettig zijn om het te weten. Het ergste is dat je geen testomgeving krijgt, alles mort theorie blijven, je moet een voor jou onbekend ERP systeem gaan vullen zuiver op basis van theoretische vragen en sjablonen. niet veel mee te maken gehad Zie opmerking bij vorige vraag. Goede handleiding voor het gebruik ontbreekt. NVT Ik had niet met ze te maken Niet aan de wensen van de eindgebruiker voldaan Als gebruiker weinig van gemerkt Implementatie bij de GGD Amsterdam is opgeschort, omdat er een aantal zaken nog niet geregeld zijn. Koppelingen debiteuren, Vecozo, inkoopsysteem etc. Verder valt op dat de performance van AFS uiterst traag is. Als eindgebruiker heb ik weinig te maken gehad met het centraal Implementatieteam. Wat ik wel gemerkt heb, is dat er verkeerde keuze zijn gemaakt bij de implementatie. te weinig inleven in de overgaande organisiatie. Teveel aan eigen ventrale beheer Vooral blijven dweilen en achter de feiten aan blijven lopen. Zie vorig antwoord. 13
1.3.3 Hoe heeft u de trainingen en de bijeenkomsten ervaren gedurende het implementatietraject van het AFS? -- terug naar de gesloten vragen Zie antwoord vorige vraag. Traningen projecten- en urenmodules waren onoverzichtelijk. Bepaalde werden redelijke overgebracht maar bij de uitvoering bleek dat het toch niet genoeg uitleg is gegeven Soms te langzaam, dan weer te snel. Te weinig over het organiseren van de informatie uit AFS. sommige onderdelen waren nog niet uitgetest Ik hoop dat er wat gedaan wordt met de opmerkingen van de evaluatie Zie voorgaande antwoorden. Een enkele bijeenkomst was rommelig De cursus stond ver af van de praktijk nu. De cursusomgeving was niet gelijk aan de praktijk. We konden veel dingen niet testen/oefenen Niet gebaseerd op het gebruik binnen onze dienst Tbv. de trainingen is er een aparte omgeving aangemaakt. (bedrijf 8) Echter gedurende al de trainingen bleek dat deze omgeving ook een aantal beperkingen heeft, waardoor sommige oefeningen niet konden worden gedaan. De trainingen sloten niet helemaal aan met de uiteindelijke inrichting van AFS bij Centrum. Alleen beschikking over schermprinten en niet een ingericht test AFS. Daardoor was het moeilijk in te schatten wat de gevolgen zijn van een bepaalde keuze in AFS. Geen testomgeving. Achterhaald en niet meer actueel cursus materiaal. Storingen in de cursus omgeving. Cursisten kregen vaak meer in AFS te zien als dat zij in de praktijk ooit zullen zien. De trainingen zijn erg theoretisch van aard. Er wordt weinig gebruikt gemaakt van een praktijkomgeving. Bij ingebruikname van het systeem blijkt dan dat de trainingen niet voldoende praktijkgericht zijn geweest. 15
1.3.9 Hoe tevreden bent u over u de ondersteuning van AFS beheer in het algemeen?
-- terug naar de gesloten vragen
Onderst wordt steeds prof AFS beheer doet zijn uiterste best om Afs zo goed mogelijk te maken. De rij met overzichten wordt nauwelijks opgeschoond. Zelf ben ik voorstander om het verwijderen van overzichten vrij te geven aan de gebruikers en niet afhankelijk te laten zijn van AFS-beheer. Ik vind het persoonlijk storend dat de wachtrij als maar langer wordt. Je moet het zelf doen. Geen probleem. Relaties komen redelijk snel. Wat meer begrip voor het werk van d'r boekhouders graag. Men doet zijn best, maar is meer gericht op Diensten dan op stadsdelen Werkafspraken binnen AFS worden in veel gevallen door DMC beinvloed. De motivatie en communicatie over DMC besluiten is voor verbetering vatbaar. Vragen worden te snel teruggekaatst. Houden ons prima op de hoogte van traagheid en verstoringen. Te algemeen. AFS-Beheer lost de standaardvragen direct op. Dit gaat naar tevredenheid. Echter wanneer de vragen specifieker worden gesteld, is het antwoord niet adequaat genoeg. Deze vragen worden daarom bij de stadsdelen uitgezet bij het GIT en zij pakken dit op. regelmatige mails met updates etc. Zie eerdere antwoorden. Gaat steeds beter. Wisselende ondersteuning. De ene keer beter dan de andere keer. Soms onnodige discussie door gebrek aan vakinhoudelijke kennis. wel bureaucratisch en star
24
1.3.12 Wat is uw meest positieve ervaring met het AFS?
-- terug naar de gesloten vragen
Die is er niet 2 en 3-wegmatch nog niet gehad uniform systeem gemeentebreed Vooralsnog geen. het afsluiten. Over het algemeen snelle afhandeling van meldingen. Met name nieuwe kostenplaatsen en koppelingen. Eigenlijk geen positieve ervaring. Als ik AFS mag vergelijken met een auto. Deze auto zou ik terugbrengen naar de dealer. Interactie met Excel Goed zicht op FIO De lay-out lijkt een beetje op ons vorig financieel systeem Fio route Export functie Toen de administratie werkelijk mis liep omdat er een faciliteit in het crediteurenboek miste, en toen na twee weken AFS-beheer dat ook gezien had en dat er geen foutmelding kwam, is dit opgepakt. Dat kostte wel veel tijd, het was ontwikkel werk, maar hét is opgelost. lijkt op ons oude systeem gemeentebreed hetzelfde financiele systeem Geen idee 27
Het gebruik van favorieten. moet nog komen Heb nu een overzicht van gefiatteerde facturen. Prima dat we nu op 1 systeem zitten. Over-all ben ik super-tevreden met AFS. Geen specifieke positieve dingen dus. Geen. Geen Uitrol Topdesk. De gebruikersvriendelijkheid van AFS Het automatisch verwerken van de inkoopfacturen. Niets Makkelijkere schermen kennisgemaakt met medewerkers andere diensten Dat je via Kofax minder hoeft uit tevoeren. Geen Het DVI project; afspraken, doorlooptijd en implementatie is moeilijk aan te geven Bijeenkomsten waaruit JD Edwards als meest geschikt voor Amsterdam naar voren kwam. 28
1.3.13 Wat is uw meest negatieve ervaring met het AFS?
-- terug naar de gesloten vragen
alles en dat weten jullie zelf ook dus ik begrijp niet waarom jullie deze vraag stellen Rapporten zijn niet vriendelijk in gebruik, lastg om de juiste rapportage te vinden Weinig bruikbare rapporten - bij het maken van een programma ga je eerst kijken wat de informatie behoefte is en dan daarop het pakket afstemmen uitrol binnen de organisatie De applicatie is te complex en arbeidsintensief voor diensten met een kleine, simpele administratie. geen raadpleegschermen. de rsi bevorderende klickhoeveelheden. onoverzichtelijke rapportage. de bureaucratische opzet van het beheer. het steeds weer opnieuw opzetten van diverse soorten rapportages. Slechte afhandeling van meldingen die te maken hebben met beleid. Degene die deze verzoeken behandelt heeft geen verstand van zaken en kost de gemeente heel veel geld. De dubbelingen in het adresboek. - Standaardrapportage uit AFS die foutieve informatie geeft. - Performance - Gebruikersonvriendelijke schermen 1.Bureaucratische processen wijziging stamgegevens 2. Meer tijd nodig voor controles, door ontbreken automatsiche checks 3. Veel tijd nodig om informatie uit systeem te halen 4. Traag Mag ik maar ééntje noemen !!!!!!!!! Boekingen op achtergrond waar de dienst geen invloed op heeft. Hierdoor wordt de grip op de eigen administratie bemoeilijkt. Eenvoudige handelingen zoals het koppelen van hoofd/subrekeningen, het aamaken van brijfseenheden lokaal laten doen en via afsbeheer. Suggesties om het project beter te doen slagen, zijn woedend van tafel geveegd. haalt het niet bij ons oude systeem 30
1.3.14 Heeft u nog andere opmerkingen en/of feedback, dan kunt u dit hieronder kort en bondig noteren. -- terug naar de gesloten vragen voldoende (reële) capaciteit vrij maken binnen de organisatie voor implementatie Alle vragen gaan over de implementatie, niet over de werking van AFS zelf. Implementatie ging best wel goed, AFS zelf is een slecht gekozen pakket. Als ik AFS mag vergelijken met een auto. Deze auto zou ik terugbrengen naar de dealer. Voor een kleine organisatie werkt AFS niet prettig. Teveel is door AFS beheer ingericht cq opgelegd zodat er nauwelijks flexibiliteit overblijft. AFS is te belangrijk om er alleen maar op te letten dat het project op tijd klaar is. Het moet goed gaan en in totaal verbetering brengen. Response tijden lopen zichtbaar op. In vergelijking met de "oude" programmatuur is dit een achteruitgang. Cap Gemini denkt dat zij voor de Gemeente Amsterdam kunnen volstaan met het omcatten van GFS naar AFS. Volstaat niet! Ik ben zeer nieuwsgierig of deze enorme operatie de gemeente veel goeds zal doen. We gaan het zien. ja die heb ik, bepaalde aanpassingen in AFS zouden uitstekende binnen de lokale organisatie gedaan kunnen worden, nu moet die gemeld worden en dan is het wachten.. Overige opmerking is dat het adresboek binnen AFS beter beheerst moet worden. Er gebeuren rare dingen.. Aanlevering van deb en cred gegevens gaat nog stroef en wordt bij het minste of geringste teruggestuurd met mededeling onvoldoende informatie In de terugmelding wordt heel summier informatie gegeven,zeker als de melding direct bij de klant terecht komen. Performance laat te wensen over Rapportages zijn in een aantal gevallen heel slecht.. en nog niet allemaal opgelost. Bij sommige uitgaande brieven, overzichten is dat niet klantvriendelijk zowel intern -als extern de organisatie. Collega's klagen erover dat zij in het verleden meer konden dan nu ivm beperking rollen. Het systeem werkte nog niet optimaal bij live gang. Betalingen lukten niet, nota's konden niet geprint en verstuurd worden, onduidelijkheid over de rollen, hashtotaal controle van betaalbatches lukt nog niet. Geen rekening houden met te weinig bezetting bij kleine organisaties om een dergelijk omvangrijk project te mannen Te vaak bevestigingen van voorgaande handelingen ingeven. 33
