BIJLAGE Bijlage nr. 1 Bestek VGC2014/DFB/AANKOOP/AB/42
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Aankoop Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel
Bestek VGC2014/DFB/AANKOOP/AB/42
Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor de levering en het onderhoud van een online bevragingssoftware voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie De opdracht is een opdracht voor aanneming van leveringen zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, art.3. De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. Uiterste indieningsdatum: op maandag 8 december 2014 in het administratiehuis van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel.
1
INHOUDSTAFEL DEEL 1 – ALGEMENE BEPALINGEN..............................................................................................3 A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N. O. P. Q. R. S. T. U. V. W.
AANBESTEDENDE OVERHEID ........................................................................................................................3 VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT..................................................................................................3 GUNNINGSWIJZE ..........................................................................................................................................3 DUUR VAN DE OVEREENKOMST...................................................................................................................3 INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE ....................................................................................................3 LEIDENDE DIENST – DIENSTEN LEIDEND AMBTENAAR./MEET EN WEETCEL ...............................................4 WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT.....................................................4 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ..........................................................................................................4 PRIJSBEPALING ...............................................................................................................................................5 PRIJSHERZIENING...........................................................................................................................................6 AANSPRAKELIJKHEID VAN DE LEVERANCIER ................................................................................................6 UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA ...........................................................................................................6 REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES ...........................................................................................................7 TAALGEBRUIK .................................................................................................................................................7 GUNNINGSCRITERIA......................................................................................................................................7 VARIANTEN ..........................................................................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. VERBINTENISTERMIJN....................................................................................................................................7 UITVOERING VAN DE LEVERINGEN ..............................................................................................................7 BORGTOCHT ..................................................................................................................................................8 BETALINGSMODALITEITEN ............................................................................................................................9 INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID ...................................................................................9 AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN..................................................................................10 GESCHILLEN. ................................................................................................................................................10
DEEL 2 – FUNCTIONELE EN TECHNISCHE BEPALINGEN ............................................................11 A. B. C. D.
BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT............................................................................................................11 GUNNINGSCRITERIA....................................................................................................................................12 FUNCTIONELE BEPALINGEN.......................................................................................................................13 TECHNISCHE BEPALINGEN ..........................................................................................................................19
DEEL 3 – OFFERTEFORMULIER ..................................................................................................24 A. B. C. D.
ADMINISTRATIEVE GEGEVENS ....................................................................................................................25 FINANCIËLE GEGEVENS ...............................................................................................................................26 BIJLAGEN ......................................................................................................................................................26 DOORHALINGEN, OVERSCHRIJVINGEN, AANVULLINGEN OF WIJZIGINGEN...........................................26
2
DEEL 1 – ALGEMENE BEPALINGEN
A. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt, de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar van de administratie. Voor bijkomende inlichtingen over de inhoud en de procedure van deze opdracht kunt u een e-mail sturen naar
[email protected]. De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Haar opdracht ligt in het ontwikkelen en ondersteunen van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden: cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Zo neemt de VGC bijvoorbeeld initiatieven en subsidieert en investeert ze:
in eigen onderwijsinstellingen, schoolgebouwen in gemeenschapscentra in speelpleinen, jeugd- en sportverenigingen, sociaal-culturele verenigingen, waaronder migrantenverenigingen, in bibliotheken en andere culturele initiatieven in voorzieningen voor welzijnswerk, jeugdzorg, opvang voor kinderen, ouderen, ... en gezondheidszorg.
B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van leveringen. De opdracht betreft de levering en het onderhoud van een online bevragingssoftware voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De opdracht omvat één enkel perceel.
C. GUNNINGSWIJZE De gunning van de opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST De opdracht begint op 1 januari 2015 en wordt afgesloten voor onbepaalde duur. De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken. De opdracht is door beide partijen jaarlijks opzegbaar per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van drie maanden.
E. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE De offertes worden bezorgd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting 3
Aankoop T.a.v. Ann Boulangier Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Uiterste indieningsdatum is maandag 8 december 2014. De offertes kunnen ingediend worden per drager tegen ontvangstbewijs, met de post of via e-mail. Offertes via e-mail worden verstuurd naar
[email protected]. Let op! Het offerteformulier dient ondertekend te zijn!
F. LEIDENDE DIENST – DIENSTEN LEIDEND AMBTENAAR./MEET EN WEETCEL De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.
G. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit bestek niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver: 1°. de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 2°. koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 3°. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4°. De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5°. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 6°. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden leveringen; 7°. het onderhavig bijzonder bestek VGC2014/DFB/AANKOOP/AB/42; 8°. De goedgekeurde offerte. Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. De onder 1° tot 4° vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website http://16procurement.be van de Federale Overheidsdienst Kanselarij.
H. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte bestaat uit een offerteformulier met bijlagen. Het offerteformulier wordt opgesteld in het Nederlands. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte. De inschrijver is verplicht het bij dit bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming 4
van de door hem aangewende documenten met het formulier. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. In de offerte worden de volgende inlichtingen vermeld: Administratieve gegevens -
de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;
-
het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft;
-
de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen;
-
de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent;
-
de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend;
-
het telefoon-, faxnummer en e-mailadres waarop deze persoon kan bereikt worden;
-
het btw-nummer;
-
het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen;
-
het registratienummer bij de RSZ;
Financiële gegevens De globale jaarlijkse prijs voor de levering en het onderhoud van een online bevragingssoftware voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie, (exclusief btw) en het bedrag van de btw; De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. Technische gegevens Gedetailleerde omschrijving hoe de applicatie zal functioneren in het applicatielandschap van de VGC. De inschrijver beroept zich hiervoor op de functionele en technische bepalinge in dit bestek. Deze gedetailleerde beschrijving stelt de opdrachtgever in staat de gunningscriteria te beoordelen. Documenten te voegen in bijlage: -
voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een (kopie van een) authentieke akte, die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden;
-
de jaarrekening van het laatste boekjaar. Op basis van de jaarrekening wordt de financiële & economische draagkracht/liquiditeit, rentabiliteit en solvabiliteit beoordeeld;
-
een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met de (minimaal 5) voornaamste klanten gedurende de afgelopen drie jaar met het totaal bedrag van de uitgevoerde prestaties per jaar;
-
uitgebreide documentatie over het privacy- en veiligheidsbeleid (eigenaarschap, beveiliging, gegevensopslag…) van de inschrijver
Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de inschrijver. I.
PRIJSBEPALING
Dit is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De inschrijver maakt een prijs op voor de levering en het onderhoud van een online bevragingssoftware voor één jaar. 5
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. J. PRIJSHERZIENING Om rekening te houden met de prijsschommelingen kan jaarlijks een prijsaanpassing aangevraagd worden. Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de dienstverlener; de prijzen van de materialen en grondstoffen; de belastingen In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien bewijsstukken bij de aanvraag om prijsherziening gevoegd zijn. De prijsherziening kan slechts toegepast worden indien de verhoging of verlaging van de prijs ten minste 3% bedraagt van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of van de laatste herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening). Voor de berekening van de prijsherziening hanteert de aanbestedende overheid de gezondheidsindex. Een prijsaanpassing kan jaarlijks, op datum ingang nieuwe contractjaar, worden toegepast indien de opdrachtnemer hierom verzoekt, en dit op basis van volgende prijsherzieningsformule: Nieuwe prijs = inschrijvingsprijs X nieuw cijfer van de gezondheidsindex oud cijfer van de gezondheidsindex K. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE LEVERANCIER De leverancier draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende leveringen voorkomen, inzonderheid in de studies, berekeningen, plannen en alle andere door hem voorgelegde stukken. L. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. 1°. Uitsluitingscriteria Door het indienen van een offerte verklaart de kandidaat of inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden, zoals bedoeld in de artikels 61 en 62 van het KB van 15 juli 2011 ‘Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren’. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Zij zal de betrokken inschrijver vragen binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te bezorgen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. Een kandidaat of inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. 2°. Selectiecriteria m.b.t de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De inschrijver voegt bij zijn offerte de jaarrekening van het laatste boekjaar. Op basis van de jaarrekening wordt de financiële & economische draagkracht/liquiditeit, rentabiliteit en solvabiliteit beoordeeld. Indien de kandidaat of inschrijver om redenen die hij moet verantwoorden, niet in staat is de gevraagd referenties voor te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht. 6
3°. Selectiecriteria m.b.t. de technische capaciteit van de inschrijver Zijn bekwaamheid toont de inschrijver aan door bij zijn offerte een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst te voegen met de (minimaal 5) voornaamste klanten gedurende de afgelopen drie jaar met het totaal bedrag van de uitgevoerde prestaties per jaar; M. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria.
N. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt het Nederlands in zijn officiële communicatie met het opdrachtgevend bestuur.
O. GUNNINGSCRITERIA Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak zullen de regelmatige offertes worden getoetst aan een reeks gunningscriteria. De gunningscriteria zullen gewogen worden om een eindklassement te bekomen. De gunningscriteria zijn de volgende: -
De globale jaarlijkse prijs voor de levering en het onderhoud ( 35 punten) De gebruiksvriendelijkheid, zoals blijkt uit de documentatie in de offerte en de ‘leercurve’ voor gebruik van de tool ( 10 punten) Algemene bepalingen, gegevensbewaring en privacy, zoals beschreven in onderdelen 2.1, 2.9 en 2.10 van dit bestek ( 5 punten) De mogelijkheden voor vragenlijstconstructie, zoals beschreven in onderdelen 2.2 tot 2.5 ( 30 punten) De mogelijkheden voor de verzending van vragenlijsten, de opvolging van de respons, zoals beschreven in onderdelen 2.6 en 2.7 van dit bestek ( 5 punten) De mogelijkheden voor rapportering, zoals beschreven in onderdeel 2.8 van dit bestek ( 5 punten) De technische waarde ( 10 punten)
De quotering voor de gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid.
P. VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes.
Q. UITVOERING VAN DE LEVERINGEN Termijnen De uiterste indieningsdatum is maandag 8 december 2014 De VGC zal de opdracht gunnen ten laatste op vrijdag 13 december 2014 De installatie van de applicatie moet ten laatste op 15 januari 2015 worden gerealiseerd. Van deze data kan onmogelijk afgeweken worden. 7
TIJDSVERLOOP AANBESTEDINGSPROCEDURE Omschrijving
Start
Indienen offertes (VGC)
Einde 8/12/2014
Keuze offerte (VGC)
8/12/2014
13/12/2014
Gunning
8/12/2014
13/12/2014
Installatie applicatie
13/12/2014
15/1/2015
Plaats De opdracht wordt uitgevoerd in de administratiehuizen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Het centrale administratiehuis is gelegen aan de Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel. Evaluatie Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De leverancier is verplicht om niet conform uitgevoerde leveringen te herbeginnen. Als de opdracht uitgevoerd is, zal een evaluatie gemaakt worden van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde opdracht. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde opdrachten zullen moeten herbegonnen worden.
R.
BORGTOCHT
De borgtocht is van toepassing op deze opdracht. De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. btw, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental. Overeenkomstig de wet- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1.
2.
3. 4.
wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr BE 58 6792 0040 9979) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1. 2.
hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 8
3. 4. 5.
hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën & Begroting Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. Zolang het bewijs van borgstelling niet is overgemaakt, kan geen enkele factuur betaald worden. S. BETALINGSMODALITEITEN De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van installatie van de applicatie, om de formaliteiten betreffende de keuring en/of de voorlopige oplevering te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. De betaling zal geschieden op basis van een regelmatige en juist opgestelde factuur, opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Financiële dienst Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Opdrachtnemers van vreemde nationaliteit dienen een factuur op te maken zonder de btw. Het verschuldigde btw-bedrag zal door de overheid zelf overgemaakt worden aan de Belgische btw administratie. De factuur vermeldt een detail van de geleverde tools en diensten. Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in EURO. T. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen. De informatie die de aanbestedende overheid in het kader van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. 9
De inschrijver voegt aan de offerte een beschrijving van zijn privacy- en veiligheidsbeleid toe. De indiening van de offerte geldt als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van de hierna opgesomde auteursrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht. Dit geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik worden aangemaakt: 1.
het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht;
2.
het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling;
3.
het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht;
4.
het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, ook door externe organisaties
en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het globale bedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. U. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden. V. GESCHILLEN. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.
10
DEEL 2 – FUNCTIONELE EN TECHNISCHE BEPALINGEN
A.
BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
De VGC bevraagt regelmatig personen, organisaties en de eigen personeelsleden. De Meet- en Weetcel wil die bevragingsnood in de administratie coördineren met een gebruiksvriendelijke online bevragingssoftware. De meet- en weetcel van de VGC begeleidt op vraag van de administratie onderzoek. De cel wil overzicht hebben over alle bevragingen door de VGC en elk onderzoek de ondersteuning geven die het nodig heeft: van materiële ondersteuning (bevragingssoftware, inhoudelijke en methodologische documentatie) over vorming (bevragingssoftware, vragenlijstconstructie) tot meer intense vormen van begeleiding. De aankoop van een gebruiksvriendelijke online bevragingssoftware zorgt ervoor dat • Alle online bevragingen door de VGC mogelijk zijn met slechts één tool; • Andere ondersteunende diensten (IT, Communicatie) ontlast worden van ontwikkelingswerk; • De Meet- en Weetcel op eenvoudige wijze overzicht krijgt en behoudt over de bevragingen door de VGC; • De VGC haar beleidsontwikkeling en -evaluatie op een meer structurele manier kan baseren op informatie over haar omgeving en haar belangrijkste partners; • De Meet- en Weetcel een bevragingsbewustzijn in de VGC kan ontwikkelen dat rekening houdt met de vraagtechnische, beleidsinhoudelijke en privacygevoelige aspecten. De VGC wil daarom een tool • die met beperkte vorming bruikbaar is voor VGC-medewerkers; • waarin rollen kunnen toebedeeld worden; • die voldoende flexibel en aanpasbaar is qua vraag-, antwoord- en rapporteringsmogelijkheden, en daardoor alle (online) bevragingsnoden van de VGC op vraagtechnisch/methodologisch vlak kan opvangen; • die aangepast is aan de VGC-omgeving (ICT, integratie website, VGC-vormgeving, koppeling email- en adresapplicaties etc.); • die robuust is, zodat de VGC bevragingen structureel kan organiseren. Alle leden van de administratie zullen na een vorming en onder begeleiding van de Meet- en Weetcel de bevragingssoftware kunnen gebruiken om vragenlijsten op te stellen en te verspreiden, en de resultaten ervan te analyseren.
11
B.
GUNNINGSCRITERIA
Voor de toewijzing zullen volgende gunningscriteria in acht genomen worden: -
De globale jaarlijkse prijs voor de levering en het onderhoud ( 35 punten) De gebruiksvriendelijkheid, zoals blijkt uit de documentatie in de offerte ( 10 punten) Algemene bepalingen, gegevensbewaring en privacy, zoals beschreven in onderdelen C.1, C.9 en C.10 van dit bestek ( 5 punten) De mogelijkheden voor vragenlijstconstructie, zoals beschreven in onderdelen C.2 tot C.5 ( 30 punten) De mogelijkheden voor de verzending van vragenlijsten, de opvolging van de respons, zoals beschreven in onderdelen C.6 en C.7 van dit bestek ( 5 punten) De mogelijkheden voor rapportering, zoals beschreven in onderdeel C.8 van dit bestek ( 5 punten) De technische waarde ( 10 punten)
Om deze gunningscriteria te kunnen beoordelen - geeft de inschrijver een schriftelijke toelichting over de functionele en technische waarde van het programma; - geeft de inschrijver de globale prijs voor de levering van de applicatie (eenmalige kost) en het onderhoud (jaarlijkse kost) weer; - geeft de inschrijver gedetailleerde prijzen weer voor de levering van de applicatie (eenmalige kost) en het onderhoud (jaarlijkse kost), indien de applicatie of het onderhoud samengesteld is uit diverse onderdelen, pakketten of modules; - beschrijft de inschrijver gedetailleerd welke service hij kan leveren, en eventuele voorwaarden; - voorziet de inschrijver uitgebreide documentatie over het privacy- en veiligheidsbeleid (eigenaarschap, beveiliging, gegevensopslag…) van de inschrijver.
12
C.
FUNCTIONELE BEPALINGEN
Onderstaande lijst is een opsomming van de gewenste mogelijkheden voor een online bevragingssoftware in de VGC. Deze lijst is niet-exhaustief. Bij de evaluatie en gunning zal met andere woorden ook rekening worden gehouden met andere mogelijkheden van de voorgestelde tool. De gewenste mogelijkheden worden kort beschreven. Het opdrachtgevend bestuur verwacht van elke kandidaat dat ze aantonen of en op welke manier de voorgestelde tool aan deze bepalingen voldoet. 1° Algemene bepalingen De mogelijkheid om demo’s te volgen om de mogelijkheden van de tool en de gebruiksvriendelijkheid beter te kunnen inschatten Minimum 30 vragenlijsten per jaar (naarmate de bevragingssoftware beter gekend is, zal het aantal bevragingen meer dan waarschijnlijk stijgen) Minimum 5000 ingevulde vragenlijsten per jaar (naarmate het aantal bevragingen stijgt, zal ook het aantal ingevulde vragenlijsten stijgen) Gebruikersrollen: de mogelijkheid om de mate van toegang te definiëren en te wijzigen, voor elke gebruikers of gebruikersrol, met betrekking tot o Beheer van de bevragingssoftware (administratie) o Toegang tot de tool, zonder de mogelijkheid om acties te ondernemen o Vragenlijstconstructie o Beheer en gebruik van bibliotheken in de tool (bibliotheekbeheer en –administratie, toegang tot de bibliotheken, nieuwe folders en items creëren, folders en items wijzigen, bewaren, toevoegen, verwijderen… o De verzending van vragenlijsten o Het invullen van vragenlijsten als respondent o Toegang tot de data o Data-analyse o Data-rapportering Meerdere gebruikers per gebruikersrol (‘multi-users’) De mogelijkheid van simultaan gebruik van de tool Grote mate van gebruiksvriendelijkheid, zowel voor de beheerders van de tool (VGC-personeelsleden) als voor de respondenten Toegankelijkheid voor personen met een functiebeperking o Toegankelijk met toetsenbord o Kleurcontrasten o De visuele aspecten van de vragenlijsten zijn aanpasbaar en toegankelijk voor screenreaders (‘schermlezers’) en andere hulpsoftware 24/7 ondersteuning o Ondersteuning voor de VGC: permanente ondersteuning door de opdrachtnemer via email en telefoon o Ondersteuningsmogelijkheden voor respondenten Mogelijkheid om een rechtstreekse mail met vragen, opmerkingen en dergelijke te versturen aan de vragenlijstontwikkelaar (aan het einde van de vragenlijst) Fout in de vragenlijst melden (op elk punt in de vragenlijst) o De mogelijkheid om vorming (op maat) te volgen over de mogelijkheden en toepassingen in de bevragingssoftware. Vorming en vormingsmateriaal die in het Nederlands ter beschikking wordt gesteld, is een pluspunt. Procesgerelateerd werken o Automatisatie van documentdistributie o Automatische alarmsignalen bij vooraf gedefinieerde gebeurtenissen vb bij ontvangst van bepaalde antwoordtypes, bij lancering van een bevraging, afsluiten van een bevraging… o Validatieproces, waarbij een aanvraag van de ene gebruiker naar de andere wordt doorgestuurd o … 2° Ontwerp van de vragenlijst
Bibliotheek met vragen o Bibliotheekbeheer: maken en herorganiseren van mappen, verplaatsen van items, toevoegen/ verwijderen van items … o Bewaren van vragen, vraagblokken en volledige vragenlijsten in een bibliotheek met vragen 13
o Toegang tot ‘expertvragen’ of standaardvragen, bewaard in een bibliotheek o Opladen en aanpassen van vragen in een bibliotheek Bibliotheek met antwoorden o Zelfde opties als in de bibliotheek met vragen, maar dan voor antwoordopties, schalen enz Bibliotheek met afbeeldingen/ audio-fragmenten / video-fragmenten o Zelfde opties als in de bibliotheek met vragen, maar dan voor afbeeldingen, audio-fragmenten, video-fragmenten enz Bibliotheek met sjablonen o Zelfde opties als in de bibliotheek met vragen, maar dan voor sjablonen Balk die de vooruitgang in de survey weergeeft (in % afgewerkt, aantal beantwoordde en nog te beantwoorden antwoorden…) Lay-out en website integratie o Aanpasbare lay-out van vragenlijsten: sjablonen, kleuren, lettertype, grootte, uitlijning, tabel layout, titels, ondertitels, kopteksten, voetteksten, opmerkingen, knoppen, pop-up-berichten, afbeeldingen, achtergrondkleur… Als geavanceerde aanpassingen of integratie alleen mogelijk is onder bepaalde voorwaarden, specificeer dan deze voorwaarden. Bv kennis van CSS, Java Script, HTML – of een ander soort stijl blad of opmaak van talen o Vlotte integratie van de bevragingen in websites opgebouwd met Drupal. Zie onder meer www.vgc.be , www.onderwijsinbrussel.be , www.brusselbazaar.be en www.cultuurcentrumbrussel.be o Vragenlijsten geschikt maken voor mobiele apparaten o Vragenlijsten geschikt maken voor elke vorm van browser o Vragenlijsten geschikt maken voor apparaten met een touch screen o Vragenlijsten kunnen worden gepresenteerd op i-frames of op externe websites Meertalige vragenlijsten o Identieke vragenlijsten in verschillende talen; gegevens worden opgeslagen op een uniforme manier o Meertalige mailings, waarschuwingen, herinneringen … Gesplitste vragenlijsten o Verzamelen van de resultaten van de vragenlijsten van verschillende respondenten over hetzelfde onderwerp (bijvoorbeeld ouder – kind vragenlijsten) o Parallelle vragenlijsten die worden gebruikt voor het testen en vergelijken van vragen, woordgebruik, volgorde van antwoordopties … Bewerken en exporteren van de online-vragenlijst naar een printbare versie (PDF, Word …) voor papieren vragenlijsten
3° Ontwerp van de vragen
Enkelvoudige en meervoudige keuze antwoorden Vragen voor vergelijking: respondenten vragen om het item van hun voorkeur te kiezen Keuzevragen met afbeeldingen: gebruik maken van afbeeldingen als antwoordopties (bv droevige en gelukkige smiley’s in vragenlijsten voor kinderen) Rangschikken van antwoorden o Antwoordopties van eerste, tweede en derde rang verslepen en in een ordening plaatsen o Rangschikken van antwoordopties in een tabel volgens een numerieke volgorde (met een beperking van één enkel antwoord per kolom in alle rijen) Toevoegen van instructies, definities enz. overal in een vragenlijst Toevoegen of verwijderen van punten op een schaal Toevoegen van open tekstvelden Toevoegen van zogenaamde niet-betekenisvolle antwoordopties, zoals (maar niet beperkt tot) ‘weet niet’, ‘onbeslist’ ‘is niet van toepassing’ en ‘geen mening’ Piping: integratie van een antwoord van de respondent in de daaropvolgende vragen Vraaglogica, vragenlijstvertakking o Toevoegen of filteren (verbergen) van vragen afhankelijk van één of meerdere antwoorden o Toevoegen of filteren (verbergen) van vragen afhankelijk van vooraf gekende kenmerken van respondenten (bijvoorbeeld: werknemers van verschillende afdelingen krijgen verschillende enquêtevragen) o Invoeren van pagina-einden en definiëren van de onderdelen van de vragenlijst o ‘Randomisatie’ van vragen en antwoordopties 14
Antwoordlabels: differentiëren tussen de antwoordopties en de te rapporteren waarden, zowel tijdens de opbouw van de vragenlijst als tijdens de rapportering over het onderzoek vb: man/ vrouw als antwoordopties zal worden gerapporteerd als numerieke variabele 1/2) Vragen met verschillende antwoordtypes groeperen in één vragengroep Vb: vragen met verschillende unieke antwoordtypes bij elkaar plaatsen om zo het verband tussen deze vragen aan te tonen Aanpassen van knoppen De mogelijkheid bieden voor het aanpassen van vraagtypes en antwoordopties Een vragenlijst bewerken na verzending aan de respondenten o Wanneer er fouten of vergissingen worden opgemerkt na het versturen van de vragenlijst, kan de vragenlijst snel worden aangepast, met of zonder kennisgeving hiervan aan de respondenten Vb: er is geen (mail met) nieuwe link naar de vragenlijst vereist De mogelijkheid om de positie van een antwoordoptie ten opzichte van de vraag en/ of de antwoordschaal te wijzigen Het integreren van afbeeldingen, audio-fragmenten en video-fragmenten in vragenlijsten o Inclusief de mogelijkheid om de positie van de afbeelding, audio – of videofragment ten opzichte van de vraag en/ of de antwoordopties te wijzigen Lay-out van antwoorden: antwoorden in horizontale, verticale of diagonale positie kunnen plaatsen Herschikken van vragen tijdens het maken van een vragenlijst Zoeken en vervangen van woorden of zinnen in een vragenlijst Snelle invoer: kopiëren van tekst (vragen, antwoordopties enz vanuit Word, Excel, enz) Antwoorden in tabelvorm Bijlagen: respondenten moeten in staat zijn om bijlagen te kunnen opladen Aanpassen van tabellen o rijen of kolommen toevoegen aan bestaande tabellen o Onmogelijk maken om bepaalde tabelcellen in te vullen (zie voorbeeld vraag 1) Als dit enkel mogelijk is onder bepaalde voorwaarden, omschrijf dan deze voorwaarden vb: kennis van programmeren o Groeperen van verschillende tabelvraagtypes in één tabel
4° Antwoordbeperkingen en validering van de input
Een antwoord beperken tot enkel getallen of tekst De lengte van een tekstveld beperken Het toepassingsgebied van een numeriek antwoord beperken (bijvoorbeeld tussen -21 en 50) Antwoorden afbakenen tot zelf definieerbare formaten (vb: telefoonnummers, e-mail adressen, datums, valuta’s, percentages …) Automatische continue som / som van numerieke toewijzingen Vb: wanneer er wordt gevraagd om 100 punten te verdelen over een aantal mogelijke antwoorden, krijgt de respondent onmiddellijk de volledige som van de ingevulde velden te zien Vb: vragen over tijdsbudgetten en tijdsbesteding Het resultaat van een automatische (continue) som of een andere soort van berekening gebruiken als een antwoordbeperking in follow-up-vragen Vb: na het verzamelen van informatie over familieleden en het bepalen van de gezinsgrootte via een automatische continue som, moet het antwoord op een follow-up aan minima en maxima voldoen die worden berekend op basis van die som Antwoorden verplicht of geprefereerd maken o Geprefereerd antwoord: er wordt een waarschuwing weergegeven als het antwoord leeg wordt gelaten, maar de respondent wordt wel toegelaten om de vragenlijst te vervolledigen o Rechtvaardiging van niet-betekenisvolle antwoorden: respondenten de mogelijkheid geven om een antwoord of ‘ontbrekend’ antwoord te rechtvaardigen Vb: als een respondent geen passend betekenisvol antwoord vindt op een vraag (onvolledige ‘drop down’ lijst, ontbrekende items op een frequentieschaal …), moet hij of zij die antwoordkeuze (geen antwoord, weet niet, geen mening, …) kunnen rechtvaardigen o Verplicht antwoord: er verschijnt een waarschuwing wanneer het antwoord wordt leeg gelaten, tot de vraag is beantwoord o Voorwaardelijk vereist antwoord: een antwoord wordt verplicht gemaakt afhankelijk van voorgaande gegeven antwoorden Aanpasbare waarschuwingsboodschappen wanneer vereiste antwoorden niet worden gegeven Automatische voltooiing van open tekst antwoorden Offline compatibiliteit, zowel voor de makers van de vragenlijst als voor respondenten 15
Vb: het maken of invullen van een vragenlijst op de trein 5° Gebruiksvriendelijkheid van de vragenlijst
Terugkeren, bewaren en wijzigen van antwoorden in onafgewerkte vragenlijsten o De mogelijkheid om navigatie naar eerdere pagina’s toe te staan of te weigeren o De mogelijkheid om het bewerken van antwoorden toe te staan of te weigeren o De mogelijkheid om tot het bewaren en sluiten van een vragenlijst voor latere voltooiing toe te staan of te weigeren Automatische en continue vraagnummering Automatische en continue paginanummering Dynamische vraagnummering: zorgen voor een accurate vraagnummering voor respondenten bij het gebruik van vraagfilters enz
6° Lanceren van vragenlijsten en contact nemen met respondenten
Testvragenlijsten: voorbeelden van vragenlijsten naar testrespondenten verzenden Login of wachtwoord om de toegang van respondenten tot de vragenlijst te beperken of om sommige antwoordvelden in te vullen met reeds gekende informatie Contact manager o De mogelijkheid om aanpasbare lijsten of contacten te maken en up te daten in de vragenlijsttool o Toevoegen van contactvelden in de lijst met contacten o Het synchroniseren van contacten uit een externe databron met de contact manager o Manueel contacten toevoegen aan de lijst met contacten o Contactgegevens in de lijst met contacten updaten op basis van antwoorden op vragenlijsten Het vooraf invullen van vragenlijsten o Automatisch invullen van antwoordvelden met gekende informatie Vb: controleren en automatisch bijwerken van contactgegevens o Automatisch filteren of toevoegen van vragen gebaseerd op gekende gegevens over respondenten Verzenden van vragenlijsten o Vragenlijsten verzenden naar een externe adressenlijst o Vragenlijsten verzenden naar een selectie van Outlook contacten o Vragenlijsten verzenden naar een selectie van contacten uit een andere email toepassing o Vragenlijsten rechtstreeks verzenden vanuit een extern adressenboek of databank (via welke software?) o Vragenlijsten verspreiden via sociale media o Unieke vragenlijsten: aanmaken van unieke URL’s voor elke respondent om te verzekeren dat respondenten de vragenlijst maar één keer invullen o Aanpassen van URL’s: gebruik maken van een eigen domeinnaam in links naar vragenlijsten, waarbij de domeinnaam van de online-tool onzichtbaar is voor de gebruiker o Beperken van toegang tot de vragenlijst tot bepaalde respondenten, door het gebruik van paswoorden of logins. Paswoorden kunnen uniek zijn per respondent of organisatie of kunnen algemeen zijn voor de populatie van de vragenlijst Beperkingen in tijd o De tijd om een vraag te beantwoorden kunnen beperken o De tijd om een vragenlijst te doorlopen kunnen beperken
7° Periode tussen het lanceren van de vragenlijst en rapportering
Opvolging van de respons / distributierapporten o Opvolging van de respons / distributierapporten o Aanpasbare verwittigingen aan respondenten die nog niet hebben geantwoord op vooraf vastgelegde data o Het afsluiten van de bevraging op een vooraf vastgelegd tijdstip Automatische bevestigingmails o Een mail naar respondenten verzenden met de bevestiging dat de vragenlijst werd voltooid o De persoonlijke antwoorden of resultaten van de vragenlijst als een bijlage aan deze mail kunnen toevoegen (vb: in PDF)
16
8° Rapportering
Eenvoudige statistieken (frequenties, gemiddelde, mediaan, modus, standaardafwijking …) Complexe statistische rapporteringen (correlaties, regressieanalyses, factoranalyses, clusteranalyses, anova …) is een pluspunt Trendanalyses: vergelijken van individuele of geaggregeerde data over een tijdsperiode Kruistabellen voor twee of meer variabelen uit de vragenlijst Pivot tabellen Toevoegen van geavanceerde filters/ voorwaarden in rapporten Vb: een filter die gebruik maakt van een combinatie van variabelen Vb: een filter die gebruikt maakt van specifieke antwoordopties Analyse van open tekstvelden Exporteren van open tekstvelden (naar Word of gesofisticeerde analysesoftware voor analyses van open tekstvelden ...) Waarden uitsluiten van de berekeningen Vb: de mogelijkheid om niet-betekenisvolle antwoorden te verwijderen uit berekeningen voor rapporteringen Samenvoegen van data uit verschillende vragenlijsten Samenvoegen van rapporten: antwoorden samenvoegen van identieke vragen maar met een verschillende indeling van schaalpunten Vb: Schaal van vraag 1 = 0 tot 10 Schaal van vraag 2 = 0; 1 ; 2 tot 5; 6 tot 10 Schaal in samengevoegd rapport = 0; 1; 2 tot 5; 6 tot 10 Rapporteren over samengevoegde data uit vragenlijsten: geaggregeerde Rapporten maken Rapportlinken verzenden die steeds up-to-date zijn met de recentste versies Bewaren, bewerken en verwijderen van rapporten Rapporten exporteren naar Word, Excel, Powerpoint, PDF, SPSS, CSV… De structuur van exporteerbare datarapporten is aanpasbaar o Volgorde van de variabelen in de geëxporteerde dataset o Naam van de variabelen in de geëxporteerde dataset Alle opgeladen bijlagen in één keer en op een gestructureerde downloaden wijze Module voor data cleaning: nazicht en bewerken of verwijderen van invalide data Voorwaarden: o Alleen bepaalde gebruikers zijn toegelaten tot deze cleaning o Oorspronkelijke gegeven kunnen worden gerecupereerd Toevoegen van variabelen aan een dataset, ongeacht de status van deze dataset (tijdens of na het uitvoeren van een bevraging) Vb: een variabele toevoegen die de wijze van bevraging weergeeft (online, pen en papier, …) Invoegen van surveygegevens uit verschillende wijzen van bevraging Vb: antwoorden van identieke vragenlijsten op pen en papier toevoegen aan de dataset van online antwoorden Data exporteren naar Excel, SPSS, Access, CSV, … E-mail waarschuwingen naar bepaalde gebruikers in geval van op voorhand gedefinieerde acties of problemen Vb: e-mail waarschuwing als een vooraf bepaald aantal antwoorden al dan niet is bereikt Vb: e-mail waarschuwing wanneer het ontwerp van een vragenlijst is afgerond, wanneer een vragenlijst wordt gelanceerd of gestopt, … Een gemakkelijk te genereren (aanpasbaar) overzicht van surveys o Naam van de vragenlijst o Gerelateerde gebruikers en hun rol o Start van het project (datum) o Einde van het project (datum) o Status van de vragenlijst (in opbouw, in de veldwerkfase, afgesloten, …) o Metadata o Respons o Aantal vragen o ... 17
9° Gegevensbewaring
Privacy: de mogelijkheid om automatisch toegang te beperken tot de dataset of tot bepaalde variabelen in de dataset Vb: contactinformatie, financiële data, rekeningnummers … zijn alleen toegankelijk voor bepaalde gebruikers of gebruikersrollen, voor bepaalde logins of paswoorden De resultaten van een survey in multipele data sets bewaren Vb: survey resultaten van specifieke vragen worden in een andere dataset bewaard dan algemene vragen die worden gebruikt in meerdere vragenlijsten
10° Privacy De aanbieder van de bevragingssoftware moet ten allen tijde voldoen aan de Belgische wetgeving over privacy. De inschrijver voorziet uitgebreide documentatie over het privacy- en veiligheidsbeleid van de bevragingssoftware. Volgende items komen daarin zeker, maar niet uitsluitend, aan bod: Eigenaarschap van gegevens: de VGC is ten allen tijde eigenaar van de verzamelde gegevens tijdens het verzamelen van de gegevens, na het verzamelen van de gegevens en wanneer het contract tussen de VGC en de aanbieder van de bevragingssoftware eindigt; Toegang tot de data: alleen de VGC heeft toegang tot de verzamelde data. Andere partners hebben geen toegang tot deze data tenzij de VGC hen hiervoor expliciet de toestemming geeft; Beveiliging van de data; Gegevensopslag: locatie van de servers
18
D. TECHNISCHE BEPALINGEN 1.
Software as a service (SaaS)
De voorkeur gaat expliciet uit naar een toepassing gebaseerd op webtechnologie en meer bepaald gebruik makend van het SaaS concept (Software as a Service). Hieronder begrijpen we een via Internet toegankelijke extern gehoste toepassing die op geen wijze impact heeft op de infrastructurele uitrusting van de VGC. Naast de technische voorkeur voor deze architectuur, hechten wij eveneens belang aan de financiële opbouw van dit concept waarbij er gefactureerd wordt voor het gebruik van de service (inclusief hosting), en dit ongeacht het aantal gebruikers. Indien de leverancier bovenop het technisch aanleveren van dit concept eveneens deze financiële modus kan aanbieden, dan dient hij de modaliteiten hiervan te vermelden in zijn offerte. Dit sluit geenszins uit dat ook bij een SaaS concept de betalingen afhankelijk kunnen gemaakt worden van het aantal onderliggende databanken en/of het verbruikte volume aan gegevens. Indien de leverancier het SaaS concept aanbiedt, maar tevens voorziet dat extra diensten nodig zouden zijn die buiten de SaaS principes vallen, dient expliciet vermeld te worden welke deze zijn en wat hiervoor de regie- of eenheidsprijs is. 2.
Technische richtlijnen
Noot vooraf: In de volgende rubrieken wordt voor bepaalde zaken gevraagd in de offerte toe te lichten hoe de leverancier hieraan technisch tegemoet kan komen. Het is hierbij niet de bedoeling het volledig technisch takenpakket in kaart te brengen, maar aan te geven welke diensten hij hierin kan verzekeren en aan te tonen dat hij daartoe voldoende voorzieningen en garanties kan bieden. 2.1. Hosting De offerte dient duidelijk te bepalen waar en door wie de eventuele hosting van de webtoepassing zal gebeuren evenals de afgesproken SLA overeenkomsten. Vermelding van maximale downtime en overeenkomsten dienen uitgebreid voorgelegd te worden, evenals alle afspraken in verband met upgrades en technische interventies aan zowel de toepassing als aan de onderliggende databases. De software, zowel front-office als back-office, is ten allen tijde beschikbaar voor elke gebruiker die over een internetaansluiting beschikt. Er dient geen enkele bijkomende software op de gebruikers-PC geplaatst te worden. 2.2. Gebruik De webtoepassingen dienen gebruikt te kunnen worden door alle momenteel courant in de markt liggende browsers en hun normale evolutie in de toekomst kunnen blijven ondersteunen. De offerte moet de oplijsting hiervan voorzien en hun normale evolutie in de toekomst kunnen blijven ondersteunen. 2.3. Security en back-up garanties De nodige garanties worden geboden en de systemen gedocumenteerd betreffende de gebruikte technieken en methodes om de veiligheid en de continuïteit van de gegevens te vrijwaren. (mirroring technieken, ontdubbelde databases, enz….). De frequentie evenals de gebruikte back-up technieken worden gedocumenteerd bij de offerte. De noodzakelijke tijd die nodig zou zijn om gegevens van een back-up opnieuw te installeren dient eveneens vermeld te worden. 2.4. Transactiebeveiliging De nodige programmatuur is voorzien om volgende transactionele evenementen technisch correct op te vangen : 19
-
Concurrentiële toegangen tot dezelfde datagegevens ; Transactionele beveiliging van het geheel van een operatie (Alle acties worden uitgevoerd of alle worden verworpen) 2.5. Anysurfer label
De aangeboden webtoepassing beantwoordt aan het Anysurfer label. Indien dit label niet behaald werd, dan dienen de basisvereisten voorgeschreven door het Anysurfer label zo nauwkeurig mogelijk nageleefd te worden. 2.6. Handleidingen Bij de oplevering voorziet de leverancier de nodige handleidingen specifiek aangepast aan het in dit document voorziene werk. 3.
Diensten 3.1. Implementatie
De offerte dient een duidelijk en volledig overzicht te vermelden met aangeboden diensten tijdens de implementatie, die buiten het SaaS-, aankoop- of onderhoudscontract vallen zoals analyse, opstellen van documentatie, projectleiding, opleiding, maatwerk, testen,... 3.2. Onderhoudscontract 3.2.1. Onderhoudscontract bij het gebruik van het SaaS-model Bij het gebruik van een SaaS model gaan we er van uit dat alle werkzaamheden en kosten die nodig zijn om het volledige systeem operationeel te houden, in de prijs zijn vervat. Dit omhelst dus ook alle onderhoud: preventief of correctief, innovatief of evolutief. Dit handelt ook over alle onderdelen die nodig zijn voor het operationeel systeem: zowel de software zelf als alle infrastructuur, systeemsoftware, middleware of databanken die nodig zijn om de toepassing correct te ondersteunen in het datacenter. Alle operationele taken die nodig zijn om de kwaliteit van de vooropgestelde dienstverlening te verzekeren maken dus ook deel uit van het SaaS-contract. Voor het onderhoud van de door de leverancier aangeboden hardware kan er optioneel een extra kost worden voorgesteld binnen het SaaS contract (indien van toepassing). 3.2.2. Onderhoudscontract bij het niet gebruik van het Saas-model Het onderhoudscontract dient duidelijk te omschrijven welke diensten hieronder vervat zijn. Dit omhelst dus ook alle onderhoud: preventief of correctief, innovatief of evolutief. Dit handelt zowel over alle onderdelen die nodig zijn voor het operationeel systeem: zowel de software zelf alsook alle infrastructuur, systeemsoftware, middleware of databanken die nodig zijn om de toepassing correct te ondersteunen in het datacenter. Alle operationele taken die nodig zijn om de kwaliteit van de vooropgestelde dienstverlening te verzekeren maken dus ook deel uit van het onderhoudscontract. Uiteraard vallen de lokale voorzieningen van de VGC of opgenomen diensten hier niet onder, zijnde: ICT infrastructuur, de lokale netwerken bij de VGC of de internetverbinding van de VGC, de hardware. Een update moet vooraf meegedeeld en ingepland worden in overleg met de VGC. Bij elke upgrade hoort documentatie omtrent gewijzigde of nieuwe functionaliteiten. Elke interventie van de leverancier die de beschikbaarheid van de toepassing kan beïnvloeden, wordt in overleg met de VGC gepland met uitzondering van correctieve acties op de infrastructuur. Correctieve acties op de software dienen ook vooraf gepland, net zoals wijzigingen in de configuratie of parametrering van het pakket. 3.3. Service level agreement (SLA) 20
De offerte vermeldt duidelijk alle relevante tijden inzake SLA, inclusief de bereikbaarheid van de helpdesk. Indien er verschillende voorstellen mogelijk zijn, dan dient men dat aan te geven, met opgave van de verschillende prijzen daaraan verbonden. De leverancier wordt gevraagd volgende vragen te beantwoorden: - Hoe werkt de helpdesk en hoe ziet de workflow er uit voor o De afhandeling van incidenten; o De afhandeling van een effectief probleem; o De afhandelingen van een aanvraag tot wijziging; o De afhandeling van een vraag over werking van de software? - Hoe verloopt het afsluiten van een call? - Is rapportering van incidenten/vragen voorzien en zo ja, volgens welke periodiciteit? - Hoe bereikbaar is de helpdesk (wanneer en hoe, binnen en buiten kantooruren)? - Is er een software ter ondersteuning voor het melden van incidenten/vragen? - Welk incidenttypes onderscheidt men? - Wat is de reactietijd ? (max. tijd die verloopt vanaf ontstaan incident totdat het probleem wordt behandeld door de helpdesk) - Wat is de escalatietijd (max. tijd die verloopt vanaf ontstaan incident totdat het probleem wordt geëscaleerd aan én aangevat door deskundige bij aanbieder)? - Hoe is disaster recovery gegarandeerd? - Wat is de back up-policy? - Wat is de verwachte limietbelasting en de flexibiliteit waarmee men kan omgaan met schommeling in de bezetting en mogelijke piekbelastingen? De organisatie van de support dient duidelijk omschreven te worden. - Is er een eerste- en tweede lijnsupport ? - Zo ja, door wie en welke organisatie of bedrijf worden deze verzekerd ? De eerstelijnsupport is minimaal bereikbaar van maandag tot vrijdag tijdens de kantooruren. 3.4. Service Desk De leverancier voorziet in een service desk die als Single Point of Contact functioneert voor alle in de SLA opgenomen incidenten 4.
Software
De toepassing zal gebruikt worden in een internet/extranet omgeving voor zowel Back Office als Front Office en is dus uitsluitend een webapplicatie (browsertoepassing). De leverancier dient aan te geven welke modules of onderdelen hiervan afwijken en dus niet in een browser kunnen worden gebruikt. Indien er onderdelen van de software specifiek voor mobiele toestellen zijn voorzien, dan wordt dit tevens vermeld, zowel als het gaat over een echte native app die op een smartphone kan worden geïnstalleerd of over een mobiele webtoepassing, een webtoepassing die specifiek voor de smartphone is ontwikkeld maar gewoon via de browser van de smartphone wordt aangeroepen. 4.1. Mailserver De toepassing voorziet mailingfunctionaliteiten en de offerte dient duidelijk te vermelden welke faciliteiten er zijn voorzien voor mailing en het uitsturen van berichten. Welke voorzieningen worden genomen voor het vermijden van blacklisting ? Indien de procedures van sommige hulpfuncties (bijvoorbeeld bij het inloggen, de authentificatie, het opsturen van een nieuw paswoord, enz.) het gebruik van mails voorziet, dan dient de werkwijze hiervan eveneens gedetailleerd omschreven te worden. 4.2. Redundantie en performantie 21
De offerte dient duidelijk te maken welke voorzieningen er zijn om de performantie en de beschikbaarheid van de toepassing te verzekeren en welke de minimale uptime is die wordt gegarandeerd, in overeenstemming met het vermelde kader van functionaliteiten en volumes. 4.3. Client infrastructuur backoffice Men mag uitgaan van een gestandaardiseerd client platform met hetzelfde operating systeem. Er wordt gevraagd één specificatiesheet te geven waaraan de client PC’s voor de back office moeten voldoen. Wat is de benodigde bandbreedte (up/down) per gebruiker? Indien er specifieke configuratie op de PC of in de browser voor de goede werking van de toepassing nodig is, dan dient dit expliciet te worden vermeld welke deze zijn Indien er toch andere componenten, tools of software (ook add-ons, active-x,…) op de client noodzakelijk zijn, dan dienen deze eveneens expliciet in de offerte vermeld te worden. 4.4. Client infrastructuur frontoffice Indien er minimale requirements zijn voor de gebruikers die via het internet het systeem gebruiken, dan dient dit weergegeven te worden. Indien er specifieke configuratie op de PC of in de browser voor de goede werking van de toepassing nodig is, dan dient expliciet te worden vermeld welke deze zijn. Indien er toch andere componenten, tools of software (ook add-ons, active-x,…) op de client zouden noodzakelijk blijken, dan vermeldt men deze eveneens expliciet in de offerte. 4.5. Piekbelastingen en volumes Zie functionele bepalingen 5.
De databank
De offerte dient duidelijk te vermelden welke databanktechnieken ondersteund worden en welke databank zal worden gebruikt voor deze opdracht. Is deze databank gemeenschappelijk met andere klanten of dedicated? Zijn er één of meerdere onderliggende databanken? 6.
Beveiliging 6.1. Authentificatie en autorisatie
Elk back office gebruik van de software wordt voorafgegaan door een authentificatie en autorisatieprocedure voor de gebruiker. Voorkeur wordt gegeven aan het gebruik van de Single Sign-on technologie. De software bevat rollen-mechanismen die de toegang controleren waardoor het gebruik van elke softwarefunctie uitsluitend voorbehouden blijft aan de bevoegde personen. De leverancier voorziet bij de voorlopige oplevering de nodige documentatie die het beheer van de toegangsrechten en autorisaties beschrijft. Deze documentatie beschrijft ten minste : - Het authentificatieproces van de gebruiker ; - Het autorisatieproces van de gebruiker ; - Het afbakenen van het gegevensbereik op basis van een autorisatieprofiel en het type gegeven – o.a. toegang tot gegevens van een andere entiteit ; - Afbakenen van de procesafhandeling in functie van een autorisatieprofiel – o.a. mogelijkheid hebben tot het uitvoeren van functies of bewerkingen 6.2. Algemeen 22
De offerte geeft aan welke voorzieningen er zijn voor het verhinderen van gegevensdiefstal, intrusie, denial of service attacks,… 7.
Bedrijfszekerheid
De software garandeert dat elke transactie in zijn geheel wordt uitgevoerd of, ingeval van een fout, in het geheel niet wordt uitgevoerd. In het tweede geval krijgt de gebruiker een gepaste foutmelding op het scherm. Dit betekent ook dat verrichtingen die zijn gekoppeld, ook samen worden doorgevoerd of in het geheel niet. De software werkt met andere woorden transactioneel. Niet of niet correct afgesloten transacties of programma’s mogen geen aanleiding geven tot het blokkeren of het beschadigen van bestanden of databanken. Rekening houdend met de omgevingscriteria zoals gesteld in de luiken piekbelasting en volumes, dient de software continu beschikbaar te zijn. De antwoordtijden moeten aanvaardbaar zijn, rekening houdend met de frequentie waarmee de specifieke verrichting wordt uitgevoerd en rekening houdend met de complexiteit van de opvraging van de gegevens die er mee gepaard gaan. Rekening houdend met de omgevingscriteria zoals gesteld in de luiken piekbelasting en volumes, dient de software continu beschikbaar te zijn. De antwoordtijden moeten aanvaardbaar zijn, rekening houdend met de frequentie waarmee de specifieke verrichting wordt uitgevoerd en rekening houdend met de complexiteit van de opvraging van de gegevens die er mee gepaard gaan. 8.
Real-time verwerking
Alle verwerkingen gebeuren in real-time, zonder tussenkomst van gespecialiseerd informaticapersoneel of derden. Elke verwerking die hier niet aan voldoet, dient te worden vermeld. Indien er in de software een scheduler is voorzien, dient er een overzicht gegeven te worden van de taken die automatisch uitgevoerd kunnen of moeten worden. De scheduler mag dan ook de interactieve verwerkingen aan het scherm niet blokkeren 9.
Documentatie
Er wordt verwacht dat de offerte aangeeft wat er bij implementatie aan standaarddocumentatie mag worden verwacht, met een representatief document of template per onderdeel. 10. Databeheer op lange termijn De leverancier wordt gevraagd aan te geven hoe om te gaan met databeheer op lange termijn. Is er mogelijkheid tot archivering? Met archiveren wordt bedoeld het overdragen van samenhangende gegevens (bvb. alle evenementgerelateerde gegevens) op basis van een datum naar een archiefdatabank of apart medium, waarna die gegevens van de actuele databank worden geschrapt tijdens dezelfde archiefbeweging. Indien er geen archiveringsprocedure bestaat in deze zin, dan dient in de offerte te worden beschreven hoe gegevens kunnen worden uitgezuiverd. 11. Disaster – recovery De leverancier moet een geschreven procedure kunnen afleveren waarin de mogelijke disaster–recovery verrichtingen zijn beschreven. De offerte moet vermelden welke back-up en restore faciliteiten er mogelijk zijn: - Totale disaster recovery: vertrekkende van een basisinfrastructuuromgeving de software terug up and running krijgen met hergebruik van de meest recente correcte gegevens en met een minimaal verlies van gegevens (aangeven wat dit maximale verlies kan zijn). 23
- Andere backup-restore mogelijkheden Het gaat hier inzonderheid om de gegevensbestanden en de programma’s. Ze maakt het mogelijk om het systeem te herstellen in de staat waarin het zich bevond bij de laatste back-up. De herstelling kan nodig zijn na een werkingsfout of een verkeerde manipulatie. De software moet voorzien in een back-up en restore procedure van - De software zelf. De laatste versie van de software moet op een gescheiden medium zijn aangebracht, zowel wat clientsoftware als server-software betreft. - De data. Naast de actuele beveiligingsmogelijkheden qua infrastructuur voor het verzekeren van een correcte en stabiele dataopslag dient er een procedure voorzien te zijn, waarbij minimaal dagelijks back-up (optioneel online of offline) kan worden genomen via een automatische procedure en de restore procedure eveneens is geautomatiseerd en gedocumenteerd. Ook indien de procedure gebruik maakt van standaardfunctionaliteit die momenteel aanwezig is in databasesystemen, dan nog dient de procedure in zijn totaliteit te zijn geautomatiseerd of minimaal gedocumenteerd. 12. Interactie en interfacing De leverancier bepaalt in zijn offerte op welke wijze de communicatie met andere binnen de organisatie aanwezige software systemen kan gerealiseerd worden. Hij dient te vermelden hoe zijn standaard gegevensuitwisseling met andere software-toepassingen voorzien is en op welke wijze deze kan aangepast worden aan de specifieke behoeften van de VGC. Indien deze aanpassingen geen deel uitmaken van de prijsopgave dan dienen de technische specificaties evenals de tarificaties hiervan in de offerte vermeld te worden. De leverancier vermeldt in de offerte welke technologie gebruikt kan worden om deze communicaties tot stand te brengen en dit voor zowel inkomende als uitgaande gegevens, voor zover de toepassing dit zou vereisen. - Type bestanden, aanmaakmethode, frequentie van aanmaak … - Gebruik van webservices Eventueel specifiek eigen aan de VGC bestanden op maat te maken communicaties moeten kunnen gegenereerd worden. De leverancier vermeldt duidelijk op welke wijze deze uitwisseling kan gebeuren en op welke wijze de inhoud van deze bestanden kunnen vastgelegd worden. 13. Overige bepalingen - Welke technieken worden gebruikt en/of ondersteund om gegevens op te laden vanuit andere toepassingen, zoals bij voorbeeld de organisatiedatabank VIKS (SQL-server)? Restfull services ? - Welke technieken worden gebruikt en/of ondersteund om gegevens op te laden of terug te zenden van of naar een bestaande data-warehouse toepassing ? - Welke technieken worden gebruikt en/of ondersteund om interactie mogelijk te maken met bestaande DRUPAL websites ? Hoe kunnen vragenlijsten opgeroepen worden vanuit Drupal Websites ? Indien deze aanpassingen geen deel uitmaken van de basisofferte, maar wel in regie kunnen toegevoegd worden, dan dienen de mogelijkheden en de tarificaties hiervan in de offerte vermeld te worden. DEEL 3 – OFFERTEFORMULIER VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Betreft: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor de levering en het onderhoud van een online bevragingssoftware voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie 24
A.
ADMINISTRATIEVE GEGEVENS
De ondergetekende: (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats: (volledig adres) ofwel 1 De vennootschap: (firmanaam of benaming) Juridische vorm: Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: (volledig adres) Rekeningnummer: Op naam van: Vertegenwoordigd door: ondergetekende(n) Hoedanigheid: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mailadres: Ondernemingsnummer.: Registratienummer bij de RSZ: verbindt of verbinden zich tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek, van de in dit bestek beschreven opdracht met betrekking tot een online bevragingssoftware.
1
Doorhalen wat niet van toepassing is 25
B. -
FINANCIËLE GEGEVENS de prijs voor de levering en het onderhoud van een online bevragingssoftware voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie, (exclusief btw) in cijfers: ………………………………………………………………………………………………………………. in letters: ……………………………………………………………………………………………………………… Het bedrag van de btw: ……………………………………………………………………………………..
De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma.
C.
BIJLAGEN
Worden als bijlage bij de offerte gevoegd: -
voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een (kopie van een) authentieke akte, die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden;
-
de jaarrekening van het laatste boekjaar. Op basis van de jaarrekening wordt de financiële & economische draagkracht/liquiditeit, rentabiliteit en solvabiliteit beoordeeld;
-
een lijst met de (minimaal 5) voornaamste klanten gedurende de afgelopen drie jaar met het totaal bedrag van de uitgevoerde prestaties per jaar;
-
uitgebreide documentatie over het privacy- en veiligheidsbeleid (eigenaarschap, beveiliging, gegevensopslag…) van de inschrijver.
D. DOORHALINGEN, OVERSCHRIJVINGEN, AANVULLINGEN OF WIJZIGINGEN Zowel in de offerte als in de bijlagen moeten doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen door de inschrijver of zijn gemachtigde ONDERTEKEND worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof gebruikt wordt.
Naam: Handtekening:
Datum:
Naam: Handtekening:
Datum:
Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het bestek en het uitschrijven van een overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor de levering en het onderhoud van een online bevragingssoftware nr. 20142015-0062 van 20-112014
De collegeleden,
Bianca DEBAETS
Pascal SMET
Guy VANHENGEL 26
