DE NIEUWE WEBSITE VAN DE GEMEENTERAAD VAN PURMEREND RAAD.PURMEREND.NL
De nieuwe website van de gemeenteraad van Purmerend: raad.purmerend.nl
In opdracht van: De griffie Uitgevoerd door: Afdeling Bedrijfsvoering Henk-Jaap Batelaan, Team Beleidsonderzoek en Informatiemanagement (B&I) Mei 2015 2
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
3
Samenvatting
4
1.
Inleiding
5
2.
Raads- en commissieleden
6
Bijlage 1: open antwoorden van raads- en commissieleden
11
3
Samenvatting
Voor u ligt een verslag van een enquête onder gemeenteraadsleden (verder: raads- en commissieleden) over de nieuwe website van de gemeenteraad: raad.purmerend.nl. Deze website bestaat naast de algemene website van de gemeente Purmerend. raad.purmerend.nl bestaat uit een openbaar en een afgesloten deel. Het afgesloten gedeelte ondersteunt de werkprocessen tussen raads- en commissieleden, griffie en ambtenaren, bijvoorbeeld bij het behandelen van vragen, moties of amendementen. Het is de vraag of de raads- en commissieleden tevreden zijn over deze nieuwe website: De raads- en commissieleden zijn tevreden tot zeer tevreden over raad.purmerend.nl. Zij geven een 7,6 als algemeen waarderingscijfer voor de website. Een ruime meerderheid gebruikt zeker 13 submenu s ( tegels ) met enige regelmaat. Het afgesloten gedeelte ( dashboard ) van de website wordt door twee derde deel van de raads- en commissieleden ten minste maandelijks gebruikt. De meerderheid heeft (bijna) geen problemen met het gebruik van de website. Een minderheid ervaart soms wel knelpunten. Daar tegenover staat dat de ondersteuning van de griffie bij het gebruik van de website een hoge waardering krijgt: een 8,2 als rapportcijfer.
4
1.
Inleiding
1.1
Aanleiding van de enquête
Sinds mei 2014 beschikt de raad over een eigen website. Aan de gemeenteraad is een evaluatie toegezegd die antwoord geeft op de vraag of raads- en commissieleden tevreden zijn met de website.
1.2
Doel- en vraagstelling enquête
Doelstelling Inzicht in het gebruik van en de tevredenheid over de nieuwe website van de raad en inzicht in de gewenste verbeteringen van deze website. Vraagstelling In hoeverre zijn raads- en commissieleden tevreden over de nieuwe website? Aan welke verbeteringen hebben zij behoefte?
1.3
Methode en respons
Een digitale enquête onder 54 raads- en commissieleden. De enquête is per e-mail verstuurd op 21 april en afgesloten op 15 mei. De respons op de enquête bestond uit 34 van de 54 raads- en commissieleden (63%). De 34 raads- en commissieleden vormen een goede afspiegeling van de gehele gemeenteraad.
5
2.
Raads- en commissieleden
Uit de eerste enquêtevraag blijkt dat de meerderheid van de raads- en commissieleden (65%) de eigen raadswebsite direct opent via raad.purmerend.nl. Waarschijnlijk pakt de browser de juiste Url al na enkele toetsaanslagen. Een derde deel vindt de site via een ingestelde favoriet. Een minderheid navigeert naar de raad via de algemene website van de gemeente Purmerend. Tabel 2.1: Hoe komt u op de website van de gemeenteraad? aantal
aandeel
via raad.purmerend.nl
22
65%
ingesteld als favoriet
12
35%
via www.purmerend.nl
5
15%
via Google
1
3%
anders, namelijk
1
3%
41
n=34
totaal
De website raad.purmerend.nl is opgebouwd uit een groot aantal tegels . Er is een openingspagina met 11 tegels. Onder de vaak gebruikte tegels van de openingspagina, Actueel en Agenda, bevinden zich nog eens 11 tegels die (mogelijk) vaak worden gebruikt. Uit tabel 2.2. blijkt een top acht van regelmatig gebruikte tegels: 30 van de 34 respondenten gebruiken deze acht tegels soms of vaak: Raadskalender Agenda Vergaderingen Actueel Uitzendingen Termijnagenda Technische vragen Schriftelijke raadsvragen De volgende vijf tegels worden door ten minste 24 respondenten soms of vaak gebruikt: Login Amendementen Moties Instrumenten Archief De overige 9 tegels worden minder vaak gebruikt, maar geen van de tegels blijkt volledig te worden genegeerd.
6
In tabel 2.2. is het gebruik gesorteerd op het aantal respondenten dat zegt de betreffende tegel vaak te gebruiken, in aflopende volgorde: Tabel 2.2: Kunt u aangeven welke tegels u gebruikt? vaak
soms
(bijna) nooit
weet niet
totaal
1 Raadskalender
32
2
0
0
34
2 Agenda
28
4
2
0
34
3 Vergaderingen
25
5
4
0
34
4 Actueel
21
9
4
0
34
5 Uitzendingen
19
14
1
0
34
6 Termijnagenda
18
14
2
0
34
7 Technische vragen
17
15
2
0
34
8 Schriftelijke raadsvragen
12
19
3
0
34
9
15
10
0
34
10 Amendementen
7
17
10
0
34
11 Moties
7
17
10
0
34
12 Instrumenten
6
20
8
0
34
13 Archief
5
21
8
0
34
14 Communiceren
4
7
22
1
34
15 Informatie
3
17
14
0
34
16 Initiatiefvoorstellen
2
14
18
0
34
17 Organisatie
1
14
19
0
34
18 Activiteiten
1
6
26
1
34
19 Externe links
1
6
27
0
34
20 Interpellaties
1
8
25
0
34
21 Vragenuur
1
12
21
0
34
22 Invloed
0
13
20
1
34
9 Login
Naast deze openbare pagina s op de website is er ook een afgesloten gedeelte, het zogenoemde dashboard. In dit gedeelte kunnen raads- en commissieleden bijvoorbeeld zien of hun technische vraag in behandeling is en wanneer zij het antwoord van het college mogen verwachten. Dit onderdeel wordt een kwart van de respondenten wekelijks gebruikt en door 40% maandelijks, zie tabel 2.3: Tabel 2.3: Hoe vaak gebruikt u het dashboard, met de login rechtsboven? (denk aan: technische vragen, schriftelijke vragen, vragenuurtje etc.) aantal
aandeel
8
23%
14
41%
1 keer per kwartaal
7
21%
(bijna) nooit
5
15%
34
100%
wekelijks maandelijks
totaal
7
De herkenbaarheid van de website van de raad wordt door twee derde deel van de respondenten als voldoende beoordeeld. Een kwart heeft hierover geen opvatting: Tabel 2.4: Vindt u de verwijzing naar raad.purmerend.nl op de algemene website van de gemeente(www.purmerend.nl) voldoende herkenbaar? aantal
aandeel
23
67%
nee, onvoldoende herkenbaar
2
6%
anders, namelijk
1
3%
weet niet
8
23%
34
100
ja, voldoende herkenbaar
totaal
Raad.purmerend.nl wordt door de helft van de respondenten vaak gebruikt vanwege de archieffunctie van de website, zo blijkt uit tabel 2.5. Voor een vijfde deel is deze functie nauwelijks van belang. Tabel 2.5: Hoe vaak gebruikt u raad.purmerend.nl voor het opzoeken van (oudere) documenten? aantal
aandeel
vaak
17
50%
soms
10
29%
7
21%
34
100%
(bijna) nooit totaal
Het opzoeken van oudere documenten blijkt echter ook te gebeuren door de welbekende zoekmachine in te schakelen. De helft van de 34 respondenten gebruikt Google (ook) om oudere documenten op te sporen: Tabel 2.6 Hoe zoekt u documenten van de gemeenteraad op internet? aantal
aandeel
ik gebruik de zoekfunctie van raad.purmerend.nl
21
62%
ik gebruik Google
17
50%
ik gebruik de zoekfunctie van www.purmerend.nl
12
35%
anders, namelijk
2
6%
niet van toepassing: ik zoek bijna nooit oude documenten
2
6%
ik gebruik een andere zoekmachine op internet
0
0%
weet niet
0
0%
100
n = 34
totaal
Een derde deel van de respondenten koppelt de raadsagenda aan hun Google-agenda: Tabel 2.7: Maakt u gebruik van de mogelijkheid om de Raadsagenda te koppelen aan uw Google-agenda? aantal aandeel ja
12
35%
nee
21
62%
1
3%
34
100%
weet niet totaal
8
De meeste raads- en commissieleden (62%) hebben (bijna) nooit problemen met het gebruik van raad.purmerend.nl. Daarnaast is er een derde deel dat soms problemen heeft en zijn er twee respondenten die vaak problemen hebben (zie tabel 2.8). Acht van de 13 mensen die soms of vaak problemen hebben met de werking van de website, hebben gebruik gemaakt van de mogelijkheid om hiervan voorbeelden te noemen (zie bijlage). Hun opmerkingen gaan bijvoorbeeld over de knop technische en/of schriftelijke vragen en over de terugvindbaarheid van documenten. Tabel 2.8: Heeft u wel eens problemen met het de werking van raad.purmerend.nl aantal
aandeel
vaak
2
6%
soms
11
32%
(bijna) nooit
21
62%
totaal
34
100%
De raads- en commissieleden zijn tevreden tot zeer te tevreden met de website, zo blijkt uit tabel 2.9. Het algehele oordeel over de website is een 7,6. Er worden nauwelijks onvoldoendes gegeven. De griffie krijgt met een 8,2 een pluim. Ook in de open antwoorden (zie bijlage) wordt de griffie gecomplimenteerd. De 3 onvoldoendes (twee keer een 5, één keer een 4) voor het bekijken van de filmbeelden van raadsvergaderingen laten mogelijk zien dat deze functie soms haperingen vertoont. De 31 mensen die een voldoende geven, geven allemaal minimaal een 7 voor dit onderdeel. Hierdoor komt de gemiddelde waardering voor de uitzendingen toch op een mooi rapportcijfer uit: een 7,9. Tabel 2.9: Welk rapportcijfer geeft u voor diverse aspecten van raad.purmerend.nl? gemiddeld
onvoldoendes
aandeel rapportcijfer 7 of hoger
aantal respondenten
het gebruik van het dashboard (login)
7,5
0
88%
n=34
het bekijken van filmbeelden van vergaderingen (tijdens of achteraf)
7,9
3
91%
n=34
gebruiksvriendelijkheid van de website
7,4
2
94%
n=34
agendafunctie van de website
8,2
0
94%
n=34
archieffunctie van de website
7,3
1
74%
n=34
overzichtelijkheid van de website
7,7
1
94%
n=34
volledigheid van de website
7,8
0
91%
n=34
algemeen oordeel over de website
7,6
1
94%
n=33
oordeel over de griffie bij ondersteuning gebruik van de website
8,2
0
100%
n=30
aspect
Verbetertips Op de open vraag of de website beter kan, is door 10 mensen gereageerd. Eén opmerking betreft bijvoorbeeld de wijze waarop de voortgang van de beantwoording van vragen wordt gepresenteerd en een andere opmerking gaat over de opmaak van teksten voor moties en amendementen. 9
Op de open vraag of de griffie de ondersteuning kan verbeteren hebben bijna alle raads- en commissieleden een opmerking geplaatst. De overgrote meerderheid hiervan betreft een compliment, of een mededeling dat ze geen verbetering kunnen bedenken. De enkele verbetertip is een herhaling van de opmerking over de vragen van raads- en commissieleden. Alle opmerkingen zijn terug te vinden in de bijlage.
10
Bijlage 1: open antwoorden van raads- en commissieleden
Hieronder de antwoorden van raads- en commissieleden op de open vragen uit de enquête. Elk bolletje representeert één respondent. Wat voor soort problemen heeft u met de werking van raad.purmerend.nl? In eerste instantie lukte het me totaal niet om technische of schriftelijke vragen in te dienen (dit lijkt nu verholpen te zijn, hoewel ik een slag om de arm houd of dat in alle gevallen zo is). De site is soms enorm traag (bijv. bij het toevoegen van een nieuwe vraag bij bovenstaande). Downloads van moties en amendementen krijgen allemaal dezelfde naam, dit werkt onhandig. Het komt soms voor dat ´oude´ vergaderingen in de kalender bovenaan in de lijst blijven staan. Het zenden van mail aan raadsleden (voor bewoners) heeft een nogal rommelige user interface. Dat de agenda niet goed synchroniseert. Ik kan soms niet inloggen. Ben zelf ook mijn wachtwoord weleens vergeten, stom! Inrichting documenten; andere problemen heb ik niet meer paraat, ik geef die telkens door aan de griffie en vergeet ze dan. Kan moeilijk documenten terugvinden en het terugzien van vergaderingen gaat lastig want de op seconde nauwkeurige verdeling van de spreektijden is verdwenen. Kan niet snel zaken vinden. Niet gebruikersvriendelijk. Soms niet bereikbaar. Soms verandert de volgorde van de rubrieken ingediende en beantwoorde technische vragen. Dat stoort.
Ziet u mogelijke verbeteringen aan raad.purmerend.nl? Als je moties en amendementen maakt via de website ziet de opmaak er vaak niet uit, wat niet ten goede komt aan de leesbaarheid. Tekst loopt in één keer door, opsommingstekens staan er niet in. Dat soort dingen. Apart symbool voor ingezonden brieven van bewoners. Die bespreek ik direct als ik ze bedenk met de griffie en vergeet ze dan. Hartelijk dank voor deze gelegenheid! De zoekfunctie vind ik niet heel duidelijk. Bij het zoeken naar oude(re) documenten ging ik eerst naar purmerend.nl. Later zag ik ook de zoekfunctie op raad.purmerend.nl: die gaf meer resultaten. Het indienen van technische of schriftelijke vragen gaat niet bij al mijn fractiecollega's even soepel, zelf ervaar ik geen problemen. Wel zou het prettig zijn om te weten wat er gebeurt na het indienen. De vragen staan dan nog niet op raad.purmerend.nl, maar moeten nog door de griffie worden doorgezet. Die tussenfase is niet zo transparant. Daarom stuur ik ook altijd een e-mail naar de griffie als ik vragen heb ingediend. Over het algemeen ben ik echter heel tevreden met raad.purmerend.nl! Het terugzoeken van oude documenten is niet zo gebruiksvriendelijk. Tenminste ik kan de stukken vaak niet terugvinden. Nieuws uit college overzichtelijker plaatsen. Toevoegen tegel bericht van de griffie . Uitzendingen makkelijk bereikbaar maken. Technische vragen formulier is wat bewerkelijk.
11
Wat kan de griffie doen om de ondersteuning bij het gebruik van raad.purmerend.nl te verbeteren? De verwijzingen te verbeteren. Een overzicht van de agenda tweede halfjaar 2015. Verder zijn er geen aanmerkingen! Eigen tegel met info griffie/uitnodigingen. Gezien cijfer geen verbetering. Herstellen van de sprekers tijdindeling en het terugvinden van documenten vereenvoudigen. inzicht bieden in de status van beantwoording van ingediende technische of schriftelijke vragen. Voortgang kunt zien. Niet anders. Ze zijn goed bereikbaar voor vragen. Niet veel, want ze doen moeiteloos al heel veel. Ondersteunt al prima. Te weinig aanleiding gehad om hier een juist oordeel over te kunnen geven Volgens mij doet de griffie genoeg! Staan altijd voor mij klaar met raad en daad. Super! Volgens mij gaat het prima zo!! Wat mij betreft zouden ze wel via mail of via de site de belangrijke punten zoals bv ingezonden vragen en brieven nog explicieter onder de aandacht worden gebracht. Wil je dan een 11?
12
