De Nieuwe Gemeenteboekhouding: Een empirische vergelijking in de tijd

FACULTEIT ECONOMIE EN BEDRIJFSKUNDE ACADEMIEJAAR 2001-2002

De Nieuwe Gemeenteboekhouding: Een empirische vergelijking in de tijd

Scriptie voorgedragen tot het bekomen van de graad van licentiaat in de toegepaste economische wetenschappen Door Thomas COEN Onder leiding van Prof. Dr. J. CHRISTIAENS

FACULTEIT ECONOMIE EN BEDRIJFSKUNDE ACADEMIEJAAR 2001-2002

De Nieuwe Gemeenteboekhouding: Een empirische vergelijking in de tijd

Scriptie voorgedragen tot het bekomen van de graad van licentiaat in de toegepaste economische wetenschappen Door Thomas COEN Onder leiding van Prof. Dr. J. CHRISTIAENS

“Ondergetekende COEN Thomas bevestigt hierbij dat onderhavige scriptie enkel mag worden geraadpleegd en gefotokopieerd mits schriftelijke toestemming van de auteur. Bij het citeren moet steeds de titel en de auteur van de scriptie worden vermeld.”

Woord Vooraf Langs deze weg wil ik alle personen die mij gesteund hebben bij het voltooien van dit eindwerk bedanken.

Prof. Dr. Johan Christiaens, die bereid was de taak van promotor op zich te nemen. Voor de actieve begeleiding, die hij me heeft gegeven en mij met waardevolle adviezen bijstond bij het realiseren van deze eindverhandeling. Ook zijn assistent Christophe Vanhee die nog extra advies kon verlenen omtrent de praktische aanpak van het gevoerde onderzoek.

Alle gemeenteontvangers die bereid waren om de lange vragenlijst in te vullen tijdens de drukke ‘2002’periode en in het bijzonder de drie personen met wie ik een persoonlijk gesprek kon voeren. Ook maak ik van deze gelegenheid gebruik om volgende twee personen die mij geholpen hebben te danken: Chris voor het verbeteren van taal- en schrijffouten en Peter voor zijn ervaringsgerichte tips bij het opstellen van deze scriptie. Tine, voor haar grote steun en begrip tijdens deze periode. Tot slot en niet in het minst dank ik mijn ouders, die een voortdurende steun betekenden tijdens mijn studies en bij het realiseren van deze eindverhandeling.

Ook hartelijk dank aan allen, die ik hierbij niet zou vernoemd hebben.

Thomas Coen Mei 2002

Woord vooraf

I

Inhoudsopgave Woord Vooraf ................................................................................................I Inhoudsopgave ............................................................................................II Gebruikte afkortingen ............................................................................... VII Lijst van tabellen, figuren en kaarten ...................................................... VIII INLEIDING ...................................................................................................1 DEEL I EMPIRISCH ONDERZOEK ...........................................................3 Hoofdstuk 1 Het onderzoeksobjectief ......................................................... 4 1.1 Onderzoeksvragen.....................................................................................................4 1.2 Andere studies ............................................................................................................5 1.3 Specifieke onderzoekshypothesen .......................................................................6 1.4 Begrippen en variabelen........................................................................ 7 1.4.1 De 'compliance index’ ...........................................................................................7 1.4.2 Ervaren gemeenten...............................................................................................8

Hoofdstuk 2 Methodologie van de gegevensverzameling.......................... 9 2.1 Onderzoeksmethode .................................................................................................9 2.2 Populatie en steekproef......................................................................................... 11 2.3 Verzameling van de gegevens............................................................................. 11 2.3.1 Constructie van de vragenlijst .......................................................................... 12 2.3.2 Ontbrekende gegevens ..................................................................................... 13

Hoofdstuk 3 Meten en statistische analyse van de gegevens.................. 14 3.1 Meten van de 'compliance index'........................................................................ 14 3.2 Statistische analysetechnieken........................................................................... 21

DEEL II ONDERZOEKSRESULTATEN ..................................................23 Hoofdstuk 4 Algemene bevindingen ......................................................... 24

Inhoudsopgave

II

4.1 Responsgraad van de vragenlijst ....................................................................... 24 4.2 Algemene resultaten............................................................................................... 27 4.2.1 ‘Compliance index’ ............................................................................................. 27 4.2.1.1 Algemeen ......................................................................................................27 4.2.1.2 Deelcomponenten ‘compliance index’..........................................................31

4.2.2 Andere vaststellingen......................................................................................... 31 4.3 Besluit......................................................................................................................... 32

Hoofdstuk 5 Longitudinale analyse van de resultaten ............................. 33 5.1 Tijdigheid ................................................................................................................... 33 5.1.1 Boekhoudkundige of administratieve bedrijfservaring ................................. 35 5.1.2 Extern consultant................................................................................................ 36 5.1.3 Training ................................................................................................................ 38 5.1.4 Software ............................................................................................................... 38 5.1.5 Grootte van de gemeente ................................................................................. 39 5.1.6 Samenvatting ...................................................................................................... 40 5.2 Volledigheid .............................................................................................................. 40 5.2.1 Voorraden............................................................................................................ 40 5.2.2 Dubieuze debiteuren.......................................................................................... 41 5.2.3 Voorzieningen voor risico’s en kosten: pensioenvoorzieningen................. 41 5.2.4 BTW en aanvullende belastingen.................................................................... 42 5.2.5 Lonen voor het onderwijzend personeel......................................................... 43 5.3 Cut-off......................................................................................................................... 43 5.3.1 Overlopende rekeningen en wachtrekeningen.............................................. 43 5.4 Classificatie en compensatie ............................................................................... 45 5.4.1 Tekentesten......................................................................................................... 45 5.4.2 Compensatie ....................................................................................................... 47 5.4.3 Misclassificatie van de patronale bijdragen.................................................... 48 5.5 Mechanische nauwkeurigheid ............................................................................. 48 5.5.1 Begripsomschrijving ........................................................................................... 48 5.5.2 Resultaten............................................................................................................ 48 5.6 Toelichting................................................................................................................. 52 5.6.1 Algemene bespreking ........................................................................................ 52 5.6.2 Waarderingsregels ............................................................................................. 52 5.6.3 Mutatietabel vaste activa ................................................................................... 55

Inhoudsopgave

III

5.6.4 Wijzigingen beginkapitaal.................................................................................. 56 5.6.5 Aflossingstabellen leningen.............................................................................. 56 5.6.6 Detail van de beleggingen................................................................................. 57 5.6.7 Details overlopende rekeningen....................................................................... 58 5.6.8 Details activa elementen ................................................................................... 58 5.6.9 Details passiva elementen................................................................................ 59 5.6.10 Details van de resultatenrekening ................................................................. 59 5.6.11 Winst/Verlies bij de verkoop van vaste activa ............................................. 60 5.6.12 Voorstelling van de balans van vorig jaar..................................................... 60 5.6.13 Proef- en saldibalans ....................................................................................... 61 5.6.14 Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen........................... 61 5.7 Formalistische vereisten ....................................................................................... 62 5.7.1 Staat 173X en staat kadastraal inkomen........................................................ 62 5.7.2 Model T en te innen vorderingen ..................................................................... 63 5.7.3 Modellen 15 ......................................................................................................... 63 5.7.4 Synthesetabel begrotingsrekening .................................................................. 64 5.7.5 Andere.................................................................................................................. 65 5.8 Adequaatheid en leesbaarheid ............................................................................ 65 5.9 Besluit......................................................................................................................... 65

DEEL III VERKLARINGEN EN INTERPRATIES VAN DE RESULTATEN ..............................................68 Hoofdstuk 6 Statistische verklaringen ‘compliance index’ ...................... 71 6.1 Software..................................................................................................................... 71 6.1.1 Begripsomschrijving ........................................................................................... 71 6.1.2 Soorten softwarepakketten ............................................................................... 71 6.1.2.1 Overzicht van het aantal softwarepakketten (tabel 6.1)...............................71 6.1.2.2 Overzicht van het gebruik van softwarepakketten (tabel 6.2)......................71

6.1.3 Opdeling softwarepakketten per provincie ..................................................... 72 6.1.4 ‘Compliance index’ versus softwarepakket .................................................... 74 6.1.5 Deelcomponenten 'compliance index' versus softwarepakketten.............. 74 6.2 Consultant................................................................................................................. 75

Inhoudsopgave

IV

6.2.1 Begripsomschrijving ........................................................................................... 75 6.2.2 Soorten consultant.............................................................................................. 75 6.2.3 Opdeling consultant per provincie ................................................................... 76 6.2.4 ‘Compliance index’ versus consultant ............................................................. 77 6.2.5 Deelcomponenten 'compliance index' versus consultant............................. 77 6.3 Boekhoudkundige bedrijfservaring.................................................................... 78 6.3.1 Begripsomschrijving ........................................................................................... 78 6.3.2 Soorten boekhoudkundige bedrijfservaring.................................................... 78 6.3.3 Opdeling boekhoudervaring per provincie...................................................... 79 6.3.4 ‘Compliance index’ versus boekhoudkundige bedrijfservaring ................... 79 6.3.5 Deelcomponenten 'compliance index' versus boekhoudkundige bedrijfservaring ................................................................................................... 80 6.4 Voortgezette training.............................................................................................. 80 6.4.1 Begripsomschrijving ........................................................................................... 80 6.4.2 Opdeling training per provincie ........................................................................ 81 6.4.3 ‘Compliance index’ versus training .................................................................. 81 6.4.4 Deelcomponenten 'compliance index' versus training.................................. 82 6.5 Besluit......................................................................................................................... 83

Hoofdstuk 7 Detailanalyse verklarende factoren ...................................... 84 7.1 Software..................................................................................................................... 84 7.1.1 Softwarepakket versus index 1995.................................................................. 84 7.1.1.1 Softwarepakket versus 'compliance index' 1995..........................................84 7.1.1.2 Softwarepakket versus deelcomponenten 'compliance index' 1995 ...........84

7.1.2 Softwarepakket versus index 1997 en index 1999 ....................................... 85 7.1.3 Gebruiksgrootte van het softwarepakket........................................................ 86 7.1.4 Top 10 versus softwarepakket......................................................................... 86 7.1.5 Algemeen besluit betreffende software als verklarende variabele............. 87 7.2 Consultant................................................................................................................. 88 7.2.1 Consultant versus index 1995 .......................................................................... 88 7.2.1.1 Consultant versus 'compliance index' 1995 .................................................88 7.2.1.2 Consultant versus deelcomponenten 'compliance index' 1995 ...................89

7.2.2 Consultant versus index 1997 .......................................................................... 92 7.2.2.1 Consultant versus 'compliance index' 1995 .................................................92 7.2.2.2 Consultant versus deelcomponenten 'compliance index' 1997 ...................92

Inhoudsopgave

V

7.2.3 Consultant versus index 1999 .......................................................................... 94 7.2.3.1 Consultant versus 'compliance index' 1999 .................................................94 7.2.3.2 Consultant versus deelcomponenten 'compliance index' 1999 ...................94

7.2.4 Top 10 versus consultant.................................................................................. 96 7.2.5 Algemeen besluit betreffende consultant als verklarende variabele .......... 96

Hoofdstuk 8 Andere verklarende variabelen............................................. 97 8.1 Aantal pagina’s......................................................................................................... 97 8.1.1 Begripsomschrijving ........................................................................................... 97 8.1.2 Analyse ‘aantal pagina’s’................................................................................... 98 8.2 Grootte van de gemeente ...................................................................................... 99 8.2.1 Begripsomschrijving ........................................................................................... 99 8.2.2 Analyse ‘grootte van de gemeente’ ................................................................. 99 8.3 De gemeentelijke versus de gewestelijke ontvanger ..................................100 8.3.1 Begripsomschrijving .........................................................................................100 8.3.2 Analyse ‘ontvanger’ ..........................................................................................101 8.4 Besluit.......................................................................................................................102

Hoofdstuk 9 Interviews en open vragen.................................................. 103 9.1 Interviews ................................................................................................................103 9.2 Open vragen en opmerkingen ...........................................................................103 9.2.1 Software .............................................................................................................103 9.2.2 Concept van de nieuwe gemeenteboekhouding .........................................104 9.2.3 Negatieve opmerkingen algemene boekhouding ........................................104 9.2.4 Toekomst ...........................................................................................................105

DEEL IV ALGEMEEN BESLUIT ............................................................106 Lijst van geraadpleegde werken ............................................................... XI

Inhoudsopgave

VI

Gebruikte afkortingen Art.

Artikel

BTW

Belasting over de Toegevoegde Waarde

BVBA

Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid

D&T

Deloitte & Touche

E&Y

Ernst & Young

K.B.

Koninklijk Besluit

MB

Ministerieel Besluit

NGW

Nieuwe Gemeentewet

NARGC

Nieuwe Algemeen Reglement op de Gemeentecompatibiliteit

NV

Naamloze Vennootschap

OMOB

Onderlinge Maatschappij voor Openbare Besturen

OCMW

Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn

Par.

Paragraaf

PSAAC

Public Sector Accounting and Auditing Committee

RSZPPO

Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke overheden

Gebruikte afkortingen

VII

Lijst van tabellen, figuren en kaarten DEEL I EMPIRISCH ONDERZOEK Tabel 2.1

Procedure van de gegevensverzameling .................................................. 13

Tabel 3.1

Componenten van de 'compliance index' .................................................. 15

Tabel 3.2

Score van de tijdigheid ................................................................................. 17

DEEL II ONDERZOEKSRESULTATEN Tabel 4.1

Ontvangen documenten............................................................................... 25

Tabel 4.2

Niet ontvangen documenten........................................................................ 25

Tabel 4.3

Responssnelheid ........................................................................................... 26

Tabel 4.4

Responssnelheid per provincie ................................................................... 26

Tabel 4.5

Kerncijfers van de 'compliance index'......................................................... 27

Tabel 4.6

Frequenties scores gemeenten................................................................... 28

Tabel 4.7

Evolutie scores 'compliance index' (1) ....................................................... 29

Tabel 4.8

Evolutie scores 'compliance index' (2) ....................................................... 29

Tabel 4.9

Evolutie van de toename of afname van de 'compliance index' ............ 30

Tabel 4.10

Deelcomponenten van de 'compliance index' ........................................... 31

Tabel 5.1

Frequentie van de tijdigheid......................................................................... 33

Tabel 5.2

Gemiddelde score van tijdigheid ................................................................. 33

Tabel 5.3

Evolutie van de tijdigheid.............................................................................. 34

Tabel 5.4

‘Aantal dagen te laat’ versus ervaring ........................................................ 35

Tabel 5.5

Tijdigheid versus consultant......................................................................... 37

Tabel 5.6

‘Aantal dagen te laat’ versus consultant .................................................... 38

Tabel 5.7

‘Aantal dagen te laat’ versus training.......................................................... 38

Tabel 5.8

‘Aantal dagen te laat’ versus softwarepakket............................................ 39

Tabel 5.9

‘Aantal dagen te laat’ versus de grootte van de gemeente..................... 39

Tabel 5.10

Voorraden ....................................................................................................... 40

Tabel 5.11

BTW en aanvullende belastingen............................................................... 42

Tabel 5.12

Lonen voor het onderwijzend personeel.................................................... 43

Tabel 5.13

Overlopende rekeningen .............................................................................. 44

Lijst van tabellen, figuren en kaarten

VIII

Tabel 5.14

Tekentesten.................................................................................................... 45

Tabel 5.15

Compensatiefouten....................................................................................... 47

Tabel 5.16

Mechanische nauwkeurigheid ..................................................................... 49

Tabel 5.17

Aantal fouten bij mechanische nauwkeurigheid ....................................... 50

Tabel 5.18

Aantal fouten bij mechanische nauwkeurigheid versus consultant ....... 50

Tabel 5.19

Evolutie van de mechanische nauwkeurigheid......................................... 51

Tabel 5.20

Elementen van de toelichting....................................................................... 52

Tabel 5.21

Scores waarderingsregels ............................................................................ 53

Tabel 5.22

Onderdelen waarderingsregels ................................................................... 53

Tabel 5.23

Evolutie waarderingsregels .......................................................................... 54

Tabel 5.24

Mutatietabel vaste activa .............................................................................. 55

Tabel 5.25

Mutatietabel vaste activa versus consultant.............................................. 55

Tabel 5.26

Wijzigingen beginkapitaal............................................................................. 56

Tabel 5.27

Aflossingstabellen leningen.......................................................................... 56

Tabel 5.28

Aflossingstabellen leningen versus consultant ......................................... 57

Tabel 5.29

Details beleggingen....................................................................................... 58

Tabel 5.30

Details overlopende rekeningen.................................................................. 58

Tabel 5.31

Details van de activa elementen................................................................. 58

Tabel 5.32

Details van de passiva elementen .............................................................. 59

Tabel 5.33

Details van de resultatenrekening............................................................... 59

Tabel 5.34

Winst/Verlies bij de verkoop van vaste activa ........................................... 60

Tabel 5.35

Proef- en saldibalans..................................................................................... 61

Tabel 5.36

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen........................ 61

Tabel 5.37

Staat 173X en staat van het kadastraal inkomen..................................... 62

Tabel 5.38

Model T en te innen vorderingen................................................................. 63

Tabel 5.39

Modellen 15 .................................................................................................... 63

Tabel 5.40

Evolutie modellen 15..................................................................................... 64

DEEL III VERKLARINGEN EN INTERPRETATIES VAN DE RESULTATEN Tabel 6.1

Overzicht van het aantal softwarepakketten............................................. 71

Tabel 6.2

Overzicht van het gebruik van softwarepakketten.................................... 72


IX

Tabel 6.3

Evolutie van het softwarepakket.................................................................. 72

Tabel 6.4

Overzicht van het gebruikte softwarepakket versus de provincie.......... 73

Tabel 6.5

Deelcomponenten 'compliance index' versus softwarepakket............... 74

Tabel 6.6

Overzicht van de gebruikte consultant....................................................... 75

Tabel 6.7

Overzicht van de gebruikte consultant per provincie ............................... 76

Tabel 6.8

Deelcomponenten 'compliance index' versus de gebruikte consultant. 78

Tabel 6.9

Boekhoudkundige bedrijfservaring versus de provincie.......................... 79

Tabel 6.10

Deelcomponenten 'compliance index' versus boekhoudkundige bedrijfservaring............................................................................................... 80

Tabel 6.11

Voortgezette training versus de provincie ................................................. 81

Tabel 6.12

Training versus 'compliance index' ............................................................. 82

Tabel 6.13

Deelcomponenten 'compliance index' versus voortgezette training ...... 82

Tabel 7.1

Kerncijfers 'compliance index' versus het softwarepakket 1995............ 84

Tabel 7.2

Kerncijfers 'compliance index' versus het soort consultant 1995........... 88

Tabel 7.3


Tabel 7.4


Tabel 8.1

Kerncijfers ‘aantal pagina’s’ ......................................................................... 97

Tabel 8.2

Frequentie van ‘aantal pagina’s’ ................................................................. 97

Tabel 8.3

‘Compliance index’ versus het ‘aantal pagina’s’....................................... 99

Tabel 8.4

Aantal inwoners versus 'compliance index' .............................................100

Tabel 8.5

Ontvanger versus 'compliance index' ......................................................101


X

INLEIDING ==================================================

In 1995 werd in de Belgische gemeenten een nieuwe gemeenteboekhouding ingevoerd. Deze hervorming bestond hoofdzakelijk uit een aantal aanpassingen van de financiële boekhouding. De belangrijkste doelstelling van de hervorming (Verslag aan de Koning inzake het KB 2 aug. 1990) was het verlenen van meer volledige, objectieve en transparante informatie voor gebruikers en geïnteresseerde partijen en aldus te komen tot een grotere harmonisatie van de financiële rapportering Meer financiële informatie verschaffen over de verschillende activa en passiva van de gemeente helpt bij het verwezenlijken van de doelstelling. Het doel van deze eindverhandeling is om te onderzoeken welke de longitudinale evolutie van de financiële rapportering bij gemeenten is. Daarnaast ook om verklaringen te geven voor de gevonden resultaten en dit op een statistische manier. Deze eindverhandeling heeft noch als doen om een theoretisch overzicht te geven van de hervorming in 1995, noch een overzicht te geven van de literatuur met betrekking tot hervormingen in België als in andere landen. Tenslotte blijft het theoretische deel in deze verhandeling heel beperkt en worden vooral de gevonden empirische resultaten onder de loep genomen. Toch wordt af en toe de link gelegd met een aantal theoretische concepten en worden de resultaten in het onderzoek vergeleken met een aantal gelijkaardige onderzoeken over de rest van de wereld. Deze eindverhandeling is een voortgezet onderzoek dat gebaseerd is op een rapport ( CHRISTIAENS J.,1997, blz. 1-47) en twee wetenschappelijke artikels (CHRISTIAENS J.,1999, blz. 21-40 en CHRISTIAENS J., 2000, blz. 177-204). Alle gegevens die betrekking hadden op dit onderzoek werden gebruikt met toestemming van de auteur. Iedere verwijzing die wordt gemaakt naar het dienstjaar 1995 heeft dan ook betrekking op gegevens die in deze publicaties staan. De gegevens met betrekking tot dit dienstjaar stelde de auteur ter beschikking. Voor een uitgebreide bespreking over de hervorming van 1995 en over alle concepten die in dit onderzoek worden aangehaald, kan er verwezen worden naar deze publicaties.

INLEIDING

1

In deel I wordt een bondig overzicht van het gevoerde empirische onderzoek besproken. In hoofdstuk 1 komt het onderzoeksobjectief aan bod. In het volgende hoofdstuk wordt de methodologie van de gegevensverzameling besproken en in het laatste hoofdstuk wordt dieper ingegaan hoe de variabelen worden gemeten. Deel II is gewijd aan de resultaten van het empirische onderzoek. Hoofdstuk 4 geeft een aantal algemene bevindingen en hoofdstuk 5 gaat hier in detail op verder. In deel III wordt de nodige aandacht gegeven aan de interpretaties en verklaringen van de resultaten. Dit wordt besproken in het zesde , zevende en achtste hoofdstuk. In het laatste hoofdstuk worden een aantal opmerkingen geformuleerd en de open vraag besproken. Tenslotte volgen in deel IV de conclusies van dit onderzoek. Hopelijk kan deze eindverhandeling bijdragen tot het creëren van een beter inzicht in de financiële rapportering bij de gemeenten na de hervorming. Men kan ook nadenken over de eventuele noodzaak om de regelgeving aan te passen aan blijvende boekhoudkundige problemen. Men zou ten slotte kunnen zoeken naar een aantal methoden waardoor de overeenstemming met de wetgeving kan verbeterd worden indien dit nodig blijkt te zijn. Zodat er een eventuele betere afstemming komt tussen de wetgeving en de praktische uitvoering hiervan.

INLEIDING

2

DEEL I EMPIRISCH ONDERZOEK ==================================================

DEEL I Empirisch onderzoek

3

Hoofdstuk 1 Het onderzoeksobjectief 1.1 Onderzoeksvragen De invoering van de nieuwe algemene gemeenteboekhouding ging definitief van start in 1995. De gemeenten zouden hierdoor hun financiële rapportering naar hun belanghebbenden aanpassen aan de boekhoudkundige veranderingen die worden vooropgesteld in het NARGC (Nieuw Algemeen Reglement op de Gemeentecompatibiliteit). Door de invoering van dit nieuw reglement zou er een harmonisering moeten komen in de financiële rapportering. De belanghebbenden en geïnteresseerden krijgen hierdoor een meer volledig en objectief beeld van de werking en de financiële toestand van de gemeente. Verwacht wordt dat de voorgeschreven boekhoudkundige veranderingen onmiddellijk zullen worden doorgevoerd. Het blijkt echter dat deze aanpassingen soms helemaal genegeerd worden en dat de geëiste veranderingen slechts in beperkte mate worden doorgevoerd. Verwijzend naar het feit dat dit een voortgezet onderzoek is, kan men de eerste onderzoeksvraag als volgt omschrijven. Onderzoeksvraag 1 Hebben de gemeenten in de laatste vijf jaar hun financiële rapportering veranderd en dit op basis van de nieuwe wetgeving die in 1995 werd ingevoerd? Naast het vaststellen van eventuele veranderingen is het ook van belang om te weten welk soort verandering er precies gebeurde. -

Hebben de gemeenten hun financiële rapportering aangepast zodat ze meer in overeenstemming is met de wetgeving of treedt er juist het omgekeerde effect op.

-

Kennen de gemeenten nog een aantal probleemgebieden en zijn deze gebieden veranderd sinds de invoering van de nieuwe gemeenteboekhouding?

Dit brengt ons bij de tweede en derde onderzoeksvraag. Onderzoeksvraag 2 Op welke gebieden hebben de gemeenten hun financiële rapportering veranderd? Onderzoeksvraag 3 Welke zijn de eventuele probleemgebieden en wat is hun evolutie over de voorbije vijf jaar? Daarnaast is het ook belangrijk om de verschillen tussen de gemeenten te kunnen verklaren. Waarom is de ene gemeente meer of minder in overeenstemming met de wet dan een andere? Het onderzoek loopt over een periode van vijf jaar en daarom is het ook belangrijk om weten welke de oorzaken zijn van de evolutie van de verandering in de financiële rapportering van de gemeenten.

DEEL I - Hoofdstuk 1 Het onderzoeksobjectief

4

Onderzoeksvraag 4 Door welke factoren kunnen de longitudinale verschillen verklaard worden?

1.2 Andere studies Daar het doel van deze eindverhandeling niet is om een theoretisch overzicht te geven, zullen de gelijkaardige studies op het gebied van de gemeenten slechts beperkt worden besproken. Een eerste studie , waarvan reeds sprake in de inleiding, is de basis waarop dit onderzoek wordt gevoerd. Deze studie werd gevoerd in 100 Vlaamse gemeenten. Aan de hand van de jaarrekening en van de door hen ingevulde vragenlijsten werd er gekeken naar het niveau van de 'compliance index'. Deze geeft een indicatie weer van de overeenstemming met de wetgeving. De resultaten, de besluiten en de bemerkingen met betrekking tot deze studie worden verwerkt in het tweede en derde deel van dit onderzoek. Een gelijkaardig longitudinaal onderzoek werd in 1993 in Canada door LIN Z.J., BAXTER G.C. en MURPHY G.J. uitgevoerd. Zij gaan voor zes opeenvolgende jaren na of er bij de hogere overheid in Canada veranderingen te constateren zijn in het naleven van de ‘PSAAC’s Statements 3 en 4’. Indien er veranderingen zouden zijn, kan men dan substantiële verhogingen in het niveau van overeenstemming met de aanbevolen praktijken vinden? (LIN Z.J.,BAXTER G.C. en MURPHY J.,1993, blz. 235-254) Een derde studie is die van JONES R. en PENDLEBURY M. uit 1992. Deze studie bekijkt de jaarrekeningen van 64 lokale autoriteiten. Ze maken de vergelijking tussen hun vroeger gemaakte studie uit 1982. Op basis van een aantal elementen wordt gekeken of er sinds hun vorige studie een verandering is gebeurd in de rapportering bij deze instellingen. (JONES R. en PENDLEBURY M., 1991, blz. 15-33) Een vierde en laatste studie handelt over de lokale gemeenten in de US en vergelijkt de ‘disclosure practices’ van het jaar 1990 met die van het jaar 1985. (ALLEN A. en SANDERS G.D., 1994, blz. 175-193) Dit zijn de belangrijkste studies die handelen rond de non-profit sector en die op een gelijkaardige manier onderzoek voeren naar de overeenstemming met een bepaalde wetgeving. Opvallend is dat er op empirisch vlak heel weinig studies gedaan worden op het gebied van de gemeenteboekhouding. Zowel in België als in het buitenland.


5

Een aantal gelijklopende elementen en resultaten uit de tweede, derde en vierde studie worden verwerkt in de volgende hoofdstukken en vergeleken met dit onderzoek.

1.3 Specifieke onderzoekshypothesen Op basis van de onderzoeksvragen uit 1.1 kan men nu specifieke hypothesen vooropstellen. Deze zullen worden besproken in het tweede en derde deel. De eerste onderzoeksvraag kan als volgt in een hypothese omschreven worden:

Hypothese 1 De Vlaamse gemeenten hebben na vijf jaar minder problemen met het opstellen van hun jaarrekening in overeenstemming met wetgeving en regelgeving. Tussen de start van de nieuwe gemeenteboekhouding en nu is er qua wetgeving weinig veranderd. Daardoor blijven de problemen die bestonden in het jaar 1995, nu ook bestaan. Toch zou het kunnen dat, door de grotere ervaring en kennis die opgedaan werd in de voorbije jaren, er minder problemen te vinden zijn en dat de jaarrekening meer in overeenstemming is met de wetgeving en de regelgeving. De tweede onderzoeksvraag geeft volgende hypothese: Hypothese 2 Bij de gemeenten zijn er over een periode van vijf jaar een aantal veranderingen gebeurd met betrekking tot de financiële rapportering. Dit kadert ook in de veronderstelling dat gemeenten na verloop van tijd kennis opdoen waardoor ze een aantal veranderingen met betrekking tot de financiële rapportering doorvoeren. Hypothese 3 Er doen zich een aantal problemen voor met betrekking tot de overeenstemming met de regelgeving, en er zijn een aantal longitudinale verschillen op te merken. Door het feit dat het toezicht slechts beperkt is en dat de opvolging van de implementatie van de nieuwe gemeenteboekhouding niet gebeurd is, is het logisch dat er zich problemen zullen voordoen. Met betrekking tot de laatste onderzoeksvraag zijn er verscheidene hypothesen die men kan vooropstellen.


6

Hypothese 4 Externe invloed van een consultant beïnvloedt het niveau van de mate van overeenstemming met de wetgeving. Hypothese 5 Gemeenten die voorzien in een voortgezette training voor hun personeel, behalen een hogere overeenstemming met de wetgeving. Hypothese 6 De functie van een regionale gemeenteontvanger beïnvloedt op positieve wijze het niveau van ‘compliance’ in vergelijking met de functie van plaatselijke ontvanger. Hypothese 7 De gemeenten met personeelsleden die reeds een boekhoudkundige bedrijfservaring hebben, behalen een hogere overeenstemming met de wetgeving. Hypothese 8 Grotere gemeenten behalen een grotere ‘level of compliance’ met de wetgeving. Hypothese 9 Het softwarepakket heeft een invloed op de grootte van de 'compliance index'. Hypothese 10 Het aantal pagina’s van de jaarrekening heeft een invloed op het niveau van overeenstemming met de regelgeving en wetgeving. Het gebruik en de verklaring van hypothese 4 tot en met 7, wordt verder besproken in deel III.

1.4 Begrippen en variabelen De begrippen en variabelen die gebruikt worden in deze eindverhandeling worden op identieke manier geïnterpreteerd als die van het basisonderzoek. Hierdoor is het niet noodzakelijk om ze allemaal te herhalen; enkel de algemene index wordt aangehaald. De belangrijkste deelcomponenten en de elementen van de deelcomponenten van de 'compliance index' wordt in hoofdstuk 3 en deel II en III kort aangehaald. Dit om de leesbaarheid van de scriptie te verhogen. In hoofdstuk 3 wordt er dieper ingegaan op de manier waarop men deze elementen meet.

1.4.1 De 'Compliance index' Om een antwoord te kunnen formuleren op de vierde onderzoeksvraag is het noodzakelijk dat er een construct ontwikkeld wordt. Namelijk dít construct die de afhankelijke variabele is en die een weergave geeft van de mate waarin de gemeenten in orde zijn met de wetgeving en regelgeving, met betrekking tot de financiële rapportering en jaarrekening. Dit construct wordt de 'compliance index' genaamd.


7

Dit construct geeft op een cijfermatige manier weer in welke mate een gemeente in overeenstemming is met de wetgeving en regelgeving.

1.4.2 Ervaren gemeenten Vóór 1995 begonnen een beperkt aantal gemeenten reeds met invoering van de hervorming in hun gemeente. In 1995 gingen de andere gemeenten van start. De 11 gemeenten, die vroeger begonnen waren, beschikten op het einde van het dienstjaar 1995 al over een redelijke kennis van de hervormingen en de problemen die opdoken bij de opmaak en de afwerking van de nieuwe algemene boekhouding. Het feit dat een gemeente reeds vroeger begonnen was met de invoering, kon gebruikt worden als een verklarende factor voor het al dan niet beter scoren op de 'compliance index' van 1995. Voor het dienstjaar 1997 en 1999 kunnen er hier twee opmerkingen gemaakt worden. Ten eerste beschikken de andere gemeenten nu ook over een tweetal jaar ervaring en hieruit volgt ten tweede dat het eventuele voordeel van de ervaren gemeenten weggeëbd is of dat de andere gemeenten de ervaren gemeenten hebben ingehaald door een groter leereffect. Om deze redenen wordt de variabele ‘ervaring’ niet meer opgenomen als verklarende factor van de 'compliance index' in de statistische analyses.


8

Hoofdstuk 2 Methodologie van de gegevensverzameling 2.1 Onderzoeksmethode Deze empirische studie gebruikt gegevens uit de jaarrekening en de begrotingsrekening van de gemeenten, aangevuld met gegevens die bekomen worden uit een vragenlijst. Om de gevonden onderzoeksresultaten aan de praktijk te toetsen, kon er bij drie personen een interview worden afgenomen. Het onderzoek is longitudinaal opgebouwd en niet cross-sectioneel. Het onderscheid tussen beide is ‘het tijdsbestek’. Bij cross-sectionele empirische onderzoeken of studies gebeuren de metingen op één moment in de tijd; bij longitudinale studies gebeuren de metingen op regelmatige tijdstippen. (DE PELSMACKER P. en VAN KENHOVE P.,1999, blz; 553) Het gevoerde onderzoek in 1995 is een typisch voorbeeld van een cross-sectionele studie. Enkel de gegevens van één moment (hier het einde van een dienstjaar 1995) zijn beschikbaar. Dit onderzoek is longitudinaal omdat de gegevens van drie periodes (het dienstjaar 1995,1997 en 1999) geanalyseerd zullen worden. Op een gelijkaardige manier (als bij dit onderzoek), maar voor zes periodes, is een longitudinaal onderzoek uitgevoerd in Canada (LIN Z.J., BAXTER G.C. en MURPHY G.J, 1993, blz 235-254). Ook in Groot-Brittannië is een longitudinaal onderzoek gevoerd in de non-profit sector. (JONES R. en PENDLEBURY M., 1991,blz. 18) Een longitudinaal onderzoek kan geconfronteerd worden met een aantal interne validiteitsproblemen; deze problemen komen niet voor bij een cross-sectionele studie. De problemen kunnen de validiteit van het onderzoek grondig verlagen en het is belangrijk ermee rekening te houden bij de bespreking en de interpretatie van de resultaten. •

Verloop van tijd Dit is een probleem die veroorzaakt wordt doordat het geobserveerde effect te wijten is aan een gebeurtenis die plaatsvindt tussen de verscheidene metingen. In deze studie zou bijvoorbeeld het veranderen van gemeenteontvanger een ‘history-effect’ kunnen veroorzaken. De geobserveerde 'compliance index' kan voor iedere periode sterk verschillen doordat een bepaalde gemeenteontvanger een grotere aandacht besteedt aan de financiële rapportering.

•

Maturatie Het geobserveerde effect wordt beïnvloed doordat de respondent ouder, wijzer, sterker, meer ervaren wordt.

DEEL I - Hoofdstuk 2 Methodologie van de gegevensverzameling

9

De toenemende ervaring bij de gemeenteontvangers kan de 'compliance index' verhogen, maar dit is geen echt validiteitsprobleem. Dit leereffect is ook een onderdeel van het onderzoek. Een ander probleem heeft te maken met de vragenlijst. De gemeenteontvanger moet de vragen invullen voor twee jaren (voor 1997 en 1999). De kans bestaat dat voor deze twee periodes de antwoorden dezelfde zijn, zonder dat er wordt nagegaan of er verschillen zijn opgetreden. Ook met dit probleem moet men rekening houden. •

‘Testing’ Het geobserveerde effect wordt beïnvloed door het aantal keren dat de antwoorden van een respondent worden gemeten. Hij/zij kan zich de antwoorden van vorige testen herinneren en eventueel vroeger gemaakte fouten corrigeren. Het probleem van de vragenlijst kan ook onder dit validiteitsprobleem vallen. De gemeenteontvangers kunnen zich de antwoorden van het onderzoek in 1995 herinneren en op een identieke manier de vragen in het huidige onderzoek beantwoorden.

•

Meetfouten Het is altijd mogelijk dat er een aantal onnauwkeurigheden gebeuren tijdens het meten van de elementen van de 'compliance index'.

•

Meetinstrument Dit probleem wordt veroorzaakt door een wijziging in het meetinstrument tussen twee opeenvolgende metingen. De opzet van het meetinstrument bleef ten opzichte van 1995 volledig ongewijzigd.

•

‘Mortality’ Dit probleem ontstaat als tussen twee metingen er een verandering is van de persoon die de metingen uitvoert. De onderzoeker probeert wel op een zo objectieve mogelijke manier een onderzoek te voeren, maar het is reëel dat er een beperkt aantal subjectieve interpretaties gedaan worden. Om dit probleem in dit onderzoek te minimaliseren, is er overleg gepleegd en werden de methodes van metingen doorgenomen om de mogelijke subjectieve interpretaties tot een minimum te herleiden.

(COOK T.D. en CAMPBELL D.T., 1979, blz. 51-55)


10

2.2 Populatie en steekproef In België zijn er 589 gemeenten: 308 Vlaamse, 262 Waalse en 19 Brusselse. De populatie van dit onderzoek bestaat uit de 308 Vlaamse gemeenten, dit is dezelfde populatie als in 1995. Om de twee onderzoeken met elkaar te kunnen vergelijken, is het noodzakelijk dat de populatie dezelfde is. De redenen voor het nemen van een steekproef liggen voor de hand: het controleren van alle Vlaamse gemeenten zou veel te veel tijd in beslag nemen, te hoge kosten met zich meebrengen en het resultaat zou minder accuraat en diepgaand zijn dan bij het nemen van een steekproef. De steekproef wordt uitgevoerd aan de hand van dezelfde 100 gemeenten die gebruikt werden voor het eerder gevoerd onderzoek. De steekproef moet identiek zijn want dit is nodig voor de vergelijkbaarheid zoals hoger al werd vermeld. De elementen van de steekproef werden op een willekeurige manier (aselect) gekozen en bestaan uit 100 gemeenten, d.w.z. dat iedere Vlaamse gemeente evenveel kans had om geselecteerd te worden. In bijlage 1 wordt er een overzicht gegeven van de gemeenten die opgenomen werden in de steekproef.

2.3 Verzameling van de gegevens Om de doelstellingen te kunnen realiseren is het noodzakelijk om, naast de gegevens van 1995, ook te beschikken over de gegevens met betrekking tot het dienstjaar 1997 en 1999. De gegevens voor het jaar 1997 en 1999 worden bekomen door aan de gemeenten uit de steekproef een vragenlijst op te sturen. Aan de vragenlijst wordt een begeleidende brief toegevoegd die dient als inleiding en die uitleg geeft over de doelstellingen van het onderzoek. Om een onpersoonlijke indruk te vermijden zijn de adressen op de enveloppe met de hand geschreven. Een kopie van de vragenlijst bevindt zich in bijlage 2.


11

2.3.1 Constructie van de vragenlijst Het doel van de vragenlijst is het verzamelen van een aantal gegevens die men niet systematisch kan vinden in de jaarrekening van 1997 of 1999. Toch bestaat de kans dat er gegevens zullen zijn die twee maal verzameld werden. Dit kan een vorm van controle zijn en dit verhoogt de validiteit en betrouwbaarheid van het onderzoek. De meeste vragen hebben een gesloten karakter. Toch is de slotvraag een open vraag. Hier kan de gemeenteontvanger een aantal bedenkingen of opmerkingen neerschrijven in verband met blijvende problemen die er bij de invoering van de nieuwe gemeenteboekhouding al waren en waarvoor men nog geen oplossing vond. Daarnaast kan hij/zij ook iets schrijven over de eventuele verbeteringen die er aangebracht werden om de jaarrekening te optimaliseren, d.w.z. te convergeren naar de eigenlijke doelstellingen van de hervorming. De vragenlijst bestaat uit drie grote delen. In een eerste deel wordt gepeild naar de output van de gemeenteboekhouding. Er wordt gevraagd om een aantal documenten op te sturen, samen met de ingevulde vragenlijst. Het gaat hier om de begrotingsrekening en de jaarrekening (+toelichting) van 1997 en 1999, alsook de proef- en saldibalans van 1997 en 1999 indien deze niet vervat zat in de jaarrekening. Dit zijn de essentiële documenten die nodig zijn voor het berekenen van de 'compliance index' (zie 1.4.1) Een tweede deel handelt over de boekhoudpraktijken. Hier poogt men een inzicht te verwerven in het systeem van pensioenfinanciering, minimumdrempels voor investeringen, enz. De antwoorden op deze vragen worden in deel II en deel III verwerkt. In het derde en laatste deel wordt gevraagd naar het personeel dat betrokken is bij de opstelling van de begrotingsrekening en de algemene boekhouding; over het al dan niet een beroep doen op consultant; het soort boekhoudkundige software dat wordt gebruikt; enz. Hier dient vermeld te worden dat er een maturatie-effect zou kunnen optreden (zie hoger). Dit zou betekenen dat er zowel voor het jaar 1997 als voor 1999 hetzelfde wordt ingevuld zonder na te gaan of dit in werkelijkheid zo is. Toch bleek dat de antwoorden regelmatig verschillen vertoonden. Dit kan erop wijzen dat de invloed van het maturatie-effect beperkt blijft. Het effect op de validiteit van de verzamelde gegevens zal dus beperkt blijven. De antwoorden worden in deel II en deel III gebruikt als mogelijke verklarende variabelen voor de grootte van de 'compliance index' en haar deelcomponenten.


12

2.3.2 Ontbrekende gegevens De procedure voor het opsturen van de vragenlijst ziet er als volgt uit: Tabel 2.1 Procedure van de gegevensverzameling t = 9 september 2001

Opsturen van de vragenlijst

t + 2 weken = 23 september 2001

Opsturen van een rappelbrief

t + 4 weken = 7 oktober 2001

Opvolging van de niet-respondenten via de telefoon

Bron: CHRISTIAENS J., 1998, blz. 249

Bij de eerste verzendingen werden de vragenlijsten opgestuurd zowel naar de gemeentelijke of gewestelijke ontvangers, als naar het College van Burgemeester en Schepenen. De reden hiervan is dat, door het opsturen van een tweede exemplaar naar het College van Burgemeester en Schepenen, de kans kleiner wordt dat men de vragenlijst niet bezorgt; ook al wordt er verwacht dat de gemeenten hun spontane medewerking zullen geven en dat de gevraagde jaarrekeningen en gegevens zullen worden opgestuurd. In de gebruiksaanwijzing wordt aan de gemeenteontvangers gesteld dat het beter is om een half ingevulde vragenlijst terug te sturen dan om ze helemaal niet terug te sturen. Bij de telefonische contacten werd dan ook gevraagd om zeker de jaarrekeningen en begrotingsrekeningen van 1997 en 1999 op te sturen en zoveel mogelijk gegevens van de vragenlijst in te vullen.


13

Hoofdstuk 3 Meten en statistische analyse van de gegevens 3.1 Meten van de 'compliance index' Tabel 3.1 geeft een overzicht van alle componenten die werden opgenomen in de vernieuwde compliance index. De index is nagenoeg gelijk gebleven, behalve dan voor één element dat niet meer van toepassing was in het jaar 1997 en 1999. Dit element is “geen beginwaarde voor bepaalde activa”. Volgens art. 1 MB 30/10/1990 (gewijzigd door MB 01/02/1994) zijn er een aantal balans items die niet mogen worden opgenomen in de beginbalans, wel na de oprichting van de nieuwe algemene boekhouding. Voor het jaar 1995 werd er nagegaan of de gemeenten zich hielden aan deze waarderingregel. In 1997 en 1999 mogen deze balans items wel worden opgenomen, zodat dit onderdeel van de 'compliance index' geen functie meer heeft. Hierdoor is het noodzakelijk om de 'compliance index' te herbereken. In de gegevens van het dienstjaar 1995 wordt het element verwijderd en de score afgetrokken van de 'compliance index'. Omdat de 'compliance index' in 1995 uit één element meer bestond, moest er een omzetting gebeuren. De maximale score in 1995 is 66 punten en deze score wordt dan omgezet in een score op 100. Bijvoorbeeld. 'compliance index' 1995 = 40 op 66 (60,61 op 100). De score voor het element ‘geen beginwaarde voor bepaalde activa’ is één. De waarde voor de nieuwe index 1995 = 39 op 65 (60 op 100). De metingen van de elementen zijn meestal dichotoom, met een score van 1 als de voorwaarde voldaan is en 0 indien dit niet het geval is. Zeven elementen zijn kwalitatief en één element is kwantitatief. Op basis van al deze elementen wordt voor iedere gemeente en voor elke periode de 'compliance index' berekend. Deze index vormt de basis voor de statistische verwerking in het tweede en derde deel.

DEEL I - Hoofdstuk 3 Meten van de 'compliance index'

14

Tabel 3.1 Componenten van de ‘compliance index’ Component

Code

Hoe meten

Waar te vinden

TIJDIGHEID1 VOLLEDIGHEID Voorraden getoond Dubieuze debiteuren opgenomen BTW en aanvullende belastingen getoond Voorzieningen aangelegd Onderwijzend personeel: lonen=subsidies

TIME

Kwantitatief

Vraag I-1

STOCK DOUBDEB DEBTAX PROVIS SALEDU= SUBSAL

Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom

Balans P&S balans Balans Balans P&S balans

DEFCHA DEFINC ACCCHA ACCINC

Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom

P&S balans P&S balans P&S balans P&S balans

SIGASS SIGLIA SIGPL 62401

Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom

Balans Balans Res. rekening P&S balans

COM4042 COM43 COM44 COM45 COM46 COM49

Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom

P&S balans P&S balans P&S balans P&S balans P&S balans P&S balans

CUT-OFF2 Over te dragen kosten Over te dragen opbrengsten Toe te rekenen kosten Verworven opbrengsten CLASSIFICATIE3 Juist teken van de activa Juist teken van de passiva Juist teken van de resultatenrekening Grootboek rekening 62401 Compensatie Te ontvangen bedragen binnen het jaar (debiteuren) Schulden op ten hoogste één jaar Handelsschulden Schulden m.b.t. belastingen, bezoldigingen en sociale zekerheid

Overige schulden Overlopende rekeningen MECHANISCHE NAUWKEURIGHEID Aansluiting van de resultaten 4 Aansluiting van de reserves 5 Investeringssubsidies 6 Gecumuleerde verrekeningen7 Beloofde subsidies 8 Aflossing van leningen9 Aflossing van leningen10 Facturen in bewerking11 Subsidies 12 Toegestane leningen13

Component


RECRESU Dichotoom RECRESE Dichotoom INVAMOC Dichotoom AMOINVC Dichotoom SUBPROM Dichotoom 64=765 Dichotoom 665=74 Dichotoom 492=447 Dichotoom 270/4>=1714 Dichotoom 275>=172 Dichotoom

Balans Balans P&S balans P&S balans P&S balans Res. rekening Res. rekening P&S balans Balans Balans

Code

Waar te vinden

Hoe meten

15

TOELICHTING Waarderingsregels 14 Mutatietabel vaste activa15 Wijzigingen beginkapitaal16 Aflossingstabellen leningen Detail beleggingen17 Detail overlopende rekeningen Details van III.25 en IV. 27 Details van VII Details van II'.,III'.,IV'. Details van V'. Details van VIII'.en IX'. Winst/verlies verkoop vaste activa Details resultatenrekening: kosten Details resultatenrekening:opbrengsten Proef- en saldibalans18 Rechten en verplichtingen19 Voorstelling van de balans van vorig jaar naast balans huidig jaar

VALRUL MUTTAB MODCAP COPLOA DETINV ACCDEF INVSUB DEBTOR NETWOR VINVSU CREDOR REAXFA DETCO DETRE TRIBAL CONTIN ONEYE

Kwalitatief Kwalitatief Dichotoom Dichotoom Kwalitatief Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom Dichotoom Kwalitatief Kwalitatief Dichotoom

Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Toelichting Balans

FORMALISTISCHE VEREISTEN Staat 173X belastingen ST173X Dichotoom Toelichting Staat kadastraal inkomen CADINC Dichotoom Toelichting Staat van overgedragen budgetten (model T) MOD11 Dichotoom budg. bh. Te innen vorderingen RECEIV Dichotoom budg. bh. Synthesebalans van de algemene rekeningen MOD15A Dichotoom Toelichting Detail van financiële rekeningen MOD15BC Dichotoom Toelichting Synthese en controle tabel MOD15D Dichotoom Toelichting Certificatie door de gemeenteontvanger20 MOD15E Kwalitatief Toelichting Proces verbaal van kasnazicht MOD15F Dichotoom Toelichting Synthesetabel begrotingsrekening SYNBUD Dichotoom budg. bh. Aansluiting boekhoudkundig resultaat met resultaat alg. bh. BUCORE Dichotoom Toelichting Vergelijking van het budget met het budgettair resultaat BUDABU Dichotoom Toelichting ADEQUAATHEID EN BRUIKBAARHEID Commentaar bij lezen van de jaarrekening, overzicht ratio's EDUREA Dichotoom Toelichting Analyse van budgettaire boekhouding ANABUD Dichotoom Toelichting Analyse van de jaarrekening ANAFIN Dichotoom Toelichting Grafische voorstelling PICGRA Dichotoom Toelichting Verschillende kleuren bladen anders dan wit DIFCOL Dichotoom Toelichting Alle bladzijden doorlopend genummerd 21 PAGCON Kwalitatief Toelichting De cijfer 1 tot en met 21 die zich na de namen van de elementen van de 'compliance index' bevinden, verwijzen naar de uitleg hieronder. Bron: CHRISTIAENS J.,1998, blz. 256-257

Er zijn in totaal 65 elementen en dit resulteert in een ‘compliance index’ die een maximale score van 66 punten kan bedragen. Enkele toelichtingen over de elementen van de 'compliance index' volgen hieronder.

1 Tijdigheid. De tijdigheid wordt gemeten door gebruik te maken van de maand van aanname van de jaarrekening. Deze gegevens werden verkregen in vraag I-1 van de vragenlijst, maar kunnen ook afgeleid worden uit


16

de jaarrekening zelf. Dit zorgt voor een controlemechanisme. De datum ingevuld op de vragenlijst, moet dezelfde zijn als die in de jaarrekening. Bij een aantal gemeenten bleek er een verschillende datum van aanname te zijn. De aanname van de begrotingsrekening gebeurde daar vroeger dan die van de jaarrekening. Aangezien in dit onderzoek vooral de nadruk ligt op de overeenstemming met het NARGC (waardoor de gemeenten nu een jaarrekening moeten opstellen), wordt er voor de berekening van de ‘compliance index’ rekening gehouden met de datum van aanname van de jaarrekening. Een overzicht van de mogelijke scores voor het element tijdigheid voor de jaren 1995-1997-1999 wordt voorgesteld in de volgende tabel.

Tabel 3.2 Score van de tijdigheid Maand van de aanname Maart 1996 Maart 1998 April 1996 April 1998 Mei 1996 Mei 1998 Juni 1996 Juni 1998 Juli 1996 Juli 1998 Augustus 1996 Augustus 1998 September 1996 September 1998 Oktober 1996 Oktober 1998 November 1996 November 1998 December 1996 December 1998 Januari 1997 Januari 1999 Februari 1997 Februari 1999 Maart 1997 Maart 1999 April 1997 April 1999 Niet klaar Niet klaar Bron: CHRISTIAENS J., 1998, blz. 258

Maart 2000 April 2000 Mei 2000 Juni 2000 Juli 2000 Augustus 2000 September 2000 Oktober 2000 November 2000 December 2000 Januari 2001 Februari 2001 Maart 2001 April 2001 Niet klaar

Score 1 0,9 0,8 0,7 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 0 0 0 0 0

2 Overlopende rekeningen Enkel als de overlopende rekeningen een positieve waarde hebben, wordt er een score 1 toegekend; in alle andere gevallen is de score 0. Dus ook indien er een geval is van negatieve overlopende rekeningen, dan wordt ook een 0 score toegekend.

3 Classificatie: compensatie Wanneer er een compensatiefout samen met een negatief teken voorkomt, dan wordt de compensatiefout niet bestraft; dit om dubbele telling te vermijden. De oorzaak van de compensatiefout is dan te wijten aan een negatief teken van een balans item, zodat het negatieve teken bestraft wordt en niet de compensatiefout.

4 Reconciliatie van de resultaten Deze component kan men op twee manier benaderen:


17

Ten eerste: als er in de jaarrekening een voorstelling is van de balans van het vorige jaar, maakt men gebruik van de volgende formule: 12000 II’ Gekapitaliseerde resultaten jaar t = 12000 II’ Gekapitaliseerde resultaten jaar t-1 + 13011 III’A’ Gecumuleerd nadelig saldo van vorige dienstjaren in jaar t-1 + 13013 III’A’ Gecumuleerd batig saldo van vorige dienstjaren in jaar t-1 + 13021 III’B’ Nadelig saldo van het voorgaand dienstjaar in jaar t-1 + 13023 III’B’ Batig saldo van het voorgaand dienstjaar in jaar t-1 + 13031 III’C’ Nadelig saldo van het dienstjaar in jaar t-1 + 13033 III’C’ Batig saldo van het dienstjaar in jaar t-1 - 13011 III’A’ Gecumuleerd nadelig saldo van vorige dienstjaren in jaar t - 13013 III’A’ Gecumuleerd batig saldo van vorige dienstjaren in jaar t - 13021 III’B’ Nadelig saldo van het voorgaand dienstjaar in jaar t - 13023 III’B’ Batig saldo van het voorgaand dienstjaar in jaar t In het geval dat deze reconciliatie uitkomt, wordt er een score 1 toegekend; in alle andere gevallen een 0. Ten tweede: als er geen voorstelling is van de balans van het vorige boekjaar dan moet er gebruik gemaakt worden van de volgende formule: + XIV.A. 69201 Over te dragen batig exploitatieresultaat + XIV.B. 69202 Over te dragen batig uitzonderlijk resultaat - XIV’A’ 79201 Over te dragen nadelig exploitatieresultaat - XIV’B’ 79202 Over te dragen nadelig uitzonderlijk resultaat = III’ C’ 1303 Geaccumuleerd resultaat van het huidige dienstjaar Is aan deze voorwaarde voldaan, dan krijgt deze component een score van 1; in alle andere gevallen een score van 0.

5 Reconciliatie van de reserves Deze test omvat zowel elementen uit de balans als uit de resultatenrekening, zonder rekening te houden met de elementen uit de proef- en saldibalans. Om een score van 1 te behalen moeten zowel de gewone als de buitengewone reserves in overeenstemming zijn met de voorwaarden in de test.


18

6 Investeringssubsidies, giften en legaten De som van de verrekeningen mag niet groter zijn dan het hoofdbedrag. De negen verschillende soorten van subsidies, giften en legaten moeten in overeenstemming zijn met de hierboven gedefinieerde voorwaarde om een score van één te behalen. Indien één of meer van deze verschillende soorten niet worden gebruikt, dan wordt er aan de voorwaarde onmiddellijk voldaan. 7 De som van alle gecumuleerde verrekeningen van de verschillende items aan het einde van het jaar, moet groter zijn dan de huidige verrekeningen in de resultatenrekening. Is er aan deze voorwaarde voldaan, dan wordt een score 1 toegekend. 8 De beloofde kapitaalsubsidies mogen niet hoger zijn de investeringssubsidies van hogere overheden of van andere overheidsinstellingen (27041 <= 15411 en 27061 <= 15611). Indien beide voorwaarden zijn vervuld, wordt er een score 1 toegekend. 9 De waarde van de rekeningen I.E. 64 Aflossingen van leningen en IV’C’ 765 Rechtzetting van de rekeningen inzake de aflossingen van leningen moeten gelijk zijn aan elkaar. 10 De waarde van de rekeningen IV.D. 665 Rechtzettingen van de rekeningen inzake de terugvorderingen van aflossingen van leningen en I’D’ 74 Terugvorderingen van aflossingen van leningen moeten gelijk zijn aan elkaar. 11 De waarde van de rekeningen 49200 Beheerders der aanrekeningen en 44700 Aan te rekenen facturen moeten gelijk zijn. 12/13 Noodzakelijke verbanden IV.A. Te ontvangen beloofde subsidies 270/274 >= VII’B’ Leningen ten laste van hogere overheden 1714. IV.B. Toegestane leningen 275 >= VII’C’ Leningen ten laste van derden 172. Enkel indien de voorwaarde vervuld is, scoor de gemeente één extra punt.

14 Waarderingsregels Er wordt gebruik gemaakt van een kwalitatieve benadering en niet van een score op basis van de lengte van de waarderingsregels. De score van de waarderingsregels wordt bekomen door aan zes categorieën een score te geven, waarbij er telken 0.4 punten kunnen behaald worden en dit met een


19

maximum van 2.0 punten. Deze zes categorieën zijn: de waardering, de herwaardering, de revaluatie, de afschrijvingen, de verrekeningen, andere, gedetailleerd per item (zie tabel 5.22). (Dit is het enige element waar er een score van meer dan 1 kan behaald worden, dit verklaart dus ook waarom te maximale score van de compliance index, die bestaat uit 65 elementen, 66 bedraagt en niet 65). 15 Mutatietabel van de vaste activa: hier worden de scores als volgt toegekend: -

weergave per aard

1

-

weergave niet per aard

0.5

-

geen weergave

0

Een weergave niet per aard, wil zeggen dat er een mutatietabel wordt weergegeven in de jaarrekening. Deze wordt echter weergegeven in grote klasse, zonder dat er een verdere opsplitsing wordt gemaakt. Bijvoorbeeld: enkel gegevens over de gronden en terreinen (aarden 201-209), maar niet verder opgesplitst volgens het type van grond of terrein (details over de aarden 201-209).

16 Wijzigingen in het beginkapitaal Aanpassingen van het beginkapitaal moeten altijd besproken worden, zelfs als er geen wijzingen zijn.

17 Detail van de beleggingen In de toelichting moeten volgende gegevens m.b.t. de beleggingen worden weergegeven: -

naam van de instelling of onderneming

-

aantal aandelen

-

waarde per aandeel

-

nog te storten bedragen

-

ingeschreven aandelen (betaalde bedragen)

Indien de weergave in de resultatenrekening al deze gegevens omvat dan wordt er een score 1 toegekend, wanneer de prijs per aandeel of het aantal aandelen niet wordt vermeld, dan score 0.5 en bij niet weergave een 0.

18 De proef- en saldibalans -

weergave van klasse 1-7

-

weergave beperkt tot alleen de balans items of beperkt tot de rekeningen van de resultatenrekening


1 0.5

20

-

geen proef- en saldibalans

0

19 Rechten en plichten niet in de balans opgenomen Indien alle waarborgen, zekerheden, verplichtingen, gebruiksrechten en trekkingsrechten worden weergegeven dan wordt er een score 1 toegekend. Indien het beperkt blijft tot enkel bankgaranties dan slechts 0.5 punt en als er geen rechten en plichten worden weergegeven dan worden er geen punten toegekend. 20 Certificatie van de gemeenteontvanger art. 39, par. 6 NARGC. Hier zijn er twee mogelijke weergaven. Een korte versie bestaande uit een aantal standaardzinnen en een langere versie die de werkelijke gegevens weergeeft. In het eerste geval wordt een score van 0.5 toegekend in het andere geval een score van 1. Indien er niets wordt vermeld, dan wordt er geen score toegekend.

21 Pagina’s doorlopend genummerd: de scores gebeuren als volgt: -

volledig

1

-

gedeeltelijk

0.5

-

iedere nummering ontbreekt

0

(CHRISTIAENS J., 1998, blz. 258-263)

3.2 Statistische analysetechnieken In het tweede en het derde deel zullen de elementen van de ‘compliance index’ bekeken worden vanuit een longitudinaal perspectief. De analyse zal vooral gebeuren op basis van de frequenties van de verscheidene bevindingen en resultaten bij de gemeenten. Hier moet men er nogmaals de nadruk op leggen dat het niet de bedoeling is om een cross-sectionele analyse te maken. Het is de evolutie van de compliance index in het algemeen en van haar onderliggende elementen die centraal staat. Daarnaast zullen ook een aantal testen worden uitgevoerd, die tot doel hebben om te kijken of een aantal variabelen een invloed hebben op de grootte van de 'compliance index' of op één van haar deelcomponenten. •

de 'compliance index' is de afhankelijke variabele

•

de 'compliance index' is geschaald op ratio-niveau

•

de 'compliance index' is niet normaal verdeeld

•

er moeten dus testen gebruikt worden op ordinaal niveau

•

de onafhankelijke variabelen omvatten ofwel twee of meer steekproeven

•

de steekproeven zijn onafhankelijk


21

•

de meest gebruikte testen zijn de Mann-Whitney U test en de Kruskal-Wallis H test

In hoofdstuk 5 worden nog een aantal andere testen uitgevoerd. Bijvoorbeeld gaat men na of de score op de mechanische nauwkeurigheid bepaald wordt door het al dan niet gebruik doen op een consultant. Om dit na te gaan, wordt de chi-kwadraat test gebruikt, want de afhankelijke variabele is van nominaal niveau. De gebruikte testen worden uitgevoerd in het programma SPSS. Voor het opstellen van een aantal andere tabellen (tabel 5.3 en gelijkaardige tabellen) kan men crosstabs maken. Ook deze worden gemaakt in het statistisch programma. Naast een statistische analyse komen ook een aantal beschrijvende resultaten aan bod (bijvoorbeeld minima, maxima en standaardafwijkingen).


22

DEEL II ONDERZOEKSRESULTATEN ==================================================

DEEL II Onderzoeksresultaten

23

Dit deel bevat twee grote doelstellingen. Ten eerste willen we een overzicht geven van een aantal bevindingen over de ‘compliance index’. Welke is de evolutie in 1995, 1997 en 1999 van de ‘compliance index’ en van haar deelcomponenten? Welke zijn de grote probleemgebieden en kunnen deze probleemgebieden worden verklaard? Doen er zich verbeteringen of verslechteringen voor of blijft alles over de vijf jaar gelijk? Nu we meer weten over de 'compliance index' in het algemeen, kan er nog geen uitspraak gedaan worden over de ontwikkelingen in de gemeente zelf. Ten tweede zullen we daarom ook in detail kijken naar de evoluties binnen eenzelfde gemeente.

Deze twee doelstellingen worden dan ook uitvoerig besproken in dit deel. Om de vele resultaten en interpretaties te verduidelijken wordt gebruik gemaakt van tabellen. Deze tabellen zorgen ervoor een inzicht te krijgen in het geheel van cijfers en resultaten.

Hoofdstuk 4 Algemene bevindingen 4.1 Responsgraad van de vragenlijst In totaal reageerden 79 gemeenten. Hiervan waren er 50 die al onmiddellijk na de eerste vraag alle verzochte gegevens invulden en de nodige documenten opstuurden. De overige 29 gemeenten werd gevraagd om extra gegevens op te sturen. Hiervan stuurden er 15 gemeenten de ontbrekende gegevens op. De andere 21 gemeenten reageerden niet op de vragenlijst. Dit geeft een totale responsgraad van 79 %. Van deze 79 gemeenten waren er op het einde van het onderzoek 65 die alle gevraagde gegevens hadden opgestuurd. De overige 14 gemeenten hebben ofwel een document niet opgestuurd, of de vragenlijst niet ingevuld. Tabel 4.1 toont welke stukken er ontvangen werden en tabel 4.2 verwijst naar het aantal ontbrekende documenten opgedeeld per provincie voor het jaar 1997 en het jaar 1999; ook wordt vermeld of de vragenlijst werd opgestuurd. Voor het jaar 1997 werden er minder documenten opgestuurd, wat hoofdzakelijk te verklaren is door een gebrek aan reserve-exemplaren van de jaarrekening en van de begrotingsrekening. De meeste gemeenten beschikken immers maar over een beperkt aantal exemplaren en deze waren reeds opgevraagd door andere personen. De responsgraad in het gelijkaardig onderzoek in de US bedroeg slechts 44,9 % (ALLEN A. en SANDERS G.D., 1994, blz. 182).

DEEL II - Hoofdstuk 4 Algemene bevindingen

24

Tabel 4.1 Ontvangen documenten Jaarrekening Jaarrekening Begrotingsrekening 1997 1999 1997 Antwerpen

Aantal % Aantal % 20 95,2 21 100

Begrotingsrekening 1999

Vragenlijst

Aantal 20

% 95,2

Aantal 21

% 100

Aantal 19

% 90,5

Limburg

10

90,9

11

100

10

90,9

11

100

10

90,9

Oost-Vlaanderen

17

94,4

18

100

17

94,4

18

100

15

83.3

Vlaams-Brabant

11

84,6

12

92,3

11

84,6

12

92,3

11

84,6

West-Vlaanderen

16

100

16

100

15

93,8

16

100

16

100

73

91,8

78

98,5

71

89,6

Totaal 93,0 98,5 74 78 (Aantal = het aantal gemeenten) Bron: eigen werk

Tabel 4.2 Niet ontvangen documenten Antwerpen

J97 1

J99 -

B97 1

B99 -

V 2

# gemeenten 3

Limburg

1

-

1

-

1

2

Oost-Vlaanderen

1

-

1

-

3

4

Vlaams-Brabant

2

1

2

1

2

4

West-Vlaanderen

-

-

1

-

-

1

Totalen

5

1

6

1

8

14

(J97 = jaarrekening 1997; J99 = jaarrekening 1999; B97 = begrotingsrekening 1997; B99 = begrotingsrekening 1999; V = vragenlijst; # = aantal) Bron: eigen werk

De gemeenten zijn verplicht om elk jaar hun jaarrekening en hun begrotingsrekening op te sturen naar het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Afdeling Binnenlandse Administratie. Bijgevolg bestond de mogelijkheid om voor de 21 gemeenten die niet reageerden, de gemeenten die niet al de documenten opstuurden en de 5 gemeenten die in 1995 nog niet klaar waren met het opmaken van de jaarrekening, hun gegevens op te vragen in Brussel. De reden waarom de documenten (jaarrekeningen en begrotingsrekening) eerst via de vragenlijst werden gevraagd, kan verklaard worden door een doelstelling die de hervorming van de gemeenteboekhouding betracht -Verslag aan de Koning inzake het KB 2 augustus 1990 - namelijk het verlenen van een groter inzicht in de financiële toestand van de gemeenten en dit voor alle geïnteresseerde partijen. Het opvragen van deze documenten kadert dus in de bereidwilligheid van de gemeenten om hun financiële positie openbaar te maken aan alle belanghebbenden of geïnteresseerden. De oorzaak waarom de andere 21 gemeenten de vragenlijst samen met de documenten, niet opstuurden, is te wijten aan een aantal factoren. De documenten konden meestal niet opgestuurd worden omdat er geen extra kopieën in voorraad waren. Wat de vragenlijst betreft, lag de oorzaak


25

vooral in het gebrek aan tijd die veroorzaakt werd door de overgang naar de euro, de hervorming van de politiezones, de begrotingsopmaak en het groot tekort aan personeel bij de gemeenten. Als men de ontvangen en opgevraagde documenten bekijkt, dan stelt met vast, voor 1995, dat voor alle 100 gemeenten de documenten beschikbaar zijn; voor 1997 ontbreken er gegevens van drie gemeenten en voor 1999 van vier. Deze ontbrekende documenten waren niet beschikbaar in Brussel. De reden is onbekend. Ten opzichte van het jaar 1995 (rekening houdend met de veronderstelling dat er vijf gemeenten nog niet klaar waren, maar dat ze de documenten zeker zouden hebben opgestuurd mochten deze klaar zijn geweest) zijn er dus 21 gemeenten die niet reageerden (zie tabel 4.3). Dit verschil ten opzichte van 1995 wordt veroorzaakt door het lager aantal reacties na het tweede verzoek om de gegevens op te sturen en de lagere respons na het telefonisch contact met de gemeenteontvangers. Van de 37 gemeenten die telefonisch werden gecontacteerd bleek dat er een aantal gemeenten nagelaten hadden de vragenlijst in te vullen; 16 gemeenten hebben na het telefonisch contact de vragenlijst en de documenten alsnog opgestuurd. Tabel 4.3 Responssnelheid Na 1e versturing

1995 35

1997-1999 37

Na 2e versturing

36

26

Na telefonisch contact

29

16

Totaal 100 (In de tabel staan het aantal gemeenten die reageerden op de vragenlijst). Bron: eigen werk

79

Tabel 4.4 Responssnelheid per provincie Antwerpen

Na 1e 9

% 32,14

Na 2e 15

% 53,57

Telefoon 21

% 75

Ontbrekend 7

% 25

Limburg

3

21,43

8

57,14

11

78,57

3

21,43

Oost-Vlaanderen

10

45,45

16

72,73

18

81,82

4

18,18

Vlaams-Brabant

5

29,41

9

52,94

13

76,47

4

23,53

West-Vlaanderen

10

52,63

15

78,95

16

84,21

3

15,79

Totalen 37,00 63,00 79,00 21,00 37 63 79 21 (De percentages worden berekend per rij, op basis van het aantal gemeenten in een provincie van de steekproef. Voor Antwerpen zijn dat er 29, voor Limburg 14, voor Oost-Vlaanderen 22, voor Vlaams-Brabant 17 en, voor West-Vlaanderen 19.) Bron: eigen werk

Bij het bekijken van de ontvangsten per provincie, gecombineerd met de snelheid van de respons (tabel 4.3 en 4.4), blijkt dat iedere provincie een gelijkaardige responsgraad heeft. Uit de provincies


26

Antwerpen en Vlaams-Brabant kwamen de minste reacties, uit West-Vlaanderen en Oost-Vlaanderen de meeste.

4.2 Algemene resultaten 4.2.1 ‘Compliance index’ 4.2.1.1 ALGEMEEN Bij de ‘compliance index’ in zijn geheel is er in 1997 een verbetering van 5,50 % ten opzichte van 1995 en blijft de index nagenoeg constant in 1999. Het verwachte leereffect (naarmate men meer ervaring heeft in een bepaalde materie, leert men uit zijn fouten en bekomt men een betere prestatie) blijkt maar heel klein te zijn in 1997 en bijna helemaal afwezig te zijn in 1999. Het zou kunnen zijn dat de groei van de 'compliance index' verklaard kan worden door andere factoren, dit wordt verder onderzocht in het derde deel. Tabel 4.5 Kerncijfers van de 'compliance index' 1995 Absoluut a

1997 Stijging t.o.v. Absoluut a 1995

1999 Stijging t.o.v. Absoluut a 1997

‘Compliance index’

61,66%

67,16%

5,50%

67,31%

0,15%

Standaardafwijking

10,04%

9,14%

-0,9%

9,29%

0,15%

Minimum

35,15%

42,42%

7,27%

44,85%

2,43%

Maximum

83,18%

82,58%

-0,60%

81,06%

-1,52%

(a= in deze kolom staan de gegeven m.b.t. de 'compliance index' en haar kerncijfers in percent). Bron: eigen werk

De standaardafwijking (geeft een weergave van de mate van variabiliteit) van de 'compliance index' toont aan dat de schommelingen tussen de verschillende gemeenten kleiner worden in 1997, maar dat ze weer toenemen in 1999. De minimumwaarde van de 'compliance index' stijgt in 1997 (ten opzichte van 1995) met 7,27 % en met 2,43 % in 1999 (ten opzichte van 1997). Deze toenames zijn groter dan de gemiddelde toename van de index, wat wijst op een algemene tendens van verbetering bij de gemeenten die in 1995 laag scoorden. Er is dus een convergentie van de laagste score van de 'compliance index' naar het gemiddelde. Deze convergentie is van positieve aard. De maximumscore die een gemeente behaalt, is echter ook tweemaal gedaald. Met 0,60 % in 1997 (ten opzichte van 1995) en met 1,52 % in 1999 (ten opzichte van 1997). Ook hier is er een convergentie naar het gemiddelde van de 'compliance index' , maar deze convergentie is niet van positieve aard. Om een beter inzicht te krijgen in de scores per gemeente, werden tabel 4.6 en tabel 4.7 opgesteld.


27

Tabel 4.6 geeft de frequenties weer van het aantal gemeenten dat een score heeft binnen een bepaalde klasse. Daar de minimumscore groter is dan 30 en de maximumscore kleiner dan 90, worden de klassen onder de 30 en boven de 90 niet weergegeven. De klassen worden ingedeeld per 10 %. Tabel 4.7 geeft een overzicht van de evolutie in de scores. Verbeteren de gemeenten meestal twee keer (tussen 1995-1997 en 1997-1999) of zijn er andere vaststellingen op te tekenen? Er is een duidelijke verschuiving te merken. In 1995 had het merendeel van de gemeenten een score tussen 60 % en 70 %, in 1997 en 1999 was dit gedeeltelijk tussen de 60 % en 70 %, maar er zijn meer gemeenten die een score behaalden tussen de 70 % en 80 %. Deze algemene verbetering is dan ook terug te vinden in de gehele ‘compliance index’. De kleine stijging in 1999 kan onrechtstreeks uit tabel 4.6 worden afgeleid. Het aantal gemeenten die meer dan 80 % halen, daalt met meer dan de helft, daarnaast zijn er meer gemeenten die een score behalen tussen de 40 % en 60 % (dit zijn twee klassen). De daling in de klasse tussen de 60 % en 70 % en de stijging in de klasse tussen 70 % en 80 % zorgen, voor een positief effect dat nog net groter is dan de negatieve effecten die hierboven werden aangehaald. (zie tabel 4.6) Tabel 4.6 Frequenties scores gemeenten 1995

1997

1999

30-40

Aantal 4

% 4,00

Aantal 0

% 0,00

Aantal 0

% 0,00

40-50

12

12,00

5

5,15

6

6,25

50-60

18

18,00

15

15,46

15

15,63

60-70

48

48,00

37

38,14

30

31,25

70-80

17

17,00

35

36,08

43

44,79

80-90

1

1,00

5

5,15

2

2,08

97

100

96

100

Totaal 100 100 (Aantal = aantal gemeenten) Bron: eigen werk

Tussen 1995 en 1997 behalen 67 gemeenten een hogere score, in 1999 is dit aantal gedaald tot 47 gemeenten, terwijl het aantal gemeenten die minder goed scoorde gestegen is van 26 gemeenten tussen 1995 en 1997 tot 42 gemeenten tussen 1997 en 1999. Ook hier weer een indicatie die wijst op een eventuele stabiliteit van de 'compliance index' in 1999. Toch zorgen de 47 gemeenten die een stijging kenden, voor een kleine algemene verbetering. (zie tabel 4.7) Tabel 4.7 Evolutie scores 'compliance index' (1) 1995-1997


1997-1999

28

Stijgen

67

47

Dalen

26

42

Gelijk

2

6

Totaal 95 95 (in de kolom hoeveel gemeenten een stijgende, dalende, gelijke score behaalden op de 'compliance index' tussen 1995 en 1997 en tussen 1997 en 1999 ) Bron: eigen werk

Tabel 4.8 Evolutie scores 'compliance index' (2) S-D

Aantal 32

% 33,68

D-S

15

15,79

=-S

1

1,05

=-D

1

1,05

S-=

4

4,21

D-=

2

2,11

S-S

31

32,63

=-=

0

0

D-D

9

9

Totaal 100 95 (S=stijgen,D=dalen,= is gelijk blijven, het eerste teken staat voor de periode tussen 1995 en 1997, het tweede voor de periode tussen 1997 en1999. bijvoorbeeld: gemeente X kende een stijging tussen 1995 en 1997 en behield dezelfde score tussen 1997 en 1999. In de kolom aantal wordt er dan één eenheid bijgeteld bij het koppel (S-=), waarbij de S staat voor de stijging tussen 1995 en 1997 en = voor het gelijk blijven tussen 1997 en 1999.) Bron: eigen werk

Als men kijkt naar een absolute toename en afname, dan stelt men vast dat er meer gemeenten stijgen in de eerste periode en dalen in de tweede, dan dat er een stijging is in die twee periodes. Dit is een element dat wijst op de stabilisatie in 1999. De cijfers geven echter geen indicatie van de grootte van de toename of afname,vandaar tabel 4.9. Deze tabel geeft twee zaken weer. Ten eerste wat gebeurde met de score van de gemeenten tussen 1995 en 1997? Heeft een gemeente zijn score in 1997 kunnen verbeteren ten opzichte van 1995 zodat dat de gemeente tot een hogere klasse behoort? Of is er een verslechtering vast te stellen en behoort de gemeente nu tot een lagere klasse? Ten tweede gegeven de evolutie tussen 1995 en 1997, wat gebeurde er tussen 1997 en 1999.

Tabel 4.9 Evolutie van de toename of afname van de 'compliance index' -2


-1

1997-1999 0 1

2

Totaal

29

1995-1997

-2

-

-

1

-

-

1

-1

-

1

4

3

2

10

0

-

3

31

5

-

39

1

1

6

23

1

-

31

2

-

1

9

-

-

10

3

-

-

3

1

-

4

Totaal 95 1 11 71 10 2 (De ‘compliance index’ wordt ingedeeld volgens klassen van 10 %. Een negatief cijfer in de kolom- of rijkop wijst op een verlaging van klasse, een positief cijfer op een verhoging van klasse. 0 wil zeggen dat er geen wijziging is van klasse. Bijvoorbeeld gemeente X heeft een 'compliance index' van 50 % in 1995, in 1997 is de score gestegen tot 70 %, maar daalde tot 60 % in 1999. Op de kruising van 2 ( rijkop, horizontaal) en –1 (kolomkop, verticaal) wordt er één eenheid bijgeteld.) Bron: eigen werk

Tussen 1995 en 1997 heeft meer dan de helft van de gemeenten een score die behoorde tot een zelfde klasse of een hogere klasse. Slechts 11 gemeenten daalden naar een lagere klasse. Tussen 1997 en 1999 hebben we eenzelfde fenomeen, maar opvallend is dat 71 van de 95 gemeenten (75 %) tot een zelfde klasse blijven behoren. Terwijl dit in de vorige periode maar bij 39 gemeenten het geval was. Dit is nog een element dat wijst op een toenemende stabilisatie in 1999. Tot slot kan worden gekeken naar de sterkte van de toename en de afname in de twee periodes. Dit gebeurt op basis van de verschillen over die twee periodes. Het verschil tussen de 'compliance index' van 1997 en 1995 geeft de sterkte weer van de toename en afname in de eerste periode en het verschil tussen de 'compliance index' van 1999 en 1997, de toename en afname in de twee periode. Op basis van deze gevonden cijfers kunnen volgende conclusies getrokken worden. De gemiddelde toename bedraagt 5,5 % tussen 1995 en 1997 en 0,15 % tussen 1997 en 1999. Deze cijfers kunnen ook bekomen worden door de index van 1997 te verminderen met die van 1995. Hetzelfde kan men doen voor de andere periode. De standaardafwijking (die een weergave is van de schommelingen van de afwijkingen) bedraagt in de eerste periode 9,60 % en daalt in de tweede periode tot 5,39 %. De maximale daling tussen 1995 en 1997 bedraagt 18,64 %. Dit verhoogt nog in 1999 tot 19,70 %. De maximale toename daarentegen is voor de eerste periode gelijk aan 31,21 % en voor de tweede aan 25,30 %. Uit deze cijfers kan de toename in 1997 en de stabiliteit in 1999 worden afgeleid. De scores van de gemeenten staan allemaal weergegeven in bijlage 3. De naam van de gemeente wordt niet vermeld, dit om de beloofde vertrouwelijkheid te bewaren.

4.2.1.2 DEELCOMPONENTEN ‘ COMPLIANCE INDEX ’


30

De ‘compliance index’ bestaat uit acht deelcomponenten. Deze componenten worden afzonderlijk en in detail besproken in hoofdstuk 5 “Longitudinale analyse van de onderzoeksresultaten”. In tabel 4.10 wordt een overzicht gegeven. Tabel 4.10 Deelcomponenten van de 'compliance index' Tijdigheid

1995 53,90 %

1997 69,69 %

1999 68,00 %

Volledigheid

37,00 %

38,76 %

38,96 %

Cut-off

12,00 %

11,86 %

9,64 %

Classificatie

93,00 %

93,71 %

93,54 %

Mechanische nauwkeurigheid

95,30 %

97,63 %

98,13 %

Toelichting

56,98 %

69,22 %

69,42 %

Formalistische vereisten

44,71 %

53,91 %

54,43 %

Adequaatheid en leesbaarheid

56,25 %

53,35 %

53,73 %

Gewogen gemiddelde 61,66 % 67,16 % 67,61 % (de percentages in de tabel geven de score weer op een totaal van 100 % voor de deelcomponenten van de 'compliance index' en dit voor de drie onderzochte periodes) Bron: eigen werk

De deelcomponenten classificatie en mechanische nauwkeurigheid scoren het best. Meer dan 90 % van de gemeenten zijn in orde met de wettelijke verplichtingen. De grootste probleemgebieden zijn de volledigheid en de cut-off. Ook de formalistische vereisten en de adequaatheid en leesbaarheid scoren minder goed dan het gemiddelde. Vaststelling is dat niet alle deelcomponenten een zelfde evolutie kennen als de volledige ‘compliance index’. Deze vaststellingen worden verder uitgebreid besproken.

4.2.2 Andere vaststellingen De gemiddelde grootte van de boekhoudkundige output (de jaarrekening en de begrotingsrekening) bedraagt in 1995: 329 pagina’s, in 1997: 364 pagina’s en in 1999: 381 pagina’s. Bij ongeveer 25 % van de gemeenten waarvoor de cijfers beschikbaar waren, is de totale grootte meer dan 400 pagina’s. Net zoals in 1995 heeft elke gemeente een balans en een resultatenrekening opgemaakt. Ook de vijf gemeenten die in 1995 hun balans nog niet hadden opgemaakt, dienden deze later, samen met de volledige jaarrekening, in bij het Ministerie van de Vlaamse gemeenschap, Afdeling Binnenlandse Aangelegenheden.

4.3 Besluit In totaal hebben 79 gemeenten gereageerd op de vragenlijst, wat een hoge responsgraad geeft. Doch niet alle gemeenten stuurden alle documenten op. Om de gegevensverzameling te vervolledigen werden de ontbrekende gegevens opgevraagd te Brussel bij de Vlaamse Gemeenschap, Afdeling Binnenlandse Aangelegenheden.


31

De 'compliance index' kende in 1997 een stijging van 5,50 % ten opzichte van 1995 tot 67,16 % en bleef in 1999 praktisch constant (er was een kleine stijging van 0,15 %). Deze kleine daling wordt veroorzaakt doordat de 'compliance index' in 1999 bij 42 gemeenten een daling kent. In de periode tussen 1995 en 1997 waren dat nog maar 26 gemeenten. Op de eerste onderzoeksvraag kan dus positief geantwoord worden. De gemeenten hebben hun rapportering in positieve zin aangepast, toch blijft deze aanpassing beperkt. Gelijkaardige conclusies worden er gevonden in Canada, ook daar stijgt de index tussen 1984 en 1989. De score van de index is in 1989 het hoogst en bedraagt 64,4 % (LIN Z.J., BAXTER G.C. en MURPHY G.J., 1994, blz. 244) De deelcomponenten van de 'compliance index' kennen een gelijkaardig verloop, meestal is er een redelijke toename in 1997, maar kennen ze geen verdere stijging in 1999. Sommigen hebben in 1999 een daling van hun gemiddelde score. Dit alles wijst op de mogelijkheid dat in de toekomst de 'compliance index' zou kunnen dalen. In het volgende hoofdstuk worden de verschillende deelcomponenten van de 'compliance index' en de evoluties van de resultaten van deze deelcomponenten gedetailleerd besproken.


32

Hoofdstuk 5 Longitudinale analyse van de resultaten 5.1 Tijdigheid Het NARGC en de NGW (Nieuwe Gemeentewet) definiëren tijdigheid als de datum waarop de aanname van de begrotingsrekening en de jaarrekening zou moeten gebeuren. De uiterste datum waarop de aanname moet gebeuren is de 31e maart (einde van het eerste kwartaal) van het jaar volgend op het betreffende dienstjaar. Bijvoorbeeld ten laatste op 31 maart 1998 voor het dienstjaar 1997. Tabel 5.1 Frequentie van de tijdigheid 1995

1997

1999

8

Cumulatief % 8,4

April 2000

12

21,1

38,1

Mei 2000

17

38,9

37

76,3

Juni 2000

30

70,5

Juli 1998

6

82,5

Juli 2000

7

77,9

60

Augustus 1998

4

86,6

Augustus 2000

6

84,2

14

74

September 1998

4

90,7

September 2000

6

90,5

Oktober 1996

10

84

Oktober 1998

4

94,8

Oktober 2000

6

96,8

November 1996

3

87

November 1998

2

96,9

November 2000

-

96,8

December 1996

5

92

December 1998

-

96,9

December 2000

-

96,8

Januari 1997

-

92

Januari 1999

1

97,9

Januari 2001

1

97,9

Februari 1997

2

94

Februari 1999

1

99,0

Februari 2001

1

98,9

Maart 1997

1

95

Maart 1999

-

99,0

Maart 2001

-

98,9

April 1997

-

95

April 1999

-

99,0

April 2001

-

98,9

Niet klaar

5

100

Niet klaar

1

100

Niet klaar

1

100

Niet beschikbaar

0

Niet beschikbaar

3

Niet beschikbaar

5

Maand van aanname Maart 1996

Cumulatief Aantal % 7 7,2

4

Cumulatief % 4


April 1996

9

13

April 1998

12

19,6

Mei 1996

14

27

Mei 1998

18

Juni 1996

20

47

Juni 1998

Juli 1996

8

55

Augustus 1996

5

September 1996

Aantal


Aantal

(Aantal = aantal gemeenten) Bron: eigen werk

Tabel 5.2 Gemiddelde score van tijdigheid Totaal van de tijdigheid

(a)

Gemiddelde per gemeente (b)

1995 53,9

1997 66,9

1999 64,6

0,5

0,7

0,7

(a) = hier staat de totale score behaalt door alle gemeenten op de tijdigheid, het is geen percentage. (b) = dit cijfer moet vergeleken worden met tabel 3.2. De 0,5 in 1995 komt overeen met de maand augustus 1996, een hogere score wijst op een betere tijdigheid. Bron: eigen werk

DEEL II - Hoofdstuk 5 Longitudinale analyse van de resultaten

33

In 1995 waren er slechts vier gemeenten in orde met de wetgeving (zie tabel 5.1). Voor 1997 en 1999 steeg dit aantal gemeenten met respectievelijk 3 en 4. Tussen juni en juli van 1996 waren 50 % van de gemeenten klaar, in 1997 en 1999 lag de mediaan tussen mei en juni. Ten opzichte van 1995 gebeurde de aanname in 1997 en 1999 gemiddeld twee maanden vroeger. Dit wijst op een verbetering van de aanname van de begrotingsrekening en jaarrekening. Toch moet erop gewezen worden dat er in 1999 geen verdere verbetering te constateren valt. Naast de bespreking van de tijdigheid in het algemeen, kan er ook worden gekeken naar de evolutie in de tijdigheid bij de gemeenten. Tabel 5.3 Evolutie van de tijdigheid 1997-1999 -0,7 -0,4 -0,3 -0,2 -0,1 0 0,1 -0,6 1 -0,5 -0,4 1 -0,3 1 -0,2 1 3 -0,1 1 1 2 2 0 1 2 16 3 0,1 2 1 3 6 2 1995-1997 0,2 1 1 4 3 0,3 1 2 1 0,4 1 2 3 2 0,5 1 1 1 1 1 0,6 2 3 0,7 1 1 0,8 1 1 Totaal 1 2 6 4 12 43 16 (Voor de bespreking van de scores van de tijdigheid zie supra, een negatief cijfer

0,2 0,3 0,4 Totaal 1 1 1 1 2 1 4 1 7 1 2 25 14 1 1 1 12 1 5 8 5 5 1 3 2 95 5 5 1 in de kolomkop of rijkop geeft

een minder goede tijdigheid weer, de positieve cijfers een verbeterende tijdigheid. 0 wil zeggen dat de tijdigheid niet verandert. Bijvoorbeeld: gemeenten X heeft een tijdigheid van 0,8 in 1995, 0,9 in 1997 en 1999. Op de kruising van 0,1(horizontaal) en 0 (verticaal) wordt er 1 eenheid bijgeteld.) Bron: eigen werk

Uit tabel 5.3 kan men afleiden dat er zestien gemeenten zijn die over de twee periodes een zelfde tijdigheid behalen. Dertien gemeenten kenden tweemaal een stijging, twee andere gemeenten tweemaal een daling. De overige gemeenten kenden eenmaal een daling en eenmaal een stijging. Belangrijk is dat er 25 gemeenten zijn die een daling kenden tussen 1997 en 1999, daar waar er maar 16 waren tussen 1995 en 1997. In de eerste periode stijgen er meer gemeenten dan in de tweede periode. Het aantal gemeenten dat tussen 1997 en 1999 een zelfde score behalen bedraagt 43 ten opzichte van 25 gemeenten in de periode 1995-1997. Dit alles wijst weer op de verbetering tussen 1995 en 1997 en op de stabilisatie van de tijdigheid tussen 1997 en 1999.


34

Alhoewel het niet de bedoeling is om de deelcomponent tijdigheid volledig te verklaren, mag de nodige aandacht worden gegeven aan een verklaring waarom deze tijdigheid is verbeterd. Welke zijn de verklarende factoren die de tijdigheid kunnen beïnvloeden? Waarom zijn er niet meer gemeenten die hun aanname doen vóór het einde van het eerste kwartaal? Het antwoord op de tweede vraag is de volgende: het is praktisch onhaalbaar om de jaarrekening vroeger klaar te hebben, met uitzondering van die acht gemeenten (gesprek met de heer PERSYNS H., 2 maart 2002, Brugge). Een reden voor deze onhaalbaarheid, is dat de softwareprogramma’s niet tijdig kunnen voorzien in de benodigde documenten (Formulier T). Het grote personeelstekort en de druk op de financiële diensten maakt het de gemeenten zeer moeilijk om de maand van aanname te vervroegen, laat staan om deze vóór het einde van het eerste kwartaal te doen. Daardoor is er ook een stabilisatie in 1999. De verbetering tussen 1995 en 1997 is een zuiver leereffect, de opgedane kennis voor het dienstjaar 1995 en 1996 maakte het mogelijk om in 1997 de aanname vlugger te laten verlopen. Als antwoord op de eerste vraag wordt nagegaan welke de variabelen zijn die een invloed zouden kunnen uitoefenen op de tijdigheid van aanname van de jaarrekening. Deze variabelen zijn: het beroep doen

van

de

gemeente

op

de

diensten

van

een

extern

consultant,

de

eventuele

boekhoudkundige/administratieve bedrijfservaring van één van de personeelsleden die betrokken is bij het opstellen van de jaarrekening, de training van het gemeentepersoneel om vertrouwd te worden met de boekhoudkundige principes van de nieuwe algemene boekhouding, het soort softwareprogramma dat gebruikt wordt voor het voeren van de boekhouding en de grootte van de gemeenten. De gegevens met betrekking tot de eerste vier variabelen werden bekomen via de vragenlijst (vragen III-1-4, III-1-5, III-2 en III-3), de grootte van de gemeenten werden gehaald uit het gemeentelijk zakboekje 1998. Er moet vermeld worden dat er slechts 71 gemeenten een volledig ingevulde vragenlijst opstuurden. Enkel en alleen die antwoorden van deze 71 gemeenten die worden opgenomen bij de statistische analyses.

5.1.1 Boekhoudkundige of administratieve bedrijfservaring Tabel 5.4 ‘Aantal dagen te laat’ versus ervaring 1995 Ervaring Geen ervaring ‘Aantal dagen te laat’ Bron: eigen werk

174

110

1997 Ervaring Geen ervaring 97

119

1999 Ervaring Geen ervaring 76

81

Men zou kunnen stellen dat als een gemeente een beroep kan doen op iemand die boekhoudkundige bedrijfservaring heeft, men meer stipter zal zijn in de afwerking van de jaarrekening. Het blijkt echter dat dit hier niet het geval is.


35

Het ‘aantal dagen te laat’ is het verschil tussen de datum van aanname van de jaarrekening en de uiterste datum waarop die aanname had moeten gebeuren (dat is de 31e maart volgend op het betreffende dienstjaar). De cijfers tonen aan dat in die vijf jaar er niet echt veel veranderd is. Gemeenten die een beroep kunnen doen op iemand met een boekhoudkundige bedrijfservaring scoren nog altijd slechter dan de andere gemeenten. Gebruik makend van de Mann-Whitney U test kan men besluiten dat de nulhypothese niet kan worden verworpen. In 1995 bedraagt alfa 9,9 %; in 1997: 20,00% en in 1999: 64,5 %. Er is dus statistisch geen verschil tussen het ‘aantal dagen te laat’ bij gemeenten met al dan niet de aanwezigheid van een persoon met boekhoudkundige bedrijfservaring. Als gekeken wordt naar het verschil in absolute termen (naar de getallen in tabel 5.4, zonder dit op een statistische manier te doen) tussen de gemeenten met en zonder ervaring, dan blijkt toch dat dit verschil afneemt. In 1995 bedraagt dit nog 64 dagen, in 1997 maar 23 dagen en in 1999 nog amper 5 dagen. Het is duidelijk dat er een progressie in de maak is, maar die progressie kan statistisch niet bewezen worden.

5.1.2 Extern consultant Net zoals bij de boekhoudkundige bedrijfservaring zou men kunnen stellen dat als er een beroep wordt gedaan op een extern consultant, de tijdigheid van de aanname van de jaarrekening beter moet zijn dan wanneer dit niet het geval is. Samengevat geeft tabel 5.5 een overzicht van de tijdigheid (in kwartalen) en het soort consultant dat werd geconsulteerd. Het is opvallend dat de drie gemeenten die in 1995 op tijd waren met de aanname van de jaarrekening geen gebruik maakten van een extern consultant. Ook in 1997 en 1999 zien we dezelfde bevindingen. Uitzondering voor 1997 en 1999 is één gemeente die een beroep doet op een extern consultant en die klaar is voor het einde van het eerste kwartaal. In 1997 waren er al vijf gemeenten die de aanname van hun jaarrekening deden vóór het einde van het eerste kwartaal: dit is een toename met twee gemeenten. De stijging in 1999 bleef beperkt tot één gemeente. Het percentage van de gemeenten die de jaarrekening nog niet klaar hebben vóór 30 september, evolueert van 19 in 1995 tot 7 in 1997 en 6 in 1999. Die verbetering kan niet worden verklaard door het soort consultant dat wordt gebruikt. Uit de Kruskall-Wallis H test blijkt dat er geen verschil is tussen de score van de tijdigheid en de consultant (Deloitte en Touche, Ernst en Young, BDO, ‘andere’ of geen consultant). De nulhypothese kan niet verworpen worden. Alfa bedraagt telkens meer dan 5 % (1995 alfa = 28,7 %; 1997 alfa = 22,0 %; 1999 alfa = 56,3 %). Zowel bij gemeenten die een consultant gebruiken als bij diegenen die dit niet doen, verbetert de tijdigheid.


36

Tabel 5.5 Tijdigheid versus consultant Geen D&T Aantal % Aantal % e <31 maart 1996 3 7,50 <30ejuni 1996 19 47,50 3 27,27 <30e september 1996 9 22,50 2 18,18 <31e december 1996 6 15,00 4 36,36 >31e december 1996 3 7,50 2 18,18 Totaal 100 100 40 11 Geen D&T 1997 Aantal % Aantal % <31e maart 1996 4 12,50 1 7,14 <30ejuni 1996 20 62,50 10 71,43 <30e september 1996 5 15,63 <31e december 1996 3 9,38 2 14,29 >31e december 1996 1 7,14 Totaal 100 100 32 14 Geen D&T 1999 Aantal % Aantal % e <31 maart 1996 5 16,13 1 5,88 <30ejuni 1996 19 61,29 9 52,94 <30e september 1996 4 12,90 5 29,41 <31e december 1996 2 6,45 1 5,88 >31e december 1996 1 3,23 1 5,88 Totaal 100 100 31 17 (Aantal = aantal gemeenten) Bron: eigen werk 1995

E&Y Aantal % 8 50,00 5 31,25 1 6,25 2 12,50 100 16 E&Y Aantal % 14 77,78 4 22,22 100 18 E&Y Aantal % 14 77,78 3 16,67 1 5,56 100 18

BDO Aantal % 2 66,67 1 33,33 100 3 BDO Aantal % 4 100 100 4 BDO Aantal % 2 66,67 1 33,33 100 3

Andere Aantal % 1 100 100 1 Andere Aantal % 2 66,67 1 33,33 100 3 Andere Aantal % 1 50,00 1 50,00 100 2

De cijfers in tabel 5.6 laten het gemiddeld ‘aantal dagen te laat’ opgedeeld per consultant zien. In 1995 bleek dat de gemeenten die geen beroep deden op een extern consultant beter scoorden wat betreft de tijdigheid. Deze verschillen verkleinden in 1997 en 1999. Vanaf 1997 wordt er zelfs vastgesteld dat een aantal gemeenten die een beroep doen op een consultant beter scoren dan wanneer er geen beroep wordt op gedaan. Deze hypothese dat gemeenten die een beroep doen op een consultant, beter scoren qua tijdigheid kon statistisch niet bewezen worden. Er is dus geen bewijs dat deze gemeenten sneller hun jaarrekening kunnen afwerken. De Mann-Whitney U test levert telkens een alfa groter dan 5 % zodat de nulhypothese niet kan verworpen worden (1995 alfa = 15,9 %; 1997 alfa = 46,7; 1999 alfa = 47;5 %).

Tabel 5.6 ‘Aantal dagen te laat’ versus consultant


37

Consultant Geen

Aantal 40

1995 ‘Dagen te laat’ 119

Aantal 32


Aantal 31


D&T

11

194

14

97

17

112

E&Y

16

133

18

71

18

78

BDO

3

128

4

68

3

87

Andere

1

170

3

266

2

94

Totaal

71

134,9

71

87,8

71

87,9


5.1.3 Training Men zou kunnen veronderstellen dat gemeenten waarbij de personen van de boekhoudafdeling een opleiding over de nieuwe technieken van de gemeenteboekhouding hebben gehad, een grote stiptheid zullen hebben qua rapportering. Aangezien ze een opleiding genoten zal de daar opgedane kennis hen in staat stellen om rapper en efficiënter te kunnen werken en minder met problemen geconfronteerd te worden. Tabel 5.7 ‘Aantal dagen te laat’ versus training

‘Aantal dagen te laat’ Bron: eigen werk

1995 Training Geen training 121 213



Het is duidelijk te merken dat in 1995 gemeenten die hun personeel hebben opgeleid een veel betere tijdigheid hadden, dan wanneer ze dit niet deden. Vanaf 1997 zien we net het omgekeerde effect. Geen training of opleiding van het personeel zorgt voor een betere tijdigheid. Statistisch moeten we besluiten dat in 1995 de nulhypothese verworpen (alfa is <5 %) moet worden, en dat het inderdaad zo is dat training zorgt voor een betere tijdigheid. In 1997 en 1999 kunnen we dit echter niet meer vaststellen. De nulhypothese kan niet worden verworpen, waardoor er geen verschil is in het ‘aantal dagen te laat’ en de eventuele opleiding van het boekhoudpersoneel van een gemeente.

5.1.4 Software In 1995 bleek het gemiddeld ‘aantal dagen te laat’ steeds meer dan 100 dagen te bedragen, met uitzondering van één soort type software die beduidend beter scoort dan de anderen. Het ‘aantal dagen te laat’ is in het jaar 1997 meestal kleiner dan 100 dagen en de verschillen tussen de soorten software die worden gebruikt zijn verkleind. Door gebruik te maken van een Kruskall-Wallis H test kan men vastgestellen dat in 1995 de nulhypothese verworpen moet worden, zodat er in 1995 duidelijk verschillen zijn tussen het soort software en de tijdigheid van de gemeenten. De nulhypothese kan in


38

1997 en 1999 niet verworpen worden omdat alfa elke keer groter is dan 5 % (1997 = 26,0 %; 1999 = 35,9 %). Hier is er geen verschil meer tussen het soort gebruikte software en de tijdigheid. (tabel 5.8) Tabel 5.8 ‘Aantal dagen te laat’ versus softwarepakket 1995 1997 1999 Aantal Gem. ‘dagen te laat’ Aantal Gem. ‘dagen te laat’ Aantal Gem. ‘dagen te laat’ 18 126,4 19 79,6 19 81,9

Software CEVI VLABRIC

5

160,8

5

69,2

5

68,2

NV Schaubroeck

19

62

19

63,6

18

64,3

CIPAL

16

143,3

15

116,6

16

103,4

GEMIC

6

312,5

6

135,2

5

144,6

IN2

5

190,0

2

93,0

2

140,5

REMMICOM

2

100,5

3

104,7

5

87,0

LOGINS

0

-

2

92,5

1

91,0

Totaal

71

134,9

71

87,8

71

87,9


5.1.5 Grootte van de gemeente Tabel 5.9 ‘Aantal dagen te laat’ versus de grootte van de gemeente Categorie grootte

Inwoners

Steekproef

Vragenlijst ingevuld

‘Dagen te laat’ 95

‘Dagen te laat’ ‘Dagen te laat’ 97 99

1

>130000

1

1

218,0

176,0

88,0

2

50000-130000

3

3

143,3

73,0

65,3

3

30000-50000

8

7

96,3

84,3

60,8

4

20000-30000

13

11

163,8

86,3

89,5

5

15000-20000

22

15

123,7

94,0

78,0

6

10000-15000

24

14

134,2

62,6

93,9

7

5000-10000

23

17

134,4

100,6

104,6

8

<5000

6

4

133,8

96,8

85,3

Totaal 100 71 Bron: eigen werk en gemeentelijk zakboekje 1998

134,9

87,8

87,9

Via een niet-parametrische test kon geen verband gevonden worden tussen het ‘aantal dagen te laat’ en de grootte van de gemeente. Alfa bedraagt telkens meer dan 5 % zodat de nulhypothese niet verworpen kan worden. Het is niet omdat een gemeente groter is en ze beroep kan doen op meer gespecialiseerd personeel dat haar tijdigheid verbetert.

5.1.6 Samenvatting


39

In het algemeen kan men stellen dat de tijdigheid in de loop van vijf jaar een verbetering kende van gemiddeld 2 maanden. Toch zijn er maar een beperkt aantal gemeenten die de deadline niet overschrijden. Als men een verklaring zoekt voor de oorzaken van deze verbeteringen, dan vindt men de volgende besluiten. Gemeenten die personeel hebben met een boekhoudkundige bedrijfservaring scoren niet beter dan de andere gemeenten. Tot dezelfde vaststelling komt men als men kijkt naar het soort consultant dat eventueel werd geraadpleegd. Er kunnen geen verschillen worden gevonden tussen de gemeenten die al dan niet gebruik maakten van een consultant.

Een extra training of opleiding bij de invoering van de nieuwe boekhouding zou nodig zijn. Dit zou misschien een verklaring kunnen geven van een betere tijdigheid. Dit kan echter ook niet-statistisch bewezen worden. Opmerkelijk is wel dat in 1995 de tijdigheid beter was bij gemeenten die voorzien hadden in een opleiding. In 1997 en 1999 was dit niet het geval: gemeenten die geen opleiding of training gaven aan hun personeel m.b.t. de nieuwe gemeenteboekhouding, scoorden hier beter. Tenslotte kunnen de grootte van de gemeente en het type software ook geen verklarende variabelen zijn voor het verklaren van een verbeterde tijdigheid. Statistisch kan er niet bewezen worden dat één van de voorgaande factoren de tijdigheid van de jaarrekening van een gemeente beïnvloedt.

5.2 Volledigheid 5.2.1 Voorraden Tabel 5.10 Voorraden 1995 1997 Aantal 2 2 (Aantal = aantal gemeenten die voorraden opnemen) Bron: eigen werk

1999 1

Slechts twee gemeenten hebben in 1995 en 1997 voorraden opgenomen in hun balans. Voor 1999 is dit maar één gemeente. In de vijf onderzochte jaren, blijkt er dus geen verbetering te bestaan op dit punt. Normaal gezien zou elke gemeente over een voorraad moeten beschikken. Bijvoorbeeld van verkeersborden, werkmateriaal en dergelijke meer. De reden waarom er geen voorraden worden opgenomen in de jaarrekening kent verschillende gronden. Volgens art 23. NARGC hebben de gemeenten de mogelijkheid en niet de verplichting om een voorraadsysteem te hebben. Daarnaast zou er door de gemeenten nog een verdere regeling m.b.t. de voorraden ontwikkeld worden, maar daar is tot op heden nog niets van terechtgekomen.


40

Alhoewel de gemeenten dus niet verplicht worden om een voorraadsysteem te hebben, wil dit niet zeggen dat ze geen voorraden moeten opnemen in hun jaarrekening. Het rekeningenstelsel bevat rekeningen die gebruikt moeten worden om voorraad op te nemen en ook in de lay-out van de jaarrekening, zoals bepaald door het MB 10 januari 1996, staan de voorraden als een apart balansitem genoteerd.

5.2.2 Dubieuze debiteuren Het aantal gemeenten die in 1995 en 1997 de rekeningen 40700 Dubieuze debiteuren van belastingen, retributies en exploitatieopbrengsten en 41700 Diverse dubieuze debiteuren gebruikt, is zeer laag. Slechts vijf gemeenten tonen in de jaarrekening dubieuze debiteuren. In 1999 vermindert dit aantal nog en nemen slechts drie gemeenten dubieuze debiteuren op in hun jaarrekening. Een mogelijke motivering kan zijn dat er geen dubieuze debiteuren zijn in hun gemeenten. Deze motivering kan gecontroleerd worden door de rekening 67111 Onwaarden van de gewone dienst te bekijken. Als deze rekening gelijk is aan nul, dan kan het inderdaad zijn dat er geen dubieuze debiteuren zijn. In 1995, 1997 en 1999 bedroeg het aantal gemeenten die geen onwaarden hadden respectievelijk 8, 9 en 9. Dit bewijst dat er dubieuze debiteuren bestaan. Dit moet dan ook verwerkt worden in de boekhouding. Als bijkomende verklaring, waarom ze geen dubieuze debiteuren opnemen, kunnen de gemeenten nog dit vermelden: het verlies van dubieuze debiteuren wordt niet geboekt voordat de debiteur in onwaarde is geplaatst. Het in onwaarde plaatsen van een debiteur gebeurt dus pas nadat hij niet meer als een debiteur wordt beschouwd. Vandaar dat het niet logisch zou zijn om hem op te nemen als een dubieuze debiteur. Het komt er op neer dat de boeking in de budgettaire boekhouding de voorrang krijgt op een boeking in de algemene boekhouding. De budgettaire boekhouding vormt een rem voor het gebruik van dubieuze debiteuren (gesprek met de heer SUPELEY J.P., 4 maart 2002, De Panne).

5.2.3 Voorzieningen voor risico’s en kosten: pensioenvoorzieningen Gemeenten

zouden

normaliter

voorzieningen

moeten

aanleggen

met

betrekking

tot

de

pensioenfinanciering voor het gemeentepersoneel en voor de burgemeester en de schepenen. Zij kunnen dit doen op 4 manieren: •

Via RSZPPO-bijdragen (= Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheden.)

•

Via bijdragen aan een intern pensioenfonds van de gemeente

•

Pensioenen rechtstreeks ten laste van de gemeente zelf


41

•

Via externe verzekering (vb. OMOB) of via een extern pensioenfonds

Deze gegevens worden verkregen n.a.v. de antwoorden op de vraag II-1 van de vragenlijst. Gemeenten waarbij de pensioenfinanciering volledig of gedeeltelijk intern (ongeveer 77 %) gebeurt, zijn verplicht om voorzieningen aan te leggen. Twee gemeenten hebben dit gedaan, wat overeenkomt met 3 % van het totaal aantal gemeenten die dit had moeten doen. Één gemeente heeft zowel voor 1995, 1997 als 1999 voorzieningen opgenomen, een andere gemeente heeft dit voor 1995 en 1997 gedaan en tot slot heeft er één gemeente enkel en alleen in 1999 voorzieningen opgenomen. Een reden voor het niet opnemen van de voorzieningen in de jaarrekening is dat het systeem van de financiering van pensioenen maakt geen gebruik van voorzieningen. De bijdragen worden enkel betaald in hetzelfde jaar en zijn gelijk aan de betalingen. Vandaar dat er geen voorzieningen worden aangelegd (gesprek met de heer PERSYNS H., 2 maart 2002, Brugge) Andere voorzieningen voor risico’s en kosten waren in geen enkele gemeente in 1997 en 1999 aanwezig. Evenmin als details over de mogelijke reden van de niet opname van voorzieningen.

5.2.4 BTW en aanvullende belastingen Tabel 5.11 BTW en aanvullende belastingen 1995

1997

1999

Absoluut % Absoluut % Absoluut % Aantal 91 91,00 93 95,88 93 96,88 (in de tabel staan het aantal gemeenten die BTW en aanvullende belastingen opnemen) Bron: eigen werk

De resultaten tonen aan dat slechts weinig gemeenten BTW en aanvullende belastingen niet hebben opgenomen onder hun overige vorderingen. De twee belangrijkste redenen zijn: •

men heeft gewoon vergeten de vordering op te nemen

•

de vorderingen plaatste men op een andere rekening, hierdoor zijn ze niet te vinden onder de rekening VIII.B.1 BTW en aanvullende belastingen.

Over de periode van de onderzochte vijf jaar is er steeds een lichte verbetering te zien. Slechts een 3 % van de gemeenten heeft in 1999 nog geen BTW of aanvullende belastingen opgenomen onder de overige vorderingen. Het aantal gemeenten die in 1999 wel BTW of aanvullende belastingen opnemen, bedraagt 97 % en dit ligt ver boven het gemiddelde van de 'compliance index'.

5.2.5 Lonen voor het onderwijzend personeel


42

Volgens art. 72 van NARGC moeten de lonen die een hogere overheid betaalt voor onderwijzend personeel, zowel geboekt worden als een kost en als een opbrengst en dat voor hetzelfde bedrag. De resultaten (voorgesteld in tabel 5.12) tonen aan dat er een kleine verbetering is in 1997 en 1999 ten opzichte van 1995. De verbetering is het gevolg van het maken van minder fouten. Meestal zijn die fouten te verklaren uit een misclassificatie bij de manuele ingeving in het softwaresysteem. Deze oorzaak werd twee maal bevestigd tijdens de interviews (gesprek met de heer PERSYNS H., 2 maart 2002, Brugge en gesprek met de heer SUPELEY J.P., 4 maart 2002, De Panne). Deze fouten hadden moeten gecorrigeerd worden tijdens een interne controle, in 8 % van de gevallen is die correctie niet gebeurd.

Tabel 5.12 Lonen voor het onderwijzend personeel 1995

1997

Absoluut % Absoluut 62011=73401 85 85,00 88 62011>73401 5 5,00 2 62011<73401 10 10,00 7 Niet beschikbaar 0 3 (absoluut slaat op het aantal gemeenten) Bron: eigen werk

1999 % 90,72 2,06 7,22

Absoluut 88 3 5 4

% 91,67 3,13 5,21

5.3 Cut-off 5.3.1 Overlopende rekeningen en wachtrekeningen Het gebruik van overlopende rekeningen was in het jaar 1995 niet bevredigend. Slechts 33 % van alle gemeenten toonde een soort van overlopende rekeningen. Alle gemeenten hebben wel kosten of opbrengsten die jaaroverschrijdend zijn en dus moeten deze verwerkt worden via de overlopende rekeningen. Veelal probeert men de betaling te laten samenvallen met het einde van het boekjaar. Daardoor moet er geen gebruik worden gemaakt van overlopende rekeningen. Bijvoorbeeld de betaling van intresten aan Dexia (het vroegere Gemeentekrediet) gebeuren meestal eind december; hierdoor vervalt het gebruik van toe te rekenen kosten. Het gebruik van wachtrekeningen ligt daarentegen merkbaar hoger. De gevonden resultaten worden voorgesteld in tabel 5.13.

Tabel 5.13 Overlopende rekeningen

49010 Over te dragen kosten

1995 1997 1999 Absoluut % Absoluut % Absoluut % 17 17,00 15 15,46 12 12,50


43

49020 Toe te rekenen kosten

3

3,00

2

2,06

1

1,04

49030 Over te dragen opbrengsten

25

25,00

25

25,77

23

23,96

49040 Verworven opbrengsten

3

3,00

4

4,12

1

1,04

490X Overlopende rekeningen

33

33,00

37

38,14

29

30,21

49500 Te identificeren inningen

41

41,00

34

35,05

30

31,25

49501 Ontvangsten opgenomen in de hulpdagboeken

4

4,00

8

8,25

9

9,38

49600 Te identificeren betalingen

39

39,00

33

34,02

31

32,29

49700 Te ventileren inningen

37

37,00

49

50,52

52

54,17

49800 Ten onrechte ontvangen sommen

61

61,00

59

60,82

60

62,50

49900 Voorschotten op leningsintresten

22

22,00

18

18,56

10

10,42

49999 Overname oude budgettaire boekhouding

2

2,00

1

1,03

0

0,00

49XX Totaal wachtrekeningen

85

85,00

84

86,60

81

84,38

49 Overlopende rekeningen en wachtrekeningen

88

88,00

87

89,69

83

86,46

(Absoluut = aantal gemeenten) Bron: eigen werk en Christians J., 1998, blz. 395

Er is een kleine verbetering in 1997 op te merken in het gebruik van overlopende rekeningen. 38 % van de gemeenten gebruikt minstens één soort overlopende rekening. Dit is een vijftal procent meer dan in 1995, maar in het jaar 1999 is die verbetering niet meer te merken. Acht gemeenten die in 1997 nog overlopende rekeningen gebruikten, doen dit nu niet meer. Een eerste oorzaak van het beperkte gebruik van overlopende rekeningen is het vele werk dat het gebruik van overlopende rekeningen met zich meebrengt. Het computersysteem laat meestal niet toe om automatisch het bedrag van de overlopende rekeningen te berekenen. Hierdoor moet alles manueel gebeuren, wat een immens werk is. Vooral in perioden waar de personeelsbezetting soms te laag is. Ten tweede speelt ook nog het psychologisch effect dat verbonden wordt aan de complexiteit van de overlopende rekeningen. De volgende twee variabelen die een invloed kunnen hebben op het gebruik van de zuivere overlopende rekeningen zijn: het beroep doen op een extern consultant en de boekhoudkundige bedrijfservaring. Statistisch kan er voor 1995, 1997 en 1999 niet bewezen worden dat bovengenoemde variabelen een invloed hebben op het al dan niet gebruik maken van overlopende rekeningen. De nulhypothese kon niet verworpen worden daar alfa groter was dan 5 %. Wat het gebruik van wachtrekeningen betreft, is er eenzelfde fenomeen te bespeuren. De grootte van de procentuele toename en afname is echter veel kleiner. In 1997 gebruikt 86,60 % van de gemeenten één of meer soorten wachtrekeningen, dit is een toename van 1,60 % t.o.v. 1995. In 1999 daalt dit tot 84,38 %. Ook hier ligt de verklaring in de complexiteit van het gebruik van de wachtrekeningen.


44

5.4 Classificatie en compensatie 5.4.1 Tekentesten Tabel 5.14 Tekentesten 1995 Teken activa Teken passiva Teken resultatenrekening

Juist 92 82 100

Verkeerd 8 18 0

Gevallen 9 20 0

Totaal 100 100 100

1997 Teken activa Teken passiva Teken resultatenrekening

Juist

Verkeerd

Gevallen

Totaal

92 78 97

4 19 0

4 20 0

97 97 97

Juist

Verkeerd

Gevallen

Totaal

1999 Teken activa 93 3 3 96 Teken passiva 76 20 21 96 Teken resultatenrekening 93 3 3 96 (Gevallen zijn het aantal verkeerde tekens die voorkomen, verkeerd is het aantal gemeenten waar er een verkeerd teken voorkomt, sommige gemeenten maken dus twee fouten) Bron: eigen werk en Christiaens J, 1998, blz. 377

Het aantal gevallen van negatieve tekens neemt af bij de activa en kent een stijging van één geval in 1999 bij de passiva. Maar vooral de drie gevallen van negatieve tekens bij de resultatenrekening moet worden opgemerkt. De oorzaken van de negatieve tekens worden hieronder besproken. Het cijfer tussen haakjes geeft aan, om hoeveel gevallen het gaat: a) 1995 •

Activa Ø Overlopende rekeningen (3): meestal veroorzaakt door misclassificatie; dit zou zich dus op de passiva zijde moeten bevinden. Ø Debiteuren (3): verwarring tussen debiteuren en crediteuren. Ø Ongeldige opname van een aflossing van een lening en korte termijn geldbeleggingen (2)

•

Passiva Ø “45400 Bijdragen aan de RSZPPO en andere organismen” (11): de betaling van deze bijdrage gebeurt voor de registratie van het basisbewijs die de schuld omvat. Ø Bewerkingen voor derden (5): deze rekeningen komen alleen maar voor aan de passiva zijde.Daardoor ontstaat de gewoonte van het systematisch behandelen van een schuldeiser


45

op een vaste manier en deze te zien als een deel van de passiva, zelfs als er een debet saldo is. Ø Te betalen nettobezoldigingen en –vergoedingen (2) Ø Verkregen investeringssubsidies (1) Ø 45310 Ingehouden roerende voorheffing (1) b) 1997 •

Activa Ø Overlopende rekeningen (1) Ø Terugvorderingen van leningen (1) Ø Toegestane investeringssubsidies aan andere overheidsinstellingen (1): er gebeurde een foutieve afschrijving op een investeringssubsidie terwijl er geen subsidie geboekt werd waarop deze afschrijving gebeurde. Ø Overige debiteuren: andere vorderingen (1): in de details over de vorderingen is dit negatieve bedrag niet terug te vinden, het gaat dus om een verkeerd bedrag in de balans.

•

Passiva Ø 45400 Bijdragen aan de RSZPPO en andere organismen (12) Ø Overige schulden (1): dit zou normaal een vordering moeten zijn, misclassificatie op de balans. Ø Bewerkingen voor derden (5) Ø Overlopende rekeningen (2)

c) 1999 •

Activa Ø Overlopende rekeningen (1) Ø Toegestane investeringssubsidies aan andere overheidsinstellingen (1) Ø Overige debiteuren: andere vorderingen (1): dit komt door een negatief bedrag op de rekening 46101 gestorte voorschotten en vooruitbetalingen.

•

Passiva Ø 45400 Bijdragen aan de RSZPPO en andere organismen (12) Ø Bewerkingen voor derden (5) Ø Overlopende rekeningen (4)

•

Resultatenrekening Ø Uitzonderlijke kosten van de buitengewone dienst (1): negatieve kosten zijn opbrengsten en staan dus verkeerd geboekt Ø Niet begrote uitzonderlijke opbrengsten (1): negatieve opbrengsten zijn kosten en staan dus verkeerd geboekt


46

Ø Nadelig resultaat van het boekjaar (1): een negatief nadelig resultaat is een positief resultaat, de oorzaak is waarschijnlijk een typfout. De oorzaken van het negatief teken op de activa kant zijn heel veelzijdig. Aan de passiva kant is dit vooral te wijten aan de bijdragen aan de RSZPPO en andere organismen.

5.4.2 Compensatie Compensatie is het fenomeen waarbij de som wordt genomen van positieve en negatieve bedragen. Dit heeft betrekking op eenzelfde groep van rekeningen terwijl de positieve en negatieve bedragen eigenlijk gescheiden moeten worden en apart in de balans moeten worden opgenomen. Dit geldt natuurlijk niet voor afschrijvingen op vaste activa. In de meeste gevallen kan het negatief teken dat hierboven werd besproken, verklaard worden door een compensatiefout. Zoals vooraf gezegd wordt een negatief teken en een compensatiefout niet tweemaal bestraft. Enkel het negatieve teken krijgt een straf. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de gemaakte compensatiefouten. Vast te stellen is dat het aantal fouten daalde tussen 1995 en 1997, maar dat ze stabiel bleven in 1999. Geen echte verbetering dus. De reden ligt bij de wetgever die een strikte omschrijving geeft van het rekeningenstelsel. Hierdoor hebben de gemeenten niet de mogelijkheid om dit stelsel uit te breiden, wat nodig kan zijn om geen compensatiefouten meer te maken. Tabel 5.15 Compensatiefouten 1995

1997

1999

40-42 1 1 1 43 0 0 3 44 3 0 0 45 14 16 12 46 3 1 2 49 2 0 0 Totaal 23 18 18 (in de tabel staan het aantal gemeenten die voor de betreffende periode een compensatiefout maken met betrekking tot een bepaalde rekening. 40-42 = vorderingen op ten hoogste één jaar; 43 = Financiële schulden; 44 = Handelsschulden; 45 = Schulden m.b.t. belastingen, bezoldigingen, sociale lasten; 46 = Overige vorderingen en overige schulden; 49 = Overlopende rekeningen) Bron: eigen werk

5.4.3 Misclassificatie van de patronale bijdragen Zoals blijkt uit de antwoorden op vraag II-1 van de vragenlijst, maken 67 van de 71 gemeenten gebruik van RSZPPO bijdragen voor de pensioenfinanciering. Dit wil zeggen dat de rekening 62401 Patronale bijdragen aan de omslagkas voor gemeentelijke pensioenen moeten worden gebruikt.


47

De empirische resultaten tonen dat in 1995, 20 van de 100 gemeenten ( dat is 20 %) geen gebruik hebben gemaakt van de rekening 62401 Patronale bijdragen aan de omslagkas voor gemeentelijke pensioenen. In 1997 steeg dit tot 16 van de 71 gemeenten (22,54 %); in 1999 was dit hetzelfde aantal. Ook hier is de oorzaak een misclassificatie. Verder onderzoek kon statistisch niet bewijzen dat eventueel andere factoren meespeelden. De nulhypothese kon niet verworpen worden daar alfa steeds hoger was dan 5 %. Er wordt gebruik gemaakt van een ?²-test. Er valt aan te nemen dat er geen verschil is tussen het al dan niet gebruik maken van de rekening 62401 Patronale bijdragen aan de omslagkas voor gemeentelijke pensioenen en het beroep doen op een consultant óf het hebben van personeel met een boekhoudkundige bedrijfservaring.

5.5 Mechanische nauwkeurigheid 5.5.1 Begripsomschrijving Om na te gaan in welke mate een gemeente voldoet aan de mechanische nauwkeurigheid, worden er 10 testen uitgevoerd. Deze testen zijn telkens dichotoom (indien de veronderstelde relaties tussen elementen uit de jaarrekening juist zijn dan krijgt de gemeente een extra punt. Als dit niet zo is dan wordt geen extra punt toegekend: dus ofwel +1 of 0). De bedoeling is om te onderzoeken of het logisch verband tussen een aantal elementen van de jaarrekening wordt gerespecteerd. Indien dit verband niet tot uitdrukking komt in de jaarrekening, dan wijst dit op een tekortkoming in de overeenstemming met de wetgeving.

5.5.2 Resultaten Uit de tabel 5.16 blijkt een globale verbetering van de mechanische nauwkeurigheid. Het aantal fouten halveert in 1997 en daalt nog eens met zes eenheden in 1999. Doch deze verbetering is ten eerste procentueel beperkt (slechts 2,23 % in 1997 en 0,60 % in 1999) en ten tweede doet deze verbetering zich niet voor in alle onderdelen van de mechanische nauwkeurigheid. Bijgevolg mag het resultaat zeker niet worden overdreven, want de verschillen zijn vaak uiterst klein. De grootste problemen bij de mechanische nauwkeurigheid zijn te vinden bij: Ø Aflossingen van leningen: het gaat hier om twee soorten testen. §

64 Aflossingen van leningen = 765 Rechtzetting van de rekeningen inzake de aflossingen van leningen

§

665 Rechtzetting van de rekeningen inzake de terugvordering van aflossingen van leningen = 74 Terugvordering van aflossingen van leningen

§

Normaal moet de ene boeking automatisch de andere boeking met zich meebrengen, toch worden hierin relatief veel fouten gemaakt. Er is wel een


48

significante verbetering ten opzichte van 1995. Dit kan wijzen op een leereffect: d.w.z. naarmate men meer kennis opdoet over de algemene boekhouding, worden zulke fouten dan ook minder gemaakt. Ø Toegekende leningen §

275 Toegestane leningen >= 172 Leningen ten laste van derden

§

De verklaring hiervoor is niet gemakkelijk. Er kan geen echte reden gevonden worden, het gaat hier dus om een onverklaarbare fout.

Tabel 5.16 Mechanische nauwkeurigheid

Aansluiting resultaten

1995(100) Absoluut % 95 95,00

1997(97) Absoluut % 92 94,85

1999(96) Absoluut % 94 97,92

Aansluiting reserves

88

88,00

95

97,94

96

100

Investeringssubsidies

98

98,00

97

100

95

98,96

Gecumuleerde verrekeningen

100

100,00

97

100

96

100

Beloofde subsidies

97

97,00

94

96,91

96

100

Aflossingen van leningen

89

89,00

93

95,88

92

95,83

Aflossingen van leningen

91

91,00

94

97.92

92

95,83

Facturen in verwerking

100

100,00

96

98,97

95

98,96

Subsidies

99

99,00

96

98,97

95

98,96

Toegekende leningen

96

96,00

93

95,88

91

94,79

Gemiddelde 95,30 97,53 98,13 (47) (24) (18) (Het cijfer tussen haakjes onderaan de kolommen, wijst op het aantal gemaakte fouten met betrekking tot de mechanische nauwkeurigheid. De cijfers tussen haakjes bij de jaartallen, wijzen op het aantal gemeenten die werden getest. Absoluut slaat op het aantal gemeenten.) Bron: eigen werk

Het aantal fouten per element van de mechanische nauwkeurigheid blijkt dus zeer beperkt te zijn. Nu kan men zich afvragen of er gemeenten zijn die meer dan één keer in de fout gaan? Zijn het dezelfde gemeenten die jaar na jaar dezelfde fout maken? Of is het allemaal toeval en zijn het telkens andere gemeenten die jaar na jaar één of meer fouten maken? Tabellen 5.17 en 5.18 geven hiervan een overzicht. In tabel 5.17 staat genoteerd hoeveel fouten de gemeenten maken. Men kan vaststellen dat het aantal gemeenten die geen fouten maken een stijgende tendens kent. Het aantal gemeenten die één of meer fouten maakte, daalt systematisch. In 1999 werden er nog 18 fouten gemaakt en dit door 14 verschillende gemeenten (in 1995 gingen nog 37 gemeenten in de fout en in 1997 nog 18). Een verklarende factor hiervoor zou kunnen zijn of de gemeente al dan niet een beroep doet op een consultant.


49

Er wordt aangenomen dat de kans op fouten kleiner is wanneer een gemeente werkt met een consultant dan wanneer dit niet het geval is. Dit wordt weergegeven in tabel 5.18. Tabel 5.17 Aantal fouten bij mechanische nauwkeurigheid 1995

1997

1999

0 fouten

Aantal 63

% 63,00

Aantal 79

% 81,44

Aantal 82

% 85,42

1 fout

27

27,00

14

14,43

10

10,42

2 fouten

10

10,00

3

3,09

4

4,17

3 fouten

0

0,00

1

1,03

0

0,00

Totaal aantal fouten 47 100 (Aantal = aantal gemeenten) Bron : eigen werk

24

100

18

100

Tabel 5.18 Aantal fouten bij mechanische nauwkeurigheid versus consultant Consultant Aantal %

1995 1997 1999 Geen consultant Consultant Geen consultant Consultant Geen consultant Aantal % Aantal % Aantal % Aantal % Aantal %

0 fouten 25 80,65 22 55,00 1 fout 5 16,13 12 30,00 2 fouten 1 3,23 6 15,00 3 fouten 0 0,00 0 0,00 Totaal 100 100 31 40 (Aantal = aantal gemeenten) Bron: eigen werk

36 3 0 0 39

92,31 7,69 0,00 0,00 100

23 6 2 1 32

71,88 18,75 6,25 3,13 100

38 1 1 0 40

95,00 2,50 2,50 0,00 100

23 5 3 0 31

74,19 16,13 9,68 0,00 100

De gemeenten die een beroep kunnen doen op een consultant, scoren in absolute cijfers beter op het gebied van mechanische nauwkeurigheid. In 1999 hebben 95 % van de gemeenten die een beroep doen op een consultant geen enkele fout op het vlak van de mechanische nauwkeurigheid. Dit percentage ligt 20 % hoger dan bij gemeenten zonder een consultant. Ook al is dit verschil verkleind ten opzichte van 1995, toch blijft het nog heel hoog. Het beter scoren van deze gemeenten kan te verklaren zijn door de grote ervaring en kennis van de consultant. Via de ?²-test kunnen statistisch de volgende resultaten worden gevonden. In 1995 en 1997 kan de nulhypothese niet verworpen worden. Er is dus geen verschil op het gebied van de mechanische nauwkeurigheid tussen gemeenten met een consultant en zonder (1995 alfa = 6,1 %, 1997 alfa = 10,1 %). Voor 1999 echter bedraagt alfa maar 4,3 %, waardoor de nulhypothese wel moet verworpen worden. Er is dus wel een verschil, namelijk dat gemeenten die een beroep doen op een extern consultant beter scoren met betrekking tot de mechanische nauwkeurigheid dan anderen. Dit alles doet echter geen uitspraak over het feit of de gemeente zich op het gebied van mechanische nauwkeurigheid heeft verbeterd. Het kan zijn dat een gemeente in 1995 twee fouten maakte, maar in 1997 drie. Dit wijst dan op een verslechtering.


50

Tabel 5.19 Evolutie van de mechanische nauwkeurigheid 1997-1999 -2 -1 = +1 +3 Totaal -1 0 1 3 5 1 10 = 1 3 54 4 0 62 1995-1997 +1 0 3 12 1 0 16 +2 0 0 7 0 0 7 Totaal 95 1 7 76 10 1 (De mechanische nauwkeurigheid omvat 10 elementen van de ‘compliance index’. De maximale score is dus 10. Positieve getallen in de rij- of kolomkop wijzen op een verbeteringen van de mechanische nauwkeurigheid, negatieve op een verslechtering. Er wordt gekeken naar twee periodes, de evolutie tussen 1995 en 1997 en tussen 1997 en 1999. ) Bron: eigen werk

Deze tabel moet men als volgt interpreteren. Vooreerst moet men het niveau van de rijen bekijken. In de kolom Totaal staat genoteerd wat de evolutie is van de mechanische nauwkeurigheid voor de gemeenten. Bijvoorbeeld tussen 1995 en 1997 waren er 62 gemeenten die eenzelfde score behaalden voor hun mechanische nauwkeurigheid; zeven gemeenten behaalden twee punten meer. In de andere kolommen staat de evolutie tussen 1997 en 1999. Van alle gemeenten die tussen 1995 en 1997 hetzelfde scoorden, zijn er vier die tussen 1997 en 1999 nog verbeteren. 54 anderen behouden ook in 1999 dezelfde score. In totaal zijn er 62 gemeenten (65 %) die in 1997 dezelfde score behouden ten opzichte van 1995. 23 gemeenten (24 %) presteerden beter en 10 (11 %) scoorden slechter. Twee redenen kunnen deze verbetering verklaren. Ten eerste, het hierboven vermelde gebruik maken van een consultant en ten tweede het leereffect (gemeenten leren uit hun vroeger gemaakte fouten). Van de 62 gemeenten die eenzelfde score behaalden, zijn er 56 die geen enkele fout hebben gemaakt bij de testen voor mechanische nauwkeurigheid. In totaal zijn er in 1997 79 gemeenten zonder fouten, dit tegenover 63 in 1995. Tussen 1997 en 1999 bleven 76 gemeenten constant (80 %), stegen er 11 (12 %) en daalden er 8

(8

%). 82 gemeenten waren foutloos.

5.6 Toelichting 5.6.1 Algemene bespreking De scores van de componenten van de toelichting kennen een grote variabiliteit. Het ene element scoort heel goed, het ander dan weer heel wat minder. Omdat er grote schommelingen zijn, worden de verschillende elementen apart of in kleinere groepen besproken. De belangrijkste elementen van de toelichting zullen het meest uitgebreid besproken worden, de andere zullen maar beperkt aangehaald


51

worden. Algemeen kan men stellen dat er een algemene verbetering is in 1997. De verschillende gegevens die de gemeenten moeten toevoegen aan de toelichting, kenden een stijging van 13 %. Deze stijging heeft dan ook het grootste aandeel in de toename van de ‘compliance index’. Tabel 5.20 Elementen van de toelichting 1995 1997 1999 Absoluut Gemiddelde Absoluut Gemiddelde Absoluut Gemiddelde Waarderingsregels

115,6

Mutatietabel vaste activa

127,6

79,5

1,16 % 79,50

134,0

89,5

1,32 % 92,27

91

1,40 % 94,79

Wijzigingen beginkapitaal

78

78,00

76

78,35

75

78,13

Aflossingstabellen leningen

39

39,00

45

46,39

43

44,79

Detail beleggingen

51

51,00

75,5

77,84

76

79,17

Detail overlopende rekeningen

25

25,00

26

26,80

23

23,96

Details van III.25 en IV.27

69

69,00

74

76,29

72

75,00

Details van VII

66

66,00

72

74,23

72

75,00

Details van II', III', IV'

63

63,00

69

71,13

68

70,83

Details van V'

70

70,00

70

72,16

68

70,83

Details van VIII' en IX'

67

67,00

72

74,23

71

73,96

Winst/verlies verkoop vaste activa

33

33,00

68

70,10

71

73,96

Details van de kosten

46

46,00

66

68,04

64

66,67

Details van de opbrengsten

48

48,00

66

68,04

64

66,67

Proef- en saldibalans

71

71,00

92,5

95,36

89

92,71

Rechten en verplichtingen

18

18,00

37,5

38,66

40,5

42,19

Voorstelling balans vorig jaar

86

86,00

81

83,51

78

81,25

Gemiddelde

56,98

69,22

69,42

(Absoluut = de score die alle gemeenten samen behalen op de desbetreffende elementen) Bron: eigen werk

5.6.2 Waarderingsregels Het opnemen van waarderingsregels als onderdeel van de toelichting, kende een verbetering over 1997 en 1999 (zie tabel 5.20). Deze verbetering is vooral te verklaren omdat meer gemeenten waarderingsregels gaan opnemen en als ze deze opnemen, geven ze meer details. In 1995 hebben 70 % van de gemeenten een score van 1,2 of meer; in 1999 was dat al 80 %. Duidelijk een verschil dat men kan toewijzen aan het beroep doen op een consultant (zie verder). Het aantal gemeenten dat geen waarderingsregels opneemt is sterk gedaald, van 22 in 1995 naar 7 in 1999. Als men de componenten van de waarderingsregels bekijkt, ziet men dat het vooral de herwaardering, afschrijving en waardering is die meer worden opgenomen. Andere waarderingsregels blijven heel beperkt. Ook het opnemen van de waardering en details per aard neemt toe, doch in mindere mate. De


52

verbetering van de waarderingsregels in het algemeen, is dus ook volledig terug te vinden in de verschillende deelcomponenten. Tabellen 5.21 en 5.22 geven hiervan een overzicht. Tabel 5.21 Scores waarderingsregels 1995

1997

1999

Score 0

Aantal 22

% 22,00

Aantal 12

% 12,37

Aantal 7

% 7,29

0,4

6

6,00

6

6,19

6

6,25

0,8

2

2,00

5

5,15

5

5,21

1,2

19

19,00

14

14,43

15

15,63

1,6

33

33,00

39

40,21

41

42,71

2

18

18,00

21

21,65

22

22,92

97

100,00

96

100,00

Totaal 100,00 100 (Aantal = aantal gemeenten) Bron: eigen werk

Tabel 5.22 Onderdelen waarderingsregels Waardering

1995 66

1997 69

1999 72

Herwaardering

73

80

83

Afschrijving

71

79

83

Verrekening

59

65

70

Andere

3

2

2

Detail per aard

17

24

25

Totaal 289 319 335 =Totaal*0,4 115,6 127,6 134,0 (de cijfers in de tabel geven het aantal gemeenten weer . Bijvoorbeeld er zijn in 1995 66 gemeenten die de waardering opnemen, in 1997 69 gemeenten en in 1999 72 gemeenten) Bron: eigen werk

Gebruik makend van een Mann-Whitney U test kan men opmaken dat de score die de gemeenten behalen op de waarderingsregels, beïnvloed wordt door het beroep doen op een externe consultant. Als de gemeente een beroep doet op Ernst & Young dan scoren ze systematisch 1,6 op 2; bij Deloitte & Touche 2,0 op 2, wat de maximale score is. De nulhypothese moet elke keer verworpen worden. Alfa is steeds kleiner dan 5 %. Bekijken we tabel 5.23 dan is het opmerkelijk dat er slechts twee gemeenten zijn waar de waarderingsregels verslechteren tussen 1997 en 1999. De meerderheid toont echter jaar na jaar hetzelfde soort waarderingsregels (tussen 1995 en 1997 waren 61 gemeenten, tussen 1997 en 1999: 85 gemeenten). Als er andere waarderingsregels worden getoond dan gaat het meer om een aanvulling van elementen die in het vorige jaar vergeten werden. Samengevat kan men stellen dat er zeker geen verslechtering is, wel een kleine verbetering. De meeste gemeenten voerden geen veranderingen door.


53

Deze tabel werd niet opgesteld om na te gaan of er een verbetering is of niet, maar wel om te kijken hoe de verschillende waarderingsregels bij de gemeenten evolueren. Algemeen mag men vooropstellen dat meer dan de helft elk jaar opnieuw dezelfde waarderingsregels weergeeft. Is er spraken van andere regels, dan gaat het om een verbetering. Tabel 5.23 Evolutie waarderingsregels

-1,6

-0,8 -

-0,4 -

= -

1,2 -

1,6 -

2 -

Totaal 1

-1,2

-

-

2

-

-

1

-

-

3

-

-

8

-

-

-

-

-

8

0

-

-

55

2

-

2

1

1

61

0,4

-

1

7

-

-

-

-

-

8

1

-

3

-

-

-

-

-

4

1,2

-

-

3

-

-

-

-

-

3

1,6

-

-

4

-

-

-

-

-

4

-

-

3

-

-

-

-

-

3

1

1

85

2

1

3

1

1

95

-0,4 1995-1997

1997-1999 0,4 0,8 1

0,8

2 Totaal

(De interpretatie van de tabel gebeurt op identieke wijze als bij 5.5.2 Resultaten van de mechanische nauwkeurigheid. Op het einde van de tabel staat het aantal gemeenten en hun evolutie tussen 1995 en 1997. Per rij kan je dan uitmaken wat de evolutie is van bijvoorbeeld een gemeente die tussen 1995 en 1997 geen verandering kende qua waarderingsregels. Die kan tussen 1997 en 1999 een verandering aangebracht hebben waardoor ze dan weer meer punten behaalde. Dit wordt afgeleid in de kolomkop van de tabel. Een voorbeeld ter verduidelijking: alle 8 gemeenten die een verslechtering van 0.4 kenden tussen 1995 en 1997, bleven hun score van 1997 behouden in 1999.) Bron: eigen werk

5.6.3 Mutatietabel vaste activa Tabel 5.24 Mutatietabel vaste activa 1995

1997

1999

Mutatietabel score 1

Aantal 73

% 73,00

Aantal 87

% 89,69

Aantal 89

% 92,71

score 0,5

13

13,00

5

5,15

4

4,17

score 0

14

14,00

5

5,15

3

3,13

97

100

96

100



54

In totaal zijn er in 1999 maar drie gemeenten die geen verdere informatie geven over de mutaties van hun vaste activa. Dit is een daling met 10 % t.o.v. 1995. De grote verbetering kwam er tussen 1995 en 1997, waar er 14 gemeenten een volledige mutatietabel hadden toegevoegd aan hun jaarrekening. Hierdoor zijn nu al 87 (89,69 %) gemeenten in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen. Dat is meer dan behoorlijk en ligt ver boven het gemiddelde van de algemene ‘compliance index’. De volgende redenering gebeurde op basis van de antwoorden van de 71 gemeenten die een volledige vragenlijst hebben ingediend. Tabel 5.25 geeft een overzicht. Tussen 1995 en 1997 hebben er acht gemeenten voor het eerst een beroep gedaan op een consultant. Dit betekent dat er acht gemeenten meer zijn die een volledige mutatietabel van vaste activa opnamen. Gemeenten die een beroep doen op een consultant nemen meestal een volledige en gedetailleerde mutatietabel van vaste activa op (uitgezonderd voor één gemeente in 1995, twee gemeenten in 1997 en één gemeente in 1999). In 1997 waren er nog vier gemeenten die geen mutatietabel hadden; dit is een daling met 50 % ten opzichte van 1995, die evolueerde verder naar drie gemeenten in 1999. Tabel 5.25 Mutatietabel vaste activa versus consultant Mutatietabel score 0

1995 Consultant Geen consultant 1 7



score 0,5

1

8

0

4

0

4

score 1

29

25

37

26

39

25

31

40

39

32

40

31

Totaal Bron: eigen werk

De verbetering is algemeen, maar is toch het best bij gemeenten met een consultant. De statistische ?²test toont dit ook aan. De nulhypothese kan in 1997 niet verworpen worden. In 1995 en 1999 scoren gemeenten met een consultant beter. In 1997 is er geen verschil in het voordeel van de gemeenten met een consultant. De manier waarop de mutatietabel wordt voorgesteld is heel uiteenlopend. De gemeenten met een consultant gebruiken meestal elk jaar dezelfde voorstelling die natuurlijk verschilt en afhankelijk van de consultant. De andere gemeenten hebben een diversiteit aan voorstellingen. Deze diversiteit zou moeten kunnen worden weggewerkt, maar daarin is in 5 jaar geen echte verandering gekomen. Hierdoor is vergelijkbaarheid tussen de gemeenten en aggregatie zeer moeilijk (gesprek met de heer ASTAES J., 1 maart 2002, Jabbeke).

5.6.4 Wijzigingen beginkapitaal


55

Tabel 5.26 Wijzigingen beginkapitaal 1995

1997

1999

Wijziging beginkapitaal Score 1

Aantal 78

% 78

Aantal 76

% 78

Aantal 75

% 78

Score 0

22

22

21

22

21

22

100

97

100

96

100

Totaal 100 (Aantal= aantal gemeenten) Bron: eigen werk

Heel opvallend is dat er over de vijf onderzochte jaren geen verschillen zijn opgetreden. Alles blijft procentueel hetzelfde. De wijziging in het aantal gemeenten die een score 1 of 0, bekomen is te wijten aan een kleinere steekproef. 78 % van de gemeenten is in overeenstemming met de wetgeving, wat zeker niet slecht kan worden genoemd.

5.6.5 Aflossingstabellen leningen Tabel 5.27 Aflossingstabellen leningen 1995 Aflossingstabellen leningen Score 1

Aantal 39

61 Score 0 Totaal 100 (Aantal = aantal gemeenten) Bron: eigen werk

1997

1999

% 39

Aantal 45

% 46

Aantal 43

% 45

61

52

54

53

55

100

97

100

96

100

Aflossingstabellen van leningen worden veel minder opgenomen in de toelichting of extra bijlagen. Elke gemeente moet daarover beschikken, maar uit de ontvangen documenten blijkt dat minder dan de helft van de gemeenten deze aflossingstabellen heeft toegevoegd. Er is een lichte verbetering van 6 % te merken tussen 1995 en 1997, maar dit blijft wel heel beperkt. Het totaal aantal gemeenten dat aflossingstabellen opneemt is 45 %, wat 20 % lager ligt dan het gemiddelde van de algemene ‘compliance index’. Gemeenten met een consultant scoren hier beduidend minder goed dan gemeenten zonder consultant. Ook zijn de verschillen statistisch significant. In 1995 bedroeg alfa 1,1 % (gebruik makend van ?²test); in 1997 en 1999 0,1 %. Wat telkens beduidend lager ligt dan de grens van 5 %. Hier moet de nulhypothese verworpen worden. Er is geen verschil tussen het opnemen van aflossingstabellen en het al dan niet hebben van een consultant. Tabel 5.28 Aflossingstabellen leningen versus consultant 1995


1997

1999

56

Aflossingstabellen leningenConsultant Geen consultant Consultant Geen consultant Consultant Geen consultant score 1 7 21 10 21 11 21 score 0

24

19

29

11

29

10

Totaal Bron: eigen werk

31

40

39

32

40

31

5.6.6 Detail van de beleggingen Het gaat hier vooral om aandelen in intercommunales. Deze intercommunales houden zich bezig met de verdeling van water, elektriciteit, … Deze intercommunales hebben rechtspersoonlijkheid en kunnen beschikken over een aandelenkapitaal. Iedere gemeente nam zowel in 1995, 1997 en 1999 beleggingen op in zijn balans ( item IX.A. Geldbeleggingen op ten hoogste één jaar). De geldbeleggingen moeten in detail worden besproken in de toelichting. 59 gemeenten doen dit ook, maar daarvan vergeten er 16 de waarde per aandeel of het aantal aandelen te vermelden. De andere 41 gemeenten ( 41 %) laten niets van details over hun beleggingen zien. Dit is een heel hoog percentage. In 1997 kwam er toch een ander beeld te voorschijn. Het percentage van gemeenten die geen details opnam, daalde tot 8 %. Een groot gedeelte van de 41 gemeenten neemt nu wel details op (soms nog wel gedeeltelijk), maar zonder vermelding van de prijs of van het aantal aangekochte aandelen. Deze verbetering zette zich nog verder door in 1999; 70 % van de gemeenten waren nu in overeenstemming met de wetgeving. 19 % van de gemeenten geeft gedeeltelijk een overzicht van haar beleggingen en 11 % toont nog altijd niets. Het is opvallend dat in 1995 een groot deel van de gemeenten die Ernst & Young als consultant hebben, grotendeels behoorden tot de groep van 41 gemeenten die geen details gaf. In 1997 en 1999 veranderde dit en dan gaan ook die gemeenten behoren tot de groep die volledige details gaf. Slechts 21 gemeenten die een consultant hebben, tonen niets van details over hun beleggingen.

Tabel 5.29 Details beleggingen 1995

1997

1999

Detail beleggingen Score 1

Aantal 43

% 43,00

Aantal 64

% 65,98

Aantal 67

% 69,79

Score 0,5

16

16,00

25

25,77

18

18,75

Score 0

41

41,00

8

8,25

11

11,46

97

100

96

100


5.6.7 Details overlopende rekeningen Tabel 5.30 Details overlopende rekeningen


57

1995 1997 1999 Detail overlopende rekeningen Absoluut % Absoluut % Absoluut % Aantal 25 25,00 26 26,80 23 23,96 (Absoluut = aantal gemeenten die details van overlopende rekeningen opneemt) Bron: eigen werk

Opmerkelijk is de heel kleine verbetering tussen 1995 en 1997 en de verslechtering in 1999. Het aantal gemeenten die details weergeeft over de overlopende rekeningen, ligt over het algemeen heel laag. Soms worden de overlopende rekeningen vermeld in de toelichting, maar dan gaat het meestal gewoon over het bedrag op de gebruikte overlopende rekeningen zonder verdere uitleg en indeling.

5.6.8 Details van activa elementen Het gaat hier om details van de volgende elementen: o

III.25 Toegestane investeringssubsidies

o

IV.27 Subsidiebeloften en toegestane leningen

o

VII Vorderingen op ten hoogste 1 jaar

Samen zijn dit twee elementen van de ‘compliance index’. Tabel 5.31 Details van de activa elementen

Details III.25 en IV.27 Details VII.

1995 Aantal % 69 69,00 66

1997 Aantal % 74 76,29

66,00

72

74,23

1999 Aantal % 72 75,00 72

75,00

(Aantal = aantal elementen) Bron: eigen werk

Uit tabel 5.31 blijkt dat de gemiddelde score van de drie bestudeerde jaren boven het gemiddelde van de ‘compliance index’ ligt. Toch is het opvallend dat er een kleine daling is in 1999 wat betreft het tonen van details voor de toegestane investeringsbeloften, subsidiebeloften en toegestane leningen. Een onnauwkeurigheid of het vergeten van deze details kan een oorzaak zijn.

5.6.9 Details passiva elementen Het betreft de volgende elementen van de balans: o

II’ Gekapitaliseerde resultaten

o

III’ Overgedragen resultaten

o

IV’ Reserves

o

V’ Verkregen investeringssubsidies

o

VIII’ Schulden op ten hoogste 1 jaar

o

IX’ Bewerkingen voor derden

In totaal zijn dat drie elementen van de ‘compliance index’.


58

Tabel 5.32 Details van de passiva elementen 1995

1997

1999

Aantal 63

% 63,00

Aantal 69

% 71,13

Aantal 68

% 70,83

Details V'

70

70,00

70

72,16

68

70,83

Details VIII', IX'

67

67,00

72

74,23

70

72,92

Details II', III', IV'


De algemene bevindingen die besproken werden in 5.6.8, zijn ook hier van toepassing. Er is een algemene verbetering in 1997. Deze is het grootst bij details over de gekapitaliseerde resultaten, overgedragen resultaten en reserves. De verbetering zet zich niet verder in 1999. Voor alle drie de elementen is er een kleine daling van 1 à 2 %.

5.6.10 Details van de resultatenrekening Het betreft de details van de kosten en de opbrengsten. Tabel 5.33 Details van de resultatenrekening 1995

1997

1999

Kosten

Aantal 46

% 46,00

Aantal 66

% 68,04

Aantal 64

% 66,67

Opbrengsten

48

48,00

66

68,04

64

66,67


In 1997 was er een duidelijke verbetering in de weergave van de details van de kosten en opbrengsten; 20 % meer gemeenten hebben details van de kosten en opbrengsten opgenomen. Deze verbetering brengt het gemiddelde in 1997 en 1999 rond de 67 %. Dit is aanvaardbaar, maar toch maar net boven het gemiddelde van de ‘compliance index’. Ook hier is er in 1999 weer een kleine achteruitgang. Dit is dezelfde conclusie die werd getrokken als bij de activa en passiva elementen.

5.6.11 Winst/verlies bij de verkoop van vaste activa Tabel 5.34 Winst/verlies bij de verkoop van vaste activa 1995

1997 Aantal % 68 70,10

1999 Aantal % 71 73,96

Winst/Verlies verkoop VA score 1

Aantal 33

% 33,00

score 0

67

67,00

29

29,90

25

26,04

100

97

100

96

100

Totaal 100 (Aantal =aantal gemeenten) Bron: eigen werk


59

De sterke verbetering in 1997 met 35 % (of een verdubbeling van het aantal gemeenten dat in overeenstemming is met de wetgeving) moet zeker worden benadrukt, evenals de verdere verbetering in 1999. De gemeenten kunnen aanvoeren dat er geen vaste activa werden verkocht en dat er daardoor geen details kunnen gegeven worden. Dan nog is het de bedoeling, dat ze melding maken van het feit dat er geen verkopen waren gedurende het betreffende dienstjaar.

5.6.12 Voorstelling van de balans van vorig jaar Dit element moet niet gezocht worden in de toelichting, maar wel op de balans. Om een grotere transparantie te bieden aan de geïnteresseerden in de jaarrekening, is het belangrijk dat men vergelijkingen kan maken. Daarvoor is het nodig dat er in de balans een voorstelling voorkomt van de balans van het vorige dienstjaar. Men moet duidelijk bovenaan aanduiden welke kolom betrekking heeft op het huidige boekjaar en welke op het vorige boekjaar. In 1995 waren er nog 86 gemeenten (86 %) die geen twee balansen opnamen, in 1997 waren er dat maar 81 meer (83,51 %) in 1999 is dat aantal nog afgenomen naar 78 (81,25 %). De reden zou kunnen liggen in het gebruik van het type software, maar statistisch bleek er helemaal geen verband te zijn tussen het soort software en de voorstelling van de ‘balans van het vorige dienstjaar’.


60

5.6.13 Proef- en saldibalans Tabel 5.35 Proef- en saldibalans 1995

1997

1999

Aantal 69

% 69,00

Aantal 92

% 94,85

Aantal 89

% 92,71

Score 0,5

4

4,00

1

1,03

0

0,00

Score 0

27

27,00

4

4,12

7

7,29

97

100

96

100

Score 1


De proef- en saldibalans is een heel belangrijk document. Toch werd ze in 1995 regelmatig vergeten. Vanaf 1997 en 1999 daalde dit percentage tot onder de 10 %, maar kende dan toch weer een kleine verhoging in 1999. Een aantal belangrijke opmerkingen: o

Gemeenten die een beroep doen op Deloitte en Touche hebben niet echt een proef- en

saldibalans in hun toelichting. Niettemin hebben ze een heel gedetailleerd overzicht van alle individuele rekeningen. o

Geen enkele gemeente heeft nog een gedeeltelijke proef- en saldibalans. Ofwel worden

alle klassen getoond (van klasse 1 tot klasse 7) ofwel geen. o

De leesbaarheid van de proef- en saldibalans is soms moeilijk, maar kent een duidelijke

verbetering ten opzichte van 1995. o

In vele gevallen worden alle rekeningen weergegeven, ook deze die niet worden gebruikt.

o

Soms bestaat de proef- en saldibalans uit twee delen die zich op twee verschillende

plaatsen bevinden in de toelichting.

5.6.14 Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Tabel 5.36 Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen 1995 Aantal % Volledig 0 0,00 Beperkt 37 37,00 Niets 63 63,00 Totaal 100 100 (Aantal = aantal gemeenten) Bron: eigen werk

1997

1999

Aantal

%

Aantal

%

5 65 27 97

5,15 67,01 27,84 100

6 69 21 96

6,25 71,88 21,88 100

Een aantal gemeenten heeft een volledige weergave gegeven van de rechten en verplichtingen die niet in de balans worden opgenomen. Er valt een grote verbetering te bemerken in het beperkt opnemen


61

van rechten en plichten. De dalende tendens (het feit dat meer gemeenten ‘rechten en plichten’ gaan opnemen) van 1997 wordt verder gezet in 1999. Bij de gemeenten die beperkte vermeldingen geven over hun rechten en plichten, gaat het meestal over bankgaranties en trekkingsrechten. Men kan een opsplitsing maken per type consultant. Dan merken we dat zowel bij Deloitte & Touche als bij Ernst & Young er elke keer rechten en plichten worden opgenomen. Wel is het zo dat soms enkel een vermelding komt van de rechten en de plichten, maar dat er geen concrete waarden worden opgenomen.

5.7 Formalistische vereisten 5.7.1 Staat 173X en staat kadastraal inkomen Tabel 5.37 Staat 173X en staat van het kadastraal inkomen

Staat 173X belastingen

1995 Aantal % 34 34,00

Staat kadastraal inkomen

35

35,00

1997 Aantal % 42 43,30 42

43,30

1999 Aantal % 39 40,63 40

41,67

(Aantal = aantal gemeenten) Bron:eigen werk

De staat 173X en de staat kadastraal inkomen zijn officiële documenten die opgesteld worden door respectievelijk de belastingsadministratie en het kadaster . Deze twee documenten worden naar de gemeenten opgestuurd. Het is zeker dat elke gemeente over deze twee documenten beschikt, maar toch blijkt dat een groot deel van de gemeenten (60 %) in 1999 geen staat 173X of staat van het kadastraal inkomen opnemen in de toelichting. Dit percentage kende tussen 1995 en 1997 een kleine stijging van 10 %, maar in 1999 daalde het aantal gemeenten die staat 173X en de staat van het kadastraal inkomen opnemen weer tot respectievelijk 40,63 % en 41,67 %. Hiervoor zijn twee verklaringen – die tijdens de afgenomen interviews naar voor kwamen – aanvaardbaar. Enerzijds blijkt dat de provincie niet optreedt als de gemeenten deze twee documenten niet toevoegen aan de toelichting. Dit motiveert de gemeenten natuurlijk niet om de gevraagde bewijsstukken toe te voegen aan de jaarrekening. Anderzijds is het ook mogelijk dat een onnauwkeurigheid van de gemeenteontvanger aan de basis ligt van deze lage percentages (gesprek met de heer SUPELEY J.P., 4 maart 2002, De Panne en gesprek met de heer ASTAES J., 1 maart 2002, Jabbeke).


62

5.7.2 Model T en te innen vorderingen Deze twee documenten werden in de meeste gevallen terug gevonden bij de begrotingsrekening; in de andere gevallen bevonden ze zich ergens in de toelichting. Model T betreft de over te dragen budgetten naar het volgende boekjaar. De te innen vorderingen geven een overzicht op 31/12/XX van de vorderingen die in het volgende dienstjaar zullen worden ontvangen (art. 75, par. 2, 1°-2° NARGC) Tabel 5.38 Model T en te innen vorderingen

Model T Te innen vorderingen

1995 Aantal % 53 53,00 45

1997 Aantal % 55 56,70

45,00

53

54,64

1999 Aantal % 56 58,33 51

53,13


Ook deze documenten zouden normaal gezien door alle gemeenten moeten worden toegevoegd. Ook het softwareprogramma voorziet immers in deze behoeften. Toch blijkt dat er over de vijf jaar maar een toename is met 5 %. Als er geen echte verplichting komt om dit document toe te voegen, dan is de kans klein dat het percentage in de volgende jaren zal stijgen. Een ander vastgesteld fenomeen bij de te innen vorderingen, is een stijging van 10 % in 1997, maar een daling in 1999 van 1,5 %. De reden voor de daling is identiek aan deze bij het model T. Hier kan men zelfs stellen dat er geen moeite wordt gedaan om het document toe te voegen. Ook zijn er twee gemeenten die de te innen vorderingen niet meer toevoegen, terwijl ze dit in 1997 wel nog deden.

5.7.3 Modellen 15 Dit zijn vijf documenten die een weergave geven van een aantal details van de liquide middelen. Tabel 5.39 Modellen 15

Synthesebalans van de algemene rekeningen Detail van financiële rekeningen Synthese- en controle tabel Proces-verbaal van kasnazicht Certificatie door de gemeenteontvanger Score 1 Score 0,5 Gemiddelde (Aantal = aantal gemeenten) Bron: eigen werk

1995 Aantal % 44 44,00 58 58,00 32 32,00 20 20,00 52 52,00 39 75 13 75 41,20 41,2


1997 Aantal % 55 56,70 67 69,07 50 51,55 32 32,99 73 75,26 64 88 9 14 57,11 55,4

1999 Aantal % 55 57,29 65 67,71 51 53,13 34 35,42 73 76,04 69 95 4 6 57,92 55,6

63

Uit de cijfers blijkt dat in 1995 gemiddeld 41,2 % van de gemeenten de modellen 15 toonden, dit percentage steeg met 16 % in 1997 en met 0,8 % in 1999. De groei van 16 % in 1997 is veel groter dan de gemiddelde groei van de ‘compliance index’ in het algemeen. Deze resultaten geven echter geen indicatie aan van de evolutie op het gebied van deze modellen. Waardoor kan die groei van 16 % te verklaren zijn? Tabel 5.40 geeft dit op een vereenvoudigde manier weer. De tabel moet gelezen worden zoals tabel 5.19. Het is een vereenvoudigde versie, omdat er teveel mogelijke evoluties zijn tussen 1995 en 1997 en tussen 1997 en 1999 (in totaal 441 mogelijke combinaties; deze tabel zou te complex zijn en irrelevant). Tabel 5.40 Evolutie modellen 15 Negatief

0

1997-1999 positief

Totaal

negatief 1 6 4 11 0 1 36 5 42 1995-1997 Positief 8 30 4 42 Totaal 95 10 72 13 (Het woord negatief wijst op een lagere score voor alle modellen 15 en dit tussen ofwel 1995 en 1997 of tussen 1997 en 1999. Het positieve wijst dan op een hogere score.) Bron: eigen werk

Tussen 1995 en 1997 zijn er 11 gemeenten die een lagere score behalen. De andere gemeenten behielden dezelfde score (50 %) of stegen (50 %). Tussen 1997 en 1999 blijft een grote meerderheid eenzelfde score houden (72/95 of 76 %). Om de oorzaak grote verbetering in 1997 te kennen, moet men de gemeenten die een positieve score hadden tussen 1995 en 1997 gedetailleerd bekijken. Per extra document van de 15 modellen dat wordt toegevoegd, krijgt de gemeente een extra punt. 11 gemeenten op de 42 behaalden een +4 of meer. Dit is natuurlijk ook een reden waarom in 1997 het gemiddelde zo naar boven gaat. Deze gemeenten hadden in 1995 niets of heel weinig van de 15 modellen in hun toelichting en hebben dit in 1997 veranderd. 10 gemeenten hadden een verbetering tussen de 2 en de 3 punten en de overige 21 hadden 0,5 tot 1,5 meer.

5.7.4 Synthesetabel begrotingsrekening In 1995 vergaten zeven gemeenten om dit document toe te voegen aan de begrotingsrekening. Vanaf 1997 hebben allen een synthesetabel van de begrotingsrekening opgenomen.


64

5.7.5 Andere Tot slot nog twee documenten die bij de toelichting zouden moeten behoren: ten eerste het document ‘met de aansluiting van het boekhoudkundig resultaat met het resultaat van de algemene boekhouding’. Ten tweede het document ‘met de vergelijking van het budget met het budgettair resultaat’. Tussen 1995 en 1999 is daar niet zoveel verandering in gekomen en het percentage schommelt rond de 40 %. Er zijn geen bijzondere stijgingen of dalingen op te merken.

5.8 Adequaatheid en leesbaarheid Over het algemeen daalde de leesbaarheid van de jaarrekeningen. Nog ongeveer 50 % van de gemeenten geven uitleg bij de interpretatie van de jaarrekening, in 1995 was dit nog 77 %. Dit is logisch aangezien het in 1995 voor de meeste gemeenten de eerste keer was dat er een algemene boekhouding werd opgesteld. Het is bijgevolg ook normaal dat men uitleg geeft hoe men een jaarrekening moet lezen. Vanaf 1996 blijft deze interpretatie dezelfde en is het niet meer echt nodig om dit op te nemen. Dit verklaart de grote daling tussen 1995 en 1997. Ook de analyse van de financiële gegevens (ratio en grafieken) deed het minder goed in 1997. Er was een daling van 15 %. Daarnaast waren er ook een aantal verbeteringen zowel op het vlak van ‘gekleurde pagina’s andere dan wit’ als op de paginanummering. Deze verbeteringen waren echter kleiner dan de verslechteringen waardoor de adequaatheid en de leesbaarheid van de jaarrekening toch lichtjes achteruit gaat.

5.9 Besluit De evolutie en de grootte van de acht verschillende deelcomponenten van de 'compliance index' werden in detail bekeken in hoofdstuk 5. Tussen de deelcomponenten onderling bestaan er grote verschillen qua score en qua evolutie. De tijdigheid verbetert tussen 1995 en 1997 met gemiddeld 2 maanden. In 1995 gebeurde de aanname van de begrotings- en de jaarrekening gemiddeld in augustus; in 1997 vervroegde dit naar juni en ook in 1999 bleef dit, maar dan meer naar het einde van de maand toe. Statistisch kon er geen verklaring gevonden worden voor de hogere score van de tijdigheid in 1997 en 1999. In Canada ligt de tijdigheid tussen de acht maanden en de twaalf maanden na het einde van het boekjaar. In Vlaanderen is de score voor de tijdigheid duidelijk beter (LIN Z.J., BAXTER G.C. en MURPHY G.J., 1994, blz. 249-250). De evolutie op het gebied van de volledigheid is zowel positief als negatief. De negatieve kant is dat minder gemeenten voorraden, voorzieningen en dubieuze debiteuren opnemen. Er is ook een positieve evolutie omdat er meer gemeenten zijn die BTW en aanvullende belastingen en lonen voor


65

onderwijzend personeel opnemen. De deelcomponent is in 1999 in zijn geheel met 2 % gestegen ten opzichte van 1995. Het gebruik van overlopende rekeningen kende een dalend verloop. In 1999 gebruikten 29 gemeenten één of meer soorten van overlopende rekeningen, dit ten opzichte van 33 gemeenten in 1997. Ook bij de wachtrekeningen is er een identiek verloop (van 85 in 1995 naar 81 in 1999), maar hier ligt het gebruik beduidend hoger dan bij de zuivere overlopende rekeningen. In totaal hebben in 1995 88 gemeenten gebruik gemaakt van ofwel overlopende rekeningen ofwel wachtrekeningen en dit cijfer daalde over 1997 tot 83 gemeenten in 1999.

Over de 5 jaren heen kende de deelcomponent classificatie en compensatie een stabiel verloop. De component scoort 93 % in 1995 en 93,54 % in 1999. Het aantal gevallen van negatieve tekens kende een toename. 26 gemeenten hebben in 1999 een verkeerd teken ten opzichte van 24 in 1995, wat een kleine verslechtering is. Op het gebied van compensatie valt er een positieve tendens op te merken. In 23 gevallen werd in 1995 op een verkeerde manier compensatie toegepast. Dit cijfer daalde in 1997 en 1999 tot 18 gevallen. De mechanische nauwkeurigheid is de deelcomponent die de hoogste score behaalt. De logische verbanden tussen elementen uit de jaarrekening worden door veel gemeenten nageleefd. Bij een aantal elementen van de 'compliance index' wordt de maximumscore behaald d.w.z. dat alle gemeenten het logische verband respecteren. Tussen 1995 en 1997 stelt men een verbetering van 2 % vast: van 95 % in 1995 tot 97 % in 1997. Deze positieve evolutie blijft doorgaan in 1999 tot 98 %. De toelichting is de grootste deelcomponent van de 'compliance index' en kende over de twee periodes een stijging van 12 %. Het profiel van deze stijging komt overeen met die van de 'compliance index'. Tussen 1995 en 1997 is er een grote stijging van 12 % en tussen 1997 en 1999 stijgt de score nog lichtjes met 0,2 %. De verschillende elementen kennen in de meeste gevallen een gelijkaardig verloop als dat van de 'compliance index'. Toch kunnen er een aantal specifieke conclusies getrokken worden: •

De waarderingsregels kenden een score stijging over de drie periodes heen. De score, die een gemeente behaalt voor de waarderingsregels, is afhankelijk van het al dan niet gebruik maken van een consultant. Gemeenten mét een consultant scoren hoger dan gemeenten zónder. In Canada scoorden de hogere overheden minder goed op de waarderingsregels dan in dit onderzoek (LIN Z.J., BAXTER G.C. en MURPHY G.J., 1994, blz.249).


66

•

Op het gebied van het opnemen van aflossingstabellen van leningen, blijven de gmeenten nog altijd laag scoren. Meer dan de helft van de gemeenten nemen deze tabellen nog altijd niet op. Tussen 1995 en 1999 kan een lichte verbetering vastgesteld worden.

•

In 1995 namen slechts 33 % van de gemeenten details op over de winst/verlies bij verkoop van vaste activa. Dit steeg in 1997 tot 70 % en bleef stijgen in 1999 tot 74 %.

•

Het aantal gemeenten die in 1995 een proef- en saldibalans opnamen, was beperkt tot 71 %. In 1997 was dit al 95 %; ondanks de verwachtingen daalde dit percentage in 1999 tot 93 %. Vanaf 1997 is er geen enkele gemeente die een gedeeltelijke proef- en saldibalans heeft.

•

De opname van niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen bleef in 1995 beperkt tot 37 gemeenten die ze gedeeltelijk opnamen. In 1997 waren er maar 27 gemeenten meer die geen rechten en verplichtingen opnamen en 1999 daalde dit nog verder tot 21 gemeenten.

De voorlaatste deelcomponent is de formalistische vereisten. Deze verbetert tweemaal en kent een stijging van ongeveer 10 %. Deze stijging is te verklaren doordat meer gemeenten één of meer soorten van de modellen 15 opnemen in de jaarrekening. De adequaatheid en leesbaarheid kent een dalend verloop, maar de verschillen zijn beperkt. Dit komt doordat een aantal elementen van deze component een tegenstrijdige evolutie kennen (bijvoorbeeld paginanummering versus commentaar bij de jaarrekening). De deelcomponenten hebben allemaal een eigen verloop, maar toch is het zo dat de grootste schommelingen zich voordoen in 1997 (zowel positieve als negatieve) en dat in 1999 er een tendens is naar meer stabiliteit. Er zijn nog verschillen te constateren, maar die zijn kleiner dan in 1997. Dit komt overeen met de algemene evolutie van de 'compliance index'. Als antwoord op de tweede en derde onderzoeksvraag kan gesteld worden dat de gemeenten op geen enkel gebied van de deelcomponenten van de 'compliance index' een spectaculaire wijziging hebben doorgevoerd. De meeste deelcomponenten kenden een stijging in het dienstjaar 1997, maar hebben een kleine stijging of daling in het dienstjaar 1999. De cut-off en de volledigheid blijven de grootste probleemgebieden en dit voor de drie onderzochte periodes.


67

DEEL III VERKLARINGEN EN INTERPRETATIES VAN DE RESULTATEN ==================================================

DEEL III Verklaringen en interpretaties van de resultaten

68

In deel twee staan de onderzoeksresultaten centraal. Bij ieder element van de 'compliance index' wordt er nagegaan welke de evolutie en de wijziging is in 1997 en 1999 ten opzichte van 1995. Dit resulteert in het besluit dat de 'compliance index' in 1997 met ongeveer 9 % gestegen is, maar dat er in 1999 nagenoeg geen stijging meer te bemerken valt. Naast de grootte en de evolutie van de 'compliance index' en zijn deelcomponenten is het ook van belang om na te gaan wat er aan de basis ligt van deze evolutie. Voor een aantal elementen van de 'compliance index' werd reeds de link gelegd met de consultant als een verklarende factor. Die zou een invloed kunnen hebben op de behaalde scores van de verschillende deelcomponenten.

De hoofddoelstelling van dit derde deel is om na te gaan welke verklarende factoren de grootte van de 'compliance index' kunnen beïnvloeden. Dit derde deel bestaat uit 4 grote blokken. Eerste blok: Er wordt een beperkt aantal variabelen gebruikt als verklarende variabele voor de scores die werden behaald op de 'compliance index' in het algemeen en op de verschillende deelcomponenten. Deze variabelen worden beschouwd als onafhankelijke variabele; de 'compliance index' en zijn deelcomponenten als afhankelijke variabele. De manier waarop het eventuele verband zal worden gezocht, gebeurt via statistische testen. Dit eerste blok is van essentieel belang omdat de gevonden conclusies ervan als basis zullen dienen voor meer specifieke testen in het tweede blok. Tweede blok: Naast de invloed van een aantal variabelen op de 'compliance index', wordt ook in detail gekeken naar de variabelen. Bijvoorbeeld: de gemeenten met consultant X scoren systematisch beter dan gemeenten met consultant Y. Daarnaast wordt ook nagegaan op welk gebied deze verschillen het duidelijkst zijn: zijn deze verschillen op te merken in één bepaalde deelcomponent of zijn de verschillen over alle deelcomponenten te vinden. Derde blok: In een derde kijken we vervolgens naar een aantal andere verbanden en ook hier betreft het een aantal variabelen. Ook hier kan er een verband bestaan met de grootte van de individuele scores van de gemeenten.


69

Vierde blok: Het laatste blok behandelt de antwoorden op de open vraag die werd gesteld in de vragenlijst en geeft ook een beperkt aantal conclusies van de drie gehouden interviews. Op te merken is dat bij de analyses in dit derde deel er in sommige gevallen slechts een beroep kan worden gedaan op 71 in plaats van op 100 gemeenten: enkel de gemeenten die een vragenlijst hebben ingevuld, worden opgenomen in de statistische analyse.


70

Hoofdstuk 6 Statistische verklaringen 'compliance index' 6.1 Software 6.1.1 Begripsomschrijving Het voeren van een budgettaire en algemene boekhouding is niet meer mogelijk zonder de hulp van een softwarepakket. Dit softwarepakket moet een gemeente in staat stellen om haar boekhouding op een adequate manier uit te voeren. Iedere gemeente uit de onderzochte populatie maakt gebruik van een bepaald softwarepakket. In totaal zijn er acht verschillende softwarepakketten. Elk van deze pakketten probeert op een zo goed mogelijke manier te voorzien in de behoeften van de gemeenten. Doch niet ieder pakket doet dit op een identieke manier. Ieder pakket heeft zijn eigen kenmerken, zijn eigen voordelen en gebreken. Een uitgebreid softwarepakket zou de mogelijkheid moeten bieden aan de gemeenten om over meer financiële informatie te beschikken. Dit kan de financiële transparantie van de gemeente verhogen. Als er meer details over de activa en passiva elementen beschikbaar zijn, kan er bijvoorbeeld een meer gedetailleerd overzicht gegeven worden over de mutaties van de vaste activa, enz. Daarnaast heeft ieder softwarepakket ook haar beperkingen, waardoor de 'compliance index' negatief beïnvloed wordt. (bijvoorbeeld het niet automatisch opmaken van een mutatietabel)

6.1.2 Soorten softwarepakketten 6.1.2.1 OVERZICHT VAN HET AANTAL SOFTWAREPAKKETTEN (TABEL 6.1) Tabel 6.1 Overzicht van het aantal softwarepakketten CEVI

VLABRIC

NV Schaubroeck

CIPAL

GEMIC

IN2

REMMICOM

LOGINS

Bron: eigen werk op basis van vragenlijst

6.1.2.2 OVERZICHT VAN HET GEBRUIK VAN SOFTWAREPAKKETTEN (TABEL 6.2) Van deze acht softwarepakketten wordt enkel LOGINS niet gebruikt in 1995. Alle andere komen voor in 1995, 1997 en 1999. Ze worden alle acht gebruikt, maar de ene in grotere mate dan de andere. In 1995 werd het softwarepakket van de NV Schaubroeck het meest gebruikt, in 1997 werd zowel dat van CEVI als dat van NV Schaubroeck het meest gebruikt en in 1999 was CEVI het meest gebruikte softwarepakket. REMMICOM in 1995, LOGINS en IN2 voor 1997 en 1999 waren de minst gebruikte programma’s. Een opmerkelijk feit is de grote stabiliteit in het gebruikte softwarepakket. Tabellen 6.2 en 6.3 tonen dat 65 gemeenten (91,5 %) steeds hetzelfde soort softwarepakket blijven gebruiken. Tussen 1995 en 1997 zijn er maar vier gemeenten die van softwarepakket veranderen. Drie gemeenten maakten in 1997 geen gebruik meer van IN2; één gemeente maakte geen gebruik meer van CIPAL. In

DEEL III - Hoofdstuk 6 Statistische verklaringen 'compliance index'

71

1999 was de stabiliteit nog groter. Slechts drie gemeenten schakelden over naar een ander softwarepakket. Tabel 6.2 Overzicht van het gebruik van softwarepakketten 1995

1997

1999

CEVI

Aantal 18

% 25,35

Aantal 19

% 26,76

Aantal 19

% 26,76

VLABRIC

5

7,04

5

7,04

5

7,04

NV SCHAUBROECK

19

26,76

19

26,76

18

25,35

CIPAL

16

22,54

15

21,13

16

22,54

GEMIC

6

8,45

6

8,45

5

7,04

IN2

5

7,04

2

2,82

2

2,82

REMMICOM

2

2,82

3

4,23

5

7,04

LOGINS

-

-

2

2,82

1

1,41

100

71

100

71

100

Totaal 71 (Aantal = aantal gemeenten) Bron: eigen werk

Tabel 6.3 Evolutie van het softwarepakket gelijk

1997-1999 Verschillend

Totaal

Gelijk 65 2 67 Verschillend 3 1 4 Totaal 71 68 3 (Te tabel geeft weer hoeveel gemeenten er van softwarepakket veranderen. Via de rijen wordt de evolutie tussen 1995-1997

1995 en 1997 voorgesteld, in de kolommen de evolutie tussen 1997 en 1999. Bijvoorbeeld: in totaal hebben er vier gemeenten van pakket gewisseld tussen 1995 en 1997, daarvan behielden er drie hun pakket tussen 1997 en 1999 en was er één gemeente die nogmaals van softwarepakket veranderde) Bron: eigen werk

6.1.3 Opdeling softwarepakketten per provincie Tabel 6.4 geeft een overzicht van het soort softwarepakket dat wordt gebruikt in de verschillende Vlaamse provincies. Bevindingen die hieruit kunnen worden afgeleid: •

Het softwarepakket van de NV Schaubroeck is het enige pakket dat in de 5 provincies voorkomt; vooral West-Vlaanderen maakt hiervan het meest gebruik.

•

Sommige pakketten worden maar in 4 of minder provincies gebruikt

(het betreft het gebruik in

1999):

o

CEVI: Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen

o

VLABRIC: Limburg en Vlaams-Brabant

o

NV SCHAUBROECK: Antwerpen, Limburg, Oost-Vlaanderen, Vlaams-Brabant en West-Vla anderen


72

•

o

CIPAL: Antwerpen, Limburg en Vlaams-Brabant

o

GEMIC: Antwerpen, Limburg en West-Vlaanderen

o

IN2: Antwerpen en Vlaams-Brabant

o

REMMICOM: Antwerpen en Vlaams-Brabant

o

LOGINS: Limburg

De gemeenten in Antwerpen, Limburg en Vlaams-Brabant maken gebruik van 5 verschillende soorten softwarepakketten, terwijl in Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen er gebruik wordt gemaakt van respectievelijk 2 en 3 softwarepakketten.

•

In West-Vlaanderen gebeurt er geen overloop. De 16 gemeenten uit West-Vlaanderen behielden tussen 1995 en 1999 hetzelfde softwarepakket. In de andere 4 provincies is de variabiliteit zeer klein.

•

In totaal wijzigen tussen 1995 en 1999 slechts zeven gemeenten hun softwarepakket

Tabel 6.4 Overzicht van het gebruikte softwarepakket versus de provincie Antwerpen

Limburg

Oost-Vlaanderen

Vlaams-Brabant West-Vlaanderen

-

-

13

-

1995 CEVI

5

VLABRIC

-

1

-

4

-

NV SCHAUBROECK

2

1

1

5

10

CIPAL

10

5

1

-

-

GEMIC

3

2

-

-

1

IN2

3

1

-

1

-

REMMICOM

1

-

-

1

-

-

-

14

-

5

1997 CEVI VLABRIC

-

1

-

4

-

NV SCHAUBROECK

2

1

1

5

10

CIPAL

10

5

-

-

-

GEMIC

3

2

-

-

1

IN2

1

-

-

1

-

REMMICOM

2

-

-

1

-

LOGINS

1

1

-

-

5

1999 CEVI

-

-

14

-

VLABRIC

-

1

-

4

-

NV SCHAUBROECK

2

1

1

4

10

CIPAL

10

5

-

1

-

GEMIC

2

2

-

-

1

IN2

1

-

-

1

-

REMMICOM

4

-

-

1

-

LOGINS

-

1

-

-

-

(De cijfers in de tabel stellen gemeenten voor) Bron: eigen berekening op basis van gegevens in vragenlijst

6.1.4 ‘Compliance index’ versus softwarepakket DEEL III - Hoofdstuk 6 Statistische verklaringen 'compliance index'

73

Men zou kunnen stellen dat gemeenten met een bepaald soort softwarepakket systematisch een hogere of lagere score behalen dan andere gemeenten. Hier is het de bedoeling om na te gaan of er verschillen zijn tussen de grootte van de ‘compliance index’ en het type softwarepakket. Volgens de statistische test (Kruskal-Wallis H) kunnen we de volgende besluiten maken. In 1995 bedraagt alfa 1,5 %, waardoor de nulhypothese verworpen moet worden. Er is een verschil tussen het soort softwarepakket en de grootte van de ‘compliance index’. Opmerkelijk is echter dat in 1997 en in 1999 alfa respectievelijk 23,7 % en 15,3 % bedraagt. De nulhypothese kan niet verworpen worden. Statistisch bemerkt men geen verschil meer tussen de grootte van de verschillende softwarepakketten en de grootte van de 'compliance index' In hoofdstuk 7 zal in detail worden nagegaan waarom de nulhypothese in 1995 wel moet verworpen worden en niet in 1997 en 1999. Het is niet omdat er in 1997 en in 1999 statistisch geen verschil te vinden is tussen het soort softwarepakket en de grootte van de 'compliance index', dat er geen andere bevindingen kunnen worden gemaakt.

6.1.5 Deelcomponenten 'compliance index' versus softwarepakketten Wat de algemene index betreft, was er enkel in 1995 een verschil tussen het type software en de grootte van de ‘compliance index’. Vindt ment deze bevindingen ook terug als men kijkt naar de verschillende deelcomponenten van de ‘compliance index’? Reeds in deel II (zie 5.1.4) werd gekeken of men de tijdigheid kon verklaren door het type softwarepakket dat werd gebruikt. Dit wordt nu ook nagegaan voor de andere 7 deelcomponenten van de 'compliance index'. Tabel 6.5 Deelcomponenten 'compliance index' versus softwarepakket 1995

1997

1999

Tijdigheid

H0/H1 H1

a 0,00%

H0/H1 H0

a 38,20%

H0/H1 H0

? 42,60%

Volledigheid

H0

15,60%

H0

47,20%

H0

50,20%

Cut-off

H1

3,30%

H0

19,20%

H0

45,70%

Classificatie

H0

69,10%

H0

7,40%

H0

51,20%


H0

22,90%

H0

54,80%

H1

1,30%

Toelichting

H0

12,70%

H1

1,30%

H1

1,20%


H1

0,30%

H0

72,20%

H0

18,80%

Adequaatheid

H0

7,00%

H1

0,80%

H1

0,20%

(a=alfa; H0= de nulhypothese kan niet verworpen worden, er is geen verschil tussen de score op de deelcomponent en het soort softwarepakket; H1= de nulhypothese moet verworpen worden, er is een verschil tussen de score op de deelcomponent en het soort softwarepakket) Bron: eigen werk


74

Het is belangrijk te vermelden dat de a’s bij de tijdigheid verschillen van diegene in Deel II, omdat daar gewerkt werd met het ‘aantal dagen te laat’ en niet met de score van de tijdigheid zelf; de resultaten blijven echter dezelfde. In 1995 zijn er 3 deelcomponenten (toelichting, cut-off, formalistische vereisten) waar een statistisch verschil is tussen de score op de deelcomponent en het soort softwarepakket. Voor 1997 bestaat dit verschil enkel voor de toelichting en de adequaatheid. In 1999 komt naast de toelichting en de adequaatheid ook nog de mechanische nauwkeurigheid. Dit wordt in hoofdstuk 7 verder besproken.

6.2 Consultant 6.2.1 Begripsomschrijving Reeds meerdere malen werd het belang van een consultant aangehaald. Als een gemeente een beroep kan doen op een extern consultant, dan bestaat het vermoeden dat de score van die gemeenten beter moet zijn dan bij andere gemeenten. Een extern consultant beschikt immers over de nodige ervaring op het gebied van de algemene boekhouding. Doordat meerdere gemeenten zich aansluiten bij eenzelfde consultant kan die consultant kennis opdoen op het gebied van specifieke problemen die zich in de gemeenten voordoen. Dit zou een bron kunnen zijn van een voortdurende verbetering van de score van de gemeente. Of deze gedachtegang juist is, zal hieronder duidelijk worden.

6.2.2 Soorten consultant De gemeenten doen grotendeels een beroep op drie soorten consultant (dit zijn Deloitte & Touche, Ernst & Young en BDO-bedrijfsrevisoren). Daarnaast zijn er ook gemeenten die een beroep doen op andere, minder bekende consultanten. Deze worden gegroepeerd onder de naam ‘andere’ (bijvoorbeeld: BVBA Cleppe, Keunen & Partners). Tabel 6.6 geeft een overzicht van het soort consultant waarop de gemeenten een beroep doen. Tabel 6.6 Overzicht van de gebruikte consultant 1995

1997

1999

Geen consultant

Aantal 40

% 56,34

Aantal 32

% 45,07

Aantal 31

% 43,66

Deloitte & Touche

11

15,49

14

19,72

17

23,94

Ernst & Young

16

22,54

18

25,35

18

25,35

BDO

3

4,23

4

5,63

3

4,23

Andere

1

1,41

3

4,23

2

2,82


71

100

71

100


75

Het aantal gemeenten dat geen beroep doet op een consultant daalt sterk in 1997 en kent nog een kleine afname in 1999. De vraag kan hierbij gesteld worden of gemeenten die in 1995 wel nog een beroep deden op een consultant, dit ook nog deden in 1997. Het antwoord hierop is dat in de periode 1995-1997, er twee gemeenten waren die besloten om geen verder gebruik meer te maken van een consultant (ook in 1999 deden deze twee gemeenten geen verder beroep meer op een consultant). De afname van het aantal gemeenten die geen beroep doen op een consultant tussen 1995 en 1997 is enerzijds te verklaren doordat 10 gemeenten in 1997 voor het eerst een consultant raadpleegde en anderzijds doordat 2 gemeenten verder geen gebruik meer maken van een consultant. Voor de periode 1997-1999 is er één gemeente die geen verder beroep meer doet op een consultant, terwijl ze dat wel nog deed in 1995 en in 1997. De afname tussen 1997 en 1999 komt enerzijds door het feit dat twee gemeenten voor het eerst een beroep doen op een consultant en anderzijds doordat één gemeente geen consultant meer gebruikt. Een verklaring waarom een gemeente geen beroep meer doet op een consultant, zou eventueel de kostprijs kunnen zijn. Hier werd echter geen verder onderzoek naar verricht.

6.2.3 Opdeling consultant per provincie Tabel 6.7 Overzicht van de gebruikte consultant versus de provincie Antwerpen

Limburg

Geen consultant

10

8

4

5

13

Deloitte & Touche

6

1

2

-

2

Ernst & Young

2

-

9

4

1

BDO

1

-

-

2

-

Andere

-

1

-

-

-

Geen consultant

5

7

5

3

12

Deloitte & Touche

10

1

1

-

2

Ernst & Young

2

1

9

5

1

BDO

1

-

-

3

-

Andere

1

1

-

-

1

Geen consultant

4

7

5

4

11

Deloitte & Touche

12

1

1

-

3

Ernst & Young

2

1

9

5

1

BDO

1

-

-

2

-

Andere

-

1

-

-

1

Oost-Vlaanderen Vlaams-Brabant West-Vlaanderen

1995

1997

1999

(De cijfers in de tabel stellen gemeenten voor) Bron: eigen werk

Vooral in Limburg en West-Vlaanderen maken de gemeenten weinig gebruik van een consultant. In 1999 deed slechts 30 % (3 op 10 gemeenten) van de gemeenten in Limburg en 31,25 % (5 op 16


76

gemeenten) van de gemeenten in West-Vlaanderen een beroep op een extern consultant. De percentages in Antwerpen, Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant liggen dubbel zo hoog, respectievelijk 78,98 % (15/19); 66,67 % (10/15) en 63,64 % (7/11) . (zie tabel 6.7) In Antwerpen wordt er vooral een beroep gedaan op Deloitte & Touche, voor Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant is dit Ernst & Young. Daarnaast is het ook merkwaardig dat er in Vlaams-Brabant helemaal geen beroep wordt gedaan op Deloitte & Touche. Dit moet wel gerelativeerd worden omdat slechts 71 gemeenten zijn opgenomen in de statistische steekproef (op een totaal van 308 Vlaamse gemeenten). Bijgevolg bestaat de mogelijkheid dus dat er wel gemeenten zijn die een beroep doen op Deloitte & Touche, maar dat ze niet werden opgenomen in de steekproef.

6.2.4 'Compliance index' versus consultant Zoals eerder werd vermeld zou men kunnen veronderstellen dat gemeenten die een beroep doen op een consultant beter scoren door de grotere kennis en ervaring van de consultant. Deze stelling wijst statistisch uit dat voor de 3 onderzochte jaren de nulhypothese steeds verworpen moet worden. Alfa bedraagt in 1995 1,5 %, in 1997 3,2 % en in 1999 0,6 %, wat telkens kleiner is dan 5 % zodat de alternatieve hypothese aanvaard moet worden. De gemeenten die wel een beroep doen op een consultant werden gegroepeerd in een groep; de gemeenten die geen beroep deden op een consultant in een andere groep. De stelling dat er verschillen zijn in de grootte van 'compliance index' bij gemeenten die wel en bij gemeenten die geen beroep doen op een consultant, is dus juist. Of de ene consultant beter scoort dan de andere of dat er enkel een verschil is tussen gemeenten met en zonder consultant, wordt verder gedetailleerd besproken in hoofdstuk 7.

6.2.5 Deelcomponenten 'compliance index' versus consultant In 6.2.4 werd vastgesteld dat zowel voor 1995, 1997 als 1999 verschillen zijn tussen de scores van gemeenten met een consultant en zonder consultant. Men kan zich afvragen of dit ook zo is in de verschillende deelcomponenten van de ‘compliance index’. Ook hier worden de gemeenten opgesplitst in twee verschillende groepen. Een eerste groep omvat de gemeenten zonder consultant, een tweede de gemeenten met een consultant.

Tabel 6.8 Deelcomponenten 'compliance index' versus de gebruikte consultant


77

1995

1997

1999

Tijdigheid

H0/H1 H0

? 17,00%

H0/H1 H0

a 43,20%

H0/H1 H0

? 21,70%

Volledigheid

H0

81,70%

H0

82,80%

H0

82,40%

Cut-off

H1

2,80%

H0

21,90%

H1

1,50%

Classificatie

H0

86,30%

H0

54,30%

H0

90,40%


H1

2,00%

H1

1,90%

H1

1,40%

Toelichting

H1

1,20%

H1

0,00%

H1

0,00%


H0

22,40%

H0

96,30%

H0

90,70%

Adequaatheid

H0

66,60%

H0

53,70%

H0

99,50%

(a=alfa; H0= de nulhypothese kan niet verworpen worden, er is geen verschil tussen de score op de deelcomponent en het soort consultant; H1= de nulhypothese moet verworpen worden, er is een verschil tussen de score op de deelcomponent en het soort consultant) Bron: eigen werk

De verschillen worden vooral gemaakt bij de toelichting, de mechanische nauwkeurigheid en de cutoff. Bij de andere deelcomponenten is er geen verschil tussen het al dan niet beroep doen op een consultant van een gemeente en de score op de deelcomponent.

6.3 Boekhoudkundige bedrijfservaring 6.3.1 Begripsomschrijving De gemeenteontvanger kan bij het opstellen van de jaarrekening, meestal nog een beroep doen op andere personeelsleden. Deze personeelsleden die actief betrokken zijn bij de begrotingsrekening en jaarrekening zouden een positieve invloed kunnen uitoefenen. Als ze reeds een aantal jaar in een bedrijfseconomische omgeving gewerkt hebben en meer bepaald in de boekhoudafdeling en daardoor een kennis hebben van de algemene boekhouding, zou dit een toegevoegde waarde kunnen betekenen voor de gemeente. Dit zou zich kunnen vertalen in een hogere 'compliance index' voor de gemeente.

6.3.2 Soorten boekhoudkundige bedrijfservaring De gegevens betreffende de bedrijfservaring werden bekomen uit vraag III-1 4/ van de vragenlijst. Hieronder volgt de top vijf van de belangrijkste bedrijfssectoren waar gemeentepersoneel actief was: o

Banksector

o

Verzekeringen

o

Fiscaal bureau

o

Boekhouding in een bedrijf

o

Interne audit

6.3.3 Opdeling boekhoudervaring per provincie


78

Tabel 6.9 Boekhoudkundige bedrijfservaring versus de provincie Antwerpen

Limburg

1995 Boekhoudervaring

6

6

3

2

4

Geen boekhoudervaring

13

4

12

9

12


10

5

3

3

4


9

5

12

8

12


12

5

4

3

6


7

5

11

8

10

Oost-Vlaanderen Vlaams-Brabant West-Vlaanderen

(De cijfers in de tabel stellen gemeenten voor) Bron: eigen werk

In 1995 had slechts 30 % van de gemeenten (21 van 71) een personeelslid met boekhoudkundige bedrijfservaring die betrokken was bij de opmaak van de jaarrekening. In 1997 steeg dit percentage tot 35 % (25 van 71) en in 1999 had 43 % (30 van 71) van alle gemeenten een personeelslid met boekhoudkundige bedrijfservaring. Vooral in de provincie Antwerpen zijn er veel gemeenten die tussen 1995 en 1997 mensen met boekhoudervaring hebben aangeworven om te helpen bij het opstellen van de jaarrekening. De andere provincies kenden tussen 1995 en 1999 ook een verbetering, maar die bleef beperkt.

6.3.4 'Compliance index' versus boekhoudkundige bedrijfservaring In 1995 bedraagt de gemiddelde score bij gemeenten met personeel zonder boekhoudkundige ervaring 62 %, terwijl bij gemeenten mét personeel met boekhoudervaring, het gemiddelde 61 % is. De hierboven vermelde hypothese dat gemeenten met een boekhoudkundige bedrijfservaring beter zouden moeten scoren is in absolute termen niet juist. Toch kan er statistisch geen verschil worden gemaakt tussen gemeenten met personeel mét en zonder boekhoudkundige bedrijfservaring. Alfa is zeer hoog (65 %) zodat de nulhypothese aanvaard moet worden. In 1997 en 1999 krijgen we hetzelfde effect. De nulhypothese kan niet verworpen worden (alfa 1997 = 98,6 %; 1999 = 76,2 %). In absolute termen is er wel een verandering. Vanaf 1997 hebben gemeenten die boekhoudkundige bedrijfservaring hebben, gemiddeld een hogere score dan wanneer dit niet het geval is. Het verschil is echter te klein om significant te zijn. In 1995 was het 1 % (in het voordeel van gemeenten zonder boekhoudervaring), in 1997 0,57 % en in 1999 1,23 % (in het voordeel van gemeenten met een boekhoudervaring).

6.3.5 Deelcomponenten 'compliance index' versus boekhoudkundige bedrijfservaring


79

Uit punt 6.3.4 bleek dat er geen verschillen terug te vinden zijn tussen gemeenten met personeel mét en zonder boekhoudkundige bedrijfservaring. Nu kan worden gecheckt of deze bevindingen ook dezelfde zijn voor alle deelcomponenten van de ‘compliance index’. Dit wordt weergegeven in tabel 6.10. Hieruit kan men afleiden dat voor al de acht deelcomponenten van de 'compliance index' de nulhypothese niet kan verworpen worden, dit zowel in 1995, 1997 en 1999. De vaststellingen uit punt 6.3.4 blijken dus ook op het gebied van de verschillende deelcomponenten. Hierdoor kan besloten worden dat er geen effect is van al dan niet hebben van personeel met boekhoudkundige bedrijfservaring op de grootte van de 'compliance index' en zijn verschillende deelcomponenten.

Tabel 6.10 Deelcomponenten 'compliance index' versus boekhoudkundige bedrijfservaring 1995

1997

1999

Tijdigheid

H0/H1 H0

a 6,30%

H0/H1 H0

a 21,60%

H0/H1 H0

a 79,40%

Volledigheid

H0

98,60%

H0

59,60%

H0

34,80%

Cut-off

H0

13,70%

H0

50,80%

H0

70,30%

Classificatie

H0

65,80%

H0

5,20%

H0

99,50%


H0

58,70%

H0

43,20%

H0

90,80%

Toelichting

H0

68,70%

H0

10,10%

H0

8,90%


H0

28,80%

H0

36,10%

H0

40,90%

Adequaatheid

H0

42,40%

H0

96,60%

H0

95,80%

(a=alfa; H0= de nulhypothese kan niet verworpen worden, er is geen verschil tussen de score op de deelcomponent en het beschikken over personeel met boekhoudkundige bedrijfservaring; H1= de nulhypothese moet verworpen worden, er is een verschil tussen de score op de deelcomponent en het beschikken over personeel met boekhoudkundige bedrijfservaring) Bron: eigen werk

6.4 Voortgezette training 6.4.1 Begripsomschrijving Bij de start van de nieuwe gemeenteboekhouding in 1995 lieten veel gemeenten toe dat personeel dat betrokken is bij de opmaak van de algemene boekhouding, een opleiding volgden. Voor sommige personeelsleden was dit het eerste contact met het dubbelboekhouden, voor anderen was dat het heropfrissen van de boekhoudkennis, geleerd tijdens hun studies of andere opleidingen. Aangenomen wordt dat in 1995 de gemeenten die hadden voorzien in opleiding voor hun personeel, beter scoorden op sommige deelcomponenten van de 'compliance index'. Bijvoorbeeld op de mechanische nauwkeurigheid, de volledigheid, de cut-off, enz.. Dit zijn typische deelcomponenten die een goede kennis eisen van de algemene boekhoudprincipes.


80

Na 1995 voorzagen verscheidene gemeenten nog meer opleidingen en trainingen voor het personeel voorzien. De toename van de 'compliance index' zou bij deze gemeenten hoger kunnen zijn dan bij gemeenten die na 1995 geen verdere opleidingen meer hebben aangeboden aan. Er kan dus worden nagegaan of de factor training een invloed heeft op de grootte van de 'compliance index' voor 1995, 1997 en 1999. De voortgezette training en opleiding zou een toegevoegde waarde kunnen betekeningen. De gegevens werden bekomen door vraag III-1 5/ van de vragenlijst. Op te merken is dat enkel opleidingen op het gebied van de nieuwe boekhouding in rekening worden genomen.

6.4.2 Opdeling training per provincie Tabel 6.11 Voortgezette training versus de provincie Antwerpen Limburg

Oost-Vlaanderen

Vlaams-Brabant

West-Vlaanderen

1995 Training

16

9

13

9

13

Geen training

3

1

2

2

3

1997 Training

12

7

8

6

5

Geen training

7

3

7

5

11

1999 Training

13

6

9

6

4

Geen training

6

4

6

5

12

(De cijfers in de tabel stellen gemeenten voor) Bron: eigen verwerking

In 1995 boden 60 gemeenten (84,5 %) een boekhoudkundige opleiding aan; dit percentage daalde in 1997 tot 53,5 % en bleef constant in 1999. Toch waren er tussen de verschillende provincies onderling een aantal veranderingen. In 1997 was er een systematische daling in al de provincies op het gebied van training. Vooral in West-Vlaanderen, waar de daling 50 % bedroeg.

6.4.3 'Compliance index' versus training Gemeenten die hun personeel een opleiding aangeboden hebben in 1995,1997 en 1999, zouden beter kunnen scoren dan gemeenten waar dit niet het geval was. Statistisch kan dit niet bewezen worden. Alfa bedraagt telkens meer dan 5 %, waardoor de nulhypothese niet verworpen kan worden (alfa 1995 = 53,0 %; 1997 = 6,4 %; 1999 = 12,8 %). Als er in absolute termen vergeleken wordt, dan stellen we het volgende vast: de gemeenten die hun personeel een boekhoudkundige opleiding geven, scoren iedere keer beter. Het verschil is het grootst in 1997 (alfa is daar het laagst).


81

Tabel 6.12 Training versus 'compliance index' Training

1995 62,45%

1997 68,70%

1999 69,10%

Geen training

59,60%

64,86%

65,97%

(in de tabel staan de gemiddelde scores van de 'compliance index') Bron: eigen werk

Als besluit kan men aannemen dat het opleiden van het personeel statistisch geen effect heeft op de grootte van de 'compliance index', maar in absolute termen scoren deze gemeenten wel beter.

6.4.4 Deelcomponenten 'compliance index' versus training Ook hier wordt gecheckt of de resultaten van 6.4.3 terug te vinden zijn in de verschillende deelcomponenten van de ‘compliance index’. Telkens moet de nulhypothese aanvaard worden. Alfa bedraagt in al de gevallen meer dan 5 %. Daaruit kan besloten worden dat er geen effect is van ‘training’ op de grootte van de deelcomponenten van de 'compliance index'. Tabel 6.13 bewijst dit: Tabel 6.13 Deelcomponenten 'compliance index' versus voortgezette training 1995

1997

1999

Tijdigheid

H0/H1 H0

a 10,00%

H0/H1 H0

a 45,40%

H0/H1 H0

a 43,80%

Volledigheid

H0

22,60%

H0

54,40%

H0

30,00%

Cut-off

H0

73,40%

H0

52,70%

H0

13,30%

Classificatie

H0

95,10%

H0

34,90%

H0

26,90%


H0

87,90%

H0

31,70%

H0

88,60%

Toelichting

H0

47,40%

H0

17,00%

H0

20,10%


H0

23,10%

H0

17,70%

H0

38,10%

Adequaatheid

H0

9,60%

H0

9,70%

H0

46,00%

(a=alfa; H0= de nulhypothese kan niet verworpen worden, er is geen verschil tussen de score op de deelcomponent en de eventuele boekhoudkundige opleiding; H1= de nulhypothese moet verworpen worden, er is een verschil tussen de score op de deelcomponent en de eventuele boekhoudkundige opleiding) Bron: eigen werk


82

6.5 Besluit hoofdstuk 6 In dit hoofdstuk zochten we naar mogelijke verbanden tussen een variabele en de grootte van de 'compliance index' en haar deelcomponenten. Van deze variabelen werd verwacht dat ze in grote mate de 'compliance index' zouden verklaren. Deze variabelen zijn: voortgezette training, boekhoudkundige bedrijfservaring, software en consultant. Gemeenten die hun personeel een opleiding geven, zodat zij een beter inzicht krijgen in de werking van de nieuwe algemene boekhouding, scoren niet beter dan gemeenten die niet hebben voorzien in een opleiding.

Ook op het gebied van boekhoudkundige bedrijfservaring komt men tot dezelfde conclusie. Er is geen verband tussen gemeenten die beschikken over personeel met een vroegere boekhoudkundige ervaring en gemeenten die enkel personeel hebben zonder bedrijfservaring. Deze twee factoren beïnvloeden de grootte van de 'compliance index' en haar deelcomponenten niet. Om hun boekhouding op een vlotte manier te laten verlopen, beschikt iedere gemeente over een softwarepakket. In totaal worden er in 1999 acht verschillende types software gebruikt. In 1995 beïnvloedde het soort softwarepakket de grootte van de 'compliance index' en drie van haar deelcomponenten. In 1997 en 1999 was dit effect niet meer terug te vinden in de 'compliance index', maar wel nog in respectievelijk twee en drie deelcomponenten. Een gemeente kan een beroep doen op een extern consultant. Deze helpt de gemeente bij het opstellen van de jaarrekening. Vooral Deloitte & Touche en Ernst & Young lagen het best in de markt. Daarnaast waren er nog een beperkt aantal kleinere consultanten. Alle gemeenten die een beroep deden op een consultant, scoorden voor alle drie de periodes significant verschillend ten opzichte van de gemeenten die alles zelf deden zonder een beroep te doen op een extern consultant. In het volgende hoofdstuk wordt het effect van de laatste twee variabelen uitgediept. Er zal worden nagegaan: •

Hoe het verschil in 1995 tussen de verschillende soorten software kan worden verklaard.

•

Welke gemeenten scoren nu beter; deze met of zonder consultant.

•

Zijn er onderling tussen de consultanten ook verschillen te merken?


83

Hoofdstuk 7 Detailanalyse verklarende factoren 7.1 Software 7.1.1 Softwarepakket versus index 1995 7.1.1.1 SOFTWAREPAKKET VERSUS 'COMPLIANCE INDEX ' 1995 In totaal maken de gemeenten in 1995 van zeven soorten softwarepakketten gebruik. Tabel 7.1 Kerncijfers 'compliance index' versus het softwarepakket 1995 Type software

Aantal

Gemiddelde score

Minimum

Maximum

Standaard afwijking

CEVI

18

67,46%

48,48%

83,18%

7,47

VLABRIC

5

61,94%

53,48%

77,12%

9,43

NV SCHAUBROECK

19

56,09%

38,64%

70,15%

9,55

CIPAL

16

63,19%

49,09%

73,94%

7,30

GEMIC

6

66,41%

59,09%

75,91%

5,68

IN2

5

55,15%

38,64%

71,67%

13,68

REMMICOM

2

63,56%

63,03%

64,09%

0,75

(Aantal = aantal gemeenten; gemiddelde score, minimum, maximum en standaardafwijking hebben betrekking op de 'compliance index') Bron: eigen werk

Tabel 7.1 geeft in absolute termen de grootte van de 'compliance index' weer. Hieruit kan afgeleid worden op het softwarepakket beter of slechter scoort. Statistische testen geven aan dat de score van de gemeenten die een beroep doen op NV Schaubroeck, lager is dan bij gemeenten die een beroep doen op CEVI, CIPAL en GEMIC. In deze gevallen is alfa kleiner dan 5 %, waardoor de nulhypothese verworpen moet worden. Tussen alle andere softwarepakketten onderling is er geen statistisch verschil. Behalve de grote standaardafwijking bij IN2, hebben gemeenten met een softwarepakket van NV Schaubroeck ook de grootste variabiliteit en de laagste score.

7.1.1.2 SOFTWAREPAKKET VERSUS DEELCOMPONENTEN ' COMPLIANCE INDEX ' 1995 Op een identieke manier wordt nagegaan welk softwarepakket beter of minder scoort bij de verschillende deelcomponenten. Omdat dit een zeer complexe materie is (voor iedere deelcomponent zijn er 21 mogelijke combinaties tussen de verschillende softwarepakketten), worden enkel de belangrijkste bevindingen besproken.

DEEL III - Hoofdstuk 7 Detailanalyse verklarende factoren

84

a) Tijdigheid Door de beperkingen van sommige softwarepakketten zou het kunnen zijn dat de aanname van de jaarrekening een vertraging kent, waardoor de score voor de tijdigheid tussen de verschillende softwarepakketten kan verschillen. Twee belangrijke bevindingen worden vastgesteld: •

Een eerste, maar wel tegenstrijdige bevinding met wat in 7.1.1.1 werd vastgesteld, is dat gemeenten die een softwarepakket hebben van de NV Schaubroeck het beste scoren en dat deze score ook significant hoger ligt dan bij alle andere gemeenten die een ander softwarepakket gebruiken. Het feit dat de totale 'compliance index' minder goed scoort bij gemeenten met het softwarepakket van NV Schaubroeck kan zeker niet verklaard worden door een minder goede tijdigheid.

•

Een tweede bevinding is dat gemeenten met het softwarepakket GEMIC het minst goed scoren en dat ook deze lage score significant is ten opzichte van alle andere gemeenten. Ook deze bevinding is in strijd met wat in 7.1.1.1 werd vastgesteld. Daar scoorde GEMIC bijzonder goed op het niveau van de totale 'compliance index'.

b) Cut-off Het is niet logisch om hier verder in detail op in te gaan, want het is onwaarschijnlijk dat het gebruik van overlopende rekeningen bepaald wordt door het soort softwarepakket. Wat vast staat is dat er een verband is tussen het softwarepakket en de score van de cut-off. Het is echter niet waarschijnlijk dat het softwarepakket een invloed zal hebben op het gebruik van de overlopende rekeningen. Daarom wordt er hier ook geen verder onderzoek naar gedaan.

c) Formalistische vereisten Het betreft een tiental documenten die de gemeente moet toevoegen aan de toelichting van de jaarrekening. Ieder softwarepakket moet kunnen voorzien in de creatie van een aantal van deze documenten. De documenten die besproken werden in 5.7.1 worden de gemeenten toegestuurd door de betreffende instanties. De reden waarom er verschillen zijn tussen de formalistische vereisten en het soort software zal zeker niet verklaard kunnen worden door het softwarepakket. Meestal betreft het een nalatigheid of vergetelheid van de gemeente zelf.

7.1.2 Softwarepakket versus index 1997 en index 1999 Voor 1997 en 1999 was er geen verschil te vinden tussen de grootte van de 'compliance index' en de gebruikte software. In de deelcomponenten echter bleken er wel verschillen te zijn, namelijk de toelichting en adequaatheid in 1997 en 1999 en ook de mechanische nauwkeurigheid in 1999. DEEL III - Hoofdstuk 7 Detailanalyse verklarende factoren

85

Voor de toelichting en de mechanische nauwkeurigheid betreft zal het verschil louter toevallig zijn en kan dit worden verklaard door externe variabelen. De adequaatheid zou wel kunnen beïnvloed worden door het soort softwarepakket. In 1995 is dit verschil nog niet op te merken. De volgende jaren zouden de softwareproducenten hun software hebben kunnen optimaliseren. De adequaatheid, die zich vertaalt in grafieken, tabellen en uitleg over de boekhouding, kan afhangen van het soort softwarepakket. Statistisch komt men tot het besluit dat CEVI de hoogste scores behaalt op het gebied van adequaatheid en dat de score bij CEVI significant verschilt van CIPAL en GEMIC. Tussen de andere soorten softwareproducten en de adequaatheid bestaat er statistisch geen verschil.

7.1.3 Gebruiksgrootte van het softwarepakket Van de acht softwarepakketten zijn er drie die het meest worden gebruikt. Het gaat om de pakketten van CEVI, NV Schaubroeck en CIPAL. Men zou zich kunnen afvragen of deze pakketten significant beter of slechter scoren dat de kleinere pakketten. Statistisch is er voor de drie periodes geen enkel verschil tussen de grote en de kleine pakketten. Alfa bedraagt telkens meer dan 60 % zodat de nulhypothese zeker aanvaard moet worden. In absolute termen hebben de grotere pakketten in 1995 gemiddeld 0,3 % meer dan de kleinere pakketten, wat te verwaarlozen is (groter slaat op het aantal keer dat het pakket werd gebruikt, klein wijst erop dat het pakket maar door enkele gemeenten wordt gebruikt). In 1997 en 1999 scoren de kleinere pakketten gemiddeld zelfs beter dan de softwarepakketten die meer worden gebruikt. De verschillen zijn miniem en te verwaarlozen: 0,3 % in 1997 en 1,5 % in 1999.

7.1.4 Top 10 versus software Totnogtoe werd nagegaan welke invloed het soort softwarepakket heeft op de grootte van de 'compliance index'. Als men in de omgekeerde richting kijkt, wordt dit: •

Welke gemeenten behoren bij de tien beste en welke bij de 10 minst goede gemeenten op het niveau van de grootte van de 'compliance index'?

•

Welk soort softwarepakket gebruiken ze?

In de top 10 van de beste gemeenten wordt er in 50 % van de gevallen gebruik gemaakt van CEVI, gevolgd door CIPAL ( dit is zo voor 1995, 1997 en 1999). De software van de NV Schaubroeck, REMMICOM en LOGINS komen niet voor in de top 10.


86

In de top 10 van slechtst scorende gemeenten wordt er in 60 % van de gevallen gebruik gemaakt van NV Schaubroeck. GEMIC, REMMICOM en LOGINS komen hier niet voor. Dit bevestigt de minder goede score van gemeenten met het softwarepakket van de NV Schaubroeck en het halen van een hogere score door gemeenten met het softwarepakket van CEVI.

7.1.5 Algemeen besluit betreffende software als verklarende variabele Uit 6.1 en 7.1 kan men besluiten dat de software wel degelijk een invloed heeft gehad op de grootte van de ‘compliance index’ in 1995. In 1997 en 1999 bestaat die invloed niet meer, maar toch zijn er invloeden te merken op het niveau van de deelcomponenten. Deze invloeden kunnen niet verklaard worden door het soort softwarepakket. Algemeen kan worden aangenomen dat het softwarepakket van de NV Schaubroeck het slechtst scoort op het gebied van de 'compliance index', maar het beste scoort op de tijdigheid. GEMIC en CEVI scoren het beste op de algemene index. Deze verbanden werden statistisch bewezen, maar het belang van het softwarepakket in de grootte van de 'compliance index' mag zeker niet gezien worden als de belangrijkste verklarende factor.


87

7.2 Consultant Het soort consultant beïnvloedt op een significante manier de grootte van de 'compliance index'. In 6.1 werd echter alleen nagegaan of het verschil significant was. In welke richting en wat de beïnvloeding nu echt is, wordt besproken in dit deel.

7.2.1 Consultant versus index 1995 7.2.1.1 CONSULTANT VERSUS 'COMPLIANCE INDEX' 1995 Vooreerst kan worden nagegaan of het verschil in grootte van de 'compliance index' enkel te vinden is tussen gemeenten met of zonder een consultant of dat er ook nog een verschil is tussen de verschillende soorten consultant onderling. In 6.2.4 'compliance index' versus consultant is vastgesteld dat er een verschil is tussen gemeenten met en zonder een consultant. Alfa bedraagt 1,5 % en is dus voldoende klein om te stellen dat de nulhypothese niet kan worden aanvaard. Hier werden de gemeenten verdeeld in twee groepen. Een groep met en een groep zonder consultant. De gemiddelde score van de 'compliance index' in 1995 voor gemeenten met een consultant bedraagt 65,31 %, terwijl dit voor gemeenten zonder een consultant maar 59,44 % is. Gemeenten die een beroep doen op een consultant scoren gemiddeld 6 % beter dan gemeenten die dit niet doen. Als men nu enkel de gemeenten met een consultant in beschouwing neemt, kan een gelijkaardige test worden uitgevoerd. Alfa bedraagt 3,1 % is dus kleiner dan 5 %, waardoor de nulhypothese verworpen moet worden. Ook tussen het soort consultant en de grootte van de 'compliance index' bestaat er een verschil. Voor elke gemeente die een beroep doet op een bepaald consultant, kan worden nagegaan of ze significant beter of minder goed scoort dan een gemeente die een beroep doen op een andere consultant. Onderstaande tabel 7.2 vat de resultaten samen. Tabel 7.2 Kerncijfers 'compliance index' versus het soort consultant 1995 1995 Deloitte & Touche

Aantal 11

Gemiddelde 64,53 %

Minimum 52,79 %

Maximum 78,33 %

Ernst & Young

16

68,19 %

62,73 %

77,12 %

BDO

3

56,36 %

43,48 %

66,52 %

Andere

1

54,70 %

-

-

(Aantal = aantal gemeenten; gemiddelde score, minimum en maximum hebben betrekking op de 'compliance index') Bron: eigen werk

In absolute termen scoren de gemeenten die met Ernst & Young samenwerken gemiddeld het best; de enigste gemeente die een beroep doet op een kleinere consultant scoort het minst. Gebruik makend van


88

een Mann-Whitney U test kan men besluiten dat er enkel een verschil is in score tussen Deloitte & Touche en Ernst & Young en dit in het voordeel van Ernst & Young. Tussen de andere consultanten is er geen statistisch verschil. Tussen Deloitte & Touche en Ernst & Young bedroeg alfa 4,6 %. Dit is kleiner dan 5 %, waardoor de nulhypothese verworpen moet worden. In de andere gevallen was alfa groter dan 5 %.

7.2.1.2 CONSULTANT VERSUS DEELCOMPONENTEN 'COMPLIANCE INDEX ' INDEX 1995 Voor ieder van de deelcomponenten van de 'compliance index' van 1995 kan worden nagegaan of Ernst & Young ook beter scoort dan Deloitte & Touche. Uit 6.2.5 Deelcomponenten 'compliance index' versus consultant blijkt dat er voor drie deelcomponenten een verschil is. Deze drie deelcomponenten zijn: de cut-off, de mechanische nauwkeurigheid en de toelichting. Dit verschil werd bekomen op basis van het al dan niet hebben van een consultant. Indien de deelcomponenten getest worden op basis van het soort consultant (enkel voor de gemeente met een consultant) dan zijn er ook drie deelcomponenten waarvoor er een verschil is. De adequaatheid, de formalistische vereisten en de toelichting. Deze drie deelcomponenten zullen als laatste worden bekeken. a) Cut-off Het gebruik van overlopende rekeningen is veel van toepassing in een bedrijfscontext. In een gemeente daarentegen worden overlopende rekeningen niet veel gebruikt, omdat dit een complexe materie is. Een consultant heeft meestal heel wat ervaring op dit gebied. Dit veronderstelt dat gemeenten met een consultant beter scoren. De deelcomponent omvat vier elementen

(de scores werd uitgedrukt in procent).

Gemeenten met een

consultant scoren 5,64 %, terwijl gemeenten zonder consultant 16,88 % scoren. De hierboven aangehaalde hypothese dat gemeenten met een consultant beter scoren, is bijgevolg verkeerd. Het zijn de gemeenten zonder consultant die hier beter scoren.

b) Mechanische nauwkeurigheid Ook hier bestaat er een significant verschil tussen gemeenten met en zonder consultant. De mechanische nauwkeurigheid omvat tien elementen. Deze elementen van de 'compliance index' bevatten elk een logisch verband tussen een aantal elementen uit de balans en de resultatenrekening. De consultant beschikt over de nodige kennis en ervaring, waardoor mogelijke fouten op het gebied van mechanische nauwkeurigheid minder zouden voorkomen.


89

Deze hypothese wordt statistisch bevestigd door een Mann-Whitney U test. Gemeenten met een consultant scoren 97,74 %, gemeenten zonder scoren 94,11 %, wat significant kleiner is. Toch kan er gezegd worden dat de score op het gebied van mechanische nauwkeurigheid bij de beste deelcomponenten hoort en boven het gemiddelde van de 'compliance index' in 1995 ligt. c) Adequaatheid In de vorige twee punten ging het om een verschil tussen gemeenten met en gemeenten zonder consultant. Wat de adequaatheid betreft was er op dat punt geen verschil. Op basis van de verschillende consultanten onderling is er wel een verschil. Gemeenten samenwerkend met Ernst & Young (68,75 %) scoren significant beter dan gemeenten met Deloitte & Touche (46,97 %). Tussen de andere consultanten onderling is er geen verschil. Bij gemeenten met een consultant gebeurt de opmaak meestal volgens een vast stramien dat wordt bepaald door de consultant. Hierbij hoort ook de adequaatheid. Bij Ernst & Young is dit significant beter dan bij de andere consultanten.

d) Formalistische vereisten Hetzelfde kan worden vastgesteld als bij de adequaatheid: gemeenten die een beroep doen op Deloitte & Touche (30,30 %) scoren minder goed dan gemeenten met Ernst & Young (68,23 %). Men zou kunnen stellen dat de consultanten niet zelf bepalen welke documenten er in de toelichting komen. Vandaar dat men hier de consultant niet mag zien als een verklarende factor. Wel dat er een verband is tussen de gemeenten met een hoge score op het gebied van formalistische vereisten en Ernst & Young. e) Toelichting De toelichting is de grootste deelcomponent in de 'compliance index'. Het omvat 17 elementen en de maximale score is 18

(de waarderingsregels worden gequoteerd op 2 punten).

Bij deze component is er zowel

een verschil tussen gemeenten met als gemeenten zonder een consultant. Ook is er nog een onderscheid tussen de gemeenten met verschillende consultants onderling. Een aantal van deze elementen (zoals de waarderingsregels, de niet in de balans opgenomen rechten en plichten, de voorstelling van de balans van het vorige boekjaar,…) hebben een identieke voorstelling bij dezelfde consultant. Deze elementen worden volgens een vast schema weergegeven. Deze weergave en soms ook de score verschilt van consultant tot consultant. Gemeenten zonder een consultant stellen de toelichting op volgens hun eigen normen en regels met als gevolg dat een aantal belangrijke documenten zouden kunnen worden vergeten. Hieruit zijn twee veronderstellingen af te leiden. Ten eerste dat de gemeenten met een consultant beter scoren op het gebied van de toelichting.


90

Ten tweede dat er onderling tussen de gemeenten met een consultant ook verschillen zijn. Deze verschillen worden dan verklaard door het soort consultant dat wordt gebruikt. De eerste veronderstelling werd reeds vroeger (….) gedeeltelijk bewezen, er bestaat een verschil tussen gemeenten met en zonder consultant. De gemiddelde score op het gebied van de toelichting voor gemeenten met een consultant bedraagt 66,86 %. Bij de gemeenten zonder is dit maar 51,30 %. Vandaar dat in punt f) nader zal worden onderzocht waarin de gemeenten zonder consultant minder goed scoren. De eerste veronderstelling kan aanvaard worden. Om de tweede veronderstelling te bewijzen, kijkt men naar de verschillen in de scores van de toelichting bij de gemeenten met een consultant. Net zoals bij de 'compliance index' is er één verschil namelijk tussen Ernst & Young en Deloitte & Touche. Het verschil is echter tegengesteld aan het resultaat bij de 'compliance index'. Gemeenten met Deloitte & Touche doen het significant beter (gemiddelde score is 81,57 %) dan gemeenten met Ernst & Young (gemiddelde score is 58,68 %). Dit is zeer opmerkelijk, ondanks het feit dat Ernst & Young in het algemeen beter scoort dan Deloitte & Touche. Dit wordt nader onderzocht in punt g).

f) Toelichting versus gemeenten met en zonder consultant Van de 17 onderzochte elementen in de toelichting zijn er zeven die een significant verschil toonden. Twee ervan (details overlopende rekeningen en aflossingstabellen leningen) scoren beter bij de gemeenten zonder een consultant. Voor de andere vijf elementen (details van schulden op ten hoogste één jaar, vorderingen op ten hoogste één jaar, investeringssubsidies, gekapitaliseerde resultaten en reserves en de waarderingsregels) scoren de gemeenten met consultant veel beter. Hierdoor valt dan ook te verklaren dat de toelichting bij de gemeenten met een consultant een betere score heeft dan gemeenten zonder een consultant. De twee elementen door gemeenten met een consultant slechter wordt gescoord, hebben het verschil enkel afgevlakt.

g) Toelichting versus gemeenten met D & T en E & Y Op het niveau van de consultant scoort Deloitte & Touche opmerkelijk beter dan Ernst & Young. Enkel op het gebied van de proef- en saldibalans scoort Ernst & Young significant beter, op zes andere elementen significant minder goed. Deze zes elementen zijn: o

Niet in de balans opgenomen rechten en plichten

o

Details beleggingen

o

Winst/verlies bij verkoop van vaste activa

o

Details opbrengsten

o

Details kosten

o

Waarderingsregels (bij D & T steeds 2 op 2)


91

7.2.2 Consultant versus index 1997 7.2.2.1 CONSULTANT VERSUS 'COMPLIANCE INDEX' 1997 Op een zelfde manier zoals voor het jaar 1995, kan men onderzoeken of in 1997 gemeenten met een consultant beter scoren dan zonder. Daarnaast kan ook gekeken worden of het verschil tussen beide toeneemt of afneemt. In 6.2.4 constateerde men al dat er een significant verschil was en ook hier scoren gemeenten met een consultant (68,97 %) beter dan gemeenten zonder een consultant (64,41 %), maar het verschil tussen beide is afgenomen, van 5,87 % in 1995 naar 4,56 % in 1997. Zowel de gemeenten met als zonder een consultant verbeteren qua algemene score. De gemeenten zonder een consultant doen dit met ongeveer 1,5 % meer dan de gemeenten met een consultant. Tabel 7.3 Kerncijfers 'compliance index' versus het soort consultant 1997 1997 Aantal Gemiddelde Minimum Maximum Deloitte & Touche 14 65,88% 47,27% 81,06% Ernst & Young 18 74,81% 50,15% 82,58% BDO 4 61,52% 52,42% 69,70% Andere 3 58,38% 46,97% 72,27% (Aantal = aantal gemeenten; gemiddelde score, minimum en maximum hebben betrekking op de 'compliance index') Bron: eigen werk

Als men tabel 7.3 vergelijkt met tabel 7.2 van 1995, dan is ook hier de algemene stijging in de 'compliance index' op te merken. Ernst & Young scoort nog altijd het best en ook statistisch is dit verschil significant. Nu scoren gemeenten met Ernst & Young als consultant beter dan alle andere gemeenten die een beroep doen op de andere consultanten. De toename is het kleinst bij gemeenten die een beroep doen op Deloitte & Touche.

7.2.2.2 CONSULTANT VERSUS DEELCOMPONENTEN 'COMPLIANCE INDEX ' 1997 Scoort Ernst & Young ook beter op de verschillende deelcomponenten van de ‘compliance index’? In 1995 zagen we dat er voor de cut-off en mechanische nauwkeurigheid enkel een verschil was tussen gemeenten met en zonder een consultant en niet tussen de consultants onderling. In 1997 zijn er maar twee deelcomponenten waar er een verschil in score is tussen gemeenten met en zonder een consultant (toelichting en de mechanische nauwkeurigheid). De deelcomponenten met een verschil tussen de gemeenten met verschillende consultants, zijn dezelfde als in 1995.


92

d) Mechanische nauwkeurigheid In 1997 bedraagt de gemiddelde score van de mechanische nauwkeurigheid voor een gemeente zonder consultant 95,94 %; dit is een stijging met 1,83 % ten opzichte van 1995. Toch hebben gemeenten met een consultant nog altijd een hogere score namelijk 99,23 %; wat bijna het maximum is. Het verschil tussen de gemiddelde score van gemeenten met en zonder consultant is gedaald van 3,63 % in 1995 naar 3,29 % in 1997. Dit betekent dat het resultaat op het gebied van de mechanische nauwkeurigheid - tussen 1995 en 1997 - lichtjes beter is bij de gemeenten die geen beroep hebben gedaan op een consultant.

e) Adequaatheid en formalistische vereisten Ernst & Young scoort in 1997 op het gebied van adequaatheid en formalistische vereisten beter dan de gemeenten die een beroep doen op andere consultants. Met betrekking tot de adequaatheid scoren gemeenten met Ernst & Young 3 % beter dan in 1995, terwijl er bij de andere gemeenten een afname vast te stellen is (Deloitte & Touche in 1995: 46,97 %, in 1997: 31,54 %) De formalistische vereisten scoren bij Deloitte & Touche 40,48 %; bij BDO 35,42 % en de andere 44,44 %. Dit is significant verschillend van de score bij Ernst & Young, die 68,06 % bedraagt. f) Toelichting Net zoals in 1995 kunnen er twee veronderstellingen, wat betreft de toelichting, naar voor worden geschoven: gemeenten met een consultant scoren beter dan gemeenten zonder en onderlinge verschillen tussen de gemeenten met een consultant. Voor 1997 kunnen dezelfde conclusies worden getrokken: •

Gemeenten met een consultant (77,28 %) scoren 18 % beter op het gebied van de toelichting dan gemeenten zonder een consultant (59,72 %).

•

Het verschil tussen beide toe: in 1995 was dit nog maar 15,56 %; in 1997 is dit 17,56 %.

Als men de verschillen onderling bekijkt, zijn er een aantal zaken gewijzigd. Er is geen verschil meer tussen gemeenten met Deloitte & Touche (81,75 %) en Ernst & Young (81,01 %), maar wel tussen gemeenten met Deloitte & Touche of Ernst & Young én de andere consultants. Hun percentage ligt zo’n 20 % lager ( BDO: 62 %, andere: 54 %). Ten opzichte van 1995 kende Ernst & Young een grote verbetering, terwijl die bij Deloitte & Touche eerder beperkt bleef.


93

De vastgestelde conclusies uit 7.2.1.2 f) zijn identiek voor 1997, behalve dat er tien elementen van de toelichting significant verschillend zijn. Er zijn drie nieuwe elementen van de toelichting die beter scoren bij gemeenten met een consultant.

7.2.3 Consultant versus index 1999 7.2.3.1 CONSULTANT VERSUS 'COMPLIANCE INDEX' 1999 Het verschil tussen de gemeenten met een consultant (70,15 %) en zonder consultant (64,42 %) wordt in 1999 weer groter. Er is nagenoeg geen toename in de score van de 'compliance index' bij gemeenten zonder een consultant. Bij de gemeenten die wel een beroep doen op een consultant is die toename beperkt tot 1 %. Ernst & Young blijft nog steeds de hoogste score behalen, bij BDO is er een daling van de grootte van de 'compliance index'. (zie tabel 7.4) Tabel 7.4 Kerncijfers 'compliance index' versus het soort consultant 1999 1999 Aantal Gemiddelde Minimum Maximum Deloitte & Touche 17 66,70% 47,27% 80,91% Ernst & Young 18 76,17% 65,91% 79,85% BDO 3 59,04% 50,30% 64,09% Andere 2 61,89% 51,21% 72,58% (Aantal = aantal gemeenten; gemiddelde score, minimum en maximum hebben betrekking op de 'compliance index') Bron: eigen werk

7.2.3.2 CONSULTANT VERSUS DEELCOMPONENTEN 'COMPLIANCE INDEX ' 1999 In vergelijking met 1995 en 1997 zijn er in 1999 een beperkt aantal veranderingen. Net zoals in 1995 is er een verschil in score tussen gemeenten met en zonder een consultant bij drie deelcomponenten, dit zijn de cut-off, de mechanische nauwkeurigheid en de toelichting. Van de acht deelcomponenten is er maar één (de tijdigheid) waar geen verschil is tussen de gemeenten met verschillende consultants. a) Adequaatheid en formalistische vereisten De gemeenten met BDO als consultant behalen een lagere score in 1999 voor hun adequaatheid namelijk 33,33 %. Alle gemeenten met een andere consultant scoren beter dan in 1997. Toch blijven gemeenten met Ernst & Young de betere met 75,93 % vóór Deloitte & Touche met 39,71 %. Dezelfde vaststellingen op het gebied van de formalistische vereisten: Ernst & Young scoort het best, vóór Deloitte & Touche en BDO (die echter wel een toename kent van de score).


94

g) Classificatie De meeste gemeenten met een consultant scoren hier 90 %, maar gemeenten met Ernst & Young scoren 97,78 %. Dit komt omdat Ernst & Young weinig classificatie- en compensatiefouten maken. Statistisch kan er alleen maar aangetoond worden dat er een verschil is tussen Ernst & Young en Deloitte & Touche in het voordeel van Ernst & Young.

h) Volledigheid Gemiddeld scoort geen enkele gemeente met een consultant meer dan de helft. Voorzieningen en dubieuze debiteuren worden zelden tot nooit gebruikt (zie deel II). Statistisch is er een verschil tussen de grote consultants (Deloitte & Touche en Ernst & Young ) die 38 % scoren en de kleinere consultant BDO die 27 % scoort. i)

Cut-off

De bespreking van de volgende drie deelcomponenten bestaat uit twee delen. Er wordt nagegaan of gemeenten met een consultant beter of minder goed scoren dan gemeenten zonder een consultant (er werd vastgesteld in 6.2 … dat er een statistisch verschil was) en welke consultant het best scoort. De cut-off is bij de gemeenten zonder consultant (16,13 %) beter dan bij gemeenten met (6,88 %). Dit laatste cijfer is iets beter dan in 1995, maar toch niet significant verschillend. Daarnaast is de cut-off bij de gemeenten met Deloitte & Touche en Ernst & Young het laagst en significant verschillend van de gemeenten met ‘andere’ consultants. j)


Zowel bij de gemeenten met (96,45 %) als zonder consultant (99,25 %) is er nog een verbetering ten opzichte van 1997. Het verschil blijft echter significant en dit in het voordeel van de gemeenten met een consultant. Gemeenten met Deloitte & Touche en BDO scoren hier 10 op 10, met Ernst & Young 9,9 op 10. Alleen de ‘andere’ scoren 9,5 op 10. Die 9,5 wijkt significant af van de 10 op 10 van Deloitte & Touche.

k) Toelichting Gemeenten die geen beroep deden op een consultant, kenden in 1999 een daling met 1 % voor hun toelichting; de andere gemeenten een kleine stijging van ongeveer 2 % tot 79,32 %. De gemeenten met consultant Deloitte & Touche (80,46 %) en Ernst & Young (82,56 %) scoren significant beter dan de gemeenten met BDO (57,22 %) als consultant. Opmerkelijk is dat er in 1995 nog een significant voordeel was voor Deloitte & Touche. Dit voordeel werd in 1997 omgezet in een klein absoluut voordeel, maar in 1999 scoort Ernst & Young beter dan Deloitte & Touche.


95

De bespreking in detail van de deelcomponenten van de 'compliance index' voor 1995, 1997 en 1999 en het verband met de consultant werden uitgebreid besproken. In de drie periodes scoorde Ernst & Young het best. Dit verschil werd het duidelijkst zichtbaar in de verschillende deelcomponenten in 1999. Daarvoor had Ernst & Young ook een voordeel ten opzichte van de andere consultants, maar dit voordeel was niet significant.

7.2.4 Top 10 versus consultant. Welke consultant wordt het meest gebruikt bij de tien beste en bij de slechtste scores van de 'compliance index'? Hiervoor wordt er een beroep gedaan op de 71 gemeenten die hun vragenlijst hebben teruggestuurd. Bij de tien minst goede zijn er in 1995 9, in 1997 5 en in 1999 7 zonder consultant. Geen enkele gemeente met Ernst & Young bevindt zich in de top 10 van minst goede gemeenten. Bij de gemeenten met de hoogste 'compliance index' scoort Ernst & Young het best in 1997 en 1999. In 1995 waren dat nog de gemeenten zonder consultant. Hieruit kan dus worden afgeleid dat een beroep doen op een consultant vanaf 1997 zijn vruchten begon af te werpen.

7.2.5 Algemeen besluit betreffende consultant als verklarende variabele Als een gemeente een beroep kan doen op de een consultant dan scoort ze significant beter. Haar niveau van overeenstemming met de wetgeving en regelgeving bedraagt meer dan bij gemeenten die geen beroep doen op een consultant. Als verklarende factor kan de ervaring en kennis van de consultant worden ingeroepen. Het verschil in score voor de 'compliance index' tussen gemeenten met en zonder consultant neemt in 1997 af, maar kent een kleine toename in 1999. Gemiddeld gezien bedraagt het verschil ongeveer 6 % in het voordeel van de gemeenten met een consultant. Tussen de gemeenten met een consultant onderling, bevinden gemeenten die een beroep doen op Ernst & Young zich in de beste positie, zij scoren het beste. Dit is zo voor 1995,1997 en 1999.


96

Hoofdstuk 8 Andere verklarende variabelen 8.1 Aantal pagina’s 8.1.1 Begripsomschrijving Elke gemeente, waarbij de mogelijkheid bestond om de gegevens in te kijken, werd opgenomen in deze analyse: van iedere gemeente werd het aantal pagina’s genoteerd, dit was de som van alle documenten die werden opgestuurd of die werden ingekeken en dit voor een periodes van één bepaald jaar. Meestal ging het om de jaarrekening en de begrotingsrekening, aangevuld met twee andere documenten: “In de rand van de begrotingsrekening” en “In de rand van de jaarrekening”. Tabel 8.1 Kerncijfers ‘aantal pagina’s’ Minimum

1995 120

1997 164

1999 189

Maximum

783

1067

1182

Standaardafwijking

119

142

157

Gemiddelde

329

364

381

(in de tabel staan het aantal pagina’s) Bron: eigen werk

Alle kerncijfers in verband met het aantal pagina’s kennen een stijgend verloop. Het gemiddelde neemt in vijf jaar toe met 52 pagina’s, het minimum met 69 en het maximum met 399 pagina’s. Om een beter overzicht te krijgen van het aantal pagina’s van de begrotingsrekening en van de jaarrekening wordt het aantal pagina’s opgedeeld in zes klassen, per 200 pagina’s. In tabel 8.2 is vast te stellen dat, in 1995, de documenten van de meeste gemeenten tussen de 200 en 400 pagina’s bevatten. Vanaf 1997 nam dit cijfer in absolute termen af en zijn er meer gemeenten met een groter aantal pagina’s en minder gemeenten met een kleiner aantal. In 1999 werd deze tendens verder gezet. (zie tabel 8.1) Tabel 8.2 Frequentie van ‘aantal pagina’s’ 1995

1997

1999

0-200

Aantal 9

% 9,00

Aantal 3

% 3,13

Aantal 2

% 2,11

200-400

72

72,00

70

72,92

66

69,47

400-600

15

15,00

17

17,71

19

20,00

600-800

4

4,00

4

4,17

6

6,32

800-1000

0

0,00

1

1,04

1

1,05

1000-1200

0

0,00

1

1,04

1

1,05

Totaal 100 100 100 100 96 95 (De linkse kolom stellen de klassen voor en de cijfers in die kolom stellen pagina’s voor. Aantal = aantal gemeenten in die bepaalde klasse) Bron: eigen werk

DEEL III - Hoofdstuk 8 Andere verklarende variabelen

97

8.1.2 Analyse ‘aantal pagina’s’ Hoe meer bladzijden de jaarrekening en de begrotingsrekening omvatten, hoe hoger de 'compliance index' zou kunnen zijn. Als een gemeente meer bladzijden nodig heeft voor de opmaak van haar jaarrekening en begrotingsrekening, hoe hoger de kans zou moeten zijn dat er meer informatie in staat. Deze informatie die al dan niet verplicht werd door de wetgeving zou de 'compliance index' moeten verhogen. Er kunnen twee veronderstellingen worden onderzocht. Ten eerste of er een verschil bestaat tussen de grootte van de 'compliance index' en het aantal pagina’s en ten tweede of er een verschil is tussen de grootte van de 'compliance index' en het aantal pagina’s, maar nu in klassen ingedeeld. De resultaten van de eerste statistische test tonen aan dat er geen verschil is tussen het aantal pagina’s en de grootte van de 'compliance index' en dit zowel in 1995 (a = 21,8 %), in 1997 (a = 48,6 %) en in 1999 (a = 32,2 %). Alfa bedraagt telkens meer dan 5 % zodat de nulhypothese niet kan verworpen worden. Het is niet omdat een gemeente meer pagina’s heeft in haar jaarrekening en begrotingsrekening dat ze daarom beter scoort. De tweede test die de vergelijking aangaat tussen het aantal pagina’s (verdeeld in klassen) en de grootte van de 'compliance index' toont telkens aan dat de nulhypothese verworpen moet worden. Alfa is iedere keer kleiner dan 5 % (in 1995: 0,00 %; in 1997: 0,6 %; in 1999: 0,5 %). In 1995 is er geen statistisch verschil tussen de derde (400-600) en vierde (600-800) klasse. Tussen alle andere klassen wel. Het overzicht in tabel 8.3 geeft de grootte van de 'compliance index' weer voor de drie bestudeerde jaren. De grootste scores worden behaald door de gemeenten met meer pagina’s. De gemeenten met het minst aantal pagina’s scoren het minst goed. Voor 1997 kunnen gelijkaardige conclusies worden getrokken met betrekking tot de absolute cijfers. Statistisch is er enkel een verschil tussen de tweede (200-400) en de derde (400-600) klasse. In 1999 hebben gemeenten met 600 tot 800 pagina’s gemiddeld de hoogste score (uitgezonderd de 78% door de gemeente met 1182 pagina’s). De verschillen zijn significant tussen de eerste en de vierde klasse, tussen de tweede en de derde klasse en tussen de tweede en de vierde klasse: de gemeenten in de derde en de vierde klasse scoren hoger dan de gemeenten in de eerste en de tweede klasse. Hieruit kan men concluderen dat bij gemeenten met een groter aantal pagina’s er een reële kans bestaat dat de score van de 'compliance index' hoger is dan bij gemeenten met minder pagina’s.


98

Tabel 8.3 'Compliance index' versus het ‘aantal pagina’s’ 0-200

1995 44,97%

1997 64,55%

1999 52,58%

200-400

62,04%

65,35%

65,84%

400-600

66,96%

72,78%

70,60%

600-800

72,54%

73,60%

75,71%

800-1000

-

69,70%

70,15%

1000-1200

-

80,00%

78,64%

(De linkse kolom stellen de klassen voor en de cijfers in die kolom stellen pagina’s voor. In de andere drie kolommen staan gemiddelde scores van de 'compliance index' per klasse) Bron: eigen werk

8.2 Grootte van de gemeenten 8.2.1 Begripsomschrijving In hoofdstuk 5 werden de resultaten met betrekking tot de grootte van de gemeente reeds aangehaald. Een grote gemeente kan normaliter over meer personeel beschikken. Dit personeel kan zich specialiseren in een bepaalde materie van de jaarrekening en de begrotingsrekening. Door deze specialisatie van het gemeentepersoneel zou het kunnen dat de score van de 'compliance index' bij grotere gemeenten hoger ligt dan bij kleinere gemeenten. In een kleinere gemeente is er weinig personeel die de gemeenteontvanger kan bijstaan bij de opmaak van de jaarrekening en begrotingsrekening. Dit personeel kan zich dan ook niet specialiseren in een materie, maar moet integendeel kennis hebben van alle aspecten. Dit zou tot gevolg kunnen hebben dat de score van de 'compliance index' lager ligt. Het aantal inwoners is bepalend voor de grootte van de gemeente. Er kunnen andere variabelen worden aangehaald zoals de oppervlakte, het aantal gemeentepersoneel, enz. Het aantal inwoners is hier echter de beste variabele daar deze de vergelijkbaarheid met 1995 mogelijk maakt.

8.2.2 Analyse ‘grootte van de gemeente’ Om na te gaan of er een positief of negatief verband bestaat tussen de grootte van de gemeente en de 'compliance index', moet de variabele worden omgezet in acht categorieën. Dit op een identieke manier zoals bij de ‘tijdigheid’ (zie 5.1.5) Het aantal inwoners voor de 100 gemeenten van de steekproef is beschikbaar. Deze gegevens zijn verkregen uit het gemeentelijk zakboekje van 1998. De resultaten worden weergegeven in tabel 8.4.


99

Tussen de verschillende categorieën zijn er in absolute termen heel wat schommelingen vast te stellen. De grootste score wordt behaald door de gemeenten met 50 à 130 000 inwoners. De laagste score in 1995 en 1997 is te vinden bij gemeenten met 5 à 10 000 inwoners, in 1999 is dit bij grotere gemeenten van de derde categorie. Statistisch zijn deze verschillen echter beperkt. In 1995 is er enkel een verschil tussen de gemeenten in categorie vijf en zes, in het voordeel van gemeenten met 15 à 20 000 inwoners. In 1997 en 1999 hebben gemeenten met 50 à 130 000 inwoners een significante hogere score ten opzichte van gemeenten uit de zesde en zevende categorie.

Besluit: in 1995 gaat niet echt een positieve invloed over van de grootte van de gemeente op de grootte van de 'compliance index'. Dit is in beperkte mate wel zo voor 1997 en 1999. Tabel 8.4 Aantal inwoners versus 'compliance index' Categorie Aantal inwoners 1995 1997 1999 1 >130000 59,39% 68,71% 67,80% 2 50000-130000 71,67% 77,32% 75,61% 3 30000-50000 61,36% 66,02% 63,70% 4 20000-30000 63,21% 67,53% 70,29% 5 15000-20000 64,57% 66,87% 67,38% 6 10000-15000 59,16% 68,19% 67,86% 7 5000-10000 59,04% 65,12% 65,68% 8 <5000 63,36% 67,10% 65,65% (In deze tabel staat de gemiddelde score van de 'compliance index' per categorie.) Bron: eigen werk

8.3 De gemeentelijke versus de gewestelijke ontvanger 8.3.1 Begripsomschrijving Iedere gemeente moet een beroep doen op een ontvanger. Hij/zij is verantwoordelijk voor de boekhouding in de gemeente en heeft tot taak om de ontvangsten van de gemeenten te innen en de betaalbare uitgaven te doen. In gemeenten met meer dan 10 000 inwoners wordt het ambt van de gemeenteontvanger uitgeoefend door een plaatselijk ontvanger. Bij gemeenten met 5 001 tot 10 000 inwoners wordt deze taak uitgevoerd door een gewestelijk ontvanger, maar de gemeenteraad kan beslissen om toch een plaatselijk ontvanger aan te stellen. De kleinere gemeenten (<5 000 inwoners) doen een beroep op de gewestelijk ontvanger. In de steekproef van 100 gemeenten hebben 82 gemeenten een plaatselijke ontvanger, de andere 18 doen een beroep op een gewestelijk ontvanger. (Gemeentelijk zakboekje, 1998, blz. 128-129).


100

Een gewestelijk ontvanger is ontvanger in verschillende gemeenten. Enerzijds kan hij/zij op een snellere manier ervaring opdoen en typische gemeentelijke problemen op het gebied van de jaarrekening herkennen en voorkomen. Het leereffect bij de gewestelijk ontvanger zou groter kunnen zijn dan bij de plaatselijke ontvanger en op die manier de 'compliance index' positief beïnvloeden. Anderzijds zou het kunnen dat een gewestelijk ontvanger minder tijd besteedt aan de taken in iedere gemeente, waardoor de 'compliance index' negatief wordt beïnvloed. Deze twee effecten kunnen niet van elkaar onderscheiden worden, maar er kan wel worden nagegaan of een gewestelijk ontvanger een effect heeft op de grootte van de 'compliance index'.

8.3.2 Analyse ’ontvanger’ Tabel 8.5 Ontvanger versus 'compliance index' 1995 1997 1999 Gemeentelijk ontvanger 61,70% 67,63% 67,95% Gewestelijk ontvanger 61,49% 65,13% 64,53% (in de tabel staan scores van de 'compliance index' opgedeeld per type ontvanger) Bron: eigen werk

In tabel 8.5 is het duidelijk dat, in absolute termen, de score bij een gemeentelijk ontvanger hoger ligt dan bij een gewestelijk ontvanger. In 1995 blijkt dit verschil niet zo groot, maar vanaf 1997 is het toch iets meer dan 2 %. Er kan gesteld worden dat er geen positief effect is op het gebruik van een gewestelijk ontvanger en de score op de 'compliance index'. Door gebruik te maken van een MannWhitney U test kan dit niet bevestigd worden. Alfa bedraagt in 1995: 79,5 %; in 1997: 13,3 % en in 1999: 5,6 %. Dit is telkens meer dan 5 %, waardoor de nulhypothese niet verworpen kan worden.


101

8.4 Besluit Naast de software en de consultant kunnen nog drie andere variabele bekeken worden die een eventueel verband tonen met de grootte van de 'compliance index': Tussen het ‘aantal pagina’s’ en de grootte van de 'compliance index' blijkt er geen verband te zijn. Dit resultaat moet op twee manieren genuanceerd worden. Wanneer we het ‘aantal pagina’s’ opdelen in klassen dan is de conclusie dat er een reële kans bestaat dat gemeenten met meer pagina’s een betere score hebben. Bij dit resultaat moet dan ook wel rekening gehouden worden dat grotere gemeenten ook meer output produceren, waardoor het aantal pagina’s afhankelijk is van de grootte van de gemeente. De jaarrekening is bij sommige gemeenten echter heel uitgebreid, bij andere blijft die heel beperkt. Hierdoor is de kans groot dat de invloed van de grootte van de gemeente op het ‘aantal pagina’s beperkt blijft. De grootte van de gemeente (bepaald volgens het aantal inwoners) heeft in 1995 geen invloed op de grootte van de 'compliance index'. In 1997 en 1999 is er wel een beperkte positieve invloed. Naarmate een gemeente meer een beroep kan doen op meer en gespecialiseerd personeel, scoort het lichtjes beter. Tenslotte blijkt dat een gemeente met een plaatselijk ontvanger in absolute termen beter scoort dan een gewestelijke ontvanger, dit kon statistisch echter niet bewezen worden.


102

Hoofdstuk 9 Interviews en open vragen 9.1 Interviews Om een aantal verklaringen te vinden voor de gevonden resultaten, werden drie interviews afgenomen. Het doel van deze interviews was een andere kijk te krijgen op de gevonden resultaten; niet vanuit een theoretisch oogpunt, maar vanuit een praktisch standpunt. De resultaten werden aan de geïnterviewden voorgelegd en er werd hen gevraagd of ze een verklaring daarvoor hadden. De antwoorden zijn op een subjectieve manier te interpreteren, maar in sommige gevallen kunnen zij toch een gedeeltelijke verklaring geven resultaten die besproken werden in het deel II. Twee interviews werden afgenomen met gemeenteontvangers van gemeenten die opgenomen waren in de steekproef en die hun vragenlijst terugstuurden. Het derde interview was met een diensthoofd van een financiële afdeling uit een gemeente die niet werd opgenomen in de steekproef. Als bijlage 4, 5 en 6 is er een overzicht van de belangrijkste conclusies van deze interviews.

9.2 Open vragen en opmerkingen In totaal reageerden 27 gemeenten op de open vraag die werd gesteld aan het einde van de vragenlijst. Bij de enen bleef de reactie beperkt tot enkele zinnen, bij anderen werd een uitgebreid verslag gegeven. In totaal werden er 51 opmerkingen genoteerd. Deze worden hieronder kort besproken. Het aantal positieve reacties bleek beperkt tot een verbetering en vooruitgang van het softwarepakket. Dit wijst erop dat er tussen 1995 en 1999 weinig echte veranderingen in positieve zin waren.

9.2.1 Software De softwarepakketten die in 1995 worden gebruikt, bleken vaak niet efficiënt te werken en kenden nog heel wat kinderziekten. Het was dan ook de eerste keer dat een softwarepakket in staat moest zijn om een algemene boekhouding te voeren gekoppeld aan de budgettaire boekhouding. Uit de reacties kan men afleiden dat erop het gebied van de softwarepakketten toch een aantal verbeteringen zijn gekomen. Bij een aantal pakketten voerde men een aantal wijzigingen door; daardoor werd het pakket aangepast aan de reële behoeften van de gebruikers. Ondanks deze wijzigingen bieden sommige pakketten nog altijd onvoldoende mogelijkheden. Zo bijvoorbeeld laat het softwarepakket niet toe om automatisch de mutatietabellen van de activa te maken, en om op die manier externe gegevensbestanden automatisch te verwerken. Zo ook is het inventarispakket gescheiden van de boekhouding. Wat het laatste betreft, zorgt dit probleem voor dubbel werk, het verhoogt de kans op fouten en het is noodzakelijk dat er een beroep wordt gedaan op een extern bureau (wat redelijk duur is).

DEEL III Hoofdstuk 9 Open vragen en opmerkingen

103

Een andere gemeente stelde voor om over te schakelen naar een eenvoudig en uniform boekhoudpakket. Daarnaast moeten er ook toelichtingsmodellen ter beschikking worden gesteld, zodat op gelijke wijze de gegevens tussen de gemeenten op een identieke manier kunnen worden vergeleken. Ten slotte kwam ook het probleem naar boven dat de koppeling van de boekhouding naar een meerjarig beleidsplan softwarematig moeilijk, tot onmogelijk is.

9.2.2 Concept van de nieuwe gemeenteboekhouding Een aantal problemen die bestonden in 1995, blijven voortduren in 1997 en 1999. Volgens vier gemeenten heeft de Nieuwe Gemeenteboekhouding (N.G.B.) haar doelstellingen volledig gemist en één gemeente stelt zelfs het nut van de algemene boekhouding in vraag. Een andere belangrijke opmerking is dat de koppeling tussen de algemene boekhouding en de budgettaire boekhouding voor problemen blijft zorgen en dat daarin sinds het ontstaan in 1995, nog geen verandering is gekomen. Één van de doelstellingen was dat de algemene boekhouding zou kunnen dienen als een beleidsinstrument voor de gemeente. De aanname gebeurt meestal in het tweede kwartaal volgend op het dienstjaar. De vraag wordt nu gesteld hoe de algemene boekhouding als beleidsinstrument moet dienen als het pas kan gebruikt worden nadat er reeds 6 maanden van het nieuwe dienstjaar verlopen zijn. Een ander probleem is dat het voor de gemeenten ook niet echt duidelijk is op welke manier de algemene boekhouding kan dienen als een beleidsinstrument.

9.2.3 Negatieve opmerkingen algemene boekhouding De algemene boekhouding zorgt in alle gemeenten voor een hoop extra werk. In 1995 kwam hierbij dan ook nog dat er een beginbalans moest worden opgemaakt. Na al de inspanningen die er worden gedaan, blijft de last voor de boekhoudafdeling in de gemeenten zwaar.Er is ook nog een bijkomend probleem: de gemeenteraadsleden hebben alleen maar oog voor de budgettaire boekhouding, de algemene boekhouding heeft volgens hen geen meerwaarde. In sommige gevallen hebben ze nog altijd problemen met het begrijpen van de algemene boekhouding. De algemene boekhouding blijft dus verscholen zitten achter de budgettaire boekhouding. Het is het begrotingsresultaat dat toelaat het gevoerde financiële beleid te beoordelen en dat de bewegingsvrijheid van het bestuur voor het volgende jaar bepaalt.


104

9.2.4 Toekomst De budgettaire boekhouding omvatte eigenlijk een analytische boekhouding, doch deze werd niet voldoende uitgewerkt. Een aantal gemeenten haalt aan dat het noodzakelijk is om een verdere verfijning van de functionele codes door te voeren en dat de mogelijkheid moet bestaan om zelf functionele codes aan te maken. Ofwel moet de budgettaire boekhouding volledig worden afgeschaft, maar dan moet de algemene boekhouding worden aangepast en aangevuld met een volledig analytische boekhouding. Andere gemeenten ontkrachten deze gedachte door te vermelden dat er nu al een soort analytische boekhouding bestaat en dat een verregaande vernieuwing ongeoorloofde uitgaven met zich mee zou brengen. Naar de toekomst toe moet het gemeentepersoneel (zowel het bestaande als de nieuwe leden) ook voldoende opleiding krijgen, zodat ze beide boekhoudingen perfect beheersen.


105

DEEL IV ALGEMEEN BESLUIT ==================================================

DEEL IV Algemeen besluit

106

De gemeentelijke hervorming van 1995 is nu reeds zeven jaar in gebruik. Na zeven jaar is het belangrijk om na te gaan of de gemeenten de opgelegde wetgeving respecteren. Uit een onderzoek in 1995 bleek dat de gemeenten slechts in beperkte mate in overeenstemming waren met de opgelegde wetgeving en regelgeving. Een belangrijke doelstelling van deze empirische studie is om na te gaan of er veranderingen in de financiële rapportering bij de gemeenten zijn sinds de hervorming en ook of er een grotere overeenstemming is met de wetgeving. Het onderzoek wordt gevoerd vanuit een technisch boekhoudkundige oogpunt. Dit eerste onderzoeksobjectief realiseerde men door gebruik te maken van een technisch onderzoek naar de financiële rapportering op basis van een vragenlijst en historische gegevens, namelijk de jaarrekening van 1995, 1997 en 1999. Om de mate van overeenstemming met de wetgeving en regelgeving te kunnen bepalen, werd op basis van deze gegevens een aantal indicators opgesteld. Het tweede en derde objectief omvat de soort verschillen en veranderingen die men vindt en met welke specifieke probleemgebieden men te maken krijgt. Ook deze objectieven kan men bepalen op basis van bovengenoemde gegevens. Een laatste onderzoeksobjectief was om de longitudinale verschillen van nabij te bekijken en een verklaring geven voor het verschil in het niveau van overeenstemming met de wetgeving of regelgeving. Om het niveau van overeenstemming met de wetgeving te kunnen bepalen, is het noodzakelijk om een meetinstrument te ontwikkelen, namelijk de 'compliance index'. Deze bestaat uit 65 elementen die hoofdzakelijk dichotoom gemeten werden. Deze 65 elementen werden ingedeeld in acht verschillende deelcomponenten. De index werd bepaald voor drie perioden: 1995, 1997 en 1999. Een aantal van mogelijke beïnvloedende factoren wordt bepaald en men keek naar de invloed op de grootte van de 'compliance index' en haar deelcomponenten. Dit gebeurde op basis van de statistische testen.

Deel IV Algemeen besluit

107

Empirische resultaten Van de 100 aangeschreven en gecontacteerde gemeenten hebben slechts 79 gemeenten gereageerd. De 'compliance index' steeg met 5,50 % in 1997 (ten opzichte van 1995) en met 0,15 % in 1999 (ten opzichte van 1997) naar een grootte van respectievelijk 67,16 % en 67,31 %. Deze verbetering van de 'compliance index' is echter niet te merken bij al de gemeenten. Vooral in 1999 kennen steeds meer gemeenten een daling van de 'compliance index' dan een stijging. Daarnaast zijn er tal van andere indicatoren op het niveau van de deelcomponenten die wijzen op een stabilisatie van de stijging in het dienstjaar 1999. De tijdigheid van de gemeenten (dit is het verschil tussen de maand van aanname van de jaarrekening en het einde van het eerste kwartaal) verbeterde over de onderzochte periode van drie jaar met ongeveer twee maanden. Daar waar de aanname in 1995 gemiddeld in augustus gebeurt, valt de aanname nu rond juni. De laatste twee jaar echter bleef de aanname in dezelfde maand, maar nu gemiddeld meer naar het einde. Dit wijst op een verslechtering van de tijdigheid in het jaar 1999. De variabele boekhoudkundige bedrijfservaring van het gemeentepersoneel, de consultant, training en opleiding, het softwarepakket en de grootte van de gemeente hebben geen significante invloed op de tijdigheid van de gemeente. De deelcomponent volledigheid scoort samen met de cut-off het minst goed. Er blijkt nog altijd een probleem te zijn (t.o.v. 1995) met het opnemen van voorraden, voorzieningen en dubieuze debiteuren. Bijna geen enkele gemeente neemt deze drie elementen op. Aan de andere kant scoren de lonen voor onderwijzend personeel en BTW en aanvullende belastingen wel beter in 1997 en 1999 dan in 1995. In het algemeen kende de volledigheid reeds een kleine verbetering in 1997 en dan nog een kleine verbetering in 1999. De minst goede deelcomponent is de cut-off. Gemeenten gebruiken zeer weinig overlopende rekeningen. Het gebruik van wachtrekeningen ligt hoger. In 1999 neemt een derde van alle gemeenten een soort overlopende rekening op, terwijl 85 % een soort wachtrekening gebruiken. Ten opzichte van 1995 is het gebruik van overlopende rekeningen en wachtrekeningen lichtjes gedaald. De algemene tendens van de 'compliance index' is hier niet terug te vinden. Deze deelcomponent kende ieder jaar een verdere daling. Op gebied van classificatie , maken de gemeenten in 1997 en 1999 meer fouten. Op het vlak van compensatie, is er echter een kleine verbetering vast te stellen. In 1995 maakten nog 23 gemeenten een compensatie fout, in 1997 en 1999 daalde dit cijfer tot 18 gemeenten. Deel IV Algemeen besluit

108

Op de deelcomponent in het algemeen, is de score heel hoog en kent deze een constant verloop dat schommelt rond de 93 %. Naast de deelcomponent classificatie en compensatie , scoort de mechanische nauwkeurigheid heel hoog, meer dan 95 %. In 1999 zelfs 98 %. Deze component omvat een aantal elementen die logische verbanden tussen items uit de balans en de resultatenrekening meten. Naast een aantal onnauwkeurigheden ligt ook het dominante formele systeem van classificatie van de budgettaire boekhouding aan de basis van die kleine 5 % aan fouten. In 1999 scoren gemeenten met een consultant beter voor de deelcomponent mechanische nauwkeurigheid dan gemeenten zonder. Dit verband kon enkel teruggevonden worden in 1999 en niet in 1995 en 1997: daar is er geen significant verschil tussen de score voor de mechanische nauwkeurigheid en het al dan niet een beroep doen op een consultant. De toelichting is de grootste deelcomponent en kent een gelijkaardig verloop als de 'compliance index': een redelijke toename in 1997 en een kleine toename in 1999. De meeste elementen van de toelichting kennen ofwel tweemaal een stijging ofwel een stijging in 1997 en een daling in 1999. De formalistische vereisten kenden een gelijkaardig verloop als de 'compliance index' en stegen over de twee perioden. Toch ligt de gemiddelde score onder die van de 'compliance index'. De elementen van de formalistische vereisten worden automatisch door het softwarepakket ter beschikking gesteld of worden aan de gemeente opgestuurd. De lage score is dan ook te verklaren door een onnauwkeurigheid of een vergetelheid van de gemeenteontvanger om dit niet toe te voegen aan de jaarrekening. De adequaatheid en leesbaarheid kende over de twee periodes een daling. Deze is hoofdzakelijk te verklaren doordat de tijdsdruk bij veel gemeenten hoog ligt. Hierdoor kan men geen extra tijd besteden aan een grotere leesbaarheid of adequaatheid van de jaarrekening. Enkel het noodzakelijke wordt in de jaarrekening opgenomen. Ook het beschikbare budget speelt een rol. Naarmate er een groter budget over is, wordt er meer tijd besteed worden aan de leesbaarheid van de jaarrekening. De 'compliance index' steeg met 5,65 % over vijf jaar, wat aan de lage kant ligt. Deze stijging is niet altijd op eenzelfde manier terug te vinden in de deelcomponenten en hun elementen. De variabiliteit van alle elementen is redelijk hoog. Geen enkele gemeente scoort 100 %. Het maximum schommelt rond de 80 %. Misschien is het onmogelijk om 100 % te halen. Dit zou kunnen als er één element van de 'compliance index' was waarvoor geen enkele gemeente een score haalde. De laagste score wordt behaald bij de volledigheid


109

(de voorraden, voorzieningen en dubieuze debiteuren), maar ze blijft hoger dan 0, dus moet het wel degelijk mogelijk zijn om de maximale score te behalen. Om een verklaring te zoeken voor de longitudinale verschillen maakte men gebruik van statistische testen. De meest voorkomende significante factor is de consultant. Door zijn ervaring en kennis beïnvloedt hij de financiële rapportering bij de gemeenten. Voor de drie onderzochte jaren behalen de gemeenten mét een consultant een significant hoger niveau van ‘compliance’ met de wetgeving. De gemiddelde score van gemeenten met een consultant ligt ongeveer 6 % hoger dan bij de andere gemeenten. Van de gebruikte consultanten scoren de gemeenten met Ernst & Young het best. Dit zowel in 1995, 1997 en 1999. Hun score ligt zo’n 10 % boven die van de tweede consultant Deloitte en Touche. De score van Deloitte & Touche en de andere consultants ligt rond het gemiddelde van de 'compliance index'. Het effect van een verschillend soort softwarepakket heeft enkel in 1995 een significant effect op de grootte van de 'compliance index'. Gemeenten die GEMIC of CEVI gebruikten, scoren het hoogst, deze die NV Schaubroeck gebruiken het laagst. Een verklaring voor het verdwijnen van dit verschil in 1997 en 1999 is te vinden in de verbetering die de softwarehuizen hebben doorgevoerd. Hierdoor zijn de negatieve punten van hun systeem weggewerkt en de pakketten voldoen beter aan de eisen van de gemeenten. Dit weerspiegelt zich in een grotere overeenstemming met de wetgeving op het gebied van financiële rapportering. Voor de andere gevonden resultaten, kunnen de hypothesen niet bevestigd worden. Men stelt geen verband vast tussen de boekhoudkundige

bedrijfservaring

van

het

gemeentepersoneel en de 'compliance index'. De gemeenten die hun personeel verder opleiden op het gebied van de algemene boekhouding, hebben geen hogere score dan gemeenten die dit niet doen. De grootte van de gemeente en het aantal pagina’s van de jaarrekening heeft geen invloed op de grootte van de 'compliance index'. Ook het engagement van de regionale of gewestelijk ontvanger heeft geen significante invloed op het niveau van de 'compliance index' Het is dus enkel het gebruik van de consultant die een significante invloed heeft op de grootte van de 'compliance index'. Het beroep doen op een consultant is een noodzakelijke voorwaarde om hoge scores te behalen en dus een hoog niveau van ‘compliance’ met de wetgeving te hebben in de gemeenten.


110

De 'compliance index' steeg van 60 % in 1995 tot 65 % in 1999. Men kan zich de vraag stellen waarom de 'compliance index' slechts met 5 % is toegenomen. Hierop een antwoord formuleren is zeer moeilijk. Alles hangt af van veel variabelen, die elk hun invloed zullen hebben. In het onderzoek is gepoogd om deze variabelen te vinden. Een aantal werden besproken, maar zij kunnen zeker niet de volledige evolutie en de grootte van de 'compliance index' verklaren. Er bestaan met andere woorden nog andere variabelen die ook een invloed uitoefenen en die niet besproken werden. Om deze te ontdekken is er echter een diepgaander onderzoek nodig dat meer gebaseerd is op kwalitatieve data, rechtstreeks te bekomen bij de gemeenteontvanger, en minder op cijfermatige gegevens. Deze variabelen zullen ook sterk afhankelijk zijn van gemeente tot gemeente. Veel hangt dus van een toevalsfactor, die verschillend is per gemeente. Daarnaast kan het toezicht door de provincie ook in vraag worden gesteld. Is de druk vanuit de overheid groot genoeg om de gemeenten er toe aan te zetten hun jaarrekening transparanter te maken, om hun toelichting te vervolledigen? Ten slotte is er het probleem van de interesse. Is er buiten de gemeenteraad nog interesse in de jaarrekening van de gemeente? Is de jaarrekening verstaanbaar voor mensen zonder boekhoudkennis? Hoe kan de lage interesse in de algemene boekhouding verholpen worden? In de Verenigde Staten blijkt dat door de toename van de interesse in de gemeentelijke financiële rapportering de ‘'compliance index' gestegen is (ALLEN A. en SANDERS G.D., 1994, blz. 186). Al deze vragen tonen aan dat het noodzakelijk is dat er verder onderzoek wordt verricht naar de werking en de opvolging van de gemeenteboekhouding, iets wat tot op heden te weinig is gebeurd.


111

Lijst van geraadpleegde werken §

Allen A., SANDERS G.D.,1994, Financial disclosure in US municipalities: Has the governmental accounting standards board made a difference?, Financial Accountability & Management, jg. 10, nr. 3, augustus 1994, blz. 174-193.

§

CHRISTIAENS J., 1997, Invoering van de algemene boekhouding in Vlaamse gemeenten: een empirische studie van de resultaten, Ernst & Young, 47 blz.

§

CHRISTIAENS J., 1998a, Financial accounting reform in Flemish municipalities: an empirical study of implementation and annual financial reports, doctoraatsdissertatie TEW, Gent, 483 blz.

§

CHRISTIAENS J., 1998b, De nieuwe gemeenteboekhouding: een empirische toetsing, Accountancy & bedrijfskunde maandblad, jg. 18, nr. 5, mei 1998, blz.15-20.

§

CHRISTIAENS J., 1998c, Een empirische kijk op de vaste activa in de nieuwe gemeenteboekhouding, Accountancy & bedrijfskunde maandblad, jg. 18, nr. 6, juni 1998, blz.3-8.

§

CHRISTIAENS J., 1998d, Een empirische kijk op de gemeenteboekhouding en jaarrekening, Accountancy & bedrijfskunde maandblad, jg. 18, nr. 7, september 1998, blz.16-20.

§

CHRISTIAENS J., 1999, Financial accounting reform in Flemish municipalities: an empirical investigation, Financial Accountability & Management, jg. 15, nr. 1, februari 1999, blz. 21-40.

§

CHRISTIAENS J., 2000, Financial accounting reform in Flemish municipalities: an empirical study of then comparibility of the annual accounts, Journal of Public Budgetting, Accounting and Financial Management, jg. 12, nr. 2 , zomer 2000, blz. 177-204.

Lijst van geraadpleegde werken

XI

§

CHRISTIAENS J., 2001, Converging new public management reforms and diverging accounting practices in Flemish local governments, Financial Accountability & Management, jg. 17, nr. 2, mei 2001, blz. 153-170.

§

COOK T.D, CAMPBELL D.T., 1979, Quasi- experimentation: design & Analysizs Issues of Field Setting, Houghton Miffin Company, Boston, blz 51-55

§

DE PELSMACKER P., VAN KENHOVE P, 1999, Marktonderzoek: methoden en toepassingen, Garant, Leuven, blz. 257-275 en 308-322.

§

Jones R., PENDLEBURY M., 1991, The published accounts of local authorities, revisited, Financial Accountability & Management, jg. 7, nr. 1, lente 1991, blz. 15-33.

§

KB 2/08/1990 (N) ARGC, 1990, Verslag aan de Koning; Titel I-VI, BS 3 oktober 1990.

§

Kluwer Editoiral, 1997, Gemeentelijk zakboekje 1998, Wolters Kluwer, Diegem, 256 blz.

§

LIN Z.J., BAXTER G.C., MURPHY G.J., 1993, Improving government financial reporting in Canada: an evaluation of compliance with the PSAAC’s accounting and reporting standards for governments, Financial Accountability & Management, jg. 9, nr. 4, november 1993, blz. 235-254.

Lijst van geraadpleegde werken

XII

Bijlage 1 Lijst van steekproef van de 100 gemeenten AALTER

HOVE

RETIE

AARSCHOT

JABBEKE

RIEMST

ALKEN

KALMTHOUT

RIJKEVORSEL

ARENDONK

KAMPENHOUT

SCHERPENHEVEUVEL-ZICHEM

AS

KAPELLEN

SPIERE-HELKIJN

ASSENEDE

KLUISBERGEN

STEKENE

AVELGEM

KOKSIJDE

ST-KATELIJNE-WAVER

BAARLE-HERTOG

KONTICH

ST-LAUREINS

BALEN

KORTENBERG

ST-NIKLAAS

BEVER

KRUIBEKE

ST-PIETERS-LEEUW

BOECHOUT

LAAKDAL

TIELT

BOOM

LANAKEN

TONGEREN

BORGLOON

LANDEN

TORHOUT

BORSBEEK

LEBBEKE

VILVOORDE

BRAKEL

LEOPOLSBURG

VORSELAAR

DE PANNE

LEUVEN

WAREGEM

DENDERLEEUW

LICHTERVELDE

WERVIK

DENDERMONDE

LIER

WESTERLO

DIEPENBEEK

LINKEBEEK

WEVELGEM

DROGENBOS

LINTER

WICHELEN

EDEGEM

LOCHRISTI

WINGENE

ESSEN

LOKEREN

WOMMELGEM

GALMAARDEN

MEEUWEN-GRUITRODE

WUUSTWEZEL

GENT

MESEN

ZELE

HAALTERT

MOL

ZEMST

HALEN

MOORSLEDE

ZOMERGEM

HAMONT-ACHEL

NEVELE

ZOTTEGEM

HASSELT

NIEL

ZOUTLEEUW

HEERS

NIJLEN

ZWALM

HERENT

NINOVE

ZWIJNDRECHT

HERENTHOUT

OOSTKAMP

HEUVELLAND

PEER

HOEGAARDEN

PITTEM

HOOGLEDE

RANST

HOUTHULST

RAVELS

Bijlage 1.1

Bijlage 2 Vragenlijst gemeenteontvanger

VRAGENLIJST GEMEENTEBOEKHOUDING gericht aan de Gemeenteontvanger

Gelieve dit formulier ingevuld terug te zenden samen met de begrotingsrekening en jaarrekening 31/12/97 en 31/12/99 v??r 21 september 2001 naar: COEN Thomas Arsenaalstraat 13 8000 Brugge

STAD/GEMEENTE: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Naam, voornaam: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Functie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Telefoon: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Bijlage 2.1

GEBRUIKSAANWIJZING

1. DOELSTELLING VAN HET ONDERZOEK Het ligt in de bedoeling om concrete gegevens te verzamelen over de uitwerking van de nieuwe gemeenteboekhouding, de wijze waarop de jaarrekening tot stand komt en de eventuele moeilijkheden die hierbij voorkomen.

Deze gegevens zullen zeer nuttig zijn om beeld te vormen van de evolutie in de toepassing van de nieuwe gemeenteboekhouding en dat sinds de start in 1995. 2. INHOUD De gestelde vragen zijn onderverdeeld in 3 groepen, met name output van de gemeenteboekhouding, de boekhoudpraktijken en de boekhoudkundige achtergrond.

3. VERDUIDELIJKINGEN BIJ HET INVULLEN EN TERUGSTUREN 3.1

Wanneer meerdere antwoorden mogelijk zijn, gelieve dan commentaar te geven.

3.2

Wanneer aantallen of uren worden gevraagd kan een aanvaardbare benadering volstaan.

3.3

De gegevens op deze vragenlijst worden vertrouwelijk behandeld; het is nergens nodig namen te vermelden, noch andere individualiseerbare informatie te verstrekken.

3.4

Let er goed op dat er bij de meeste vragen een kolom met 1997 en met 1999 staat, vul dus telkens beide kolommen in.

3.5

Gelieve de vragenlijst zeker terug te sturen, zelfs al kunt u alle vragen niet beantwoorden.

3.6

Voor verdere commentaar over deze vragenlijst kunt U steeds terecht bij:

Bijlage 2.2

Thomas Coen Tel: 050/33.36.31 E-mail: [email protected]

Bijlage 2.3

DEEL I: OUTPUT VAN DE GEMEENTEBOEKHOUDING

I-1 Wat is de datum van aanname van begrotingsrekening en jaarrekening door de Gemeenteraad (art. 240. par. 1 NGW)? 1997 ….

….

19….

1999 …..

….

……..

I-2 Gelieve ons een exemplaar van de Begrotingsrekening en Jaarrekening van 1997 en 1999 op te sturen (met de voorkeur voor originelen aub).

I-3 Gelieve ons ook een exemplaar van de Proef- en Saldibalans van 1997 en 1999 te laten geworden voor zover deze niet werd opgenomen bij de jaarrekening.

Bijlage 2.4

DEEL II: BOEKHOUDPRAKTIJKEN

II-1 Hoe ziet het systeem van pensioenfinanciering er in uw gemeente uit? 1997 Gemeente personeel JA

1999

Burgemeester en Schepenen

NEE

JA

NEE

Gemeente personeel JA

Burgemeester en Schepenen

NEE

Via RSZPPO-bijdragen? Bijdragen aan intern pensioenfonds van de gemeente? Pensioenen rechtstreeks ten laste van de gemeente zelf? Via externe verzekering (bv. OMOB) of een extern pensioenfonds?

Commentaar:

II-2 Welk is normaal de minimum drempel om een investering als actief te boeken? 1997 JA Vanaf 15000 BEF? Vanaf 50000 BEF? Andere drempel? Hangt er vanaf?

Commentaar:

Bijlage 2.5

1999 NEE

JA

NEE

JA

NEE

II-3 Volgens welke regel worden aankoopfacturen van 61 Exploitatiediensten en –goederen op het einde van het dienstjaar in de boekhouding als kosten geboekt? Hangt de aanrekening af van: 1997 a) Factuurdatum? ( =datum door de leverancier afgedrukt op de factuur); vb. facturen met datum 1997 worden in 1997 aangerekend en facturen met datum 1998 worden in 1998 aangerekend. JA NEE

1999 a) Factuurdatum? ( =datum door de leverancier afgedrukt op de factuur); vb. facturen met datum 1999 worden in 1999 aangerekend en facturen met datum 2000 worden in 2000 aangerekend. JA NEE

b) De datum wanneer de factuur ontvangen is in b) De datum wanneer de factuur ontvangen is in de gemeente, waarbij vb. alle facturen de gemeente, waarbij vb. alle facturen ontvangen 1/1/1998 - 15/2/1998 worden ontvangen 1/1/2000 - 15/2/2000 worden aangerekend in 1997? aangerekend in 1999? JA NEE JA NEE c) De datum waarop de goederen en diensten c) De datum waarop de goederen en diensten werden geleverd aan de gemeente afgezien van werden geleverd aan de gemeente afgezien van de factuurdatum en datum waarop de factuur de factuurdatum en datum waarop de factuur werd ontvangen? vb. goederen en diensten werd ontvangen? vb. goederen en diensten geleverd in 1997 worden allemaal aangerekend geleverd in 1999 worden allemaal aangerekend in dienstjaar 1997, goederen en diensten in dienstjaar 1999, goederen en diensten verstrekt in 1998 worden allemaal aangerekend verstrekt in 2000 worden allemaal aangerekend in 1998, wat ook de factuurdatum was. in 2000, wat ook de factuurdatum was JA NEE JA NEE d) Andere afgrenzingregel of combinatie van a), d) Andere afgrenzingregel of combinatie van a), b), c)? b), c)? JA

Commentaar:

Bijlage 2.6

NEE

JA

NEE

II-4 1997

1999

Werden de salarissen voor de maand Werden de salarissen voor de maand januari 1998 van de vastbenoemden reeds januari 2000 van de vastbenoemden reeds betaald in 1997? betaald in 1999? JA

NEE

JA

NEE

Indien ja, hoe werden deze personeelskosten dan geboekt? a) Aangerekend in 1997 wanneer ze werden betaald, zonder overdracht naar 1998 JA

NEE

a) Aangerekend in 1999 wanneer ze werden betaald, zonder overdracht naar 2000 JA

NEE

b) Aangerekend in 1997 wanneer ze b) Aangerekend in 1999 wanneer ze werden betaald, maar uitgesteld naar 1998 werden betaald, maar uitgesteld naar 2000 via overlopende rekeningen via overlopende rekeningen (vb. 4901 Over ter dragen kosten)? (vb. 4901 Over ter dragen kosten)? JA

NEE

JA

NEE

c) Aangerekend in 1997 wanneer ze c) Aangerekend in 1999 wanneer ze werden betaald, maar uitgesteld naar 1998 werden betaald, maar uitgesteld naar 2000 via schuldrekeningen? via schuldrekeningen? JA

NEE

d) Andere boekhoudkundige methode? JA

Commentaar:

Bijlage 2.7

NEE

JA

NEE

d) Andere boekhoudkundige methode? JA

NEE

DEEL III: BOEKHOUDKUNDIGE ACHTERGROND

III-1 Volgende vragen betreffen de gemeenteontvanger, de gemeentesecretaris en de gemeentelijke medewerkers die actief betrokken zijn bij de begrotingsrekening en de algemene boekhouding. Gelieve halftijdse personeelsleden te beschouwen als volledig persoon. 1/ Gelieve het aantal personen aan te duiden volgens hoogst behaalde studieniveau: 1997 1999 Aantal Hogeschool lange type, universiteit Hogeschool korte type (A1, B1, Regentaat, ….) Secundair, lager ( algemeen, technisch A2, A3, beroeps,…..)

2/ Hoeveel van deze personen hebben een opleiding: 1997

1999

Aantal Provinciale Bestuursschool? Andere vormen van onderwijs? …… ….. ….. ….. …..

3/Hoeveel van deze personen hebben een lidmaatschap: 1997 1999 Aantal Beroepsinstituut Boekhouders (BIB)? Instituut der Accountants (IDAC)?

4/ Hebben sommige van deze personen een voorafgaande boekhoudkundige/administratieve bedrijfservaring? 1997 JA

Bijlage 2.8

1999 NEE

JA

NEE

Indien ja, graag per persoon vorige bedrijfssector en aantal jaren ervaring tot in respectievelijk 1997 en 1999 (namen zijn zeker niet nodig, duid ook telkens aan of het betrekking heeft op het jaar 1997 en/of 1999, indien deze persoon nog niet in 1997 in uw gemeente werkt, laat dan de 2e kolom vrij; indien deze persoon in 1999 niet meer in uw gemeente werkt, laat dan de laatste kolom vrij). Bedrijfssector ….. ….. ….. ….. …..

Jaren ervaring tot in 1997 Jaren ervaring tot in 1999 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. …..

5/ Heeft de gemeente voor deze personen gezorgd voor opleiding en training in de nieuwe gemeenteboekhouding? 1997 JA

1999 NEE

JA

NEE

Indien ja, welke types van training en hoeveel dagen (duidt ook aan in welk jaar deze training plaatsvond)? Type training …….

Dagen ……

…….

……

…….

……

1997

1999 III-2 Doet uw gemeente een beroep op externe zelfstandige adviseurs m.b.t. de balans en de jaarrekening in de nieuwe

gemeenteboekhouding? 1997 Permanent JA NEE Ernst & Young? Deloitte & Touche? BDO bedrijfsrevisoren? Accountants IDAC (*)? Andere, wie?

Commentaar:

Bijlage 2.9

1999 Eenmalig JA NEE

Permanent JA NEE

Eenmalig JA NEE

(*) = andere dan Ernst & Young, Deloitte & Touche, BDO bedrijfsrevisoren.

III-3 Met welk systeem van software werkt de nieuwe gemeenteboekhouding in uw gemeente? 1997 JA

1999 NEE

JA

NEE

CEVI? VLABRIC? NV Schaubroeck? CIPAL? Andere, wie?

Commentaar:

III-4 Interne en externe gebruikersbehoeften. a) Extern: Welke was de oplage van de jaarrekening (het gaat hier om jaarrekening bestemd voor vb. particulieren, ondernemingen en andere derden.)? 1997 1999 Aantal

b) Intern: Hoe wordt de jaarrekening aangewend in uw gemeente en dit t.o.v. de interne gebruikersbehoeften ( behoeften voor de “normale aanwezigen” op de gemeenteraad)? Periode Gebruik A,B,C,D,E Begin 1995 - eind 1997 Begin 1998 - eind 1999

A= zeer korte (0-15 minuten) toelichting op de jaarlijkse gemeenteraad. B= korte (15-30 minuten) toelichting op de jaarlijkse gemeenteraad. C= lange (30-60 minuten) toelichting op de jaarlijkse gemeenteraad. D= uitgebreide (meer dan 1 uur) toelichting en intern beleidsondersteunend gebruik. E= Heel uitgebreide (meer dan 1 uur) toelichting, intern beleidsondersteunend gebruik en periodieke toelichtingen. Commentaar: Bijlage 2.10

III-5 Wat is de evolutie in het toezicht op de begrotingsrekening en jaarrekening? Periode Evolutie A,B,C Begin 1995 - eind 1997 Begin 1998 - eind 1999

A= het toezicht is aangepast aan de NARGC. B= het toezicht is gelijk gebleven (zoals v??r de invoering van de nieuwe gemeenteboekhouding). C= het toezicht houdt soms rekening met de nieuwe gemeenteboekhouding. Welke verbeteringen zou U voorstelling m.b.t. het toezicht op de begrotingsrekening en jaarrekening?

Hebt U nog eventuele opmerkingen of wensen dan kunt U deze hierna formuleren (vb. uw belangrijkste concrete moeilijkheden die er reeds zijn sinds 1995 en waar en tot op heden geen oplossing voor is; moeilijkheden die de praktische uitvoerbaarheid blijven beletten zoals de koppeling van de begroting aan de algemene boekhouding; probleemgebieden bij het opstellen van de toelichting; zaken waarmee U het niet mee eens bent, …. uw wensen hierbij). Daarnaast had ik ook willen vragen of U uw mening kan neerschrijven over de evolutie van de gemeenteboekhouding (vanaf 1995 tot nu). Welke veranderingen of verbeteringen (leereffect) zijn er t.o.v. het begin (1995) al gebeurd, om de jaarrekening te optimaliseren d.w. z. te convergeren naar de eigenlijke doelstellingen van de hervorming (Verslag aan de Koning inzake het KB 2 aug. 1990). Dit omvat vb. de volledige, objectieve en transparante informatie voor de gebruikers en geïnteresseerde partijen……

EINDE VRAGENLIJST MIJN OPRECHTE DANK VOOR UW MEDEWERKING!

Bijlage 2.11

Bijlage 4 Scores 'compliance index' Nummer

1995

1997

1999

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43

83,18 78,33 77,27 77,12 76,36 75,91 75,61 73,94 73,03 72,58 71,97 71,67 70,91 70,91 70,76 70,61 70,3 70,15 69,7 69,7 69,55 69,39 69,39 69,09 69,09 68,33 68,18 67,58 67,42 66,97 66,82 66,52 66,52 66,52 66,21 66,21 66,21 65,45 65,45 65,15 64,85 64,85 64,7

79,55 69,7 64,7 80 61,06 82,58 77,42 80,3 71,97 82,42 57,42 72,27 72,42 72,27 78,03 77,12 71,06 74,85 51,06 78,79 73,48 75,76 76,06 68,48 66,36 74,55 64,85 73,94 63,94 64,85 71,21 75,3 59,7 65 64,85 73,03 65,91 63,48 76,67 72,42 76,97 68,79

78,03 70,15 74,09 78,64 63,33 79,85 73,03 78,79 73,33 77,88 57,88 64,24 75,45 72,58 78,18 77,12 74,85 75,15 49,09 78,64 75 75,76 75,3 79,09 74,55 70,45 65,76 75,45 60,61 66,36 72,73 76,97 64,09 65 67,27 73,33 72,12 63,48 78,64 75,45 78,48 70

Bijlage 3.1

44 45

64,7 64,7

76,67 64,09

72,12 59,55

Nummer

1995

1997

1999

47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90

64,39 64,39 64,24 64,09 64,09 63,79 63,03 62,88 62,88 62,73 62,42 62,27 61,97 61,52 61,52 61,21 61,06 61,06 60,3 60,15 60 59,85 59,09 59,09 58,79 58,33 58,03 57,73 57,42 56,82 56,36 55,61 54,7 53,48 52,73 51,06 50,76 50,3 49,85 49,39 49,09 48,48 46,52 46,36

76,97 80,76 78,03 77,12 71,21 56,21 65,61 77,12 63,94 67,88 73,94 62,42 63,64 65,3 50,15 62,42 64,24 68,03 59,39 63,33 66,21 59,85 65,45 64,24 75,61 62,88 58,03 55,91 81,06 49,24 60,15 54,09 72,42 52,73 71,52 73,33 69,55 46,97 64,7 56,21 59,09 64,85 42,42

81,06 78,03 75,3 53,18 64,24 78,64 64,09 65,91 75,45 62,42 60,61 66,82 75,45 61,06 62,42 68,94 58,48 67,73 46,52 60,3 61,97 62,73 75 59,85 56,52 51,21 80,91 62,27 60 54,24 70,15 49,55 72,88 76,97 71,97 56,06 59,85 66,36 56,52 62,88 66,67 44,85

Bijlage 3.2

91

46,36

43,48

46,67

Nummer

1995

1997

1999

93 94 95 96 97 98 99 100

45,15 43,48 40,45 40,3 38,64 38,64 37,73 35,15

69,7 52,42 67,73 67,88 62,88 68,94 56,36

50,3 54,85 65,45 70,15 62,12 64,55 59,24

Bijlage 3.3

Bijlage 4 Interview 1

Naam: Dhr. ASTAES Jan Datum: 1 maart 2002 Plaats: Jabbeke Functie: Gemeenteontvanger Jabbeke

Duur: 1 uur Korte inhoud: De variabele die de grootte van de 'compliance index' beïnvloedt is: •

Consultant

De tijdigheid wordt beïnvloedt door: •

Grootte van de gemeente

•

Training: effect => in de eerste jaren heel goed en daar kan nu de vruchten van geplukt worden op het gebied van de tijdigheid, bij andere gemeenten met een mindere kwaliteit van training is de tijdigheid lager.

Voorraden wordt slechts beperkt opgenomen, dit komt door: •

Door budgettaire sturing, gaat niet volgens budgettaire boekhouding.

Dubieuze debiteuren wordt door slechts 2 gemeenten opgenomen dit komt door: •

Door budgettaire sturing, gaat niet volgens budgettaire boekhouding.

Compensatie en tekentesten. •

De reden waarom de rekening 45 Schulden met betrekking tot belastingen, bezoldigingen en sociale lasten veel een negatief teken vertoont: ambsthalve afboeking door de RSZPPO, later volgen er dan regularisaties die niet budgettair geregeld zijn.

Bijlage 3.1

Overlopende rekeningen worden weinig gebruikt dit komt door: •

Men wil daar zo weinig mogelijk mee te maken hebben. Men wil ze niet gebruiken.

•

Een psychologisch effect

Formalistische vereisten liggen gemiddeld aan de lage kant, dit komt door: •

Meestal gewoon een vergetelheid, maar alle gemeenten hebben dit wel.

•

Vooral ook tijdsnood (heeft ook betrekking op alles die in de toelichting zou moeten)

Toekomst: •

Loskoppeling tussen de budgettaire boekhouding en de algemene boekhouding.

•

Opleiding voor de raadsleden om de algemene boekhouding te kunnen verstaan.

Bijlage 3.2


Naam: Dhr. SUPELEY Jean-Pierre Datum: 4 maart 2002 Plaats: De Panne Functie: Gemeenteontvanger De Panne

Duur: 35 minuten Korte Inhoud: De verhoging van de 'compliance index' kan verklaard worden door: •

Gewoonte=> leren uit je tekortkomingen, beter aanvullen.

•

Belang van Ernst& Young.

De tijdigheid is verbeterd door de: •

Gewoonte

•

Consultant

•

Maar blijft wel afhankelijk van het type software.

Voorraden worden niet frequent gebruikt omdat: •

De technische dienst een eigen leven heeft.

•

Geen controle of er voorraden zijn of niet.

Dubieuze debiteuren komen in een gemeente niet veel voor omdat: •

Onwaarden pas geboekt worden als het verlies definitief is, waarom zou er dan een tussen stap moeten komen, het brengt toch niets op.

Pensioenvoorzieningen worden bijna nooit aangelegd omdat: •

Geen praktisch nut

Compensatie en tekentesten kunnen alleen maar verklaard worden door onnauwkeurigheden van de financiële dienst van de gemeente.

Bijlage 5.1

Overlopende rekeningen komen weinig voor omdat: •

Het een moeilijke materie is.

•

Het manueel moet worden gedaan.

•

Er geen aandacht wordt aan besteed door de gemeente.

Formalistische vereisten scoren minder dan het gemiddelde van de 'compliance index' omdat: •

Er geen druk komt vanuit de provincie.

•

Er nalatigheid of slordigheid is.

Leesbaarheid van de jaarrekening wordt beïnvloed door: •

Het tijdsoverschot, naarmate een gemeente over meer tijd beschikt, kan ze de jaarrekening beter afwerken.

Toekomst •

De boekhouding moet eenvoudiger worden zodat de burger er nog iets van kan verstaan.

Bijlage 5.2


Naam: Dhr. PERSYNS Hugo Datum: 2 maart 2002 Plaats: Brugge Functie: Hoofd Financiële Dienst Brugge

Duur: 50 minuten Korte inhoud: De verbetering van de 'compliance index' kan verklaard worden door: •

De ervaring die is opgebouwd.

•

Geen verdere evolutie in 1999 is te wijten aan de wet. De wet plaatste de gemeenten in een bepaald keurslijf en er is geen mogelijkheid niet meer tot verbetering.

Het beperkte gebruik van voorraden is te wijten aan: •

Geen voorraadbeheer in de boekhouding wel in de verschillende diensten.

•

Persoonlijke mening: voorraad kan enkel bestaan bij productieprocessen. Als je verbruik hebt van goederen dan kan je dat wel gebruiken. In Brugge is er zelfs geen magazijn voor de technische dienst.

•

Wettelijk: de reglementering is veel te vaag.

•

Via de budgettaire boekhouding is het onmogelijk om voorraden bij te houden en de nadruk blijft liggen op die budgettaaire boekhouding.

Dubieuze debiteuren worden weinig opgenomen, dit komt omdat: •

Diepe onderliggende reden is dat er niet wordt gedaan aan debiteurenbeheer.

Voorzieningen worden niet veel aangelegd, dit komt omdat: •

Gebeurt via de omslagkas, in de toekomst toch een eigen pensioenfonds. Maar in de financiële boekhouding wordt er niets opgenomen, dit komt door een gebrek aan geld om die voorzieningen aan te leggen.

Overlopende rekeningen worden weinig gebruikt omdat:

Bijlage 6.1

•

Veel te veel werk

•

Computerprogramma laat het niet toe om zoiets te berekenen, moet allemaal manueel gebeuren

Formalistische vereisten •

Nonchalance en het feit dat de provincie het niet vragen.

Adequaatheid en bruikbaarheid •

Afhankelijk van de grootte van de gemeenten: grootte gemeenten hebben veel kennis en knowhow, in kleine gemeenten weten ze van alles iets maar ze kunnen zich niet specialiseren.

Algemene problemen met de Nieuwe Gemeenteboekhouding •

Kosten baten analyse is er niets terechtgekomen.

•

Analytische boekhouding ontbreekt volledig.

•

Geen echte verbetering door wetgever om problemen op te lossen.

Toekomst •

De budgettaire boekhouding volledig afschaffen.

Bijlage 6.2

De Nieuwe Gemeenteboekhouding: Een empirische vergelijking in de tijd

Recommend Documents