Voorbeeld Magic Mail©
De Magic Mail© Door Jan Vermeiren en Bert Verdonck In de Magic Mail word je door iemand die je kent geïntroduceerd bij iemand die je kan helpen je doelen te bereiken. Het is een e-‐mail van iemand uit je eerstegraads netwerk naar je tweedegraads netwerk. Het is een e-‐mail van iemand die beide partijen kent. We hebben het vroeger al gehad over de “Know, Like en Trust” factor. Hoe meer vertrouwen er is, hoe meer iemand geneigd zal zijn om jou te helpen je doel te bereiken, je in te huren of klant bij je te worden. In zijn boek, “The Speed of Trust”, geeft Stephen M.R. Covey veel voorbeelden over hoe alles sneller gaat wanneer mensen elkaar vertrouwen. Een van de boodschappen in het boek is dat vertrouwen ook van de ene op de andere persoon kan overgedragen worden. Het goede nieuws is dat LinkedIn de ultieme tool is om dat vertrouwen van de ene op de andere persoon over te dragen op voorwaarde dat het op de juiste manier gebruikt wordt. Wat bedoelen wij daarmee? Gebruik LinkedIn niet als een middel om geïntroduceerd te worden, maar als een opzoekingsdatabase en vraag dan via e-mail om een introductie, buiten LinkedIn om. Waarom? Als je de “Word geïntroduceerd” functie van LinkedIn gebruikt, ben jij degene die het initiatief neemt. De persoon die jij wil bereiken, krijgt het bericht via iemand die hij vertrouwt (dus dat is goed), maar het initiatief lag wel bij jou. Een actie die veel meer vertrouwen opwekt is een e-‐mail (of telefoontje) van iemand die die ander reeds kent, aardig vindt en vertrouwt, die jullie aan elkaar voorstelt! Laten we eerst eens naar een voorbeeld van zo’n Magic Mail kijken die je zelf kunt sturen. Zo is het concept eenvoudiger te begrijpen.
1
Voorbeeld Magic Mail©
Voorbeeld 1: introduceer een mogelijke leverancier en klant aan elkaar Dit is een (fictief) voorbeeld van een introductie e-‐mail of doorverwijs e-‐mail (of de Magic Mail): To: eric.rogers@best-‐accounant-‐in-‐the-‐world.com Cc: john.johnson@web-‐designer-‐number-‐one.com Subject: introduction Dag Eric, Ik wil je introduceren aan John Johnson (in cc). John is de Managing Director van Web Designer Number One. John kan de juiste persoon zijn om je met je nieuwe website te helpen. Zij creëren geweldige websites (op hun website www.web- designer-number-one.com vind je veel voorbeelden en referenties). Ik ken John al een tijdje en heb samen met hem gewerkt bij ABC Company. Wat mij altijd van hem zal bijblijven, is zijn gave om oplossingen te bieden die aan de noden van de klant tegemoet komen en toch binnen het budget te blijven. Hij is heel klantvriendelijk. Ik herinner mij dat hij zelfs een andere oplossing of een andere leverancier heeft aanbevolen, toen hij dacht dat dat in het voordeel van zijn klant zou zijn. Ik beveel hem en zijn team zeer warm aan! John, Eric Rogers is mijn boekhouder en persoonlijke vriend. Hij is zelfs zo’n goede boekhouder dat hij meer gefocust is op mensen dan op cijfers! Eric wil een nieuwe website opzetten. Omwille van onze gezamenlijke ervaringen en de uitstekende job die jij voor SuperMarkt XYZ gedaan hebt (Ik hoorde toevallig hun Marketing Manager opscheppen over jou tijdens de vorige Kamer van Koophandel bijeenkomst), denk ik dat jij de geknipte persoon daarvoor zou kunnen zijn. Ik stel voor dat jullie eens met elkaar praten. Misschien kan je dit combineren met gaan kijken naar een voetbalmatch? Ik meen me te herinneren dat jullie allebei fans zijn van Manchester United. Eric, je kan John bereiken op: (telefoonnummer John) John, je kan Eric bereiken op: (telefoonnummer Eric) Succes! Jan
2
Voorbeeld Magic Mail©
Laten we eens naar de ingrediënten van een Magic Mail kijken: Hoofding • Aan: de persoon die de “ontvanger” is van het product, de dienst of de hulp. • Cc: de persoon die de “leverancier” is van het product, de dienst of de hulp. • Onderwerp: “introductie”: dit verduidelijkt waar de e-‐mail over gaat. Je kan meer mensen in de “aan” en “Cc” velden invoeren, als dat gepast is. Je kan ook iedereen in het “aan” veld zetten, maar voor onszelf is deze manier duidelijker om te weten wie we aan wie hebben voorgesteld. Vooral nuttig voor je eigen “follow-‐up” of “blijf-‐in-‐contact” acties. “Body” van de email: • Spreek eerst de ontvanger aan, dan de leverancier. • Wij geven altijd de reden aan waarom we hen aan elkaar voorstellen. • Nadat we de ontvanger hebben geadresseerd, spreken we ook altijd de leverancier aan, zodat hij iets weet over de ontvanger en vooral iets over mijn relatie met de ontvanger. Dit maakt het hem gemakkelijker om een gemeenschappelijke basis te vinden. Ook om de relatie van een veel hoger niveau te starten dan met een “koud contact”. In dit voorbeeld gaan we zelfs nog een beetje verder: we gaan naar het “waarde” niveau. Beiden zijn heel klant-‐ en mensgericht. Dit is een heel sterke basis om een relatie op te bouwen. Vooral wanneer de derde partij, waarmee zij beiden een goede relatie hebben (Jan in dit geval), dit benadrukt. • Hetzelfde geldt, natuurlijk, voor de ontvanger ten opzichte van de leverancier. • We zetten er in wat we waarderen aan die persoon, organisatie, product of dienst. Zo behouden en versterken we de relatie met elke partij. Zelfs wanneer er geen toekomstige interactie tussen hen plaatsvindt, was de e-‐ mail de moeite waard als een actie om “relatie te bouwen”. • We proberen ook om gemeenschappelijkheden op een ander niveau dan het professionele te vinden. In dit geval delen zij allebei een passie voor voetbal en supporteren zij zelfs voor hetzelfde team. Er is een onmiddellijke verbinding. Deze verbinding is er meestal, maar we vinden die niet altijd tijdens een gesprek, omdat we niet gesproken hebben over de interessegebieden waarop we verbonden zouden kunnen zijn. Als je als connector weet hebt van de interesses die twee mensen delen, vertel het hen. Zo kan je hun relatie een vliegende start bezorgen. • Zet er ook andere referenties en objectieve partijen bij, indien mogelijk. Hoe beter de ontvanger die kent, hoe beter de reputatie van de leverancier. In dit voorbeeld refereerden we eerst naar de website van Web Designer Number One. Daarna gaven we een tweede referentie: de Marketing Manager van Supermarkt XYZ.
3
Voorbeeld Magic Mail©
Besluit: • Aanzet tot actie: we stellen hen voor om elkaar te contacteren. Dit betekent: o ZIJ worden verondersteld van ACTIE te ondernemen, en er zijn geen hindernissen om dit te doen, omdat wij (de gerespecteerde en vertrouwenswaardige derde partij) hen voorstelt dit te doen. o We plaatsen het telefoonnummer van de “leverancier” eerst, omdat we de “ontvanger” willen aanmoedigen om het contact te leggen. Dit is comfortabeler voor de “leverancier”. Zo proberen we het gevoel van iets te “verkopen” zo veel mogelijk te vermijden. Zo openen we ook de mogelijkheden voor hen om een relatie op te bouwen en elkaar te helpen. o Zij contacteren ELKAAR, wij niet. Wij stappen uit het proces. Wij deden ons deel: hen in contact brengen met elkaar. Nu is het aan hen. Dit helpt ons onze tijd efficiënt te gebruiken, omdat we niet de tussenpersoon hoeven te zijn. • Telefoonnummers: zodat zij elkaar snel kunnen bereiken. Als zij contact willen via e-‐mail, dan hebben zij elkaars e-‐mail adres al via de hoofding van de e-‐mail. We raden niet aan een introductie als deze via e-‐mail op te volgen. De weg ligt wijd open voor een persoonlijk telefonisch contact. Voor sommige mensen lijkt dit voorbeeld misschien te opdringerig. Denk er echter aan dat dit een e-‐mail is aan twee mensen die je al kent en waar je een goede relatie mee hebt. In dit geval hebben we er het volste vertrouwen in dat hen samenbrengen voordelen oplevert voor allebei. Hieronder vind je een voorbeeld voor mensen die je niet zo goed kent.
Voorbeeld 2: een meer algemene introductie e-mail Je kan altijd mensen met elkaar in contact brengen, zoals in het voorgaande voorbeeld. Je netwerk helpen is niet alleen nuttig voor de toekomst, maar het is ook plezierig en heel vervullend. Laten we een voorbeeld bekijken van mensen die in dezelfde, grote organisatie werken. Als je in een kleine organisatie werkt, is het vaak gemakkelijker en beter om mensen persoonlijk, face-‐to-‐face aan elkaar te introduceren. Het voorbeeld om een introductie te geven in een grote organisatie gaat als volgt: To: Thomas.Hunter@company-‐abc.com Cc: Sue.Allen@company-‐abc.com Subject: introduction
4
Voorbeeld Magic Mail©
Dag Thomas, Ik wil je voorstellen aan Sue Allen (in cc). Sue is een teamlid van het Eureca project. Zoals je weet ondervindt het Eureca project veel uitdagingen met veranderingen in de wetgeving en doordat sommige teamleden naar andere landen overgeplaatst worden. Maar je kent het gezegde: “Een uitdaging is een kans om te groeien.” En dat gebeurde er met Sue. Zij kreeg de taak om een deel van het project aangaande de wetgeving over te nemen. Zij deed dit erg goed! Ik kon zelf van haar kennis profiteren, toen ik met de lokale wetgeving in een aantal Aziatische landen werd geconfronteerd. Sue kent hier heel veel van en heeft een goed ondersteunend netwerk uitgebouwd. Ik beveel haar zeker aan voor je volgende project! Sue, Thomas Hunter is een van onze internationale projectleiders. Ik weet dat hij in het verleden last heeft gehad om de juiste mensen voor zijn team te vinden op het vlak van lokale wetgeving. Hij is nu een team aan het samenstellen voor zijn volgende project en ik denk dat jouw expertise dit project ten goede zal komen. Thomas is een fijne man om voor te werken. Ik waardeer hoe hij zijn teams leidt: hij ondersteunt zijn teamleden waar mogelijk en moedigt hen aan om verantwoordelijkheid te nemen. Hij is ook heel goed in het delegeren van beslissingsbevoegdheden aan zijn teamleden. Zoals je weet vind ik dit zelf heel belangrijk. In mijn ogen is hij een van de beste projectleiders van ons bedrijf. Bovenop een mogelijke professionele match, zullen jullie veel kunnen praten over jullie gedeelde passie voor wintervakanties en meer bepaald snowboarden. Ik stel voor dat jullie eens met elkaar praten. Thomas, je kan Sue bereiken op: (telefoonnummer Sue) Sue, je kan Thomas bereiken op: (telefoonnummer Thomas) Succes! Jan Je ziet dat het niet zo moeilijk is om mensen aan elkaar voor te stellen of door te verwijzen via e-‐mail. Maak er zelf een gewoonte van! Extra tip: Je contacten is iets wat heel eenvoudig te delen is met anderen. Begin dus met Magic Mails te schrijven voor anderen en al snel zal je ervaren hoe je ook van je netwerk dingen terugkrijgt.
5
Voorbeeld Magic Mail©
De Magic Mail via LinkedIn Je hoeft niet per se een e-‐mail te schrijven, maar je kan LinkedIn ook zelf gebruiken om twee mensen aan elkaar voor te stellen (op voorwaarde natuurlijk dat zij allebei een LinkedIn profiel hebben). Hoe doe je dat? • Ga naar “Inbox/Compose Message” •
Plaats de mensen die je aan elkaar wil voorstellen in het “To” veld. Je kan ervoor kiezen om eerst hun achternaam of voornaam te beginnen te typen (een lijst verschijnt dan) of gebruik je lijst met connecties om uit te kiezen (klik op het “In” icoontje).
Toch stellen we nog voor om ook nu een “gewone” e-‐mail te schrijven of iemand te vragen je bij de persoon waar je naar op zoek bent, te introduceren via een “gewone” e-‐mail. Waarom? • Niet iedereen die een LinkedIn profiel heeft, gebruikt de mogelijkheid om berichten te sturen. •
Een gewone e-‐mail voelt nog steeds anders aan en werkt beter dan een introductie via LinkedIn. Belangrijker dan het medium dat je gebruikt is natuurlijk het maken van de connectie.
De essentie Bovenstaande voorbeelden zijn al relatief “complexe” voorbeelden. Je hoeft zelf niet alle elementen te gebruiken wanneer je twee mensen aan elkaar introduceert via een Magic Mail. En ga er zeker niet van uit dat iemand anders het op zo’n uitgebreide manier voor jou doet. Wat het belangrijkste is, is dat de persoon die beiden kent, het initiatief neemt om hen aan elkaar te introduceren. De “Know, Like, Trust” factor wordt immers doorgegeven: de geadresseerde zal openstaan voor een (telefonisch) gesprek omdat de tussenpersoon de tijd en moeite heeft genomen om de introductie te maken!
6
