DE BOEKHOUDING
het hart van de digitale transformatie van elk bedrijf
Digitale transformatie verhoogt de prestaties en biedt bedrijven een aanzienlijk concurrentievoordeel, ongeacht hun grootte. Nieuwe consumptietrends, innovatieve manieren om gebruikers te benaderen of bedrijfsprocessen optimaliseren, zijn de strategische elementen van dergelijke transformatieprojecten.
« De digitale revolutie is in de eerste plaats een nieuw managementmodel dat innovatie, creativiteit en ondernemingszin mogelijk maakt met minder hiërarchie. » Gilles Babinet – « Digitaal kampioen » van Frankrijk volgens de Europese Commissie - citaat uit Les Echos van 28 december 2015
Op het vlak van bedrijfsbeheer biedt digitalisering ongeziene kansen voor productiviteitsverhoging en de modernisering van IT-systemen. Daarmee samenhangend zorgen hybride cloudsystemen voor nieuwe en krachtige mogelijkheden voor communicatie met zakelijke partners in kleine en middelgrote ondernemingen. Bedrijven die zouden stoppen om zich conform te gedragen en hun missie kunnen omvormen naar waardecreatie door het gebruik van de steeds meer en rijkere gegevens, weten dat hun boekhouding zeer goed geplaatst is om deze ontwikkeling te sturen in lijn met de eigen context en de ondernemingsstrategie.
2
DE BOEKHOUDING
ONDERSTEUNT DIGITALISERING
p. 4
STIMULEERT BEVEILIGING
p. 7
ZORGT VOOR RAPPORTERING
p. 10
VERHOOGT DE PRESTATIES
p. 13
3
De Boekhouding
ONDERSTEUNT DIGITALISERING >
SAMENVATTING
4
DE BOEKHOUDING • ONDERSTEUNT DIGITALISERING
« Organisaties veranderen door digitalisering. Je hoeft bijna geen gegevens meer in te voeren; de boekhouding wordt een overkoepelend controleorgaan voor gegevenscoherentie, voor controle op registraties, integraties …» Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015 « De rol van de boekhouding »
De context Digitalisering maakt het mogelijk om alle boekhoudkundige documenten en gegevens volledig te integreren in één workflow. Facturen, sociale en fiscale documenten, betalingen, loonfiches en andere documenten worden onmiddellijk en in één keer verwerkt. Door digitalisering verkrijg je een veel vlottere uitwisseling van documenten tussen de eigen onderneming en derden, kunnen medewerkers veel gemakkelijker informatie delen en kan je veel sneller transacties traceren.
LOPENDE DIGITALE PROJECTEN IN BEDRIJVEN Digitalisering
van processen « Du fait de la digitalisation, Aanstellen van een projectmanager les organisations changent.31% digitale transformatie Il n’y a presque plus de saisies ; 30% Mobiliteit la fonction comptable Cloud 27% se transforme en contrôleur Analytics / Big data 24% de cohérence, pour vérifier Interne sociale netwerken 23% les imports, les intégrations…»
57%
Source : PwC, Prioriteiten van de financiële directeur in 2015
>
SAMENVATTING
5
DE BOEKHOUDING • ONDERSTEUNT DIGITALISERING
DE UITDAGINGEN igitalisering moet de boekhoudkundige en D juridische regels naleven en eveneens tegemoetkomen aan de vereisten van sociale instellingen en de fiscale administratie
1
2 De eigen organisatie en de gebruikte
IT-systemen moeten evolueren zodat ze volop voordelen kunnen halen uit de digitalisering
3 Derden (klanten, leveranciers, onderaannemers)
begeleiden bij het invoeren van nieuwe processen en oplossingen om de digitalisering naar alle activiteiten van het bedrijf uit te breiden
>
SAMENVATTING
Wat heeft de boekhouding hiermee te maken? Traditioneel legt de boekhouding haar focus op de volledige conformiteit van procedures en een absoluut respect voor regels. Onder impuls van de overheid is de boekhouding echter een voorloper in de digitalisering en is ze het best geplaatst om die te leiden. Ze komt daarmee ook tegemoet aan de vraag van de overheid en zet deze om in de praktijk. Door de modernisering van de werking en het automatiseren van een aantal taken, is de bevoegdheid van de boekhouding geleidelijk uitgebreid naar financiën, lonen en fiscaliteit. Ze is hierdoor gaan samenwerken met andere afdelingen in het bedrijf. De boekhouding kreeg een leidende functie bij projecten en werd een operationele raadgever. Toch blijven er hindernissen om naar een papierloze administratie over te gaan. Archiveringsproblemen, heterogeniteit in het proces (doorsturen en valideren van gegevens), rigide reglementering en oude gewoontes van het uitvoerende management blijven belemmeringen voor een volledige digitalisering van de boekhoudkundige en financiële processen. Omdat de boekhouding elke dag de voordelen van digitalisering ondervindt, engageert ze zich meer dan anderen in het verder uitbouwen ervan en verwacht ze ook ondersteuning van softwarehuizen en overheden.
6
De Boekhouding
STIMULEERT BEVEILIGING >
SAMENVATTING
7
DE BOEKHOUDING • STIMULEERT BEVEILIGING
« Wij zijn niet langer alleen de boekhouding. We zijn de boekhouders en de informatici.» Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015« De rol van de boekhouding »
DE UITDAGINGEN
De context De boekhouding is een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Ze maakt het mogelijk om in te geven, te classificeren, cijfergegevens te registreren en rekeningen te presenteren die een correct beeld van de activa, de financiële situatie en de ondernemingsresultaten weergeven op elke afsluitdatum. Elk bedrijf moet er ook over waken dat nieuwe praktijken en digitaliseringsprocessen geen hindernis vormen of strijdig zouden zijn met de verplichtingen.
>
SAMENVATTING
1
Fraudepreventie
2 Kunnen aantonen dat men voldoet aan de regels 3 Garanderen dat gegevens bewaard worden en
leesbaar blijven
4 Toezien dat audits steeds uitgevoerd worden 5 Voldoen aan de vereisten van een belastingscontrole
8
DE BOEKHOUDING • STIMULEERT BEVEILIGING
... ...
BETALINGSFRAUDE 5 tips om zich te beveiligen
€ Invoeren
of versterken van procedures voor interne controle, onder meer door de banken erbij te betrekken.
Niet online vrijgeven van gevoelige bedrijfsinformatie (organigram van het bedrijf, enz.).
Communiceren
met medewerkers over de verschillende risico’s en waarschuwingsprocedures voorzien.
Instellen
van een validatieproces voor betalingsopdrachten en laten voorzien van een dubbele handtekening om de morele druk niet op één enkele medewerker te leggen.
Digitaliseren van papieren betaalopdrachten.
Wat heeft de boekhouding hiermee te maken? De boekhouding werkt volgens het principe van een dubbele of driedubbele controle van de facturen, wat zorgt voor nauwkeurige bedragen, hoeveelheden en ontvangen goederen zoals vermeld op de facturen van de leverancier. Met deze procedures probeert men verliezen te vermijden als gevolg van fraude of nalatigheid. De elektronische handtekening blijft een veilig alternatief, maar wordt niet veel gebruikt omdat ze te duur is. De technologieën achter de digitalisering van de financiën garanderen dat ontvangen bestanden strikt identiek zijn aan de verzonden bestanden en conform aan de België regelgeving, bijvoorbeeld over facturatie. Na de Europese richtlijn 2010/45/EU van 13 juli 2010 werd een Belgische wet goedgekeurd. Sinds 2013 heeft de elektronische factuur in België dezelfde geldigheid als een papieren factuur.
>
SAMENVATTING
Daarom moet elke factuur, ongeacht de vorm, voldoen aan vereisten voor authenticiteit, oorsprong en integriteit van de inhoud. De toename van elektronische betalingen en de internationalisering van de handel hebben echter geleid tot een nieuwe vorm van fraude waardoor steeds sterkere beveiliging nodig is. Deze veiligheidsmaatregelen hebben betrekking op de gehele betaalketen (banken, bedrijven, openbare diensten ...). De boekhouding moet er zich van verzekeren dat de elektronische bestandsformaten en de manieren van gegevensopslag conform zijn met de geldende fiscale regels en procedures. Dat verleent de boekhouding een nieuw technisch karakter.
9
De Boekhouding
ZORGT VOOR rapportering >
SAMENVATTING
10
DE BOEKHOUDING • ZORGT VOOR RAPPORTERING
« Nu wil men elk detail van het grootboek zien, om te kunnen vergelijken met het vorig boekjaar en in functie van het budget. » Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015 « De rol van de boekhouding »
De context Digitalisering zorgt ervoor dat men steeds meer soorten gegevens verzamelt, dat het genereren van indicatoren versnelt en dat men steeds vaker managementinformatie raadpleegt. Dat maakt het volledige management betrokken partij bij de volledige keten van productie tot gebruik van de bedrijfsgegevens. Door de digitalisering verwacht het management meer complexe rapporten, bij voorkeur in real-time. De boekhouding speelt hierin de belangrijkste rol en moet dus kunnen teruggrijpen naar solide software voor consolidatie en rapportering.
>
SAMENVATTING
DE UITDAGINGEN 1
lle relevante informatie binnen het bedrijf kunnen A identificeren, verzamelen en delen
2 Analytische rapportering optimaliseren 3 Forecasting voorzien om beslissingen te helpen nemen
11
DE BOEKHOUDING • ZORGT VOOR RAPPORTERING
« In het begin van mijn carrière was ik veel bezig met gegevens invoeren. Nu zorg ik voor meer gegevensanalyse dan -invoer ». Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015 « De rol van de boekhouding »
Wat heeft de boekhouding hiermee te maken? In een geïntegreerd bedrijfsbeleid is de boekhouding de belangrijkste schakel in de financiële keten bestaande uit de verschillende interne afdelingen (verkoop, inkoop, productie, logistiek), met als doel het opstellen van optimaliseringsprojecten voor de cash-flow en de budgettering. De samenwerking met collega’s en partners evolueert echter zodanig dat de boekhouding automatisch een "leverancier" van gekwalificeerde gegevens wordt, in real-time en met een groeiend aantal gesprekspartners. In begeleiding van de overgang naar digitalisering en om ervoor te zorgen dat men alles haalt uit die digitale revolutie, geeft men aan de boekhouding een strategische positie zodat ze volop kan werken aan communicatie en continue verbetering. Het financiële team nemen nieuwe rollen op, zoals "informatiearchitect" of "procesbewaker”.
>
SAMENVATTING
Naast het gebruik van traditionele rapporteringstools, is de boekhouding steeds meer geïnteresseerd in oplossingen die hen toelaten om meer analyses uit te voeren. “Met tools voor gegevensvisualisering in business intelligence-software kunnen ze bijvoorbeeld meer waarde halen uit informatie, die laten bewerken en delen met alle betrokken collega’s. Financiële teams kunnen zodoende een interactieve rol krijgen tussen de controlling en de mensen op de werkvloer.“ Pascal Corcos, partner bij PwC, verantwoordelijk voor financieel advies - citaat vermeld in een artikel van Anne del Pozo, gepubliceerd op de blog Option Finance op 18 mei 2015: “Het digitale arriveert bij de financiële experten."
12
De Boekhouding
VERHOOGT DE PRESTATIES >
SAMENVATTING
13
DE BOEKHOUDING • VERHOOGT DE PRESTATIES
« We versturen bestanden en hoeven geen gegevens in te voeren. We moeten alleen nagaan of er geen tegenstrijdigheden of fouten voorkomen. Die rechtstreekse gegevenstransfers vereenvoudigen ons werk. We zijn meer geconcentreerd en verliezen minder tijd. » Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015 « De rol van de boekhouding »
DE UITDAGINGEN
De context Vanuit managementperspectief, verhoogt de digitalisering de bedrijfsprestaties op vier manieren: • het verhoogt de productiviteit dankzij geautomatiseerde verwerking, papierloze uitwisseling en een gemakkelijke, mobiele toegang tot gegevens, • het waarborgt de betrouwbaarheid en de traceerbaarheid van de operationele activiteiten, • het stimuleert de collectieve intelligentie en geeft inzicht in problemen dankzij het delen van informatie, • het ontwikkelt het concurrentievermogen door een beter en sneller gegevensbeheer.
>
Een beter geïnformeerd, interactiever en flexibeler bedrijf verhoogt zijn waarde en zijn impact op de markt. SAMENVATTING
1
etere ervaringen en een grotere tevredenheid van B klanten bij risicobeheer, facturering en opvolging van betalingen
2 Verhoogt de productiviteit met minder kosten en/of
investeringen
3 Mobiele gegevenstoegang gebruiken in
beslissingsprocessen
4 De collectieve dynamiek gebruiken voor het creëren van
waarde en innovatie
14
DE BOEKHOUDING • VERHOOGT DE PRESTATIES
Wat heeft de boekhouding hiermee te maken? De boekhouding stuurt de facturatie en de betalingsopvolging in de meeste organisaties. Het versnellen, meer betrouwbaar maken en beter traceren van klantenbetalingen, staat centraal in hun denken. Dat geldt ook voor de risicobeoordeling, die vereenvoudigd werd dankzij een betere toegang tot historische en meer diverse gegevens. Nu de boekhouding steeds minder gegevens moet invoeren noch archiveren, verhoogt de meerwaarde van de boekhouding, zoals beheercontrole en ondersteuning bij de besluitvorming van het management. Bovendien verkrijgt de boekhouding een voorbeeldfunctie in de automatisering van taken en andere besparingen voor het bedrijf. De cloud zit achter dit nieuwe samenwerkingsmodel: de IT-systemen worden hybride en leiden tot een betere communicatie. Als voorloper in deze evolutie haalt de boekhouding vooral winst uit de vereenvoudiging van de uitwisseling van documenten met partners, de optimalisatie van de algehele responsiviteit en het creëren van nieuwe dynamieken.
>
SAMENVATTING
Nu de boekhouding in staat is om in real-time beleidsinformatie te verwerken, kan ze een nieuw licht werpen op de bedrijfsactiviteiten en kritieke punten. De medewerkers voelen zich meer betrokken bij de financiële waardeketen en in het bijzonder bij de bewaking van de cashpositie.
15€ GEMIDDELDE KOST VAN EEN PAPIEREN FACTUUR (gegevensinvoer, printen, papier, envelop, port, archivering)
4€ GEMIDDELDE KOST VAN EEN ELEKTRONISCHE FACTUUR
Bron: Orde van experten-boekhouders
15
HET DIGITALE VERANDERT DE BOEKHOUDING de veranderingen begrijpen wat zijn de uitdagingen? noodzakelijke investeringen en de opbrengsten ervan technologieën implementeren en het verwachte gebruik ervan
EVOLUTIE VAN DE PROCESSEN
EVOLUTIE VAN HET BEROEP RATIONALISEREN VAN DE MISSIE
AUTOMATISCHE GELDSTROMEN
sociale stroom (sociale secretariaten…)
fiscale stroom (BTW, Intrastat ...)
financiële stroom (SEPA betaalverkeer …) boekhoudkundige stroom (cash, banken)
ommerciële stroom c (offertes, facturen, bestelbonnen van klanten, leveringsnota’s)
• digitaliseren van de processen • gegevens in real-time gebruiken • krachtige rapportering inzetten • kosten verlagen
+ opdrachten met toegevoegde waarde • consulting • analyse • meewerken aan de bedrijfsstrategie
•v erwerkingstijden versnellen • kasstroom optimaliseren • transacties beveiligen •v ersnellen van de boekhoudkundige afsluitingen
BEVORDERING VAN HET BEROEP
+ meer interactie met de operationele teams en externe partners (banken ...)
16
DE BOEKHOUDING het hart van de digitale transformatie van elk bedrijf
BRONNEN De rol van de boekhouding Onderzoek van CXP en Sage uit juli 2015 Het digitale arriveert bij de financiële experten dossier in Option Finance van 18 mei 2015 Financiële processen van morgen en de toekomstige rol van de boekhouding gepubliceerd in 2014 door BearingPoint in opdracht van de APDC (Association Professionnelle des Directeurs Comptables d'entreprise) De digitalisering van de boekhoudkundige verwerking begrijpen artikel gepubliceerd op 2 december 2011 op de website van het CREG (Centre de Ressources en Economie-Gestion van de Academie van Versailles)
Tel. 0800/99.265
www.sage.com/be
