De bevestiging bij de jaarrekening
Meer weten? Wilt u meer weten over de bevestiging bij de jaarrekening en de rol van de accountant?
Afspraken met de accountant
Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants Antonio Vivaldistraat 28 Postbus 7984 1008 AD Amsterdam T 020 301 0 301 E
[email protected] I www.nivra.nl
© NIVRA 2008 bestelnummer 94
Neem dan contact op met de eigen accountant of met het NIVRA, de beroepsorganisatie van registeraccountants.
Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants
De bevestiging bij de jaarrekening Afspraken met de accountant De bevestiging bij de jaarrekening (ook wel ‘Letter of Representation’ genoemd) is onderdeel van het controlewerk dat door de accountant wordt verricht. Het management van de onderneming verklaart in de bevestigingsbrief dat de organisatie aan de accountant volledige en juiste gegevens heeft verstrekt. De accountant heeft goede redenen om te vragen om zo’n bevestigingsbrief. Welke dat zijn leest u in deze brochure. Waarom een bevestigingsbrief ? Ook al wordt de bevestiging bij de jaarrekening internationaal al jarenlang gebruikt, toch is enige toelichting op zijn plaats. Het bestuur van de onderneming is verant woordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. De accountant is vervolgens ver antwoordelijk voor de controle van de jaarrekening. Daarbij moeten de onderlinge afspraken helder en eenduidig zijn. In de bevestiging bij de jaarrekening worden deze afspraken nog een keer formeel bevestigd. De bevestigingsbrief is daarmee zowel in het belang van de onderneming, als in het belang van de accountant. De bevestigingsbrief wordt door de accountant specifiek gemaakt voor zijn cliënt. De accountant zal een ondernemer of bestuurder om een bevestiging bij de jaar rekening vragen om drie redenen: 1. Bevestiging van gemaakte afspraken In de meeste gevallen heeft het management al een opdrachtbevestiging ontvangen van de accountant, waarin gemaakte afspraken zijn vastgelegd. In de bevestiging bij de jaarrekening wordt hiernaar verwezen. Dat lijkt alle maal nogal formeel, maar is bedoeld om duidelijk aan te geven wat de ver antwoordelijkheden zijn van het management en van de accountant. 2. Informatieverstrekking Met de bevestiging bij de jaarrekening wil de accountant voorkomen dat misverstanden ontstaan over informatie die mondeling aan hem is verstrekt. Daarnaast wil hij zekerheid verkrijgen over de volledigheid van de aan hem ter beschikking gestelde informatie. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat de accountant nog niet geïnformeerd is over zaken die spelen en die nog niet
zijn opgenomen in de administratie, maar die wel van belang zijn voor de jaarrekening. Denk bijvoorbeeld aan recent ontvangen claims, lopende juri dische procedures of nog niet genotuleerde directiebesluiten.
Wat betekenen bepaalde begrippen in de bevestigingsbrief ? Veel voorkomende begrippen in de bevestiging bij de jaarrekening zijn:
3. Het communiceren van het niet corrigeren van fouten in de jaarrekening Als fouten in de jaarrekening zijn achtergebleven hoeven die niet altijd te worden gecorrigeerd omdat ze geen afbreuk doen aan het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant wil graag bevestigd hebben dat, volgens het management, de ongecorrigeerde fouten het getrouwe beeld van de jaarrekening niet aantasten.
Een getrouw beeld In de wet is vastgelegd dat de jaarrekening een ‘zodanig inzicht’ moet geven dat ‘een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent het vermogen en resul taat’; het wettelijk bepaalde ‘inzichtvereiste’. Dit geeft aan het management, als opsteller van de jaarrekening, enige vrijheid bij de toepassing van verslaggevings regels. Zolang er naar het oordeel van de accountant sprake is van een verant woorde keuze, zal hij de jaarrekening aanvaarden.
Voor de goede orde: de bevestiging bij de jaarrekening betekent niet dat de accoun tant minder hoeft te controleren. Er is ook geen sprake van beperking van zijn aan sprakelijkheid. Wettelijk is bepaald dat de jaarrekening het verantwoordingstuk van het management is. Het management moet daarom van mening zijn dat die jaar rekening, waar de accountant een verklaring bij afgeeft, een goede weergave van de werkelijkheid is. Dat is pas vast te stellen op het moment dat de jaarrekening bijna gereed is. Daarom vraagt de accountant aan het management om die verantwoor delijkheid te bevestigen.
Materieel belang Gebruikers van jaarrekeningen baseren hun beslissingen op het algemene beeld dat zij van de jaarrekening hebben. Daarbij hanteren ze bepaalde marges. Dat betekent dat de jaarrekening niet foutloos hoeft te zijn. Maar als een fout belangrijke invloed heeft op de beslissing van de gebruiker van een jaarrekening, dan is die fout ‘mate rieel’ en moet een correctie volgen. De ‘foutenmarge’ is afhankelijk van een aantal factoren, die verschillen per onderneming. Denk bijvoorbeeld aan de grootte van de onderneming, of dat deze moet voldoen aan bepaalde wettelijke voorschriften.
Verloop van het proces Wanneer komt de bevestigingsbrief aan de orde? Het is belangrijk dat het management en de accountant de bevestiging bij de jaarrekening al in een vroeg stadium van de controle bespreken. De accountant kan dan de nodige toelichting geven en specifieke aspecten van de cliënt in de brief opnemen. De inhoud kan aangepast worden op basis van tijdens de controle verkregen informatie.
Fraude Fraude is een serieuze zaak, want een onderneming kan er flink door worden be nadeeld; meestal financieel en vaak ook qua reputatie. De accountant kan bij de controle van de jaarrekening op fraude stuiten, of fraude vermoeden. Maar fraude kan ook zo goed verborgen zijn dat de accountant het bij de controle niet ontdekt, ook al is hij getraind alert te zijn op fraudesignalen. Bij wettelijke controles is de accountant verplicht bij fraude altijd in actie te komen. Als de accountant bijvoor beeld op verkeerde waarderingen in de jaarrekening stuit, is hij verplicht de leiding van de onderneming daarop te wijzen. In het kader van de bevestigingsbrief vraagt de accountant of het management be kend is met (mogelijke) fraude en met risico’s op fraude binnen de onderneming.
Hoe moet de bevestigingsbrief worden gedateerd? De accountant zal het management vragen om de bevestiging te verstrekken op de dag waarop hij zijn accountantsverklaring dateert. Dat heeft te maken met de verplichting van de accountant om tot die datum alle gebeurtenissen te signaleren die van invloed zijn op de jaarrekening of daarin nog moeten worden vermeld. Wie moet er tekenen? De accountant zal in de meeste gevallen de algemeen directeur en de financieel directeur vragen om de schriftelijke bevestiging te ondertekenen. Maar in be paalde situaties kan hij er voor kiezen een schriftelijke bevestiging van andere functionarissen te vragen.
Continuïteit In de bevestigingsbrief wordt alleen een passage over continuïteit opgenomen als sprake is van ernstige twijfel over het voortbestaan van de onderneming. In dat geval moet de accountant een bevestiging krijgen van de plannen van de onderneming voor de toekomst. Denk aan het verkrijgen van extra financiering of het verkopen van bepaalde bedrijfsonderdelen. Daarmee krijgt de accountant meer inzicht in de overlevingskansen.
De bevestiging bij de jaarrekening Afspraken met de accountant De bevestiging bij de jaarrekening (ook wel ‘Letter of Representation’ genoemd) is onderdeel van het controlewerk dat door de accountant wordt verricht. Het management van de onderneming verklaart in de bevestigingsbrief dat de organisatie aan de accountant volledige en juiste gegevens heeft verstrekt. De accountant heeft goede redenen om te vragen om zo’n bevestigingsbrief. Welke dat zijn leest u in deze brochure. Waarom een bevestigingsbrief ? Ook al wordt de bevestiging bij de jaarrekening internationaal al jarenlang gebruikt, toch is enige toelichting op zijn plaats. Het bestuur van de onderneming is verant woordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. De accountant is vervolgens ver antwoordelijk voor de controle van de jaarrekening. Daarbij moeten de onderlinge afspraken helder en eenduidig zijn. In de bevestiging bij de jaarrekening worden deze afspraken nog een keer formeel bevestigd. De bevestigingsbrief is daarmee zowel in het belang van de onderneming, als in het belang van de accountant. De bevestigingsbrief wordt door de accountant specifiek gemaakt voor zijn cliënt. De accountant zal een ondernemer of bestuurder om een bevestiging bij de jaar rekening vragen om drie redenen: 1. Bevestiging van gemaakte afspraken In de meeste gevallen heeft het management al een opdrachtbevestiging ontvangen van de accountant, waarin gemaakte afspraken zijn vastgelegd. In de bevestiging bij de jaarrekening wordt hiernaar verwezen. Dat lijkt alle maal nogal formeel, maar is bedoeld om duidelijk aan te geven wat de ver antwoordelijkheden zijn van het management en van de accountant. 2. Informatieverstrekking Met de bevestiging bij de jaarrekening wil de accountant voorkomen dat misverstanden ontstaan over informatie die mondeling aan hem is verstrekt. Daarnaast wil hij zekerheid verkrijgen over de volledigheid van de aan hem ter beschikking gestelde informatie. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat de accountant nog niet geïnformeerd is over zaken die spelen en die nog niet
zijn opgenomen in de administratie, maar die wel van belang zijn voor de jaarrekening. Denk bijvoorbeeld aan recent ontvangen claims, lopende juri dische procedures of nog niet genotuleerde directiebesluiten.
Wat betekenen bepaalde begrippen in de bevestigingsbrief ? Veel voorkomende begrippen in de bevestiging bij de jaarrekening zijn:
3. Het communiceren van het niet corrigeren van fouten in de jaarrekening Als fouten in de jaarrekening zijn achtergebleven hoeven die niet altijd te worden gecorrigeerd omdat ze geen afbreuk doen aan het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant wil graag bevestigd hebben dat, volgens het management, de ongecorrigeerde fouten het getrouwe beeld van de jaarrekening niet aantasten.
Een getrouw beeld In de wet is vastgelegd dat de jaarrekening een ‘zodanig inzicht’ moet geven dat ‘een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent het vermogen en resul taat’; het wettelijk bepaalde ‘inzichtvereiste’. Dit geeft aan het management, als opsteller van de jaarrekening, enige vrijheid bij de toepassing van verslaggevings regels. Zolang er naar het oordeel van de accountant sprake is van een verant woorde keuze, zal hij de jaarrekening aanvaarden.
Voor de goede orde: de bevestiging bij de jaarrekening betekent niet dat de accoun tant minder hoeft te controleren. Er is ook geen sprake van beperking van zijn aan sprakelijkheid. Wettelijk is bepaald dat de jaarrekening het verantwoordingstuk van het management is. Het management moet daarom van mening zijn dat die jaar rekening, waar de accountant een verklaring bij afgeeft, een goede weergave van de werkelijkheid is. Dat is pas vast te stellen op het moment dat de jaarrekening bijna gereed is. Daarom vraagt de accountant aan het management om die verantwoor delijkheid te bevestigen.
Materieel belang Gebruikers van jaarrekeningen baseren hun beslissingen op het algemene beeld dat zij van de jaarrekening hebben. Daarbij hanteren ze bepaalde marges. Dat betekent dat de jaarrekening niet foutloos hoeft te zijn. Maar als een fout belangrijke invloed heeft op de beslissing van de gebruiker van een jaarrekening, dan is die fout ‘mate rieel’ en moet een correctie volgen. De ‘foutenmarge’ is afhankelijk van een aantal factoren, die verschillen per onderneming. Denk bijvoorbeeld aan de grootte van de onderneming, of dat deze moet voldoen aan bepaalde wettelijke voorschriften.
Verloop van het proces Wanneer komt de bevestigingsbrief aan de orde? Het is belangrijk dat het management en de accountant de bevestiging bij de jaarrekening al in een vroeg stadium van de controle bespreken. De accountant kan dan de nodige toelichting geven en specifieke aspecten van de cliënt in de brief opnemen. De inhoud kan aangepast worden op basis van tijdens de controle verkregen informatie.
Fraude Fraude is een serieuze zaak, want een onderneming kan er flink door worden be nadeeld; meestal financieel en vaak ook qua reputatie. De accountant kan bij de controle van de jaarrekening op fraude stuiten, of fraude vermoeden. Maar fraude kan ook zo goed verborgen zijn dat de accountant het bij de controle niet ontdekt, ook al is hij getraind alert te zijn op fraudesignalen. Bij wettelijke controles is de accountant verplicht bij fraude altijd in actie te komen. Als de accountant bijvoor beeld op verkeerde waarderingen in de jaarrekening stuit, is hij verplicht de leiding van de onderneming daarop te wijzen. In het kader van de bevestigingsbrief vraagt de accountant of het management be kend is met (mogelijke) fraude en met risico’s op fraude binnen de onderneming.
Hoe moet de bevestigingsbrief worden gedateerd? De accountant zal het management vragen om de bevestiging te verstrekken op de dag waarop hij zijn accountantsverklaring dateert. Dat heeft te maken met de verplichting van de accountant om tot die datum alle gebeurtenissen te signaleren die van invloed zijn op de jaarrekening of daarin nog moeten worden vermeld. Wie moet er tekenen? De accountant zal in de meeste gevallen de algemeen directeur en de financieel directeur vragen om de schriftelijke bevestiging te ondertekenen. Maar in be paalde situaties kan hij er voor kiezen een schriftelijke bevestiging van andere functionarissen te vragen.
Continuïteit In de bevestigingsbrief wordt alleen een passage over continuïteit opgenomen als sprake is van ernstige twijfel over het voortbestaan van de onderneming. In dat geval moet de accountant een bevestiging krijgen van de plannen van de onderneming voor de toekomst. Denk aan het verkrijgen van extra financiering of het verkopen van bepaalde bedrijfsonderdelen. Daarmee krijgt de accountant meer inzicht in de overlevingskansen.
De bevestiging bij de jaarrekening Afspraken met de accountant De bevestiging bij de jaarrekening (ook wel ‘Letter of Representation’ genoemd) is onderdeel van het controlewerk dat door de accountant wordt verricht. Het management van de onderneming verklaart in de bevestigingsbrief dat de organisatie aan de accountant volledige en juiste gegevens heeft verstrekt. De accountant heeft goede redenen om te vragen om zo’n bevestigingsbrief. Welke dat zijn leest u in deze brochure. Waarom een bevestigingsbrief ? Ook al wordt de bevestiging bij de jaarrekening internationaal al jarenlang gebruikt, toch is enige toelichting op zijn plaats. Het bestuur van de onderneming is verant woordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. De accountant is vervolgens ver antwoordelijk voor de controle van de jaarrekening. Daarbij moeten de onderlinge afspraken helder en eenduidig zijn. In de bevestiging bij de jaarrekening worden deze afspraken nog een keer formeel bevestigd. De bevestigingsbrief is daarmee zowel in het belang van de onderneming, als in het belang van de accountant. De bevestigingsbrief wordt door de accountant specifiek gemaakt voor zijn cliënt. De accountant zal een ondernemer of bestuurder om een bevestiging bij de jaar rekening vragen om drie redenen: 1. Bevestiging van gemaakte afspraken In de meeste gevallen heeft het management al een opdrachtbevestiging ontvangen van de accountant, waarin gemaakte afspraken zijn vastgelegd. In de bevestiging bij de jaarrekening wordt hiernaar verwezen. Dat lijkt alle maal nogal formeel, maar is bedoeld om duidelijk aan te geven wat de ver antwoordelijkheden zijn van het management en van de accountant. 2. Informatieverstrekking Met de bevestiging bij de jaarrekening wil de accountant voorkomen dat misverstanden ontstaan over informatie die mondeling aan hem is verstrekt. Daarnaast wil hij zekerheid verkrijgen over de volledigheid van de aan hem ter beschikking gestelde informatie. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat de accountant nog niet geïnformeerd is over zaken die spelen en die nog niet
zijn opgenomen in de administratie, maar die wel van belang zijn voor de jaarrekening. Denk bijvoorbeeld aan recent ontvangen claims, lopende juri dische procedures of nog niet genotuleerde directiebesluiten.
Wat betekenen bepaalde begrippen in de bevestigingsbrief ? Veel voorkomende begrippen in de bevestiging bij de jaarrekening zijn:
3. Het communiceren van het niet corrigeren van fouten in de jaarrekening Als fouten in de jaarrekening zijn achtergebleven hoeven die niet altijd te worden gecorrigeerd omdat ze geen afbreuk doen aan het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant wil graag bevestigd hebben dat, volgens het management, de ongecorrigeerde fouten het getrouwe beeld van de jaarrekening niet aantasten.
Een getrouw beeld In de wet is vastgelegd dat de jaarrekening een ‘zodanig inzicht’ moet geven dat ‘een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent het vermogen en resul taat’; het wettelijk bepaalde ‘inzichtvereiste’. Dit geeft aan het management, als opsteller van de jaarrekening, enige vrijheid bij de toepassing van verslaggevings regels. Zolang er naar het oordeel van de accountant sprake is van een verant woorde keuze, zal hij de jaarrekening aanvaarden.
Voor de goede orde: de bevestiging bij de jaarrekening betekent niet dat de accoun tant minder hoeft te controleren. Er is ook geen sprake van beperking van zijn aan sprakelijkheid. Wettelijk is bepaald dat de jaarrekening het verantwoordingstuk van het management is. Het management moet daarom van mening zijn dat die jaar rekening, waar de accountant een verklaring bij afgeeft, een goede weergave van de werkelijkheid is. Dat is pas vast te stellen op het moment dat de jaarrekening bijna gereed is. Daarom vraagt de accountant aan het management om die verantwoor delijkheid te bevestigen.
Materieel belang Gebruikers van jaarrekeningen baseren hun beslissingen op het algemene beeld dat zij van de jaarrekening hebben. Daarbij hanteren ze bepaalde marges. Dat betekent dat de jaarrekening niet foutloos hoeft te zijn. Maar als een fout belangrijke invloed heeft op de beslissing van de gebruiker van een jaarrekening, dan is die fout ‘mate rieel’ en moet een correctie volgen. De ‘foutenmarge’ is afhankelijk van een aantal factoren, die verschillen per onderneming. Denk bijvoorbeeld aan de grootte van de onderneming, of dat deze moet voldoen aan bepaalde wettelijke voorschriften.
Verloop van het proces Wanneer komt de bevestigingsbrief aan de orde? Het is belangrijk dat het management en de accountant de bevestiging bij de jaarrekening al in een vroeg stadium van de controle bespreken. De accountant kan dan de nodige toelichting geven en specifieke aspecten van de cliënt in de brief opnemen. De inhoud kan aangepast worden op basis van tijdens de controle verkregen informatie.
Fraude Fraude is een serieuze zaak, want een onderneming kan er flink door worden be nadeeld; meestal financieel en vaak ook qua reputatie. De accountant kan bij de controle van de jaarrekening op fraude stuiten, of fraude vermoeden. Maar fraude kan ook zo goed verborgen zijn dat de accountant het bij de controle niet ontdekt, ook al is hij getraind alert te zijn op fraudesignalen. Bij wettelijke controles is de accountant verplicht bij fraude altijd in actie te komen. Als de accountant bijvoor beeld op verkeerde waarderingen in de jaarrekening stuit, is hij verplicht de leiding van de onderneming daarop te wijzen. In het kader van de bevestigingsbrief vraagt de accountant of het management be kend is met (mogelijke) fraude en met risico’s op fraude binnen de onderneming.
Hoe moet de bevestigingsbrief worden gedateerd? De accountant zal het management vragen om de bevestiging te verstrekken op de dag waarop hij zijn accountantsverklaring dateert. Dat heeft te maken met de verplichting van de accountant om tot die datum alle gebeurtenissen te signaleren die van invloed zijn op de jaarrekening of daarin nog moeten worden vermeld. Wie moet er tekenen? De accountant zal in de meeste gevallen de algemeen directeur en de financieel directeur vragen om de schriftelijke bevestiging te ondertekenen. Maar in be paalde situaties kan hij er voor kiezen een schriftelijke bevestiging van andere functionarissen te vragen.
Continuïteit In de bevestigingsbrief wordt alleen een passage over continuïteit opgenomen als sprake is van ernstige twijfel over het voortbestaan van de onderneming. In dat geval moet de accountant een bevestiging krijgen van de plannen van de onderneming voor de toekomst. Denk aan het verkrijgen van extra financiering of het verkopen van bepaalde bedrijfsonderdelen. Daarmee krijgt de accountant meer inzicht in de overlevingskansen.
De bevestiging bij de jaarrekening
Meer weten? Wilt u meer weten over de bevestiging bij de jaarrekening en de rol van de accountant?
Afspraken met de accountant
Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants Antonio Vivaldistraat 28 Postbus 7984 1008 AD Amsterdam T 020 301 0 301 E
[email protected] I www.nivra.nl
© NIVRA 2008 bestelnummer 94
Neem dan contact op met de eigen accountant of met het NIVRA, de beroepsorganisatie van registeraccountants.
Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants
De bevestiging bij de jaarrekening
Meer weten? Wilt u meer weten over de bevestiging bij de jaarrekening en de rol van de accountant?
Afspraken met de accountant
Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants Antonio Vivaldistraat 28 Postbus 7984 1008 AD Amsterdam T 020 301 0 301 E
[email protected] I www.nivra.nl
© NIVRA 2008 bestelnummer 94
Neem dan contact op met de eigen accountant of met het NIVRA, de beroepsorganisatie van registeraccountants.
Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants
