De belangrijkste regels op een rij. Tweede versie. Bewust integer. Bewust integer. Tweede versie. Handreiking voor verantwoord handelen

De belangrijkste regels op een rij

Tweede versie

Bewust integer Bewust integer Tweede versie Handreiking voor verantwoord handelen

359100_deel_1_handreiking_v4.qxp

03-04-2007

11:06

Pagina 1

Bewust integer Tweede versie

Handreiking voor verantwoord handelen

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Den Haag, april 2007


03-04-2007

11:06

Pagina 2

Inhoudsopgave

Voorwoord

4

Dilemma

7

Waarom een VenW gedragscode

8

Dilemma

11

Het gebruik van de VenW gedragscode

12

Dilemma

15

Ben ik integer?

16

Dilemma

19

Vier criteria

20

Dilemma

23


03-04-2007

11:06

Pagina 4

Voorwoord bewust integer Verkeer en Waterstaat staat midden in de samenleving.

Deze gedragscode is niet het enige hulpmiddel bij

Ons werk is overal zichtbaar in Nederland: wij gaan

integer handelen. VenW heeft een netwerk van

over de openbare weg, het spoor, de kanalen, de dijken

coördinatoren Integriteit en een VenW-breed vangnet

en de vliegroutes in de lucht. Het werk dat wij doen

aan vertrouwenspersonen op het gebied van integriteit

heeft een groot publiek belang: het raakt mensen.

en ongewenste omgangsvormen. Hiernaast worden er

Onze omgeving verwacht dat wij integer omgaan met

regelmatig integriteitsbijeenkomsten en masterclasses

deze verantwoordelijkheid. VenW hecht veel belang

georganiseerd, waar ook jij voor bent uitgenodigd.

aan dit vertrouwen. Onze acties moeten wij kunnen verantwoorden. Niet alleen aan het parlement, maar

Integriteit leeft in onze organisatie. De behoefte

ook direct aan de samenleving.

aan een geactualiseerde versie van de gedragscode bewijst dat. VenW is een open, professionele

Integriteit gaat over normen voor gedrag. Iedereen weet

organisatie, waar ruimte is om elkaar op gedrag aan

wat ongeveer wel en wat niet kan. Maar wat de ene

te spreken. Gebruik de gedragscode 'Bewust integer'

persoon afkeurt, kan voor de ander acceptabel lijken.

hierbij als vertrekpunt!

Heldere afspraken en duidelijke spelregels zijn daarom belangrijk. De gedragscode 'Bewust integer' biedt alle

Integriteit is en blijft voor VenW de normaalste zaak

VenW'ers handvatten om integer te werk te gaan.

van de wereld.

Maar het is geen toverboek met formules dat moeilijke integriteitsdilemma's even voor je oplost. Integriteit is levende materie en krijgt inhoud door de keuzes die mensen maken. De gedragscode is daarom een handreiking voor verantwoord handelen. Aan de hand van vier criteria en de regels in dit boekje kun je toetsen of je integer omgaat met een dilemma. Daarbij vind ik het belangrijk dat je hierover samen het gesprek aangaat. Wim Kuijken Secretaris-Generaal

4

Bewust integer

5

Bewust integer


03-04-2007

11:06

Pagina 6

Dilemma

Ik werk als projectleider bij de Bouwdienst van RWS.

Voor een groot project moeten de diensten worden

ingehuurd van een IT-bedrijf.

De aanbestedingsprocedure is precies volgens de

regels verlopen. Het toeval wil dat mijn vriendin bij

het relatief kleine bedrijfje werkt dat als beste uit de

bus komt. Vanwege mijn specifieke expertise met dit

grote project kan ik onmogelijk het project overdragen

aan een collega.

Wat staat me te doen?

6

7


03-04-2007

11:06

Pagina 8

Waarom een VenW gedragscode Als medewerkers van VenW bepalen wij in belangrijke

Binnen VenW bestaat een aantal integriteitsregels, dat

mate het gezicht van de rijksoverheid. In de wijze waarop

bepalend is voor ons gedrag en handelen. Deze regels

wij besluiten nemen die burgers raken, in de manier

geven ook naar buiten toe duidelijkheid welk gedrag

waarop wij optreden naar buiten, ja zelfs hoe wij ons

van medewerkers van VenW verwacht mag worden.

gedragen buiten diensttijd. Om onze integriteit te

Deze gedragscode zet de regels, geordend naar drie

waarborgen, moeten wij steeds de grens bewaken tussen

basisthema’s, op een rij.

gewenst en ongewenst gedrag. Maar verantwoord handelen bestaat niet alleen uit Integriteit is een kwaliteitskenmerk voor het functioneren

het stellen en naleven van regels. Er doen zich dagelijks

van ons ministerie en voor de medewerkers ervan.

situaties voor die niet door een concrete regel kunnen

Het geeft de mate van onkreukbaarheid en betrouwbaarheid

worden afgedekt. Dan komt het aan op afwegen hoe

aan en is tegelijkertijd een maatstaf of iemand zich inderdaad

te handelen. Deze gedragscode geeft daarvoor een

laat leiden door de normen en waarden die kenmerkend zijn

handreiking: vier criteria die jou kunnen helpen bij het

voor goed ambtenaarschap. Onze omgeving mag erop

nemen van beslissingen.

vertrouwen dat de overheid in de uitoefening van haar taak niet alleen effectief en efficiënt is, maar ook betrouwbaar, zorgvuldig en eerlijk.

8

Bewust integer

9

Bewust integer


03-04-2007

11:06

Pagina 10

Dilemma

Ik ben inspecteur bij VenW. Regelmatig heb ik

contact met dezelfde aannemer. Gisteren heb

ik iemand van deze aannemer terloops vermeld dat

mijn dak lekt. Wanneer ik thuis kom, komt mijn

vrouw mij enthousiast tegemoet. ‘Dat heb je nu eens

snel geregeld!’. Het blijkt dat medewerkers van de

aannemer waarmee ik als inspecteur te maken heb

vanmorgen spontaan mijn dak hebben gerepareerd.


10

11


03-04-2007

11:06

Pagina 12

Het gebruik van de gedragscode

Aan iedere beslissing zijn gevolgen verbonden:

Grijs gebied

voor jezelf, voor anderen en voor de organisatie.

Regels bepalen precies wat je mag doen en wat niet;

Het doel van deze gedragscode is dat je regelmatig

ze geven duidelijke grenzen aan. Tussen die grenzen

stilstaat bij de morele kant van je handelen en dat

is een grijs gebied dat niet in juridische termen is weer

mogelijke dilemma's in een zo vroeg mogelijk

te geven. De gedragscode biedt een houvast bij het

stadium met bijvoorbeeld collega's worden gedeeld:

maken van afwegingen en op basis hiervan nemen

hou een probleem niet voor jezelf.

van beslissingen in dit grijze gebied. Het is een handreiking voor integer handelen. Uiteindelijk ben

Aan de vier criteria en de regels in deze gedragscode

je zelf verantwoordelijk voor de keuzes die je maakt;

kun je beslissingen toetsen. Door hierover een gesprek

de gedragscode kun je gebruiken als hulpmiddel.

met collega's en leidinggevende niet uit de weg gaan ben je bewust bezig met de vraag of je integer handelt. Daarmee geef je de term 'integer' betekenis.

12

Bewust integer

13

Bewust integer


03-04-2007

11:06

Pagina 14

Dilemma

Ik werk op de afdeling Financiën van VenW.

Ik ontvang een factuur van een medewerker

voor het verzorgen van een training.

Waarschijnlijk is hij op zijn vrije dag ingehuurd

om over zijn specialisme een cursus te verzorgen.

Eerder heeft deze medewerker zelf dure cursussen

op kosten van VenW op dit gebied gevolgd.


14

15


03-04-2007

11:06

Pagina 16

Ben ik integer?

Integer is een ingewikkeld begrip. Vraag diverse mensen

Van belang is dan dat je in ieder geval alert bent; dat je

wat zij integer vinden en je krijgt allerlei verschillende

je bewust bent van de morele kant van jouw handelen.

antwoorden. Dat maakt het moeilijk integer te handelen.

De vier criteria en de integriteitsregels helpen je daarbij.

Makkelijker is het om lastige beslissingen die je gaat nemen te toetsen aan bepaalde criteria. Op die

Bij twijfel bespreken

manier ben je bewust bezig met de vraag of je integer

Twijfel je hoe te handelen? Vind je het moeilijk om een

handelt. Natuurlijk blijf je altijd zelf verantwoordelijk

afweging te maken? Biedt de gedragscode niet genoeg

voor jouw handelen.

houvast? Dan is het zinvol om jouw twijfels te bespreken met anderen. Dat kan een collega zijn, maar ook je

Criteria

leidinggevende. Leg jouw dilemma voor aan anderen.

Er zijn vier criteria die jou kunnen helpen bij het

Andere mensen vormen meestal een uitstekende

nemen van beslissingen: verantwoordelijk, onafhankelijk,

toetssteen voor beslissingen. Kom je er ook in gesprek

betrouwbaar en zorgvuldig. Het zijn vrij abstracte

met je collega's en je leidinggevende niet uit, dan kun

begrippen, waardoor ze toepasbaar zijn op sterk

je terecht bij een vertrouwenspersoon.

uiteenlopende situaties. Sta je voor een lastige beslissing? Ga dan eens na of jouw keuze past binnen

Toets regelmatig je keuze

de vier criteria die op pagina 20 en 21 zijn uitgewerkt.

Ook als er geen sprake (b)lijkt te zijn van integriteitdilemma's is het goed om stil te staan bij de

Alert zijn

vraag of je integer handelt. Ga dus regelmatig na of de

Het is niet altijd even makkelijk om integer te handelen.

wijze waarop je handelt en de beslissingen die jij neemt,

Ook als alle alternatieven goed zijn, moet je toch een

passen binnen de vier criteria. Aan de hand van de

keuze maken. En soms moet je juist kiezen uit twee kwaden.

integriteitregels en vier criteria kun je toetsen of jouw

De praktijk is weerbarstig. Niet altijd is het mogelijk om te

keuze de juiste is. Samen vormen ze een houvast bij het

handelen binnen de grenzen van de vier criteria. En niet

nemen van beslissingen.

altijd vind je het antwoord op een dilemma binnen de regels. Het kan zelfs gebeuren dat de beslissing waar je voor staat zo ingewikkeld is, dat de criteria botsen.

Dilemma 16

Bewust integer

17

Bewust integer


03-04-2007

11:06

Pagina 18

Dilemma Als beleidsmedewerker van RWS ben ik op de hoogte

van vertrouwelijke politiek-bestuurlijke informatie.

Sinds gisteren weet ik dat de aanleg van een spoorlijn

niet doorgaat. Mijn broer, een ondernemer, staat op

het punt flink te investeren in een bedrijfsterrein,

waarbij gerekend wordt op de extra bedrijvigheid

die de geplande spoorlijn met zich mee zal brengen.

Na enkele financiële tegenvallers betekent een nieuwe

strop het faillissement van mijn broer.


18

Bewust integer

19


03-04-2007

11:06

Pagina 20

Vier criteria Verantwoordelijk

Betrouwbaar

Verantwoordelijk zijn betekent dat je aanspreekbaar bent

Betrouwbaar zijn betekent dat anderen weten wat ze

op de beslissingen die je zelf neemt. Een ander kan bij jou

van je kunnen verwachten. Iemand die betrouwbaar is,

terecht voor uitleg over jouw handelen.

kiest ervoor om helder en duidelijk te zijn in het contact

Je bent verantwoordelijk voor alles wat je zelf doet.

met anderen. Als je betrouwbaar bent, hou je je aan je

Daarnaast heeft dit criterium te maken met het gedrag

afspraken. Als het een keer gebeurt dat je je niet

van anderen. Je kunt je ook verantwoordelijk voelen voor

aan je afspraken houdt, kun je aan anderen uitleggen

datgene wat anderen doen, zoals collega's en derden.

waardoor dat komt.

Je kunt anderen daarop aanspreken. Weten anderen waar ze bij jou aan toe zijn? Stel, je staat voor een beslissing.

Ben je duidelijk over de keuzes die je maakt en kun je

Durf je de verantwoordelijkheid te nemen voor jouw

je beslissingen onderbouwen? Je bent betrouwbaar als

beslissing? Ben je aanspreekbaar op jouw handelen?

anderen op je kunnen rekenen en je kunnen vertrouwen.

Neem je de verantwoordelijkheid om anderen op hun handelen aan te spreken als dat nodig is? Je handelt

Zorgvuldig

verantwoordelijk als je aanspreekbaar bent op de keuzes

Zorgvuldig zijn betekent dat je aandacht hebt voor wat je

die je maakt.

doet. Je bent zorgvuldig als je alles wat je weet gebruikt bij het nemen van beslissingen. Zorgvuldig ben je ook als

Onafhankelijk

je bij het nemen van een beslissing rekening houdt met

Iemand die onafhankelijk is, behandelt ieder ander gelijk.

anderen. Iemand die zorgvuldig is, toont respect voor

Onafhankelijk zijn betekent dat je niet gevoelig bent voor

anderen bij het maken van keuzes.

oneigenlijke beïnvloeding. Onafhankelijk zijn betekent ook dat jij in je functie binnen de formeel toegestane speelruimte

Weeg je alle gevolgen en alternatieven af voordat je een

eigen keuzes maakt en zelf beslissingen neemt.

beslissing neemt? Bedenk je daarbij ook welke gevolgen jouw keuze heeft voor alle betrokkenen?

Neem jij beslissingen binnen formeel toegestane speelruimte?

Je bent zorgvuldig als je weloverwogen en gewetensvol

Kun je jouw beslissingen aan iedereen uitleggen?

beslissingen neemt.

Maak je keuzes op basis van je eigen overwegingen?

20

Bewust integer

21

Bewust integer


03-04-2007

11:06

Pagina 22

Dilemma

Ik ben beleidsmedewerker bij VenW en zie dat in een

nota aan de minister belangrijke informatie ontbreekt.

Deze informatie werp een ander licht op de

kosten van het project. Mijn leidinggevende weigert

de informatie toe te voegen.


22

23

359100_deel_2regels_v4.qxd

03-04-2007

10:17

Pagina 1

Bewust integer Tweede versie

De belangrijkste regels op een rij

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Den Haag, april 2007


03-04-2007

10:17

Pagina 2

Inhoudsopgave

a.

De belangrijkste integriteitregels op een rij

4

Onafhankelijkheid van medewerkers

5

1

6

Aanvaarden van geschenken/giften, uitnodigingen voor feestelijke bijeenkomsten/excursies, aannemen van steekpenningen

2

(voordeel door) Kortingsregelingen

8

3

(melden, verbieden, registreren van)

9

Nevenwerkzaamheden 4

Congressen en symposia/commerciële activiteiten

10

5

Financiële belangenverstrengeling/bezit van

11

en transacties met effecten

b.

6

Inkoop en aanbesteding

12

7

(tegengaan) Draaideurconstructie

13

Grondhouding/eigen gedrag

14

8

15

Bedrijfsmiddelen en -eigendommen/E-mail, inter- en intranet

9

c.

Geheimhoudingsplicht

16

10

Afleggen eed en belofte/geheimhoudingverklaring

18

11

Goed ambtenaarschap

19

Management-instrumenten

20

12

Screening bij personen indiensttreding en verplaatsing

21

13

Kwetsbare functies

22

14

(ambtelijke) Ordemaatregelen en sancties

23

15

Het melden van (vermoedens van) onregelmatigheden

24

16

(klachtenregeling) Ongewenste omgangsvormen

26

Colofon

27

Dilemma

29


03-04-2007

10:17

Pagina 4

De belangrijkste integriteitregels op een rij

In dit deel van de gedragscode staan de belangrijkste integriteitregels

a

van VenW. Deze zijn grotendeels gebaseerd op bestaande formele VenW-circulaires en aanschrijvingen. Bij sommige onderwerpen staan relevante (aanvullende) spelregels die in meerdere gedragscodes

Onafhankelijkheid

van VenW-dienstonderdelen terugkomen. Per dienstonderdeel kunnen bepaalde onderwerpen nog specifieker zijn uitgewerkt.

van medewerkers

De regels zijn onderverdeeld in/gericht op een drietal basisthema's: ~ regels gerelateerd aan de waarborging van de onafhankelijkheid van medewerkers

~ regels gerelateerd aan de grondhouding/het eigen gedrag van medewerkers

~ regels gerelateerd aan management-instrumenten

Intranet De volledige teksten van de in de gedragscode aangehaalde personele regelingen alsmede de namen van de vertrouwenspersonen integriteit/ongewenste omgangsvormen en de coördinatoren integriteit zijn te vinden op de personeelssite van VenW. De diverse regelingen betreffende inkoop en aanbesteding zijn te vinden op de inkoopsite.

4

5


03-04-2007

10:17

Pagina 6

Aanvaarden van geschenken/giften, uitnodigingen voor feestelijke bijeenkomsten/excursies, aannemen van steekpenningen

1

Er kunnen risico's kleven aan het aanvaarden van geschenken.

Uitnodigingen voor excursies en feestelijke bijeenkomsten zoals

Kernpunt is dat je je onafhankelijkheid waarborgt. Onder omstandigheden

theaterbezoek, sportevenementen, opleverbijeenkomsten bespreek

is het aanvaarden van een geschenk toelaatbaar. Wanneer je een

je altijd eerst met je leidinggevende of in het werkoverleg.

geschenk aanvaardt, is het van belang dat je dit in openheid doet en dat je geschenken nooit op jouw huisadres ontvangt.

Uiteraard mag je in geen enkel geval steekpenningen aannemen of de verstrekking van steekpenningen uitlokken.

Belangrijk is het om bij elk geschenk, ongeacht de waarde daarvan, na te gaan of er een 'tegenprestatie' (nu of in de toekomst, direct of

Deze (beleids-)regel is neergelegd in:

indirect) aan verbonden is. De omstandigheden bij de aanbieding van

~ Artikel 64 ARAR

een geschenk spelen daarbij een belangrijke rol: waarvoor wordt ~ BZK-brief nr. AD 1999/U-75958 d.d. 14/7/1999

bijvoorbeeld iets gegeven, op welk moment wordt iets aangeboden (lopen er bijvoorbeeld net contractonderhandelingen), betreft het een

Vaststelling uniform maximumbedrag inzake aanvaarding van

incidenteel geval of is er al vaker sprake geweest van een cadeau door

geschenken door rijksambtenaren

dezelfde relatie (is er dus een patroon), zijn er ook andere collega's die ~ RWS-brief nr. HKW 2003/8158 d.d. 27/8/2003

van dezelfde relatie geschenken ontvangen, wat is de waarde van het geschenk. Kortom, maak een goede afweging.

Relaties met het bedrijfsleven

Een geschenk of een aanbieding met een waarde van € 50,- of meer mag je niet aanvaarden. Aanvaarding van een geschenk met een lagere waarde dan € 50,- mag echter geen automatisme zijn. Het kan zijn, dat ook díe moet worden geweigerd, bijvoorbeeld omdat aanvaarding van een dergelijke gift jouw objectiviteit, nu of in de toekomst, kan beïnvloeden. Meld altijd de ontvangst van een geschenk of aanbieding aan je leidinggevende. Giften of aanbiedingen die onacceptabel zijn, stuur je terug.

De kosten van uitstapjes, reizen, lunches, diners e.d. mogen niet door derden worden betaald, maar die declareer je bij het ministerie.

6


7


03-04-2007

10:17

Pagina 8

(voordeel door) Kortingsregelingen

(melden, verbieden, registreren van) Nevenwerkzaamheden

2

3

Het kan voorkomen dat bedrijven aan VenW'ers, die voor het

Wanneer je naast je werk bij VenW (betaald of onbetaald) andere

ministerie zakelijke contacten met die bedrijven onderhouden, op de

werkzaamheden verricht, dan kan het zijn dat je verplicht bent deze

persoon gerichte aanbiedingen doen zoals een weekendverblijf in een

nevenwerkzaamheden bij je leidinggevende te melden. Het moet dan

hotel met familie/partner of deelname aan lucratieve spaaracties.

wel gaan om nevenwerkzaamheden die direct verband houden met de

Hier moet dan wel eerst een wederdienst tegenoverstaan zoals

aard van jouw functie of de aard van de werkzaamheden van jouw

het voor een dienstonderdeel aankopen van een product of dienst

dienstonderdeel. In het algemeen geldt dat bijbanen die kunnen leiden

van dat bedrijf. Door, in feite uitgelokte, aanschaffingen bij een

tot verstrengeling of botsing van belangen niet zijn toegestaan.

bedrijf heeft de VenW'er daarbij directe invloed op de omvang en

Het maakt daarbij niet uit of de bijbaan binnen of buiten de normale

waarde van zijn eigen geschenk. Je mag nooit gebruik maken van

diensttijd wordt verricht.

dergelijke aanbiedingen. Het beste kun je deze onmiddellijk melden bij je leidinggevende en overleggen op welke manier je het bedrijf laat weten dat je van dit

Jij beoordeelt dus zelf continu of al jouw nevenwerkzaamheden

soort aanbiedingen niet gediend bent.

(bestaande of nieuwe) al dan niet botsen met je actuele werkzaamheden bij VenW. Jouw leidinggevende toetst dit ook. Het kan zijn dat in relatie


tot een gemelde bijbaan specifieke werkafspraken worden gemaakt.

~ BZK-brief nr. AB 92/U-702 d.d. 16/7/1992

De gemelde nevenwerkzaamheden worden eveneens geregistreerd.

Loyaliteitsprogramma's luchtvaartmaatschappijen

Wanneer je stopt met een geregistreerde bijbaan dien je dit aan je

(frequent flyer programs).

leidinggevende door te geven

Deze (beleids-)regel is neergelegd in: ~ Artikel 61 ARAR

~ DPO-aanschrijving nr. 1998/181 d.d. 12/3/1998 Beperkte melding en registratie van nevenwerkzaamheden

8


9


03-04-2007

10:17

Pagina 10

Congressen en symposia/commerciële activiteiten

Financiële belangenverstrengeling/bezit van en transacties met effecten

4

5

Wanneer je wordt uitgenodigd om (namens VenW) te spreken op

Het kan zijn dat je een functie hebt waaraan het risico van financiële

congressen of zitting te nemen in openbare panels, moet vooraf een

belangenverstrengeling is verbonden. Bij het begrip financieel belang

zorgvuldige afweging worden gemaakt. Deelname aan een congres of

gaat het om het bezit van effecten, onroerend goed, bouwgrond,

openbaar panel kan belangrijk of wenselijk zijn voor de ontwikkeling

financiële deelneming in bedrijven e.d. Belangenverstrengeling

en/of de marketing (kweken van begrip) van het VenW-beleid.

treedt bijvoorbeeld op wanneer je in je functie invloed hebt op

Bespreek in ieder geval de uitnodiging met jouw leidinggevende;

subsidieverstrekkingen aan een bedrijf waar je tevens effecten van

hij zal dan de afweging maken of je de uitnodiging kunt accepteren.

bezit of wanneer je moet adviseren over infrastructurele plannen die

De algemene VenW-lijn is dat zeer terughoudend wordt omgegaan

verband houden met in je bezit zijnde bouwgrond.

met deelname aan commerciële activiteiten. Bij VenW kunnen functies zijn aangewezen waaraan een (potentieel) Deze (beleids-)regel is neergelegd in:

risico van financiële belangenverstrengeling of oneigenlijk gebruik van

~ DVO-aanschrijving nr. 1999/664 d.d. 19/3/1999

koersgevoelige informatie verbonden is.

Procedure over optreden op externe congressen

Wanneer je een dergelijke functie hebt, heb je de plicht om financiële

of deelname aan openbare discussiepanels

privébelangen die de dienst kunnen raken te melden.

~ RWS-brief nr. HKW 2003/8158 d.d. 27/8/2003

Deze (beleids-)regel is neergelegd in: ~ Artikel 61a ARAR

Relaties met het bedrijfsleven

~ Wet Toezicht effectenverkeer

10


11


03-04-2007

10:17

Pagina 12

Inkoop en aanbesteding

(tegengaan) Draaideurconstructie

6

7

Bij het inkopen van goederen of diensten is onafhankelijkheid van

Van een draaideurconstructie is sprake wanneer een voormalig

jou ten opzichte van derden belangrijk. Wanneer je vanuit je functie

VenW'er direct of kort na zijn ontslag via bijvoorbeeld een extern

betrokken bent bij inkoop- en aanbestedingsactiviteiten is het belangrijk

adviesbureau weer door VenW wordt ingehuurd om opnieuw

dat je continu alert bent op mogelijke oneigenlijke beïnvloeding door

(dezelfde) werkzaamheden te verrichten. Ter voorkoming van een

derden. Belangenverstrengeling (bijvoorbeeld inkopen bij iemand die

sfeer van vriendjespolitiek, oneerlijke concurrentie of schijn van

je privé kent) moet je vermijden.

belangenverstrengeling mag een VenW'er voor een periode van 2 jaar na zijn ontslag via welke constructie dan ook niet worden

Ter waarborging van zuivere inkoopprocedures bestaan er binnen

ingehuurd bij VenW.

VenW voorzieningen gericht op de scheiding van verantwoordelijkheden.

Alléén als in relatie tot het ontslag vooraf is afgesproken, dat na

Verder zijn aanbestedingsprocedures en criteria voor het contractenbeheer

het ontslag nog gedurende een bepaalde (in beginsel beperkte) tijd

uitgebreid omschreven.

werkzaamheden voor VenW kunnen worden verricht kan hiervan worden afgeweken. Inhuur door VenW-diensten van voormalige


medewerkers van andere ministeries is wel toegestaan.

~ Artikel 62 ARAR Deze (beleids-)regel is neergelegd in: ~ VenW-regels en procedures inzake inkoop,

~ BZK-brief nr. AD 1999/U-84410 d.d. 13/9/1999

aanbesteding en contractenbeheer

Tegengaan draaideurconstructie binnen de rijksdienst

~ Europese aanbestedingsregels conform EG-richtlijnen

~ Comptabiliteitswet

12


13


03-04-2007

10:17

Pagina 14

b

Bedrijfsmiddelen en -eigendommen/E-mail, inter- en intranet

8

Tijdens jouw werk kan je gebruik maken van allerlei VenW-faciliteiten zoals E-mail, inter- en intranet, laptop, PC, kopieermachine en (mobiele) telefoon. Deze zijn uiteraard hoofdzakelijk bedoeld voor zakelijk gebruik. Je mag deze bedrijfsmiddelen echter zeer beperkt gebruiken voor


privé-doeleinden.

Wat nooit mag is, dat E-mail- en internetfaciliteiten gebruikt worden voor het verzenden van berichten of het bezoeken/downloaden van sites met pornografische, racistische, discriminerende, aanstootgevende of (seksueel) intimiderende inhoud.

Behalve als hiervoor nadrukkelijk vooraf toestemming is verkregen, mag een dienstauto niet voor privédoeleinden worden gebruikt.

Ook de verzending van privé post in dienstenveloppen is niet toegestaan.

Deze (beleids-)regel is neergelegd in: ~ VenW-brochure 'Omgaan met E-mail bij V&W' (maart 2002)

~ VenW-brochure 'Omgaan met Internet, het beleid en de toekomst' (januari 2000)

~ VenW-gedragscode Internet en E-mail gebruik

~ Reglement houdende de beschrijving van de verwerking van persoonsgegevens inzake internetgebruik door personen aan wie VenW toegang tot Internet biedt.

14

15


03-04-2007

10:17

Pagina 16

Geheimhoudingsplicht

9

Wanneer je in het kader van jouw functie bij VenW, of je ambtenaar

Ook van externen zoals consultants, interim-managers en

bent of niet, toegang hebt tot persoonlijke gegevens van burgers of

uitzendkrachten wordt verwacht dat zij zich aan deze regels houden.

informatie waarvoor buitenstaanders belangstelling kunnen hebben

Voor externen zijn er specifieke regels die niet toelaten dat zij toegang

(zoals bijvoorbeeld gegevens over contracten en aanbestedingen of

hebben tot vertrouwelijke informatie.

beleidsinformatie betreffende maatschappelijk vitale projecten) dan

Bij verzoeken om informatie van journalisten moet je, hoe onschuldig

moet je met dergelijke informatie zeer zorgvuldig omgaan. Informatie

de vragen misschien ook lijken, doorverwijzen naar de directie

aangeduid met het stempel “zeer geheim”, “geheim”, “confidentieel”

Communicatie (persvoorlichting) of de voorlichter binnen jouw

en “departementaal vertrouwelijk” moet per definitie vertrouwelijk

dienstonderdeel.

worden behandeld. Datzelfde geldt voor dossiers met persoons

Wordt een beroep gedaan op de Wet Openbaarheid van Bestuur

vertrouwelijke of medisch vertrouwelijke informatie.

(WOB) dan kent VenW daarvoor speciale behandelingsprocedures. Informatieverstrekking aan kamerleden/fractiemedewerkers kan alléén

Eigenlijk is het inzake álle informatie die je vanuit jouw werk bij VenW

met instemming van de minister of staatssecretaris plaatsvinden.

hoort of ziet belangrijk om telkens af te wegen hoe met deze informatie om te gaan. Bij twijfel kun je hier met jouw leidinggevende over praten.

Tenslotte: het recht op vrije meningsuiting, dat uiteraard ook voor

Vanuit zijn overkoepelende kennis over de organisatie moet deze in

VenW'ers geldt, mag niet tot gevolg hebben dat je uitlatingen doet

staat zijn de inhoud van documenten qua gevoeligheid in de juiste

die jouw functioneren of dat van VenW kunnen schaden.

context te plaatsen. Aanvullend kan je desnoods nog overleggen met de Beveiligingscoördinator (BVC) van jouw dienstonderdeel,


de centrale Beveiligingsambtenaar (BVA) of de centrale Functionaris

~ Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR)

Gegevensbescherming. ~ Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst Bijzondere Informatie Je laat gevoelig informatie in elk geval niet onbeheerd achter op

(VIRBI)

kantoor of op je thuiswerkplek (clean desk) en gaat zorgvuldig om met toegangspassen voor het kunnen betreden van dienstgebouwen,

~ Wet Bescherming Persoonsgegevens

met passwords voor het kunnen gebruiken van geautomatiseerde systemen en met apparatuur zoals lap tops en USB-sticks.

~ Artikel 7 Grondwet betreffende vrije meningsuiting

Sla op zogeheten mobiele informatiedragers géén gevoelige informatie op (gegevens over dossiers met een hoog politiek

~ Aanwijzingen inzake externe contacten van rijksambtenaren (1998)

afbreukrisico, adiviezen voor de ministerraad, personeels-, begrotingsen aanbestedingsgegevens).

16


~ VenW-geheimhoudingverklaring

17


03-04-2007

10:17

Pagina 18

Afleggen eed en belofte / Geheimhoudingverklaring

Goed ambtenaarschap

10

11 Omdat je als ambtenaar werkzaam bent in de openbare dienst, heb je

Van jou als VenW'er wordt verwacht dat je je gedraagt zoals een goed

een bijzondere positie in de samenleving. In verband hiermee worden

ambtenaar betaamt. Deze algemeen geformuleerde regel wordt voor

aan ambtenaren hoge integriteitseisen gesteld.

wat betreft integriteit nader ingevuld in deze gedragscode in de vorm

Met de eed of belofte worden deze eisen uitdrukkelijk onder de

van algemene spelregels, waaraan elke VenW'er zich minimaal dient te

aandacht gebracht van VenW'ers die nieuw in dienst treden.

houden. Aangezien niet alles tot in detail in regels en/of in procedures

Vanaf 2007 neemt de SG bij VenW indienstgetreden VenW'ers de eed

is te vatten, is het van belang dat je in voorkomend geval in de geest

of belofte af.

van de gedragscode handelt. Een goed voorbeeld is bijvoorbeeld hoe in het algemeen moet worden omgegaan met zakelijke relaties.

Externen zoals consultants, interim-managers en uitzendkrachten

Welke werkzaamheden je ook verricht, zakelijke relaties op het

vallen niet onder het ARAR en leggen daarom geen eed of belofte af.

huisadres ontvangen dan wel bij hen thuis op bezoek te gaan wordt ten

In plaats daarvan dienen zij bij de start van hun werk een

sterkste afgeraden. Je onafhankelijkheid kan immers ter discussie komen

geheimhoudingverklaring te ondertekenen.

te staan. Als je een vriendschappelijke band hebt met een zakelijke relatie wordt verwacht, dat je dit laat weten aan je leidinggevende. Samen kan worden bepaald hoe hiermee om te gaan.



~ DPO-aanschrijving nr. 1998/2111 d.d. 13/11/1998 Afnemen eed en belofte

~ FMC-aanschrijving nr. 2006/625 d.d. 26/1/2006 Geheimhoudingverklaring

18


19


03-04-2007

10:17

Pagina 20

c

Screening personen bij indiensttreding en verplaatsing

12

VenW moet als werkgever nagaan of sollicitanten in strafrechtelijke zin integer zijn geweest in het licht van de te vervullen functie. In de 'doorsnee'-gevallen wordt dit nagegaan door een Verklaring Omtrent het Gedrag bij het ministerie van Justitie aan te vragen.


Bij functies waaraan bijzondere (zwaardere) integriteiteisen worden gesteld, zogenaamde vertrouwensfuncties, wordt de Algemene Inlichtingen en Veiligheids Dienst (AIVD) verzocht een veiligheidsonderzoek te doen. Zo'n AIVD-onderzoek kan ook nodig zijn bij een verplaatsing, bijvoorbeeld omdat in de nieuwe vertrouwensfunctie andere integriteitsrisico's spelen dan in de oude. Bij indiensttreding moeten nieuwe medewerkers een identiteitsbewijs (meestal een paspoort of een rijbewijs) overleggen. Op basis van wettelijke verplichtingen voert VenW deze controle uit.

Deze (beleids-)regel is neergelegd in: ~ Artikel 9 en 9a ARAR

~ DPZ-brief nr. 94/13702 d.d. 6/6/1994 Inwerkingtreding Wet op de Identificatieplicht

~ DPZ-brief nr. 94/28074 d.d. 6/12/1994 Wijziging aanschrijving 6/6/1994

~ BSG-aanschrijving nr. 97/1218 d.d. 31/1/1997 Invoering Wet veiligheidsonderzoeken per 1/2/1997

~ CDP-brief nr. 2004/2731 d.d. 30/3/2004 Wijziging aanvraagprocedure VOG per 1/4/2004 op basis van nieuwe Wet op de Justitiële gegevens

20

21


03-04-2007

10:17

Pagina 22

Kwetsbare functies

(ambtelijke) Ordemaatregelen en sancties

13

14

Om integriteitrisico's te beperken is een methodiek ontwikkeld

Wanneer je de in deze gedragscode genoemde regels niet nakomt

om risico- en kwetsbare functies in kaart te brengen.

of ander niet-integer gedrag vertoont, wordt dat beschouwd als

Elk VenW-dienstonderdeel verricht zo'n inventarisatie, houdt de

plichtsverzuim. Ook gedragingen in je privé-tijd kunnen plichtsverzuim

resultaten actueel en bepaalt op basis van de dienstspecifieke

opleveren, bijvoorbeeld als daardoor de belangen van VenW worden

situatie welke maatregelen nodig zijn om dergelijke risico's tegen

aangetast. De ernst van het plichtsverzuim wordt bepaald op basis van

te gaan. Mogelijke maatregelen zijn: functiewisseling/interim

zorgvuldig onderzoek naar de feiten en omstandigheden. Plichtsverzuim

functievervulling, aanscherping van screening bij indiensttreding,

kan leiden tot disciplinaire maatregelen. De zwaarte van de disciplinaire

toepassing van AO-procedures en meer controle op en extra

maatregel hangt af van de ernst van het geconstateerde plichtsverzuim.

begeleiding van medewerkers op kwetsbare functies. Bij een vermoedelijk strafbaar feit (fraude, diefstal, aannemen Deze (beleids-)regel is neergelegd in:

steekpenningen) is VenW verplicht aangifte te doen bij het Openbaar

~ CDP-brief nr. 2003/1212 d.d. 14/11/2003 aan het

Ministerie. Mogelijke onregelmatigheden bij de aanbesteding van bouwprojecten worden gemeld bij de Nederlandse Mededingingsautoriteit.

Bedrijfsvoeringsberaad; Risico- en kwetsbare functies; inventarisatie en maatregelen

Deze (beleids-)regel is neergelegd in: ~ Artikel 80 t/m 84 ARAR (disciplinaire straffen)

~ Artikel 90 en 91 ARAR (schorsingsmaatregelen)

~ Artikel 97b van het ARAR (voortijdig ontslag uit vertrouwensfunctie)

~ Artikel 98, lid e ARAR (ontslag vanwege onherroepelijk geworden veroordeling tot vrijheidsstraf wegens misdrijf)

~ Artikel 98, lid i ARAR (ontslag vanwege verstrekken onjuiste informatie bij indiensttreding of keuring)

~ N.B. Van toepassing zijnde regelgeving inzake bijvoorbeeld strafrechtelijke vervolging valt hierbuiten. Het gaat hier dus alleen om regels die binnen het gezagsbereik van VenW zouden kunnen worden toegepast 22


23


03-04-2007

10:17

Pagina 24

Het melden van (vermoedens van) onregelmatigheden

15

VenW wil een integer ministerie zijn. Het zo goed mogelijk bestrijden

Verder kan je een melding rechtstreeks aan de CIR doen, wanneer

van onregelmatigheden maakt daarom deel uit van het integriteitbeleid.

zwaarwegende belangen een interne melding binnen VenW in de

Gedane meldingen zijn belangrijk omdat op basis hiervan passende

weg staan, bijvoorbeeld omdat één of meerdere leidinggevenden

maatregelen kunnen worden genomen.

bij de misstand zouden zijn betrokken. In beide gevallen doet de

Maatgevend voor een melding is, dat sprake is van sterke vermoedens

CIR onderzoek en brengt advies uit aan de SG.

op grond van concrete (persoonlijke) constateringen. Vage vermoedens op basis van bijvoorbeeld roddel of achterklap zijn geen grond voor een


melding. Als de melding te goeder trouw wordt gedaan geniet de

~ Artikel 79a t/m e ARAR

melder rechtbescherming. ~ HDJZ-aanschrijving nr. HDJZ/PRR/2002-1963 d.d. 19/7/2002 Een mogelijke misstand kun je melden bij jouw direct leidinggevende.

Melden aanwijzingen onregelmatigheden in de bouw

Is deze mogelijk betrokken bij de misstand dan doe je de melding bij ~ VenW-brochure 'Integriteit is de verantwoordelijkheid van

jouw naasthogere leidinggevende. Als je twijfelt om zo'n vermoeden bij jouw (naast hogere) leidinggevende te melden kan je dit ook

ons allemaal' (DPO 2002/4046)

doen bij een vertrouwenspersoon integriteit. De vertrouwenspersoon ~ VenW-brochure 'Omgangsvormen en integriteit:

kan het bevoegd gezag alleen op de hoogte stellen met jouw toestemming. Het interne onderzoek na jouw melding (of die van

hoe gaan we er mee om' (DPO 2002/4046)

de vertrouwenspersoon) wordt gedaan onder verantwoordelijkheid ~ FEZ-aanschrijving nr. FEZ/03/2150 d.d. 22/12/2003

van de SG.

Onregelmatigheden De VenW-regels vallen onder het regime van de (sinds maart 2006 in ~ RWS-aanschrijving nr. RWSCD/Fin 2005/1617 d.d. 8/3/2005

het ARAR opgenomen) Klokkenluiderregeling. Voorop staat dat bij een melding eerst de interne weg wordt bewandeld. Je kunt als melder

Behandeling Onregelmatigheden

alsnog de Commissie Integriteit Rijksoverheid (CIR) benaderen indien je het niet eens bent met de resultaten uit het interne VenW-onderzoek of wanneer termijnen fors worden overschreden.

24


25


03-04-2007

10:17

Pagina 26

(klachtenregeling) Ongewenste omgangsvormen

16

Colofon

Er wordt van je verwacht dat je je werkzaamheden verricht zonder

'Bewust Integer - Handreiking voor verantwoord handelen' is de

daarbij naar anderen toe onderscheid te maken op grond van

gedragscode integriteit van het ministerie van Verkeer en Waterstaat.

godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of andere persoonsgebonden kenmerken.

Uitgave Tweede versie

Beledigingen, discriminatie, seksuele intimidatie, pesten, agressie

april 2007

en geweld zijn uitingen van ongewenste omgangsvormen, die niet

ministerie van Verkeer en Waterstaat

alleen gebrek aan respect tonen maar ook iemands persoonlijke

Hoofddirectie Financiën, Management en Control (FMC) en

integriteit aantasten

directie Communicatie (DCO)

Binnen VenW is een klachtenregeling en een onafhankelijke

Projectcoördinatie/redactie

klachtencommissie ongewenste omgangsvormen. Deze commissie

Hans Gottmer (FMC/directie Organisatie, Governance en Control)

onderzoekt formele klachten en adviseert daarover rechtstreeks

Caroline de Moor (DCO)

aan de SG. Vormgeving/ontwerp en productie Deze (beleids-)regel is neergelegd in:

Besides Purple, Amsterdam

~ VenW-brochure 'Omgangsvormen en integriteit: hoe gaan we er mee om' (DPO 2002/4046)

~ CDP-aanschrijving nr. 2003/1282 d.d. 7/1/2004 V&W-klachtenregeling

26


27


03-04-2007

10:17

Pagina 28

Dilemma

Op het opslagterrein waar ik als opzichter werk staat

een grote loods. Een gedeelte van deze loods wordt

niet gebruikt. In de winter stalt mijn chef hier zijn

caravan. Mijn zoon is de hele zomer bezig geweest

zijn oldtimer op te knappen en vraagt mij nu of zijn

‘trots’ de komende winter in deze loods kan staan.

Wat ruimte betreft is het geen enkel probleem.

Wat staat mij te doen?

28

29

De belangrijkste regels op een rij. Tweede versie. Bewust integer. Bewust integer. Tweede versie. Handreiking voor verantwoord handelen

Recommend Documents