INTEGER ZIJN OF INTEGER GEVONDEN WORDEN!?

INTEGER ZIJN OF INTEGER GEVONDEN WORDEN!?

Een informatief boek en handvat over het begrip integriteit Het verantwoorden van genomen of te nemen besluiten

INTEGER ZIJN OF INTEGER GEVONDEN WORDEN!?

Een informatief boek en handvat over het begrip integriteit Het verantwoorden van genomen of te nemen besluiten

2

Voorwoord De inspiratie voor dit boek is gevonden in bestuurders en directeuren die bedoeld of onbedoeld in de media zijn gekomen met betrekking tot integriteitsvraagstukken. Het boek is geschreven voor bestuurders, directeuren, beslissers, toezichthouders en iedereen die baat heeft bij integer zijn of integer gevonden worden. Het versterkt leiderschap en verklaart de verantwoording - integriteit - op genomen of te nemen besluiten. Dit boek is geschreven in informatieve vorm en heeft slechts tot doel het aanzetten tot nadenken. Verder wil ik graag laten weten dat de schrijver van dit boek zichzelf niet als ambitieuze moraalridder ziet. Onze maatschappij is dynamisch en verandert in snel tempo door de natuurlijke drang tot vooruitgang. Een te sterke begeerte naar vooruitgang of ‘steeds meer’ kan destructief zijn. Anders gezegd, mensen maken wel eens verkeerde keuzes. Door schade en schande, ontstaan uit een onbevredigbare begeerte en de wil tot vooruitgang, worden nieuwe kernwaarden zichtbaar in onze maatschappij. Maatschappelijke kernwaarden zoals ‘integriteit’, ‘duurzaamheid’ en ‘maatschappelijke verantwoordelijkheid’. Normen ageren tegen overmatige begeerte en vragen om een zorgvuldig onderbouwde uitleg van de “handel en wandel” van functionarissen op zichtbare posities. Normen en waarden die gaan over integriteit en het verantwoorden van je te maken of gemaakte keuzes. Integriteit vraagt om verantwoording! Als je verantwoording hebt genomen, - een actie hebt ondernomen - dan draag je namelijk verantwoordelijkheid. Het je kunnen verantwoorden is op sommige posities dan ook geen pré maar een vereiste. Verantwoording: Dit boek heeft zijn inhoud te danken aan mijn persoonlijke trainings-, coachings- en levenservaring. In mijn privésituatie, maar vooral in mijn werk diende zich regelmatig de vraag aan: wat is… goed of wat is fout. De vraag wat als..? * is een filosofische vraag. Immers om ‘goed of fout’ te bepalen is het wijs eerst vele uitgangspunten te bekijken en te wegen. Omdat het niet wijs is om het antwoord verschuldigd te blijven op de vraag; ‘wat als..?’ is dit boek geschreven vanuit uitgangspunten en definities. Vanuit welke uitgangspunten worden keuzes en besluiten gemaakt?

3

* Oorspronkelijk betekende filosofie eenvoudig: “liefde voor wijsheid”. Dit boek is bedoeld voor functionarissen en adviseurs, die de put liever op voorhand dempen dan dat ze het kalf zien verdrinken. De inhoud kan wellicht bijdragen aan het voorkomen van imago- en gevolgschade. Dit boek bevordert bewustere communicatie en verklaart het moeilijk te bevatten begrip ‘integer’.

4

Inleiding: De media kunnen snel, hard en onverbiddelijk toeslaan bij een verdenking van onzorgvuldig handelen. Op vooraanstaande posities is het zich bewust zijn van integriteit geen pré maar een must. De samenstelling van dit boek is dan ook bedoeld als handvat om integer communiceren en handelen te kunnen uitleggen. Het kunnen verantwoorden van genomen of te nemen besluiten is veelal noodzakelijk. Hoe ontstaan onze te maken of gemaakte keuzes? Gaan wij bewust integer om met onze verantwoordelijkheid en verantwoording? De beschreven uitgangspunten en definities geven structuur aan de complexiteit van integriteitsvraagstukken. Integriteit is een complex vraagstuk en kent vele uitgangspunten. Stel jezelf als lezer eens de volgende vragen: 1. Wat is een sluitende definitie van integriteit? 2. Wat het doel van integer handelen? 3. Hoe kan ik keuzes beter onderbouwen? 4. Ben ik mij bewust van de complexiteit van integriteit? 5. Gelden voor primaire, secundaire of tertiaire behoeften gelijke normen? Auteursrechten © MoreTrainingen & MoreProfit. De inhoud en rechten van dit boek zijn voorbehouden aan MoreTrainingen. Let op: kopiëren kan schade toebrengen aan de schrijver. Zonder schriftelijke toestemming van de auteur is het vermenigvuldigen, kopiëren of delen van dit boek dan ook niet toegestaan. Integriteit is dus vereist!

5

INHOUDSOPGAVE Voorwoord Verantwoording Inleiding 1. Subjectief en objectief 2. Beweegredenen integriteit 3. Differentiëren 4. Normen differentiëren 5. Overige differentiëren 6. Risico en afwegingen 7. Tijd 8. Waarden 9. Geschiktheid en betrokkenheid 10. Taak en functie 11. Gevolgen 12. Discussie cases 13. Hoe om te gaan met integriteitsvraagstukken 14. Checklist integriteit 15. Beschaving

6

1. INTEGRITEIT: SUBJECTIEF VERSUS OBJECTIEF Integriteit: Subjectief versus objectief? Het persoonlijk oordeel of de persoonlijke zienswijze van een individu, betrekking hebbend op of uitgaand van de persoonlijke waardering, noemen we subjectiviteit. Het tegenovergestelde is objectiviteit. Een ‘feit’ is objectief als dit onafhankelijk is van de mening van individu(en). Een ‘feit’ is een gebeurtenis of omstandigheid waarvan de werkelijkheid vaststaat. De waarneming van het feit zelf is ‘subjectief’ en afhankelijk van meningen, omstandigheden en uitgangspunten. 1.1 Subjectief Kun je subjectief integriteitvraagstukken afhandelen? Aan verschillende functionarissen heb ik gevraagd: “Geef mij eens een sluitende definitie van integriteit.” De gegeven antwoorden kwamen vaak op hetzelfde neer: “Als ik het aan mezelf kan verantwoorden is het integer”. De persoonlijke norm staat voor integer. Een burgemeester die integriteit staaft aan buikgevoel antwoordde: “Als het goed voelt is het integer”. Hier is goed gevoel dus de norm. Dan was er een uitspraak van een minister die zei dat ‘een ‘beetje’ integer bestaat niet…’ Namen van de burgemeester en minister zijn achterwege gelaten, omdat de totale context van het gesprek niet beschreven staat. Als de omstandigheden en uitgangspunten niet volledig beschreven zijn is het wellicht niet integer om een standpunt in te nemen over deze uitspraken. 1.2 Objectief Kun je integriteitsvraagstukken objectief afhandelen? Veel bedrijven hanteren een ‘code of conduct’, een gedragscode. Als bestuurder, directeur, beslisser of toezichthouder maakt je onderdeel uit van de maatschappij waarin rollen, rechten, plichten, belangen en wensen vaak door elkaar lopen. De deelname van functionarissen aan bedrijfseconomische contexten die niet altijd even transparant te scheiden zijn. Kan de objectiviteit van integer handelen dan wel volledig gedekt worden door slechts een gedragscode? Het kunnen verantwoorden van besluiten is veelal een vereiste om de schijn van verwijtbaarheid, belangenverstrengeling of foute keuzes te vermijden. De inhoud van dit boek zal bijdragen aan meer objectiviteit en transparantie als het gaat om besluitvorming en verantwoording van integer communiceren en handelen.

7

Wie meer begeert dan hem betaamt, mist

Het enige wat wij te kort

dikwijls wat hij

komen, is schaarste

had geraamd

Wie rijk wil zijn, moet niet zijn vermogen

Wie een kluitje heeft, heeft

vermeerderen maar zijn

er graag een turfje bij

hebzucht verminderen

8

2. BEWEEGREDENEN INTEGRITEIT Definities Beweegreden integriteit: hoe vinden we bewust en integer de juiste balans in het maken van immateriële en materiële keuzes? Het aantal mensen op onze planeet neemt toe en de beschikbare bronnen voor ons levensonderhoud zijn niet onuitputtelijk. We moeten dus in onze economisch gedreven wereld bewust en zorgvuldig omgaan met deze beschikbare bronnen en met onze relaties. Hoe verklaren wij ‘integer’ onze keuzes en besluiten en borgen we (zakelijk) onze continuïteit en winst? Integriteit staat in relatie tot tijd en zorgdragen voor dat waar we binding mee hebben: “alles wat leeft, onze planeet en het profijt”. Integer communiceren en handelen kan de duurzaamheid van onze bronnen, relaties en winst bevorderen. Niet integer communiceren en handelen kan afbreuk doen aan de duurzaamheid van beschikbare bronnen, relaties en winst. Duurzaam en drie beweegredenen van integriteit. 2.1 Duurzaam Duurzaamheid kan een uitgangspunt zijn waarop een keuze wordt gebaseerd. Wat is duurzaamheid? Duurzaam in de tijd staat voor: bestendig of lang meegaand. Duurzaam in ontwikkeling, productie of onderhoud staat voor: een strategie of methode die natuurlijke hulpbronnen of grondstoffen niet uitput. Duurzaamheid kan ook gezien worden vanuit het perspectief relatie: integer handelen kan de duur van een relatie bevorderen. Niet integer handelen kan een relatie verkorten of in de weg staan. Bij duurzaamheidsvraagstukken kunnen zich dilemma’s aandienen met betrekking tot korte of lange termijn. De uitgangspunten van duurzaamheid zijn volgens de schrijver, sociabiliteit en altruïsme. Sociabiliteit: waar hebben wij rationele- of emotionele binding mee? Altruïsme: waar willen wij in investeren en/of (emotioneel) zorg voor dragen? Een bedrijf kan met een aantal simpele toepassingen vervuiling van het oppervlakte water voorkomen, maar doet dit niet… Is dit integer?

9

Duurzaam en drie beweegredenen van integriteit. Duurzaam omgaan met de beschikbaarheid van materiële en immateriële zaken, relaties en alles wat leeft… Immateriële zaken:

Materiële zaken:

1. Alles wat leeft

3. Profijt

2. Onze planeet Mens

Bedrijf

Dier

Dienst

Natuur

Product

(Milieu)

Geld (Vooruitgang)

2.2 Recycling Wat is recyclen en waarom zouden we het doen? Recyclen is het meerdere malen benutten van grondstoffen. Recycling levert een bijdrage aan duurzaamheid. Gebruikte materialen een nieuw doel geven en opnieuw in de tijd zetten. Recycling is niet hetzelfde als hergebruik. Bij hergebruik wordt een product of productdelen opnieuw gebruikt zonder daarbij het product in delen te scheiden. Statiegeldflessen zijn een goed voorbeeld van hergebruik. Een voorbeeld van recyclen: het maken van kunstgras voor hockeyvelden uit plastic huishoudafval. Stel je kan gebruikte materialen een nieuw doel geven, maar je doet dit niet… Is dat integer? 2.3 Van wieg-tot-graf Een andere vorm van duurzaamheid is productgebruik van ’wieg tot graf’. Het principe ligt in het uitgangspunt dat afval een basisproduct is en dat afval waarde heeft. Alle gebruikte materialen zouden na hun levenscyclus in het ene product, volledig moeten worden ingezet in een ander product. Hierbij zou geen verlies mogen zijn en alle restproducten moeten hergebruikt worden of het milieu niet belasten. Een sluitende kringloop, waarbij afval de bron is voor nieuwe toepassingen. Alle bestanddelen van een product krijgen een nieuwe bestemming – dragen bij aan een nieuw doel – en worden opnieuw in de tijd gezet.

10

Nu Hergebruik

2.1

Recyclen

2.2

Wieg tot graf

2.3

Verleden Tijd

Duurzaam

Integer handelen

2.1

Toekomst Doel

© Model MoreProfit Integriteit

Situatie Een bedrijf kan voor 40% ‘wieg tot graf’ toepassen, maar doet slechts aan recycling… Handelen de verantwoordelijke functionarissen integer? Is hier wellicht sprake van onzorgvuldig handelen en onnodig verspillen van grondstoffen? Hergebruik, recyclen en wieg-tot-graf dragen bij aan duurzame beschikbaarheid van bronnen. Integer handelen is verantwoordelijkheid nemen op duurzaamheidsvraagstukken. Alles wat leeft, de planeet en profijt zijn vraagstukken die vaak verder reiken dan de eigen (organisatie)doelen. De drie uitgangspunten kunnen zowel een emotionele als rationele waarde vertegenwoordigen. Praktisch komt het maken van keuzes altijd neer op de afweging tussen de volgende drie punten. Jezelf bewust zijn van deze drie uitgangspunten kan helpen bij het maken van transparante en integere keuzes. 1. Alles wat leeft; het collectief, het individu, zakelijk en privé 2. Planeet; planeet/milieu 3. Profijt; opbrengst/winst/bezit/voortuitgang

11

Andere heren

Uit zijn rol vallen

andere wetten

Hoge bomen vangen veel wind

12

3. DIFFERENTIËREN Definities Integriteit en transparante besluitvorming. Rollen en context kennen vele verschillen en vormen. Dagelijks communiceren en handelen we namelijk binnen verschillende rollen en contexten met elk -eigen normen en waarden. Denk maar eens aan alle zakelijke en privé aangelegenheden waar we ons dagelijks mee bezig houden. Hoe transparant en bewust maken wij onze keuzes? Om transparantie in gesprekken te stimuleren en te verduidelijken kan vasthoudendheid op uitgangspunten als rol, context, situatie, actie, belang en doel een zeer verhelderende werking hebben. Bij het verantwoorden van onze acties dienen de uitgangspunten waarbinnen is gehandeld duidelijk te zijn om integriteit te kunnen bepalen. De verschillende rollen en contexten kennen immers ieder eigen normen en waarden. Daar waar - in de tijd - rollen, belangen en contexten elkaar overlappen kan een risico van belangenverstrengeling ontstaan. Voorbeelden van rollen, contexten, situaties en acties: Rollen

Contexten

Situatie

Actie

Ondergeschikte

Beoordelingsgesprek

Een beoordeling

Schelden

Voorzitter

Vergadering

Ziek

Afraffelen

Vriend

Niet rokersruimte

Rook

Roken

Chauffeur

Snelweg

Nat wegdek

Te hard rijden

Moeder

Werk

Geen oppas

Afwezigheid

Zus of broer

Directieoverleg

Verschil van visie

Geen mening geven

3.1 Functie Organisaties hanteren taak- en functieomschrijvingen. Een functie is iets anders dan een rol. Een functieomschrijving is het ‘kader’ waarbinnen iemand mag handelen en communiceren. Een functieomschrijving draagt bij aan transparantie. Een functieomschrijving kan gezien worden als een norm of kader. Een functieomschrijving bevat minimaal de titel van de functie. Dit is vaak een algemene term, zoals hoofd inkoper, financieel directeur etc. Een goede functieomschrijving is een normbepaling die de functie, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden verduidelijkt.

13

3.2 Rollen differentiëren Je rol is bepalend voor de norm en de norm is bepalend voor integriteit. Een rol is niet gelijk aan een functie. Wat veelal niet in een functieomschrijving staat beschreven zijn rollen. De sociale rol van een persoon is de positie die een persoon aanneemt of moet aannemen binnen een sociale context. Een rol kent een minder duidelijk ‘kader’ dan een functie. Rollen binnen een functie maken een essentieel onderdeel uit van integriteitbepaling, transparantie en de afweging van integere keuzes en beslissingen. Welke functie en rollen bekleedt iemand en welke norm is leidend tijdens de besluitvorming? Zakelijke rollen laten zich wellicht nog wel op papier vertalen. De dagelijkse praktijk kent de moeilijkheid dat privé en zakelijke rollen zich moeilijker laten scheiden. Regelmatig komt het voor dat zakelijk overleg en besluitvorming plaatsvindt buiten werktijd en tijdens een privé aangelegenheid.

Verleden Norm

Integer handelen

Situatie

Functie

3.1

Rollen

3.2

Toekomst Context

5.2

Om te kunnen bepalen welke normen gelden, moeten eerst de rol, context en situatie worden vast gesteld. Voorbeelden van rollen in het bedrijfsleven: - Collega - Meerdere - Gelijke - Vriend...?

14

Aan je laars lappen

Controle is de

Vertrouwen is goed,

moeder van

controle is beter

alle zekerheid

Niet door Boven de wet staan

de beugel kunnen

15

4. NORMEN DIFFERENTIËREN Definities en cases 4.1 Normen differentiëren Er zijn vele verschillende normen die je kunt differentiëren. Welke normen gelden eigenlijk bij het bepalen of iemand wel of niet integer handelt? Normen gelden zowel voor privé als zakelijke functies en rollen. Functie, rollen en contexten lopen vaak door elkaar. Toch kent iedere functie, rol en context zijn eigen geschreven of ongeschreven norm. Normen zijn niet altijd beschreven of rationeel en kunnen ook vanuit gevoel en emotie geuit worden. Het overtreden van een norm kan leiden tot integriteitsvragen. Jezelf bewust zijn van je functie, rol en context is dus belangrijk om handelen en communiceren te kunnen verantwoorden. 4.2 Beschreven normen Iedere rol en functie kent zijn eigen beschreven normen. Wat zijn eigenlijk beschreven normen? Beschreven normen – juridische, financiële en inhoudelijke – zijn opgesteld in documenten die ons vertellen hoe te handelen. Denk hierbij aan wetten en regels, vastgelegd door publieke- of private organisaties. Soms zijn deze normen publiek toepasbaar, soms slechts geldend als intern induvidueel- of collectief kader. Zonder norm kan er geen oordeel zijn over goed of fout, over integriteit. Voorbeelden van rationele – veelal beschreven - normen zijn: - Opleiding

/

Hbo-diploma

- Contractafspraken

/

Arbeidsovereenkomst

- Toelatingseisen

/

5 jaar ervaring

- Functieomschrijvingen

/

Beschrijving van o.a. bevoegdheden

- Wetgeving

/

120 kilometer per uur op de snelweg

- Gedragscode voor bestuur

/

Bestuurlijke norm

- Gedragscode

/

Organisatie norm

- Handleiding

/

Gebruiksaanwijzing kettingzaag

- Certificering

/

Bedienen van een heftruck

- Verklaring Omtrent het Gedrag /

Vrij van (bepaalde) strafbare feiten

- Personeelshandboek

/

Huisregels van de organisatie

- Inschrijving K.v.K

/

Geregistreerde onderneming

- Protocol

/

Vastleggen van afspraken

16

Veiligheid en zekerheid worden ontleent aan bestaan van normen. Normen zijn concrete richtlijnen voor het handelen, ze regelen het dagelijks sociaal verkeer. Normen zijn altijd reactief – normen zijn een zekerheidsreflex – en worden meestal opgesteld als antwoord op een negatieve waardering. Normen bieden geen ‘zekerheid’ dat overtredingen niet zullen plaatsvinden, ze geven slechts aan waar de grenzen voor overtredingen liggen. ‘Veiligheid’ bereiken we als normen aantoonbaar en keer op keer worden bereikt. Veiligheid en zekerheid hangt op deze manier samen met een mate van goed gevoel en voorspelbaarheid. Normatieve vraagstukken Het volgende vraagstuk is een normatief vraagstuk omtrent snelheid: Mijn vrouw is ernstig ziek, heeft volgens de arts uitdrogingsverschijnselen en is alleen thuis. Zij is niet mobiel en kan zichzelf niet redden. De hele middag heeft zij al niets kunnen drinken. Mag ik op de snelweg, waar 120 kilometer per uur is toegestaan, 130 kilometer per uur rijden om iets eerder thuis te zijn? Gevoelsmatig zullen velen mijn snelheid accepteren, mits … Welke normen gelden als het gaat om (over)leven en eerste primaire levensbehoeften? Een ander normatief vraagstuk gaat bijvoorbeeld over een diploma. Een diploma is een schriftelijke verklaring van een bepaalde mate van bekwaamheid en kennis. Een solliciterende therapeut heeft geen volwaardig diploma, maar is wel vanuit referenties aantoonbaar vaardig en in bezit van een overdaad aan kennis. Een andere solliciterende therapeut heeft wel een diploma, bezit ook veel kennis, maar heeft aantoonbaar veel fouten gemaakt. Welke van de twee therapeuten zal de directeur aannemen? Welke eisen stelt de wet aan de invulling van deze functie en welke eisen stelt de cliënt aan zijn behandeling?

17

Vroeger, toen kuilen nog dalen waren

Een oud paard van stal halen

Een oud voerman hoort nog graag het klappen van de zweep

18

HISTORISCH GEGROEIDE NORMEN 4.3 Ongeschreven normen Ongeschreven normen zijn veelal maatschappelijk gegroeide culture normen. Maatschappelijke normen zijn meestal niet beschreven in gedragscodes of functieomschrijvingen. De maatschappelijke of persoonlijke norm – lees waardering – is veelal de spreekbuis van de publieke opinie. Deze waardering kan zich ook laten gelden via de gedrukte pers of internet of andere media. Maatschappelijke en ongeschreven normen hebben te maken met culturele uitgangspunten altruïsme (naastenliefde, waar hou je van of wat wijs je af?) en sociabiliteit (je met iets of iemand verbonden voelen of met iets of iemand binding hebben). Bijvoorbeeld: “je blijft met je handen van andermans spullen af”. Hier wordt de norm dus bepaald door een zekere mate van verbondenheid op basis van altruïsme en sociabiliteit. Voorbeelden van maatschappelijk emotionele - en ongeschreven - normen zijn; - Goed gevoel (acceptatie) - Inzet (motivatie) - Verwachting (hopen en wensen) 4.4 Ethiek Ethiek houdt zich bezig met de kritische bezinning over het juiste handelen. In algemene zin probeert ethiek de criteria vast te stellen om te kunnen beoordelen of een handeling als goed of fout kan worden gekwalificeerd, en om de motieven en consequenties van deze handeling te kunnen evalueren. Centraal daarbij staat wat moreel goed is, – of niet. Ethiek draait om beoordelen. Ethiek gaat over waarden en normen versus (probleem)situaties en oordeelsvorming. Ethiek is het vinden van het antwoord op de vraag: “was het goed en was het verantwoord?”. Ethiek is veelal de nabeschouwing op communiceren en handelen. 4.5 Moraal Moraal staat voor de bezinning over wenselijke gedragingen. Wenselijke gedragingen zijn cultuur-afhankelijk en historisch ontstaan. Moraal wordt in hoge mate bepaald door de huidige normen van de samenleving. Het begrip “moraal” geeft aan wat in de maatschappelijke context als correct en wenselijk wordt gezien. Moraal kan gezien worden als de voorbeschouwing op het communiceren en handelen.

19

4.6 Cultuur: SxA=C Sociabiliteit x Altruïsme = Cultuur Cultuur is de optelsom van gedragingen (van een bevolkingsgroep?). Cultuur is de dynamiek van de samenleving, de groep. De tegenstelling is dus het individu of de eenling. Cultuur is bepalend voor de waardering die wij geven aan bepaalde normen en waarden. De meest eenvoudige uitleg van cultuur is in de ogen van de schrijver: ‘sociabiliteit en altruïsme’. Sociabiliteit staat voor: de samenleving. Altruïsme staat voor: houden van en accepteren. Tegengesteld: waar houden wij niet van, wat wijzen wij af? Culturele normen en waarden kunnen verschillen op diverse punten: - In de tijd - Per plaats - Per cultuur - Per situatie - Per subcultuur Sociabiliteit: (de context van cultuur) - De samenleving - De groep - (Het individu) Altruïsme: (de waardering van cultuur) - Naastenliefde (onbaatzuchtig) - Houden van (normatief: waarde versus norm = waardering)

20

Beschreven en onbeschreven normen: ethiek, moraal en cultuur zijn normatief en maken onderdeel uit van de maatschappij.

Situatie Normen

4.1

Ethiek

4.4

Moreel

4.5

Cultuur

4.6

4.2

Context

Integer handelen

Verleden

Toekomst Doel

© Model MoreProfit Integriteit

4.7 Case idee nieuwe ontwikkeling De directeur ‘Piet Pieters’ van een vleesfabriek is uitdrukkelijk door de raad van bestuur van de holding, in de persoon van ‘Hendrik Vermeer’ verboden om zijn idee betreffende nieuwe ontwikkelingen (een tweede merk met duurdere grondstoffen) te delen met de worstmakerij, een ander bedrijfsonderdeel van de holding. Hendrik ziet het idee van Piet namelijk niet zitten. Het idee van Piet zal de kostprijs opjagen en de marges staan al onder druk. Ook de categoriemanager Willem-Jan Kerkrade en tevens goede vriend van Hendrik hebben aangegeven het een slecht idee te vinden. In de functieomschrijving van Piet Pieters staat expliciet beschreven dat hij alleen bevoegd en verantwoordelijk is voor het eigen bedrijfsonderdeel. Hendrik heeft Piet hier in een overleg ook nog eens nadrukkelijk op gewezen. Piet is tegendraads en werkt zijn ideeën voor het nieuwe receptuur toch uit en deelt dit met de worstmakerij binnen de holding. De worstmakerij gaat er mee aan de slag en maakt er binnen een maand al een groot financieel succes van. Het succes van de nieuwe worst streeft qua winst en aantallen alle bestaande producten voorbij. Een succes waar de holding nog

21

lang van kan profiteren. Piet had de juiste visie en de markt goed ingeschat. Toch heeft hij buiten zijn contractuele bevoegdheid gehandeld en de waarschuwingen van het bestuur naast zich neer gelegd. Piet was niet integer ten aanzien van zijn functieomschrijving, maar wel bekwaam. Had Hendrik Piet vanwege het voorval moeten ontslaan of na behaald succes moeten belonen? Je kunt dus niet integer zijn en toch bekwaam handelen? Ja, de directeur heeft de norm van zijn functieomschrijving overtreden – niet integer – en was toch financieel waardevol voor de totale holding. Is vooruitgang – lees de begeerte naar meer of beter – soms non-conformistisch en staat het gelijk aan het uitdagen en oprekken van grenzen, regels en wetten?

22

Appels met peren vergelijken

De wereld gaat op en neer, zei de vos, en hij zat op de zwengel van de pomp

Of men van de kat of de kater gebeten wordt

23

5. OVERIGE DIFFERENTIËREN 5.1 Contexten differentiëren Contexten: Om over integriteit te kunnen oordelen dienen we de context van een beslissing te kennen. Contexten hebben eigen normen. Als bezige bijen zitten we niet stil. De contexten waarin we ons fysiek of in gedachten begeven variëren. Formeleen informele context zijn bijvoorbeeld: klantgesprekken, vergaderingen, de golfbaan, congressen, de business club, etc. Binnen de verscheidenheid van contexten is de kans groot dat er verschillende waarden, waarderingen, normen en belangen gelden. Het bepalen van de context is daarom belangrijk bij het bepalen van integriteit. Bij het overlappen van contexten ligt belangenverstrengeling op de loer. Voorbeelden van contexten zijn: - Bilateraal overleg? - Buitenland - Congres - Netwerkbijeenkomst - Presentatie - Vergadering - Vliegreis - Verkoopgesprek - Ziekbed Een voorbeeld van een ‘context’ is een vergadering. Een vergadering is een zakelijke bijeenkomst voor een selectief gezelschap. De inhoud hiervan wordt veelal door een agenda bepaald. Wat als je zaken bespreekt welke niet op de agenda staan en je nog niet bent aangekomen bij het agendapunt; ‘wvttk’? De vergadering en agendapunten zijn dus in dit geval bepalend om iets te vinden van iemands communiceren en handelen. 5.2 Situaties differentiëren Situaties: Welke omstandigheden waren of zijn bepalend voor de situatie? De interpretatie van een gebeurtenis vindt plaats op basis geïnternaliseerde uitgangspunten. Een situatie kan afhankelijk van de context waarin deze plaatsvindt op verschillende manieren worden beleefd en uitgelegd. De uitleg van deze beleving

24

zal veelal afhangen van de beleving zelf en van de interpretatie van belang en norm. Betrokkenen kunnen aan eenzelfde situatie dus verschillende waarderingen toekennen (subjectief). Eigenbelang speelt hierbij bewust of onbewust een belangrijke rol. Om integer handelen te kunnen bepalen is het belangrijk om te weten: Wat waren de omstandigheden ten tijde van de situatie? Welke uitgangspunten waren of zijn bepalend voor de situatie? 5.3 Belangen differentiëren (emotioneel) Belangen zijn minder concreet dan doelen. De reden van een belang wordt vaak vertaald naar een te behalen doel of voordeel. Belangen worden bestendigd door het ‘willen’ bereiken van een vorm van baten, een voordeel (wilskracht). Zakelijke-, persoonlijke-, rationele- of emotionele redenen (uitleg) die mensen hebben bepalen of zij in een bepaalde situatie vóór of juist tegen een bepaalde oplossing te kiezen. Een oplossing die wel of niet een (collectief) belang of voordeel dient. Wiens belang of voordeel wordt bij de gemaakte keuze gediend: het individuele belang of het collectieve belang? Een vraag die zeker moet worden gesteld om integer handelen te kunnen bepalen. Als belangen en intenties niet worden uitgesproken, kan je een belang of een intentie zien als een (verborgen) agenda. Belangen zijn niet concreet en meetbaar, doelen en doelstellingen wel. 5.4 Doelen differentiëren (rationeel) Een doel, een mikpunt of bestemming is hetgeen een persoon in de toekomst wil bereiken (realiseren). Een doel staat in relatie tot de tijd. Doelstellingen zouden zo concreet mogelijk geformuleerd moeten worden – kwantificeren en kwalificeren - om het eindresultaat vast te leggen. Mensen, middelen en materialen kunnen ingezet worden om doelen te behalen. Ambitie en belang – lees de wil – is veelal de bijdrage om een doel te bereiken. Uitgangspunten voor het vastleggen van doelen: - Aantallen - Detailomschrijvingen - Tijd - Kaders

25

Vaak maken we van onze gesprekken een onbedoelde spaghetti. Het loyaal zijn aan duidelijke uitgangspunten bevordert de transparantie van communiceren en handelen en maakt een mogelijk vraagstuk van integriteit duidelijker. Waar praten we over: - Waartoe, welk doel - Waarom, wiens of welk belang - Hoezo, de situatie - Wat, de actie - Waar, welke context/omgeving - Wie, welke functies en rollen - Welke waarden en normen gelden

Norm Verleden Waarde

Integer handelen

© Model MoreProfit Integriteit

Belang

5.3

26

Actie

10.1

Situatie

5.2

Toekomst Doel

5.4

5.5 Case bedrijfsdivisie verdwijnt Manager [functie] Jan krijgt in een MT-vergadering [context] te horen [actie] dat een divisie van het bedrijf waarvoor hij werkzaam is over acht maanden verdwijnt [situatie]. In de vergadering is uitdrukkelijk aangegeven dat dit bericht vanuit concurrentieoverwegingen [belang] niet naar buiten mag komen. Op de betreffende divisie die gaat verdwijnen werkt Klaas, de beste vriend [rol] van Jan. De arbeidsmarkt is slecht [waardering] en de werkloosheidcijfers [norm] liegen er niet om. Klaas vertelt Jan tijdens een vriendschappelijk spelletje golf [context] een huis [materiele waarde] te hebben gekocht [actie] met een tophypotheek [waardering] . Ook vertelt Klaas tijdens dat zijn vriendin in blijde verwachting is [situatie] van een tweeling. Hoe zou Jan handelen tijdens een vriendschappelijk [immateriële waarde] spelletje golf waarbij het belang van Klaas zijn baan al duidelijker wordt? Kan Jan met dit dilemma nog integer handelen?

27

De kruik gaat zo lang te water tot ze barst

Niet over een nacht ijs gaan

Aan de rand van het ravijn bloeien de mooiste bloemen

28

6. RISICO EN AFWEGINGEN Definities Het nemen van een besluit brengt altijd een risico met zich mee. We nemen namelijk altijd besluiten aangestuurd door onze behoefte aan – begeerte naar – profijt en vooruitgang. Hoe groter de impact van een besluit, hoe groter het risico van imagoschade. 6.1 Begeerte Begeerte is een ‘sterke’ wens of hunkering naar een persoon, object of situatie. Begeerte uit zich in het willen bezitten of bereiken van iets. Het is de versterkte vorm van belang. Begeerte is het uitgangspunt van vooruitgang en evolutie. Het is het fundament van elke succesvolle economie. Daarnaast is begeerte – de wil dan wel de wilskracht – de meest universele menselijke eigenschap. Een teveel aan begeerte kan ontaarden in risicogedrag door krachtuitoefening op de norm. Begeerte kan een aanval doen op en een bedreiging zijn voor de norm. Het oprekken van de norm of normoverschrijding kan leiden tot integriteitsvraagstukken. Als een verantwoordelijke bevoegd is voor het vaststellen van de norm en daarmee het eigen doel kan dienen… kan begeerte eenvoudig leiden tot het overschrijden van een norm. Controle! 6.2 Borgen en controle Borging is een onderdeel van controle. Borging omvat het in stand houden en bewaken van dat wat is bereikt of wat bereikt moet worden. Borging is ook het expliciet beschrijven van na te komen afspraken, grenzen en verwachtingen. Wie is bevoegd en verantwoordelijk voor het in stand houden en controleren van alle relevante afspraken, normen? Het overschrijden of negeren van normen, grenzen en afspraken kan aangeduid worden als niet integer. Controle!

29

Vormen van controle zijn: - Audit - Inventariseren - Voortgangscontrole - Toegangscontrole - Examen - Steekproef - Testen - Nakijken - Risicoanalyse - Toetsing 6.3 Competent Competent is een term die veel in organisaties wordt gehanteerd: Competentie is het vermogen om een handeling bekwaam uit te voeren of een probleem op te lossen. Het gedrag van mensen valt binnen een waaier van “algemeen” veel voorkomend maatschappelijk gemiddeld gedrag. Acceptatie van gedrag wordt geëvalueerd met betrekking tot – sociale – gemeenschappelijk geaccepteerde – altruïstische – normen en wordt door diverse middelen van controle geregeld. Binnen organisaties spreken we van competenties, opgedeeld in kennis, vaardigheden en gedragscompetenties. Competent gedrag is een fysiek waarneembare handeling die, binnen de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een functie, impliciet of expliciet een duurzame bijdrage levert aan de organisatie als geheel (visie, missie en organisatiedoelstellingen). Competenties zijn veelal gekoppeld aan de functieomschrijving. Onverantwoordelijk handelen is: het overtreden van de norm. De functionaris die competent is: een waardeoordeel. Een competente bijdrage leveren aan de organisatie als geheel: een waardering. 6.4 Dilemma Een dilemma duidt een keuze aan uit twee of meer alternatieven die even (on) aantrekkelijk zijn. Het voordeel van de te maken keuze weegt niet of nauwelijks op tegen het nadeel. De moeite van het vermijden van het nadeel weegt niet (voldoende) op tegen de te leveren inspanning. De weg uit een dilemma is dan ook vaak een

30

persoonlijke keuze. Een risicoanalyse kan – voor wat betreft de uitgangspunten van het dilemma – bijdragen aan de oplossing en het maken een gedegen (persoonlijke) keuze. Dilemma’s kennen altijd de grondslag van alles wat leeft, de planeet en profijt. Integriteit en transparante communicatie vraagt om het kunnen verantwoorden van moeilijke afwegingen en keuzes, dilemma’s. Voorbeelden van dilemma’s zijn: - Mijn kind is ernstig ziek en heeft verzorging nodig, en ik moet werken - Het kappen van oerbossen voor het bedrijven van voor voedsel noodzakelijke landbouw 6.5 Risico analyse Risico = Kans x Gevolg. Risico analyse: Risico’s kunnen zich dagelijks aandienen. De wereld staat immers niet stil. Keuzes maken is niet altijd even makkelijk en dilemma’s dienen zich nu eenmaal zo nu en dan aan. Om integer communiceren en handelen te onderbouwen is soms een gedegen afweging - een onderzoek of risicoanalyse - noodzakelijk. Een risicoanalyse is kort gezegd een overzicht van alle mogelijke risico’s die het resultaat kunnen beïnvloeden. Een risicoanalyse is een methode waarbij nader benoemde risico’s worden gekwantificeerd en gekwalificeerd door het bepalen van uitgangspunten, risicokansen en de eventuele gevolgen van de keuzes.

31

Situatie(s) Functie(s) Rol(len)

Context(en) Norm(en) Waardering(en) Waard(en)

Integer handelen

Doel(en)

© Model MoreProfit Integriteit

Belang(en) Dilemma’s en risico’s ontstaan vanuit meer dan één: - rol(len) - context(en) - belang(en) - doel(en) - etc 6.6 Cases dilemma Het is woensdagmiddag en Annelies doet haar werk in de postkamer. Het is erg druk in de postkamer en volgens haar manager moet er worden overgewerkt omdat belangrijke stukken vandaag verzonden moeten worden. Annelies wil eigenlijk niet overwerken, zij wil op tijd naar huis. Haar jongste dochter is vandaag jarig. Om 17:00 uur komen de vriendinnetjes en start het kinderfeestje. Er ontstaat een dilemma, Annelies wil wel in gesprek, maar ziet het conflict met haar manager al aankomen als ze zou vragen eerder weg te mogen. Annelies geeft haar prikklokpas aan een collega met het verzoek haar om 17:00u uit te klokken en haar werkzaamheden af te ronden. Annelies zelf is om 16:45 uur vertrokken. Binnen welke rollen, normen en contexten worden waarden en belangen hier gewogen? Welke risico’s dienen zich aan en handelt Annelies integer?

32

Beter te halve

Ervaring is het licht

gekeerd, dan ten hele ge-

dat het pad achter

dwaald

ons beschijnt

Ten gevolge van Wie achterom kijkt,

de crisis is het licht

draait zijn rug

aan het einde van

naar de toekomst

de tunnel tijdelijk uitgeschakeld

Wie de toekomst als tegenwind aanvaardt, loop in de verkeerde richting

33

7. TIJD Definities en cases 7.1 Tijdsbepaling Tijdsbepaling: Einstein is vaak geciteerd als het gaat over tijd. “De tijd bestaat alleen maar omdat anders alles tegelijk zou gebeuren” is een bekend citaat van hem. Tijd kan worden weergegeven in heden, verleden en toekomst. Andere omschrijvingen van momentaanduidingen zijn; korte-, middellange- en lange termijn. Tijd is een opeenvolging van momenten. Overigens vond ook Einstein al iets van integriteit, getuige dit tweede citaat: “ Om een lid van onbesproken gedrag van een kudde schapen te zijn, dient men eerst en vooral schaap te zijn.” Tijd is van essentieel belang als het gaat om het bepalen van integriteit. Immers in de tijd tussen 1940 en 1945 gingen we anders om met regels en kaders dan vandaag. Vandaag is een Duitser in legeruniform ombrengen niet toegestaan. Als het gaat om primaire behoeften en bestaansrecht gelden andere regels. De tijd van de actie is dus bepalend voor integriteit. 7.2 Voortschrijdend inzicht Voortschrijdend inzicht staat in relatie tot tijdsbepaling. Voortschrijdend inzicht houdt in dat een inzicht dat je op enig moment in de tijd hebt kan wijzigen op een later tijdstip door nieuwe ontwikkelingen, terwijl (bepaalde) uitgangspunten hetzelfde zijn gebleven. Weten en begrijpen ontwikkelt zich in de tijd (evolutie). Inzicht is dus bepalend bij integriteitsvraagstukken. Is of was iemand ‘tijdig’ geïnformeerd? 7.3 Nu Het nu is het heden, de overgang tussen verleden en toekomst. Het nu kan worden vastgesteld in een tijdbepaling. Om integer communiceren en handelen te kunnen bepalen gelden de uitgangpunten die tijdens het moment van handelen aanwezig waren. Het moment is dus bepalen om integriteit te kunnen vaststellen. Maar wat waren de omstandigheden ten tijde van de actie? Welke uitgangspunten waren bepalend voor de situatie? Welke uitkomst geeft mijn besluit ‘van nu’ voor de toekomst?

34

Situatie Nu

7.3

Context Norm Verleden Waarde

Integer handelen

Toekomst Doel

© Model MoreProfit Integriteit

Belang 7.4 Case voortschrijdend inzicht In Jansen Holding was een overvloedig budget beschikbaar bij het bedrijfsonderdeel J&P. Bij J&P ging het fantastisch en de bomen groeiden tot in de hemel. Het bedrijfsonderdeel J&S had op datzelfde moment een aanzienlijk tekort en kon een financiële injectie goed gebruiken. De verantwoordelijke bestuurder van J&S, zorgde na enige lobbyen bij de holding, dat de financiële injectie werd uitgevoerd en dat er geld van J&P overging naar de kas van J&S. Ondanks dat Jansen Holding dit soort financiële transacties liever niet doorvoerde werd J&S gered van een faillissement en de betreffende bestuurder van J&P werd beloond met een flinke jaarbonus. Drie jaar later ging J&P door financiële tekorten failliet. De verantwoordelijke bestuurder werd herinnerd aan de eerdere financiële injectie en werd hierop ernstig aangesproken door de holding. Ook alle ontslagen werknemers van J&P vonden er wel iets van. Heeft de bestuurder van J&S nu wel of niet integer gehandeld?

35

Het is niet al goud wat blinkt

Het kaf van

Ik kan niet

het koren scheiden

van de wind leven

36

8. WAARDEN Definities 8.1 Waarden Waarden: Onze samenleving kent kwalitatieve, kwantitatieve, immateriële en materiële waarden als: religieuze, sociale, culturele, economische, maatschappelijke en intellectuele waarden. Een waarde kan gewaardeerd worden – een waardering toegekend krijgen – ten opzichte van een norm. Bijvoorbeeld: goed of fout, ontoereikend of overschrijdend. 8.2 Immateriële waarde: - Liefde - Inspanning/motivatie - Betrokkenheid - Relaties - Vrijheid - Religie - Kennis - Gezondheid - Beleving 8.3 Materiele waarde: - Aandelen - Bonussen - Certificaat - Diploma - Geld - Goud - Huis - Land - Zilver - Tijd (tijd is geld wordt gezegd) 8.4 Kwantitatief: Kwantitatief: eigenschappen en kenmerken die in getallen zijn te waarderen.

37

Voorbeelden van kwantitatieve kenmerken zijn tijden, hoeveelheden en afstanden. Kwantitatieve zaken laten zich vrij gemakkelijk langs de lat van norm en waarden leggen. 8.5 Kwalitatief: Kwalitatief: eigenschappen en kenmerken die niet in getallen zijn te waarderen. Voorbeelden van kwalitatieve kenmerken zijn belevingen, geuren, kleuren, smaken en gevoelens. Kwalitatief is het moeilijk om de integriteit van zaken te bepalen. 8.6 Waardering Waardering: het bepalen, toekennen of taxeren van de waarde, waarden of uitgangspunten. Voldoet de waarde aan de gestelde norm? Waarden als geschikt, ongeschikt, goed of fout, worden toegekend aan een situaties en in een bepaalde context. De waardering zal afhangen van de persoonlijke beleving van een individu. De waardering hangt ook af van de gestelde norm en het belang dat iemand heeft bij het behalen van deze norm. Betrokkenen kunnen aan eenzelfde situatie en context dus verschillende waarderingen toekennen. Integriteit is daarmee altijd een situationele individuele of collectieve waardering gestoeld op vele uitgangspunten. Uitingen van waarderingen: - Fout - Slecht - Matig - Redelijk - Goed - Uitstekend - Geen mening Voorbeelden van waarde norm versus een waardering: Waarde Norm Waardering Inspanning Productietijd en aantallen Goed Huis Vierkante meter oppervlak Te klein Vrijheid Regels Niet leuk Geld Pensioennorm Te kort Liefde (Niet) vreemdgaan …

38

Situatie Situatie Rol

Nu

Context Norm Waardering Waarde Immaterieel Materieel Kwalitatief Kwantitatief

8.1

Integer handelen

Toekomst Doel

8.2 8.3 8.4 8.5

Belang © Model MoreProfit Integriteit

Waardering: Integer is de waardering van een actie. Een afweging of waardering op waarden en normen.

Waarden

Waardering

Normen

Waarde kwalitatief

Geschreven norm

Waarde kwantitatief

Contractuele norm

Waarde immaterieel

Wettelijke norm

Waarde materieel

Ongeschreven norm Ethiek Moreel

© Model MoreProfit Integriteit

Cultuur

39

Begeerte: Het ‘meer’ willen bereiken van waarde(n), belang(en) en doel(en), is een risicofactor voor normoverschrijding. Controle op normoverschrijding is de remmende factor voor begeerte! Nog meer regels… Nee! Controle en handhaving is beter dan regelzucht. Toch ontkomen we niet aan nieuwe regels. We leven immers in een dynamische wereld met het streven naar beschaving, vooruitgang en ontwikkeling.

(Overschrijding) Norm

Begeerte

Control en handhaving

(Meer/betere) Waarde (Eigen)Belang (Eigen)Doel

© Model MoreProfit Begeerte

40

Zijn handen ergens aan vuil maken

Wie de klok luidt, kan

Aan het werk herkent

kerkgangers verwachten

men de werkman

Een slechte vakman Hij blijft buiten spel

geeft zijn gereedschap de schuld

41

9. GESCHIKTHEID EN BETROKKENHEID Definities en cases Integriteit en het bedrijfsleven. Om integriteit – het communiceren en handelen – van een functionaris te kunnen bepalen dienen de diverse uitgangspunten te worden belicht. Veel van deze punten zijn ook opgenomen in functieomschrijvingen. Meer inzicht in uitgangspunten en definities welke bepalend kunnen zijn voor integer functioneren. 9.1 Weten Weten: De beschikking hebben over kennis. Weten geschiedt op basis van het geheugen. Weten is ook: geïnformeerd zijn door eigen waarneming (intern) of overdracht van kennis (extern). Weten is het zich bewust zijn van bepaalde informatie en kennis. “Beschikt de functionaris over – voldoende – aantoonbare kennis?”, kan een integriteitsvraagstuk zijn? 9.2 Kunnen Kunnen: Weten en begrijpen hoe je iets kunt doen of toepassen, in staat zijn, mogelijk, beschikken of bij machte zijn iets in praktijk te brengen. Integriteit: kunnen is niet per definitie ook mogen en mogen is niet per definitie kunnen. “Is de functionaris bevoegd en – voldoende – gekwalificeerd? “, kan een integriteitsvraagstuk zijn? 9.3 Betrokken Betrokken: Een relatie hebben of in verband te brengen zijn met een situatie, handeling of beslissing. Indirect of directe interactie hebben met een situatie, handeling of beslissing. Geheel of gedeeltelijk niet betrokken of geïnformeerd zijn, kan communiceren en handelen belemmeren en zodoende integriteit in de weg staan. 9.4 Afhankelijkheid Afhankelijkheid: Geheel of gedeeltelijk niet kunnen functioneren zonder de hulp van, of ondersteuning nodig hebbend van: mensen, diensten, middelen of materialen. Onder iemands macht of beschikking staan. Afhankelijkheid kan de vrijheid van communiceren en handelen beïnvloeden en zodoende een aanval doen op integriteit.

42

9.5 Beschikbaarheid (bevoegdheid) Beschikbaarheid: Indien noodzakelijk of nodig, de mogelijkheid om mensen, diensten, middelen of materialen in te zetten of ter beschikking te hebben. Geen of verminderde beschikbaarheid kan communiceren en handelen beperken en zodoende integriteit in de weg staan. 9.6 Vaardig of bekwaam Vaardig of bekwaam: Iets met goed resultaat ten uitvoer kunnen brengen. Het vermogen om een handeling goed te kunnen toepassen, uit te voeren of een probleem op te lossen. Goed is afhankelijk van een – subjectieve of objectieve – waardering. “Beschikt de functionaris over – voldoende – aantoonbare ervaring en is hij geschikt?“, kan een integriteitsvraagstuk zijn? Voorbeelden objectieve bekwaamheid: - Diploma - Certificaat - Keurmerk - Aantoonbaar resultaat Is verantwoordelijkheid nemen zonder afdoende bekwaam of geïnformeerd te zijn integer? 9.7 Case steekpenningen zijn een geaccepteerd goed Je bent verkoopverantwoordelijk in een werelddeel waar steekpenningen en zaken doen hand-in-hand gaan. Wanneer er geen 10% over de totale opdracht aan steekpenningen betaald wordt, word je uitgesloten van onderhandelingen. De betreffende opdracht is van essentieel belang voor het voorbestaan van het bedrijfsonderdeel waarvoor je werkzaam bent. Hoe kan je in deze situatie nog integer te handelen?

43

Wie maakt hier de

Het werk prijst

dienst uit

zijn meester

Hij is een vakman van de koude grond

44

10. TAAK EN FUNCTIE Definities In organisaties wordt veelal een taak- en functieomschrijving gehanteerd. Een functieomschrijving kent een functietitel als verkoopdirecteur, directie-assistent, secretaresse etc. Een functieomschrijving is een weergave van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor een bepaalde functie. Doorgaans geeft een functieomschrijving kaders en verwachtingen weer van gewenst functioneren. Mogelijke inhoud functieomschrijving: - Taken - Doelstellingen - Bevoegdheden - Verantwoordelijkheden - Aansprakelijkheden 10.1 Taak/Actie De inhoud van een opdracht om bepaalde actie te verrichten. Een actie of handeling om iets tot stand te brengen, te veranderen of te produceren. In de bedrijfsmatige context dienen de taken van communiceren en handelen binnen het kader van de bevoegdheden te passen. Communiceren en handelen buiten het kader van de bevoegdheden kan gezien worden als ambitieus, maar kent zeker integriteitsrisico’s. Voorbeelden van acties zijn: - Ja zeggen - Nee zeggen - Opbergen - Ophalen - Delegeren - Controleren - Sorteren - Construeren - Komen - Gaan

45

Een actie of taak is een fysiek waarneembare handeling. Iets zeggen of iets doen, een actie een handeling verrichten. In een vergadering gaf de manager Jan ‘groen licht’ om nieuwe doelgroepen te benaderen. De actie is: ‘groen licht’ geven. Jan neemt de verantwoordelijkheid op zich voor deze actie. We weten hier niet of Jan, als voorzitter van de vergadering, bevoegd was voor het nemen van deze actie. Dit staat hier namelijk niet omschreven… 10.2 Bevoegd Bevoegdheid is het mandaat, het recht - de externe goedkeuring - om binnen een bepaalde functie en context een handeling te mogen uitvoeren of een beslissing te mogen nemen. Bevoegdheden worden vastgelegd door middel van een taak- en functieomschrijving of in een andere vorm. 10.3 Verantwoordelijk en verantwoordelijkheid Verantwoordelijk gehouden voor een handeling of beslissing: de verplichting zich te verantwoorden, uitleg te geven. De verantwoordelijkheid toebedeeld krijgen – bevoegdheid – of nemen – betrokken zijn – betreffende een handeling of beslissing. Als het – aantoonbaar – bewust of onbewust mis gaat betreffende verantwoordelijkheid kan men aansprakelijk gesteld worden. Collectieve verantwoordelijkheid is een onmogelijkheid. De tijd gooit hier roet in het eten… Iemand zal altijd – als eerste – initiatief moeten nemen. Collectieve besluitvorming is dus een illusie. De wil – lees ook: motivatie – om verantwoordelijkheid te tonen ook buiten de eigen bevoegdheid noemen we wellicht ambitie? Of verantwoordelijkheid nemen altijd verstandig is, is de vraag, denk aan “klokkenluiders”. 10.4 Motivatie Motivatie staat over het algemeen niet specifiek benoemd in een functieomschrijving. Toch kan het niet willen maar wel moeten handelen leiden tot integriteitsvraagstukken. Motivatie is de wil, alles wat een mens tot communiceren en handelen beweegt. Om te bereiken wat gevraagd wordt heb je acceptatie en motivatie nodig.

46

• Motivatie vanuit te bereiken gedrag, is dat wat iemand wil en accepteert. • Demotivatie vanuit vermijdend gedrag, is dat wat iemand niet wil en afwijst. Kan je ongemotiveerd je werk goed doen? Intrinsieke motivatie – intern en van binnenuit – gedreven door eigen waardering Extrinsieke motivatie – extern en van buitenaf – gedreven door de waardering van derden Motivatie; houding, communiceren en handelen gestoeld op bereiken gedrag: - Ik wil er wel aan denken - Ik wil het wel doen - Ik wil het wel voelen - Ik wil het wel bezitten - Ik wil het wel bereiken Demotivatie; houding, communiceren en handelen gestoeld op vermijden gedrag: - Ik wil er niet aan denken - Ik wil het niet doen - Ik wil het niet voelen - Ik wil het niet bezitten - Ik wil het niet bereiken Intenties zijn niet meetbaar en motivatie staat gelijk aan het tonen van goede wil. Is: er aan denken maar het niet doen integer? Is de daad niet bij het woord voegen integer? Het ‘wel zeggen maar het niet doen’ kan er toe leiden dat een ander je als onbetrouwbaar ervaart. ‘Ik doe wat ik zeg en ik zeg wat ik doe’ was een uitspraak van een bekende en ambitieuze politicus. Motivatie: Mag een chirurg ongemotiveerd operaties uitvoeren? Mag de directeur van de Nederlandse bank zijn werk ongemotiveerd uitvoeren? Mag een arts ongemotiveerd zijn diagnosegesprek voeren?

47

10.5 Acceptatie of afwijzing Acceptatie of afwijzing: Het wel (moeten) handelen maar niet willen kan leiden tot integriteits-vraagstukken. Het wel of niet aannemen, aanvaarden, goedkeuren of akkoord gaan met een aanbod, handeling of beslissing kan ook leiden tot integriteitsvraagstukken. Acceptatie of afwijzing kan vanuit een intrinsieke of extrinsieke motivatie ontstaan. Intrinsiek kent acceptatie een grondslag van goed gevoel. Extrinsieke motivatie ontstaat vanuit een externe bron, bijvoorbeeld het vooruitzicht op een beloning of een straf bij een bepaalde handeling. Bij intrinsieke motivatie komt de motivatie vanuit de persoon zelf. Deze handelt niet om een externe beloning te bemachtigen of een straf te ontkomen, maar vanwege de waarde van de activiteit op het moment zelf of voor het behalen van een doel in de toekomst. Metaforisch beschreven: bij intrinsieke motivatie draait het om het spel en bij extrinsieke motivatie om de knikkers. In een functieomschrijving staat motivatie en acceptatie meestal niet specifiek benoemd. Toch hebben beide uitgangspunten een sterke invloed op ons functioneren, ons communiceren en handelen. De volgende vraag dient dan ook te worden gesteld: Is uitvoeren van een actie integer als het gevoel – motivatie en acceptatie – niet goed is? Weten (beschikken over informatie) Begrijpen (kunnen toepassen) Acceptatie (het gevoel) Motivatie (de actie) Accepteren of afwijzen: - Mag je een gehandicapte die solliciteert op een vacature – en die competent is – voor een functie afwijzen? - Mag je vrouw die solliciteert en volledig aan alle functievereisten voldoet, maar aangeeft graag zwanger te willen worden, afwijzen voor de functie? - Je werkgever vraagt je voor de vijfde keer op rij deze week om over te werken. Is (werk)weigering integer?

48

10.6 Aansprakelijkheid Aansprakelijkheid: aanspreekbaar zijn op maatschappelijke, juridische- of contractuele verantwoordelijkheid betreffende communiceren en handelen. Is iemand aansprakelijk voor een gewenste of rechtmatige handeling die niet of onvoldoende is gecommuniceerd of uitgevoerd? Is iemand aansprakelijk voor een ongewenste of onrechtmatige handeling die geheel of gedeeltelijk is gecommuniceerd of uitgevoerd. Na het vaststellen van aansprakelijkheid zal de schuldvraag worden gesteld. Schuldig of niet schuldig? Integer gehandeld of niet?

49

Wie altijd op de wind en de wolken let, zal zaaien noch oogsten

Gisteren werd er paniek gezaaid, vandaag staat het al een meter hoog

Berouw komt na de zonde

Die pardon vraagt erkent schuld

11. GEVOLGEN Definities 11.1 Schuldvraag (rationeel en feitelijk) Schuldvraag: Wie is verwijtbaar en aansprakelijk voor het communiceren of handelen buiten de juridisch of contractueel gestelde norm? Het verwijt volgt na het vaststellen van de aansprakelijkheid. Geen straf zonder schuld. Welke vorm van boete volgt? Had de persoon anders kunnen handelen? De ander een cadeautje geven kan gezien worden als “niet integer” en bewust oproepen van een schuldgevoel. Het gevoel van iets te moeten terug doen, in het krijt staan. 11.2 Schuldgevoel (emotioneel en gevoelsmatig) Schuldgevoel: Schuld is een onprettig gevoel dat we ervaren op het moment dat we niet communiceren of handelen zoals we eigenlijk zouden willen. We hebben niet geluisterd naar onze eigen norm – de innerlijke stem, ons geweten – en zijn als het ware buiten het morele – altruïstische – kader getreden. Het schuldgevoel fungeert als een soort van intern alarmsignaal. Stel, iemand kent geen schuldgevoel, welke invloed zal dit hebben op de sanctie die hij krijgt? Voorbeelden van emotioneel inlossen van de schuld: - berouw tonen - spijt betuiging - vergeving vragen - Goed doen Emotionele boetedoening dient voor het ontvangen van vergeving en kan bijdragen aan strafvermindering. 11.3 Boete (rationeel) Een boete is meestal een vergoeding welke door de schuldige partij moet worden “betaald” aan de benadeelde partij: Het inlossen van een bepaalde schuld ontstaan door een verkeerde handeling – het verwijtbaar communiceren of handelen buiten de juridisch of contractueel gestelde norm – die een andere partij heeft benadeeld.

51

Een andere vorm van beboeten is straffen. Een straf is een minder plezierige maatregel die de schuldige – de normovertreder – wordt opgelegd door een persoon of instantie die daartoe de macht en bevoegdheid heeft. Voorbeelden van beboeten of straffen: - Geld betalen - Detentie - Huisarrest - Ontslag - Pijnigen - Uitzetting - Werkstraffen - Imagoschade 11.4 Imagoschade Imagoschade: beschadiging van de beeldvorming die een persoon of een organisatie oproept. Imagoschade is iets wat zowel personen als bedrijven kunnen oplopen: Een veranderend minder gunstig beeld van een persoon, merk of bedrijf bij het publiek. Het is in het verleden meerdere malen personen of bedrijven overkomen dat zij het mikpunt werden van de media. Het publiek ging een verantwoordelijke, het merk of bedrijf als minderwaardig, niet integer of zelfs schadelijk bestempelen. Wie kent er geen voorbeeld van een gevalletje imagoschade? Vanzelfsprekend kunnen verantwoordelijken door normoverschrijdend te communiceren of handelen ook imagoschade over zichzelf, hun merk of bedrijf afroepen. Ontslag of aftreden is vaak het gevolg van niet integer communiceren of handelen.

52

12.DISCUSSIE CASES 12.1 Case de specialist: snijden of rust Een patiënt heeft een serieuze hernia en bezoekt een specialist in het ziekenhuis. Na grondig onderzoek besluit de specialist tot een operatie om de patiënt van zijn klachten af te helpen. De operatie vraagt vier maanden revalidatie. De patiënt in kwestie besluit voor een second opinion te gaan en bezoekt een tweede specialist. Deze specialist geeft aan dat de patiënt 3 maanden rust moet houden met aansluitend twee maanden fysiotherapie en dat dan de klachten mogelijk zonder operatie over gaan. Welke specialist heeft wellicht niet integer gehandeld? 12.2 Case creditcard Een politieke topfunctionaris die regelmatig in de media verschijnt hoort van een goede vriend dat zijn vrouw aangeschoten en met veel lawaai een winkel staat leeg te kopen in het dorp waarin zij woonachtig zijn. De man stapt in zijn auto en spoedt zich naar de betreffende zaak. Daar aangekomen wil hij snel alles afrekenen om erger te voorkomen. De vrouw is in haar tipsy bui haar portefeuille kwijt geraakt. De functionaris wil zo snel als mogelijk met zijn vrouw naar huis voordat de zaak volloopt met mensen die op het rumoer afkomen. In zijn paniek betaalt hij per ongeluk met de creditkaart van de partijkas in plaats van met zijn eigen creditkaart. Enkele dagen later vraagt de functionaris op kantoor aan zijn vertrouwenspersoon de betaling recht te trekken. Helaas blijkt de financiële transactie dan al de media te hebben bereikt. Integer of niet integer? 12.3 Case medicijn Een patiënt heeft vanwege een ernstige huidaandoening veel baat bij een bepaald medicijn. De verzekeraar (die leidend is in welke medicatie een apotheker mag verstrekken) heeft besloten het medicijn niet meer te vergoeden omdat gekozen is voor een alternatief en goedkoper product. Het verstrekte alternatieve medicijn is niet afdoende en de klachten van de patiënt nemen zichtbaar weer toe. Heeft de verzekeraar integer gehandeld?

53

12.4 Case verkoopvergadering Jan is verkoopleider en hij zit een verkoopvergadering voor. Vandaag staat Jan voor een cruciale beslissing die een grote financiële invloed heeft op de organisatie. Gaat hij wel of niet vijf miljoen aan extra kosten maken om nieuwe producten op voorraad te houden voor twee van hun grootste klanten? Een andere keuze is sturen op bestaande alternatieve producten die zij al op voorraad hebben. Jan heeft slecht geslapen, heeft zijn hoofd er niet bij en zit met weinig betrokkenheid en motivatie de vergadering voor. Gisteren vertelde de vrouw van Jan dat zij van hem wil scheiden. Jan is bevoegd en eindverantwoordelijk voor de totale sales en hij is in zijn carrière nog nooit ziek geweest. Loyaliteit stroomt met liters door zijn aderen. De klanten hebben aangegeven uiterlijk deze week antwoord te willen hebben. Jan neemt, doordat hij niet alert is en onder druk staat, helaas het verkeerde besluit en de organisatie verliest zijn twee grootste klanten die goed waren voor elk 40 miljoen aan omzet. Jan geeft de misser van 40 miljoen niet door aan zijn directie, maar heeft zich vanwege zijn privésituatie wel ziek gemeld. Heeft Jan integer gehandeld?

54

Onbeschreven Moreel Ethiek Cultuur

Situatie

Acceptatie Beschreven Competenties

Situatie Rol

Nu

Contractueel Juridisch Verleden

Normen

Waardering Waarden

Context

Integer handelen

Doel Duurzaam Recycling Wieg-tot-graf

Immaterieel Materieel Kwalitatief Kwantitatief Competent

Toekomst

Belang

Bekwaam Motivatie

© Model MoreProfit Integriteit

55

Wie met gouden wapens vecht heeft altijd het beste recht

Wie met open kaarten speelt, heeft meestal de beste troeven in handen

Zijn woorden op een goudschaaltje afwegen

De waarheid verzwijgen is goud begraven

13. HOE OM TE GAAN MET INTEGRITEITSVRAAGSTUKKEN? 13. Verantwoorden van je beslissing Welke beslissing moet je maken of welk besluit heb je genomen? Integriteit vraagt om verantwoording! Hoe om te gaan met integriteitsvraagstukken en wat is verantwoording? Verantwoordelijk zijn is: “dat er een actie van je wordt verwacht”. Als je voor iets verantwoordelijk bent, – en je hebt niet gehandeld – kun je daarop worden aangesproken. “Er op aangesproken worden” is de vraag naar verantwoording. Andersom: als je verantwoording hebt genomen, – een actie hebt verricht – dan draag je daarvoor dus verantwoordelijkheid. 13.1 Belangenafweging Alle of ieders belang dienen is veelal onmogelijk, kijkend naar de uitgangspunten: ”rekening houden met alles wat leeft, met de planeet en het willen bereiken van profijt”. Als je iets wilt bereiken, zal je meestal ook iets moeten laten. Als je iets laat, zal je ook iets bereiken. De ene blij maken is soms de ander teleurstellen. Het kunnen verantwoorden van je besluit vraagt om een zorgvuldige belangenafweging van alle uitgangspunten die er in een bepaalde situatie toe doen. Het vraagt om het opmaken van de balans van een zorgvuldige afweging betreffende een keuze. Een afweging van tegenstrijdige belangen, doelen, waarden en normen. Welke uitgangspunten zijn geldend en wegen in een bepaalde situatie het zwaarst?

57

14. Checklist integriteit Integriteitscheck. In werk- en privésituaties kunnen we te maken krijgen met – het moeten maken van – complexe keuzes en beslissingen onder tijdsdruk. Integriteit is het kunnen verantwoorden van besluiten binnen de complexiteit van rollen, contexten en belangen. De ‘checklist integriteit’ is een handvat dat kan helpen bij complexe keuzes en het maken beslissingen. Verantwoording

Ja

Kennis: is de informatie juist? Kennis: is de informatie volledig? Kennis: is de informatie betrouwbaar? Toepassen: is er sprake van aantoonbare bekwaamheid? Bevoegdheid: juridisch en contractueel toegestaan? Acceptatie en motivatie: is het besluit - collectief - gedragen? Waardering: maatschappelijk - ethisch en moreel - verantwoord? Dilemma: zijn er andere opties mogelijk? Dilemma: zijn de keuzes gewogen? Belang: is er sprake van een – collectieve - wens? Doel: is er sprake van een - collectief - voordeel? Is er sprake van afhankelijkheid? Is er sprake van belangenverstrengeling? Is een risico analyse noodzakelijk? Is er een risico analyse gemaakt? Tijd: is het voldoende duurzaam? Tijd: is het tijdstip van het besluit juist gekozen? Imago: is de beslissing verdedigbaar!? Is er met de ‘juiste’ personen/instanties overleg geweest?

58

Nee

Uitgebreide verantwoording Imago: wie is verantwoordelijk? Belang: voor wie of wat is dit wenselijk? Doel: wie of wat heeft er voordeel bij? Wat als niet: afwegen voor- en nadelen? Wat als wel: afwegen voor- en nadelen? Doel: welke resultaten te bereiken? Doel: wanneer resultaten te bereiken?

Voetnoot: De checklist kan behalve vooraf ook achteraf worden gehanteerd voor het vaststellen van verwijtbaar communiceren en handelen. © MoreProfit Integriteitschecklist

59

15. Beschaving Beschaving: verfijning van individuen. Beschaving geeft een betekenis van een norm van gedrag. Beschaafd is de tegenstelling van ruw of barbaars gedrag. Beschaving is gestoeld op vooruitgangsgeloof, evolutie. Beschaving is steeds meer synoniem aan cultuur, en wel een cultuur waarin we beleving van welzijn en welvaart nastreven.

Niet integer? Zelfverrijking Professionele behoeften

Overtreden van normen

Naleven van normen

Beschaving

Functionele behoeften Primaire behoeften

Uitleg model: Primair: de aanduiding van hetgeen in volgorde van belangrijkheid als eerste komt. Functioneel: Een hoger niveau dan primair, de aanduiding van een praktisch toepasbare functie hebben. Professioneel: Een hoger niveau, de aanduiding van meer of beter dan functioneel. Zelfverrijking: Een hoger niveau dan professioneel, het verbeteren of vermeerderen van eigen profijt. Niet integer: Ten koste van alles wat leeft, ten koste van de planeet of ten koste van profijt handelen. De vraag is: “wanneer mag je een brood stelen?”

60

Slotwoord Hopelijk is na het lezen van dit boek integriteit een duidelijker begrip geworden. Om integriteit te bepalen dien je vele uitgangspunten af te wegen om een keuze te kunnen verantwoorden. Anders gezegd; de receptuur is geven, nu de soep nog koken en ervaren hoe hij smaakt. Let wel op: er is geen enkele kok die voor alle monden kan koken. Keuzes maken is ook leren om risico’s te nemen en teleurstellingen te incasseren. Ik wens alle lezers veel succes met toekomstige communicatie en met het hanteren van de uitgangspunten. Het lezen van dit boek moedigt de weerspiegeling van normbesef van het eigen geweten aan. Veel succes gewenst met de bijbehorende ‘integere’ zelfreflectie. Eerste druk. De inhoud van dit boek is met zorg samengesteld. MoreProfit kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die voortvloeit uit de toepassing van één of meerdere hier beschreven uitgangspunten. Bronnen en verwijzingen: - The Sustainability Advantage: Seven Business Case Benefits of a Triple Bottom Line by Bob Willard (Author), John Elkington (Foreword), (2002) - William McDonough en Michael Braungart Remaking the Way We Make Things. Cradle to cradle ISBN10 0865475873 ISBN13 9780865475878 (2002) - www.wikipedia.nl voor diverse definities - www.vandale.nl voor diverse definities - www.betekenis-definitie.nl voor diverse definities

61

Dankwoord Met dank aan alle mensen die ik heb mogen trainen en coachen. Namen van trainees en coachees kan ik niet noemen. Ten eerste, ik heb ze namelijk niet om toestemming gevraagd en ten tweede, het zijn er teveel om te benoemen. Ook wil ik speciaal bedanken, Marcel de Boer van creatief bureau Sensum te Almere voor de opmaak van het boek. www.sensum.nl MoreProfit Douwe Oldenkamp is eigenaar van MoreProfit, een landelijk opererende organisatie op het gebied van trainen en coachen. Voor het aanvragen van trainingen, coaching, workshops of de invulling van seminars, mailt u naar: [email protected] of belt u met 036-522.64.63. Zie voor informatie de site: www.more-profit.nl Communicatiedeskundige Auteur: Douwe Oldenkamp

62

Register 1. Subjectief en objectief

6. Risico en afwegingen

1.1 Subjectie

6.1 Begeerte

1.2 Objectief

6.2 Borgen en controle 6.3 Competent

2.Beweegredenen integriteit

6.4 Dilemma

2.1 Duurzaam

6.5 Risico analyse

2.2 Recycling

6.6 Cases dilemma

2.3 Wieg-tot-graf 7.Tijd 3. Differentiëren

7.1 Tijdsbepaling

3.1 Functie

7.2 Voortschrijdend inzicht

3.2 Rollen differentiëren

7.3 Nu 7.4 Case voortschrijdend inzicht

4. Normen differentiëren 4.1 Normen differentiëren

8. Waarden

4.2 Beschreven normen

8.1 Waarden

4.3 Ongeschreven normen

8.2 Immaterieel

4.5 Ethiek

8.3 Materieel

4.5 Moraal

8.4 Kwalitatief

4.6 Cultuur

8.5 Kwantitatief

4.7 Case idee nieuwe ontwikkeling

8.6 Waardering

5. Overige differentiëren

9. Geschikt en betrokken

5.1 Context

9.1 Weten

5.2 Situatie

9.2 Kunnen

5.3 Belang

9.3 Betrokken

5.4 Doelen

9.4 Afhankelijk

5.5 Case bedrijfsdivisie verdwijnt

9.5 Beschikbaarheid 9.6 Vaardig of bekwaam 9.7 Case steekpenningen zijn een geaccepteerd goed

63

10.Taak en functie 10.1 Taak 10.2 Bevoegd 10.3 Verantwoordelijk en verantwoordelijkheid 10.4 Motivatie 10.5 Acceptatie en afwijzing 10.6 Aansprakelijkheid 11. Gevolgen 11.1 Schuldvraag 11.2 Schuldgevoel 11.3 Boete 11.4 Imagoschade 12. Discussie cases 12.1 Case de specialist: snijden of rust 12.2 Case creditcard 12.3 Case medicijn 12.4 Case verkoopvergadering 13. Hoe om te gaan met integriteitsvraagstukken 13.0 Verantwoorden van je beslissing 13.1 Belangen afweging 14. Checklist integriteit 15. Beschaving Slotwoord Dankwoord

64

INTEGER ZIJN OF INTEGER GEVONDEN WORDEN!?

Een informatief boek en handvat over het begrip integriteit Het verantwoorden van genomen of te nemen besluiten

Namens de schrijver: Veel succes gewenst met het verbeteren uw interne en externe communicatie.

65

colofon Auteur: Douwe Oldenkamp Vormgeving: Sensum, Almere Productie: Quality Dots B.V., Zeewolde 1e druk, oktober 2014 © MoreProfit ISBN nummer: 9789082252606

66

INTEGER ZIJN OF INTEGER GEVONDEN WORDEN!? Dit boek kan bijdragen aan verantwoorde bedrijfsvoering en voorkomen van persoonlijke- of bedrijfsschade. Als bestuurder, directeur, manager of toezichthouder bent u (mede) verantwoordelijk voor de activiteiten, diensten en producten die uw bedrijf vertegenwoordigt. Gevraagd of ongevraagd wordt u betrokken bij integriteitsvraagstukken. Het kunnen bepalen van integriteit is niet altijd even gemakkelijk. Uitgangspunten en cases geven meer inzicht in de complexiteit van integriteitsvraagstukken en het daadkrachtig kunnen onderbouwen van genomen of nog te nemen besluiten. Veel succes met dit managementboek! Douwe Oldenkamp ISBN 9789082252606